Apoyo en el seguimiento del sistema de gestión de calidad y en la implementación del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo

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(1)INFORME DE PRACTICA PROFESIONAL EN LA CÁMARA DE COMERCIO DE BARRANCABERMEJA. TITULO: APOYO EN EL SEGUIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.. ESTUDIANTE: SHIRLEY MENDOZA RUIZ. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS BARRANCABERMEJA 2017.

(2) DEDICATORIA. Dedico este trabajo en especial a Gladys Ruiz de Mendoza (QEPD), quien siempre creyó en mis capacidades, hoy ya no está conmigo, pero desde el cielo guía cada paso que doy y espero siempre seguir su legado, de mujer luchadora y sobre todo llena de esperanzas ante cualquier adversidad. A Gustavo Santos por brindarme su apoyo incondicional en cada una de mis decisiones, acertadas o erradas, siempre dispuesto a ayudarme a cumplir mis objetivos..

(3) AGRADECIMIENTOS. Agradezco a mis padres por guiarme, por haberme brindado su confianza. A mi familia por el apoyo incondicional que me han brindado durante todo este tiempo. A todos mis compañeros de facultad por todos estos años aprendizaje, amistad y por hacer de este recorrido una excelente experiencia. Le agradezco a la Universidad Cooperativa de Colombia por abrirme las puertas para poder formarme y desarrollarme como la profesional que soy. Al Dr. Hernando Altamar quien es mi Tutor de práctica profesional y el Profesor Ovidio Pimentel, por brindarme su confianza y creer en mí como profesional, por guiarme en todo el proceso educativo y practico de la carrera. A la Cámara de Comercio de Barrancabermeja, por haberme brindado la oportunidad de realizar mis prácticas empresariales, la cual hoy en día es mi recinto de trabajo, en donde cuento con excelentes jefes y compañeros..

(4) IDENTIFICACION DE LA EMPRESA. Empresa: Cámara de Comercio de Barrancabermeja. Dirección: Calle 49 No. 12 - 70 Teléfono: 6020202 - 6228800 Nombre del Tutor(a): Hernando Altamar Cargo: Docente tiempo completo Periodo de realización de la práctica: 13 de Julio de 2015 – 13 de enero de 2016 Tema: Práctica profesional – ASISTENTE ADMINISTRATIVA DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD, SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO. MISIÓN La Cámara de Comercio de Barrancabermeja es una entidad sin ánimo de lucro, de carácter privado, con funciones registrales delegadas por el estado, promotora del desarrollo y el fortalecimiento empresarial en un entorno más productivo y competitivo; que actúa como órgano de intereses generales de los comerciantes y empresarios dentro del espíritu de la libre iniciativa y la generación de valor compartido, mediante la gestión y realización de programas, convenios y proyectos transversales y sectoriales de impacto regional y nacional; contando con un talento humano competente y recursos tecnológicos para prestar servicios confiables, eficientes y efectivos, basados en los principios de legalidad e igualdad, ética y buena fe; con los criterios técnicos y legales pertinentes. VISION Ser reconocida como una institución moderna, innovadora, dinámica, competitiva, líder en la prestación de servicios de registros públicos y empresariales; que promueve el emprendimiento, la formalización, la innovación y la asociatividad; orientadora del fortalecimiento empresarial como pilar de la.

(5) competitividad regional sostenible de Barrancabermeja y su jurisdicción, frente a una economía globalizada.. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS        . Aumentar el nivel de satisfacción de los clientes y usuarios. Desarrollar programas de formación orientados a la actualización y complemento de los conocimientos y habilidades del recurso humano de las empresas. Desarrollar programas y proyectos que impacten positivamente en la competitividad empresarial. Formular y presentar planes, programas y proyectos que impacten positivamente la dinámica económica de la región. Prestar servicios de manera, oportuna, confiable y con calidez. Mantener la calidad humana y técnica del personal que labora en la institución. Mantener la sostenibilidad financiera de la Cámara Gestionar permanentemente los recursos de cofinanciación del orden nacional e internacional.. SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD El sistema de Gestión de la Calidad, en la Cámara de Comercio, apoya el funcionar de cada uno de los procesos bajo el precepto del mejoramiento continuo y facilita la divulgación e implementación de acciones, políticas, procedimientos y mecanismos de organización y manejo de documentos, así mismo integra un modelo que permite a la Cámara de Comercio planear y ejecutar actividades, así como verificar el cumplimento de estas y la toma de medidas en los casos que se requieran. Para ello se ha elaborado el Manual de Calidad, que se convierte en el documento pilar del sistema. La Cámara de Comercio está certificada desde el año 2002 y desde tal fecha ha mantenido su certificado de calidad bajo la norma ISO 9001 versión 2008. La información acerca del sistema de gestión de calidad se encuentra ubicada en la intranet, lugar al que se accede por medio de un usuario y contraseña que será asignado de acuerdo a la solicitud realizada por el jefe inmediato al área de sistemas. POLÍTICA DE CALIDAD La Cámara de Comercio de Barrancabermeja presta servicios registrales delegados por el Estado, apoya la actualización, el fortalecimiento y la competitividad empresarial y regional, a través de planes, programas y proyectos, acordes a las necesidades y expectativas de los empresarios y demás grupos de interés. Para ello, facilitamos el acceso a los servicios y brindamos información clara, oportuna y efectiva, por medio de personal conocedor de los procesos y comprometida con ofrecer un servicio de alta calidez, garantizando.

(6) el cumplimiento de los requisitos legales y el desempeño de procesos orientados al mejoramiento continuo.. MAPA DE PROCESOS El mapa de procesos, es la representación gráfica del enfoque de gestión de procesos adoptado por la Cámara de Comercio de Barrancabermeja, en el marco de la gestión del mejoramiento continuo para asegura el cumplimiento de los requisitos de los clientes y de los objetivos organizacionales..

(7) PRINCIPIOS Y VALORES La búsqueda continua de un comportamiento ideal dentro y fuera de nuestra organización, conlleva la consolidación de los valores básicos a partir de los cuales se sustenta la toma de decisiones y el accionar de la empresa; son los mismos que fortalecen y representan nuestro sentir y orienta nuestra conducta. a. COLABORACIÓN: Formamos un equipo de trabajo comprometido con el entendimiento de las necesidades y el permanente apoyo a nuestros clientes externos e internos y la comunidad en general, promoviendo así el desarrollo de la institución y la región. b. INTEGRIDAD: Actuamos en concordancia con los principios y normas de la institución y el estado, siendo coherentes en nuestro decir y actuar, y entendiendo la prevalencia del interés colectivo sobre el particular. c. SENTIDO DE PERTENENCIA: Fomentamos el compromiso y la participación uniendo esfuerzos para el logro de los objetivos de la institución, el mejoramiento continuo de los resultados y la excelencia en la prestación de los servicios. d. RESPETO: Fortalecemos la imagen institucional y la convivencia sana y armoniosa, a través del sostenimiento diario de relaciones interpersonales dentro del marco de reconocimiento de los derechos de las personas y la sociedad en general. e. RESPONSABILIDAD: Asumimos nuestro compromiso frente al cumplimiento de la normatividad institucional y estatal, las actividades encomendadas, el uso eficiente de los recursos asignados y el desarrollo permanente de nuestras capacidades, en alineación con los principios de autocontrol, autorregulación y autogestión. f. VOCACIÓN DE SERVICIO: Nos esforzamos diariamente por demostrar nuestra pasión por servir al cliente interno y externo, brindando lo mejor de nosotros mismos a través de un trato cordial, calidez humana, escucha activa y el entendimiento de sus necesidades. g. ORIENTACIÓN AL LOGRO: Mantenemos de manera inquebrantable nuestro esfuerzo, disciplina y compromiso para obtener resultados concretos frente a los objetivos organizacionales, enfrentando con actitud optimista los retos que se presentan en el camino a la excelencia, y fortaleciendo diariamente nuestra voluntad y motivación frente al éxito. h. EMPATÍA: Generamos un ambiente de confianza y cordialidad a través del reconocimiento y entendimiento de las necesidades, motivaciones,.

(8) actitudes y razones del comportamiento de las personas con las que interactuamos diariamente.. PRINCIPIOS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.. Transparencia Probidad Ética Integridad Lealtad Excelencia Confianza Comunicación Efectiva Fluidez y veracidad en el suministro de información relevante para los grupos de interés. INFORME DE PRACTICA PROFESIONAL EN LA CAMARA DE COMERCIO DE BARRANCABERMEJA. RESUMEN El Sistema de Gestión de Calidad se ha convertido en pilar de las empresas que quieren mejorar su condición de competitividad, toda vez que el sistema les permite determinar los objetivos y crear las estrategias para lograr la satisfacción de todas las partes interesadas de la entidad. En el caso del Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo, se ha convertido en decreto único reglamentario el cual se debe cumplir de manera obligatoria para garantizar y promover el cuidado de los empleados como el mayor activo de las empresas..

(9) INTRODUCCIÓN La práctica profesional es una modalidad de grado integral, pues esta contempla la aplicación de todo el proceso teórico, la aplicación de los conocimientos adquiridos en el mercado laboral, permitiendo así desarrollar todas las habilidades necesarias para enfrentarse en un ámbito cada vez mas competitivo. En el presente informe se dan a conocer todas aquellas experiencias desarrolladas durante la práctica empresarial en LA CÁMARA DE COMERCIO DE BARRANCABERMEJA, donde se ejecutaron labores de un alto grado de responsabilidad y compromiso Como practicante de la unidad administrativa y financiera, se trabajó en aras del cumplimiento del plan de trabajo el cual incluía el soporte en el proceso de calidad y apoyo en la documentación del SG-SST, objetivos logrados durante el tiempo de la ejecución de las prácticas empresariales, realizando el acompañamiento a los profesionales expertos en el tema de los Sistemas de Gestión, para el desarrollo de las actividades designadas relacionadas con los dos procesos en mención. Adicionalmente el conocimiento adquirido es de gran valor toda vez que los temas relacionados en las prácticas son ejes fundamentales en empresas de cualquier sector, aportando experiencia laboral valiosa y relevante para el crecimiento profesional..

(10) 1. DESCRPCIÓN DEL INFORME 1.1.. JUSTIFICACIÓN. Esta práctica se realiza con el fin de apoyar los procesos administrativos, específicamente en las actividades de Calidad y Seguridad y Salud en el trabajo adelantados por la CAMARA DE COMERCIO DE BARRANCABERMEJA, teniendo en cuenta que ésta se encuentra certificada en el Sistema de Gestión de Calidad ISO9001:2008 y su compromiso con el cumplimiento de la Ley.. 1.2 OBJETIVOS 1.2.1 OBJETIVO GENERAL Identificar aquellas actividades del proceso, las cuales requieran gestión prioritaria para desarrollar planes que ayuden a su avance. Toda vez que el Sistema de Gestión de Calidad y de Seguridad y Salud en el trabajo actividades de vital importancia para la entidad, por lo tanto, se presta todo el conocimiento en el tema y la disposición de aprendizaje para lograr las metas propuestas.. 1.2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS Apoyo al área de Sistema de Gestión de la Calidad en el mantenimiento del Sistema de Gestión, por medio de la revisión y ajustes en caracterizaciones de proceso,. listados. maestros,. manuales,. procedimientos,. procedimientos,. formatos, instructivos de acuerdo a los cambios realizados en los últimos meses en cada uno de los procesos. Apoyo en la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo de acuerdo a los requisitos del Decreto 1072 del 2015..

(11) Participación en las capacitaciones relacionadas con los temas de la práctica gestionadas por la entidad y a las consultorías de Calidad programadas por la Cámara de Comercio para el mejoramiento continuo del proceso. Acompañamiento y Apoyo en los eventos propios de la Cámara de Comercio, como lo es el Congreso de Expo-encadenamiento y la feria de Innovación empresarial.. 2.. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA - DIAGNÓSTICO. 2.1. MATRIZ DOFA DEBILIDADES  Imagen ante la comunidad.  Apoyo de entes públicos para generación de proyectos OPORTUNIDAD  Mayor comunicación con los comerciantes.  Ser la entidad que promueva nuevas alternativas de comercio.  Se aliada estratégica de los gremios comerciales e industriales de Barrancabermeja y los municipios donde hace presencia. FORTALEZAS  Identidad corporativa.  Personal capacitado.  Espacios. de. capacitación. gratuitos. para. comerciantes. de. Barrancabermeja y municipios aledaños. AMENZAS  Cambio en las metas  Situación económica del municipio.  Cierre de empresas locales y la partida de otras empresas con sucursales en Barrancabermeja y municipios de presencia..

(12) 3.. MARCO DE REFERENCIA. 3.1 MARCO TEÓRICO Para la realización de esta práctica empresarial se definen las necesidades que. actualmente. requiere. la. CÁMARA. DE. COMERCIO. DE. BARRANCABERMEJA, la cual cuenta con certificación en la NTC ISO9001:2008, un sistema de gestión maduro el cual cuenta con 8 años de antigüedad. La Cámara de Comercio ha optado por un enfoque basado en procesos porque identifica este medio como una excelente vía para organizar y gestionar la forma en que las actividades de trabajo crean valor para los clientes y las partes interesadas. La calidad puede entenderse como la estrategia de gestión de una entidad y lo que busca es la satisfacción a las necesidades del cliente, ya sea este interno o externo. Por lo tanto, para el mantenimiento de un Sistema de Gestión de la Calidad es necesario el desarrollo del P-H-V-A (Planear, Hacer, Verificar y Actuar) que son aspectos claves en el enfoque de la satisfacción del cliente. . Planificar: Establecer los objetivos y los procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la organización.. . Hacer: Implementar los procesos.. . Verificar: Realizar la gestión de seguimiento y medición de los procesos respecto a las políticas de la organización. . Actuar: Tomar decisiones para la mejora continua en el desempeño de los procesos..

(13) Historia de los sistemas de gestión de calidad. Partamos del hecho que la calidad ha sido durante el tiempo una característica inherente a todas las actividades que el ser humano realiza a lo largo de su vida. Desde el comienzo de los tiempos el hombre ha tenido que velar por la calidad de los productos que consumía y durante todo este proceso entendió que se tenía que dotar de elementos que le facilitaran el abastecimiento y perdurabilidad de los alimentos en óptimas condiciones para el consumo. Cuando ya se consolidaron las civilizaciones, se puede evidenciar la importancia del concepto de la calidad, desde la construcción de las casas, pasando por la elaboración de las sedas de damasco, la porcelana china, entre otras. Han sido varios los autores reconocidos que aportaron importantes conceptos de teoría de la calidad. Uno de ellos es Deming, quien desarrolló en el año 1.940 el “Control Estadístico de la Calidad”. Ishikawa, dio conferencias sobre los métodos de control de la calidad a la Unión de Científicos e Ingenieros japoneses (UCIJ) y propone que dentro de las empresas todas las personas deben estar comprometidas con la calidad, deben aprender y trabajar en torno a esta. Jurán en 1.954 dijo que “para obtener calidad es necesario que todos participen desde el principio”. Feigenbaum fue el creador del concepto del Control Total de la Calidad (CTC) que se define como “un sistema eficaz para integrar los esfuerzos en materia de desarrollo de calidad, mantenimiento de la calidad, realizado por los diversos grupos de la organización, de tal manera que se produzcan bienes y servicios a los niveles más económicos y que sean compatibles con la plena satisfacción de los clientes”. El desarrollo de la calidad ha pasado por cinco etapas para su desarrollo:.

(14) 1° Etapa. Desde la revolución industrial hasta 1930. Con la revolución Industrial y el cambio de la producción manual a la producción mecánica o masiva, surgen nuevos conceptos como la inspección, función que se convierte en una herramienta fundamental para mejorar la calidad de los procesos, donde el objetivo era identificar aquellos productos que no cumplían con los estándares. Se inicia el proceso de estandarización de las condiciones y métodos de trabajo, aparecen por primera vez en los organigramas. de. las. empresas los departamentos de control de calidad; en esta etapa se busca eliminar los efectos, pero no identificar las causas, el enfoque era correctivo. 2° Etapa. 1930 -1949 En esta etapa la tecnología utilizada en la industria cambió mucho, se incorporó el concepto de costo-beneficio, con el objetivo de mejorar las líneas de producción, elevando la productividad y disminuyendo los errores. Shewhart trabajó también en el rol administrativo, diseñando el famoso ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar) bautizado más adelante por los japoneses como el ciclo Deming, siendo este la base de los sistemas de gestión de calidad.. 3° Etapa. 1950 – 1979 Ya en esta etapa las inspecciones pasaron hacer una función preventiva para controlar así los factores que ocasionaban defectos en los procesos y/o productos. Joseph M. Juran contribuyo en el entendimiento de la importancia del compromiso gerencial para el logro de la calidad. Armand V. Feigenbaum, creó el concepto de gestión de la calidad y lo introdujo a la General Electric. En 1.961 Phillip B. Crosby, emitió el concepto de cero defectos, adoptando el lema de “hacerlo bien a la primera y siempre” luego de demostrarse que la mayoría de los fallos provienen de errores humanos. En el año 1.962 el consultor y empresario japonés Kaoru Ishikawa constituye los círculos del control de la calidad buscando el mejoramiento en la calidad de sus productos..

(15) 4° Etapa. Década de los 80. Esta etapa aportó un gran porcentaje de fundamentación teórica y conceptual de la calidad, teniendo en cuenta los nuevos modelos económicos aparece el concepto de “El proceso de calidad total, notándose un esfuerzo por conseguir la calidad en todos los procesos de la organización, áreas como las finanzas, personal, ventas, administración, servicios, manufactura, entre otras. Esta nueva estructura hacia que todos debían participar por conseguir a satisfacción la calidad de productos y servicios desde aquellos que participaban en el diseño y planificación como los que se encargaban de la ejecución. 5° Etapa. 1990 hasta la fecha. Aquí aparece el fenómeno de la globalización, cambiando el concepto de empresa. Ya en esta etapa la calidad tiene una connotación de mejoramiento continuo, el factor humano juega un papel muy importante en la reducción de costos, el trabajo en equipo se ha convertido en una habilidad importante. Al competir en un mercado globalizado la meta es producir con la más alta calidad y a un bajo costo.. Fuente:.

(16) 3.2 MARCO LEGAL. A continuación, se presentan el marco legal con el cual se fundamentó el trabajo realizado en la entidad. En las actividades realizadas sobre seguridad y salud en el trabajo se trabajó sobre el arco del Decreto Único Reglamentario 1072 del 2015 expedido por el ministerio del trabajo, el cual reunió todos aquellos decretos, normas, actos, que en el entorno jurídico regulaban a las empresas en cuanto a la salud ocupacional, hoy día denominada, seguridad y salud en el trabajo; que básicamente es una orientación para que las pequeñas, medianas y grandes empresas implementen un sistema de gestión que permita reducir los accidentes laborales y así evitarse multas y/o cierres de empresas, en donde la prevención y el auto-cuidado son las mayores herramientas para la mitigación de los peligros a los cuales los empleados están expuestos. Haciendo un paso por la historia de la seguridad laboral en Colombia, podemos entenderla como un sistema joven, estamos hablando de unos 25 años, aunque.

(17) esta se empezó a tratar en la constitución del 1.991 en la cual se hace reconocimiento de las consecuencias que trae consigo el incumplimiento de las leyes para el control de los riesgos en el lugar de trabajo. En esta se establecen dos tipos de responsabilidades; la responsabilidad Objetiva en donde el empleador tiene la culpa del accidente por no suministrar las herramientas de control y la responsabilidad Subjetiva, en donde existe una culpa patronal, pero se establecieron controles que no fueron los suficientes para evitar un accidente. Cabe resaltar que en los temas legislativos el no conocer la ley, no exime de la culpa. En el Art. 53 de la constitución se habla sobre el principio de la “primacía de la realidad sobre formalidades”, es decir, ante un accidente prevalece el hecho que sucede en terreno, siempre que sea en beneficio del trabajador, este principio se fundamenta en la inferioridad del trabajador, quien puede ser objeto de abusos. Luego de varios años la Ley 1562 del 2012 reforma la Ley 100 del 1.993 en donde los principales cambios radicaron en las definiciones de riesgos laborales, administración de las RL, definición de accidente de trabajo, el ejercicio de la función sindical, afiliaciones al fondo de RL, inspecciones y vigilancia (entes de control). Nuevas obligaciones para las administradoras de RL en cobro y cartera, obligatoriedad de promoción y prevención y la supervisión a empresas de alto riesgo. Con la revisión hecha por la OCDE (Organización para la cooperación y el desarrollo Económico) se evidenció demasiadas ambigüedades en las leyes colombianas referente al tema laborar, es por esto, que la esta organización recomienda simplificar las normas, y la manera de hacerlo es unificando criterios, por lo tanto, el estado tomó todos los decretos de uso reglamentarios y creó el Decreto Único Reglamentario 1072, que no es más que el compendio de la legislación en cuanto a temas laborales, sin incluir el código de trabajo que es una categoría diferente. Este decreto se dividió en libros: Libro 1 Estructura del Sector trabajo. Libro 2 Régimen Reglamentario del Sector Trabajo Libro 3 Disposiciones finales.

(18) Cada libro contienes sus respectivos capítulos y artículos y podemos decir que toda la esencia del sistema de gestión laboral se encuentra en el Capítulo 6 del libro 2do.. 4.. ALCANCE DEL TRABAJO REALIZADO. En desarrollo del mantenimiento del sistema de gestión de la calidad y la implementación de sistema de seguridad y salud en el trabajo, denominado desde este momento como SG-SST, la práctica empresarial se basa en todas aquellas actividades que giren en torno al propósito antes descrito. En el marco del sistema de gestión de calidad, se trazan objetivos como la actualización de los procesos de la Cámara de Comercio, teniendo en cuenta que en diciembre del año anterior la junta directiva realizó cambios significativos en los objetivos de la entidad, cambiando así la mega, buscando un direccionamiento que ubique a la Cámara de Comercio como alidada estratégica para el desarrollo comercial de Barrancabermeja y los municipios de su jurisdicción, por los tanto, se realizaron cambios en el mapa de procesos, las unidades comerciales y la visión, por lo tanto se debe realizar un ajuste en todos los procesos para amoldarlos al nuevo direccionamiento. En consecuencia, a lo anterior el manual de calidad requiere ajustes significativos y de ahí derivamos a los procesos, procedimientos, instructivos y formatos, toda vez que aprovechando la revisión del sistema se evalúa el cumplimiento de los formatos de servicios registrales en cuanto al cumplimiento de la normatividad establecida por la SIC (superintendencia de Industria y Comercio) y Confecámaras. De igual manera en el marco legal del Decreto 1072, 2015 (antes llamado decreto 1043) expedido por el ministerio de trabajo, se realizan ciertas acciones que permitan la implementación del SG-SST para la Cámara de Comercio, desde la elaboración del plan de acción hasta la implementación de la misma, siguiendo los pasos que la aseguradora de riesgos ARL SURA y la empresa de consultoría.

(19) Stratégica proponen, comprendiendo todos los procesos misionales de la entidad. 5.. DESCRIPCION DEL TRABAJO. Durante los seis meses de la práctica empresarial se fijaron actividades en pro del mejoramiento del sistema de gestión integral, promoviendo un trabajo en equipo bajo las directrices de la presidencia ejecutiva. Como primera medida por parte de la Cámara de Comercio de Barrancabermeja, se realiza una inducción, donde se tratan temas como las historia de la Cámara de Comercio, explicación de los servicios registrales que presta la entidad y la descripción de cada una de las unidades de negocio. Seguida dicha inducción se realiza una capacitación sobre temas a trabajar durante la práctica como lo son los sistemas de gestión de la calidad y SG-SST. Durante los primeros días de la práctica se realiza la lectura y la compresión del manejo del sistema de gestión, para encausar las actividades las cuales deben reflejar un mejoramiento continuo del sistema. Se hace la revisión a un primer borrador de una cartilla de inducción, la cual tiene como objetivo, aplicarse como herramienta fundamental para el conocimiento de los nuevos empleados acerca del manejo de los procesos en la Cámara de Comercio, se realizó la inclusión de: . Temas relacionados con Seguridad y Salud en el trabajo. . Comité de convivencia. . COPASST. . Brigadas de emergencias. . Temas relacionados con manejo de permisos, bienestar y capacitación.. Inicialmente se trabajó en el marco del decreto 1443 sobre la asignación de las tareas a ejecutar en cuanto a implementación del decreto; empezando con la evaluación inicial del SG- SST donde se realiza un repaso de todos los requisitos del SG-SST por capítulos para determinar aquellos puntos en los cuales se debe enfatizar el trabajo para el cumplimiento legal..

(20) AVANCE POR CAPITULOS. Item(s). Puntaje obtenido en evidencia. Puntaje obtenido en implementación. Total. Politica en Seguridad y Salud en el Trabajo. 2. 1. 0. 13%. 8. 1%. Organización del SG-SST. 30. 25. 23. 40%. 15. 6%. Elemento. Ponderación % del Item Implementación. Planificacion. 13. 1. 1. 4%. 15. 1%. Aplicación Auditoria y revision de la alta direccion. 22. 10. 10. 23%. 30. 7%. 8. 4. 4. 25%. 22. 6%. 25%. Mejoramiento. Total. 2. 1. 1. 77. 42. 39. 10. 3%. 100. 22,40%. Posteriormente se realiza un plan de trabajo en Seguridad y Salud en el trabajo donde se trabajan los objetivos del control de riesgo bajo el ciclo PHVA, las metas propuestas en este plan son:.

(21) CICLO PHVA. OBJETIVO DE CONTROL DEL RIESGO. METAS. ACTIVIDAD. P. Garantizar el compromiso para el mejoramiento continuo del desempeño en seguridad y salud en el trabajo.. Divulgación de la política al 100% de los empleados y contratistas. Elaborar la política de Seguridad y Salud en el Trabajo en compañía del COPASST. P. Identificar, evaluar y valorar los peligros y riesgos de la empresa. P. Identificar y evaluar los requisitos legales en SST y aplicables a la empresa. P. Realizar una evaluación inicial del Sistema de Gestión en SST. P. Documentar el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo. P. Establecer los objetivos y metas de los programas de prevención de riesgos y promoción de la salud.. H. Definir los roles y responsabilidades de todas las personas de la organización. H. Gestionar y controlar los peligros y riesgos. Identificar el 100% de los peligros presentes en la empresa. Elaborar la matriz de identificación de peligros y riesgos incluyendo contratistas y terceros Definir los controles necesarios para cada peligro identificado. Identificar el 100% de los requisitos legales aplicables Elaborar matriz de requisitos legales a la empresa Aplicación del 100% de los aspectos de la línea basal Aplicar la línea basal para realizar un diagnostico inicial del avance en seguridad y salud en el Cumplimiento por encima trabajo del 80% del criterio evaluado Documentar el Sistema de Gestión en Seguridad Sistema Documentado y Salud en el Trabajo Definir programas de intervención de la accidentalidad según la identificación de peligros 90% de cumplimiento de los y riesgos programas Definir programas de vigilancia epidemiológica para el control de la enfermedad laboral 100% de responsabilidades Investigar el 100% de los eventos que se presentes Caracterizar el 100% de las incapacidades por EL-ATEL Realizar al 100% de los empleados los exámenes médicos Inducción al 100% de los empleados nuevos Cumplir con el 100% de las inspecciones programadas en el año Caracterizar el 100% de las incapacidades por EL-ATEL. Asignar las responsabilidades a cada cargo en la empresa según la legislación. Registrar, caracterizar y analizar la accide ntalidad Registrar, caracterizar y analizar el ausentismo. Realizar las evaluaciones medicas ocupacionales Dar inducción en seguridad y salud en el trabajo al personal nuevo y al personal que lo requiera. Realizar inspección de seguridad Registrar, caracterizar y analizar el ausentismo. Realizar un análisis general de las condiciones de salud de los trabajadores. Disminuir y/o intervenir las enfermedades Laborales. Identificar el 100% de la población y mantener actualizada la base de datos Intervenir el 100% de los peligros que puedan generar EL. Establecer el perfil sociodemográfico de la población trabajadora Realizar mediciones ambientales según riesgo presente en empresa. Documentar los PVE según los peligros que Cumplir con el 100% de los generen las EL y según análisis de condiciones de PVE salud.. H. Cumplimiento del 100% de las restricciones o Establecer programa de reintegro laboral recomendaciones medicas laborales y generales Realizar Análisis de vulnerabilidad Conformar a los equipos de apoyo (comité de emergencias, brigada, Coordinadores Evacuación). Establecer el Plan de emergencias. V v. Verificar el cumplimiento de los planes de acción, programas y actividades Investigar los accidentes de trabajo e incidentes propuestas en el SGSST Verificar la pertinencia y eficacia del Realizar por lo menos 1 vez Realizar simulacros plan de emergencias. al año simulacro Revisión de la política anual. A. Revisión por la gerencia. Revisión anual de la alta dirección. Evidenciar que se cumpla con la normatividad nacional vigente aplicable en materia de riesgos laborales Revisión de la identificación de peligros e identificación de riesgo y planes de acción. Indicadores de estructura, impacto y resultados..

(22) En la elaboración de la política de seguridad y salud en el trabajo, la entidad manifiesta el compromiso con la protección y promoción de la salud de los trabajadores, asumiendo la responsabilidad de un ambiente sano y seguro cumpliendo con los requisitos legales. En ese orden de ideas tomando como referencia una evaluación inicial que permite identificar los puntos del decreto con los que se cumple y cuáles se deben reforzar o implementar, se realiza el documento de Roles y Responsabilidades, se aplican las inspecciones de seguridad y ajusta el MEDEVAC de la entidad (plan de emergencia médica), se procede con la elaboración de la ficha para los indicadores de Seguridad y Salud en el trabajo (Ver anexo 1), la elaboración de la descripción sociodemográfica, actualización de la matriz de riesgos. Los indicadores creados para la medición del SG-SST fueron: Indicadores de tipo Resultado . Índice de frecuencia de accidentes de trabajo.. . Índice de frecuencia de accidentes de trabajo con incapacidad.. . Índice de severidad de accidentes de trabajo.. . Índice de lesiones incapacitantes por A.T.. . Tasa de accidentalidad.. . Índice de frecuencia de ausentismo.. . Índice de severidad del ausentismo.. . Porcentaje de tiempo perdido.. . Cobertura de inducción.. . % de inspecciones realizadas.. . Eficiencia de condiciones mejoradas.. . % de condiciones mejoradas.. . Acciones correctivas.. Indicador de Estructura: . Capacitación en SST. Indicadores de proceso: . Autoevaluación.. . Ejecución del plan de trabajo..

(23) . Intervención de peligros y riesgos.. . Plan de accidentalidad.. . Investigación de accidentes e incidentes.. . Simulacros.. Cada uno de los indicadores fue avalado por el coordinador del Sistema de Gestión y a cada indicador se le realizó su hoja de vida para una mejor trazabilidad y cumplimiento de la ISO9001:2008. El formato de hoja de vida de los indicadores la cual aplica para cualquier tipo de indicador de las unidades se realizó en su primera versión, en el proceso de Gestión Directiva. Nombre del Formato F-GD-001 Versión 1. Se realizó la revisión y ajuste del panorama de factores de riesgo, la elaboración del perfil sociodemográfico de los empleados, matriz legal, plan de respuesta ante emergencias, procedimiento para inspecciones planeadas y capacitaciones en primeros auxilios. Se ejecutaron varias actividades en el marco del sistema de gestión integral como por ejemplo el simulacro de evacuación realizado el 13 de noviembre en las instalaciones de la Cámara de Comercio, contando con la participación de todo el personal de la oficina principal. Siendo esta actividad unos de los requisitos del Decreto 1072, se realiza con la cooperación con la Aseguradora de Riesgos Laborales de la entidad. ARL SURA quienes estuvieron durante todas las etapas del proceso dando soporte para la ejecución del simulacro, se realizó la elaboración del guion del simulacro y posteriormente la aseguradora realizó la evaluación de este con el fin de tener una mejor respuesta ante las emergencias que se puedan presentar en un futuro. A continuación se presentan algunas fotografías como soporte del mismo..

(24) Foto 1: Inicio del Simulacro. Evacuación del personal..

(25) Conteo del personal. En el marco de sistemas de gestión de calidad se comenzó con la revisión del manual de calidad y el ajuste del listado maestro de documentos, teniendo en cuenta que al inicio de año en la reunión de planeación estratégica se realizaron cambios significativos en los procesos que actualmente maneja la entidad con la intención del cumplimiento de la nueva Mega institucional. Por lo tanto, algunos procesos cambiaron de unidades y así, procedimientos, instructivos y formatos cambiaron de ubicación dentro del sistema de gestión. Adicionalmente se realizaron cambios en algunos formatos del proceso de Servicios Registrales en el marco del cumplimento legal y de algunas instrucciones dadas con CONFECÁMARAS. En este orden de ideas las caracterizaciones fueron las primeras en revisarse para ajustarlas a los nuevos lineamientos, estas se realizaron en conjunto con cada uno de los responsables de los procesos para garantizar que la información consignada en cada una era consecuente con la realidad y que cumplieran con los estándares de un PHVA. Los procesos a los cuales se les realizaron ajustes fueron:.

(26) . Gestión Directiva. . Servicios Registrales.. . Servicio al cliente.. . Conciliación y arbitraje.. . Gestión Administrativa. . Gestión Financiera.. . Gestión Integrada.. . Competitividad Regional.. . Comunicaciones.. . Gestión de Afiliados.. . Desarrollo Empresarial.. Los cambios más significativos presentados en cada uno de los procesos fueron: . Gestión directiva: en la cual se realiza la separación de funciones inherentes al proceso de comunicaciones, teniendo en cuenta que este es proceso transversal en la organización.. . Comunicaciones: Se determinó la necesidad de incluir en el mapa de procesos de la entidad las comunicaciones, las cuales estaban integradas al proceso de Gestión directiva y no se tenía claridad de las funciones de este. Como objetivo principal de esta caracterización se le otorga al proceso la definición y ejecución de estrategias organizacionales que garanticen la divulgación de la información de manera adecuada y oportuna al público objetivo, teniendo como alcance toda comunicación dirigida a publico interno y/o externo.. . Servicio al cliente: este proceso carecía de un responsable, siendo todos los funcionarios de la entidad parte fundamental de la satisfacción del cliente interno y/o externo, por lo tanto, se definieron lineamientos en cuanto a la atención y comunicación con los clientes, evaluación de la satisfacción del cliente, recepción, tratamiento y control de PQR’s.. . Gestión Integrada: este proceso fue el que tuvo mayores modificaciones por dos razones muy importantes, una es la inclusión del sistema de seguridad y salud en el trabajo en el marco legal del decreto 1072 del.

(27) 2015 y la transición de la norma ISO9001:2008 a ISO9001:2015, ya en esta caracterización la entidad empieza a tomar algunas directrices de la actualización de la norma para ajustar paulatinamente el sistema de gestión, se re-definieron las entradas, actividades y salidas con base en lo anteriormente descrito. . Servicios Registrales: Siendo este el proceso misional más importante con el que cuenta la entidad, se realizan ajustes como la inclusión de todas las actividades realizadas por Mercadeo de Servicios Registrales, los cuales son el pilar de la ejecución de renovaciones y matriculas.. . Gestión de Afiliados: este proceso se desprende de Servicios Registrales par tener autonomía en su funcionamiento y se elabora un plan de acción para fortalecerlo en el año 2016, el cual permita el crecimiento de los números de afiliados y la generación de mayores beneficios para los mismos.. Todos estos ajustes quedaron consignados en el formato de planificación del cambio del SGC. Y con base en estos se desarrollaron todas las sub-actividades pertinentes para el buen desarrollo de los procesos..

(28) ACTIVIDAD. RESPONSABLE. FECHA LIMITE. Revisión y ajuste de la Planificación Presidencia EjecutivaJefe Unidad del SGC. (Política de Calidad, Administrativa y Objetivos de la Calidad, Alcance Financiera y Coordinador del SGC) de la Calidad. Agosto de 2015.. Jefe Unidad Revisar y Actualizar la Administrativa y caracterización de cada uno de los Financiera y Coordinador procesos. de la Calidad. Septiembre de 2015.. Crear la proceso regional.. caracterización del Septiembre Jefe de Unidad y de competitividad Coordinador de la Calidad de 2015.. Revisión y mejora de indicadores estratégicos.. los. Jefes de Cada Unidad y Coordinador de la Calidad. Septiembre de 2015.. Determinar el modelo base de Presidencia EjecutivaJefe Unidad control interno para adaptarlo a las Administrativa y necesidades y características de la Financiera y Coordinador entidad. de la Calidad. Octubre de 2015.. Rediseño y Aprobación del nuevo mapa de procesos.. Presidencia EjecutivaJefe Unidad Administrativa y Financiera y Coordinador de la Calidad Presidencia Ejecutiva-. I Semestre del 2016. Presidencia EjecutivaJefe Unidad Administrativa y Financiera y Coordinador de la Calidad. Septiembre de 2015.. de la Calidad. Ajustar los documentos y formatos Noviembre Coordinador de la Calidad de cada uno de los procesos. 11 de 2015.. Ajustar el manual de funciones.. Socializar los documentos a los involucrados de los ajustes.. Presidencia Ejecutiva Jefe Unidad Administrativa y Financiera y Coordinador de la Calidad Jefe Unidad Administrativa y Financiera y Coordinador de la Calidad. Se tiene borrador de la Política de Calidad y Objetivos para aprobación de la Junta Directiva. Se elaboró propuesta de las caracterizaciones de los procesos que conforman el nuevo mapa de procesos. Se ha elaborado propuesta y se encuentra pendiente de aprobación de la JD. Se definieron los objetivos estratégicos y se está desarrollando la hoja de vida de cada uno. Se definió tomar como base el modelo MECI:2005. Se tiene propuesta del mapa Octubre de de procesos para su 2015. aprobación por Junta.. Implementación del Sistema de Jefe Unidad Administrativa y Gestión de Seguridad y Salud en el Financiera y Coordinador Trabajo. Implementación del Sistema de Gestión documental.. SEGUIMIENTO. Octubre 15 2015. Diciembre 14 de 2015.. Se define política, responsabilidades, plan de trabajo y algunas actividades relacionadas con el SG-SST. Se contrata los servicios de Stratégika para la revisión e implementación. Se realizó la elaboración de instrumentos de archivo (PDG, PINAR, Plan de Intervención de fondos, Tablas de retención documental, cuadro de clasificación) y se pretende implementar a partir del 2016. Se realiza las modificaciones pertinentes en el acta Aprobación de cambios, Listado Maestro de Documentos y se está actualizando el Listado maestro de Registros. Se contrató los servicios de consultoría de la firma Stratégika, para la actualización del Manual..

(29) Se informa a los líderes de los Noviembre procesos críticos de los 11 de 2015. cambios realizados en el SGI. I Efectuar seguimiento a cada uno Coordinador de la Calidad Semestre de los procesos. de 2016. Implementar los documentos con la nueva codificación.. Líderes de proceso. Tendiendo la base de todos los ajustes necesarios la junta realizó la aprobación del nuevo mapa de procesos de la organización, quedando así:. AUDITORIAS DE CALIDAD Como parte del proceso de apoyo al sistema se realizó el seguimiento de las acciones, correctivas, preventivas y no conformidades presentadas tanto en la auditora interna como en la externa. En el informe de auditoría interna realizada el 13 de Abril de 2015, se presentan los siguientes resultados:.

(30) PROCESO. TIPO. SEGUIMIENTO. Gestión directiva. 1 NC y 2 OBS. Cerrado. Desarrollo Regional. 1NC y 2 OBS. Cerrado. Registros Públicos. 1 OBS. Cerrado. Conciliación y Arbitraje. 1NC y 1OBS. Cerrado. Gestión de Recursos. 2 OBS. Cerrado. Gestión de Calidad. 1 NC. Cerrado. Y en el informe de auditoría externa, realizada los días 23 y 24 de Abril, se presentaron los siguientes resultados: No conformidades: 1 NC menor. Hallazgos: 15 Como parte fundamental de la práctica se realizó seguimiento de cada uno de los hallazgos, observaciones y NC hasta el desarrollo de las actividades que se requerían para el cierre de las mismas.. 6.. RESULTADOS OBTENIDOS EN LA PRÁCTICA LABORAL.. Como resultado de la práctica laboral en la Cámara de Comercio de Barrancabermeja se obtiene: . Aprendizaje en la implementación de un SG—SST, derivado del apoyo en la gestión documental y el proceso de investigación de cada de uno de los requisitos para el cumplimiento legal empresarial.. . Aplicación de conocimiento, investigación e implementación de todo el tema concerniente a los Sistemas de gestión de Calidad, desde la documentación hasta el seguimiento y cierre de observaciones, hallazgos y no conformidades..

(31) . Ejecución de acciones que permitan el mejoramiento continuo de un sistema de gestión implementado y maduro.. . Como valor agregado a la práctica profesional se deja elaborada la cartilla de inducción al personal, que sirve de soporte a la inducción del personal para mayor conocimiento de los procesos que se manejan..

(32) Bibliografía. Norma técnica Colombiana ISO: 9001:2008, ICONTEC, 2008-11-18. Decreto Único Reglamentario 10721, Ministerio de Trabajo, 2015-05-26. Cómo hacer indicadores de calidad y productividad en la empresa, Dr. Gustavo Eduardo D’ Elia. Indicadores de Gestión ICONTEC, Tercera Edición, 2012. ISO 900 y la planificación de la calidad, Francisco José López Carrizosa, Segunda Edición. 2010 Cámaras de Comercio, Superintendencia de Industria y Comercio.

(33)