I
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS
CARRERA DE INGENIERÍA EN EMPRESAS
TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA DE
EMPRESAS
“MANUAL DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA EL FLUJO Y
CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS EN LA “CASA DE REPUESTOS
AUTOMOTRICES”
Nelly Fernanda García Salgado
DIRECTOR DE TESIS: Ing. Mario Reinoso
II
C E R T I F I C A C I Ó N
Certifico que la Tesis cuyo tema es: “Manual de Procedimiento Administrativo para el flujo y
control interno de inventarios en la” Casa de Repuestos Automotrices fue desarrollada por la
estudiante García Salgado Nelly Fernanda, bajo mi dirección y control.
Ing. Mario Reinoso DIRECTOR
III
A U T O R Í A
Del contenido de la presente investigación (propuesta), se responsabiliza el autor.
Nelly Fernanda García Salgado
IV
DEDICATORIA
A mis padres por el apoyo incondicional, en cada etapa de mi vida, así también por su ejemplo de
trabajo y sacrificio.
A mi hermana por ser mi gran amiga, por su cariño y motivación, además por extenderme
siempre su mano.
V
A G R A D E C I M I E N T O
A Dios por la maravillosa vida que me ha regalado, y por su infinita sabiduría, ya que me ha
permitido culminar con éxito un sueño más.
A mi madre por el amor incondicional y por ser un gran ejemplo de superación.
A mi padre por el constante apoyo y colaboración a lo largo de mi vida.
A mí hermana quien fue participante de muchos logros a lo largo de mi vida universitaria.
A todos mis maestros por todos sus conocimientos impartidos a lo largo de toda mi carrera en
especial, al Ing. Mario Reinoso por su colaboración y la dedicación en el desarrollo del presente
trabajo.
INDICE
CAPITULO I
Problema de la Investigación
1.1Planteamiento del Problema……….1
1.2Enunciado del Problema………...1
1.3Formula del Problema………..2
1.4Justificación………...2
1.5Objetivos de la Investigación………4
1.5.1 Objetivo General………4
1.5.2 Objetivo Especifico………4
1.6Marco Teórico………...5
1.6.1Fundamentacion Teórica………...5
1.7 Formulación de la Hipótesis………11
1.8 Variables de la Investigación………..11
1.8.1 Definición variable Dependiente e Independiente………11
1.8.2 Definición Conceptual de Variables……….12
1.8.3 Definición Operacional de Variables………13
CAPITULO II
Método y Técnicas de la Investigación
2.1 Diseño de la Investigación………14
2.2 Método de Investigación………14
2.3 Técnica de la Investigación………15
2.4 Población y Muestra………....15
2.5 Tamaño de la Muestra………15
2.6 Recopilación de Datos………17
2.7 Tabulación y Procesos de Datos……….18
2.8 Informe de Resultados……….25
2.8.1 Cuadro Estadístico del Inventario Físico………...26
2.8.2 Análisis de la Rotación del Inventario………...32
CAPITULO III Manual de Procedimientos 3.1 Importancia de un Manual de Procedimiento……….34
3.2 Definición de un Manual………35
3.4 Tipos de Manual………36
3.4.1 Manual de Organización………...……36
3.4.2 Manual de Políticas………..36
3.4.3 Manual del Especialista………36
3.4.4 Manual del Empleado………...36
3.4.5 Manual del Propósito Múltiple………..36
3.4.6 Manual de Procedimiento y Normas………..36
3.5 Definición de Manual de Procedimiento………...37
3.6 Beneficios de los Manuales de Procedimiento………37
3.7 Objetivo de un Manual Administrativo………...38
3.8 Ventajas de un Manual Administrativo………...39
3.9 Técnicas de Elaboración de un Manual………..39
3.10 Justificación para la Elaboración del Manual………...40
CAPITULO IV
Manual de Procedimiento para el Control y Flujo del Inventario 4.1 Antecedentes Históricos de la Empresa………414.3 Proceso de Adquisición de Inventarios………..43
4.3.1 Políticas de Compra………..44
4.4 Proceso de Compras………....45
4.4.1 Planteamiento de Necesidades………..45
4.4.2 Selección de Proveedores……….46
4.4.3 Emisión del Pedido………...47
4..4.3.1 Orden de Compra………48
4.4.4Negociación con los Proveedores………...49
4.5 Proceso para Realizar un Pedido………50
4.6 Proceso Ingreso a Bodega y Facturación………51
4.7 Proceso para Determinar Stock………...53
4.7.1 Políticas de Cantidad Fija………..54
4.7.2 Políticas de Cantidad Variable……….54
4.7.3 Políticas de nivel máximo y mínimo de stock………..55
4.8 Proceso de Pedido y Facturación………56
4.9 Proceso para Actualizar y Codificar el Inventario………..57
4.11 Funciones, Limitación y Restricción del Sistema………60
4.12 Presentación del Software Administrativo………....61
4.13 Usuarios del Sistema………68
4.14 Características del Sistema Administrativo………..68
4.15 Reporte del Sistema………...69
CAPITULO V
5.1 Conclusiones………...705.2 Recomendaciones………72
BIBLIOGRAFIA……….74
ANEXOS………..75
CAPITULO I
PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN
1.1Planteamiento del problema.
1.2Enunciado del problema.
En la actualidad no existe un control sistemático, automatizado, ordenado, de los
inventarios en la Casa del Repuesto Automotriz.
Existe insatisfacción por parte de los clientes, debido a la demora en la entrega de
repuestos automotrices, a su vez el no tener el stock adecuado de repuestos, hace que la
ventas no cumplan con las proyecciones realizadas.
La ausencia de un sistema de valuación de inventarios, la falta de un método de fijación
de costo del inventario ha afectado los índices de rentabilidad de nuestro negocio.
Además la bodega no está ordenada, la etiquetación y codificación no tiene un orden
lógico y secuencial; esto es debido a la ausencia de un software informático que
permita mejorar la función de la misma. Consecuentemente la rotación del inventario ha
sido afectada, ya que no se conoce la frecuencia de renovación de las existencias
durante un tiempo determinado, dando como resultado que existe un porcentaje alto de
2
1.3Formulación del problema
Frente a esta realidad y en caso de permanecer esta situación la empresa dejará de ser
competitiva, perderá una importante participación en el mercado automotriz.
