Evaluación y grado de uso de las variables que inciden en los procesos de coordinación en servicios de salud
Anexo B. Informe
Trabajo de Campo
2017
Contenido
Introducción ... 1
Plan de trabajo original alcance ... 4
Plan de trabajo... 4
Tipo y número de instrumentos a levantar ... 5
Encuesta a usuarios ... 6
Entrevistas a actores ... 6
Entrevista a Usuarios ... 7
Descripción Observador ... 7
Plan de trabajo cronograma ... 7
Cronograma realizado ... 9
Fase 1 del trabajo de campo ... 9
Fase 2 del trabajo de campo ... 9
Fase 3 del trabajo de campo ... 10
Resultado del Programa de Trabajo Operativo ... 11
Trabajo de campo
Introducción
El presente trabajo forma parte de la investigación evaluación del modo y grado de uso de métricas de eficiencia en los procesos de toma de decisiones en servicios de salud apoyado en el
semillero del grupo de investigación GITEM. En este trabajo se detalla la logística que programamos y llevamos a cabo para realizar el trabajo de campo.
El principal propósito del trabajo de campo consistió en la aplicación de los instrumentos escogidos, conforme a la metodología definida en el capítulo 4.
Se estableció aplicar los instrumentos en el servició de consulta externa donde se realizaron 10
visitas.
Este informe de campo consta de 4 apartados donde presentamos de manera general el
planteamiento inicial para su realización, como el plan que se llevó a cabo.
Plan de trabajo original alcance
El primer planteamiento que se consideró para la puesta en marcha del trabajo de campo se realizaría en la en la primera semana de julio del año 2016.
Donde se iniciaría capacitación de instrumentos durante junio del año 2016.
Para la formación en los instrumentos de medición se necesitan tener claro las variables que
incidían en la dirección y toma de decisiones en los sistemas de salud, capacitación en modelamiento de BPMN y la metodología para la recolección de información.
Plan de trabajo
Se realizó el trabajo de campo a finales del mes de noviembre hasta los últimos días de enero, en la Sociedad de Cirugía de Bogotá Hospital San José, donde se estableció que el grupo de investigación trabajaría en el servicio de consulta externa.
Capacitación para trabajo de campo
Para llevar a cabo el trabajo de capacitación se desarrollaron el siguiente guion a partir del cual se elaboró el acta no 6 ACTA DE CAPACITACIÓN METODOLOGÍA BPMN.
Introducción: El antes y ahora del modelado de procesos.
Definición de BPM y BPMN.
Definición de Procesos, orquestación y coreografía.
Introducción a Bizagi.
Bizagi: Actividades, Sub Procesos.
Bizagi: Gateway.
Bizagi: Swimlanes.
Bizagi: Conectores.
Ejemplo de Estudio.
Taller Estudio de Caso Estudiantes Pregrado
Los materiales y las condiciones necesarias para la capacitación fueron:
Agenda para anotar.
Presentación en power point.
Sala de capacitación
Durante la duración de la capacitación se contó con miembros de la oficina de calidad de la
Sociedad de Cirugía de Bogotá, su apoyo fue fundamental para exponer los detalles más relevantes del trabajo de campo y los objetivos de este.
Posterior a la reunión procedimos a revisar cada uno de los instrumentos de trabajo, se explicó su propósito y la forma en que debía ser llenado y se especificó qué tipo de individuos serían los informantes claves para cada uno de los instrumentos.
Tipo y número de instrumentos a levantar.
Los instrumentos de investigación propuestos en el apartado Modelamiento BPMN(documento principal) del informe de investigación para la elaboración del BPMN en consulta externa de la
Tabla 1 Instrumentos para el Levantamiento de procesos Consulta Externa Sociedad de Cirugía de Bogotá
Entrevista a Actores Call Center 2
Descripción Observador Call Center 1
Entrevista a Actores sala Consulta Externa 2
Descripción Observador Consulta Externa 1
Entrevista a Actores Consultorio 1
Descripción Observador Consultorio 1
Elaboración propia
Una vez se determinó el tipo y numero de instrumentos a levantar se programa su aplicación en el trabajo de campo, y el número de días que se requerían para realizarlos.
Encuesta a usuarios.
Estas encuestas se realizaron en Cirugía Programada, Consulta Externa y Urgencias Adultos y en los pasillos de hospital los días 15, 22 y 29 de noviembre con una duración de 3 horas cada día.
Tabla 3 Cronograma entrevista a Actores
Estas entrevistas se realizaron al término de la consulta para que el usuario explicara cada una de las etapas. Se llevaron a cabo el día 20 y 27 de diciembre.
Tabla 4 Cronograma Entrevistas a usuarios
Las descripciones se realizaron los mismos días que se realizó la primera entrevista a usuarios en la Sala de consulta externa, en el consultorio, en facturación (CAU), en la oficina Call Center, y en el CASS.
Tabla 5 Cronograma descripción observador
Se diseñó un calendario en 3 etapas.
Una primera etapa que consistía en una presentación del trabajo a realizar en la Sociedad de
trabajadores del hospital, y dos capacitaciones una en BPMN y otra en el proceso de recolección de información para la elaboración de los BPMN.
Una segunda etapa que fue la recolección de información con los instrumentos que se diseñaron para la elaboración de los BPMN.
Una tercera etapa que consistió en analizar y plasmar la información recolectada en la
metodología BPMN.
El plan original se iba a realizar desde los primeros días de noviembre hasta finalizar enero, este
cronograma se desface un poco hasta mediados de febrero donde se presentó un informe final.
Cronograma realizado
Si bien el trabajo de campo se orientó por las tres fases planteadas, el cronograma original tuvo algunas modificaciones en términos de las fechas determinadas
Fase 1 del trabajo de campo.
En primera instancia se realizó una presentación formal de lo que se buscaba realizar en la sociedad de Cirugía de Bogotá Hospital San José, donde se presentó el equipo de trabajo
compuesto por los estudiantes de pregrado y maestría, y se acordaron unas fechas para ser atendidos por los dueños del cada uno de los procesos a analizar, para acordar las fechas se
tuvieron en cuenta los espacios que estos actores presentaron como tentativos.
Una vez establecidos estos contactos se procedió a realizar una capacitación de las encuestas que
se iban a realizar donde se presentó el formato de la entrevista a realizar.
La primera avanzada del trabajo de campo se realizó los días 15, 22 y 29 de noviembre, fue el primer acercamiento de campo a los procesos de la Sociedad de Cirugía de Bogotá, como era el
comportamiento de los procesos.
Se realizó un primer acercamiento al proceso de consulta externa determinando 4 subprocesos,
de facturación y verificación de citas que es realizado por el CAU y el CASS en caso de presentar algún inconveniente, un tercer subproceso que era en el momento de esperar en la sala
de consulta externa, donde se realizaba la entrega de la factura y la llamada al consultorio, y por último el subproceso de atención por parte del médico en el consultorio.
Una vez determinado estos 4 subprocesos se realizó descripción por parte de los integrantes del trabajo de investigación, luego unas entrevistas a cada uno de los dueños del proceso, muchas de estas entrevistas primero se realizaba una cita teniendo en cuenta el flujo de usuarios y
finalizando a usuarios que ya habían sido atendidos por el médico.
Fase 3 del trabajo de campo.
Una vez realizadas estas entrevista y descripciones se procedió a realizar los formatos de los
instrumentos, verificando que tanto la información capturada por parte de los usuarios, actores e integrante del trabajo de investigación fueran coherentes.
Se elaboraron los diagramas de bloques de los 4 subproceso para su posterior unificación en la metodología BPMN usando la herramienta Bizagi.
Con base en lo mencionado hasta aquí, en el siguiente cuadro se presenta el calendario de trabajo de campo realizado:
Tabla 7 Calendario de trabajo de campo realizado
ACTIVIDAD NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO febrero
5.4 Entrevista
usuarios
Elaboración propia
Resultado del Programa de Trabajo Operativo
Al llevar a cabo las actividades planteadas en el programa de trabajo operativo se registraron algunas modificaciones sobre las fechas originalmente consideradas.
Estas modificaciones se realizaron desde la 3 y 4 semana de enero y la primera de febrero, donde
se realizaba las correcciones de los diagramas BPMN y la presentación final del trabajo realizado por el equipo de trabajos.
Las actividades de encuestas a usuarios se realizaron en 2 días más de los presupuestados ya que no se realizaron en la totalidad deseada por el flujo de paciente en algunas dependencias.
El análisis de campo, que incluyo la organización de la información a los formatos asignados, la
elaboración de los diagramas de bloques y BPMN, se realizó de una manera paralela a la recolección del trabajo de campo.
Tabla 8 Calendario trabajo de campo operativo realizado
ACTIVIDAD
NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO FEBRERO
6.1 Organización de
Dificultades en la realización del trabajo de campo
Durante la realización del trabajo de campo se nos presentaron algunas circunstancias que dificultaron el levantamiento del número de instrumentos planteados originalmente. A grandes
rasgos podemos sintetizar los contratiempos y las dificultades de la siguiente manera:
Dificultades relacionadas con la disponibilidad y cooperación del personal de los
diferentes servicios estudiados. Específicamente esta situación se nos presentó con el personal médico propiamente dicho, donde tuvimos escaso apoyo por parte de los
especialistas. lo cual ocasiono vacíos en cuanto a la recolección de la información en especial de la relacionada con el proceso de consulta y control.
Las entrevistas a los usuarios y no beneficiarios fueron otros instrumentos con
complicaciones. Debido al perfil que se buscaba, es decir, como debía tratarse de
con mucha gente. lo cual resultó eventualmente dificultad para abordar a las personas indicadas.
Otro factor determínante relacionado con la disponibilidad era lo ocupado que
permanecía el sistema esto se traducía en poco tiempo y horarios cruzados para poder
entrevistar a los encargados de gestionar algunos servicios claves para el levantamiento de los procesos, por lo cual algunas sesiones se perdieron o tuvieron que repetirse en
