“UNIANDES”
FACULTAD SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA C.PA
TESIS DE GRADO PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL
TÍTULO DE INGENIERIO EN CONTABILIDAD
SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS, C.P.A
TEMA: DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA GESTIÓN FINANCIERA EN EL COLEGIO TÉCNICO PARTICULAR
―JACQUES COUSTEAU‖, SANTO DOMINGO.
AUTOR: TLGO. RODRIGUEZ MATUTE GEOVANNY PATRICIO
ASESOR: MAG. AMANDA MARTÍNEZ
SANTO DOMINGO - ECUADOR
“UNIANDES”
CERTIFICACIÓN DEL ASESOR
Mag. Amanda Martínez., en calidad de Director de Tesis, designado por disposición de Cancillería de la UNIANDES certifica que: el Tlgo. Rodríguez Matute Geovanny Patricio, estudiante del Décimo nivel de la carrera de Contabilidad Superior y Auditoría C.P.A, ha cumplido y finalizado su trabajo de tesis con el tema: DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA GESTIÓN FINANCIERA EN EL COLEGIO TÉCNICO
PARTICULAR.
Quien han cumplido con todos los requerimientos científicos y metodológicos.
Atentamente,
“UNIANDES”
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
Tlgo. Rodríguez Matute Geovanny Patricio portador de la cédula de ciudadanía No. 1717101453 declaro que la presente tesis sobre el tema: ―DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA GESTIÓN FINANCIERA EN EL COLEGIO TÉCNICO PARTICULAR.‖ previa la obtención
del Título de Ingeniero en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas CPA., expongo ser autor exclusivo del presente trabajo y los derechos de autoría le corresponden a la Universidad Regional Autónoma de los Andes ―UNIANDES‖.
Santo Domingo, 30 de septiembre del 2013
Atentamente,
IV
DEDICATORIA
Este trabajo va dedicado a dios, a mis padres, mis hermanos, y mi hermana que
demostraron su apoyo y confianza en mí, para poder lograr el camino al éxito.
Mi trabajo es dedicado también a mi hijo que forma parte de mi vida que Dios me ha
dado.
A mi familia por su apoyo moral, espiritual e incentivándome, a seguir siempre el
camino correcto que dios nos da en la vida.
V
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios por guiarme y darme la oportunidad en la vida, a mis padres, mis
hermanos, mi hijo por estar en los momentos tan difíciles, apoyándome, incentivando,
dándome fortaleza y esperanza de lograr el camino al éxito; a mis compañeros y
maestros que me motivaron y brindaron la confianza de poder alcanzar la meta; a la
Universidad Regional Autónoma de los Andes por haber transmitido los conocimientos
y poder desenvolver en la vida profesional; y también agradezco a la Mgs. Amanda
Martínez que hicieron posible el desarrollo del presente trabajo y compartir sus
experiencias.
Y a todas aquellas personas que directa o indirectamente colaboraron conmigo durante
esta trayectoria académica.
VI
INDICE GENERAL
CERTIFICACIÓN DEL ASESOR ... II
DECLARACIÓN DE AUTORÍA ... III
DEDICATORIA ... IV
AGRADECIMIENTO ... V
INDICE GENERAL ... VI
INDICE DE TABLA ... XI
INDICE DE GRÁFICOS ... XIV
INDICE DE ANEXOS ... XVI
RESUMEN EJECUTIVO ... XVII
EJECUTIVE SUMARY ... XIX
INTRODUCIÓN ... XXI
1 EL PROBLEMA ... 1
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. ... 1
1.1.1 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ... 3
VII
1.2 OBJETIVOS ... 4
1.2.1 GENERAL ... 4
1.2.2 ESPECÍFICOS ... 4
1.3 JUSTIFICACIÓN ... 5
2 MARCO TEÓRICO ... 7
2.1 ANTECEDENTES INVESTIGATIVAA ... 7
2.2 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA ... 8
2.2.1 AUDITORIA. ... 8
2.2.1.1 Objetivos generales de la auditoría ... 9
2.2.1.2 Tipos de Auditoría ... 10
2.2.1.3 Proceso de la Auditoría ... 11
2.2.1.4 Planificación de la Auditoría... 12
2.2.1.5 Riesgo de la auditoría. ... 17
2.2.1.6 Organización de la Auditoria Interna ... 20
2.2.2 CONTROL INTERNO ... 20
2.2.2.1 Definición. ... 20
2.2.2.2 ¿Qué es el Control Interno?... 21
2.2.2.3 Objetivos del Control Interno ... 22
2.2.2.4 Característica del Control Interno. ... 23
2.2.2.5 Clasificación del Control Interno ... 24
2.2.2.6 Control Interno Basados en principios. ... 26
2.2.2.7 Componentes delSistema de Control Interno ... 32
2.2.2.8 Estudio y Evaluación de los Sistema de Control Interno. ... 40
VIII
2.2.3.1 Los Medios de Cobro y Pago ... 47
2.2.3.2 La Tesorería ... 48
2.2.3.3 Los Flujos de Tesorería ... 49
2.2.3.4 El Control de las Operaciones de Caja ... 52
2.2.3.5 El Control de las Operaciones de la Cuenta Corrientes ... 53
2.2.3.6 La Previsión de Tesorería. ... 54
2.2.3.7 El Presupuesto de Tesorería. ... 57
2.2.3.8 Análisis Financiera. ... 61
2.2.3.9 La financiación de la empresa ... 65
2.2.4 CONTABILIDAD ... 68
2.2.4.1 Importancia de la Contabilidad ... 69
2.2.4.2 Objetivos ... 70
2.2.4.3 Empresa O Negocio ... 71
2.2.4.4 Principales Herramientas de la Contabilidad ... 72
2.2.5 NORMATIVAS LEGALES CONTABLES ... 75
2.2.5.1 Principios de Contabilidad generalmente aceptados (P.C.G.A.) ... 75
2.3 IDEAADEFENDER ... 84
3 MARCO METODOLÓGICO ... 85
3.1 MODALIDAD DE INVESTIGACIÓN ... 85
3.1.1 MODALIDAD CUALITATIVA ... 85
3.1.2 MODALIDAD CUANTITATIVA ... 85
3.2 TIPOS DE INVESTIGACIÓN ... 86
3.2.1 INVESTIGACIÓN DE CAMPO. ... 86
IX
3.2.3 INVESTIGACIÓN ACCIÓN ... 86
3.2.4 INVESTIGACIÓN DESCRIPTIVA... 87
3.3 POBLACIÓN Y MUESTRA ... 87
3.3.1 POBLACIÓN. ... 87
3.3.2 MUESTRA ... 88
3.4 MÉTODOS, TÉCNICAS E INSTRUMENTOS ... 89
3.4.1 MÉTODOS ... 89
3.4.1.1 Método Inductivo-deductivo ... 89
3.4.1.2 Método Analítico - sintético ... 90
3.4.1.3 Método histórico-lógico ... 90
3.4.2 TÉCNICAS ... 91
3.4.2.1 La Encuesta ... 91
3.4.2.2 La entrevista ... 91
3.4.2.3 Observación ... 91
3.4.3 INSTRUMENTOS ... 92
3.4.3.1 Cuestionario ... 92
3.4.3.2 Guía de entrevista ... 92
3.5 INTERPRETACIÓN DE RESULTADO. ... 93
3.5.1.1 Validación de la Idea a Defender. ... 116
3.6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ... 117
3.6.1 CONCLUSIONES. ... 117
4 MARCO PROPOSITIVO ... 119
4.1 TITULO ... 119
X
4.2.1 CARACTERIZACIÓN DE LA PROPUESTA. ... 119
4.2.2 INCIDENCIA DE LA PROPUESTA. ... 121
4.2.3 PRESENTACIÓN DETALLADA DE LA PROPUESTA ... 122
4.2.4 AMBIENTE DE CONTROL INTERNO... 123
4.2.4.1 Misión del Colegio Técnico Particular JACQUES COUSTEA. ... 123
