Augusto Hunahpú Bac Ac
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA
DIRECTORES DE LA COORDINACION TECNICA
ADMINISTRATIVA DISTRITOS ESCOLARES NUMEROS:
16-01-03 Y 16-01-04 DE ALTA VERAPAZ
Asesor: Lic. Adolfo Antonio Valdez Pineda
Universidad de San Carlos de Guatemala
FACULTAD DE HUMANIDADES
DEPARTAMENTO DE PEDAGOGÍA
Este informe fue presentado por el autor como trabajo de EPS previo a optar al grado de Licenciado en Pedagogía y Administración Educativa.
ÍNDICE
Número de página
INTRODUCCIÓN I
CAPÍTULO I. 1
DIAGNÓSTICO 1
1.1. Datos generales de la institución 1
1.1.1. Nombre de la institución. 1
1.1.2. Tipo de institución 1
1.1.3. Ubicación geográfica 1
1.1.4. Visión. 1
1.1.5. Misión. 1
1.1.6. Políticas 2
1.1.7. Objetivos. 2
1.1.8. Metas. 4
1.1.9. Estructura organizacional. 5
1.1.10. Recursos (humanos, físicos y financieros 6 1.2. Técnicas utilizadas para efectuar el diagnostico. 7
1.3. Lista de carencias 8
1.4. Cuadro de análisis y priorización de problemas. 9
1.5. Datos de la institución beneficiada. 14
1.5.1. Nombre de la institución 14
1.5.2. Tipo de institución 14
1.5.3. Ubicación geográfica 14
1.5.4. Visión. 14
1.5.5. Misión. 14
1.5.6. Políticas. 14
1.5.7. Objetivos. 14
1.5.8. Metas. 14
1.5.9. Estructura organizacional 14
1.5.10. Recursos (humanos, materiales, financieros). 15
1.6. Lista de carencias. 16
1.7. Cuadro de análisis y priorización de problemas 17 1.8. Análisis de viabilidad y factibilidad. 28
1.9. El problema seleccionado 30
CAPÍTULO II 31
PERFIL DEL PROYECTO 31
2.1. Aspectos generales. 31
2.1.1. Nombre del proyecto. 31
2.1.2. Problema. 31
2.1.3. Localización. 31
2.1.4. Unidad Ejecutora. 31
2.1.5. Tipo de proyecto. 31
2.2. Descripción del proyecto. 31
2.3. Justificación. 32
2.4. Objetivos del proyecto. 32
2.4.1. Generales. 32
2.4.2. Específicos. 33
2.5. Metas. 33
2.6. Beneficiarios. 34
2.7. Fuentes de financiamiento y presupuesto. 34 2.8. Cronograma de actividades de ejecución del proyecto. 34 2.9. Recursos (humanos, materiales, físicos, financieros) 35
CAPÍTULO III. 37
PROCESO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO. 37
3.1. Actividades y resultados. 37
3.2. Productos y logros. 39
CAPITULO IV 72
PROCESO DE EVALUACIÓN. 72
4.1. Evaluación del diagnóstico. 72
4.2. Evaluación del perfil. 74
4.3. Evaluación de la ejecución. 76
4.4. Evaluación final. 77
CONCLUSIONES. 79
RECOMENDACIONES 80
BIBLIOGRAFIA 81
APENDICE 82
ANEXO 90PEN
i
INTRODUCCION
El Ejercicio Profesional Supervisado (EPS), como parte de la carrera de Licenciatura en Pedagogía y Administración Educativa, de la Facultad de Humanidades, en la Universidad de San Carlos de Guatemala, constituye la socialización y aplicación de las experiencias de aprendizaje obtenidas a lo largo de los cursos trabajados durante cuatro semestres. Es a través del EPS que logra el estudiante la posibilidad de convertirse en agente de cambio dentro del ámbito de la administración educativa. Dicho ejercicio profesional se realiza para que el futuro profesional mejore la calidad en el desempeño de su función como administrador, mediante un trabajo pedagógico organizado, científico y técnico, que permita al estudiante de la universidad proyectarse socialmente en la realización de tareas de administración, docencia, investigación y servicio.
El Ejercicio Profesional Supervisado (EPS) fue realizado en la Dirección Departamental de Educación del Alta Verapaz, con sede en la ciudad de Cobán como Institución patrocinante y en la Coordinación técnica administrativa de los distritos escolares números: 16-01-03 y 16-01-04 de Alta Verapaz con sede en el municipio de Cobán, como institución beneficiada, durante el periodo correspondiente del mes del Julio al mes de Octubre del año dos mil ocho, el cual se desarrolló en cuatro etapas, la cuales se describen a continuación de forma general: a) Diagnóstico institucional: consistió en la recopilación de información sobre la dirección departamental de Educación de Alta Verapaz con sede en la ciudad de Cobán y de la Coordinación técnica administrativa de los distritos escolares números: 16-01-03 y 16-01-04 de Alta Verapaz, con el objetivo de identificar, priorizar y definir un problema a la vez realizar el análisis de viabilidad y factibilidad a las alternativas de solución identificadas. Una vez identificado y priorizado el problema en la institución beneficiada se pretende solucionar dicho problema a través de elaboración de un documento que contenga instrumentos que brinden una solución de necesidades administrativas de la coordinación.
b) Formulación del perfil de proyecto: consistió en definir claramente los elementos que caracterizan el proyecto seleccionado tomando en cuenta la problemática observada en el la institución beneficiada para definir y establecer el nombre un
ii proyecto que ayude a mejorar la tarea administrativa en la institución , en este caso se hizo énfasis en los procedimientos administrativos de los directores de la mencionada coordinación quienes son los principales beneficiarios y responsables de la aplicación del manual en favor de la comunidad educativa que dirigen, asimismo las fuentes de financiamiento de la elaboración del manual el cual incluye una fundamentación teórica basada en leyes y normas que rigen la educación en Guatemala.
c) Ejecución: Consistió en la realización detallada de las actividades previstas, teniendo en cuenta un margen de flexibilidad debido a que en el desarrollo de las mismas surjan acontecimientos inesperados.
d) Evaluación: esta consistió en la verificación de los logros alcanzados durante cada una de las etapas del Ejercicio Profesional Supervisado y una evaluación general, que engloba los resultados obtenidos de forma general.
Luego de la ejecución de cada una de estas etapas, se procedió al análisis de los resultados obtenidos en cada una, deduciendo así las conclusiones y recomendaciones.
La realización del Ejercicio Profesional Supervisado permitió aplicar las técnicas y herramientas adquiridas en los cursos de formulación de proyectos y la propedéutica propiamente dicha, siendo en su mayoría de manera activa y participativa dentro del contexto de la Dirección Departamental de Educación.
Al final del informe, aparecen las conclusiones, recomendaciones, bibliografía y los apéndices y anexos que contiene todas las herramientas utilizadas en el EPS, para recopilar la información que sirvió de base para la estructura del presente informe.
1
CAPITULO I
DIAGNOSTICO
1.1 Datos generales de la institución
1.1.1 Nombre de la institución:
Dirección Departamental de Educación sede departamental de Cobán, Alta Verapaz
1.1.2 Tipo de institución:
Semiautónoma porque tiene derechos y responsabilidades en la toma de decisiones para equilibrar en las contrataciones de Técnicos Auxiliar 1 y 2 bajo el renglón 011 y 021. Reubicaciones de personal docente y administrativo postulaciones, creaciones, cierre y traslado de establecimiento.
1.1.3. Ubicación geográfica:
La Dirección Departamental de Educación esta ubicada en la 1ª. Calle 5-19 zona 1 de la ciudad de Cobán departamento de Alta Verapaz.
1.1.4 Visión de la institución:
Formar ciudadanos con carácter, capaces de aprender por sí mismos, orgullosos de ser guatemaltecos, empeñados en conseguir su desarrollo integral, con principios, valores y convicciones que fundamentan su conducta.
1.1.5 Misión de la institución:
Somos una Institución evolutiva, organizada, eficiente y eficaz, generadora de oportunidades de enseñanza-aprendizaje, orientada a resultados, que aprovecha diligentemente las oportunidades que el siglo XXI le brinda y comprometida con una Guatemala mejor.1
2
1.1.6 Políticas de la Institución:
1.1.6.1 Políticas Generales.
9 Avanzar hacia una educación de calidad
9 Ampliar la cobertura educativa incorporando especialmente a los niños y niñas de extrema pobreza y de segmentos vulnerables.
9 Justicia social a través de equidad educativa y permanencia escolar.
9 Fortalecer la educación bilingüe Intercultural.
9 Implementar un modelo de gestión transparente que responda a las necesidades de la comunidad educativa.
1.1.6.2 Políticas Transversales.
9 Aumento de la inversión educativa
9 Descentralización,
9 Fortalecimiento de la institucionalidad del sistema educativo nacional.2
1.1.7 Objetivos.
9 Asegurar que las herramientas, documentos e instrumentos curriculares respondan a las características, necesidades y aspiraciones de cada uno de los pueblos que conforman nuestro país.
9 Incrementar la cobertura educativa en todos los niveles del sistema, con equidad, pertinencia cultural y lingüística.
9 Implementar programas y mecanismos con énfasis en la niñez en situación de pobreza extrema y pobreza, que aseguren el derecho y la obligación de recibir la educación inicial, preprimaria, primaria y básica, dentro de los límites de edad que fija la ley. Se incrementarán las acciones para asegurar que el estudiante concluya el ciclo correspondiente.
3
9 Fomentar la cultura y cosmovisión de los pueblos indígenas por medio del fortalecimiento de una educación pertinente, bilingüe y multicultural que se incorpore a un mundo global.
9 Fortalecer el sistema educativo nacional para garantizar la calidad y pertinencia del servicio en todos los niveles educativos y sectores; y que permita a los egresados del sistema incorporarse al diálogo en contextos multiculturales y globalizados. Estimular la participación social en la transformación educativa, con procesos claros, democráticos y descentralizados, que incorporen el proceso educativo al quehacer comunitario.
9 Promover el aumento de la inversión del sistema escolar, que permita financiar las intervenciones educativas necesarias para alcanzar las metas comprometidas a nivel
9 Avanzar sobre la base del marco normativo existente hacia la realización de un proceso de descentralización del sistema educativo. Un elemento fundamental en este proceso es el fortalecimiento de los consejos municipales de educación, lo cual contribuirá a la transparencia de la política educativa.
9 Promover un programa específico que busque el fortalecimiento de la auditoría social, que incluye la capacidad de construir propuestas, el monitoreo y la evaluación.
9 Fortalecer el sistema educativo nacional para garantizar la calidad y pertinencia del servicio en todos los niveles, con visión de largo plazo.3
4
1.1.8 Metas de la institución:
9 Capacitar a los alumnos, docentes y supervisores en diferentes áreas de la educación.
9 Dotar a los alumnos y docentes de materiales educativos y equipo educativos.
9 Verificación de la calidad de visitas y monitoreo de los establecimientos educativos
9 Emitir nombramientos del renglón 011 y contratos del renglón 021.
9 Implementación de carreras técnicas (informática, turismo, diseño grafico, etc.)
9 Homologación y certificación de carreras.
9 Certificación del PEI.
9 Docentes beneficiadas con el programa del Bienestar Magisterial.
9 Alumnos beneficia con el programa de becas y subvenciones.
9 Docentes beneficiados con el programa de bono por ruralidad.
9 Alumnos beneficiados con el programa de gratuidad educativa.
9 Personal capacitado de educación bilingüe.
9 Población beneficiada mediante la implementación del modelo EBI y Currículo por pueblos.
9 Implementar el proceso de reestructuración en la Dirección Departamental.
9 Procesos sustantivos transferidos a la Dirección Departamental (Recursos humanos, programas y adquisiciones, supervisión y planificación educativa).
9 Implementación del modelo de apoyo a la gestión escolar.4
5
1.1.9 Estructura Organizacional.
9 Director Departamental de Educación
9 Asesoría Jurídica
9 Secretaria
9 Oficina de Servicio a la comunidad (OSC)
9 Unidad de Desarrollo Educativo (UDE)
9 Unidad de Desarroll0o Administrativo (UDA)
9 Unidad de Planificación y Administración Financiera (UDAF)5
DIRECTOR DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN Asesoría Jurídica Planificación Educativa Auditoría Interna Comunicación Social Sub-Dirección Administrativa Financiera Departamento de Recursos Humanos Departamento Administrativo Sub-Dirección de Fortalecimiento a la Comunidad Educativa Departamento de Coordinación de Programas de Apoyo Departamento de Organización Escolar Sub-Dirección Técnico Pedagógica Análisis Documental Inventario Operaciones de Caja
Registro y Seguimiento presupuestario
Reclutamiento y Selección de
Personal Gestión y Desarrollo
de Personal
JADO Adquisiciones
Atención al Público Departamento
Financiero
Determinación de la Demanda
Infraestructura Escolar Almacén Servicios Generales Departamento de Asistencia Pedagógica y Dirección Escolar Departamento
Aseguramiento de la Calidad Departamento de
Entrega Educativa
Investigación y Evaluación Pedagógica Acreditación y Certificación Proyectos Educativos Institucionales Educación Escolar Educación Extraescolar Capacitación Docente JCP Desarrollo Magisterial Página 1
Estructura Organizativa Propuesta
Dirección Departamental Tipo C
jueves, 03 de julio de 2008
Elaborado por: Coordinación de Direcciones Departamentales Informática
Desarrollo Institucional
5. Manual de Operaciones de la Dirección Departamental, Cobán, A.V. Ministerio de Educación, 2008. Fuente: Unidad de recursos humanos de la Dirección Departamental, Cobán, A.V
6
1.1.10 Recursos: (Humanos, Físicos, Financieros)
Humanos:
Personal Administrativo: 107 servidores públicos administrativos,
distribuidos en las diferentes dependencias internas de la Dirección Departamental de Educación
Usuarios: Todos los docente y administradores de los sectores públicos y
privados de los niveles preprimaria, primario y medio.
Personal Operativo: 10 conserjes
Físicos:
La Dirección Departamental de Educación de Alta Verapaz esta ubicada en la 1ª. Calle 5-19 zona 1 de la ciudad de Cobán departamento de Alta Verapaz, cuenta con un edificio propio, teniendo los siguientes ámbitos
Siendo sus siguientes ambientes: 6
No. Ambientes Cantidad
1. Oficinas 15
2. Salón para aulas 01
3. Sanitarios ( femenino, masculino) 04
4 Parqueo para vehículos 01
No. Descripción del mobiliario, equipo y materiales Cantidad
1. Escritorios de oficina 107
2. Sillas 150
4. Computadoras 80
5. Pizarrón 20
7. Archivadores 42
8. Teléfonos fax 02
9. Extensiones telefónicas 57
10. Fotocopiadoras 02
11. televisores 03
7
Financieros:
El presupuesto para el funcionamiento de la coordinación es asignada por el Ministerio de Educación, la cual asciende a Q.3231000,000.00 (trescientos veintitrés millones de quetzales), las cual es administrada por la Unidad de Apoyo financiero de la Dirección Departamental UPAF, y otras instituciones gubernamentales y no gubernamentales así como programas que apoyan al sector educativo en el departamento.
1.2. Técnica utilizada para el diagnóstico
Para poder especificar las técnicas utilizadas en el diagnostico es necesario que se indique el proceso en que se ejecutó el mismo, por lo que a continuación se presenta el orden en que se realizó el diagnostico.
Lo primero consiste en detectar los problemas existentes dentro de la institución, a este paso se le llama detección, para lo cual se utilizaron las siguientes técnicas:
- Lluvia de ideas
- Interrogatorio
- Observación
12. Retroproyectores 05
13. Equipo de Amplificación 01
14. Maquina de escribir 12
8
1.3 Lista de carencias
Con las técnicas mencionadas se logró un listado de problemas:
1. Los directores no leen lo suficiente sobre procedimientos administrativos.
2. No conocen los procedimientos que se tienen que seguir para darle solución a los trámites administrativos
3. No existe un documento que orienten los procedimientos administrativos adecuadamente.
4. Los administradores desconocen gran parte documentos sobre educación.
5. No se cuenta con suficiente material educativo sobre trámites administrativos.
6. No hay adecuados canales de comunicación entre administradores e interesados.
7. Poca voluntad del administrador para darle solución a los trámites administrativos.
8. No se atiende adecuadamente a los usuarios.
9. Poca relación con la comunidad educativa y otras instituciones.
10. Poca asignación presupuestaria para la institución.
11. Poco conocimiento sobre administración pública.
12. Mala administración de los recursos del Estado.
13. Personal poco preparado.
14. Poca aplicación de las relaciones humanas.
1.4 Cuadro de Análisis y priorización de problemas
Seguidamente se procedió a seleccionar un problema por cada grupo de carencias y tratando de proponer opciones de solución por cada uno de los problemas, tomando en cuenta los factores que los producen. Esto se logro durante una reunión de trabajo en donde participó un representante del director departamental, personal administrativo y coordinadores técnicos administrativos de algunos sectores del departamento de Alta Verapaz, siendo el Jueves 07 de Agosto de 2008.
9
Problemas Factores que los producen Soluciones
1. Desconocimiento sobre procedimientos administrativos en las coordinaciones
técnicas
administrativas.
1. Los directores no leen lo suficiente sobre procedimientos administrativos.
2. No conocen los procedimientos que se tienen que seguir para darle solución a los trámites administrativos.
3. No existe un documento que orienten los procedimientos administrativos adecuadamente.
4. Los administradores desconocen gran parte documentos sobre educación.
1. Organizar talleres de sensibilización dirigido a directores sobre el conocimiento de documentación educativa.
2. Organizar un taller de socialización dirigido a directores sobre procedimientos administrativos.
3. Elaborar un manual de procedimientos administrativos.
4. Elaborar una compilación de documentos que apoyen la administración educativa.
2. Retraso en la resolución de trámites administrativos.
1. No se cuenta con suficiente material educativo sobre trámites administrativos.
2. No hay adecuados canales de
comunicación entre administradores e interesados.
3. Negligencia o poca voluntad del administrador para darle solución a los trámites administrativos.
1. Elaborar una compilación sobre documentos que apoyen y agilicen la solución de trámites administrativos.
2. Organizar cursos de relaciones humanas.
3. Organizar talleres de sensibilización sobre la atención
Correcta atención a los usuarios de la institución.
3. Malas relaciones Humanas entre el
personal o incomunicación.
1. No se atiende adecuadamente a los usuarios.
2. No hay adecuados canales de comunicación entre servidores y usuarios.
3. Poca relación con la comunidad
1. Organizar talleres de sensibilización sobre relaciones humanas.
2. Organizar un sistema de información interinstitucional.
10 educativa y otras instituciones. proyección a la comunidad.
4. Insuficiente mobiliario y equipo
1. Poca asignación presupuestaria para la institución.
3. Gestionar apoyo sobre mobiliario y equipo en otras instancias.
5. Insuficiente presupuesto para cubrir las necesidades de la población educativa.
1. Poco conocimiento sobre administración pública.
2. Mala administración de los recursos del Estado.
1. Organizar cursos sobre administración publica.
2. Establecer mecanismos que mejoren la administración de los recursos del Estado.
6. Mala atención a los usuarios.
1. Personal incompetente.
2. Pocas relaciones humanas.
1. Contratar personal preparado adecuadamente para cada dependencia de la Dirección Departamental de Educación
2. Organizar un taller de sensibilización sobre relaciones humanas dirigido a los servidores públicos.
11
MATRIZ DE PRIORIZACION
Después de la detección de problemas en base a las carencias detectadas en la institución se realiza la priorización de los problemas utilizando la técnica matriz de priorización, siendo el siguiente procedimiento:
• Se realizó una reunión de trabajo en donde participó un representante del director departamental, personal administrativo y coordinadores técnicos administrativos de algunos sectores del departamento de Alta Verapaz el día viernes 08 de Agosto de 2008, conforme el ordenamiento por pares de los problemas detectados, se anotó la parte de arriba y en la columna izquierda de la matriz, cada uno de los problemas, cada cuadro representa un par de comparaciones de los puntos listados.
• Conforme las respuestas de importancia de cada problema, se anotó el problema
elegido en el cuadro de intersección, en una lista aparte se escriben las razones dadas.
Al completar el cuadro se sumó el número de veces en que cada problema se repite, el problema que obtuvo el mayor número de repeticiones quedo como el numero uno y así sucesivamente, conforme orden de prioridad.7
7. VALDES PINEDA, Adolfo Antonio. La Aplicación de la metodología participativa y sus resultados en la autogestión comunitaria con equidad de género. Guatemala. 1998. p.29
12 PROBLEMAS O NECESIDADES 1 De scon ocimie nto sob re pro c e d im ientos admini s trati v os en l a s co ordina ci one s té cni c as admini s trati v as. 2. Retraso en la re solu ció n de trámit es admini s trati v os. 3. Malas rel a cio n e s Hum ana
s entre e
l personal o incom uni ca ci ón. 4. Insuficient e mobilia
rio y equipo
5
. Insufi
ciente pre s u pue sto pa ra cub rir l a s necesi dade s
de la pobl
aci
ón edu
cati
va.
6.
Mala atención a lo
s u s u a rio s .
1. Desconocimiento sobre
procedimientos
administrativos en las coordinaciones técnicas administrativas.
1 1 1 1 1
2. Retraso en la resolución
de trámites administrativos. 1 2 2 2 2
3. Malas relaciones
Humanas entre el personal o incomunicación.
1 2 3 3 6
4. Insuficiente mobiliario y
equipo 1 2 3 5 6
5. Insuficiente presupuesto
para cubrir las necesidades de la población educativa.
1 2 3 5 6
6. Mala atención a los
13 Numero
de problema y
cantidad de votos
PRIORIDAD PROBLEMA
1 = 10 PRIORIDAD 1 Desconocimiento sobre procedimientos administrativos en las coordinaciones técnicas administrativas.
2 = 8 PRIORIDAD 2 Retraso en la resolución de trámites administrativos.
6 = 6 PRIORIDAD 3 Mala atención a los usuarios.
3 = 4 PRIORIDAD 4 Malas relaciones Humanas entre el personal o incomunicación.
5 = 2 PRIORIDAD 5 Insuficiente presupuesto para cubrir las necesidades de la población educativa.
Por prioridad se sugiere apoyar a una de las Coordinaciones Técnicas Administrativas de Alta Verapaz, por ser estas las dependencias que atienden a la mayoría de la población educativa y que cuenta con mayor numero de directores y docentes bajo su mando, en este caso nos enfocaremos específicamente a la coordinación de los distritos escolares números: 16-01-03 y 16-01-04 del municipio de Cobán, departamento de Alta Verapaz, por ser una de las que goza de amplitud en atención educativa.
14
1.5. Datos de la institución beneficiada.
1.5.1. Nombre de la institución:
Coordinación técnica administrativa distritos escolares números: 16-01-03 y 16-01-04 del municipio de Cobán, departamento de Alta Verapaz.
1.5.2. Tipo de institución: Administrativo- educativo
1.5.3. Ubicación geográfica:
Centro Educativo Municipal “CEM”, Kilometro 211, Colonia Sachamach, zona 12, Cobán, Alta Verapaz.
1.5.4. Visión
1.5.5. Misión. 1.5.6. Políticas. 1.5.7. Objetivos. 1.5.8. Metas.
NOTA: La Coordinación Técnica Administrativa, no cuenta con una visión, misión,
políticas, metas y objetivos, porque trabaja para en base las mismas que maneja la Dirección Departamental de Educación de Alta Verapaz y el Ministerio de Educación de Guatemala.
1.5.9. Estructura organizacional8
DIRECTOR DEPARTAMENTAL DEL EDUCACION DE ALTA VERAPAZ
Coordinador Técnico Administrativo Secretario
Directores
Docentes
15
1.5.10. Recursos (humanos, materiales, financieros)
1.5.10.1 Recursos Humanos:
Personal administrativo:
1 Coordinador Técnico Administrativo 1 Secretario
Personal a cargo del CTA:
48 Directores de las Escuelas del Nivel Preprimaria y Primaria
1.5.10.2 Recursos Físicos de la coordinación9
No. Ambientes Cantidad
1. Despacho 1
2. Secretaria 1
1.5.10.3 Recursos Materiales:
No. Descripción del equipo, mobiliario y materiales Cantidad
1 Escritorios de oficina 3
2 Sillas 6
3 Computadora 2
4 Archivadores 2
5 Máquina de escribir 1
6 Librera 1
1.5.10.4 Recursos Financieros:
La Coordinación Técnica Administrativa no cuenta con fondos propios, las necesidades básicas como por ejemplo papelería y suministros varios, son obtenidos a través de vales o envíos cubiertos por la Dirección Departamental a través de la Unidad de Apoyo Financiero.
1.6 Técnica utilizada para el diagnóstico
Para poder especificar las técnicas utilizadas en el diagnostico es necesario que se indique el proceso en que se ejecutó el mismo, por lo que a continuación se presenta el orden en que se realizó el diagnostico.
16 Lo primero consiste en detectar los problemas existentes dentro de la institución, a este paso se le llama detección, para lo cual se utilizaron las siguientes técnicas:
- Lluvia de ideas
- Interrogatorio
- Observación
Para la priorización se utilizó la técnica de los números para el primer momento de la priorización para que luego de detectar problemas, quedaran únicamente cinco para ordenarlos de acuerdo a la técnica de priorización por objetivos de la Coordinación Técnica Administrativa y de Ministerio de Educación.
1.7 Lista de carencias.
Para obtener el listado de carencias de la Coordinación técnica
administrativa distritos escolares números: 16-01-03 y 16-01-04 fue
necesario realizar una reunión con el personal para que a través de
la técnica de la lluvia de ideas se orientara el apoyo a la institución
de acuerdo a lo priorizado por la sección de Humanidades de la
Universidad de San Carlos de Guatemala, extensión Cobán, Alta
Verapaz, en relación a su objetivo, teniendo como listado de
problemas o necesidades las siguientes
:1. Poca lectura de documentos administrativos.
2. Poco interés por parte de los directores para Informarse sobre el llenado de documentos.
3. No se cuenta con un manual o guía para el llenado de documentos administrativos.
4. Poco conocimiento sobre registros y controles.
17 6. En las instalaciones del Centro educativo municipal funcionan varias dependencias del
Ministerio de Educación.
7. El espacio que ocupa la coordinación técnica administrativa es muy reducido.
8. Los directores no leen lo suficiente sobre procedimientos administrativos.
9. No conocen los procedimientos que se tienen que seguir para darle solución a los trámites administrativos.
10. No existe un documento que orienten los procedimientos administrativos adecuadamente.
12. Mala comunicación entre personal administrativo y docente de la coordinación.
13. Poco respeto a la jerarquía operacional de la coordinación.
14. Poca practica valores entre personal administrativo y docente de la coordinación
1.8 Cuadro de análisis y priorización de problemas.
Para realizar el análisis de los problemas en base a las carencias identificados en la institución se elaboro el siguiente cuadro, en donde se determinaron que problemas producen dichos los factores y sus posibles soluciones.
Problemas Factores que lo producen Soluciones
1. Deficiencia en el llenado de documentos
administrativos.
1. Poca lectura de documentos administrativos.
2. Poco interés por parte de los directores para Informarse sobre el llenado de documentos.
3. No se cuenta con un manual o guía para el llenado
de documentos administrativos.
1. Elaboración de un documento que compile de documentos administrativos.
2. Ejecución de un taller de capacitación sobre el llenado de instrumentos administrativos.
3. Elaboración de una guía o manual sobre el llenado de documentos administrativos
2. Insuficientes conocimientos
1. Poco conocimiento sobre registros y controles.
1. Elaboración de un manual sobre registros y controles
18 sobre registros y
controles
administrativos. 2. No se cuenta con documentos que orienten el uso de registros y controles.
utilizados en la administración educativa.
2. Elaborar una compilación de registros y controles.
3. Insuficiente físico en la coordinación
técnica
administrativa.
1. En las instalaciones del Centro educativo municipal
funcionan varias dependencias del Ministerio
de Educación.
2. El espacio que ocupa la
coordinación técnica administrativa es muy reducido
1. Descentralización de las dependencias del Ministerio de educación.
2. Ampliar el espacio físico de la coordinación.
3. Reubicar la coordinación en un espacio más amplio.
4.
Desconocimiento sobre
procedimientos administrativos por parte de directores de la Coordinación Técnica
Administrativa.
1. Los directores no leen lo
suficiente sobre procedimientos
administrativos.
2. No conocen los procedimientos que se tienen que seguir para darle solución a los trámites administrativos.
3. No existe un documento que orienten los procedimientos
administrativos adecuadamente.
1. Organizar talleres de sensibilización dirigido a directores sobre el conocimiento de documentación educativa.
2. Organizar un taller de socialización dirigido a directores
sobre procedimientos administrativos.
3. Elaborar un manual de procedimientos administrativos. 5. Deficientes relaciones interpersonales entre personal administrativo y personal docente.
1. Mala comunicación entre personal administrativo y docente de la coordinación
2. Poco respeto a la jerarquía
operacional de la coordinación.
3. Poca practica valores entre personal administrativo y docente de la coordinación
1. Organizar un taller de sensibilización sobre el tema de “Relaciones Interpersonales”
2. Elaboración de un manual de funciones para la coordinación.
3. Elaborar un organigrama funcional para la coordinación.
19 La priorización se realizó utilizando la técnica de matriz de priorización, la que se presenta a continuación.
MATRIZ DE PRIORIZACION
Después de la detección de problemas se realiza la priorización conforme la técnica matriz de priorización, siendo el siguiente procedimiento:
• Reunión con profesionales de la Coordinación Técnica Administrativa distritos escolares números: 16-01-03 y 16-01-04 el día 20 de Agosto de 2008. Priorizar a través de preguntas directas a los profesionales de la Institución, y conforme el ordenamiento por pares de los problemas detectados, se anotó la parte de arriba y en la columna izquierda de la matriz, cada uno de los problemas, cada cuadro representa un par de comparaciones de los puntos listados.
• Conforme las respuestas de importancia de cada problema, se anotó el problema elegido en el cuadro de intersección, en una lista aparte se escriben las razones dadas.
• Al completar el cuadro se sumó el número de veces en que cada problema se repite, el problema que obtuvo el mayor número de repeticiones quedo como el numero uno y así sucesivamente, conforme orden de prioridad.101
10. VALDES PINEDA, Adolfo Antonio. La Aplicación de la metodología participativa y sus resultados en la autogestión comunitaria con equidad de género. Guatemala. 1998. p.29
20 NECESIDADES 1. Deficiencia en el llena do de
documentos administrativos. 2.
Insuficientes con
o
cimientos sobre
registros y controles ad
ministrativos.
3
. Insuficiente espa
cio físico
en la
coordinació
n técnica ad
ministrativa.
4.
Desconocimiento sobre
procedimientos administrativos por
parte
de directore
s
de la Coordinación T
é cnica Adm inistrativa. 5 . Deficientes relaciones
interpersonales entre personal administrativo y personal docent
e.
1. Deficiencia en el llenado
de documentos administrativos.
1 1 4 5
2. Insuficientes conocimientos sobre registros y controles administrativos.
2 2 4 2
3. Insuficiente espacio físico en la coordinación técnica administrativa.
1 2 4 3
4. Desconocimiento sobre
procedimientos
administrativos por parte de directores de la Coordinación Técnica Administrativa.
4 4 4 5
5. Deficientes relaciones interpersonales entre personal administrativo y personal docente.
21 4 = 7 PRIORIDAD 1 Desconocimiento sobre procedimientos administrativos por parte de
directores de la Coordinación Técnica Administrativa.
2 = 5 PRIORIDAD 2 Insuficiente espacio físico en la coordinación técnica administrativa.
5 = 4 PRIORIDAD 3 Deficientes relaciones interpersonales entre personal administrativo y personal docente.
1 = 3 PRIORIDAD 4 Deficiencia en el llenado de documentos administrativos.
3 = 1 PRIORIDAD 5 Insuficiente físico en la coordinación técnica administrativa.
LUGAR: Cobán Alta Verapaz FECHA: Agosto 14 de 2008
Definición del problema o necesidad
La definición del problema o necesidad a resolver se realizó a través de la grafica del árbol de problemas y árbol de objetivos, en el cual se detectaron las principales causas y efectos del problema así como las situaciones insatisfechas y las alternativas de solución del mencionado problema.
La definición del problema consiste en establecer las causas y los efectos del problema priorizado, por lo cual nos planteamos las siguientes preguntas:
Para las causas:
¿Por qué los directores de los distritos escolares 16-01-03 y 16-01-04 Tienen poco conocimiento sobre procedimientos administrativos?.
Para los efectos:
¿En que afecta el poco conocimiento de procedimientos administrativos a los directores de los distritos escolares 16-01-03 y 16-01-04?.
Este procedimiento tiene por objeto convertir las causas consideradas como situaciones negativas en el arbol de problemas a situaciones positivas en el arbol de objetivos, los cuales nos serviran de base para la busqueda de opciones de solucion
22 al mencionado problema. Remover esas causas es el gran objetivo de todo proyecto.112
ÁRBOL DE PROBLEMAS
Técnica causa y efecto.
11. PNUD. Metodologías y técnicas especificas para la formulación y evaluación de proyectos en la esfera de la educación. Modulo II. Costa Rica. 1993. p.63
Poco conocimiento sobre
procedimientos administrativos por parte de los directores de los distritos de la Coordinación Técnica
Administrativa distritos escolares números 16-01-03 y 16-01-04
Incapacidad de darle seguimiento a los trámites por ignorancia de la legislación educativa.
Inversión de mas recursos para la solución de de tramites administrativos.
Tramites inconclusos o llevan mas tiempo en resolverse por la incapacidad de los directores.
Los directores no leen lo
suficiente sobre procedimientos
administrativos.
No conocen los
procedimientos que se tienen que seguir para darle solución a los trámites administrativos.
No existe un documento que orienten los procedimientos
administrativos adecuadamente.
EFECTOS
23
El árbol de objetivos
Un instrumento sencillo y útil para la visualización de alternativas de solución a un problema es el Arbol de Objetivos, o Arbol de Medios - Fines. Como el Arbol del Problema era una secuencia encadenada de abajo-arriba de causas-efectos, el árbol de objetivos será el flujo interdependiente de medios-fines.
Para su construcción, basta "invertir" cada una de las causas y efectos detallados en el árbol del problema. Así, si el problema era carencia, la solución será suficiencia. Es como si dijéramos que el Arbol del Problema es el "negativo" de la película y su manifestación en contrario el "positivo" o revelado, es decir, el "Arbol de Objetivos".
Una vez verificada la lógica y la pertinencia del árbol de objetivos, se dispone de referencias adecuadas para la búsqueda y planteamiento de alternativas para resolver el problema. Los "medios fundamentales" son los del nivel inferior: constituyen las "raíces" del árbol y en torno ellos se deberán procurar las alternativas.
Para cada base del árbol de objetivos (medios fundamentales) se debe buscar creativamente una acción que lo concrete efectivamente en la práctica. Se busca contestar la pregunta: ¿Cuáles son las estrategias o acciones que posibilitan los medios inferiores del árbol de objetivos?.
24
ÁRBOL DE OBJETIVOS
Fortalecimiento en materia de procedimientos administrativos a los directores de la Coordinación Técnica Administrativa de los distritos escolares números 03 y 16-01-04
Agilización y seguimiento de los trámites en base a la legislación educativa.
Optimización de los recursos durante la búsqueda de soluciones a los trámites administrativos.
Concluir y darle solución a los trámites en el menor tiempo posible.
Actualización de los directores en materia de legislación educativa
Actualización de los directores en materia de procedimientos
administrativos
Elaboración de un manual de
procedimientos administrativos.
25 Enseguida, cada acción propuesta debe examinarse en los siguientes aspectos:
i) Estimar su nivel de incidencia en la solución del problema.
ii) Dar prioridad a las de mayor porcentaje de incidencia presumible.
iii) Verificar en forma preliminar la factibilidad (física, técnica, presupuestaria, institucional, cultural) de las acciones propuestas.
iv) Verificar el grado de interdependencia entre las acciones propuestas y agrupar las que sean complementarias. Cada agrupación de acciones complementarias podrá configurar una alternativa.
Si en la verificación de incidencia encontramos que dos estrategias propuestas como alternativas no son excluyentes, entonces es bien probable que ambas se refuercen para el cumplimiento del resultado esperado. Por lo tanto, deberían considerarse como componentes complementarios de la alternativa planteada.
La técnica causa y efecto permite visualizar de mejor manera aquellas causas que se pueden atender y constituirse en objetivos del posible proyecto, contribuyendo así a resolver una parte de la problemática identificada en la Institución
Identificación de alternativas de proyectos.
Identificar alternativas de solución de proyectos por medio de la técnica de
estrategias consistió en anotar del lado izquierdo las causas en forma negativa o
situación insatisfecha y al otro extremo derecho las causas en forma positiva o
situación satisfecha, para llenar la información fue necesario plantearse la pregunta:
¿Qué puedo hacer para convertir la situación insatisfecha en situación satisfecha?
Las sugerencias se dieron a través de la técnica lluvia de ideas y se anotaron en el
26
ESTRATEGIAS DE TRABAJO
SITUACION INSATISFECHA
ESTRATEGIAS SITUACION SATISFECHA
INCAPACIDAD DE DARLE
SEGUIMIENTO A LOS
TRÁMITES POR IGNORANCIA
DE LA LEGISLACIÓN
EDUCATIVA
Elaboración de un compendio de documentos sobre legislación educativa
Agilización y seguimiento de los trámites en base a la legislación educativa.
INVERSIÓN DE MAS
RECURSOS PARA LA
SOLUCIÓN DE DE TRAMITES
ADMINISTRATIVOS
Ejecución de un taller de sensibilización sobre la optimización de los recursos
Optimización de los recursos durante la búsqueda de soluciones a los tramites administrativos
TRAMITES INCONCLUSOS O
LLEVAN MAS TIEMPO EN
RESOLVERSE POR LA
INCAPACIDAD DE LOS
DIRECTORES
Elaboración de un manual de procedimientos
administrativos para directores.
Concluir y darle solución a los tramites en el menor tiempo posible auxiliándose por el manual de procedimientos
administrativos.
De acuerdo a la información obtenida en la técnica de estrategias se identificaron las siguientes alternativas de solución:
No. Alternativa de solución como idea proyecto.
1 Elaboración de un compendio de documentos sobre legislación educativa. 2 Ejecución de un taller de sensibilización sobre la optimización de los recursos. 3 Elaboración de un manual de procedimientos administrativos para directores.
De acuerdo a la información del cuadro anterior se procedió al llenado de una ficha técnica por cada idea proyecto, y así poder ayudar al proceso de análisis de viabilidad y factibilidad.
27 La ficha técnica consistió en la concretización de la idea del proyecto, se incluyo una estimación aproximada de los costos y beneficios del proyecto. Se obtiene la información acerca de: beneficiarios, localización de beneficiarios, monto aproximado de la inversión, fuente probable de financiamiento, etc.
La ficha técnica
Consiste en la concretización de la idea del proyecto, se incluye una estimación aproximada de los costos y beneficios del proyecto. Se debe tener la información acerca de: beneficiarios, localización de beneficiarios, monto aproximado de la inversión, fuente probable de financiamiento, etc.
La ficha técnica del proyecto, es aquella que nos permite una información general de los datos mas importantes del proyecto, en tal sentido, nos da una ubicación global sobre la relevancia del mismo. La ficha se amplia en información en la medida en que el proyecto avanza en niveles de profundidad, es decir, en l identificación, sus datos son mas pobres que en su nivel de perfil.
Con la presenta técnica se establece la pre factibilidad para considerar un estudio de inversión para realizar un perfil, requiere de estudios más metódicos disminuyendo así el riesgo de la decisión. Se analizan y seleccionan las opciones más convenientes par el manejo de materiales, tamaño, insumos sustituibles, sistemas de transportes, capacidad financiera de los inversionistas y aspectos administrativos legales del proyecto.
28
1.9 Análisis de factibilidad y viabilidad
La realización del Análisis de Viabilidad y Factibilidad permite verificar que una de las alternativas de solución sea rentable y sostenible, que no exista ningún obstáculo para su ejecución ya que la Alternativa de Solución debe cumplir con todos los criterios que se formulen para que se de solución al problema detectado.
Para establecer la Viabilidad y Factibilidad de la Alternativa de solución se siguió el siguiente Proceso:
Habiendo establecido las alternativas de solución para el problema seleccionado se procedió a llenar una Ficha Técnica por cada alternativa, lo que permite concretizar la idea del Proyecto, en la que se incluye información general como beneficiarios, la localización para la ejecución del proyecto, la inversión aproximada que se hará para resolver el problema y los resultados a obtener.
Para finalizar con el proceso se aplicó la Herramienta de Viabilidad y Factibilidad permitiendo así establecer la alternativa que reúne los criterios positivos de rentabilidad y sostenibilidad, para que no exista ningún obstáculo para su ejecución,
La factibilidad: es mostrar que una idea puede materializarse en acciones
concretas.
La viabilidad: es impulsar concreción de una idea en acciones concretas
eliminando los obstáculos y restricciones que se presenten en el ambiente cercano y lejano.
29
HERRAMIENTA PARA LA VIABILIDAD Y FACTIBILIDAD DE UN PROYECTO
EDUCATIVO.
No. NOMBRE DEL PROYECTO
1. Elaboración de un compendio de documentos sobre legislación educativa. 2. Ejecución de un taller de sensibilización sobre la optimización de los
recursos
3. Elaboración de un manual de procedimientos administrativos para directores.
No. PROYECTOS
1 2 3
No. CRITERIOS
SI NO SI NO SI NO
1 MERCADO: El proyecto es aceptado por la
gente y que tenga la sostenibilidad.
x x x
2 TECNOLOGÍA: la función para la que fue
concebido el proyecto cuenta con los insumos para su ejecución.
x x x
3 ADMINISTRATIVO LEGAL: el dueño del
proyecto tiene la experiencia y capacidad para hacerse cargo del mismo.
x x x
4 FINANCIERO: Existen los fondos para la
ejecución del proyecto así como para su operación.
x x x
5 FISICO NATURAL: el suelo, el terreno, el
clima son acordes a las características del proyecto.
6 ECONOMICA: Favorece a los intereses
económicos de la nación, del departamento, del municipio y de la comunidad.
x x x
7 POLÍTICA: Puede darse la aprobación
política requerida para la ejecución del proyecto.
x x x
8 SOCIAL: La ejecución y operación del
proyecto afecta al grupo o grupos sociales en lo cultural, religioso, etc. en forma negativa.
x x x
9 JURÍDICA: Existe impedimento legal para la
ejecución y operación del proyecto, derechos de propiedad, de paso, leyes de protección.
x x x
10 TÉCNICO: Se cuenta con la metodología y
los expertos para el proyecto. x
x x
30
INTERPRETACIÓN: Después de haber llenado la ficha de viabilidad y de
factibilidad, el problema detectado es factible y viable de solucionar a través de la alternativa que reunió los criterios positivos (SI), siendo la alternativa Número 3, como mejor opción de solución al problema
Para finalizar con el Proceso se aplicó la Herramienta de Viabilidad y Factibilidad permitiendo así establecer la alternativa que reúne los criterios positivos de rentabilidad y sostenibilidad, para que no exista ningún obstáculo para su ejecución,
1.9 Problema Seleccionado juntamente con su solución propuesta.
Con toda la información anterior se concreto el propósito del diagnostico, identificar un problema y determinar su alternativa de solución, Con el listado de los cuatro problemas se procedió a la priorización
Utilizando la técnica de priorización por funciones quedando el problema
“Desconocimiento sobre procedimientos administrativos por parte de los
directores de la coordinación técnica administrativa de los distritos
escolares números: 16-01-03 y 16-01-04 del municipio de Cobán,
departamento de Alta Verapaz”
1.10 Solución propuesta como viable y factible.
Luego de elaborar el árbol de problemas y objetivos con el uso de la técnica de estrategias se identificaron tres alternativas de solución, por cada una se lleno una ficha técnica, con estas fichas se realizo el análisis de viabilidad y factibilidad se utilizo la técnica de herramientas para la viabilidad y factibilidad de un proyecto educativo quedando como la mejor alternativa.
“Elaboración de un manual de procedimientos administrativos para
directores de la Coordinación Técnica Administrativa de los distritos
escolares números: 16-01-03 y 16-01-04 de la del municipio de Cobán,
31
CAPITULO II
PERFIL DEL PROYECTO
2.1. Aspectos generales.
2.1.1 Nombre del proyecto:
Elaboración de un manual de procedimientos administrativos para directores de la Coordinación Técnica Administrativa de los distritos escolares números: 16-01-03 y 16-01-04 del municipio de Cobán, departamento de Alta Verapaz.
2.1.2 Problema a resolver:
Desconocimiento sobre procedimientos administrativos por parte de los directores de la coordinación técnica administrativa de los distritos escolares números: 16-01-03 y 16-01-04 del municipio de Cobán, departamento de Alta Verapaz.
2.1.3 Localización
Coordinación Técnica Administrativa distritos escolares números: 16-01-03 y 16-01-04 ubicado en el Centro Educativo Municipal “CEM”, Km. 211, Colonia Sachamach, zona 12, Cobán, Alta Verapaz
2.1.4 Unidad Ejecutora
• Dirección Departamental de Educación de Cobán, Alta Verapaz. • Epesista.
2.1.5 Tipo de proyecto
Procesos administrativos
2.2 Descripción del proyecto
El proyecto consiste en el la elaboración de un Manual que facilita la realización de los trámites y procedimientos administrativos que comúnmente realizan los directores de las escuelas de preprimaria y primaria, el mencionado manual contiene un listado de procedimientos, asimismo se
32 indica quienes son los responsables de ejecutar el procedimiento, los requisitos que se deben satisfacer para tal tramite y una serie de observaciones que complementan la información sobre cada tramite.
Dicho manual se sustenta en la legislación educativa de nuestro país, y se complementa la información con una serie de documentos usuales en la administración educativa, por lo cual primeramente se hizo una recopilación de leyes educativas a través de páginas electrónicas principalmente del Ministerio de Educación, se obtuvo un listado de los principales procedimientos administrativos que realizan los directores, para luego estructurar el manual con la información obtenida, así como la validación del documento para que sea efectivo su empleo.
2.3 Justificación
Es parte de nuestra cultura como Guatemaltecos nuestra poca voluntad por informarnos y actualizarnos en el ámbito profesional donde nos desenvolvemos, la poca lectura y el poco interés sobre temas educativos es un problema que comúnmente se observa en la mayoría de docentes y peor aun en directores, quienes tienen la tarea importante de administrar a su comunidad educativa. Con la elaboración de un manual de procedimientos se busca proporcionarles a los directores herramientas útiles para agilizar y buscarle soluciones a los trámites y procedimientos administrativos que se le presentan durante su gestión como administrador educativo.
2.4 Objetivos del proyecto
2.4.1 Objetivos generales
• Fortalecer los procedimientos administrativos que realizan los directores de los establecimientos educativos de los distritos escolares números: 16-01-03 y 16-01-04 a cargo de la coordinación técnica administrativa del municipio de Cobán, departamento de Alta Verapaz.
33 • Al finalizar el proyecto en tres meses se habrá apoyado a la
coordinación técnica administrativa de los distritos escolares números: 16-01-03 y 16-01-04 del municipio de Cobán, departamento de Alta Verapaz, con un manual de procedimientos administrativos que beneficie a los directores en su administración educativa.
2.4.2. Específicos.
2.4.2.1 Elaboración de un manual de procedimientos administrativos para optimizar los recursos de la institución.
2.4.2.2 Agilizar y buscarle solución a los trámites administrativos de su comunidad educativa en el menor tiempo posible.
2.4.2.3 Orientar los procedimientos administrativos con base en la legislación educativa de Guatemala.
2.5. Metas.
2.5.1 Proveer de un manual de procedimientos administrativos con base en la
legislación educativa de Guatemala a los directores de la coordinación técnica administrativa de los distritos escolares números: 01-03 y 16-01-04 del municipio de Cobán, departamento de Alta Verapaz,.
2.5.2 Taller de socialización realizado con presencia del coordinador técnico
administrativo y directores de los distritos escolares números: 16-01-03 y 16-01-04 de la coordinación técnica administrativa del municipio de Cobán, departamento de Alta Verapaz, para dar a conocer el manual de procedimientos administrativos.
34
2.6 Beneficiarios
Directos:
• 1 Coordinador Técnico administrativo
• 48 Directores
Indirectos:
• A cada una de las comunidades educativas bajo la administración de los distintos directores.
2.7 Fuentes de financiamiento y presupuesto
Gestión por parte del Estudiante.
2.8 Cronograma de actividades de ejecución del proyecto
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
ACTIVIDADES JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Ambientación y preparación de condiciones
P E 2 Diagnóstico: P E 3 Formulación del Proyecto
a nivel de Perfil
P E 4 Ejecución del proyecto
de E.P.S
P E 6 Elaboración del Marco
Teórico
P E 7 Evaluación del E.P.S. y
sus fase
P E 8 Elaboración del Informe
Final
P E
35
2.9 Recursos (humanos, materiales, tecnológicos)
2.9.1 Humanos • Asesor • Epesista • Profesionales • Estudiantes
2.9.2 Materiales
• Hojas de papel bond • Lápices
• Lapiceros • Folders • Fasteners • Correctores • Marcadores •
2.9.3 Tecnológicos • Computadora • Impresora • Cds • USB
36
Administración financiera perfil
No. de
Actividad LISTADO DE INSUMOS
CANTIDAD DESCRIPCIÓN DEL ARTICULO COSTO UNITARIO COSTO TOTAL 150 10 10 02 05 05 150 50 50 1 10 Fotocopias
Lapiceros de colo negro Lapices Correctores Folders Fastener Hojas impresas Refacciones Discos compatos empastados impresos Horas de internet
0.20 2.00 1.00 15.00 2.00 0.50 1.00 10.00 3.00.00 200.00 6.00 Q.30.00 Q.20.00 Q.10..0 Q.30.00 Q.10.00 Q2.50 Q.150.00 Q.500.00 Q.150.00 Q.200.00 Q.60.00 1,162.50
37
CAPÍTULO III.
PROCESO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO.
3.1 Actividades y resultados.
Para determinar las actividades y sus respectivos resultados fue necesario hacerle una revisión a cada una de las acciones realizadas dentro del desarrollo de la etapas del Ejercicio Profesional Supervisado, inicialmente se revisó el Plan de trabajo del Ejercicio Profesional Supervisado, luego el Plan de Diagnostico Institucional, para determinar la funcionalidad del proceso realizado anteriormente y sobre todo en esta parte nos basaremos en la realización de actividades para ejecutar el proyecto que se ha diagnosticado y perfilado anteriormente.
No Actividades Resultados
1 Preparación de condiciones
Contar con los recursos económicos para iniciar la elaboración del documento de apoyo.
2 Recopilacion de informacion
bibliografica
Consulta a diferentes referencias bibliográficas
3 Elaboracion de la primera version del documento
Se elaboro un manual de procedimientos administrativos para directores de los distritos escolares números: 16-01-03 y 16-01-04 de la coordinación técnica administrativa del municipio de Cobán, departamento de Alta Verapaz, así como un taller de socialización para dar a conocer el manual y el uso del mismo.
4 Validacion del
documentos de herramientas
tecnicas
Se valido un manual de procedimientos administrativos para directores de los distritos escolares números: 16-01-03 y 16-01-04 de la coordinación técnica administrativa del municipio de Cobán, departamento de Alta Verapaz, basado en la investigación y recopilación de legislación educativa como apoyo a las labores administrativas de los directores.
5 Correccion del
documento
Se corrigió un manual de procedimientos administrativos para directores de los distritos escolares números: 16-01-03 y 16-01-04 de la coordinación técnica administrativa del municipio de Cobán, departamento de Alta Verapaz.
38
6 Levantado de
texto del documento
Se realizó el levantado de texto del manual sobre procedimientos administrativos para directores de los distritos escolares números: 03 y 16-01-04 de la coordinación técnica administrativa del municipio de Cobán, departamento de Alta Verapaz.
7 Reproduccion del documento
Una reproducción de 50 ejemplares (en discos compactos) y 3 copias impresas
8 Elaboracion de un
plan de capacitacion
Un plan de capacitación elaborado
9 Convocatoria Se convoco al coordinador técnico administrativo y a directores de los distritos escolares números: 16-01-03 y 16-01-04 de la coordinación técnica administrativa del municipio de Cobán, departamento de Alta Verapaz
10 Realizacion del
taller de capacitacion
48 Directores participantes.
01 Coordinador Técnico Administrativo
11 Evaluacion del proyecto
Se facilitó una encuesta al CTA y a los directores.
12 Elaboracion del informe final del proyecto
39
3.2 Productos y logros
No. Productos Logros
1 Manual de procedimientos administrativos para directores de los distritos escolares números: 16-01-03 y 16-01-04 de la coordinación técnica administrativa del municipio de Cobán, departamento de Alta Verapaz
• Que tanto el coordinador técnico administrativo como los directores de los distritos números 16-01-03 y 16-01-04 A conocieran dicho manual y a la vez se les insta a utilizarlo como herramienta de apoyo a los procedimientos administrativos. • Se actualizó a los directores sobre el
conocimiento de procedimientos administrativos y la legislación educativa que es la base del presente manual.
• El presente documento es una herramienta efectiva para orientar a nuevos directores que asumen cargos administrativos en educación.
2 Plan de taller de socialización
• Preparación de condiciones para realizar un taller para socializar el manual.
3 Socialización del
documento de apoyo a través de un taller.
• Se le entrego a cada director y al coordinador técnico administrativo un ejemplar del documento para que emitieran sus puntos de vista
40 UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE HUMANIDADES
SECCIÓN DEPARTAMENTAL COBÁN, ALTA VERAPAZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS PARA
DIRECTORES
COORDINACIÓN TÉCNICA ADMINISTRATIVA
DISTRITOS ESCOLARES NUMEROS 16-01-03 Y 16-01-04
ALTA VERAPAZ
Augusto Hunahpú Bac Ac
Epesista
COORDINADOR TÉCNICO ADMINISTRATIVO
41 Universidad de San Carlos de Guatemala
FACULTAD DE HUMANIDADES DEPARTAMENTO DE PEDAGOGÍA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PARA DIRECTORES DE LA COORDINACION
TECNICA ADMINISTRATIVA
Augusto Hunahpú Bac Ac
42
INDICE
CONTENIDO PAGINA
Presentación 01
Objetivos del manual 01
Normas y procedimientos que contiene trata el manual 02
Procedimientos administrativos 03
1. Permutas 04
2. Traslados 05
3. Licencia con goce de sueldo 06
4. Licencia sin goce de sueldo 08
5. Licencia sin goce de sueldo, para ocupar cargos de elección popular 09
6. Licencia para estudios 09
7. Descanso pre y post natal 10
8. Sanciones y despido 10
9. Suspensión por detención, aprehensión y prisión preventiva 12 10. Reintegro al puesto o cargo del servidor suspendido 13
11. Período de lactancia 14
12. Apertura de tienda escolar 15
13. Excursiones escolares 16
14. Organización de comités educativos COEDUCAS 17
15. Organización de juntas escolares 20
16. Organización y funcionamiento de asociaciones estudiantiles 23 17. Equivalencia del diploma de mecanógrafo por mecanografía del ciclo
básico 25
18. Ingreso de personal para cubrir plazas vacantes en establecimientos
educativos del sector oficial 26
19. Hoja de servicio 28
Manual de procedimientos administrativos
43
PRESENTACIÒN
El manual de procedimientos regula los campos de actuación y responsabilidad de cada una de las personas que intervienen en un proceso, estableciendo qué es lo que tienen que hacer, cómo lo tienen que hacer y cuándo lo deben hacer, identificando la unidad o dependencia administrativa a la que éstos pertenecen en este caso a la Coordinación técnica administrativa distritos numero 03 y 16-01-04 de Alta Verapaz. Además establece los requisitos que el interesado que puede ser cualquier miembro de la comunidad educativa debe de satisfacer para iniciar el proceso (insumos, entradas). Por último se complementa el manual con información sobre registros y controles.
Características del manual: El presente manual va dirigido específicamente a
administradores de centros educativos.
Objetivos del manual:
• Fortalecer los procedimientos del administrador educativo. • Orientar a los miembros de la comunidad educativa sobre
procedimientos administrativos.
• Servir como instrumento básico para la racionalización de funciones y descripción de puestos.
• Permitir ahorrar tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo y
evitando de esta manera la repetición de instrucciones. • Delimitar las funciones que deben cumplir los puestos.
• Utilizarlo como medio de integración y orientación para el personal de nuevo ingreso, facilitando así la adaptación a su nuevo trabajo. • Proporcionar información a los trabajadores sobre sus actividades, ubicación dentro de la estructura general de l organización y de la línea de autoridad.
• Colaborar para la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal, proporcionando una uniformidad en el trabajo.
Manual de procedimientos administrativos
44 • Fomentar un mejor aprovechamiento de los recursos humanos y
materiales.
• Proporcionar información adicional sobre registros y controles
administrativos.
Normas y procedimientos que trata el manual:
Procedimientos: Indica la acción a realizar, asimismo el proceso a seguir para
lograr el objetivo del trámite.
Identificación del puesto responsable de realizar la actividad: Se acostumbra a
indicar el puesto de la persona responsable de realizar la actividad y no el nombre, en la administración, son más permanentes los nombres de los puestos que los nombres de las personas.
Las normas: Son la base constitucional, legal y normativa establecida sobre la cual se apoyan los requisitos y pasos de cada uno de los procedimientos tratados en el presente manual. Es muy importante revisar que los requisitos para realizar un trámite estén en concordancia con lo que establece la ley, ya que de conformidad al Artículo 5. de la Constitución Política de la República de Guatemala, referente a la libertad de acción establece que: “Toda persona tiene derecho a hacer lo que la ley no le prohíbe; no está obligada a acatar órdenes que no estén obligada a acatar órdenes que no estén basadas en ley y emitidas conforme a ella....”, por lo que al establecer los requisitos para realizar un determinado trámite es muy importante tener presente lo que establece la normativa respectiva.
Requisitos: Indica los requisitos que el interesado debe satisfacer para iniciar el proceso.
Observaciones: Complementa y aclara la información que se refiere a cada trámite
o procedimiento.
Manual de procedimientos administrativos
45 3
Manual de procedimientos administrativos
46
TRAMITE RESPONSABLE (S) REQUISITOS OBSERVACIONES
1. Permutas.1 • Director del establecimiento
• Supervisor del nivel educativo a que se refiera o Coordinador técnico
administrativo
• Dirección departamental
• Oficina nacional del servicio civil ONSEC
• Estar
desempeñando un puesto de la misma clase
• Presentar solicitud escrita ante la Autoridad Nominadora
• Tener como mínimo un año de servicio en el puesto al momento de
solicitar la permuta
• Contar con la aprobación de su Jefe inmediato superior
• Someterse al proceso de selección de personal para los puestos que deseen permutar, si se trata de puestos del Servicio por Oposición
La permuta es el cambio voluntario entre dos servidores públicos que desempeñan puestos de igual clase,
especialidad e igual salario, en la misma o distinta unidad o
dependencia, en igual o diferente localización geográfica.
La permuta de un docente procederá:
• Cuando haya anuencia o solicitud escrita y
justificada de su parte. Las permutas se tramitarán únicamente cuando haya mutuo acuerdo de las partes
• Cuando se compruebe suficientemente que su permanencia en
determinado lugar no conviene a la docencia o ambos
• Por alteración de la salud, comprobada. La permuta no implica pérdida de su clasificación escalafonaria.
1. Decreto 1,485 Ley de Dignificación y Catalogación del Magisterio, Artículos: 39, 40.
