Guía de inicio rápido

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Texto completo

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Guía de inicio rápido

Introducción:

TraceRegister es una solución en línea, lista para su uso, con la que se pueden registrar productos con seguridad, identificar de forma exclusiva niveles de productos, gestionar datos confidenciales en línea y transferirlos a través de una base de datos independiente, además de cumplir de inmediato con las normativas y legislaciones de seguimiento de alimentos.

En la práctica, el uso de TraceRegister implica la Recepción de productos procedentes de proveedores registrados, así como el envío de los productos a compradores registrados, de modo que se crea un enlace del que puede realizarse un seguimiento en todo momento.

Paso 1 – Configuración de contactos

1. Desde la Página principal, haga clic en Configuración y, a continuación, haga clic en Contactos

2. Haga clic en AÑADIR EMPRESA.

3. El sistema le pedirá que indique el nombre de la empresa que desea añadir, ya sea completo o parte del mismo, así como otros datos adicionales, como la ciudad, el estado o la provincia y el país de la empresa, para facilitar la búsqueda en el sistema.

Consejo: Escriba únicamente la parte del nombre de la empresa que siempre se va a reconocer. Evite escribir partes del nombre de la empresa que pueda haber escrito de un modo diferente otra persona. Cuanto más genérico sea el nombre que escriba de la empresa, más posibilidades habrá de que el sistema la encuentre. En el ejemplo que se indica a continuación, el usuario ha escrito una empresa llamada “A3”, sin indicar ninguna ciudad ni provincia y tan solo ha indicado como país Tailandia.

Cuando haya escrito los datos necesarios, haga clic en el botón BÚSQUEDA.

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Fecha de publicación: 3 de octubre de 2007

4. El sistema buscará todas las empresas que se ajusten a los criterios de búsqueda que ha indicado. En

el ejemplo que se indica a continuación, el sistema ha encontrado una sola empresa que coincide con el nombre de A3 en China.

Si el sistema encuentra una o más empresas que se ajusten a sus criterios de búsqueda, los mostrará al igual que se indica en el ejemplo anterior. Si el sistema no encuentra ninguna empresa, ampliará la búsqueda hasta que encuentre coincidencias con el nombre de la empresa únicamente, sin tener en cuenta la ciudad, la provincia o el país.

5. Si el sistema encuentra la empresa que está buscando, añádala a sus contactos haciendo clic en el enlace add que aparece en la misma línea, a la derecha del nombre de la empresa.

Si el sistema no ha encontrado ninguna coincidencia, mostrará el mensaje “No se ha encontrado ninguna cuenta…”.

Si el sistema no ha encontrado la empresa que está buscando, en este punto podrá hacer clic en la pestaña Introduzca nueva empresa y agregarla manualmente.

6. A continuación, le indicamos cómo agregar manualmente una nueva empresa. Haga clic en la pestaña Introduzca nueva empresa. El sistema transferirá los datos que ha escrito en la pestaña Búsqueda de las empresas existentes y podrá además introducir la información necesaria para agregar esta empresa a las que se encuentran disponibles en TraceRegister. Escriba la dirección postal de la empresa, así como la ciudad, la provincia/el estado, el código postal, el país, el número de teléfono, el número de fax, la URL del sitio web, el número de localización global o GLN (Global Location Number), si los conoce. Además, el sistema le pide que indique el producto (en este momento debe ser Mariscos) y la Función (en este caso, seleccione la que mejor describa la empresa).

Cuando haya introducido todos los datos necesarios y compruebe que son correctos, haga clic en el botón REGISTRO EMPRESA.

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Paso 2 – Crear plantillas de producto para los documentos de seguimiento

Las plantillas almacenan todos los datos estándares sobre los productos que envía con regularidad, con lo que se evita tener que escribir los mismos datos una y otra vez.

1. Desde la Página principal, haga clic en Configuración y, a continuación, haga clic en Plantillas de productos

2. Haga clic en el enlace Crear una plantilla de producto nuevo.

3. Escriba una PLANTILLA DE PRODUCTO o ID de plantilla de su elección.

4. La parte izquierda de la pantalla muestra todas las secciones de la plantilla en la que puede definir previamente los valores para un producto específico. En el ejemplo que se muestra a continuación, el usuario ha creado la plantilla a la derecha de la pantalla arrastrando y soltando los atributos desde la lista de la izquierda.

Nota 1: Puede ordenar la lista arrastrando y soltando los atributos en el orden que de desee.

