Administración de Empresas Facultad de Ciencias Administrativas y Contables
1-1-2007
Creación del manual de procesos para el aseguramiento de los
Creación del manual de procesos para el aseguramiento de los
activos del Instituto de Seguros Sociales
activos del Instituto de Seguros Sociales
Germán Clavijo Rojas
Universidad de La Salle, Bogotá
Miguel Ángel Saavedra Medina
Universidad de La Salle, Bogotá
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ASEGURAMIENTO DE LOS ACTIVOS DEL
INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES
GERMÁN CLAVIJO ROJAS MIGUEL ÁNGEL SAAVEDRA MEDINA
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS BOGOTÁ D.C.
INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES
GERMÁN CLAVIJO ROJAS Código 11971234 MIGUEL ÁNGEL SAAVEDRA MEDINA Código 11991336
Trabajo de Grado
Director:
Luís Ignacio López Farfán Docente Universidad de La Salle
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS BOGOTÁ D.C.
_______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________
_______________________________________________ Firma del Presidente del Jurado
_______________________________________________ Firma del Jurado
_______________________________________________ Firma del Jurado
Dedico el esfuerzo y el resultado de esta Tesis de Grado, a la Memoria de mi Adorada Madre María Edelmira, a quien con inmenso amor guardo en mi Sentimiento por ser la “Extraordinaria Persona” que en todo momento me acompañó y apoyó de manera absoluta en el camino al logro de mis Sueños, que como éste, hoy se hace realidad.
A ti, Hermosa Madre, por siempre Gracias.
Dedicado a mi Madre, quien con su constante Ejemplo me ha enseñado que la vida es un camino que debemos recorrer y nunca dejar de andar, pues en cada paso descubrimos que éste no tiene fin.
En la Vida somos lo que dejamos en las Personas; vivimos siempre en la memoria de Aquellos con quienes compartimos Sueños, Fantasías, Llegadas y Despedidas; por eso, hay que vivir intensamente a cada instante, con quienes en algún momento nos acompañan.
INTRODUCCIÓN 9
1. ENFOQUE 11
2. PROBLEMA 12
2.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 12
2.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 13
3. OBJETIVOS 14 3.1. OBJETIVO GENERAL 14 3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 14 4. JUSTIFICACIÓN 16 5. MARCO DE REFERENCIA 18 5.1 MARCO CONCEPTUAL 18 5.2. MARCO FILOSÓFICO 20 5.3. MARCO JURÍDICO 21 5.4. MARCO INSTITUCIONAL 23 5.4.1. Misión 23 5.4.2. Visión 23 5.4.3. Valores Corporativos 24 5.4.4. Política de Calidad 25
6.3. RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN 29
6.3.1. Fuentes Primarias 29
6.3.2. Fuentes secundarias 30
7. ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS 31
7.1 MAPA DE PROCESOS 31
7.2 ELABORACION MANUAL DE PROCESOS 33
8. RESULTADOS 36 8.1. CAMPO ADMINISTRATIVO 36 8.2 CAMPO ACADÉMICO 36 9. CONCLUSIONES 38 10. RECOMENDACIONES 40 11. BIBLIOGRAFÍA 41 ANEXOS 44
Página
1. Organigrama Presidencia ISS. 27
2. Organigrama Vicepresidencia Administrativa ISS. 28
3. Mapa de procesos. 32
Instituciones y Entidades del Estado tengan que transformarse en Entes más funcionales, para lo cual deben optimizar al interior de sus Áreas y Dependencias, variedad de Planes y Procesos Administrativos, con el fin de ofrecer Servicios de excelente Calidad, similares a los esquemas que se orientan al interior de las mejores empresas en el Sector Privado.
En Instituciones en las cuales el desarrollo tecnológico avanza a una menor velocidad, tal cual se refleja en las Entidades Públicas y para el caso que nos ocupa, en el Instituto de Seguros Sociales, los Funcionarios que desarrollan los Procesos propios de cada Área o Dependencia, obtienen resultados muchas veces improductivos, causando “incapacidad” administrativa, la cual se refleja no solo en la mala calidad de los Servicios que prestan, sino en incremento de costos y gastos, en detrimento patrimonial, entre otros aspectos, lo que finalmente da lugar a que la competencia termine posicionándose de todo o gran parte de su mercado. Con la implementación de la tecnología (SAP / ERP) en el Instituto de Seguros Sociales, se hace necesario replantear esquemas administrativos con el fin de direccionar los aspectos que determinan la aplicación de Macroprocesos, Procesos, Actividades y la Normatividad Legal que los diferentes Funcionarios han venido utilizando en el normal cumplimiento de sus tareas, para lograr así mayor efectividad en el cumplimiento de responsabilidades y objetivos, permitiendo además, que la información fluya al Entorno de manera útil, objetiva y oportuna, generando con ello mayor dinamismo, funcionabilidad y direccionamiento hacia mejores resultados operacionales.
El Trabajo de Grado que a continuación se presenta bajo el Título “Creación del Manual de Procesos para el Aseguramiento de los Activos del Instituto de Seguros Sociales”, orienta su Línea de Investigación al Área de Administración, y enmarca la Sublínea de Investigación en el Plan de Desarrollo Institucional del ISS.
La Ley 42 del 26 de Enero de 1993, establece para las Entidades del Estado Colombiano, la obligación de Asegurar todos los Bienes de carácter Público; en tal virtud, y aunque el Instituto de Seguros Sociales cumple con lo establecido en dicha Ley, aún no dispone de una Herramienta formal que le garantice el direccionamiento y la estandarización de tareas para el fiel cumplimiento de lo dispuesto por la Norma Legal; y que además, determine las acciones que deben seguirse para el Aseguramiento y para el manejo de Reclamaciones (ante Compañías Contratistas Aseguradoras) en los casos en los que se vean afectados los diferentes Activos Públicos que hacen parte de la responsabilidad del Instituto de Seguros Sociales.
2.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La Sección Seguros, Dependencia adscrita a la Gerencia Nacional de Bienes y Servicios del Instituto de Seguros Sociales, no cuenta con un Manual de Procesos que sirva como Herramienta práctica para el direccionamiento y gestión de todas las actividades relacionadas con el Aseguramiento de Activos y con las posteriores Reclamaciones, en los casos en los cuales exista siniestralidad que afecte los Bienes e Intereses Patrimoniales de la Entidad.
Hasta la creación del nuevo Manual de Procesos para el manejo del tema de Aseguramiento, La Sección Seguros del ISS, se apoyaba en un documento que fue creado por algunos corredores de Seguros, los cuales estaban relacionados comercialmente con las Compañías Contratistas de Seguros; es decir, que el instructivo referido fue creado por empresarios externos y no por Funcionarios idóneos del ISS, como de manera lógica debió haberse realizado en su
determinaba el alcance de las responsabilidades en Funcionarios, tal cual corresponde asumir en particular a cada una de las Dependencias y Seccionales del ISS.
2.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
No contar al interior del ISS, con un Manual de Aseguramiento, útil y práctico, mediante el cual: se identifiquen las diferentes acciones que deben ser definidas para cumplir a cabalidad con las exigencias que determina la Ley 42 del 26 de Enero de 1993, en lo referente a la Obligación que asiste a las Entidades Públicas de Asegurar los Activos del Estado bajo su Custodia; se determine el Macroproceso, los Procesos y las Actividades relacionadas, junto con la normatividad interna y externa Legal vigente; se especifiquen claramente los diferentes Riesgos relacionados con cada Actividad; y se direccionen las diferentes responsabilidades que los Funcionarios del Instituto de Seguros Sociales deben asumir en cuanto a la ejecución y el control de las diferentes acciones que establecen el Aseguramiento de los Bienes e Intereses Patrimoniales de naturaleza Públicos, incluyendo el adecuado manejo de las Reclamaciones, que por escenarios de siniestralidad deban realizarse ante las Compañías Contratistas Aseguradoras.
