UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS
CARRERA: INGENIERÍA EN FINANZAS Y AUDITORÍA CPA
TRABAJO DE GRADO PREVIO AL TITULO DE INGENIERA EN FINANZAS Y AUDITORÍA CPA.
TEMA:
Diseño de un Sistema de Control Interno para Cuentas por Cobrar en la Empresa “Comercial Castro”
AUTOR:
Verónica Johanna Sanango Guevara
DIRECTOR DE TESIS: Ing. Jaime Ortega
QUITO-ECUADOR
FORMULARIO DE REGISTRO BIBLIOGRÁFICO
PROYECTO DE TITULACIÓN
DATOS DE CONTACTO
CÉDULA DE IDENTIDAD: 172192003-9
APELLIDO Y NOMBRES: SANANGO GUEVARA VERÓNICA JOHANNA
DIRECCIÓN: CDLA LA GATAZO CALLE MULALILLO
EMAIL: vero_ch90@hotmail.com
TELÉFONO FIJO: 2635276
TELÉFONO MOVIL: 0989235185
DATOS DE LA OBRA
TITULO:
Diseño de un Sistema de Control
Interno para Cuentas por Cobrar
en la Empresa “Comercial
Castro”
AUTOR O AUTORES:
Verónica Johanna Sanango
Guevara
FECHA DE ENTREGA DEL PROYECTO DE TITULACIÓN:
21 de febrero del 2018
DIRECTOR DEL PROYECTO DE TITULACIÓN:
Ing. Jaime Ortega
PROGRAMA PREGRADO POSGRADO
TITULO POR EL QUE OPTA: Ingeniera en Finanzas y Auditoría CPA
RESUMEN: Mínimo 250 palabras En la actualidad, el crédito se ha
convertido en un medio por el cual
se realiza la comercialización tanto de productos y servicios. Dado al panorama contemporáneo y a la escasa liquidez en la sociedad, el
crédito es un recurso que ha ofrecido ventajas a la hora de satisfacer las necesidades del ser humano y las organizaciones, de ahí que se haya transformado en una problemática primordial para que las empresas tengan la necesidad de realizar análisis crediticios.Comercial Castro es una empresa dedicada a la comercialización de productos de
primera necesidad principalmente de arroz, lleva en el mercado aproximadamente nueve años y la forma de venta es mediante la otorgación de crédito directo a sus clientes. El crecimiento que ha presentado es de carácter favorable, pero a la vez se han suscitado ciertos problemas en lo que se refiere al registro y control, debido a que se llevan sus registros manualmente en tarjetas de cobro a los clientes y en la venta de mercadería, además, no cuenta con asesoría respecto a la concesión de créditos o análisis de la capacidad de pago de los clientes, generando una considerable cartera vencida por el no pago de los clientes y esto como consecuencia de
correcto análisis de la capacidad de pago.
Por tal razón se hace indispensable un riguroso control de las cuentas por cobrar, ya que se puede afirmar que esto representa el giro del negocio en Comercial Castro, control que deberá ser ejecutado de acuerdo a las necesidades de la empresa, lo que permitirá tomar las
respectivas medidas correctivas, logrando así un crecimiento
económico sostenido y la optimización de la gestión en general.
PALABRAS CLAVES:
Activos Financieros, Pasivos Financieros, Cuentas Por Cobrar, Cuentas Incobrables, Control Interno, Financiamiento, Recursos.
ABSTRACT: Currently, credit has become a means by
which the marketing of both products and
services is carried out. Given the
contemporary panorama and the scarce
liquidity in society, credit is a resource that
has offered advantages when it comes to
satisfying the needs of human beings and
a fundamental problem for companies to
have the need to carry out credit
analysis.Comercial Castro is a company
dedicated to the commercialization of
basic needs products, mainly rice. It has
been in the market for approximately nine
years and the form of sale is through the
granting of direct credit to its customers.
The growth that has presented is of a
favorable nature, but at the same time
certain problems have arisen in regard to
the registration and control, due to the fact
that their records are kept manually in
collection cards to customers and in the
sale of merchandise. In addition, it does
not have any advice regarding the granting
of credits or analysis of customers' ability
to pay, generating a considerable overdue
portfolio due to the non-payment of
customers and this as a result of the
vendors not performing a correct analysis
of the ability to pay.
For this reason, a strict control of accounts
receivable is indispensable, since it can be
affirmed that this represents the business
turnaround in Comercial Castro, control
that must be executed according to the
needs of the company, which will make it
possible to take the respective corrective
economic growth and the optimization of
management in general.
KEYWORDS
Financial Assets, Financial Liabilities,
Accounts Receivable, Uncollectible
Accounts, Internal Control, Financing,
Resources.
Se autoriza la publicación de este Proyecto de Titulación en el Repositorio Digital de la Institución.
f:__________________________________________
SANANGO GUEVARA VERÓNICA JOHANNA
DECLARACIÓN Y AUTORIZACIÓN
Yo, SANANGO GUEVARA VERÓNICA JOHANNA, CI: 172192003-9 autor/a del proyecto titulado:
Diseño de Control Interno para Cuentas por Cobrar en la Empresa “Comercial Castro” previo a la
obtención del título de INGENIERA EN FINANZAS Y AUDITORÍA CPA en la Universidad
Tecnológica Equinoccial.
1. Declaro tener pleno conocimiento de la obligación que tienen las Instituciones de Educación
Superior, de conformidad con el Artículo 144 de la Ley Orgánica de Educación Superior, de
entregar a la SENESCYT en formato digital una copia del referido trabajo de graduación para que
sea integrado al Sistema Nacional de información de la Educación Superior del Ecuador para su
difusión pública respetando los derechos de autor.
2. Autorizo a la BIBLIOTECA de la Universidad Tecnológica Equinoccial a tener una copia del
referido trabajo de graduación con el propósito de generar un Repositorio que democratice la
información, respetando las políticas de propiedad intelectual vigentes.
Quito, 2 de mayo del 2018
f:__________________________________________
SANANGO GUEVARA VERÓNICA JOHANNA
Quito 2 de mayo del 2018
CARTA DE AUTORIZACIÓN
Yo, LUIS ALBERTO CASTRO RUIZ con cédula de identidad N.-1722980479 en calidad de Gerente
General de COMERCIAL CASTRO autorizo a VERÓNICA JOHANNA SANANGO GUEVARA,
realizar la investigación para la elaboración de su proyecto de titulación “Diseño de un sistema de Control
Interno para Cuentas por Cobrar en la Empresa Comercial Castro”, basada en la información
proporcionada por la compañía.
f:__________________________________________
LUIS ALBERTO CASTRO RUIZ
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR
En mi calidad de tutor de tesis de grado certifico que el presente trabajo que lleva por título Diseño De Un Sistema De Control Interno Para Cuentas Por Cobrar En La Empresa Comercial Castro, para aspirar al título de Ingeniera En Finanzas Y Auditoría Cpa fue desarrollado por Verónica Johanna Sanango Guevara, bajo mi dirección y supervisión, en la Facultad de Ciencias Económica Y Negocios ; y que dicho trabajo cumple con las condiciones requeridas para ser sometidos a la presentación pública y evaluación por parte del Jurado examinador que se designe.
___________________
DECLARACION JURAMENTADA DEL AUTOR
Yo, VERÓNICA JOHANNA SANANGO GUEVARA, portador(a) de la cédula de identidad Nº172192003-9, declaro que el trabajo aquí descrito es de mi autoría, que no ha sido previamente presentado para ningún grado o calificación profesional; y, que he consultado las referencias bibliográficas que se incluyen en ese documento.
