ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

Texto completo

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LA CLASIFICACIÓN REFLEJO DE LA ESTRUCTURA ORGANICA

AGRUPACIONES DOCUMENTALES ESTRUCTURA ORGANICA

Fondo documental Entidad

Secciones documentales Dependencias de mayor jerarquía

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OFICINA CREADORA (PRINCIPIO DE PROCEDENCIA)

AGRUPACIONES DOCUMENTALES ESTRUCTURA ORGANICA Fondo documental Municipio de Sabaneta Secciones documentales Secretaria de Gobierno Subsecciones documentales Jurídica, servicios públicos

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A partir de del conocimiento de los procedimientos

administrativos que determinan el orden en que los

documentos se producen para el desarrollo de un

trámite, donde se plasman las actividades en la

resolución de un asunto asignadas a una

dependencia para el logro de un objetivo. La

unidad documental debe reflejar la creación y uso

de un documento y la razón de su creación.

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Tesorería Municipal Solicitud de compra Cotizaciones Certificado de Disponibilidad Presupuesta! Registro de Disponibilidad Presupuesta! Factura de compra Orden de compra Entrada de almacén Recibo a satisfacción

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Agrupando los documentos de acuerdo con el

trámite, se está respetando el principio archivístico de

orden original, teniendo en cuenta la ordenación

física

de

los

documentos

producidos

en

el

procedimiento los pagos por diferentes conceptos, la

reunión de todas estas unidades documentales dará

como resultado la Serie Documenta (Ordenes de

Pago).

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AGRUPACIONES DOCUMENTALES ESTRUCTURA ORGANICA

Fondo documental Municipio de Sabaneta

Secciones documentales Secretaria de hacienda

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Las funciones determinan las series que corresponden a cada agrupación documental, teniendo en cuenta actuaciones reguladas por normas de procedimiento, en cumplimiento de los objetivos encomendados a cada dependencia.

Funciones comunes: Son las administrativas genéricas que sirven de apoyo para el ejercicio de las competencias de cualquier entidad (personal, presupuesto, asuntos jurídicos, etc.).

Funciones específicas. Son las que desarrollan la misión de la entidad y constituyen su razón de ser, haciéndola diferente de cualquiera otra. Estas funciones son delegadas en las áreas técnicas.

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El Municipio de Sabaneta para su funcionamiento y para el cumplimiento de su misión -como organización corporativa- debe adoptar la estructura que le corresponda de acuerdo con su categoría.

Municipio de Sabaneta ESTRUCTURA ORGANICA Para llevar a cabo la función de construir

las obras que demande el progreso local, creará la dependencia que asuma dicha responsabilidad

(Secretaria de Obras Públicas e infraestructura).

Para promover la participación comunitaria (Secretaria de gobierno y desarrollo ciudadano);

para el mejoramiento social y cultural de sus habitantes

(Secretaria de educación y cultura).

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Con la clasificación se reconstruye cómo es y cómo funciona la entidad que ha producido los documentos, los documentos debidamente clasificados deben reflejar la misión, objetivos y funcionamiento de la entidad que los produjo.

Se debe tener en cuenta lo siguiente:

 Identificación de las Agrupaciones Documentales  Fondo, Sección, sub sección

 a partir de la información contenida en los actos administrativos de creación,

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Que corresponde a la totalidad de la documentación producida,

recibida y conservada por una entidad.

Recopilar información sobre el Origen y constitución del

organismo productor, teniendo en cuenta:

 Fecha de creación

 Fecha de supresión, si es del caso.

 Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad

 Organismos que le han precedido en el desempeño de

funciones análogas.

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NIT: 890980331-6

Código DANE: 05631 Gentilicio: Sabaneteños

Sabaneta es conocido como el Rincón Joven del Valle de Aburrá, se encuentra a 14 Km. al sur de la ciudad de Medellín. Tiene como vías de acceso: la Avenida Las Vegas, la Avenida El Poblado y la Autopista Sur; limita con los municipios de Envigado, Itagüí, Caldas y La Estrella.

El municipio está comprendido por 31 barrios y 6 veredas: María Auxiliadora, Las Lomitas, La Doctora, San José, Cañaveralejo y Pan de Azúcar.

Fue fundado en el año 1903 como corregimiento de Envigado. El 25 de octubre de 1964 se promueve la creación de Sabaneta como municipio, bajo la coordinación del Padre Ramón Arcila y de la Sociedad de Mejoras Públicas. En esta fecha se constituye la Junta Pro Municipio con líderes cívicos de la región. Tras cumplirse los trámites de rigor, se llega al año 1967 y la Asamblea Departamental de Antioquia dicta, el 30

noviembre, la Ordenanza No. 7 por la cual se erige como municipio, la que empieza a

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El mapa de Sabaneta tiene la forma de una hoja; donde sus venas

son las quebradas que la recorren de Oriente a Occidente,

buscando el río Medellín.

Sabaneta limita por el Norte y Oriente con el municipio de

Envigado, por el Occidente con los municipios de Itagüí y La

Estrella y, por el Sur con Caldas y La Estrella. Su territorio lo

recorren las quebradas La Sabanetica, La Doctora, La Escuela, La

Honda y La Cien Pesos. Así mismo, el Río Medellín en su costado

Occidental. Su principal altura de montaña es el pico de Piedras

Blancas, en la reserva ecológica de La Romera, con 2.650 metros

de altura.

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Urbano

Con 15 kilómetros cuadrados Sabaneta es el municipio más pequeño de Colombia. El 67% de su territorio es urbano, se caracteriza por ser plano y se divide en 31 barrios.

Rural

La zona semiurbana y rural está conformada por 6 veredas: Pan de Azúcar, Cañaveralejo, San José, La Doctora, Las Lomitas y María Auxiliadora, desde las cuales se divisa el Valle de Aburrá.

Orografía

Su topografía varía de relieves planos y ligeramente ondulados, hasta lugares con altas pendientes.

Principales alturas

Se destacan el alto Piedras Blancas (2.650mts), en La Romera; La Cuchilla Santa Teresa (2.200mts); el Cerro de Los Gallinazos, en Pan de Azúcar

(1.800mts); el Cerro Morrón; La Siberia y el Ancón.

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Hidrografía

El Municipio forma parte de la hoya hidrográfica del Río Medellín en su margen derecha.

Nacen en las laderas orientales varias quebradas, entre las cuales sobresalen: La Cien pesos, La Honda, La Escuela, Doña Ana, Buenavista, El Canalón, La Macana y La Sabanetica. Todas ellas desembocan en la quebrada La Doctora.

En la época precolombina, de acuerdo con la teoría de Codazzi, expuesta por el Doctor Manuel Uribe Ángel, en su libro “Compendio histórico y geográfico del estado soberano de Antioquia” publicado en París en 1885, en los terrenos donde se asienta hoy Sabaneta se inició el segundo de los tres lagos que cubrieron el Valle de Aburra.

Vías de comunicación

Se une por carretera con los municipios de La Estrella, Itagüí, Envigado, Caldas y Medellín mediante las avenidas Las Vegas, El Poblado, La Regional y la Variante de Caldas. También cuenta con buenas vías inter veredales.

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Medio ambiente

El alto de La Romera es un lugar estratégicamente

situado entre Sabaneta, Caldas, Envigado y el Retiro,

con una extensión de 181 hectáreas. Fue declarado

Parque Ecológico y Recreativo Municipal.

Símbolos

Bandera, escudo, himno

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De acuerdo con la vigencia administrativa en las instituciones pueden encontrarse los siguientes fondos documentales:

Documentación de entidades administrativamente vigentes.

Documentación de entidades suprimidas

Documentación reunida por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin ningún criterio archivístico de organización y conservación.

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Para identificar las Secciones y Subsecciones Documentales

relacionadas con la documentación producida por cada una de las

dependencias de mayor rango y por los grupos de trabajo en que

éstas se subdividen\ den es necesario recopilar los actos

administrativos mediante los cuales se legalizan los cambios

estructurales de la entidad y establecer la jerarquía de las

dependencias para saber cuáles de ellas son del nivel directivo y

cuáles del subalterno. Estos datos son necesarios para codificar

las dependencias y las series documentales que le corresponden a

cada una.

 Organigramas

 Creación y supresión de dependencias

 Manuales de Funciones

 Manuales de Procedimientos

 Reglamentos Internos

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La Clasificación debe sustentarse en el respeto a la estructura de la entidad, para lo cual es necesario tener a mano tamo los Estatutos como los Organigramas. Con la información brindada por estos elementos se delimitará la agrupación documental correspondiente a cada división.

Una vez identificada cada dependencia u oficina, es necesario analizar tanto sus funciones como los procedimientos administrativos que normalizan la producción y trámite documental.

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Las series documentales se identifican con las funciones y

actividades

desarrolladas

por

las

dependencias

para

el

cumplimiento de los objetivos propuestos. Para desarrollar sus

funciones, cada entidad establece trámites y procedimientos

administrativos que se reflejan en la producción documental

necesaria para iniciar y finalizar la acción administrativa.

La documentación generada en desarrollo de esta actividad origina

una unidad documental que reunida con otras de estructura

contenido homogéneos, conforman la Serie Documental.

Cada serie documental está asociada a un asunto en particular,

cuya denominación resulta del análisis del contenido de los

documentos reunidos en torno al trámite que los genera.

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En el municipio de Sabaneta

La oficina de planeación y desarrollo territorial debe desarrollar las siguientes actividades:

Obras de infraestructura física que propicien el desarrollo de nuestro Municipio de acuerdo con el avance que se genere en el país.

Conservar y mejorar las obras de infraestructura con que cuenta el Municipio.

Propiciar obras de interés público que permitan el mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes del Municipio de Sabaneta.

Mantenimiento y construcción de la malla vial y redes peatonales del territorio.

Incrementar la cantidad y calidad del espacio público y de las zonas de disfrute de los habitantes del municipio.

Programas se saneamiento, agua potable y cobertura en servicios públicos para todos los ciudadanos con una adecuada planificación.

Construir y ampliar equipamientos públicos para la adecuada prestación de los diferentes servicios ofrecidos a la comunidad.

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Al desarrollar estas funciones se producen varios documentos que deben reunirse atendiendo el trámite del asunto que los generó.

En consecuencia, esta oficina por función deberá clasificar como suya la serie obras de infraestructura física. De acuerdo con la función anterior, obras de infraestructura física se subdivide en vías de comunicación, construcción de planta física que lo diferencia de los demás, dando como resultado la conformación de subseries.

Las Subseries son el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie identificadas en forma separada de ésta por su contenido y características específicas o por uno o varios tipos documentales diferentes producidos en acciones administrativas semejantes.

En los archivos administrativos, se identifican fácilmente los asuntos que tramitan las oficinas ya que están señalados tanto en los manuales de procedimientos como en las funciones asignadas a cada dependencia.

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En los fondos acumulados, los asuntos se identifican por el

contenido de los documentos y a través de ellos es posible

reconstruir los trámites y por ende el orden original en que se

produjeron los documentos, así como también la red de relaciones

entre las dependencias.

A través de los asuntos, se puede restablecer la historia institucional,

con lo cual se logrará hacer la clasificación aplicando los principios

archivísticos de procedencia y orden original.

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Son esquemas que reflejan la jerquizaciòn y clasificación a la

documentación producida por una organización, en ellos se

registran jerárquicamente las secciones, sub secciones, series,

sub series documentales, estos cuadros tendrán numero de

casillas igual a las unidades productoras de documentos, cada

unidad productora estará identificada con un código o un

número.

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AGRUPACIONES DOCUMENTALES ESTRUCTURA ORGANICA

Primer digito Alcaldía de Sabaneta

Segundo digito Secretarias y oficinas asesoras

Tercer digito Oficinas dependientes de las

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Fondo Sección Sub sección 1 Sub sección 2

Municipio de Sabaneta 100 Nivel Central

Alcaldía y Secretarias 100 Alcaldía 110 Secretaria de transito y transporte 120 Secretaria de servicios administrativos 130 Secretaria de hacienda 140 Secretaria de planeación y desarrollo territorial 150 Secretaria de gobierno y desarrollo ciudadano 151 Asesoría jurídica. 152 Inspección de policía. 152 Inspección de policía 153 Comisaria de Familia 160 Secretaria de obras públicas e infraestructura 161 obras de infraestructura física. 162 Licencias de construcción Nivel descentralizado Establecimientos públicos, empresas comérciales e

industriales del Municipio

210 Instituto de

Recreación y deportes

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