3.1. OBJETIVO GENERAL
Crear para el Instituto de Seguros Sociales, el Manual de Procesos para el manejo del Aseguramiento de los Activos Públicos bajo su responsabilidad, incluidos los Procesos para el adecuado manejo de las Reclamaciones que como consecuencia de Siniestros deban hacerse ante Compañías Contratistas Aseguradoras, en razón a la afectación directa o indirecta de los Bienes y / o Intereses Patrimoniales Asegurados.
3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
3.2.1. Determinar el Macroproceso y Procesos necesarios para definir las actividades que direccionen el apropiado Aseguramiento de los Activos del Estado bajo responsabilidad del Instituto de Seguros Sociales, conforme lo disponen las Normas Legales, incluyendo el Macroproceso y Procesos relacionados con las actividades que orienten eficazmente las Reclamaciones ante Compañías Contratistas Aseguradoras, como consecuencia de siniestralidad que afecte Bienes e Intereses Patrimoniales Asegurados, teniendo en cuenta lo ordenado por la Ley en Colombia.
3.2.2. Procurar las “mejores prácticas” a los Servidores del Instituto de Seguros Sociales, para que el Proceso de Aseguramiento y Reclamaciones ante las Compañías Contratistas, sea efectivo y oportuno.
Administración y de Control del mismo, relacionadas con los Activos bajo responsabilidad del Instituto de Seguros Sociales.
Con la realización de este Proyecto de Grado se contribuye a que las distintas Dependencias del Instituto de Seguros Sociales, por intermedio de la Gerencia Nacional de Bienes y Servicios – Sección Seguros - utilicen una adecuada Herramienta de consulta que les permita dar cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 42 del 26 de Enero de 19931, en lo referente a la obligatoriedad de Asegurar los Bienes e Intereses Patrimoniales del Estado.
El nuevo Manual de Procesos para el Aseguramiento de los Activos del ISS, incluye entre sus Objetivos proveer a los Funcionarios de la suficiente Información relacionada con las acciones a seguir para lograr el Aseguramiento de los Bienes y ejecutar con efectividad los diferentes Procesos de Reclamaciones ante las Compañías Contratistas Aseguradoras, en los casos en que la siniestralidad así lo exija.
La elaboración de este Manual beneficia directamente al Instituto de Seguros Sociales, y por su conducto puede contribuir también a otras entidades - ya sean públicas o privadas - en razón a que la metodología que se utiliza para el manejo técnico del tema de Aseguramiento de Activos, ofrece un diseño útil y práctico a cualquier empresa que requiera implementar y administrar Procesos eficientes en lo relacionado con la protección de sus Bienes e Intereses Patrimoniales.
Adicional a lo anteriormente expresado, el diseño del nuevo Manual de Procesos para el manejo de Seguros se realiza teniendo en cuenta la Normatividad Legal en
1
Es así, como la reciente implementación en el Instituto de Seguros Sociales de los Sistemas Administrativos SAP y su equivalente ERP, han sido tenidos en cuenta en el diseño de los diferentes pasos que determinan la creación de este Documento práctico de consulta.
5.1 MARCO CONCEPTUAL
Activo: bienes, derechos y pertenencias, tangibles e intangibles, del Ente público, los cuales se espera contribuyan al desarrollo de la función administrativa o cometido estatal.
Bienes: para efectos de este Manual de Procesos de Aseguramiento, se consideran únicamente los Bienes Muebles e Inmuebles de propiedad o recibidos para uso del Instituto de Seguros Sociales, incluyendo el dinero, títulos valores y similares.
Costo de Reposición: precio que deberá pagarse para adquirir un Activo similar al que se tiene, o el costo actual estimado de reemplazo de los Bienes en condiciones semejantes a los existentes.
Detrimento Patrimonial: menoscabo, disminución, perjuicio, pérdida, uso indebido o deterioro de los Bienes o recursos públicos.
Inventarios: Bienes corporales adquiridos a cualquier título; o producidos en desarrollo de la actividad fundamental del Ente Público; o actividades conexas a la misma, con la intención de ser comercializados, transformados o consumidos en la producción de Bienes; o en la prestación de Servicios; o para suministrarlos en forma gratuita a la comunidad.
ISS: Instituto de Seguros Sociales.
Obsolescencia: pérdida en el potencial de uso o venta de un Activo.
Responsabilidad: obligación que tiene todo Servidor Público o Contratista de responder por los Bienes que le han sido entregados para su uso, custodia, control y / o manejo.
Vida útil: tiempo normal de operación de un Activo Fijo en términos de utilidad para su propietario; el periodo de vida podrá ser mayor o menor que la vida material o cualquier vida económica comúnmente reconocida.
S.A.P. (Systeme, Anwendungen und Produkte) (Sistemas, Aplicaciones y Productos), conjunto de aplicaciones de software para soluciones integradas de negocios.
E.R.P. Enterprise Resource Planning. Planificación de recursos empresariales.
5.2. MARCO FILOSÓFICO
El presente trabajo de grado encuentra sus bases en la doctrina del paradigma funcionalista, que tiene dentro de su aplicabilidad observar la realidad de un Sistema y detectar inicialmente aquellos puntos en los cuales se está fallando, para
Robert Merton2 uno de sus autores, aduce que este paradigma preserva y
conserva la existencia, y el buen funcionamiento del Sistema.
También se apoya en la filosofía del paradigma Cualitativo-interpretativo, expuesto por Carr y Kemmis3 confirmando que en una realidad objeto de estudio se pueden tomar tanto hechos reales como supuestos, basados en el estudio de esa realidad; es decir, que relaciona el conocimiento teórico o de aula y la práctica para el desarrollo de objetivos ante el planteamiento de un Problema real. Con este Paradigma, según sus autores, se busca que los participantes entiendan su realidad para con base en sus conocimientos hacer que sus acciones se desarrollen mediante una actitud crítica.
El enfoque interpretativo, se vale para sus investigaciones de lo que se ha llamado “métodos cualitativos de investigación”, en contraposición a los métodos que requieren de la medición, del tratamiento estadístico y del razonamiento matemático en general.
La Metodología Cualitativa, según Taylor y Bogdan4, apoya una investigación cuyos
datos resultantes son de carácter descriptivo, utilizando su propio lenguaje, produciendo datos descriptivos y utilizando los recursos propios en la investigación; es decir, no modifica la versión dada por las personas y
2 MERTON Robert K. Teoría y Estructuras Sociales, Fondo de Cultura Económica, México 1972. 3 CARR W., y KEMMIS S, Teoría Crítica de la enseñanza, Editorial Martínez Roca, España, 1988.
4 TAYLOR S., y BOGDAN R., Introducción a los Métodos Cualitativos de Investigación, Paidos, Barcelona, 1986.
5.3 MARCO JURÍDICO
El Instituto de Seguros Sociales, como Entidad Pública, tiene la obligación conforme la Ley 42 de 1993, de Asegurar los Bienes e Intereses Patrimoniales de su propiedad, o sobre los que tenga responsabilidad, a través de Contratistas en materia, razón por la cual se hace imperativo definir de manera clara y uniforme lo referente a las Leyes, las Normas y los Decretos que interrelacionan el tema de Aseguramiento para Entidades Públicas:
Ley 734 de 2002, mediante la cual se establece el Régimen Único Disciplinario. Ley 190 de 1995, por la cual se dictan Normas tendientes a preservar la moral pública y a evitar la corrupción administrativa.
Ley 80 de 1993, en la cual se establece el Estatuto General de Contratación. Ley 42 del 26 de Enero de 1993, mediante la cual se establecen las Normas para el Control Fiscal, y se define la obligación de Asegurar los Bienes públicos. En esta Ley se incluye el tema de Provisiones para el Manejo de Seguros en Entidades Estatales.
Ley 45 de 1990, por la cual se reglamenta la Intermediación Financiera y la Actividad Aseguradora.