La Universidad Tecnológica Equinoccial puede hacer uso de los derechos correspondientes a este trabajo, según lo establecido por la Ley de Propiedad Intelectual, por su Reglamento y por la normativa institucional vigente.
f:__________________________________________
SANANGO GUEVARA VERÓNICA JOHANNA
AUTORÍA
Los criterios vertidos en la presente Tesis son de única y exclusiva responsabilidad de la autora, asumiendo la responsabilidad de cualquier eventualidad que se pueda desprender de
la misma; por la que exime de cualquier compromiso presente o futuro ante cualquier consecuencia a la Universidad Tecnológica Equinoccial.
Verónica Johanna Sanango Guevara
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DEDICATORIA
Dedico este trabajo a mi amado hijo Eddie Mathias, que sepas que desde el día que entraste en mi vida te convertiste en mi prioridad, mi motor y tengas presente en tu vida que
AGRADECIMIENTOS
A Dios
Por bendecirme para llegar hasta donde eh llegado, porque hiciste realidad este sueño anhelado y darme la fortaleza para continuar.
A mi Madre
Por darme tu amor, el ánimo y apoyarme en seguir adelante a pesar de las circunstancias, mis hermanas que han estado ahí en las buenas y malas brindándome su apoyo incondicional, los amo
con mi vida.
A dos grandes personas que siempre me han apoyado, que, aunque no sean familia de sangre han hecho de mi lo que hoy soy una mujer luchadora y ahora una profesional gracias Don Edy y Sandra.
A mi Universidad
Por darme la oportunidad de estudiar y ser una Profesional
A mi Director de Tesis
Ing. Jaime Ortega por su esfuerzo y dedicación, quien con su conocimiento su experiencia, su paciencia y su motivación ha logrado en mí que pueda terminar mis estudios con éxito.
También me gustaría agradecer a mis profesores durante toda mi carrera profesional porque todos han aportado con un granito de arena a mi formación, en especial a Ing. Fernando Borja, Ing.
Santiago Barrionuevo, por sus consejos, su enseñanza y más que todo por su amistad.
Son muchas personas que han formado parte de mi vida profesional a las que me encantaría agradecerles su amistad, consejos, apoyo, ánimo y compañía en los momentos más difíciles de mi vida. Algunas están aquí conmigo y otras en mis recuerdos y en mi corazón, sin importar en donde estén quiero darle las gracias por formar parte de mí, por todo lo que me han brindado y por todas
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ÍNDICE
CAPITULO 1 ... 8
INTRODUCCIÓN ... 8
1.1 EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN ... 9
1.1.1 PROBLEMA A INVESTIGAR ... 9
1.1.2 OBJETO DE ESTUDIO TEÓRICO ... 9
1.1.3 OBJETO DEL ESTUDIO PRÁCTICO ... 9
1.1.4 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ... 9
1.1.5 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ...11
1.1.6 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA ...11
1.1.7 OBJETIVO GENERAL ...11
1.1.8 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ...11
1.1.9 JUSTIFICACIÓN ...11
1.2 MARCO REFERENCIAL ...13
1.2.1 MARCO TEÓRICO ...13
1.2.2 MARCO CONCEPTUAL ...21
CAPÍTULO 2 ...24
MÉTODO ...24
2.1.1 NIVEL DE ESTUDIO ...24
2.1.2 MODALIDAD DE LA INVESTIGACIÒN ...24
2.1.3 MÉTODO ...25
2.1.4 SELECCIÓN DE INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN ...25
2.1.5 PROCESAMIENTO DE DATOS ...27
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CAPÍTULO III ...37
RESULTADOS ...37
3.1 DIAGNÓSTICO ...37
3.1.1 DIAGNÓSTICO CUALITATIVO DE LA EMPRESA Y DEL SECTOR ...37
3.1.1.1 ANÁLISIS DEL SECTOR ...37
3.1.1.2 ANTECEDENTES COMERCIAL CASTRO ...38
3.1.1.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ...39
3.1.1.4 DETALLE DE OPERACIONES DE COMERCIAL CASTRO ...41
3.1.1.5 ANÁLISIS DE LA EMPRESA ...45
3.1.1.6 ANÁLISIS FODA ...47
3.1.2 DIAGNÓSTICO CUANTITATIVO DE LA EMPRESA ( CUENTAS POR COBRAR) ...49
3.1.2.1 ANÁLISIS FINANCIERO ...49
3.1.2.2 INTERPRETACIÓN ...53
3.1.2.3 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PARA CUENTAS POR COBRAR ...58
3.1.2.4 ANÁLISIS DE POLÍTICAS Y PROCESOS ...64
3.2 PROPUESTA ...65
3.2.1 MANEJO DE VENTAS (SUGERIDO) ...66
3.2.1.1 POLÍTICAS DE VENTAS ...68
3.2.1.2 PROCESO DE VENTAS ...69
3.2.1.3 FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE VENTAS ...70
3.2.2 MANEJO DE COBRANZAS (SUGERIDO) ...71
3.2.3 MANUAL DE FUNCIONES Y ORGANIGRAMA PROPUESTO ...74
CAPÍTULO IV ...88
DISCUSIÓN ...88
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4.2 RECOMENDACIONES ...89
BIBLIOGRAFÍA ...90
ÍNDICE DE TABLAS Y FIGURAS
Figura 1 Descripción de la Estructura Organizacional 36
Tabla 1 Sistema de Recorridos 38
Tabla 2 Detalle de Recorridos 39
Tabla 3 ANÁLISIS HORIZONTAL Y VERTICAL AL BALANCE GENERAL 46 Tabla 4 ANÁLISIS VERTICAL SOLO EN ACTIVOS CORRIENTES 47 Tabla 5 ANÁLISIS HORIZONTAL Y VERTICAL AL ESTADO DE RESULTADOS 48
Tabla 6 Análisis de Antigüedad de Cartera 52
Tabla 7 Escala de Calificaciones 55
Tabla 8 Cuestionario de Control Interno para Cuentas por Cobrar 56 Tabla 9 Resultados obtenidos del Cuestionario de Control interno 58 Figura 2 Resultados del Cuestionario de Control Interno 59
Figura 3 FLUJOGRAMA PROCESO DE VENTAS 67
Figura 4 FLUJOGRAMA GESTIÓN DE COBRANZAS 71
Figura 5 ORGANIGRAMA PROPUESTO 72
Tabla 10 Funciones Administrador 73
Tabla 11 Manual de Funciones Vendedores 75
Tabla 12 Manual de Funciones Contador 78
CAPITULO 1. INTRODUCCIÓN
En la actualidad, el crédito se ha convertido en un medio por el cual se realiza la
comercialización tanto de productos y servicios. Dado al panorama contemporáneo y a la escasa liquidez en la sociedad, el crédito es un recurso que ha ofrecido ventajas a la hora de satisfacer las necesidades del ser humano y las organizaciones, de ahí que se haya transformado en una problemática primordial para que las empresas tengan la necesidad de realizar análisis crediticios.
Comercial Castro es una empresa dedicada a la comercialización de productos de primera necesidad principalmente de arroz, lleva en el mercado aproximadamente nueve años y la forma de venta es mediante la otorgación de crédito directo a sus clientes. El crecimiento que ha presentado es de carácter favorable, pero a la vez se han suscitado ciertos problemas en lo que se refiere al registro y control, debido a que se llevan sus registros manualmente en tarjetas de cobro a los clientes y en la venta de mercadería, además, no cuenta con asesoría respecto a la concesión de créditos o análisis de la capacidad de pago de los clientes, generando una considerable cartera vencida por el no pago de los clientes y esto como consecuencia de que los vendedores no realizan un correcto análisis de la capacidad
de pago.
Por tal razón se hace indispensable un riguroso control de las cuentas por cobrar, ya que se
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1.1EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
1.1.1PROBLEMA A INVESTIGAR
El registro de cuentas por cobrar y abono a las mismas de “Comercial Castro” se lo realiza
de modo manual; problemática que se ha incrementado por la significativa cantidad de clientes que maneja actualmente la empresa, y que genera por la falta de un sistema de control adecuado, una influencia negativa en los resultados del ejercicio.
