FICHA TECNICA DE NEGOCIACION COMPRA DE BIENES, PRODUCTOS Y/O SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMÚN UTILIZACIÓN ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA
SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL DIRECCION POBLACIONAL
FICHA TECNICA DE NEGOCIACION DE SUMINISTRO DE PAÑALES DESECHABLES
1.
OBJETOObjeto de la Negociación: La presente negociación tiene como objeto la ADQUISICIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE PAÑALES DESECHABLES CON
DESTINO A LOS Y LAS PARTICIPANTES DE LOS SERVICIOS SOCIALES DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL – SDIS, cuyas características técnicas se encuentran detalladas en las fichas técnicas de producto anexas al presente documento y de conformidad con el procedimiento establecido en el Reglamento de Funcionamiento y operación de la Bolsa para el Mercado de Compras Públicas.
Modalidad de Adquisición: La negociación se realizará bajo la modalidad de puja por precio en UNA (1) operación. Las cantidades totales
estimadas por pañales desechables utilizados como referencia para establecer el valor máximo de la negociación, se relacionan a continuación:
ITEMS ELEMENTO DESCRIPCION
TOTAL CANTIDADES POR UNIDAD VALORSIN IVAPROCESO CONTRACTUAL VIGENCIA 2016 1
PAÑAL ABSORBENTE PARA INCONTINENCIA FUERTE,
DISEÑO ANATÓMICO. TALLA L
Pañal absorbente para incontinencia fuerte, diseño anatómico talla L, con gel absorbente y sustancia control de olor, cubierta exterior suave tipo tela (excepto donde se adhiere las cintas de fijación del pañal, esta zona puede ser en plásticos), barreras laterales antifuga, elástico en cintura y pierna con zona de absorción, con indicador de humedad, que incluya en el empaque el nombre del producto, nombre del fabricante, cantidad, composición del producto, indicaciones de uso y número de registro sanitario, con cinta adhesiva reutilizable.
53.900 $ 105.616.121
2
PAÑAL ABSORBENTE PARA INCONTINENCIA FUERTE,
DISEÑO ANATÓMICO. TALLA M
Pañal absorbente para incontinencia fuerte, diseño anatómico talla M, con gel absorbente y sustancia control de olor, cubierta exterior suave tipo tela (excepto donde se adhiere las cintas de fijación del pañal, esta zona puede ser en plásticos), barreras laterales antifuga, elástico en cintura y pierna con zona de absorción, con indicador de humedad, que incluya en el empaque el nombre del producto, nombre del fabricante, cantidad, composición del producto, indicaciones de uso y número de registro sanitario, con cinta adhesiva reutilizable. 21.930 $ 40.003.345 3 PAÑAL DE APRENDIZAJE TALLA G (Etapa 3) ULTRABSORBENTES
Pañal de aprendizaje talla G (etapa 3) Ultraabsorbentes. Parecen ropa interior, pero protegen como un pañal. Laterales elásticos rasgables. Cubierta exterior tipo tela. Con motivos infantiles, el empaque del producto debe tener marca del producto impreso, etapa impresa, con nombre del producto, nombre del fabricante, contenido, composición del producto, indicación de uso, talla, número de registro sanitario
272.070 $ 190.683.543
4
PAÑAL DE APRENDIZAJE TALLA XG - XXL ULTRABSORBENTES
Pañal de aprendizaje talla XG - XXL Ultraabsorbentes. Parecen ropa interior, pero protegen como un pañal. Laterales elásticos rasgables. Cubierta exterior tipo tela. Con motivos infantiles, el empaque del producto debe tener marca del producto impreso, etapa impresa, con nombre del producto, nombre del fabricante, contenido, composición del producto, indicación de uso, talla, número de registro sanitario
14.790 $ 15.210.750
5 PAÑAL ETAPA 1
Pañal etapa 1 barreras laterales antiescurrimiento, anatómico con curvas ergonómicas, elástico en cintura y en pierna, con gel absorbente en todo el pañal, cubierta exterior en tela suave con motivos infantiles, sistema de cierre tipo pega-despega, (el producto debe tener y decir en el empaque lo siguiente:marca del producto impreso, etapa 1 impresa, con nombre del
producto, nombre del fabricante, contenido, composición del producto, número de registro sanitario).
6 PAÑAL ETAPA 2
Pañal etapa 2 barreras laterales antiescurrimiento, anatómico con curvas ergonómicas, elástico en cintura y en pierna, con gel absorbente en todo el pañal, cubierta exterior en tela suave con motivos infantiles, sistema de cierre tipo pega-despega, (el producto debe tener y decir en el empaque lo siguiente: marca del producto impreso, etapa 2 impresa, con nombre del producto, nombre del fabricante, contenido, composición del producto, número de registro sanitario).
323.600 $ 141.993.448
7 PAÑAL ETAPA 3
Pañal etapa 3 barreras laterales antiescurrimiento, anatómico con curvas ergonómicas, elástico en cintura y en pierna, con gel absorbente en todo el pañal, cubierta exterior en tela suave con motivos infantiles, sistema de cierre tipo pega-despega, (el producto debe tener y decir en el empaque lo siguiente: marca del producto impreso, etapa 3 impresa, con orejas elastizadas o alitas protectoras, con nombre del producto, nombre del fabricante, contenido, composición del producto, número de registro sanitario).
482.800 $ 248.475.517
8 PAÑAL ETAPA 4
Pañal etapa 4 barreras laterales antiescurrimiento, anatómico con curvas ergonómicas, elástico en cintura y en pierna, con gel absorbente en todo el pañal, cubierta exterior en tela suave con motivos infantiles, sistema de cierre tipo pega-despega, (el producto debe tener y decir en el empaque lo siguiente: marca del producto impreso, etapa 4 impresa, con orejas elastizadas o alitas protectoras, con nombre del producto, nombre del fabricante, contenido, composición del producto, número de registro sanitario).
209.820 $ 131.499.259
9 PAÑAL ETAPA 5
Pañal etapa 5 barreras laterales antiescurrimiento, anatómico con curvas ergonómicas, elástico en cintura y en pierna, con gel absorbente en todo el pañal, cubierta exterior en tela suave con motivos infantiles, sistema de cierre tipo pega-despega, (el producto debe tener y decir en el empaque lo siguiente: marca del producto impreso, etapa 5 impresa, con orejas elastizadas o alitas protectoras, con nombre del producto, nombre del fabricante, contenido, composición del producto, número de registro sanitario).
11.300 $ 7.919.741
10 PAÑAL PARA PISCINA Pañal para piscina con costuras laterales rasgables, elastizadas y con barreras protectoras que evitan desbordes. Con diseños infantiles. Talla M 909 $ 1.401.897
TOTAL 1.414.999 $ 891.511.587
Las características técnicas de los bienes, se encuentran detalladas en las fichas técnicas del PRODUCTO anexas y que hacen parte integral a este documento y las obligaciones descritas en este documento.
Una vez cerrada la negociación, el comitente vendedor informarán a la firma comisionista compradora y a la Dirección de Información de la BOLSA el valor del iva de los productos a suministrar. Así mismo, deberá a través del comisionista vendedor, dentro de las 24 HORAS SIGUIENTES, informar los valores unitarios por paquete, con su respectivo IVA, sin decimales, de cada uno de los ítems por especificación y por el valor exacto de la negociación. Este será el costo unitario por ítem que regirá durante el plazo de la negociación.
Los valores unitarios serán entregados en medio magnético y medio físico debidamente firmado por el COMITENTE VENDEDOR y la firma comisionista vendedora, bajo la siguiente estructura.
