Manual de Procesos, Procedimientos y Manual de Funciones Por Procesos (Nacional de Chocolates)

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MANUAL DE PRO

MANUAL DE PROCESOS, PROCEDIMIENT

CESOS, PROCEDIMIENTOS Y MANUAL

OS Y MANUAL DE

DE FUNCIONES

FUNCIONES

POR PROCESOS (NACIONAL DE CHOCOLATES)

ALEJANDRA VÁSQUEZ VALLEJO

CÓDIGO: 1088295563

PROFESORA

SANDRA ESTRADA MEJIA

UIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE PEREIRA

INGENIERIA INDUSTRIAL

TÉCNICAS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL

MAYO DE 2011

PEREIRA

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NOMBRE NOMBRE DE LA EMPRESA DE LA EMPRESA COMPAÑÍA

COMPAÑÍA NACIONALNACIONAL DEDE CHOCOLATESCHOCOLATES MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA

DEL AREA Código:Código: 10001000

1.

1. IDENTIFICACIÓN IDENTIFICACIÓN DEL DEL PROCESOPROCESO

1.1

1.1 NOMBRE NOMBRE DEL DEL PROCESO:PROCESO: PLANEACIÓNPLANEACIÓN 1.2

1.2 AREA AREA TITULAR:TITULAR: Área AdministrativaÁrea Administrativa 1.3 OBJETIVOS:

1.3 OBJETIVOS: Crear planes estratégicos a corto, mediano o largo plazo que beneficien a la compañía paraCrear planes estratégicos a corto, mediano o largo plazo que beneficien a la compañía para el logro de las metas establecidas

el logro de las metas establecidas 1.4

1.4 RESULTADOS RESULTADOS ESPERADOS:ESPERADOS: Planes estratégicos aplicados para el logro de las metas establecidas.Planes estratégicos aplicados para el logro de las metas establecidas. 1.5 LIMITES

1.5 LIMITES

PUNTO INICIAL:

PUNTO INICIAL: Direccionamiento EstratégicoDireccionamiento Estratégico

PUNTO FINAL:

PUNTO FINAL: Transformación del entornoTransformación del entorno

1.6

1.6 FORMATOS FORMATOS O O IMPRESOS:IMPRESOS: Resumen ejecutivo, Formato de formulación de proyectosResumen ejecutivo, Formato de formulación de proyectos 1.7

1.7 VALOR VALOR AGREGADO:AGREGADO: Creación de proyectos innovadores para lograr el éxito de la compañíaCreación de proyectos innovadores para lograr el éxito de la compañía 1.8 RIESGOS:

1.8 RIESGOS: Fracaso de los proyectos formuladosFracaso de los proyectos formulados 1.9

1.9 CONTROLES CONTROLES EJERCIDOS:EJERCIDOS: Revisión previa y final de los proyectos que se vayan a aplicar a laRevisión previa y final de los proyectos que se vayan a aplicar a la compañía, medidor de riesgos

compañía, medidor de riesgos 1.10

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NOMBRE NOMBRE DE LA EMPRESA DE LA EMPRESA COMPAÑÍA

COMPAÑÍA NACIONALNACIONAL DEDE CHOCOLATESCHOCOLATES MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

DEL AREA Código:Código: 10001000

1.

1. IDENTIFICACIÓN IDENTIFICACIÓN DEL DEL PROCESOPROCESO

1.1

1.1 NOMBRE NOMBRE DEL DEL PROCESO:PROCESO: PLANEACIÓNPLANEACIÓN 1.2

1.2 AREA AREA TITULAR:TITULAR: Área AdministrativaÁrea Administrativa 1.3 OBJETIVOS:

1.3 OBJETIVOS: Crear planes estratégicos a corto, mediano o largo plazo que beneficien a la compañía paraCrear planes estratégicos a corto, mediano o largo plazo que beneficien a la compañía para el logro de las metas establecidas

el logro de las metas establecidas 1.4

1.4 RESULTADOS RESULTADOS ESPERADOS:ESPERADOS: Planes estratégicos aplicados para el logro de las metas establecidas.Planes estratégicos aplicados para el logro de las metas establecidas. 1.5 LIMITES

1.5 LIMITES

PUNTO INICIAL:

PUNTO INICIAL: Direccionamiento EstratégicoDireccionamiento Estratégico

PUNTO FINAL:

PUNTO FINAL: Transformación del entornoTransformación del entorno

1.6

1.6 FORMATOS FORMATOS O O IMPRESOS:IMPRESOS: Resumen ejecutivo, Formato de formulación de proyectosResumen ejecutivo, Formato de formulación de proyectos 1.7

1.7 VALOR VALOR AGREGADO:AGREGADO: Creación de proyectos innovadores para lograr el éxito de la compañíaCreación de proyectos innovadores para lograr el éxito de la compañía 1.8 RIESGOS:

1.8 RIESGOS: Fracaso de los proyectos formuladosFracaso de los proyectos formulados 1.9

1.9 CONTROLES CONTROLES EJERCIDOS:EJERCIDOS: Revisión previa y final de los proyectos que se vayan a aplicar a laRevisión previa y final de los proyectos que se vayan a aplicar a la compañía, medidor de riesgos

compañía, medidor de riesgos 1.10

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NOMBRE NOMBRE DE LA DE LA EMPRESA EMPRESA

Compañía Nacional de Chocolates Compañía Nacional de Chocolates

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL

AREA AREA Administrador Administrador Código: Código: 1.

1. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO.DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO. ENTRADAS

ENTRADAS O O INSUMOS INSUMOS PROCESO PROCESO DE DE TRANSFORMACION TRANSFORMACION SALIDAS SALIDAS O O RESULTADOSRESULTADOS

Papelería Papelería Presupuesto Presupuesto Medios electrónicos Medios electrónicos Equipo de apoyo Equipo de apoyo Equipo técnico Equipo técnico Planeación de Planeación de proyectos proyectos Formulación de Formulación de proyectos proyectos Implementación de Implementación de proyectos proyectos Innovación dentro Innovación dentro de la organización de la organización

3. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DEL PROCESO.

NOMBRE DEL PROCESO

Código:

No.

orden Procedimiento Área responsable Responsable EstimadoTiempo Usuarios

1 Direccionamiento Estratégico Administración Administrador 720 horas Interno

2 Futuro Organizacional Administración Administrador 720 horas Interno

3 Optimización de procesos Administración Jefe de procesos 720 horas Interno 4 Ampliación de mercados Administración Jefe de mercados 1440 horas Interno

5 Liderazgo en el mercado

(8)

(9)

NOMBRE DEL PROCESO

Código:

No.

1 Direccionamiento Estratégico Administración Administrador 720 horas Interno

2 Futuro Organizacional Administración Administrador 720 horas Interno

3 Optimización de procesos Administración Jefe de procesos 720 horas Interno 4 Ampliación de mercados Administración Jefe de mercados 1440 horas Interno

5 Liderazgo en el mercado

Administración Jefe de mercados 4320 horas Interno

6 Transformación del entorno Administración Administrador 1440 horas Interno

4. DIAGRAMA DE FLUJO

NOMBRE DEL PROCESO Código:

PROCEDIMIENTO AREA RESPONSABLE

¿Hay que hacer direccionamiento estratégico? Inicio 5 Direccionamiento Estratégico Futuro Organizacional ¿Desea la empresa tener un futuro organizacional? Departamento de Planeación Departamento de Planeación NO SI SI

(10)

(11)

¿Hay que hacer direccionamiento estratégico? Inicio 5 Direccionamiento Estratégico Futuro Organizacional Optimizar procesos

¿Hay que hacer optimización de procesos? ¿Desea la empresa tener un futuro organizacional? Departamento de Planeación Departamento de Planeación Departamento de Planeación 1 NO NO NO SI SI SI 5. DIAGRAMA DE FLUJO

¿Hay que ampliar los mercados? 1 ¿Se necesita liderar en el mercado? Ampliación de mercados Departamento de Planeación Liderazgo en el mercado Departamento de Planeación SI SI NO

(12)

(13)

¿Hay que ampliar los mercados? 1 ¿Se necesita liderar en el mercado? ¿Hay que transformar el entorno? Fin Ampliación de mercados Departamento de Planeación Liderazgo en el mercado Departamento de Planeación Transformación del entorno Departamento de Planeación SI SI SI NO NO NOMBRE DE LA EMPRESA Página

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

DEL AREA Código: 1001

2. _{IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO}

2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Direccionamiento Estratégico 2.2 RESPONSABLE: Administrador

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(15)

NOMBRE

DE LA EMPRESA Página

2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Direccionamiento Estratégico 2.2 RESPONSABLE: Administrador

2.3 OBJETIVO: Definir la orientación de los productos y servicios que brinda la empresa al mercado basándose en las oportunidades y amenazas del entorno y los recursos y principios internos de la organización, determinando sus estrategias operativas con el único objetivo de satisfacer oportuna y adecuadamente las necesidades de los clientes y accionistas.

2.4 RESULTADOS ESPERADOS: Con la orientación asignada suplir las necesidades de los clientes y accionistas.

2.5 LIMITES

PUNTO INICIAL: Definición de la misión

PUNTO FINAL: Análisis y evaluación de resultados

2.6 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de formulación de proyectos, Matriz DOFA

2.7 RIESGOS: Fracaso de proyectos, error en redacción de la misión, visión u objetivos organizacionales, Error en análisis externo e interno de la organización, Error de selección e implementación de estrategias de la organización.

2.8 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión adecuada de la misión, visión y objetivos de la empresa, Supervisión de la selección e implementación de las estrategias por alguien que tenga experiencia en el campo, Supervisión y control de los análisis realizados dentro y fuera de la organización.

2.9 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 2520’ 20’’

(16)

(17)

1 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Código: Página

No. Actividad Responsable Área Tiempo _{D S M O}Frecuencia

1 Definición de la misión Administrador Administración 40 min X

2 Definición de la visión Administrador Administración 40 min

X

3 Definición de los objetivos organizacionales

Administrador Administración 40 min X

4 Análisis Externo: Las condiciones de la industria y la competencia

Administrador Administración 168 H

X

5

Análisis Interno: Las capacidades competitivas, las fortalezas y las

debilidades internas

Administrador Administración 168 H X

6 Creación de la Matriz DOFA. Administrador Administración 1 H X

7 Selección de estrategias Administrador Administración 4 H

X 8 Implementación estrategia Administrador Administración 1440 H

X 9 Análisis y evaluación de resultados Administrador Administración 720 H X

(18)

(19)

NOMBRE

3 _{IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO}

3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Futuro Organizacional 3.2 _{RESPONSABLE: Administrador}

3.3 OBJETIVO: Alcanzar la visión propuesta por la organización mediante las estrategias seleccionadas, el

emprendimiento, éxito e innovación de sus productos.

3.4 RESULTADOS ESPERADOS: Éxito y reconocimiento de la empresa mediante la aplicación de las

estrategias seleccionadas.

3.5 _LIMITES

PUNTO INICIAL: Crear estrategias para preparar a la empresa para los colapsos y lograr que sea más ágil, siempre dispuesta a los cambios.

PUNTO FINAL: Medición de los resultados

3.6 _{FORMATOS O IMPRESOS: Formato de formulación de proyectos} 3.7 _{RIESGOS: Fracaso de las estrategias seleccionadas}

3.8 CONTROLES EJERCIDOS: Supervisión constante de las estrategias seleccionadas para el control de

éstas midiendo los riesgos y oportunidades que van surgiendo.

3.9 _{TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 6520 H}

(20)

(21)

1 Crear estrategias para preparar a la empresa para los colapsos y lograr que sea más ágil, siempre dispuesta

a los cambios.

Administrador Administración 720 H x

2

Formación de personal de la organización mediante capacitaciones

para crear un equipo eficiente.

Administrador

Administración 1440 H

x

3

Crear ideas innovadoras, evaluarlas y

aplicarlas a la organización. Administrador

Administración 4320 H x

(22)

(23)

NOMBRE

4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Optimización de procesos

4.2 RESPONSABLE: Jefe de procesos

4.3 OBJETIVO: Aplicar las metodologías de optimización, las metodologías de ingeniería de software y las consultorías de mejora, para lograr que los procesos sean más efectivos.

4.4 RESULTADOS ESPERADOS: Procesos efectivos mediante la implementación de metodologías y consultorías.

4.5 LIMITES

PUNTO INICIAL: Identificación de los procesos que se quieren optimizar

PUNTO FINAL: Valorar el nuevo proceso e identifique si la ejecución del mismo corresponde al definido y publicado a las partes involucradas.

4.6 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de consultoría, formato de formulación de proyectos.

4.7 RIESGOS: Fracaso a la aplicación de las metodologías seleccionadas ocasionando pérdidas y poco credibilidad en los procesos internos.

4.8 CONTROLES EJERCIDOS: Supervisión e implementación de una consultoría con reconocimiento que implementen sistemas que ayuden a la organización a optimizar los procesos.

4.9 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 4574 H

(24)

(25)

1

Identificación de los procesos que se quieren optimizar.