1.1.2OBJETO DE ESTUDIO TEÓRICO
PROPONER UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA CUENTAS POR COBRAR
1.1.3OBJETO DEL ESTUDIO PRÁCTICO
EMPRESA COMERCIAL CASTRO
1.1.4PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
DIAGNÓSTICO
La Empresa Comercial Castro lleva un registro manual de los cobros del crédito otorgados a las ventas, a medida que ha crecido el control de las cuentas se ha dificultado, esto por la
cantidad de clientes y el manejo de la mercadería, provocando de esta manera que no se registren los pagos y las ventas a cargo de los encargados, en las tarjetas de control del cliente, generando a la empresa pérdidas económicas.
Además, existe un considerable grado de morosidad que se ha dado desde que el negocio inició sus operaciones, esto como consecuencia de que los vendedores encargados no realizan un correcto análisis de la capacidad de cobro de los clientes o por el exceso de crédito concedido, situación provocada por la falta de asesoría para lo antedicho (gestión de cobranzas) y políticas definidas para el caso.
cobrar; por eso se propone diseñar un sistema de control interno para cuentas por cobrar, que permita salvaguardar la integridad y razonabilidad de este Activo.
PRONÓSTICO
En el caso de que la empresa no tomase acción alguna sobre la problemática anteriormente expuesta, existe el riesgo evidente de la notable pérdida por cuentas por cobrar, lo que implica disminución en las ganancias del negocio, evitando que el mismo se consolide en el mercado, es decir, este tipo de prácticas podrían amenazar la supervivencia de la empresa.
Además existen otras variables que se verían afectadas como por ejemplo la pérdida de empleos, ya que en el momento de cierre del negocio muchas familias que laboran para
éste, se verían amenazadas al perder su única fuente de recursos para sustentar sus necesidades.
El efecto también abarcaría al sector del consumidor, ya que ellos perderían el servicio de venta personalizada puerta a puerta que brinda la empresa, y se verían desprovistos de alimentos de primera necesidad, ya que la cartera de clientes de Comercial Castro consiste principalmente en la atención a personas que viven en zonas donde el comercio no se ha asentado, (es decir familias que viven en sectores de tipo rural).
CONTROL DEL PRONÓSTICO
Si el problema fuese solucionado la empresa contaría con un mejor registro y gestión de cobranzas lo que tiene una incidencia directa con el volumen de ingresos y ganancias de la misma, permitiendo la consolidación del negocio en el mercado local y regional.
Al crecer el negocio a través de una buena gestión se promete la generación de nuevas fuentes de empleo favoreciendo el sustento de un notable grupo de familias de la zona, y en vista de la situación económica del país, esto es muy requerido.
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1.1.5FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Si se diseña un sistema de Control Interno para las cuentas por cobrar de la empresa comercial se logrará optimizar adecuadamente los recursos financieros?
1.1.6SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA
¿Cómo realizar un diagnóstico situacional del rubro Cuentas por Cobrar de una empresa y su influencia en los resultados económicos?
¿Qué políticas de control interno se deben establecer para el rubro Cuentas por cobrar de la Empresa Comercial Castro?
1.1.7OBJETIVO GENERAL
Diseñar un Sistema de Control Interno para cuentas por cobrar de la Empresa Comercial Castro.
1.1.8OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Realizar un diagnóstico situacional de las Cuentas por Cobrar de la empresa y su influencia en los resultados económicos.
Establecer las políticas de control interno necesarias para administrar de mejor manera las Cuentas por cobrar de la Empresa Comercial Castro.
1.1.9JUSTIFICACIÓN
Sistema efectivo que garantice la razonabilidad en la presentación de los saldos de esta cuenta, lo que permitirá una recuperación financiera del negocio, dado que las cuentas por cobrar son el rubro en el que recae la mayor parte de la recaudación de fondos del negocio ( puesto que como se ha especificado en el estudio Comercial Castro ejecuta un alto porcentaje de sus ventas a crédito) así como su mayor ventaja competitiva frente a otros del sector.
Uno de los beneficios más trascendentes consiste en que mediante la implementación de los parámetros sugeridos al final del estudio, la administración de Comercial Castro podrá modernizar sus procesos adaptándolos a las nuevas tendencias tecnológicas, lo que proporcionará resultados financieros reales a tiempo oportuno para la toma de decisiones,
una ventaja competitiva frente a empresas similares, control en pro de mayor rentabilidad y la simplificación/orden de actividades.
El tema propuesto permite, además, el abordaje a otros puntos críticos de Comercial Castro
por su potencial generalizador, es decir en este caso se propone un control específico a un rubro y si éste funcionase del modo esperado se podría diseñar otros estudios hacia distintas cuentas importantes de la empresa, optimizando los procesos de todas las áreas estratégicas.
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1.2MARCO REFERENCIAL
1.2.1MARCO TEÓRICO
CUENTAS POR COBRAR SEGÚN NIIF 11 PARA PYMES (ASPECTOS CONCEPTUALES)
MEDICIÓN INICIAL
La (FUNDACIÓN IASC, 2009) indica que a través del reconocimiento o diferenciación de un activo financiero o un pasivo financiero, la empresa debe tasarlo a precio de la transacción (lo cual debe incluir un detalle de costos de transacción descontado en la medición inicial de los activos y pasivos financieros que se encuentran a valor razonable con variación en los resultados), esto, exceptuando si el acuerdo constituye, una operación de financiamiento, misma que está relacionada con la venta de bienes o servicios, citando si el desembolso se prorroga después a los términos comerciales o se refinancia bajo un interés que no corresponde a la tasa de mercado. En caso que el convenio sea una operación de financiación, la empresa calculará el activo financiero o pasivo financiero en valor presente de los pagos futuros descontados bajo una tasa de interés para una herramienta de deuda equivalente.
ACTIVOS FINANCIEROS
1. Dentro de una obligación de largo plazo negociada con otra empresa, se reconoce de la cuenta por cobrar en efectivo, una cuenta por cobrar en valor presente. (comprende aquellos desembolsos objeto de intereses además del reembolso del principal).
2. En el caso de aquellos bienes enajenados a un cliente bajo un sistema de crédito en
3. En las partidas de venta a cliente bajo financiamiento a 2 años sin intereses, una cuenta por cobrar constituye el precio de venta en efectivo vigente al momento de la transacción, o un estimado del valor presente de aquel rubro en efectivo bajo un interés de mercado de una cuenta equivalente.
4. Cualquier adquisición al contado en acciones ordinarias de otra organización, la inversión es igual al valor pagado para comprar dichas acciones.
PASIVOS FINANCIEROS
1. En un crédito de terceros, la obligación por pagar es igual al valor actual de la deuda en efectivo a la institución financiera.
2. Cuando son bienes obtenidos de un proveedor bajo crédito de corta duración, la obligación a pagar constituye el precio de la factura.
OPERACIONES DE COMPRA/VENTA
Los instrumentos financieros se calcularán, al comienzo, bajo el precio de la transacción. Mas en caso que, un convenio de compra/venta posea una operación implícita de crédito), la empresa evalúa primeramente el activo financiero o pasivo financiero bajo valor presente
de los pagos futuros con el porcentaje de interés de una operación similar.
El valor de venta en efectivo es igual al monto efectivo que se requiere para efectuar la compra/venta de un activo si este se cancela por anticipado, en la fecha de compra/venta.
26 CUENTAS POR COBRAR
CONCEPTO
“Representan derechos exigibles, originados por ventas, servicios prestados, otorgamiento
de préstamos o cualquier otro concepto análogo, los cuales se reflejan al valor pactado originalmente” (Barron Morales, Pág 66).
