108 MODELO GERENCIAL PARA LA FASE DE PROCURA EN LAS EMPRESAS DE SERVICIO MECANICO UBICADAS EN EL MUNICIPIO
SAN FRANCISCO DEL ESTADO ZULIA
1. Conceptualización
El modelo descrito a continuación es de tipo cualitativo – descriptivo por cuanto, consiste en una serie de procedimientos concatenados en orden lógico y secuencia con el fin de facilitar el proceso de planificación, organización, dirección y control de la fase de procura de las empresas de servicio mecánico.
Este modelo gerencial fue desarrollado sobre los requerimientos detectados a través de un cuestionario aplicado al total de la población involucrada en la fase de procura de las empresas Sistemas de Propulsión C.A, Rediseca C.A y Stewart&Stevenson de Venezuela C.A., del Municipio San Francisco del Estado Zulia.
Sobre estos puntos débiles y deficiencias halladas en el estudio y evaluación, así como tomando en consideración los recursos y características de las organizaciones objeto de estudio, se estructuro el
Modelo Gerencial aquí expuesto que se sustento en autores del área gerencia citados en el capitulo II de esta investigación.
2. Objetivos
El principal objetivo de esta propuesta es mejorar el proceso gerencial en su fase de procura en las empresas Sistemas de Propulsión C.A, Rediseca C.A y Stewart&Stevenson de Venezuela C.A.
Para llevar a cabo la mejora del proceso gerencial en su fase de procura se requiere de objetivos necesarios y complementarios, los cuales son:
1. Proporcionarle a las empresas de servicio mecánico un Modelo Gerencial basado en fortalecerlas en la generación de reacciones proactivas, de sus características organizacionales y en su capacidad para cumplir con los estándares mundiales establecidos.
2. Establecer los requerimientos necesarios en la fase de procura (especificaciones, proveedores, cotizaciones, ordenes de procura) que permitan el desarrollo de los proyectos de manera tal que se garantice la efectividad y el desempeño de las diferentes disciplinas.
3. Describir una serie de lineamientos a la luz de teorías modernas de gestión, adecuados a las necesidades de las funciones administrativas desarrolladas con referencia a la fase de procura de los proyectos en la empresas de servicio mecánico, como son: Planificación de la Procura,
Organización de la Procura, Dirección de la Procura y Control de la Procura, que les permita subsanar sus debilidades, permitiendo su desarrollo y crecimiento competitivamente.
3. Alcance de la Propuesta
El alcance de esta investigación se enmarca dentro del sector servicio mecánico específicamente en la fase de procura y aunque la base de datos se genera en las empresas pertenecientes a este sector en el Municipio San Francisco del Estado Zulia la aplicación de dicho modelo no esta supeditada solo a las empresas en estudio, ya que cualquier empresa que posea las características que estas tienen y deseen implementar herramientas gerenciales que les permitan incrementar su valor de producción pueden tener en esta investigación un punto de referencia para su mejor desempeño.
4. Descripción de la Propuesta
Una vez realizado en análisis de la situación actual mediante la información reunida, se logro obtener un diagnostico preciso de los factores externos e internos mas significativos que puedan impactar el futuro de las empresas de servicio mecánico, de una forma positiva o negativa, es decir, la fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas.
A partir de estos resultados se derivaron los objetivos estratégicos trazados para superar las debilidades y amenazas, así como también
para aprovechar las oportunidades y fortalezas, que contribuirán progresivamente a encausar a las empresas de servicio mecánico hacia el logro de las metas para el éxito a largo plazo.
Los objetivos estratégicos formulados son los siguientes:
a) Ofrecer apoyo a las compras internacionales.
b) Ofrecer y garantizar la información de manera oportuna.
c) Ofrecer una planificación estratégica.
d) Crear un portafolio de procura de materiales, acorde con los
materiales críticos de los proyectos.
e) Ofrecer un servicio al cliente que sea, oportuno, simple y confiable.
f) Ofrecer una infraestructura de tecnología de información actual acorde
con el proceso de procura.
g) Ofrecer consultaría oportuna a los clientes.
h) Ofrecer al cliente personal calificado.
Para el diseño del modelo gerencial se siguieron las consideraciones propuestas por Briceño (1996) y Lock (1994) en referencia al control de compras y materiales de proyectos. La propuesta se presenta en cuatro (4) etapas donde se explica el método a seguir, según patrones ya establecidos, para lograr una adecuada Planificación, Organización, Dirección y Control de la Procura.
El análisis de los resultados y su verificación con el marco teórico contribuyo al diseño representado en la figura 1.
Figura 1
Modelo Gerencial para la Fase de Procura
Diseño: Pino (2006)
La etapa I, corresponde a la planificación de la procura y esta orienta a que el personal comprenda la importancia de planear todas las actividades relacionadas con la procura.
La etapa II, corresponde a la Organización y es allí donde se establecen las responsabilidades y roles del equipo de trabajo.
La etapa III, corresponde a la dirección y se orienta a como se lleva a cabo la dirección de la fase de procura en las empresas de servicio mecánico.
La etapa IV, corresponde al control en donde se mide el desempeño y se compara con los objetivos y metas establecidos en la etapa 1.
Planificación de la Procura
Dirección de la Procura Organización
de la Procura
RETROALIMENTACION ACCIONES CORRECTIVAS
Control de la Procura
A lo largo del desarrollo de la fase de procura, se cuenta con la retroalimentación, de manera que se garantice el aprendizaje de la misma y se tomen las medidas necesarias (acciones correctivas) para el mejoramiento continuo.
ETAPA I. PLANIFICACION DE LA FASE DE PROCURA
En esta etapa se deben fijar los objetivos y estrategias de dirección con el propósito de establecer metas e instruir políticas de manera efectiva, las cuales deben inspirar la acción de todo el equipo de trabajo.
Es importante destacar que con esta planificación se reduce la incertidumbre y el riesgo que trae el futuro en las actividades de los proyectos, además ella constituye la base y la estructura de todo cuanto se ejecuta después de ella.
Para que el personal que labora en la fase de procura sepa señalar anticipadamente cada acción o actividad que va a realizar, debe saber
¿Qué hacer?, ¿Cómo hacerlo?, ¿Dónde hacerlo?, ¿Quién lo va hacer?,
¿Cuándo hacerlo?. Es importante tomar en cuenta durante la etapa de planificación, a las personas que laboran en la fase de procura, debido a que con frecuencia conocen mejor cuáles son las actividades que es necesario realizar y cuánto debe durar cada una. Al tomar parte en la planificación, las personas se comprometerán de acuerdo al plan y dentro del programa.
Para ello se debe establecer un plan estratégico para poder alcanzar las metas (Ver Figura 2). Este plan estará sustentado por cuatro pilares fundamentales los cuales se definen a continuación:
1. Definición de Políticas de Abastecimiento: Organización de la Procura, Compras Directas, Paquetes de Suministro, Mercados Preferenciales, Condiciones Comerciales y Elementos de Negociación.
2. Listados y especificaciones completas de los suministros necesarios:
Se refiere a la calidad de la información técnica con la que contemos para poder iniciar la gestión de requisición de materiales.
3. Sincronización con la programación oficial del proyecto: Las actividades de la fase de procura deben considerar y estar integradas con la programación cuantitativa del proyecto.
4. Operacionalizacion de sus metas parciales en hitos identificables y controlables: Se debe implementar un seguimiento estricto.
Figura 2
Plan Estratégico de Procura
Diseño: Pino (2006)
ETAPA II. ORGANIZACIÓN DE LA PROCURA
Organizar la fase de procura es coordinar todas las actividades o trabajos que se realizan en la misma para alcanzar los objetivos propuestos en la planeacion. En si, lo que se busca es que todas las
Plan Estratégico de Procura
Definición de Políticas de Abastecimiento
− Compras Directas
− Paquetes de Suministro
− Mercados Preferenciales
− Condiciones Comerciales
− Elementos de Negociación
Listado y Especificaciones
Completas de Suministro
− Calidad técnica de la información
Sincronización con la Programación del
Proyecto
− Integración con la programación del proyecto
Operacionalización de sus metas parciales en hitos
identificables y controlables
− Identificar hitos relevantes
− Implementar seguimiento
partes involucradas en esta fase, unan sus esfuerzos para alcanzar dichos objetivos.
Para llevar a cabo la organización es necesario tomar en cuenta los siguientes aspectos:
a) Establecer los roles y responsabilidades de cada uno de los participantes del proceso de procura, describiendo brevemente las funciones a desempeñar y los recursos necesarios para la ejecución de las actividades.
b) Realizar la asignación de las responsabilidades y constituir el equipo de trabajo de la fase de procura una vez elaborados los roles, de acuerdo al personal, experticia. En caso de existir necesidades en cuanto al personal, el departamento encargado de gestionar el personal debe prestar el apoyo correspondiente para el reclutamiento y selección de los candidatos, en base a los roles definidos.
El modelo propone realizar actividades de inspección técnica en los talleres de los proveedores, para garantizar el cumplimiento de los objetivos en cuanto a fabricación de equipos se refiere, contratar fletes y seguros que garanticen el despacho de la mercancía de una manera segura y oportuna.
De igual manera se debe realizar una clasificación de los materiales, para así poder evaluar el dimensionamiento del volumen, complejidad y diversidad del abastecimiento requerido por la organización.
Se debe evaluar la capacidad de los terceros para poder desarrollar una gestión eficiente hacia los clientes, tales como, servicios aduanales, compañías de seguro, instituciones financieras, compañías de transporte).
Es importante verificar que las distintas funciones (compras, control de inventarios, mantenimiento) estén sincronizadas con la finalidad de lograr las metas trazadas en la organización.
Tomar en consideración la capacitación del personal que laborara en la fase de procura, para así garantizar que adquieran la destreza necesaria y poder lograr un excelente desarrollo de la gestión.
Es necesario establecer políticas de adquisiciones para lograr un correcto funcionamiento de la procura de materiales dentro de la organización, con la finalidad de poder tomar decisiones claves en el momento mas oportuno que lo amerite el proceso.
Este es un proceso de integración de los objetivos y actividades de los diferentes departamentos en una estructura organizativa, el cual, consiste en dirigir las actividades de los empleados, mantener la comunicación hacia todos los niveles, confirmar la disponibilidad de los recursos, seguir de cerca dicho compromiso, controlar su llegada, y si fuera necesario, tomar medidas en caso de contratiempo a fin de alcanzar eficientemente las metas organizacionales.
ETAPA III. DIRECCION DE LA PROCURA
Esta actividad tiene que ver con los factores humanos de la organización y es primordial para alcanzar los objetivos establecidos de la forma mas optima posible. La dirección implica el logro de objetivos con y por medio de personas. Las acciones a seguir durante la dirección son:
a) Realizar el proceso de selección de proveedores con base a criterios de calidad, entregas a tiempo, capacidad de respuesta y precio a fin de que el proceso de compra se realice oportunamente y de manera eficiente. Asimismo es necesario establecer una red de proveedores, que garanticen suministros oportunos de materiales
b) Desarrollar un programa de comunicación que se encamine a trabajar de cerca con los proveedores, para mejorar los problemas relacionados con los precios, la cancelación en las órdenes de compra, la entrega de materiales a destiempo, la baja calidad de los materiales y la falta de respuesta oportuna. Realizar reportes de progreso, reuniones de carácter informativo, elaborar graficas de control, establecer la vía más efectiva para el suministro de la información y emplear el sistema de información como apoyo en el proceso de la toma de decisiones.
c) Mantener la integración en el equipo multidisciplinario encargado de la fase de procura, promoviendo la participación de cada uno de los integrantes en el aporte de ideas para la toma de decisiones y creando el
compromiso del equipo con el fin de alinear los objetivos organizacionales, con los de los proyectos y lo del equipo de trabajo d) Por ultimo se deberá incentivar al personal involucrado en la procura de materiales para que mejoren constantemente su productividad y calidad en su gestión. Para ello se deberá establecer un sistema de recompensas basado en competencias, estimulando la proactividad de cada uno de los participantes.
ETAPA IV. CONTROL DE LA PROCURA
La función control incorpora todas aquellas actividades que aseguran que lo que se esta logrando efectivamente esta de acuerdo con lo planeado. Hay que especificar que la función de control va muy aparejada a la función de planeacion, ya que el control implica la existencia de metas y planes. Por lo tanto no es posible saber lo que se va a controlar si no se ha determinado con anterioridad. Cuando los planes son más claros, completos y coordinados, el control es mucho más eficiente.
El control es un proceso que se debe llevar a cabo de manera precisa y adecuada. Los pasos del mismo dan forma a un proceso lógico y fácil de comprender. Durante esta etapa del modelo gerencia se deben ejecutar las siguientes tareas:
a) Especificar cuales son los materiales críticos utilizados por la organización para la ejecución de los servicios.
b) Realizar una clasificación de los materiales adquiridos de acuerdo al tipo y modelo de equipo en donde se vayan a utilizar.
c) Realizar un monitoreo de la calidad y cantidad de los productos adquiridos.
d) Llevar un registro de los materiales utilizados en proyectos anteriores.
e) Mantener una biblioteca de catálogos y documentación técnica correspondiente a los equipos a los cuales se les presta el servicio.
f) Mantener registro de los proveedores. De igual manera es necesario monitorear y evaluar el desempeño de los proveedores.
g) Definir la necesidad de materiales de acuerdo con los requerimientos del cliente, con la finalidad de llevar un control del inventario referente al sobre y subabastecimiento.
h) Mantener un registro de órdenes de compra de proyectos ejecutados anteriormente.
i) Preparar datos estadísticos relevantes relativos a las compras realizadas.
j) Recibir y verificar oportunamente el material entrante, recurriendo a procedimientos establecidos previamente.
k) Verificar los documentos de recepción de materiales, certificación de los materiales y emitir notas de entrega correspondientes.
l) Proceder a la revisión final y finiquito de los procesos de compra.
m) Por ultimo se debe asegurar la participación del equipo de procura en todas las etapas del proyecto, con la finalidad de que estén informados del avance de las actividades y de los posibles cambios que se hayan generado y de esta manera establecer una estrategia de procura acorde a la planificación.
5. Factibilidad de la Propuesta
El Modelo Gerencial para la Fase de Procura fue diseñado en función de las necesidades de cada una de las empresas en estudio y tomando como base la teoría relacionada a la gerencia de proyectos y la procura de materiales.
La decisión de implantar o no el modelo propuesto requieren de un análisis dentro de las empresas, teniendo en consideración los costos y el tiempo requerido.
Sin embargo, si las empresas deciden asumir el modelo gerencial deben asegurarse de que los programas estén vinculados a los objetivos estratégicos generarles, de esta manera, se aplicara la herramienta eficazmente dentro de la organización.