PROCESO: SERVICIOS DE APOYO ACADÉMICO
ALCANCE:Inicia desde la planificación y prestación de los servicios de apoyo académico y administrativo (Biblioteca, Laboratorios, Centro de Educación Virtual y Editorial) hasta la verificación de la eficacia, oportunidad y pertinencia de los mismos.
LÍDER ESTRATÉGICO DEL PROCESO: Vicerrector Académico
LÍDERES ASOCIADOS: Director de Biblioteca, Director Editorial, Coordinador
Centro de Educación Virtual y Coordinador de laboratorios.
OBJETIVO: Gestionar servicios de apoyo académico para la comunidad Bonaventuriana con
eficacia, oportunidad y pertinencia.
PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES O USUARIO
Biblioteca - Gestión Financiera - Docencia - Editoriales - Distribuidores de recursos de información Laboratorios - Consejo de Gobierno. Rectoría General - Todos los procesos - Ministerio de Justicia y del
Derecho. - Subdirección de Control y Fiscalización de Sustancias Biblioteca - Informes de Gestión de la Biblioteca. - Plan de acción. Laboratorios - Lineamientos y directrices institucionales. - Programación Académica. - Guías y Protocolos de Laboratorio. - Proyectos de Investigación. P Biblioteca
- Planificación anual de los servicios. - Planificación anual del presupuesto. - Elaborar el plan de acción anual acorde con
los direccionamientos corporativos, objetivos, normatividad y resultados de auditorías internas y externas.
Laboratorios
- Planear la prestación del servicio de laboratorios.
- Elaborar el plan de mantenimiento de equipos por laboratorio.
- Elaborar el plan de acción anual acorde con los direccionamientos corporativos, objetivos, normatividad y resultados de auditorías internas y externas.
Biblioteca
- Presupuesto aprobado. - Plan de acción anual.
Laboratorios
- Plan de prestación del servicio. - Plan de mantenimiento de
máquinas y/o equipos por laboratorio.
- Plan de acción anual- Unidad Laboratorios. - Presupuesto aprobado. Biblioteca - Compras - Almacén - Proveedores - Dirección Biblioteca Laboratorios - Comunidad Bonaventuriana - Todos los programas - Personal externo que
solicita servicios. - Ministerio de Justicia y
PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES O USUARIO Químicas y
Estupefacientes. - Invima
- ICA.
Centro de Educación Virtual - Facultades - Unidades Académicas - Profesores Editorial - Gestión Académica. - Dirección de Investigaciones.
- Solicitudes de servicios por parte de la comunidad. - Plan de Desarrollo Corporativo. - Normas, leyes y demás de
obligatorio cumplimiento
Centro de Educación Virtual - Programas analíticos - Capacitaciones Editorial - Directrices, lineamientos y políticas institucionales. - Licencias.
- Lista de eventos a participar.
- Elaboración de presupuesto de la Unidad Laboratorios.
Centro de Educación Virtual
- Planificar las fechas para el ingreso de los programas analíticos semestrales. - Programar las fechas de las capacitaciones
semestrales a los docentes.
- Elaborar el plan de acción anual acorde con los direccionamientos corporativos, objetivos, normatividad y resultados de auditorías internas y externas.
Editorial
- Proyectar el ejercicio presupuestal anual. - Formular el plan de la producción editorial.
Centro de Educación Virtual - Informe de cumplimiento de la
planificación de los planes de estudio en la plataforma.
- Programación de las capacitaciones docentes. - Plan de acción anual.
Editorial - Presupuesto proyectado. - Licencias. - Plan de la producción editorial. - Subdirección de Control y Fiscalización de Sustancias Químicas y Estupefacientes. - Invima - ICA.
Centro de Educación Virtual - Facultades - Unidades Académicas - Profesores Editorial - Gestión Académica. - Comité Técnico Editorial. - Comité Pleno.
PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES O USUARIO - Cámara Colombiana del
Libro Biblioteca - Editoriales - Distribuidores de recursos de información. - Programas académicos - Compras - Proveedores de herramientas de catalogación. - Programas académicos - Proveedor de sistemas de información bibliográficos. - Gestión Tecnológica - Bibliotecas e instituciones. Biblioteca - Muestra editorial. - Demostración de libros. - Catálogo de editoriales. - Malla curricular.