4.2.4.2 Visión del Colegio Técnico Particular JACQUES COUSTEA. ... 123
4.2.4.3 Valores Corporativos de la Institución ... 124
4.2.4.4 Estructura Organizacional... 125
4.2.4.5 Descripción Funciones. ... 127
4.2.5 EVALUACIÓN DEL RIESGO. ... 139
4.2.6 ACTIVIDADES DE CONTROL. ... 140
4.2.6.1 Políticas y Procedimiento de Control ... 140
4.2.7 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN. ... 183
4.2.7.1 Análisis Financieros. ... 186
4.2.8 MONITOREO. ... 193
4.2.8.1 Actividades de monitoreo ... 193
CONCLUSIONES ... XXV
RECOMENDACIONES ... XXVII
BIBLIOGRAFIA ... XXVIII
NETGRAFÍA ... XXX
XI
INDICE DE TABLA
TABLA 1PROCESOBÁSICODELAAUDITORÍA ... 12
TABLA 2COMPOSICIÓNDELRIESGODEAUDITORÍA ... 18
TABLA 3 CONFIABILIDAD DEL MODELO DE CONTROL INTERNO ... 31
TABLA 4LOS MEDIOS DE COBRO Y PAGO ... 48
TABLA 5FLUJOS ORDINARIOS DE TESORERÍA ... 50
TABLA 6FLUJOS POR ACTIVIDADES DE INVERSIÓN ... 51
TABLA 7FLUJOS POR ACTIVIDADES DE FINANCIACIÓN ... 52
TABLA 8 LIBRO DE CAJA ... 53
TABLA 9 LIBRO BANCO ... 54
TABLA 10COMPOSICIÓN DE LA POBLACIÓN ... 88
TABLA 11APLICACIÓN DE LA FÓRMULA A LOS CLIENTES ... 89
TABLA 12 LOS SERVICOS EDUCATIVOS QUE BRINDA EL COLEGIO USTED LOS CALIFICARIA COMO ... 93
TABLA 13 CONOCE USTED CUANDO DEBE REALIZAR LOS PAGOS DE LAS PENSIONES . 94 TABLA 14 EL COLEGIO LE INFORMA CON ANTICIPACION PARA QUE REALICE LOS PAGOS DE LAS PENSIONES ... 95
TABLA 15 REALIZA LOS PAGOS DE PENSIONES EN LAS FECHAS ESTABLECIDAS ... 96
TABLA 16 EL PLANTEL LE ENTREGA A USTED FACTURAS AUTORIZADAS POR EL SRI ... 97
TABLA 17 VERIFICA SI LOS DATOS SUYOS ESTA BIEN EN LA FACTURA ... 98
TABLA 18 COMO CALIFICA LOS CONTROLES ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES QUE CUENTA EL COLEGIO ... 99
XII
TABLA 20 SI CONOCE LOS PROCEDIMIENTOS DE MATRICULA, PAGOS DE PENSIONES Y
OTROS PAGOS ADICIONALES ... 101 TABLA 21 EXISTE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO ESTABLECIDO EN EL COLEGIO 102
TABLA 22 CUENTAN CON UN MANUAL DE FUNCIONES PARA EL DEPARTAMENTO DE
ADMINISTRACION EN EL QUE TIENEN DEFINIDAS SUS ACTIVIDADES ... 103 TABLA 23 EXTISTE PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR LOS COBROS DE LAS PENSIONES
Y OTROS COBROS ADICIONALES EN EL COLEGIO ... 104 TABLA 24 COMO LE CALIFICA USTED, LA ADMINISTRACION QUE CUENTA EL COLEGIO EN
SU DESEMPEÑO ... 105
TABLA 25 EXISTEN UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA MATRICULA DE LOS
ESTUDIANTES ... 106
TABLA 26 SE REALIZA ARQUE DE CAJA CHICA DIARIAMENTE ... 107 TABLA 27 EL EFECTIVO RECIBIDO ES DEPOSITADO DIARIAMENTE SIN RETRASO ... 108
TABLA 28 LLEVA UN CONTROL DETALLADO A DIARIO DE LOS INGRESOS DEL EFECTIVO
POR COBROS ... 109 TABLA 29 EXISTE DOCUMENTOS DE EVIDENCIA DE LA ENTREGA DE LOS CHEQUES A LOS
DENEFICIARIOS ... 110
TABLA 30EXISTEN AUTORIZACION PREVIA Y POR ESCRITO DE LAS SALIDAS DE EFECTIVO
... 111 TABLA 31 SE DETERMINAN LOS SALDOS DE LAS CUENTAS DE LOS ESRUDIANTES POR
LO MENOS UNA VEZ AL MES, EN LOS REGISTROS CONTABLES ... 112
TABLA 32 SE MANTIENE UNA INFORMACION ADECUADA Y ACTUALIZADAS SOBRE LAS
CUANTAS POR COBRAR DE LOS ESTUDIANTES ... 113
TABLA 33 EXISTE UNA PERSONA ENCARGADA DE LAS ACTIVIDADES DE ADMINISTRACION
XIII
TABLA 34 CREE USTED QUE LA APLICACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
EVITARA LOS PROBLEMAS DE LA DESORGANIZACION DE LA INFORMACION DE LOS
XIV
INDICE DE GRÁFICOS
GRAFICO 1 LOS SERVICOS EDUCATIVOS QUE BRINDA EL COLEGIO USTED LOS
CALIFICARIA COMO ... 93
GRAFICO 2 CONOCE USTED CUANDO DEBE REALIZAR LOS PAGOS DE LAS PENSIONES
... 94
GRAFICO 3 EL COLEGIO LE INFORMA CON ANTICIPACION PARA QUE REALICE LOS
PAGOS DE LAS PENSIONES ... 95
GRAFICO 4 REALIZA LOS PAGOS DE PENSIONES EN LAS FECHAS ESTABLECIDAS ... 96
GRAFICO 5 EL PLANTEL LE ENTREGA A USTED FACTURAS AUTORIZADAS POR EL SRI 97
GRAFICO 6 VERIFICA SI LOS DATOS SUYOS ESTA BIEN EN LA FACTURA ... 98
GRAFICO 7 COMO CALIFICA LOS CONTROLES ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES QUE
CUENTA EL COLEGIO ... 99
GRAFICO 8 LES CONFIERE DESCUENTOS POR PAGAR A TIEMPO EN LAS PENSIONES 100
GRAFICO 9 SI CONOCE LOS PROCEDIMIENTOS DE MATRICULA, PAGOS DE PENSIONES Y
OTROS PAGOS ADICIONALES ... 101
GRAFICO 10 EXISTE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO ESTABLECIDO EN EL COLEGIO
... 102
GRAFICO 11 CUENTAN CON UN MANUAL DE FUNCIONES PARA EL DEPARTAMENTO DE
ADMINISTRACION EN EL QUE TIENEN DEFINIDAS SUS ACTIVIDADES ... 103
GRAFICO 12 EXTISTE PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR LOS COBROS DE LAS
PENSIONES Y OTROS COBROS ADICIONALES EN EL COLEGIO ... 104
GRAFICO 13 COMO LE CALIFICA USTED, LA ADMINISTRACION QUE CUENTA EL COLEGIO
XV
GRAFICO 14 EXISTEN UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA MATRICULA DE LOS
ESTUDIANTES ... 106 GRAFICO 15 SE REALIZA ARQUE DE CAJA CHICA DIARIAMENTE ... 107
GRAFICO 16 EL EFECTIVO RECIBIDO ES DEPOSITADO DIARIAMENTE SIN RETRASO .. 108
GRAFICO 17 LLEVA UN CONTROL DETALLADO A DIARIO DE LOS INGRESOS DEL
EFECTIVO POR COBROS ... 109
GRAFICO 18 EXISTE DOCUMENTOS DE EVIDENCIA DE LA ENTREGA DE LOS CHEQUES A
LOS DENEFICIARIOS ... 110
GRAFICO 19 EXISTEN AUTORIZACION PREVIA Y POR ESCRITO DE LAS SALIDAS DE
EFECTIVO ... 111
GRAFICO 20 SE DETERMINAN LOS SALDOS DE LAS CUENTAS DE LOS ESRUDIANTES
POR LO MENOS UNA VEZ AL MES, EN LOS REGISTROS CONTABLES ... 112
GRAFICO 21 SE MANTIENE UNA INFORMACION ADECUADA Y ACTUALIZADAS SOBRE LAS
CUANTAS POR COBRAR DE LOS ESTUDIANTES ... 113
GRAFICO 22 EXISTE UNA PERSONA ENCARGADA DE LAS ACTIVIDADES DE
ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO ... 114
GRAFICO 23 CREE USTED QUE LA APLICACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
EVITARA LOS PROBLEMAS DE LA DESORGANIZACION DE LA INFORMACION DE LOS
XVI
INDICE DE ANEXOS
Anexo 1 Carta de Aprobación del Perfil……….……….b
Anexo 2 Carta de Solicitud de Prologa……….………..d
Anexo 3 Cuestionario de entrevista aplicada a directivo de la Institución..….f
Anexo 4 Cuestionario dirigido al personal Administrativo………i
XVII
RESUMEN EJECUTIVO
El objetivo de esta investigación es Diseñar un Sistema de Control Interno, el cual le permitirá mejorar la gestión financiera del Colegio Técnico Particular ―JACQUES COUSTEAU‖.
El objeto de estudio de esta investigación son los principios de la auditoría el mismo que abarca su campo de acción que es el Sistema de Control Interno, los cuales son sustentados de acuerdo a una fundamentación teórica.
La metodología de la investigación está basada en la modalidad cualitativa-cuantitativa; cualitativa se aplica con métodos teóricos que son la recopilación de información general para luego extraer lo esencial, cuantitativo se aplican métodos empíricos que son extraer información de la empresa para luego interpretarlos mediante gráficos.
El método analítico-sintético, analiza la realidad de la institución de lo macro a lo micro; Inductivo-deductivo, se aplica en el planteamiento del problema, analiza todos los problemas de la empresa y luego extrae los actos más elementales; histórico-lógico, recopila la historia de la institución y analiza la problemática.
XVIII
logrará mantener un control en las actividades que presentan mayor problema, logrando así optimizar la gestión financiera. Con estos procesos y normativas, que servirán como guía y orientación para facilitar el trabajo del departamento financiero y de la administración, mantenimiento, registros y control de los recursos financieros, dando cumplimiento oportuno a las disposiciones legales.
La culminación de esta propuesta en la institución, objeto de la investigación constituye una de las decisiones más acertadas que pretende proporcionar a los involucrados, a que la institución lleve una buena administración financiera y por ende contribuyendo al crecimiento y desarrollo de esta institución.
XIX
EJECUTIVE SUMARY
The objective of this investigation is to Design a System of Internal Control, which will allow him to improve the financial administration of the Particular Technical School "JACQUES COUSTEAU."
The object of study of this investigation is the principles of the audit the same one that embraces its action field that is the System of Internal Control, which are sustained according to a theoretical foundation.
The methodology of the investigation is based on the qualitative-quantitative modality; qualitative it is applied with theoretical methods that are the summary of general information it stops then to extract the essential, quantitative empiric methods they are applied that are to extract information of the company he/she stops then to interpret them by means of graphics.
The analytic-synthetic method, analyzes the reality of the institution from the macro to the micro; Inductive-deductive, it is applied in the position of the problem, it analyzes all the problems of the company and then it extracts the most elementary acts; historical-logical, it gathers the history of the institution and it analyzes the problem.
XX
able to maintain a control in the activities that present bigger problem, being able this way to optimize the financial administration. With these processes and normative that will serve like guide and orientation to facilitate the work of the financial department and of the administration, maintenance, registrations and control of the financial resources, giving opportune execution to the legal dispositions.
The culmination of this proposal in the institution, object of the investigation constitutes one of the guessed right decisions that it seeks to provide to those involved to that the institution takes a good financial administration and for ende contributing to the growth and development of this institution.
XXI
INTRODUCIÓN
El control interno comprende las políticas, los procesos y cualidades del personal de una empresa, con el objetivo de: proteger sus activos, asegurar la validez de la información, promoviendo la eficiencia en las operaciones, y estimulando y asegurando el cumplimiento de las leyes aplicables, logrando así mejorar la gestión financiera del Colegio Técnico Particular ―JACQUES COUSTEAU‖.
Para esta investigación se ha seleccionado alColegio Técnico Particular ―JACQUES COUSTEAU‖, la misma fue creado mediante Resolución Ministerial Nº 2253 del 15 de Junio del 2004, fecha en la cual el Ministerio de Educación y Cultura autoriza la creación y funcionamiento de esta Institución Educativa para que preste sus servicios educativos en la ciudad de Santo Domingo de los Colorado.
XXII
El primer capítulo se enfoca a la exposición de la problemática y las consecuencias de estos problemas, dentro de esta limitación y formulación del problema se detallan los objetivos y la justificación.
Dentro del segundo capítulo se elabora el marco teórico basado en una fundamentación científica la cual sustenta los procesos del sistema de control interno mediante fuentes bibliográficas que garantizan el desarrollo de la investigación.
En el tercer capítulo se corrobora la situación actual, sobresale el marco metodológico, defiendo la modalidad de investigación, tipos, métodos, técnicas e instrumentos de investigación, lo cual se realizó un estudio investigativo a través de una encuesta dirigida a los estudiantes, empleados y entrevista dirigido al nivel directivo del colegio para evidenciar la problemática respecto de la gestión financiera.
1
CAPITULO I
1 EL PROBLEMA
1.1 Planteamiento del Problema.
El Colegio Técnico Particular ―Jacques Cousteau‖, con modalidad presencial y a distancia, fue creado mediante Resolución Ministerial Nº 2253 del 15 de Junio del 2004, fecha en la cual el Ministerio de Educación y Cultura autoriza la creación y funcionamiento de esta Institución Educativa para que preste sus servicios educativos en la ciudad de Santo Domingo de los Colorados; con el Ciclo Básico y Diversificado, con los Bachilleratos en Ciencias, especialización Sociales, Técnico en Comercio y Administración y Contabilidad, a partir del año lectivo 2003-2004. Este se encuentra ubicado en la Urbanización Galo Plaza en la Avenida Abraham Calazacón y Tsáfiqui.
2
El posicionamiento educativo del plantel le ha permitido generar mayores ingresos y egresos a la vez, pero debido a la inadecuada aplicación de políticas, procedimientos institucionales, documentos de respaldo de cobros, ocasionan un alto índice de cuentas por cobrar, que conlleva a una iliquidez o des financiamiento, lo que causa un retraso en el pago de los sueldos al personal docente, administrativos y demás obligaciones generadas por la actividad educativa de la institución.
Así mismo, la desorganización de la información documental de los estudiantes, nóminas de asistencia; debido a que no existen procedimientos y políticas institucionales, provoca que la informaciónsea poco confiable con que se cuenta en la actualidad.
