MANUAL DE PRO
MANUAL DE PROCESOS, PROCEDIMIENT
CESOS, PROCEDIMIENTOS Y MANUAL
OS Y MANUAL DE
DE FUNCIONES
FUNCIONES
POR PROCESOS (NACIONAL DE CHOCOLATES)
POR PROCESOS (NACIONAL DE CHOCOLATES)
ALEJANDRA VÁSQUEZ VALLEJO
ALEJANDRA VÁSQUEZ VALLEJO
CÓDIGO: 1088295563
CÓDIGO: 1088295563
PROFESORA
PROFESORA
SANDRA ESTRADA MEJIA
SANDRA ESTRADA MEJIA
UIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE PEREIRA
UIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE PEREIRA
INGENIERIA INDUSTRIAL
INGENIERIA INDUSTRIAL
TÉCNICAS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
TÉCNICAS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
MAYO DE 2011
MAYO DE 2011
PEREIRA
PEREIRA
NOMBRE NOMBRE DE LA EMPRESA DE LA EMPRESA COMPAÑÍA
COMPAÑÍA NACIONALNACIONAL DEDE CHOCOLATESCHOCOLATES MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA
DEL AREA Código:Código: 10001000
1.
1. IDENTIFICACIÓN IDENTIFICACIÓN DEL DEL PROCESOPROCESO
1.1
1.1 NOMBRE NOMBRE DEL DEL PROCESO:PROCESO: PLANEACIÓNPLANEACIÓN 1.2
1.2 AREA AREA TITULAR:TITULAR: Área AdministrativaÁrea Administrativa 1.3 OBJETIVOS:
1.3 OBJETIVOS: Crear planes estratégicos a corto, mediano o largo plazo que beneficien a la compañía paraCrear planes estratégicos a corto, mediano o largo plazo que beneficien a la compañía para el logro de las metas establecidas
el logro de las metas establecidas 1.4
1.4 RESULTADOS RESULTADOS ESPERADOS:ESPERADOS: Planes estratégicos aplicados para el logro de las metas establecidas.Planes estratégicos aplicados para el logro de las metas establecidas. 1.5 LIMITES
1.5 LIMITES
PUNTO INICIAL:
PUNTO INICIAL: Direccionamiento EstratégicoDireccionamiento Estratégico
PUNTO FINAL:
PUNTO FINAL: Transformación del entornoTransformación del entorno
1.6
1.6 FORMATOS FORMATOS O O IMPRESOS:IMPRESOS: Resumen ejecutivo, Formato de formulación de proyectosResumen ejecutivo, Formato de formulación de proyectos 1.7
1.7 VALOR VALOR AGREGADO:AGREGADO: Creación de proyectos innovadores para lograr el éxito de la compañíaCreación de proyectos innovadores para lograr el éxito de la compañía 1.8 RIESGOS:
1.8 RIESGOS: Fracaso de los proyectos formuladosFracaso de los proyectos formulados 1.9
1.9 CONTROLES CONTROLES EJERCIDOS:EJERCIDOS: Revisión previa y final de los proyectos que se vayan a aplicar a laRevisión previa y final de los proyectos que se vayan a aplicar a la compañía, medidor de riesgos
compañía, medidor de riesgos 1.10
NOMBRE NOMBRE DE LA EMPRESA DE LA EMPRESA COMPAÑÍA
COMPAÑÍA NACIONALNACIONAL DEDE CHOCOLATESCHOCOLATES MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA
DEL AREA Código:Código: 10001000
1.
1. IDENTIFICACIÓN IDENTIFICACIÓN DEL DEL PROCESOPROCESO
1.1
1.1 NOMBRE NOMBRE DEL DEL PROCESO:PROCESO: PLANEACIÓNPLANEACIÓN 1.2
1.2 AREA AREA TITULAR:TITULAR: Área AdministrativaÁrea Administrativa 1.3 OBJETIVOS:
1.3 OBJETIVOS: Crear planes estratégicos a corto, mediano o largo plazo que beneficien a la compañía paraCrear planes estratégicos a corto, mediano o largo plazo que beneficien a la compañía para el logro de las metas establecidas
el logro de las metas establecidas 1.4
1.4 RESULTADOS RESULTADOS ESPERADOS:ESPERADOS: Planes estratégicos aplicados para el logro de las metas establecidas.Planes estratégicos aplicados para el logro de las metas establecidas. 1.5 LIMITES
1.5 LIMITES
PUNTO INICIAL:
PUNTO INICIAL: Direccionamiento EstratégicoDireccionamiento Estratégico
PUNTO FINAL:
PUNTO FINAL: Transformación del entornoTransformación del entorno
1.6
1.6 FORMATOS FORMATOS O O IMPRESOS:IMPRESOS: Resumen ejecutivo, Formato de formulación de proyectosResumen ejecutivo, Formato de formulación de proyectos 1.7
1.7 VALOR VALOR AGREGADO:AGREGADO: Creación de proyectos innovadores para lograr el éxito de la compañíaCreación de proyectos innovadores para lograr el éxito de la compañía 1.8 RIESGOS:
1.8 RIESGOS: Fracaso de los proyectos formuladosFracaso de los proyectos formulados 1.9
1.9 CONTROLES CONTROLES EJERCIDOS:EJERCIDOS: Revisión previa y final de los proyectos que se vayan a aplicar a laRevisión previa y final de los proyectos que se vayan a aplicar a la compañía, medidor de riesgos
compañía, medidor de riesgos 1.10
NOMBRE NOMBRE DE LA DE LA EMPRESA EMPRESA
Compañía Nacional de Chocolates Compañía Nacional de Chocolates
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL
AREA AREA Administrador Administrador Código: Código: 1.
1. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO.DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO. ENTRADAS
ENTRADAS O O INSUMOS INSUMOS PROCESO PROCESO DE DE TRANSFORMACION TRANSFORMACION SALIDAS SALIDAS O O RESULTADOSRESULTADOS
Papelería Papelería Presupuesto Presupuesto Medios electrónicos Medios electrónicos Equipo de apoyo Equipo de apoyo Equipo técnico Equipo técnico Planeación de Planeación de proyectos proyectos Formulación de Formulación de proyectos proyectos Implementación de Implementación de proyectos proyectos Innovación dentro Innovación dentro de la organización de la organización
3. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DEL PROCESO.
NOMBRE DEL PROCESO
Código:
No.
orden Procedimiento Área responsable Responsable EstimadoTiempo Usuarios
1 Direccionamiento Estratégico Administración Administrador 720 horas Interno
2 Futuro Organizacional Administración Administrador 720 horas Interno
3 Optimización de procesos Administración Jefe de procesos 720 horas Interno 4 Ampliación de mercados Administración Jefe de mercados 1440 horas Interno
5 Liderazgo en el mercado
3. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DEL PROCESO.
NOMBRE DEL PROCESO
Código:
No.
orden Procedimiento Área responsable Responsable EstimadoTiempo Usuarios
1 Direccionamiento Estratégico Administración Administrador 720 horas Interno
2 Futuro Organizacional Administración Administrador 720 horas Interno
3 Optimización de procesos Administración Jefe de procesos 720 horas Interno 4 Ampliación de mercados Administración Jefe de mercados 1440 horas Interno
5 Liderazgo en el mercado
Administración Jefe de mercados 4320 horas Interno
6 Transformación del entorno Administración Administrador 1440 horas Interno
4. DIAGRAMA DE FLUJO
NOMBRE DEL PROCESO Código:
PROCEDIMIENTO AREA RESPONSABLE
¿Hay que hacer direccionamiento estratégico? Inicio 5 Direccionamiento Estratégico Futuro Organizacional ¿Desea la empresa tener un futuro organizacional? Departamento de Planeación Departamento de Planeación NO SI SI
4. DIAGRAMA DE FLUJO
NOMBRE DEL PROCESO Código:
PROCEDIMIENTO AREA RESPONSABLE
¿Hay que hacer direccionamiento estratégico? Inicio 5 Direccionamiento Estratégico Futuro Organizacional Optimizar procesos
¿Hay que hacer optimización de procesos? ¿Desea la empresa tener un futuro organizacional? Departamento de Planeación Departamento de Planeación Departamento de Planeación 1 NO NO NO SI SI SI 5. DIAGRAMA DE FLUJO
NOMBRE DEL PROCESO Código:
PROCEDIMIENTO AREA RESPONSABLE
¿Hay que ampliar los mercados? 1 ¿Se necesita liderar en el mercado? Ampliación de mercados Departamento de Planeación Liderazgo en el mercado Departamento de Planeación SI SI NO
5. DIAGRAMA DE FLUJO
NOMBRE DEL PROCESO Código:
PROCEDIMIENTO AREA RESPONSABLE
¿Hay que ampliar los mercados? 1 ¿Se necesita liderar en el mercado? ¿Hay que transformar el entorno? Fin Ampliación de mercados Departamento de Planeación Liderazgo en el mercado Departamento de Planeación Transformación del entorno Departamento de Planeación SI SI SI NO NO NOMBRE DE LA EMPRESA Página
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DEL AREA Código: 1001
2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Direccionamiento Estratégico 2.2 RESPONSABLE: Administrador
NOMBRE
DE LA EMPRESA Página
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DEL AREA Código: 1001
2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Direccionamiento Estratégico 2.2 RESPONSABLE: Administrador
2.3 OBJETIVO: Definir la orientación de los productos y servicios que brinda la empresa al mercado basándose en las oportunidades y amenazas del entorno y los recursos y principios internos de la organización, determinando sus estrategias operativas con el único objetivo de satisfacer oportuna y adecuadamente las necesidades de los clientes y accionistas.
2.4 RESULTADOS ESPERADOS: Con la orientación asignada suplir las necesidades de los clientes y accionistas.
2.5 LIMITES
PUNTO INICIAL: Definición de la misión
PUNTO FINAL: Análisis y evaluación de resultados
2.6 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de formulación de proyectos, Matriz DOFA
2.7 RIESGOS: Fracaso de proyectos, error en redacción de la misión, visión u objetivos organizacionales, Error en análisis externo e interno de la organización, Error de selección e implementación de estrategias de la organización.
2.8 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión adecuada de la misión, visión y objetivos de la empresa, Supervisión de la selección e implementación de las estrategias por alguien que tenga experiencia en el campo, Supervisión y control de los análisis realizados dentro y fuera de la organización.
2.9 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 2520’ 20’’
1 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Código: Página
No. Actividad Responsable Área Tiempo D S M OFrecuencia
1 Definición de la misión Administrador Administración 40 min X
2 Definición de la visión Administrador Administración 40 min
X
3 Definición de los objetivos organizacionales
Administrador Administración 40 min X
4 Análisis Externo: Las condiciones de la industria y la competencia
Administrador Administración 168 H
X
5
Análisis Interno: Las capacidades competitivas, las fortalezas y las
debilidades internas
Administrador Administración 168 H X
6 Creación de la Matriz DOFA. Administrador Administración 1 H X
7 Selección de estrategias Administrador Administración 4 H
X 8 Implementación estrategia Administrador Administración 1440 H
X 9 Análisis y evaluación de resultados Administrador Administración 720 H X
NOMBRE
DE LA EMPRESA Página
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DEL AREA Código: 1002
3 IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Futuro Organizacional 3.2 RESPONSABLE: Administrador
3.3 OBJETIVO: Alcanzar la visión propuesta por la organización mediante las estrategias seleccionadas, el
emprendimiento, éxito e innovación de sus productos.
3.4 RESULTADOS ESPERADOS: Éxito y reconocimiento de la empresa mediante la aplicación de las
estrategias seleccionadas.
3.5 LIMITES
PUNTO INICIAL: Crear estrategias para preparar a la empresa para los colapsos y lograr que sea más ágil, siempre dispuesta a los cambios.
PUNTO FINAL: Medición de los resultados
3.6 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de formulación de proyectos 3.7 RIESGOS: Fracaso de las estrategias seleccionadas
3.8 CONTROLES EJERCIDOS: Supervisión constante de las estrategias seleccionadas para el control de
éstas midiendo los riesgos y oportunidades que van surgiendo.
3.9 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 6520 H
2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Código: Página
No. Actividad Responsable Área Tiempo D S M OFrecuencia
1 Crear estrategias para preparar a la empresa para los colapsos y lograr que sea más ágil, siempre dispuesta
a los cambios.
Administrador Administración 720 H x
2
Formación de personal de la organización mediante capacitaciones
para crear un equipo eficiente.
Administrador
Administración 1440 H
x
3
Crear ideas innovadoras, evaluarlas y
aplicarlas a la organización. Administrador
Administración 4320 H x
NOMBRE
DE LA EMPRESA Página
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DEL AREA Código: 1004
4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Optimización de procesos
4.2 RESPONSABLE: Jefe de procesos
4.3 OBJETIVO: Aplicar las metodologías de optimización, las metodologías de ingeniería de software y las consultorías de mejora, para lograr que los procesos sean más efectivos.
4.4 RESULTADOS ESPERADOS: Procesos efectivos mediante la implementación de metodologías y consultorías.
4.5 LIMITES
PUNTO INICIAL: Identificación de los procesos que se quieren optimizar
PUNTO FINAL: Valorar el nuevo proceso e identifique si la ejecución del mismo corresponde al definido y publicado a las partes involucradas.
4.6 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de consultoría, formato de formulación de proyectos.
4.7 RIESGOS: Fracaso a la aplicación de las metodologías seleccionadas ocasionando pérdidas y poco credibilidad en los procesos internos.
4.8 CONTROLES EJERCIDOS: Supervisión e implementación de una consultoría con reconocimiento que implementen sistemas que ayuden a la organización a optimizar los procesos.
4.9 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 4574 H
3 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Código: Página
No. Actividad Responsable Área Tiempo D S M OFrecuencia
1
Identificación de los procesos que se quieren optimizar.
Jefe de procesos Administración 5 H X
2
Identificación de los factores internos
y externos que afectan la decisión de optimizar un proceso, con el dueño
del proceso y dueños de tareas y áreas específicas dentro de la
empresa.
Jefe de procesos Administración
6 H
X
3 Identificación de la variable que se quiere mejorar dentro de un proceso:
tiempo, costo o calidad.
Jefe de procesos Administración
3 H X
4 Aplicación de reingeniería, buenas
prácticas o rediseño del proceso. Jefe de procesos Administración 2160 H X
5 Definición de medidas de rendimiento del nuevo proceso y monitoreo de
éste.
Administración 720 H X
6 Ejecutar el cambio del proceso con el dueño del proceso y áreas
transversales afectadas. Jefe de procesos Jefe de procesos Administración 720 H X 7
Ejecutar el conocimiento generado y actualizado en la organización a partir
de los cambios realizados al proceso
optimizado. Jefe de procesos
Administración 720 H X
8
Valorar el nuevo proceso e identifique si la ejecución del mismo corresponde al definido y publicado a las partes
involucradas.
NOMBRE
DE LA EMPRESA Página
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DEL AREA Código: 1005
5. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Ampliación de mercados
5.2 RESPONSABLE: Jefe de mercados
5.3 OBJETIVO: Emplear estrategias de marketing con el fin de lograr la expansión de la organización dentro del mercado.
5.4 RESULTADOS ESPERADOS: Expansión de la organización dentro del mercado mediante la implementación de estrategias de marketing.
5.5 LIMITES
PUNTO INICIAL: Creación de estrategias de penetración dentro del mercado
PUNTO FINAL: Determinación de los objetivos de comercialización
5.6 FORMATOS O IMPRESOS: Formatos de marketing
5.7 RIESGOS: Error en la selección de estrategias, error en la implementación de estrategias.
5.8 CONTROLES EJERCIDOS: Supervisión e implementación de las estrategias para la ampliación de la empresa.
5.9 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 5040’
4 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Código: Página
No. Actividad Responsable Área Tiempo D S M OFrecuencia
1 penetración dentro del mercadoCreación de estrategias de mercadosJefe de Administración 720 H X
2 Creación de estrategias de desarrollo del mercado
Jefe de mercados
Administración 720 H
X
3 Creación de estrategias de desarrollo de productos o servicios Jefe de mercados Administración 720 H X 4 Diversificación Jefe de mercados Administración 720 H X 5 Creación de estrategias de competencia y estrategias de ampliación de mercados Jefe de mercados Administración 720 H X
6 Determinación de las estrategias seleccionadas
Jefe de mercados
Administración 720 H X
7 Determinación de los objetivos de comercialización
Jefe de mercados
Administración 720 H
NOMBRE
DE LA EMPRESA Página
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DEL AREA Código: 1006
6. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Liderazgo en el mercado
6.2 RESPONSABLE: Jefe de mercados
6.3 OBJETIVO: Seleccionar estrategias que permitan que la organización sea líder en el mercado.
6.4 RESULTADOS ESPERADOS: Reconocimiento interno y externo de la organización mediante la aplicación de las estrategias seleccionadas.
6.5 LIMITES
PUNTO INICIAL: Seleccionar personal con liderazgo en costos
PUNTO FINAL: Formular y asesorar los precios y el valor de los productos ya sea a través de la calidad o de la reputación que se le asigna mediante tu uso.
6.6 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de estrategias para lograr la estabilidad y liderazgo en el mercado.
6.7 RIESGOS: Fracaso de las estrategias seleccionadas e implementadas.
6.8 CONTROLES EJERCIDOS: Selección cautelosa de las estrategias y supervisión de la implementación de éstas.
6.9 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 5760 H
5 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Código: Página
No. Actividad Responsable Área Tiempo D S M OFrecuencia
1 Seleccionar personal con liderazgo en
costos mercadosJefe de Administración 720 H X
2 productos de la organización a losInculcar la diferenciación de los clientes.
Jefe de
mercados Administración 720 H X
3 Segmentar el mercado a los que estádirigido la organización
Jefe de mercados
Jefe de
Administración
720 H X
4 Expansión de la organización desdesu estructura y tamaño. mercados Administración
720 H
X
5 expectativa cambiante de los clientesVinculación de la marca con la mercadosJefe de Administración
720 H
X
6 Lograr una alta reputación yestabilidad de la marca y la organización dentro del mercado
Jefe de
mercados Administración 720 H X
7 Creación de estrategias innovadoras a la organización para mantenerla en
el éxito y reconocimiento.
Jefe de
mercados Administración 720 H X
8 Formular y asesorar los precios y el valor de los productos ya sea a través
de la calidad o de la reputación que se le asigna mediante tu uso.
Jefe de
NOMBRE
DE LA EMPRESA Página
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DEL AREA Código: 1007
7. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
7.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Transformación del entorno
7.2 RESPONSABLE: Administrador
7.3 OBJETIVO: Innovar los procesos, las tareas, los productos, entre otros para motivar al personal a trabajar en un entorno cambiante.
7.4 RESULTADOS ESPERADOS: Motivación del personal de la organización a trabajar por la organización.
7.5 LIMITES
PUNTO INICIAL: Implementación de nuevas tecnologías.
PUNTO FINAL: Evaluación de resultados
7.6 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de procesos, Formato de productos.
7.7 RIESGOS: Fracaso de la motivación del personal a trabajar en un entorno cambiante.
7.8 CONTROLES EJERCIDOS: Motivar al personal las ventajas que tiene el trabajar en un entorno diferente, implementando cosas nuevas e incentivándolos a transformar junto con ellos a la organización encaminada al éxito.
7.9 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 3600 H
6 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Código: Página
No. Actividad Responsable Área Tiempo D S M OFrecuencia
1 Implementación de nuevastecnologías. Administrador Administración 720 H X
2 Capacitación del personal a usar nuevas herramientas implementadas
en la organización.
Administrador
Administración 720 H
X
3 Motivación del personal a transformar sus trabajos con nuevas
herramientas.
Administrador Administración 720 H
X
4 Innovación de productos y estrategias Administrador
Administración 720 H X
NOMBRE
DE LA EMPRESA Página
MANUAL DE
FUNCIONES POR PROCESOS AREA
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
1. DENOMINACIÓN DEL CARGO: Administrador 2. ÁREA: Administración
3. CARGO AL CUAL REPORTA: Gerente General
4. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Jefe de procesos, jefe de mercados. 5. NÚMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIÓN DENTRO DEL ÁREA: 0 II. OBJETIVO
Crear planes estratégicos a corto, mediano o largo plazo que beneficien a la compañía para el logro de las metas establecidas, Definir la orientación de los productos y servicios que brinda la empresa al mercado basándose en las oportunidades y amenazas del entorno y los recursos y principios internos de la organización, determinando sus estrategias operativas con el único objetivo de satisfacer oportuna y adecuadamente las necesidades de los clientes y accionistas, Alcanzar la visión propuesta por la organización mediante las estrategias seleccionadas, el emprendimiento, éxito e innovación de sus productos, Innovar los procesos, las tareas, los productos, entre otros para motivar al personal a trabajar en un entorno cambiante.
III. FUNCIONES DEL CARGO
Actividades Resultado Procedimientos que involucra
Análisis Externo: Las condiciones de la industria y la competencia
Análisis Interno: Las capacidades competitivas, las fortalezas y las debilidades internas
Creación de la Matriz DOFA. Selección de estrategias Implementación estrategia
Análisis y evaluación de resultados Crear estrategias para preparar a la empresa para los colapsos y lograr que sea más ágil, siempre dispuesta a los cambios.
Formación de personal de la organización mediante capacitaciones para crear un equipo eficiente.
Crear ideas innovadoras, evaluarlas y aplicarlas a la organización.
Planes estratégicos aplicados para el logro de las metas establecidas.
Con la orientación asignada suplir las necesidades de los clientes y accionistas.
Éxito y reconocimiento de la empresa mediante la aplicación de las estrategias seleccionadas.
Motivación del personal de la organización a trabajar por la organización
Direccionamiento Estratégico
Futuro Organizacional
Medición de los resultados
Implementación de nuevas tecnologías.
Capacitación del personal a usar nuevas herramientas implementadas en la organización.
Motivación del personal a transformar sus trabajos con nuevas herramientas.
Innovación de productos y estrategias
Evaluación de resultados IV. REQUISITOS DEL CARGO
1. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS
EDUCACIÓN
Cursos de administración, ser graduado en educación básica y media, profesional en ingeniería industrial, economía y finanzas o administración de empresas.
EXPERIENCIA Mínimo 3 años trabajando en el área de administración.
2. COMPETENCIAS
HABILIDAD NIVEL REQUERIDO
ALTO MEDIO BAJO
Fluidez verbal x
Fluidez escrita x
Capacidad analítica x
Liderazgo y dirección del personal x
Elaboración de informes x
Toma de decisiones x
Razonamiento numérico x
RASGOS DE PERSONALIDAD NIVEL REQUERIDO
ALTO MEDIO BAJO
Creatividad e innovación x
Compromiso y motivación hacia resultados x
Adaptación a cambios del entorno y la organización x
Orden en el desarrollo de las actividades x
Buenas relaciones interpersonales x
Puntualidad x
Trabajo en equipo x
Interés por la calidad x
Actitud de servicio al cliente x
Deseo de superación x
ESFUERZO NIVEL REQUERIDO
MENTAL Alto
VISUAL Alto
F SICO Bajo
V. RESPONSABILIDADES
POR INFORMACIÓN Encargado de la supervisión de los movimientos de la empresa. POR ARCHIVOS Y
REGISTROS Preparación de informes mensuales y anuales. POR BIENES Manejo de sistemas de información
POR DINERO Manejo del presupuesto de la organización.
VI. ENTORNO DEL CARGO
1. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Clientes Ofrecer e incentivar a que compren en la
2. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Jefe de procesos Supervisar el manejo de la materia prima Semanal
Jefe de mercados Supervisar y direccionar el manejo de
marketing de la organización Semanal
VII. CONDICIONES DE TRABAJO
ILUMINACIÓN Alta
RUIDO Bajo
ESPACIO Medio
TEMPERATURA Ambiente
NOMBRE
DE LA EMPRESA Página
MANUAL DE
FUNCIONES POR PROCESOS AREA
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
6. DENOMINACIÓN DEL CARGO: Jefe de procesos 7. ÁREA: Administración
8. CARGO AL CUAL REPORTA: Administrador
9. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Auxiliar de procesos
10. NÚMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIÓN DENTRO DEL ÁREA: 0 II. OBJETIVO
Aplicar las metodologías de optimización, las metodologías de ingeniería de software y las consultorías de mejora, para lograr que los procesos sean más efectivos.
III. FUNCIONES DEL CARGO
Actividades Resultado Procedimientos que involucra
Identificación de los procesos que se quieren optimizar.
Identificación de los factores internos y
externos que afectan la decisión de optimizar un proceso, con el dueño del proceso y dueños de tareas y áreas específicas dentro de la empresa.
Identificación de la variable que se quiere mejorar dentro de un proceso: tiempo, costo o calidad.
Aplicación de reingeniería, buenas prácticas o rediseño del proceso.
Definición de medidas de rendimiento del nuevo proceso y monitoreo de éste.
Ejecutar el cambio del proceso con el dueño del proceso y áreas transversales afectadas. Ejecutar el conocimiento generado y actualizado en la organización a partir de los cambios realizados al proceso optimizado. Valorar el nuevo proceso e identifique si la ejecución del mismo corresponde al definido y publicado a las partes involucradas.
Procesos efectivos mediante la implementación de metodologías y consultorías.
IV. REQUISITOS DEL CARGO
3. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS
EDUCACIÓN Graduado de educación básica y media. Profesional en ingeniería industrial o ingeniería de procesos.
EXPERIENCIA Mínimo 2 de años trabajando en el área de procesos y procedimientos de una organización.
4. COMPETENCIAS
HABILIDAD NIVEL REQUERIDO
ALTO MEDIO BAJO
Fluidez verbal x
Fluidez escrita x
Capacidad analítica x
Liderazgo y dirección del personal x
Elaboración de informes x
Toma de decisiones x
Razonamiento numérico x
Manejo de equipos y programas de computación x
RASGOS DE PERSONALIDAD NIVEL REQUERIDO
ALTO MEDIO BAJO
Creatividad e innovación x
Compromiso y motivación hacia resultados x
Adaptación a cambios del entorno y la organización x
Orden en el desarrollo de las actividades x
Buenas relaciones interpersonales x
Puntualidad x
Trabajo en equipo x
Interés por la calidad x
Actitud de servicio al cliente x
Deseo de superación x
ESFUERZO NIVEL REQUERIDO
MENTAL Alto
VISUAL Alto
V. RESPONSABILIDADES
POR INFORMACIÓN Encargado de la parte de procesos y gestión de calidad. POR ARCHIVOS Y
REGISTROS Preparación de informes mensuales y anuales. POR BIENES Manejo de sistemas de información
POR DINERO Repartición equivalente de las materias primas, insumos, entre otros.
VI. ENTORNO DEL CARGO
3. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Proveedores Supervisión de la materia prima recibida Diario
4. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Administrador
Informar los movimientos de la materia prima y entregar los informes de gestión de calidad
Semanal
VII. CONDICIONES DE TRABAJO
ILUMINACIÓN Alta
RUIDO Medio
ESPACIO Medio
TEMPERATURA Ambiente
NOMBRE
DE LA EMPRESA Página
MANUAL DE
FUNCIONES POR PROCESOS AREA
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 11. DENOMINACIÓN DEL CARGO: Jefe de Mercados
12. ÁREA: Administración
13. CARGO AL CUAL REPORTA: Administrador
14. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Auxiliar de mercados
15. NÚMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIÓN DENTRO DEL ÁREA: 0 II. OBJETIVO
Emplear estrategias de marketing con el fin de lograr la expansión de la organización dentro del mercado, Emplear estrategias de marketing con el fin de lograr la expansión de la organización dentro del mercado.
III. FUNCIONES DEL CARGO
Actividades Resultado Procedimientos que involucra
Creación de estrategias de penetración dentro del mercado
Creación de estrategias de desarrollo del mercado
Creación de estrategias de desarrollo de productos o servicios
Diversificación
Creación de estrategias de competencia y estrategias de ampliación de mercados
Determinación de las estrategias seleccionadas
Determinación de los objetivos de comercialización
Seleccionar personal con liderazgo en costos
Inculcar la diferenciación de los productos de la organización a los clientes. Segmentar el mercado a los que está
dirigido la organización
Expansión de la organización desde su estructura y tamaño.
Vinculación de la marca con la expectativa cambiante de los clientes
Lograr una alta reputación y estabilidad de la marca y la organización dentro del
mercado
Creación de estrategias innovadoras a la organización para mantenerla en el éxito y
reconocimiento.
Expansión de la organización dentro del mercado mediante la implementación de estrategias de
marketing.
Reconocimiento interno y externo de la organización mediante la
aplicación de las estrategias seleccionadas.
Ampliación de mercados
Formular y asesorar los precios y el valor de los productos ya sea a través de la calidad o de la reputación que se le asigna
mediante tu uso.
IV. REQUISITOS DEL CARGO
5. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS
EDUCACIÓN
Ser graduado de educación básica y media, cursos de publicidad y marketing, profesional en ingeniería industrial c on experiencia en
mercadeo, profesional de publicidad y mercadeo.
EXPERIENCIA Mínimo 1 año trabajando en trabajos de publicidad y marketing.
6. COMPETENCIAS
HABILIDAD NIVEL REQUERIDO
ALTO MEDIO BAJO
Fluidez verbal x
Fluidez escrita x
Capacidad analítica x
Liderazgo y dirección del personal x
Elaboración de informes x
Toma de decisiones x
Razonamiento numérico x
Manejo de equipos y programas de computación x
RASGOS DE PERSONALIDAD NIVEL REQUERIDO
ALTO MEDIO BAJO
Creatividad e innovación x
Compromiso y motivación hacia resultados x Adaptación a cambios del entorno y la organización x Orden en el desarrollo de las actividades x
Buenas relaciones interpersonales x
Puntualidad x
Trabajo en equipo x
Interés por la calidad x
Actitud de servicio al cliente x
ESFUERZO NIVEL REQUERIDO
MENTAL Alto
VISUAL Alto
F SICO Bajo
V. RESPONSABILIDADES
POR INFORMACIÓN Encargado de la publicidad y market ing de la organización POR ARCHIVOS Y
REGISTROS Preparación de informes mensuales y anuales.
POR BIENES Manejo de sistemas de información
POR DINERO Manejo del presupuesto para la publicidad e imagen de la empresa. VI. ENTORNO DEL CARGO
5. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Clientes
Por medio de la publicidad e imagen, lograr que los clientes se sientan atraídos
por los productos de la empresa.
Diario
6. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Administrador
Entrega de informes de todos los movimientos de mercadeo dentro y fuera
de la organización
Semanal
VII. CONDICIONES DE TRABAJO
ILUMINACIÓN Alta
RUIDO Bajo
ESPACIO Medio
TEMPERATURA Ambiente
NOMBRE DE LA EMPRESA
COMPAÑÍA NACIONAL DE CHOCOLATES MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DEL AREA Código:
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO
1.10 NOMBRE DEL PROCESO: CALIDAD
1.11 AREA TITULAR: Área de Producción
1.12 OBJETIVOS:
Dar una fijación mental al consumidor para tener conformidad con los productos o
servicios y así satisfacer sus necesidades y obtener beneficios para todos los miembros de la
organización.
1.13 RESULTADOS ESPERADOS: Satisfacción de los clientes a sus necesidades y beneficios para la organización.
1.14 LIMITES
1.15 PUNTO INICIAL: Control de calidad de la materia prima. 1.16 PUNTO FINAL: Prevención y control del medio ambiente.
1.17 FORMATOS O IMPRESOS:
1.18 VALOR AGREGADO: Trabajo fuerte y honestidad con el manejo de la calidad en los productos.
1.19 RIESGOS: Fracaso en la implementación de la gestión de calidad a los productos de la empresa.
1.20 CONTROLES EJERCIDOS: Prevención, control y supervisión de todos los procesos de calidad en la organización.
NOMBRE DE LA EMPRESA
Compañía Nacional de Chocolates
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA
Jefe de calidad
Código:
2. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO.
ENTRADAS O INSUMOS PROCESO DE TRANSFORMACION SALIDAS O RESULTADOS
Materia Prima Maquinaria Papelería Tecnología Planeación de sistemas de calidad en los procesos y productos. Implementación de la calidad en la organización. Satisfacción de los clientes internos y externos mediante procesos de calidad. Calidad en los procesos de la organización
6. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DEL PROCESO.
NOMBRE DEL PROCESO
Código:
No.
orden Procedimiento Área responsable Responsable EstimadoTiempo Usuarios
1 Control de calidad de la materia
prima. Producción
Jefe de control de calidad
720 horas Interno
2 Inspeccionar la calidad de los
productos. Producción Jefe de control decalidad
192 horas Interno
3 Prevención y control de la seguridad del personal y de los
procesos
Administración Administrador
6. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DEL PROCESO.
NOMBRE DEL PROCESO
Código:
No.
orden Procedimiento Área responsable Responsable EstimadoTiempo Usuarios
1 Control de calidad de la materia
prima. Producción
Jefe de control de calidad
720 horas Interno
2 Inspeccionar la calidad de los
productos. Producción Jefe de control decalidad
192 horas Interno
3 Prevención y control de la seguridad del personal y de los
procesos
Administración Administrador
192 horas Interno
4 Prevención en los riesgos asociados con las actividades de
la compañía. Administración
Administrador 192 horas Interno
5 Prevención y control del medio
ambiente. Administración Administrador 720 horas Interno
7. DIAGRAMA DE FLUJO
NOMBRE DEL PROCESO Código:
PROCEDIMIENTO AREA RESPONSABLE
¿Hay que hacer control de la materia prima?
Inicio
Control de la materia prima
Inspeccionar la calidad de los productos ¿Hay que inspeccionar la calidad de los productos? Departamento de Producción Departamento de Producción NO SI SI
7. DIAGRAMA DE FLUJO
NOMBRE DEL PROCESO Código:
PROCEDIMIENTO AREA RESPONSABLE
¿Hay que hacer control de la materia prima?
Inicio
Control de la materia prima
Inspeccionar la calidad de los
productos
Prevención y control de la seguridad del personal y
de los procesos ¿Hay que hacer
prevención y control de la seguridad del personal y
de los procesos? ¿Hay que inspeccionar la calidad de los productos? Departamento de Producción Departamento de Producción Departamento de Administración 1 NO NO NO SI SI SI
NOMBRE DEL PROCESO Código:
PROCEDIMIENTO AREA RESPONSABLE
¿Hay que hacer prevención de los riesgos asociados con las actividades de la compañía?
1
Prevención de los riesgos asociados con
las actividades de la compañía
SI Departamento de
NOMBRE DEL PROCESO Código:
PROCEDIMIENTO AREA RESPONSABLE
¿Hay que hacer prevención de los riesgos asociados con las actividades de la compañía?
1
¿Hay que hacer prevención y control del medio ambiente?
Fin
Prevención de los riesgos asociados con
las actividades de la compañía
Prevención y control del medio
ambiente SI NO Departamento de Administración SI Departamento de Administración
NOMBRE
DE LA EMPRESA Página
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DEL AREA Código:
2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control de calidad de la materia prima.
2.2 RESPONSABLE: Jefe de control de calidad
2.3 OBJETIVO: Cumplir con los estándares de calidad para las materias primas y lograr que los clientes se sientan satisfechos con los productos.
2.4 RESULTADOS ESPERADOS: Clientes satisfechos gracias a la calidad de los productos.
2.5 LIMITES
2.6 PUNTO INICIAL: Recepción de la materia prima
2.7 PUNTO FINAL: Proceso de transformación de la materia prima con los nuevos estándares de calidad
2.8 FORMATOS O IMPRESOS: Tarjeta de crédito y tarjetas ATM (Automatic Teller Machine)
2.9 RIESGOS: Fracaso en la implementación de los nuevos estándares de calidad a la transformación de la materia prima
2.10 CONTROLES EJERCIDOS:
2.11 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 3925’20’’
7 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Código: Página
No. Actividad Responsable Área Tiempo D S M OFrecuencia
1 Recepción de la materia prima Jefe de control de calidad
Producción 40 min X
2 Revisión y control de la materia prima Jefe de control de calidad
Producción 40 min X
3 Revisión y aplicación de higiene y seguridad en el proceso de transformación de la materia prima.
Jefe de control de calidad
Producción 160 H
X
4 Mantenimiento e insumos de calidad Jefe de control de calidad
Producción
160 H
X
5 Revisión de maquinaria Jefe de control de calidad
Producción
4H 6 Manutención continua de maquinas y
herramientas
Jefe de control de calidad
Producción
720 H X
7 Control continúo del sistema. Jefe de control de calidad
Producción
Producción 720 H
X
8 Cumplimiento de las asignaciones del
personal. Jefe de controlde calidad 720 H X
9 Implementación de nuevos
estándares de calidad. Jefe de controlde calidad Producción 720 H X 10 Proceso de transformación de la
materia prima con los nuevos estándares de calidad.
Jefe de control de calidad
NOMBRE
DE LA EMPRESA Página
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DEL AREA Código:
3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
3.1NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Inspeccionar la calidad de los productos.
3.2RESPONSABLE: Jefe de control de calidad
3.3OBJETIVO: Establecer los pasos necesarios durante la inspección de Materia Prima e Insumos.
3.4RESULTADOS ESPERADOS: Obtener una lista de los pasos necesarios para la inspección de las
materias primas, para de esta forma, lograr y tener un proceso ordenado.
3.5LIMITES
PUNTO INICIAL: Observar código de las materias primas.
PUNTO FINAL: Determinar el tipo y cantidad de defectos y anotarlo en formato.
3.6FORMATOS O IMPRESOS: Formato de calidad, formato de código de las materias primas.
3.7RIESGOS: Error al diseñar una lista de pasos coherentes y especificados para la inspección de los
productos de calidad.
3.8CONTROLES EJERCIDOS: Supervisión diaria de los pasos especificados para la inspección y/o
verificación de los productos de calidad.
3.9TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 10’30’’
8 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Código: Página
No. Actividad Responsable rea Tiempo Frecuencia
D S M O 1 Observar código de las materias
primas.
Jefe de control de calidad
Producción 20 min x
2
Recepcionar Orden de Compra, Guía y/o Factura.
Jefe de control de calidad
Producción 1 H x
3
Verificar conformidad de Orden de Compra con Guía o Factura.
Jefe de control de calidad
Producción 1 H
x
4
Realizar una y dos inspecciones de la materia prima
Jefe de control de calidad
Producción 4 H
5
Quitar las materias prima dañadas verificadas anteriormente. Jefe de control de calidad Producción 2 H x 6
Solicitar información de los productos que se despachara al encargado de sección de acabado.
Jefe de control de calidad
Producción 10 min X
7
Determinar en tabla de muestreo el tamaño de la muestra.
Jefe de control de calidad
Producción 1 H X
8
Determinar el tipo y cantidad de defectos y anotarlo en formato.
Jefe de control de calidad
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DEL AREA Código:
4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Prevención y control de la seguridad del personal y de los procesos.
4.2 RESPONSABLE: Administrador
4.3 OBJETIVO: Evitar riesgos acerca de la seguridad del personal y de los procesos dentro de la organización.
4.4 RESULTADOS ESPERADOS: Altos niveles de seguridad y control para el personal y los procesos.
4.5 LIMITES
PUNTO INICIAL: Diagnóstico del proceso de prevención de riesgo laboral
PUNTO FINAL: Implementación de estándares de alta seguridad para toda la organización.
4.6 FORMATOS O IMPRESOS: Formatos de seguridad, formatos de personal, formatos de procesos.
4.7 RIESGOS: Fallo en los niveles de seguridad hacia el personal y los procesos, riesgos altos tanto para el personal de la empresa como para los procesos de la organización.
4.8 CONTROLES EJERCIDOS: Control alto en el tema de la seguridad dentro de la organización
4.9 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 758’
9 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Código: Página
No. Actividad Responsable Área Tiempo D S M OFrecuencia
1
Diagnóstico del proceso de prevención de riesgo laboral
Administrador Administración 2 H X
2 Diagnóstico de nivel del proceso Administrador Administración 2 H X
3 Diagnóstico a nivel de puesto de trabajo
Administrador Administración 2 H X
4 Planificación de la acción preventiva Administrador Administración 3 H X
5 Control de personal y de los procesos Administrador Administración 5 H X
6
Diagnóstico empresarial de la situación actual en materia de Seguridad y salud en el trabajo
Administrador Administración
4 H X
7 Realización del estudio de seguridad al nivel de puesto de trabajo y a nivel de los procesos.
Administrador Administración 20 H X
8
Implementación de estándares de alta seguridad para toda la organización.
Administrador Administración 720 H
NOMBRE
DE LA EMPRESA Página
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DEL AREA Código:
5 IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Prevención de los riesgos asociados con las actividades de la compañía.
5.2 RESPONSABLE: Administrador
5.3 OBJETIVO: Implantar un sistema efectivo de control de lesiones y/o daños en la empresa, para evitar pérdidas, derroche y recursos que están fuera de presupuesto, que afectan el normal desarrollo de las actividades de servicios o productivas de la empresa
5.4
5.5 RESULTADOS ESPERADOS: Implementación de un sistema para la prevención de riesgos de la organización evitando pérdidas para ésta.
5.6 LIMITES
PUNTO INICIAL: Reunión mensual de análisis
PUNTO FINAL: Investigación de accidentes
5.7 FORMATOS O IMPRESOS: Sistemas GEMA
5.8 RIESGOS: Error o fracaso al implementar el sistema GEMA.
5.9 CONTROLES EJERCIDOS: Supervisión para la aplicación del sistema.
5.10 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 3068’5’’
10
10 DESCRIPCIÓN DESCRIPCIÓN DEL DEL PROCEDIMIENTOPROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Código: Código: PáginaPágina No.
No. Actividad Actividad Responsable Responsable Área Área TiempoTiempo D S M OD S M OFrecuenciaFrecuencia
11 Reunión Reunión mensual mensual de de análisis análisis AdministradorAdministrador AdministraciónAdministración 720 H720 H
X
X
22 Inspecciones de seguridadInspecciones de seguridad AdministradorAdministrador Administración Administración 720 720 HH
X
X
33 Observaciones de seguridad Observaciones de seguridad Administrador Administrador Administración Administración 720 720 HH
X
X
44Contactos personales o grupales Contactos personales o grupales
Charlas diarias de cinco minutos Charlas diarias de cinco minutos
Administrador Administrador Administración Administración Administración Administración 20 H 20 H 5 min 5 min
X
X
55Charla integral semanal Charla integral semanal
Administrador Administrador Administración Administración 168 168 HH
X
X
66 InvestigaciónInvestigación de accidentesde accidentes
Administrador Administrador Administración Administración 720 720 HH
X
X
7 Administrador 7 AdministradorX
X
NOMBRE NOMBRE DE LA EMPRESA
DE LA EMPRESA PáginaPágina
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DEL AREA
DEL AREA Código:Código:
6.
6. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTOIDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1
6.1 NOMBRE NOMBRE DEL DEL PROCEDIMIENTO:PROCEDIMIENTO: Prevención y control del medio ambiente.Prevención y control del medio ambiente.
6.2 RESPONSABLE:
6.2 RESPONSABLE: AdministradorAdministrador
6.3 OBJETIVO:
6.3 OBJETIVO: Aplicar estrategias para la protección del medio ambiente, fundamentado en el cumplimientoAplicar estrategias para la protección del medio ambiente, fundamentado en el cumplimiento de la legislación y la implementación de tecnologías más limpias, que han permitido lograr la reducción de de la legislación y la implementación de tecnologías más limpias, que han permitido lograr la reducción de los impactos ambientales por medio de la prevención de la contaminación, apoyados en el mejoramiento los impactos ambientales por medio de la prevención de la contaminación, apoyados en el mejoramiento continuo de sus procesos y en el compromiso de sus empleados, proveedores, contratistas y terceros. continuo de sus procesos y en el compromiso de sus empleados, proveedores, contratistas y terceros.
6.4
6.4 RESULTADOS RESULTADOS ESPERADOS:ESPERADOS: Protección del medio ambiente mediante la aplicación de estrategiasProtección del medio ambiente mediante la aplicación de estrategias establecidas por la organización.
establecidas por la organización.
6.5 LIMITES 6.5 LIMITES
PUNTO INICIAL:
PUNTO INICIAL: Ahorro y uso eficiente del agua, para disminuir el consumo del recurso mediante laAhorro y uso eficiente del agua, para disminuir el consumo del recurso mediante la adopción de buenas prácticas en el lavado de equipos y control en los procesos.
adopción de buenas prácticas en el lavado de equipos y control en los procesos.
PUNTO FINAL:
PUNTO FINAL: Mejoramiento de la respuesta a emergencias ambientales, y de salud y seguridad:Mejoramiento de la respuesta a emergencias ambientales, y de salud y seguridad: integrando el tema ambiental al manejo de emergencias, en el contexto de nuestra Política de Calidad integrando el tema ambiental al manejo de emergencias, en el contexto de nuestra Política de Calidad Integrada.
Integrada. 6.6
6.6 FORMATOS FORMATOS O O IMPRESOS:IMPRESOS: Formato de proyectos.Formato de proyectos.
6.7 RIESGOS:
6.7 RIESGOS: Fracaso en la implementación de las estrategias para la protección del medio ambiente.Fracaso en la implementación de las estrategias para la protección del medio ambiente.
6.8
6.8 CONTROLES CONTROLES EJERCIDOS:EJERCIDOS: Estudios sobre las estrategias más adecuadas a implementar para elEstudios sobre las estrategias más adecuadas a implementar para el cuidado del medio ambiente.
cuidado del medio ambiente.
6.9
6.9 TIEMPO TIEMPO TOTAL TOTAL EMPLEADO:EMPLEADO: 3600’3600’
OBSERVACIONES OBSERVACIONES
11
11 DESCRIPCIÓN DESCRIPCIÓN DEL DEL PROCEDIMIENTOPROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Código: Código: PáginaPágina No.
No. Actividad Actividad Responsable Responsable Área Área TiempoTiempo D S M OD S M OFrecuenciaFrecuencia 1
1 Ahorro Ahorro y y uso uso eficiente eficiente del del agua, agua, parapara disminuir el consumo del recurso disminuir el consumo del recurso mediante la adopción de buenas mediante la adopción de buenas prácticas en el lavado de equipos y prácticas en el lavado de equipos y control en los procesos.
control en los procesos.
Administrador
Administrador Administración Administración 720 720 HH
X
X
2
2 Ahorro Ahorro y y uso uso eficiente eficiente de de energía,energía, buscando mantener control sobre los buscando mantener control sobre los consumos de combustibles, procesos consumos de combustibles, procesos y equipos, para disminuir los y equipos, para disminuir los consumos de energía térmica y consumos de energía térmica y eléctrica.
eléctrica.
Administrador
Administrador AdministraciónAdministración 720 H720 H
X
X
Manejo integral de residuos, mediante Manejo integral de residuos, mediante la separación de residuos en la la separación de residuos en la fuente, el control en actividades de fuente, el control en actividades de limpieza y desinfección, y los limpieza y desinfección, y los controles en los procesos, para controles en los procesos, para aumentar su aprovechamiento y aumentar su aprovechamiento y disminuir su generación.
disminuir su generación. 3
3 Administrador Administrador Administración Administración 720 720 HH
X
X
44
Mejoramiento en la calidad de los Mejoramiento en la calidad de los vertimientos para disminuir carga y vertimientos para disminuir carga y concentración de los contaminantes concentración de los contaminantes mediante controles en procesos y mediante controles en procesos y mejoramiento del sistema de mejoramiento del sistema de tratamiento de aguas residuales. tratamiento de aguas residuales.
Administrador
Administrador Administración Administración 720 720 HH
X
X
55
Mejoramiento de la respuesta a Mejoramiento de la respuesta a emergencias ambientales, y de salud emergencias ambientales, y de salud y seguridad: integrando el tema y seguridad: integrando el tema ambiental al manejo de emergencias, ambiental al manejo de emergencias, en el contexto de nuestra Política de en el contexto de nuestra Política de Calidad Integrada.
Calidad Integrada.
Administrador
Administrador AdministraciónAdministración
720 H 720 H
X
X
NOMBRE
DE LA EMPRESA Página
MANUAL DE
FUNCIONES POR PROCESOS AREA
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
16. DENOMINACIÓN DEL CARGO: Jefe de calidad 17. ÁREA: Calidad
18. CARGO AL CUAL REPORTA: Gerente General, Administrador
19. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Auxiliar de calidad
20. NÚMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIÓN DENTRO DEL ÁREA: 0 II. OBJETIVO
Cumplir con los estándares de calidad para las materias primas y lograr que los clientes se sientan satisfechos con los productos y Establecer los pasos necesarios durante la inspección de Materia Prima e Insumos.
III. FUNCIONES DEL CARGO
Actividades Resultado Procedimientos que involucra
Recepción de la materia prima
Revisión y control de la materia prima Revisión y aplicación de higiene y seguridad en el proceso de transformación de la materia prima. Mantenimiento e insumos de calidad Revisión de maquinaria
Manutención continua de maquinas y herramientas
Control continúo del sistema.
Cumplimiento de las asignaciones del personal.
Implementación de nuevos estándares de calidad.
Proceso de transformación de la materia prima con los nuevos estándares de calidad.
Observar código de las materias primas.
Recepcionar Orden de Compra, Guía y/o Factura.
Verificar conformidad de Orden de Compra con Guía o Factura.
Realizar una y dos inspecciones de la
Clientes satisfechos gracias a la calidad de los productos.
Obtener una lista de los pasos necesarios para la inspección de las materias primas, para de esta forma, lograr y tener un proceso ordenado.
Control de calidad de materias primas
Inspeccionar la calidad de los productos
materia prima
Quitar las materias prima dañadas verificadas anteriormente.
Solicitar información de los productos que se despachara al encargado de sección de acabado.
Determinar en tabla de muestreo el tamaño de la muestra.
Determinar el tipo y cantidad de defectos y anotarlo en formato.
IV. REQUISITOS DEL CARGO
7. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS
EDUCACIÓN
Graduado de educación básica y media. Profesional en ingeniería industrial, ingeniería de alimentos o administración de empresas. Especialización en gestión de calidad.
EXPERIENCIA Mínimo 4 años trabajando en procesos de calidad.
8. COMPETENCIAS
HABILIDAD NIVEL REQUERIDO
ALTO MEDIO BAJO
Fluidez verbal x
Fluidez escrita x
Capacidad analítica x
Liderazgo y dirección del personal x
Elaboración de informes x
Toma de decisiones x
Razonamiento numérico x
Manejo de equipos y programas de computación x
RASGOS DE PERSONALIDAD NIVEL REQUERIDO
Creatividad e innovación x
Compromiso y motivación hacia resultados x
Adaptación a cambios del entorno y la organización x
Orden en el desarrollo de las actividades x
Buenas relaciones interpersonales x
Puntualidad x
Trabajo en equipo x
Interés por la calidad x
Actitud de servicio al cliente x
Deseo de superación x
ESFUERZO NIVEL REQUERIDO
MENTAL Alto
VISUAL Medio
FÍSICO Bajo
V. RESPONSABILIDADES
POR INFORMACIÓN Alto, tiene todo el manejo de procesos de calidad de los procesos. POR ARCHIVOS Y
REGISTROS Medio, debe presentar informes.
POR BIENES Baja, solo es responsable de los equipos de su oficina
POR DINERO Alta, es responsable del presupuesto que se le dé para su área.
VI. ENTORNO DEL CARGO
7. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Proveedores Recepción, entrega y/o devolución de
8. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Administrador Entrega de informes de presupuesto, de
facturas, de materias primas, entre otros. Mensual
VII. CONDICIONES DE TRABAJO
ILUMINACIÓN Alta
RUIDO Media
ESPACIO Medio
TEMPERATURA Ambiente
NOMBRE
DE LA EMPRESA Página
MANUAL DE
FUNCIONES POR PROCESOS AREA
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
21. DENOMINACIÓN DEL CARGO: Administrador 22. ÁREA: Administración
23. CARGO AL CUAL REPORTA: Gerente General
24. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Jefe de calidad
25. NÚMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIÓN DENTRO DEL ÁREA: 0 II. OBJETIVO
Evitar riesgos acerca de la seguridad del personal y de los procesos dentro de la organización, Implantar un sistema efectivo de control de lesiones y/o daños en la empresa, para evitar pérdidas, derroche y recursos que están fuera de presupuesto, que afectan el normal desarrollo de las actividades de servicios o productivas de la empresa, Aplicar estrategias para la protección del medio ambiente, fundamentado en el cumplimiento de la legislación y la implementación de tecnologías más limpias, que han permitido lograr la reducción de los impactos ambientales por medio de la prevención de la contaminación, apoyados en el mejoramiento continuo de sus procesos y en el compromiso de sus empleados, proveedores, contratistas y terceros.
III. FUNCIONES DEL CARGO
Actividades Resultado Procedimientos que involucra
Diagnóstico del proceso de prevención de riesgo laboral
Diagnóstico de nivel del proceso
Diagnóstico a nivel de puesto de trabajo
Planificación de la acción preventiva
Control de personal y de los procesos
Diagnóstico empresarial de la situación actual en materia de Seguridad y salud en el trabajo
Realización del estudio de seguridad al nivel de puesto de trabajo y a nivel de los procesos.
Reunión mensual de análisis
Inspecciones de seguridad
Observaciones de seguridad
Contactos personales o grupales
Charlas diarias de cinco minutos
Charla integral semanal
Investigación de accidentes
Ahorro y uso eficiente del agua, para disminuir el consumo del recurso mediante la adopción de buenas prácticas en el lavado de equipos y control en los procesos.
Ahorro y uso eficiente de energía, buscando mantener control sobre los consumos de combustibles, procesos y equipos, para disminuir los consumos de energía térmica y eléctrica.
Manejo integral de residuos, mediante la
Altos niveles de seguridad y control para el personal y los procesos.
Implementación de un sistema para la prevención de riesgos de la organización evitando pérdidas para ésta.
Protección del medio ambiente mediante la aplicación de estrategias establecidas por la organización.
Implementación de estándares de alta seguridad para toda la organización.
separación de residuos en la fuente, el control en actividades de limpieza y desinfección, y los controles en los procesos, para aumentar su aprovechamiento y disminuir su generación.
Mejoramiento en la calidad de los vertimientos para disminuir carga y concentración de los contaminantes mediante controles en procesos y mejoramiento del sistema de tratamiento de aguas residuales. Mejoramiento de la respuesta a emergencias ambientales, y de salud y seguridad: integrando el tema ambiental al manejo de emergencias, en el contexto de nuestra Política de Calidad Integrada.
IV. REQUISITOS DEL CARGO
9. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS
EDUCACIÓN Graduado de educación básica y media. Profesional en ingeniería industrial, o administración de empresas.
EXPERIENCIA Mínimo 4 años trabajando en áreas de administración.
10. COMPETENCIAS
HABILIDAD NIVEL REQUERIDO
ALTO MEDIO BAJO
Fluidez verbal x
Fluidez escrita x
Capacidad analítica x
Liderazgo y dirección del personal x
Elaboración de informes x
Toma de decisiones x
Razonamiento numérico x
Manejo de equipos y programas de computación x
RASGOS DE PERSONALIDAD NIVEL REQUERIDO
ALTO MEDIO BAJO
Creatividad e innovación x
Compromiso y motivación hacia resultados x
Adaptación a cambios del entorno y la organización x
Buenas relaciones interpersonales x
Puntualidad x
Trabajo en equipo x
Interés por la calidad x
Actitud de servicio al cliente x
Deseo de superación x
ESFUERZO NIVEL REQUERIDO
MENTAL Alto
VISUAL Alto
F SICO Bajo
V. RESPONSABILIDADES
POR INFORMACIÓN Alto, manejo de números. POR ARCHIVOS Y
REGISTROS Alto, debe presentar informes al gerente general
POR BIENES Alto
POR DINERO Alta, es responsable del presupuesto de la organización.
VI. ENTORNO DEL CARGO
9. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Bancos
Manejo de facturas, manejo de impuestos de la organización, entre
otros.
Semanal
10. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Jefe de calidad Revisión de informes, revisión de materia
prima Mensual
ILUMINACIÓN Alta
RUIDO Baja
ESPACIO Medio
TEMPERATURA Ambiente
NOMBRE DE LA EMPRESA
COMPAÑÍA NACIONAL DE CHOCOLATES MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DEL AREA Código:
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: RESPONSABILIDAD SOCIAL
1.2 AREA TITULAR: Área de Administración
1.3 OBJETIVOS: Facilitar la sinergia elemental por el cual se satisface la necesidad de recibir de los
trabajadores, abarcando el aspecto económico y emocional o motivacional. Además de eso, promover espacios de intercambio e interacción con otras personas, logrando un equilibrio en las relaciones internas y los aportes de cada quién y responder a la necesidad de participación de cada trabajador hacia los proyectos.
1.4 RESULTADOS ESPERADOS: Creación de una dinámica de progreso gracias al compromiso de la
persona con el éxito de la organización.
1.5 LIMITES
PUNTO INICIAL: Gestión social con los colaboradores y sus familias.
PUNTO FINAL: Realizar informe ambiental.
1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de proyectos, formato de informes mensuales y anuales.
1.7 VALOR AGREGADO: Trabajo fuerte, honestidad y compromiso con la responsabilidad social empresarial.
1.8 RIESGOS: Fallo de trabajo RSE.
1.9 CONTROLES EJERCIDOS: Supervisión y orden de informe y proyectos de responsabilidad social que la organización debe y tiene que cumplir.
1.10 TIEMPO TOTAL EMPLEADO:32’
NOMBRE DE LA EMPRESA
Compañía Nacional de Chocolates
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA
Administrador
Código:
3. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO.
ENTRADAS O INSUMOS PROCESO DE TRANSFORMACION SALIDAS O RESULTADOS
Papelería Medios electrónicos Tecnología Sustentabilidad de la organización Procesos de retroalimentación a nivel interno Fomentación de la evaluación de la organización. Gestionamiento responsable de la organización