Introducción Microsoft Access Conceptos previos:
Base de datos: Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos. Las bases de datos de Access 2007 tienen la extensión .ACCDB para que el ordenador las reconozca como tal. Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional. En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas.
Las tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener información sobre los pedidos de éstos.
Tablas de datos: Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene información sobre un tema o asunto particular.
Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, así todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro, ...
Actividad:
1. Si no tienes abierto Microsoft Access, ábrelo para realizar el ejercicio.
2. Haz clic sobre la opción Base de datos en blanco en la ventana de Introducción a Microsoft Office Access.
4. Haz clic en el botón Buscar ubicación, y escoge la ruta en la que desees guardar esta base de datos.
5. Escribe el nombre al archivo asi: CLASES
6. Haz clic sobre el botón Aceptar. Observa como al volver a la página inicial, en el cuadro de texto Nombre de archivo aparece CLASES.accdb.
7. Pulsa el botón Crear.
8. Observa como tenemos una nueva base de datos llamada CLASES.accdb preparada para crear una tabla.
Vamos a crear dos tablas en la base de datos. Una tabla será la de estudiantes y la otra tabla la de cursos. Empezaremos por crear la tabla estudiantes.
9. Haz clic sobre el botón Diseño de tabla de la pestaña Crear. 10. O bien haz clic sobre el botón Tabla de la pestaña Crear.
11. Y luego ve a la vista de Diseño haciendo clic en Vista Diseño desde la pestaña Hoja de datos o desde la barra de estado.
12. En la primera fila escribe el nombre del primer campo, Codigo estudiante 13. Pulsa la tecla ENTER para ir a la segunda columna del campo.
14. Por defecto al situarse en la segunda columna nos pondrá Texto como tipo de dato, haz clic sobre la flecha de la derecha y elige el tipo Autonumérico. 15. Pulsa la tecla ENTER para ir a la tercera columna del campo, pero no la
utilizaremos. Tampoco cambiaremos de momento las propiedades de este campo.
16. Pulsa la tecla ENTER para ir al siguiente campo.
17. Escribe Nombre estudiante como nombre del segundo campo de la tabla. Deja el tipo texto y posiciónate en la tercera columna.
18. En la columna Descripción de la rejilla escribe el texto Introducir el nombre del alumno.
19. Pulsa ENTER para pasar a la siguiente columna. 20. Escribe Apellidos estudiante.
21. Pulsa FLECHA ABAJO para pasar a la fila siguiente.
22. Crea a partir de ahora los siguientes campos: Direccion, Barrio que serán de tipo Texto.
23. Crea a continuación el campo Fecha de nacimiento de tipo Fecha/Hora. 24. Ahora vamos a definir el campo Código estudiante como Clave principal ya
que no podremos tener dos alumnos/as con el mismo código. De todas formas, puede que Access haya puesto automáticamente el primer campo como clave principal.
26. Haz clic sobre el botón Clave principal de la pestaña Diseño. A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es la clave principal de la tabla.
27. Ya podemos guardar la tabla.
28. Despliega el Botón de Office. Elige la opción Guardar. 29. Cuando te pida el nombre de la tabla, escribe estudiante.
30. Haz clic sobre el botón Aceptar. Ahora cerraremos la tabla. Haz clic derecho sobre la pestaña con el nombre de la tabla. En el menú desplegable selecciona Cerrar.
Ahora vamos a crear la segunda tabla:
31. Haz clic sobre el botón Diseño de tabla de la pestaña Crear.
32. En la primera fila escribe el nombre del primer campo, Codigo curso. 33. Pulsa la tecla ENTER para ir a la segunda columna del campo
34. Haz clic sobre la flecha de la derecha del tipo de dato para elegir el tipo Número
35. Pulsa la tecla ENTER para ir a la tercera columna del campo, pero no la utilizaremos. Tampoco cambiaremos de momento las propiedades de este campo.
36. Pulsa la tecla ENTER para ir al siguiente campo.
37. Escribe Nombre curso como nombre del segundo campo de la tabla. 38. Como no queremos cambiar las demás características del campo, pulsa la
FLECHA ABAJO del teclado para ir al siguiente campo. 39. Escribe Numero horas, de tipo Número.
40. Crea de la misma forma los siguientes campos: Fecha inicio y Fecha final que serán de tipo Fecha/Hora.
41. Ahora vamos a definir el campo Código curso como Clave principal. Haz clic sobre el nombre del campo Codigo curso.
42. Ya podemos guardar la tabla.
43. Haz clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido. 44. Escribe el nombre de la tabla, Cursos.
45. Haz clic sobre el botón Aceptar. Ahora cerraremos la tabla, Haz clic sobre el botón Cerrar a la derecha de la pestaña con el nombre de la tabla.
Ahora vamos a realizar una relación entre las dos tablas diseñadas anteriormente, para ello debemos editar o modificar la tabla estudiante
Vamos a modificar la estructura de la tabla Alumnado con estas modificaciones:
46. Haz clic derecho sobre la tabla estudiante que se encuentra en el Panel de Exploración
47. Selecciona la opción en el menú contextual, Haz clic sobre la columna Descripción del campo Apellidos, escribe el texto Introducir apellidos del alumno.
48. Ahora vamos a añadir el campo Curso: Ve a la fila después de la fila del campo Fecha nacimiento. Escribe en la primera columna el nombre del campo Curso. Pulsa ENTER. Despliega la lista de tipos de datos y selecciona el tipo de dato Número.
CREAR RELACIONES
Vamos a relacionar las tablas ESTUDIANTE y CURSOS. La relación existente entre las tablas Cursos y estudiante es de Uno a Varios ya que un curso tendrá varios registros relacionados en la tabla de estudiante, pero un alumno de la tabla estudiante sólo podrá pertenecer a un curso por lo que la tabla principal será la de Cursos y la tabla asociada la de estudiante. Como no hemos definido ninguna relación todavía la ventana Relaciones está vacía, para crear la relación primero tenemos que tener las tablas en la ventana Relaciones.
49. Haz clic en el botón Relaciones en la pestaña Herramientas de base de datos.
50. Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tablas.
51. Selecciona la tabla Cursos, Haz clic sobre el botón Agregar 52. Selecciona la tabla Estudiante, Haz clic sobre el botón Agregar.
53. Haz clic sobre el botón Cerrar. Ahora has vuelto a la ventana Relaciones. 54. Ahora definiremos la relación, las dos tablas estarán relacionadas por el
campo Código Curso
55. Posiciónate sobre el campo de relación de la tabla principal, es decir código Curso de la tabla Cursos
56. Pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado arrástralo hasta el campo Curso de la tabla Alumnado
57. Suelta el botón del ratón. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
58. En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas y debajo de éstos el nombre de los campos de relación, Codigo Curso y Curso. Observa en la parte inferior el tipo de relación que se asigna dependiendo de las características de los campos de relación. En nuestro caso pondrá Uno a varios.
PROCEDIMIENTO Cancela la creación de la relación. Abre la tabla ESTUDIANTE en vista Diseño de tabla y modifica la propiedad Valor predeterminado del campo Curso, borra el cero. Así no se asignará un cero a los nuevos alumnos que se creen sin curso. Cierra la tabla guardando los cambios. Vuelve a la ventana Relaciones. Vuelve a realizar los puntos 55 a 59 Se creará la relación y ésta aparecerá en la ventana Relaciones. Cierra la ventana Relaciones haciendo clic sobre su botón X .
60. Ahora debes ingresar 15 registros en tabla ESTUDIANTE. INGRESA POR FAVOR PRIMERO DATOS EN LA TABLA CURSO, relacionando 5 cursos.