La gerencia no realiza un análisis de la información financiera, lo que ocasiona que se toman decisiones inadecuadas, la liquidez, endeudamiento lo que no le permite realizar una planeación financiera adecuada para el desarrollo de la Institución y el control de los recursos financieros.
Al no contar con un presupuesto Anual, la institución no puede conocer la cantidad de recursos que requiere para una determinada actividad, lo que no permite controlar los rubros necesarios para la ejecuciones de la mismas.
3
nombre del alumno en el registro de pensiones, esto implica alteraciones al momento de saldar de las cuentas por cobrar.
1.1.1 Formulación del Problema
Cómo mejorar la Gestión financiera en el Colegio Técnico Particular Jacques Cousteau?
1.1.2 Delimitación del Problema
El Sistema de Control Interno se lo realizará en el Colegio Técnico Particular ―Jacques Cousteau‖, que presta sus servicios educativos de enseñanza media en la Ciudad de Santo Domingo.
El presente trabajo investigativo de control internose los realizará en el periodo comprendido entre enero 2011 hasta Mayo del 2011.
El Colegio Técnico Particular ―Jacques Cousteau‖ está ubicado en la Urbanización Galo Plaza, en la Avenida Abraham Calazacón y Tsáfiqui.
4
OBJETO DE ESTUDIO:
Proceso De Auditoría
CAMPO DE ACCIÓN:
Sistema de Control Interno
1.2 Objetivos
1.2.1 General
―Diseñarun sistema de control interno para mejorar la gestión financiera en el colegio técnico particular JacquesCousteau, santo domingo‖.
1.2.2 Específicos
Fundamentar científicamente las diversas teorías Auditoría, Sistemas de Control Interno, Contabilidad y Gerencia Financiera; mediante bibliográfica que fortaleza la propuesta.
5
Diseñar el sistema de control interno aplicable a las necesidades de la Institución caracterizado por procesos y métodos, para mejorar la gestión financiera y validada por la vía de un experto.
1.3 Justificación
El sistema de Control Interno se ha venido ocupando fundamentalmente un conjunto de leyes, políticas y procedimientos establecidos para el funcionamiento de una empresa para salvaguardar los activos, minimizar las posibilidades de fraude, incrementar la eficiencia en las operaciones, centrándose en los procesos administrativos, contables y financiero.
Este trabajo de investigación me permitirá obtener el título de Ingeniero en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas, C.P.A., cumpliendo con todos los requisitos y objetivos que la Universidad nos propone para culminar nuestra carrera.
El Colegio Técnico Particular Jacques Cousteau, se ha visto la necesidad de aplicar un Sistema de Control Interno para mejorar la gestión financiera,teniendo problemas en los proceso contables y administrativos, políticas para las diferentes actividades que el colegio realiza, quedeterminará el grado de fortaleza si existe una seguridad razonable de las operaciones reflejadas en los estados financieros.
6
cambios necesarios en este campo de acción, logrando así realizar un proceso contable y administrativos de manera secuencial y ordenado, con el fin de proteger sus activos, salvaguardar y asegurarlos en la medida posible, la exactitud y la veracidad de sus registros contables.
7
CAPITULO II
2 MARCO TEÓRICO
2.1 Antecedentes Investigativaa
Se procedió a la revisión respectiva dentro del Centro de Estudios de Investigaciones de la Universidad Autónoma de los Andes sobre temas iguales al de la propuesta, confirmándose que no existe ninguno, por tanto, la presente investigación es inédita de su autor.
Sin embargo existen similares, que de una u otra forman servirán de referencia para la ejecución del presente trabajo, las cuales se citan a continuación:
Sistema de Control Interno y Gerencia Financiera de la Empresa KMS
Representaciones S.A. Autor, Lic. Constante Silva Gladys.
Sistema de Control Interno contable en la empresa San Francisco S.A. en
Predios Rústicos para la Confiabilidad de la Información, cuyo autor es la Lic. CevallosSarango Diana Isauria,
Manual de Control Interno que contribuya a una eficiente gestión de los
8
2.2 Fundamentación Teórica
Dentro de la fundamentación científica están reflejados los conocimientos científicos, teóricos ya realizados por diversos autores que son necesarios en el desarrollo del estudio investigativo.
2.2.1 Auditoria.
Según Mantilla, ―Auditoría es un método que busca acercar una materia sujeto (objeto) a un criterio, en función de un objetivo superior de control. Su carácter científico depende de las metodologías que utilice para ella. Como conocimiento, ha evolucionado durante la historia en la misma medida que lo han ido haciendo los distintos materia sujeto, criterios y objetivos de control.‖1
Según Razo, ―Es la revisión independiente de alguna o algunas actividades, funciones específicas, resultados u operaciones de una entidad administrativa,realizada por un profesional de la auditoría, con el propósito de evaluar su correcta realización y, con base en ese análisis, poder emitir una opinión autorizada sobre la razonabilidad de sus resultados y el cumplimiento de susoperaciones.‖2
1
MANTILLA BLANCO, Samuel Alberto. Auditoría de información financiera. 1ª. ed. Bogotá: Ecoe
ediciones, 2009. 21p.
2
9
Según Peña Gutiérrez,El vocablo auditoría es sinónimo de examinar, verificar, investigar, consultar, revisar, comprobar y obtener evidencias sobre informaciones, registros, procesos, etc. Hoy en día, la palabra auditoría se encuentra relacionada con diversos procesos de revisión o verificación que, aunque todos ellos tienen en común el estar de una u otra forma vinculados a la empresa.3
A lo expresado por Mantilla y Razo, eruditos exponentes de la auditoría, es importante acotar que ésta es un examen comprensivo de la estructura de una empresa, en cuanto a los planes,objetivos, métodos, controles, forma de operación, equipos humanos y físicos.Esverificar la información financiera, operacional y administrativa que se presenta, con el objeto de determinar si es confiable, veraz y oportuna.
2.2.1.1 Objetivos generales de la auditoría
A continuación, como complemento de los conceptos anteriormente enunciados, se señalará de manera muy general, los objetivos que se pretende alcanzar con una auditoría. Entre esos objetivos se encuentran los siguientes:
―Realizar un examen a cada una de las actividades, áreas o funciones
especiales de la empresa, con la finalidad de emitir una opinión profesional sobre la razonabilidad de las operaciones y resultados de la institución.
3
10
Hacer una revisión especializada, desde un punto de vista profesional y
autónomo, del aspecto contable, financiero y operacional de las áreas de una empresa.
Evaluar el cumplimiento de los planes, programas, políticas, normas y
lineamientos que regulen la actuación de los empleados y funciones de una institución, así como evaluar las actividades que se desarrollan en sus áreas y unidades administrativas.
Dictaminar de manera profesional e independiente sobre los resultados
obtenidos por una empresa y sus áreas, así como sobre el desarrollo de sus funciones y el cumplimiento de sus objetivos y operaciones.‖4
2.2.1.2 Tipos de Auditoría
2.2.1.2.1 Según la naturaleza del profesional
“Auditoría gubernativa: Es la activivdad de fiscalizacion realizada por
diversos óganos de Estado, tales como la Intervención General de la Administración del estado y el Tribunal de Cuentas, sobre aquellos organismos de derecho público y/o sobre distintos procesos que afecten de una u otra manera al patrimonio nacional o al bien común.
Auditoría interna: Es aquella actividad que llevan a cabo profesionales que
ejercen actividades en el seno de una empresa, normalmente en un departamento, la dependencia de la máxima autoridad de la misma,
4
11
pudiéndose definir ésta como una función de valoración independiente establecida en el seno de una organización dirigida a examinar y evaluar sus actividades, así como el sistema de control interno con la finalidad de garantizar la integridad de su patrimonio, la veracidad de la información suministrada por los distintos sistemas existentes en la misma y la eficacia de sus sistemas de gestión.
