UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
UNIANDES BABAHOYO
FACULTAD DE DIRECCION DE EMPRESAS
CARRERA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y NEGOCIOS
TEMA:
DISEÑO DE UNA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FUNCIONAL PARA LA COMERCIALIZADORA “MEGA PROPRINEC” EN BABAHOYO
AUTOR:
JORGE ADRIAN SANCHEZ CABRERA
TUTOR:
EC. JESSICA MORA ROMERO
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR
A los 27 días del mes de Agosto del 2014 y en calidad de tutor del presente trabajo de investigación, certifico que el proyecto de tesis de grado, cuyo título es “DISEÑO DE UNA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FUNCIONAL PARA LA COMERCIALIZADORA “MEGA PROPRINEC” EN BABAHOYO”, fue elaborada por el sr. Jorge Adrián Sánchez Cabrera, y cumple con los requisitos metodológicos y científicos que la Universidad Regional Autónoma de Andes “UNIANDES” exige, por lo tanto autorizo su presentación para los trámites pertinentes.
Atentamente,
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
Ante las autoridades de la Universidad Regional Autónoma de los Andes declaro que el contenido de la tesis cuyo título es “DISEÑO DE UNA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FUNCIONAL PARA LA COMERCIALIZADORA “MEGA PROPRINEC” EN BABAHOYO”, presentado como requisito para la obtención del Título de Ingeniería en Administración de empresas y negocios, es original, de mi autoría y total responsabilidad.
Atentamente,
DEDICATORIA
A Dios, verdadera fuente de amor y sabiduría.
A mi padre, porque gracias a él sé que la responsabilidad se la debe vivir como un compromiso de dedicación y esfuerzo.
A mi madre, que tuvo algo de Dios por la inmensidad de su amor, y mucho de ángel por ser mi guarda y por sus incansables cuidados. Porque si hay alguien que está detrás de todo este trabajo, que has sido, eres y serás el
pilar de mi vida.
A mis hermanas, el incondicional abrazo que me motiva y recuerda que detrás de cada detalle existe el suficiente alivio para empezar nuevas
búsquedas.
A mis familiares, viejos amigos y a quienes recién se sumaron a mi vida para hacerme compañía con sus sonrisas de ánimo, porque a lo largo de este trabajo aprendimos que nuestras diferencias se convierten en riqueza
AGRADECIMIENTO
El presente trabajo de tesis me gustaría agradecer a la Universidad Regional Autónoma de Los Andes por darme la oportunidad de estudiar y ser un profesional.
A mi tutora de tesis, Eco. Jessica Mora Romero por su esfuerzo y dedicación, quien con sus conocimientos, experiencia, paciencia y motivación ha logrado en mí, que pueda terminar mis estudios con éxito.
De igual manera agradecer a mi profesor de Investigación y de Tesis de Grado, Eco. Luis de Lucas, por su visión crítica de muchos aspectos cotidianos de la vida, por su rectitud en su profesión como docente, por sus consejos, que ayudan a formarme como persona e investigador.
Y por último a mis jefes de trabajo, los cuales me han motivado durante mi formación profesional.
Son muchas las personas que han formado parte de mi vida profesional a las que me encantaría agradecerles su amistad, consejos, apoyo, ánimo y compañía en los momentos más difíciles de mi vida. Algunas están aquí conmigo y otras en mis recuerdos y en mi corazón, sin importar en donde estén quiero darles las gracias por formar parte de mí, por todo lo que me han brindado y por todas sus bendiciones.
RESUMEN EJECUTIVO
La estructura organizacional es necesaria en cualquier tipo de negocio, desde los más pequeños hasta las grandes empresas, es por esta razón el presente trabajo enfoca la base funcional de una organización para mejorar los procesos administrativos.
La presente investigación contiene tres capítulos en los que se estudiaron los temas fundamentales para el desarrollo de la propuesta.
El capítulo I explica sobre el marco teórico conceptual, antecedentes relacionados con el proceso administrativo, organigramas, estructura organizacional y departamentalización. Estudio que ayudó a determinar la estructura organizacional y funcional del comercial Mega proprinec.
En el capítulo II se delinea el marco metodológico de la investigación, las técnicas e instrumentos para comprobar la hipótesis y el diseño de la propuesta.
EXECUTIVE SUMMARY
The organizational structure is necessary in any kind of business, from the small ones to large ones, which is the reason why the present work focuses on the functional basis of an organization to improve administrative processes.
This research contains three chapters in which the key issues for the development of the proposal are studied.
Chapter I explains about the conceptual framework, background related to the administrative process, flowcharts, organizational structure and departmentalization. This study contributed to determine the organizational and functional structure of commercial Mega proprinec.
Chapter II presents the methodological framework of the research, the techniques and instruments to test the hypothesis and the proposal design.
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TABLA DE CONTENIDO
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR ... 1
DECLARACIÓN DE AUTORÍA ... 2
DEDICATORIA ... 3
AGRADECIMIENTO ... 4
RESUMEN EJECUTIVO ... 5
EXECUTIVE SUMMARY... 6
INTRODUCCIÓN ... 11
JUSTIFICACION ... 13
METODOLOGIA ... 14
CAPITULO I: MARCO TEÒRICO ... 16
1.1. PROCESOS ADMINISTRATIVOs ... 16
CLASIFICACION DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS ... 16
PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS ... 21
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA ... 22
DEFINICIONES DE PLANEACION ESTRATEGICA: ... 23
ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA ... 23
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA .... 24
ANÁLISIS FODA ... 24
DEFINICIÓN DE VISION Y MISION ... 26
1.2. LA ORGANIZACIÓN. ... 26
IMPORTANCIA... 27
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN ... 27
TIPOS DE ORGANIZACIÓN ... 28
8
ORGANIZACIÓN FUNCIONAL ... 29
ORGANIZACIÓN INFORMAL ... 30
ORGANIGRAMAS ... 30
CLASES DE ORGANIGRAMAS ... 31
INTEGRACIÓN O TRABAJO EN EQUIPO ... 32
PRINCIPIOS DE LA INTEGRACION ... 33
1.3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ... 34
DEPARTAMENTALIZACIÓN ... 36
TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN ... 37
SELECCIÓN DE ALTERNATIVAS DE LA DEPARTAMENTALIZACION ... 44
CAPITULO II: MARCO METODOLOGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA ... 45
2.1. CARACTERIZACION DE LA COMERCIALIZADORA MEGA PROPRINEC ... 45
2.2 DETERMINACION DE LOS INDICADORES QUE MIDEN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y LAS VARIABLES QUE INFLUYEN EN EL CONTROL DE FUNCIONES LA COMERCIALIZADORA MEGA PROPRINEC DE LA CIUDAD DE BABAHOYO ... 47
TIPO DE INVESTIGACIÓN. ... 47
TÉCNICAS PARA LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN ... 48
2.3 PROPUESTA DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FUNCIONAL PARA LA COMERCIALIZADORA MEGA PROPRINEC DE LA CIUDAD DE BABAHOYO. ... 48
OBJETIVOS DE LA PROPUESTA ... 49
DESCRIPCIÓN DE LA PROPUESTA ... 49
FILOSOFÍA DE LA COMERCIALIZADORA MEGA PROPRINEC ... 49
ANALISIS FODA ... 52
LA ORGANIZACIÓN... 53
9
LA DIRECCIÓN ... 58
EJECUCIÓN DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA. ... 58
CONFORMACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO ... 59
FUNCIONES DEL EQUIPO DE TRABAJO ... 59
CAPACITACIÓN EN MEGA PROPRINEC ... 60
ALTERNATIVAS PARA LA CAPACITACIÓN ... 61
CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPITULO ... 61
CAPITULO III. VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA ... 62
3.1. PROCEDEMIENTO PARA LA VALIDACION DE LA PROPUESTA ... 62
3.3. CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPITULO ... 66
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES... 67
CONCLUSIONES ... 67
RECOMENDACIONES ... 68
BIBLIOGRAFIA ... 70
LINKOGRAFIA ... 72
ANEXOS ... 73
PRESENTACIÓN, ANÁLISE INTERPRETACIÓN DE DATOS ... 73
ENTREVISTA ... 78
10
LISTAS DE FIGURAS
Figura 1 Funciones administrativas. ... 22
Figura 2 Organización lineal ... 29
Figura 3 Organización funcional ... 29
Figura 4 Departamentalización ... 37
Figura 5 Departamentalización por funciones ... 38
Figura 6 Departamentalización por productos ... 39
Figura 7 Departamentalización por área geográfica ... 40
Figura 8 Departamentalización por clientes ... 41
Figura 9 Departamentalización por procesos ... 42
11
INTRODUCCIÓN
Con una población de más de 15 millones de habitantes, Ecuador registro ventas por 3718.8 millones durante el 2012 cifra que equivale a un crecimiento del 15% con relación del 2011 según datos publicados en el estudio de retail alimenticios por la ilacad world retail. La facturación del canal moderno es de apenas el 30% y está encabezada por 4 grandes cadenas de supermercados como corporación favorita, corporación el Rosado y Tía las cuales suman 396 puntos de ventas a nivel nacional.
La ciudad de Babahoyo capital fluminense de la provincia de Los Ríos es considerada una zona productiva y de un potencial comercial bastante grande ya que cuenta con más de 150.000 habitantes dándonos así un mercado amplio y competitivo, refiriéndonos de manera más específica podemos citar las comercializadoras, distribuidoras y demás negocios.
“Mega Proprinec” es una empresa que se dedica a la comercialización de artículos de primera necesidad, artículos para el hogar, confitería y productos de bazar; se encuentra posicionado dentro de los más grandes almacenes de la ciudad de Babahoyo, después de marcas reconocidas como son: Mi Comisariato, Akí y el Tía.
Fundada el 6 de noviembre del 2011 como un negocio familiar que ha ido desarrollándose a través de los años. Su formación se inició desde una tienda de abastos, con capital familiar, trabajan en la actualidad treinta y dos empleados, existe una gran afluencia de clientes, acogiendo a un porcentaje significativo de habitantes de la ciudad.
12 requisitos básicos por obligación, como son Registro Único de Contribuyentes, Patente Municipal, Bomberos entre los otros.
Debido a la falta de una estructura organizacional adecuada que permita llevar un buen control en sus funciones en la parte administrativas y contables, añadiendo a esto la falta de capacitación de los directivos y de los empleados, no se ha llevado un control adecuado de todos los ingresos y gastos, siendo esta un ente obligado a llevar contabilidad. Dando como consecuencia la falta de una organización, de procedimientos de funciones y de un registro correcto de actividades diarias en donde se determine responsabilidades, lineamientos y por consiguiente tener la capacidad de tomar decisiones que vayan encaminadas al adelanto y sostenimiento del negocio.
El problema de investigación, se plantea: ¿Cómo influye la aplicación de una estructura organizacional y funcional en la comercializadora “Mega Proprinec” de la ciudad de Babahoyo?
El objeto de estudio son los procesos administrativos y el campo de acción el diseño de la estructura organizacional y funcional, siendo su línea de investigación, Modelo de análisis y desarrollo del capital intelectual.
Por lo tanto el objetivo general, es diseñar una estructura organizacional y funcional para la comercializadora “Mega Proprinec” de la ciudad de Babahoyo, cuyos objetivos específicos son los siguientes:
Fundamentar teóricamente los conceptos necesarios en lo que respecta a estructura organizacional y control de funciones.
Determinar la situación actual de la comercializadora “Mega Proprinec” mediante una metodología de investigación adecuada que permita establecer un organigrama y determinar funciones específicas.
Diseñar la estructura organizacional para la comercializadora “Mega Proprinec”. para el mejoramiento de las falencias administrativas.
13 JUSTIFICACION
La actividad empresarial en la ciudad de Babahoyo se ha fortalecido y esto se reflejada en el gran número de negocios y locales comerciales existentes en el lugar, convirtiendo a Babahoyo en centro de comercio.
“Mega Proprinec” está enfocado en satisfacer las necesidades de un sector de la ciudad que no se encuentra apropiadamente atendido y si se considera el número de habitantes, éste se convierte en un mercado muy atractivo para este tipo de negocio, que ofrezca variedad de productos, calidad, infraestructura adecuada, limpieza, buena atención, seguridad, promociones y precios competitivos.
La realización de una estructura organizacional y funcional en “Mega Proprinec” ayuda a preparar a la empresa las responsabilidades y las funciones de los empleados. El objetivo primordial de esta estructura es describir con claridad todos los niveles organizacionales para así distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos de la empresa. De esta manera, ayuda a evitar funciones y responsabilidades compartidas que no solo excede en pérdidas de tiempo sino también en la solución de responsabilidades entre los funcionarios de la empresa, o peor aún de una misma sección.
La hipótesis elaborada; con la implementación adecuada del diseño de una estructura organizacional y funcional de la comercializadora “Mega Proprinec” de la ciudad de Babahoyo se logrará llevar un mejor control de su funciones y de esta manera lograr ser una organización más competitiva y prospera.
14
METODOLOGIA
La metodología a emplear se describe:
La estructura de la tesis, se plantea:
Capítulo I. Marco Teórico
1.1 Procesos Administrativos 1.2 Organización
1.3 Estructura organizacional 1.4 Departamentalización
MÉTODOS Utilización Instrumentos
Inductivo – Deductivo
Analítico – Sintético
Histórico - Lógico
Descriptivo - Sistémico
Inductivo - Deductivo que nos permitirán lograr los objetivos propuestos y ayudarán a verificar las variables planteadas.
Analítico - Sintético, porque este método hace posible la comprensión de todo hecho, fenómeno, idea, caso, etc.
Histórico - Lógico, porque analizaremos científicamente los hechos, ideas del pasado comparándolo con hechos actuales.
Descriptivo - Sistémico, porque es una observación actual de los fenómenos y casos, procurando la interpretación racional.
Encuestas
Tormenta de ideas Cuestionarios
15 Capítulo II. Marco Metodológico Y Planteamiento De La Propuesta.
2.1 Caracterización de la comercializadora “Mega Proprinec”
2.2 Determinación de los indicadores que miden la estructura organizacional y las variables que influyen en el control de funciones de la comercializadora “Mega Proprinec” de la ciudad de Babahoyo. 2.3 Propuesta del diseño organizacional y funcional para llevar un buen control de sus funciones de la comercializadora Mega Proprinec de la ciudad de Babahoyo.
Capítulo III. Validación y evaluación de resultados de su aplicación
El aporte teórico, señala que diseño de la estructura organizacional, ayudará a obtener el control necesario para todo lo referente al desempeño de cada una de las funciones del equipo humano, administrando procedimientos que permitan mejorar significativamente el control de sus actividades. También se hará un análisis de los resultados obtenidos después de su ejecución para que la estructura organizacional que se ha diseñado esté generando solución a los problemas encontrados.
16
CAPITULO I: MARCO TEÒRICO
1.1. PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Según K. Velázquez, 2011 Se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuación de los medios (órganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar, muchos autores consideran que el administrador debe tener una función individual de coordinar.
El proceso administrativo es un conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración que se interrelacionan y forman un proceso integral.
Proceso Administrativo se puede representar de la siguiente manera
Fuente: Introducción a la Teoría General de la Administración. Autor: I. Chiavenato.
CLASIFICACION DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS
17 cómo se hará? Cuáles serán los necesarios componentes del trabajo, las contribuciones y como lograrlos. En esencia, se formula un plan o un patrón integrado, predeterminando las futuras actividades, esto requiere la facultad de preveer, visualizar el propósito establecido.
Actividades a ejecutar:
Aclarar, amplificar y determinar los objetivos. Pronosticar.
Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo. Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.
Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo.
Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño. Anticipar los posibles problemas futuros.
Modificar los planes a la luz de los resultados del control.
ORGANIZACIÓN: Para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo, establecer y reconocer las relaciones necesarias. Después de que la dirección y formato de las acciones futuras ya hayan sido determinadas, el paso siguiente para cumplir con el trabajo, será distribuir o señalar las necesarias actividades de trabajo entre los miembros del grupo e indicar la participación de cada miembro del grupo. Esta distribución del trabajo esta guiado por la consideración de cosas tales como la naturaleza de las actividades componentes, las personas del grupo y las instalaciones físicas disponibles.
18 calidad de los miembros administrativos se procuraran tales miembros. Cada uno de los miembros asignados a una actividad componente se enfrenta a su propia relación con el grupo y la del grupo con otros grupos de la empresa.
Actividades a ejecutar:
Subdividir el trabajo en unidades operativas (departamentos)
Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos región X departamento.) Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.
Aclarar los requisitos del puesto.
Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.
Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la administración. Proporcionar facilidades personales y otros recursos.
Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.
EJECUCIÓN: Por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo. Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de planeación y organización, es necesario que el gerente tome medidas que inicien y continúen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en acción está dirigir, desarrollar, instruir y ayudar a los miembros a mejorarse al igual que su trabajo, mediante su propia creatividad y la compensación, a esto se le llama ejecución.
Actividades a ejecutar:
Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por la decisión. Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.
19 Comunicar con efectividad.
Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.
Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho. Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo. Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control.
CONTROL: Para que se conformen con los planes los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que sé está haciendo para asegurar que el trabajo de otros está progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas y la ejecución exitosa de cada miembro no asegura que la empresa será un éxito. Pueden presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstáculos inesperados y habrán de ser comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una acción correctiva.
Actividades a ejecutar
Comparar los resultados con los planes generales.
Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño. Idear los medios efectivos para medir las operaciones. Comunicar cuales son los medios de medición.
Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones.
20 Es importante destacar que los cuatro aspectos tienen una secuencia, sin embargo pueden tener interacción que genera una retroalimentación entre ellos que permiten tomar acciones sobre posibles desviaciones del plan.
Fuente: Introducción a la Teoría General de la Administración. Autor: I. Chiavenato.
Etapas:
La Etapa mecánica, es la parte teórica de la administración, en la que se establece lo que debe de hacerse, es decir, se dirige siempre hacia el futuro y contempla la planeación y organización.
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PRINCIPIOS
ADMINISTRATIVOS
Los principios de la administración son verdades fundamentales de aplicación general que sirven como guías de conducta a observarse en la acción administrativa. Factibilidad: Lo que se planea ha de ser realizable.
Objetividad y cuantificación: establece la necesidad de utilizar datos objetivos tales como estadística, estudios de mercado, cálculo probabilístico, modelos matemáticos y datos numéricos, al elaborar planes para reducir al mínimo los riesgos.
Flexibilidad: Es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas.
Unidad: Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan general y dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales.
Intercambio de estrategias: cuando un plan se extiende en relación al tiempo (largo plazo), será necesario rehacerlo completamente.
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
22
Figura 1 Funciones administrativas.
Fuente: I. Chiavenato. (1997). Introducción a la Teoría General de la Administración.
Según el libro Administración una perspectiva global de los autores Harold Koontz y Heinz Weihrick, las funciones del administrador son: Planificación, Organización, Dirección y Control que conforman el Proceso Administrativo cuando se las considera desde el punto de vista sistémico.
(Fayol, 1984) Señala que estos elementos se aplican en negocios, organizaciones políticas, religiosas, filantrópicas y militares.
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
23
DEFINICIONES
DE
PLANEACION
ESTRATEGICA:
Es el proceso por el cual los miembros guías de una organización prevén su futuro y desarrollan los procedimientos y operaciones necesarias para su desarrollo. (Goodstein, Leonard D. “Planeación Estratégica Aplicada”. Pág. 5).
Las empresas tienen que realizar planes, plantear estrategias para contrarrestar los
problemas que se avecinen a futuro, deben orientarse hacia productos y servicios
nuevos, tomando en cuenta el análisis de la ventaja competitiva o entorno
empresarial.
ELEMENTOS
DE
LA
PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA
La función administrativa de una empresa requiere dos elementos básicos:
a. Un plan estratégico bien definido que sea flexible para poder revisarse,
redefinirse y formularse periódicamente o cuanto las circunstancias así lo
exigen.
b. Implementación del plan estratégico combinado con una gerencia
estratégica, es decir, que asuma un rol de alta gerencia competitiva y
verifique en forma continua los hechos internos de la empresa. (Goodstein,
24
VENTAJAS
Y
DESVENTAJAS
DE
LA
PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA
Las ventajas permiten ver la importancia de implementar la planeación estratégica en las empresas a la vez que proporcionan una idea clara de los pros y los contras.
VENTAJAS
Redefine el rumbo institucional.
Propicia una transformación en la cultura organizacional. Genera sinergia y compromiso grupal.
Mide y evalúa el desempeño institucional.
Permite una distribución adecuada de los recursos.
DESVENTAJAS
Se planea bajo incertidumbre la empresa pequeña que no tiene un
departamento dedicado a la planeación no puede seguir el proceso sistémico de planeación estratégica, no obstante, se favorece siguiendo unos marcos básicos.
Si el plan tiene un plazo demasiado largo, los objetivos pueden volverse
inoperantes.
ANÁLISIS FODA
Es una técnica que se utiliza para conocer la situación presente en una empresa.
Es una estructura conceptual que identifica las amenazas y oportunidades que
surgen del ambiente así como las fortalezas y debilidades internas de las
25
F
ORTALEZAS:
Son las capacidades especiales que posee la empresa, por lo que cuenta con una
posición privilegiada frente a la competencia, recursos que se controlan,
capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan
positivamente.
O
PORTUNIDADES:
Son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables, que se
deben descubrir en el entorno en el que actúa la empresa y que permiten obtener
ventaja competitiva.
D
EBILIDADES:
Son aquellos factores que provocan una posición desfavorable frente a la
competencia. Recursos de los que se carecen, habilidades que no se poseen,
actividades que no se desarrollan positivamente.
A
MENAZAS:
Son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar
26
DEFINICIÓN DE VISION Y MISION
La visión, misión y valores, son los que le permiten a la empresa formarse un
panorama a seguir en su trayectoria. Le ayudan a proyectarse a futuro, a definir su
identidad y espíritu de servicio, a orientar hacia quien o quienes irán dirigidos sus
esfuerzos y sirve de base para crear las estrategias de forma alcanzable.
MISION: Es la razón de ser de la empresa, el motivo por el cual existe. Así mismo es la determinación de las funciones básicas que la empresa va a desempeñar en un entorno determinado para conseguir tal misión.
VISIÓN: Establece lo que quiere ser en el futuro la organización, que posición en la sociedad desea ocupar, la visión marca el sentido idealizado de cómo quiere ser
valorada, considerada y percibida en el futuro, la visión es una imagen mental o una
intención estratégica creada por la gerencia acerca de un futuro posible y deseado.
1.2. LA ORGANIZACIÓN.
Según Hernández, R. Sergio. (2012). Define a la organización como el proceso de diseñar estructuras formales del trabajo en una empresa, por medio de la generación de una jerarquía de autoridad y una departamentalización por funciones, que establezca responsabilidades por área de trabajo.
27
IMPORTANCIA
Según Suarez, Carmen (2009) La importancia de la organización es ser el elemento final del aspecto, teórico, recoge complementa y lleva hasta sus últimos detalles todo lo que la planeación ha señalado respecto a cómo de ser una empresa. Tan grande es la importancia de la organización que en algunas ocasiones ha hecho perder de vista que no es sino una parte de la administración, tiene también importancia por construir el punto de enlace entre los aspectos teóricos y los aspectos prácticos.
La importancia que tiene la organización dentro del proceso administrativo es de gran ayuda, porque mediante esta etapa la empresa puede definir funciones y responsabilidades a todos los miembros de la entidad
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN
Según Hernández, R. Sergio. (2012).
Principio de división del trabajo.- La división del trabajo busca la
especialización y el perfeccionamiento del hombre en un puesto, para producir más y mejor.
Principio de autoridad y responsabilidad.- la autoridad, en la organización y en las estructuras, implica aspectos formales o legales, técnicos y morales.
Principio de primacía de la autoridad.- los asesores de una empresa son los que aconsejan y recomiendan.
Principio de delegación.- la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, lo cual significa que el jefe debe permitir que sus dirigidos hagan las cosas y tomen decisiones libremente.
28 Principio de jerarquía.- toda organización humana requiere de una jerarquía, o
de lo que es un sistema de niveles de mando.
Principio de tramo de control.- este se refiere al número de unidades, departamentos o personas que pueden ser supervisadas por una persona. Principio de equidad.- el administrador cuando organiza una empresa, es
equilibrar las cargas de trabajo a todos por igual.
Organizar una empresa es saber coordinar todas las actividades o trabajos que se realizan en la misma para alcanzar los objetivos propuestos en la empresa.
TIPOS DE ORGANIZACIÓN
ORGANIZACIÓN
FORMAL
Según Suarez Carmen (2004) Define a la organización formal como “la estructura intencional de roles o funciones en una empresa formalmente organizada”. Dentro de esta organización formal existen tres clases:
ORGANIZACIÓN
LINEAL
.
29
FIGURA 2 ORGANIZACIÓN LINEAL
Fuente: Suarez Carmen (2004)
ORGANIZACIÓN FUNCIONAL
La organización funcional consiste en agrupar las actividades de acuerdo a las funciones primarias de la organización, una función agrupa todos los trabajos, de una misma clase y están relacionadas entre sí.
FIGURA 3ORGANIZACIÓN FUNCIONAL
Fuente: Suarez Carmen (2004)
PRESIDENTE
SUPERVISORES GERENTES
JEFES
PRESIDENTE
30 Organización Línea Staff.- Es aquella que combina las relaciones lineales de autoridad directa con las de consulta y asesoramiento con los departamentos o staff. Los departamentos en línea se ocupan de las decisiones, y los de staff realizan apoyo y asesoramiento.
La organización formal como se puede observar están inmersos todos tipos de organización para llevar una adecuada jerarquía que demuestre lo que cada quién tiene bajo de su responsabilidad.
ORGANIZACIÓN
INFORMAL
Según Hernández, R Sergio (2012) define a la organización informal como “Es el conjunto de contactos e interrelaciones personales y de las agrupaciones de personas que proporcionan satisfacción sicológica no consideradas por la organización formal,” La organización informal es la que tiene relación con los diferentes organigramas que debe establecer cada empresa para una mejor segregación de funciones.
ORGANIGRAMAS
Según Reyes, Agustín (2010). Define que el organigrama es una representación gráfica de la estructura de una empresa, con sus servicios órganos y puestos de trabajo y sus distintas relaciones de autoridad y responsabilidad.
31 El organigrama muestra:
Un elemento (figuras)
La estructura de la organización
Los aspectos más importantes de la organización Las funciones
Las relaciones entre las unidades estructurales Los puestos de mayor y los de menor importancia Las comunicaciones y sus vías
Las vías de supervisión
Los niveles y los estratos jerárquicos
Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización Las unidades de categoría especial.
CLASES
DE
ORGANIGRAMAS
Según la forma como muestran la estructura son:
ANALÍTICOS: Son los organigramas específicos, los cuales suministran una información detallada; incluso se complementan con informaciones anexas y por escrito, símbolos convencionales de referencia con datos circunstanciados. Se destinan al uso de los directores, expertos y personal del estado mayor.
GENERALES: Este tipo de organigrama facilita una visión muy breve de la organización: se limita a las unidades de mayor importancia.
32 Según la forma y disposición geométrica de los Organigramas son:
a) VERTICALES: Este Organigrama representa con toda fidelidad una pirámide jerárquica, ya que las unidades se desplazan según su Jerarquía de arriba abajo en una gradación jerárquica descendente.
b) HORIZONTALES: Representan a la estructura sin mayores alteraciones, pero con una disposición, de izquierda a derecha y no de arriba hacia abajo.
c) ESCALARES: Este tipo de organigramas no utiliza lo recuadros para los nombres de las unidades de la estructura sino que maneja líneas encima de las cuales se colocan los nombres.
d) CIRCULARES O CONCÉNTRICOS: En este tipo los niveles jerárquicos se muestran mediante círculos concéntricos en una disposición de dentro afuera y en orden de importancia.
INTEGRACIÓN O TRABAJO EN EQUIPO
Según Suarez, C (2009), en su texto Elementos de administración, establece que implica llevar los puestos de la estructura organizacional y mantenerlos ocupados. Esto se realiza al identificar los requerimientos de fuerza laboral el inventario de las personas disponibles al seleccionar el personal encargado y preparado para las áreas de trabajo.
En el área de empaque y luego a perchas llega el producto y de esta manera el producto llega a las manos del cliente. Esto facilita la ejecución de las tareas con rapidez y eficiencia. Porque cada área tiene sus respectivos encargados.
33
I
MPORTANCIASegún Reyes, Agustín (2010). Se refiere a la importancia como el punto de partida de lo estático y lo dinámico; lo teórico y lo práctico. Aunque se da en mayor amplitud al iniciarse la operación de un organismo social (conseguir personal, maquinaria, dinero) es una función permanente, porque en forma constante hay que estar integrando el organismo, tanto para proveer a su crecimiento normal, ampliaciones como para sustituir a los hombres que han salido por muerte, renuncia etc. a las máquinas que han deteriorado, los sistemas que resultan obsoletos.
Es de mucha importancia mantener este elementos dentro de la organización porque sería la clave del éxito y esto ayudaría a que la empresa incremente su efectividad en las operaciones y por ende brinde un mejor servicio a través de la producción de productos de excelente calidad.
PRINCIPIOS DE LA INTEGRACION
Según Koontz, H. y Weihrich H. (2013).
Principio del objetivo de la integración de personal: Es asegurar que las funciones organizacionales queden a cargo de elementos calificados que estén capacitados para ocupar esos puestos.
Principio de la integración de personal: Cuanto más clara sea la definición de las funciones organizacionales y de sus requerimientos humanos, y mejores sean las técnicas de apreciación administrativa y de capacitación, más alta será la calidad de la administración.
34 Estos principios deben de ser aplicados en la organización ya que ayudarán a que el personal que trabaja en la empresa sea más competitivo y los empleados sean más eficientes y se apliquen mejores técnicas para el desarrollo de las actividades.
1.3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Stephen Robbins (2004) dice que una estructura organizacional define cómo se dividen, agrupan y coordinan formalmente las tareas en el trabajo. Existen seis elementos básicos que se debe considerar al momento de diseñar la estructura de su organización:
• Experiencia Laboral • Departamentalización • Cadena de mandos • Tramo de control
• Centralización y descentralización • Formalización
Experiencia Laboral: Es el grado en que las tareas de la organización están divididas en puestos de trabajo. Es conocido también como división del trabajo, éste se divide en varios pasos y cada uno lo completa una persona por su cuenta, los individuos se especializan en una parte de una actividad y no en toda.
La experiencia laboral aumenta la eficiencia y la productividad porque estimula la generación de inventos especiales y de máquina.
35 Departamentalización: Luego de dividir las tareas mediante la especialización, hay que agruparlas de modo que se puedan coordinar aquellas que sean comunes, la base para agrupar las tareas se llama departamentalización. Un recurso utilizado para agrupar las actividades es por medio de las funciones realizadas, éste factor es para todas las organizaciones puesto que solo cambian las funciones de acuerdo con los objetivos y las actividades que persigue la organización. La ventaja es la eficiencia que se logra para reunir especialista.
Cadena de mandos: Es una línea continua de autoridad que se extiende de la parte superior de la organización hasta el último escalón y aclara quién reporta a quién. Responde preguntas de los empleados como a quién acudir si se presenta un problema o ante quién son responsable. Dentro de cadena de mando están inversos dos conceptos adicionales:
Autoridad: Derecho inherente de una posición gerencial para dar órdenes y esperar que se acaten.
Unidad de mando: Un subordinado debe tener sólo un superior ante el cual es responsable directo.
Tramo de control: Determina el número de niveles y administradores que tiene una organización, es decir, establece un número de subordinados que un gerente puede dirigir con eficacia.
36 Formalización: Es el grado en el que las tareas en la organización están estandarizadas. La estandarización no sólo suprime la posibilidad de que los empleados se conduzcan de otra manera, sino que incluso elimina la necesidad de que consideren alternativas de conducta.
DEPARTAMENTALIZACIÓN
Según Ricardo Enríquez Caro (Administración Moderna 2012). La especialización horizontal se hace a costa de una cantidad mayor de órganos especializados, en el mismo nivel jerárquico, cada uno en su tarea. La especialización horizontal también se denomina proceso funcional y se caracteriza siempre por el crecimiento horizontal del organigrama. Es más conocida con el nombre de departamentalización, por su tendencia increíble de crear departamentos.
Cada departamento designa un área, división o segmento distinto de una empresa sobre la cual un administrador (sea director, gerente, jefe, supervisor, etcétera) tiene autoridad para el desempeño de actividades específicas. El principio que debe seguir la departamentalización o agrupación de actividades es el principio de la homogeneidad
37
FIGURA 4 DEPARTAMENTALIZACIÓN
Fuente: R. Caro. (2012). Administración Moderna.
Especialización horizontal con desdoblamiento de órganos del mismo nivel Jerárquico.
TIPOS
DE
DEPARTAMENTALIZACIÓN
POR
FUNCIONES:
También denominada como departamentalización funcional, la cual consiste en agrupar actividades y tareas en relación a las funciones que se desarrollan en la empresa.
38
FIGURA 5DEPARTAMENTALIZACIÓN POR FUNCIONES
Fuente: R, Caro. (2012). Administración Moderna.
POR
PRODUCTOS
La departamentalización por productos, tiene como piedra angular a los productos; es por ello que es necesario agrupar las actividades de acuerdo con el producto o servicio que ofrece la empresa. La base de este tipo de departamentalización es que para suplir un producto o servicio, deberán agruparse áreas (aunque sean diferentes) en un mismo departamento esta.
39
FIGURA 6DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PRODUCTOS
Fuente: R, Caro. (2012). Administración Moderna.
POR
ÁREA
GEOGRÁFICA
40 La departamentalización territorial es bastante común en empresas que operan en amplias áreas geográficas. En este caso, puede ser importante que las actividades en una determinada área del territorio se agrupen y se asignen a un gerente.
FIGURA 7DEPARTAMENTALIZACIÓN POR ÁREA GEOGRÁFICA
Fuente: R, Caro. (2012). Administración Moderna.
POR
CLIENTELA
41 La departamentalización por clientes refleja en la organización, la importancia que esta le da al cliente, es decir el cliente es rey de la organización, es un criterio importante cuando las organizaciones tratan con diferentes clases de clientes, con diferentes características y necesidades.
FIGURA 8DEPARTAMENTALIZACIÓN POR CLIENTES
42
POR
PROCESOS
También es conocida como departamentalización por etapas del proceso, por procesamiento o aun por equipo. Se utiliza con frecuencia en las empresas industriales en los niveles más bajos de la estructura organizacional de las áreas productivas o de operaciones.
Esta base de departamentalización se puede encontrar en el agrupamiento de los procesos de pintura o de galvanoplastia, o la colocación en un área de la planta de las prensas troqueladoras o máquinas automáticas para fabricar tornillos. En esta clase de departamentalización se reúnen las personas y los materiales con el fin de llevar a cabo una operación en particular.
FIGURA 9DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PROCESOS
43
POR
PROYECTOS
La agrupación u organización en la base de proyectos implica la diferenciación y la agrupación de las actividades en relación con las salidas y los resultados a uno o varios proyectos de la empresa.
La agrupación por proyectos permite lograr un elevado grado de coordinación entre las partes involucradas, que abandonan sus posiciones anteriores para dedicarse temporalmente a determinado proyecto, que las absorbe por completo.
FIGURA 10DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PROYECTOS
44
SELECCIÓN DE ALTERNATIVAS DE LA DEPARTAMENTALIZACION
Los tipos de departamentalización expuestos no indican con claridad cómo se establecen las interrelaciones entre los diversos departamentos ni cómo deben estar subordinados.
La departamentalización es un medio para organizar las actividades de la empresa, con el fin de facilitar la consecución de sus objetivos. Existen cuatro principios que en buena parte permiten adecuar el problema de la departamentalización:
Permite de mayor uso. El departamento que más se utiliza una actividad debe tenerla bajo su jurisdicción.
Principio de mayor interés. El departamento que presente el mayor interés por una actividad debe supervisarla, pues se hace proficiente en ella.
Principio de separación del control. Las actividades de control deben ser autónomas.
Principio de supresión de la competencia. Se debe eliminar la competencia entre departamentos agrupando diversas actividades en un único departamento.
1.4. CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPITULO
45
CAPITULO II: MARCO METODOLOGICO Y
PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA
2.1. CARACTERIZACIÓN DE LA COMERCIALIZADORA MEGA
PROPRINEC
En Babahoyo capital fluminense de la Provincia de Los Ríos, considerada una zona Agrícola productiva y de un potencial comercial bastante grande ya que cuenta con más de 150.000 habitantes dando así un mercado amplio y competitivo, refiriéndose de manera más específica se puede citar las comercializadoras, distribuidoras y demás negocios.
La comercializadora Mega Proprinec se encuentra ubicada en la ciudad de Babahoyo Provincia de Los Ríos, en el sector comercial de la ciudad, en las calles Calderón entre 10 de agosto y 5 de junio. Es una empresa dedica a la comercialización al por mayor y menor de productos de consumo masivo a niveles socioeconómicos medio y medio bajos en el cantón Babahoyo y su zonas de influencias.
“MegavProprinec” comercializa artículos de primera necesidad, artículos para el hogar, confitería y productos de bazar; se encuentra posicionado dentro de los más grandes almacenes de la ciudad de Babahoyo, después de marcas reconocidas como son: Mi Comisariato, Akí y el Tía.
46 Del Análisis organizacional de las grandes cadenas de retails a nivel nacional e internacional se ha observado que las agrupa en tres grandes sectores: comercial, administrativo y logístico. En el área comercial está determinado por áreas como marketing, ventas. En el área administrativa abarca la parte contable financiera, tributaria y sistema de información y comunicación que otorgan información de momento y oportuna para la toma de decisiones de sus diferentes puntos de ventas La logística determina un factor importante dentro de estas grandes corporaciones ya que de ello depende el éxito del negocio abarcando áreas como: compras empaquetado, perchado, transporte.
Otro factor de importancia dentro de estas organizaciones es la constante innovación en valor para lograr atraer a consumidores y poder crear experiencias de compras diferenciadoras.
Dentro del proceso de innovación las grandes compañías las enfocan en 8 dimensiones:
Tiendas.- Aspectos tangibles e intangibles del entorno de compra. Incluye atributos como el tamaño de la tienda, ubicación, ambiente, diseño de la tienda, exhibición de los productos y características especiales como horarios extendidos de atención, estacionamientos y cajas especiales.
Producto.- Atributo de los productos y servicios ofrecidos como su atractivo, calidad, tamaño, durabilidad de su surtido y portafolio de marketing
Valor.- El equilibrio entre precio y calidad que constituye la promesa de valor del minorista. La innovación en el valor debe incluir el ofrecer precios asequibles entre sus puntos de ventas, posibilidades de financiamientos programas de lealtad, promociones regulares, promociones irregulares, servicios de valor agregado como despacho a domicilio, instalación gratuita etc.
47 ascensos ; las políticas de dotación de personal y evaluación de desempeño contribuyen en esta dimensión
Comunicación.- Promociones para atraer a los clientes, o publicidad para crear conciencia y posicionamiento del minorista en la mente de los consumidores
Proveedores.- La forma en que el minorista organiza sus procesos de suministros. La presencia de programas de abastecimiento estratégico, proveedores favoritos para cada categoría de productos, los acuerdos de largo plazo , y las promociones coordinadas aportan a esta dimensión
Sistemas.- La tecnología utilizada para apoyar lor procesos de negocios de minoristas, como la soluciones propietarias estándar para recopilar y analizar la información útil del negocio o las plataformas electrónicas que interactúan con los clientes
Logística.-La forma en que el minorista organiza sus procesos de despacho y distribución de producto. La c instrucción y la gestión de centro de distribución de flota de despacho propios contribuyen a esta dimensión
Como se ha visto en el análisis anterior sobre las 8 dimensiones de innovación y de acuerdo a la propuesta estratégica de crecimiento de la empresa debe ser estructurada la organización Mega Proprinec para que tenga éxito en el futuro
2.2 DETERMINACION DE LOS INDICADORES QUE MIDEN LA
ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
Y
LAS
VARIABLES
QUE
INFLUYEN
EN
EL
CONTROL
DE
FUNCIONES
LA
COMERCIALIZADORA MEGA PROPRINEC DE LA CIUDAD DE
BABAHOYO
TIPO
DE
INVESTIGACIÓN.
La investigación que se aplicó en este estudio fue descriptiva y propositiva.
48 cualquier fenómeno que se analice y propositiva, porque se elaboró una
propuesta que se presentará a la junta directiva, empleados y socios/as como
una alternativa de proyección futura a la problemática planteada.
TÉCNICAS
PARA
LA
RECOLECCIÓN
DE
INFORMACIÓN
ENCUESTA
Para obtener información específica de los sujetos de estudio del comercial Mega
Proprinec se aplicó las encuestas a los empleados del comercial.
ENTREVISTA
Este instrumento se aplicó exclusivamente para los administradores y propietarios
del comercial Mega proprinec.
2.3
PROPUESTA
DE
LA
ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
Y
FUNCIONAL
PARA
LA
COMERCIALIZADORA
MEGA
PROPRINEC
DE
LA
CIUDAD
DE
BABAHOYO.
ANTECEDENTES
49 Su estructura administrativa no se encuentra definida, su organización se basa en conocimientos empíricos, a pesar de su gran crecimiento.
OBJETIVOS
DE
LA
PROPUESTA
OBJETIVO
GENERAL
Proporcionar una estructura organizacional y funcional para el comercial Mega proprinec de la cuidad de Babahoyo que mejore la eficiencia del negocio.
OBJETIVOS
ESPECIFÍCOS
Diseñar el plan estratégico de los negocios con el fin de orientar su desarrollo y superar sus principales debilidades.
Estructurar un esquema organizativo que permita el aprovechamiento de sus recursos y funcionamiento.
Determinar los lineamientos de dirección que permitan cumplir con los planes establecidos.
DESCRIPCIÓN
DE
LA
PROPUESTA
El presente trabajo contiene, una propuesta Administrativa para la comercializadora Mega proprinec de la ciudad de Babahoyo, a través del diseño estratégico, organizacional, integración del personal, dirección y control.
FILOSOFÍA
DE
LA
COMERCIALIZADORA
MEGA
PROPRINEC
MISIÓN
50 calidad y con una atención esmerada donde los clientes encuentran todo lo que necesitan.
VISIÓN
En el transcurso de cinco años Mega proprinec estará posesionado entre los más prestigiosos del país; por la afluencia de clientes, disponibilidad de Infraestructura adecuada, personal capacitado y un ambiente amigable, propio de una empresa moderna.
OBJETIVOS
CORPORATIVOS
Fortalecer la imagen corporativa de Mega proprinec ampliando y mejorando los servicios de comercialización de productos de consumo masivo a la comunidad con estándares de alta calidad, precios y medidas justas.
Lograr la fidelidad del cliente a través de calidez en la atención, seguridad en
la calidad y gama de los productos.
Capacitación continúa al personal, para una eficaz atención al consumidor. Mejorar la presentación del ambiente físico de la infraestructura y del personal. Posicionar al comercial Mega proprinec como el mejor establecimiento de
venta de productos de consumo masivo a través de actividades de marketing. Disponer de un sistema contable confiable y de fácil manejo para obtener
información financiera a tiempo real.
VALORES
EMPRESARIALES
51
ESTRATEGIA
CORPORATIVA
Construir una imagen de nuestra marca y generar prestigio a base de eficiencia, por lo que realizaremos acciones tales como:
POLÍTICAS
Definir opciones para la organización administrativa en los ámbitos del recurso
humano.
Elevar el nivel de compromiso, de los actores de la organización, en el mejoramiento de la calidad de atención al cliente.
Evitar la improvisación tanto en las acciones como en las decisiones.
Buscar el mayor nivel de calidad en el servicio como elemento determinante en la decisión de compra de las personas.
Mejoramiento continúo en todos los procesos de administrativos y contables en el comercial.
ACCIONES
Elaborar clasificador de puestos con perfiles profesionales de acuerdo a las funciones y niveles de desempeño.
Motivar al personal a través del reconocimiento de la importancia de la labor
que realiza en beneficio de la empresa. Elaborar planes estratégicos y operativos.
Capacitar al personal en el servicio de atención al cliente. Evaluar los procesos de gestión e implementar innovaciones.
Investigar las necesidades de los clientes, ofertar promociones e incorporar
52
ANALISIS FODA
FORTALEZAS
1. Productos de calidad
2. Precios cómodos y accesibles 3. Entrega inmediata de productos 4. Capacidad de negociación 5. Ampliación del portafolio de productos
6. Facilidad de compra
7. Cumplimiento en el pago de proveedores
8. Amplia cartera de clientes 9. Supervisión continua de cumplimiento de
Tareas de los empleados
10. Cumplimiento de aspectos legales
OPORTUNIDADES
1. Crecimiento de mercado objetivo 2. Gran cantidad de proveedores 3. Aumento de la demanda 4. Existencia de temporadas
5. Facilidad de crédito de parte de los proveedores
6. Generación de estrategias innovadoras de
marketing
7. Tecnología avanzada
DEBILIDADES
1. Falta de publicidad y promoción 2. Falta de capacitación
3. Infraestructura reducida 4. Alta rotación de empleados 5. Escasas políticas empresariales 6. Falta de actualización de tecnología
AMENAZAS
1. Menor poder adquisitivo de la población.
2. Aumento de la competencia 3. Nuevas promociones de la competencia.
53 7. Bajo Nivel educativo de empleados
8. Objetivos no definidos
9. Existe un control de inventarios empíricos
5. Políticas inestables del país 6. No se dispone de un manual de funciones para cada área de trabajo
LA
ORGANIZACIÓN
El tipo de organización que se recomienda para el comercial Mega Proprinec es el de línea o staff debido a que los propietarios van a necesitar de una asesoría profesional continua para optimizar el recurso humano en los puestos de trabajo. Se sugiere el siguiente organigrama
ORGANIGRAMA PROPUESTO PARA MEGA PROPRINEC
ATENCION AL CLIENTE PROPIETARIO
GERENCIA
ASESORIA ADMINISTRATIVA
EXTERNA
BODEGA CONTABILIDAD CAJA
AUXILIAR SUPERVISOR DE
54
MANUAL DE FUNCIONES
NOMBRE DEL CARGO: GERENTE CARGO:ADMINISTRTIVO
NIVEL: EJECUTIVO REPORTA: PROPIETARIOS
SUPERVISA: PROPIETARIOS
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
NATURALEZA DEL PUESTO:
Es el responsable de dirigir el grupo de trabajo
Motivar al personal encargado de sus labores
Capacitar al personal de trabajo
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
FUNCIONES BÁSICAS:
Dirigir los puestos de trabajo
Coordinar las labores de todo el personal
Trabajar directamente con todas las áreas de la empresa
Resolver quejas y reclamos de los usuarios
Coordinar las técnicas de ventas, publicidad y promoción
Coordinar la adquisición de nuevas líneas de productos
ANALISIS DEL PUESTO
Requisitos Mínimos:
INSTRUCCIÓN: Superior
TITULO PROFESIONAL: Título Universitario en Administración de Empresas y carreras afines.
EXPERIENCIA: 5 años por lo menos en Administración de Empresas
PERFIL: Sólidos conocimientos del Manejo de Información Financiera para la ejecución de tareas específicas, Personalidad dinámica, proactiva para tomar decisiones de trabajo
acertadas, Excelente nivel de Comunicación, Creativo, Innovador y con capacidad de
Liderazgo
RESPONSABILIDADES:
El Gerente en todo momento está representando a la organización. El Gerente es el
responsable directo del logro de los objetivos de la organización. El deberá conducir la labor de
la organización en pos de la consecución de los objetivos propuestos, por tal, él debe liderar la
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MANUAL DE FUNCIONES
NOMBRE DEL CARGO: JEFE DE ÁREA: CONTABILIDAD CARGO:ADMINISTRTIVO
NIVEL: EJECUTIVO REPORTA: GERENTE
SUPERVISA: : GERENCIA
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
NATURALEZA DEL PUESTO:
Es el encargado de revisar y analizar la información contable; presentar reportes y estados
financieros, asesorar al área administrativa de la organización en aspectos como: presupuesto,
tributación, financiamiento capital de trabajo, control de ingresos, evaluación económica.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
FUNCIONES BÁSICAS:
Asesorar a la gerencia respecto del registro de transacciones
Supervisar los informes presentados por la auxiliar contable
Analizar el movimiento de las cuentas
Realizar la declaración de obligaciones tributarias
Estudios de estados financieros y sus análisis.
Aplicación de beneficios y reportes de dividendos.
La elaboración de reportes financieros para la toma de decisiones.
Suministrar las informaciones fiables y oportunas para la toma de decisiones.
ANALISIS DEL PUESTO
Requisitos Mínimos:
INSTRUCCIÓN: Superior
TITULO PROFESIONAL: Título Universitario en Contabilidad y Auditoria
(Ing. En Contabilidad y Auditoría C.P.A)
EXPERIENCIA: Por lo menos 3 años en el cargo de Jefe de Contabilidad
y en la dirección de actividades contables.
PERFIL: Conocimientos actualizados en el manejo de normas y procesos, contables,
tributarios, legales, Buena relaciones humanas, trabajo en equipo.
RESPONSABILIDADES:
Independencia, integridad y objetividad
Juicio criterio
Basarse en las NIFF
Poner manifiesto y corregir irregularidades en las operaciones
Entrenamiento técnico y capacidad profesional
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MANUAL DE FUNCIONES
NOMBRE DEL CARGO: AUXILIAR ÁREA: CONTABLIDAD CARGO: CONTABLE
NIVEL: AUXILIAR REPORTA: CONTADOR
SUPERVISA: JEFE CONTABLE
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
NATURALEZA DEL PUESTO:
Llevar de una manera minuciosa todos y cada uno de los costos necesarios para que se
pueda determinar el costo real del producto y su respectivo precio de venta y registro de todas
las operaciones que realice la empresa en los respectivos diarios.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
FUNCIONES BÁSICAS:
Preparar la información contable en base a la normativa vigente.
Cumplir con las normas y políticas establecidas por la empresa.
Conservar respaldos de las transacciones realizadas.
Determinar los costos unitarios de los productos.
Tener un registro de todo el material dañado, desperdicios
Manejo de Kardex de Inventarios en Excel.
Revisar, Clasificar y Registrar todos los documentos, a fin de mantener actualizados los
movimientos que se realizan en el comercial.
Presentar a Jefe de Contabilidad informes mensuales.
ANALISIS DEL PUESTO
Requisitos Mínimos:
INSTRUCCIÓN: Superior
TITULO PROFESIONAL: Título Universitario Contabilidad y Auditoría CPA.
EXPERIENCIA: Mínimo 2 años en el puesto de Auxiliar contable.
PERFIL: Conocimientos sólidos en sistemas contables, Computación, Manejo de Excel y
programas similares, Trabajo bajo presión, responsable, Conocimientos en Contabilidad,
Procedimientos Contables, Buenas relaciones humanas, Razonamiento, Honradez, Habilidad
y Buena toma de decisiones, Ética Profesional.
RESPONSABILIDADES:
Proporcionar Información al área de Contabilidad de manera oportuna y detallada.
Analizar los resultados económicos.
Es responsable directo de títulos y valores.
Tener al día la información contable de la empresa.
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MANUAL DE FUNCIONES
NOMBRE DEL CARGO: BODEGUERO CARGO: BODEGA
NIVEL: OPERATIVO REPORTA: DPTO. BODEGA
SUPERVISA: GERENCIA
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
NATURALEZA DEL PUESTO:
El Bodeguero es el encargado del procedimiento de ingresos, egresos y control de
mercaderías custodiados en Bodega.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
FUNCIONES BÁSICAS:
Adquisición de productos para Servicio de la empresa, llevar un registro de Proveedores con las
cotizaciones vigentes.
Llevar un registro actualizado de Orden de Compra, para ser entregado a bodega en el momento de la
llegada de mercadería.
Solicitar anticipadamente la mercadería a proveedores cuando la circunstancia lo requieran.
Confeccionar Órdenes de Servicio, previa revisión de los documentos adjuntos que pueda traer la
factura, de manera que coincidan tanto en su número como en el valor facturado, Apoyar logísticamente
a bodega en el tema de devoluciones o cambios a Proveedores.
Llevar registro de proveedores, priorizado por criterios de calidad de productos, oportunidad de despacho
y precios.
El registro de proveedores debe actualizarse permanentemente.
Cada vez que aparezca un proveedor nuevo, debe solicitar los datos y agregar a la base de datos.
Informar mensualmente indicadores de calidad.
Supervisión de productos en buen estado
Recepción, almacenamiento y entrega de productos
Desempeñar las demás funciones y tareas que la Jefatura le encomiende en las materias de su
competencia..
ANALISIS DEL PUESTO
Requisitos Mínimos:
INSTRUCCIÓN: Por lo menos secundaria
TITULO PROFESIONAL: Título Bachiller en Contabilidad y comercio
EXPERIENCIA: Por lo menos 3 años en el manejo de inventarios.
PERFIL: Conocimientos de computación en lo que se refiere al manejo de inventarios.
RESPONSABILIDADES:
Conocimiento básico de inventarios
Rapidez en la entrega de productos
Amabilidad con los clientes en el momento del despacho
Actitud eficiente para desempeñar su función
Responsabilidad única del movimiento de los productos
Organización adecuada de los productos
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LA
DIRECCIÓN
La dirección en Mega proprinec implicará en el logro de los objetivos con y por medio de todo el personal que labora en el comercial, por lo tanto el administrador debe interesarse por mantener buenas relaciones humanas, entre propietarios y empleados; formar un equipo de trabajo unido, con ideas homogéneas proyectadas a ejecutar la visión a conseguir las metas propuestas; conseguir una presentación física adecuada de la empresa, lograr una eficiente comunicación interna enfocada a la satisfacción del cliente, preocuparse por un eficaz manejo contable para la toma de decisiones orientados hacia la obtención de mayor rentabilidad del negocio, Más no solo pensar en sus beneficios personales.
El clima organizacional, influye en:
a) Dar una atención de calidad al cliente para que salga totalmente satisfecho. b) Lograr una rentabilidad e ingresos aceptables para los dueños de la organización. Para proporcionar un buen clima organizacional dentro del comercial Mega Proprinec se pondrá énfasis en elevar el nivel de motivación y satisfacción de todos los colaboradores internos o empleados y clientes externos o consumidores del servicio.
EJECUCIÓN
DE
LA
PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA.
En un mundo globalizado que exige a las empresas comercializadoras contar con planes a largo plazo, por tal motivo es importante que en Mega proprinec se realice o se actualice dicha planificación para que se obtenga los resultados deseados en este proceso, se hace imprescindible la participación de todos los que conforman la empresa.
59 Siguiendo un orden del día:
Constatación del quórum.
Revisión de los objetivos planteados en la reunión anterior (en la primera reunión se basara en los objetivos de la planeación estratégica.
Determinar el grado de cumplimiento de los objetivos.
Establecer las razones por las cuales se han cumplido o no los objetivos. Establecer cuál es la situación actual del comercial.
Determinar qué aspectos se debe mantener y cuales mejorar.
Plantear si es necesario reformular los objetivos, estrategias y sus respectivas fechas de cumplimiento.
CONFORMACIÓN
DEL
EQUIPO
DE
TRABAJO
El equipo de trabajo estará conformado por las personas Asesor Financiero Externo
Gerente Contador
Auxiliar Contable Bodeguero
Supervisor de caja- entrega de mercadería. Cajeros
FUNCIONES
DEL
EQUIPO
DE
TRABAJO
60 Realizar la planificación estratégica para el negocio.
Evaluar el desarrollo de las actividades del negocio
Evaluar la gestión de cada miembro del equipo de trabajo.
Delegar responsabilidades a los miembros del equipo para el cumplimiento de objetivos
CAPACITACIÓN
EN
MEGA
PROPRINEC
Debido a que en Mega proprinec no se realiza ninguna clase de capacitación al personal el cual sirva como una herramienta fundamental para la Administración de Recursos Humanos y ofrezca la posibilidad de mejorar la eficiencia del trabajo en la empresa, permitiendo a su vez que se adapte a las nuevas circunstancias que se presentan tanto dentro como fuera de los mercado, proporcionando a los empleados la oportunidad de adquirir mayores conocimientos, capacidades y habilidades que aumenten sus competencias para desempeñarse con éxito en su puesto de trabajo. De esta manera, también resultará ser una importante herramienta motivadora.
Los objetivos de la Capacitación en Mega proprinec son los siguientes: Motivar a los colaboradores
Evitar pérdidas de tiempo Optimizar las ventas
Formar un equipo de trabajo comprometido con los objetivos organizacionales
