Universidad de La Salle Universidad de La Salle
Ciencia Unisalle
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Administración de Empresas Facultad de Ciencias Administrativas y Contables 1-1-2015
Asesoría administrativa y contable a la Fundación Red de Vida
Asesoría administrativa y contable a la Fundación Red de Vida
Juan Sebastian Arrieta Rodríguez
Universidad de La Salle, Bogotá
Aida Milena Daza Sogamoso
Universidad de La Salle, Bogotá
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Citación recomendada Citación recomendada
Arrieta Rodríguez, J. S., & Daza Sogamoso, A. M. (2015). Asesoría administrativa y contable a la
Fundación Red de Vida. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/administracion_de_empresas/199 This Trabajo de grado - Pregrado is brought to you for free and open access by the Facultad de Ciencias
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I
ASESORÍA ADMINISTRATIVA Y CONTABLE A LA FUNDACIÓN RED DE VIDA
ELABORADO POR
JUAN SEBASTIAN ARRIETA RODRÍGUEZ 11092075
AIDA MILENA DAZA SOGAMOSO 17062459
PRESENTADO A
PROFESOR DIEGO ALEJANDRO PERALTA BORRAY
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
Contenido
INTRODUCCION ... 4
OBJETIVOS……….6
1. ANALISIS DE MACRO VARIABLES DE LA LOCALIDAD DE LA FUNDACION ... 7
1.1. Biofísicas del Territorio ... 7
1.2. Condiciones de la Localidad ... 8
1.2.1. Transporte ... 8
1.3. Socioeconómicas ... 9
1.3.1. Crecimiento histórico ... 9
1.4. Situación Actual año 2012 ... 9
1.5. Político - Institucionales ... 10 1.5.1. Seguridad ... 10 1.6. Simbólicos Culturales ... 12 2. ANALISIS DOFA ... 13 Fortalezas ... 13 Oportunidades ... 14 Debilidades ... 15 Amenazas ... 16 Estrategias seleccionadas ... 17 Estrategias recomendadas ... 17
2.1 PLAN DE TRABAJO Y CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ... 19
3. DESARRROLLO DE ESTRATEGIAS SELECCIONADAS ... 20
3.1. Estrategia I ... 20
3.1.1. Sustento teórico ... 20
3.1.2. Actividades desarrolladas para lograr el objetivo de la estrategia ... 22
3.1.3. Producto de las actividades desarrolladas ... 22
3.1.4. Limitaciones para el desarrollo de la estrategia ... 24
3.2.1. Actividades desarrolladas para lograr el objetivo de la estrategia ... 25
3.2.1.1. Manuales de Funciones para los practicantes universitarios ... 25
3.2.2. Identificación de Instituciones o Entidades Universitarias ... 33
3.2.3. Resultados:/productos obtenidos de la Estrategia ... 33
3.2.4. Dificultades/recomendaciones/logros de la estrategia ... 35
3.3. Estrategia III ... 36
3.3.1. Sustento teórico de la estrategia ... 36
1.1.1. Actividades desarrolladas para lograr el objetivo de la estrategia ... 36
1.1.1.1. Diseño del mapa de procesos ... 37
1.1.1.2. Diseño de instrumento a aplicar de acuerdo a la metodología estipulada en COSO ... 38
1.1.2. Aplicación del instrumento ... 39
1.1.3. Análisis de la información ... 39
1.1.4. Entrega de informe y resultados ... 42
... 44
1.1.5. Recomendaciones ... 44
4 INTRODUCCION
Este proyecto, se realizó con el fin de poder brindar una asesoría Administrativa y Contable a la Fundación Red de vida para el correcto manejo e inversión de sus recursos y así estructurar y aplicar distintas estrategias que le sirvan de herramienta para poder continuar con el desarrollo de su Objeto Social, y su auto sostenibilidad.
En la primera etapa de este trabajo se elaboró un análisis DOFA para la Fundación Red de Vida, con el fin de identificar sus Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas para determinar estrategias de intervención en los aspectos relevantes, y posibles soluciones a la escasez de recursos y en la generación de nuevas ideas que sean parte en la toma de decisiones de la Fundación Red de Vida1.
De acuerdo con el diagnóstico realizado a la fundación uno de sus problemas principales es la ausencia de recursos que poseen, lo cual no les permite desarrollar su objeto social de manera oportuna, eficaz y eficiente; por lo tanto, se enfrentan diariamente con distintas limitaciones para desarrollar sus actividades.
En consecuencia a la problemática principal, se realizó el análisis DOFA de la Fundación Red de Vida, el cual tiene como objetivo principal proporcionar resultados o establecer estrategias que contribuyan al crecimiento de la fundación, como resultado de este análisis se plantearon las siguientes estrategias identificadas para la Fundación Red de Vida, con el objetivo de desarrollarlas y apoyarlos en sus procesos y actividades:
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Entidad sin ánimo de lucro al servicio de la comunidad ubicada en la localidad de ciudad bolívar la cual está encaminada a lograr el desarrollo integral de la niñez.
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1. Encontrar practicantes con estudios técnicos, tecnólogos y profesionales para trabajar en los 4 programas que ofrece la fundación (deporte, música, danzas y sistemas).
2. Conseguir nuevas personas interesadas en el plan de apadrinamiento por medio de un estudio de mercado, para poder aumentar el número de beneficiados.
3. Capacitar a los colaboradores de la Fundación en el manejo de la Información Contable, y realizar la evaluación del Sistema de Control Interno de la Fundación, para validar su eficiencia y eficacia a nivel directivo y administrativo.
Por consiguiente las estrategias se desarrollaron en este trabajo con el objeto de vincular nuevas personas interesadas en el plan de apadrinamiento; Encontrar practicantes con estudios técnicos, tecnólogos y profesionales para trabajar en los cuatro programas que ofrece la fundación (deporte, música, danzas y sistemas); Capacitar a los colaboradores de la Fundación en el manejo de la información contable, y realizar la evaluación del Sistema de Control Interno de la Fundación, para validar su eficiencia y eficacia a nivel directivo y administrativo.
Conforme a las estrategias implementadas se establecieron para la Fundación Red Vida perfiles de apadrinamiento y una base de datos de potenciales padrinos que será de gran utilidad para lograr contar con el apoyo económico de terceros. Se logró establecer una base de datos de entidades universitarias que puedan suministrar practicantes y al mismo tiempo se inscribió la fundación ante el Sena para que capacite al personal que labora dentro de la organización. Finalmente se realizó la evaluación de control interno donde se realizaron recomendaciones y aspectos relevantes para mejorar la gestión de riesgos de la Fundación.
6 OBJETIVOS
Objetivos Generales
Identificar estrategias en la Fundación Red de Vida y poderlas desarrollar, mediante un análisis fundamentado en la matriz DOFA, para apoyar cada una de las actividades y procesos administrativos que realiza la Fundación con los niños a través de sus programas (deporte, danzas, educación en la fe, música, sistemas), posibilitando herramientas y elementos para una correcta administración de sus recursos.
Objetivos Específicos
Vincular nuevas personas interesadas en el plan de apadrinamiento, con el ánimo de beneficiar a más niños y niñas de la Fundación. La estrategia es vincular nuevos padrinos para poder aumentar los ingresos y soportar el número de niños o niñas beneficiarios de la fundación red de vida.
Construir un perfil de los padrinos potenciales para el apadrinamiento, a través de un sustento teórico y la realización de entrevista y encuestas estructuradas a padrinos actuales de otras fundaciones.
Elaborar una base de datos de posibles personas interesadas en apadrinar.
Establecer que entidades educativas en Bogotá, cuentan con profesionales de pregrado que deban realizar prácticas universitarias en las áreas o programas que tiene la fundación.
Construir Manual de Funciones y características del perfil del Entrenador Deportivo e Instructor de Manualidades, con base en el requerimiento de la Fundación.
Capacitar a los colaboradores de la Fundación Red de vida en el manejo de la información contable, y realizar la evaluación del sistema de control interno.
Reducir la exposición de la organización a riesgos controlables y mejorar el proceso de producción de información contable.
7 1. NALISIS DE MACRO VARIABLES DE LA LOCALIDAD DE LA
FUNDACION
La Fundación Red de Vida está ubicada en la Localidad de Ciudad Bolívar, el estudio del sector se realizó en dos entornos: Biofísicas del territorio, y Socioeconómicas, debido al análisis de estos factores logramos identificar elementos que contribuyan a mejorar el acompañamiento, asesoría y capacitación que se dará a la Fundación.
1.1.Biofísicas del Territorio
Actualmente la Fundación Red de Vida se encuentra ubicada en Bogotá, en la Transversal 18H No77 A 53 sur Barrio el Tesoro, cuenta con una sede única y actualmente tiene todos sus servicios públicos (luz, teléfono, gas, agua).
Otros factores son:
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Ciudad Bolívar es la localidad nº 19 del Distrito Capital de Bogotá, capital de Colombia. Se ubica en el suroccidente de la ciudad. La localidad de Ciudad Bolívar, está ubicada al suroccidente de Bogotá colindando Al norte con la localidad de bosa Al sur con las localidades de Usme y Sumapaz Al este con las localidades de Tunjuelito y Usme Al Oeste con el municipio de Soacha. (www.wikipedia.org, 2015).
1.2.Condiciones de la Localidad 1.2.1. Transporte
En la actualidad hay buenas vías principales de acceso a la localidad, donde ha mejorado notablemente el estilo de vida como por ejemplo, la autopista sur que sirve de acceso por el norte de la población y, otras dos avenidas importantes de la localidad, la Avenida Ciudad de Villavicencio que nace en el barrio Patio Bonito de la localidad de Kennedy y termina en el barrio Santa Lucia de la localidad de Tunjuelito, atraviesa de Noroccidente a Suroriente, las cuatro localidades del suroccidente de Bogotá,(Kennedy, Bosa, Ciudad Bolívar y Tunjuelito), diagonalmente a esta encontramos la Avenida Boyacá, que sirve como fuente principal a los barrios montañosos del sur, y la Avenida Jorge Gaitán Cortés, para los barrios montañosos del Oeste de la localidad; también cuenta con servicios de bus alimentador del sistema TransMilenio desde el Portal del Tunal que brinda transporte a pasajeros provenientes de algunos barrios de esta localidad de la Zona H con su servicio H25-E25. La Norte-Quito-Sur (línea G) también presta sus servicios a los barrios del norte de la localidad con las estaciones Madelena y Perdomo, la carretera que llega a los barrios más altos del occidente (Tres Reyes, Santo Domingo, Espino) se encuentra en pésimas condiciones, especialmente en temporadas de lluvia donde bajar y subir para los habitantes se convierte en un acto de valentía debido a que el agua que baja se lleva el terreno firme dejando como resultado una capa jabonosa, los habitantes corren el riesgo ya que es el único medio de transporte para estos barrios.
En cuanto al Sistema Integrado de Transporte de Bogotá (SITP), la localidad cuenta con varias rutas que operan, en la actualidad, hacia distintos puntos de la ciudad. (Ver anexo 1) Colegios (www.bogota.gov.co, 2006 - 2012) (Ver anexo 2)
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Hospitales (www.bogota.gov.co, 2006 - 2012) (Ver anexo 3)
1.3.Socioeconómicas
1.3.1. Crecimiento histórico
Con 418,609 personas, según el dato de población ajustada para 1993, la población de la localidad representa en 1993 aproximadamente el 7.69% dentro del total de habitantes que tiene el Distrito Capital, ocupando el quinto puesto dentro de las 19 localidades.
Los crecimientos intercensales son de 290.667 habitantes para el periodo 73 - 85 y de 92.491 para el periodo 85 - 93.
El comportamiento descrito anteriormente la sitúa como la número ocho en tasa de crecimiento hasta el 93, y en términos de proyecciones, la equipara a otras cuatro localidades con alto potencial de crecimiento.
1.4.Situación Actual año 2012
A pesar del crecimiento del desarrollo urbano, la localidad de Ciudad Bolívar aun es una de las más marginadas dado al abandono y corrupción de los gobiernos (locales y Distritales). La mala administración de los recursos, la falta de control y presencia de autoridades (Policía y Ejército) hacen de la Localidad una de las más peligrosas del distrito capital y también una de las más pobres, sumado a la ausencia de agua en algunos de sus barrios y de la pésima recolección de desperdicios por parte de las empresas de servicios públicos (ESP Aseo Capital) encargadas de limpiar la zona.
Contaminación y enfermedad es el panorama que se vive en las calles de la localidad, niños maltratados y cohibidos del derecho a la educación, sobrepoblación por falta de educación sexual temprana e información sobre planificación familiar, En Ciudad Bolívar el 22% de adolescentes ya son madres y el 3,5% están embarazadas según estadísticas presentadas por actual Alcalde Gustavo Petro 2012 – 2015.
Falta de control Animal provoca sobrepoblación de perros y gatos sin vacunar en las calles trasmitiendo enfermedades a la humanidad que habita la zona.
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El actual gobierno Distrital con su plan Bogotá Humana adelanta obras para reforestar algunas de las Zonas de alto riesgo y evitar que el terreno montañoso se siga moviendo; los niveles de desnutrición, contaminación, carencia de educación y respeto por los derechos humanos en especial los de los niños siguen elevados dado a la falta de aplicación de medidas correctivas y preventivas. (www.bogota.gov.co, 2006 - 2012).
La fundación Red de Vida busca niños que se encuentren en condiciones vulnerables de nuestra sociedad, brindándoles apoyo integral dentro de su entorno, a fin de contribuir en la formación de hombres y mujeres para su proyecto de vida, basados en la palabra de Dios.
Así mismo busca orientar a los niños a través de talleres lúdicos y a descubrir cualidades que ellos poseen para lograr su auto sostenibilidad en la edad adulta.
Según la fundación red de vida la mayoría de los niños beneficiarios proceden de familias desplazadas, recicladores, mujeres cabeza de familia que trabajan principalmente haciendo aseo en casas de familia o vendiendo productos en los buses.
1.5.Político - Institucionales 1.5.1. Seguridad
La zona urbana de Ciudad Bolívar es una de las partes de escaso recursos económicos donde predominan los barrios marginales. La localidad está declarada por la autoridades distritales como zona roja; ahora está dentro de planes turísticos que fue posible por el empuje de los jóvenes y muchos lugares históricos de esta localidad de la ciudad de Bogotá. La mayor parte del territorio es rural.
Este es uno de los sectores de la ciudad reconocidos por una gran cantidad de problemas sociales, como también se puede ver en otras localidades como Rafael Uribe, Usme, Kennedy, Bosa, San Cristóbal, etc. como se puede observar estos problemas se encuentran frecuentemente en el sur de Bogotá encabezados por la violencia, provocada mayormente por el pandillerismo y grupos violentos, posee el mayor índice de criminalidad de la ciudad de Bogotá.(www.wikipedia.org, 2015).
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Actualmente la Fundación Red de Vida tiene un Acuerdo de Sociedad con Compassion International Incorpored con el propósito de promover el desarrollo integral del niño para que pueda trabajar con máxima efectividad y entendimiento mutuo.
Este acuerdo tiene un periodo máximo de (3) años, fue firmado el 1 de enero de 2012; se realizara una revisión alterna de ambas partes, para determinar áreas de crecimiento y mejora, así como también reconocer logros y éxitos.
Proveer capacitación, facilitación y recursos (incluyendo recursos financieros y curriculares) para ayudar al socio en el alcance de los resultados esperados del niño (a).
Proveer oportunamente patrocinadores para los niños registrados en el proyecto objeto del Acuerdo de Sociedad.
Movilizar un liderazgo calificado, voluntarios y personal; proveer instalaciones adecuadas y contribuir financieramente para la implementación de programas de desarrollo del niño.
Proveer apoyo financiero mensual.
Compromiso a un alto nivel de mayordomía financiera a través de la demostración del uso apropiado de los fondos, responsabilidad financiera y ceñirse a los requerimientos de informes por parte de Compassion.
La Fundación Red de Vida enviara a favor de Compassion International, un certificado de ingresos (o documento pertinente) correspondiente al valor de los aportes por cada uno de los años de vigencia y/o fracción del Acuerdo de Sociedad, el cual deberá ser firmado por el Contador.
12 1.6. Simbólicos Culturales
Actualmente la Fundación Red de Vida cuenta con 250 niños en edades de 5 a 16 años, que asisten a la fundación en horario alterno a sus estudios formales, allí reciben talleres lúdicos en cuatro áreas:
a) Fundamentales cognitiva (refuerzo escolar, música, sistemas, belleza, danzas). b) Física (valoración médica, almuerzo, refrigerio, salud sexual, salud oral). c) Socioemocional (celebración de cumpleaños, valores, autoestima). d) Espiritual (valores cristianos).
De igual forma el Acuerdo enfatiza en los siguientes puntos:
Los fondos entregados por Compassion International Incorporated a la Fundación Red de Vida se utilizaran exclusivamente para atender a las necesidades básicas del niño/a en las áreas social, espiritual, cognitiva y física, conforme al propósito del acuerdo de sociedad.
Ofrecen capacitación para el uso anual del currículo para las personas que trabajan en el desarrollo de niño/a.
La fundación Red de Vida fue constituida el 12 de mayo de 2007 bajo la razón social de Fundación Red de Vida sigla RDV. Su objeto social es establecer el Restablecimiento integral moral, físico, socio – Emocional e intelectual de hombre y mujeres afectados por la delincuencia, violencia intrafamiliar, desnutrición, abandono, orfandad, abuso sexual, y desescolarización. Su órgano directivo compuesto por seis socios y su Represéntate Legal.
13 2. ANALISIS DOFA
De acuerdo con la información recopilada en la actualidad el problema principal de la fundación es la falta de recursos que tiene, lo cual no le permite desarrollar su objeto social de manera oportuna, eficaz y eficiente; por este motivo se han visto enfrentados a un sin número de obstáculos y limitaciones deteriorando las actividades diarias del personal que labora dentro de ella.
De esta manera hemos evidenciado la oportuna intervención y apoyo que necesita la fundación de diferentes organizaciones privadas, públicas o mixtas que deseen apoyar a la fundación con las actividades académicas y de alimentación que ofrecen a sus niños y jóvenes beneficiarios entre los 5 y 16 años.
El análisis DOFA realizado para la Fundación red de vida tiene como objetivo generar estrategias que contribuyan al crecimiento de la fundación. A continuación se presentan las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas identificadas para la Fundación Red de Vida.
Fortalezas
- Contar con una página web le permite a la Fundación red de vida darse a conocer mostrar la razón social y objeto social en la cual está encaminada.
- De acuerdo a las entrevistas realizadas se observó que la motivación y actitud para el trabajo en equipo por parte de los colaboradores permite un ambiente laboral ameno, mejor interacción con los beneficiarios y un mejor resultado de las actividades dentro de la fundación.
- Cuentan con un contrato de outsourcing para llevar la contabilidad el cual se actualiza de manera permanente, permitiendo tener la información clara, precisa y confiable en cuanto al presupuesto, ingresos y egresos.
- La Fundación cuanta con un Manual de control interno por exigencia de la ONG Compassion Internacional, lo anterior permite una fundación mas organizada, con una serie de normas y deberes a realizar dentro de esta.
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- El hecho de que la Fundación Red de Vida posea instalaciones propias permite a su dueño autonomía en la toma de decisiones y a continuar ampliando esta sede para el beneficio de los niños y jóvenes.
- Contar con el apoyo de la ONG Compassión Internacional genera confiabilidad parte de los miembros de la fundación y un apoyo en cuanto a las actividades diarias realizadas en la fundación.
- La fundación cuenta con los perfiles de cada cargo y un manual de funciones con el fin de diferenciar claramente los roles y tareas de cada uno dentro de la organización.
Oportunidades
- Actualmente la fundación se encuentra en construcción de nuevos salones, esto posibilita la vinculación de nuevos niños en un ambiente académico agradable.
- Las Organizaciones públicas y privadas brindan servicios complementarios a los que presta la fundación posibilitando la articulación de esfuerzos y la generación de alianzas estratégicas.
- Las actividades sociales, culturales y deportivas del sector, facilitan el vínculo con cada uno de los miembros de la fundación ya que permite un mayor acercamiento y socialización personal y grupal con cada uno de los miembros.
- Creación de un programa que agrupe cada una de las actividades, para que a través de esto se cree sentido de pertenencia.
- Se han vinculado personas en el plan de apadrinamiento, su potenciación podría ayudar a tener mayores recursos para la utilización en la ampliación de la sede actual, alimentos, personal, entre otros.
- Existen pasantes o practicantes que desean realizar voluntariado en la fundación, lo cual generaría nuevas actividades con los miembros beneficiados y reducción de costos de mano de obra y producción.
15 Debilidades
- La fundación presenta una alta rotación de personal debido a la inestabilidad laboral y a la baja remuneración de sus colaboradores.
- Se identificó que no hay una adecuada limpieza de la Fundación, por lo que se puede evidenciar como una situación preocupante debido al manejo de alimentos.
- El nivel de endeudamiento elevado se acarreó por la Construcción que actualmente está en proceso, para el mejoramiento de sus locaciones.
- No hay ningún tipo de ingreso adicional, que contribuya a la obtención de recursos económicos para la fundación.
- Actualmente la infraestructura de la Fundación no cuenta con la capacidad suficiente para reunir a sus niños (250), para trabajar en una jornada específica, por lo que se requiere trabajar en distintos horarios.
- La información Financiera que se solicitó con corte a 31 de octubre de 2014, se encuentra con varias inconsistencias en el Balance General y Estado de Resultados, por lo que se determinó como información de mala calidad. No se cuenta con información a diciembre de 2014.
- El presupuesto con el que actualmente trabaja la fundación es insuficiente para visualizar la planeación, el control y manejo de sus ingresos y egresos, y el logro de cada una de las actividades establecidas a desarrollar en el año.
16 Amenazas
- La Fundación Red de Vida, no cuenta con reconocimiento en su labor social en la localidad y a nivel nacional
- La Inseguridad presentada en el sector afecta a los miembros de la Fundación ya que los pueden influenciar a malos pasos y ausentarlos de asistir a la fundación
- La presencia por parte de fundaciones que atacan el mismo problema social, hace que los recursos y apoyo por parte de entidades públicas y privadas sea más competitivo y escaso.
- El retiro por parte de la entidad compasión en el 2017, generara la necesidad de buscar nuevas entidades que ayuden al apoyo en la fundación.
- La fundación tiene limitaciones para acceder a créditos bancarios ya que posee obligaciones financieras y no tiene capacidad de endeudamiento.
- La deserción por parte de los niños beneficiados de la fundación no permite realizar las actividades de manera adecuada y alcanzar metas esperadas por parte de los profesores.
- El retiro de miembros del personal de la fundación genera rotación de personal que no es bueno tanto para empresas públicas y privadas como para fundaciones.
- La preferencia de otras entidades públicas y privadas a otros tipos de fundaciones en otros países genera escases de recursos y poco apoyo para la fundación Red de Vida.
- El retiro voluntario de apadrinamiento hace que la fundación Red de Vida no pueda recibir niños posibles beneficiarios.
- La Fundación no cuenta con infraestructura y utensilios necesarios para la producción y almacenamiento de alimentos usados en sus programas lo que genera sanciones o multas por parte del ministerio de sanidad.
- La información financiera no está disponible para ser suministrada a personas y entidades interesadas en apoyar la labor social de la Fundación Red de Vida. (Ver anexo 4 matriz DOFA)
17 Estrategias seleccionadas
1. Retener y Vincular nuevas personas interesadas en el plan de apadrinamiento. Lo anterior hace necesario el conocimiento de los benefactores con el objetivo de aumentar el flujo de ingresos, para brindar servicios a los beneficiarios.
2. Encontrar practicantes con estudios técnicos, tecnólogos y profesionales para trabajar en los 4 programas que ofrece la fundación (deporte, música, danzas y sistemas), con el fin de garantizar un excelente proceso de aprendizaje en los niños y jóvenes, para que logren una mayor competitividad en el mercado laboral.
3. Realizar la evaluación del Sistema de Control Interno de la Fundación, para validar su eficiencia y eficacia a nivel directivo y administrativo.
Estrategias recomendadas
- Hacer uso de su página web para encontrar empresas o personas interesadas en la labor social de la fundación con el fin de incrementar e incentivar las donaciones, y su vez mejorar la calidad de vida de cada uno de los niños que asiste al programa que les brida la fundación.
- Refinanciar la cartera con las entidades Bancarias para disminuir los pagos mensuales y mejorar el flujo de caja, para poder invertir en las actividades de la fundación mes a mes y solventar a tiempo cada uno de los gastos.
- Gestionar la realización cursos de formación académica por medio de entidades públicas como el SENA; con el fin de aportar al crecimiento personal y laboral de los miembros de la fundación, a través de los distintos talleres o cursos que brindan a distancia con el fin de capacitar a sus docentes y personal administrativo.
- Realizar eventos adicionales que les permitan obtener recursos para mejorar su infraestructura de almacenamiento de alimentos y mejorar sus utensilios de cocina, para brindar un mejor servicio y calidad en los alimentos ofrecidos.
- Usar la relación con la Fundación Compasión internacional para mejorar el reconocimiento en la comunidad de la localidad en búsqueda de patrocinadores, y
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personas interesadas en aportar su conocimiento, su profesionalismo, o de forma lucrativa, para que la fundación obtenga calidad en su servicio.
- Utilizar la infraestructura de la nueva construcción para generar nuevos ingresos, a través del alquiler de los salones para otro tipo de actividades de la localidad.
- Crear un portafolio de servicios que ofrece la Fundación, para poder participar en diferentes entidades a nivel nacional, y de esta forma obtener recursos para el continuo mejoramiento de sus actividades.
19 2.1 PLAN DE TRABAJO Y CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Para el desarrollo de las estrategias planteadas se presentó el cronograma ( Ver anexo 5, el cual fue socializado a la Fundación el día 20 de septiembre de 2014
. Se realizó el cronograma el cual se encuentra orientado para trabajar y asesorar a la fundación en el debido y correcto manejo de actividades bajo unas metas y procesos que nos permitirán lograr recopilar resultados que puedan ayudar al correcto manejo de sus recursos financieros y físicos, y a su vez lograr identificar las diferentes falencias que existen y como se pueden mejorar para obtener un resultado a tiempo y adecuado. (Ver anexo 5).
20 3. DESARRROLLO DE ESTRATEGIAS SELECCIONADAS
3.1. Estrategia I
A8-O6 Vincular nuevas personas al plan de apadrinamiento en la Fundación Red de Vida.
3.1.1. Sustento teórico
Para el desarrollo de la estrategia será necesario construir un perfil de los padrinos potenciales, esto debido a que:
“La identificación de las características del cliente permite la segmentación del mercado, es decir, la división de clientes potenciales o reales en grupos en torno a un perfil o característica similar (edad, estilo de vida, motivación, etc.). Esta segmentación facilitará la planificación de acciones específicas (atención, oferta de productos, oferta de servicios, etc.) adaptadas a las necesidades de cada grupo establecido, facilitando así la consecución del objetivo principal de la empresa, que es la satisfacción del cliente.” (Mc Graw Hill Interamericana de España, 2011) En cuanto al término de apadrinador se puede decir que según Joehán L. Romero y otros (2014) La definición de apadrinador hace referencia al que “acoge, legaliza, prohíja, patrocina, avala, protege y ampara a alguien, el que colabora por una buena causa y que apoya en cualquiera de los sacramentos de la iglesia.”
En este caso los padrinos son nuestros clientes potenciales, los cuales con su aporte monetario, ayudan a los niños apoyando el programa de apadrinamiento que posee la fundación Red de Vida. Actualmente la Fundación Compassion Internacional apadrina 246 niños y la cobertura total de la Fundación Red de Vida es de 256 niños, niñas y jóvenes, lo anterior implica que se requiere obtener apadrinamiento para 10 niños, niñas y/o jóvenes.
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El valor mensual de apadrinamiento para cumplir con los servicios de la Fundación es de 22 dólares que equivalen aproximadamente a $55.000.
Para explorar el perfil del padrino potencial fue necesaria la recolección de información a través de entrevistas estructuradas a padrinos actuales, encuestas aleatorias y la revisión de las fundaciones que ofrecen este tipo de vinculación.
Para este caso específico se entrevistaron 2 padrinos actuales y se realizaron 18 encuestas aleatorias con el fin de determinar las características que los llevaban a realizar esta donación, este número de encuestas se usó ya que existían limitaciones monetarias, temporales y de talento humano, sin embargo, los resultados son consistentes en relación a la estructura de la encuesta propuesta, lo anterior también responde a un criterio de muestreo no probabilístico2.
Como resultado de lo anterior se establecieron las características que forman parte del perfil del padrino potencial que se describen en el aparte de resultados de esta estrategia.
El perfil es insumo para la posterior segmentación y definición del nicho de mercado, como lo corrobora Sonia Salas (2004) :
“La identificación de nichos de mercado se da por aproximaciones sucesivas, es decir, primero se define un mercado más o menos amplio, luego, para su estudio se divide este mercado en segmentos, en los cuales se estudian las variables que sean más relevantes para la comercialización exitosa del producto que se tiene entre manos, los resultados de ese estudio permiten decidir a qué segmento o porción de segmento de mercado es más conveniente dirigir el producto, y ese es el nicho de mercado. Es decir, la identificación de nichos de mercado es un tipo de investigación de mercado”.
2Muestreo no probabilístico: Losmuestreos no probabilísticosson procedimientos de selección que se caracterizan
porque los elementos de la población no tienen una probabilidad conocida de selección. El hecho de no conocer la probabilidad de selección anula el uso de las herramientas elaboradas para inferir de la muestra a la población
22 3.1.2. Actividades desarrolladas para lograr el objetivo de la estrategia
Indagación sobre procesos de apadrinamiento de otras fundaciones en Colombia. Realización de entrevistas estructuradas a padrinos actuales de Fundación similares
a Red de Vida.
Determinación del instrumento de encuesta a realizar con base a la información obtenida de las entrevistas. (ver anexo No. 6)
Aplicación de encuestas (ver anexo No. 7)
Análisis de la información y determinación de las características de los encuestados que manifestaron su intención de apadrinar
Realizar acercamientos con los encuestados con probabilidad de convertirse en padrinos. (Esta actividad fue desarrollada por la Fundación)
Vinculación de nuevos padrinos. (Esta actividad fue desarrollada por la Fundación)
3.1.3. Producto de las actividades desarrolladas
Como producto de esta estrategia se entregó a la Fundación el documento con las características de los padrinos actuales, a continuación se presenta un resumen del perfil obtenido.
3.1.3.1.Perfil del apadrinador
Del total de personas entrevistadas que manifestaron estar interesadas en apadrinar, el 40% corresponde a hombres y el 60% a mujeres.
No obstante, teniendo en cuenta sus características se definieron dos tipos de perfiles que serían padrinos potenciales para la fundación:
El primer perfil de apadrinamiento corresponde a:
hombres y mujeres en edades que oscilan entre 25 a 30 años. Personas solteras, sin hijos, que actualmente sean empleados.
Que no hayan estado vinculados en ningún programa de apadrinamiento Ingresos mensuales de entre 1 y 2 salarios mínimos.
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Estas personas se pueden incentivar a realizar una obra social, y mejorar la calidad de vida de los niños, por medio del apadrinamiento, están en capacidad de realizar un aporte trimestral de $20.000 a $30.000. Lo que implica que se requerirían entre 5 y 6 padrinos para cubrir un solo niño o niña.
Dicho aporte se realizara a través de una consignación bancaria. De igual forma, el padrino desearía tener contacto con los niños a través de correo electrónico, adicionalmente por este medio los padrinos requerirán que se explique la inversión que se ha realizado para mejorar su calidad de vida y desarrollo espiritual.
El segundo perfil corresponde a: Personas mayores de 50 años,
que en su preferencia sean pensionados, con pensiones mayores a 4 salarios mínimos, que estén casados,
que no hayan estado vinculados en ningún programa de apadrinamiento con otras fundaciones
se presenta indistintamente a tener o no hijos
y que el motivo el cual los incentiva a apadrinar a un niño o niña es que desean realizar una obra social o mejorar la calidad de vida de este,
Este perfil puede realizar un aporte monetario de $20.000 a $30.000 mensuales en el programa de apadrinamiento a través de consignación bancaria y que les interese tener contacto y recibir información del beneficiario por medio de correos electrónicos y de manera trimestral. Lo anterior implica que se requerirían dos padrinos de este perfil por cada niño o niña vinculado.
24 3.1.4. Limitaciones para el desarrollo de la estrategia
La escasa información que entregan las fundaciones a nivel nacional y la negativa de la fundación red de Vida sobre divulgar el perfil de los padrinos vinculados por medio de la ONG Compassion Internacional limitaron el alcance de esta estrategia, por lo tanto se realizó un trabajo investigativo del cual se obtuvo relevante información como se puede visualizar en el (ver anexo no. 08).
25 3.2. Estrategia II
D2- 07. Encontrar practicantes con estudios técnicos, tecnólogos y profesionales para trabajar en los 4 programas que ofrece la fundación (deporte, música, danzas y sistemas). Vinculación de practicantes a los programas de la Fundación
Inicialmente se acordó con la Fundación Red de Vida que actualmente buscan vincular estudiantes para prácticas profesionales o voluntariado; en este momento la Fundación es abierta a realizar convenios interinstitucionales que permitan el desarrollo de su misión, por lo tanto se realizara un acercamiento con las diferentes instituciones que cuenten con los siguientes programas:
Entrenadores Deportivos
Instructores de diferentes tipos de manualidades (Fomy, bisutería, joyería, entre otras)
Por lo tanto se propone realizar un acercamiento con las instituciones que formen profesionales con los requerimientos de perfil de la Fundación Red de Vida, con el fin de vincular estudiantes como practicantes en cada uno de los grupos de niños que hay de acuerdo con las diferentes edades.
3.2.1. Actividades desarrolladas para lograr el objetivo de la estrategia 3.2.1.1. Manuales de Funciones para los practicantes universitarios
Se establecieron los perfiles del Entrenador Deportivo y del Instructor de Manualidades con la aprobación de la fundación.
Para el diseño de los cargos3 se tomó como referencia la metodología de Diseño de Cargos de CHIAVENATO (2009) donde se especifican los siguientes factores a tener en cuenta y la importancia del diseño del cargo.
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“El conjunto de tareas o atribuciones que el ocupante debe desempeñar, (cuál es el contenido del cargo). La manera en que las tareas o atribuciones se deben desempeñar (cuales son los métodos y procesos de trabajo). Con quien se debe reportar el ocupante del cargo (responsabilidad) es decir, quien es su superior inmediato. A quien debe supervisar o dirigir el ocupante del cargo (autoridad), es decir, quienes son sus subordinados o las personas que dependen de el para trabajar”. CHIAVENATO (2009)
De acuerdo con CHIAVENATO (2009) Existen tres modelos de diseño de cargos: el clásico, el humanista y el contingente”.
La metodología que más se acopla a los valores, y a sus objetivos globales de la Fundación de acuerdo con la metodología investigada es el Modelo Humanista, debido a que es un modelo que maneja aspectos relevantes para el ocupante del cargo y a su vez genera un crecimiento profesional y personal dentro de la organización, buscando la eficiencia y satisfacción de ambas partes con el fin de que se genere productividad y eficacia en el desempeño, en otras palabras como se ve en la tabla 7.
Tabla 7
Fuente: CHIAVENATO (2009)
Cada cargo exige ciertas competencias de su ocupante para que lo desempeñe bien. Esas competencias varían conforme al cargo, el nivel jerárquico y el área de actuación. Exige que el ocupante sepa manejar los recursos, las relaciones interpersonales, la información, los sistemas y la tecnología con diferentes grados de intensidad.(CHIAVENATO, 2009)
27
Por otra parte, es importante tener en cuenta el contenido del cargo o puesto, basado en aspectos principales como lo son, las diferentes tareas o funciones que desempeñara dentro de la organización, la periodicidad con la cual debe realizar cada una de sus funciones y a su vez como lo debe hacer, para finalmente lograr un objetivo o propósito establecido dentro del perfil o diseño del cargo, en efecto podemos ver la ilustración en la tabla 8. Tabla 8
Fuente: CHIAVENATO (2009) y Elaborado por los autores
Por consiguiente, una vez establecido el modelo y teniendo en cuenta el contenido del cargo o puesto, podremos definir la descripción del perfil dentro de la organización, para lo cual a continuación podemos ver un ejemplo de la posible estructura a realizar:
28
Tabla 9
Fuente: CHIAVENATO (2009)
En conclusión, y de acuerdo con los gráficos anteriores es de vital importancia constituir dentro de la organización los diferentes perfiles de cargos, con el objetivo de establecer el título, el resumen o propósito del cargo dentro de la organización, las relaciones, calificaciones y responsabilidades, con el objeto de que el ocupante del cargo visualice el grado de responsabilidad que debe asumir, y al mismo tiempo que el contratante cuente con el personal idóneo para desempeñar las funciones asignadas.
29 FUNDACION RED DE VIDA
MANUAL DE FUNCIONES ENTRENADOR DEPORTIVO
1. TITULO DEL PUESTO
Denominación del Cargo: Entrenador Deportivo
Dependencia: Gerencia Administrativa y Financiera
Cargo Jefe Inmediato: Gerente Administrativo y Financiero
Personas a Cargo: Ninguna
2. RESUMEN DEL PUESTO
Realizar el entrenamiento a los niños, y niñas de la Fundación, preparándolos en un nivel físico, técnico con el fin de lograr una óptima formación, física, por medio del conocimiento del deporte juvenil, para asegurar y garantizar una comprensión en la profundidad de las habilidades, tácticas y estrategias necesarias para que el entrenamiento, y las prácticas sean eficaces buscando la satisfacción del cliente.
3. RESPONSABILIDADES
a) Realizar las actividades recreativas y competitivas en la disciplina deportiva con cada uno de los niños.
b) Realizar, organizar y coordinar cada uno de los eventos deportivos con los niños. c) Realizar la elaboración del plan semestral de trabajo.
d) Orientar a los niños en aspectos deportivos, educativos y familiares.
e) Coordinar la preparación de los diferentes equipos para las distintas actividades y campeonatos programados durante el semestre.
f) Supervisar el desempeño de los niños en cada una de las actividades, y reportarlos a su superior inmediato para su correspondiente seguimiento.
g) Realizar informes mensuales de cada una de las actividades desarrolladas
h) Las demás funciones asignadas por su superior inmediato, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
4. RELACIONES Interno:
Gerencia Administrativa y Financiera
Para mantenerlo permanentemente informado sobre el desarrollo de cada una de las actividades realizadas por los niños.
Para hacer entrega del rendimiento de los niños. Para coordinar las clases con los niños.
30 5. CALIFICACIONES
I. EDUCACIÓN
3.1 Básicos
3.2 Técnico Técnico profesional en Entrenamiento Deportivo.
3.3 Profesional
Licenciatura de Educación Básica con Énfasis en Educación Física, Recreación y Deportes.
3.4 Especializados II. EXPERIENCIA
4.1 Meses
Desempeñándose en entrenamientos físicos logrando una óptima formación y haber tenido relación directa con el cliente. III. FORMACIÓN
Competencia Nivel Exigido Descripción
Habilidad para
liderar grupos Medio
Conocimiento y destreza para las diferentes técnicas y tácticas que se requieren para trabajar con niños y adolescentes.
Comprender los problemas educacionales de los niños.
31 FUNDACION RED DE VIDA
MANUAL DE FUNCIONES INSTRUCTOR DE MANUALIDADES
1. TITULO DE PUESTO
Denominación del Cargo: Instructor de Manualidades
Dependencia: Gerencia Administrativa y Financiera
Cargo Jefe Inmediato: Gerente Administrativo y Financiero
Personas a Cargo: Ninguna
2. RESUMEN DEL PUESTO
Realizar diferentes actividades con las manos con o sin ayuda de distintas herramientas con los niños dentro de la Fundación, con el único fin de contribuir a su desarrollo integral, a su educación, y a desarrollar su propia imaginación y creatividad, garantizando una comprensión en la profundidad de las habilidades y las prácticas que realizaran con cada una de sus capacidades físicas y psicológicas.
3. RESPONSABILIDADES
a) Planear las actividades que se desarrollaran teniendo en cuenta las edades, condición física, y recursos físicos de la Fundación.
b) Realizar y desarrollar las manualidades permitiendo que los niños participen de manera activa en cada una de ellas.
c) Realizar, organizar y coordinar cada uno de los eventos que le permitan a los niños, exponer la variedad de las manualidades realizadas en clase.
d) Realizar la elaboración del plan semestral de trabajo.
e) Orientar a los niños en aspectos, educativos, creativos, desarrollando distintas ventajas competitivas, para lograr que cada uno de ellos desarrollen ideas innovadoras y únicas.
f) Hacer seguimiento constante a cada uno de los trabajos manuales realizados como actividades escolares de los niños de la Fundación.
g) Coordinar la preparación de las diferentes actividades con distintos materiales: papel, cartón, cartulina, tela, arcilla, plástico, lana, vidrio, envases reciclados, pintura, madera, entre otros, con el único fin de obtener grandes manualidades por medio de la reutilización de objetos y materiales, convirtiéndolos en nuevos objetos innovadores.
h) Supervisar el desempeño de los niños en cada una de las actividades, y reportarlos a su superior inmediato para su correspondiente seguimiento.
i) Realizar informes mensuales de cada una de las actividades.
j) Las demás funciones asignadas por su superior inmediato, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
32 4. RELACIONES
Interno:
Gerencia Administrativa y Financiera
Para mantenerlo permanentemente informado sobre el desarrollo de cada una de las actividades realizadas por los niños.
Para hacer entrega del rendimiento de los niños. Para coordinar las clases con los niños.
Para rendir los informes que le sean solicitados.
5. CALIFICACIONES
I. EDUCACIÓN
3.1 Básicos
3.2 Técnico Técnico en manualidades
II. EXPERIENCIA
4.1 Meses
Desempeñándose en actividades manuales logrando una óptima formación y haber tenido relación directa con los niños. III. FORMACIÓN
Competencia Nivel Exigido Descripción
Habilidad para
liderar grupos Medio
Conocimiento y destreza para las diferentes técnicas y tácticas que se requieren para trabajar con niños.
Comprender los problemas educacionales de los niños.
33 3.2.2. Identificación de Instituciones o Entidades Universitarias
Se realizó la investigación en distintas entidades universitarias que ofrecen los programas requeridos por la fundación:
Universidad Libre que cuenta con el pregrado en Licenciatura de Educación Básica con Énfasis en Educación Física, Recreación y Deportes. Se envía email el 21 de marzo de 2015, con el fin de obtener el primer contacto, para establecer si cuenta con la modalidad de Practicantes Universitarios. ( Ver anexo 09).
Fundación Universitaria del Área Andina que cuenta con el programa Técnico profesional en Entrenamiento Deportivo. Se envía email el 21 de marzo de 2015, con el fin de obtener el primer contacto, para establecer si cuenta con la modalidad de Practicantes Universitarios. (Ver anexo 09).
Corporación Universitaria CENDA que cuenta con el pregrado Licenciatura en Educación Física, Recreación y Deportes. Se envía email el 16 de abril de 2015, con el fin de obtener el primer contacto, para establecer si cuenta con la modalidad de Practicantes Universitarios. (Ver anexo 09).
Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales U.D.C.A que cuenta con programa Técnico Profesional de Entrenamiento Deportivo. Se envía email el 16 de abril de 2015, con el fin de obtener el primer contacto, para establecer si cuenta con la modalidad de Practicantes Universitarios. (Ver anexo 09).
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, se realizó la inscripción de la organización como empresarios para capacitar a sus colaboradores en los diferentes cursos que ofrece el Sena.
3.2.3. Resultados:/productos obtenidos de la Estrategia
Con el objetivo de que la fundación cuente con la información necesaria para poder vincular estudiantes universitarios que puedan desarrollar sus prácticas con los niños de la fundación, se elaboró un directorio de universidades que cuentan con la información básica para continuar realizando un seguimiento y poder lograr establecer un vínculo con
34
dichas entidades, con el propósito de que la fundación pueda lograr solucionar estas insuficiencias y continuar brindando crecimiento a los niños en su formación competitiva a través del deporte y talleres de manualidades para el desarrollo socioemocional.
Tabla 10. Directorio de Instituciones para posibles convenios
BASE DE DATOS UNIVERSIDADES AREA DEL DEPORTE
ENTIDAD CONTAC TO CORR EO ELECT RONIC O TELEFONO DIRE CCIO N OBSERVACIONES UNIVERSIDA D LIBRE SANDRA AMAYA sandra.a maya@ unilibre. edu.co 4232743 AVEN IDA 70 # 53-40
Esta Universidad tiene convenio con la alcaldía de Engativá en los colegios Distritales de la zona, además estos practicantes están bajo la supervisión de un docente, por ende no es posible acceder a esta modalidad dentro de la universidad. FUNDACION UNIVERSITA RIA DEL AREA ANDINA jagranad os@area ndina.ed u.co 7424218 EXT 1501 CARR ERA 14A # 70A - 34
Se envía correo donde se realiza la solicitud a espera de respuesta. CORPORACIO N UNIVERSITA RIA CENDA IBETTE CORREA ibette.co rrea@ce nda.edu. co 3107779 CALL E 62 # 22 - 68 En conversación con la encargada del área, informa que se debe realizar la
solicitud por correo en el mes de Junio, ya que en este mes es cuando los practicantes empiezan a hacer sus solicitudes de prácticas. UNIVERSIDA D UDCA KAREN SILVA deportes @udca.e du.co 6684700 EXT 116 CALL E 222 # 55-37 En conversación con la encargada del área, informa que se debe realizar la
solicitud por correo en el mes de Junio, ya que en este mes es cuando los practicantes empiezan a hacer sus solicitudes de prácticas.
35 INSCRIPCION DE LA
FUNDACION RED DE VIDA AL PORTAL DEL
SENA EMPRESARIOS
Se realizó la inscripción de la Fundación RED DE VIDA a
Solicitud de empresarios del SENA, para formación del personal de la fundación, las áreas en las que se realizó la inscripción fueron Artesanías, Fomy, Porcelanicron, Filigrana, Tejidos. A continuación se relaciona los pasos para verificación de los cursos
1- Ingresar a la página directa solicitudesempresarios.sena.edu.co 2-Al ingresar se debe digitar el NIT de la Fundación en usuario 3- La contraseña es el mismo NIT de la Fundación
4- Ingresar
5- Ingresar a Consultar solicitudes en 15 días hábiles o verificar los correos cdi334@yahoo.com y reddevida@yahoo.com
6-La solicitud se realizó al igual por teléfono en el número 4049494 con la misma información que se realizó en el portal, el número de radicado es 121251
Fuente: Elaborado por los autores
3.2.4. Dificultades/recomendaciones/logros de la estrategia
Algunas de las dificultades presentadas dentro de la investigación fue lograr obtener contacto telefónico, y hacer visita presencial para obtener una mayor información y manifestar los beneficios que representa para la de la fundación contar con personal capacitado para formar a los niños en este aspecto.
36 3.3. Estrategia III
D7 -F3 D7 - F3 Realizar la evaluación del Sistema de Control Interno de la Fundación, para validar su eficiencia y eficacia a nivel directivo y administrativo.
3.3.1. Sustento teórico de la estrategia
Una vez realizado el diagnóstico de la fundación se determinó que cuenta con una serie de procedimientos operativos y administrativos establecidos por la ONG Compassion Internacional, los cuales buscan crear una descripción de cada una de las actividades a desarrollar dentro de la organización, con los fondos que ellos proveen y al mismo tiempo crear una conciencia de responsabilidad al personal administrativo y junta directiva con el manejo de dineros estableciendo diferentes funciones para cada área.
1.1.1. Actividades desarrolladas para lograr el objetivo de la estrategia
Para la realización de una evaluación del sistema de control interno4 se siguieron las siguientes etapas
1. Diseño del mapa de procesos
2. Diseño de instrumento a aplicar de acuerdo a la metodología establecida en el informe COSO
3. Aplicación del Instrumento 4. Análisis de la información 5. Entrega de informe y resultados
4“Un proceso realizado por el consejo de directores, administradores y otro personal de una
entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable mirando el cumplimiento de los objetivos en las siguientes categorías: (MANTILLA, 2013)
37 1.1.1.1.Diseño del mapa de procesos
El Mapa de procesos de la fundación Red de vida se estableció con el objeto de dar inicio al desarrollo de la evaluación de control interno; de acuerdo con los pasos que se deben tener en cuenta para su estructura, y desarrollo (ver anexo 10). Se realizó la estructura del mapa de procesos con el fin de crear una herramienta que permita visualizar el proceso que realiza en general de la organización:
“Es la estructura donde se evidencia la interacción de los procesos que posee una empresa para la prestación de sus servicios. Con esta herramienta se puede analizar la cadena de entradas – salidas en la cual la salida de cualquier proceso se convierte en entrada del otro; también podemos analizar que una actividad específica muchas veces es un cliente, en otras situaciones es un proceso y otras veces es un proveedor”. (EUMED.NET, 2004).
Tabla 11
38 1.1.1.2.Diseño de instrumento a aplicar de acuerdo a la metodología estipulada en
COSO
Como insumo para el diseño de la evaluación de Control interno se tomaron en cuenta los componentes establecidos en la metodología presentada por Samuel Alberto Mantilla (2013), como se describe en el Anexo No. 10.
Los componentes y objetivos de control interno, así como sus relaciones se describen en la tabla 12, con el fin de ilustrar cual es la importancia de realizar una evaluación de control interno, para determinar cómo se encuentra la organización y que acciones se deben tomar frente a posibles riesgos que puedan estarse presentando dentro de la entidad. Por esta razón se ejecutó la evaluación como se puede observar en el (ver anexo 11).
Tabla 12
39 1.1.2. Aplicación del instrumento
(Ver anexo 11)
1.1.3. Análisis de la información
Lo anterior requirió esquematizar el proceso administrativo actual de la siguiente manera: Realizamos visitas a la fundación, donde se verifico el proceso contable que actualmente realiza, el cual está estipulado por la ONG Compassion Internacional, dentro del Manual de Procedimientos entregado.
De igual forma, la fundación actualmente cuenta con un sistema en donde registra cada una de las transacciones contables a través de la plataforma instalada por parte de Compassion Internacional, plataforma que inicio su funcionamiento a partir del mes de febrero del año actual, en la cual se puede evidenciar el presupuesto asignado para cada una de las Áreas, que trabaja la fundación con los niños y así mismo se debe de registrar cada uno de los gastos, con el fin de evidenciar informes que nos permitan identificar el presupuesto asignado, frente al ejecutado dentro del mismo mes.
Para terminar, también se realizó una revisión de los soportes contables que se entrega a la contadora para que realice la causación y pueda emitir los estados financieros, con relación a la información proporcionada por la Administración de la fundación. Con respecto a dicha revisión se realizaron algunas observaciones, tabla18 que hacen referencia a la revisión que se realizó a los documentos contables correspondientes a los gastos e ingresos del año 2015, con el fin de que esta información sea de mayor calidad, y al mismo tiempo sea fácil de interpretar, para que pueda ser causada rápida y eficazmente y genere una mayor credibilidad los estados financieros.
40
Tabla 13
COMPROBANTE EGRESO No.
OBSERVACION
2830 Diferencia por valor de ($229), con respecto al egreso que esta por valor de $143.698.
2834 Realizar la aclaración con respecto al pago de Retención en la fuente del mes de Diciembre de 2014, por diferencia de ($28.285).
2835 Pendiente autorización de la ONG, por compra de puertas.
2837 Por valor de $411.000, no coincide la fecha de la factura expedida por el proveedor.
2838 Existe diferencia con respecto al egreso por valor de ($395), no hay soporte.
2840 Pendiente factura de compra del botiquín Valor $80.000.
2844 Diferencia por valor de ($540), con respecto al egreso que esta por valor de $404.500.
2845 Total facturas $850.255 egreso por valor de $884.283 diferencia ($34.028).
2846 Diferencia por valor de ($100), con respecto al egreso.
2848 Los soportes son superiores al monto del Egreso por valor de $1.330.
2849 Diferencia por valor de ($10.000), con respecto al egreso.
Egreso del 24 de feb de 2015 por valor de $120.317 Regalo de Lenis no tiene consecutivo.
2871 Tiene enmendaduras
2877 – 2878 No tiene soportes.
2856 - 2857 - 2859 - 2860 - 2861 - 2862 - 2863 -
41 2864 - 2865 - 2866 - 2867 - 2873 -2875 – 2876 COMPROBANTE INGRESO No. OBSERVACION 31 Tiene enmendaduras.
Recibo de caja 1353, no tiene comprobante de Ingreso.
Recibo de caja 1355, no tiene comprobante de Ingreso.
42 1.1.4. Entrega de informe y resultados
Tabla 14
Informe global de la auditoria de Control interno
Componentes del control interno
Conclusiones / Acciones necesarias
Recomendaciones adicionales
AMBIENTE O ENTORNO DE CONTROL INTERNO
Actualmente la organización, demuestra el compromiso y la integridad por la cual se siente comprometida, a través del cumplimiento de códigos y procedimientos
establecidos por la ONG, Compassion Internacional. ¿Es apropiado el manejo de los reportes financieros y controles internos para
asegurar integridad financiera y confiabilidad en los estados financieros? ¿Existe
evidencia que indique que un colaborador cumple con los requisitos, conocimiento y habilidades necesarias? ¿La información financiera y los asuntos significativos son comunicados a tiempo para la correcta toma de decisiones?
La Dirección debe implementar un mayor control a nivel de informes financieros o considerar replantear la recopilación de la información para ser entregada y consolidada, para que esta sea de mejor calidad, con el objetivo de que la información
financiera no genere ningún riesgo para la toma de decisiones, y al mismo tiempo para que se suministre información confiable.
Se puede observar que el manejo contable de la información no está siendo conducido en su totalidad hacia un efectivo control, y al mismo tiempo se
evidencia una inadecuada segregación de funciones con el objeto de evitar fraudes dentro de la compañía. La Junta Directiva y la Dirección administrativa y financiera deberán considerar monitorear el manejo de la información contable, y la transparencia y confiabilidad de los Estados Financieros emitidos por el Contador. Adicionalmente deben considerar separar las funciones que realizan determinados cargos, con el aniño de disminuir el riesgo de la oportunidad de fraude.
43 ACTIVIDADES DE CONTROL
¿La organización cuenta con todas y cada una de las actividades en orden con base a los manuales entregados por la ONG Compassion Internacional para el cumplimiento de los objetivos? ¿Existen
actividades de control apropiadas para disminuir los posibles riesgos?
Las actividades de control diseñadas e implementadas por la ONG Compassion Internacional, están siendo ejecutadas de acuerdo con lo establecido, con el propósito de controlar los riesgos relacionados con la operación y los objetivos globales de la ONG y de la fundación.
Que cada una de las actividades establecidas, y que los procedimientos de cada una de las operaciones sean
comunicados al personal, para una mayor
capacitación, y
entrenamiento, para que se cumpla a cabalidad con la misión de la
organización.
INFORMACION Y COMUNICACIÓN
¿La información que es procesada por la contadora está bajo la dirección administrativa y financiera garantizando la
transparencia y legalidad en cada una de las
transacciones realizadas en el mes? ¿La información financiera es entregada a la junta directiva y la dirección financiera para ser revisada y aprobada, con el fin de entregar a terceros
información financiera de alta calidad?
El sistema de información financiera implementado por la ONG Compassion
Internacional, garantiza el correcto y transparente movimiento de las
actividades y de los recursos dentro de la Fundación; a diferencia de las falencias que se evidencian en el sistema donde se realiza la
consolidación de los gastos administrativos y contables que se realizan para emitir estados financieros afectando la calidad de los mismos.
Que la información financiera disponible y los informes de movimientos mensuales garanticen, la veracidad de los movimientos financieros conforme a las actividades desarrolladas. MONITOREO
¿La organización cuenta con la integración y conciliación de la información operativa utilizada para el manejo de las operaciones financieras? ¿Hay seguimiento de comunicaciones importantes para los colaboradores, proveedores, niños y niñas de la Fundación, con el ánimo de enfocarse en cumplir con los estándares y los manuales establecidos?
A nivel general la organización maneja estándares de control interno, y al mismo tiempo se aplican constantemente en sus actividades, de igual forma se encontró que falta seguimiento y capacitación con respecto al manejo de los soportes contables.
Realizar constantemente monitoreo de estas actividades y capacitación a los colaboradores que tienen manejo de la misma.
44 Conclusiones globales: El sistema de control interno de la Fundación Red de Vida, presenta algunas fallas relevantes en sus estados financieros a septiembre 30 de 2014, por lo que se debe considerar que el sistema de control interno está fallando en la emisión de los mismos. Adicionalmente, no se cuenta con estados financieros a 31 de diciembre de 2014.
Se da una inadecuada segregación de funciones, por lo que se recomienda revisar la asignación de los procedimientos a cada uno de los colaboradores de la Fundación.
Esta organización es efectiva y eficiente en la aplicación de los manuales y procedimientos establecidos por la ONG Compassion Internacional, cumpliendo con la normatividad vigente en Colombia; la dirección se encuentra al tanto de cada uno de los movimientos financieros y administrativos que se realizan a cabalidad para el cumplimiento de sus objetivos operacionales.
En Conclusión el Sistema de Control Interno existe pero no opera correctamente en su totalidad.
1.1.5. Recomendaciones
Revisar la integridad de los soportes en especial los egresos
Revisar los Estados Financieros que produce el Sistema de información para detectar las fallas que implican que la utilidad no sea consistente.
Se recomienda la separación de funciones para permitir puntos de control en el manejo de los recursos de la Fundación.
Fuente: Elaborado por los autores
45 CONCLUSIONES
A partir del diagnóstico realizado se logró el diligenciamiento de los documentos establecidos por el Banco de Alimentos (Ver anexo 12), dentro de los cuales se evidenciaron aspectos relevantes a trabajar, que fueron incluidos en el análisis DOFA, como potenciales aspectos a desarrollar para fortalecer las actividades que desarrolla la fundación.
Una vez realizado el diagnostico, y conforme a las estrategias establecidas, se logró desarrollar una intervención que obtuvo los siguientes resultados:
Se elaboró un perfil de los padrinos que se encuentra en la posibilidad o capacidad de aportar un valor económico a los niños. Encontrando que es viable su contacto en dos tipos de perfiles, uno que corresponde a personas solteras de entre 25 y 30 años, con ingresos medios de 2 SMMLV, sin hijos, realizando un aporte trimestral de $20.000 a $30.000, lo que implica que se requerirían entre 5 y 6 padrinos para cubrir un solo niño o niña, y otro perfil que corresponde a personas mayores de 50 años, que preferiblemente sean pensionados, y que deseen apadrinar a un niño o niña para realizar una obra social o mejorar la calidad de vida realizando un aporte monetario de $20.000 a $30.000 mensuales.
Se establecieron dos perfiles requeridos por la fundación de acuerdo a la metodología de Chiavenato, (Entrenador Deportivo e Instructor de Manualidades) con el fin de determinar el perfil de los practicantes.
Se construyó una base de datos de las entidades universitarias que cuentan con estos pregrados con el objetivo de vincular estudiantes en práctica para apoyar los servicios sociales que se presta en la fundación; también inscribimos a la fundación en los curos que ofrece el SENA, para capacitar a los colaboradores de empresarios. (Ver Tabla 10. Directorio de Instituciones para posibles convenios).
46
Se realizó una evaluación de control interno para evidenciar falencias dentro del mismo, y realizar las recomendaciones y sugerencias pertinentes para evitar posibles fraudes o error en la emisión de informes financieros a terceros, y se encontró que: el sistema de control interno de la Fundación Red de Vida, presenta relevantes inconsistencias en sus estados financieros, por lo que se concluyó que el sistema de control interno está fallando en la emisión de los mismos, también se evidencio una inadecuada segregación de funciones, y para finalizar se estableció que el Sistema de Control Interno no opera correctamente en su totalidad.
Para concluir y teniendo en cuenta que se debe soportar cada una de las asistencias a la fundación dentro de la cual se realizó el trabajo se pueden observar las actas que soportan el desarrollo de las estrategias que se establecieron (ver anexo 13).