Las Cuentas por Cobrar constituyen aquellos recursos financieros posesión de la empresa, mismos que producirán réditos a futuro. Integran el grupo de Activos Circulantes. las principales Cuentas que figuran dentro de este rubro de clasificación están :
Clientes: Constituyen los importes pendientes de pago que se derivados del giro del negocio, puede ser tanto la venta de productos y servicios a crédito.
Documentos por Cobrar: Son aquellos documentos pendientes de pago generados por la venta de productos o servicios a crédito.
Empleados: Son los rubros originados por préstamos concedidos a los empleados, accionistas o trabajadores de la institución.
Otros: Representan los documentos/cuentas generados por operaciones distintas al movimiento del negocio. (Guajardo Cantú & Andrade de Guajardo, 2008)
De acuerdo a (Pacter, Pajuelo Ramírez, Gonzalo Angulo, Larrahondo Vidales, & Castro, 2013) Las cuentas por cobrar representan activos financieros no derivados con pagos fijos o identificables que se no tasan dentro de mercado dinámico, disímiles de:
a) Aquellos que la empresa desea vender prontamente, que se deben catalogar como disponibles para la venta, y los que la empresa desde un primer reconocimiento distingue a valor razonable mediante pérdida o ganancia.
b) Los que la empresa en un primer reconocimiento distingue como disponible para la venta, o
CUENTAS INCOBRABLES
(Guajardo Cantú & Andrade de Guajardo, 2008) indican que se considera común que dentro de una organización dedicada a la venta de productos y servicios bajo la modalidad crediticia tenga ciertos clientes que no paguen las deudas. A éste fenómeno se lo llama cuentas incobrables, mismas que se colocan dentro del rubro gasto cuentas incobrables lo cual afecta directamente al Estado de Resultados. El importe de gastos por incobrables total puede variar acorde las políticas generales crediticias del negocio.
Al cierre del período se calcula el total de cuentas incobrables para generar un valor razonable de las perdidas lo cual se reflejará en el Estado de Resultados. Al momento que
ciertas cuentas de clientes obtienen el carácter de dudosas se tiene que reducir para que en pro que señalen un estimado de futuros cobros. De otra forma, el valor en Balances no
concordaría a la situación real. El valor en libros se actualiza dentro de la cuenta Estimación Incobrables de carácter Acreedor.
Efectivamente, toda empresa si busca reflejar un contexto realista de sus cuentas deberá establecer las incobrables que eventualmente se presenten en el ejercicio, para ello es preciso establecer estrategias enfocadas a calcular un aproximado que manifieste objetivamente el saldo de los deudores.
MÉTODOS PARA CALCULAR LAS CUENTAS INCOBRABLES
Hay dos métodos para calcular un estimado de pérdidas por incobrables y un tercer proceso de cancelación directa. Los gastos de valoración de incobrables detallados en los dos primeros métodos no se reconocen dentro propósitos fiscales.
1. MÉTODO DEL PORCENTAJE DE VENTAS
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Posteriormente se utiliza un porcentaje presupuestado al total de ventas a crédito del período, restando las devoluciones y bonificaciones.
2. MÉTODO DEL PORCENTAJE CUENTAS POR COBRAR
Se pronostica el total de pérdidas en Incobrables, basándose en un porcentaje del saldo actual en el rubro clientes.
Se determina el porcentaje razonable a través de cobros perpetrados durante un espacio de tiempo considerable. El porcentaje resultante se aplica al saldo del rubro clientes para
generar el saldo de la cuenta Estimación por Incobrables y definir los valores para los respectivos ajustes.
MÉTODO DE CANCELACIÓN DIRECTA
Las entidades con muchos clientes esperaran hasta corroborar la incobrabilidad de las cuentas antes de hacer ajustes. Si una cuenta es claramente incobrable se maneja este método.
Las pérdidas por incobrables se reconocen como un gasto en el momento en que se dio de baja la cuenta y no a la ejecución de la venta, lo que generaría que los Activos del posean un importe superior al actual y otras implicaciones dentro de Resultados.
ANÁLISIS FINANCIERO
Las cuentas por cobrar al igual que otras de su naturaleza deudora, se relacionan proporcionalmente con la liquidez y las razones circulantes. Pero específicamente tienen razones financieras propias: días de venta pendientes de cobro y rotación de cuentas por cobrar.
La razón de rotación de cuentas por cobrar establece las veces en que el total de la cuentas son cobradas dentro de un ejercicio. Su fórmula es:
La razón de Días de Venta pendientes de cobro se basa en el número de días promedio en que la venta realizada en crédito demora en convertirse en dinero. La fórmula es:
Días de venta pendientes de cobro= 360/ Rotación de Cuentas por Cobrar
Días de venta pendientes de cobro= (Ventas diarias Promedio a Crédito / Cuentas por Cobrar) X 360. (Guajardo Cantú & Andrade de Guajardo, 2008)
CONTROL INTERNO
(Estupiñán Gaitán, 2015) establece que el Control Interno implica todos métodos y procedimientos que salvaguardan los activos de la institución, la
confiabilidad de los registros y la eficacia de las actividades de acuerdo a los lineamientos de gerencia.
ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO
Elemento de Organización
Porque es un procedimiento metódico de las funciones organizacionales mismas que definen directrices de responsabilidad para los empleados y unidades de la empresa, además que promueven la segregación de funciones registro-custodia.
Elementos, Sistemas y Procedimientos
Para crear un método que genere operaciones más confiables de registro de los resultados en términos monetarios.
Elementos de Personal
Constituyen aquellas prácticas y estrategias que aportan seguridad para el cumplimiento de tareas de cada dependencia en la empresa.
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La creación de una oficina de auditoría independiente, de las transacciones ejecutadas dentro de cada unidad administrativas y logística.
NORMAS UNIVERSALES DE CONTROL INTERNO X AREAS DE BALANCE
CUENTAS POR COBRAR Y TRANSACCIONES DE VENTAS: DOCUMENTOS POR COBRAR
La clave del control interno es la delegación de funciones en pro que cada empleado y dependencia sea responsable de las acciones siguientes:
Preparar los pedidos
Operaciones de crédito
Operaciones de Inventario
Facturación
Revisión de datos en los documentos de venta
Manejo de Auxiliares
INFORMES PARA USO DE LA GERENCIA
Deben detallar la relación de cuentas por cobrar que distinga la antigüedad de
cartera expresado en dólares y en porcentajes
Estudios previos sobre las solicitudes crediticias
Detalle de incobrables.
COMPONENETES DEL CONTROL INTERNO
Son los siguientes: (Miguel, Manual Práctico de Control Interno: Teoría y Aplicación Práctica, 2015)
“Entorno de control
Evaluación de riesgos
Actividades de Control
Información y Comunicación
PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO PARA CUENTAS POR COBRAR Se puede definir dos tipos de controles de acuerdo a lo establecido por (Defliese, Gnospelius, Jaenicke, & Sullivan, 2015):
“procedimientos contables creados con el fin de comprobar el correcto
procesamiento de las operaciones de ventas; y procedimientos administrativos que abarcan la aprobación, y autorización de las operaciones de venta”
Procedimientos Contables:
- En caso de existir cualquier nota, gravamen o condición que tenga influencia sobre las cuentas por cobrar debe ser expuesto con claridad en los estados financieros.
- La cancelación de cuentas a razón de incobrables debe ser autorizadas por la administración del negocio; intentando que las mismas cubran los requisitos para deducibilidad fiscal.
- Las cancelaciones para cualquier operación de ventas deben estar basadas en la factura original correspondiente y la documentación soporte necesaria.
Entre otros procedimientos a tomar en cuenta destacan:
- Es útil cotejar periódicamente los saldos de los clientes, mayor auxiliar de cuentas por cobrar, con las cuentas de control del mayor general, en caso de discrepancias observadas, tomar los correctivos pertinentes.
- Se recomienda enviar con relativa frecuencia los estados de cuenta a clientes, en pro de certificar que los rubros que contablemente estén pendientes de cobro sean notificados a los que deben, acción que tiene que ser realizada por un empleado con independencia de quien maneja las cuentas por cobrar. (Redondo, 2014)
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-Elaborar con una frecuencia mensual un informe de antigüedad de antigüedad de cartera que refleje el comportamiento de los deudores conflictivos.
-Arqueos constantes al empleado o unidad a cargo de la documentación de las cuentas por cobrar.
- Dentro del establecimiento de las políticas de cobranza se debe analizar la situación de mercado actual.
-Las políticas de descuentos y devoluciones deberán ser detalladas por escrito.
-Toda documentación tendrá soportes correspondientes y ser acreditadas por un empleado responsable.
-Manejar un registro, en cuenta de orden, de las cuentas incobrables ya canceladas.
Mientras que otro autor complementa lo antedicho con lo siguiente:
- Nótese que lo primordial dentro del sistema es trabajar bajo el postulado de división de funciones, sobre todo aquellas que involucran el efectivo y documentación de cuentas por cobrar. De forma que el personal no intervenga dentro de las mismas actividades lo que generaría riesgo dentro de las operaciones del negocio. (Redondo, 2014)
1.2.2MARCO CONCEPTUAL
CAPACIDAD DE PAGO
Constituye la capacidad de una organización para hacer frente a sus obligaciones.
CICLO OPERATIVO
COMERCIO
Define aquella actividad socioeconómica que involucra el intercambio bienes y servicios, sea para su uso, para su venta o su transformación, dentro del mercado. Es la transacción de un objeto a cambio de otro de igual valor, a través de una persona denominada mercader.
CREDITO
El crédito se denomina a aquella actividad donde una persona física o jurídica se obliga a devolver una cantidad solicitada bajo ciertas condiciones previamente establecidas.
CONTROL INTERNO
Consiste en todas aquellas actividades enfocadas en la prevención de posibles riesgos que afectan a una organización.
CUENTAS POR COBRAR
Las cuentas por cobrar se definen como el crédito que la empresa concede a sus clientes dentro del curso de sus operaciones.
DOCUMENTOS POR COBRAR
Las cuentas por cobrar son los fondos que el cliente adeudan a una entidad económica o a una persona física, que constituyen el activo circulante dentro de la empresa debido a su fácil conversión en efectivo real en un mediano o largo plazo; la razón del tiempo lo diferencia de las cuentas por cobrar ya que ellas son a corto plazo.
FINANCIAMIENTO
34 INGRESOS
Representan los recursos monetarios generados en función del giro del negocio.
INVERSIÓN
Es aquel activo que puede ser financiado mediante obligaciones con terceros o recursos propios.
LIQUIDEZ
Capacidad de cubrir los pagos oportuna y adecuadamente para posteriormente invertirse de manera rentable.
PDA
Es un ordenador de bolsillo o un organizador personal como una agenda electrónica, el nombre PAD se debe a sus siglas en inglés, “personal digital assistant’
POLITICAS
Es el proceso destinado a normar las actividades de un grupo, permitiendo la toma de decisiones para la consecución de sus objetivos planteados.
RECURSOS
Se traduce en fuentes o suministros que generan beneficios a posteriori.
RENTABILIDAD
Es el porcentaje de ganancia que se obtiene de acuerdo a la inversión que lo genera.
RIESGO
CAPÍTULO 2 MÉTODO
2.1.1NIVEL DE ESTUDIO
Este documento se desarrollará basado en un esquema de estudio descriptivo, mismo que implica un corte de tiempo para evaluar, en ese período determinado, ciertos aspectos y generar conclusiones a partir de ello.
Otro autor (Bernal Torres, 2006) establece que se debe en este tipo de investigación: reseñar las características principales o rasgos de un fenómeno objeto de estudio; es preciso pues describir los aspectos más característicos, distintivos y sus propiedades que los hacen
reconocibles ante los ojos de los demás.
Aplicado al presente se intentará:
Describir las características de ciertos rubros y cuentas contables: A través de los Estados Financieros de los últimos años se establecerá la implicación e influencia de las mismas en los resultados del ejercicio, para su posterior análisis y toma de correctivos en caso de ser necesario.
Desarrollo de Guías: Mediante la evaluación del diagnóstico situacional contable, se pretende diseñar una manual de políticas de control que permitan salvaguardar o proteger el activo de la empresa, en este caso Cuentas por Cobrar.
2.1.2MODALIDAD DE LA INVESTIGACIÒN
36
fundamenta el fenómeno a investigar, y mediante los resultados obtenidos se generará datos estadísticos originales y útiles no solo para la empresa Castro, sino para otros investigadores interesados en mejorar la gestión de sus negocios.
2.1.3MÉTODO
A través de método inductivo, que implica una variante en el método científico en la que la persona que investiga inicia por la información acumulada mediante sucesivas observaciones para, en uso de la generalización, elaborar una ley de ámbito lo más general posible, esto según (Ortiz Uribe, 2014); afirmación que explica que este método utiliza la la observación, el estudio y la experimentación con el fin de generar una conclusión que involucre a la totalidad de esos casos.
2.1.4SELECCIÓN DE INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN
ANÁLISIS DOCUMENTAL
Según (Bardin, 2002), es aquella operación que resume el contenido de los documentos de modo distinto al original en pro de facilitar la localización de un estudio ulterior.
Consiste en la transformación de la información con el objetivo de facilitar la búsqueda al usuario, convirtiendo un documento bruto en un documento que represente al primero de modo más conciso. Para ilustrar mejor lo antedicho se pone como ejemplo los: extractos que constituyen un compendio del documento de acuerdo a ciertas especificaciones.
OBSERVACIÓN DIRECTA
VENTAJAS
(Namakforoosh, 2015) indica la existencia de ciertas áreas en las que la observación es un imprescindible, mencionando ciertos grupos humanos que son difíciles de estudiar a través de otras herramientas como: encuestas.
La observación además permite recabar información al instante en que está sucediendo sin depender de publicaciones. Por otra parte, a través de éste procedimiento se pueden analizar ciertos fenómenos como por ejemplo: un estudio del comportamiento enfocado hacia niños que no podrían ser evaluados a través de un cuestionario.
La desventaja sin embargo, que más destaca, radica en la subjetividad de la interpretación de la información puesto que dos personas diferentes, pueden percibir el mismo evento de
modos distintos.
Como complemento al párrafo anterior se enumeran los pasos a aplicarse en la
observación directa según (Moreno, 2010):
a) Identificar con toda precisión cual es el fenómeno o la variable que será objeto de observación.
b) Seleccionar cuáles serán las manifestaciones externas que indicara la ausencia o presencia del fenómeno o de la variable en acción, para que los observadores atiendan específicamente a esas manifestaciones externas.
c) Determinar cómo serán los periodos de observación, durante cuánto tiempo cada uno, con cuanto intervalo de tiempo entre uno y otro, etc.
d)Preparar un sistema para registrar lo observado, preferentemente con apoyo de un código que permita que el registro sea ágil e inmediato, ya que no es posible ni confiar todo a la memoria del observador, ni determinar el ritmo de ocurrencia de los fenómenos para que se tenga tiempo suficiente de hacer una narración detallada de lo que va ocurriendo.
38
Observado con el código acordado para el registro, en la discreción de su presencia en el ámbito de observación para evitar que haya falta de espontaneidad en los observados, etc. El entrenamiento será de suma importancia para poder confirmar posteriormente en la información recabada por este medio; un recurso generalmente utilizado por los investigadores que se apoyan en la observación directa es el de confrontar los registros de varios otros que estuvieron presentes antes los mismo hechos para detectar que tanto coinciden en lo observado y llevar a discusión las faltas de concordancia.
2.1.5PROCESAMIENTO DE DATOS
Como se mencionó en el ítem anterior para objeto de esta investigación, la información se obtendrá a través de herramientas como la observación directa y el análisis de información financiera histórica de la empresa, para la extracción de datos se sugiere el siguiente tratamiento:
Comparación de la información por año
Determinación de la incidencia de las variables en el resultado del ejercicio
Interpretación de Resultados
El programa a utilizarse es SHEYLA, mismo que genera resultados comparativos al instante y permite procesar la información, sugiriendo alternativas de control interno adaptadas a las necesidades del usuario.
2.2METODOLOGÍA ESPECÍFICA
Objetivo 1: Realizar un diagnóstico situacional del rubro Cuentas por Cobrar de la empresa y su influencia en los resultados económicos.
EVALUACION DE CONTROL INTERNO
De acuerdo con (Lybrand, 2007) los componentes de control interno a evaluar, son cinco elementos relacionados entre sí, de acuerdo al estilo de dirección del negocio.
ENTORNO DE CONTROL.-El éxito del negocio radica en el recurso humano, es decir los empleados constituyen los cimientos del buen desempeño del negocio.
EVALUACIÓN DE LOS RIESGOS
El organismo debe fijar estrategias y mecanismos que le permitan determinar y trabajar sobre los riesgos de manera oportuna, buscando un funcionamiento coordinado de la
unidad.
ACTIVIDADES DE CONTROL.-
Son aquellas acciones y procedimientos que buscan la consecución de seguridad razonable en las operaciones de la unidad, siempre y cuando estén ligados a los objetivos de la misma.
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Las actividades relacionadas a sistemas de información y comunicación, permiten que el personal posea la información necesaria para desarrollar, gestionar y controlar las operaciones.
40
EVALUACIÓN DE LOS COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO
AMBIENTE DE CONTROL INTERNO
Se debe considerar todos los factores dentro de la unidad antes de efectuar un análisis. La lista mencionada a continuación puede servir de modelo inicial para ejecutar el plan:
Integridad y valores éticos
Se evalúa:
- Si existen normas que rijan la conducta u otras políticas en relación de las prácticas
profesionales mínimas requeridas, incompatibilidades o guías en base a la ética y moral a aplicarse.
- Los modos de negociación con los diferentes participantes de una organización, es
decir si se aplican temas de ética en el desarrollo de estas actividades.
- La relación de la remuneración en la consecución de los objetivos.
Compromiso de competencia profesional.
- Manuales de procedimientos que perfilen el personal requerido.
- Evaluación de actitudes y aptitudes para llevar a cabo el trabajo adecuadamente.
Consejo de administración o comité de auditoría
- Se evalúa la independencia del personal de consejería especialmente si los temas
poseen cierta dificultad.
- La apertura de los directivos a reuniones para tratar temas de importancia.
- Disponibilidad de información a la unidad de auditoría encargada de supervisar los
objetivos y las estrategias, la situación financiera, de la empresa.
- La actitud de dirección frente a la presentación de información financiera, incluye
Estructura Organizativa
- Si ésta estructura organizativa posee la capacidad suficiente de facilitar un flujo de
información adecuado para tramitar todas sus actividades.
- Manual de funciones de directivos clave y si se aplica correctamente.
Asignación de autoridad y responsabilidad
- Si la dirección de la organización puede lograr oportunamente metas y objetivos
organizativos, y posee control sobre los sistemas de información.
- La existencia de suficiente material guía relacionado al control.
- Si el número de personas que laboran en la entidad es el adecuado de acuerdo al
tamaño y dificultad de las operaciones del negocio.
Políticas y Prácticas de Recursos Humanos
- La vigencia y actualización de procedimientos de recursos humanos.
- La existencia de acciones disciplinarias en caso de incumplimiento de los
procedimientos aprobados.
- Si se analiza adecuadamente el perfil de los postulantes a cada cargo vacante.
- Si existen las herramientas suficientes para la captación de datos sobre el personal
existente.
EVALUACIÓN DE RIESGOS
Objetivos Globales
- Si los objetivos de la empresa indican que es lo que busca y como planea lograr
aquello.
- Si existe comunicación de los objetivos al personal por parte de los directivos.
- Existencia de coherencia de las estrategias con los objetivos globales de la entidad
42 Objetivos asignados a cada actividad
- Relación de los objetivos de cada unidad a los objetivos generales
- Determinar si dichos objetivos son importantes dentro de todos los procesos
empresariales.
- Detalle de las características de los objetivos y si estos se relacionan con las
características de cada departamento.
- Suficiencia de los recursos de acuerdo con los objetivos.
- Determinación de que objetivos departamentales son importantes para la
consecución del global.
- Grado de compromiso de los empleados con los objetivos.
Riesgos
- Determinar si las herramientas existentes pueden establecer los riesgos externos,
internos y aquellos importantes que puedan tener incidencia dentro de la consecución de los objetivos.
- La existencia de Integridad dentro del análisis de riesgos, estableciendo la
importancia de los mismos, la probabilidad de materialización y las acciones oportunas para mitigar su impacto.
Gestión del Cambio
- Mecanismos de acción para mitigar el impacto de los riesgos.
- Mecanismos de acción oportunos para mitigar y determinar los riesgos cuyas
ACTIVIDADES DE CONTROL
- Qué actividades de Control existen.
- Existencia de herramientas de Control informático.
- Herramientas de Valoración de los Sistemas de Control.
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Información
- Suficiencia de información de actualidad.
- Adecuado detalle de la información existente.
- Continúa revisión de los sistemas de información enfocada a los objetivos.
- Si la dirección de la organización invierte los recursos necesarios en la mejora de
los sistemas de información.
Comunicación
- Existencia de comunicación oportuna al personal sobre sus responsabilidades.
- Líneas de comunicación de denuncia de actos no debidos.
- Si la dirección de la empresa acepta sugerencias del personal.
- Eficiencia en las líneas de comunicación con clientes y todos los participantes de las
actividades de la empresa.
- Comunicación (hacia terceros) sobre las normas de la entidad.
- Seguimiento de información obtenida sobre clientes, proveedores, acreedores.
SUPERVISIÓN
Con el objetivo de:
- Si la evaluación está bien dirigida en términos de objetivos, actividades de
evaluación y componentes de control.
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- Si las conclusiones de los auditores externos son acertadas sobre la situación de los
hallazgos.
- Determinar las prioridades dentro de las unidades del negocio.
- Diseñar un sistema de evaluaciones con actividades a corto/largo plazo.
- Comunicación y planeación continúa con las personas involucradas dentro de las
actividades antes mencionadas.
- Evaluar los resultados obtenidos.
- Asegurar que se tomen acciones de seguimiento necesarias, modificando los
apartados correspondientes de las evaluaciones posteriores, según proceda.
ANÁLISIS CUANTITATIVO DE CUENTAS POR COBRAR
A través de la información histórica que se obtenga de la empresa, se pretende comparar el rubro cuentas por cobrar de los últimos años consecutivos para determinar diferencias cuantitativas, además de medir el impacto de esta cuenta en el total de activos de la empresa e igualmente su influencia en los resultados operativos.
Objetivo 2 Establecer las políticas de control interno necesarias para el rubro Cuentas por cobrar de la Empresa Comercial Castro.
De acuerdo a (Estupiñán, 2016) las políticas de control interno se definen como las funciones que implican la evaluación y análisis sobre el intercambio de productos y servicios con los clientes por efectivo, cuentas por cobrar, acumulaciones o provisiones. En las empresas comerciales, la cuenta principal en el ciclo de ingresos es CUENTAS Y EFECTOS POR COBRAR.
PARTICULARIDADES DEL CICLO DE INGRESO
ASIENTOS CONTABLES: Ventas, costo de ventas, Bancos o Caja, descuentos y devoluciones, asientos de recuperación de incobrables, provisiones para lo mismo.
DOCUMENTOS Y FORMAS: Es el detalle de pedidos, ordenes de ventas, ordenes de embarque, facturas de ventas, otros documentos.
BASE DE DATOS: Constituyen los archivos sobre los clientes, además de catálogos sobre productos y detalle de precios, si la base es estática. Más si es dinámica, desagrega los archivos de análisis históricos de ventas.
OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO EN ESTE RUBRO:
SISTEMA DE FACTURACIÓN
AUTORIZACIÓN.
Se ejecuta de acuerdo a los lineamientos de la empresa, sobretodo en decisiones sobre la negociación de bienes y servicios que se ofertan. Estos procedimientos deberán actualizarse
de acuerdo a las necesidades de la unidad de negocio.
PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES.
Se aprueban solamente aquellos pedidos de clientes que se ajusten a los lineamientos antes establecidos, del mismo las solicitudes de clientes deben ser aprobadas correcta y oportunamente por un responsable para su posterior despacho.
Existe únicamente facturación sobre aquellos productos correctamente despachados y entregados a satisfacción del cliente.
VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN.
46 PROTECCIÓN FÍSICA.
Los registros de y documentos de cuentas por cobrar así como el acceso al efectivo y documentos/medios relacionados con el mismo, únicamente se permiten de acuerdo al control y requisitos establecidos anteriormente por gerencia, para salvaguardar la integridad de los mismos.
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Pruebas de cumplimiento
Evaluación del sistema de control interno
Preparación de información para la evaluación de control interno
Diseño de control interno
Cuestionarios para efectuar pruebas de cumplimiento
EJEMPLOS DE POLITÍCAS DE CONTROL INTERNO PARA CUENTAS POR COBRAR
Registrar a través de cuentas de orden las cuentas incobrables que ya han sido canceladas.
Toda normativa o lineamiento que refiera a crédito deberá ajustarse a las condiciones del mercado y el segmento de la empresa.
El detalle de los estados de cuenta de clientes se tienen que enviar continua y frecuentemente en pro de su reconocimiento , este proceso será llevado a cabo por personal independiente al que administre el registro de las cuentas por cobrar.
Fijar políticas apropiadas de crédito.
Detallar en los estados financieros la existencia de gravámenes sobre las cuentas por cobrar.
La cancelación de venta obligatoriamente tendrá que ser sustentada a través de documentación acreditada que demuestre lo antedicho.
Todo descuento o devolución serán efectuados en base las políticas señaladas por la empresa.
Registrar y revisar las cuentas por anticipo de clientes con frecuencia.
Reclasificar las cuentas por cobrar recuperables con un plazo mayor a un año.
Trabajar a través de la utilización de auxiliares y registros de cuentas por cobrar.
Toda notas de crédito tienen que cumplir con cierta documentación y ser
Evaluar el registro final de los movimientos del rubro cuentas x cobrar.
Determinar mensualmente la antigüedad de cartera.
Prohibir a los vendedores u otro personal no autorizado a realizar labores de cobranza.
La gestión de cobranza debe ser lo suficientemente ágil para evitar mora, buscando el oportuno pago del cliente.
48
CAPÍTULO III RESULTADOS
Objetivo 1: Realizar un diagnóstico situacional del rubro Cuentas por Cobrar de la empresa y su influencia en los resultados económicos.
3.1DIAGNÓSTICO
3.1.1DIAGNÓSTICO CUALITATIVO DE LA EMPRESA Y DEL SECTOR
3.1.1.1ANÁLISIS DEL SECTOR INDUSTRIA COMERCIAL
Los pequeños productores y comerciantes de arroz ejercen un papel preponderante en el abastecimiento de alimentos en el sector, especialmente dentro de la población de bajos recursos que se encuentra básicamente en el sector rural de la provincia. Según datos otorgados por el MAGAP cerca del 75% de los productores y comerciantes de arroz en la provincia de Manabí son considerados como pequeños o medianos (Hasta 20 hectáreas), de ahí la importancia que ejerce esta actividad dentro de la zona, puesto que además de ofrecer oportunidades laborales a los habitantes, permite el crecimiento económico sostenido de la
provincia basándonos en el postulado que dice que toda empresa constituye el motor del pueblo.
desarrollando la productividad. En cuanto a costos de producción para el cultivo del arroz nótese de igual manera un aumento llegando alrededor de 800 dólares por hectárea, la demanda mundial de productos como maíz y soya ha generado escasez en cuanto a productos alimenticios, mismos que podrían ser compensados por el arroz. El déficit del producto en países cercanos abre oportunidades comerciales para el Ecuador, de igual manera los sub productos tienen mercado en la industria.
Comercial Castro es una empresa que estaría actuando como intermediario entre el productor y el consumidor final y su modalidad de ventas a crédito y de trato directamente con el cliente le genera una ventaja competitiva tal, que no posee muchos competidores dentro de su área, de acuerdo al encargado del negocio existen 3 personas naturales que se
dedican a una actividad similar en la zona generando de cierto modo competencia sin embargo ellos no manejan sus ventas del modo en que lo hace comercial Castro por lo que no generan mucho peso dentro del sector, ya que las preferencias sugieren que Comercial Castro es la empresa que más posicionamiento tiene en el mercado de ventas a crédito de arroz en el sector rural donde se desenvuelve.
3.1.1.2ANTECEDENTES COMERCIAL CASTRO
ANTECEDENTES HISTÓRICOS
En el sector norte de la provincia de Manabí, cantón Pedernales se encuentra ubicado Comercial Castro, mismo que se dedica a la comercialización de productos de primera necesidad, entre su portafolio figuran principalmente: arroz, azúcar y aceite. Los productos
se distribuyen por toda la provincia dando más énfasis a las áreas rurales donde sus habitantes no tienen el acceso adecuado a la compra de este tipo de bienes.
50
existen suficientes proveedores que abastezcan la demanda, con estos antecedentes decide crear una empresa que sea capaz de distribuir estos bienes satisfaciendo las necesidades de la población del área mencionada, mismas que han sido poco atendidas.
Con una inversión inicial de 20000 dólares se adquiere mil cuatrocientos quintales de arroz mismos que conformarían el primer inventario con el que se manejó el negocio, cuya estrategia principal era y es el comercio puerta a puerta atendiendo directamente al consumidor final y otorgándole ciertos beneficios como la opción de adquirir el producto a crédito, por ello como se visualizará en el análisis horizontal y vertical en los Estados Financieros el rubro más representativo del negocio son las Cuentas por Cobrar y las Ventas bajo ésta modalidad.
3.1.1.3ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Figura 1 Descripción de la Estructura Organizacional
La estructura de la empresa como se puede visualizar en el grafico anterior es bastante básica de hecho, el recurso humano de Comercial CASTRO se traduce a 10 trabajadores en total, 9 personas encargadas del área de ventas y una persona que ejerce funciones de secretaría-contable, además del dueño quien es Administrador en el ejercicio de las operaciones de la empresa. La contabilidad del Negocio es relativamente supervisada por un profesional ajeno a la empresa (Outsoursing), y de igual manera el servicio de asesoría tributaria.
FUNCIONES DEL PERSONAL
ÁREA CONTABLE
Manejar el software de la empresa denominado MICROSYSTEM, el cual tiene la
utilidad de registrar el ingreso y salida de inventarios, los clientes de la empresa, los recorridos para entrega de productos que deben efectuarse y el control de las ventas sea a crédito o al contado.
Desempeñar funciones de organización y manejo de los sistemas de archivos físicos y electrónicos, de forma que el propietario cuente con el acceso oportuno a la información importante sobre el desarrollo de las operaciones.
Negociación con proveedores.
PERSONAL DE VENTAS
Negociación con los clientes sobre las condiciones de venta, descuentos y precios de
acuerdo a las decisiones y especificaciones del dueño (administrador) del negocio.
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Registro a través de formularios (elaborados propiamente por la empresa), las
cuentas por cobrar, saldos y abonos de los clientes a quienes visitan para que posteriormente sean ingresados en el sistema informático SHEYLA para su respectivo control.
Cobro de cuentas.
3.1.1.4DETALLE DE OPERACIONES DE COMERCIAL CASTRO
OBJETO SOCIAL
Comercial Castro como anteriormente se indicó se dedica a la comercialización de bienes de primera necesidad entre los cuales figuran: arroz, aceite y azúcar; mismos que son distribuidos por el área rural de la provincia de Manabí. La política que se maneja en el negocio es de ventas a crédito en su mayoría, además de otros beneficios que reciben los clientes como atención personalizada, entrega del producto directamente y descuentos de acuerdo al volumen de ventas.
CLIENTES
La empresa trabaja bajo la modalidad de recorridos dentro de la zona rural de la provincia de Manabí. Se trabaja con alrededor de 50 clientes por recorrido y semanalmente se efectúan los siguientes recorridos.
Tabla 1 Sistema de Recorridos
DÍA DE LA SEMANA NÚMERO DE RECORRIDOS
Lunes 3
Martes 4
Jueves 3
Viernes 3
Sábado 3
TOTAL 20
Fuente: Comercial Castro Elaboración: Verónica Sanango
Y al poseer alrededor de 87 zonas de clientes, cada semana se visita 20 sitios distintos.
DETALLE DE RECORRIDOS DE COMERCIAL CASTRO
Tabla 2 Barrios del Sistema de Recorridos
1. Antena Porta
2. Barrio Manuel Cedeño 3. Barrio Ranconcha 4. El Frigo Guadal 5. El Toro
6. Los Ceibos
7. Seguro Social Campesino 8. Barrio Tercera Edad 9. Barrio Bella Ibarra 10. Barrio Ibraila 11. Barrio Morán
54 20. Barrio Churo
21. Cocomar
22. Hacienda Barreno 23. Campamento Jama 24. Palmar la CABULLA 25. Tasastes Jama
26. Jama 0 27. Jama 1 28. Jama 2 29. Jama 3 30. Jama 4 31. Jama 5
32. Barrio Arrastradero 33. Barrio Cabezón 34. Boca de Tachina 35. Gasolinera Repsol 36. La Geronima
37. Barrio María Farfán 38. Barrio Paul Mieles 39. Entrada Pajales 40. Pambilar
41. Pueblito 42. Tabuga 01 43. Tabuga 02
44. Nuevo Pedernales 02 45. Ninfa Napa
46. Barrio Las Mercedes
47. Barrio Marianela Solórzano 48. Gloria Soza
50. Terminal Rocío Falcones 51. Chorrera 01
52. Chorrera 02 53. Chorrera 03 54. Chorrera 04 55. Chorrera 05 56. Coliza 57. Matal 2 58. Matal 4
59. Barrio Juana Barre 60. Barrio Centro 61. Las Villegas 62. Barrio Mediano 63. Puerto Tizal 64. San Luis 65. Las Cañas 66. Santa Teresa 67. Vía a Convento
68. Cementerio de Coaque 69. La Papaya
70. Tabiasa 02 71. Wilson Romana 72. Zapallal 02 73. Cabuya 74. Coaque 01 75. Coaque 03 76. Palmar Cabuya 77. Colorado
56 80. Vía Venado
81. Puerto Nuevo 82. Barrio Culebra
83. La Alcancía 84. Las Cabeceras
85. Pueblo Arrecho 86. Santa Rosa
87. Vía Purichime
Fuente: Comercial Castro Elaboración: Verónica Sanango
3.1.1.5ANÁLISIS DE LA EMPRESA
ANÁLISIS INTERNO
Comercial Castro es una empresa que desarrolló una ventaja competitiva notoria frente a otras empresas que comercializan arroz en la zona rural de la provincia de Manabí, esta afirmación radica en que Comercial Castro dio énfasis en ciertos factores primordiales como lo es la atención al cliente y la distribución del producto además de ofrecer la posibilidad a sus clientes de realizar sus compras a crédito, lo que convierte a la empresa en
la preferida en la zona, así lo demuestra su sostenido nivel de ventas al igual que el posicionamiento en el mercado, puesto que además de actuar como intermediarios directos entre el productor y el consumidor final ya que Comercial Castro accede directamente al cliente puerta a puerta ; los productos ofertados son de calidad a precios accesibles.
existente se radica la falta de asesoría en la empresa ya que de acuerdo a la investigación realizada se detectó que la mayoría de los procesos que se ejecutan son arcaicos y pueden representar un riesgo para la institución además no existe una adecuada distribución de funciones entre los empleados por lo que según el encargo del negocio no hay confianza para con el talento humano.
ANÁLISIS EXTERNO
Las oportunidades que tiene comercial Castro se fundamentan básicamente en el crecimiento y desarrollo del sector en los últimos años, ya que la producción arrocera ha
presentado un notable incremento lo que genera aumento de la oferta, como nuestra empresa actúa como intermediario entre el productor directo y el consumidor final, el beneficio radicaría que la empresa tendría un mayor número de proveedores por ende los costos se abaratarían partiendo del postulado de que mientras más competitivo se vuelve un mercado (mercado de competencia perfecta) existe mejores precios, lo cual conviene de sobremanera a Comercial Castro.
3.1.1.6ANÁLISIS FODA
FORTALEZAS
Atención personalizada al cliente
Excelente posicionamiento de la empresa en el mercado que se desenvuelve. (Zona Rural de Manabí)
Calidad del producto que ofertan
Precios convenientes en relación a la competencia
Facilidades de compra a los clientes,( cómodas opciones
de crédito)
Manejo adecuado de los canales de distribución, (llegan de manera directa al consumidor final )
OPORTUNIDADES
Incremento del número de proveedores en razón del
notable crecimiento de la producción arrocera en el país lo que significaría un abaratamiento de costos, en el principal producto de venta de Comercial Castro (arroz).
DEBILIDADES
Riesgos de recuperación de cartera por ventas a crédito
Procedimientos arcaicos para el registro de los datos
AMENAZAS
informativos sobre deudores y obligaciones.
Falta de confianza en el recurso humano encargado de ventas
Falta de asesoría administrativa financiera para el correcto desempeño y crecimiento del negocio
En temporadas invernales la notable dificultad que se genera en la distribución de los productos.
La inseguridad existente en la zona que puede provocar pérdidas en inventarios.
3.1.2 DIAGNÓSTICO CUANTITATIVO DE LA EMPRESA (CUENTAS POR COBRAR) 3.1.2.1 ANÁLISIS FINANCIERO
Tabla 3 ANÁLISIS VERTICAL Y HORIZONTAL AL BALANCE GENERAL
COMERCIAL CASTRO BALANCE GENERAL
Al 31 de diciembre del 2016 y 2015
*En dólares
DETALLE 2016 2015 VERTICAL HORIZONTAL
2016 2015
Variación Absoluta
Variación Relativa ACTIVOS
ACTIVO CORRIENTE
Bancos 182.313 128.033 11,93% 9,49% 54.280 42,40%
Cuentas por Cobrar clientes 466.421 374.273 30,53% 27,75% 92.149 24,62% Inventario de Mercadería 617.633 595.154 40,43% 44,13% 22.479 3,78%
Impuestos Corrientes 24.287 53.116 1,59% 3,94% (28.829) -54,28%
Total Activos Corrientes 1.290.654 1.150.576 84,49% 85,32% 140.078 12,17%
ACTIVO NO CORRIENTE
Bodegas 118.460 98.962 7,75% 7,34% 19.497 19,70%
Vehículos 29.615 24.740 1,94% 1,83% 4.874 19,70%
Maquinaria y Equipo 47.384 39.585 3,10% 2,94% 7.799 19,70%
