DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA EMPRESA AUTO RESPUESTOS NEÓN, C.A. CIUDAD BOLIVAR ESTADO BOLIVAR

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Universidad Nacional Experimental De Guayana Vicerrectorado Académico

Coordinación General de Pregrado Coordinación de Pasantías “Auto Repuestos Neón, C.A.”

DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA EMPRESA AUTO RESPUESTOS NEÓN, C.A.

CIUDAD BOLIVAR – ESTADO BOLIVAR

Informe final de pasantía presentado para optar al título de licenciada en administración de empresas.

Bachiller: Diana Torres C.I. 20.080.615

Pasante

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DEDICATORIA

A mi familia, en especial a mi madre por su apoyo incondicional en cada momento de mi vida, por estar siempre ahí guiándome con cada consejo para ser una mejor mujer.

A mi padre, gracias por brindarme tu apoyo y comprensión.

A mi hermano, que esta siempre presente en cada momento de mi vida te quiero mucho.

A Fernando Maita, gracias por ser quien eres y por todo el apoyo que me has brindando te amo amor.

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AGRADECIMIENTO

Principalmente a dios y a mi nazareno bendito por guiarme cada día de mi vida por brindarme salud, sabiduría y fuerzas para seguir adelante superando cada obstáculo y ayudándome a cumplir cada meta deseada.

A mis padres, hermano y novio por ser un pilar incondicional en mi vida por su apoyo sin ningún tipo de interés, por sus consejos para hacer de mí una mejor persona, gracias por todo el apoyo brindado en esta etapa de mi vida, son todo para mí las amo mucho.

A la empresa auto repuestos neón C.A por abrirme sus puertas y permitirme realizar mis pasantías a nivel profesional, a la licenciada Jocshana Rojas mi tutor industrial por brindarme los conocimientos en el área administrativa y contable.

A mi tutor académico la economista Milagros Hernández, por guiarme y apoyarme en el transcurso de mis pasantías.

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5 INDICE Pág. INTRODUCCIÓN……… 7 1. DIAGNISTICO DE LA SITUACIÓN………. 1.1 Identificación de la organización……….. 8 1.2 Reseña Histórica………. 8 1.3 Misión……… 9 1.4 Visión……… 9 1.5 Valores……….. 9

1.6 Descripción de la Unidad donde se desarrolló la Pasantía..… 10

1.7 Estructura general de la organización……….. 11 2. PROBLEMAS OBSERVADO………... 2.1 Problemas observados en la Empresa………. 12

3. OBJETIVOS DE LAS PASANTIAS………. 3.1 Objetivo general……….. 13

3.2 Objetivos específicos……… 13

3.3 Plan inicial de trabajo………. 13

4. LOGROS DEL PLAN DEL TRABAJO……… 4.1 Logros del plan de trabajo acordado……… 14

4.1.1 Inducción del proceso administrativo……… 14

4.1.2 Organización y clasificación de documentos……… 14

4.1.3 Asentar facturas de compras y ventas en el Sistema A2 15 4.1.4 Realizar los libros de compra y de venta……… 16

4.1.5 Elaborar los reportes de caja chica y de prorrata………. 17

4.1.6 Emitir los comprobantes de retención de IVA e ISLR…. 18 4.1.7 Elaborar los reportes de las cuentas por pagar a proveedores……… 19

4.1.8 Elaborar los reportes de las cuentas por cobrar a clientes………. 19

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4.1.9 Control sobre los pagos de servicios básicos……… 20

4.1.10 Control sobre los pagos de impuestos (municipales e IVA)………. 20

4.1.11 Control sobre los pagos y solvencias de IVSS y BANAVIH………...……… 20

5. FACILIDADES Y DIFICULTADES……….. 5.1 Facilidades……… 21

5.2 Dificultades………. 21

6 APRECIACIÓN DE CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS…………... 6.1 Conocimientos adquiridos durante el proceso de Pasantías……… 21

6.1.1 Las cuentas por pagar……… 22

6.1.2 Las cuentas por cobrar……… 22

6.1.3 Libros de compras y ventas……… 6.1.4 Arqueo de caja chica……… 23 23 CONCLUSIONES………. 24 RECOMENDACIONES……… 25 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS………. 26 ANEXOS………. 27

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INTRODUCCIÓN

El avance constante del mundo y sus operaciones hace que cada día los procedimientos se vayan adaptando a las necesidades de las organizaciones, por ende en importante involucrar de manera temprana al estudiante al ámbito laboral por medio de las pasantías, ya que le proporcionara una antesala de lo que tendrá que manejar y dominar una vez terminada su formación académica.