ITEMS ELEMENTO DESCRIPCION TOTAL CANTIDADES ESTIMADAS POR UNIDAD TOTAL CANTIDADES ESTIMADAS POR PAQUETE VALOR UNITARIO SIN IVA POR PAQUETE VALOR TOTAL SIN IVA (PAQUETES) VALOR UNITARIO CON IVA POR
PAQUETE VALOR TOTAL CON IVA (PAQUETES) 1 PAÑAL ABSORBENTE PARA INCONTINENCIA FUERTE, DISEÑO ANATÓMICO. TALLA L
Pañal absorbente para incontinencia fuerte, diseño anatómico talla L, con gel absorbente y sustancia control de olor, cubierta exterior suave tipo tela (excepto donde se adhiere las cintas de fijación del pañal, esta zona puede ser en plásticos), barreras laterales antifuga, elástico en cintura y pierna con zona de absorción, con indicador de humedad, que incluya en el empaque el nombre del producto, nombre del fabricante, cantidad, composición del producto, indicaciones de uso y número de registro sanitario, con cinta adhesiva reutilizable. 2 PAÑAL ABSORBENTE PARA INCONTINENCIA FUERTE, DISEÑO ANATÓMICO. TALLA M
Pañal absorbente para incontinencia fuerte, diseño anatómico talla M, con gel absorbente y sustancia control de olor, cubierta exterior suave tipo tela (excepto donde se adhiere las cintas de fijación del pañal, esta zona puede ser en plásticos), barreras laterales antifuga, elástico en cintura y pierna con zona de absorción, con indicador de humedad, que incluya en el empaque el nombre del producto, nombre del fabricante, cantidad, composición del producto, indicaciones de uso y número de registro sanitario, con cinta adhesiva reutilizable. 3 PAÑAL DE APRENDIZAJE TALLA G (Etapa 3) ULTRABSORBENTES
Pañal de aprendizaje talla G (etapa 3) Ultraabsorbentes. Parecen ropa interior, pero protegen como un pañal. Laterales elásticos rasgables. Cubierta exterior tipo tela. Con motivos infantiles, el empaque del producto debe tener marca del producto impreso, etapa impresa, con nombre del producto, nombre del fabricante, contenido, composición del producto, indicación de uso, talla, número de registro sanitario 4 PAÑAL DE APRENDIZAJE TALLA XG - XXL ULTRABSORBENTES
Pañal de aprendizaje talla XG - XXL Ultraabsorbentes. Parecen ropa interior, pero protegen como un pañal. Laterales elásticos rasgables. Cubierta exterior tipo tela. Con motivos infantiles, el empaque del producto debe tener marca del producto impreso, etapa impresa, con nombre del producto, nombre del fabricante, contenido,
composición del producto, indicación de uso, talla, número de registro sanitario
5 PAÑAL ETAPA 1
Pañal etapa 1 barreras laterales antiescurrimiento, anatómico con curvas ergonómicas, elástico en cintura y en pierna, con gel absorbente en todo el pañal, cubierta exterior en tela suave con motivos infantiles, sistema de cierre tipo pega-despega, (el producto debe tener y decir en el empaque lo siguiente: marca del producto impreso, etapa 1 impresa, con nombre del producto, nombre del fabricante, contenido, composición del producto, número de registro sanitario).
6 PAÑAL ETAPA 2
Pañal etapa 2 barreras laterales antiescurrimiento, anatómico con curvas ergonómicas, elástico en cintura y en pierna, con gel absorbente en todo el pañal, cubierta exterior en tela suave con motivos infantiles, sistema de cierre tipo pega-despega, (el producto debe tener y decir en el empaque lo siguiente: marca del producto impreso, etapa 2 impresa, con nombre del producto, nombre del fabricante, contenido, composición del producto, número de registro sanitario).
7 PAÑAL ETAPA 3
Pañal etapa 3 barreras laterales antiescurrimiento, anatómico con curvas ergonómicas, elástico en cintura y en pierna, con gel absorbente en todo el pañal, cubierta exterior en tela suave con motivos infantiles, sistema de cierre tipo pega-despega, (el producto debe tener y decir en el empaque lo siguiente: marca del producto impreso, etapa 3 impresa, con nombre del producto, nombre del fabricante, contenido, composición del producto, número de registro sanitario).
8 PAÑAL ETAPA 4
Pañal etapa 4 barreras laterales antiescurrimiento, anatómico con curvas ergonómicas, elástico en cintura y en pierna, con gel absorbente en todo el pañal, cubierta exterior en tela suave con motivos infantiles, sistema de cierre tipo pega-despega, (el producto debe tener y decir en el empaque lo siguiente: marca del producto impreso, etapa 4 impresa, con nombre del producto, nombre del fabricante, contenido, composición
del producto, número de registro sanitario).
9 PAÑAL ETAPA 5
Pañal etapa 5 barreras laterales antiescurrimiento, anatómico con curvas ergonómicas, elástico en cintura y en pierna, con gel absorbente en todo el pañal, cubierta exterior en tela suave con motivos infantiles, sistema de cierre tipo pega-despega, (el producto debe tener y decir en el empaque lo siguiente: marca del producto impreso, etapa 5 impresa, con nombre del producto, nombre del fabricante, contenido, composición del producto, número de registro sanitario).
10 PAÑAL PARA PISCINA
Pañal para piscina con costuras laterales rasgables, elastizadas y con barreras protectoras que evitan desbordes. Con diseños infantiles. Talla M
TOTAL
Nota: El Comitente Vendedor deberá presentar el listado de precios unitarios por paquetes de acuerdo a las cantidades unitarias solicitadas en cada referencia
En caso de presentarse diferencias o contradicción respecto al contenido del presente documento o las Fichas Técnicas de producto que forman parte integral y el Reglamento de Funcionamiento y Operación de la Bolsa, primara en su contenido y deberá darse aplicación este último.
Margen de variación:
El Comitente Comprador podrá solicitar en la ejecución de la operación la entrega de hasta 10% por encima o por debajo del valor del cierre de la negociación, de común acuerdo con el Comitente Vendedor entre las partes, momento en el cual, se fijará la nueva fecha de entrega de los bienes que deberá ser acatada por el comitente vendedor.
El COMITENTE COMPRADOR informará al Comisionista Comprador, las cantidades de pañales desechables, tomando como referencia el precio unitario por paquete de acuerdo al tipo de pañal, informado una vez cerrada la negociación. Para el efecto, y en caso que el comprador decida hacer uso de la opción, el Comisionista Comprador dará aviso al Comisionista Vendedor dentro de los
cinco
(5) días hábiles de anticipación a la fecha de entrega.El Comitente Vendedor y su comisionista, el Comitente Comprador y su Comisionista y la Supervisión y/o Interventoría, serán responsables de llevar un control sobre las cantidades de pañales desechables por item de y su valor por proyecto de inversión con el fin de no sobrepasar el valor por proyecto y el valor total de la negociación, esto sin perjuicio del control y Supervisión efectuado por el Comitente Comprador.
Cantidades estimadas totales y por proyecto a negociar:
ITEMS ELEMENTO DESCRIPCION PROYECTO DISCAPACIDAD SUBDIRECCION PARA LA INFANCIA DIRECCION TERRITORIAL SUBDIRECCION PARA LA FAMILIA SUBDIRECCION PARA LA VEJEZ CANTIDADES ESTIMADAS CANTIDADES ESTIMADAS CANTIDADES ESTIMADAS CANTIDADES ESTIMADAS CANTIDADES ESTIMADAS 1 PAÑAL ABSORBENTE PARA INCONTINENCIA FUERTE, DISEÑO ANATÓMICO. TALLA L
Pañal absorbente para incontinencia fuerte, diseño anatómico talla L, con gel absorbente y sustancia control de olor, cubierta exterior suave tipo tela (excepto donde se adhiere las cintas de fijación del pañal, esta zona puede ser en plásticos), barreras laterales antifuga, elástico en cintura y pierna con zona de absorción, con indicador de humedad, que incluya en el empaque el nombre del producto, nombre del fabricante, cantidad, composición del producto, indicaciones de uso y número de registro sanitario, con cinta adhesiva reutilizable. 11.200 2.600 40.100 2 PAÑAL ABSORBENTE PARA INCONTINENCIA FUERTE, DISEÑO ANATÓMICO. TALLA M
Pañal absorbente para incontinencia fuerte, diseño anatómico talla M, con gel absorbente y sustancia control de olor, cubierta exterior suave tipo tela (excepto donde se adhiere las cintas de fijación del pañal, esta zona puede ser en plásticos), barreras laterales antifuga, elástico en cintura y pierna con zona de absorción, con indicador de humedad, que incluya en el empaque el nombre del producto, nombre del fabricante, cantidad, composición del producto, indicaciones de uso y número de registro sanitario, con cinta adhesiva reutilizable. 7.400 2.600 11.930 3 PAÑAL DE APRENDIZAJE TALLA G (Etapa 3) ULTRABSORBENTES
Pañal de aprendizaje talla G (etapa 3) Ultraabsorbentes. Parecen ropa interior, pero protegen como un pañal. Laterales elásticos rasgables. Cubierta exterior tipo tela. Con motivos infantiles, el empaque del producto debe tener marca del producto impreso, etapa impresa, con nombre del producto, nombre del fabricante, contenido, composición del producto, indicación de uso, talla, número de registro sanitario
262.520 9.550 4 PAÑAL DE APRENDIZAJE TALLA XG - XXL ULTRABSORBENTES
Pañal de aprendizaje talla XG - XXL Ultraabsorbentes. Parecen ropa interior, pero protegen como un pañal. Laterales elásticos rasgables. Cubierta exterior tipo tela. Con motivos infantiles, el empaque del producto debe tener marca del producto impreso, etapa impresa, con nombre del producto, nombre del fabricante, contenido, composición del producto, indicación de uso, talla, número de registro sanitario
5 PAÑAL ETAPA 1
Pañal etapa 1 barreras laterales antiescurrimiento, anatómico con curvas ergonómicas, elástico en cintura y en pierna, con gel absorbente en todo el pañal, cubierta exterior en tela suave con motivos infantiles, sistema de cierre tipo pega-despega, (el producto debe tener y decir en el empaque lo siguiente: marca del producto impreso, etapa 1 impresa, con nombre del producto, nombre del fabricante, contenido, composición del producto, número de registro sanitario).
200 5.600 18.080
6 PAÑAL ETAPA 2
Pañal etapa 2 barreras laterales antiescurrimiento, anatómico con curvas ergonómicas, elástico en cintura y en pierna, con gel absorbente en todo el pañal, cubierta exterior en tela suave con motivos infantiles, sistema de cierre tipo pega-despega, (el producto debe tener y decir en el empaque lo siguiente: marca del producto impreso, etapa 2 impresa, con nombre del producto, nombre del fabricante, contenido, composición del producto, número de registro sanitario).
300.000 5.600 18.000
7 PAÑAL ETAPA 3
Pañal etapa 3 barreras laterales antiescurrimiento, anatómico con curvas ergonómicas, elástico en cintura y en pierna, con gel absorbente en todo el pañal, cubierta exterior en tela suave con motivos infantiles, sistema de cierre tipo pega-despega, (el producto debe tener y decir en el empaque lo siguiente: marca del producto impreso, etapa 3 impresa, con orejas elastizadas o alitas protectoras, con nombre del producto, nombre del fabricante, contenido, composición del producto, número de registro sanitario).
466.160 5.640 11.000
8 PAÑAL ETAPA 4
Pañal etapa 4 barreras laterales antiescurrimiento, anatómico con curvas ergonómicas, elástico en cintura y en pierna, con gel absorbente en todo el pañal, cubierta exterior en tela suave con motivos infantiles, sistema de cierre tipo pega-despega, (el producto debe tener y decir en el empaque lo siguiente: marca del producto impreso, etapa 4 impresa, con orejas elastizadas o alitas protectoras, con nombre del producto, nombre del fabricante, contenido, composición del producto, número de registro sanitario).
199.820 10.000
9 PAÑAL ETAPA 5
Pañal etapa 5 barreras laterales antiescurrimiento, anatómico con curvas ergonómicas, elástico en cintura y en pierna, con gel absorbente en todo el pañal, cubierta exterior en tela suave con motivos infantiles, sistema de cierre tipo pega-despega, (el producto debe tener y decir en el empaque lo siguiente: marca del producto impreso, etapa 5 impresa, con orejas elastizadas o alitas protectoras, con nombre del producto, nombre del fabricante, contenido, composición del producto, número de registro sanitario).
10 PAÑAL PARA PISCINA
Pañal para piscina con costuras laterales rasgables, elastizadas y con barreras protectoras que evitan desbordes. Con diseños infantiles. Talla M
209 700
TOTAL 23.809 1.229.240 22.040 87.880 52.030
NOTA 1: Para efectos de la presente negociación, forman parte integral de esta ficha de negociación los siguientes anexos: Anexo 1: Ficha técnica de Productos.
Anexo 2:Ficha Técnica de Distribución y entrega
NOTA INFORMATIVA: A manera informativa, los bienes objeto de la presente negociación se identifican con la siguiente clasificación. Se precisa
que esta clasificación no hace parte de la revisión de condiciones previas a la rueda de negociación de conformidad con la Circular N° 12 de 2014 de la Agencia Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente.
CLASIFICACIÓN UNSPSC: El objeto del presente proceso de selección se encuentra identificado hasta el cuarto nivel, como se indica a
continuación:
SEGMENTOS FAMILIA CLASE NOMBRE 53000000 53100000 53102305 PAÑALES PARA BEBÉ. 53000000 53100000 23102506 PAÑALES PARA ADULTO. 80000000 80140000 801417 DISTRIBUCIÓN
2.
VALOR MÁXIMO DE LA OPERACIÓNEl valor máximo de los productos a adquirir por parte del comitente comprador será de OCHOCIENTOS NOVENTA Y UN MILLONES
QUINIENTOS ONCE MIL QUINIENTOS OCHENTA Y SIETE PESOS ($891.511.587) M/CTE, dicho monto incluye el valor de los productos, costos
y gastos asociados con la ejecución, transporte, recurso humano, impuestos, comunicaciones, distribución y entrega en cada unidad operativa y puntos en los cuales se prestan los servicios sociales del COMITENTE COMPRADOR.
Este valor NO incluye IVA de los bienes, ni los costos asociados a la operación como tasas, gravámenes entre otros.
DEPENDENCIA PROYECTO VALOR
DIRECCIÓN POBLACIONAL Proyecto1113 “Por una ciudad incluyente y sin barreras” $ 40.909.398
SUBDIRECCIÓN PARA LA INFANCIA
Proyecto 1096 “Desarrollo integral desde la gestación hasta la adolescencia”
$ 681.301.931
SUBDIRECCIÓN PARA LA IDENTIFICACIÓN, CARACTERIZACIÓN E INTEGRACIÓN
proyecto 1092 “Viviendo el
Territorio” $ 17.239.379
SUBDIRECCIÓN PARA LA FAMILIA Proyecto 1086 “Una ciudad para las Familias” $ 51.723.655
SUBDIRECCIÓN PARA LA VEJEZ 1099 Activo y Feliz” “Envejecimiento Digno, $ 100.337.224
VALOR TOTAL $ 891.511.587
De igual manera se aplicará la retención en la fuente si está aplica, y demás impuestos a que haya lugar según la normatividad vigente.
3.
PLAZO PARA LA EJECUCIÓN DE LA OPERACIÓNEl plazo para la entrega de los pañales desechables objeto del presente contrato será de SEIS (6) MESES contados a partir de la fecha de cierre de negociación y/o hasta el agotamiento de los recursos, de acuerdo a lo establecido en la ficha de distribución y entrega.
3.1. FECHAS Y HORARIOS DE ENTREGA
Las entregas se realizarán durante el plazo de ejecución del contrato en periodos mensuales, de lunes a viernes, en los sitios y horarios establecidos en la Ficha Técnica de Distribución y Entrega.
Las entregas se realizarán dentro de los OCHO (8) días hábiles siguientes a la solicitud de los pedidos.
Teniendo en cuenta el tipo de servicio que presta la SDIS, en algunos casos la periodicidad y cantidad de los pedidos puede variar dependiendo de las necesidades de los niños, niñas, adultos-as, personas mayores y personas en emergencia social de los diferentes proyectos de la SDIS. Cuando se presenten estos casos, el COMITENTE COMPRADOR requiere y el Comitente Vendedor se obliga a entregar los productos que le soliciten los responsables de cada proyecto dentro de las 12 horas siguientes a realizado el pedido
NOTA: En todo caso, durante la ejecución dela negociación el Supervisor y/o Interventor del COMITENTE COMPRADOR es el responsable de
coordinar fechas y horarios de entrega
3.2. CONTROL DE LAS ENTREGAS DE LOS PAÑALES DESECHABLES.
El Comitente Vendedor y su comisionista, el Comitente Comprador y su Comisionista y la Supervisión y/o Interventoría, serán responsables de llevar un control sobre las cantidades de pañales desechables y su valor por proyecto de inversión, con el fin de no sobrepasar el valor por proyecto y el valor total de la negociación, esto sin perjuicio del control y Supervisión efectuado por el Comitente Comprador.
El COMITENTE VENDEDOR para dejar constancia de las cantidades entregadas por cada ítem, el Centro de Atención o sitio de entrega y el proyecto de inversión que financia la entrega, deberá diligenciar un Acta de Entrega a la cual se le anexará una remisión sobre el pedido entregado.