Auditoria externa o independiente:Es un servicio prestado a la propia
entidad aun da por profesionales independientes a la misma según los términos contenidos en los contratos de prestación de servicio.
2.2.1.2.2 Según los objetivos perseguidos:
Auditoría financiera:Es aquella actividad consistente en la comprobación y
examen de las cuentas anuales y otros estados financiero y contables con objeto de permitir un juicio sobre su fiabilidad y razonabilidad.
Auditoría operativa: Es la actividad dirigida al examen y evaluación de los
procedimientos y de los sistemas de gestión internos instalados en una organización con fin de incrementar su eficiencia.‖5
2.2.1.3 Proceso de la Auditoría
―Una auditoría del control interno sobre la presentación de reportes financieros es un proceso extensivo que incluye algunas etapas, incluyendo planeación de la
5
PEÑA GUITIERREZ, Alberto. Auditoría un enfoque práctico. 2ª. ed. Madrid: Learning Paraninfo,
12
auditoría, evaluación del proceso que usó la administración para desempeñar su valoración de la efectividad del control interno, obtención de un entendimiento del control interno, evaluación de la efectividad tanto del diseño como de la operación del control interno, y formación de una opinión sobre si es efectivo el control interno sobre la presentación de reportes financieros.‖6
Tabla 1 PROCESO BÁSICO DE LA AUDITORÍA
FUENTE: Auditoría de Información financiera, Mantilla Samuel
ELABORADO POR: Geovanny Rodríguez
2.2.1.4 Planificación de la Auditoría
―Una vez formalizado el acuerdo entre el auditor y su cliente, éste deberá llevar a cabo la labor de planificar la auditoría, ya que la realización de la misma es un labor compleja que exige una coordinación entre todas las tareas que el auditor va a realizar con objeto de obtener la evidencia necesaria que le permita emitir un informe. Por esta razón, la primera norma técnica de auditoría sobre ejecución del trabajo indica que:
El trabajo se planificará apropiadamente. Lo que implica considerar la comprensión y conocimiento.
6
MANTILLA BLANCO, Samuel Alberto. Auditoría de información financiera. 1ª. ed. Bogotá: Ecoe
ediciones, 2009. 23 p.
13
De la entidad auditada y entorno en la que opera. De los procedimientos y principios contables que sigue.
Y del grado de fiabilidad y eficacia del Sistema de Control Interno.
La planificación es la fase más importante del trabajo de auditoría, ya que en ella se deben prever con minuciosidad todos los pasos a seguir en el desarrollo de la misma, entre los que podemos destacar los siguientes:
Identificar los aspectos contables y de auditoría que más afectan a la empresa.
Identificar puntualmente los problemas que puedan surgir a lo largo de la auditoría.
Asignar los medios humanos en función de su experiencia y conocimiento tanto de la empresa como del sector.
Asignar los medios materiales necesarios paras la realización de la auditoría. Comunicar al equipo de auditoría los objetivos de la misma.
Confeccionar el programa de auditoría que debe contener:
La naturaleza de los procedimientos de auditoría que el auditor va a
realizar para obtener evidencias.
El momento de su realización.
14
Precisión: las acciones previstas de antemano deben estar planteadas de una forma concreta.
Flexibilidad: las acciones contempladas en la planificación se deben poder adaptar, en la medida de lo posible, a cambios imprevistos o circunstancias que hayan variado.
Unidad: Todas las acciones previstas deben estar coordinadas entre sí.
2.2.1.4.1 Comprensión y conocimiento de la entidad auditada y el entorno donde opera.
El trabajo del auditor tiene como fin último emitir una opinión sobre si las cuentas anuales reflejan la realidad patrimonial, financiera y de los resultados de una empresa, lo que implica que el auditor debe conocer previamente esta realidad. Por esta razón, el planteamiento de la auditoría moderna se basa en el conocimiento del negocio del cliente que permita asumir como evidencia hechos coherentes y lógicos con la actividad desarrollada por la entidad auditada.
15
ciertas estimaciones contables tales como amortizaciones, provisiones, etc.
2.2.1.4.2 Comprensión y conocimiento de los procedimientos y principios contables que sigue la empresa.
El auditor debe tener un conocimiento profundo de los procedimientos contables que emplea la entidad auditada en la elaboración de sus cuentas anuales, ya que el empleo de principios contables inadecuados, o aplicados de manera inconsistente en el tiempo conduce a que los estados financieros no presenten la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y los resultados que los mismos deben mostrar, y sobre los que le auditor deberá expresar su opinión.
2.2.1.4.3 Revisión analítica preliminar
Una vez que el auditor se ha familiarizado con el negocio de su cliente, con el sector en el que el mismo opera y con los principios y normas contables que aplica, deberá proceder a realizar una revisión analítica previa a la confección del programa de auditoría.
La revisión analítica trata de poner de manifiesto:
Incoherencias.
Desviaciones.
16
La revisión analítica es una prueba de auditoría basada en el análisis de diversos aspectos económico – financieros contenidos en las cuentas anuales, y tiene por objeto constatar la coherencia y la lógica de las interrelaciones entre diferentes partidas del balance de situación y de la cuenta de resultados.
De ahí que también se la denomina ―prueba de razonabilidad‖. Para ello el auditor emplea las herramientas usuales del análisis económico y financiero: ratios, diferencias, índices, porcentajes, etc., que compara con los obtenidos por la propia entidad auditada en ejercicios anteriores, con los presupuestos, con la medida del sector o con determinadas cifras significativas de las cuentas anuales, tales como ventas, resultados, cifra de activo, etc., con objeto de detectar áreas de trabajo significativas, incoherencias o desviaciones importantes.
Las incoherencias, desviaciones sobre la media del sector, o sobre el presupuesto, o las anomalías detectadas a partir de la misma deberán ser investigadas, por lo que el auditor deberá incorporar al programa de auditoría aquellos procedimientos idóneos para este fin.
2.2.1.4.4 Comprensión y conocimiento del grado de fiabilidad y eficacia del Sistema de Control Interno.
17 empresa que audita.‖7
2.2.1.5 Riesgo de la auditoría.
―Se indica la posibilidad de que los auditores inconscientemente no modifiquen su opinión sobre estados financieros que contienen errores materiales. En un nivel global, el riesgo es la posibilidad de que haya errores materiales en ellos y que los auditores no los detecten con sus procedimientos. Saben bien que pocas auditorias contienen este tipo de errores, pero que cuando existen pueden originarles una responsabilidad por millones de dólares. Por experiencia personal saben que muchas falsedades no detectadas constituyen fraude intencional y no simples errores.
Los auditores deben planear la auditoría y efectuarla para obtener una seguridad razonable de descubrir los errores materiales, sin importar si se deben a fraude o error. Así pues, al desarrollar un plan de auditoría habrán de identificar y juzgar los riesgos inherentes de este tipo de errores en los estados financieros. Los riesgos inherentes se determinan a partir de los procedimientos que apliquen para conocer al cliente y su entorno. Después usan el sentido común y evalúan los efectos que los riesgos tienen en la auditoría.‖8
7
DE LA PEÑA GUTIERREZ, Alberto, Auditoría Un enfoque práctico. 1ª.ed. Barcelona: Cengage
Learning Paraninfo, 2009. 5-6 p.
8
18
2.2.1.5.1 Composición del riesgo de auditoría
Tabla 2COMPOSICIÓN DEL RIESGO DE AUDITORÍA
FUENTE: AuditoríaUn Enfoque Práctico, Alberto De La Peña Gutiérrez.
ELABORADO POR: Geovanny Rodríguez.
“Riesgo Inherente:Es el riesgo de que ocurran errores significativos en la información contable, independientemente de la existencia de los sistemas de control.Este tipo de riesgo depende de:
Del tipo de negocio (la construcción es una actividad con mayor riesgo
inherente que la panadería).
De su medio ambiente (una filial en el Zaire tiene mayor riesgo inherente
que otra de la misma empresa en Alemania).
Del tipo de transacción (habrá más riesgo inherente en aquellas cuentas
que requieran un alto grado de subjetividad en su cálculo, que requieran estimaciones y cálculos complejos, etc.).
El riesgo inherente afecta a la extensión del trabajo de auditoría, por ello a mayor riesgo inherente deberá existir una mayor cantidad de pruebas para satisfacerse de determinadas afirmaciones, transacciones o acontecimiento afectados por el riesgo.
RIESGOS DE AUDITORIA
RIESGO INHERENTE
RIESGO DE CONTROL
19
Riesgo de Control:Es el riesgo de que el sistema de control interno del cliente no prevenga, detecte o corrija dichos errores. Este tipo de riesgo se evalúa mediante el conocimiento y comprobación, a través de pruebas de cumplimiento, del sistema de control interno.
Riesgo de no Detección: Es el riesgo de que un error u omisión significativo existente no sea detectado, por último, por el propio proceso de auditoría. El nivel de riesgo de no detección está directamente relacionado con los procedimientos de auditoria debido a:
La ineficacia de los procedimientos de auditoría aplicados.
La inadecuada aplicación de dichos procedimientos.
Al deficiente alcance y oportunidad de los procedimientos seleccionados.
A la inapropiada interpretación del resultado de los procedimientos.‖9
2.2.1.5.2 Evaluación de los riesgos inherentes
―Al juzgar estos riesgos se tiene en cuenta su importancia y la probabilidad de que originen errores en los estados financieros. Se procura considerar cada uno en relación con la afirmación de la administración sobre las cuentas y las clases de transacciones.
En otras palabras, los auditores tratan de relacionar todos los riesgos de ―lo que puede salir mal‖ en el nivel de afirmación. Por ejemplo, si identifican un riesgo
9
20
importante de obsolescencia del inventario, habría el riesgo de que la afirmación de evaluación sea equivocada. Después, consideran los controles establecidos por los directivos para atenuar el riesgo. En seguida examinan si el riego es de tal magnitud que podría producir un error material en los estados financieros; por último estudian la probabilidad de que el riesgo se traduzca en un error material. Se sirve de este juicio paraajustar el método general de laauditoria o modificar la naturaleza, la oportunidad y alcance de los procedimientos.‖10
2.2.1.6 Organización de la Auditoria Interna
―En el sector privado, la existencia de un departamento de Auditoría Interna, debe estar establecido dentro de los estatutos de la Entidad o Empresa, bajo la denominación de Servicios de Aseguramiento en funciones y dependencia claramente indicados. En el sector oficial o público, deberá existir una ley específica que la determine, igualmente bajo funciones específicas y dependenciaclaramente identificadas, regularmente con dependencia directa al jefe de la Dependencia Pública.‖11
2.2.2 Control Interno
2.2.2.1 Definición.
Según Samuel Mantilla y Sandra Cantes: ―Control es un conjunto de
10
LOPEZ, Noé Isla. Principios de auditoría. 14ª. ed. México: Ediciones McGraw-Hill, 2007. 175 p.
11
GAITÄN, Rodrigo Estupiñán. Administración o Gestión de Riesgo E.R.M. y la Auditoría Interna.
21
normas,procedimientos y técnicas a través de las cuales se mide y corrige el desempeño para asegurar la consecución de objetivos y técnicas. Como conjunto constituye un todo, un QUE, esto es, un objetivo. Por ello está muy ligado al poder (social, cultural, político, económico, religioso, etc.) por eso el control, como tal, busca asegurar la consecución de los objetivos‖12
Según Rodrigo Estupiñan Gaitan: ―El control interno comprende el plan de organización y todos los metodos y medidas coordinadas adoptadas dentro de una empresa para salvaguardar sus bienes, comprobar la exactitud y veracidad de los datos contables, promober la eficiencia operante y estimular la adhesión a los métodos prescritos por la gerencia.‖13
Considero que el Sistema de Control Interno comprende el plan de la organización y todos los métodoscoordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos, verificara la confiabilidad de los datos contables y la imformacion financiera.
2.2.2.2 ¿Qué es el Control Interno?
―Las políticas, procedimientos, prácticas y estructura organizacionales diseñada para proporcionar razonable confianza en que los objetivos de los negocios serán
12
MANTILLA B, Samuel Alberto y CANTES S. Sandra Yolima. Auditoría del control interno. 1ª. ed.
Bogotá: Ecoe ediciones, 2007. 3p. 13
GAITÄN, Rodrigo Estupiñán. Administración o Gestión de Riesgo E.R.M. y la Auditoría Interna.
22
alcanzados y que los eventos indeseados serán prevenidos o detectados y corregidos‖14
.
2.2.2.3 Objetivos del Control Interno
Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada
administración ante riesgos potenciales y reales que los puedan afectar (control internocontable).
Garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones de
laorganización, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones yactividades establecidas (control interno administrativo).
Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén
dirigidos alcumplimiento de los objetivos previstos (control interno administrativos).
Garantizar la correcta y oportuna evaluación y seguimiento de la gestión de
laorganización (control interno administrativo).
Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad de la información y
losregistros que respaldan la gestión de la organización (control interno contable).
Definir y aplicar medidas para corregir y prevenir los riesgos, detectar y
corregirlas desviaciones que se presentan en la organización y que puedan
14
MANTILLA B, Samuel Alberto y CANTES S. Sandra Yolima. Auditoría del control interno. 1ª. ed.
23
comprometerel logro de los objetivos programados (control interno administrativo).
Garantizar que el Control Interno disponga de sus propios mecanismos
deverificación y evaluación, de los cuales hace parte la auditoría interna (controlinterno administrativo).
Velar porque la organización disponga de instrumentos y mecanismos
deplaneación y para el diseño y desarrollo organizacional de acuerdo con sunaturaleza, estructura, características y funciones (control interno administrativo).
2.2.2.4 Característica del Control Interno.
Está conformado por los sistemas contables, financieros, de planeación,
verificación, información y operacionales de la respectiva organización.
Corresponde a la máxima autoridad de la organización la responsabilidad de
establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, que debe adecuarse a la naturaleza, la estructura, las características y la misión de la organización.
La auditoría interna, o a quien designe la máxima autoridad, es la encargada
24
El control interno es inherente al desarrollo de las actividades de la
organización (como la sal en la preparación de las comidas).
Debe diseñarse para prevenir errores y fraudes.
Los mecanismos de control se deben encontrar en la redacción de todas las
normas de la organización.
La ausencia del control interno es una de las causas de las desorientaciones
en las organizaciones.
2.2.2.5 Clasificación del Control Interno
―Según Alberto Mantilla el control interno se clasifica en dos componentes como los son el control administrativo y el control contable‖15
2.2.2.5.1 El Control Administrativo
Incluye, pero no limita, el plan de la organización, los procedimientos y registros relacionados con los procesos de decisión que se refiere a la autorización de las transacciones por parte de la administración. Tales autorizaciones han sido definidos como función administrativas asociada directamente con la responsabilidad por el logro de los objetivos de la organización, y como un punto de partida para el establecimiento del control contable de las transacciones.
15
MANTILLA B, Samuel Alberto y CANTES S. Sandra Yolima. Auditoría del control interno. 1ª. ed.
25
2.2.2.5.2 Los Controles Contables
Abarcanel plan de la organización, los procedimientos y registros relacionados con la salvaguardar de los activos y con la confiabilidad de los estados financieros, diseñados para proveer seguridad razonable de que:
Las transacciones se registren en cuanto es necesarios para permitir la
preparación de los estados financieros en conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados o cualquier otro criterio aplicable a tales estados financieros y para mantener la accountability por los activos.
Las transacciones se ejecuten de acuerdo con autorizaciones generales o
específicas dadas por la administración.
El acceso a los activos se permiten solamente de acuerdo con autorización
dada por la administración.
La accountabilityregistrada para los activos se compara con los activos
existentes, a intervalos razonables, tomando las acciones apropiadas en relación con cualesquiera diferencias.
Acatamiento de las leyes y regulaciones aplicadas: se ocupa del cumplimiento de las leyes y regulación a que la empresa está sujeta.‖16
16
MANTILLA B, Samuel Alberto y CANTES S. Sandra Yolima. Auditoría del control interno. 1ª. ed.
26
2.2.2.6 Control Interno Basados en principios.
―Ya es de carácter técnico la denominación ―basado-en-principios‖. Su principal sinónimo es ―estructura conceptual‖ (framework) y de hecho corresponde a un entendimiento del control interno en términos de sistema (elementos, relaciones, procesos, objetivos).
¿Cuáles son, entonces, los principios rectores del control interno?
Dar respuestas a esta pregunta no es tan sencillo. Un análisis de los distintos criterios y estructuras conceptuales más importantes permite señalar los siguientes siete componentes:
Segregación de funciones,
Autocontrol,
De arriba hacia abajo,
Costo menor que beneficio,
Eficacia,
Confiabilidad, y
Documentación.
2.2.2.6.1 Segregación de Funciones.
27
final. De manera ideal y particularmente en las organizaciones grandes, complejas, ninguna persona debe ser capaz de registrar, autorizar y conciliar una transacción. Ello, como mecanismo de protección para esas misma personas (ya se trate de empleados o de administradores) y de la misma organización.
Este componente cuenta con una general aceptación, aun cuando su entendimiento tenga distintos matices, los cuales en la medida que ha ido evolucionando el control interno este ha cambiado. Esto implica, entonces, la no simple segregación de funciones entre quien maneja los dineros y quien elabora y custodia los registros contables.
2.2.2.6.2 Autocontrol.
La dirección, gestión, supervisión y evaluación/ valoración del control interno son resorte de la administración principal (alta gerencia). No hay controles internos que sean externos. El sistema, a través del subsistema (o mejor; el proceso) de control interno, se controla a sí mismo.
El mejor de todos los controles internos es que los procesos sean desempeñados por gente capaz apoyada con tecnología.
28
que ser externo a la administración, y el auditor externo (de estados financieros) tiene que ser externo a toda la organización.
Es importante hacer una precisión: la diferenciación que existe entre ―autocontrol‖ (tal y como es explicado arriba) y ―auto-valoración del control,‖ un conjunto de herramientas de trabajo a través de las cuales se facilita que el personal de una organización haga su propia valoración del control y la traduzca en informes y acciones relacionadas con el funcionamiento de la organización.
2.2.2.6.3 De arriba hacia abajo.
De arriba hacia abajo, significa que el control interno es una forma de ―presión‖ o ―influencia‖ ejercida por los máximos niveles administrativos (alta gerencia) de la organización, esto técnicamente es denominado ―el tono desde lo alto‖. Siendo así, implica que ningún control interno pueda funcionar de abajo hacia arriba, esto es, un empleado de nivel bajo u operativo no pude ―controlar‖ a los directivos principales.
29
2.2.2.6.4 Costo menor que beneficio.
Este componente afianza el hecho sobre el cual el control interno genera valor a la organización, lo que implica, de salida, que los controles internos no pueden ser más costosos que las actividades que controla ni que los beneficios que proveen. Si el control interno genera sobre-costo o duplicado, es mejor eliminarlo.
Lo anterior va de mano con que el control interno exige un sacrificio o costo, que aun cuando su costo ha de ser menor que los beneficios, no es gratis. Lo cual ha de estar presente y es clave al momento de tomarse la decisión de la implementación de un sistema de control interno, y mucho más cuando se va a evaluar (valorar) o auditar.
O dicho de otra forma, para que aporte valor, el beneficio que genere tiene que ser sustancialmente mayor que el costo que conlleva.
2.2.2.6.5 Eficacia.
30
Una de las fortalezas de COSO es precisamente el entendimiento de este principio. Puesto que la eficacia del control interno depende directamente de asegurar el logro de los objetivos de negocio que tiene el sistema y que son: eficacia y eficiencia de las operaciones, confiabilidad del proceso de presentación de reportes financieros, cumplimientos de normas y obligaciones, salvaguardar de activos, direccionamiento estratégico.
2.2.2.6.6 Confiabilidad.
Se entiende como la relación que existe entre la efectividad del diseño y operación del sistema de control interno y la extensión de la documentación, conciencia y monitoreo del control interno.
31
Tabla 3Confiabilidad del modelo de control interno
FUENTE: MANTILLA B, Samuel Alberto. Auditoría del control interno.
ELABORADO POR: Geovanny Rodríguez.
2.2.2.6.7 Documentación.
Aquí se presentan dos entendimientos tradicionales sobre el particular que han sido superados. El primero, hace referencia a que las transacciones deben estar clara y completamente documentadas y disponibles para revisión. El segundo, tiene que ver con los papeles de trabajo.
Hoy se entiende que lo implica documentación es mucho más amplio y hace referencia a toda la información sobre el control interno, incluidos el criterio de control, el diseño seleccionado y las acciones emprendidas. Abarca no sólo a la administración sino también a los auditores.
Toda la información relacionada con el control interno debe estar debidamente documentada, de manera tal que pueda ser analizada por cualquier
Etapa 1
No confiable
Etapa 2
Insuficiente
Etapa 3
Confiable
Etapa 4
Óptimo
Efectividad del diseño y
de la
operación
32
stakeholderinteresado, ya se trate de la administración (para efectos de su propia valoración), de los auditores (para efectos de su evaluación o de su dictamen), o de los reguladores (para efectos derivados de las acciones de supervisión, inspección, vigilancia y control).
Esto se sintetiza en la necesidad e importancia de la formalización y respectiva documentación respecto del control interno, lo que significa que una organización así soporta todos sus métodos y procedimientos empleados, lo cual le permite la fácil identificación de criterios y demás acciones.‖17
2.2.2.7 Componentes delSistema de Control Interno
Los componentes del sistema de control interno son: 1. ―Ambiente de Control.
2. Evaluación de Riesgo. 3. Actividad de Control.
4. Información y Comunicación. 5. Monitoreo.‖18
2.2.2.7.1 Ambiente de Control.
Es el elemento que proporciona disciplina y estructura. El ambiente de control se determina en función de la integridad y competencia del personal de una
17
MANTILLA B, Samuel Alberto y CANTES S. Sandra Yolima. Auditoría del control interno. 1ª. ed.
Bogotá: Ecoe ediciones, 2007. 33 p. 18
GAITÄN, Rodrigo Estupiñán. Administración o Gestión de Riesgo E.R.M. y la Auditoría Interna.
33
organización; los valores éticos son un elemento esencial que afecta a otros componentes del control. Entre sus factores se incluye la filosofía de la administración, la atención y quía proporcionada por el consejo de administración, el estilo operativo, así como la manera en que la gerencia confiere autoridad y asigna responsabilidades, organiza y desarrolla a su personal.
Misión:Es la razón de ser la organización, que refleja la información sobre qué tipo de producto o servicio ofrece, a que consumidores pretende vender o atender.Para elaborar la misión se debe tener la participación de todos los miembros de la empresa y debe reflejar lo que va hacer la organización, expresar los comportamientos institucionalesser coherente con la visión.
Visión:Definimos a la visión como aquella ideas o conjunto de ideas que se tienen de la organización a futuro. Es por ello que es el sueño mas preciado a largo plazo.
Integridad y Valores: Son elementos esenciales del ambiente de control, la administración y el monitoreo de loscomponentes del control interno. La máxima autoridad y los directivos establecerán los principios y valores éticos como parte de la cultura organizacional para que perduren frente a los cambios de las personas de libre remoción; estos valores rigen la conducta de su personal, orientando su integridad y compromiso hacia la organización.
34
labores y la aplicación de los controles pertinentes.
Organigrama Estructural.- Representa el esquema básico de una organización, lo cual permite conocer de una manera objetiva sus partes integrantes, es decir, sus unidades administrativas y la relación de dependencia que existe entre ellas.
Manual de Funciones: La asignación de responsabilidades, ladelegación de
autoridad y el establecimiento de políticas conexas, ofrece una base para el seguimiento de las actividades, objetivos, funciones operativas y requisitos regulatorios, incluyendo la responsabilidad sobre los sistemas de información y autorizaciones para efectuar cambios.
La delegación de funciones o tareas, debe conllevar no sólo la exigencia de la responsabilidad por el cumplimiento de los procesos y actividades correspondientes, sino también la asignación de la autoridad necesaria, a fin de que los servidores puedan emprender las acciones más oportunas para ejecutar su cometido de manera eficaz.
2.2.2.7.2 Evaluación de Riesgo.
Es la identificación y análisis de los riesgos que se relaciona con el logro de los objetivos; la administración debe cuantificar su magnitud, proyectar su probabilidad y sus posibles consecuencias.
35
Los avances tecnológicos.
Los avances en los ambientes operativos.
Las nuevas líneas de negocios.
La estructuración corporativa.
La expansión o adquisición extranjeras.
El personal nuevo.
El rápido crecimiento.
Cada entidad afronta una variedad de riesgos de origen interno y externo que deben ser valorados.
Es el establecimiento de objetivos, articulados a diferentes niveles e internamente consistentes. La evaluación de los objetivos, formando una base para determinar cómo deben ser manejados. Porque la economía, la industria, las regulaciones y las condiciones de operación continuarán cambiando, son necesarios mecanismos que identifiquen y se ocupen de los riesgos especiales asociados con el cambio.
2.2.2.7.3 Actividad de control.
36
aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, reconciliaciones, revisiones de desempeño de operaciones, seguridad de activos y segregación de funciones.
Las actividades de control ocurren a lo largo de la organización en todos los niveles y todas las funciones, incluyendo los procesos de aprobación, autorización, conciliaciones, etc. Las actividades de control se clasifican en:
Controles preventivos
Controles detectivos
Controles correctivos
Controles manuales o de usuario
Controles de cómputo o de tecnología de información
Controles administrativos
Las actividades de control deben ser apropiadas para minimizar los riesgos; el personal realiza cada día una gran variedad de actividades específicas para asegurarse de que la organización se adhiera a los planes de acción y al seguimiento de la consecución de objetivos.
37
Evaluaciones del desempeño.
Controles del procesamiento de la información.
División de obligaciones.‖19
Evaluaciones del desempeño.
Estos controles consisten en revisar el desempeño real comparado con los presupuestos, los pronósticos y el desempeño de periodos anteriores; en relacionar los conjuntos de datos entre sí; en hacer evaluaciones globales del desempeño.
Controles del procesamiento de la información.
Se efectúan diversas actividades de control para comprobar la veracidad, integral y autorización de las transacciones. Las dos categorías generales de controles del procesamiento de información incluye actividades generales de control, que se aplican a todos los procedimientos del procesamiento y las actividades de control de aplicaciones, que se usan sólo en una actividad particular.
Controles físicos.
A este tipo de control pertenecen los que dan seguridad física respecto a los riesgos y otros activos. Una de las actividades con que se protegen los registros consiste en mantener el control siempre sobre los documentos pre numeradosque
19
38
no se emitan, lo mismo que sobre otros diarios y mayores, además de restringir el acceso a los programas de computación y a los archivos de datos.
División de obligaciones.
Un concepto fundamental del control interno consiste en que ningún departamento ni individuo debe encargarse de todos los aspectos de una transacción de principios a fin. Ya hablamos de la división de responsabilidades entre departamentos. De modo análogo, ninguna persona debería realizar más de una de las funciones de autorizar transacciones, registrar o custodiar los activos. Además, en la medida de lo posible, los que efectúan la transacción han de estar separados de esas funciones.
2.2.2.7.4 Información y comunicaciones.
La información pertinente debe ser identificada, capturada y comunicada en forma y estructuras de tiempo que faciliten a la gente cumplir sus responsabilidades. Los sistemas de información producen información operacional financiera y suplementaria que hacen posible controlar y manejar los negocios.
39
generar información relevante y comunicarla oportunamente, de tal manera que permita a las personas entender y cumplir con sus responsabilidades.
2.2.2.7.5 Monitoreo.
Los controles internos deben ser ―monitoreados‖ constantemente para asegurarse de que el proceso se encuentra operando como se planeó y comprobar que son efectivos ante los cambios de las situaciones que les dieron origen. El alcance y la frecuencia del monitoreo depende de los riesgos que se pretenden cubrir.
Las actividades de monitoreoconstantepuede ser implantadas en los propios procesos del negocio o a través de evaluaciones separadas de la operación, es decir, mediante auditoría interna o externa. Los controles internos se deben implementar en los procesos del negocio, sin inhibir el desarrollo del proceso operativo.
Los controles que hacen que la ejecución sea lenta, son evitados, lo cual pude ser más dañino que no tener controles, debido al falso sentido de seguridad. Los controles son efectivos cuando en los procedimientos no se les recuerdan constantemente de sus existencias.
40
con evaluación separada o una combinación de las dos. Los aspectos de supervisión ocurren en el transcurso de las operaciones.
2.2.2.8 Estudio y Evaluación de los Sistema de Control Interno.
―Para el análisis de los controles debe definirse la amplitud de las verificaciones a realizar en función del tamaño de la empresa y de la complejidad de los controles establecidos. La evaluación del control interno, los objetivos deben ser básicamente los mismos y orientados principalmente a las siguientes pautas:
1. Comprensión y conocimiento de los sistemas contables de la entidad (descripción del sistema).
2. Determinación y detección de los controles internos (identificación de controles de la descripción del sistema).
3. Evaluación preliminar de la efectividad de los sistemas de control interno (determinación de la fiabilidad de los datos contables).
4. Pruebas de cumplimientos o test de transacciones (correcto funcionamiento del sistema).
2.2.2.8.1 Comprensión y conocimiento del sistema contables.
41
Esta información servirá de base para la posterior evaluación del sistema y realización de pruebas de cumplimiento de los controles.
Para hacer efectivo el análisis, el sistemas administrativo- contable de la entidad se dividirá en cada en cada una de las áreas o ciclos que recogen todo el conjunto de transacciones reflejadas en los estados financieros de la empresa, detallando cuáles de ellos son los más significativos en la actividad empresarial. Los ciclos y áreas más comunes en los sistemas contables de una empresa son:
Ventas Compras Cobros Pagos Clientes Proveedores
Almacén/ Existencias Nomina
Caja y Bancos.
Las metodologías utilizadas para la comprensión y conocimiento del sistema contable se basan principalmente en:
Narrativas de cada área o ciclo.