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Universidad de Antioquia – Vicerrectoría de Docencia – Ude@ Educación Virtual

Documentos de Google

Ude@ Educación Virtual

Vicerrectoría de Docencia

Universidad de Antioquia Los Documentos de Google son editores de texto en línea que permiten el trabajo colaborativo en tiempo real desde cualquier dispositivo, como los demás tipos de documento de Google Drive. Para ello cuenta con las secciones chat, revisión de versiones y comentarios en las cuales los participantes pueden interactuar de forma simultánea. En este aplicativo de Google es posible crear documentos o subirlos a la red desde el ordenador para editarlos con otros usuarios.

Para crear Documentos de Google:

1. Debe ir a la página principal del usuario en Google Drive. Allí, haga clic en el botón Nuevo y seleccione la opción Documentos de Google. Podrá elegir si desea crear un Documento en blanco o Desde una plantilla. Para este caso, elegiremos la primera opción.

Figura 1. Nuevo Documento de Google

2. Hecho esto, se abrirá una nueva pestaña en el navegador con un documento en blanco con el título "Documento sin título", cuyo nombre puede cambiarse. Este tipo de documento permite incluir texto, tablas, imágenes, dibujos, ecuaciones, enlaces, entre otros. Además, esta herramienta ofrece las funciones más comunes y utilizadas de un editor de texto, como tipo de letra y tamaño del texto, alineación de los elementos (texto, imágenes, tablas), etc.

Universidad de Antioquia – Vicerrectoría de Docencia – Ude@ Educación Virtual Figura 2. Nuevo documento de Google Drive

Elementos de la Barra de menús

Archivo

• Compartir…: este botón permite acceder a la Configuración de uso compartido desde la que se pueden agregar colaboradores, así como, modificar los permisos de los colaboradores a los cuales les ha entregado permisos. Para poder acceder a esta opción, deberá asignar un nombre al documento.

• Nuevo: permite crear documentos, hojas de cálculo, presentaciones, formularios o dibujos de Google Drive.

• Abrir…: permite abrir documentos de la Lista de documentos de Google Drive, cargarlas desde una unidad de almacenamiento del computador, o bien, subir un nuevo archivo.

Figura 3. Abrir Documentos

• Crear una copia…: genera una copia cuyo nombre es "Copia de Hoja de cálculo sin título", el cual podrá cambiarse en el momento en el que el usuario lo desee.

• Descargar como: despliega un menú con los formatos de texto con los que es posible descargar el archivo en su computadora.

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• Enviar por correo electrónico como archivo adjunto...: facilita el envío del documento como archivo (.pdf), Microsoft World (.docx), HTML, entre otros, a través de correo electrónico.

Figura 4. Enviar como archivo adjunto desde Drive

• Historial de versiones: permite gestionar las versiones del documento. Cuenta con dos opciones: o Poner nombre a la versión actual: posibilita otorgarle un nombre especifico a la versión actual sobre la cual se encuentra trabajando. Para facilitar luego su identificación en el listado de versiones.

o Ver el historial de versiones: permite ver la lista de información sobre los accesos de los diferentes usuarios habilitados para modificar el documento y sus intervenciones en él. Al hacer clic sobre alguna de las versiones, se resaltan las líneas de texto que han sido modificadas en ese acceso y el usuario que lo realizó. Incluso es posible devolver el documento a una versión anterior mediante la opción .

Universidad de Antioquia – Vicerrectoría de Docencia – Ude@ Educación Virtual Figura 5. Historial de versiones

• Cambiar nombre: habilita la opción de modificar el nombre actual del documento. • Mover a: ubica el documento a redactar en una carpeta específica de Drive.

• Mover a la papelera: elimina el documento actual enviándolo a la papelera, desde donde, en caso de ser necesario, puede recuperarse.

• Publicar en la web: permite compartir la versión final del documento desde la web o para insertar en una página existente. Para permitir el acceso del público al documento, es necesario hacer clic en el botón Publicar.

Universidad de Antioquia – Vicerrectoría de Docencia – Ude@ Educación Virtual Figura 6. Publicación en internet

• Enviar correo electrónico a los colaboradores...: facilita el envío de mensajes entre los usuarios que comparten la hoja de cálculo. Esta opción solo se habilita cuando ha compartido el archivo con otras personas.

Universidad de Antioquia – Vicerrectoría de Docencia – Ude@ Educación Virtual Figura 7. Correo a los colaboradores

• Detalles del documento…: brinda un resumen de los datos del documento, tales como ubicación, propietario, hora de modificación y creación.

• Idioma: permite seleccionar el idioma bajo el cual se redactará el mensaje, esta acción es útil para que se pueda realizar una adecuada revisión ortográfica por parte de Google.

• Configuración de página: gestiona la orientación, las márgenes, el tamaño del papel y el color de la página.

• Imprimir: inicia la impresión del documento según las especificaciones del usuario, sin necesidad de descargar el archivo al disco duro.

Editar

En este menú encontrará las opciones para gestionar un documento con Google. Estas son:

• Deshacer: borra la última acción ejecutada sobre el documento. • Rehacer: sirve parar restaurar una acción previamente eliminada. • Cortar: permite trasladar información de un lugar a otro.

• Copiar: posibilita tomar información y trasladarla a otro espacio, sin perjudicar la información original, pues se esta se duplica.

• Pegar: permite posicionar una información previamente cortada o pegada.

• Pegado sin formato: posibilita traer información, previamente cortada, sin la configuración de formato que esta tenga.

• Eliminar: sirve para suprimir el texto o los elementos seleccionados.

• Borrar notas: elimina las notas ingresadas en el documento, en caso de haber realizado alguna. • Seleccionar todo: permite seleccionar todo el contenido del documento.

• Buscar y sustituir…: posibilita la búsqueda y/o reemplazo de un elemento o texto dentro del documento.

Ver

Aquí podrá encontrar todo lo relacionado con la visualización del documento. A saber:

• Diseño de impresión: al marcar esta opción, se visualiza el documento tal y como se imprimirá.

• Modo

o Edición: esta es la opción predeterminada y permite editar el documento directamente.

o Sugerencias: convierte todos los cambios ingresados en sugerencias que, posteriormente, el usuario podrá aceptar, para conservar, o rechazar para eliminar. o Visualización: deshabilita las opciones de edición para apreciar el documento en

versión final o para impresión.

• Mostrar regla: mantiene fijas las reglas alrededor del documento.

• Mostrar el esquema del documento: genera un esquema del documento basado en el texto, los títulos y subtítulos añadidos al documento.

• Mostrar la barra de herramientas de ecuaciones: habilita una barra con caracteres para ingresar ecuaciones.

• Pantalla completa: brinda una visión pantalla completa del documento.

Insertar

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Google Drive habilita para sus Documentos herramientas para enriquecer la información ingresada, las cuales son comunes a otras herramientas de la suite ofimática. Estas son las opciones de este menú:

• Imagen…: inserta una imagen desde la unidad de almacenamiento del computador o desde la Web. Google Drive ayuda en la búsqueda de imágenes a través del buscador de imágenes de Google y del buscador de Fotos de archivo. También es posible enlazar imágenes a través de una URL.

• Tabla: posibilita la inserción de tablas indicando el número de filas y columnas deseado.

• Dibujo…: abre una ventana emergente con la barra de herramientas del editor de dibujos de Google Drive. En esta barra de herramientas se encuentran los botones necesarios para editar un dibujo nuevo, así como para pegar uno existente o partes de varios dibujos existentes. • Gráfico: ayuda a elaborar gráficos de barras, columnas, líneas y circulares. También permite

enlazar tablas o gráficos de hojas de cálculo existentes.

• Línea horizontal: añade una línea recta horizontal para separar información ingresada. • Nota a pie de página: permite agregar notas al pie de página.

• Caracteres especiales…: dispone de una serie de caracteres especiales, entre los que se encuentran flechas, símbolos, emoticones, entre otros. Además, permite buscar los caracteres a través de un dibujo a mano alzada.

• Ecuación…: activa una barra que facilita el ingreso de ecuaciones.

• Número de encabezado y de página: permite configurar el encabezado, pie de página y enumerar las páginas del documento.

• Saltos: posibilita añadir saltos de página.

• Enlace…: permite asociar un enlace a los datos contenidos en el documento que se está redactando.

• Comentar : inicia una cadena de comentarios sobre el elemento o texto seleccionado. • Marcador: agrega un banderín, útil para señalar algo sobre el documento, o bien, llamar la

atención sobre algún elemento del texto.

• Índice: facilita la creación de un índice para el documento en edición. Estos se activarán si se utilizan los estilos de párrafo del documento de Google.

Formato

Desde este menú se puede configurar las opciones del formato del documento como, por ejemplo, el tipo de letra, color del texto, alineación y entre otros aspectos. Las opciones dentro de este menú son:

• Texto

o Negrita: dota a los caracteres de un trazo más grueso en comparación con la tipografía normal o por defecto.

o Cursiva: entrega a los caracteres una inclinación a la derecha, similar a la de la escritura manuscrita.

o Subrayar: pone, debajo del texto seleccionado, una línea al piso para hacer resaltar este sobre el resto.

o Tachar: traza una línea en el centro del texto seleccionado.

o Superíndice: permite agregar un número o texto pequeño en la parte superior derecha del carácter seleccionado.

o Subíndice: ingresa un número o texto pequeño en la parte inferior derecha del carácter seleccionado.

o Tamaño: modifica el tamaño de la fuente en las celdas seleccionadas.

o Uso de mayúsculas: permite modificar el formato del texto en minúscula, mayúscula o la primera letra de cada palabra en mayúscula.

• Estilos de párrafo: brinda la opción de modificar el estilo del texto seleccionado, según los estilos predeterminados o creados por el usuario.

• Alinear y aplicar sangría: permite modificar el tipo de alineación que se desea para el texto seleccionado: izquierda, centro, derecha, justificado o con sangría.

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• Interlineado: desde esta opción se puede modificar el espacio existente entre cada línea de texto. • Columnas: permite disponer el texto en columnas.

• Viñetas y numeración: permite añadir y configurar el tipo de viñetas y numeración deseada. • Tabla: brinda la posibilidad de modificar las tablas previamente añadidas.

• Imagen: da acceso a las opciones de edición de las imágenes agregadas. • Borrar formato: quita cualquier formato sobre el texto seleccionado. • Bordes y líneas: permite modificar el tipo y grosor de los bordes y líneas.

Herramientas

Aquí encontrara diferentes herramientas que servirán para gestionar la información del documento.

personal.

• Contar palabras: brinda el conteo de páginas, palabras, caracteres y caracteres sin espacio. • Ver los cambios sugeridos: da cuenta de los cambios sugeridos, ya sea por errores de

mecanografía o con base en el diccionario.

• Explorar: permite hacer una búsqueda rápida de información e imágenes en internet, sin necesidad de abrir una nueva pestaña.

• Diccionario: da acceso al diccionario.

• Traducir documento…: genera una copia traducida del documento.

• Escritura por voz…: con esta opción el usuario puede pronunciar una información y, posteriormente, la herramienta lo convertirá en texto.

• Editor de secuencias de comandos: permite añadir funciones avanzadas al documento en código .gs

• Preferencias…: da acceso al panel donde puede visualizar y modificar sus preferencias del teclado.

• Panel de actividad…: arroja un panel donde se da cuenta de los usuarios que pueden acceder al documento, si han ingresado recientemente a este y sus correos electrónicos.

Complementos

En este menú podrá agregar y administrar los complementos de Google referidos al documento.

los complementos deseados.

• Administrar complementos…: permite administrar los complementos ya asociados a su cuenta.

Ayuda

En este espacio accederá a la información que Google dispone para la solución de dudas y

problemas que presentan los usuarios.

• Buscar en el menú (Alt+/): permite buscar una opción específica entre la barra de menús. • Ayuda de Google Docs: abre un panel de ayuda donde encontrará algunos instructivos básicos

a las dudas más frecuentes de los usuarios.

• Notificar un problema: permite ponerse en contacto con el equipo de Google Drive para notificar fallos o problemas con hojas de cálculo de Drive.

• Informar de un uso inadecuado o un problema con los derechos de autor: permite notificar al equipo de Google sobre uso inadecuado de sus servicios de Drive.

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• Combinaciones de teclas: muestra todos los métodos abreviados del teclado que funcionan con los documentos de Google Drive.

Otros íconos en la barra de menús

El botón Comentarios permite acceder al Historial de comentarios hechos al documento por los usuarios a quienes se les dio permiso para comentar. Desde allí, también puede Responder o Resolver cualquier comentario hecho y, a su vez, realizar sus propios comentarios.

Figura 8. Historial de comentarios

Desde el botón Notificaciones puede configurar el tipo de notificaciones del documento sobre las cuales desea enterarse vía correo electrónico.

Figura 9. Notificaciones

Se pueden aplicar tres criterios predefinidos:

• Todo: para recibir notificaciones de cada comentario nuevo que se haga al documento o de cualquier respuesta a alguno de esos comentarios.

• Solo del usuario: para recibir notificaciones sobre las respuestas a los comentarios que hace el propietario y cuando se mencione el nombre del propietario precedido por el símbolo @.

Universidad de Antioquia – Vicerrectoría de Docencia – Ude@ Educación Virtual • Nada: para desactivar todo tipo de notificación del documento.

El botón Compartir , ubicado en la esquina superior derecha, posibilita compartir el documento con otros usuarios. Al hacer clic sobre el botón se abrirá una nueva ventana donde podrá obtener el enlace para compartir el documento, digitar el correo electrónico de la persona con la cual desea compartir el archivo y, en el icono de permisos , puede configurar si los usuarios tienen permisos de edición, comentar o ver. Hecho esto, haga clic en el botón Listo.

Figura 10. Compartir

Barra de herramientas

En la barra de herramientas podrá visualizar las herramientas de edición de documentos más comunes como rehacer y deshacer, imprimir, copiar formato, zoom, entre otras; las cuales le permiten hacer cambios sobre el documento en cuestión. No obstante, podrá manipular herramientas como estilos, fuente, tamaño, sangría, viñetas y demás que le permitirán modificar específicamente el texto y la diagramación del documento.