El acta de entrega debe contener la siguiente información:
• Identificación del COMITENTE VENDEDOR:1) Nombre de la Empresa, 2) NIT, 3) Resolución DIAN, 4) Dirección Empresa y teléfono. • Fecha de entrega.
• Identificación del Proyecto de Inversión que financia la entrega • Identificación del Sitio de Entrega.
• Relación de pañales desechables entregados indicando: 1) Nombre del producto, 2) Descripción o Especificaciones técnicas del producto, 3) marca, 4) cantidad entregada ,5) valor unitario, 6) valor total sin IVA 7) Valor total del IVA y 8) Valor total con IVA.
• INFORMACION DE QUIEN RECIBE EL PEDIDO EN CADA SITIO DEL COMITENTE COMPRADOR: Nombres completos, documento de identidad y firma del responsable que recibe en cada centro el pedido.
• INFORMACION DE QUIEN ENTREGA EL PEDIDO: Nombres completos, documento de identidad y firma de quien entrega en cada centro el pedido.
Estas actas de entrega a la cual se le debe anexar la remisión, para que sean válidas y se reconozca el pago de lo efectivamente entregado, deben estar firmadas por la persona responsable del Centro de Atención o sitio de entrega del COMITENTE COMPRADOR y por el responsable de la entrega del COMITENTE VENDEDOR, quien deberá entregarlas (Acta de entrega y la remisión respectiva) a la supervisión y/o interventoría para su respectiva revisión y se constituirán en un soporte para la respectiva certificación de pagos.
Resulta preciso indicar que el COMITENTE COMPRADOR, se abstendrá de cancelar los pedidos entregados de pañales desechables que no se encuentren soportados con las respectivas Actas de Entrega y remisiones debidamente diligenciadas.
El COMITENTE VENDEDOR no está autorizado para entregar pañales desechables a personas diferentes a las autorizadas por el COMITENTE COMPRADOR en los centros de atención. En todo caso, el comitente comprador en cada pedido informará al comitente vendedor el responsable del centro de atención de recibir el pedido.
La información de las remisiones que se anexen a cada Acta de Entrega, debe ser concordante con el acta que soporta la entrega.
El COMITENTE VENDEDOR cada vez que entregue un pedido en los centros de atención establecidos por el Comitente Comprador, deberá hacerlo con el Acta de Entrega y la remisión en la que se detalle el valor de los pañales desechables entregados (en original y copia) estipulando el IVA, documentos que deberán ser firmados tanto por el responsable de cada sitio de entrega autorizado por el COMITENTE COMPRADOR para recibir el pedido y el delegado del Comitente vendedor que realiza la entrega.
Nota: Se aclara al Comitente Vendedor que deberá entregar copia del acta de entrega con su respectiva remisión en cada sitio de entrega, y el
original deberá ser entregado al supervisor y/o interventor del Comitente Comprador como soporte para cada pago.
El COMITENTE VENDEDOR con el fin de llevar un control de los pañales desechables entregados en cada Centro de Atención o sitio establecido por el Comitente Comprador, deberá llevar una base de datos en excel que le permita identificar como mínimo lo siguiente:
• Proyecto que financia los pedidos de los pañales desechables, el nombre y número de documento de identidad de las personas responsables de recibir los productos.
• Fechas de pedido y entrega, remisiones, facturas, cantidades entregadas por producto y valores facturados, valores unitarios, cantidades solicitadas para cambio y cantidades cambiadas.
Así mismo la base de datos de excel del COMITENTE VENDEDOR, debe generar un informe en medio magnético, el cual debe contener los siguientes cuatro (4) acápites:
a) Informe resumen que permita controlar el valor total de la negociación, el cual debe contener como mínimo la siguiente información.
1. Identificación del Proyecto
2. Presupuesto oficial total del proyecto. 3. Valor de las entregas del mes
4. Valor acumulado de las entregas a la fecha del informe 5. Saldo por ejecutar por proyecto.
b) Informe detallado que permita controlar la ejecución presupuestal por proyecto, el cual debe contener como mínimo lo siguiente;
1. Identificación del Proyecto
2. Presupuesto oficial total del proyecto. 3. Fecha de entrega
4. centros de atención o sitio establecido por le Comitente Comprador 5. Localidad donde está ubicado el sitio de entrega
6. Nombre de la Persona que recibió el pedido
7. Documento de identificación de la persona que recibió el pedido 8. Referencia del elemento
9. Descripción del elemento; 10. Cantidad solicitada; 11. Cantidad entregada; 12. No. Remisión
13. No. Factura (La cual se elabora por proyecto) 14. Fecha de Factura
15. Valor unitario; 16. Valor total sin IVA 17. Valor IVA;
19. Saldo de presupuesto por proyecto por ejecutar
c) Informe detallado sobre los entregado mensualmente para el trámite de la legalización y pago
Con base en los informes que arroja la base de datos se debe entregar en un archivo impreso y magnético para la legalización y pago con los siguientes datos:
1. Fecha de entrega
2. Centro de Atención o sitio establecido por le Comitente Comprador 3. Identificación del Proyecto
4. Identificación del sitio de entrega
5. Localidad donde está ubicado el sitio de entrega 6. Nombre de quien recibió el pedido
7. Documento de identificación de la persona que recibió el pedido 8. Referencia del elemento
9. Descripción del elemento; 10. Cantidad entregada; 11. No. Remisión
12. No. Factura (La cual se elabora por proyecto) 13. Fecha de Factura
14. Valor unitario con IVA
15. Valor TOTAL con IVA de lo entregado;
16. Resumen del valor total a pagar por proyecto, según las cantidades entregadas a los centros de atención o sitios establecidos por el Comitente Comprador.
d) Informe detallado por proyecto y sitio o centro de entrega
Como la negociación de los pañales desechables está financiada por varios proyectos de inversión y cada proyecto tiene identificados centros de atención o sitio de entrega establecido por el Comitente Compradora la población vulnerable donde se entregaran los pañales desechables, la base de datos debe generar un informe que identifique el valor realmente ejecutado por entregas, en cada proyecto de inversión y cada centro de Atención o sitio de entrega.
Este informe magnético para la legalización y pago debe estar soportado en las actas de entrega, remisiones y facturas correspondientes al periodo que se está legalizando para el trámite del pago. Documentos que previa revisión por parte del supervisor y/o interventor, permiten que se expida la Certificación o Acta de recibido a satisfacción de los bienes por parte del supervisor y/o interventor. Además en cada legalización para pago el COMITENTE VENDEDOR deberá entregar certificación de paz y salvo de obligaciones parafiscales y con el sistema de seguridad social en los términos de Ley.
El COMITENTE VENDEDOR deberá disponer de transporte suficiente y adecuado, así como de procedimientos de manipulación y control que garanticen la entrega oportuna de los pañales desechables, de acuerdo a las disposiciones sanitarias vigentes.
El COMITENTE VENDEDOR deberá disponer de personal suficiente e idóneo para la entrega de pañales desechables en las condiciones y tiempos requeridos por Comitente Comprador.
3.3. REUNIÓN COORDINACIÓN INICIACIÓN DE ENTREGAS
Las entregas iniciarán previa coordinación con el supervisor y/o interventor del COMITENTE COMPRADOR y el COMITENTE VENDEDOR, a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al cierre de la negociación, siempre y cuando cumpla con las siguientes condiciones:
Constitución por parte del COMITENTE VENDEDOR y aprobación del COMITENTE COMPRADOR de las garantías adicionales solicitadas en la presente Ficha Técnica de Negociación, en la forma descrita en el presente documento, las cuales deberán ser
constituidas dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al cierre de la negociación así como la solicita los términos del Reglamento de Funcionamiento y Operación de la Bolsa.
La presentación y aprobación de las muestras en unidad y paquete por ítem de pañales desechables, para lo cual, el COMITENTE VENDEDOR, tendrá dos (2) días hábiles contados a partir del día siguiente al cierre de la negociación, para presentar al supervisor y/o Interventor del COMITENTE COMPRADOR, las muestras físicas las cuales serán verificadas por el equipo técnico del Comitente Comprador.
Las muestras deberán estar debidamente selladas y rotuladas, con las etiquetas correspondientes y deberán corresponder exactamente a los pañales desechables que serán entregados durante la ejecución del contrato y a las fichas técnicas de producto.
El COMITENTE VENDEDOR deberá presentar las muestras de acuerdo con lo siguiente: • Un (1) paquete cerrado de pañales por cada referencia y etapa requerida y • Un (1) pañal por cada referencia y etapa estipulada.
