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ÁREA DE GENERACIÓN DE ENERGÍA
TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE DRAGADO (OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO) Y LABORES COMPLEMENTARIAS EN LOS
EMBALSES DE CHEC
MANIZALES, SEPTIEMBRE DE 2016
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1. CONDICIONES CONTRACTUALES ... 5
1.1. OBJETO ... 5
1.2. ALCANCE DEL CONTRATO ... 5
1.3. REQUISITOS PARA PARTICIPAR ... 6
1.4. REUNIÓN ACLARATORIA OBLIGATORIA Y VISITA OBLIGATORIA ... 7
1.5. VALOR DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA ... 8
1.6. INFORMACIÓN GENERAL ... 9
1.6.1. NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE ... 9
1.6.2. PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO RESPONSABLE EN LA CONTRATACIÓN . 9 1.6.3. TRANSPARENCIA ... 10
1.6.4. RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO ... 10
1.6.5. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES ... 11
1.7. PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN ... 11
1.7.1. APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS ... 11
1.7.2. SOLUCIÓN DE CONSULTAS, MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LA SOLICITUD DE OFERTAS. ... 11
1.8. CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS... 12
1.9. CONDICIONES DE LA OFERTA ... 12
1.9.1. REGISTRO Y VERIFICACIÓN ... 12
1.9.2. IDIOMA DE LA OFERTA ... 13
1.9.3. VIGENCIA DE LA OFERTA ... 13
1.9.4. PREVENCIÓN Y CONTROL DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO ... 14
1.9.5. DECLARACIÓN DE ORIGEN DE LOS BIENES Y RECURSOS DEL OFERENTE O CONTRATISTA ... 16
1.9.6. DOCUMENTOS DE LA OFERTA ... 17
1.9.7. CLARIDAD SOBRE LAS OBLIGACIONES ... 19
1.9.8. PREPARACIÓN, PRESENTACIÓN Y FOLIADO DE LA OFERTA ... 20
1.9.9. PRECIO ... 21
1.9.10. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA ... 22
1.9.11. EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL ... 23
1.9.12. RESPONSABILIDAD POR INTERPRETACIÓN... 23
1.10. ANÁLISIS DE LAS OFERTAS ... 23
1.10.1. APERTURA DE LAS OFERTAS ... 23
1.10.2. VERIFICACIÓN Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN ... 24
1.10.3. ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS ... 24
1.10.4. DECLARATORIA DE FALLIDO DE LA SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS ... 25
1.10.5. CLÁUSULA DE RESERVA ... 25
1.10.6. EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN DE OFERTAS ... 25
1.10.6.1. DESVIACIONES ...25
1.10.6.2. PRESELECCIÓN ...26
1.10.6.3. PROCEDIMIENTO DE LA EVALUACIÓN ...26
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1.10.7.1. NEGOCIACIÓN DIRECTA ...30
1.10.7.2. AJUSTE ECONÓMICO ...31
1.11. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO ... 31
1.11.1. NATURALEZA DEL CONTRATO ... 31
1.11.2. PERFECCIONAMIENTO, FORMALIZACIÓN E INICIO DEL CONTRATO ... 32
1.11.3. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO ... 32
1.11.4. RENOVACIÓN ... 32
1.11.5. DOMICILIO CONTRACTUAL ... 32
1.11.6. FONDOS ... 32
1.11.7. VALOR DEL CONTRATO ... 33
1.11.8. FORMA DE PAGO ... 33
1.11.9. RETENCIÓN DE PAGOS ... 34
1.12. GARANTÍAS DEL CONTRATO ... 34
1.13. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA ... 35
1.14. CESIÓN DEL CONTRATO Y SUBCONTRATACIÓN ... 35
1.15. IMPUESTOS, RETENCIONES Y GASTOS ... 36
1.16. DEDUCCIONES POR INCUMPLIMIENTO ... 37
1.17. FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO ... 39
1.18. RESERVA DE LA INFORMACIÓN ... 39
1.19. REQUISITOS DE LA FACTURA ... 39
1.20. COMUNICACIONES CON EL CONTRATISTA ... 40
1.21. COMPENSACIÓN ... 40
1.22. INTERVENTORÍA ... 40
1.23. EXCLUSIÓN DE RELACIÓN LABORAL ... 41
1.24. SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ... 41
1.25. SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES Y SEGURIDAD SOCIAL ... 45
1.26. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS ... 47
1.27. INDEMNIDAD ... 47
1.28. POLÍTICA AMBIENTAL ... 48
1.29. CONTROL DE REGISTROS ... 50
1.30. REVALUACIÓN DE PROVEEDORES ... 50
1.31. TERMINACIÓN ... 51
2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS ... 52
2.1. INFORMACIÓN GENERAL ... 52
2.2. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA ... 53
2.3. PERSONAL DEL CONTRATISTA ... 55
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2.6. PRESENTACIÓN DE INFORMES ... 57
2.7. ACTAS DE RECIBO PARCIALES ... 57
2.8. IDENTIFICACIÓN Y UNIFORME DEL PERSONAL ... 58
2.9. CÁLCULO DE LOS FACTORES MULTIPLICADORES ... 59
3. FORMATOS... 61
3.1. CARTA DE PRESENTACIÓN ... 61
3.2. CERTIFICACIÓN DE PAGOS DE APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL Y PAGOS PARAFISCALES ... 64
3.3. OFERTA ECONÓMICA... 65
3.4. INCUMPLIMIENTOS EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS ... 66
3.5. APARTAMIENTOS ... 67
3.6. CONOCIMIENTO DEL TERCERO ... 68
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1. CONDICIONES CONTRACTUALES
Siempre que aparezca en cualquier documento relacionado con estos términos de referencia la palabra CHEC, ésta se interpretará como CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P.
1.1. OBJETO
Prestación de servicios de dragado (operación y mantenimiento) y labores complementarias en los embalses de CHEC
1.2. ALCANCE DEL CONTRATO
El contratista deberá realizar con idoneidad demostrada todas las actividades, relacionadas con la operación y mantenimiento de la draga en los embalses de CHEC, incluyendo contratación del personal con todas sus obligaciones de ley, compras de suministros, repuestos y la contratación de terceros para llevar a buen término el mantenimiento preventivo y correctivo del equipo de dragado; así como el desarrollo de labores complementarias. Serán labores complementarias las siguientes:
1. Las asociadas al programa de Seguridad de Presas, que implican los mantenimientos rutinarios preventivos y correctivos de la infraestructura.
2. Retiro de vegetación del espejo de agua, rocería y limpieza de las orillas del embalse.
3. Apoyo con barcazas, para retiro mecánico en zonas donde el estado de consolidación de los sedimentos dificulta la labor con la draga.
El combustible para el equipo de dragado, será suministrado por CHEC a través de un tercero; sin embargo, la recepción, descargue y control del combustible, será a cargo del oferente favorecido. Los tanques de almacenamiento se encuentran disponibles en cada embalse y el contratista deberá seguir el procedimiento de descargue establecido, el cual será informado por la interventoría.
La operación de dragado requiere unas mínimas condiciones hidrológicas en las cuencas receptoras; mientras estas condiciones persistan la actividad podrá hacerse bajo los siguientes esquemas:
1. Por condición de operación del sistema: es decir puede efectuarse dentro del mismo embalse (recirculación de sedimentos).
