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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE IZÚCAR DE MATAMOROS

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Academic year: 2021

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ENSAYO: MANUAL ORGANIZACIONAL

Nombres: Anahi Campos Mercado Demetria Ortiz Pérez.

Patricia Sánchez Sánchez

3º semestre grupo “D”

Tic-si

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Se dice que el manual de organizacional es un instrumento de trabajo para normar y precisar las funciones del personal que conforman la estructura organizativa y que a su vez sus responsabilidades implementan la correspondencia funcional entre puestos y estructuras.

Hay 3 etapas fundamentales para lograr el manual organizacional:

1.- La primera es recabar información: contar con técnicas de investigación.

INVESTIGACION DOCUMENTAL

Esta técnica permite captar la situación formal de la institución, esta se obtiene a través del análisis de sus documentos sobre los siguientes aspectos:

MARCO JURIDICO.

Clasificar y analizar los documentos legal que definan el marco jurídico en donde se deriven las unidades administrativas y sus respectivas funciones, dichos documentos son , estatuto general, reglamentos, instructivos, acuerdos y circulares. Estos se consideran importantes para verificar si las funciones asignadas se encuentran respaldadas en las bases normativas de la institución.

2.- Análisis de la información recabada.

3.- Integración del manual.

Para elaborar un manual de organización es importante tener un conjunto de información, para obtener elementos básicos de análisis que estos nos dan el conocimiento de la situación orgánica, funcional y jurídica de la institución de referencia.

Es conveniente recurrir a las técnicas de obtención de información en forma directa, utilizando la entrevista, que es la forma empleada por los encargados de obtener la información, Se aconseja utilizar un guión o cuestionario.

DESCRIPCION DE OBJETIVOS ESPECIFICOS POR UNIDAD

ADMINISTRATIVA.

En esta etapa de investigación, se recabará la información relativa a los objetivos específicos asignados a cada unidad administrativa lo cual permitirá analizar la congruencia entre la naturaleza de las unidades en particular y dichos objetivos.

Para el desarrollo de este punto se señala como concepto de objetivo específico:

El propósito a cumplir, con el desempeño de la función correspondiente a cada

área específica ".

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ESTRUCTURA ORGANICA ACTUAL

Aquí se obtendrá información que permita contar con la relación de las dependencias que conforman la institución. Lo cual permitirá una descripción ordenada de los principales puestos y unidades administrativas.

La información permitirá obtener una visión integral de la institución a través de la elaboración de los organigramas que muestren la conformación estructural de la institución, para que facilite a su vez el análisis y el estudio correspondiente.

FUNCIONES ACTUALES

Este aspecto es el que se requiere obtener a través de las entrevistas directas, con el fin de tener información sobre las funciones que son realizadas en los distintos puestos de la estructura orgánica vigente, para un análisis específico.

Permite el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución de las funciones, evitando la repetición de instrucciones y directrices.

Sirve como medio de integración al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación e inducción a las distintas áreas. las dependencias y los organismos públicos son los que deben mantener actualizado el manual de organización.

La necesidad de revisar y actualizar los manuales de organización es porque surgen cambios en su estructura.

Los titulares de las dependencias, entidades o unidades administrativas deben informar a los responsables del manual de organización, sobre los cambios que se hacen.

Los elementos que integran el manual son:

La identificación que se refiere a la carátula del Manual de Organización la cuál es la que muestra los datos más importantes como

-Nombre de la dependencia.

- Logotipo de la dependencia.

Fecha de elaboración o actualización del Manual de Organización.

CONTENIDO

En este apartado se presentan, de manera ordenada, los capítulos que constituyen el manual o los títulos que comprende. Con el fin de organizar la presentación de estos documentos, es importante seguir el orden que se describen:

Introducción

Antecedentes Históricos

Marco Jurídico - Administrativo Atribuciones

Estructura Orgánica.

Organigramas (estructural y por puestos plazas y unidades).

Objetivo y Funciones.

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Marco Jurídico - Administrativo

Se relacionan los principales ordenamientos jurídicos vigentes queregulan la operación y funcionamiento de la dependencia, entidad o de las unidades administrativas comprendidas en ella.

Formalmente, los ordenamientos jurídico administrativos deberán presentarse en Forma enunciativa.

Se deberán ordenar y jerarquizar los documentos jurídicos administrativos vigentes, en forma descendente,.

- Constitución Política de la República Mexicana - Constitución Política del Estado

- Leyes - Códigos - Decretos - Convenios - Reglamentos - Acuerdos

- Actas Constitutivas - Circulares

Se deberá anotar de forma clara y precisa los nombres de los ordenamientos jurídicos y administrativos, indicando fecha de publicación y número de Boletín Oficial, en forma cronológica.

Cualquier ordenamiento que presente modificaciones posteriores se integrará cronológicamente según su última fecha de reforma.

Atribuciones

Las atribuciones representan el medio para alcanzar los fines, se constituyen además en la facultad de obrar o derecho de hacer, asignada a la dependencia o entidad mediante un instrumento jurídico o administrativo.

Este apartado consiste en una transcripción textual de las facultades conferidas en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora, cuando sea el caso del Manual General de Organización de una Dependencia y cuando se trate del Manual de Organización de una unidad administrativa, se transcribirán las atribuciones que le asigna el reglamento interior a la Dependencia.

Con relación a un manual de organización de una Entidad, se considerarán las atribuciones conferidas en la Ley o decreto de creación y del reglamento interior de la misma.

Estructura Orgánica

Este apartado se refiere a la descripción ordenada por jerarquía de las unidades administrativas adscritas a una dependencia o entidad o a los órganosadministrativos de una unidad administrativa.

La descripción de la estructura orgánica debe corresponder o coincidir con su

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representación gráfica en el organigrama, tanto en lo referente al titulo o nominación de las unidades administrativas como a su nivel jerárquico. Se recomienda no usar las abreviaturas en el nombre de los órganos que conforman la unidad administrativa.

Organigramas

Es la representación gráfica de la estructura orgánica y refleja en forma esquemática, la posición de los órganos que la conforman, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación y líneas de autoridad y sus respectivas relaciones.

Funciones

Constituyen el conjunto de actividades a través de las cuales se alcanzará el objetivo planteado. Las funciones deberán ordenarse de acuerdo a la importancia y naturaleza del área de que se trate, éstas pueden ser:

Sustantivas.- son las que identifica la esencia de la unidad administrativa para el cumplimiento de los objetivos.

De apoyo.- Son aquellas que facilitan y contribuyen al logro de las funciones sustantivas, ya que forman parte del proceso administrativo y que por naturaleza técnico administrativa, son de carácter obligatorio y de aplicación general por toda organización.

En el caso del Manual General de Organización de una Dependencia, se contemplarán las funciones hasta el nivel de la estructura orgánica considerada en su Reglamento Interior publicado en el Boletín Oficial del Gobierno del Estado, y las entidades incorporarán en su manual hasta el último área de trabajo definida, de igual forma para las unidades administrativas que conforman una dependencia.

Terminado el Manual de Organización, deberá contarse el número de páginas que lo integran, y numerar cada página.

Una vez cuente con el proyecto de Manual, se requiere someterlo a una revisión final, a efecto de verificar que la información contenida en el mismo sea la necesaria, esté completa y corresponda a la realidad, además de proceder a comprobar que no tenga contradicciones y deficiencias.

La cantidad de ejemplares que se reproduzcan, así como la difusión que se

haga del Manual de Organización, dependerá de la determinación del número de funcionarios y empleados que deben de contar con este instrumento.

Una vez que el Manual de Organización ha sido elaborado, autorizado e impreso, debe ser difundido entre los funcionarios y empleados responsables de su aplicación.

La utilidad del Manual de Organización radica en la veracidad de la información

que contiene, por lo que es necesario mantenerlo permanentemente actualizado,

a través de revisiones periódicas, y enviarlo a la Secretaria de la Contraloría

General del Estado, para que ésta valide su actualización.

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El Manual de Organización deberá actualizarse, cuando se presenten modificaciones en las atribuciones, estructura orgánica, funciones o simplemente en la revisión que se haga, misma que será cada año.

Referencias: http://www.cgeson.gob.mx/downloads/Guia%20MO%202004.pdf

Referencias

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