Instructivo de uso. Cuentas por Pagar (AP) SISTEMA ERP V12.

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Instructivo de uso

Cuentas por Pagar

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ERP V12.

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CUENTAS POR PAGAR

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Gerencia de Soluciones Informáticas Aeropuertos y Servicios Auxiliares

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Contenido

Control del documento

...4

1. Introducción

...5

2. Conexión y Acceso a la EBS de Oracle

...5

2.1. Responsabilidades

...6

2.2. Menú principal del módulo de Cuentas por Pagar (Navegador)

...7

2.3. Barra de Menú del Sistema

...8

3. Facturas

... 10

3.1. Captura de cuentas por pagar

... 12

3.2. Líneas de Distribución

... 19

3.3. Captura de notas de crédito / débito

... 25

3.4. Captura de anticipos

... 31

3.5. Asociación / Aplicación / Imputación de anticipos

... 34

3.6. Búsqueda de documentos por pagar

... 39

3.7. Liberación de retenciones

... 42

3.7.1. Liberación manual de retenciones, indicando el motivo

... 42

3.7.2. Liberación manual de retenciones, desde el botón Despachar

... 44

3.7.3. Liberación manual de retenciones, desde el botón Acciones

... 47

3.8. Cancelación de facturas

... 49

3.9. Control de Fondos Presupuestales

... 52

3.10. Asociación de Facturas a la Recepción de Órdenes de Compra

... 52

3.11. Asociación de Facturas por QuickMatch

... 57

4. Pagos

... 60

4.1. Lote de Pagos Electrónico

... 60

4.2. Lote de Pagos con Cheque

... 70

4.3. Lote de Pagos Electrónico utilizando Plantillas

... 84

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4.5. Finalización de Lotes de Pagos

... 93

5. Temas Abiertos y Cerrados

... 97

5.1. Temas Abiertos

... 97

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Control del documento

Objetivo del Instructivo

Proporcionar un documento que permita conocer el uso del módulo Cuentas por

Pagar (AP) en el sistema ERP versión 12.

Áreas a las que está destinado el instructivo:

Gerencia de Presupuestos.

Gerencia de Contabilidad.

Administraciones Aeroportuarias de la RED ASA.

Gerencia de Soluciones Informáticas

Sumario de Cambios

Versión Motivo del Cambio Número de

Revisión

Fecha Aprobación

1.0 Generación del documento para normateca 0 Sept. 2013

Aprobador

Nombre y cargo: Unidad administrativa/ área a la que

pertenece

Alfonso Coronado Paniagua

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1. Introducción

En el presente manual se mostrará la forma en que se capturan facturas estándar, anticipos, notas de crédito y débito, así como realizar pagos en la versión 12.1.3. de Oracle.

El ciclo de egresos visto en forma de diagrama se puede ejemplificar de la siguiente manera:

Este manual mostrará las actividades necesarias para la operación del módulo de Cuentas por Pagar en la versión 12. Esta aplicación pertenece al ciclo de Egresos, al proceso de compras y proveedores e, indirectamente, al alta de activos fijos que funcionará en Aeropuertos y Servicios Auxiliares (ASA).

2. Conexión y Acceso a la EBS de Oracle

Para acceder a las aplicaciones Oracle, se debe contar con una conexión a Internet y que se haya descargado, previamente, la versión de Java 6 Update 37 en las máquinas de cada uno de los usuarios.

Para la conexión a la aplicación, es necesario abrir una sesión de Internet donde se deberá ingresar el URL que se presenta a continuación:

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Instancia de producción: http://erpprvapps.asa.gob.mx:8010/

En la pantalla de conexión que se presenta, se deberán capturar los campos Nombre Usuario y

Contraseña asignados. Una vez ingresados, se da clic en el botón Conexión.

2.1. Responsabilidades

Ya conectados en la aplicación, se deberá seleccionar la responsabilidad asignada al usuario.

Las responsabilidades, dentro del sistema Oracle, equivalen al perfil con el cual un usuario accede al sistema, donde la misma limitará las acciones que puede realizar dentro de la aplicación y presentará el menú de acciones posibles.

Por lo general, los usuarios tendrán una sola responsabilidad con la que podrán acceder al sistema.

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Una vez seleccionada la opción se abrirán dos páginas mientras se carga el programa. Estas ventanas SIEMPRE deberán permanecer abiertas y no deben cerrarse pues afectarán la funcionalidad de las aplicaciones Oracle.

2.2. Menú principal del módulo de Cuentas por Pagar (Navegador)

La siguiente figura es un ejemplo de una ventana Navegación que aparece después de conectarse a las aplicaciones Oracle y de seleccionar una responsabilidad. Esta ventana se utiliza para navegar a una pantalla que permite realizar un flujo de negocios específico. La ventana Navegación está siempre presente durante la sesión de Oracle y despliega el nombre de la responsabilidad actual en el título de la ventana.

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2.3. Barra de Menú del Sistema

Todo el sistema se despliega dentro de una ventana única la cual tiene incorporada una barra de herramientas y menús desplegables.

La barra de herramientas sirve para realizar las acciones del sistema más comunes como: realizar búsquedas, grabar datos, borrar registros en pantalla, etc. Los botones se encontrarán habilitados o deshabilitados según si su función es aplicable o no en la pantalla actual. Los botones y su función más utilizados son los siguientes:

Menú principal

La barra del menú principal incluye menús que se pueden utilizar para navegar a través de una forma, para editar o recuperar datos o para ejecutar otras acciones. Estos menús son:

 Archivo: Para grabar, abrir archivos, guardar.

 Edición: Para cortar, copiar y pegar datos. Además aquí radica la opción de cambiar la contraseña o perfiles.

 Ver (x): Para ver resúmenes. La función más importante es la de ver Solicitudes.

 Carpeta: Para mostrar u ocultar campos, además de darle el orden deseado a las columnas presentadas en las formas. No siempre está disponible este menú.

 Herramientas: Para navegar por la aplicación.

 Ventana: Para cambiar la visualización de las ventanas (por cascada, mosaico vertical u horizontal)

 Ayuda: Para acceder a la ayuda en línea de la aplicación. Despliega, además, información técnica de la aplicación.

Ctrl + Down Insertar Registro Ctrl + V Pegar

Buscar Encontrar Datos F6 Limpiar Registro Navegador Mostrar Navegador Ctrl + Up Eliminar Registro Ctrl + S Grabar Ctrl + E Editar Campo

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Alt+R+R Cambiar de

Responsabilidad Traducir Campo Ctrl + P Imprimir la Pantalla Zoom

F4 Cerrar la Pantalla Adjuntar Notas Ctrl + X Cortar Herramienta de

Carpetas Ctrl + C Copiar Ctrl + H Ayuda On-Line

Las mismas funciones que se encuentran en los botones, también están accesibles a través de teclas de función.

Acción Teclas

Bloque Siguiente Shift + Page Down (Av Pág.) Bloque Anterior Shift + Page Up (Re Pág.) Campo Siguiente Tab

Campo Anterior Shift + Tab Duplicar Articulo Shift + F5 Duplicar Registro Shift + F6 Ingresar Consulta F11 Ejecutar Consulta Control + F11

Insertar Registro Control + Down Limpiar Pantalla F8 Limpiar Registro F6 Lista de Valores Control + L Salir / Cancelar Consulta F4

Suprimir Registro Control + Up Grabar / Validar Control + S

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Botón Descripción

Expandir el primer sub nivel del objeto señalado. Contraer el primer sub nivel del objeto señalado. Expandir todos los subniveles del objeto señalado.

Expandir todos los subniveles de todos los objetos expandibles en la lista de navegación.

Contraer todos los objetos que se encuentran desplegados en la lista de navegación.

3. Facturas

La captura de pasivos se puede realizar mediante el uso de lotes (compiladores electrónicos) o sobre un gran repositorio general de facturas. Para esta implantación, se decidió el uso de lotes de facturas.

Toda factura se compone de dos partes: cabecera y distribuciones. La cabecera se refiere a la captura del pasivo y, las distribuciones, a las líneas de cargo e impuestos. Una vez que las facturas estén cuadradas (partida doble, total cargos igual a total pasivo) se deben validar y contabilizar, para dejarlas listas para su programación de pago.

La responsabilidad a utilizar para la captura de las cuentas por pagar será: ASA_XXX_AP_SUPER_USUARIO, donde XXX es la línea de negocio donde se requiere la captura de los pasivos.

Para capturar pasivos, se sigue navegación: Facturas  AsientoLotes de Facturas

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El siguiente diagrama muestra la forma en que el usuario puede navegar entre las ventanas del proceso de captura de facturas.

Lote de Facturas Facturas Distribución Contable Buscar Buscar Buscar Pagos programados Facturas Retenidas Acciones a

Las facturas Pagos

Revisiones De facturas Liberacion De facturas Aplicación/ No Aplicación de Pagos Pagos Revision De OC Pagos Revision De Pagos Revisión de Pagos Ordenes de Compra Facturas Proveedores

Trabajando con Facturas

Cotejo OC Recepciones Facturas Orden de Compra Recepciones Facturas Lote de Facturas Facturas Distribución Contable Buscar Buscar Buscar Pagos programados Facturas Retenidas Acciones a

Las facturas Pagos

Revisiones De facturas Liberacion De facturas Aplicación/ No Aplicación de Pagos Pagos Revision De OC Pagos Revision De Pagos Revisión de Pagos Ordenes de Compra Facturas Proveedores

Trabajando con Facturas

Cotejo OC Recepciones Facturas Orden de Compra Recepciones Facturas

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3.1. Captura de cuentas por pagar

La pantalla de captura de cuentas por pagar es única para todos los tipos de documentos: facturas estándar, anticipos, informes de gastos, notas de crédito y débito, asociaciones a órdenes de compra, mixtas y retenciones de impuestos.

Desde la pantalla mostrada anteriormente, ir a la opción Lotes de Facturas

Se abre la pantalla para capturar el nombre del lote, que será el archivo electrónico o repositorio donde se capturarán cada uno de los pasivos. Se le asigna el nombre al lote y se da clic sobre el botón Facturas

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Una vez definido el nombre del lote, se da clic al botón Facturas para comenzar el ingreso de ellas.

A continuación se describen los campos a utilizar y los valores esperados de captura, por parte de los usuarios. NOMBRE EN PANTALLA VALORES ACCIONES POR SISTEMA ACCIONES POR USUARIO

Unidad Operativa Empresa en la que se

está trabajando. Tipo Standard Anticipo Informe de Gastos Liberación de Retención Nota de Crédito Nota de Débito Retención de Impuestos Mixta

Valor por Defecto es Standard Seleccionar el tipo de documento que se desea capturar. Número OC Seleccionar la OC asociada al pasivo Cuenta Pasivo Cuenta de pasivo capturada en la sucursal del proveedor Proveedor Listado de proveedores asignados a la unidad operativa Seleccionar el nombre del proveedor de la lista de valores para este

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NOMBRE EN PANTALLA VALORES ACCIONES POR SISTEMA ACCIONES POR USUARIO campo. Si el proveedor no existe se debe dar de alta.

Nro Proveedor RFC del proveedor El sistema despliega el RFC del proveedor

Nombre Sucursal

Nombre de la unidad operativa en que se esté trabajando

Si existe sólo un sitio, la información será predeterminada

Fecha Factura

Introducir la fecha de la factura del proveedor seleccionándola del calendario. Grupos Retenciones Impuesto Facturas Grupos de retención de impuestos

Presenta por defecto el grupo asignado en la sucursal del proveedor

NOMBRE EN PANTALLA VALORES ACCIONES POR SISTEMA ACCIONES POR USUARIO Nro. Factura Si presiona el tabulador _{para ir al siguiente}

campo, el número de la

Capturar el número de la factura del

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NOMBRE EN PANTALLA VALORES ACCIONES POR SISTEMA ACCIONES POR USUARIO factura predeterminado será la fecha del día

Importe Factura Introducir el importe de la factura, subtotal más impuesto Importe Impuesto Al momento de calcular el impuesto, el sistema puebla este campo

Div Factura MXN USD Capturar la moneda de la factura Importe Retenido Al momento de validar las facturas, cuando tengan asociado algún grupo de retención de impuestos, el sistema puebla este campo automáticamente

Importe Pagado por Anticipado

Al momento de asociar un anticipo a la factura, el sistema puebla este campo automáticamente

Fecha Contable Despliega fecha del día

Seleccionar del calendario la fecha en que se realizará la afectación contable de la operación Div Pago MXN USD El sistema despliega, automáticamente, la misma moneda del campo Div Factura

Fecha Tipo Cambio Pago El sistema despliega, automáticamente, la fecha de factura Seleccionar del calendario la fecha en que se realizará la afectación contable de la operación Clase Tipo Cambio Pago Diario Usuario El sistema despliega, automáticamente, la clase del tipo de cambio usado en el pago de la factura Tipo Cambio Pago El sistema despliega, automáticamente, el valor del tipo de cambio

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NOMBRE EN PANTALLA VALORES ACCIONES POR SISTEMA ACCIONES POR USUARIO usado en el pago de la factura NOMBRE EN PANTALLA VALORES ACCIONES POR SISTEMA ACCIONES POR USUARIO Juego Distribución Escoger el juego de distribución para generar en automático las líneas de cargo en las facturas Descripción Introducir el concepto de la factura o la razón que la generó Asociar Acción Factura Recibo Orden de Compra Seleccionar:

Factura – Para copiar líneas de cargo para notas de crédito Recibo – Para asociar las facturas a las recepciones en almacén

Orden de Compra – Para asociar facturas a los pedidos de compra

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NOMBRE EN PANTALLA VALORES ACCIONES POR SISTEMA ACCIONES POR USUARIO Proyecto Tarea Fecha Artículo Erogación Tipo Erogación Organización Erogación NOMBRE EN PANTALLA VALORES ACCIONES POR SISTEMA ACCIONES POR USUARIO Clase Tipo Cambio Diario Usuario

Escoger la clase de tipo de cambio a utilizar para traducir el importe de la factura en otra divisa, a la moneda funcional

Fecha Tipo Cambio

Seleccionar la fecha del tipo de cambio a utilizar

Tipo Cambio El sistema presenta el

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NOMBRE EN PANTALLA VALORES ACCIONES POR SISTEMA ACCIONES POR USUARIO

acuerdo al tipo y día a utilizar

Importe Divisa Funcional

El sistema despliega la multiplicación del tipo de cambio por el importe de la factura

Fecha Plazos

Fecha Sistema

Fecha Recepción Almacén Fecha Factura

Fecha Recepción Facturas

Escoger la fecha en que se reconoce el pasivo. Términos 10 DIAS 15 DIAS 21 DIAS 30 DIAS . . . CONTADO El sistema despliega el plazo capturado en la sucursal del proveedor

Método Pago Cheque Compensación Electrónico Telegráfico El sistema despliega el método de pago capturado en la sucursal del proveedor. Generalmente será Electrónico Grupo de Pago GASOLINA INTERNOS PDI … El sistema despliega el grupo de pago capturado en la sucursal del proveedor Cambiar el grupo de pago, si es necesario, seleccionándolo de la lista de valores

Tipo Anticipo Temporario

Permanente Seleccionar: Permanente – Fondos Fijos, Depósitos en Garantía Temporario – Viáticos, Deudores Diversos, Anticipos a Proveedores, Gastos por amortizar

Fecha Liquidación Fecha sistema

Fecha a partir de la cual el anticipo está disponible para

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asociarlo a una factura.

País Imposición México

Estados Unidos

El sistema despliega el país con el que se dio de alta al proveedor

3.2. Líneas de Distribución

Para capturar y/o visualizar las líneas de distribución de la factura (líneas de cargo), se debe pulsar la pestaña 2 Líneas

Se capturan los datos básicos: Importe, Código Clasificación Impuesto, Cuenta de Distribución por Defecto

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NOMBRE EN PANTALLA VALORES ACCIONES POR SISTEMA ACCIONES POR USUARIO Nro Consecutivo El sistema despliega el consecutivo de líneas, empezando por el número 1 Tipo Artículo Flete Impuesto Varios Retención de Impuestos El sistema presenta el tipo Artículo

Importe Capturar el importe por

línea de gasto Código Clasificación Impuesto ASA_AP_IVA_XX, donde XX es la tasa de impuesto El sistema despliega el código de impuesto capturado en la sucursal del proveedor

Dejar el valor asignado por default, corregirlo o borrarlo

Cuenta de Distribución por Defecto

Capturar la cuenta de cargo de cada uno de los conceptos

Descripción

El sistema copia la descripción capturada en la cabecera de la factura

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fecha contable capturada en la cabecera de la factura

Para la captura de la cuenta contable, se da clic en el campo Cuenta de Distribución por Defecto para que presente los segmentos de la estructura contable y se capturen uno a uno.

Una vez capturadas las líneas de cargo, dar clic en la pestaña General

El sistema muestra, en la sección Resumen, los importes capturados en las líneas de cargo. Recordar que, campos rojos indican que el documento está descuadrado; campos negros, documentos balanceados. Dar clic sobre el botón Calcular Impuesto

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El sistema genera el impuesto automáticamente. Toma la tasa del código de impuesto que se le definió en cada una de las líneas de cargo. Como se muestra en el presente ejemplo, revisar que, después del cálculo, los valores aparecen en color negro, indicativo que la factura está balanceada.

Una vez cuadrada la factura, se procede a su validación y contabilización.

Validar un documento se refiere a que el sistema revisará que los períodos contables estén abiertos, que las cuentas contables existan, que puedan recibir afectaciones en ellas. También valida que los cálculos de impuesto y las líneas de retención sean las correctas, que no haya inconsistencias entre la forma como se configuró el sistema y la forma en que se captura el documento, etc.

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La forma de hacerlo es dar clic sobre el botón Acciones… 1 y seleccionar la opción Validar y dar clic al botón Aceptar.

Se debe observar que el Estado de la factura cambia de Nunca Validado a Validado.

En caso que el estado de la factura cambie a Necesita Revalidación, ir a la sección Liberación de retenciones.

Ya validada la factura, se procede a contabilizarla. Para hacerlo, se da clic nuevamente al botón

Acciones…1. Seleccionar la opción Crear Cuenta, seleccionar el botón Contabilización Final y dar clic en el botón Aceptar.

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El sistema desplegará la nota donde informa que la contabilidad se realizó con éxito. Dar clic sobre el botón Aceptar.

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Es en este momento donde la factura está lista para pago. Siempre deberá ser responsabilidad de los usuarios de captura de facturas dejar los documentos con Estado en Validado y

Contabilizado en Sí

3.3. Captura de notas de crédito / débito

Existen tres formas de crear las notas de crédito: capturarla por completo, asociarla a una factura o que el sistema la genere en forma automática, cuando se trate de devoluciones de material en almacenes.

En este momento, se visualizará el primer caso: capturar por completo la nota de crédito de la misma forma en que se mostró el alta de facturas en las secciones anteriores del manual.

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El sistema muestra la ventana donde indica el término de pago que utilizará. Por default, utilizará el que esté capturado en la sucursal del proveedor, pero se podrá modificar, a gusto del usuario.

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Recordar que las notas de crédito y débito se capturan en negativo.

La nota de crédito también puede llevar un juego de distribución asociado. Sin embargo, para este caso, se capturarán las líneas manualmente.

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Capturar el importe, también en negativo, revisar el código de impuesto a aplicar y la cuenta contable donde se cargará el movimiento. Repetir este paso hasta capturar todos los importes a afectar, con su respectiva cuenta contable.

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Dar clic sobre el botón Calcular Impuesto

El sistema calcula el importe de impuesto y lo muestra en la región Resumen. Al aparecer datos color negro, el sistema indica que el total de cargos es igual al total de abonos y, por ende, la factura está balanceada. Continuar la validación y su contabilización.

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Al igual que las facturas, las notas de crédito deben finalizar en estado Validado y en el campo

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3.4. Captura de anticipos

La captura de anticipos se realiza de la misma forma en que se capturan las facturas estándar. Las únicas diferencias que existen son el tipo de documento, que debe ser Anticipo…

… se debe determinar la forma en que se le asignará un número al anticipo…

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Revisar que el campo Tipo Anticipo sea siempre Temporario (recordar que la opción

Permanente se usará para los depósitos en garantía, fondos fijos) y que la Fecha Liquidación

sea la del día en que se captura el movimiento, cuando menos, pues esta fecha indica a partir de cuándo el anticipo está disponible para asociarse alguna cuenta por pagar. Una vez capturado, dar clic en la pestaña 2 Líneas

Capturar el importe del anticipo. En caso de no llevar impuesto, borrar el campo Código Clasificación de Impuesto. En caso de que sí, desglosar el impuesto en el campo Importe y dejar lleno el código de impuesto. Notar que el anticipo es el único documento que llena el campo Cuenta de Distribución por Defecto. Este dato lo trae desde la sucursal del proveedor. Grabar el movimiento y dar clic en la pestaña 1 General

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En este caso, como el anticipo no lleva impuesto, al consultar la región Resumen, se observa que los números aparecen en negro. Sí llevara impuesto, dar clic al botón Calcular Impuesto

para generar la línea del IVA y cuadrar las cifras.

Al igual que los demás tipos de documento, se debe proceder a la validación y contabilización del documento.

Los anticipos deben terminar con los campos: Estado: Anticipo No Pagado y Contabilizado: Sí

El siguiente paso del anticipo es pagarlos para cambiar su estado de Anticipo No Pagado a

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3.5. Asociación / Aplicación / Imputación de anticipos

Una vez que los anticipos han sido pagados y se encuentran disponibles para su uso, se tendrá que consultar el documento al que se le desea aplicar dicho anticipo o el anticipo mismo. Si se busca desde la factura, aparecerán los anticipos disponibles. Si se busca desde el anticipo, aparecerán las facturas pendientes de pago.

Para el presente ejemplo, se localiza el anticipo recién pagado. Dar clic sobre el botón

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Seleccionar la opción Aplicar/No Aplicar Anticipo. Dar clic sobre el botón Aceptar

El sistema muestra las facturas a las que se les puede asociar el anticipo

En la columna Aplicar, seleccionar el recuadro de la factura a la que se le desea aplicar el anticipo. El sistema presentará en el campo Importe a Aplicar la cantidad aún pendiente por aplicar en el anticipo. Se podrán realizar aplicaciones parciales o totales de los anticipos. En el campo Fecha Cntble seleccionar la fecha en que se desea afectar contablemente la asociación. A continuación, dar clic sobre el botón Aplicar/No Aplicar

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Se observan varias cosas después de la aplicación del anticipo. En primer lugar, realizada la aplicación, el registro previamente seleccionado se mueve a la parte baja de la pantalla, a la sección Aplicaciones Anticipos Existentes. En segundo lugar, en la esquina superior derecha, aparecen las cantidades del total del anticipo y lo que aún resta por aplicar. Finalmente, al revisar el importe de la factura a la que se aplicó el anticipo, se puede observar que ha disminuido el monto pendiente de pago.

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NOTA: En caso de desear revertir el movimiento, basta con seleccionar el anticipo aplicado y dar clic, nuevamente, en el botón Aplicar/No Aplicar, cuidando la fecha de reversión de aplicación del anticipo.

Cerrar la pantalla y regresar a la pantalla del anticipo.

Toda aplicación de anticipo afecta al anticipo mismo y a la factura sobre la que fue asociado. En el caso del anticipo, si se aplica la totalidad del anticipo, el Estado cambia de Disponible a

Completamente Aplicado. Si no, conserva el estado de Disponible. Dar clic sobre la pestaña 6 Visualizar Aplicaciones Anticipo

En esta pantalla aparecen los anticipos aplicados a la factura. Se pueden ver los montos, fechas de aplicación y facturas sobre los que se realizaron las aplicaciones.

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Ahora bien, al consultar la factura a la que se le realizó la aplicación se observa, en la región Resumen, a la izquierda de la pantalla que el renglón Anticipos Aplicados ha sido poblado. En esta región se visualizan los anticipos que han afectado la factura.

Del lado derecho, se observa también que el estado de la factura ha cambiado de Validada a

Necesita Revalidación. Dar clic a la pestaña 2 Líneas para observar la razón del cambio.

Este cambio se debe a que, en las líneas de distribución, se ha agregado la línea del anticipo aplicado.

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Ahora, se procede a validar y contabilizar nuevamente la factura.

Observar que en la sección Importe Pagado ya aparece el valor del anticipo aplicado. Dar clic al botón Generalidades, para observar más datos de la factura.

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Una vez que se han capturado facturas estándar, anticipos, notas de crédito, informes de gastos, etc., en las pantallas de la aplicación, se pueden consultar ya sea vía reporte o directamente en las pantallas. Para lograrlo, desde el menú principal de Cuentas por Pagar, se navega Facturas > Asiento > Facturas

Seleccionar al proveedor. Dar clic al botón Calcular Saldo Adeudado para saber cuál es el estado que se guarda con ese proveedor.

El sistema despliega el número de documentos que se tienen pendientes de pago y el importe adeudado. En caso de querer ver las facturas que integran su saldo, dar clic al botón Facturas

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El sistema las despliega en la misma pantalla donde se dieron de alta. En este lugar, se pueden visualizar y modificar, pero no dar de alta nuevos documentos por pagar.

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3.7. Liberación de retenciones

Cuando se validan las facturas, pueden aparecer retenciones o advertencias del sistema. Estos procesos de evitar continuar la validación se producen cuando hay una inconsistencia entre la configuración del módulo y la forma en que se está operando en él.

Los tipos de retenciones de factura más comunes tienen que ver con problemas en las combinaciones contables utilizadas, problemas con los períodos contables, falta de presupuesto para validación de fondos, cambiar los importes de impuestos, validar una factura que no está cuadrada.

3.7.1. Liberación manual de retenciones, indicando el motivo

Existen tres formas para liberar las retenciones de facturas. La primera de ellas es indicar manualmente el motivo de la liberación. Para iniciar, se requiere identificar una factura con problemas, con estado Necesita Revalidación e ir a la pestaña 3 Retenciones

En este caso, el sistema envía la retención por no estar asociado el documento a una orden de compra. En el campo Nom Despacho dar clic a la lista de valores y seleccionar la opción

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El sistema llenará el campo Motivo Despacho automáticamente. Grabar el movimiento.

Al hacerlo, el sistema llenará los campos Dspchado Por y Fecha Desp indicando el usuario que liberó manualmente la retención de la factura. Dar clic sobre la pestaña 1 General

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El estado del documento ha cambiado a Validado

Una vez liberada la retención, se continúa el proceso de contabilizar el documento.

3.7.2. Liberación manual de retenciones, desde el botón Despachar

La segunda forma de liberar una retención es análoga a la primera. Buscar una factura que requiera validación, mostrarla en pantalla y dar clic sobre la pestaña 3 Retenciones

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Dar clic sobre el botón Despachar… 1

El sistema desplegará una ventana solicitando el nombre y el motivo del por qué se libera la factura. Dar clic sobre el campo Nombre Despacho

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El sistema llena en automático ambos campos. Dar clic sobre el botón Aceptar

El sistema graba el movimiento y nuevamente indica al usuario que liberó la retención de factura, para propósitos de auditoría de movimientos.

Al hacerlo, el sistema mostrará los campos en color gris, indicando que el usuario no puede liberar manualmente la retención de la factura, para ello es necesario realizarlo a nivel de cabecera y distribución, por lo tanto dar clic en el botón Toda Distribución.

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3.7.3. Liberación manual de retenciones, desde el botón Acciones

El tercer tipo de liberación de facturas es usando el botón Acciones. Desde la factura con estado Necesita Revalidación dar clic sobre el botón Acciones… 1

Dar clic sobre los cuadros Validar y Liberar Retenciones. Si al dar clic sobre éste último se llena automáticamente el campo Nombre Retención con el valor Todo entonces, se puede continuar pues la retención es factible de liberar por el usuario. En caso de no aparecer el valor

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Dar clic sobre el campo Nombre Liberación. Al desplegar las opciones solo mostrará una y llenará tanto ese campo como el de abajo. Dar clic sobre el botón Aceptar

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En todos los casos anteriores, aún falta contabilizar el documento para proceder al pago de los documentos. Recordar siempre que todo pasivo creado debe finalizar con Validado y

Contabilizado.

3.8. Cancelación de facturas

Cuando se desee cancelar cualquier documento por pagar ya validado y contabilizado, lo primero que debe hacerse es buscarlo, ya sea dentro del lote donde se capturó o desde la ventana Facturas, como se explicó en la sección Búsqueda de documentos por pagar.

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Seleccionar la opción Cancelar Facturas y dar clic sobre el botón Aceptar

En toda cancelación de documentos, el sistema preguntará siempre si realmente se desea realizar la cancelación. Dar clic al botón Aceptar

En la parte izquierda de la pantalla, en el área Resumen, se puede revisar que el sistema puso en ceros todos los valores del documento.

El estado del documento y la contabilización cambian a Cancelado y Parcial, respectivamente. Ahora, se debe realizar la contabilidad de la cancelación. Para realizarlo, dar clic al botón

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Seleccionar la única opción disponible que es Crear Cuenta de tipo Contabilización Final. Dar clic sobre el botón Aceptar

Verificar que el estado de la factura sea Cancelado y que esté contabilizado. Revisar también que el importe de la factura cambie a cero, con lo que así se concluye la forma de cancelar documentos en la aplicación.

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3.9. Control de Fondos Presupuestales

Pese a que el uso de presupuestos no se utilizará en esta fase inicial del proyecto, es necesario dejar toda la infraestructura lista para cuando se desee empezar a usar. Por ello, en algunas ocasiones, se podrán observar retenciones de factura indicando que no hay fondos presupuestales. Por ello, en esta sección, se indicará la forma en que liberarán dichas facturas. El control de fondos presupuestales en una factura se hace a través de los siguientes pasos: Requisitos Previos: Ingresar un lote de factura, los datos de la factura (proveedor, fecha, monto), revisar distribuciones.

En el menú ir a: Acciones  Controlar Fondos

3.10. Asociación de Facturas a la Recepción de Órdenes de Compra

Para llevar a cabo la asociación de una recepción de una Orden de Compra a una factura, se deben seguir los siguientes pasos:

Requisitos Previos: La orden de compra debe estar aprobada, con los fondos reservados (control presupuestal) y recibida en el almacén.

Se debe ingresar una factura de tipo Standard y llenar el campo Número OC con el número del pedido a asociar. El sistema desplegará, automáticamente, el nombre del Proveedor, su número, el término de pago, divisa y otros datos de la orden de compra.

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Se deben llenar los campos que toda factura requiere: número de documento, monto, fecha factura y descripción.

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Al hacerlo, el sistema presentará las recepciones efectuadas a la orden de compra seleccionada. Se debe recordar que el nivel de asociación de facturas se hará contra los recibos en almacén para evitar pagar algo que aún no se ha recibido. Dar clic sobre el botón Encontrar

El sistema presentará en pantalla los recibos asociados a la orden de compra seleccionada. Bajo la columna Asociar, dar clic en los cuadros a todas las recepciones efectuadas y que son parte de la factura que presenta el proveedor.

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Al seleccionar las líneas, se observan las cantidades y los montos capturados desde la orden de compra. Además, en la esquina superior derecha, se puede visualizar el total factura y el total de líneas de distribución. Este campo debería diferir, a lo más, en el importe del impuesto, que se generará unos pasos adelante.

Finalmente, en la parte baja de la pantalla, en la región Cantidad de Recepción, se presentan las cifras control de la línea de la orden de compra: cantidad pedida, cantidad recibida, cantidad devuelta y cantidad facturada. En caso de querer utilizar un recibo ya asociado, el campo Facturado aparecerá lleno y el sistema advertirá del posible problema de tratar de volverlo a usar.

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El sistema regresará a la cabecera de la factura. En la región Resumen aparecerá el valor de todas las líneas asociadas en el proceso anterior. Como se muestra en la imagen, la factura aún no está balanceada. Dar clic en el botón Calcular Impuesto para generarlo.

Una vez calculado, se muestran los valores en color negro. Dar clic ahora en la pestaña 2 Líneas para visualizar los datos que llena el sistema automáticamente cuando se usa la asociación a órdenes de compra en lugar de capturar manualmente las líneas de cargo.

El sistema deja evidencia de la orden de compra, del número de la recepción en almacén, de la cantidad asociada, del artículo al que corresponde dicha línea. De esta manera, se cumple la

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asociación a 3 direcciones: cantidades de la orden de compra, del recibo y de la factura son iguales.

Como último paso, se debe validar y contabilizar la factura.

3.11. Asociación de Facturas por QuickMatch

La asociación por QuickMatch es, como su nombre en inglés lo indica, una forma más rápida de unir la orden de compra con la factura. Es una asociación que se utilizará siempre y cuando se sepa que TODAS LAS LINEAS DE LA RECEPCION DE LA ORDEN DE COMPRA CORRESPONDEN A LAS LINEAS DESCRITAS EN LA FACTURA.

Para utilizarla, se captura la factura de manera similar a lo visto en la sección anterior. Una vez que se llenen todos los campos requeridos, dar clic sobre el botón QuickMatch

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El sistema tardará unos segundos y cambiará a la pestaña 2 Líneas y presentará las líneas recibidas de la orden de compra elegida. Es decir, se ahorran los pasos de abrir la orden de compra, de presentar los recibos y de escogerlos. Grabar el movimiento para continuar.

Al terminar de grabar, el sistema deja los campos en color gris, indicando que no son modificables por el usuario y completa los datos de número del recibo y el número de las líneas.

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4. Pagos

Existen tres formas de pagar documentos en la aplicación de Cuentas por Pagar: el Pago Total desde la Factura, el Pago desde el menú de Pagos y el Lote de Pagos.

4.1. Lote de Pagos Electrónico

Un lote de pagos consiste en programar varios pagos a la vez, en lugar de hacerlos uno por uno. Se pide al sistema que agrupe, dado algún criterio, todos los pagos a realizar.

Desde la pantalla del menú principal, ir a la navegación Pagos – Gerente de Pagos

El sistema muestra una pantalla tipo Internet. Dar clic en la pestaña Solicitudes de Proceso de Pago

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Dar clic sobre el botón Ejecutar Solicitud Única

El sistema muestra la pantalla para ingresar los criterios de búsqueda de facturas.

NOMBRE EN PANTALLA VALORES ACCIONES POR SISTEMA ACCIONES POR USUARIO Pago Desde Fecha Seleccionar fecha de vencimiento a partir de cuándo se quieren seleccionar las facturas

Fecha Límite de

Pago Presenta la fecha del día

Seleccionar la fecha de vencimiento límite para pago de facturas

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NOMBRE EN PANTALLA VALORES ACCIONES POR SISTEMA ACCIONES POR USUARIO Tipo de Proveedor Ver lista de valores Seleccionar el tipo de

proveedor a pagar

Método de Pago Siempre será

Electrónico

Nombre de Lote de Facturas

Seleccionar el lote de facturas a pagar

Grupos de Pago Todo

Especificar

Seleccionar el grupo de pago a liquidar. Por lo general, se repiten los nombres de los tipos de proveedor en los grupos de pago

Divisas de Pago Todo

Especificar

Seleccionar el valor MXN o USD

Ante todo, capturar algún valor en el campo Nombre de Solicitud de Proceso de Pago. Posteriormente, seleccionar los criterios para que el sistema realice la propuesta de pagos.

El siguiente paso será dar clic sobre la pestaña Atributos de Pago.

Llenar los campos Fecha de Pago y Clase de Tipo de Cambio de Pago. El primero de ellos, además de ser la fecha en que quedará registrado el pago, también será la fecha contable que

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presentará la póliza contable. El segundo de ellos siempre será el valor Corporativo. Para ejemplificar este método de pago, se ingresó una cuenta Bancaria de Desembolso así como el Documento de Pago Electrónico.

Dar clic sobre la pestaña Procesamiento. En ella, seleccionar el valor Cancelar Proceso para Revisión después de Selección de Pago Programado. Como su nombre lo indica, es la instrucción que se le da al sistema para revisar la propuesta de pago y poder eliminar las facturas que no se deseen liquidar.

Dar clic sobre la pestaña Resultados de Rechazo de Validación. En ella, seleccionar el valor

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Las demás pestañas no requieren modificación alguna por lo que se da clic, nuevamente, a la pestaña Criterios de Selección de Pago Programado.

Dar clic sobre el botón Ejecutar para que el sistema comience la propuesta de pago acorde a los criterios seleccionados.

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El sistema presentará en la región Panel de Control de Pagos todos los lotes ejecutados en el día. En caso de haber encontrado facturas que cumplieran los criterios de búsqueda, aparecerá el conteo bajo la sección Se Necesita Acción.

Al dar clic sobre el número bajo ese campo, el sistema muestra los lotes o propuestas de pago bajo ese estado. Como se puede ver en el ejemplo, el nombre del lote es el mismo que de definió al principio de esta sección. Dar clic sobre él.

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El sistema muestra, en la sección Totales Divisa Estimado Actual, los documentos coincidentes bajo los criterios definidos para la creación del lote. Se puede visualizar la moneda, el número de pagos seleccionados, el importe, los descuentos y retenciones, si existieren. Estos datos son las cifras resumen de la propuesta de pago.

Al ir hacia la parte baja de la pantalla, con la barra de desplazamiento, se observa el detalle de los documentos a pagar. Se puede dar clic sobre alguno de ellos para mostrar el detalle del documento.

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La primera columna, Seleccionar, consiste en un recuadro para elegir si los documentos desean ser pagados o no. En caso negativo, basta con dar clic sobre dicho campo para indicar que no se desean incluir en la propuesta de pago final.

Ya elegidos los documentos que no se desean incluir en el lote, dar clic sobre el botón Remover de Solicitud.

El sistema solicitará la confirmación que el usuario desea realmente eliminar los documentos. Dar clic sobre el botón Sí

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El sistema vuelve a crear el lote de pagos ya sin los documentos que se solicitaron ser excluidos. En caso de estar de acuerdo con la propuesta corregida, dar clic sobre el botón Ejecutar

El sistema mostrará la pantalla siguiente. Al igual que hace unos momentos, dar clic sobre la pestaña Página Inicial

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De manera análoga cuando se creó el lote, dar clic sobre el número bajo la sección Se Necesita Acción

Revisar el número bajo el campo Se Necesita Acción. Al ejecutar la solicitud del pago, el sistema no muestra resultados. Ir a la pestaña Página Inicial para consultar la solicitud de Pago.

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Dar clic en la pestaña de Finalizado. El sistema muestra el estado del lote de pagos como Pago Confirmado.

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Desde la pantalla del menú principal, ir a la navegación Pagos – Gerente de Pagos

El sistema muestra una pantalla tipo Internet. Dar clic en la pestaña Solicitudes de Proceso de Pago

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El sistema muestra la pantalla para ingresar los criterios de búsqueda de facturas.

Capturar algún valor en el campo Nombre de Solicitud de Proceso de Pago. Posteriormente, seleccionar los criterios para que el sistema realice la propuesta de pagos.

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El siguiente paso será dar clic sobre la pestaña Atributos de Pago.

Llenar los campos Fecha de Pago y Clase de Tipo de Cambio de Pago. El primero de ellos, además de ser la fecha en que quedará registrado el pago, también será la fecha contable que presentará la póliza contable. El segundo de ellos siempre será el valor Corporativo. En el campo de Cuenta Bancaria de Desembolso ingresar la cuenta que acepta el método de pago con cheque.

Dar clic sobre la pestaña Procesamiento. En ella, seleccionar el valor Cancelar Proceso para Revisión después de Selección de Pago Programado. Como su nombre lo indica, es la instrucción que se le da al sistema para revisar la propuesta de pago y poder eliminar las facturas que no se deseen liquidar.

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Dar clic sobre la pestaña Resultados de Rechazo de Validación. En ella, seleccionar el valor

Rechazar Sólo Documentos con Errores.

Las demás pestañas no requieren modificación alguna por lo que se da clic, nuevamente, a la pestaña Criterios de Selección de Pago Programado.

Dar clic sobre el botón Ejecutar para que el sistema comience la propuesta de pago acorde a los criterios seleccionados.

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El sistema presentará la siguiente pantalla. Dar clic sobre la pestaña Página Inicial

El sistema presentará, en la región Panel de Control de Pagos, todos los lotes ejecutados en el día. En caso de haber encontrado facturas que cumplieran los criterios de búsqueda, aparecerá el conteo bajo la sección Se Necesita Acción.

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Al dar clic sobre el número bajo ese campo, el sistema muestra los lotes o propuestas de pago bajo ese estado. Como se puede ver en el ejemplo, el nombre del lote es el mismo que se definió al principio de esta sección. Dar clic sobre él.

El sistema muestra, en la sección Totales Divisa Estimado Actual, los documentos coincidentes bajo los criterios definidos para la creación del lote. Se puede visualizar la moneda, el número de pagos seleccionados, el importe, los descuentos y retenciones, si existieren. Estos datos son las cifras resumen de la propuesta de pago.

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Al ir hacia la parte baja de la pantalla, con la barra de desplazamiento, se observa el detalle de los documentos a pagar. Se puede dar clic sobre alguno de ellos para mostrar el detalle del documento.

La primera columna, Seleccionar, consiste en un recuadro para elegir si los documentos desean ser pagados o no. En caso negativo, basta con dar clic sobre dicho campo para indicar que no se desean incluir en la propuesta de pago final.

Ya elegidos los documentos que no se desean incluir en el lote, dar clic sobre el botón Remover de Solicitud.