La competencia que satisface a tiempo las necesidades de los clientes, dejará fuera del
mercado a la empresa; por esta razón se implementará un “Manual de Procedimiento
Administrativo para el flujo y control interno de inventarios en la “Casa de Repuestos
Automotrices”.
1.4 Justificación e Importancia del Estudio
Siendo, el inventario la parte esencial de la actividad comercial de muchos negocios
pequeños, he querido dedicarle un espacio a la investigación de su flujo y control del
mismo, tomando como pauta la ausencia de un proceso administrativo adecuado, en la
“Casa de Repuestos Automotrices”, y esto sirva de modelo para muchos
microempresarios que se dedican a actividades similares y lo puedan adaptar de
acuerdo a sus necesidades, a sus propios negocios.
El flujo y control de inventarios en la “Casa de Repuestos Automotrices” busca cumplir
con algunos objetivos económicamente rentables, sin dejar de lado muchos aspectos de
tipo social, como; Tener un flujo y control adecuado, va permitir cumplir a cabalidad
con la misión de la empresa que está orientada a la satisfacción de los clientes: talleres
automotrices, mecánicos, cooperativas de transporte público, sin descuidar la
Después de un análisis de los constantes reclamos de los clientes y un alto número de
devoluciones en la bodega central de la “Casa de Repuestos Automotrices”. Se
decidió hacer un diagnóstico situacional del inventario actual. Por consiguiente se
concluyó que existen varias razones para tener un inventario inadecuado, entre las más
importantes están: la ausencia de un sistema de valoración del inventario, la falta de un
método para fijar los costos de la mercadería, a más existe un desorden en las
actividades internas en la bodega; consecuentemente los índices de rotación de
inventarios, como los índices de rentabilidad se ven afectados.
Con la implementación de este proceso administrativo, con tareas, responsabilidades
bien definidas, límites de trabajo, buscamos mejorar los procedimientos de recepción
y almacenamiento, consolidación de pedidos y despacho, esperamos tener como
resultado un mayor orden y exactitud del inventario, reducción de pérdidas,
satisfacción del cliente y un ambiente de trabajo organizado y controlado.
El desarrollo de este manual es técnicamente factible, porque se cuenta con los
recursos económicos, materiales, humanos, físicos, y el tiempo necesario para su
elaboración, a su vez es económicamente rentable.
En conclusión busco con este trabajo mejorar el desarrollo económico-social, de todos
4
1.5 Objetivos de la Investigación
1.5.1 Objetivo General
Analizar el proceso de elaboración de inventarios con el propósito de hacer una
propuesta basada en un manual de procedimiento administrativo adecuado, para el
manejo del flujo y control del mismo.
1.5.2 Objetivos Específicos
Mejorar la rentabilidad del negocio, gracias a un manejo adecuado delinventario.
Determinar el efecto que el inventario actual genera en los estados financieros
y resultados de la empresa.
Realizar un diagnóstico del proceso de adquisición actual del inventario e
identificar las falencias que existen en el mismo.
Determinar adecuadamente el mínimo y máximo de cada una de las mercancías
utilizadas para la venta.
Buscar alternativas prácticas de solución y adaptarlas a las necesidades.
Asimilar y transferir las alternativas a un proceso administrativo adecuado de
adquisición de inventarios.
Establecer políticas y control de inventarios de acuerdo a las necesidades.
Implementar un sistema automatizado para el control del inventario.
1.6 MARCO TEORICO
1.6.1 Fundamentación Teórica.
Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del
negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior
comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas,
productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales,
repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para
la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en
tránsito.1
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí
la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable
permitirá a la empresa mantener el control oportuno, así como también conocer al final
del periodo contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.
Además nos permite minimizar los efectos de mantener inventarios obsoletos o sobre
inventarios etc.
Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para
la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee el almacén valorada al costo de
adquisición, para la venta o actividades productivas.
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante, para los sistemas de
contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El
inventario es por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por
6
inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente un costo mayor en
el estado de resultados.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser ésta su principal
función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitará de un constante
control e información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la
apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con estos
controles.
Por lo tanto, algunos autores definen que el control de inventarios requiere de una buena
localización, un almacenamiento adecuado y un registro sistemático del movimientos
para dar un servicio eficaz a las diferentes aéreas que lo requieran 2.Dependiendo de la
magnitud de la empresa debe decidirse si es adecuado centralizar o descentralizar el
almacén, en este caso es importante determinar la capacidad física del negocio para
tomar esta decisión bajo qué tipo de inventario se quiere trabajar. 3
Hay dos decisiones básicas de inventario que los gerentes deben hacer cuando intentan
llevar a cabo las funciones de inventario recién revisadas. Estas dos decisiones se hacen
para cada artículo en el inventario:
Qué cantidad de un artículo ordenar cuando el inventario de ese ítem se va a
reabastecer.
Cuando reabastecer el inventario de ese artículo.
Los inventarios perpetuos dan información para llevar un control, cuantitativo y
monetario, efectivo de materiales y sirve para la planeación de la producción. Hay
diferentes tipos de registro de inventarios perpetuos que deben ser adaptados a los
2 Jack Fleitman, Negocios Exitosos ,Pág. 132
3
requerimientos y a la naturaleza del negocio, es lo que se pretende con la creación de
este manual, para este tipo de negocio que maneja una gran variedad en marcas,
códigos, partes, accesorios etc.
El inventario físico da cuenta de las existencias de materiales y mercancías que
realmente están en el almacén, por eso se verá necesario realizar un conteo físico del
mismo. Lo importante será determinar cada qué tiempo se lo va a realizar, la teoría
establece que se lo puede hacer todos los días, una vez a la semana, el último día del
mes, un día fijo trimestral, semestral o anual esto se definirá de acuerdo a nuestro
cronograma de trabajo.
Consecuentemente es importante definir el mínimo y máximo de cada una de las
mercancías y es la base para decidir cuándo realizar un nuevo pedido. Es transcendente
para el éxito de la empresa establecer adecuadamente los mínimos y máximos de todas
las mercancías utilizadas, ya que si el inventario es insuficiente pueden ser afectadas las
ventas, sin embargo si es excesivo, los costos financieros y de almacenaje aumentan y,
con ello, se inmoviliza el capital en el inventario y se ve afectado el flujo de dinero.
En resumen es necesario conocer las necesidades exactas de mercancías pues los
inventarios excesivos implican costos y la carencia de estos también.
El inventario puede hacerse mediante pruebas selectivas durante el año, pero es
conveniente que, al finalizar el ejercicio, se haga un recuento total o parcial para
8
Es recomendable efectuar verificaciones constantes y asegurar que no hay malos
manejos o robos internos de mercancías, por lo que es mejor dividir las áreas
responsables de controlar el inventario y el almacén para evitar con ello que una sola
área sea juez y parte.
Con el fin de registrar y controlar los inventarios, las empresas deben valorar sus
mercancías, para así valorar sus inventarios, calcular el costo, determinar el nivel de
utilidad y fijar sus existencias con su respectivo nivel de ventas. Actualmente se
utilizan los siguientes métodos para valorar los inventarios:
1. Valoración por identificación específica
En las empresas cuyo inventario consta de mercancías iguales, pero cada una de ellos se
distingue de los demás por sus características individuales de número, marca o
referencia y un costo determinado, los automóviles son un claro ejemplo de este tipo de
valoración, ya que estos aunque aparentemente idénticos, se diferencian por su color,
número de motor, serie, modelo etc.
2. Valoración a costo estándar
Este método facilita el manejo del auxiliar de mercancías "Kárdex" por cuanto sólo
requiere llevarse en cantidades por unidades homogéneas.
3. Valoración a precio de costo
Valorar el inventario a precio de costo significa que la empresa relaciona las mercancías
En resumen el objetivo principal del control de Inventarios, relacionado con la
valuación, es la determinación de la Utilidad Bruta Ganada, lo que implica la deducción
de los costos aplicables a los ingresos por ventas. Con la finalidad
de registrar y controlar los inventarios, los negocios deben adoptar los sistemas
adecuados para valuar sus existencias de mercancías con el fin de fijar su posible
volumen de producción y ventas.
Los métodos más utilizados para fijar el costo de las mercancías en las empresas son el
promedio ponderado, UEPS o FIFO, a continuación se presentan sus fundamentos:
1. Método del promedio ponderado
Este método consiste en hallar el costo promedio de cada uno de los artículos que hay
en el inventario final cuando las unidades son idénticas en apariencia, pero no en el
precio de adquisición, por cuanto se han comprado en distintas épocas y a diferentes
precios.
Para fijar el valor del costo de la mercancía por este método se toma el valor de la
mercancía del inventario inicial y se le suman las compras del periodo, después se
divide por la cantidad de unidades del inventario inicial más las compradas en el
periodo.
2. Método PEPS o FIFO
Aplicándolo a las mercancías significa que las existencias que primero entran al
inventario son las primeras en salir del mismo, esto quiere decir que las primeras que se
10
Las empresas deben elegir el sistema de fijación de costos del inventario que se adapte
mejor a las necesidades y permita ejercer un control permanente de ellos.
Algunos autores manifiestan que uno de los problemas más comunes en los pequeños
negocios, es la ausencia de un manual de procedimientos operativos, en el control de
inventarios, en muchos de los casos son manejados de forma empírica, ya que sus
costos son muy bajos, o muchas veces la falta de conocimiento, sin tomar en cuenta
que un control adecuado del mismo, asegura que se tengan suficientes mercancías,
materiales y equipos para el buen funcionamiento de todo negocio, dentro de un marco
de rentable. 4
Para terminar es importante definir que una de las reglas básicas para que un negocio
tenga éxito, es que los manuales de organización y procedimientos, estén diseñados en
función de las necesidades del mismo. El contenido de los manuales depende del giro,
tamaño y necesidades de cada negocio en particular, es por eso necesario definir de
manera eficiente cada una de ellas.
Así como lo establece, Michael R. Leenders, en Administración de Compras y
Materiales que una buena administración del inventario ayuda significativamente al
éxito en la mayor parte de organizaciones modernas, analizando los requisitos
necesarios de índole administrativa, para una actuación efectiva y eficiente, este
trabajo pretende analizar con el mismo objetivo.5
4
Michiel R. Leenders, Administración de Compras y Materiales, Pág. 189.
5
1.7Formulación de la hipótesis.
El análisis del proceso de elaboración de inventarios, en la “Casa de Repuestos
Automotrices permite hacer una propuesta de un “Manual de Procedimiento
administrativo para el Flujo y Control del Inventario” con el fin de optimizar recursos y
alcanzar un rendimiento eficiente, eficaz en la administración.
1.8Variables de la Investigación
1.8.1 Variable Dependiente e Independiente
VARIABLE INDEPENDIENTE VARIABLES DEPENDIENTES INDICADORES INSTRUMENTOS STOCK EXISTENCIAS KARDEX MANUAL ADMINISTRATIVO
MINIMOS Y MAXIMOS
REGISTRO PROMEDIO PONDERADO FACTURAS ANALISIS DEL PROCESO DE ELABORACION DE INVENTARIOS PARA CONTROL DE INVENTARIO UTILIDAD RENTABILIDAD ESTADOS FINANCIEROS
FLUJO DE INVENTARIO
12
1.8.2 Definición de Variables Conceptuales.
Abastecimiento. Es la actividad de adquirir todo lo necesario para el funcionamiento de
un negocio.6
Inventario.- Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso
ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para
su posterior comercialización. 7
Rotación de Inventario.- Significa la cantidad de veces promedio que, durante un
periodo determinado, se renuevan los inventarios.8
Manual.-Un manual es el documento que contiene la descripción de actividades que
deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos
ò más de ellas.9
Stock.-Cantidad de mercancías que se tienen en depósito.10
Utilidad.- Diferencia entre el costo de los bienes que se adquirieron y el precio de
venta.11
Rentabilidad.- Es la relación que existe entre la utilidad y la inversión necesaria para
lograrla. 12
Costo.- Es la cantidad de dinero que se debe erogar para pagar la operación de la
empresa.
6
Ardila Sandra, Diccionario de Términos Administrativo, SENA 2009. Pág. 67
7
Jack Fleitman, Negocios Exitosos, Glosario. Pág. 102
8
Ardila Sandra, Diccionario de Términos Administrativo, SENA 2009. Pág. 258
9
Jack Fleitman, Negocios Exitosos, Glosario ,Pág. 279
10
Ardila Sandra, Diccionario de Términos Administrativo, SENA 2009. Pág. 312
11
Jack Fleitman, Negocios Exitosos, Glosario, Pág.366
12
Ardila Sandra, Diccionario de Términos Administrativo, SENA 2009. Pág. 256
1.8.3 Definición de variables operacionales.
Abastecimiento.- Es determinar el momento adecuado para abastecer el inventario,
momento de recurrir a un proveedor para cubrir las necesidades.
Inventario.- Son los repuestos automotrices de vehículos livianos, partes eléctricas,
lubricantes, baterías, para ser comercializadas.
Rotación de Inventario.- Tiempo en que se demora en vender cierto repuesto
automotriz, por su demanda en el mercado.
Manual.-Conjunto de normas, procesos cronológicos, concatenados para obtener un
inventario adecuado a las necesidades.
Stock.-Cantidad adecuada que debe existir en la bodega, de cierto repuesto automotriz.
Utilidad.- Es el resultado obtenido de las ventas durante un determinado ejercicio
contable.
Rentabilidad.- Es medir la efectividad con que se ha trabajado durante un tiempo
14
CAPITULO II
METODOS Y TÉCNICAS DE LA INVESTIGACIÓN
2.1 Diseño de Investigación
El diseño empleado en la investigación es de tipo no experimental, pues no se manipula
la variable para sustentar la hipótesis.
2.2 Métodos de investigación.
Método de Observación Científica: Se utilizará este método desde el inicio hasta el
final de la investigación, ya que ha sido el punto de partida de este trabajo investigativo.
Método Inductivo: Se inicia con la observación de los fenómenos particulares con el
propósito de llegar a conclusiones generales.
Método Deductivo: se inicia con la observación de fenómenos generales con el
propósito de llegar a hechos particulares.
Método de Análisis: de toda la información obtenida se irá dividiendo en partes para
saber exactamente lo que necesitamos y no saturarnos de información.
Método de Síntesis: Se recogerán las partes más importantes del análisis para
conformar una base de datos de conocimientos que servirán de apoyo en esta
investigación.
Método de Análisis de Datos: Se va a utilizar el método de análisis para la revisión de
2.3 Técnicas de la Investigación.
Entrevista: Es necesaria esta técnica para conocer el proceso que actualmente se
realizan en la adquisición de inventarios. Consiste en realizar una entrevista al
encargado de bodega, y administrador para determinar las falencias que existen en el
mismo.
Revisión de Archivos: Se obtendrá información de archivos actuales de adquisiciones a
proveedores, para determinar, tiempo de entrega, demora, precio, calidad.
Revisión de Literatura: Se revisará literatura relacionada al control de inventarios para
determinar teorías de propuesta a este tema y adaptarlas a las necesidades.
Internet: Proporciona sin duda alguna información importante en cuanto al manejo y
control de inventarios, además proporciona información de proveedores de sistemas
informáticos para el manejo y control de inventarios.
2.4 Población y Muestra.
La población en este caso serán los clientes de la “Casa del Repuesto Automotriz “se
tomarán en cuenta un universo de aproximadamente de 38 clientes, que nos visitan
semanalmente, el objetivo de esta pequeña investigación es determinar desde la
perspectiva de los clientes como ven el funcionamiento de la bodega y el servicio que
se brinda.
2.5 Tamaño de la Muestra.
Cuando se conoce el tamaño de la población o universo sujetos de investigación, se
16
Donde:
N = Universo
n = Tamaño de la muestra Z = Nivel de confianza
p = Variable positiva q = Variable negativa
e = Error permitido al cuadrado
Aplicación.-
N = 38 clientes de la semana.
n = Z = 1.96
p = 0.50 q = 0.50
e = 5% (0.05)
Según la tabla de distribución normal para el 95% de confianza y el 5% de error, el
nivel de confianza es de 1.96.
Z2 . p. q. N n =
(N – 1) . e2 + Z2 . p. q
(1.96)2 .(0.50). (0.50). 38 n =
(38 – 1) . (0.05)2 + (1.96)2 . (0.50). (0.50)
(1.96)2 .(0.50). (0.50). 38 n =
(38 – 1) . (0.05)2 + (1.96)2 . (0.50). (0.50)
(3.8416). (0.50). (0.50). 38 n =
(38 – 1) . (0.0025) + (3.8416) . (0.50). (0.50)
(3.8416). (0.25).( 38) n =
2.6 Recopilación o recolección de datos
Durante la segunda semana del mes de octubre se distribuyó 34 cuestionarios para
auscultar la satisfacción de los clientes en relación a: si encuentran el producto que
buscaban, si consideran que la bodega de este almacén se encuentra ordenada. La
investigación realizada, confirmó los problemas encontrados durante el diagnóstico
realizado anteriormente.
A continuación se encuentran los resultados detallados en una tabla por cada pregunta
formulada en el cuestionario, una gráfica para ilustrar y destacar los resultados
obtenidos.
36.4952 n =
(0.0925)+ (0.9604)
36.4952 n =
1.0529
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Se terminó 12 35,29
No se ha realizado últimamente pedido
5 14,71
Otras 0 0
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GRÁFICO N°3
Elaborado por: Nelly García.
Interpretación: El 50% de los clientes recibe como respuesta que no hay en stock
cuando no hay el repuesto automotriz que buscaba, el 35.29% recibe como respuesta se
terminó, y el 14.71% recibe como respuesta no se ha realizado pedido últimamente.
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3.- ¿Que respuesta recibe usted cuando no hay el repuesto que buscaba?
No hay en stock
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2.8 Informe de Resultados
Con esta investigación realizada se determinó que los clientes, perciben los problemas
que existen en la bodega, por falta de orden, por falta de stock de ciertos productos,
por tiempos de demora excesivos, por falta de registros, por no tener un control del
inventario. Consecuentemente estos resultados nos confirman las falencias encontradas
en el manejo de del inventario. A pesar de estos resultados descubrimos que los clientes
tienen fidelidad a la empresa. Rescatan otros valores importantes de servicio que se
brindan. Obteniendo que el 71% de los clientes si recomendarían el almacén a otros
clientes, aún cuando el 44% de los clientes encuestados no encontró lo que buscaba.
Esta investigación dio la pauta para iniciar la elaboración de un manual que contenga
procesos simples, prácticos, fáciles de manejar y adaptables para Pymes.
Este manual debe permitir controlar, manejar adecuadamente, mejorar la rotación,
implementar registros del inventario; y dé la oportunidad de ser capaces de
adaptarnos a los cambios globales y económicos que sufre el país de manera constante
para como pyme convertirnos en uno de los pilares fundamentales del desarrollo
económico y social en nuestro país.
Esto sin duda va ayudar a mejorar los resultados y aquel porcentaje del 29% de los
26
2.8.1 Cuadro estadístico del inventario físico.
Durante el mes de diciembre se realizó un inventario físico, en la empresa que permitió
contar, medir, anotar todos y cada uno de los diferentes tipos de repuestos automotrices
que se encontraron en existencia en la fecha del inventario.
Se realizó un listado detallado y valorado de las existencias, además permitió obtener
el porcentaje de mercadería sin rotación de los últimos cinco años, y se evidenció la
necesidad urgente de implementar correctivos en el manejo del inventario.
A continuación un cuadro con el resumen de los datos obtenidos de este inventario
físico realizado:
TABLA N° 8
RESUMEN DEL INVENTARIO FISICO
Nº DESCRIPCIÓN UNIDADES EN
STOCK
COSTO UNITARIO INVENTARIO
VALORADO
PORCENTAJE %
1 Partes Eléctricas: Módulos, Relay, Alternadores, Sensores.
350 45,15 $ 15.802,50 12,09
2 Suspensión Vehicular: Rotulas, Terminales de dirección,
Axiales. 325 52,8 $ 17.160,00 13,13
3 Rodamientos: Rulimanes, retenedores, Rulimanes de
embrague. 1180 23,5 $ 27.730,00 21,22
4 Frenos: Pastillas de Freno, Discos de Frenos, Servo de Frenos.
1120 25,16 $ 28.179,20 21,56
5 Partes de Motor: Bomba de aceite, Bomba de Agua
28
Elaborado por: Nelly García.
Interpretación: La tabla indica de manera resumida el número de unidades físicas encontradas al momento del conteo, para su presentación se
clasificó en partes eléctricas, suspensión, rodamientos, frenos, partes de motor, bandas, mantenimiento, embragues, lubricantes, baterías.
Además indica el inventario valorado con el que cuenta la empresa a esta fecha, y el porcentaje que representa cada ítem del total del inventario.
6 Bandas: Bandas de Alternador, Distribución, de Calefacción.
370 6,25 $ 2.312,50 1,77
7 Mantenimiento: Crucetas, Filtros de Aire, Filtros de Gasolina.
951 12,35 $ 11.744,85 8,99
8 Embragues: Cable de Embrague, Discos de Embrague.
118 65 $ 7.670,00 5,87
9 Lubricantes: Aceites, Refrigerantes, Aditivos, Grasas.
155 8,15 $ 1.263,25 0,97
10 Baterías: estándar, full equipo.
36 70,55 $ 2.539,80 1,94
INDICADOR DE CONCENTRACIÓN DE INVENTARIOS (% ARTÍCULOS SIN VENDER)
TABLA N° 9
Elaborado por: Nelly García.
Nº DESCRIPCIÓN UNIDADES EN
STOCK
COSTO UNITARIO INVENTARIO
VALORADO
PORCENTAJE
1 Partes Eléctricas 18 45,15 $ 812,70 9,71
2 Suspensión Vehicular 32 52,8 $ 1.689,60 20,19
3 Rodamientos 14 23,5 $ 329,00 3,93
4 Frenos 11 25,16 $ 276,76 3,31
5 Partes de Motor: Bombas de Aceite 62 65,18 $ 4.041,16 48,29
6 Bandas 0 6,25 $ 0,00 0,00
7 Mantenimiento 0 7,15 $ 0,00 0,00
8 Embragues: Cable de Embrague 18 65 $ 1.170,00 13,98
9 Lubricantes: Aceite para carro pesado 6 8,15 $ 48,90 0,58
10 Baterías 0 70,55 $ 0,00 0,00
30 GRÁFICO N°9
Elaborado por: Nelly García.
Interpretación: La tabla indica cuales son los productos que tienen un índice de rotación más bajo, de todos los productos; las partes de
suspensión vehicular, y partes de motor que por su propio origen, no se deterioran con facilidad, a pesar de esto por no tener un control adecuado
del inventario existen varias unidades en stock que no han rotado los últimos dos años, lo que demuestra que existe un uso innecesario de los
activos. Recordemos que cualquier recurso inmovilizado que tenga la empresa, es un costo adicional para la misma. Además indica el valor y el
porcentaje del inventario sin rotación en los últimos años.
10%
20%
4% 3% 48%
0%
0% 14%
1% 0% Partes Eléctricas
Suspensión Vehicular
Rodamientos
Frenos
Partes de Motor: Bombas de Aceite
Bandas
Mantenimiento
Embragues: Cable de Embrague
Lubricantes:Aceite para carro pesado
INDICADOR DE ROTACIÓN DEL INVENTARIO
TABLA N° 10
Nº DESCRIPCIÓN UNIDADES EN
STOCK
COSTO DE MERCADERÍAS
PROMEDIO DE INVENTARIO
PORCENTAJE ROTACIÓN
ROTACIÓN EN DÍAS
1 Partes Eléctricas 18 18000 3000 0.16% 60 días
2 Suspensión Vehicular 32 10000 3000 0.30% 108 días
3 Rodamientos 14 18000 3000 0.16% 60 días
4 Frenos 11 12000 2000 0.16% 60 días
5 Partes de Motor: Bombas de Aceite 62 10000 3000 0.30% 108 días
6 Bandas 0 0 0 0 0
7 Mantenimiento 0 0 0 0 0
8 Embragues: Cable de Embrague 18 12000 2000 0.16% 60 días
9 Lubricantes: Aceite 20W40 6 18000 3000 0.16% 60 días
10 Baterías 0 0 0 0
32
2.8.2 Análisis de la rotación de inventarios
La rotación de inventarios se determina dividiendo el costo de las mercancías vendidas en el
periodo entre el promedio de inventarios, el resultado es número de veces.
Costo de mercancías vendidas
Promedio inventarios
Para calcular el número de días de la rotación se utiliza la siguiente fórmula:
Promedio de Inventario
Costo de Ventas diario
Para obtener el costo de ventas diario se divide el costo de ventas para 360 días.
Para obtener el porcentaje de la rotación la fórmula es:
Promedio de Inventario
Costo de ventas.
Para las partes de suspensión, el costo de ventas es 10.000 y el promedio de inventario es
3.000.
0.30% Porcentaje de rotación.
. 108 í Días de rotación.
La rotación de inventarios determina el tiempo que tarda en realizarse el inventario, es decir,
en venderse. Entre más alta sea la rotación significa que las mercancías permanecen menos
tiempo en el almacén, lo que es consecuencia de una buena administración y gestión de los
inventarios.
Entre menor sea el tiempo de estancia de las mercancías en bodega, menor será el Capital de
trabajo invertido en los inventarios. Una empresa que venda sus inventarios en un mes,
requerirá más recursos que una empresa que venda sus inventarios en una semana. Tener
inventarios que no rotan, que casi no se venden, es un factor negativo para las finanzas de la
empresa. No es rentable mantener un producto en bodega durante un mes o más.
La rotación de inventarios será más adecuada entre mas se aleje de 1. Una rotación de 360
significa que los inventarios se venden diariamente, lo cual debe ser un objetivo de toda
empresa. Lo ideal sería lograr lo que se conoce como inventarios cero, donde en bodega sólo
se tenga lo necesario para cubrir los pedidos de los clientes y de esa forma no tener recursos
ociosos representados en inventarios que no rotan o que lo hacen muy lentamente.
Las políticas, los procesos de inventarios que vamos a detallar en este manual deben conducir
a conseguir una alta rotación de inventarios, para así lograr maximizar la utilización de los
34
CAPITULO III
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
3.1 Importancia de un Manual de Procedimiento.
Una de las reglas básicas para que una empresa tenga éxito es que los manuales de
organización y procedimientos, así como los sistemas y controles, estén diseñados en
función de las necesidades de cada empresa. Es importante dimensionar la utilidad de
los manuales de procedimientos al inicio de las operaciones de cualquier empresa.
El contenido de los manuales depende del giro, tamaño y necesidad de cada negocio en
particular. Es evidente que el contenido del manual de una micro empresa será diferente
de la macro empresa. En esencia sin embargo, tendrán la misma función.
Los manuales son por excelencia los documentos organizativos y herramientas
gerenciales utilizadas para comunicar y documentar los procedimientos contables y no
contables. Consiste en la organización lógica y ordenada de todos los procedimientos
identificados, bajo el esquema de una especie de libro actualizable.
La finalidad de los manuales es que permiten plasmar la información clara, sencilla y
concreta. A través de esta herramienta se orienta y facilita el acceso de información a
los miembros de la organización, mediante cursos de acción cumpliendo estrictamente
los pasos para alcanzar las metas y objetivos obteniendo buenos resultados para la
3.2 Definición de Manual.
Documento elaborado sistemáticamente en el cual se indican las actividades, a ser
cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que las mismas deberán ser
realizadas, ya sea conjunta ó separadamente. Con el propósito de ampliar y dar claridad
a la definición, citamos algunos conceptos de diferentes autores:
Lo definen como: " Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática,
información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de
una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo".
Jack Fleitman, Lo conceptualiza como: " Una expresión formal de todas las
informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una
guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal
operativo".13
3.3 Concepto de procedimientos.
Se definen que son planes en cuanto establecen un método habitual de manejar
actividades futuras. Son verdaderos guías de acción más bien que de pensamiento, que
detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse.
Los procedimientos consiste en describir detalladamente cada una de las actividades a
seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la disminución de errores"
13
36
3.4 Tipos de Manuales
3.4.1 Manual de Organización.- El manual de organización describe la organización
formal, mencionado, para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones,
autoridad y responsabilidad.
3.4.2 Manual de Políticas.- El manual de políticas contiene los principios básicos que
regirán el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones.
3.4.3 Manual del especialista.- El manual para especialistas contiene normas o
indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se
busca con este manual orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen
iguales funciones.
3.4.4 Manual del empleado.- El manual del empleado contiene aquella información
que resulta de interés para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas
que hacen a su relación con la misma, y que se les entrega en el momento de la
incorporación. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que
desarrolla, planes de incentivación y programación de carrera de empleados, derechos y
obligaciones, etc.
3.4.5 Manual de Propósito múltiple.- El manual de propósitos múltiples reemplaza
total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la
dimensión de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confección y
mantenimiento.
3.4.6 Manual de procedimientos y normas.- El manual de procedimientos y normas
cumplir por los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos
administrativos en el orden secuencial de su ejecución. Este tipo de manual es el que
desarrollaremos para aplicar en nuestro negocio y normalizar las actividades del mismo.
3.5 Concepto de Manual de Procedimientos
Los procedimientos, son una sucesión cronológica y secuencial de un conjunto de
labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo dentro de un
ámbito predeterminado de aplicación. Todo procedimiento implica, además de las
actividades y las tareas del personal, la determinación del tiempo de realización, el uso
de recursos materiales, tecnológicos, y financieros, la aplicación de métodos de trabajo
y de control para lograr un eficiente y eficaz desarrollo en las diferentes operaciones
para el funcionamiento del negocio.
El manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el quehacer
cotidiano de las diferentes áreas de una empresa. En estos manuales son consignados
metódicamente, tanto las acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar
a cabo las funciones generales de la empresa. Además, con los manuales se puede
hacerse un seguimiento adecuado y secuencial de las actividades anteriormente
programadas en orden lógico y en un tiempo definido.
3.6 Beneficios de los manuales de procedimiento
Flujo de información administrativa.
Guía de trabajo a ejecutar.
Coordinación de actividades.
Uniformidad en la interpretación y aplicación de normas.
38
Simplifica el trabajo como análisis de tiempo.
3.7 Objetivos de un manual administrativo.
Considerando que los manuales administrativos son un medio de comunicación de las
políticas, decisiones y estrategias de los niveles directivos para los niveles operativos, y
dependiendo del grado de especialización del manual.
Presentar una visión de conjunto de la organización (manual de organización).
Precisar las funciones de cada unidad administrativa (manual de organización)
Presentar una visión integral de cómo opera la organización (manual de
procedimientos).
Precisar la secuencia lógica de las actividades de cada procedimiento (manual de
procedimientos).
Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada unidad administrativa
(Manual de procedimientos)
Precisar funciones, actividades y responsabilidades para un área específica
(manual por función específica).
Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso
facilitando su incorporación al organismo (manuales administrativos).
Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales
(manuales administrativos).
3.8 Ventajas de un manual de procedimiento.
Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal.
Auxilian en la inducción al puesto.
Describen en forma detallada las actividades de cada puesto
Proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al personal.
Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y
desempeños de los empleados involucrados en un determinado procedimiento.
Son guías de trabajo a ejecutar.
3.9 Técnicas de la elaboración de un manual
Existen tres técnicas para la elaboración de los manuales, los cuales son descritos a
continuación:
1.-Verificar los puntos o asuntos que serán abordados:
En este punto se especifica en si los asuntos o puntos de mayor relevancia que debe
contar el manual.
2.- Detallar cada uno de los asuntos:
En esta parte permite recopilar los datos sobre los asuntos que se va a tratar mediante el
hecho de observar cómo se realiza el trabajo aclarando la forma en que el servicio es
realizado.
3.- Elaborar una norma de servicio que debe ser incluida en el manual.
Esta última técnica deberá explicar el porqué, el cómo, quien lo hace, para que. El
40
3.10 Justificación para la elaboración de un manual
La importancia de los manuales de procedimientos administrativos a través de una
mirada retrospectiva a la administración permite llevar a las empresas u organizaciones
a desarrollar las funciones del proceso administrativo como planear, organizar, dirigir y
controlar de una manera más eficaz las actividades que se designa a cada uno de los
miembros de la organización. Este conjunto de actividades responde a la esencia del
procedimiento administrativo, lo que va a permitir realizar a cabalidad las labores o
actividades para estandarizar la operatividad de la misma.
Lo interesante del siguiente manual de procedimientos administrativos, es que
contribuya a mejorar la eficacia y eficiencia en la recepción y despacho de los mismos
para salvaguardar la operatividad de la empresa
Así mismo, para el departamento de almacén es indispensable, ya que le permitirá
contar con una herramienta para obtener información rápida y oportuna ya que con el
mismo se lleva el control en cada uno de los procedimientos de las entradas y salidas de
las mercaderías.
Igualmente para el almacenista resulta beneficioso porque le permite mejorar sus
funciones para tratar de realizarlas eficazmente las entradas y salidas de las mercaderías.
Conociendo cada uno de los pasos ejecutados al momento de recibir y despachar
mercancía.
De este modo, se espera que para los nuevos empleados con la implantación de este
manual de procedimiento no surjan inconvenientes, ni deficiencias internas en el
departamento de almacén. El cual también facilitará la información clara y sencilla de
CAPITULO IV
“Manual de Procedimiento para el Flujo y Control Interno del
Inventario”
Empresa “La Casa del Repuestos Automotriz
”
Piensa lo mejor…. para tu auto
4.1 Antecedentes Históricos.
La Casa del Repuesto Automotriz fue creada hace 25 años atrás con la visión de
desarrollar el mercado de partes, piezas, herramientas para el sector automotriz en la
ciudad de Quito. La empresa tiene mucho éxito en el mercado automotriz, se encuentra
ubicada en el Sur de la ciudad , cuenta con un local ubicado en un sector comercial
que asegura un crecimiento sostenible, considerando que en la actualidad existe un gran
número de empresas dedicadas a la comercialización de repuestos automotrices.
La empresa ha conseguido mantenerse en el mercado gracias a un buen servicio,
42
4.2 Descripción de la Empresa.
Somos una empresa unipersonal dedicada a la comercialización al por mayor y menor
de repuestos automotrices, motor gasolina, a diesel, suspensión-dirección,
mantenimiento, lubricantes, baterías, accesorios, especializados en las marcas Hyundai,
Chevrolet, Daewoo, Nissan, Kia , Mazda.
Nuestra misión, es designar todos los esfuerzos y recursos para brindar, Garantía Total,
Buen Producto, Seguridad, Confianza, y entrega inmediata, tratando siempre de que
estos tengan un valor agregado.
Este Manual de Compras y Manejo de Inventarios busca que conozcas el uso y el
manejo adecuado de las mercancías, así como la mejor manera de adquirir las mismas,
además garantizará al negocio que sus procesos contables y control de mercancía sean
eficientes y seguros, ya que actualmente no cuentan con sistema de control de
inventario y la facturación se realiza de una forma manual.
Reglas Básicas para el Inventario.
Revise frecuentemente los niveles de existencia de la
mercancía.
Acomodar bien sus mercancías.
Llevar un registro de existencias de las mercancías que
dispone.
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44
4.3.1 Políticas de Compra:
Trabajar con más de un proveedor.
Antes de comprar revisar precios, calidad, cantidad de mercancía, tiempos
de entrega.
Buscar proveedores que brinden un buen servicio.
No comprar mercancías en exceso.
Que nunca haga falta mercancía, para evitar decir a un cliente que no hay
en stock.
Antes de comprar verificar la cantidad de mercancía que hay en existencia.
Observar y estudiar la competencia.
4.4 Proceso de Compras
4.4.1 Planeamiento de las necesidades.
Llevar un reporte detallado de la cantidad de mercancía que vende y en cuanto
tiempo, el mismo se lo puede realizar de manera manual, con un formato simple.
Asegúrese de que está comprando la cantidad correcta en el momento, adecuado.
Finalmente lleve un registro de los artículos que se vende más y la que se vende
menos. Este registro puede ser elaborado por el vendedor de mostrador, esto nos
ayudará al momento de realizar el pedido para determinar que producto se vende Nombre del Proceso: Proceso de Compras
Descripción: Adquisición de mercaderías para la venta. Flujo de Entrada: Planteamiento de necesidades
Flujo de Salida: Negociación con proveedores. RECEPCIÓN DE
PEDIDO
SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
EMISIÓN DE PEDIDO AL PROVEEDOR PLANTEAMIENTO
DE NECESIDADES
PAGO AL PROVEEDOR
ORDEN DE COMPRA
NEGOCIACIÓN CON PROVEEDORES
ADMINISTRACIÓN
46
con mayor frecuencia, así poder determinar los mínimos y máximos de este
producto.
El planteamiento de las necesidades se lo hará en base a la información
recopilada durante este proceso, será una decisión en conjunto con el
bodeguero, gerente-propietario y administrador.
4.4.2 Selección de Proveedores.
Establecer criterios de compra a partir de las prioridades competitivas.
VELOCIDAD PUNTUALIDAD VOLUMENES
Escoger un proveedor serio y que cumplirá con los términos del pedido en
cuanto a tiempo de entrega, puntualidad, volúmenes, precio, descuentos,
promociones. Es decir que puedan cumplir con todos nuestros requerimientos.
Verifique cantidad, precio, calidad y que el pago este correcto.
Si tiene algún reclamo hágalo saber a sus proveedores.
PRECIO
SERVICIO
CALIDAD
4.4.3 Emisión del pedido al proveedor
Es importante llevar un registro de toda la información respecto de las compras,
documento que será archivado, en la bodega, con una copia para el
administrador, lo más aconsejable es manejar a través de orden de compras, la
misma que debe estar aprobada por el gerente- propietario y administrador.
Posteriormente se revisara la orden de compra y la factura para verificar que la
entrega esta completa y en buenas condiciones.
Verificar datos en la orden de compra con los de la factura que le dará su
proveedor.
Responsable de manejar estos documentos es el bodeguero, administrador.
4.4.3.1 Orden de Compra
Es el documento por medio del cual la empresa hace una solicitud formal al proveedor
de lo que necesita adquirir. Es conveniente que sea elaborada original y copia; la
original es para el proveedor, y la copia para la bodega del almacén. Después de
elaborar un pedido es necesario darle seguimiento hasta recibir las mercancías
48
4.4.4 Negociación con Proveedores
La negociación con los proveedores debe ser una relación formal y de mucha
colaboración. El proveedor es una parte importante de la empresa, se constituye en un
engrane más en la maquinaria de la misma.
Realizar una buena negociación con el proveedor traerá beneficios para ambas partes.
Seleccionar un proveedor y entregar un pedido requiere una relación de confianza.
Al momento de la negociación es importante tomar en cuenta los siguientes aspectos:
Fíjese bien en la condiciones de pago: al contado, por crédito, por anticipado; en
la cantidad a pagar y la fecha de pago.
Convenir el tiempo de entrega.
Seleccione el medio de transporte en el que será traslada la mercadería hasta el
almacén, basado en costos, tiempos de repuesta, variaciones en tiempo, y
posibilidad de llegada.
50
4.5 Proceso para realizar un pedido.
Cuando ya conocemos las necesidades del inventario, buscamos en el listado de
proveedores, cuál es el que dispone de esta mercadería y nos ofrezca mejor precio,
tiempo de entrega, calidad, volumen, bajo estos criterios procedemos a realizar el
pedido.
El pedido será emitido al proveedor a través de la orden de la compra, antes señalada
que es emitida por la bodega, la misma que debe tener la aprobación del administrador y
el gerente-propietario de la empresa. Nombre: Pedido a proveedor
Descripción: Realiza pedido a proveedor y procesa información de productos.
Flujo de Entrada: Pedido de proveedor
Flujo de salida: Detalle de productos, información de productos y detalle de proveedores BODEGA
Orden de Compra
DETALLE DEL PRODUCTO
REALIZAR PEDIDO INFORMACIÓN DEL
PRODUCTO
4.6 Proceso de Ingreso a Bodega y Facturación
NO
SI
Nombre del Proceso: Proceso de Ingreso a Bodega y Registro de Factura Descripción: Elaboración del inventario.
Flujo de Entrada: Recepción del pedido. Flujo de Salida: Ubicación en bodega.
RECEPCIÓN
VERIFICACION DE MERCANCÍA
MERCANCÍA
COINCIDE
UBICACIÓN EN EL SISTEMA
REGISTRO DE ENTRADAS
(KÁRDEX‐ MÉTODO FIFO)
PERCHAR RECIBIO
LA MERCADERÍA
SE DEVUELVE
52
La frecuencia con que revisemos las existencias puede ser a diario, por semana o
dependerá del movimiento de la mercancía, la misma que será ordenada por marca de
vehículo, tipo de artículo, se registrará la mercadería bajo el método FIFO que consisten
en primeras mercaderías que entran, primeras mercaderías que salen. Este registro será
automatizado a través del software.
Formato a utilizar es el siguiente:
“LA CASA DEL REPUESTO AUTOMOTRIZ
Artículo: Amortiguadores Código: ACHAve11
Unidad de medida
Cantidad
máxima:
Método de valoración:
FIFO
Cantidad mínima:
FECHA DETALLE INGRESOS EGRESOS SALDO
ene‐01 Saldo inicial 500 55 27500 500 55 27500
ene‐03
Compra factura
#60980 250 58 14500 250 58 14500
ene‐04
Venta de
mercadería 200 55 11000 300 55 16500
250 58 14500
Con este proceso además de ingresar cada producto, permite llevar un archivo de
estas facturas, ya que son la constancia de la compra, del precio, del descuento y son
4.7 Proceso para determinar Stock.
Detalle de Producto
Información
del Producto
Stock mínimo - máximo
Se definen políticas para definir el mínimo y máximo de cada una de las mercaderías y
es la base para decidir cuándo realizar un nuevo pedido. Es transcendente para el éxito
de la empresa establecer adecuadamente los mínimos y máximos de todas las
mercaderías utilizadas, ya que si el inventario es insuficiente pueden ser afectadas las
ventas, pero si es excesivo los costos financieros y de almacenaje aumentan, con esto, se Nombre del Proceso: Proceso para determinar stock
Descripción: Este se da en almacenamiento de los productos hacia el archivo inventario.
Flujo de Entrada: Detalle de productos ( Cantidad)
Flujo de salida: Stock adecuado
