CÓDIGO: TRD: GD 264 43 01 VERSIÓN: 02 RL 265 CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES
SUB SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES S
SERIE
RL 265 01 00 ACTAS 2 20 X
RL 265 01 01 ACTAS TRIMESTRALES DE ENTREGA DE COPIAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÒN *Acta Trimestral de entrega de copias de seguridad de la información RL 265 01 03 ACTAS DE BAJA DE ACTIVOS Y DEVOLUTIVOS
*Acta de baja de activos y devolutivos RL 265 01 08 ACTAS DE COMITÉ DE COMPRAS
*Citación
*Control y registro de asistencia RL 265 01 27 ACTAS DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS
*Acta de Inventario de Activos Fijos
RL 265 01 33 ACTAS DE REUNIONES GENERALES DE LA DEPENDENCIA *Citación
*Control y registro de asistencia
E.S.E HOSPITAL LOCAL "PEDRO SÁENZ DÍAZ"
ÀREA DE RECURSOS FÌSICOS Y LOGÍSTICA OFICINA PRODUCTORA
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL ARCHIVO
CENTRAL
PROCEDIMIENTO D
PROGRAMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN GESTIÓN DOCUMENTAL
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
CÓDIGO ALFANUMÉRICO
C.T E
DEPENDENCIA
Las actas son conservadas totalmente. Una vez culminado el ciclo vital del documento se dispondrá del mejor medio de conservación con que cuente la entidad, para que se conforme así el patrimonio histórico de la
entidad.
CÓDIGO: TRD: GD 264 43 01 VERSIÓN: 02 RL 265 CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES
SUB SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES S
SERIE
E.S.E HOSPITAL LOCAL "PEDRO SÁENZ DÍAZ"
ÀREA DE RECURSOS FÌSICOS Y LOGÍSTICA OFICINA PRODUCTORA
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL ARCHIVO
CENTRAL
PROCEDIMIENTO D
PROGRAMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN GESTIÓN DOCUMENTAL
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
CÓDIGO ALFANUMÉRICO
C.T E
DEPENDENCIA
Las actas son conservadas totalmente. Una vez culminado el ciclo vital del documento se dispondrá del mejor medio de conservación con que cuente la entidad, para que se conforme así el patrimonio histórico de la
entidad.
SERIE ARCHIVO GESTIÓN
RL 265 09 00 COMUNICACIONES OFICIALES 2 5 X
RL 265 09 01 COMUNICACIONES EXTERNAS ENVIADAS *Oficio No.
RL 265 09 02 COMUNICACIONES INTERNAS ENVIADAS *Oficio No.
RL 265 09 03 CIRCULARES *Circular No.
*Control y Registro informado RL 265 09 05 NOTA INTERNA
*Nota Intena No.
RL 265 19 00 HOJAS DE VIDA 1 5 X
RL 265 19 01 HOJAS DE VIDA DE EQUIPOS DE CÓMPUTO *Hojas de vida de equipos de cómputo RL 265 19 02 HOJAS DE VIDA DE EQUIPOS BIOMÉDICOS
*Hojas de vida de equipos biomédicos RL 265 19 05 HOJAS DE VIDA VEHÌCULOS
*Hojas de vida vehìculos
*Control de mantenimiento de vehículos
Una vez finalizado el tiempo de Retención en el Archivo Central, se transfiere al Archivo Histórico
la serie se conserva el tiempo estipulado en el AC y se escanea para eliminarla
CÓDIGO: TRD: GD 264 43 01 VERSIÓN: 02 RL 265 CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES
SUB SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES S
SERIE
E.S.E HOSPITAL LOCAL "PEDRO SÁENZ DÍAZ"
ÀREA DE RECURSOS FÌSICOS Y LOGÍSTICA OFICINA PRODUCTORA
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL ARCHIVO
CENTRAL
PROCEDIMIENTO D
PROGRAMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN GESTIÓN DOCUMENTAL
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
CÓDIGO ALFANUMÉRICO
C.T E
DEPENDENCIA
Las actas son conservadas totalmente. Una vez culminado el ciclo vital del documento se dispondrá del mejor medio de conservación con que cuente la entidad, para que se conforme así el patrimonio histórico de la
entidad.
SERIE ARCHIVO GESTIÓN
RL 265 21 00 INFORMES 2 5 X
RL 265 21 70 INFORMES DE GESTIÓN DE LA DEPENDENCIA *Informe de gestión de la dependencia RL 265 21 74 INFORME DE MOVIMIENTOS DE ALMACEN
*Entradas a almacen *Traslados a dependencias
*Balance mensual (Resumen por rubros) *saldos por rubros
RL 265 21 87 INFORMES DE SALIDAS DEL ALMACÉN *Informe de salidas del almacén
RL 265 21 93 INFORMES DE VISITA OCULAR BIENES MUEBLES *Informe de visita ocular bienes muebles
RL 265 22 00 INSTRUMENTOS DE CONTROL 1 5 X
RL 265 22 01 CONTROL DE SOLICITUDES DE PEDIDOS AL PROVEEDOR *Control de solicitud de pedidos al proveedor
RL 265 22 03 CONTROLES DE ASEO Y DESINFECCIÓN DE ÁREA *Planilla de control de aseo y desinfección del área RL 265 22 04 CONTROL DE CONSUMO MENSUAL POR DEPENDENCIAS
*Planilla de control de consumo mensual por dependencias RL 265 22 07 CONTROLES DE DEVOLUCIÓN EXTERNA DE PEDIDOS
*Planilla de contol de devolucion externa de pedidos. RL 265 22 08 CONTROLES DE DEVOLUCIÓN INTERNA DE PEDIDOS
*Planilla de control dedevoluciones internas de pedidos
Los informes serán conservados en el archivo de la entidad, y una vez vencido su plazo se seleccionará una
muestra para conformar el patrimonio documental.
Culminado su tiempo de retención, se digitaliza la serie y se elimina el soporte de papel
CÓDIGO: TRD: GD 264 43 01 VERSIÓN: 02 RL 265 CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES
SUB SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES S
SERIE
E.S.E HOSPITAL LOCAL "PEDRO SÁENZ DÍAZ"
ÀREA DE RECURSOS FÌSICOS Y LOGÍSTICA OFICINA PRODUCTORA
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL ARCHIVO
CENTRAL
PROCEDIMIENTO D
PROGRAMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN GESTIÓN DOCUMENTAL
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
CÓDIGO ALFANUMÉRICO
C.T E
DEPENDENCIA
Las actas son conservadas totalmente. Una vez culminado el ciclo vital del documento se dispondrá del mejor medio de conservación con que cuente la entidad, para que se conforme así el patrimonio histórico de la
entidad.
SERIE ARCHIVO GESTIÓN
RL 265 22 10 CONTROLES DE INSCRIPCIÓN DE PROVEEDORES *Planilla de control de inscripción de proveedores RL 265 22 13 CONTROLES DE INVENTARIOS
*Planilla de conrtrol de invenarios RL 265 22 15 CONTROLES DE PLAGAS Y VECTORES
*Planilla de control de plagas y vectores RL 265 22 16 CONTROLES DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
*Planilla de control de Préstamo de Documentos
RL 265 22 31 CONTROLES Y REGISTROS DE COMUNICACIONES EXTERNAS ENVIADAS *Planilla de control y registro de comunicaciones externas enviadas RL 265 22 32 CONTROLES Y REGISTROS DE COMUNICACIONES EXTERNAS RECIBIDAS
*Planilla de control y registro de comunicaciones externas recibidas RL 265 22 33 CONTROLES Y REGISTROS DE COMUNICACIONES INTERNAS ENVIADAS
*Planilla de control y registro de comunicaciones internas enviadas RL 265 22 34 CONTROLES Y REGISTROS DE COMUNICACIONES INTERNAS RECIBIDAS
*Planilla de control y registro de comunicaciones internas recibidas RL 265 22 42 CONTROLES PRÈSTAMOS DE ELEMENTOS
*Planilla de control de préstamo de elementos RL 265 22 55 CONTROL DE MOVIMIENTOS DE INSUMOS
*Orden de entrada de almacén *Copia factura
*Traslados *Orden de pedido
*Resumen por rubros consolidado *Saldo de Almacén General
CÓDIGO: TRD: GD 264 43 01 VERSIÓN: 02 RL 265 CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES
SUB SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES S
SERIE
E.S.E HOSPITAL LOCAL "PEDRO SÁENZ DÍAZ"
ÀREA DE RECURSOS FÌSICOS Y LOGÍSTICA OFICINA PRODUCTORA
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL ARCHIVO
CENTRAL
PROCEDIMIENTO D
PROGRAMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN GESTIÓN DOCUMENTAL
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
CÓDIGO ALFANUMÉRICO
C.T E
DEPENDENCIA
Las actas son conservadas totalmente. Una vez culminado el ciclo vital del documento se dispondrá del mejor medio de conservación con que cuente la entidad, para que se conforme así el patrimonio histórico de la
entidad.
SERIE ARCHIVO GESTIÓN
RL 265 23 00 INVENTARIOS 1 5 X
RL 265 23 02 INVENTARIOS DE ACTIVOS FIJOS A CARGO DE LAS DEPENDENCIAS *Inventario activos fijos Junta Directiva
*Inventario activos fijos Gerencia *Inventario actvos fijos Control Interno *Inventario activos fijos Coordinación Científica *Inventario activos fijos Urgencias
*Inventario activos fijos Hospitalización *Inventario activos fijos Partos
*Inventario activos fijos Laboratorio Clínico *Inventario activos fijos Odontología *Inventario activos fijos Servicios Ambulatorios *Inventario activos fijos Información y Atención al Cliente *Inventario activos fijos Estadística
*Inventario activos fijos Subgerencia administrativa *Inventario activos fijos Recursos Financieros *Inventario activos fijos Recursos Humanos
*Inventario activos fijos Servicios generales y mantenimiento *Inventario activos fijos Gestión Documental y Archivo *Inventario activos fijos Recursos Físicos
RL 265 23 03 INVENTARIOS DE AMBULANCIAS *Inventario de Ambulancia
RL 265 23 06 INVENTARIOS DE EQUIPOS MÉDICO-QUIRÚRGICOS *Inventario de equipos médico-quirúrgicos
Culminado su tiempo de retención, se escanea la serie y se elimina el soporte de papel.
CÓDIGO: TRD: GD 264 43 01 VERSIÓN: 02 RL 265 CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES
SUB SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES S
SERIE
E.S.E HOSPITAL LOCAL "PEDRO SÁENZ DÍAZ"
ÀREA DE RECURSOS FÌSICOS Y LOGÍSTICA OFICINA PRODUCTORA
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL ARCHIVO
CENTRAL
PROCEDIMIENTO D
PROGRAMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN GESTIÓN DOCUMENTAL
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
CÓDIGO ALFANUMÉRICO
C.T E
DEPENDENCIA
Las actas son conservadas totalmente. Una vez culminado el ciclo vital del documento se dispondrá del mejor medio de conservación con que cuente la entidad, para que se conforme así el patrimonio histórico de la
entidad.
SERIE ARCHIVO GESTIÓN
RL 265 23 11 INVENTARIOS DEL ARCHIVO DE GESTIÓN *Inventario del archivo de gestión
RL 265 23 12 INVENTARIOS GENERALES DE BIENES MUEBLES *Inventarios generales de bienes muebles
RL 265 23 14 LISTADO DE INSUMOS Y MEDICAMENTOS AMBULANCIA *Listado de insumos y medicamentos ambulancia RL 265 23 15 INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
*Inventario de Transferencias Documentales
RL 265 26 00 MANUALES 2 5 X
RL 265 26 39 MANUAL DE GESTIÓN DE INSUMOS Y SUMINISTROS *Manual de Gestión de insumos y suministros
La serie documental se conserva en archivo central por cinco años y se elimina cuando adquiera la calidad de obsoleto. Se aconseja antes digitalizar como soportes de