Elaborado por:
Paula Andrea Raigoza Higuita. Consultor Operativo Internacional para la Gestión Productiva de Servicios de Salud.
Coordinado por:
Doctor Gerardo Alfaro Cantón. Asesor en Sistemas y Servicios de Salud. OPS Oficina de El Salvador.
Organización Panamericana de la Salud / Organización Mundial de la Salud OPS/OMS - PAHO/WHO
El Salvador, Marzo de 2012.
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© Organización Panamericana de la Salud, 2011
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COSTOS Y SISTEMAS DE ANÁLISIS DE COSTOS EN SERVICIOS DE SALUD MINISTERIO DE SALUD DE EL SALVADOR
OPS/OMS MARZO DE 2011
OBJETIVOS GENERALES:
Apoyar al Ministerio de salud en el establecimiento de su estructura de costos y en la construcción de los formatos de captura de la información.
Realizar una prueba piloto de costos a las UCSF (Unidades Comunitarias de Salud Familiar) con la información existente y detallar un plan de mejoramiento de la información, en el que se proponga una estructura de costos de los UCSF (Unidades Comunitarias de Salud Familiar) y los formatos de recolección de información que van a alimentar el sistema.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
Proponer una estructura de costos inicial de los UCSF (Unidades Comunitarias de Salud Familiar), con el fin de revisar el estado y las fuentes de la información.
Realizar un ejercicio de resultados del costo de los UCSF (Unidades Comunitarias de Salud Familiar), con la información existente.
Sugerir y establecer mecanismos para el mejoramiento de la información.
Revisar los formatos de recolección de información (tabuladores) existentes y sugerir algunos formatos para el mejoramiento de la información.
Presentar los resultados de la información consolidada del ejercicio de costos de los UCSF (Unidades Comunitarias de Salud Familiar) escogidos por el personal del Ministerio de Salud. Crear conciencia de la importancia de la calidad en los datos, la veracidad de la información, la puntualidad en los informes y la socialización con el personal de los resultados de las implementaciones o estudios de cada uno de los proyectos de sistemas de información que se desarrollan en el Ministerio de Salud.
Se presenta el plan de trabajo aprobado a desarrollar:
PLAN DE TRABAJO - SAN SALVADOR, EL SALVADOR - MARZO 20 – 30 DE 2012
FECHA ACTIVIDAD HORA ASISTENTES LUGAR
Martes 20 de marzo
Reunión de inicio con el personal encargado de
costos en el Hospital 8:00 am – 9:00 am Personal del Hospital
HOSPITAL NACIONAL DE NIÑOS BENJAMIN
BLOOM Introducción a los costos y a la MGPSS
9:00 am – 10:00 am Receso de ½ hora 10:30 am - 12:00 m
Personal del Hospital Presentación de la parametrización de cada uno de
los estándares con los que se parametriza la información en los administradores PERC.
Presentación de las herramientas PERC y Costos de la MGPSS.
1:00 pm – 3:00 pm Personal del Hospital
Miércoles 21 de marzo
Reunión de la comisión de indicadores 8:00 am – 4:00 pm
Consultores OPS OPS
Reunión Dr. Julio Robles Ticas, en la que se confirma
la programación a desarrollar con los hospitales. 4:00 pm – 4:30 pm Jueves 22 de
marzo
Revisión de la estructura de costos del Hospital.
8:00 am – 3:30 pm Personal del Hospital
HOSPITAL NACIONAL DE NIÑOS BENJAMIN
BLOOM Revisión de los formatos de captura de la
información de insumos y mano de obra. Se realizan recomendaciones y algunos ajustes.
Viernes 23 de marzo
Reunión con el personal de sistemas de información en la que se presenta por parte del Ministerio de Salud el Sistema de Información Gerencial.
8:00 – 10: 00 am Personal del Ministerio de Salud
MINISTERIO DE SALUD Presentación por parte del personal del Ministerio
de Salud de los sistemas de información SIMMOW, SEPS, SUMEVE y SIFF.
10:00 – 12:30 pm Personal del Ministerio de Salud Revisión de formatos estadísticos para la captura
dela información. Se realizan recomendaciones para algunos formatos.
1:00 – 3:00 pm Personal del Ministerio de Salud Reunión con la Dirección del primer nivel de 3:30 pm – 6:30 pm Personal del
atención del Ministerio de Salud. Ministerio de Salud Lunes 26 Capacitación teórica: “Costos y Sistemas de Análisis
de costos en Servicios de Salud” 8:00 am – 3:30 pm
Personal Hospitales Personal Ministerio de Salud
OPS
Martes 27 Taller práctico: Ejercicio de costos 8:00 am – 3:30 pm
Personal Hospitales Personal Ministerio de Salud MINISTERIO DE SALUD Miércoles 28
Reunión con el Dr. Matías Villatoro con el fin de establecer la información necesaria para el ejercicio de costos del primer nivel de atención.
8:00 am – 10:30 am Personal Ministerio de Salud
MINISTERIO DE SALUD Reunión con el Dr. Julio Armero en la que se revisan
los tabuladores del Ministerio de Salud y se presentan los formatos para la recolección de información necesaria para alimentar un sistema de costos.
11:00 am – 12:30 pm Personal Ministerio de Salud
MINISTERIO DE SALUD Reunión con el Dr. David Saúl Rodríguez y el
personal asignado desde la Dirección de
Epidemiología, en la que se presenta por parte del personal OPS los formatos para la captura de información sugeridos para alimentar un sistema de información de costos, se señalan algunas
recomendaciones y se modifican algunos formatos.
1:30 pm – 4:30 pm Personal Ministerio de Salud
MINISTERIO DE SALUD
Jueves 29
Reunión con el Dr. Matías Villatoro y el personal encargado de entregar la información solicitada, en la que se revisa dicha información, se resuelven dudas y se definen los parámetros para el costeo.
11:00 am – 2:00 pm Personal Ministerio de Salud
MINISTERIO DE SALUD Ejercicio de consolidación de la información para
costos del Ministerio de Salud. 2:30 pm – 5:00 pm Consultor OPS OPS Viernes 30
Ejercicio de consolidación y análisis de la
información para costos del Ministerio de Salud. 8:00 am – 12:00 m Consultores OPS OPS Presentación de resultados de la información de
costos del Ministerio de Salud. 2:30 pm – 4:30 pm
Personal Ministerio de Salud
MINISTERIO DE SALUD
DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES:
1. Se realiza reunión en la Organización Panamericana de la Salud con la Doctora Nadia Rodríguez en la que se discuten y analizan los indicadores de los estándares de calidad en las Regiones y se proporcionan algunas sugerencias de mejoramiento a la estructura de dichos indicadores.
Se realiza reunión con el Doctor Julio Robles Ticas, en la que se plantea y se confirma la programación a desarrollar con los hospitales y se establece que desde la Dirección de Hospitales se extenderán las invitaciones al personal incluido en las diferentes actividades y capacitaciones.
2. Se asiste a reunión con el personal de diferentes áreas en el Ministerio de Salud en la que se presentan los resultados obtenidos con los hospitales hasta el año 2009 en el manejo del WINSIG - Sistema de Información Gerencial.
Se presenta además por parte del personal de desarrollo de sistemas de información en cabeza del Director del Departamento de Epidemiología, Doctor Julio Armero, algunos de los desarrollos generados desde éste departamento como los son SIMMOW, SEPS, SUMEVE y SIFF, en donde se destaca el avanzado desarrollo y la información estadística en tiempo real que se genera desde cada uno de los Hospitales del país.
Se revisan los formatos estadísticos o tabuladores para la captura de la información existentes en las instituciones:
Fichas de ingreso y egreso.
Formato de totales de información por servicios.
Formato de despacho diario de fórmulas por servicio, desde los servicios farmacéuticos a pacientes y dispensarios del hospital.
Formato de laboratorio.
Formatos para el servicio de lavandería, entrega de ropa quirúrgica, sábanas, prendas, y fundas.
Formato de mantenimientos preventivos, correctivos, de infraestructura, electrónico, biomédico y mecánico.
Formato de transporte catalogado en kilómetros. Formato de raciones en el servicio de alimentación. Formato de esterilización por paquetes.
Formato del banco de sangre.
Registro de capacitaciones en docencia “hospital escuela” por especialidad Registro de impresiones de la fotocopiadora.
Formato del almacén; hay un almacén por cada tipo de insumo; requisiciones (ordenes) y número de productos entregados o despachados desde el almacén hacia los servicios en papelería y útiles de oficia, elementos de aseo, material medico quirúrgico, medicamentos, laboratorio y material de mantenimiento.
Con respecto a los formatos del laboratorio clínico, sugiero que se especifique lo que se digita en el centro de costos “otro”, ya que para efectos de la información, esta categorización es ambigua y se presta para asignar costos a centros de producción que no les pertenece. Se realizan recomendaciones y sugerencias para algunos formatos.
Los formatos en general están bien elaborados, tienen la información suficiente para implementar un sistema de costos en salud y están socializados con el personal de la institución, cada centro de producción conoce su formato, lo entrega a tiempo y lo sabe diligenciar. Se hace necesario puntualizar que solo se visualizaron los formatos de recolección de información del Hospital Bloom, que es un establecimiento especializado y que ha trabajado en costos por más de 15 años y por lo tanto es la explicación al avance y exactitud en los formatos; en la unidad técnica de estadística e información donde se revisaron los formatos, no se cuenta con material disponible de hospitales de 1 y 2 nivel, por lo tanto no fue posible revisar la información con la que se cuenta y su posible modificación o mejoramiento.
Se asiste a reunión con la Dirección del primer nivel de atención del Ministerio de Salud en cabeza de la Doctora Maria Argelia Dubon Abrego y con la participación del Doctor Matías Villatoro y la Doctora Nadia Rodríguez en la que se establecen los requerimientos del costeo de las actividades del primer nivel de atención y elaboración del análisis de información, además el costo del laboratorio clínico y los costos compartidos en la red de atención la meta es apoyar la construcción de la estructura de costos y la forma en la que se va a costear el primer nivel, se establecen entonces compromisos por parte de ambos equipos de trabajo y dicho esto el personal del Ministerio de Salud debe recolectar y facilitar toda la información existente y que se requiere costear del primer nivel de atención, también la que se tiene construida para los Ecos Familiares y los SIBASI.
3. Se asiste a reunión con el Doctor Matías Villatoro en el Ministerio de Salud, con el fin de plantear la manera de costear el primer nivel de atención y de sugerir una prueba piloto para iniciar el proceso, además de establecer la información necesaria para el ejercicio de costos del primer nivel de atención y los productos a costear, para efectos de la disponibilidad y el estado de la información se decide realizar el ejercicio de costos con algunas UCSF de la Región Paracentral y costearlos de manera global tales como; ECO San Francisco del Monte, ECO Santa Lucía, ECO Victoria, ECOE Ilobasco y SIBASI Cabañas, por lo tanto se convoca a las
personas responsables de los informes de la mano de obra, insumos, gastos generales y estadística de los establecimientos requeridos, se les manifiesta el ejercicio que pretendemos realizar y la manera en la que se debe entregar la información, quedando con el compromiso de recolectar la información y entregarla al siguiente día en la mañana. Se estableció presentar la información del año 2011 y extraer el promedio mensual para realizar el ejercicio.
Se asiste a reunión con el Doctor Julio Armero en la que se revisan los tabuladores existentes en el Ministerio de Salud y se proponen algunas modificaciones para el mejoramiento de la información con respecto a la producción que debe ser generada desde el centro de producción de Imagenología y se sugiere que la información de producción que es la generada desde los desarrollos del Ministerio sea tan específica y categórica en la medida que se van construyendo las estructuras de costo en los diferentes establecimientos del país, en ese mismo sentido se debe tener la posibilidad de expandir los niveles de desglose de la información de tal forma que mientras las necesidades de información y los avances vayan requiriendo pasar de los costos por producción a los costos por producto se pueda obtener un insumo básico para alimentar los sistemas de costos con los que se trabaje, una vez planteado esto se presentan los formatos o matrices para la recolección de información establecidos por el equipo de trabajo de la OPS y se explica su debido uso, diligenciamiento y aplicabilidad dentro de las Instituciones.
Se presentan en reunión con el Dr. David Saúl Rodríguez, Director de Vigilancia Sanitaria y el personal asignado desde la Dirección de Epidemiología y desde la Dirección de Vigilancia Sanitaria, los formatos para la captura de información sugeridos para alimentar un sistema de información de costos, estos son:
Formato traslados de la ambulancia Formato diligencias en moto
Formato diligencias transporte administrativo
Formato kilos de ropa pesada en el servicio de Lavandería
Formato de paquetes esterilizados en el servicio de Esterilización
Formato ración paciente y ración funcionario del servicio de Alimentación Formato mantenimiento biomédico
Formato mantenimiento de infraestructura Formato de reporte de fotocopias
Formato de horas laboradas
Formato recetas despachadas desde el servicio farmacéutico
Formato valor consumo por insumos y materiales despachados desde el almacén Formato reporte de pruebas del laboratorio
Formato reporte de placas de Rayos X
Formato reporte de egresos en Hospitalización Formato registro diario de cirugía
El formato de registro diario de cirugía fue construido a petición del personal presente en la reunión, todos los formatos fueron discutidos en la reunión, se explicó su uso, aplicabilidad y la periodicidad con la que deben entregarse, además de la importancia de asignar un responsable que revise su adecuado diligenciamiento y entrega oportuna al personal encargado de los costos en los Hospitales y se plantearon y realizaron modificaciones para efectos del lenguaje del país. Se envían los formatos por correo electrónico al Director de Vigilancia Sanitaria y al Director de Epidemiología.
4. Reunión con el Doctor Matías Villatoro y el personal encargado de entregar la información solicitada, en la que se revisa dicha información, se resuelven dudas, se definen los parámetros para el costeo y la fecha y hora en la que nos reuniremos para socializar el ejercicio de asignación, consolidación y resultados de la información de costos para las UCSF y se procede posteriormente a costear la información recibida.
5. Se reúne al personal participante en el ejercicio de prueba de costos de los UCSF en cabeza del Doctor Matías Villatoro con el fin de presentarles los resultados y el análisis de la información.
Con respecto a la revisión de la información solicitada se presentan los siguientes hallazgos:
MANO DE OBRA:
La mano de obra está muy bien elaborada desde el punto de vista de los costos, el informe del año 2011 describe cada una de las plazas según el nombramiento para cada UCSF básica, intermedia o especializada y SIBASI, ubica a cada funcionario en el establecimiento correspondiente, con sus asignaciones de salario básico, aumento por escalafón o antigüedad, seguridad social, fondo de pensiones, aguinaldo y horas asignadas dentro de la UCSF. Para efectos del análisis de costos, ésta información permite el costeo de la mano de obra en su totalidad, por centros de producción, por tipo de recurso humano y por UCSF y distribuciones en horas de los funcionarios asignados a cada UCSF lo que permite un estudio de rendimientos vs producción en la microred municipal o intermunicipal. En el caso de la asignación de costos de la mano de obra del
laboratorio a las diferentes UCSF, se debe implementar un formato que permita la identificación de las horas dedicadas a la realización de éstos exámenes remitidos desde cada una de las UCSF, igual sería el caso para el personal de apoyo logístico que realiza diligencias, mantenimientos o aseo y que se desplaza desde una UCSF a otra.
INSUMOS Y MATERIALES:
Para el caso de los insumos y materiales, se presenta un informe completo del año 2011 de los consumos reales de los materiales del laboratorio clínico, odontología, medicamentos y material médico quirúrgico por cada UCSF. El informe de los materiales de oficina y papelería, materiales de limpieza, material preimpreso y telas y uniformes se entregó del primer semestre de 2011, de manera que el costo de estos materiales no se promedió anualmente como el resto de los insumos y gastos generales, la información entregada tiene diferenciados los consumos por cada UCSF de cada uno de los insumos y materiales, lo que permite asignar el costo correctamente.
GASTOS GENERALES PRESUPUESTARIOS:
Los gastos generales se costearon con la asignación presupuestaria del año 2011 por cada una de las líneas de trabajo, lo cual es muy bueno ya que permite obtener datos reales en cuanto al consumo, sin embargo; este informe no está construido para cada una de las UCSF ya que es la ejecución presupuestal mensual de la región paracentral del año 2011, por lo tanto no fue posible establecer gastos generales por cada una de las UCSF, y se trabajó bajo el supuesto de promediar el total de los rubros sobre una base de asignación del número de funcionarios asignados en cada UCSF, lo cual no es lo ideal ya que el costo varía enormemente y se puede incurrir en asignar costos a las UCSF que no les pertenecen por lo tanto se pueden sobre costear y para el caso de la toma de decisiones no es lo más indicado ya que la información asignada no es real, se propone entonces para efectos de la información para costos, llevar el control de los gastos por cada una de las UCSF, esto permite no solo el control del gasto, sino la organización en la asignación de los recursos y la posibilidad de presupuestar con base en los consumos y gastos generados desde cada UCSF.
INFORMACIÓN DE PRODUCCIÓN:
El sistema estadístico desarrollado por el departamento de Epidemiología del Ministerio de Salud, tiene a través de sus tabuladores la información de producción de los servicios disponible en tiempo real, asignada a cada servicio no solo de apoyo sino final en cada uno de los Hospitales del país, en el caso de implementar un sistema de costos, se cuenta con la información necesaria para alimentarlo.
Dada la información obtenida, no fue posible costear cada una de las UCSF con sus respectivos centros de producción, se procedió entonces a costear las unidades en general y los resultados obtenidos del ejercicio de costos fueron los siguientes:
CENTRO DE PRODUCCIÓN MANO
DE OBRA INSUMOS
GASTOS
GENERALES TOTAL
% POR CENTRO DE PRODUCCIÓN
ECO SAN FRANCISCO DEL
MONTE 5.487 9.571 13.363 28.422 7,5%
ECO SANTA LUCÍA 7.733 8.307 19.980 36.021 9,5%
ECO VICTORIA 16.464 11.058 31.670 59.192 15,5%
ECOE ILOBASCO 49.068 6.200 109.927 165.194 43,4%
SIBASI CABAÑAS 38.698 53.191 91.889 24,1%
TOTAL COSTO 117.450 35.137 228.132 380.718
% POR CONCEPTO DEL COSTO 30,8% 9,2% 59,9%
31%
9% 60%
PESO PORCENTUAL POR CONCEPTO DEL COSTO AÑO 2011
MANO DE OBRA INSUMOS GASTOS GENERALES
7.5% 9.5% 15.5% 43.4% 24.1% 0.0% 10.0% 20.0% 30.0% 40.0% 50.0%
ECO SAN FRANCISCO DEL MONTE
ECO SANTA LUCÍA ECO VICTORIA ECOE ILOBASCO SIBASI CABAÑAS
PESO PORCENTUAL DEL COSTO PROMEDIO MENSUAL AÑO 2011
El análisis de la información se limitó al total del costo por cada UCSF y al peso porcentual por cada uno de los conceptos del costo asignado a cada una de las unidades, por lo tanto la primera gráfica nos muestra que los costos están conformados en un 31% por la mano de obra, 60% en gastos generales y 9% en insumos del promedio mensual del año 2011. Esta distribución porcentual no es adecuada para una institución de servicios ya que el porcentaje en promedio debe oscilar para la mano de obra en un 60%, para los gastos generales en un 20 – 25 % y para los insumos entre un 15 – 20%, la segunda gráfica muestra el peso porcentual con respecto al costo por cada una de las unidades costeadas.
Me permito realizar las siguientes sugerencias para el mejoramiento de la información y su posterior análisis para la toma de decisiones:
Es importante tener claro lo que se quiere costear y confrontarlo con el nivel de segregación de la información con la cual se cuenta.
Modificar la estructura de captura de información, en una estructura básica de atención primaria en salud.
Construir formatos de recolección de información con el fin de estandarizar la información en las diferentes UCSF, con el nivel de desglose que se requiere para construir la información, en la cual se identifica el recurso humano, los insumos, los gastos generales y la producción por cada servicio.
Se debe encontrar un factor de distribución que permita identificar cada uno de los gastos generales por cada centro de producción asignado a cada una de las UCSF. Lo que se pretende es obtener una dinámica del costo en el que se podrán evaluar factores tales como los insumos y los gastos generales y que se permitan hacer auditorías y control del gasto en las UCSF y obtener un factor de prorrateo específico para el SIBASI.
La siguiente es la estructura de costos sugerida para comenzar con el trabajo de la estandarización de la información y con la cual se puede construir la base de los costos del primer nivel de atención y se plantea en 3 escenarios de costeo:
ESCENARIO 1:
ESCENARIO 2:
ECOS FAMILIARES Y ESPECIALIZADOS URBANOS Y RURALES
MATERNO INFANTIL PLANIFIACIÓN FAMILIAR INMUNIZACIÓN NUTRICIÓN
RH Insumos RH Insumos RH Insumos RH Insumos
GASTOS GENERALES
UNIDADES COMUNITARIAS DE SALUD FAMILIAR
CASAS DE LA SALUD CENTROS RURALES DE NUTRICIÓN Y CASAS DE ESPERA MATERNA
RH Insumos RH Insumos RH Insumos
ESCENARIO 3:
INFORMACIÓN EXTRAÍDA DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LAS RIISS 2012, MINISTERIO DE SALUD DE EL SALVADOR
ANEXOS
Anexo 1: Formatos para la recolección de información Anexo 2: Ejercicio de costos en excel de las ECOS
FIN DEL INFORME
SIBASI
RECURSO HUMANO INSUMOS Y MATERIALES