La muestra deberá venir con el rotulo original de los elementos y con la siguiente información: Marca del producto impreso, numero de la etapa impresa, nombre del producto, nombre del fabricante, contenido, composición del producto, número de registro sanitario y la ficha técnica de producto- . y deberán corresponder exactamente a los pañales desechables que serán entregados durante la ejecución del contrato
Con base en la muestra aportada por El COMITENTE VENDEDOR, se verificará que las especificaciones de los elementos cumplan con lo requerido en la FICHA TÉCNICA DE PRODUCTO del COMITENTE VENDEDOR.
El COMITENTE COMPRADOR dispondrá de dos (2) días calendario para revisar y aprobar las muestras. En todo caso el COMITENTE VENDEDOR se obliga a realizar los ajustes o cambio de muestras que le sean requeridos por el COMITENTE COMPRADOR, máximo al día hábil siguiente de ser solicitado el ajuste o cambio de la muestra
3.4. SOLICITUDES Y CANTIDADES DE ENTREGA:
El COMITENTE COMPRADOR a través del supervisor y/o interventor realizará la programación de pedidos directamente al COMITENTE VENDEDOR, con copia al comisionista vendedor y comisionista comprador.
En caso de variar la programación de pedidos por el COMITENTE COMPRADOR, este deberá informar por escrito a través del COMISIONISTA COMPRADOR al COMISIONISTA VENDEDOR y al COMITENTE VENDEDOR los cambios con doce (12) horas de anterioridad.
En todos los casos, el COMITENTE VENDEDOR y su comisionista y el COMITENTE COMPRADOR y su comisionista, serán responsables de llevar el control del presupuesto por proyecto, el presupuesto total, las cantidades entregadas durante la ejecución del contrato. El COMITENTE VENDEDOR no podrá hacer responsable en ningún caso al COMITENTE COMPRADOR, sobre cantidades adicionales o superiores entregadas a las aquí negociadas o cantidades entregadas sin el Acta de entrega debidamente diligenciada y firmadas, o por superar el límite presupuestal por proyecto.
El COMITENTE COMPRADOR cancelará únicamente lo solicitado y sin sobrepasar el valor negociado o el valor por proyecto de inversión. En los casos en los que se presenten diferencias entre la información suministrada por el COMITENTE VENDEDOR y la información del COMITENTE COMPRADOR, estas serán concertadas en las reuniones mensuales establecidas para tal fin.
4.SITIOS DE ENTREGA
La entrega de los elementos se hará mensualmente en los Centros de Atención o sitios de entrega establecidos por el Comitente comprador indicados en la Ficha de Distribución y Entrega o en los que le indique el COMITENTE COMPRADOR, en caso que estos sean modificados situación que se notificará con mínimo 12 horas de anticipación al Comitente Vendedor,
Durante el plazo de ejecución, el COMITENTE VENDEDOR deberá realizar en forma oportuna la entrega de los bienes requeridos con las características técnicas y en las cantidades solicitadas, a más tardar dentro de los Cinco (5) días hábiles siguientes a la solicitud del pedido, so pena de tomar las medidas necesarias a que haya lugar.
5. FORMA DE PAGO 5.1. FORMA DE PAGO
El COMITENTE COMPRADOR pagará a través del sistema de compensación, liquidación y Administración de Garantías de la BOLSA MERCANTIL DE COLOMBIA S.A., haciendo corte mensual, dicho pago se realizará dentro de los treinta (30) días calendarios siguientes a la fecha de radicación de la factura con los respectivos documentos soporte del COMITENTE VENDEDOR. La forma de pago descrita anteriormente será cumplida por el COMITENTE COMPRADOR, únicamente si la factura con sus respectivos soportes se presenta dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes siguiente a la fecha de corte.
Este pago corresponde al valor de los pañales desechables y recibidos a satisfacción, los cuales no podrán superar las cantidades solicitadas por el COMITENTE COMPRADOR; ni el presupuesto total y por proyecto.
El COMITENTE COMPRADOR cancelará las cantidades realmente entregadas según el pedido realizado, tomando como referencia los precios establecidos en la rueda de negocios, una vez cerrada la negociación para cada ítem de pañales desechables.
El pago al COMITENTE VENDEDOR se realizará en las condiciones establecidas en la presente ficha técnica de negociación, únicamente con el cumplimiento por parte del COMITENTE VENDEDOR de la entrega, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de corte, de los documentos aquí mencionados en medio impreso y magnético a la Supervisión o Interventoría con copia al COMISIONISTA COMPRADOR:
a) Original de cada una de las actas de entrega con su remisión de pañales desechables en cada una de los Centro de Atención o sitos de
entrega, completamente diligenciadas y firmadas.
b) Un informe en medio magnético que contenga cuatro (4) acápites, como ya se mencionó en esta ficha técnica de negociación, que corresponde
a la siguiente información:
i. Informe resumen que permita controlar el valor total de la negociación.
ii. Informe detallado que permita controlar la ejecución presupuestal por proyecto.
iii. Informe detallado sobre lo entregado mensualmente para el trámite de la legalización y pago. iv. Informe detallado por proyecto y sitio o centro de entrega.
c) Factura Original y copia por proyecto, las cuales deben identificar claramente por proyecto la referencia, la descripción de los pañales
desechables, las cantidades entregadas y facturadas, el valor unitario por tipo de presentación, el IVA y el total de la factura con IVA. Los valores no deben incluir decimales.
d) Certificación de paz y salvo de obligaciones parafiscales y con el sistema de seguridad social en los términos de ley.
Nota: Es importante mencionar que además de los documentos anteriormente mencionados que debe entregar el Comitente Vendedor, la
Supervisión y/o interventoría deberá expedir el acta de recibido a satisfacción, la cual hará parte de la documentación requerida para soportar el pago.
Tanto el informe, como los soportes escritos deben ser diligenciados con letra legible. Todo texto que no sea claro se tomará como inválido. Al finalizar la ejecución y para el trámite del último pago el COMITENTE VENDEDOR, deberá presentar al supervisor y/o Interventor con copia al COMISIONISTA COMPRADOR un informe que consolide las entregas durante el plazo del contrato.
La certificación o Acta de recibido a satisfacción emitida por la Supervisor o Interventor involucrará la verificación y certificación del cumplimiento de pago de aportes parafiscales por parte del COMITENTE VENDEDOR.
El pago al COMITENTE VENDEDOR incluye todos los impuestos directos e indirectos que se deriven de la negociación.
Para el pago correspondiente a los meses de Diciembre/2016 y Enero/2017, el COMITENTE COMPRADOR girara en el mes de Diciembre a la Bolsa Mercantil de Colombia S.A, a la cuenta que esta indique, con el fin de garantizar el cumplimiento en el pago de las operaciones de acuerdo con lo establecido en la Ficha Técnica, el valor correspondiente de los pañales desechables que se entreguen en estos periodos, equivalente al valor promedio mensual de los meses anteriores, tomando en cuenta que dadas las fechas de corte en la ejecución de las operaciones y el calendario de cierre de vigencia determinadas por la Secretaría Distrital de Hacienda, la Supervisión y/o Interventoría no alcanza a revisar, conciliar y avalar los elementos entregados, y que el trámite de constitución de las reservas presupuestales para la vigencia 2017 ante la Secretaría Distrital de Hacienda, puede tardar hasta el mes de febrero de 2017.
Este valor, será girado por la Bolsa al COMITENTE VENDEDOR de acuerdo con el valor facturado y debidamente avalado por la supervisión y/o interventoría mediante solicitud escrita del COMITENTE COMPRADOR.
El último pago que se realice al COMITENTE VENDEDOR, deberá hacerse con cargo al depósito de garantía líquida que el COMITENTE COMPRADOR realizó en la BOLSA MERCANTIL DE COLOMBIA S.A.
Para efectuar el último pago, el COMISIONISTA COMPRADOR y el COMITENTE COMPRADOR, (a través de su supervisor y/o interventor) verificarán mensualmente cada pago con el fin de determinar en qué momento se harán los pagos con cargo al depósito, buscando incluir todo el monto de este, sin contemplar los rendimientos financieros y las deducciones de la ley a que haya lugar. Una vez se efectúe el último pago de que trata este ítem, el Comisionista Comprador y el COMITENTE COMPRADOR analizarán el resultado de la negociación en Bolsa durante la ejecución de la negociación, estableciendo además los rendimientos financieros generados por los dineros del depósito, de lo cual levantaran un acta que permita al COMISIONISTA COMPRADOR gestionar ante la Bolsa el valor que debe consignar en la cuenta que indique la Dirección Distrital de Tesorería.
PARAGRAFO: Los pagos de cada uno de los ítems anteriores se efectuarán dentro del plazo establecido, efecto para el cual, el COMITENTE COMPRADOR adelantará los trámites pertinentes para realizar el pago dentro de dicho término.
El pago al COMITENTE VENDEDOR depende de la oportunidad y calidad en la presentación de los documentos e información señalados. Por tanto, el COMITENTE VENDEDOR deberá tener en cuenta que la presentación deficiente y/o tardía podrá conllevar a una demora en el pago. Por esta falta, el COMITENTE COMPRADOR no asumirá responsabilidad, ni obligaciones adicionales a las descritas en la presente ficha técnica y en todos los casos el COMISIONISTA COMPRADOR informará de manera oportuna al COMISIONISTA VENDEDOR y a la BOLSA MERCANTIL DE COLOMBIA S.A
6. DESCUENTOS POR NO OPORTUNIDAD EN LAS ENTREGAS, CALIDAD Y DESCUENTOS REITERADOS
El COMITENTE VENDEDOR, deberá dar cumplimiento cabal y oportuno a todas y cada una de las condiciones de la negociación establecidas en esta ficha técnica de negociación y en todos los documentos que hacen parte de ésta.
Las condiciones de negociación que son compensables por el Sistema de Compensación y Liquidación de garantías de la Bolsa Mercantil, serán exclusivamente aquéllas susceptibles de tal tratamiento de conformidad con los reglamentos del citado órgano de compensación y liquidación y de la Bolsa Mercantil de Colombia – BMC Exchange, referidas a la entrega y el pago.
El incumplimiento de las condiciones de negociación de la operación enunciadas en la presente ficha, comprometen exclusivamente la responsabilidad del COMITENTE VENDEDOR y/o Comisionista Vendedor, razón por la cual el COMITENTE COMPRADOR podrá realizar descuentos por :
(ii) Descuentos por calidad distinta a la pactada (iii) Incumplimientos por descuentos reiterados.
6.1. DESCUENTOS DIRECTOS POR LA NO OPORTUNIDAD EN LAS ENTREGAS
En caso de NO entregarse la cantidad total de los pañales desechables solicitados con la oportunidad requerida, de acuerdo con lo establecido en la ficha de distribución y entrega, el COMITENTE COMPRADOR descontará al COMITENTE VENDEDOR, lo siguiente:
Se aplicará un descuento del uno (1%) sobre el valor total del pedido realizado por el COMITENTE COMPRADOR, siempre y cuando el pedido o el-los productos no se hayan entregado dentro de las 24 horas siguientes de la entrega inicial.
6.2. DESCUENTOS POR CALIDAD DISTINTA A LA PACTADA
El COMITENTE COMPRADOR, la Supervisión o Interventoría, podrán hacer una revisión al azar de los pañales desechables entregados por el COMITENTE VENDEDOR con el fin de verificar calidad requerida según las especificaciones técnicas de los pañales desechables solicitados. En caso de NO entregarse los productos con las especificaciones técnicas el COMITENTE COMPRADOR descontará al COMITENTE VENDEDOR, lo siguiente:
Se aplicará un descuento del uno (1%) sobre el valor total del pedido realizado por el COMITENTE COMPRADOR.
Nota: Se precisa que la reposición de los pañales desechables que no cumplan con las especificaciones técnicas se debe realizar de forma
inmediata y el descuento se realiza sin perjuicio de la posibilidad de adelantar el procedimiento de calidad establecido en el reglamento de la BMC.
6.3. INCUMPLIMIENTOS POR DESCUENTOS REITERADOS
Cuando el COMITENTE VENDEDOR incurra en descuentos reiterados en las condiciones de negociación enunciadas en la ficha de negociación y sus anexos durante la ejecución de la operación, el COMITENTE COMPRADOR podrá imponer la sanción para conminar al COMITENTE
VENDEDOR, a cumplir con las condiciones de la negociación y solicitar la declaratoria de incumplimiento ante la Bolsa Mercantil de Colombia.
Para efectos de la imposición de la sanción, el COMITENTE VENDEDOR y/o Comisionista Vendedor incurrirá en trámite de incumplimiento ante la
BMC, cuando reiterativamente se hayan realizado tres (3) descuentos por alguna de las condiciones pactadas (cantidad en la entrega de pañales
desechables, calidad y oportunidad), enunciados en las Fichas Técnicas de Negociación, de Producto y de Distribución y Entrega; y que afecte las entregas determinado por la Supervisión y/o Interventoría, lo anterior sin perjuicio de la aplicación de los descuentos por parte del COMITENTE
COMPRADOR. Esta sanción podrá ser equivalente hasta el 5% del valor de la negociación y se aplicará sin perjuicio de los descuentos antes
mencionados y las demás sanciones a que haya lugar establecidas por la ley o las establecidas por la BMC.
Sin perjuicio de lo anterior, el COMITENTE COMPRADOR podrá reclamar el pago de las indemnizaciones por los perjuicios causados con los incumplimientos (parciales o totales), previa declaratoria por parte de los mecanismos arbitrales de la BMC y solicitar el pago de los amparos con cargo a las pólizas otorgadas a su favor por el COMITENTE COMPRADOR. Lo anterior se aplicará de conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007, el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 y la Resolución interna del Comitente Comprador No. 1203 de 2011.
6.4 APLICACIÓN DE DESCUENTOS DIRECTOS
El procedimiento para la aplicación de descuentos por realizar entregas con calidad distinta a la pactada y/o por no entrega con oportunidad de las cantidades solicitadas en los pedidos, será realizado en primera instancia con la notificación por parte del Supervisor o Interventor de campo del Comitente Comprador en la respectiva acta de visita acompañada de los debidos soportes, en las cuales se precisan las observaciones respecto del incumplimiento de las condiciones pactadas.
1. Esta (s) no conformidad (es) será (n) notificadas por la Interventoría y/o Supervisión del Comitente Comprador por medio escrito indicando claramente el tipo de hallazgo encontrado, la fecha y la tasación del descuento en mención.
2. En caso que el Comitente Vendedor no esté en acuerdo con el concepto de descuento emitido, deberá presentar justificación por escrito adjuntando los respectivos soportes máximos a los dos (2) días hábiles siguientes a la notificación del descuento. 3. La Interventoría y/o Supervisión y Comitente Comprador deberán realizar el análisis de la información presentada durante los dos
(2) días hábiles siguientes al recibo de la notificación estableciendo el cierre a satisfacción o la reiteración de la no
conformidad, el cual deberá ser notificado por escrito al comisionista Vendedor y Comitente Vendedor.
4. En caso de reiterarse la no conformidad, La Interventoría y/o Supervisión solicitará la radicación de la respectiva nota crédito por el valor determinado, la cual deberá hacer parte del respectivo informe de supervisión y adjuntada a la certificación de pago correspondiente.
7. CONDICIONES Y OBLIGACIONESDE LA SOCIEDAD COMISIONISTA VENDEDORA CORRESPONDIENTES AL COMITENTE VENDEDORPREVIAS A LA CELEBRACIÓN DE LA NEGOCIACIÓN
A efectos de participar en la rueda de negociación, el comisionista vendedor deberá dirigir a la Bolsa, a la Dirección de MCP, una comunicación suscrita por el Representante Legal en donde certifique que ha verificado los requisitos establecidos en esta sección de la Ficha Técnica de Negociación, y que su cliente cumple con los mismos, así como, que ha verificado que su cliente está en condiciones de suministrar los bienes productos con el cumplimiento de los requisitos establecidos en la ficha y norma técnica de producto anexa a este documento, así mismo, deberá indicar el número del Boletín de Negociación, identificación del comitente vendedor y los ítems en los que desea participar.
La certificación junto con todos los documentos habilitantes señalados, deben ser entregados a más tardar al tercer (3) día hábil siguiente a la publicación del boletín de compra, antes de las 12:00 m, adjuntando cada uno de los documentos soportes de los requisitos exigidos en la presente ficha técnica de negociación.
NOTA: Los documentos tienen que ser radicados debidamente foliados y con su respectivo índice, en una (1) carpeta o legajador, la cual
contendrá todos los documentos en el siguiente orden JURÍDICO FINANCIERO, TÉCNICO Y EXPERIENCIA.
Al día hábil siguiente de la entrega de la documentación, la Dirección MCP remitirá a las sociedades comisionistas que hayan radicado documentos, el resultado de la verificación documental, para lo cual, las sociedades comisionistas vendedoras deberán, el día hábil siguiente al envío de la verificación, a más tardar a las 2:00 p.m., entregar los documentos objeto de revisión que sean sujetos a subsanación. La documentación que se allegue en este término, deberá contener la carta remisoria de la comisionista vendedora indicando el número del Boletín de Negociación e identificación del comitente vendedor.
NOTA: En cumplimiento del artículo 3.1.2.5.6.1 de la Circular Única de Bolsa, el término pactado anteriormente para la subsanación será único, por
lo que, los documentos allegados con posterioridad no serán admitidos ni objeto de verificación documental.
NO PUEDEN PARTICIPAR EN LA RUEDA DE NEGOCIOS
Se entiende que el(los) Comitente(s) Vendedor(es), a través de Sociedad(es) Comisionista(s) no podrá(n) participar en la rueda de negocios, cuando la(s) Sociedad(es) Comisionista(s) no hayan certificado oportunamente y en debida forma ante la Dirección MCP de la BMC, el cumplimiento de las condiciones previas a la negociación por parte del Comitente Vendedor respectivo en los términos definidos en la presente Ficha Técnica de Negociación o cuando habiendo certificado el comitente vendedor no cumpla con cualquiera de los requisitos.
Igualmente no podrán participar en la rueda de negocios los comitentes(s) vendedores que hayan participado en operaciones que se hayan declarado incumplidas en operaciones cerradas en el mercado público de la Bolsa y en contratos con entidades públicas y/o
privadas durante el periodo comprendido del 1 de enero de 2012 a la fecha de presentación de documentos de condiciones previas a la negociación.
CAUSALES DE NO PARTICIPACIÓN
Se entiende que el comitente vendedor, a través de la sociedad comisionista no puede participar en la rueda de negocios, cuando la Dirección MCP de la BMC Exchange No permite la participación de la sociedad comisionista vendedora por alguna de las siguientes causas:
El comisionista vendedor no presente la certificación de cumplimiento de las condiciones previas a la negociación del comitente vendedor. El comisionista vendedor no acredite la totalidad de los documentos solicitados en la presente ficha correspondiente al comitente
vendedor.
Demás condiciones inherentes a la verificación de condiciones previas a la negociación, revisión de documentos.
8. CONDICIONES JURÍDICAS PREVIAS
8.1 Certificado de Existencia y de Representación Legal
Tratándose de persona jurídica, encontrarse inscrita en la Cámara de Comercio y tener vigente y renovada la matrícula mercantil, para lo cual, deberá allegar el certificado de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio o por la autoridad que corresponda, con fecha de expedición no superior a (30) treinta días calendario anteriores a la entrega de la documentación, en el cual, de conformidad con la normatividad vigente se certifique su existencia y representación legal, donde conste que el objeto social permita celebrar y ejecutar la negociación, y que la duración de la sociedad no es inferior a la vigencia de la misma y un (1) año más, y que la Constitución de la misma no sea inferior a dos (2) años contados a partir del día de la radicación de la documentación habilitante.
8.2 Documento privado de constitución de la figura asociativa - Consorcio o Unión Temporal
Deberá allegar documento privado de constitución de la figura asociativa bajo los términos establecidos en el artículo 7 de la Ley 80 de 1993 y demás normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.
Los integrantes de la figura asociativa (consorcio o unión temporal) deberán allegar de forma individual los requisitos jurídicos solicitados.
8.3 Certificado de Matrícula de Persona Natural y del Establecimiento de Comercio (si aplica)
Tratándose de personas naturales, deberá acreditar su inscripción vigente en el Registro Mercantil, para lo cual, deberá allegar el certificado de Registro Mercantil expedido por la Cámara de Comercio con fecha no superior a (30) treinta días calendario anteriores a la entrega de la documentación, en el que conste que la actividad económica que ejerce le permita celebrar y ejecutar la negociación.
8.4 Fotocopia legible del Documento de Identidad del Comitente Vendedor
Deberá allegar fotocopia de la cédula de ciudadanía del Comitente Vendedor (persona natural) y del representante legal (persona jurídica), correspondiente a la persona que suscribe los documentos requeridos por la Entidad como requisitos condiciones previas de la negociación.
8.5 Certificado de pagos a la Seguridad Social, aportes Parafiscales e impuesto sobre la renta y equidad CREE
El Comitente Vendedor deberá haber pagado los aportes a Seguridad Social (salud, pensión, ARL), aportes Parafiscales (SENA, ICBF y cajas de compensación), e impuesto sobre la renta y equidad CREE, cuando aplique, para lo cual allegará certificación expedida por el revisor fiscal cuando cuente con esta figura según el tipo societario, o por el representante legal, en el cual se señale que la sociedad ha cumplido en los últimos seis (6) meses con las obligaciones sobre el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social (Salud, Pensiones, Riesgos laborales), aportes parafiscales (ICBF, SENA y Cajas de Compensación Familiar), e impuesto sobre la renta y equidad CREE cuando aplique, de conformidad con el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y por la Ley 1607 de 2012 (pago del impuesto CREE).
En caso de que sea el revisor fiscal quien firme esta certificación, deberá aportar una fotocopia de la tarjeta profesional y el Certificado de Antecedentes Disciplinarios expedido por la Junta Central de Contadores con una vigencia no superior a noventa (90) días anteriores a la fecha de entrega de la documentación.
8.6 Registro Único Tributario
Documento de inscripción en el Registro Único Tributario, expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN –.
NOTA: Para el caso de Consorcios o Uniones temporales, si es adjudicada la negociación, deberá presentar el Registro Único Tributario, el cual
deberá ser entregado al Comitente Comprador dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la negociación.
8.7 Registro Único de Proponentes - RUP
El comitente vendedor nacional o extranjero con domicilio o sucursal en Colombia y cada uno de sus integrantes si el mismo es un consorcio o una unión temporal, deberán allegar la certificación vigente y en firme de su inscripción y clasificación en el Registro Único de proponentes de la Cámara de Comercio de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 221 del Decreto Ley 019 de 2012, en concordancia con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.1.5.6 del Decreto 1082 de 2015. Este certificado debe haber sido expedido dentro de los 30 días calendario anteriores a la fecha de presentación de documentos.
La inscripción en el RUP por parte del Comitente Vendedor, o cada uno de sus integrantes, en el caso de consorcio o unión temporal, debe estar vigente y en firme al momento de la presentación de las condiciones habilitantes, como al momento de la fecha de cierre de la negociación, de conformidad con lo señalado en el artículo 2.2.1.1.1.5.6 del Decreto 1082 de 2015, SO PENA DE RECHAZO DEL COMITENTE VENDEDOR
8.8 Certificación de antecedentes fiscales
Los comitentes vendedores no podrán aparecer reportados en el Boletín de responsables fiscales de la Contraloría General de la República, de conformidad con lo exigido por el artículo 60 de la Ley 610 de 2000, para tal efecto deberán allegar el certificado que en tal sentido expida la Contraloría General de la República, correspondiente al Comitente Vendedor (persona natural) o el representante legal y la persona jurídica (personas jurídicas)con fecha de expedición no superior a 30 días calendario.
8.9 Certificado o consulta de antecedentes disciplinarios
Los comitentes vendedores No podrán registrar antecedentes disciplinarios o inhabilidades vigentes, para lo cual deberán allegar certificado que en tal sentido expida la Procuraduría General de la Nación, correspondiente al Comitente Vendedor (persona natural) o el representante legal y la persona jurídica (personas jurídicas), con fecha de expedición no superior a 30 días calendario.
8.10 Antecedentes Judiciales
Los comitentes vendedores No podrán registrar antecedentes judiciales, para lo cual deberán allegar certificado que en tal sentido expida la Policía Nacional, correspondiente al Comitente Vendedor (persona natural y/o representante legal para el caso de las personas jurídicas), con fecha de expedición no superior a 30 días calendario.
8.11 Declaración juramentada de no estar incurso en causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar con Entidades Estatales.
Declaración con fecha de expedición no superior a (30) treinta días calendarios anteriores a la fecha de entrega de la documentación, suscrita por el representante legal del Comitente Vendedor, bajo la gravedad de juramento donde manifieste que ni él, ni la persona jurídica que representa, ni
los miembros del órgano directivo, se encuentran incursos en causal alguna de Inhabilidad e Incompatibilidad para contratar con Entidades Estatales, ni declarado responsable fiscalmente; para lo cual deberá allegar el formato denominado “Declaración juramentada de no estar
incurso en causales de inhabilidad e incompatibilidad” establecido por el Comitente Comprador, en el título de anexos. 8.12 Certificación de conocimiento y aceptación de todas y cada una de las obligaciones
Certificación con fecha de expedición no superior a (30) treinta días calendarios anteriores a la fecha de entrega de la documentación, suscrita por el representante legal del Comitente Vendedor, bajo la gravedad de juramento donde manifieste que conoce y acepta todas y cada una de las obligaciones, requisitos y demás condiciones establecidas en la ficha técnica de negociación, en la ficha técnica de producto y en la ficha técnica de distribución y entrega.
8.13 Certificación del Comitente Vendedor de no haber participado en operaciones declaradas incumplidas en negociaciones celebradas en el escenario de la Bolsa Mercantil de Colombia con el Comitente Comprador
Certificación con fecha de expedición no superior a (10) diez días calendarios anteriores a la fecha de entrega de la documentación, suscrita por el representante legal del Comitente Vendedor, bajo la gravedad de juramento donde manifieste que no ha participado en operaciones declaradas incumplidas ni de forma individual, ni como integrante de consorcio o de unión temporal, en negociaciones en ruedas de negocios en el escenario de la Bolsa Mercantil de Colombia con el COMITENTE COMPRADOR, durante el periodo comprendido del 1 de enero de 2012 a la fecha de presentación de documentos previos de la negociación.
8.14 Certificación emitida por la Bolsa Mercantil de Colombia de no participación en operaciones incumplidas en ruedas de negocios en el escenario de la Bolsa Mercantil de Colombia.
Certificación emitida por la Bolsa Mercantil de Colombia, con fecha de expedición no superior a (10) diez días calendarios anteriores a la fecha de entrega de la documentación, donde certifique que el Comitente Vendedor no ha participado en operaciones declaradas incumplidas, ni de forma individual, ni como integrante de consorcio o de unión temporal, en negociaciones en ruedas de negocios en el escenario de la Bolsa Mercantil durante el periodo comprendido del 1 de enero de 2012 a la fecha de presentación de documentos previos de la negociación.
8.15 Certificación del Represente Legal no haber sido multado o incumplido
Certificación por parte del representante legal de no haber sido multado o incumplido parcial o totalmente en la ejecución de contratos con otras entidades públicas o privadas, durante el periodo comprendido del 1 de enero de 2012 a la fecha de presentación de documentos previos de la negociación, en caso de uniones temporales o consorcios cada representante legal deberá realizar la certificación.
8.16 Certificación de no estar registrado en listas OFAC ANEXO 6 “CERTIFICACIÓN DE LISTA RESTRICTIVA LAVADO DE ACTIVOS”
Certificación escrita con fecha de expedición no superior a 15 días calendario anteriores a la fecha de entrega de la documentación, suscrita por el representante legal del comitente vendedor, bajo la gravedad de juramento donde manifieste que él y la persona jurídica que representa no están registrados en las listas OFAC o lista Clinton.
En caso de consorcios o uniones temporales, el requisito deberá ser aportado por cada uno de los integrantes.
8.17 Certificación del COMISIONISTA VENDEDOR
Certificación escrita con fecha de expedición no superior a 15 días calendario anteriores a la fecha de entrega de la documentación, suscrita por el representante legal del COMISIONISTA VENDEDOR , donde certifique que el mandante al que su firma representa, no se encuentra relacionado en ninguna lista restrictiva de lavado de activos de ningún país, como las denominadas Listas OFAC, Lista Clinton o en listas nacionales o internacionales de organismos policiales, judiciales o de inteligencia por posibles vínculos con organizaciones delictivas.
En caso de consorcios o uniones temporales, el comisionista vendedor deberá certificar dicho requisito para cada uno de los integrantes.
9. CONDICIONES FINANCIERAS PREVIAS
La evaluación de la capacidad financiera se realizará teniendo en cuenta los indicadores financieros correspondientes a diciembre 31 de 2015, registrados en el RUP cuya inscripción o renovación o actualización debe encontrarse en firme dentro del plazo máximo para subsanar, para lo cual los comitentes vendedores deberán dar cumplimiento a lo siguiente:
EVALUACIÓN FINANCIERA:
La verificación del cumplimiento de los índices financieros, se efectuará mediante la obtención de los indicadores: 1. Índice de Liquidez.
2. Índice de Endeudamiento.
3. Razón de cobertura de intereses. 4. Capital de Trabajo
5. Capacidad Organizacional
El resultado determinará la habilitación o no de la propuesta, es decir, para el proceso de selección de los proponentes, se debe tener en cuenta el cumplimiento de la totalidad de los índices financieros enunciados.
Para la evaluación de la capacidad financiera, la SDIS verificará el cumplimiento del índice con máximo dos (02) decimales.
1. ÍNDICE DE LIQUIDEZ (L)
Es el cociente resultante de dividir el valor del Activo Corriente en el valor del Pasivo Corriente así: L = AC ▬▬ PC Donde: L = Índice de Liquidez AC = Activo Corriente PC = Pasivo Corriente Condición:
Si L
≥
1,20; la propuesta se calificará HABILITADO. Si L<
1,20; la propuesta se calificará NO HABILITADO.Para consorcios o Uniones temporales cada uno de los integrantes del oferente aporta el valor total de cada componente del indicador, así:
L = (AC1 + AC2 +…+ ACn)
▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬ (PC1 + PC2 +…+ PCn)
L = Índice de Liquidez
ACN =Activo Corriente de los partícipes.
PCN = Pasivo Corriente de los partícipes.
Condición:
Si L
≥
1,20; la propuesta se calificará HABILITADO. Si L<
1,20; la propuesta se calificará NO HABILITADO.2. ÍNDICE DE ENDEUDAMIENTO (NE)
Es el resultado de dividir el Pasivo Total (PT), en el Activo total (AT), y su resultado será expresado en términos porcentuales y se calculará así:
NE = PT ▬▬▬ X 100 AT Donde: NE = Nivel de Endeudamiento PT = Pasivo Total AT = Activo Total Condición:
Si NE
≤
65,00%; la propuesta se calificará HABILITADO. Si NE>
65,00%; la propuesta se calificará NO HABILITADO.Para consorcios o Uniones temporales cada uno de los integrantes del oferente aporta el valor total de cada componente del indicador, el Nivel de Endeudamiento se calculará así:
NE = (PT1 + PT2 +…+ PT3)
▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬ X 100 (AT1 + AT2 +…+ AT3)
Donde:
NE = Nivel de Endeudamiento
PT = Pasivo Total de los partícipes. AT = Activo Total de los partícipes. Condición:
Si NE
≤
65,00%; la propuesta se calificará HABILITADO. Si NE>
65,00%; la propuesta se calificará NO HABILITADO.3. RAZÓN DE COBERTURA DE INTERESES (RCI)
Es el cociente resultante de dividir el valor de la Utilidad Operacional en el valor de los Gastos de Intereses así: RCI = UOp
▬▬▬ GI Donde:
RCI = Razón de Cobertura de Intereses. UOp = Utilidad Operacional.
GI = Gastos de Intereses. Condición:
Si RCI
≥
1,50; la propuesta se calificará HABILITADO. Si RCI<
1,50; la propuesta se calificará NO HABILITADO.Nota: Cuando un proponente no tenga obligaciones financieras, se calificará HABILITADO.
Para consorcios o Uniones temporales cada uno de los integrantes del oferente aporta el valor total de cada componente del indicador, así:
RCI = (UOp + UOp +…+ UOpn)
▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬ (GI1 + GI2 +…+ GIn)
Donde:
RCI = Razón de Cobertura de Intereses. UOpn = Utilidad Operacional de los partícipes. GIn = Gastos de Intereses de los partícipes.
Condición:
Si RCI
≥
1,50; la propuesta se calificará HABILITADO. Si RCI<
1,50; la propuesta se calificará NO HABILITADO.4. CAPITAL DE TRABAJO (KW)
Es el resultante de restar del valor del Activo Corriente el valor del Pasivo Corriente así: KW = AC – PC
≥
30,00% PODonde:
