SOLICITUD DE CONSTRUCCIÓN, AMPLIACIÓN Y REMODELACIÓN DE INFRAESTRUCTURA FÍSICA

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PREPARADO POR: EQUIPO TÉCNICO UNIDAD DE GESTIÓN

INMOBILIARIA

ING. CHRISTIAN MADRIGAL FONSECA ARQ. GASTÓN UREÑA BRENES

VALIDADO POR : DIVISIÓN ADMINISTRATIVA

ING. VIVIAN SALAZAR CALVO

MBA. SANDRA BARRIENTOS ESCOBAR

REVISADO POR: UNIDAD DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL LIC. FRANCISCO ÁLVAREZ LEANDRO

APROBADO POR: DIRECCIÓN GENERAL DE SALUD

DRA. PRISCILA HERRERA GARCÍA

VERSIÓN Nº:1 FECHA DE EMISIÓN:

1. Introducción

una economía moderna orientada a los resultados, en contemplación de que son un medio para el mejoramiento de las condiciones de vida y salud de la población, por ende la intervención del Estado en la construcción, ampliación y remodelación de la infraestructura resulta fundamental para estimular el proceso de desarrollo nacional.

Por lo descrito, se propone definir lineamientos básicos que permitan la formulación de proyectos de inversión en infraestructura adecuados, en donde se apliquen acciones concretas que den lugar a la identificación y formulación de proyectos eficientes y amparados en la normativa vigente.

2. Objetivo

Formular proyectos de inversión en infraestructura orientados al cumplimiento de los principios de legalidad, eficiencia y eficacia.

3. Producto Final

3.1. Producto Intermedio:

Anteproyecto

3.2. Producto Terminado

Informe de Proyecto de Inversión en Infraestructura avalado y listo para ser gestionado ante la Administración

4. Alcance

Ministerio de Salud en sus tres niveles de gestión

5. Definiciones

Obra de mantenimiento “Remodelación Menor”. Es aquella que implique la reparación de un inmueble, sea por deterioro, mantenimiento o por seguridad, siempre y cuando no se altere el área, la forma, ni se intervenga o modifique estructuralmente el inmueble. Las obras de mantenimiento comprenden tanto las que se realicen en exteriores como interiores de los inmuebles.; las cuales, pueden ser realizadas por maestros de obras u

operarios calificados, con al menos dos años de experiencia demostrable. No requerirá de la intervención de profesionales en las áreas de Arquitectura o Ingeniería Civil y/o Eléctrica, para su ejecución. (ver Anexo N°1 “Alcances máximos de la Remodelación Menor )

Remodelación Mayor: Son aquellas modificaciones o mejoras que requieren para su realización, de mano de obra calificada. Contempla parte de la estructura, remodelaciones, ampliaciones o reparaciones, instalación eléctrica y mecánica, entre otras. Por sus características técnicas y económicas, necesitan de un profesional en las áreas de Arquitectura e Ingeniería Civil y/o Eléctrica, para su ejecución y además, requieren de garantías de calidad, duración y operación.

Construcción: Es la creación de Infraestructura necesaria para la atención de la demanda y el crecimiento de la población, la cual contempla construcción de infraestructura nueva. En estos casos, es imprescindible contar con la supervisión de un profesional en Arquitectura o Ingeniería Civil. Dependiendo de la complejidad estructural, la carga eléctrica o el tamaño del proyecto podrían requerirse la participación de uno o más profesionales especialistas en estructuras, electricidad u otras disciplinas.

6. Referencias

Constitución Política. Ley General de Salud.

Ley de Administración Pública.

Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos sujetos a su Fiscalización.

Reglamento Orgánico del Ministerio de Salud

Manual de Organizaciones y Funciones del Ministerio de Salud, segunda versión. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa

Reglamento para la Contratación de Servicios de consultoría en Ingeniería y Arquitectura. Ley N°833-Ley de Construcciones

7. Responsables

Código Actividad Nivel de gestión Unidad Organizativa

Responsable

8.1.

Recibir y analizar el formulario de Solicitud de construcción, ampliación y remodelación de infraestructura física

Nivel Central División Administrativa

8.2. Evaluar condiciones técnicas y

características del Inmueble Nivel Central

Unidad de Gestión Inmobiliaria 8.3. Coordinar realización de estudios

técnicos requeridos Nivel Central

Unidad de Gestión Inmobiliaria 8.4.

Determinar la factibilidad técnica del proyecto de construcción, ampliación o remodelación

Nivel Central Unidad de Gestión Inmobiliaria

8.5.

Diseñar anteproyecto de inversión en infraestructura y estimar presupuesto preliminar de la obra

Nivel Central Unidad de Gestión Inmobiliaria 8.6. Presentar anteproyecto Nivel Central Unidad de Gestión

Inmobiliaria 8.7. Revisar y avalar anteproyecto Nivel Central División Administrativa

Unidad Organizativa 8.8. Presentar proyectos de inversión en

infraestructura ante Consejo Ministerial Nivel Central División Administrativa 8.9.

Elaborar conjunto de planos

constructivos y presupuestar el costo de obra

Nivel Central Unidad de Gestión Inmobiliaria 8.10. Validar planos constructivos y

presupuesto de inversión Nivel Central

Unidad de Gestión Inmobiliaria 8.11. Iniciar proceso administrativo

correspondiente Nivel Central

Unidad de Gestión Inmobiliaria

8. Procedimiento

8.1. Recibir y analizar el

formulario de “Solicitud de construcción, ampliación y

remodelación de infraestructura física”

La División Administrativa debe recibir el formulario de “Solicitud de construcción, ampliación y remodelación de infraestructura física” que emite la unidad organizativa ante la necesidad de construcción, ampliación o remodelación de infraestructura. El formulario contiene una justificación del proyecto de inversión en infraestructura requerido por la unidad organizativa, así como, refleja una descripción esencial de las condiciones del bien inmueble, en el Anexo N°2 “Solicitud de construcción, ampliación y remodelación de infraestructura física” se presenta las características del citado documento.

La División Administrativa, de conformidad con la justificación presentada, debe definir la viabilidad del proyecto, revisando preliminarmente los alcances de la solicitud, implicando esto en primer instancia el análisis de la condición de inscripción del Inmueble ante Registro Público, presupuesto y prioridades institucionales. Por lo tanto como requisitos indispensable de viabilidad, se tienen los siguientes:

Debe existir una justificación detallada que respalde la solicitud de construcción, ampliación o remodelación.

El Bien Inmueble en donde se propone la construcción, ampliación o remodelación debe estar inscrito a nombre del Ministerio de Salud ante el Registro Público, para que se tenga la certeza de que los recursos públicos se están invirtiendo; orientados a los principios de legalidad, eficiencia y eficacia, siendo la única excepción a este punto, que exista dentro de la justificación dada un documento oficial del Despacho Ministerial que avale el proyecto.

Debe existir contenido presupuestario suficiente para atender la solicitud de construcción, ampliación o remodelación, lo anterior en contemplación de que no se puede comprometer el presupuesto público.

Si la solicitud de construcción, ampliación y remodelación, se define como viable se procede con el traslado de la misma a la Unidad de Gestión Inmobiliaria para que proceda con la evaluación técnica de las condiciones y características del terreno, caso contrario, se desaprueba la solicitud y se finaliza el proceso, siendo necesario se emita un comunicado oficial a la unidad organizativa con los motivos que dan lugar al rechazo de la solicitud.

8.2. Evaluar condiciones técnicas y características del Inmueble.

La Unidad de Gestión Inmobiliaria debe evaluar las condiciones técnicas y características del terreno en el cual se está solicitando una construcción, ampliación o remodelación, esto en atención de los requerimientos de la solicitud planteada y a las características del terreno y/o edificio en cual se plantea desarrollar el proyecto.

Para lo anteriormente citado, la Unidad de Gestión Inmobiliaria debe realizar una visita a sitio donde se ejecutará el proyecto, se debe valorar las repercusiones del mismo con el entorno,

dimensionamiento entre el espacio y la cobertura, las particularidades del suelo y los estudios técnicos preliminares.

De determinarse que se requieren evaluaciones técnicas en lo referente a servicios públicos y/o factores de riesgo en el inmueble, se debe proceder con la coordinación de los mismos con la unidad organizativa interesada para que sea esta quien los trámite ante las entidades correspondientes.

Si no se presentan problemas en la dotación de servicios públicos, alineamientos, invasiones riesgos u otro factor que impida la realización técnica del proyecto se procederá con la actividad 8.4.

8.3. Coordinar realización de estudios técnicos requeridos.

La Unidad de Gestión Inmobiliaria debe realizar el trámite administrativo para la consecución de los recursos correspondientes para que se concreten los estudios técnicos requeridos en el terreno, implicando la coordinación con la unidad organizativa solicitante a efectos de que se ejecuten las gestiones pertinentes ante las instancias que correspondan, sea Acueductos y Alcantarillados, Municipalidad, Empresas de Servicios de Luz, Bomberos, Secretaria Técnica Nacional Ambiental, etc.

8.4. Determinar la factibilidad técnica del proyecto de construcción, ampliación o

remodelación.

La Unidad de Gestión Inmobiliaria debe determinar la factibilidad técnica del proyecto analizando los resultados de las evaluaciones realizadas y las recomendaciones de los estudios técnicos realizados (de haberse realizado alguno).

Como resultado de las valoraciones realizadas la Unidad de Gestión Inmobiliaria debe emitir un informe de diagnóstico que determinara técnicamente si el proyecto es ejecutable o no.

Si se determina que el proyecto no es factible, la División Administrativa, sustentada en el informe de Diagnóstico elaborado por la Unidad de Gestión Inmobiliaria, debe comunicar a la unidad organizativa solicitante los motivos de rechazo de la solicitud.

Si se determina que el proyecto es factible, le corresponde a la Unidad de Gestión Inmobiliaria atender lo siguiente:

Si se trata de construcciones nuevas, ampliaciones y remodelaciones mayores, por las implicaciones y costos asociados, se debe diseñar un anteproyecto que analice y visualice los alcances del proyecto, fundamentándose en los resultados del informe de diagnóstico realizado.

Si se trata de una obra de mantenimiento o remodelación menor, la Unidad de Gestión Inmobiliaria debe finalizar este procedimiento e iniciar las coordinaciones correspondientes

con el equipo de mantenimiento de la unidad para atender los requerimientos planteados por la unidad organizativa solicitante. Como elemento de referencia se considerara como obra menor el listado incluido en el Anexo N°1 “Alcances máximos de remodelaciones menores”, y toda aquella obra de inferior alcance a los elementos contemplados en el listado.

8.5. Diseñar anteproyecto de inversión en infraestructura y estimar presupuesto preliminar

de la obra.

La Unidad de Gestión Inmobiliaria debe atender los requerimientos expuestos en la solicitud, las dimensiones del terreno y los resultados expuestos en el informe de diagnóstico de factibilidad, debe elaborar un anteproyecto, que implica un diseño o dibujo de la edificación (construcción nueva, ampliación o remodelación) en dos dimensiones y la estimación preliminar del presupuesto asociado a la obra constructiva, de ampliación o remodelación.

8.6. Presentar anteproyecto

La Unidad de Gestión Inmobiliaria debe presentar el anteproyecto ante la División Administrativa y la unidad organizativa solicitante, esto con la finalidad de verificar la atención de los requerimientos presentados por la unidad organizativa, y valorar las características propuestas en diseño de la estructura.

8.7. Revisar y avalar anteproyecto.

La División Administrativa y unidad organizativa interesada deben revisar el anteproyecto y determinar si las condiciones y características del diseño están acorde a lo requerido. Así como, partiendo del dibujo dimensional del proyecto, definir si hay que realizar algún tipo de ajuste o modificación en el diseño, o bien, de consideración de otros tipos de materiales constructivos. De determinarse, por ambas partes, que el anteproyecto está conforme, corresponde a la División Administrativa elaborar un informe de los resultados de la validación realizada en el proyecto o proyectos de inversión en infraestructura, exponiendo en el mismo, las características, objetivos, alcances, presupuesto asociado y tiempo estimado de ejecución del proyecto. El informe elaborado debe ser presentado por la División Administrativa ante el Consejo Ministerial (actividad 8.8).

Si la División Administrativa y/o unidad organizativa solicitante determinan que se deben realizar ajustes al anteproyecto, se le comunica a la Unidad de Gestión Inmobiliaria lo correspondiente y se pasa a la actividad 8.5.

8.8. Presentar proyectos de inversión en infraestructura ante Consejo Ministerial

La División Administrativa debe presentar ante el Consejo Ministerial un informe de los proyectos de inversión en infraestructura, lo anterior a efectos de promover el conocimiento del mismo ante los jerarcas y concretar su aval definitivo.

El informe de inversión puede incluir un solo proyecto o varios que se estén planificando en un mismo periodo.

De avalarse el proyecto de inversión en infraestructura, la División Administrativa debe dar la instrucción de inicio del proyecto a la Unidad de Gestión Inmobiliaria, esto con la finalidad de dar lugar a la elaboración de planos constructivos y demás trámites administrativos, caso contrario se procede a archivar el mismo, dando por terminado el proceso.

8.9. Elaborar conjunto de planos constructivos y presupuestar el costo de obra.

La Unidad de Gestión Inmobiliaria, en sujeción al anteproyecto avalado, debe iniciar el proceso de dibujo de los planos constructivos correspondientes amparados en la normativa vigente que rige los trámites para realizar construcciones , ampliaciones y remodelaciones, resaltando la ley de construcciones (ley N°833), la normativa vigente del Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos, Código Eléctrico de Costa Rica, Código Sísmico de Costa Rica, disposiciones de la Municipalidad que gobierna la localidad en donde se va a realizar el proyecto, y demás instancias posibles a involucrarse dependiendo del tipo de proyecto y su impacto en alrededores.

Se comprende que dependiendo de las características, alcances, dimensiones, impacto ambiental y ubicación del proyecto, existen condiciones de exigencia administrativa distintas que la Unidad de Gestión Inmobiliaria debe atender.

Como elemento simultáneo a la elaboración del conjunto de planos constructivos, la Unidad de Gestión Inmobiliaria debe realizar los esfuerzos necesarios para promover la definición del costo de la obra de acuerdo a los metros cuadrados de construcción, ampliación, remodelación que implica el proyecto y según el costo asociado al listado de materiales que requiere la obra, de manera que, cada proyecto disponga como mínimo de una estimación.

Los proyectos de inversión en infraestructura en donde la Unidad de Gestión Inmobiliaria determine hay condiciones de riesgo (ambiental, estructural, etc.) que pueden impactar en el costo de la obra deberán presentar un presupuesto de obra que minimice las posibilidades de incurrir en inversiones ruinosas.

8.10. Validar planos constructivos y presupuesto de inversión.

La Unidad de Gestión Inmobiliaria debe presentar los planos constructivos ante la unidad organizativa solicitante para constatar, mediante la revisión física de los planos, la atención de los requerimientos planteados en la solicitud de intervención, así como, a todo ajuste solicitado en el anteproyecto.

De igual manera deben presentar, ante la División Administrativa, la estimación presupuestaria asociada al proyecto de inversión en infraestructura con una descripción esencial de los

materiales a utilizar, lo anterior para ratificar la disponibilidad presupuestaria y corroborar que el gasto responda a los principios de legalidad, eficiencia y eficacia.

Si se detecta, por parte de la División Administrativa y/o unidad organizativa una inconsistencia en el presupuesto de inversión y/o en los planos constructivos, la Unidad de Gestión Inmobiliaria debe proceder a realizar los ajustes pertinentes pasando a la actividad 8.9.

De determinarse que todos los elementos del proyecto están conforme a lo requerido y estipulado, la División Administrativa como la unidad organizativa solicitante deben avalar el proyecto, mediando para estos efectos un comunicado oficial dirigido a la Unidad de Gestión Inmobiliaria que ratificara su aprobación, y por ende, da inicio al proyecto de inversión como tal, partiendo con el proceso de contratación administrativa.

8.11. Iniciar proceso administrativo correspondiente

La Unidad de Gestión Inmobiliaria debe iniciar las gestiones relativas al proceso de contratación administrativa, acatando los condiciones alcances planteados en la ley de Contratación Administrativa (ley N°7494) y su reglamento (Decreto Nº 33411-H).

9. Indicadores de desempeño

Porcentaje de solicitudes de intervención en infraestructura que generaron Anteproyectos de Inversión: (Cantidad de Anteproyectos realizados/ Cantidad de Solicitudes de Intervención trasladadas a evaluación) * 100

Porcentaje de Efectividad en Ejecución de Proyectos de Inversión en Infraestructura: (Cantidad de Proyectos de Infraestructura avalados/ Cantidad de procesos de contratación administrativa finalizados con éxito) * 100

10. Diagrama

Código: M S.NI.SLA.04.01 Unidad

organizativa: Elaborado por:

Equipo Té cnico de Unidad de Ge s tión Inm obiliaria

Versión N° 1 Fecha _{elaboración:} Diciembre del 2014

Actividades

Código Descripción _{Administrativa}División Unidad de Gestión _Inmobiliaria División Administrativa_{Unidad Organizativa}

8.1

Recibir y analizar el formulario de solicitud de construcción, ampliación y remodelación de infraestructura

Elm entosa cons dierar:Pertenenciadel Inm ueble al Minis terio de Salud y s olicitud de intervención en infaes tructura debidam ente jus tificada.

Es la solicitud viable?

8.2 Evaluar condiciones técnicas y _{caracteristicas del inmueble}

¿Requiere el terreno estudios

técnicos? Implica visita al terreno sin excepción

8.3 Coordinar ejecución de estudios _{técnicos requeridos} 8.4

Determinar la factibilidad del proyecto de construcción, ampliación o remodelación

Se debe considerar resultados de estudios tecnicos,de haberlos.

¿Es factible?

¿Señala el diagnostico que se requiere construcción nueva, ampliación o remodelación mayor?

Remodelaciones menores secoordina con equipo de mantenimiento de la UnidaddeGestiónInmobiliaria.Aplica criterio de urgencia, monto de inversión y protocolo respectivo.

8.5

Diseñar anteproyecto de inversión en infraestructura y estimar presupuesto preliminar de la obra

8.6 Presentar anteproyecto

8.7 Revisar y avalar anteproyecto

Severificadisponibilidad decontenido presupuestario por parte de Divisaión Administrativa, y elementos constructivos (requerimientos) por parte de la Unidad Organizativa

¿Es el anteproyecto de inversión avalado?

8.8

Presentar proyectos de inversión en infraestructura ante Consejo Ministerial

¿Es el Proyecto de inversión avalado?

La División Administrativa da instrucción de inicio de elaboración de planos si se cuenta con aval de Consejo,c aso contrario se archiva la solicitud

8.9

Elaborar conjunto de Planos constructivos y presupuestar el costo de obra

8.10 Validar planos constructivos y presupuesto de inversión

Se validan ante la Divisón Administrativa y Unidad Organizativa

¿Los planos y el rpesupuesto estan acordes a lo estipulado?

8.11 Iniciar gestión administrativa correspondiente

Diagrama de Flujo

Proceso de nivel 1: Solicitud de Construcción, Ampliación y Remodelación de Infraestructura

Hoja 1 de 1 Unidad Organizativa

Flujo

información Detalle flujo de información

Unidad de Gestión Inmobiliaria

Inicio Si No Fin No No Si Si Si No No Si Si No Si No

11. Anexos

Anexo 2: Solicitud de construcción, ampliación y

remodelación de infraestructura física

Versión Nº: Referencia

Construcción Nueva Remodelación Mayor Ampliación Otro:

Remodelación Menor Indicar:

Cantidad de funcionarios destacados en Unidad Organizativa

Des cri pci ón de otros :

FIRMAS DE RESPONSABLES DE SOLICITUD

Aval Superior (Director NC o NR)

Nombre, firma y sello

Responsable Solicitud Unidad Organizativa

Nombre, Firma y Sello

Ministerio de Salud

FORMULARIO DE SOLICITUD DE GESTION DE INFRAESTRUCTURA

Descripción de problema a solucionar o necesidad por satisfacer con intervención en infraestructura:

Unidad Organizativa Solicitante: 1

MS.NI.SLA.04.01

Fecha de Solicitud:

Tipo de intervención infraestructura solicitada:

Condición registral del Bien Inmueble en el cual se solicita intervención

Condición de infraestructura actual del bien inmueble

DATOS PRELIMINARES:

Magnitud del problema de infraestructura a atender (cantidad de afectados, gravedad, etc):

Justificación de proyecto de intervención en infraestructura fundamentado en descripcion del problema, magnitud y disponibilidad presupesutaria (de conocerce):