Jefe de procesos Administración 5 H X

2

Identiﬁcación de los factores internos

y externos que afectan la decisión de optimizar un proceso, con el dueño

del proceso y dueños de tareas y áreas específicas dentro de la

empresa.

Jefe de procesos Administración

6 H

X

3 Identificación de la variable que se quiere mejorar dentro de un proceso:

tiempo, costo o calidad.

Jefe de procesos Administración

3 H X

4 Aplicación de reingeniería, buenas

prácticas o rediseño del proceso. Jefe de procesos Administración 2160 H X

5 Definición de medidas de rendimiento del nuevo proceso y monitoreo de

éste.

Administración 720 H X

6 Ejecutar el cambio del proceso con el dueño del proceso y áreas

transversales afectadas. Jefe de procesos Jefe de procesos Administración 720 H X 7

Ejecutar el conocimiento generado y actualizado en la organización a partir

de los cambios realizados al proceso

optimizado. Jefe de procesos

8

Valorar el nuevo proceso e identifique si la ejecución del mismo corresponde al definido y publicado a las partes

involucradas.

(26)

(27)

NOMBRE

5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Ampliación de mercados

5.2 RESPONSABLE: Jefe de mercados

5.3 OBJETIVO: Emplear estrategias de marketing con el fin de lograr la expansión de la organización dentro del mercado.

5.4 RESULTADOS ESPERADOS: Expansión de la organización dentro del mercado mediante la implementación de estrategias de marketing.

5.5 LIMITES

PUNTO INICIAL: Creación de estrategias de penetración dentro del mercado

PUNTO FINAL: Determinación de los objetivos de comercialización

5.6 FORMATOS O IMPRESOS: Formatos de marketing

5.7 RIESGOS: Error en la selección de estrategias, error en la implementación de estrategias.

5.8 CONTROLES EJERCIDOS: Supervisión e implementación de las estrategias para la ampliación de la empresa.

5.9 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 5040’

(28)

(29)

1 _{penetración dentro del mercado}Creación de estrategias de _mercadosJefe de Administración 720 H X

2 Creación de estrategias de desarrollo del mercado

Jefe de mercados

X

3 Creación de estrategias de desarrollo de productos o servicios Jefe de mercados Administración 720 H X 4 Diversificación Jefe de mercados Administración 720 H X 5 Creación de estrategias de competencia y estrategias de ampliación de mercados Jefe de mercados Administración 720 H X

6 Determinación de las estrategias seleccionadas

Jefe de mercados

7 Determinación de los objetivos de comercialización

Jefe de mercados

(30)

(31)

NOMBRE

6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Liderazgo en el mercado

6.2 RESPONSABLE: Jefe de mercados

6.3 OBJETIVO: Seleccionar estrategias que permitan que la organización sea líder en el mercado.

6.4 RESULTADOS ESPERADOS: Reconocimiento interno y externo de la organización mediante la aplicación de las estrategias seleccionadas.

6.5 LIMITES

PUNTO INICIAL: Seleccionar personal con liderazgo en costos

PUNTO FINAL: Formular y asesorar los precios y el valor de los productos ya sea a través de la calidad o de la reputación que se le asigna mediante tu uso.

6.6 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de estrategias para lograr la estabilidad y liderazgo en el mercado.

6.7 RIESGOS: Fracaso de las estrategias seleccionadas e implementadas.

6.8 CONTROLES EJERCIDOS: Selección cautelosa de las estrategias y supervisión de la implementación de éstas.

(32)

(33)

1 Seleccionar personal con liderazgo en

costos mercadosJefe de Administración 720 H X

2 productos de la organización a losInculcar la diferenciación de los clientes.

Jefe de

mercados Administración 720 H X

3 Segmentar el mercado a los que estádirigido la organización

Jefe de mercados

Jefe de

Administración

720 H X

4 Expansión de la organización desdesu estructura y tamaño. mercados Administración

720 H

X

5 expectativa cambiante de los clientesVinculación de la marca con la mercadosJefe de Administración

720 H

X

6 Lograr una alta reputación yestabilidad de la marca y la organización dentro del mercado

Jefe de

7 Creación de estrategias innovadoras a la organización para mantenerla en

el éxito y reconocimiento.

Jefe de

8 Formular y asesorar los precios y el valor de los productos ya sea a través

de la calidad o de la reputación que se le asigna mediante tu uso.

Jefe de

(34)

(35)

NOMBRE

7.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Transformación del entorno

7.2 RESPONSABLE: Administrador

7.3 OBJETIVO: Innovar los procesos, las tareas, los productos, entre otros para motivar al personal a trabajar en un entorno cambiante.

7.4 RESULTADOS ESPERADOS: Motivación del personal de la organización a trabajar por la organización.

7.5 LIMITES

PUNTO INICIAL: Implementación de nuevas tecnologías.

PUNTO FINAL: Evaluación de resultados

7.6 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de procesos, Formato de productos.

7.7 RIESGOS: Fracaso de la motivación del personal a trabajar en un entorno cambiante.

7.8 CONTROLES EJERCIDOS: Motivar al personal las ventajas que tiene el trabajar en un entorno diferente, implementando cosas nuevas e incentivándolos a transformar junto con ellos a la organización encaminada al éxito.

(36)

(37)

1 Implementación de nuevas_{tecnologías.} Administrador Administración 720 H X

2 Capacitación del personal a usar nuevas herramientas implementadas

en la organización.

Administrador

X

3 Motivación del personal a transformar sus trabajos con nuevas

herramientas.

X

4 Innovación de productos y estrategias Administrador

(38)

(39)

NOMBRE

MANUAL DE

FUNCIONES POR PROCESOS AREA

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

1. DENOMINACIÓN DEL CARGO: Administrador 2. ÁREA: Administración

3. CARGO AL CUAL REPORTA: Gerente General

4. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Jefe de procesos, jefe de mercados. 5. NÚMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIÓN DENTRO DEL ÁREA: 0 II. OBJETIVO

Crear planes estratégicos a corto, mediano o largo plazo que beneficien a la compañía para el logro de las metas establecidas, Definir la orientación de los productos y servicios que brinda la empresa al mercado basándose en las oportunidades y amenazas del entorno y los recursos y principios internos de la organización, determinando sus estrategias operativas con el único objetivo de satisfacer oportuna y adecuadamente las necesidades de los clientes y accionistas, Alcanzar la visión propuesta por la organización mediante las estrategias seleccionadas, el emprendimiento, éxito e innovación de sus productos, Innovar los procesos, las tareas, los productos, entre otros para motivar al personal a trabajar en un entorno cambiante.

III. FUNCIONES DEL CARGO

Actividades Resultado Procedimientos que involucra

Análisis Externo: Las condiciones de la industria y la competencia

Análisis Interno: Las capacidades competitivas, las fortalezas y las debilidades internas

Creación de la Matriz DOFA. Selección de estrategias Implementación estrategia

Análisis y evaluación de resultados Crear estrategias para preparar a la empresa para los colapsos y lograr que sea más ágil, siempre dispuesta a los cambios.

Formación de personal de la organización mediante capacitaciones para crear un equipo eficiente.

Crear ideas innovadoras, evaluarlas y aplicarlas a la organización.

Planes estratégicos aplicados para el logro de las metas establecidas.

Con la orientación asignada suplir las necesidades de los clientes y accionistas.

Éxito y reconocimiento de la empresa mediante la aplicación de las estrategias seleccionadas.

Motivación del personal de la organización a trabajar por la organización

Direccionamiento Estratégico

Futuro Organizacional

(40)

(41)

Medición de los resultados

Implementación de nuevas tecnologías.

Capacitación del personal a usar nuevas herramientas implementadas en la organización.

Motivación del personal a transformar sus trabajos con nuevas herramientas.

Innovación de productos y estrategias

Evaluación de resultados IV. REQUISITOS DEL CARGO

1. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS

EDUCACIÓN

Cursos de administración, ser graduado en educación básica y media, profesional en ingeniería industrial, economía y finanzas o administración de empresas.

EXPERIENCIA Mínimo 3 años trabajando en el área de administración.

2. COMPETENCIAS

HABILIDAD NIVEL REQUERIDO

ALTO MEDIO BAJO

Fluidez verbal x

Fluidez escrita x

Capacidad analítica x

Liderazgo y dirección del personal x

Elaboración de informes x

Toma de decisiones x

Razonamiento numérico x

(42)

(43)

RASGOS DE PERSONALIDAD NIVEL REQUERIDO

ALTO MEDIO BAJO

Creatividad e innovación x

Compromiso y motivación hacia resultados x

Adaptación a cambios del entorno y la organización x

Orden en el desarrollo de las actividades x

Buenas relaciones interpersonales x

Puntualidad x

Trabajo en equipo x

Interés por la calidad x

Actitud de servicio al cliente x

Deseo de superación x

ESFUERZO NIVEL REQUERIDO

MENTAL Alto

VISUAL Alto

F SICO Bajo

V. RESPONSABILIDADES

POR INFORMACIÓN Encargado de la supervisión de los movimientos de la empresa. POR ARCHIVOS Y

REGISTROS Preparación de informes mensuales y anuales. POR BIENES Manejo de sistemas de información

POR DINERO Manejo del presupuesto de la organización.

VI. ENTORNO DEL CARGO

1. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA

CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA

Clientes Ofrecer e incentivar a que compren en la

(44)

(45)

2. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA

Jefe de procesos Supervisar el manejo de la materia prima Semanal

Jefe de mercados Supervisar y direccionar el manejo de

marketing de la organización Semanal

VII. CONDICIONES DE TRABAJO

ILUMINACIÓN Alta

RUIDO Bajo

ESPACIO Medio

TEMPERATURA Ambiente

(46)

(47)

NOMBRE

MANUAL DE

6. DENOMINACIÓN DEL CARGO: Jefe de procesos 7. ÁREA: Administración

8. CARGO AL CUAL REPORTA: Administrador

9. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Auxiliar de procesos

10. NÚMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIÓN DENTRO DEL ÁREA: 0 II. OBJETIVO

Aplicar las metodologías de optimización, las metodologías de ingeniería de software y las consultorías de mejora, para lograr que los procesos sean más efectivos.

Identificación de los procesos que se quieren optimizar.

Identiﬁcación de los factores internos y

externos que afectan la decisión de optimizar un proceso, con el dueño del proceso y dueños de tareas y áreas específicas dentro de la empresa.

Identificación de la variable que se quiere mejorar dentro de un proceso: tiempo, costo o calidad.

Aplicación de reingeniería, buenas prácticas o rediseño del proceso.

Definición de medidas de rendimiento del nuevo proceso y monitoreo de éste.

Ejecutar el cambio del proceso con el dueño del proceso y áreas transversales afectadas. Ejecutar el conocimiento generado y actualizado en la organización a partir de los cambios realizados al proceso optimizado. Valorar el nuevo proceso e identifique si la ejecución del mismo corresponde al definido y publicado a las partes involucradas.

Procesos efectivos mediante la implementación de metodologías y consultorías.

(48)

(49)

IV. REQUISITOS DEL CARGO

EDUCACIÓN Graduado de educación básica y media. Profesional en ingeniería industrial o ingeniería de procesos.

EXPERIENCIA Mínimo 2 de años trabajando en el área de procesos y procedimientos de una organización.

4. COMPETENCIAS

ALTO MEDIO BAJO

Fluidez verbal x

Fluidez escrita x

Manejo de equipos y programas de computación x

ALTO MEDIO BAJO

Puntualidad x

Trabajo en equipo x

MENTAL Alto

VISUAL Alto

(50)

(51)

POR INFORMACIÓN Encargado de la parte de procesos y gestión de calidad. POR ARCHIVOS Y

REGISTROS Preparación de informes mensuales y anuales. POR BIENES Manejo de sistemas de información

POR DINERO Repartición equivalente de las materias primas, insumos, entre otros.

Proveedores Supervisión de la materia prima recibida Diario

Administrador

Informar los movimientos de la materia prima y entregar los informes de gestión de calidad

Semanal

ILUMINACIÓN Alta

RUIDO Medio

ESPACIO Medio

(52)

(53)

NOMBRE

MANUAL DE

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 11. DENOMINACIÓN DEL CARGO: Jefe de Mercados

12. ÁREA: Administración

13. CARGO AL CUAL REPORTA: Administrador

14. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Auxiliar de mercados

Emplear estrategias de marketing con el fin de lograr la expansión de la organización dentro del mercado, Emplear estrategias de marketing con el fin de lograr la expansión de la organización dentro del mercado.

Creación de estrategias de penetración dentro del mercado

Creación de estrategias de desarrollo del mercado

Creación de estrategias de desarrollo de productos o servicios

Diversificación

Creación de estrategias de competencia y estrategias de ampliación de mercados

Determinación de las estrategias seleccionadas

Determinación de los objetivos de comercialización

Seleccionar personal con liderazgo en costos

Inculcar la diferenciación de los productos de la organización a los clientes. Segmentar el mercado a los que está

dirigido la organización

Expansión de la organización desde su estructura y tamaño.

Vinculación de la marca con la expectativa cambiante de los clientes

Lograr una alta reputación y estabilidad de la marca y la organización dentro del

mercado

Creación de estrategias innovadoras a la organización para mantenerla en el éxito y

reconocimiento.

Expansión de la organización dentro del mercado mediante la implementación de estrategias de

marketing.

Reconocimiento interno y externo de la organización mediante la

aplicación de las estrategias seleccionadas.

Ampliación de mercados

(54)

(55)

Formular y asesorar los precios y el valor de los productos ya sea a través de la calidad o de la reputación que se le asigna

mediante tu uso.

EDUCACIÓN

Ser graduado de educación básica y media, cursos de publicidad y marketing, profesional en ingeniería industrial c on experiencia en

mercadeo, profesional de publicidad y mercadeo.

EXPERIENCIA Mínimo 1 año trabajando en trabajos de publicidad y marketing.

6. COMPETENCIAS

ALTO MEDIO BAJO

Fluidez verbal x

Fluidez escrita x

ALTO MEDIO BAJO

Compromiso y motivación hacia resultados x Adaptación a cambios del entorno y la organización x Orden en el desarrollo de las actividades x

Puntualidad x

Trabajo en equipo x

(56)

(57)

MENTAL Alto

VISUAL Alto

F SICO Bajo

POR INFORMACIÓN Encargado de la publicidad y market ing de la organización POR ARCHIVOS Y

REGISTROS Preparación de informes mensuales y anuales.

POR BIENES Manejo de sistemas de información

POR DINERO Manejo del presupuesto para la publicidad e imagen de la empresa. VI. ENTORNO DEL CARGO

Clientes

Por medio de la publicidad e imagen, lograr que los clientes se sientan atraídos

por los productos de la empresa.

Diario

Administrador

Entrega de informes de todos los movimientos de mercadeo dentro y fuera

de la organización

Semanal

ILUMINACIÓN Alta

RUIDO Bajo

ESPACIO Medio

(58)

(59)

NOMBRE DE LA EMPRESA

COMPAÑÍA NACIONAL DE CHOCOLATES MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

DEL AREA Código:

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

1.10 NOMBRE DEL PROCESO: CALIDAD

1.11 AREA TITULAR: Área de Producción

1.12 OBJETIVOS:

Dar una fijación mental al consumidor para tener conformidad con los productos o

servicios y así satisfacer sus necesidades y obtener beneficios para todos los miembros de la

organización.

1.13 RESULTADOS ESPERADOS: Satisfacción de los clientes a sus necesidades y beneficios para la organización.

1.14 LIMITES

1.15 PUNTO INICIAL: Control de calidad de la materia prima. 1.16 PUNTO FINAL: Prevención y control del medio ambiente.

1.17 FORMATOS O IMPRESOS:

1.18 VALOR AGREGADO: Trabajo fuerte y honestidad con el manejo de la calidad en los productos.

1.19 RIESGOS: Fracaso en la implementación de la gestión de calidad a los productos de la empresa.

1.20 CONTROLES EJERCIDOS: Prevención, control y supervisión de todos los procesos de calidad en la organización.

(60)

(61)

Compañía Nacional de Chocolates

Jefe de calidad

Código:

2. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO.

ENTRADAS O INSUMOS PROCESO DE TRANSFORMACION SALIDAS O RESULTADOS

Materia Prima Maquinaria Papelería Tecnología Planeación de sistemas de calidad en los procesos y productos. Implementación de la calidad en la organización. Satisfacción de los clientes internos y externos mediante procesos de calidad. Calidad en los procesos de la organización

NOMBRE DEL PROCESO

Código:

No.

1 Control de calidad de la materia

prima. Producción

Jefe de control de calidad

720 horas Interno

2 Inspeccionar la calidad de los

productos. Producción Jefe de control decalidad

192 horas Interno

3 Prevención y control de la seguridad del personal y de los

procesos

Administración Administrador

(62)

(63)

NOMBRE DEL PROCESO

Código:

No.

1 Control de calidad de la materia

prima. Producción

720 horas Interno

2 Inspeccionar la calidad de los

productos. Producción Jefe de control decalidad

192 horas Interno

3 Prevención y control de la seguridad del personal y de los

procesos

Administración Administrador

192 horas Interno

4 Prevención en los riesgos asociados con las actividades de

la compañía. Administración

Administrador 192 horas Interno

5 Prevención y control del medio

ambiente. Administración Administrador 720 horas Interno

¿Hay que hacer control de la materia prima?

Inicio

Control de la materia prima

Inspeccionar la calidad de los productos ¿Hay que inspeccionar la calidad de los productos? Departamento de Producción Departamento de Producción NO SI SI

(64)

(65)

¿Hay que hacer control de la materia prima?

Inicio

Control de la materia prima

Inspeccionar la calidad de los

productos

Prevención y control de la seguridad del personal y

de los procesos ¿Hay que hacer

prevención y control de la seguridad del personal y

de los procesos? ¿Hay que inspeccionar la calidad de los productos? Departamento de Producción Departamento de Producción Departamento de Administración 1 NO NO NO SI SI SI

¿Hay que hacer prevención de los riesgos asociados con las actividades de la compañía?

1

Prevención de los riesgos asociados con

las actividades de la compañía

SI Departamento de

(66)

(67)

¿Hay que hacer prevención de los riesgos asociados con las actividades de la compañía?

1

¿Hay que hacer prevención y control del medio ambiente?

Fin

Prevención de los riesgos asociados con

las actividades de la compañía

Prevención y control del medio

ambiente SI NO Departamento de Administración SI Departamento de Administración

(68)

(69)

(70)

(71)

NOMBRE

DEL AREA Código:

2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control de calidad de la materia prima.

2.2 RESPONSABLE: Jefe de control de calidad

2.3 OBJETIVO: Cumplir con los estándares de calidad para las materias primas y lograr que los clientes se sientan satisfechos con los productos.

2.4 RESULTADOS ESPERADOS: Clientes satisfechos gracias a la calidad de los productos.

2.5 LIMITES

2.6 PUNTO INICIAL: Recepción de la materia prima

2.7 PUNTO FINAL: Proceso de transformación de la materia prima con los nuevos estándares de calidad

2.8 FORMATOS O IMPRESOS: Tarjeta de crédito y tarjetas ATM (Automatic Teller Machine)

2.9 RIESGOS: Fracaso en la implementación de los nuevos estándares de calidad a la transformación de la materia prima

2.10 CONTROLES EJERCIDOS:

2.11 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 3925’20’’

(72)

(73)

1 Recepción de la materia prima Jefe de control de calidad

Producción 40 min X

2 Revisión y control de la materia prima Jefe de control de calidad

3 Revisión y aplicación de higiene y seguridad en el proceso de transformación de la materia prima.

Producción 160 H

X

4 Mantenimiento e insumos de calidad Jefe de control de calidad

Producción

160 H

X

5 Revisión de maquinaria Jefe de control de calidad

Producción

4H 6 Manutención continua de maquinas y

herramientas

Producción

720 H X

7 Control continúo del sistema. Jefe de control de calidad

Producción

Producción 720 H

X

8 Cumplimiento de las asignaciones del

personal. Jefe de control_{de calidad} _{720 H} X

9 Implementación de nuevos

estándares de calidad. Jefe de control_{de calidad} Producción _{720 H} X 10 Proceso de transformación de la

materia prima con los nuevos estándares de calidad.

(74)

(75)

NOMBRE

DEL AREA Código:

3.1NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Inspeccionar la calidad de los productos.

3.2RESPONSABLE: Jefe de control de calidad

3.3OBJETIVO: Establecer los pasos necesarios durante la inspección de Materia Prima e Insumos.

3.4_{RESULTADOS ESPERADOS: Obtener una lista de los pasos necesarios para la inspección de las}

materias primas, para de esta forma, lograr y tener un proceso ordenado.

3.5LIMITES

PUNTO INICIAL: Observar código de las materias primas.

PUNTO FINAL: Determinar el tipo y cantidad de defectos y anotarlo en formato.

3.6FORMATOS O IMPRESOS: Formato de calidad, formato de código de las materias primas.

3.7_{RIESGOS: Error al diseñar una lista de pasos coherentes y especificados para la inspección de los}

productos de calidad.

3.8CONTROLES EJERCIDOS: Supervisión diaria de los pasos especificados para la inspección y/o

verificación de los productos de calidad.

3.9TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 10’30’’

(76)

(77)

No. Actividad Responsable rea Tiempo Frecuencia

D S M O 1 Observar código de las materias

primas.

Producción 20 min x

2

Recepcionar Orden de Compra, Guía y/o Factura.

Producción 1 H x

3

Verificar conformidad de Orden de Compra con Guía o Factura.

Producción 1 H

x

4

Realizar una y dos inspecciones de la materia prima

Producción 4 H

5

Quitar las materias prima dañadas verificadas anteriormente. Jefe de control de calidad Producción 2 H x 6

Solicitar información de los productos que se despachara al encargado de sección de acabado.

7

Determinar en tabla de muestreo el tamaño de la muestra.

Producción 1 H X

8

Determinar el tipo y cantidad de defectos y anotarlo en formato.

(78)

(79)

DEL AREA Código:

4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Prevención y control de la seguridad del personal y de los procesos.

4.3 OBJETIVO: Evitar riesgos acerca de la seguridad del personal y de los procesos dentro de la organización.

4.4 RESULTADOS ESPERADOS: Altos niveles de seguridad y control para el personal y los procesos.

4.5 LIMITES

PUNTO INICIAL: Diagnóstico del proceso de prevención de riesgo laboral

PUNTO FINAL: Implementación de estándares de alta seguridad para toda la organización.

4.6 FORMATOS O IMPRESOS: Formatos de seguridad, formatos de personal, formatos de procesos.

4.7 RIESGOS: Fallo en los niveles de seguridad hacia el personal y los procesos, riesgos altos tanto para el personal de la empresa como para los procesos de la organización.

4.8 CONTROLES EJERCIDOS: Control alto en el tema de la seguridad dentro de la organización

4.9 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 758’

(80)

(81)

1

Diagnóstico del proceso de prevención de riesgo laboral

2 Diagnóstico de nivel del proceso Administrador Administración 2 H X

3 Diagnóstico a nivel de puesto de trabajo

4 Planificación de la acción preventiva Administrador Administración 3 H X

5 Control de personal y de los procesos Administrador Administración 5 H X

6

Diagnóstico empresarial de la situación actual en materia de Seguridad y salud en el trabajo

Administrador Administración

4 H X

7 Realización del estudio de seguridad al nivel de puesto de trabajo y a nivel de los procesos.

8

Implementación de estándares de alta seguridad para toda la organización.

(82)

(83)

NOMBRE

DEL AREA Código:

5 IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Prevención de los riesgos asociados con las actividades de la compañía.

5.3 OBJETIVO: Implantar un sistema efectivo de control de lesiones y/o daños en la empresa, para evitar pérdidas, derroche y recursos que están fuera de presupuesto, que afectan el normal desarrollo de las actividades de servicios o productivas de la empresa

5.4

5.5 RESULTADOS ESPERADOS: Implementación de un sistema para la prevención de riesgos de la organización evitando pérdidas para ésta.

5.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Reunión mensual de análisis

PUNTO FINAL: Investigación de accidentes

5.7 FORMATOS O IMPRESOS: Sistemas GEMA

5.8 RIESGOS: Error o fracaso al implementar el sistema GEMA.

5.9 CONTROLES EJERCIDOS: Supervisión para la aplicación del sistema.

5.10 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 3068’5’’

(84)

(85)

10

10 DESCRIPCIÓN DESCRIPCIÓN DEL DEL PROCEDIMIENTOPROCEDIMIENTO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Código: Código: PáginaPágina No.

No. Actividad Actividad Responsable Responsable Área Área TiempoTiempo _{D S M O}_{D S M O}FrecuenciaFrecuencia

11 Reunión Reunión mensual mensual de de análisis análisis AdministradorAdministrador AdministraciónAdministración 720 H720 H

X

22 Inspecciones de seguridadInspecciones de seguridad AdministradorAdministrador Administración Administración 720 720 HH

X

33 Observaciones de seguridad Observaciones de seguridad Administrador Administrador Administración Administración 720 720 HH

X

44

Contactos personales o grupales Contactos personales o grupales

Charlas diarias de cinco minutos Charlas diarias de cinco minutos

Administrador Administrador Administración Administración Administración Administración 20 H 20 H 5 min 5 min

X

55

Charla integral semanal Charla integral semanal

Administrador Administrador Administración Administración 168 168 HH

X

66 Investigación

Investigación de accidentesde accidentes

Administrador Administrador Administración Administración 720 720 HH

X

7 Administrador 7 Administrador

X

(86)

(87)

NOMBRE NOMBRE DE LA EMPRESA

DE LA EMPRESA PáginaPágina

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

DEL AREA

DEL AREA Código:Código:

6.

6. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTOIDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

6.1

6.1 NOMBRE NOMBRE DEL DEL PROCEDIMIENTO:PROCEDIMIENTO: Prevención y control del medio ambiente.Prevención y control del medio ambiente.

6.2 RESPONSABLE:

6.2 RESPONSABLE: AdministradorAdministrador

6.3 OBJETIVO:

6.3 OBJETIVO: Aplicar estrategias para la protección del medio ambiente, fundamentado en el cumplimientoAplicar estrategias para la protección del medio ambiente, fundamentado en el cumplimiento de la legislación y la implementación de tecnologías más limpias, que han permitido lograr la reducción de de la legislación y la implementación de tecnologías más limpias, que han permitido lograr la reducción de los impactos ambientales por medio de la prevención de la contaminación, apoyados en el mejoramiento los impactos ambientales por medio de la prevención de la contaminación, apoyados en el mejoramiento continuo de sus procesos y en el compromiso de sus empleados, proveedores, contratistas y terceros. continuo de sus procesos y en el compromiso de sus empleados, proveedores, contratistas y terceros.

6.4

6.4 RESULTADOS RESULTADOS ESPERADOS:ESPERADOS: Protección del medio ambiente mediante la aplicación de estrategiasProtección del medio ambiente mediante la aplicación de estrategias establecidas por la organización.

establecidas por la organización.

6.5 LIMITES 6.5 LIMITES

PUNTO INICIAL:

PUNTO INICIAL: Ahorro y uso eficiente del agua, para disminuir el consumo del recurso mediante laAhorro y uso eficiente del agua, para disminuir el consumo del recurso mediante la adopción de buenas prácticas en el lavado de equipos y control en los procesos.

adopción de buenas prácticas en el lavado de equipos y control en los procesos.

PUNTO FINAL:

PUNTO FINAL: Mejoramiento de la respuesta a emergencias ambientales, y de salud y seguridad:Mejoramiento de la respuesta a emergencias ambientales, y de salud y seguridad: integrando el tema ambiental al manejo de emergencias, en el contexto de nuestra Política de Calidad integrando el tema ambiental al manejo de emergencias, en el contexto de nuestra Política de Calidad Integrada.

Integrada. 6.6

6.6 FORMATOS FORMATOS O O IMPRESOS:IMPRESOS: Formato de proyectos.Formato de proyectos.

6.7 RIESGOS:

6.7 RIESGOS: Fracaso en la implementación de las estrategias para la protección del medio ambiente.Fracaso en la implementación de las estrategias para la protección del medio ambiente.

6.8

6.8 CONTROLES CONTROLES EJERCIDOS:EJERCIDOS: Estudios sobre las estrategias más adecuadas a implementar para elEstudios sobre las estrategias más adecuadas a implementar para el cuidado del medio ambiente.

cuidado del medio ambiente.

6.9

6.9 TIEMPO TIEMPO TOTAL TOTAL EMPLEADO:EMPLEADO: 3600’3600’

OBSERVACIONES OBSERVACIONES

(88)

(89)

11

11 DESCRIPCIÓN DESCRIPCIÓN DEL DEL PROCEDIMIENTOPROCEDIMIENTO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Código: Código: PáginaPágina No.

No. Actividad Actividad Responsable Responsable Área Área TiempoTiempo _{D S M O}_{D S M O}FrecuenciaFrecuencia 1

1 Ahorro Ahorro y y uso uso eficiente eficiente del del agua, agua, parapara disminuir el consumo del recurso disminuir el consumo del recurso mediante la adopción de buenas mediante la adopción de buenas prácticas en el lavado de equipos y prácticas en el lavado de equipos y control en los procesos.

control en los procesos.

Administrador

Administrador Administración Administración 720 720 HH

X

2

2 Ahorro Ahorro y y uso uso eficiente eficiente de de energía,energía, buscando mantener control sobre los buscando mantener control sobre los consumos de combustibles, procesos consumos de combustibles, procesos y equipos, para disminuir los y equipos, para disminuir los consumos de energía térmica y consumos de energía térmica y eléctrica.

eléctrica.

Administrador

Administrador _{Administración}_{Administración} _{720 H}_{720 H}

X

Manejo integral de residuos, mediante Manejo integral de residuos, mediante la separación de residuos en la la separación de residuos en la fuente, el control en actividades de fuente, el control en actividades de limpieza y desinfección, y los limpieza y desinfección, y los controles en los procesos, para controles en los procesos, para aumentar su aprovechamiento y aumentar su aprovechamiento y disminuir su generación.

disminuir su generación. 3

3 Administrador Administrador Administración Administración 720 720 HH

X

44

Mejoramiento en la calidad de los Mejoramiento en la calidad de los vertimientos para disminuir carga y vertimientos para disminuir carga y concentración de los contaminantes concentración de los contaminantes mediante controles en procesos y mediante controles en procesos y mejoramiento del sistema de mejoramiento del sistema de tratamiento de aguas residuales. tratamiento de aguas residuales.

Administrador

Administrador Administración Administración 720 720 HH

X

55

Mejoramiento de la respuesta a Mejoramiento de la respuesta a emergencias ambientales, y de salud emergencias ambientales, y de salud y seguridad: integrando el tema y seguridad: integrando el tema ambiental al manejo de emergencias, ambiental al manejo de emergencias, en el contexto de nuestra Política de en el contexto de nuestra Política de Calidad Integrada.

Calidad Integrada.

Administrador

Administrador AdministraciónAdministración

720 H 720 H

X

(90)

(91)

NOMBRE

MANUAL DE

16. DENOMINACIÓN DEL CARGO: Jefe de calidad 17. ÁREA: Calidad

18. CARGO AL CUAL REPORTA: Gerente General, Administrador

19. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Auxiliar de calidad

Cumplir con los estándares de calidad para las materias primas y lograr que los clientes se sientan satisfechos con los productos y Establecer los pasos necesarios durante la inspección de Materia Prima e Insumos.

Recepción de la materia prima

Revisión y control de la materia prima Revisión y aplicación de higiene y seguridad en el proceso de transformación de la materia prima. Mantenimiento e insumos de calidad Revisión de maquinaria

Manutención continua de maquinas y herramientas

Control continúo del sistema.

Cumplimiento de las asignaciones del personal.

Implementación de nuevos estándares de calidad.

Proceso de transformación de la materia prima con los nuevos estándares de calidad.

Observar código de las materias primas.

Recepcionar Orden de Compra, Guía y/o Factura.

Verificar conformidad de Orden de Compra con Guía o Factura.

Realizar una y dos inspecciones de la

Clientes satisfechos gracias a la calidad de los productos.

Obtener una lista de los pasos necesarios para la inspección de las materias primas, para de esta forma, lograr y tener un proceso ordenado.

Control de calidad de materias primas

Inspeccionar la calidad de los productos

(92)

(93)

materia prima

Quitar las materias prima dañadas verificadas anteriormente.

Solicitar información de los productos que se despachara al encargado de sección de acabado.

Determinar en tabla de muestreo el tamaño de la muestra.

Determinar el tipo y cantidad de defectos y anotarlo en formato.

EDUCACIÓN

Graduado de educación básica y media. Profesional en ingeniería industrial, ingeniería de alimentos o administración de empresas. Especialización en gestión de calidad.

EXPERIENCIA Mínimo 4 años trabajando en procesos de calidad.

8. COMPETENCIAS

ALTO MEDIO BAJO

Fluidez verbal x

Fluidez escrita x

(94)

(95)

Puntualidad x

Trabajo en equipo x

MENTAL Alto

VISUAL Medio

FÍSICO Bajo

POR INFORMACIÓN Alto, tiene todo el manejo de procesos de calidad de los procesos. POR ARCHIVOS Y

REGISTROS Medio, debe presentar informes.

POR BIENES Baja, solo es responsable de los equipos de su oficina

POR DINERO Alta, es responsable del presupuesto que se le dé para su área.

Proveedores Recepción, entrega y/o devolución de

(96)

(97)

Administrador Entrega de informes de presupuesto, de

facturas, de materias primas, entre otros. Mensual

ILUMINACIÓN Alta

RUIDO Media

ESPACIO Medio

(98)

(99)

NOMBRE

MANUAL DE

21. DENOMINACIÓN DEL CARGO: Administrador 22. ÁREA: Administración

23. CARGO AL CUAL REPORTA: Gerente General

24. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Jefe de calidad

Evitar riesgos acerca de la seguridad del personal y de los procesos dentro de la organización, Implantar un sistema efectivo de control de lesiones y/o daños en la empresa, para evitar pérdidas, derroche y recursos que están fuera de presupuesto, que afectan el normal desarrollo de las actividades de servicios o productivas de la empresa, Aplicar estrategias para la protección del medio ambiente, fundamentado en el cumplimiento de la legislación y la implementación de tecnologías más limpias, que han permitido lograr la reducción de los impactos ambientales por medio de la prevención de la contaminación, apoyados en el mejoramiento continuo de sus procesos y en el compromiso de sus empleados, proveedores, contratistas y terceros.

Diagnóstico del proceso de prevención de riesgo laboral

Diagnóstico de nivel del proceso

Diagnóstico a nivel de puesto de trabajo

Planificación de la acción preventiva

Control de personal y de los procesos

Diagnóstico empresarial de la situación actual en materia de Seguridad y salud en el trabajo

Realización del estudio de seguridad al nivel de puesto de trabajo y a nivel de los procesos.

Reunión mensual de análisis

Inspecciones de seguridad

Observaciones de seguridad

Contactos personales o grupales

Charlas diarias de cinco minutos

Charla integral semanal

Investigación de accidentes

Ahorro y uso eficiente del agua, para disminuir el consumo del recurso mediante la adopción de buenas prácticas en el lavado de equipos y control en los procesos.

Ahorro y uso eficiente de energía, buscando mantener control sobre los consumos de combustibles, procesos y equipos, para disminuir los consumos de energía térmica y eléctrica.

Manejo integral de residuos, mediante la

Altos niveles de seguridad y control para el personal y los procesos.

Implementación de un sistema para la prevención de riesgos de la organización evitando pérdidas para ésta.

Protección del medio ambiente mediante la aplicación de estrategias establecidas por la organización.

(100)

(101)

Implementación de estándares de alta seguridad para toda la organización.

separación de residuos en la fuente, el control en actividades de limpieza y desinfección, y los controles en los procesos, para aumentar su aprovechamiento y disminuir su generación.

Mejoramiento en la calidad de los vertimientos para disminuir carga y concentración de los contaminantes mediante controles en procesos y mejoramiento del sistema de tratamiento de aguas residuales. Mejoramiento de la respuesta a emergencias ambientales, y de salud y seguridad: integrando el tema ambiental al manejo de emergencias, en el contexto de nuestra Política de Calidad Integrada.

EDUCACIÓN Graduado de educación básica y media. Profesional en ingeniería industrial, o administración de empresas.

EXPERIENCIA Mínimo 4 años trabajando en áreas de administración.

10. COMPETENCIAS

ALTO MEDIO BAJO

Fluidez verbal x

Fluidez escrita x

ALTO MEDIO BAJO

(102)

(103)

Puntualidad x

Trabajo en equipo x

MENTAL Alto

VISUAL Alto

F SICO Bajo

POR INFORMACIÓN Alto, manejo de números. POR ARCHIVOS Y

REGISTROS Alto, debe presentar informes al gerente general

POR BIENES Alto

POR DINERO Alta, es responsable del presupuesto de la organización.

Bancos

Manejo de facturas, manejo de impuestos de la organización, entre

otros.

Semanal

Jefe de calidad Revisión de informes, revisión de materia

prima Mensual

(104)

(105)

ILUMINACIÓN Alta

RUIDO Baja

ESPACIO Medio

(106)

(107)

COMPAÑÍA NACIONAL DE CHOCOLATES MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

DEL AREA Código:

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

1.1 NOMBRE DEL PROCESO: RESPONSABILIDAD SOCIAL

1.2 AREA TITULAR: Área de Administración

1.3 OBJETIVOS: Facilitar la sinergia elemental por el cual se satisface la necesidad de recibir de los

trabajadores, abarcando el aspecto económico y emocional o motivacional. Además de eso, promover espacios de intercambio e interacción con otras personas, logrando un equilibrio en las relaciones internas y los aportes de cada quién y responder a la necesidad de participación de cada trabajador hacia los proyectos.

1.4 _{RESULTADOS ESPERADOS: Creación de una dinámica de progreso gracias al compromiso de la}

persona con el éxito de la organización.

1.5 LIMITES

PUNTO INICIAL: Gestión social con los colaboradores y sus familias.

PUNTO FINAL: Realizar informe ambiental.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de proyectos, formato de informes mensuales y anuales.

1.7 VALOR AGREGADO: Trabajo fuerte, honestidad y compromiso con la responsabilidad social empresarial.

1.8 RIESGOS: Fallo de trabajo RSE.

1.9 CONTROLES EJERCIDOS: Supervisión y orden de informe y proyectos de responsabilidad social que la organización debe y tiene que cumplir.

1.10 TIEMPO TOTAL EMPLEADO:32’

(108)

(109)

Compañía Nacional de Chocolates

Administrador

Código:

3. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO.

ENTRADAS O INSUMOS PROCESO DE TRANSFORMACION SALIDAS O RESULTADOS

Papelería Medios electrónicos Tecnología Sustentabilidad de la organización Procesos de retroalimentación a nivel interno Fomentación de la evaluación de la organización. Gestionamiento responsable de la organización