Nota 2: Observe que en la parte izquierda de la pantalla, puede establecer los valores de:

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Fecha de publicación: 3 de octubre de 2007

a. En el ejemplo anterior, observe a la izquierda de la pantalla las 5 secciones de un documento de

seguimiento, que son las siguientes: Certificaciones, Atributos base, Alimentación, Ingredientes y Tratamientos. A la derecha de la pantalla se muestra el contenido de cada sección de la plantilla. En el ejemplo anterior, el sistema muestra el contenido de la sección Atributos base de la plantilla llamada T-2.

Nota: No todas las pestañas de secciones se aplicarán a su empresa, por ejemplo, si usted es procesador, entonces la pestaña Ingredientes corresponde. Si su empresa es un vivero de gambas, corresponderán las pestañas Alimentación y Tratamientos, pero no la de Ingredientes.

b. Seleccione la pestaña que desee haciendo clic en la barra de pestañas a la izquierda de la pantalla. c. Seleccione los atributos que desee “arrastrándolos y soltándolos” desde la lista situada a la

izquierda de la sección de plantillas, hasta la parte derecha de la pantalla. Marque las casillas que sean necesarias e indique los valores predeterminados asociados. Una vez que haya creado su plantilla para cada una de las secciones adecuadas a la izquierda de la pantalla, seleccione el botón GUARDAR PLANTILLA DE PRODUCTO.

Nota: cuando hablamos de “arrastrar y soltar”, nos referimos al proceso de hacer clic en un atributo a la izquierda de la pantalla, mantener pulsado el botón derecho del ratón, a continuación, mover el puntero del ratón hacia la derecha de la pantalla, en cualquier lugar entre la línea de Encabezado y la línea de seguimiento y, por último, soltar el atributo en la lista en el orden que desee. A medida que agrega atributos a la plantilla, el sistema abre un espacio adicional entre el encabezado y las líneas de seguimiento.

d. El primer ejemplo indicado anteriormente muestra una sección de Ingredientes vacía. El segundo ejemplo indicado anteriormente muestra en qué lugar ha desplazado el usuario en la plantilla el atributo de ID de producto. El segundo elemento de la lista de la izquierda se puede desplazar a la plantilla de la derecha insertándolo justo por encima o por debajo del atributo ID de producto. Nota: podrá organizar los atributos de la derecha en cualquier momento y en el orden que desee, simplemente arrastrándolos y soltándolos.

e. Puede crear todas las plantillas que desee para ayudarle a reducir al mínimo la introducción de datos a diario. Recuerde que estas plantillas se utilizan para importar las configuraciones predeterminadas a la hora de registrar las transferencias de productos en la página Crear de TraceRegister.

5. Haga clic en GUARDAR PLANTILLA DE PRODUCTO

6. Repita los pasos 2 a 5 descritos anteriormente para agregar más plantillas.

Encabezado Línea

Encabezado Línea

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Paso 3 – Recibir documentos de seguimiento pendientes de sus proveedores

1. Todos los documentos de seguimiento de su proveedor aparecerán bajo la sección Recibido. Desde la

Página principal, haga clic en Recibido.

a. El sistema mostrará todos los documentos que haya recibido de sus proveedores. Si se trata de una cuenta nueva, probablemente no haya ningún documento de seguimiento en la página Recibido.

2. Observe la pestaña Pendiente. Si hay algún documento de seguimiento pendiente (a la espera de ser recibido) la pestaña Pendiente incluirá también el número de documentos de seguimiento pendientes. Si tiene algún documento de seguimiento pendiente, haga clic en la pestaña Pendiente:

a. Haga clic en el nombre del vendedor del elemento de la primera línea. El sistema ampliará el documento.

b. El sistema mostrará de forma predeterminada la pestaña Vendedor con la pantalla ampliada. i. Haga clic en la pestaña Logística para comprobar de dónde procede el envío, cuándo se

envió y qué empresa de transporte se encargó del mismo.

ii. Haga clic en la pestaña Productos para revisar los productos que son parte de este documento de seguimiento.

iii. Haga clic en RECIBIR DOCUMENTO SEGUIMIENTO para recibir los productos en el sistema y hacer que se encuentren disponibles como productos de origen al crear sus propios documentos de seguimiento.

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Fecha de publicación: 3 de octubre de 2007

Paso 4 – Crear un documento de seguimiento nuevo

Esta es la principal función del sistema y a la que los usuarios dedican la mayor parte del

tiempo. Es donde se registran en TraceRegister los productos que se envían a los

compradores.

1. Definición de resumen de la página Crear. La página Crear consta de varias secciones, tal y como se definen en las principales pestañas de sección a la izquierda de la pantalla de ejemplo que se muestra a continuación. Las principales pestañas de sección son las siguientes:

a. Comprador: a quién va a enviar los productos. b. Logística: identifica los siguientes elementos:

i. El Lugar de despacho o el lugar desde el que se enviarán los productos. ii. Fecha, hora y empresa que se encargará del transporte.

iii. El lugar físico en el que se entregarán los productos.

c. Productos acabados: se trata de la parte principal de la página y contiene una lista de los productos enviados a un contacto en un envío determinado.

Nota: El sistema está diseñado para utilizar las plantillas (tratadas anteriormente). Existe una plantilla predeterminada que siempre se utilizará, a menos que seleccione una de las plantillas que haya creado, seleccionando la lista desplegable “Más plantillas”.

d. Productos de origen: identifica el producto de origen principal a partir del cual ahora dispone de un producto acabado y listo para enviar. Los productos de origen se identifican de uno de los dos modos siguientes:

i. Haciendo clic en el botón importar: de este modo podrá seleccionar el producto de origen a partir de los productos que ha recibido de sus proveedores a través de la función Recibido. En particular, estos son los productos que le han enviado sus proveedores y que también son miembros y participantes del sistema TraceRegister.

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ii. Si el producto o los productos de origen no se encuentran disponibles en la función de importación, podrá introducir manualmente los datos necesarios. Nota: deberá escribir manualmente los datos ÚNICAMENTE si el producto de origen no se puede identificar a través de la función Importar.

e. Suministro, Ingredientes, Tratamiento: estas tres secciones tienen la misma función que Productos de origen. En función de la naturaleza de su empresa, pueden aplicarse una o más de estas pestañas.

i. Por ejemplo: si su empresa es un vivero de gambas, le interesarán las pestañas Suministro y Tratamientos, pero no la de Ingredientes, que probablemente se aplicaría a una instalación de procesamiento.

ii. El aspecto importante que hay que recordar es que con estas pestañas, cuando se definen correctamente para su empresa, le evitarán en gran medida tener que escribir datos al Crear (Registrar) documentos de seguimiento.

2. Cómo crear un documento de seguimiento. a. En la Página principal, haga clic en Crear. b. Sección Comprador

i. Haga clic en la casilla desplegable a la derecha de la casilla Cliente o Contacto, para seleccionar al Comprador por el Nombre o el Contacto.

ii. Seleccione el contacto de su elección.

Nota 1: El sistema únicamente ofrecerá una lista de los Contactos que haya especificado como Comprador en el Paso 1 anterior.

Nota 2: En el sistema es necesario haber identificado un Comprador antes de poder registrar el documento de seguimiento. A continuación, se describe el proceso de registro de los documentos de seguimiento.

c. Logística

i. Haga clic en la pestaña Logística a la izquierda de la pantalla.

ii. Indique la información pertinente sobre el Lugar de despacho, es decir, el lugar desde el que se enviará el producto que se incluye en este documento de seguimiento.

iii. Indique la Fecha de envío haciendo clic en el icono del calendario a la derecha del campo Fecha de envío.

iv. Indique la hora de envío haciendo clic en el icono del reloj a la derecha del campo Time shipped.

v. Indique la Empresa de transporte, es decir, la empresa que transportará el producto desde su ubicación al lugar del comprador.

vi. Indique el número de la Empresa de transporte, por ejemplo, el número de camión de dicha empresa, si corresponde.

vii. Escriba los datos del Lugar de recepción, que es el lugar físico al que se enviarán los productos que se van a incluir en este documento de seguimiento.

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Nota importante: El sistema recordará los datos de Logística que ha indicado para cada Comprador. La próxima vez que vaya a crear un documento de seguimiento para este Comprador, el sistema le permitirá hacer clic en el botónagregar comprador predeterminado

para que se rellenen automáticamente los datos de logística, utilizando los datos que introdujo la última vez para este comprador. Ahora podrá realizar cualquier cambio nuevo. Deberá indicar cada vez la Fecha y la Hora de envío.

d. Productos acabados

i. Haga clic en la barra de Productos acabados a la derecha de la pantalla.

ii. Justo debajo de la barra Productos acabados se encuentra una lista de las plantillas utilizadas hasta el momento en este documento de seguimiento.

Nota: el sistema siempre elegirá la plantilla predeterminada.

iii. Le recomendamos que seleccione una de las plantillas que ha creado anteriormente haciendo clic en la lista desplegable Más plantillas a la izquierda de la pantalla. iv. Una vez que haya seleccionado la plantilla de su elección o haya decidido utilizar la

plantilla predeterminada, puede comenzar a introducir datos activando en primer lugar una línea de introducción de datos, haciendo clic en la celda justo debajo de la columna situada más a la izquierda.

Nota: Se pueden abrir nuevas líneas para agregar más productos haciendo clic en cualquiera de las celdas de la línea siguiente.

v. Observe que la sección inferior de la pantalla está diseñada para el registro de cualquier información complementaria sobre el Producto acabado resaltado (el producto acabado en el que está trabajando).

vi. Podrá registrar en el sistema varios elementos en la sección Productos acabados. Nota: un único documento de seguimiento puede contener más de un Producto acabado cuando dichos productos se hayan introducido mediante una o más plantillas. El ejemplo que se indica a continuación muestra un documento de seguimiento que contiene 4 Productos acabados. El sistema muestra en ese momento los 2 productos que se han creado mediante la plantilla T-2. La sección inferior de la pantalla muestra el producto de origen relacionado con el Producto acabado resaltado (línea 1) en la sección superior derecha de la pantalla.

e. Productos de origen, Suministro, Ingredientes, Tratamientos, Descripción

Nota: en función de la naturaleza de su instalación, en su caso se aplicarán algunas o todas las pestañas de esta sección. Por ejemplo, si se trata de un vivero de gambas, le interesarán las pestañas Productos de origen, Suministro y Tratamientos. La pestaña Ingredientes no se utilizará en el caso de un vivero de gambas.

i. Esta es la sección en la parte inferior de la pantalla que ofrece la capacidad de identificar toda la documentación complementaria necesaria asociada al Producto acabado resaltado en la sección superior derecha de la pantalla.

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ii. En el ejemplo anterior, el Producto de origen que aparece está asociado al primer producto acabado que aparece a la derecha de la pantalla. En la sección Productos de origen, observe el botón importar. Este botón se utiliza para buscar productos de origen existentes (todos los productos de origen que ha recibido a través de la función Recibido). Al seleccionar el botón importar, podrá seleccionar uno o más productos de origen de la lista mostrada. A continuación, el sistema copiará estos productos de origen de la lista en la cuadrícula bajo la pestaña Productos de origen.

Nota: Si no ha recibido ningún documento de seguimiento de los proveedores que también utilizan TraceRegister, no habrá ningún producto que mostrar en la lista al hacer clic en el botón importar.

iii. Si ha podido importar un producto de origen o no, el siguiente paso es introducir o editar los campos de datos necesarios del Producto de origen.

iv. De nuevo, el sistema admite uno o más productos de origen por cada Producto acabado. v. A continuación, haga clic en la pestaña adecuada en la sección inferior de la pantalla. vi. Cada una de las pestañas, excepto la pestaña de Descripción, funciona del mismo modo que

la pestaña de Productos de origen. Siga las instrucciones indicadas anteriormente para introducir los datos necesarios para cada una de las pestañas adicionales, tal y como proceda según la naturaleza de su instalación.

3. Cuando haya introducido todos los productos que debe asociar al documento de seguimiento, en la parte superior de la página hay dos botones adicionales: Guardar como borrador y Registrar. a. Guardar como borrador: guardará el trabajo, pero no lo registrará. Se puede acceder

posteriormente a los documentos de borrador para modificarlos o completarlos.

b. Registrar: guardará de forma permanente el documento de seguimiento y lo enviará al Comprador que haya seleccionado. Tras registrar un documento de seguimiento, el comprador podrá verlo en la sección Recibido de su sistema, bajo la pestaña Pendiente.

Paso 5 – Página Enviado

La función de la página Enviado ofrece una lista de todos los documentos de seguimiento que ha guardado como Borrador o que ha registrado. Los borradores de documentos de seguimiento se pueden seleccionar y editar. Los documentos de seguimiento registrados también se pueden seleccionar y se pueden modificar si es necesario. Al modificar un documento de seguimiento registrado, se crea una nueva versión del mismo y la versión o las versiones anteriores también se mantienen como un registro permanente de actividad.

Resumen

Con la Guía de inicio rápido le ofrecemos las pautas más básicas sobre cómo utilizar el sistema. No sustituye de ningún modo al Manual del usuario ni a los demás Manuales. Dedique el tiempo necesario para familiarizarse al completo con las herramientas antes de comenzar a utilizar el sistema de producción.

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