GESTIÓN DE INFORMACIÓN PARA PROYECTOS Unidad 3: Configuración de Recursos
Freddy Tejada-Escobar, MSc.
Contenido
Unidad 3: Configuración de Recursos
Conocer los tipos de recursos en Project
Crear listas de recursos
Vistas de recursos
Asignación de recursos manualmente
Información adicional de los recursos
Disponibilidad de Recursos
Compartir recursos de otros proyecto
Verificación de los recursos
Redistribución de los recursos
Contenido
Unidad 3: Configuración de Recursos
Conocer los tipos de recursos en Project
Comprender los recursos
Crear listas de recursos
Modificar la información del recurso
Calendarios y recursos
Vistas de recursos
Comprender los recursos
Microsoft Project suporta 3 tipos de recursos
Recursos de trabajo
Incluyen a las personas y equipos necesarios para completar las tareas en un Plan
Recursos de costo
Representan un costo financiero asociado a una tarea que debe tener en cuenta para en el plan. Recursos de Materiales
Recursos materiales
Son consumibles que se utilizan a medida que avanza el proyecto.
Crear una lista de recursos de Trabajo
Los recursos de trabajo son las personas y el equipo que realizan el trabajo del proyecto.
Microsoft Project se centra en dos aspectos de los recursos de trabajo:
Disponibilidad
Determina cuándo pueden funcionar recursos específicos en tareas y cuánto trabajo pueden realizar esos recursos
Costos
Se refieren al costo financiero incurrido por los recursos que realizan el trabajo en el proyecto.
Crear una lista de recursos de Trabajo
Recurso de trabajo Ejemplo
Personas individuales, identificadas por su nombre Juan Pérez
Personas individuales, identificadas por su Rol o funcion Desarrollador de Software, Publicista, Editor
Grupos de personas que tienen habilidades comunes.
(Al asignar tales recursos intercambiables a una tarea, es posible que no se preocupe por quién es el recurso
individual siempre y cuando tengan las habilidades adecuadas).
Publicista, Especialista en Seguridad Informática, Desarrollador de Software
Equipo Impresora, Sala de Reuniones
Consideraciones
Múltiples equipos o personas pueden necesitar una pieza de equipo para llevar a cabo diferentes tareas simultáneamente, y el equipo podría estar sobre-asignado.
Desea planificar y realizar el seguimiento de los costos asociados con el equipo.
Crear una lista de recursos
• Menu Vista Tab Vista de Recursos Hoja de Recursos
Crear una lista de recursos
Aparecerá una pantalla como la que se muestra a continuación
Podrá editar y escribir los recursos en ella
Crear una lista de recursos
Aparecerá una pantalla como la que se muestra a continuación
Podrá editar y escribir los recursos en ella
Project asigna la capacidad del recurso al 100%
Crear una lista de recursos
¿Existe alguna convención para escribir los nombres de los recursos?
NO. El nombre del recurso puede referirse a una persona en particular o a un cargo/rol
Es importante que quienes vean el plan, puedan identificar a dicho recurso
¿Qué sucede cuando no conozco quien será el recurso para una tarea?
En este caso, utilice su Rol (cargo) o algún nombre descriptivo.
Capacidad máxima del recurso
La columna Capacidad, representa la capacidad máxima de un recurso para trabajar en una tarea asignada a ese recurso
Decir que un recurso tiene 100% de unidades, significa que el 100% del tiempo de trabajo del recurso esta disponible para trabajar sobre la tarea asignada
Project alertará (con un indicador en rojo) si ha asignado un recurso mas tareas sobrepasando su capacidad máxima. (sobre-asignado)
Capacidad máxima del recurso
Para un recurso que no trabaja a tiempo completo, puede introducir valores de capacidad máxima mas pequeños, como 75%.
Note que tal capacidad de trabajo a tiempo parcial podría aplicarse a un trabajador a tiempo parcial o a un trabajador a tiempo completo que se asigna a un proyecto específico sólo a tiempo parcial.
Tarifas de pago de recursos
Casi todos los proyectos tienen algún aspecto financiero y costos que limitan el alcance del proyecto
Dar seguimiento y administrar la información de costos en un proyecto, permite al administrador de proyectos responder preguntas como:
¿Cuál es el costo total esperado del proyecto basado en la duración de las tareas y las asignaciones de recursos?
¿Está la organización usando recursos costosos para hacer el trabajo que podrían hacer recursos menos costosos?
¿Cuánto dinero costará un tipo específico de recurso o tarea a lo largo de la vida del proyecto?
¿Está la organización gastando dinero a un ritmo que puede mantener durante la duración prevista del proyecto?
Tarifas de pago de recursos
En Project se pueden ingresar tasas de costos por uso de recursos de trabajo y de materiales, así como también tasas de sobretiempo.
Project maneja 3 tipos de recursos: Trabajo, Materiales y Costos. Los recursos de Costos los veremos después.
Tarifas de pago de recursos
En el campo tasa, escriba el valor del costo de trabajo por unidad de tiempo
Note que por defecto, la unidad de tiempo es Hora
Para ingresar una unidad de tiempo diferente debe escribir el valor seguido del carácter / y la escala de tiempo
Ej: 120/sem
Tarifas de pago de recursos
En el campo tasa horas extra, escriba el valor del costo de trabajo de hora extra por unidad de tiempo.
Aquí también por defecto, la unidad de tiempo es Hora.
Tarifas de pago de recursos
Si en un Proyecto posee una gran cantidad de recursos y las tasa de horas de trabajo y horas extras de trabajo, son las mismas para todos los recursos, puede configurar Project para aplicar estas tasas de pago automáticamente cuando agregue un nuevo recurso
Archivo Opciones en el cuadro de dialogo, presionar Avanzados buscar el grupo Opciones generales para este proyecto seleccionar Agregar automáticamente nuevos recursos y tareas e ingrese los valores de las tasas de horas de trabajo y de horas extras
Tarifas de pago de recursos
Tiempo de trabajo de un recurso en un calendario
Cuando se crea un recurso en un plan, Project crea un calendario de recurso para cada recurso de trabajo.
Las configuraciones de tiempo de trabajo para cada calendario de recurso, coinciden con el calendario del proyecto.
Cada calendario de recurso permite manejar el tiempo de trabajo de cada recurso, siendo útil en los siguientes casos:
Un horario de trabajo flexible
Vacaciones
Otras veces cuando un recurso no está disponible para trabajar en el proyecto, como el tiempo dedicado a la capacitación o la asistencia a una conferencia
Tiempo de trabajo de un recurso en un calendario
Los cambios que realice al calendario de proyecto, serán reflejados en los calendarios de recursos, sin embargo, los cambios realizados en los calendarios de recursos, solo afectan a este en particular
Tiempo de trabajo de un recurso en un calendario
Proyecto
Propiedades Cambiar Tiempo de Trabajo
En el combo Para
Calendario, aparecen los nombres de los recursos creados
De esta forma puedo crear calendarios
personalizados para cada recurso
Agregar Notas a las Tareas y Recursos
Se puede agregar información adicional sobre la tarea o Recursos, como notas en el Plan
Agregar Notas a las Tareas
Para agregar una nota a una Tarea
Coloco el cursor sobre la tarea a la que quiero agregar la nota
Tab Tarea grupo Propiedades Notas
Agregar Notas a los Recursos
Para agregar una nota a un Recurso
Vista Hoja de recurso
Coloco el cursor sobre el recurso sobre al que
quiero agregar la nota
Tab Recurso grupo Propiedades Notas
Agregar Notas a los Recursos
Otra forma es con la hoja de recursos activa, seleccionar un recurso y presionar el botón Detalles dentro del tab Propiedades
La pantalla se dividirá en 2.
Damos click derecho en el panel inferior y aparecerá el menú contextual que me mostrará la opción Notas
Agregar Notas a los Recursos
• Al pasar el cursor sobre el icono de notas en el
recurso o tarea, se
mostrará el contenido de la nota