- Formato Solicitud de Material Bibliográfico PA.SA.F01 diligenciado. - Material bibliográfico adquirido. - Sistema de información bibliográfico (OLIB). - Recursos disponibles. - Plataforma institucional (ASIS). - Solicitud de capacitación.
H Biblioteca
- Selección de los recursos de información. - Adquisición de los recursos de información. - Procesamiento de recursos de información. - Elaboración de bibliografía.
- Mantenimiento de catálogo (Olib). - Prestación de servicio.
- Formación de usuarios.
Biblioteca
- Formato Solicitud de Material Bibliográfico PA.SA.F01 diligenciado. - Suministro de compra. - Recursos disponibles. - Bibliografías realizadas. - Registros en OLIB. - Reportes estadísticos de prestación de servicios. - Documentos obtenidos. - Formato de préstamo manual. - Formato asistencia a Capacitaciones. - Formato Asesorías especializadas. Biblioteca - Programas académicos - Comunidad Bonaventuriana - Departamento de Compras - Proveedores - Editoriales - Distribuidores
PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES O USUARIO Laboratorios
- Todos los procesos
Centro de Educación Virtual - Estudiantes Laboratorios - Resoluciones, reglamentos, normasinstitucionales. - Buenas prácticas de laboratorio Internacionales. - Horarios de laboratorios. - Presupuesto aprobado. - Plan de mantenimiento de
máquinas y/o equipos por laboratorio.
- Plan de acción anual de la Unidad de Laboratorios.
Centro de Educación Virtual - Solicitud de creación de aulas
virtuales.
Laboratorios
- Preparar materiales y equipos para el desarrollo de la práctica y ofrecer soporte durante su desarrollo.
- Registrar deudas de estudiantes en el sistema financiero.
- Responder solicitudes particulares. - Reportar los servicios prestados a terceros
para la emisión de su cuenta de cobro. - Controlar activos en laboratorios. - Registrar los consumos de medios y
reactivos.
- Aplicar encuesta de satisfacción.
Centro de Educación Virtual
- Crear el espacio virtual en la plataforma para la gestión del aprendizaje LMS.
Laboratorios
- Registro del servicio prestado. - Cuentas de cobro a
estudiantes.
- Aprobación o rechazo de solicitudes particulares. - Cuenta de cobro a tercero. - Información de activos e inventarios de insumos actualizada en el sistema. - Registro de sustancias controladas en la plataforma SICOQ.
- CCITE (Certificado de Carencia de Informe por Tráfico de Estupefacientes)
- Resultados de la encuesta de satisfacción.
Centro de Educación Virtual - Aula virtual con sus
respectivos requerimientos.
Laboratorios
- Todos los procesos. - Programas académicos
Centro de Educación Virtual - Estudiantes
PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES O USUARIO - Facultades - Unidades académicas - Profesores - Gestión Relacional - Docencia Editorial - Investigación - Docencia - Creación de usuarios. - Capacitación docente. - Recursos multimedia para el
aprendizaje.
- Soporte técnico y pedagógico. - Sistema para los procesos de
elecciones virtuales estudiantiles y administrativas. Editorial - Propuestas editoriales. - Necesidades de material publicitario.
- Configurar el aula virtual según los requerimientos solicitados.
- Parametrizar el acceso a la plataforma de aulas virtuales.
- Orientar al docente en el uso de los ambientes virtuales para el aprendizaje. - Realizar la creación y habilitación de
usuarios de pregrado y posgrado en la plataforma de aulas virtuales. - Diseñar recursos multimedia para el
aprendizaje virtual.
- Brindar apoyo técnico y funcional a estudiantes, docentes, las facultades y unidades académicas.
- Desarrollar e implementar la configuración del sistema para llevar a cabo las elecciones virtuales estudiantiles y administrativas.
Editorial
- Evaluar, diseñar e imprimir las propuestas editoriales de la institución.
- Acceso disponible para el estudiante de aula virtual. - Docentes capacitados en el
uso de los ambientes virtuales para el aprendizaje.
- Solicitudes atendidas en el tiempo estipulado a través de los diferentes canales de comunicación.
Editorial
- Libros, revistas y periódicos impresos. - Facultades - Unidades académicas - Profesores - Gestión Relacional - Docencia Editorial - Investigación - Docencia
PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES O USUARIO - Proyección Social - Bienestar Institucional - Unidades Administrativas - Pares evaluadores - Proveedores externos de diseño y corrección. - Impresores.
- Cámara Colombiana del Libro.
- Bibliotecas.
- Cronograma de ferias del libro.
- Diseñar e imprimir el material publicitario de la institución.
- Participar en las ferias del libro a nivel local, nacional e internacional.
- Plegables, folletos, cartillas y demás material publicitario en modo impreso o digital. - Contactos con el medio
editorial, distribuidores y libreros.
- Cumplimiento depósito legal.
- Proyección Social - Bienestar Institucional - Unidades Administrativas - Editoriales universitarias - Bibliotecas de Depósito Legal - Distribuidores - Libreros Biblioteca - Proveedores Sistemas de información bibliográficos Laboratorios - Gestión del Talento
Humano
Biblioteca
- Estadísticas plataforma Jasper y Elogim
- Formatos de seguimiento a servicios
Laboratorios
- Plan de prestación del servicio.
V Biblioteca
- Control y seguimiento de la prestación de los servicios.
- Medición de indicadores para verificación del cumplimiento del proceso.
Laboratorios
- Verificar que la cantidad de sustancias controladas en inventario no sobrepase las cantidades estipuladas por estupefacientes.
Biblioteca
- Informe anual de Gestión de bibliotecas.
- Indicadores de gestión del proceso.
Laboratorios
- Informe anual de gestión de laboratorios. Biblioteca - Gestión Financiera - Docencia Laboratorios - Gestión Financiera - Secretaría de Seccional
PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES O USUARIO
Centro de Educación Virtual - Estudiantes - Facultades - Unidades académicas - Profesores - Docencia - Plan de mantenimiento de máquinas y/o equipos por laboratorio.
- Plan de acción anual- Unidad Laboratorios.
Centro de Educación Virtual - Ingreso de programas
analíticos.
- Programas analíticos. - Acceso a la plataforma de
aulas virtuales.
- Seguimiento al Plan de mantenimiento de máquinas y equipos.
- Seguimiento al plan de acción de la unidad. - Medición de indicadores para verificación
del cumplimiento del proceso. Centro de Educación Virtual
- Verificación y creación del Informe de cumplimiento de la planificación de los planes de estudio en la plataforma. - Generar informes de seguimiento (Registro
de actividad) en la plataforma. - Verificación del cumplimiento de la
planeación de fechas de ingreso de programas analíticos.
- Verificación del cumplimiento de las capacitaciones a docentes.
- Verificación de funcionamiento de accesos creados al aula virtual.
- Verificación de creación y configuración de espacios virtuales.
- Indicadores de gestión del proceso.
Centro de Educación Virtual - Informe de cumplimiento a la
planificación de los planes de estudio en la plataforma. - Informe de seguimiento
(Registro de actividad) en la plataforma por solicitudes. - Informe de cumplimiento de
ingreso de programas analíticos por facultades y unidades académicas - Reporte de docentes
capacitados en el uso de la plataforma de aulas virtuales - Respuesta a la solicitud del
docente de la creación y el acceso al aula virtual - Informe de cumplimiento de
configuración del sistema
- Gestión de Calidad y Mejoramiento
Centro de Educación Virtual - Estudiantes
- Facultades
- Unidades académicas - Profesores
PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES O USUARIO Editorial - Investigación - Docencia - Proyección Social - Bienestar Institucional - Unidades Administrativas - Pares evaluadores - Proveedores externos de diseño y corrección - Impresores
- Cámara Colombiana del Libro.
- Bibliotecas.
Editorial
- Plan de la producción editorial.
- Verificación de cumplimiento de parámetros establecidos para llevar a cabo elecciones estudiantiles y administrativas.
- Medición de indicadores para verificación del cumplimiento del proceso.
Editorial
- Realizar seguimiento a la ejecución del plan de la producción editorial.
- Realizar control a la corrección y el diseño de las propuestas editoriales.
- Realizar seguimiento y medición al proceso. - Realizar el depósito legal.
- Indicadores de gestión del proceso.
Editorial
- Plan de la producción editorial ejecutado. - Rediseños y ajustes. - Indicadores actualizados. Editorial - Direccionamiento Estratégico
PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES O USUARIO
A Definir acciones correctivas y de mejora Plan de Acción de unidad
RECURSOS HUMANOS RECURSOS FÍSICOS Y TECNOLÓGICOS DOCUMENTOS Y REGISTROS
Rector, Secretario, Vicerrector Académico, Vicerrector Administrativo y Financiero, Decanos, Director de Oficina de Registro Académico, Directores de Programa,
Secretarios Académicos, Director de Medios Audiovisuales, Director de Biblioteca, Director de Educación Virtual, Auxiliar Pedagógico, Diseñador de medios, Coordinador de Adquisiciones, Coordinador de Bases de Datos,
Coordinador de Procesos, Diseñador gráfico, Diagramador electrónico, Corrector, Auxiliar administrativo, Asistentes de Registro Académico, Secretarias, Auxiliares.
Software SIDIU, ICEBERG, OLIB, OPAC, MOODLE,
Servidores, Red institucional,Internet, Página web,
equipos de cómputo, computadores de gran rendimiento, impresoras, impresoras digitales, , unidad de Backus, scanner, teléfonos, muebles de oficina, espacios físicos (oficinas), auditorios, equipos audiovisuales, software de edición de videos, licencias de software de diseño gráfico, estanterías, PRS, sellos, maquina desmagnetizadora, lectores de códigos de barras.
Ver Matriz de Control Información Documentada PE.GC.F09
RIESGOS ASOCIADOS
Ver Matriz de Riesgos y Oportunidades Código PE.GC.F08
REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS REQUISITOS NTC ISO 9001
Ver Normograma del Proceso Código PA.SA.N1 Transversales: 4.2 – 5.1 – 6.1 – 7.1 – 7.1.6 – 7.3 – 7.4 – 7.5 – 9.1.1 – 9.1.3 – 10. Propios del proceso: 7.1.5 – 8.5.3
INDICADORES DEL PROCESO - SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
NOMBRE OBJETIVO FÓRMULA META FRECUENCIA RESPONSABLE DEL
SEGUIMIENTO Nivel de ocupación de los
espacios.
Medir el tiempo de ocupación de cada laboratorio para analizar su utilización.
(Horas de práctica ejecutadas por semestre y por laboratorio/horas de práctica programadas por semestre y por laboratorio) x 100.
60 % Semestral Coordinador de
NOMBRE OBJETIVO FÓRMULA META FRECUENCIA RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO Índice de Satisfacción.
Conocer la percepción de los clientes internos y externos sobre el servicio de laboratorios.
(Número de personas que brinda calificación alta/Número total de participantes en la encuesta) x 100.
100 % Semestral Coordinador de
Laboratorios Cumplimiento en la
adquisición del material bibliográfico.
Medir el porcentaje de cumplimiento en la adquisición del material bibliográfico.
(Número de títulos adquiridos/Número de títulos
solicitados) x 100. 100 % Anual Bibliotecólogos
Incremento en la utilización de recursos bibliográficos.
Medir el incremento en la utilización de los recursos bibliográficos.
[(Número de consultas realizadas en el semestre Actual – Número de consultas realizadas en el semestre anterior) / Número de consultas realizadas en el semestre anterior] x 100.
15 % Semestral Bibliotecólogos
Crecimiento en el uso de aulas virtuales.
Medir el porcentaje de crecimiento en la utilización de la plataforma de enseñanza virtual por semestre.
[(Número de aulas virtuales activas en el semestre actuales) - (Número de aulas virtuales activas en el semestre anterior)] / (Número de aulas virtuales activas en el semestre anterior)] x 100.
5 % Semestral Director del Centro de
Educación Virtual
Crecimiento de la población estudiantil matriculada en las aulas virtuales.
Conocer el crecimiento de la población estudiantil en la modalidad virtual por semestre.
[(Número de estudiantes matriculados en modalidad virtual en el semestre actual - Número de estudiantes matriculados en modalidad virtual en el semestre anterior) / (Número de estudiantes matriculados en modalidad virtual en el semestre anterior)] x 100.
20 % Semestral Director del Centro de
NOMBRE OBJETIVO FÓRMULA META FRECUENCIA RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO Oportunidad en tiempo de respuesta a las solicitudes de los clientes.
Medir el cumplimiento del tiempo de respuesta a las diversas solicitudes.
[(Número de solicitudes cumplidas en el semestre/ Número de solicitudes totales en el semestre)] x 100 Donde los tipos de solicitudes son:
A. Crear, reiniciar, copiar y borrar un aula virtual (tiempo de respuesta establecido: 1 día hábil) B. Diseño de medios digitales y audiovisuales
(Banner básico: 1 día hábil, Banner especializado: 3 días hábiles, pieza grafica para campañas corporativas: 8 días hábiles, otros: dependiendo de la complejidad)
C. Crear y reestablecer usuarios en la plataforma ((tiempo de respuesta establecido: 1 día hábil)
A: 100% B: 100% C: 100%
Semestral Director del Centro de
Educación Virtual
Número de solicitudes.
Conocer el volumen de las solicitudes de cada tipo de procedimiento que recibe el CEV.
Número de solicitudes de cada uno de los procedimientos, donde los tipos de solicitudes son: A. Crear, reiniciar, copiar y borrar un aula virtual B. Diseño de medios digitales y audiovisuales
C. Crear y reestablecer usuarios en la plataforma
A: 60 B: 150 C: 500
Semestral Director del Centro de
Educación Virtual
Libros investigativos publicados.
Impulsar y divulgar la producción
investigativa de la Universidad. Número de libros investigativos publicados al año. 8 Anual Director Editorial
Libros académico-pedagógicos publicados.
Apoyar e impulsar la producción académica de los docentes de la USB.
Número de libros académico-pedagógicos publicados
al año. 8 Anual Director Editorial
Libros institucionales publicados.
Apoyar e impulsar la producción académica periódica de los docentes y estudiantes de la USB y de la orden franciscana.
NOMBRE OBJETIVO FÓRMULA META FRECUENCIA RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO Libros literarios y
artísticos publicados.
Apoyar e impulsar la producción literaria de docentes, estudiantes de la USB y escritores externos a la institución.
Número de libros literarios y artísticos publicados al
año. 2 Anual Director Editorial
Servicio para material publicitario.
Atender todas las solicitudes de material publicitario que las unidades académicas y administrativas demandan.
(Número de solicitudes de material publicitario recibidas/Número de solicitudes de material publicitario elaboradas) x 100.
100 % Semestral Director Editorial
CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha Descripción del cambio Responsable
1.0 14 /MAR/ 2011 Versión Inicial Vicerrector Académico
1.1 23/ENE/2018
Se modificaron el alcance y el objetivo. Se estructuraron las actividades bajo la metodología PHVA (Planear, hacer, verificar, actuar) y se actualizaron los indicadores de seguimiento como parte de la actualización de la información documentada bajo la norma NTC ISO 9001 2015. Se retiran las actividades de Registro Académico, debido a que se traslada a otro proceso. Se agrega la identificación de las actividades de Laboratorio y Editorial.
Vicerrector Académico
1.2 16/ABR/2018
Se añadieron los indicadores libros institucionales publicados, y libros literarios y artísticos publicados, pertenecientes al proceso Gestión Editorial.
De igual forma se modificó el indicador oportunidad en tiempo de respuesta a las solicitudes de los clientes diferenciando el tipo de solicitudes y se agregó el indicador del número de solicitudes para el proceso de Centro de Educación Virtual.
Vicerrector Académico
Aprobó: Fray Ernesto Londoño Orozco, OFM Cargo: Rector
Fecha: 16/ABR/2018 Firma:
Revisó: Juan Carlos Flórez Buriticá Cargo: Vicerrector Académico Fecha: 16/ABR/2018 Firma:
