Términos de referencia Contrato por los Servicios de un/a (1)
Contratista Individual
Título de la consultoría:
Asistencia Técnica para la adecuación del diseño de la Unidad de Análisis Estadístico del Ministerio de Gobernación
1. Título del Proyecto
Gestión de la Información basada en evidencias para la seguridad ciudadana en América Central y República Dominicana-INFOSEGURA-
2. Descripción del proyecto
El proyecto “Gestión de la información basada en evidencias para la seguridad ciudadana en América Central y República Dominicana” (InfoSegura) nace en el marco de la cooperación de USAID y PNUD con las instituciones guatemaltecas en materia de seguridad ciudadana, para trabajar en la gestión de información en dicha materia a nivel regional y nacional. El objetivo del proyecto es lograr un mejoramiento significativo de la calidad y comparabilidad de estadísticas sobre seguridad ciudadana que se manejan a nivel nacional y regional y brindar regularmente datos periódicos, confiables y de alta calidad para los tomadores de decisión, de forma que se contribuya al diseño de políticas públicas basadas en evidencias.
El proyecto se basa en los más de 20 años de experiencia del PNUD en el fortalecimiento de capacidades y políticas a favor de la seguridad ciudadana en América Central, y refuerza los resultados de intervenciones anteriores implementadas por el PNUD, el proyecto del Sistema Regional de Indicadores Estandarizados (SES) -apoyado por el Banco Interamericano de Desarrollo (BID)- e iniciativas de otros actores.
A través del proyecto se pretende contribuir al fortalecimiento del diseño de políticas públicas basadas en evidencias por medio de: (i) el mejoramiento de la capacidad regional y nacional de recopilación, monitoreo y procesamiento de información sobre seguridad ciudadana y su utilización en la toma de decisiones y la formulación de políticas en ambos niveles; ii) el fortalecimiento de capacidades de la sociedad civil para recopilar, analizar y procesar datos sobre seguridad ciudadana y monitorear políticas y programas de seguridad ciudadana; y, (iii) el apoyo a la gestión de conocimientos a nivel regional para profundizar el conocimiento y la comprensión de las causas fundamentales de la violencia e inseguridad, y promover exitosas políticas y prácticas de seguridad ciudadana.
Tal como se detalló anteriormente, el proyecto persigue la creación de mecanismos regionales y nacionales permanentes para la recopilación y el análisis de información de seguridad ciudadana.
Para ello, el PNUD ha realizado alianzas estratégicas, dando seguimiento a los indicadores SES y a los procesos de recopilación de información de las fuentes primarias asociadas a esos indicadores,
mediante el fortalecimiento de las Sub-Unidades Técnicas (SUT) en América Central, y fortaleciendo el involucramiento de nuevos actores en las mismas.
En Guatemala, InfoSegura ha dado seguimiento al trabajo que, en materia de producción y análisis estadístico, ha realizado la Mesa Técnica Interinstitucional (MTI), instaurada y liderada por el Ministerio de Gobernación de Guatemala (MINGOB) y en la que confluyen las instituciones del sistema de seguridad y justicia, así como otras instituciones (Ministerio de Salud, OCSE de Seguridad de INE..) que son fuentes primarias de información en materia de seguridad ciudadana. El propósito de este espacio es la generación de información armonizada mediante la homologación conceptual de un sistema de indicadores, de cara a generar data en materia de seguridad ciudadana confiable y comparable.
Desde mediados del 2014, InfoSegura/PNUD también ha apoyado el diseño y creación de la Unidad de Análisis Estadístico del MINGOB, la cual se pretende sea un órgano asesor del Despacho del Ministro de Gobernación, con facultades de coordinación con los niveles viceministeriales, y que realizará funciones de observación en materia de seguridad ciudadana, por tanto a cargo de la recolección, procesamiento, análisis y difusión de información con base a indicadores en seguridad y la complementariedad de dicha información con otra información de orden subjetivo (encuestas de victimización, etc..).
3. Justificación
El ejercicio de conformación e institucionalización de la Unidad de Análisis Estadístico del Ministerio de Gobernación se fundamenta en los compromisos asumidos mediante carta de acuerdo firmada por el Centro Regional del PNUD y el Ministerio de Gobernación de Guatemala en octubre del 2013.
El objetivo general de la carta de acuerdo se enfocó en proporcionar apoyo técnico, acompañamiento y orientación general para fortalecer conocimientos y competencias de los funcionarios nacionales en gestión de la información y aplicar una propuesta metodológica de creación de un Observatorio Nacional de Seguridad Ciudadana.
Para el logro de los productos objeto del acuerdo se realizaron acercamientos a distintas instancias responsables de la gestión primaria de la información en Guatemala, entre éstas: Instituto Nacional de Ciencias Forenses, Ministerio Público, Policía Nacional Civil, Instituto Nacional de Estadística, Ministerio de Gobernación, entre otras que conforman la Mesa Técnica Interinstitucional del Ministerio de Gobernación (MTI). A partir de los mismos se generó un diagnóstico preliminar de las instituciones que estarían encargadas del observatorio así como una propuesta metodológica preliminar que contenía perfiles, pasos y requerimientos para la constitución del Observatorio Nacional de Seguridad.
Se facilitó un proceso de capacitación conjunta en seguridad ciudadana y gestión de la información para los responsables de la MTI de Guatemala de cara a proporcionar instrumentos conceptuales de sustento para la creación del Observatorio de Seguridad Ciudadana.
Los resultados principales del acompañamiento brindado por el Centro Regional del PNUD, sirvieron de insumos para lograr definir una estructura consensuada de la unidad “a partir de la experiencia de
Panamá con el sistema integrado de estadísticas criminales como un ejemplo de trabajo desde la institución de forma integral, con elementos de observatorio, unidad de monitoreo y evaluación, y consejos asesores por temáticas específicas”1.
De esta cuenta se pasó de la idea de un Observatorio de Seguridad Ciudadana a formular una propuesta de creación de la Unidad de Análisis Estadístico. Dicha propuesta fue entregada al Ministerio de Gobernación en junio del 2014, incluido un borrador de Decreto Gubernativo para la institucionalización de la misma dentro de la estructura del MINGOB. En ambos documentos la Unidad se define como un observatorio nacional de seguridad ciudadana a nivel nacional a cargo de la recolección, procesamiento, análisis y difusión de los indicadores oficiales en seguridad, criminalidad, violencia interpersonal y convivencia.
El diseño de la unidad, apoyado por el PNUD, gira en torno a cuatro funciones 1. Análisis institucional en seguridad ciudadana
2. Estadísticas y observatorio del delito 3. Sistemas integrados de información 4. Evaluación y monitoreo.
Según el diseño inicial, la información generada por esta Unidad sería recopilada, procesada y validada con carácter obligatorio de forma periódica (semanal o mensual) procesando los datos sobre indicadores diariamente y emitiendo análisis públicos de datos/eventos, complementados con el análisis a profundidad semestral.
Igualmente, la Unidad contará con un consejo asesor especializado (MAE) conformado por integrantes de sociedad civil, tanques de pensamiento y universidades, y con el vínculo con la Mesa Técnica Interinstitucional (MTI). La mesa (MAE) tiene un Memorándum de entendimiento con MINGOB y permitiría constituir ese apoyo técnico especializado para el análisis y evaluación de la información generada así como de las acciones en materia de seguridad ciudadana emprendidas desde la institucionalidad, con base a las evidencias recabadas mediante la Unidad de Análisis Estadístico. El proyecto cuenta con un diagnóstico a las principales instituciones que conforman la MTI y uno análogo para las ONG y universidades que conforman la MAE.
Una posible estructura de la Unidad, que se encuentra en el diseño inicial, pero que podría ayudar a visualizar la misma, así como sus espacios de coordinación vinculados, sería la siguiente:
1 Informe final LOA Guatemala 2014, pág. 9
Fuente: Propuesta de la creación de la unidad de Estadísticas Criminales y Análisis Estratégico en el MINGOB.
La Unidad no se encuentra institucionalizada aún a lo interno del MINGOB debido al impacto de los procesos coyunturales asociados a la crisis política acaecida durante 2015, sin embargo el MINGOB se encuentra en proceso de revisión interna y redefinición de su organización y funcionamiento para su efectiva institucionalización durante 2016-2017 ya que los servicios y funciones que mantendría la Unidad así como los productos de la misma sigue siendo de urgencia nacional de cara a tomar decisiones sobre política pública, no sólo desde el MINGOB sino también para el resto de instituciones usuarias.
En la actual coyuntura política que permite fortalecer los esfuerzos iniciales en lograr un sistema nacional de gestión de información en seguridad ciudadana confiable, útil y que permita la toma de decisiones en materia de políticas públicas, y en el marco del resultado (i) del proyecto InfoSegura:
“Mejorar la capacidad institucional regional y nacional, para recopilar, monitorear y procesar información sobre seguridad”, se considera que es necesario un apoyo técnico al MINGOB mediante la contratación de un perfil profesional que proporcione asistencia para la redefinición de la organización, funcionamiento e institucionalización de la propuesta original de Unidad de Análisis Estadístico del MINGOB, la cual deberá responder a las necesidades en materia de gestión y análisis interno de la información que se genera en el Ministerio y su adaptación dentro de la arquitectura institucional del MINGOB.
Esta asistencia trabajará de forma coordinada con otras asistencias técnicas instaladas en el MINGOB, concretamente con la persona experta en el diseño del Modelo de Observatorios Municipales de Prevención y Seguridad Ciudadana MINGOB, ya que ambos esfuerzos deberán vincularse sinérgicamente en el trabajo de la observación del crimen y el delito y la gestión y análisis de la información desde lo local a lo nacional para, de esta forma, contribuir al análisis y la toma de decisiones basadas en información, veraz y de calidad, para la formulación de políticas públicas.
4. Alcance del Trabajo
Mejorar los procesos de análisis y gestión de la información estadística del Ministerio de Gobernación de Guatemala que:
1) permita que el MINGOB cuente con una unidad de Análisis Estadística que aglutine toda la información que produce actualmente el Ministerio.
2) incluya una propuesta de mejora de los procedimientos internos para la ágil disposición de la información -de cara a la toma de decisiones basada en evidencias-
3) adecúe y redefina la propuesta original de Unidad de Análisis Estadístico, a las necesidades actuales, al marco institucional y la arquitectura interna del MINGOB.
4) diseñe los mecanismos y herramientas para la puesta en marcha de la Unidad de Análisis Estadístico del MINGOB.
5. Actividades de la consultoría
Bajo la supervisión conjunta del MINGOB y la Coordinación del Proyecto, el/la consultor/a desarrollará las actividades necesarias para el alcance de los objetivos y la obtención de los productos previstos. Dichas actividades serán concretadas en su Plan de Trabajo. Algunas de las actividades a desarrollar son las siguientes:
i. Elaborar y validar el Plan de Trabajo de la consultoría
ii. Recopilar la información necesaria para el análisis previo de la institución en materia de flujos de información estadística a nivel interno: entrevistas con funcionarios-as a nivel técnico y gerencial, reuniones, talleres, revisión documental, visitas de campo, análisis de información secundaria, etc.
iii. Documentar las fortalezas, potencialidades y limitaciones del proceso de gestión de información al interior del MINGOB, diagnosticando los flujos de información a nivel interno en la materia.
iv. Realizar análisis de factibilidad con escenarios prospectivos en torno a la institucionalización de la Unidad.
v. Revisar la arquitectura institucional del MINGOB y su capacidad para la puesta en marcha de la Unidad de Análisis Estadístico.
vi. Participar en las reuniones de coordinación y validación de productos intermedios y final con el equipo de InfoSegura/PNUD y enlaces del MINGOB.
vii. Diseñar y presentar la propuesta de adecuación e instalación de la Unidad de Análisis Estadístico.
viii. Elaborar las herramientas para la puesta en marcha de la Unidad: plan del proceso, borrador del instructivo para la creación de la Unidad, manual de procesos, protocolos de flujo de la información.
ix. Diseñar el mecanismo de producción de información, análisis y difusión que incluya la disposición de la información por usuarios y definición de dichos usuarios
x. Elaborar informes.
6. Resultados esperados y entregables (Productos)
Resultado 1: Diagnóstico de los sistemas y flujos de información y de los procesos de gestión de información a lo interno del MINGOB, que incluya:
• Análisis de las fortalezas, potencialidades y limitaciones de los sistemas y procesos de generación de información y sus flujos.
• Análisis del estado de la arquitectura institucional y la factibilidad para la puesta en marcha de una Unidad de Análisis Estadístico.
• Sistematización del ciclo de reuniones y talleres realizados para el diagnóstico.
Resultado 2: Propuesta de adecuación y redefinición del diseño previo de la Unidad de Análisis Estadístico del MINGOB, a las necesidades actuales. Esta propuesta incluirá:
• Análisis de información del diseño previo de la Unidad de Análisis y Estadística.
• Propuesta de adecuación y redefinición de la Unidad
• Propuesta de inserción de la unidad en la arquitectura institucional.
• Análisis de escenarios para la institucionalización de la unidad.
• Propuestas de revisión o creación de borrador de instructivo de creación y de Acuerdos Gubernativos y Ministeriales para la institucionalización y estudio de su viabilidad
• Manual de procesos y protocolos de los nuevos flujos de información, para la puesta en marcha de la Unidad.
• Definición de usuarios y mecanismo para disposición de la información.
Resultado 3: Plan de Implementación de la Unidad de Análisis Estadístico del MINGOB que incluya:
• Hoja de ruta institucional para el montaje e implementación y cronograma.
La persona consultora deberá entregar los siguientes productos establecidos en los TDR así como otros productos derivados del apoyo a esta consultoría que le sea requerido por el contratante durante el período de contratación:
Entregable/producto Tiempo estimado para completar tarea
Revisión y aprobación requerida Producto 1) Diagnóstico validado de los
sistemas de información y de los procesos de gestión de información a lo interno del MINGOB.
30 días después de la firma del contrato.
Proyecto InfoSegura /PNUD Guatemala con Vo.Bo. del/de los enlace/s delegado/s por el MINGOB.
Producto 2) Propuesta de adecuación y redefinición del diseño previo de la Unidad de Análisis Estadístico del MINGOB, a las necesidades actuales.
30 días después de la entrega del primer producto.
Producto 3) Plan de Implementación de la Unidad de Análisis Estadístico del MINGOB.
20 días después de la entrega del segundo producto.
Producto 4) Informe final que contenga todos los productos validados y recomendaciones para la puesta en marcha.
10 días después de la entrega del tercer producto.
7. Cláusula de Confidencialidad
La persona consultora se obliga a guardar y mantener la confidencialidad de cualquier información que le sea enviada o proporcionada relacionada con el servicio de consultoría así como, convenios, actos, pedidos, conversaciones, platicas y negociaciones en general que se lleguen a establecer entre ambas partes, a partir de la fecha de inicio de la vigencia del presente instrumento. Por lo anterior, no podrá divulgar esa información, reproducirla o transmitirla por ningún medio a cualesquiera terceros o al público en general. Tampoco podrá resumirla, modificarla o alterarla en forma alguna, ni darle un uso distinto al autorizado.
8. Acuerdos Institucionales
Los productos serán entregados para su aprobación al Proyecto InfoSegura/PNUD Guatemala, con el Vo.Bo. previo emitido por el enlace/s designado/s por el MINGOB. La persona consultora tendrá responsabilidad de la gestión diaria de esta consultoría en coordinación estrecha con el referente o referentes designado/s por el MINGOB. Para la realización de todas las actividades vinculadas a la presente consultoría, la persona consultora deberá utilizar sus propios recursos (vehículo, combustible, materiales, etc.).
9. Duración del trabajo
El período para el desarrollo de la presente consultoría será de 100 días a partir de la firma del contrato: 90 días para la entrega de productos y 10 días adicionales para el trámite del último pago y cierre del contrato.
10. Lugar de realización de la consultoría
El/la consultor/a realizará las labores de la presente consultoría en la Ciudad de Guatemala, y tendrá interlocución con el contacto o contactos designado-s por el MINGOB y con el referente designado por el proyecto InfoSegura.
La persona consultora deberá elaborar los productos a entregar en su oficina particular. Para la presentación de productos se establece las oficinas de PNUD ubicadas en 5ta Avenida 5-55 zona 14 Torre IV nivel 10 de la Ciudad de Guatemala.
11. Calificaciones requeridas del Contratista Individual
Las calificaciones de las personas que apliquen a la presente convocatoria serán evaluadas con base al expediente que cada candidato/a presente, por lo que se recomienda reflejar claramente en el currículum vitae la formación académica, experiencias, competencias y aptitudes que se detallan a continuación:
Educación:
• Profesional universitario del área de la Ingeniería Industrial y/o en Sistemas, Derecho, Epidemiología, Estadística, Matemática, Ciencias Económicas, Ciencias Sociales.
• Estudios de postgrado (especializaciones, cursos de postgrado y/o diplomados) en el área de seguridad y justicia.
• Maestría en alguna de las siguientes áreas: Ciencias Sociales, Ciencias económicas e Ingeniería (deseable).
Experiencia:
• Experiencia mínima de 3 años en procesos de planificación estratégica institucional, que incluyan procesos de reingeniería y desarrollo institucional.
• Experiencia mínima de 2 años en el diseño de sistemas de gestión de información estadística institucional.
• Experiencia mínima de 2 años en manejo de bases de datos, sistemas de análisis estadístico y gestión de la información, preferiblemente en instituciones del sector seguridad y justicia.
Competencias y aptitudes:
• Organizado/a y sistémico/a
• Excelentes relaciones interpersonales
• Capacidad de trabajo con equipos interdisciplinarios
• Capacidad para trabajar en un ambiente armónico de colaboración y en equipo.
• Facilidad en la comunicación oral y escrita
• Capacidad de análisis, abstracción, síntesis y redacción 12. Cronograma de pago
Tipo de contrato IC
Los pagos acordados (que incluyen honorarios profesionales, costos de viajes o materiales e impuestos) se realizarán contra entrega de productos (en versión digital y física en las oficinas de PNUD) y en un plazo máximo de quince (10) días calendario después de recibir la factura y la aceptación a entera satisfacción por parte de la entidad contratante de los diversos productos, conforme al siguiente cuadro:
Producto No.
(según lo indicado en numeral 6)
Porcentaje de pago*
Producto 1 30%
Producto 2 40%
Producto 3 y 4 30%
Total 100%
* Los pagos están sujetos a la presentación y aprobación del proyecto InfoSegura/PNUD con el visto bueno del enlace/s en el MINGOB.
La factura se emitirá a nombre de Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo, NIT 312583-1, en Quetzales. El PNUD no es agente retenedor de impuestos, por lo que el Proveedor deberá proceder conforme a la legislación tributaria que le aplique.
La descripción de la factura deberá incluir lo siguiente “Pago correspondiente al producto No. xx de xx, según contrato xxx”
Los pagos a contratistas nacionales se harán efectivos en Quetzales y cuando aplique, se emitirá exención de IVA.
13. Documentación para la presentación de la oferta
La persona consultora deberá presentar los siguientes documentos:
• Carta debidamente presentada de la Confirmación de interés y disponibilidad utilizando el modelo proporcionado por el PNUD y debidamente firmada;
• CV Personal y P11, indicando toda la experiencia pasada de proyectos similares, así como los datos de contacto (correo electrónico y número de teléfono) del candidato y por lo menos tres (3) referencias profesionales;
• Propuesta técnica: que incluya plan de trabajo, actividades de la consultoría, metodología de implementación y cronograma, considerando entrega y revisión de productos.
• Propuesta financiera: que indique el precio fijo total del contrato, todo incluido considerando todos los impuestos, sustentado con un desglose de los gastos (si aplica), según el formato proporcionado el cual puede ser modificado según los rubros que el Contratista considere pertinente.
• Fotocopia de Documento Personal de Identidad (DPI) de la persona consultora
• Términos de Referencia, debidamente firmados.
14. Criterios para la selección
La evaluación de las ofertas se hará por medio del método de puntuación combinada, en donde la evaluación curricular y la propuesta técnica se ponderarán con un máximo de 70%, combinándose con la oferta financiera, que se ponderará con un máximo de 30%.
Durante la evaluación técnica se requiere un puntaje mínimo de 70 para considerar que la persona consultora llena los requisitos mínimos.
Criterios de Evaluación
Puntuación máxima Formación
académica
Profesional universitario del área de la Ingeniería Industrial y/o en Sistemas, Derecho, Epidemiología, Estadística, Matemática, Ciencias Económicas, Ciencias
Sociales.
15
30 Estudios de postgrado (especializaciones, cursos de
postgrado y/o diplomados) en las áreas de seguridad, seguridad ciudadana y justicia.
10 Maestría en alguna de las siguientes áreas: Ciencias
Sociales, Ciencias económicas e Ingeniería (deseable). 05 Experiencia
profesional
Experiencia mínima de 3 años en procesos de planificación estratégica institucional, que incluyan procesos de reingeniería y desarrollo institucional.
20 50
Criterios de Evaluación
Puntuación máxima
Más de 3 años 20
3 años 10
Experiencia mínima de 2 años en el diseño de sistemas
de gestión de información estadística institucional. 20
Más de 2 años 20
2 años 10
Experiencia mínima de 2 años en manejo de bases de datos, sistemas de análisis estadístico y gestión de la información, preferiblemente en instituciones del sector
seguridad y justicia. 10
Más de 2 años 10
2 años 5
Propuesta Técnica
Propuesta técnica: Plan de trabajo donde se evidencie la metodología y cronograma de trabajo.
20 20
Supera las expectativas 20
Completamente 15
parcialmente 10
TOTAL 100
15. Consultas y aclaraciones.
Los oferentes interesados podrán remitir consultas al PNUD a la 5ª. avenida 5-55 zona 14, Edificio Europlaza, Torre 4, Nivel 10; al correo procurement.gt@undp.org o al fax 2384-3202, a más tardar el 11 de octubre de 2016, las cuales se responderán a más tardar el 14 de octubre de 2016.
Cualquier retraso en la respuesta del PNUD no podrá ser motivo para ampliar el plazo de presentación, a menos que el PNUD decida que estima necesaria dicha ampliación y comunique un nuevo plazo límite a los solicitantes.
Las ofertas presentadas por correo electrónico estarán limitadas a un máximo de ocho (8) MB por correo. Los archivos estarán libres de cualquier tipo de virus o daño; si no es así, serán rechazados.
Será su responsabilidad asegurarse de que su cotización llega a la dirección antes mencionada en o antes de la fecha y hora límite. Las ofertas que se reciban en el PNUD después del plazo indicado, por cualquier razón, no se tomarán en consideración a efectos de evaluación. Si usted envía su oferta por correo electrónico, le rogamos se asegure de que está firmada y en formato pdf y libre de cualquier virus o archivo dañado.
16. Aceptación del (la) Consultor (a)
Declaro de conformidad que todos los términos de referencia sostenidos han sido comprendidos perfectamente, que serán sostenidos y cumplidos ante el Contratante, en caso de ser adjudicado/a.
Nombre del Oferente:
Firma: Fecha:
