Gastosdeviaje.mx es una solución en la nube que te ayudará a que tu empresa sea mas productiva automatizando labores repetitivas y tediosas
Nunca había sido más fácil elaborar
reportes de gastos
RESUMEN DEL FLUJO
RECIBE
REPORTA
AUTORIZA
CONTABILIZA
PAGA
Cada empleado tiene un buzón especial para recibir facturas de sus gastos BUZÓN PERSONAL
Casi sin tener que teclear, los reportes
de gastos se hacen con un par de clics
SIN TECLEAR
Los reportes se envían y se autorizan en una
aplicación en la nube. Sin papeles
EN DONDE SEA
Los importes e impuestos se leen desde los CFDI y se generan pólizas de forma automática AUTOMÁTICAMENTE Al marcar los reportes como pagados se envían notificaciones automáticas NOTIFICA
La información de los importes y los diferentes impuestos se leen directamente de los archivos XML de los CFDI, de tal forma que se disminuye drásticamente el tiempo de elaboración de reportes y se eliminan los errores en el llenado de reportes. El sistema con el tiempo
incluso aprende a clasificar los gastos de forma automática (si son gasolinas, hoteles, restaurantes, etc.) y brinda ayudas sobre la deducibilidad de un gasto respecto de la ley vigente. Todo lo anterior abre la posibilidad de que se puedan generar las pólizas
MIEMBROS DEL EQUIPO
ALBERTO
Es la persona que viaja todo el tiempo VENTAS
MARIO
Es el jefe de Alberto VENTASADRIANA
Es la encargada de Contabilizar los gastosCONTA
CECILIA
Es la encargada de pagar los reembolsos de gastos
TESORERIA
RECIBE REPORTA AUTORIZA CONTABILIZA PAGA
Cada persona recibe notificaciones relevantes en su correo electrónico para cada paso del flujo y también tiene un usuario y contraseña para acceder a una sencilla aplicación en la nube, la cual funciona desde un navegador de Internet en prácticamente cualquier dispositivo, sin
APLICACIÓN WEB RESPONSIVA QUE SE ADAPTA AL DISPOSITIVO
Aplicación en la nube compatible con los navegadores más populares en el mercado
PC / MAC LAPTOP
La aplicación se ajusta al tamaño de la pantalla sin perder
funcionalidad
TABLET
Máximo nivel de movilidad
SMARTPHONE SE PUEDE ACCEDER DESDE CUAQUIER PARTE
BENEFICIOS
DISMINUYE
Tiempos en elaboración de reportes y elimina errores de capturaAGILIZA
Todo el flujo de autorización ocurre en la nube, de forma ágil y sin papelAUTOMATIZA
El sistematrabaja por ti, haciendo las partes más
tediosas.
INTEGRA
Genera las pólizas deforma automática.
SIN MODIFICAR
No necesitas modificar tus sistemas actuales
FÁCIL PARA LOS
EMPLEADOS LOS CONTADORESPODEROSO PARA
CINCO BENEFICIOS
¿Por qué seguir gestionando los viáticos de la misma formaque hace 10 años cuando la tecnología ha evolucionado tanto en todos los ámbitos?
PANTALLAS DEL SISTEMA
Las siguientes pantallas muestran algunas partes del flujo de la persona que viaja. Desde el momento que recibe comprobantes en su email, hasta el momento en que solicita la autorización de un reporte de gastos de viaje.
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RECEPCIÓN DE COMPROBANTES
—
BUZÓN DE ENTRADA
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REPORTE DE GASTOS
RECEPCIÓN DE COMPROBANTES
Sigue enviando las comprobantes de tus gastos a tu cuenta de correo como siempre.
RECIBE COMO SIEMPRE
Reenvía los correos de comprobantes a una cuenta de correo especial que crearemos para tu empresa (empresa@gastosdeviaje.mx)
REENVÍA
En un minuto o dos, recibirás en tu correo una confirmación de que la factura se recibió correctamente. Si hay algún problema te enterarás en ese instante
BUZÓN DE ENTRADA
Tienes un buzón personal y privado donde llegan y se almacenan todos los comprobantes que reenviaste al sistema.
BUZÓN PERSONAL
El sistema automáticamente detecta el importe del comprobante, el medio de pago y con el tiempo detectará el tipo de gasto. No tendrás que teclear nada.
SISTEMA INTELIGENTE
Tus comprobantes de gastos ya están en el sistema seguros y respaldados. No necesitas preocuparte más por guardar papeles.
REPORTE DE GASTOS
Cuando necesites hacer tu reporte de gastos solo tendrás que llenar datos generales y seleccionar de tu lista de comprobantes.
NO MÁS EXCELES
Antes tenías que escribir importes, revisar el IVA, y teclear mucho. Ahora con un par de clics tendrás tus reportes listos.
REPORTES VELOCES
Si tu empresa tiene políticas de gastos, el sistema las verifica por ti y te informa si hay algún problema. Podrás corregir tu reporte o añadir una nota a tu jefe antes de enviarlo, ahorrando tiempo en el reembolso.
SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN
Ya no será necesario enviar sobres por mensajería o preparar papeles para firma. Ahora con un solo clic tu reporte será enviado a tu jefe.
ENVÍA CON UN SOLO CLIC
En el mismo instante que envíes tu reporte a autorizar, le llegará un correo a tu jefe indicándole que hay un reporte nuevo por autorizar.
TIEMPO REAL
Estarás enterado en todo momento del estatus de tus reportes de viaje, tanto dentro del sistema, como por medio de notificaciones por correo electrónico.
PANTALLAS DEL SISTEMA
Las siguientes pantallas muestran algunas partes del flujo de la persona que autoriza los reportes de viajes.
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NOTIFICACIÓN EMAIL
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REVISIÓN DE REPORTES
—
AUTORIZACIÓN O RECHAZO
NOTIFICACION POR EMAIL
Recibirás una notificación en tu correo en el momento que envíen un reporte de gastos para autorizar.
TIEMPO REAL
Entérate de forma inmediata de los datos generales del reporte como: importe, fechas, motivo del viaje, notas.
REVISIÓN DE REPORTES
Tu decides a que detalle revisas cada reporte. Si lo deseas puedes ver y descargar cada uno de los comprobantes.
REVISA A DETALE (O NO)
Puedes revisar en un mapa el lugar donde se realizó el gasto, muy útil para verificar si el gasto efectivamente corresponde al viaje.
VERIFICA DONDE FUE EL GASTO
El sistema revisa las políticas de gastos por ti de tal forma que solo debes prestar atención si hay advertencias o no.
AUTORIZACIÓN O RECHAZO
Con un solo clic podrás autorizar o rechazar el reporte de gastos.
AUTORIZA O RECHAZA
El sistema automáticamente enviará un mensaje al empleado informándole si su reporte fue autorizado o no. Puedes incluir un mensaje personalizado.
PANTALLAS DEL SISTEMA
Las siguientes pantallas muestran algunas partes del flujo de la persona que se encarga del registro contable de los gastos de viaje ya previamente autorizados y su posterior pago. Si se desea, se puede crear un perfil específico para alguien que solo registre pagos.
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AYUDAS DEDUCIBILIDAD
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DESCARGA DE REPORTE EN EXCEL
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GENERACIÓN DE PÓLIZAS
AYUDAS DEDUCIBILIDAD
El sistema cuenta con un motor que te ayuda a verificar la deducibilidad de un comprobante y te brinda ayuda con marco legal.
VERIFICACIÓN DE DEDUCIBILIDAD
Si bien el sistema te sugiere la deducibilidad, tu tienes el control de modificar los importes que serán deducibles.
TU TIENES EL CONTROL
Te damos un desglose de los importes autorizados por forma de pago, de tal manera que puedes fácilmente saber el importe del reembolso de lo que no fue pagado con tarjetas corporativas.
DESCARGA REPORTE EN EXCEL
Con un solo clic descarga el reporte de gastos en formato Excel con todos los importes e impuestos desglosados.
DESCARGA EXCEL
Todos los Comprobantes se encuentran respaldados en nuestra bóveda segura en la nube, pero si lo deseas puedes descargar un ZIP con todos los comprobantes.
GENERACIÓN DE PÓLIZAS
Con un solo clic descarga la póliza del viaje en cuestión, listo para importarse en tu sistema contable o ERP.
GENERA PÓLIZAS
Tenemos compatibilidad con los sistemas líderes en México y cada día agregamos nuevos sistemas a la lista:
• Aspel COI™
• Contafiscal 2000™
• CONTPAQi Contabilidad™
• Microsoft Dynamics NAV™
Si tu sistema aún no está en la lista, podemos hacer un proyecto y buscar la forma de integrarnos.
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