La empresa seleccionada para realizar las pasantías a nivel profesional es Auto Repuestos NEÓN, C.A. La cual se dedica a comercializar maquinarias y repuestos agroindustriales, como también, repuestos de automóviles, además se ubica entre el tipo de organizaciones, dedicadas a la prestación de servicios, consistentes en la venta de equipos y repuestos para la agroindustria.

Las actividades realizadas durante el periodo de pasantías fueron desarrolladas en la Unidad de Administración, donde se aplicó cada uno de los procedimientos de acuerdo a lo establecido en el plan inicial de trabajo contribuyendo al cumplimiento de las funciones de la empresa y por ende todos los objetivos fueron alcanzados de manera satisfactoria.

El informe está integrado por seis aspectos, en función a la descripción de la empresa, del proceso de pasantías y de los resultados obtenidos en su culminación. La estructura del mismo contempla el diagnóstico de la organización que consiste en la identificación de la empresa, una breve reseña histórica y su filosofía de gestión, además la estructura organizativa y descripción del área donde se ejecutaran las pasantías; la explicación de los problemas observados, objetivo de las pasantías, los logros alcanzados del plan de trabajo, las facilidades y dificultades percibidas, y la apreciación sobre los conocimientos adquiridos durante el todo el proceso de pasantías.

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1. DIAGNOSTICO DE LA ORGANIZACIÓN

1.1. Identificación de la organización

La Pasantía fue realizada en la empresa “AUTO REPUESTOS NEÓN, C.A.”, ubicada en el Paseo Orinoco, Edificio Neón, Piso PB, Local 217, Ciudad Bolívar, estado Bolívar. Es una empresa constituida bajo la figura jurídica, expresada Compañía Anónima; la cobertura geográfica de su acción es a nivel local y regional, especialmente relacionado al sector agroindustrial y debido a su diversificación también se dedica a la venta de repuestos de vehículos.

El objeto de la empresa consiste en la compra, venta, importación, exportación, distribución, representación y comercialización en general de partes y repuestos para vehículos a motor (Autos, camionetas y maquinarias) al mayor y detal, de lubricantes, baterías, filtros, accesorios diversos, maquinarias, repuestos, partes y accesorios para la producción agropecuaria primaria, su reparación, mantenimiento y servicio, motosierras, desmalezadoras y motoguadañas, fumigadoras, implementos agrícolas, maquinaria para el sector forestal, entre otros productos relacionados con el área automotriz.

1.2. Reseña histórica

Auto Repuestos Neón, C.A., fue fundado en el año 1961 en Ciudad Bolívar - estado Bolívar. Promoviendo la venta de repuestos automotrices en toda la localidad. Pocos años después, se introdujo en el mercado del sector agrícola ofreciendo así, las mejores maquinarias agropecuarias para aquellos clientes dedicados a la explotación de la tierra. Actualmente, aparte de dedicarse a la venta de repuestos automotrices ofrecen una gran gama de repuestos y maquinarias agrícola, con la mejor calidad y los precios más

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accesibles del mercado este negocio tiene 50 años de trayectoria y con su segunda generación al mando sigue siendo una empresa exitosa.

1.3. Misión

Auto Repuestos Neón, C.A. es una empresa sólida dedicada a la venta al mayor y detal de maquinaria agrícola, Repuestos Toyota y Herramientas Mecánicas de la más alta calidad y los mejores precios, ganada a satisfacer las necesidades de nuestros clientes locales y regionales, mediante la gestión personal el cual buscan la excelencia en el servicio serio y la rentabilidad de la empresa.

1.4. Visión

Ser la empresa líder en el mercado agrícola a nivel nacional ofreciendo los mejores precios y calidad de productos. Manteniendo una posición de vanguardia en el desarrollo del campo agrícola e industrial, llenando las expectativas de nuestros clientes y trabajadores involucrándolos en los procesos de cambio que permitan mantenernos en la preferencia del mercado local y nacional. Como también, brindarle los mejores servicios de asesoramiento.

1.5. Valores

Los principales valores que conforman la estructura organizativa de Auto Repuestos Neón, C.A. son: respeto responsabilidad honestidad transparencia, calidad, diversidad, integridad, colaboración y liderazgo.

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1.6. Descripción de la unidad donde se desarrolló la pasantía

Las actividades de pasantías fueron desarrolladas en la Unidad de Administración; quien se encarga de dirigir, controlar y supervisar todas las actividades tanto administrativas como financieras para que el desempeño de las actividades se ejecuten de manera eficaz y eficiente; además se encarga de la administración del personal que conforma el recurso humano de la empresa. Por lo tanto, las funciones de esta unidad están dadas a:

Manejo y control de las facturas tanto de compras como de ventas. Elaboración de Libros de Compras y Ventas.

Elaboración de cheques y comprobantes de pagos a proveedores, clientes, gastos generales (agua, electricidad, teléfono y aseo), impuestos y gastos de nomina.

Emisión del arqueo diario, lo cual incluye los ingresos obtenidos por concepto de las ventas realizadas, menos las salidas del efectivo a través de los depósitos bancarios.

Declaraciones del Impuesto al Valor Agregado (IVA), Impuesto Sobre la Renta (ISLR), Instituto Nacional de Capacitación y Educación Socialista (INCES), Instituto Venezolano de Seguro Social (IVSS), entre otros.

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11 1.7. Estructura general de la organización

Organigrama

Fuente: Auto Repuestos Neón, C.A.

STAFF

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

CAJERA

JEFE DE

VENTAS VENDEDOR MECANICO DEPOSITARIO

CHOFER JUNTA DIRECTIVA PRESIDENTE VICE-PRESIDENTE

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2. PROBLEMAS OBSERVADOS

2.1. Problemas observados en la empresa

La unidad de administracion de la empresa Auto Repuestos Neon, C.A. de acuerdo a la observacion directa aplicada, presenta una serie de dificultades en el proceso de ejecucion de sus actividades, producto de que las operaciones principales de la empresa se centralizan en esta unidad y no dispone de suficiente personal para desempeñar sus correspondientes funciones.

Por esta razon, la presencia de los pasantes es de mucha ayuda, debido a que cooperan con una parte de las actividades, para poder alcanzar los objetivos de dicha empresa, a traves de la ejecucion de tareas tales como: manejo de los archivos de los proveedores, clientes y personal, el control de la caja, en funcion a los ingresos percibidos y desembolsos para atender las necesidades de la empresa, la elaboracion de los Libros de Compras y Ventas, el pago al dia de los servicos y las declaraciones de acuerdo al lapso de tiempo determinado.

Pero debido a la corta estadia de los pasantes se pierde tiempo en explicar como se efectua cada una de las actividades, restando tiempo a la ejecucion de la misma; sumado a esto, tambien incide el monitoreo constante de cada actividad que desarrolla el pasante por parte de la persona encargada de esta area, ya que esta bajo su responsabilidad cualquier error o inconsistencia cometida por este. Los problemas observados se pueden condensar en:

Centralizacion en un solo personal.

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3. OBJETIVOS DE LAS PASANTIAS

3.1 Objetivo general

Describir las actividades administrativas de la empresa Auto Repuestos Neon, C.A.

3.2 Objetivos específicos

Diagnosticar la situación actual de los procedimientos administrativos llevados en la empresa Auto Repuestos Neón, C.A. Ciudad Bolívar – estado Bolívar.

Identificar las actividades a realizar en la empresa Auto Repuestos Neón, C.A. Ciudad Bolívar – estado Bolívar.

Señalar las herramientas de control aplicadas en los procesos administrativos y contables de la empresa Auto Repuestos Neón, C.A. Ciudad Bolívar – estado Bolívar.

3.3 Plan inicial de trabajo

Este plan inicial de trabajo contempla cada una de las actividades programadas de manera especifica, en funcion del lapso de tiempo de diez y seis (16) semanas que dura el periodo de pasantía, con el objetivo de asignar las tareas, funciones y responsabilidades del pasante, garantizando la aplicación de los conocimientos teóricos y prácticos que ha adquirido en su formación académica.

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4. LOGROS DEL PLAN DEL TRABAJO

4.1 Logros del plan de trabajo acordado

De acuerdo a lo establecido previamente en el plan de trabajo, todas las actividades fueron cumplidas de manera satisfactorias, sin mayor grado de dificultad, gracias al apoyo del personal que labora en la empresa, en especial el tutor industrial, ademas del asesoramiento del tutor académico. Obteniendo de esta forma la experiencia y conocimientos necesarios y requeridos para el corrrecto desempeño de las operaciones del area de trabajo. Estas actividades desarroladas contemplan lo siguiente:

4.1.1 Induccion del proceso administrativo.

En primer lugar se mostro cada area de la empresa “Auto Repuestos NEÓN, C.A.” con la finalidad de conocer los procesos y metodos de trabajo de cada una de ellas; y como se integran estos con la unidad de administración. Ademas se recibio la explicacion de como se ejecutan las operaciones en la unidad de administracion, para su correcto funcionamiento, y las actividades a realizar por parte del pasante.

4.1.2 Organización y clasificación de documentos.

Consiste en la actualizacion y renovacion de carpetas y docuementos tanto de los clientes como los proveedores. Ya que, cuando las carpetas se saturan de documentos e informacion o no estan en buen estado es, necesario reemplazarlas por carpetas nuevas. La empresa posee un area de archivo donde se encuentran todos los expedientes y carpetas correspondientes a las cuentas por pagar que ya han sido canceladas y las que faltan cancelar, las referentes a las compras que realizar para poder

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ejecutar sus operaciones, y ademas las correspondientes a las entidades oficiales como lo son el SENIAT, IVSS, INCES, BANAVIH.

4.1.3 Asentar facturas de compras y ventas en el sistema A2.

Asentar las facturas consiste en procesar estos documentos en el Sistema Administrativo A2 en el correspondiente periodo contable objeto de declaración. Primeramente se debe realizar la revisión de los documentos y soportes correspondientes a las compras y ventas realizadas por la organización, ordenando de manera cronológica y consecutiva las facturas de ventas, compras y gastos, clasificándolos con el fin de determinar que cumplan con la Ley del IVA y la providencia 0071, para realizar de los libros de compra y venta. En la ejecución de esta actividad fue necesario examinar los elementos que integran una factura:

Denominación de Factura, Numeración Consecutiva y Única. Numero de Control

Nombre y Apellido o Razón Social, domicilio Fiscal y Registro Único de Información Fiscal (RIF) del emisor.

Total de los Números de Control asignados (desde el Nº… hasta el Nº…)

Fecha de Emisión.

Descripción del bien o de la prestación del servicio.

Si se trata de un bien o servicio exento, exonerado o no gravado deberá aparecer a lado de la descripción o de su precio el carácter (E) separado por un espacio en blanco y entre paréntesis.

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4.1.4 Realizar los libros de compra y de venta.

4.1.4.1 Libro de compra:

Consiste en procesar las facturas de compras y gastos en el sistema A2 correspondientes al periodo contable que se va a declarar, este proceso de realiza de la siguiente manera:

Se procede a insertar los datos de las factura como lo son: El número de factura, número de control, nombre del proveedor, fecha de emisión de la factura, mes de aplicación y base imponible, automáticamente el sistema hace el cálculo del monto IVA según la alícuota y el monto total de la operación.

Luego, se genera el libro de compra Automáticamente, donde se especifica lo que se declarara ante el SENIAT a través de la planilla forma 0030, a fin de detallar el crédito fiscal que se posee en el mes correspondiente.

4.1.4.2 Libro de venta:

En este proceso se realiza la inserción de las facturas de ventas en el sistema A2 cumpliendo con el orden cronológico y correlativo de facturas.

Se procede a insertar los datos de la factura de venta como lo son: el Número de factura, numero de control, nombre del cliente, fecha de emisión, y base imponible, automáticamente el sistema hace el cálculo del monto IVA según la alícuota y el monto total de la operación.

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Posteriormente, se genera el libro de venta, donde se especifica lo que se declarara ante el SENIAT a través de la planilla forma 0030, en la sección de las ventas, a fin de detallar el débito Fiscal del mes.

4.1.5 Elaborar los reportes de caja chica y de prorrata.

4.1.5.1 Reporte de caja chica

El reporte de caja chica ayuda a saber cuánto es el total de los ingresos por la venta de mercancía y los desembolsos efectuados para el buen funcionamiento de la empresa. Este reporte, debe de ser objetivo, oportuno y confiable. Para realizar este reporte se debe:

Determinar el periodo en que se va a generar el reporte de caja chica; que en este caso es mensual.

De acuerdo a los soportes que respaldan los ingresos y desembolsos, establecer el tipo de documento, la fecha, la descripción y el monto.

Por último, dar a conocer cuál es el monto que refleja la caja chica a final de mes.

4.1.5.2 Reporte de prorrata

La prorrata o prorrateo consiste en determinar cuál es el monto real de los créditos, para poder establecer exactamente la cuota tributaria del periodo; este se realiza cuando se efectúan ventas tanto exentas como grabadas. Para la elaboración del reporte se requiere de la ejecución de los siguientes pasos:

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Determinar las ventas grabadas y el total de las ventas, para obtener el porcentaje de prorrateo que se va a aplicar.

Determinar los gastos que van a ser objeto de aplicación de la prorrata. Especificando todos los datos contenidos en la factura, como lo son el nombre o razón social, el número de Rif, la fecha, número de la factura, el total general de la factura, la base imponible de los gastos y el cien por ciento (100 %) de los créditos.

Se realiza el cálculo, que consiste en aplicar el porcentaje de prorrata al cien por ciento (100%) de los créditos fiscales. Obteniendo así, específicamente el crédito fiscal deducible del periodo correspondientes a los gastos.

4.1.6 Emitir los comprobantes de retención de IVA e ISLR.

Estos comprobantes se emiten, cuando se recibe un servicio por parte de personas tanto naturales como jurídicas. Dentro de estos servicios están los fletes, honorarios profesionales, arrendamiento, sueldos y salarios, entre otros. Para la emisión de este comprobante se requiere de lo siguiente:

Determinar cuál es el agente de retención, que en este caso es Auto Repuestos NEÓN, C.A. estableciendo su número de Rif, dirección y número de teléfono.

Establecer los datos del agente retenido o beneficiario como nombre o razón social su número de Rif, dirección y número de teléfono.

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Detallar las facturas que van a ser objeto de aplicación de retención, colocando el número de la factura, número de control, el monto total, la base imponible, el porcentaje a aplicar a cada factura y el monto retenido.

Una vez que se tengan todos estos datos, se le aplica el porcentaje de retención a la base imponible de cada factura en caso de retención de impuesto sobre la renta y al crédito fiscal en caso de retención del impuesto al valor agregado. Totalizando cual es el monto del Impuesto retenido.

4.1.7 Elaborar los reportes de las cuentas por pagar a proveedores

Esta actividad consistió en actualizar y controlar las cuentas por pagar que posee Auto Repuestos NEÓN, C.A. con sus proveedores; se elaboró el reporte de dichas cuentas por pagar en función a los convenios estipulados en el soporte o factura emitida por cada proveedor. En función a esto se realizó la identificación del proveedor, y de los datos contenidos en la factura, como el número de factura, la fecha de emisión, la fecha de vencimiento del plazo para cancelar la compra a crédito, y el monto de la factura. Estos reportes ayudan a mantener un control de las deudas y obligaciones contraídas por la empresa, velando por el pago de estas en el periodo y condiciones acordadas.

4.1.8 Elaborar los reportes de las cuentas por cobrar a clientes

El desarrollo se está actividad se realizó, en cierto modo, bajo los mismos lineamientos que las cuentas por pagar a proveedores, solo con la variante de que las cuentas por cobrar representan ventas a créditos y necesitan mayor control sobre sus movimientos. El reporte de estas cuentas debe ser

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elabora determinando los datos de los clientes; primeramente el nombre o razón social, seguido del número de factura, la fecha de emisión, la fecha de vencimiento del plazo de la venta a crédito y los montos del importe. Además se posee una base de datos que contienen toda la información adicional de los clientes, para un mejor control a la hora efectuar el cobro de la factura.

4.1.9 Control sobre los pagos de servicios básicos

En este proceso se realizo la verificacion de que todos los servicios basicos (agua, electricidad, telefono), esten cancelados en su fecha correspondientes a fin de evitar inconvenientes. Mensualmente se efectua la cancelacion de los saldos pendientes de cada uno de los servicios basicos que posee la empresa.

4.1.10 Control sobre los pagos de impuestos (municipales e IVA)

Al igual que el procedimiento anterior, en este proceso se efectuó la verificación del impuesto para la preparación, declaración y cancelación mensual tanto del impuesto municipal, correspondiente al aseo domiciliario y actividad económica, como al impuesto al valor agregado y las retenciones de IVA e ISLR, en los plazos establecidos para cada uno de ellos, por ejemplo: Las retenciones del IVA se pagan dos veces al mes dependiendo el calendario del SENIAT y el valor agregado de las compras y ventas que genera la empresa se paga mensual una vez al mes.

4.1.11 Control sobre los pagos y solvencias de IVSS y BANAVIH

Las actividades en este aspecto consistieron en realizar un seguimiento del estatus de la empresa ante el IVSS, BANAVIH e INCES, para cumplir con el pago de las cuotas emitidas por sus respectivos sistemas, una vez realizado el pago, solicitar la solvencia de la empresa en cada una de ellas.

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5. FACILIDADES Y DIFICULTADES

5.1 Facilidades

Asesoramiento y orientacion por parte del tutor industrial en la ejecución de las actividades desarrolladas en la Unidad de Administracion de la empresa “Auto Repuestos NEÓN, C.A.”

Cuenta con un sistema administrativo (A2), que facilita el trabajo, permitiendo con ello realizar las operaciones de forma más eficiente y eficaz en el menor tiempo posible.

Asesoramiento y apoyo del tutor academico en la elaboracion del informe y en los conocimientos teoricos, puestos en practica durante el proceso de pasantias.

5.2 Dificultades

Limitado acceso a la información de los archivos y documentos de interes para el conocimiento.

Dificultades al principio en cuanto al dominio y manejo del sistemas administrativo A2.

6. APRECIACIÓN DE CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS

6.1 Conocimientos adquiridos durante el proceso de pasantía:

Durante el periodo de Pasantía, las actividades ejecutadas se realizaron tomando en consideración las pautas asignadas para el cumplimiento de las mismas, fortaleciendo lo aprendido a nivel academico; todo esto orientado al

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cumplimiento de las normas legales Venezolanas. A continuacion se presentaran las areas mas resaltantes de la Unidad de Administracion de la Empresa Auto Repuestos NEÓN, C.A.

6.1.1 Cuentas por pagar

Se originan por la compra de mercancia, servicios, recibos, adquision de activos fijos o gastos incurridos, que son necesarias para el funcionamiento estable de la empresa. En el caso de los pagos a los proveedores se realiza de la manera siguiente:

Se recibe al proveedor

Se realiza el pedido, a travez de la emision de una orden de compras. Se Solicita la cotizacion del producto.

Se recibe la facura, para efectuar las respectivas retenciones. Se emite el pago para la liquidacion de la deuda.

Para la empresa los limites maximos de un credito no superan los noventas (90) dias; de lo contrario se puede generar intereses moratorios; por otra parte, al pagar antes del tiempo y de acuerdo a las condiciones convenidas entre el proveedor y cliente, recibira descuento por pronto pago. En esta seccion se emite mensualmente un listado mostrando la situacion de cada una de las cuentas por pagar.

6.1.2 Las cuentas por cobrar

Constituyen el credito que la empresa Auto Repuestos NEÓN, C.A. concede a sus clientes, como resultado de la entrega de un articulo o

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servicio. Normalmente el plazo de pago estipulado por la empresa oscila entre los treinta (30), cuarenta y cinco (45) y sesenta (60) días.

En el momento en que se realiza una venta a crédito se efectua el registro de la misma, y posteriormente estas facturas son archivadas en una carpeta especifica hasta el momento de su liquidacion, tomando en cuenta la fecha para llevar un orden cronologico y numerico de los documentos. Ya que una vez cobradas se clasifican en una carpeta diferente; para distinguir las facturas cobradas y no cobradas.

6.1.3 Libros de Compra y Ventas

En la empresa Auto Repuestos NEÓN, C.A., a principio de cada mes se va organizando todas las facturas que se generan por las adquisiciones de mercancias, bienes o servcicios (compras) o por la venta de un producto o prestacion de un servicios (ventas) llevando una relacion cronologica de dichos documentos con la finalidad de estructurar tanto el libro de compras como el de ventas, a fin de evitar el desorden o extravio de facturas y posibles inconvenientes con el tiempo. Estos libros beden estar actualizados antes de los primero quince (15) dias de cada mes para efectuar la declaracion del IVA.

6.1.4 Arqueo de caja chica

Este proceso es realizado para analisar los movimientos del efectivo, durante el lapso de tiempo de un mes, con el objetivo de comprobar si realmente se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto, conocer el saldo final que arroja la cuenta una vez culminado el periodo. Este correponde lo que se encuentra en efectivo y cheque fisicamente. Ademas, sirve para evidenciar si los controles internos se estan llevan adecuadamente.

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CONCLUSIONES

Durante el periodo establecido las pasantias se realizaron de manera exitosa como tambien, las actividades asignadas en el area de administrativa tales como: clasificar, ordenar y asentar todos los documentos en el sistema A2, elaborando libros de compras y ventas, así como emitir los reportes contables, cumpliendo satisfactoriamente con los objeticos específicos planteados. Por lo tanto, durante dicho trayecto se concluyo lo siguiente:

1. Se evidencio una situación dentro de la empresa en donde gran parte del personal no tiene el conocimiento preciso acerca de las actividades, trayendo esto como consecuencia que se produzcan confusiones y un estado de desorientación con respecto a las funciones de cada trabajador mermando el desarrollo de las actividades e impidiendo lograr los objetivos de manera eficaz y eficiente.

2. Se evidencio que en la organización la comunicación es de tipo informal y, el flujo de información es deficiente por consiguiente, se presentan retrasos en algunos procedimientos ocasionando que los empleados tanto administrativos como operativos no lleven a cabo sus funciones de forma eficiente y eficaz.

3. Esta unidad no cuenta con un amplio espacio que permita la instalación de estantes y archivadores suficientes para el resguardo de la informaión, por lo que se ha visto en la necesidad de trasladar archivos de poca relevancia a las otras oficinas donde el espacio es mas amplio.

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RECOMENDACIONES

1. Definir de manera concreta las funciones y tareas a ser cumplidas por el personal en todos los cargos existentes dentro de la empresa para evitar la distorsión de los procesos, duplicidad de actividades, sobrecarga de trabajo, evasiones de responsabilidades, usurpación de autoridad así como retrasos en la ejecución de las actividades.

2. Dar a conocer a todo el personal la Filosofía de gestión sobre la cual se rige la organización, con la finalidad de permitir que las actividades y operaciones que se realicen se hagan en consonancia con los planes que se han propuestos, motivado así ha trabajar en equipo para el alcance de los objetivos.

3. Ampliar el espacio administrativo y su capacidad de almacenaje para la conservacion y resguardo de todos los documentos de la empresa.

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Código de C comercio. Gaceta Oficial Nº 475, publicada el 21 de Diciembre de 1955.

Ley del Impuesto al Valor Agregado, Gaceta Oficial Nº 37.999 publicada el 11 de Agosto de 2011.

Ley del Seguro Social, Gaceta Oficial Nº 4.322, publicada el 03 de Octubre de 1991.

Providencia Administrativa que Establece las Normas Generales de Emisión de Facturas y Otros Documentos. SNAT/2011/00071. Gaceta Oficial Nº 39.795 publicada el 8 de Noviembre de 2011.

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Retenciones de ISLR

INFORMES DE LOS PROVEEDORES, CLIENTES, INVENTARIOS, Y COMPRAS

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Base de datos de los clientes

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Libro de ventas

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Reporte de Caja Chica

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Solvencia de INCES

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