2. A través de las descargas de fondo siempre y cuando se cuente con los permisos ambientales vigentes y los caudales necesarios en el cauce receptor, los cuales serán tramitados por CHEC e informados al contratista para la operación de dragado.
Existirán periodos donde las condiciones hidrológicas no permitan la actividad de dragado, por lo tanto en estos períodos se deberá atender labores de mantenimiento preventivo, correctivo y tareas complementarias relacionadas con el Programa de Seguridad de Presas.
En caso que las condiciones hidrológicas permitan la actividad de dragado, las jornadas
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para desarrollar esta actividad podrán ser de 8, 16 o 24 horas al día, de lunes a sábado, mediante turnos de ocho horas cada uno y si llegase a ser necesario el contratista ampliará la jornada según los requerimientos de CHEC.
El contratista deberá tener disponible el recurso técnico necesario para cubrir el objeto contractual, así como un equipo complementario, junto con herramientas básicas (que se detalla más adelante), con el cual atenderá la operación de dragado.
CHEC suministra la draga con su línea de descarga y algunos repuestos disponibles para la misma. (Se anexa inventario de repuestos disponibles).
Para mantener en operación el equipo de dragado deberá considerar labores tales como:
1. Fabricación y mejora de los dispositivos o de los equipos para la operación de dragado
2. Mantenimiento preventivo y correctivo para conservar el equipo funcional.
3. Embarque y desplazamiento del equipo (draga) entre los embalses de CHEC.
Estas actividades serán incluidas en el ítem de consumibles y reportadas en el cuadro de cantidades y precios.
La ejecución del contrato en general se realizará en el Municipio de Chinchiná.
El objeto contractual deberá ser desarrollado teniendo en cuenta las condiciones técnicas previstas en la normativa vigente y de acuerdo con el plazo y condiciones fijadas en los presentes términos de referencia.
1.3. REQUISITOS PARA PARTICIPAR
Podrán presentar ofertas las personas jurídicas o naturales que cumplan con los siguientes requisitos:
Experiencia en contratos de dragado y/o limpieza mecánica de canales y/o embalses y/o muelles, por lo menos en dos (2) contratos, que sumados sean iguales o superiores a 1.200 SMMLV.
Para demostrar esta experiencia se tendrán en cuenta los contratos ejecutados y terminados en los últimos cinco años contados hasta la fecha de la presentación de la oferta.
Deberá contar con el Certificado de aseguramiento o de gestión del sistema de la calidad con base en la norma ISO 9001 versión 2008, otorgado por una institución debidamente acreditada como organismo certificador. El alcance del certificado debe ser aplicable al objeto de la contratación y debe estar vigente a la fecha límite de entrega de ofertas; en caso contrario, la oferta será eliminada. Adicionalmente, el oferente a quien se le acepte la oferta deberá mantenerlo vigente durante la ejecución del contrato.
La experiencia del oferente debe ser reportada, antes de presentar la oferta, en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, para lo cual CHEC designará una persona que realice la verificación directamente en la
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herramienta destinada para tal fin (Subsanable, siempre y cuando la experiencia haya sido adquirida ante del cierre de las ofertas).
Para incluir la experiencia en el registro único del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, los certificados deberán ser expedidos por cada una de las empresas con que se tuvo contrato, firmados por el representante legal o el funcionario competente, conteniendo el objeto del contrato, su valor, la fecha de ejecución y toda la información que pueda ser relevante para comprobar la experiencia. Igualmente son válidas las copias de los contratos.
En caso tal que la experiencia haya sido obtenida en CHEC, será suficiente la manifestación que haga el oferente de dicha situación, discriminando en la oferta el número de los contratos que pretenda hacer valer y el objeto de los mismos.
El oferente debe tener inscripción vigente en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, para lo cual CHEC hará la respectiva verificación.
Para el caso de las personas jurídicas, su objeto social debe tener relación con la naturaleza de los servicios requeridos en la presente solicitud de ofertas.
En los contratos ejecutados en consorcio o unión temporal, sólo se considerará como experiencia el porcentaje de participación del proponente en el mismo, en proporción al tiempo en el cual se haya ejecutado el contrato.
Igualmente, para participar, el interesado debe cancelar la suma establecida en el numeral 1.5. VALOR DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA y haber asistido a la reunión y visita obligatorias.
No se admiten propuestas alternativas ni la participación de consorcios o uniones temporales.
Así mismo, no podrán participar en este proceso de contratación y por lo tanto, tampoco celebrar contrato con CHEC, bien sea directamente o por interpuesta persona, sus empleados ni los miembros de su Junta Directiva y personas que se encuentren incursas en causales de inhabilidad o incompatibilidad o en situaciones de conflicto de intereses que impidan su participación en la presente solicitud pública de ofertas.
1.4. REUNIÓN ACLARATORIA OBLIGATORIA Y VISITA OBLIGATORIA
Para que la oferta sea tenida en cuenta, el oferente deberá asistir a la reunión y visita obligatorias dispuestas por CHEC. La reunión se llevará a cabo el día miércoles 21 de septiembre de 2016 a las 08:00 a.m en la Estación Uribe, Bloque 1, Piso 2, sala de Generación oficinas ubicadas sobre la Autopista del Café (Km 1) en Manizales, Caldas.
Inmediatamente después de la reunión se realizará desplazamiento a los embalses Cameguadua y San Francisco, ubicados en el municipio de Chinchiná, Cameguadua en cercanías de la zona urbana y San Francisco en la zona rural de dicho municipio, para que
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los proponentes verifiquen las condiciones y contexto del trabajo a realizar. El sitio de encuentro para iniciar el recorrido será el Embalse Cameguadua y la hora de inicio del mismo será a las 10.00 a.m.
La reunión y la visita se iniciarán a la hora exacta en el sitio de encuentro y no se aceptarán asistentes tardíos. La constancia de asistencia se realizará con base en la planilla que para tal fin será elaborada al inicio de la reunión, con el fin de verificar el cumplimiento del requisito de participación para la presentación de la oferta. La constancia de asistencia se expedirá únicamente a los posibles oferentes que hayan estado hasta el final de la visita.
La constancia de asistencia deberá ser entregada con la oferta.
Tanto las personas naturales, como el representante legal de las personas jurídicas que no puedan asistir, deberán enviar comunicación escrita delegando a su representante para tal fin. En caso que no sea presentado el documento mediante el cual se autoriza la asistencia a la reunión obligatoria a persona diferente al posible oferente, siendo persona natural, o al representante legal, siendo persona jurídica, será subsanable, en el término que CHEC designe, una vez sea presentada la oferta. En todo caso, el delegado debe informar la razón social de la persona jurídica que representará en la reunión.
Se recomienda que la persona que asista en representación de cada participante tenga la idoneidad suficiente y necesaria para el manejo de los temas a tratar en la reunión.
Un oferente no podrá representar a otro oferente, del mismo modo, un delegado solo podrá representar a un solo oferente.
Los gastos de transporte, alimentación y cualquier otro en que incurra el oferente para la realización de la reunión y de la visita, deben ser cubiertos por su cuenta y riesgo.
Los oferentes deben tener presente que en CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, el oferente o su delegado deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite de la reunión. CHEC no se responsabiliza por demoras o retardos en el ingreso causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados.
La no asistencia a la reunión o a la visita, es causal de rechazo de la oferta.
1.5. VALOR DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA
Los términos de referencia tienen un valor no reembolsable de SEISCIENTOS OCHENTA Y NUEVE MIL CUATROCIENTOS CINCUENTA Y CINCO PESOS ($689.455) los cuales deberán consignarse a nombre de CHEC S.A. E.S.P., identificada con NIT. 890.800.128-6 en la cuenta del Convenio Empresarial número 0860-0016-1561 de DAVIVIENDA, diligenciando para la consignación el Formato de Convenios Empresariales del Banco, indicando en el campo “Referencia 1” el número 2103 y en “Referencia 2” el NIT del oferente que participará en el proceso de contratación; así mismo se informa que el nombre del convenio que debe indicarse en el espacio destinado para tal fin, es CHEC.
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Con la copia del recibo de consignación original deberán acercarse al Equipo Cadena de Suministro ubicado en la Estación Uribe, Manizales, donde se elaborará el correspondiente recibo de ingreso, el cual debe presentarse con la oferta. Igualmente se puede enviar la consignación vía fax (8899044) a nombre de María Cristina Garcés Botero indicando la siguiente información: Nombre del oferente, NIT y concepto, en cuyo caso se debe adjuntar a la oferta copia de la consignación. Así mismo podrá enviarse al correo electrónico maria.garces@chec.com.co
El pago permite al oferente la presentación de la oferta.
1.6. INFORMACIÓN GENERAL
1.6.1. NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE
La entidad contratante es la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P.
sociedad anónima comercial de nacionalidad colombiana, clasificada como Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios Mixta, con autonomía administrativa, patrimonial y presupuestal, sometida al régimen aplicable a las Empresas de Servicios Públicos y a las normas especiales que rigen las Empresas del Sector Eléctrico.
1.6.2. PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO RESPONSABLE EN LA CONTRATACIÓN
Las relaciones de CHEC con sus grupos de interés oferentes y contratistas estarán basadas en el reconocimiento y aplicación de las reglas y principios de la ética y la ley, y por lo tanto se desarrollarán en un ambiente de respeto y confianza mutuos que genere valor para las partes y para la sociedad en general.
Así mismo y como parte de sus políticas y propósito de sostenibilidad, CHEC promueve relaciones y acciones que contribuyan al cuidado del medio ambiente y a la creación de una sociedad más incluyente y equitativa.
El principio de comportamiento responsable implica para las partes de las relaciones contractuales que se derivan de los procesos abiertos por CHEC, los siguientes compromisos:
Mantener relaciones basadas en el respeto mutuo y el de todos los involucrados con el desarrollo de la relación contractual, incluyendo el respeto por las diferencias.
Fomentar un ambiente de confianza y abstenerse de realizar acciones malintencionadas o que atenten contra el buen nombre y la reputación de CHEC, los competidores en el proceso, el sector y el país.
Mostrarse dispuesto a participar de un diálogo abierto, trasparente y respetuoso de las normas vigentes y aplicables a la relación y a las actividades de cada uno.
Sostenibilidad
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Entendiendo la importancia de sumar voluntades en pro de la sostenibilidad, las partes propenderán por:
El cumplimiento de las normas vigentes y aplicables en todos los ámbitos de su actuación.
El respeto de los derechos humanos y, de manera particular, el respeto a la dignidad humana.
La protección y recuperación del medio ambiente.
La actuación responsable frente a la sociedad y los grupos de interés.
El rechazo de las prácticas corruptas y delictivas en general.
El desempeño de acuerdo con las reglas de competencia justa y la lealtad con los demás
1.6.3. TRANSPARENCIA
CHEC, comprometida con los programas que se impulsan para combatir la corrupción en las diferentes esferas de la Administración y en desarrollo de los principios que rigen su contratación, manifiesta su deber de garantizar la absoluta transparencia en los procedimientos que se realicen para la selección objetiva de sus contratistas.
Por lo anterior, ante el conocimiento de cualquier indicio o evidencia que vinculen o puedan vincular a sus empleados en prácticas indebidas para el favorecimiento de quienes aspiren a la aceptación de sus ofertas, solicitamos, para efectos de las investigaciones correspondientes, se informe al siguiente número telefónico: 01-8000-912432
La información obtenida será manejada con la más alta discreción y se reservará la identidad de quien la suministra.
1.6.4. RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO
El marco legal de la presente solicitud de ofertas y del contrato que se derive de ésta, será el Derecho Privado, conforme lo establecen las Leyes 142 y 143 de 1994 y Ley 689 de 2001 y por lo tanto, el Manual de Contratación de CHEC y demás normas y reglamentación interna vigente al momento de aceptar la oferta o celebrar el contrato; el Código de Comercio, las Leyes 222 de 1995 y 155 de 1959 en lo que respecta a conflictos de intereses;
para inhabilidades e incompatibilidades las Leyes 142 de 1994 y 617 de 2000 y de manera especial, las causales y soluciones consagradas en la Ley 80 de 1993, artículos 8° y 9° o las normas que las modifiquen o complementen, así como las consagradas en la Ley 1474 de 2011 y las demás normas generales y que en materia de servicios públicos se establezcan.
En todo y cualquier caso, cuando sobrevenga un evento que pueda dar lugar a conflictos de intereses deberá aplicarse la regla según la cual debe privilegiarse el mejor interés de CHEC.
El contratista se obliga a acatar todas las disposiciones legales existentes y vigentes en
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materia sobre derechos de autor, confidencialidad de la información y Seguridad informática que sean aplicables conforme el objeto y alcance del contrato.
1.6.5. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
El oferente o contratista se compromete a darle aplicación a las prácticas sobre seguridad de la información que se han adoptado al interior de CHEC, por tal razón, con la presentación de la oferta asume todas las obligaciones de orden constitucional, legal y jurisprudencial tendientes a proteger los datos personales a los que tenga acceso con ocasión de la ejecución del contrato. Por lo tanto, deberá adoptar todas las medidas necesarias que le permitan cumplir lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y lo que le resulte exigible de la Ley 1266 de 2008.
El oferente o contratista deberá adoptar todas las medidas de seguridad de tipo lógico, administrativo y físico que sean adecuadas de acuerdo con la naturaleza de la información personal a la que acceda, con el objeto de garantizar que este tipo de información no será usada, comercializada, cedida, transferida y no será sometida a cualquier otro tratamiento contrario a la finalidad expuesta y autorizada por los titulares de la misma.
Si con ocasión de la ejecución del contrato resulta necesario que CHEC haga entrega de información personal, se suscribirá un acta entre las partes en la cual se debe relacionar con detalle la información que se entrega, el uso permitido de esta información y las personas que pueden tener acceso a ella, acta que será parte integral del contrato.
CHEC informa al oferente o contratista que en Colombia configura delito el tratamiento no autorizado de datos personales, según lo dispuesto en la Ley 1273 de 2009.
Es obligación del oferente o contratista informar a CHEC cualquier sospecha de perdida, fuga o ataque contra la información personal a la que ha accedido o trata con ocasión del contrato, aviso que deberá dar una vez tenga conocimiento de tales eventualidades.
1.7. PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN
1.7.1. APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS
Los términos de referencia se publicarán en la página web de CHEC www.chec.com.co desde el día miércoles 14 de septiembre de 2016, así podrán presentar sus inquietudes los posibles oferentes como resultado de las visitas a la página web de CHEC.
1.7.2. SOLUCIÓN DE CONSULTAS, MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LA SOLICITUD DE OFERTAS.
Los términos de referencia podrán consultarse en Área de Generación de Energía de CHEC, Estación Uribe, Manizales y aclarar todas las inquietudes con Valentina Rodríguez Londoño, en horario de oficina de 7:30 a 12 a.m. y de 1:30 a 6 p.m. al teléfono 8899000 extensión 1213 o a través del correo electrónico valentina.rodriguez@chec.com.co
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Los oferentes podrán solicitar aclaraciones por escrito hasta tres (3) días hábiles anteriores a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Ni las consultas ni las respuestas a éstas, producirán efectos suspensivos sobre el plazo de presentación de las ofertas.
CHEC podrá hacer las aclaraciones o modificaciones que considere necesarias hasta dos (2) días hábiles antes del cierre de la solicitud de ofertas.
Toda modificación se hará mediante adendas numeradas, las cuales formarán parte integral de la solicitud de oferta. Las adendas se publicarán en la página web de CHEC, en días hábiles y horarios laborales.
1.8. CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS
El cierre de la solicitud de ofertas y la apertura de las ofertas presentadas tendrá lugar en el Equipo Cadena de Suministro de CHEC, Estación Uribe, Manizales, el día lunes 26 de septiembre de 2016 a las 10:00 a.m. en el reloj de dicha dependencia. En dicha apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados.
Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre en la URNA del Equipo Cadena de Suministro de CHEC, en original y una (1) copia.
CHEC no tendrá en cuenta las ofertas que no se encuentren en la urna a la hora mencionada, ni aquellas que sean enviadas por fax o correo electrónico.
Los oferentes deben tener presente que en CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, el oferente o su delegado deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite para la entrega de ofertas.
CHEC no se responsabiliza por demoras o retardos en la entrega de la oferta causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados.
1.9. CONDICIONES DE LA OFERTA
1.9.1. REGISTRO Y VERIFICACIÓN
Los oferentes deberán tener inscripción vigente en el registro único del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, a la fecha de cierre de la presentación de ofertas. (Subsanablepara lo cual se solicitará al oferente que cumpla con este requisito de participación y en caso de que no cumpla con ello en el tiempo que se conceda para tal fin, la oferta será rechazada)
Los oferentes no deberán presentar en su oferta la constancia de inscripción en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, como tampoco los documentos que acreditan el cumplimiento de requisitos que se enuncian a continuación, dado que éstos serán verificados en dicho sistema por parte del trabajador designado por la dependencia responsable de CHEC:
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Certificado de Existencia y Representación Legal.
Certificados de experiencia de acuerdo con lo descrito en REQUISITOS PARA PARTICIPAR.
Estados Financieros (Balance General y Estado de Resultados, con las notas respectivas) del último año, con corte al 31 de diciembre de 2015
Por lo anterior, estos documentos deberán enviarse o actualizarse en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, a más tardar en la fecha y hora de cierre de presentación de ofertas. (Subsanablepara lo cual se solicitará al oferente que cumpla con este requisito de participación y en caso de que no cumpla con ello en el tiempo que se conceda para tal fin, la oferta será rechazada).
En caso de no estar inscrito o de no tener la información actualizada, el oferente deberá tener presente que los documentos exigidos para este registro se deben enviar con suficiente antelación a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas, pues la administradora de la base de datos tiene 48 horas en días hábiles, contadas a partir de la radicación de los documentos, para aceptar o rechazar la solicitud.
Ni el envío ni la radicación de documentos al administrador del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, indican que el oferente se encuentre inscrito en el registro de proveedores, pues sólo se cumplirá con el requisito de participación cuando se le notifique al solicitante que el registro ha sido exitoso.
Los oferentes, una vez inscritos en el registro único del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, deben actualizar la información que allí reposa de forma permanente.
El correo electrónico para iniciar el trámite de inscripción es orientacion@konfirma.com.co, teléfono 4445656, Medellín.
1.9.2. IDIOMA DE LA OFERTA
La oferta, correspondencia y todos los documentos que la integran deberán estar escritos en idioma español.
1.9.3. VIGENCIA DE LA OFERTA
La oferta deberá estar vigente por noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Si el cierre se llegare a prorrogar, la fecha de cierre, será esta última fecha.
En caso de requerirse, CHEC podrá solicitar la ampliación de la vigencia de la oferta y de la garantía de seriedad.
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1.9.4. PREVENCIÓN Y CONTROL DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO
Los oferentes declaran que tanto los recursos que serán utilizados en la ejecución de las actividades que comprenderán el objeto de esta contratación, así como sus ingresos, provienen de actividades y fuentes lícitas y se comprometen a no utilizar a CHEC ni al contrato como vehículo para dar apariencia de legalidad a recursos obtenidos en actividades ilícitas.
El oferente o contratista se obliga a reportar a CHEC la inclusión de su nombre, razón o denominación social, el de los empleados asignados al desarrollo del objeto del contrato, el de sus asociados, sus administradores o cualquier aportante de recursos bajo cualquier título, en listas de riesgo delictivo administradas por Naciones, Organizaciones o entidades nacionales o internacionales.
El contratista se obliga a entregar a CHEC la información veraz y verificable que esta última les exija para dar cumplimiento a la normatividad relacionada con la prevención y control del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, así como a actualizar los datos suministrados mínimo una vez al año.
De la misma forma, el oferente o contratista deberá informar a CHEC del inicio de cualquier proceso penal relacionado con el lavado de activos o la financiación del terrorismo, sin importar si se encuentra en etapa de investigación o juicio, que lleve a cabo la autoridad competente en donde sea parte del proceso, así como cualquier citación que le realice dicha autoridad para que comparezca dentro de una investigación o proceso penal por lavado de activos o financiación del terrorismo, sin importar en la calidad que sea citado.
CHEC se abstendrá de celebrar el contrato cuando el oferente, sus accionistas, asociados o socios, sus representantes legales o miembros de Junta Directiva, estén reportados en alguna de las listas asociadas al Lavado de Activos y Financiación de Terrorismo LA/FT, o cuando se encuentren en el “Listado de firmas y personas naturales inhabilitadas por el Banco Mundial” por haber transgredido las disposiciones sobre fraude y corrupción o en la
“Lista de empresas y personas sancionadas por el Grupo BID (Banco Interamericano de Desarrollo)” para lo cual se harán las consultas que en tal sentido correspondan.
CHEC declara que dentro del proceso de contratación ha actuado con buena fe exenta de culpa, que cumplió con las obligaciones establecidas en la normatividad que le aplica relacionada con la prevención y control del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, así como con los procedimientos internos establecidos en esta materia. En consecuencia, CHEC en la suscripción del contrato obra con la máxima diligencia establecida en la normatividad aplicable y sus procedimientos internos relacionados con esta materia.
Las partes acuerdan que CHEC podrá dar por terminado el contrato en forma anticipada, cuando se presente una o varias de las situaciones que a continuación se estipulan, sin que por este hecho esté obligada a indemnizar algún tipo de perjuicio al contratista:
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1. Cuando el contratista no diere cumplimiento a las disposiciones legales relacionadas con la prevención y control al lavado de activos y el financiamiento del terrorismo que le sean aplicables.
2. Cuando el contratista o algunos de sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, sus representantes legales, revisores fiscales, auditores externos y sus miembros de la Junta Directiva, figuren en las listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con el derecho internacional (listas de las Naciones Unidas), en las listas de la OFAC Banco Mundial, Grupo BID – Banco Interamericano de Desarrollo – o en las listas nacionales o internacionales.
3. Cuando exista en contra del contratista o de sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, de sus representantes legales, revisores fiscales, auditores externos y sus miembros de la Junta Directiva, sentencia judicial en firme que los condene por la comisión de delitos dolosos o se encuentren vinculados a investigaciones o procesos penales por delitos dolosos, o exista información pública con respecto a tales personas que pueda poner a CHEC frente a un riesgo legal o reputacional.
4. Cuando se presenten elementos que puedan representar para CHEC riesgos reputacionales, legales, operativos o de contagio relacionados con el lavado de activos o la financiación del terrorismo.
5. Cuando se presenten elementos que conlleven dudas fundadas sobre la legalidad de las operaciones del contratista, la licitud de sus recursos o que el contratista ha efectuado transacciones u operaciones destinadas a dichas actividades o a favor de personas relacionadas con las mismas.
6. Cuando se presenten yerros, inconsistencias, discrepancias o falsedades en la documentación e información aportada por el contratista en la ejecución del contrato.
7. Cuando el contratista, sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, o sus representantes legales y miembros de Junta Directiva, se encuentren en el “Listado de firmas y personas naturales inhabilitadas por el Banco Mundial” por haber transgredido las disposiciones sobre fraude y corrupción o en la
“Lista de empresas y personas sancionadas por el Grupo BID (Banco Interamericano de Desarrollo)” por haberse determinado que estuvieron involucradas en prácticas fraudulentas, corruptas, colusorias, coercitivas u obstructivas en violación de las políticas anticorrupción del Grupo BID.
8. Cuando cualquier activo objeto del contrato sea objeto de una medida de extinción de dominio y sobre el cual la Dirección Nacional de Estupefacientes o la entidad que haga sus veces no tenga el control o no le haya sido nombrado un depositario directo.
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1.9.5. DECLARACIÓN DE ORIGEN DE LOS BIENES Y RECURSOS DEL OFERENTE O CONTRATISTA
Con la presentación de la oferta, se entiende presentada bajo la gravedad de juramento la siguiente declaración, que se entenderá incorporada al contrato en el evento de ser aceptada su oferta:
- Que los ingresos o bienes del oferente o contratista no provienen de ninguna actividad ilícita contempladas en el Código Penal o en cualquier norma que lo sustituya, adicione o modifique. En consecuencia declara que sus ingresos o bienes están ligados al desarrollo normal de actividades lícitas propias de su objeto social en el caso de personas jurídicas o del ejercicio de su profesión u oficio en el caso de ser persona natural.
- Que el oferente o contratista no ha efectuado transacciones u operaciones destinadas a la realización o financiamiento de actividades ilícitas contempladas en el Código Penal o en cualquier norma que lo sustituya, adicione, o modifique, o a favor de personas relacionadas con dichas actividades.
- Que los recursos o bienes objeto del contrato, no provienen de ninguna actividad ilícita de las contempladas en el Código Penal o en cualquier norma que lo modifique, adicione o sustituya.
- Que en la ejecución del contrato, el contratista se abstendrá de tener vínculos con terceros que se conozca por cualquier medio estén vinculados a actividades de lavado de activos o financiación del terrorismo, fraude o corrupción.
- Que el contratista cumple con las normas sobre prevención y control al lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT), fraude o corrupción que le resulten aplicables, teniendo implementados las políticas, procedimientos y mecanismos de prevención y control al lavado de activos o financiación del terrorismo, prevención del fraude y corrupción que se derivan de dichas disposiciones legales.
- Que ni el oferente o contratista ni sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, ni sus representantes legales, revisores fiscales, auditores externos y miembros de Junta Directiva, se encuentran en la lista internacional vinculante para Colombia de conformidad con el derecho internacional (listas de las Naciones Unidas) o en la lista emitida por la Oficina de Activos Extranjeros del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos (Lista OFAC), así como en listas o bases de datos nacionales o internacionales relacionadas con actividades ilícitas, fraude o corrupción (listas del Banco Mundial y del Grupo BID -Banco Interamericano de Desarrollo-), estando CHEC facultado para efectuar las verificaciones que considere pertinentes y podrá dar por terminada cualquier relación contractual si verifica que alguna de tales personas figuran en dichas listas.
- Que no existe en contra del oferente o contratista ni de sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital
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social, aporte o participación, ni de sus representantes legales y sus miembros de la Junta Directiva, ni de sus Revisores Fiscales o Auditores Externos, una sentencia judicial en firme que los condene por la comisión de delitos dolosos o que se encuentren vinculados a investigaciones penales por delitos dolosos, estando CHEC facultado para efectuar las verificaciones que considere pertinentes en bases de datos y en informaciones públicas nacionales o internacionales y podrá dar por terminada cualquier relación comercial si verifica que contra alguna de tales personas existen investigaciones o procesos o existen informaciones en dichas bases de datos públicas que puedan dejar a CHEC frente a un riesgo legal o reputacional.
- El oferente o contratista se obliga a indemnizar a CHEC por todos los perjuicios probados que le llegare a causar por el incumplimiento de esta declaración.
1.9.6. DOCUMENTOS DE LA OFERTA
Los oferentes no deberán presentar en su oferta la constancia de inscripción en el registro único del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, como tampoco los documentos que acreditan el cumplimiento de requisitos que se enuncian a continuación, dado que éstos serán verificados en dicho sistema por parte del trabajador designado por la dependencia responsable de CHEC:
Certificado de Existencia y Representación Legal.
Certificados de experiencia de acuerdo con lo descrito en el numeral REQUISITOS PARA PARTICIPAR.
Estados Financieros (Balance General y Estado de Resultados, con las notas respectivas) del último año, con corte al 31 de diciembre de 2015
Los documentos que se solicitan en este numeral deberán presentarse impresos, fotocopiados o en medio digital, según sea el caso. La falta de documentos en el original impedirá que la oferta sea tenida en cuenta para su evaluación, salvo si son subsanables.
El término “subsanable” indica que si el documento ha sido presentado pero posee algún error o inconsistencia, podrá ser corregido; igualmente, si el documento no ha sido presentado, podrá ser solicitado.
El término “subsanable siempre y cuando…”, indica que podrá corregirse el documento, siempre que se cumpla la condición estipulada en el respectivo literal.
El término “no subsanable” indica que no se puede corregir ni aportar el documento con posterioridad a la presentación de la oferta y será causal de rechazo de la oferta.
La corrección o aporte de documentos debe hacerse en el tiempo que CHEC lo establezca, so pena de rechazo de la oferta.
Para facilitar la correcta integración de la oferta por parte del oferente, su estudio y evaluación por CHEC, el oferente deberá integrar los documentos de la oferta en el mismo orden en que se relacionan a continuación:
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a) Carta de presentación de la oferta, la cual debe ser diligenciada en el formato adjunto.
(Subsanable)
b) Si el representante legal requiere de alguna habilitación especial para presentar la oferta y contratar, debe adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del órgano social competente, en la cual conste que está facultado para presentar la oferta y celebrar el contrato hasta por el valor de la oferta. (Subsanable).
c) Garantía de seriedad de la oferta, acompañada del recibo de pago de la prima (recibo de caja), expedido por la entidad aseguradora. (Subsanable siempre y cuando la garantía haya sido expedida antes del cierre de la solicitud de ofertas).
d) Certificación de pagos de aportes a la seguridad social y pagos parafiscales, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 50 la ley 789 de 2002, para lo cual deberán diligenciar el formato adjunto. (Subsanable).
e) Recibo de ingreso expedido por CHEC por concepto de términos de referencia de acuerdo con lo establecido en el numeral 1.5. (Subsanable, siempre y cuando el pago se haya realizado antes de la hora de cierre de la solicitud de ofertas)
f) Dictamen del Revisor fiscal en caso de estar obligado (Subsanable).
g) Certificados vigentes de la inscripción ante la Junta Central de Contadores, del Contador Público y del Revisor Fiscal que suscriben cada uno de los Estados Financieros (Subsanable).
h) Formato de Conocimiento del tercero. (Subsanable)
i) Oferta económica, la cual deberá presentarse mediante la modalidad de factor multiplicador, discriminando como mínimo el factor multiplicador para personal (diligenciando el anexo 2) y el factor multiplicador para consumos analizándolo según experiencia (Anexo 3). (No subsanable salvo informalidades o errores aritméticos).
j) Constancia de asistencia a la reunión y visita obligatorias (Subsanable, siempre y cuando haya asistido a la reunión y a la visita)
k) Documento de autorización de asistencia a la reunión y visita obligatorias, en caso tal que no se haya sido aportado el día de la visita (Subsanable).
l) Certificado de aseguramiento o de gestión del sistema de la calidad con base en la norma ISO 9001 versión 2008, otorgado al oferente por una institución debidamente acreditada como organismo certificador. El alcance del certificado debe ser aplicable al objeto de la contratación y debe estar vigente a la fecha límite de entrega de ofertas; en caso contrario, la oferta será eliminada. Adicionalmente, el oferente a quien se le acepte la oferta deberá mantenerlo vigente durante la ejecución del contrato. (Subsanable, siempre y cuando se haya obtenido la certificación antes de la presentación de la oferta).
m) Medio digital que contenga archivo Excel de la oferta económica, en caso que la
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información registrada en medio digital sea diferente a la entregada de forma física, prevalecerá la información registrada en el medio físico. (No Subsanable).
n) Propuesta técnica. (Subsanable).
o) Organigrama del equipo de trabajo que prestará el servicio. (Subsanable).
p) Incumplimientos en la ejecución de contratos, según formato adjunto. (Subsanable, siempre y cuando se evidencie que el oferente no ha sido sancionado o, que de haberlo sido, dicha sanción haya sido en virtud a un contrato celebrado con CHEC, pues en caso de omitir información y comprobarse que si ha tenido multas o sanciones, diferentes a las generadas durante la ejecución de contratos con CHEC, la oferta será rechazada).
q) Formato de apartamientos (desviaciones). En caso de existir apartamientos de las especificaciones técnicas, o de cualquier tipo de estipulación de los términos de referencia, éstos deben estar contenidos en el formato denominado
“APARTAMIENTOS”, para que pueda hacer parte del análisis de la oferta, de lo contrario, los mismos se tendrán por no escritos y por lo tanto, de llegarse a dar la aceptación de la oferta no harán parte de la misma. (En caso tal de no presentar el formato o presentarlo sin diligenciar, se entenderá que no se tienen apartamientos de ningún tipo)
En cuanto a requisitos subsanables deberán ser presentados en el término que CHEC le señale al oferente, so pena de rechazo de la oferta.
1.9.7. CLARIDAD SOBRE LAS OBLIGACIONES
El oferente deberá examinar en detalle la presente solicitud de ofertas, allegar toda la información adicional que considere necesaria, aclarar con CHEC todos los puntos inciertos e informarse de todas las condiciones y circunstancias que puedan afectar en alguna forma la ejecución del contrato y sus plazos.
Por el solo hecho de presentar la oferta, el oferente hace constar expresamente que estudió cuidadosamente las condiciones de ejecución del contrato, el tipo de obra o servicio a ejecutar o bien a suministrar, su naturaleza y calidad; así mismo, el contratista hace constar que conoce todos los requisitos e impuestos exigidos por las leyes colombianas; que conoce cada una de las estipulaciones del documento de condiciones y especificaciones y ha hecho todos los estudios necesarios para entender completamente el propósito de todas las partes del contrato y su naturaleza. Todos estos factores, favorables o desfavorables, que puedan influir en la ejecución del contrato y todas las demás condiciones que puedan afectar el costo o el plazo para ejecutarlos fueron tenidos en cuenta por el contratista al formular la oferta y su influencia no será alegada por él como causal que justifique reclamación alguna o el incumplimiento del presente contrato.
En todo caso el oferente está obligado a investigar toda la información posible, aparezca o no en la presente solicitud de ofertas y complementarla de acuerdo con el criterio y la experiencia del oferente.
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La presentación de la oferta se considerará como una manifestación expresa por parte del oferente, de que conoce y acata el Manual de Contratación de CHEC y las condiciones del presente documento, que ha examinado el mismo en sus especificaciones y que acepta que los documentos están completos, son compatibles y adecuados para determinar el objeto y las demás estipulaciones del contrato, y que por lo mismo, ha formulado su oferta en forma seria, cierta, precisa y coherente. En consecuencia, CHEC no será responsable por descuidos o indebida interpretación que del documento de condiciones y demás documentos u otros hechos haga el oferente que puedan incidir en la elaboración de la oferta.
Los formatos establecidos para ser diligenciados no podrán ser modificados y en caso tal de hacerlo se solicitará al oferente correspondiente que consigne la misma información que aportó en su oferta en los formatos que fueron suministrados por CHEC para tal fin, so pena de rechazo de la oferta, con excepción de la oferta económica, la cual no podrá ser modificada toda vez que sólo tiene posibilidad de ser subsanada por errores aritméticos y errores de forma que no afecten el monto de la oferta económica. En cualquier otro caso se generará el rechazo de la oferta.
Cuando se soliciten cuadros, análisis, detalles, especificaciones, el oferente deberá incluirlos en su oferta.
1.9.8. PREPARACIÓN, PRESENTACIÓN Y FOLIADO DE LA OFERTA
Los oferentes deberán asumir todos los gastos y costos resultantes de la preparación y presentación de la oferta y en ningún caso serán reembolsables, cualquiera que sea el resultado del proceso de contratación.
Los oferentes presentarán la oferta en sobres cerrados, en original y una (1) copia, indicando claramente en cada sobre el tipo de oferta que contiene y marcado:
“OFERTA PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE DRAGADO (OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO) Y LABORES COMPLEMENTARIAS EN LOS EMBALSES CHEC Se requiere que las copias posean los mismos documentos que el original.
Si se presenta alguna discrepancia documental, textual o de contenido o de número de folios entre el original de la oferta y la copia, prevalecerá el de la oferta original.
El oferente deberá elaborar la oferta de acuerdo con lo establecido en la presente solicitud de ofertas, y debe incluir sus anexos en caso que los hubiese y adjuntar la totalidad de la documentación exigida.
La oferta se presentará cumpliendo además con los siguientes aspectos de forma:
a) Elaborar tabla de contenido y ordenar los documentos conforme se incluye en el numeral de DOCUMENTOS DE LA OFERTA.
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b) Foliar todos los documentos, certificados, tablas y análisis requeridos y presentados, los cuales deberán estar enlistados en la tabla de contenido.
Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre, en la URNA del Equipo Cadena de Suministro de CHEC.
No se aceptarán ofertas enviadas por correo electrónico, telefax o similares.
1.9.9. PRECIO
La oferta se debe presentar en pesos colombianos.
Los precios están basados en factores multiplicadores y deberán cubrir todos los costos directos e indirectos requeridos para cumplir totalmente con el objeto y alcance estipulados en estos términos de referencia.
En el anexo 1 se relacionarán los costos unitarios y los factores multiplicadores (según análisis efectuado en el anexo 2) y unas cantidades estimadas para efectos de valorar y comparar las propuestas.
Serán a cargo de contratista el pago de los salarios de los trabajadores que requiera para garantizar la prestación del servicio que se pretende contratar, así como de todas las prestaciones sociales e indemnizaciones laborales, gastos de transporte, alimentación, hospedaje, impuestos, tasas y contribuciones, primas de seguros y garantías, así como todos los gastos que implique el perfeccionamiento del contrato, además de los gastos generales y de administración de los servicios objeto del contrato.
Los precios objeto de esta solicitud de ofertas serán fijos y firmes por el término del contrato a partir de la fecha de su firma. Si se cotizan precios reajustables la oferta será eliminada.
Las ofertas serán analizadas para determinar si se han cometido errores en las operaciones aritméticas, en cuyo caso tales errores serán corregidos para efectos de evaluación.
En caso de presentarse diferencia entre el valor del factor multiplicador analizado en el anexo 2 y el factor multiplicador trasladado al anexo 1, formulario de cantidades y precios, primará el valor calculado en el anexo 2. Igualmente, si existen errores aritméticos en el anexo 1 se corregirán y de presentarse diferencias entre la oferta marcada como original y la copia, prevalecerá la información suministrada en el original.
El oferente debe incluir los costos inherentes a los recursos necesarios para administrar el contrato, entendiendo por este concepto los requeridos para mantener la disponibilidad de su organización y operación, tales como arrendamientos de bienes inmuebles, pago de nómina, cargas tributarias, servicios públicos, pólizas, el álea normal de ejecución del contrato o costos de contingencia por traslado de riesgos ordinarios, desplazamientos y en general todos los costos que le permitirían mantener condiciones de normalidad en la prestación del servicio.
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Los proponentes deben gestionar los riesgos propios de la actividad o servicio a prestar, entendiéndose que son conocedores de la misma, cuidando de hacer una oferta que propenda por cuidar la competitividad y la productividad. Por lo tanto cada proponente al estructurar los costos de su propuesta deberá tener en cuenta, todos y cada uno de los factores y los riesgos previsibles que influyan o puedan influir en la ejecución de las actividades, servicios o bienes encomendados, por lo tanto, para la formulación y la atención de posibles reclamaciones se tendrá en cuenta dicha estructura de costos.
1.9.10. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA
El oferente deberá presentar la garantía de seriedad de la oferta, tomada a favor de particulares, expedida por una entidad Bancaria o una compañía de Seguros legalmente establecida en el país, preferiblemente con sucursal en Manizales.
El oferente podrá optar por presentar la PÓLIZA PARA GRANDES BENEFICIARIOS CHEC, la cual puede ser solicitada en un punto de la compañía de SEGUROS DEL ESTADO S.A. que se encuentra ubicado en el Edificio 1, piso 1 de CHEC Estación Uribe, teléfono 8899000, Ext. 2448.
El oferente deberá presentar el correspondiente recibo de caja en el cual conste el pago de la prima, expedido por la entidad aseguradora a cargo del oferente. No se aceptan constancias de pago o certificados similares, tampoco recibos de intermediarios o corredores de seguros.
El valor asegurado será el equivalente al DIEZ POR CIENTO (10%) del valor total de la oferta presentada, incluyendo IVA. La garantía debe ser expedida a favor de la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P., NIT 890.800.128-6.
La vigencia de la garantía será mínimo de 90 días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas.
Mediante este amparo el oferente garantiza a CHEC el cubrimiento de los perjuicios derivados del incumplimiento del ofrecimiento realizado por el oferente y que se materializa, entre otros, en los siguientes casos:
- No suscribir, sin justa causa para ello, el contrato para el cual el oferente Garantizado, presentó la oferta.
- No mantener las condiciones de la oferta, por parte del oferente Garantizado.
- El retiro de la oferta del oferente Garantizado, luego de vencido el término fijado para la presentación de las propuestas, sin la autorización o aprobación escrita de CHEC.
- La no realización por el oferente Garantizado, de todos los trámites necesarios para perfeccionar o formalizar el contrato, para el cual ofertó.
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- Cualquier otro evento, que pueda demostrar en forma inequívoca, a CHEC, referente a la falta de seriedad del oferente Garantizado, respecto de la oferta presentada por este último.
En todo caso, la vigencia del amparo de seriedad del ofrecimiento, se extenderá desde el momento de presentación de la oferta o propuesta al Asegurado, por el Garantizado, hasta la fecha de expedición de la póliza de seguro de cumplimiento que ampare los riesgos propios del contrato garantizado.
La citada garantía de seriedad debe entregarse firmada por el oferente.
1.9.11. EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
La existencia y representación legal de los oferentes será verificada a través del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, mediante el certificado que para el efecto expida la Cámara de Comercio correspondiente o el ente que haga sus veces.
La duración de las personas jurídicas no será inferior a la del plazo contractual y tres (3) años más.
Si el representante legal que firma la oferta requiere de alguna habilitación especial para presentar la oferta o celebrar el contrato, deberá adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del organismo social competente.
1.9.12. RESPONSABILIDAD POR INTERPRETACIÓN
Las interpretaciones o deducciones que el oferente haga sobre este documento serán de su exclusiva responsabilidad.
1.10. ANÁLISIS DE LAS OFERTAS
1.10.1. APERTURA DE LAS OFERTAS
En la apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados.
El día de apertura se leerá el nombre de los oferentes y el valor total de la oferta.
La citada información se incluirá en el acta de apertura de ofertas y será conocida por los oferentes en la sesión de apertura.
El estudio pormenorizado de la documentación se llevará a cabo por parte de las personas que designe CHEC para tal efecto.
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CHEC realizará la evaluación de las ofertas procurando la selección de la mejor oferta para la Empresa, para lo cual verificará y evaluará los aspectos legales, contractuales, financieros, técnicos y económicos de las ofertas.
1.10.2. VERIFICACIÓN Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN
CHEC se reserva el derecho a verificar la información aportada por el oferente. En caso de que CHEC lo considere necesario, podrá solicitar a los oferentes, en el período de evaluación de las ofertas, aclaraciones, informaciones o certificaciones adicionales y condicionar la evaluación de la oferta a la presentación de dichas aclaraciones, informaciones o certificaciones. Las aclaraciones que solicite CHEC y las que presenten los oferentes, no podrán modificar la oferta o los precios de la misma, ni violar el principio de igualdad entre los oferentes.
En todo caso, CHEC se reserva el derecho de sanear las informalidades u omisiones no sustantivas de las ofertas y de pedir aclaraciones o informaciones adicionales sin que ello implique el derecho de los oferentes a modificarlas. Así mismo, será un criterio de interpretación la prevalencia de la verdad sustancial y material, sobre lo simplemente procedimental o documental.
La oferta puede invalidarse por la comprobación de falsedad en la información suministrada, por la no presentación de la propuesta conforme a lo especificado, por la omisión en la presentación de los documentos e información requerida o por la presentación de las respuestas solicitadas por CHEC por fuera del plazo fijado.
1.10.3. ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS
Una oferta será admisible cuando haya sido presentada oportunamente y esté ajustada a la solicitud de oferta. Se considera ajustada a la solicitud de oferta, la que cumpla con todos y cada uno de los requisitos establecidos en los diferentes ítems de los mismos y además no se encuentre comprendida en uno de los siguientes casos:
a. Cuando la oferta no cumpla con el objeto de la presente solicitud pública de ofertas.
b. Cuando la oferta sea presentada por personas naturales o jurídicas que no cumplan todas las calidades y condiciones de participación indicadas dentro de esta solicitud de ofertas.
c. Cuando la oferta sea presentada por personas jurídicamente incapaces para obligarse.
d. Cuando existan varias ofertas presentadas por el mismo oferente para esta solicitud de ofertas.
e. Cuando la oferta esté incompleta por no incluir alguno de los documentos requeridos en la solicitud de ofertas que permitan la comparación de las ofertas, o cuando
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contengan defectos no subsanables, o cuando siendo subsanables no fueron presentados dentro del término señalado por CHEC.
f. Cuando el oferente intente indebidamente enterarse de las evaluaciones o influir en el proceso de evaluación de las ofertas o en la decisión sobre la aceptación de oferta.
g. Cuando CHEC al verificar la información presentada, encuentre que no corresponde a la realidad.
h. Cuando se evidencie que el oferente ha omitido información en el formato de incumplimientos en la ejecución de contratos, excepto en lo referente a las deducciones impuestas por CHEC.
i. Cuando el oferente presente precios reajustables.
CHEC considerará inconvenientes las ofertas que no cumplan con las exigencias jurídicas, financieras y técnicas exigidas en la solicitud de ofertas, y por consiguiente se abstendrá de calificarlas según el caso y procederá a su rechazo.
1.10.4. DECLARATORIA DE FALLIDO DE LA SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS
CHEC podrá declarar fallido el proceso de contratación cuando:
a. En la fecha y hora de cierre de solicitud de ofertas y apertura no se presente ninguna oferta.
b. Del análisis de las ofertas se determine que ninguna de ellas es admisible o favorable de acuerdo con lo establecido por CHEC.
1.10.5. CLÁUSULA DE RESERVA
CHEC se reserva el derecho de aceptar o no alguna oferta o de aceptarla total o parcialmente; así mismo y en cualquier momento, podrá suspender o terminar el presente proceso de solicitud de ofertas, sin que por ello se genere ningún tipo de responsabilidad o indemnización a favor de los oferentes.
Operará la devolución de los dineros pagados por concepto de los términos de referencia si el proceso termina por razones imputables a CHEC, mas no por la presentación de ofertas que no cumplan con los requisitos o no se ajusten a las necesidades de la Empresa.
1.10.6. EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN DE OFERTAS
1.10.6.1. DESVIACIONES
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Los errores de carácter matemático, aritmético o formal que presenten las ofertas serán corregidos directamente por CHEC y son de forzosa aceptación por el contratista, de la siguiente manera:
a) Si existiese un error en un precio total como consecuencia de la suma o resta de subtotales, prevalecerán los subtotales y el precio total será corregido.
b) Si existiese discrepancia entre palabras y cifras, prevalecerá el monto expresado en palabras, salvo que la cantidad expresada en palabras tenga relación con un error aritmético, en cuyo caso prevalecerá el monto en cifras con sujeción al literal a) precedente.
El oferente debe cotizar todos los ítems de insumos o recursos (cantidades, precios, materiales, mano de obra etc.) descritos en el formulario de cantidades y precios. En caso de existir espacios en blanco, para efectos de la evaluación se tomará el mayor valor ofertado por los demás oferentes para ese ítem y para efectos de la aceptación de la oferta se tomará el menor valor propuesto por los oferentes para ese ítem. En el caso de que el ítem coincida en blanco para los oferentes se entenderá que el valor propuesto es cero y no se tomará como omisión o error del oferente.
Si el ítem se presenta con valor cero se entenderá que el oferente no cobrará algún valor por ese ítem.
1.10.6.2. PRESELECCIÓN
El análisis de las ofertas en la etapa de preselección es habilitador y no genera puntaje alguno.
En esta etapa se evaluará el cumplimiento de todos los aspectos contemplados en la presente solicitud de ofertas. Aquellas ofertas que no cumplan con lo establecido serán rechazadas.
La oferta debe superar los análisis que a continuación se describen para permitirse la evaluación económica final.
1.10.6.3. PROCEDIMIENTO DE LA EVALUACIÓN
La evaluación de las propuestas se fundamenta en los siguientes aspectos:
Análisis contractual y legal.
Análisis financiero.
Verificación cumplimiento de requisitos para participar.
Evaluación técnica.
Calidad comercial de la oferta.
a) Análisis contractual y legal:
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Este análisis no tiene ponderación alguna, se trata del estudio que realizará el Equipo Cadena de Suministro de CHEC, para determinar si la oferta se ajusta a los requerimientos de los presentes términos y se efectuará sobre los documentos de contenido legal o contractual. Las ofertas que no cumplan con los requisitos no subsanables exigidos, serán rechazadas y por lo tanto, no continuarán el proceso de evaluación.
b) Análisis financiero
La participación en este proceso de contratación estará condicionada por la estabilidad económica y la capacidad financiera del oferente, con fundamento en el Índice de Liquidez, el Índice de Endeudamiento y el Capital de Trabajo Neto según se indica más adelante.
Para el efecto, el oferente tendrá que suministrar la siguiente información:
1. Estados Financieros individuales (No consolidados) a diciembre 31 de 2015, incluyendo Balance General y Estado de Resultados, los cuales deberán estar firmados por el representante legal del oferente, el Contador Público que los prepara y el Revisor Fiscal si está obligado de acuerdo con el parágrafo 2° del artículo 13 de la Ley 43 de 1990.
En el Balance General deben estar discriminados los activos y pasivos corrientes y de largo plazo.
2. Notas a los estados financieros.
3. Certificación de los estados financieros de conformidad con el artículo 37 de la Ley 222 de 1995.
4. Dictamen del Revisor fiscal en caso de estar obligado.
5. Certificados vigentes de la inscripción ante la Junta Central de Contadores, del Contador Público y del Revisor Fiscal que suscriben cada uno de los Estados Financieros.
6. Las sociedades constituidas con posterioridad al 31 de diciembre del año anterior en el cual se presenta la oferta, presentarán el balance de apertura.
CHEC realizará una evaluación de la información financiera solicitada, bajo los siguientes parámetros:
Indicador de Liquidez IL. Se medirá como la relación entre activo corriente y pasivo corriente, de acuerdo con la siguiente expresión:
IL = Activo Corriente/Pasivo Corriente
Índice de Endeudamiento IE. Se medirá como la relación entre el pasivo total y el activo total, de acuerdo con la siguiente expresión:
IE = Pasivo Total x 100% / Activo Total
Capital de Trabajo Neto CTN. Se medirá como la diferencia entre activo corriente y pasivo corriente, de acuerdo con la siguiente expresión:
