INSTITUTO POPULAR DE CULTURA
El estudio de la documentación musical en Colombia que el Centro de Documentación Musical ha emprendido desde 2006 como un proceso sistemático, ha permitido recoger la información que da cuenta del proyecto técnico, documental y de servicios desarrollado en cada entidad documental de la música en Colombia a la cual hemos tenido acceso. En el Instituto Popular de Cultura, cada uno de los aspectos identificados muestra este estado en su condición particular a 2010, información que se apoya valorando sus condiciones mediante visita in situ. El proyecto reconoce en su conjunto como entidades documentales de la música en Colombia sus potencialidades, debilidades y oportunidades además de la relación compleja en este panorama. La vigencia de esta información requiere la actualización progresiva de la información cada año.
Espacios
El Centro de Documentación Musical (CDM) del Instituto Popular de Cultura está ubicada en una de las sedes de la institución, específicamente en el barrio San Fernando Viejo (calle 4 #27-140). La sede mencionada se encuentra en un edificio público institucional identificado como construcción histórica, actualmente está en proceso de ser reconocido como patrimonio arquitectónico; edificación que ha sido adaptada en función de los servicios y actividades que desarrolla la institución. Cuenta con un espacio de consulta de carácter interna, al que acceden los usuarios para los procesos de visualización, escucha y revisión de la información, un espacio de depósito y uno de procesos internos en el que se encuentran los equipos, computadores, catálogos, listados y la colección, al igual que el personal que desarrolla las actividades del Centro. Es recomendable realizar una adaptación y adecuación de los espacios, por modestas y simples que estas sean, lo cual facilitará que se desarrollen todos los procesos documentales y las funciones del centro, brindando a su vez mayor seguridad y comodidad a los usuarios.
Recursos Técnicos Y Equipos
La entidad cuenta con equipos y recursos como computadores, programas especializados, bases de datos, catálogo, listados, equipos de audio y video. Desde el año 2010 ha habilitado una sala de telemática, que funciona en la parte superior del CDM y que se espera pueda estar conectada a la base de datos del winisis con que cuenta el centro, para que desde allí se consulte internamente la información documental musical. Sin embargo, la ausencia de una plataforma virtual propia limita la interacción del instituto con otras entidades. Adicionalmente dispone de recursos técnicos profesionales para el servicio y la producción de contenidos en audio, pero se encuentra limitado en el desarrollo de procesos para video. Es recomendable que la entidad desarrolle condiciones para avanzar en su integración a redes informáticas y de servicios permitiendo el intercambio de información con otras entidades y la disposición de servicios por la web.
A la fecha este es el tipo, cantidad y porcentaje de documentos musicales o asociados al campo de la música que se encuentran en las colecciones del Instituto no del todo disponibles al servicio. Se resalta que la colección dispone de materiales inéditos, en repertorio, audio, audiovisuales y documentos de fuente primarios, originales y ejemplares únicos.
La colección de documentos en soporte papel contiene libros, pliegos impresos, manuscritos, partituras impresas, partituras manuscritas, reproducciones manuscritas, litografías, fotocopias, otras reproducciones, libros especializados, publicaciones internacionales, métodos de estudio instrumental y/o vocal, repertorio, monografías, tesis, pliegos sueltos publicados y sin publicar, escritos mecanografiados, revistas, boletines, programas de mano, historias de vida, recortes de periódico, correspondencia manuscrita o proveniente de las oficinas de correo Nacional e internacional, fotografías, afiches y documentos legales, públicos y/o institucionales asociados o relacionados con la temática musical.
La documentación audiovisual contiene fundamentalmente películas y videos pero no se especifica y el medio en el que se encuentran, y en audio medios mecánicos, magnéticos análogos y ópticos de música popular. Esta descripción permite identificar la riqueza y complejidad del tipo de documentación que se encuentra en la colección, lo que implica evaluar la vigencia de sus contenidos, dada la fragilidad de los soportes y la implementación de medidas de preservación que garanticen la integridad del soporte y la estabilidad de la información, así como la identificación de condiciones de difusión.
En la colección se realizan los siguientes procesos:
La entidad cuenta con herramientas informáticas de análisis documental para sistematizar y automatizar la información, ha establecido políticas y criterios para definir procedimientos y realizar procesos técnicos sobre el tratamiento documental musical. Se recomienda enfatizar en el tratamiento físico y técnico adecuado que garantice la recuperación de los contenidos y su conservación. Cuenta con personas que conocen de cerca el contenido de las colecciones y la dinámica de su circulación. Conoce los estándares y las normas que se han desarrollado para realizar análisis técnico de documentación musical pero necesita la intervención directa de un especialista que oriente la consulta al servicio público.
Es recomendable que se involucren profesionales calificados y con experiencia técnica en el procesamiento de documentación musical que proporcionen un tratamiento adecuado tanto físico como técnico normalizados, para garantizan la recuperación de los contenido, manteniendo así la información actualizada y disponible al servicio mediante documentación en medio digital. Todos estos aspectos dan soporte y herramientas para dimensionar el crecimiento de la documentación y el crecimiento de la información, lo que permite una planeación para la adecuación de espacio y de condiciones fisicotécnicas para el almacenamiento y la demanda técnica para el procesamiento de la información, procesos que a su vez permitirían que la información manejada por el Instituto estuviera al alcance de otras entidades.
Recursos técnicos para sistematización, automatización de información
documental
Número de registros diligenciados por soporte:
Nombre 2010
Instituto Popular de Cali Papel Audio Video
1037 943 39
Registros en Bases de datos
Instituto Popular de Cali Base de datos Registros
Winisis 750
Condiciones de almacenamiento
Aunque se especifica que las condiciones ambientales y físicas de conservación son positivas, mediante la visita se pudieron diagnosticar evidentes riesgos de almacenamiento y deterioro de los soportes, observación importante dado que la entidad posee documentos ineditos, originales y únicos. Es significativo evidenciar que la entidad ha venido implementando dispositivos de protección que mejoran la preservación de los soportes así como la práctica de hábitos higiénicos y de control en la manipulación de documentos y dispositivos, no obstante se recomienda adecuar los dispositivos de protección (carpetas, contenedores, soportes etc.) a toda la colección la adquisición de inmobiliario y estantería adecuados y al mismo tiempo, que se apliquen seguimientos que permitan evaluar las condiciones higrotérmicas que arrojen indicadores y datos sobre el tipo de amenazas y riesgos de preservación que permitan proyectar las adecuaciones físicas y ambientales que sea necesario implementar para mantener y mejorar los procesos de conservación.
Actividad
Desde el año 2010 a través de la separata musical de la Revista “Paginas de Cultura” del Instituto Popular de Cultura, se han venido difundiendo algunas de las piezas musicales que hacen parte del acervo documental del CDM, de igual manera en ésta misma publicación de carácter semestral, se han publicado entrevistas y artículos relacionados con la documentación folklórica que tiene lugar en el CDM. Se suma a esto algunas actividades de carácter interno institucional en la que se han realizado espacios de cineforo, para presentar algunas de las películas que fueron realizadas en la década del 60´s por los investigadores de la institución y que hacen parte de la colección del centro. Pese a estos esfuerzos es necesario avanzar en el desarrollo de actividades que proyecten su función. Es recomendable gestionar alianzas y convenios con entidades que desarrollen actividades y/o proyectos relacionados con la actividad documental y musical y muy especialmente con la academia, a través de las cuales promueva el desarrollo de procesos de gestión, coproducción, formulación de proyectos, intercambios, mediante las cuales sea posible ampliar y expandir las actividades del
centro realizando por ejemplo: conciertos, talleres, exposiciones, foros y conferencias. Así mismo sugerimos utilizar los espacios disponibles a través del blog http://documentacionmusicalcolombia.wordpress.com/ de la RED de CDMs para visibilizar las actividades y así mejorar y potenciar la proyección del impacto de las mismas.
Servicios
La entidad presta servicios de consulta de documentos en papel, audición, visionaje, copias sonoras, copias visuales y digitales, edición reproducción de imágenes, reprografía en papel y referencia.
Cada consulta es registrada por el usuario en un formato que ha sido definido dentro del CDM y mensualmente se realiza un proceso de digitación de la información que arroja las estadísticas de solicitudes de consulta y circulación de documentos. Sin embargo, ésta herramienta debe ampliar la perspectiva de los servicios de manera que se analicen de manera comparada los contenidos estadísticos, este análisis permitirá conocer los mayores intereses de los usuarios, sus necesidades, condiciones y procesos del servicio de manera que se disponga de indicadores que se proyectan en una herramienta de planeación con argumentos originados en los estudios de usuarios y servicios.