Decreto 1537 de 2001, por medio del cual se obliga a que las Entidades Públicas tengan Políticas de Administración del Riesgo.
Decreto 983 de 1998, por el cual se aprueba el Acuerdo 1777 de 1998, del Consejo Directivo del ISS, con el cual modifica la Estructura Interna del Instituto de Seguros Sociales.
Decreto 410 de 1971, por medio del cual se expide el Código de Comercio.
Resolución 308 de 2006, mediante la cual se establece el Manual de Responsabilidades.
5.4. MARCO INSTITUCIONAL
El Instituto de Seguros Sociales está considerado una de las Empresas más grandes del Estado y el principal Actor en el campo de la Seguridad Social en Colombia. Durante más de 50 años ha brindado Servicios de Salud y ha garantizando las Pensiones de millones de colombianos.
El Decreto 2148 de 1992, establece que El Instituto de Seguros Sociales es una Empresa Industrial y Comercial del Estado, del orden Nacional, con Personería Jurídica, Autonomía Administrativa y Capital Independiente, vinculada al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social; además, la Ley 100 de 1993, le asignó competencias en tres grandes Áreas de Gestión: Salud, Pensiones, y Riesgos
5.4.1. Misión
Brindar aseguramiento a los trabajadores, empresas y pensionados colombianos y sus familias en salud, pensiones, riesgos profesionales y otros seguros de protección social, orientados por los principios de universalidad, sostenibilidad, calidad y eficiencia.
5.4.2. Visión
En el 2015 estar reconocidos como la Empresa de Aseguramiento en salud, pensiones, riesgos profesionales y otros seguros de protección social, preferida por los colombianos por los altos estándares de calidad, oportunidad e innovación de nuestros servicios, con un alto sentido humano y responsabilidad social.
5.4.3 Valores Corporativos
Aprendizaje Continuo: se refiere a la habilidad para adquirir y asimilar nuevos conocimientos y destrezas y utilizarlos en la práctica laboral como un valor agregado. También se refiere a la permanente actitud de aprendizaje.
Trabajo En Equipo: capacidad de trabajar con otros para conseguir metas comunes. Es participar activamente en equipos ofreciendo abiertamente ideas y opiniones demostrando compromiso con los objetivos comunes del grupo.
mejorar el servicio anticipándose a las necesidades de los usuarios.
Responsabilidad Por Resultados: capacidad para superar con éxito las metas y objetivos propuestos por la organización siendo persistente utilizando eficazmente los recursos y revisando periódicamente el progreso hacia las metas de corto y largo plazo obteniendo resultados medibles sustentados por datos específicos.
Excelencia: ser el mejor dentro de los mejores.
Competitividad: tener los mejores indicadores del Sector, los mejores estándares de calidad al menor costo y un equipo humano formado, entrenado y capacitado, flexible al cambio, con una gran vocación de servicio.
5.4.4 Política de Calidad
El Instituto de Seguros Sociales trabaja en forma permanente para brindar los servicios de aseguramiento en salud, pensiones y riesgos profesionales, con calidad innovación y eficiencia, para lo cual se compromete a:
• Atender a sus asegurados en las mejores condiciones de oportunidad, eficiencia, seguridad y comodidad.
• Promover el cuidado de la salud y la prevención de la enfermedad de sus asegurados en salud y en riesgos profesionales.
• Cumplir los compromisos adquiridos con los asegurados y aquellos que le establece la ley.
• Garantizar información oportuna y precisa para el análisis, administración y gestión de riesgos, que requieren sus asegurados.
• Contar con personal idóneo y calificado para la atención a sus asegurados.
• Promover el mejoramiento continuo de la eficacia, eficiencia y efectividad de sus procesos en especial a partir de la retroalimentación de sus asegurados.
5.4.5. Estructura Orgánica ISS
6.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN
El tipo de Investigación utilizado para la elaboración del Manual de Procesos para el manejo de Seguros del Instituto de Seguros Sociales, es de Tipo Cualitativo o Exploratorio, el cual se caracteriza por la flexibilidad, al descubrir diversos puntos de vista no identificados plenamente, mediante entrevistas a conocedores del tema. Con esta clase de investigación se busca llegar a un punto de convergencia entre los diversos datos suministrados, para lo cual se tienen muy en cuenta las Fuentes Secundarias de información, observación, entrevistas con expertos, entrevistas con grupos y especialistas, relacionando historias de casos.
6.2 POBLACIÓN
La Población que interviene en la construcción del presente Proyecto está determinada por:
• Los Funcionarios que laboran en las distintas Dependencias y Seccionales del Instituto de Seguros Sociales y que tienen bajo su responsabilidad el uso, manejo y custodia de los Bienes e Intereses Patrimoniales Asegurables de la Entidad.
• La Sección Seguros, Área adscrita de la Gerencia Nacional de Bienes y Servicios del ISS, mediante la cual se tramitan los diferentes aspectos relacionados con el Aseguramiento de Activos y los relacionados con los casos de siniestralidad
• Las diferentes Compañías de Seguros Contratadas por el Instituto de Seguros Sociales y que se relacionan con el Proceso.
6.3. RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN
6.3.1. Fuentes Primarias
• Departamento de Auditoria del Instituto de Seguros Sociales.
• Funcionarios de la Sección Seguros del ISS, que intervienen en el Proceso de Aseguramiento de Bienes e Intereses Patrimoniales.
• Departamento de Planeación Corporativa del ISS.
• Asesoría Jurídica, orientada por Funcionarios del Instituto de Seguros Sociales.
6.3.2. Fuentes Secundarias
• Normatividad Legal vigente, relacionada con los Procesos de Aseguramiento de Bienes e Intereses Patrimoniales, en Entidades Públicas.
ESTRATÉGICOS
• Instructivo de Seguros, elaborado por las Compañías Contratistas Aseguradoras del Instituto de Seguros Sociales.
7. ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS
7.1. MAPA DE PROCESOS
El Mapa de Procesos muestra de manera general el tema que se lleva a cabo para cumplir las expectativas y necesidades de las partes interesadas, mostrando bajo que Procesos Estratégicos se deben direccionar los Misionales. Así mismo, en estos se apoya para obtener como resultado la satisfacción de las necesidades del Cliente.
MISIONALES
APOYO
SOPORTE INFORMÁTICO SOPORTE SEGUROS ISS SEGUIMIEN-TO Y EVALUACION U. LA SALLE -NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS
(OBLIGATORIEDAD LEGAL I
SS, REQUISITO PREGRADO U. LA SALLE)
PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DEL TRABAJO RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN IDENTIFICACIÓN Y DISEÑO DE PROCESOS ORGANIZA-CIÓN Y ELABORACION DEL MANUAL ASESORIA LEGAL ISS PRESENTA-CION MANUAL Y SUSTENTA-CION
La otra parte de interés es la Universidad de la Salle, quien evaluará el resultado como requisito de Grado.
7.2 ELABORACION MANUAL DE PROCESOS
Dando alcance a los lineamientos establecidos en el Convenio suscrito entre el Instituto de Seguros Sociales y la Universidad de la Salle, el Grupo de Estudiantes relacionado en este Trabajo de Grado, fue asignado a la Gerencia Nacional de Bienes y Servicios, Sección Seguros, para realizar según Cronograma de
7.2.1. Desde el mes Septiembre de 2006, se realizaron en promedio dos reuniones semanales con los Funcionarios de distintas Dependencias del Instituto de Seguros Sociales, entre las cuales se relacionan: la Gerencia Nacional de Bienes y Servicios, la Sección Seguros, el Área de Activos Fijos e Inventarios, el Área de Planeación Corporativa, y a partir del mes de Enero de 2007, el Área de Auditoria Interna, mediante las cuales se conoció la Estructura de la Entidad, se entendieron las Funciones de Cada Área relacionada con el Manual de Seguros y se definieron entre otros, los compromisos, los avances y los direccionamientos del Proyecto. 7.2.2. Se Analizó y se clasificó toda la Documentación existente, para lo cual fue necesaria la recopilación de Información de cada una de las Áreas relacionadas con el Proceso de Aseguramiento y reuniones periódicas con Funcionarios de la Sección Seguros del ISS.
7.2.3. Para el Levantamiento de Procesos, se realizaron análisis clasificatorios del total de la información obtenida y se dio aplicación al formato de Identificación de Procesos establecido por el Área de Planeación Corporativa del ISS, en el cual se contemplan el Macroproceso, los Procesos y las Actividades que direccionan el Manual de Seguros. La variedad de tareas se desarrolló en coordinación permanente con el Departamento de Planeación Corporativa y con la orientación de la Jefatura de la Sección Seguros del ISS.
7.2.4. Cada uno de los Resultados Parciales del Manual fue sometido a revisión y aprobación teniendo en cuenta los Criterios que al respecto determina el ISS, bajo
durante el desarrollo del Proyecto, logrando definir oportunamente los ajustes y la aprobación de los diferentes Procesos.
7.2.5. La Normatividad Jurídica aplicada al Macroproceso, Procesos y Actividades, fue sometida a revisión y evaluación, para lo cual se tuvo en cuenta el Marco Legal Vigente y la asesoría del Abogado Jefe de la Sección Seguros del ISS. Adicional, con el Jefe del Departamento de Auditoria Interna de la Entidad, se revisaron uno a uno los diferentes Componentes del nuevo Manual de Seguros, siendo aprobados en su totalidad. Algunas recomendaciones de "forma", fueron tenidas en cuenta y ajustadas oportunamente.
7.2.6. Teniendo en cuenta lo establecido en las Disposiciones Internas del ISS, se analizaron y formularon los posibles Riesgos que pueden presentarse con cada Actividad de Aseguramiento y de Reclamaciones en particular, los cuales en su Contexto fueron aprobados por la Dirección de Auditoria Interna del Instituto de Seguros Sociales.
7.2.7. El nuevo Manual de Procesos para el Manejo de Seguros, se Oficializa mediante Resolución que emite la Presidencia del ISS.
7.2.8. Como última actividad se procede a vincular el Documento Formal en la Base de Datos de Memoria Institucional de la Entidad, permitiendo con esto que el nuevo Manual pueda ser consultado “vía electrónica” por cualquier funcionario que lo requiera.
8.1 CAMPO ADMINISTRATIVO
Aporte al Instituto de Seguros Sociales, mediante la creación del nuevo Manual de Procesos para el manejo de Seguros de la Entidad, Documento que apoya el desarrollo de útiles Procesos y Procedimientos relacionados con el Aseguramiento de los Bienes e Intereses Patrimoniales de carácter Público.
El nuevo Manual de Procesos para el Aseguramiento de Activos, es una Guía Administrativa que podría tener aplicación en otras Entidades del Estado en las cuales se necesite el desarrollo de Procesos en materia, basados en la Normatividad referida en el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano, MECI.
La estructura del nuevo Manual de Seguros, también puede utilizarse en la empresa privada y en la gestión administrativa que se oriente a minimizar los Riesgos Económicos y a maximizar la adecuada Protección de Activos Tangibles e Intangibles.
8.2 CAMPO ACADÉMICO
En la ejecución de este Proyecto se logra aplicar el Criterio particular del Administrador de Empresas, sustentado en el conocimiento obtenido en las Aulas de clase, orientado a la creación de Procesos Administrativos acordes con los
Se reconoce que la Administración de Empresas es una profesión que permite la creación, el desarrollo y la aplicación de Principios Universales de Gestión, los cuales enfocados de manera adecuada aportan significativamente al desarrollo de cualquier Proyecto que busque la mejora continua de los individuos y la realización de sus metas.
Teniendo en cuenta lo anterior, se puede deducir que el conocimiento debe ser difundido y en ese orden de ideas el Nuevo Manual de Procesos para el manejo de Seguros, es un Modelo que dado a conocer en diferentes ambientes empresariales puede convertirse en Herramienta de gran utilidad, si se direcciona bajo un adecuado criterio Administrativo.
• El nuevo Manual de Procesos para el Manejo de Seguros, se define como una “Herramienta útil” que estandariza todos los Procesos, los Subprocesos y las Actividades relacionadas con el Aseguramiento de Activos de propiedad del Estado, bajo responsabilidad del Instituto de Seguros Sociales, incluidos los relacionados con los Procesos, los Subprocesos y las Actividades orientadas al manejo efectivo de Reclamaciones ante las Compañías Contratistas Aseguradoras.
• Las diferentes Actividades clasificadas en el nuevo Manual de Seguros, proveen alcance directo a los distintos Funcionarios del Instituto de Seguros Sociales que tienen por Disposición interna de la Entidad y por Ordenanza Legal, la responsabilidad de asumir compromisos en el manejo de los Procesos de Aseguramiento y en los casos relacionados con Procesos de Reclamaciones ante las Empresas Contratistas Aseguradoras.
• El Documento integra varias Secciones que muestran claramente los diferentes tipos de Riesgos que pueden generarse como consecuencia de la ejecución del Macroproceso de Seguros, las posibles Causas, Consecuencias y Controles existentes o que deben adoptarse por parte de la Institución para delimitar los niveles y las posibilidades de impacto; Riesgos, que previamente define la Norma Legal, y que fueron evaluados minuciosamente por el Área de Auditoria Interna del ISS, determinando su correcta aplicación en el contexto del nuevo Manual de Procesos de Seguros.
• El nuevo Manual de Seguros, fue creado bajo la orientación del Departamento de Planeación Corporativa del Instituto de Seguros Sociales, para lo cual se
• Este nuevo Documento, será oficializado mediante Resolución que emita la Presidencia del Instituto de Seguros Sociales, para que posteriormente sea difundido a todas y cada una de las Seccionales de la Entidad en Colombia; luego de lo cual, se convertirá en Instrumento Universal de Consulta para el ISS, y de obligatorio cumplimiento por todas y cada una de las Dependencias, Áreas y Funcionarios que tengan relación directa e indirecta con los Procesos de Aseguramiento y de Reclamaciones ante las Compañías Contratistas Aseguradoras.
• El nuevo Manual de Procesos para el manejo de Seguros, al convertirse en Herramienta de obligatoria aplicación a nivel Colectivo en el Instituto de Seguros Sociales, hace necesaria la oportuna y adecuada divulgación a todos los Funcionarios en las distintas Dependencias y Seccionales, por parte de la Sección Seguros y del Departamento de Planeación Corporativa de la Entidad. • Como Instrumento de apoyo al Manual de Seguros, se diseñó una aplicación en
Excel denominada “Formato Control de Siniestralidad”, de conveniente DESARROLLO en los Equipos de Cómputo de la Sección Seguros del ISS y mediante la cual se podrá recopilar y controlar Información relacionada con los siniestros que se presenten y / o se hayan presentado. Esta “base de datos” permitirá mostrar en qué etapa se encuentra un determinado Proceso de Reclamación ante las Compañías Contratistas Aseguradoras, ofreciendo “alarmas” de aviso a los Funcionarios encargados de la administración del Proceso, para no exceder los términos establecidos por la Norma y por la Ley, contribuyendo de esta manera a evitar el detrimento patrimonial y posibles sanciones a Funcionarios.
• Las Entidades Públicas o Privadas que necesiten o quieran implementar un Modelo de Procesos para el Aseguramiento de sus Activos, podrían acceder a la ESTRUCTURA de este Manual, la cual determina los diferentes lineamientos Operativos y Administrativos que pueden ser útiles y aplicables.
BERNAL, Cesar Augusto, Metodología de la Investigación para Administración y Economía, Pearson Educación de Colombia, Bogotá, 2000.
CARR W., y KEMMIS S., Teoría Crítica de la enseñanza, Editorial Martínez Roca, España, 1988.
CHIAVENATO, Idalberto, Iniciación a la Organización y Control, Mc. Graw Hill, México 1995.
Decreto 1537 de 2001, Entidades Públicas, Políticas de Administración del Riesgo, Congreso de la República, Colombia, 2001.
Decreto 983 de 1998, Acuerdo 1777 de 1998, Modificación Estructura Interna Instituto de Seguros Sociales, Consejo Directivo del ISS, Colombia, 1998.
Decreto 410 de 1971, Código de Comercio, Congreso de la República, Colombia, 1971.
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN, Serie ISO, Bogotá ICONTEC, 2000.
INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES, Departamento de Procesos, Metodología: Guía para la elaboración de Manuales de Procesos, 2003.
Ley 190 de 1995, Normas para la preservación de la Moral Pública y para evitar la corrupción administrativa, Congreso de la República, Colombia, 1995.
Ley 80 de 1993, Estatuto General de Contratación, Congreso de la República, Colombia, 1993.
Ley 42 de 1993, Normas para el Control Fiscal, Congreso de la República, Colombia, 1993.
Ley 45 de 1990, Intermediación Financiera y la Actividad Aseguradora, Congreso de la República, Colombia, 1990.
MECI, Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano, Presidencia de la República, Colombia, 2001.
MERTON Robert K., Teoría y Estructuras Sociales, Fondo de Cultura Económica, México 1972.
Resolución 308 de 2006, Establecimiento de Manual de Responsabilidades, Congreso de la República, Colombia, 2006.
TAYLOR S., y BOGDAN R., Introducción a los Métodos Cualitativos de Investigación, Paidos, Barcelona, 1986.
www.gestiopolis.com/gerenciadeprocesos. www.google.com.co. www.iss.gov.co. www.monografias.com/diseñodelainvestigacionyfuentesdedatos. www.monografias.com/metodologiadelainvestigacion. www.suramericana.com/ayuda_glosario_contenido.asp.
Anexo A: 1 Ley 734 de 2002. 22
2 Ley 190 de 1995. 22
3 Ley 80 de 1993. 22
4 Ley 42 del 26 de Enero de 1993. 22
5 Ley 45 de 1990. 22 6 Decreto 1599 de 2005. 22 7 Decreto 1537 de 2001. 22 8 Decreto 983 de 1998. 22 9 Decreto 410 de 1971. 23 10 Resolución 308 de 2006. 23 11 Decreto 2148 de 1992. 23 12 Ley 100 de 1993. 23
Anexo B: Manual de Procesos para el Aseguramiento
de los Activos del Instituto de Seguros Sociales. 45
Anexo C: Cronograma de Actividades ISS. 102
MANUAL DE PROCESOS PARA EL MANEJO DE SEGUROS
VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA GERENCIA NACIONAL DE BIENES Y SERVICIOS
SECCIÓN SEGUROS BOGOTA D.C., 2007
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN 4
1. OBJETIVOS DEL MANUAL 5
1.1. OBJETIVO GENERAL 5
1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 5
2. ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN DEL MANUAL 6
3. MANEJO Y CONSERVACIÓN DEL MANUAL 6
4. FORMALIZACIÓN INTERNA 6
5. SIMBOLOGÍA UTILIZADA 7
6. CONCEPTOS SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS DEL MANUAL 8
7. RELACIÓN GENERAL MANUAL DE SEGUROS 14
7.1. IDENTIFICACIÓN GENERAL DE MACROPROCESOS
PROCESOS Y SUBPROCESOS MARCO NORMATIVO 15
7.2. MARCO NORMATIVO GENERAL 16
8.1.1. Generalidades Del Proceso 19 8.1.1.1. Objetivo 19 8.1.1.2. Alcance 19 8.1.2. Subprocesos 19 8.1.2.1. Aseguramiento de Activos 20 8.1.2.1.1. Flujograma 20 8.1.2.1.2. Descripción de Actividades 22 8.1.2.1.3. Mapa de Riesgos 26
8.1.2.2. Modificaciones a las Pólizas 27
8.1.2.2.1. Flujograma 27
8.1.2.2.2. Descripción de Actividades 29
8.1.2.2.3. Mapa de Riesgos 32
8.1.2.3. Revisión y Análisis de Siniestralidad 34
8.1.2.3.1. Flujograma 34
8.1.2.3.2. Descripción de Actividades 35
8.1.2.3.3. Mapa de Riesgos 37
8.2. PROCESO DE RECLAMACIONES 38
8.2.1. Generalidades del Proceso 38
8.2.1.1. Objetivo 38
8.2.1.2. Alcance 38
8.2.2. Subprocesos 38
8.2.2.1. Reclamación Por Siniestro 39
8.2.2.1.1. Flujograma 39
8.2.2.1.2. Descripción de Actividades 40
8.2.2.1.3. Mapa de Riesgos 43
8.2.2.2. Liquidación del Reclamo 45
8.2.2.2.1. Flujograma 45
8.2.2.2.2. Descripción de Actividades 46
8.2.2.3. Indemnización por Siniestro 49
8.2.2.3.1. Flujograma 49
8.2.2.3.2. Descripción de Actividades 50
8.2.2.3.3. Mapa de Riesgos 52
9. ANEXOS 53
ANEXO 1. FORMULARIO CONTROL SINIESTROS 54
INTRODUCCIÓN
El Instituto de Seguros Sociales como Entidad Pública, tiene la obligación conforme la Ley 42 de 1993, de asegurar los Bienes e Intereses Patrimoniales de su Propiedad, o sobre los que tenga responsabilidad, a través del aseguramiento, razón por la cual se hace imperativo definir de manera clara y uniforme los procedimientos que permitan el cumplimiento de estas gestiones.
En este Manual se describen los Procesos Administrativos que se desarrollan en la Sección Seguros, de la Gerencia Nacional de Bienes y Servicios, detallando de manera ordenada y secuencial las principales actividades y tareas de cada Procedimiento para establecer de forma estandarizada las mejores prácticas para realizarlos.
Así mismo, contiene en detalle los Diagramas de Flujo que expresan gráficamente la trayectoria de las distintas actividades que se desarrollan en las diferentes Dependencias del ISS, comprometidas en el Proceso, precisando sus responsabilidades, los fundamentos legales, las normas y políticas que regulan su operación, los formatos que se utilizan y los tiempos máximos de respuesta a cada una de las actividades que conforman cada Procedimiento.
Con la elaboración del presente Manual de Procesos para el manejo de Seguros, se brinda a todas las Dependencias una guía unificada para realizar el aseguramiento de los Bienes e Intereses Patrimoniales y el manejo y control de los siniestros y de las reclamaciones que se formulan ante las Compañías Aseguradoras Contratistas.
1. OBJETIVOS DEL MANUAL
1.1. OBJETIVO GENERAL
El Manual de Procesos para el manejo de Seguros, tiene como objetivo proporcionar una guía a los servidores del Instituto de Seguros Sociales, para realizar las gestiones de protección de los Bienes e Intereses Patrimoniales, mediante la contratación de Pólizas de Aseguramiento; y de otra parte, efectuar el adecuado control de la siniestralidad y del pago de las respectivas indemnizaciones.
1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Contar con un Documento estándar que regule y reglamente los Procesos para el aseguramiento de los Bienes e Intereses Patrimoniales del ISS, y que defina las actividades a cargo de las diferentes Dependencias del Instituto, para así, permitir el fiel cumplimiento de las Normas Legales vigentes en la Materia.
• Documentar de forma ordenada cada una de las actividades que se realizan para el aseguramiento de Bienes e Intereses Patrimoniales del ISS. • Procurar el aseguramiento de todos los Bienes e Intereses Patrimoniales
del Instituto y sobre los que tenga interés.
• Procurar la adecuada protección y actualización del aseguramiento de todos los Bienes de la Entidad, efectuando las inclusiones y / o las exclusiones en las respectivas Pólizas, a fin de evitar el detrimento patrimonial.
• Procurar las mejores prácticas a los servidores del Instituto para que el proceso de reclamaciones ante las compañías aseguradoras sea efectivo y oportuno.
• Propender por la implementación de un Sistema de Información que posibilite la determinación de siniestralidad, la identificación, calificación, valoración y análisis del Riesgo, a efectos de generar políticas de administración y de control del Riesgo, sobre los Bienes e Intereses Patrimoniales del ISS.
2. ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN DEL MANUAL
El Manual de Procesos para el manejo de Seguros, está dirigido específicamente a la Sección Seguros del ISS, y a todas las Dependencias que tengan responsabilidad sobre el manejo, la protección, el mantenimiento y el control de Bienes e Intereses Patrimoniales del ISS, a nivel Seccional y Nacional; y a todos los funcionarios que tengan responsabilidad sobre el uso, manejo y administración de los Bienes del ISS.
La utilización y observancia de los lineamientos contemplados en este Manual de Procesos para el manejo de Seguros, son de obligatorio cumplimiento para todas y cada una de las Áreas y Funcionarios que hagan uso de los Bienes e Intereses Patrimoniales de la Entidad.
3. MANEJO Y CONSERVACIÓN DEL MANUAL
El presente Manual es de uso exclusivo del Instituto de Seguros Sociales; copias de éste sólo estarán ubicadas en las Áreas Pertinentes, y bajo entera responsabilidad de los encargados de las mismas.
Las modificaciones o ajustes que se pacten deben ser incorporadas bajo exclusiva responsabilidad de la Gerencia Nacional de Bienes y Servicios; en consecuencia, cualquier modificación que se sugiera o sea necesario incorporar, deberá ser presentada de manera formal y acompañada de la respectiva justificación para el cambio solicitado, junto con la descripción de los Procedimientos que en lo sucesivo se adoptarían.
4. FORMALIZACIÓN INTERNA
Este Manual de Procesos para el manejo de Seguros, ha sido adoptado formalmente por la Presidencia del Instituto de Seguros Sociales, mediante la Resolución No. ( ) del ( ), y deberá ser difundido y aplicado por todos los Funcionarios y Servidores que participen en el Proceso.
5. SIMBOLOGÍA UTILIZADA
La descripción y alcance de cada uno de los símbolos y convenciones adoptadas en el presente Manual, se describe a continuación:
CONVENCIÓN DESCRIPCIÓN
Terminal: indica la iniciación o terminación de un proceso o subproceso.
A B
Operación: símbolo A, representa la acción necesaria para transformar una información recibida o crear una nueva. Se utiliza para describir el trabajo de añadir información a cualquier documento o registro existente realizado manualmente. Símbolo B, si es automatizado, es decir, se apoya en un aplicativo o base de datos sistematizada.
Decisión: indica un punto dentro del flujo en que son posibles caminos alternativos. La tendencia es a suprimir cada vez más este símbolo, ya que se considera que el proceso se diseña de manera positiva, es decir, se ejecuta como está previsto, evitándose preguntas innecesarias. A
B
Documento: el símbolo A representa cualquier tipo de
comunicación y aporta información para que este se pueda desarrollar. Símbolo B, cuando el documento tiene copias.
Referencia de proceso: cuando en el desarrollo del proceso, se deba realizar otro proceso completo que requiere ser descrito en forma separada, se utilizará este símbolo identificando claramente tal proceso.
CONVENCIÓN DESCRIPCIÓN
A
B
Conector: símbolo A y un número, facilita la continuidad de las rutinas de trabajo, evitando la intersección de líneas. Normalmente se indica la continuidad de una actividad con otra mediante letras o números insertos en el símbolo. Si la conexión se hace dentro de la página o entre páginas. Símbolo B y una letra, cuando el enlace se da al final de una página con otro paso al inicio de la siguiente.
Sentido de circulación del trabajo: conecta los símbolos señalando el orden en que se ejecutan las distintas actividades.
6. CONCEPTOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS DEL MANUAL
En primera instancia y como Marco de Referencia se precisa aclarar los siguientes términos:
Abuso de confianza: acto delictivo mediante el cual una (s) persona (s), en perjuicio de alguien, dispone (n) para sí o para otra, de una cosa mueble ajena de la que se le ha transmitido la simple tenencia.
Accidente: el hecho externo o interno, visible y fortuito que afecte la integridad del Bien asegurado.
Activo: conjunto de Bienes o derechos que se radican en cabeza de una persona. Son los Bienes, derechos y pertenencias, tangibles e intangibles, del Ente Público, los cuales se espera que contribuyan al desarrollo de la función administrativa o cometido estatal.
Activo fijo: son aquellos Bienes Muebles o Inmuebles cuya vida útil es mayor a un año; no están destinados para la venta dentro del giro normal de la actividad económica de la empresa y se usan con la intención de emplearlos en forma permanente en la producción de otros Bienes y Servicios, para arrendar o simplemente para el uso administrativo de la Entidad.
Aplicativo SCAF: Sistema Computarizado para el Control de Activos Fijos. A
Asegurado: entidad a cuyo favor se contrata una póliza de seguro. Es la persona que tiene el interés real de evitar riesgos, esto es, quien tiene el interés asegurable. Puede ser una persona diferente al tomador.
Asegurador: entidad que responde por el riesgo del que es objeto un contrato de seguro.
Asegurar: contratar un seguro. Prevenir las consecuencias económicas dañosas de un evento futuro e incierto.
AUDIS: Dirección de Auditoría Disciplinaria.
Bienes: para efectos de este Manual se considerarán únicamente los Bienes Muebles, Inmuebles e Intangibles de propiedad o recibidos para el uso del Instituto, excluyendo el dinero, títulos valores y similares.
Caducidad: extinción de un derecho, facultad, instancia o recurso.
Cohecho: delito contra la Administración Pública en el que un Servidor Público recibe dinero por hacer u omitir una gestión propia de su cargo.
Concusión: delito contra la administración pública, en el cual un servidor público abusando de su cargo constriñe a otro a dar dineros u otros Bienes.
Contrato de Seguro: es un documento en virtud del cual, una de las Partes llamada COMPAÑÍA ASEGURADORA, se compromete mediante el recibo de una prima, a pagar a la otra Parte llamada EL ASEGURADO, o a quien éste designe BENEFICIARIO, en caso que ocurra un siniestro, una indemnización que puede ser en dinero o mediante la reposición, reparación o reconstrucción del objeto asegurado, cuando se trate de daños. Si el seguro es de personas, la indemnización será en dinero. Los Contratos de Seguros realizados por empresas son siempre Acto de Comercio.
Control: comprobación, inspección, mecanismo que permite comprobar el
funcionamiento de un Proceso.
Culpa grave: negligencia grave, culpa lata, es la que consiste en no manejar los negocios ajenos con aquel cuidado que aún las personas negligentes o de poca prudencia suelen emplear en sus negocios propios. Esta culpa en materia civil equivale al dolo.
Daño Emergente: perjuicio o pérdida que proviene de no haberse cumplido la obligación, o de haberse cumplido imperfectamente, o de haberse retardado su cumplimiento. Pérdida experimentada en su patrimonio por la persona que sufre el daño.
Deducible: es el porcentaje que asume el asegurado en caso de siniestro.
Detrimento Patrimonial: menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de los Bienes o Recursos Públicos.
Dolo: intención positiva de hacer daño a alguien. Maquinación o artificio de que se sirve un contratante para engañar a otro.
Embargo: intimación judicial hecha a un deudor para que se abstenga de realizar cualquier acto susceptible de producir la disminución de la garantía de un crédito debidamente especificado. Inmovilización jurídica de un Bien.
Error: conocimiento equivocado de una cosa, de un hecho o de un derecho, que invalida el acto producido con tal vicio.
Estafa: delito contra el Patrimonio Económico, consistente en la obtención de beneficio ilícito induciendo o manteniendo a otro en error mediante cualquier artificio, engaño, superchería, práctica supersticiosa.
Faltante: está constituido por la ausencia de Bienes confrontados con las cantidades físicas reales de existencia de Bienes y Materiales comprendidas en el activo, comparados con el que aparece en los registros contables.
Falsificación: alteración fraudulenta de un Documento, logrando apoderarse por este medio de dineros o Bienes del asegurado.
Fianza: es una obligación accesoria en virtud de la cual una o más personas responden por una obligación ajena, comprometiéndose para con el acreedor a cumplirla en todo o en parte, si el deudor principal no la cumple.
Fraude: acto mediante el cual una persona engaña a otra o aprovechándose del error en que se halla y obtiene ilícitamente alguna cosa o lucro indebido.
Fuerza Mayor o Caso Fortuito: imprevisto al que no es posible resistir, como un naufragio, un terremoto, el apresamiento de enemigos, los actos de autoridad ejercidos por un funcionario público, entre otros.
Fuerza: violencia que se ejerce sobre una persona para obtener de ella algo que no se allana a realizar voluntariamente. Como vicio del consentimiento es todo acto que infunde a una persona un justo temor de verse expuesta ella, su consorte o alguno de sus ascendientes o descendientes a un mal irreparable y grave.
Garantías: exigencias que se le formulan al Asegurado de obligarse a hacer determinada acción mediante la cual afirma o niega la existencia de una determinada situación de hecho.
Hurto calificado: acto en virtud del cual una persona se apodera de una cosa Mueble ajena, sin la voluntad de su dueño, con ánimo de lucro, con violencia sobre las personas o las cosas o colocando a la víctima de condiciones de indefensión o inferioridad o aprovechándose de tales condiciones mediante penetración o permanencia arbitraria, engañosa o clandestina, con escalamiento, o con llave sustraída o falsa, ganzúa o cualquier otro instrumento similar, o violando o superando seguridades electrónicas u otras semejantes.
Hurto simple: acto en virtud del cual una persona se apodera de una cosa Mueble ajena, sin la voluntad de su dueño con ánimo de lucro, y sin la violencia o intimidación de las personas y sin fuerza en las cosas.
Incendio: fuego grande que abrasa lo que no está destinado a arder, como edificios, edificaciones, etc.
Infraseguro: es un valor de aseguramiento inferior al precio real del Bien, en cuyo caso el Asegurador sólo está obligado a indemnizar a prorrata entre la cantidad asegurada y la que no lo está.
Inmueble: son los Bienes Raíces, las cosas que no pueden transportarse de un lugar a otro, como las tierras y las minas, y las que se adhieren permanentemente a ellas, como los edificios, los árboles, entre otros.
Interés Asegurable: es la relación jurídico-económica de una persona con otra o con una cosa, en tal forma que la conservación represente un beneficio o su pérdida un deterioro o un quebranto económico.
Intangibles: son Activos Intangibles los recursos obtenidos por un Ente Económico que, careciendo de naturaleza material, implican un Derecho o Privilegio oponible a terceros, distinto de los derivados de los otros Activos, de cuyo ejercicio o explotación pueden obtenerse beneficios económicos en varios períodos determinables, tales como patentes, marcas, derechos de autor, crédito mercantil, franquicias, así como los Derechos derivados de Bienes entregados en fiducia mercantil.
I.S.S.: Instituto de Seguros Sociales.
Muebles: son los elementos que pueden transportarse de un lugar a otro, sea moviéndose ellos a sí mismos, como los animales -semovientes-, o sea que sólo se muevan por una fuerza externa -inanimados-.
Peculado: distracción de su objeto, para usos propios o ajenos, de dineros, valores, fincas o cualquier otra cosa perteneciente al Estado, o a un organismo descentralizado o a un particular, realizada por la persona encargada de un Servicio Público del Estado o de un Organismo Descentralizado, aun cuando lo sea en comisión por un tiempo limitado y sin carácter de funcionario, si por razón de su cargo los hubiera recibido en administración, en depósito o por otra causa. Póliza: documento mercantil en el que constan las obligaciones y derechos de las partes en los contratos de seguros, fletamento y otros.
Prescripción: extinción del término que fija la ley para hacer efectiva la reclamación de un Derecho o hacer efectiva una Obligación. En materia de Seguros existen dos tipos de prescripciones: Ordinaria y Extraordinaria.
Prescripción Ordinaria: es de dos años y empieza a correr desde el momento en que el interesado haya tenido o debido tener conocimiento de los hechos.
Prescripción extraordinaria: es de cinco años y correrá contra toda clase de personas y empezará a contarse desde el momento en que nace el respectivo derecho.
Prima: contraprestación que el asegurado se obliga a satisfacer a la Compañía Aseguradora, en pago de la obligación que ésta contrae de cubrir el Riesgo, y que representa el costo del seguro.
Responsabilidad: es la obligación que tiene todo Servidor Publico o Contratista de responder por los daños, deterioro o pérdidas ocasionados sobre los Bienes que le han sido entregados para su uso, custodia, control y manejo.
Responsabilidad civil extracontractual: obligación que corresponde a una persona determinada, de reparar el daño o perjuicio causado a otra, bien por ella misma, por el hecho de las cosas, o por actos de las personas por las que deba responder.
Reticencia: disimulo de un hecho o circunstancia por la persona que se encuentra en la obligación de manifestar su existencia.
Riesgo: la posibilidad de pérdida o daño que llevan en sí las personas o las cosas. Es el suceso incierto que no depende exclusivamente de la voluntad del tomador, asegurado o beneficiario y cuya realización da origen a la obligación del asegurador.
Salvamento: partes de un Bien que se conservan después que ha sufrido un siniestro, las cuales serán retomadas por la Compañía de Seguros, cuando se repare o reponga un Bien. Valor proporcional o recuperable de un Bien cuando ha sufrido un siniestro.
Siniestro: es la realización del Riesgo previsto en el Contrato, del cual se derivan las obligaciones del Asegurador de indemnizar hasta por la suma asegurada convenida en la póliza.
Subrogación: consiste en el Derecho que tiene el Asegurador que paga un siniestro, para dirigirse contra el responsable del daño o la pérdida, a efectos de recuperar lo que tuvo que pagarle al asegurado.
Supraseguro: forma anormal de aseguramiento en el que el valor de
aseguramiento es superior al costo real del interés asegurado.
Valor de reposición o reemplazo: es el precio que tendría que pagarse para reponer el Bien, pero tomando en cuenta el potencial que tiene el Activo actual y la tecnología; es decir, excluyendo todo demérito por uso o vetustez.
Valor Nominal: es el valor que aparece registrado en los Títulos de Crédito, en capitalización, también llamado capital determinado; es el valor que el suscriptor se propone ahorrar al cabo de determinado tiempo.
7. RELACIÓN GENERAL MANUAL DE SEGUROS
El Manual de Procesos para el manejo de Seguros del Instituto de Seguros Sociales, refleja la desagregación de estos Procedimientos; muestra su diagrama general, así como la normatividad que direcciona el desarrollo de los mismos.
A continuación se realiza la presentación general de los Procesos y Procedimientos tratados en el Manual de Procesos para el manejo de Seguros, mediante sus respectivos formatos:
7.1. IDENTIFICACIÓN GENERAL DE MACROPROCESOS, PROCESOS Y SUBPROCESOS Unidad de Negocio: Vicepresidencia Administrativa.
Dependencia: Gerencia Nacional de Bienes y Servicios. Departamento o Sección: Sección Seguros.
CÓD. MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO CLIENTE PRODUCTO -
RESULTADO Aseguramiento de Activos. Activos Fijos. Área Financiera. Aseguramiento de Activos. Modificaciones a las Pólizas. Activos Fijos. Área Financiera. Ingreso y / o salida de Activos de las Pólizas. ASEGURAMIENTO Revisión y Análisis de
siniestralidad. Seguros. Determinación del Riesgo.
Reclamación por
Siniestro. Área Afectada.
Reporte del Siniestro a la Compañía Aseguradora. Liquidación del reclamo. Aseguradora. Aprobación o negación del Reclamo. SEGUROS RECLAMACIONES Indemnización por Siniestro. Aseguradora. Pago de la Indemnización en dinero o en especie.
7.2. MARCO NORMATIVO GENERAL
El Manual de Procesos para el manejo de Seguros del ISS, se fundamenta en las Reglamentaciones vigentes del Gobierno Nacional, bajo las cuales se deben regir las Entidades del Estado, teniendo en cuenta la Normatividad que hace referencia a Contrataciones con Terceros.
Basados en estas Reglamentaciones, el Instituto de Seguros Sociales ha dispuesto Normas Internas que permiten el fiel desarrollo de las mismas, con el fin de cumplir lo establecido.
Unidad de Negocio: Vicepresidencia Administrativa.
Dependencia: Gerencia Nacional de Bienes y Servicios. Departamento o Sección: Sección Seguros.
FUENTE JURÍDICA
DEL PROCESO DESCRIPCIÓN
DISPOSICIONES EXTERNAS Constitución Política de
Colombia de 1991
Artículos 209 y 269.
En los cuales se establece que las entidades públicas están obligadas a diseñar y aplicar según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno de conformidad con la Ley.
Constitución Política de Colombia de 1991
Artículo 343.
La entidad nacional de planeación que señale la Ley, tendrá a su cargo el diseño y la organización de los sistemas de evaluación de gestión y resultados de la
administración pública, tanto en lo relacionado con políticas, como con proyectos de inversión, en las condiciones que ella determine.
Ley 42 de 1993
(26 de Enero) Normas de control fiscal, establece la obligación de asegurar los Bienes Públicos.
Ley 45 de 1990
(18 de Diciembre) Mediante la cual se reglamenta la intermediación financiera y la actividad aseguradora.
Ley 80 de 1993
(28 de Octubre) Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.
Ley 87 de 1993
(29 de Noviembre) Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.
Ley 190 de 1995
(06 de Junio) Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública, y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa.
Ley 734 de 2002 Por la cual se establece el Régimen disciplinario único. Decreto 410 de 1971 Por el cual se expide el Código de Comercio.
Decreto 983 de 1998
(Noviembre 29)
Por el cual se aprueba el acuerdo Nº 1777 de 1998, del Consejo Directivo del ISS, que modifica la estructura interna del Instituto.
Decreto 1537 de 2001 Obliga a que las entidades públicas tengan políticas de administración del riesgo. Decreto 1537 de 2001Artículo 2.
Adopción y aplicación de manuales a través de los cuales se documentarán y formalizarán los procedimientos a partir de la identificación los procesos
institucionales, como instrumento que garantice el cumplimiento del control Interno.
Código de Comercio
Artículo 1066. Es una obligación del Tomador, verificar el pago de las primas ya que su incumplimiento puede ocasionar terminación del Contrato.
Código de Comercio
Artículo 1060. Establece la obligación al Asegurado de mantener el riesgo o en su defecto notificar al Asegurador respecto de las variaciones que se presenten.
Código de Comercio
artículo 1074. Establece que una vez conocido el siniestro, el Asegurado está obligado a evitar su extensión y propagación, y a proveer el salvamento de las cosas aseguradas.
Código de Comercio
Artículo 1075.
Establece que el Asegurado o el Beneficiario están obligados a dar noticia al Asegurador respecto de la ocurrencia del siniestro, dentro de los tres días siguientes a la fecha en que lo hayan conocido o debido conocer. Este término podrá ampliarse, más no reducirse por las Partes.
Código de Comercio
Artículo 1077. La "carga de la prueba" para demostrar la ocurrencia del siniestro y la cuantía de la pérdida, corresponde al Asegurado.
Código de Comercio
Artículo 1053.
Establece que la Póliza de Seguros prestará mérito ejecutivo contra el Asegurador, transcurrido un mes de presentada formalmente la reclamación, sin que el éste haya contestado, o la objeción haya sido seria y fundada.
DISPOSICIONES INTERNAS Decreto 1599 de 2005
Mediante el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno- MECI. el cual fija dentro de su subsistema de control, el manejo del riesgo, mediante la identificación, análisis, valoración e implementación de políticas de administración para el mismo.
8. SEGUROS
En esta Sección se muestra la relación general del Macroproceso de Seguros:
8.1. PROCESO DE ASEGURAMIENTO
El Instituto debe velar por la salvaguarda de todos los Bienes destinados para su uso, efectuando Aseguramiento individualizado y total de los mismos, para efectos de mantener protegido su Patrimonio y poder garantizar que cada uno de los Funcionarios realice su trabajo en óptimas condiciones, en caso de llegar a presentarse algún siniestro.
8.1.1. Generalidades del Proceso
En las siguientes páginas se presenta la relación detallada del Proceso de Aseguramiento y los respectivos Subprocesos que lo componen:
8.1.1.1. Objetivo
El Proceso de Aseguramiento tiene como objeto determinar y clasificar todos y cada uno de los Activos Asegurables, gestionar la contratación de Aseguramiento mediante la adquisición de las respectivas Pólizas de Seguros, actualizar los Bienes Asegurables, haciendo análisis minuciosos apoyados en las Estadísticas de siniestralidad presentadas para las próximas contrataciones. 8.1.1.2. Alcance
Este Proceso se inicia con la recepción de los datos de aquellos Activos que requieren cobertura, el estudio y análisis de cada uno de ellos y de las diferentes Pólizas que se contratarán para su Aseguramiento, y el análisis de las Estadísticas de siniestralidad.
8.1.2. Subprocesos
A continuación se relacionan detalladamente los Subprocesos: Aseguramiento de Activos, Modificaciones a las Pólizas, Revisión y análisis de Siniestralidad, los cuales corresponden al Proceso de Aseguramiento y al Macroproceso de
8.1.2.1. Aseguramiento de Activos 8.1.2.1.1. Flujograma Unidad Estratégica de Negocios. Área de Activos Fijos Área Financiera Sección Seguros Departamento Nacional de Presupuesto Departamento Nacional de Cuentas por pagar
Gerencia Nacional de
Tesorería Inicio
1 Solicitar relación de Activos Asegurables.
2 Consolidar la relación de Activos asegurables.
3 Determinar las Pólizas de Seguros que necesitará contratar el ISS.
4
Solicitar Certificados de Disponibilidad Presupuestal a cada Unidad de Estratégica de Negocios para iniciar procesos de contratación.
5 Aprobar Certificados de Disponibilidad Presupuestal.
6 Emitir Certificados de Disponibilidad Presupuestal.
DEPENDENCIA: Gerencia Nacional de Bienes y Servicios - Sección Seguros.
MACROPROCESO: Seguros.
PROCESO: Aseguramiento.
SUBPROCESO: Aseguramiento de Activos.
No. ACTIVIDAD
Responsable
Unidad Estratégica de Negocios. Área de Activos Fijos Área Financiera Sección Seguros Departamento Nacional de Presupuesto Departamento Nacional de Cuentas por pagar
Gerencia Nacional de
Tesorería
Realizar el proceso de contratación con el proveedor de las pólizas de seguros para el ISS, teniendo en cuenta cada riesgo.
7 Recibir las respectivas Pólizas de Seguros
contratadas.
8 Enviar a las Seccionales, Copia de las
respectivas Pólizas de Seguros.
9 Recibir y verificar las Cuentas de Cobro.
10 Elaborar la Orden de Pago.
11 Pagar las Pólizas contratadas.
12 Verificar los pagos realizados.
No. ACTIVIDAD
Responsable
PROCESO: Aseguramiento.
SUBPROCESO: Aseguramiento de Activos.
DEPENDENCIA: Gerencia Nacional de Bienes y Servicios - Sección Seguros.
MACROPROCESO: Seguros.
