CONTRATACIÓN DE AGENCIA DE VIAJES
PARA LA EMISIÓN DE PASAJES AÉREOS NACIONALES E INTERNACIONALES PARA LOS FUNCIONARIOS Y SERVIDORES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA DE DROGAS
SETED A NIVEL NACIONAL.
1.- ANTECEDENTES.
1. La Secretaría Técnica de Drogas SETED, para el cumplimiento de sus actividades y objetivos institucionales, requiere la adquisición de pasajes aéreos nacionales para las rutas e itinerarios que no cubra TAME E.P y pasajes aéreos internacionales para los funcionarios y servidores de la SETED, a nivel nacional.
2. La SETED tiene un contrato vigente con TAME E.P, hasta el 01/03/2018, el mismo que proporciona boletos aéreos nacionales e internacionales en las rutas e itinerarios que tiene disponible. Sin embargo por las actividades a nivel nacional e internacional de las autoridades, funcionarios y servidores de la SETED es necesario que se tenga contratado el servicio de una agencia de viajes que provea de pasajes aéreos nacionales e internacionales.
3. El 04 de junio del 2013 el Instituto Nacional de Contratación Pública, publica la Resolución No. 086-2013, resuelve: Expedir las disposiciones para la contratación de agencia de viajes para la adquisición de pasajes aéreos nacionales e internacionales. Procedimiento que ha sido ratificado en la Codificación y Actualización de las Resoluciones SERCOP- 00079 donde indica "Art. 434.- Contratación de agencias de viaje.- Cuando la adquisición de pasajes aéreos nacionales o internacionales no se realice directamente con las aerolíneas, procederá la contratación con al menos tres, salvo el caso de manifiesta imposibilidad, y máximo cinco agencias de viaje, para que brinden el servicio no normalizado que podrá implicar una o más de las siguientes actividades:
• Ubicación de rutas
• Tiempos de viaje;
• Emitir boletos seleccionando el menor valor de los mismos, cumpliendo con el Decreto Ejecutivo No. 135 del 1 de septiembre de 2017.
• No emitirá boletos premier (que permitan cambiar la hora o fecha), cumpliendo con el Decreto Ejecutivo No. 135 del 1 de septiembre de 2017.
• Oportunidad de viaje
• Cambio imprevisto de destino
• Manejo de beneficios a favor de la institución por acumulación de millas
• Gestión de adquisición de pasajes aéreo
• Atención a reclamaciones a las aerolíneas; y,
• Las demás actividades propias del servicio que prestan las agencias de viajes.
4 Dentro del POA y PAC de la Dirección Administrativa Financiera, se encuentra contemplada la contratación de una agencia de viajes para que preste el servicio de emisión de pasajes aéreos nacionales e internacionales.
5 La naturaleza de las funciones de Secretaría Técnica de Drogas, obliga a sus funcionarios y servidores a realizar diferentes actividades dentro del territorio nacional y fuera del país.
Para facilitar los requerimientos de movilización necesita contratar el servicio de una agencia de viajes para la emisión de boletos aéreos en las rutas nacionales e internacionales.
,/6 Por lo tanto esta contratación se fundamenta en la necesidad de adquirir pasajes aéreos en rutas nacionales e internacionales para los desplazamientos oficiales de los 1/9
j funcionarios y servidores la Secretaría Técnica de Drogas SETED a nivel nacional, con el
" fin de cumplir con los objetivos institucionales.
2. OBJETIVOS
• Otorgar el servicio de transporte aéreo nacional e internacional de las autoridades y servidores que pertenecen a las Coordinaciones Zonales y Oficinas a nivel nacional de la SETED, en el cumplimiento de sus actividades entre las principales ciudades del país:
Quito, Guayaquil, Cuenca, Loja, Santa Rosa, Esmeraldas, Manta, Lago Agrio, Coca y Galápagos y fuera del territorio nacional, rutas e itinerarios en las que TAME EP no opera o no dispone de itinerarios, optimizando tiempo y recursos en la consecución de los objetivos institucionales
• Reducir los costos de Mantenimiento preventivo, correctivo, suministro de combustibles, seguros del parque automotor, asi como viáticos y subsistencias de los señores
conductores, que transporten a las autoridades y servidores de la SETED, vía terrestre.
OBJETO DE LA CONTRATACIÓN
Contratación de agencia de Viajes para que brinde el servicio de emisión de pasajes aéreos nacionales e internacionales para autoridades, funcionarios y servidores de la Secretaría Técnica de Drogas SETED a nivel nacional, cumpliendo con los estándares de calidad necesarios que permitan brindar un servicio ágil y eficiente, las 24 horas del día los 365 días del año.
3.-ALCANCE.
Los beneficiarios del servicio de emisión de pasajes internacionales son todos las autoridades, funcionarios y servidores la Secretaría Técnica de Drogas SETED, que tengan la disposición de la máxima autoridad de la SETED, o su delegado, para cumplir una comisión de servicios dentro y fuera del país, por medio del formulario aprobado de Comisión de Servicios (nacional) y Solicitud de Viaje al Exterior (internacional).
Cumplir con los estándares de calidad necesarios que permita brindar un servicio óptimo y eficiente, en función de los mayores beneficios que se verán reflejados en: tarifas, rutas, tiempos de viaje, horarios, escalas, disponibilidad, imprevistos, etc. que garanticen el cumplimiento de los compromisos propios de esta institución.
4. METODOLOGÍA DE TRABAJO.
FLUJO DEL PROCESO DE COMPRA:
La Unidad de Servicios Institucionales solicitará a la Agencia de Viajes contratada, que busque la información correspondiente a las opciones de reserva que se disponen en las rutas requeridas y que sean las más convenientes a los intereses institucionales.
La Agencia de viajes, dentro de los siguientes treinta (30) minutos, remitirá a la Entidad contratante la información completa de la(s) ruta(s) disponible(s) y los costos detallados para los boletos aéreos nacionales e internacionales requeridos.
La Unidad de Servicios Institucionales, remitirá vía correo electrónico al servidor(a) requirente, la información completa recibida de la agencia de viajes que ofrezca las mejores condiciones y se ajuste al requerimiento realizado, a fin de poder confirmar el itinerario correspondiente.
El servidor(a) requirente, revisará la información remitida desde la Unidad de Servicios Institucionales, remitirá mediante correo electrónico cualquier inquietud o rectificación en los datos del itinerario, posteriormente se solicitará la compra de los boletos aéreos a la agencia de viajes.
La agencia de viajes que reciba la confirmación de reserva y solicitud de compra del boleto aéreo, remitirá el correspondiente ticket electrónico vía correo electrónico a la Unidad de Servicios Institucionales de la Secretaría Técnica de Drogas SETED. Con los espacios confirmados de acuerdo a la solicitud.
La Unidad de Servicios Generales de la Secretaría Técnica de Drogas SETED, una vez que reciba el ticket electrónico remitirá vía correo electrónico al servidor(a) requirente, quien revisara que los datos estén correctos.
En el caso de solicitar cambios a los boletos originalmente emitidos, los mismos deberán ser solicitados mediante correo electrónico y los mismos que se realizaran según tarifas disponibilidad y aplicación de las penalidades correspondientes, las mismas que serán asumidas por los servidores beneficiarios del boleto aéreo .
LUGAR ENTREGA SERVICIO.
El servicio se entregará en el edificio matriz de la Secretaría Técnica de Drogas SETED, ubicado en la calle Robles E4-54 y Av. Amazonas, en la ciudad de Quito.
FACTURACIÓN.
La factura se imprimirá con los todos sus valores desglosados, y además en ella se detallarán claramente los siguientes datos:
RUC de la aerolínea Nombre del pasajero Número de boleto Ruta
Nombre de la aerolínea Detalle de Tarifas e impuestos.
Boleto original emitido por la aerolínea.
Detallar el valor por cargo de servicios propios de la Agencia de Viajes, tal como el "FEE" de emisión. Deberá detallar todos los servicios que la Agencia de Viajes oferta, en especial los que la diferencian de la competencia, (servicios complementarios, seguros de viajes, beneficios adicionales, etc.).
En caso de no facturarse un boleto dentro de los 3 meses de su emisión la agencia asumirá el valor del mismo.
REEMBOLSOS.
La SETED, podrá solicitar por escrito, los reembolsos correspondientes a los boletos no utilizados, detallando el número del boleto aéreo, nombre y cedula de identidad del pasajero y la ruta no utilizada, siempre y cuando la tarifa lo permita.
En el caso de existir gastos administrativos y tasas aeroportuarias, estos serán descontados de los reembolsos respectivos, observando las regulaciones tarifadas.
El reembolso de cada boleto se realizará con la emisión del pago correspondiente de la agencia de viajes a nombre de la SETED, para su respectivo registro contable en un plazo de 90 días 3/9
contados a partir de la solicitud de la unidad de Servicios Institucionales de la Secretaría Técnica de Drogas SETED. El trámite de reembolso no tendrá costo.
CANALES DE COMUNICACIÓN
La Agencia de Viajes procederá a habilitar por lo menos una línea telefónica fija y una móvil celular, además de una dirección de correo para notificaciones, atención y soporte los 24/7 los 365 días del año; incluso en días y horarios fuera de oficina
La emisión de boletos fuera del horario de atención, fines de semana o feriados no tendrán recargo alguno.
MULTAS
El oferente se someterá a la sanciones con multa correspondiente al 1 x 1000 del valor total del contrato en los siguientes casos comprobados:
• Suspender o negar el servicio a la SETED
• No realizar los trámites correspondientes a reembolsos de pasajes aéreos abiertos.
• No cumplir con el envío del reporte detallado mensual con la utilización de los boletos emitidos en el transcurso del mes.
• Incumplimiento en la entrega de servicios detallados.
RESPONSABILIDADES DE LA SECRETARIA TECNICA DE DROGAS.
La Secretaría Técnica de Drogas SETED, será responsable de:
• La correcta administración en el manejo de toda información que obtenga por los boletos emitidos.
• La Entidad Contratante designará por lo menos a un(a) servidor(a) responsable de la solicitud de emisión de pasajes aéreos, quien será el enlace entre la Agencia de Viajes y Secretaría Técnica de Drogas SETED, quien será el único autorizado para la solicitud de pasajes.
• Notificar por escrito a la Agencia de Viajes los nombres y datos de la(s) servidoras(s) y/o servidores(s) autorizados para solicitar cotizaciones y compras de tickets aéreos desde la Unidad de Servicios Institucionales de la Dirección Administrativa Financiera de la Secretaría Técnica de Drogas SETED.
• Notificar por escrito a la Agencia de Viajes cuando se produzcan cambios de personal autorizado en la Unidad de Servicios Institucionales por la Dirección Administrativa de Secretaría Técnica de Drogas SETED.
• Verificar las regulaciones que aplican a la tarifa antes de adquirir o emitir el boleto.
• El control de la utilización de los boletos emitidos.
• Verificara con las aerolíneas cada semana, al azar un boleto nacional e internacional a fin de controlar que los valores de los mismos sean los reales.
• La Unidad de Servicios Institucionales controlara todos los beneficios que se deriven del servicio que preste la Agencia de Viajes, ya sean estos descuentos, millas gratis, tickets, entre otros, procurando obtener las mejores condiciones conforme a la normativa legal interna de la Secretaría Técnica de Drogas SETED.
RESPONSABILIDADES DE LA(S) AGENCIA(S) DE VIAJES.
• La Agencia de Viajes será responsable de:
• Trabajar única y exclusivamente con las personas autorizadas por parte de la Secretaría Técnica de Drogas, para generar reservas y adquisiciones de boletos aéreos, dentro del proceso contractual.
• Capacitar al personal autorizado por la Secretaría Técnica de Drogas SETED, sobre todos los temas relevantes que se deriven del objeto del presente proceso de contratación y demás servicios que ofrezca la Agencia de Viajes.
• Otorgar los servicios de emisión de boletos aéreos nacionales e internacionales en las rutas e itinerarios que TAME E.P no cubre, los 7 días de la semana, 24 horas, 365 días del año en forma ágil y oportuna según el requerimiento de la SETED.
• Emitirá boletos seleccionando el menor valor de los mismos.
• No emitirá boletos premier (que permitan cambiar la hora o fecha).
• Otorgar toda la información solicitada por la SETED con respecto a novedades y consultas en el tema de boletos aéreos, visas, seguros de vuelo, etc en fin toda consulta respecto a un viaje aéreo.
VIGENCIA DE LA OFERTA
La oferta tendrá una validez de 90 días, contados a partir de la presentación de ésta.
ADMINISTRADOR DEL CONTRATO
• La administración de los contratos estará a cargo de la Dirección Administrativa Financiera a través del responsable de Servicios Institucionales.
6.- INFORMACIÓN QUE DISPONE LA ENTIDAD.
La Secretaría Técnica de Drogas, dispone de los itinerarios nacionales e internacionales en las que operan las aerolíneas que operan en Ecuador, para poder definir en conjunto con la Agencia de Viajes el itinerario que más convenga a los intereses institucionales.
Los boletos generados por la Agencia de Viajes con las respectivas autorizaciones corresponderán a los realmente emitidos y estos son los que se procederá al pago respectivo.
7. PRODUCTOS Y/0 SERVICIOS ESPERADOS
Brindar los servicios de: ubicación de rutas, tiempos de viajes, criterios de menor precio, oportunidad de viajes, manejo de beneficios a favor de la institución por acumulación de millas, gestión de adquisición de pasajes aéreos, atención a reclamaciones a las aerolíneas y las demás actividades que son propias del servicio que prestan las agencias de viajes.
Las Especificaciones Técnicas que la agencia deberá cumplir para brindar el servicio son:
EXIGENCIAS TÉCNICAS:
• Ubicación de rutas
• Tiempos de viaje
• Emitir boletos seleccionando el menor valor de los mismos, cumpliendo con el Decreto Ejecutivo No. 135 del 1 de septiembre de 2017.
• No emitirá boletos premier (que permitan cambiar la hora o fecha), cumpliendo con el Decreto Ejecutivo No. 135 del 1 de septiembre de 2017.
• Criterios de precio
• Oportunidad de viaje
• Cambio imprevisto de destinos
• Manejo de beneficios a favor de la institución por acumulación de millas
• Gestión de adquisición de pasajes aéreos
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• Atención a reclamaciones a las aerolíneas TÉRMINOS DE REFERENCIA
Acreditar que tiene el registro de la I.A.T.A. (Internacional Air Transpo rt Association).
Conseguir la mejor tarifa con el mejor itinerario, representando un aho rro para la SETED.
Reservar y emitir boletos electrónicos ágil y oportunamente con todas las aerolíneas nacionales e internacionales.
No emitirá boletos premier (que permitan cambiar la hora o fecha), del gabinete y personal autorizado por la Secretaría General de República.
salvo para miembros la Presidencia de la
Con fines de optimización en la adquisición de pasajes, se deberá seleccionar el menor valor de las cotizaciones de pasajes por internet, agencia de viajes, de la compañía u otros.
Servicio personalizado, con la asignación de un ejecutivo exclusivo designado por parte de la agencia que se encargará de la gestión y tramitación de los pasajes aéreos; así como, la solución de imprevistos; y, entrega de boletos las 24 horas durante los 365 días del año, a través de un número de teléfono, convencional y celular, así como una dirección de correo electrónico deberá entregar a la SETED, una lista de nombres, direcciones, números telefónicos y servicios de localizadores del personal asignado para el servicio.
• Brindar asistencia a los pasajeros que se encuentran fuera del país (a través de cualquier medio), en caso de requerir cambios sobre sus itinerarios o si llegaran a necesitar servicios no planificados inicialmente.
• Todo boleto aéreo internacional podrá ser cancelado o anulado el día de su emisión sin ningún costo para la SETED.
• Prechequeo: en caso de las aerolíneas que realicen prechequeo, el oferente deberá facilitar la confirmación anticipada del viaje de los funcionarios o del personal para evitar demoras en los vuelos.
• Asistencia al pasajero en aeropuerto para viajes nacionales e internacionales y asistencia telefónica en vuelos internacionales.
• Facturación mensual con detalle de boletos emitidos, boletos utilizados y no utilizados.
• Cambios de itinerarios, cancelación de reservas y anulación de ticketes nacionales e internacionales (en el mismo día de emisión del boleto), sin costo para la SETED.
• Capacitación para los funcionarios encargados de la emisión de boletos, sobre reservaciones, itinerarios, cambio de fechas, reutilización de boletos, aplicación de penalidades, etc.
• Las solicitudes de pasajes requeridos serán contestadas en el menor tiempo posible, con al menos tres (3) alternativas, dependiendo del destino y la ruta y con la tarifa más económica.
• Asistir y resolver cualquier reclamo presentado en caso de pérdida o daño de equipaje o por cualquier otro presentado durante la prestación del servicio.
• Tramitar los seguros de viaje en los vuelos internacionales.
• Si la línea aérea efectúa cambios de la hora del vuelo, ésta deberá ser informada al viajero mediante vía telefónica o vía mail.
• La agencia de viajes gestionará sin costo alguno para la SETED, cualquier reclamo que se presente ante las Aerolíneas nacionales o extranjeras.
• La agencia deberá asesorar y ayudar en todo trámite necesario para la obtención de visas, pasaportes, vacunas o cualquier otro requisito que se requiera para viajar al destino solicitado en la brevedad posible, sin que estas acciones impliquen algún costo adicional para la SETED. De igual manera en cada reserva se informará si el destino requiere o no de visa u otro documento o requisito previo al viaje.
• La agencia notificará con 48 horas de anticipación si existiera un cambio de ejecutivo de cuenta, a fin de tomar las precauciones necesarias.
• La Agencia brindará alternativas de hospedaje en los lugares de destino.
PARÁMETROS DE CALIFICACIÓN
1 Experiencia general 15 o
5 o más certificados, actas o contratos por un monto igual o superior al monto de esta contratación.
2 Experiencia específica 20 1S
Experiencia mínima de 5 años en emisión de boletos aéreos nacionales e internacionales = 3 certificados en atención al sector público.
3 Personal técnico 10
/9
Ejecutivo de cuenta experiencia mínima 5 años.
Técnicos de apoyo experiencia mínima 2años Profesionales a fin a turismo.
4 Oferta económica 35 59 Mejores costos, fee de emisión, comisiones.
5 Servicios Adicionales 5 Servicios complementarios adicionales.
6 Participación local 5
7 VAE 10
TOTAL 100
SERVICIOS Y COSTOS
Cabe señalar estas condiciones como importantes dentro de la presentación de la oferta económica se establecerá en función del mejor costo por las comisiones o "FEE" de emisión que las agencias oferten a la Secretaría Técnica de Drogas SETED, siendo los mismos los siguientes:
Comisión por emisión o remisión de pasajes aéreos nacionales será menor a USD. $15,00.
Comisión por emisión o remisión de pasajes aéreos internacionales en América será menor a
$ 30,00.
Comisión por emisión o remisión de pasajes aéreos internacionales en Europa y Asia será menor a $ 60,00
Una vez determinada la agencia ganadora el FEE de emisión será fijo de acuerdo al destino y en base a la tarifa ofertada.
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Se realiza acercamientos para verificar el interés de trabajas con la institución con las agencias de viaje:
HERITOURS CIA LTDA 1792225612001 MARITETOURS CIA LTDA. 1791704517001 ADVANTAGE CIA LTDA 1791239687001
8. PRESUPUESTO REFERENCIAL
En virtud de lo expuesto, el presupuesto referencial total para el proceso contractual es de:
$ 60.714,29 (SESENTA MIL SETECIENTOS CATORCE DOLARES CON 29/100) Distribuido de la siguiente manera:
USD. $ 32.142,86 ( TREINTA Y DOS MIL CIENTO CUARENTA Y DOS DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA CON 86/100) más IVA, para boletos aéreos nacionales.
Y USD. $ 28.571,43 ( VEINTE Y OCHO MIL QUINIENTOS SETENTA Y UNO DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA CON 43/100) más IVA, para boletos aéreos internacionales El pago será únicamente por los pasajes realmente solicitados por Secretaría Técnica de Drogas SETED, debidamente sustentados y dando cumplimiento al Decreto Ejecutivo No. 135 del 1 de septiembre de 2017.
9. PLAZO DE EJECUCIÓN.
El plazo para la ejecución y entrega de la totalidad de los servicios contratados es de TRESCIENTOS SESENTA Y CINCO DIAS (365), un año contado a partir de la fecha de suscripción del contrato correspondiente y/o a la terminación de los fondos destinados a esta contratación. Vy
10.- PERSONAL TÉCNICO
La agencia de viajes deberá contar con el siguiente personal técnico:
Ejecutivo de servicios: (cargo o función) profesional de tercer nivel en turismo/administración hotelera o afines con 3 años de experiencia.
Quien será el enlace con el que el personal autorizado de la Secretaría Técnica de Drogas SETED, con quien se coordinará todo lo referente a la emisión de boletos. La atención será durante las 24 horas del día, los 7 días de la semana, durante la vigencia del contrato.
11. FORMA Y CONDICIONES DE PAGO
Secretaría Técnica de Drogas SETED pagará a la Agencia de Viajes de manera expresa e irrevocable, contra presentación del servicio y la entrega de la factura correspondiente en la Unidad / de Servicios Institucionales de la Dirección Administrativa Financiera, mensualmente los valores generados por concepto de emisión de boletos aéreos, en un plazo no mayor a treinta (30) días, luego de la recepción de la misma.
Los valores acordados en el contrato, constituirán la única compensación a la Agencia de Viajes por todos sus costos, inclusive cualquier impuesto, derecho o tasa que tuviese que pagar.
Secretaría Técnica de Drogas SETED pagará a la Agencia de Viajes a través del Sistema de Administración Financiera (ESIGEF) a la cuenta bancaria designada por ella. Cuando la agencia de
Preparado por: Aprobado por:
Nombres yAp)allidos,'MáritfaPiiliaguari Hidalgo Cid lí/ciudadanía: 1711993897
Cargo: Asistente Administrativo 1 PROFESIONAL AFIN AL OBJETO DE LA CONTRATACION
Nombres y Apellido g.
Cédula/ciuda ia: 1001810025 Cargo: CY tor Administrfinanciero
TI DEL AREA REQUIRENTE o Gómez V
viajes no emita factura de un boleto pasados los 3 meses después de su emisión dichos valores deberán ser asumidos por la agencia.
12. RECOMENDACIONES
Remitir a la Unidad de Presupuesto a fin de que se conceda la certificación de disponibilidad de fondos, con cargo a: Proceso: Coordinación General Administrativa Financiera; Dirección Administrativa Financiera; Subproceso: Adquisiciones, Tarea/Actividad: Gestionar la Adquisición de pasajes aéreos nacionales por un Valor: USD. 12.053,57 más el 12% del IVA y Gestionar la Adquisición de pasajes aéreos internacionales por un valor de $ 10.714,28 más el 12% del IVA, para los meses de septiembre a diciembre del 2017.
Y solicitar una certificación presupuestaria plurianual por el saldo correspondiente al año 2018 de $ 20.089,29 más IVA para gestionar la adquisición de pasajes aéreos nacionales y $ 21.7857,14 más IVA para gestionar la adquisición de pasajes aéreos internacionales.
Con la certificación de disponibilidad de fondos, remitir al Área de Adquisiciones a fin de que inicien el proceso de contratación, conforme lo estableces la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento.
13.- FIRMAS DE RESPONSABILIDAD.-
