TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Texto completo

(1)

TIPOS DOCUMENTALES

2000-1 ACTAS

2000-1.2 ACTAS APERTURA DE BUZON SIAU

SIAU TRD

Coordinadora SIAU

1 5 Miembros del

comité x Baja

x x

Cronológico,

numérico

x x

- Manifestaciones externas (2000- 71.10)

- Manifestaciones internas (2000- 71.11)

- Manifestaciones de usuarios personal o telefónica (2000-71.12)

2000-1.3 ACTAS JUNTA DIRECTIVA

Dirección General

TRD Secretaría de Dirección

1 5 Miembros de la

Junta x Media

x x

Cronológico,

numérico

x x

2000-1.5 ACTAS COMITÉ SIAU

SIAU TRD

Coordinadora SIAU

Dirección

SIAU x Media

x x

Cronológico,

numérico

x x

2000-1.6 ACTAS ASOCIACION DE USUARIOS

SIAU TRD

Coordinadora SIAU

1 5 Dirección

SIAU x Media

x

Cronológico,

numérico

x x

2000-1.7 ACTAS COMITE DE DIRECCION

Asesoría de Dirección

TRD Secretaría de Dirección

1 5 Miembros del

Comité x Media

x x

Cronológico,

numérico

x x

2000-1.8 ACTAS COMITE AUDITORIA MEDICA, PARAMÉDICA Y CALIDAD DEL SERVICIO

Auditoría Médica

TRD Auditoría Médica

1 5 Miembros del

Comité x Alta

x x

Cronológico,

numérico

x x

2000-1.9 REGISTRO DE ACTAS

Secretarías de los Comités

TRD Secretaria (o) del Comité

Permanen- temente

0 Miembros de los

Comites x Baja

x x

Cronológico,

numérico

x x Aplica para todos los responsables de custodiar las actas

2000-1.13 ACTAS GOBIERNO EN LINEA

Comunicacione s

TRD Secretaria (o) del Comité

1 5 Miembros de los

comites x Media

x x

Cronológico,

numérico

x x

2000-1.14 ACTAS COMITÉ DE

CONTRATACION

Asesoría Jurídica

TRD Secretaria Asesoría Jurídica

1 5 Miembros de los

comites x Media

x

Cronológico, numérico

x Llevar en archivo electrónico

2000-1.15 ACTAS DE ELIMINACIÓN

1 0 x Media

x x

Cronológico,

numérico

x x Eliminar cumplido el tiempo de retención en archivo de gestión escaneada con firmas

- Notificación Documentos a

Eliminar (5000-71.109)

2000-1.16 ACTAS COMITÉ DE ÉTICA EN INVESTITACIÓN

Secretaría del Comité

TRD Secretaria (o) del Comité

1 5 Miembros

Comité de Ética en Investiagación

Jefe ODEI

X Media

X X

Cronológico,

numérico

x x

2000-1.18 ACTAS REUNIÓN GRUPO EVENTO ADVERSO

Secretaría del Comité

TRD Secretaria (o) del Comité

1 Miembros

Comité

X Media

X X

Cronológico,

numérico

x x Se elimina el documento físico en archivo de gestión una vez cumplido el tiempo de retención.

Se conserva como histórico el medio técnico (documento digitalizado)

2000-1.20 ACTAS COMITÉ DESARROLLO ADMINISTRATIVO

Asesoría de Dirección

TRD Asesoría de Dirección

1 5 Miembros comité

x Alta

x x

Cronológico x x Se elimina previa digitalización

Todos los responsables

de hacer eliminación

TRD Responsables de hacer eliminación

Todos los funcionarios

Cumplidos los cinco años en el Archivo General se transfieren al Archivo Histórico previa digitalización. Los archivos electrónicos se eliminan cumplidos seis años, previa digitalización del documento físico

(2)

CÓDIGO NOMBRE SERIES - SUBSERIES

TIPOS DOCUMENTALES RESPONSABLE ARCHIVO

A.Gest A.Gral

Consulta ORIGINAL COPIA FISICO ELECTR. ORDENACION CT

E MT S

PROCEDIMIENTO

Cumplidos los cinco años en el Archivo General

2000-2 ACUERDOS JUNTA DIRECTIVA

Dirección

General

TRD Secretaría de Dirección

1 5 Miembros de la

Junta x Alta

x x

Cronológico,

numérico

x x

2000-2.1 REGISTRO DE ACUERDOS

x Alta

x x

2000-5 CONSECUTIVO DE CORRESPONDENCIA

1 5 Todos los

funcionarios x Media

x x

Cronológico,

numérico

Cumplidos los cinco años en el Archivo General se elimina mediante picado paa su debido reciclaje

2000-5.1 CONSECUTIVO

COMUNICACIONES INTERNAS

Todos los responsables

de emitir comunicacions

TRD de las áreas que emiten comunicaciones

2000-5.2 CONSECUTIVO OFICIOS EXTERNOS

Secretaría Dirección

TRD Secretaría Dirección

Permanen- temente

5

x

x

x El consecutivo se llevará escaneado con firmas

2000-6 CONTRATOS

- Registro de contratos (2000- 71.6)

x x

2000-6.1 CONTRATOS EN CALIDAD DE CONTRATANTE

Asesoría Jurídica

TRD Secretaria Asesoría Jurídica

Durante la vigencia

del contrato

10 Dirección, Jurídica, Control

Interno, Supervisores

x Media

x

Cronológico,

numérico

x x

Persona Jurídica

- Estudio previo de conveniencia y

justificación

x

- Certificado de Disponibilidad

Presupuestal

x

- Invitación a cotizar

x

- Términos de referencia

(Convocatoria Abierta o Pública)

x

- Constancia de publicación de

términos de referencia en la wb

x

- Cotización o propuesta del

servicio o bien

x

- Certificado de existencia y

representación legal

x

- Formato Único de Hoja de Vida -

Persona Jurídica

x

- Documento de identidad del Representante Legal de la persona jurídica

x

- Libreta militar del Representante

Legal de la persona jurídica

x

Cumplidos los cinco años en el Archivo General se transfieren al Archivo Histórico previa digitalización. Los archivos electrónicos se eliminan cumplidos seis años, previa digitalización del documento físico

Se conservan en el Archivo de Gestión durante la vigencia del contrato. Cumplidos los 10 años en el Archivo General se transfiere al Archivo Histórico previa digitalización

(3)

TIPOS DOCUMENTALES

Cumplidos los cinco años en el Archivo General

- Certificado de Matrícula

Mercantil (en el evento en que el proponente desarrolle una actividad comercial)

x

- Paz y salvo de pago de

parafiscales

x

- Certificado de inscripción del precio de referencia del bien o servicio - SICE

x

- Certificación expedida por el área de personal de inexistencia de personal en planta

x

- Reporte del Certificado de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría General de la Nación

x

- Reporte del Certificado de responsabilidades fiscales de la Contraloría General de la Nación

x

- Informe Comité Evaluador

x

- Acta Comité de Contratación

x

- Verificación jurídica de

cumplimiento de requisitos

x

-Oficio remisorio de documentos al DAPRE para publicación hoja de vida

x

- Contrato

x

- Recibo de pago de publicación en el Diario Oficial (si a ello hubiere lugar)

x

- Recibo de pago de impuesto de

timbre (si es a lugar)

x

- Aprobación de pólizas 2000-

71.59

x

- Pólizas

x

- Recibo de pago de prima

x

- Acta de inicio

x

- Acuerdo de confidencialidad

x

- Acta compromiso del Código de Ética y Buen Gobierno institucional

x

- Informes de supervisión y

cumplimiento 2000-71.58

x

- Adiciones (plazo y valor)

x

- Otrosi (modificaciones -

aclaraciones)

x

- Comunicaciones

x x

(4)

CÓDIGO NOMBRE SERIES - SUBSERIES

TIPOS DOCUMENTALES RESPONSABLE ARCHIVO

A.Gest A.Gral

Consulta ORIGINAL COPIA FISICO ELECTR. ORDENACION CT

E MT S

PROCEDIMIENTO

Cumplidos los cinco años en el Archivo General

- Conceptos jurídicos

x

- Verificación jurídica de documentos existentes en el contrato (2000-71.87)

x

- Verificación jurídica de cumplimiento de requisitos contractuales Personal Natural - Persona Jurídica (2000-71.88)

x

Persona Natural

- Estudio previo de conveniencia

y justificación

x

- Certificado de Disponibilidad

Presupuestal

x

- Términos de referencia (2000-

71.8)

x

- Formato único hoja de vida

persona natural del DAFP

x

'- Documentos que acrediten la

condición profesional (diplomas)

x

- Documentos que acrediten la

experiencia laboral

x

- Declaración de bienes y rentas

x

- Certificado de inscripción expedido por la Secretaria Distrital de Salud

x

- Documento de identidad

x

- Libreta militar

x

- Registro Único Tributario - RUT

x

- Constancia de afiliación en los sistemas de seguridad social en salud y pensiones

x

- Manifestación de afiliación a la Administradora de Riesgos Profesionales 2000-71.62

x

- Certificación expedida por el área de personal de inexistencia de personal en planta

x

- Reporte del Certificado de antecedentes disciplinarios de la página web de la Pocuraduría General de la Nació

x

- Reporte del certificado de responsabilidades fiscales de la Contraloria General de la Nación

x

- Evaluación del Proceso de

Selección

x

- Acta comité de Contratación

x

(5)

TIPOS DOCUMENTALES

Cumplidos los cinco años en el Archivo General

- Verificación jurídica

cumplimiento de requisitos

x

-Oficio remisorio de documentos al DAPRE para publicación hoja de vida

x

- Contato

x

- Recibo de pago de publicación

Diario Oficial (si es a lugar)

x

- Aprobación de pólizas 2000-

71.59

x

- Pólizas

x

- Recibo de pago de prima

x

- Acta de inicio ejecución del

contrato

x

- Acuerdo de confidencialidad

x

- Acta de compromiso del Código de Ética y Buen Gobierno Institucional

x

- Verificación de título profesional y especialista (entes universitarios)

x x

- Convalidación ante el ICFES de título profesional o postgrado reconocidos en el exterior

x x

- Adiciones (plazo y valor)

x

- Otrosi (aclaraciones /

modificaciones)

x

- Informes de supervisión y

cumplimiento

x

- Comunicaciones

x x

- Conceptos jurídicos

x

2000-6.2 CONTRATOS EN CALIDAD DE

CONTRATISTA

Media

x

Cronológico, numérico

x x

- Invitación a cotizar

x

- Propuesta de servicios

x

- Contrato o convenio

x x

- Adiciones

x x

- Prórrogas

x x

- Modificaciones

x x

- Informe de ejecución

x

- Pólizas (si a ello hubiere lugar)

x

- Verificación jurídica de documentos existentes en el contrato (2000-71.87)

x

(6)

CÓDIGO NOMBRE SERIES - SUBSERIES

TIPOS DOCUMENTALES RESPONSABLE ARCHIVO

A.Gest A.Gral

Consulta ORIGINAL COPIA FISICO ELECTR. ORDENACION CT

E MT S

PROCEDIMIENTO

Cumplidos los cinco años en el Archivo General

- Verificación jurídica de

cumplimiento de requisitos contractuales Personal Natural - Persona Jurídica (2000-71.88)

x

- Actas

x

2000-7 CONVENIOS

- Registro de contratos 2000-71.6

x

2000-7.1 CONVENIOS DE

COFINANCIACIÓN

10

Media

x

Cronológico, numérico

x x

- Convenio

x

- Adiciones

x

- Prórrogas

x

- Modificaciones

x

- Informe de ejecución

x

- Pólizas (si a ello hubiere lugar)

x

- Conceptos jurídicos

x

- Informes de ejecución (si a ello

hubiere lugar)

x

- Comunicaciones

x x

2000-7.2 CONVENIOS DE COOP.

TECNICA

10

Media

x

Cronológico, numérico

x x

- CDP (si aplica)

x x

- Convenio

x

- Adiciones

x

- Prórroga

x

- Modificaciones

x

- Modificaciones

x

- Informes de ejecución

x

- Pólizas (si a ello hubiere lugar)

x

- Concepto jurídicos

x

- Informes de ejecución (si a ello

hubiere)

x

- Actas

x

- Comunicaciones

x x

2000-7.3 CONVENIOS DE COOPERACIÓN DOCENTE ASISTENCIALES

10

Media

x

Cronológico, numérico

x x

- CDP (si aplica)

x x

- Convenio

x x

- Adiciones

x x

- Prórrogas

x x

- Modificaciones

x x

- Informes de ejecución

x x

- Pólizas (si a ello hubiere lugar)

x x

- Conceptos jurídicos

x x

Asesoría Jurídica

Se conservan en el Archivo de Gestión durante la vigencia del convenio. Cumplidos los 10 años en el Archivo General se transfiere al Archivo Histórico previa digitalización

TRD Secretaria Asesoría Jurídica

Durante la vigencia

del convenio

Dirección, Jurídica, Control

Interno, Supervisores

Asesoría Jurídica Asesoría

Jurídica

TRD Secretaria Asesoría Jurídica

Durante la vigencia

del convenio

Dirección, Jurídica, Control

Interno, Supervisores

Dirección, Jurídica, Control

Interno, Supervisores TRD Secretaria

Asesoría Jurídica

Durante la vigencia

del convenio

(7)

TIPOS DOCUMENTALES

Cumplidos los cinco años en el Archivo General

- Informes de ejecución (si a ello

hubiere lugar)

x x

- Actas

x x

- Comunicaciones

x x

2000-7.4 CONVENIOS

INTERADMINISTRATIVOS

10

Media Cronológico,

numérico

x x

- CDP (si aplica)

x x

- Convenio

x x

- Adiciones

x x

- Prorrogas

x x

- Modificaciones

x x

- Conceptos jurídicos

x x

- Informes de ejecución (si a ello

hubiere lugar)

x x

- Actas

x x

- Comunicaciones

2000-7.5 ACUERDOS DE PRECIOS

Asesoría Jurídica

TRD Secretaria Asesoría Jurídica

Durante la vigencia

del acuerdo

10 Dirección, Judírica, Control

Interno, Supervisores

x x Media

Cronológico, numérico

x x

2000-8 DEMANDAS JUDICIALES

10

Alta

x

Cronológico x x Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo General se transfiere al Archivo Histórico. El tiempo se cuenta a partir de la sentencia definitiva

- Demanda

x

- Poder

x

- Contestación demanda

x

- Alegatos

x

- Sentencia

x

- Apelación

x

- Sentencia segunda instancia

x

2000-12 PLANES

Baja x x

2000-12.1 PLAN INDICATIVO

Asesoría de Dirección

TRD Asesor de Dirección

1 10 Dirección,

Calidad,

x Baja

x x

Cronológico

- Programación - Ejecución - Evaluación

2000-12.2 PLAN MAESTRO / PLAN ESTRATÉGICO

Asesoría de Dirección

TRD Asesor de Dirección

1 10 Dirección,

Calidad Subdirecciones,

x Baja

x x

Cronológico x x

- Programación - Ejecución - Evaluación

2000-12.3 PLAN OPERATIVO ANUAL

Secretaría Dirección

TRD Secretaría de Dirección

1 10 Dirección,

Calidad, Subdirecciones,

Jefaturas Oficinas, Asesores

x Baja

x x

Cronológico x x

Asesoría Jurídica

TRD Secretaria Asesoría Jurídica

Asesoría Jurídica

TRD Secretaria Asesoría Jurídica

Durante el cumplimiet

no de la sentencia

Dirección, Jurídica Durante la

vigencia del convenio

Dirección, Jurídica, Control

Interno, Supervisores

Cumplidos los diez años en el Archivo General se transfieren al Archivo Histórico previa digitalización. Los archivos electrónicos se eliminan cumplidos once años, previa digitalización del documento físico

Cumplidos los diez años en el Archivo General se transfiere el expediente de la Direción General al Archivo Histórico previa digitalización. Los expedientes de las áreas se eliminan cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión.

Los archivos electrónicos se eliminan cumplidos once años, previa digitalización del documento

(8)

CÓDIGO NOMBRE SERIES - SUBSERIES

TIPOS DOCUMENTALES RESPONSABLE ARCHIVO

A.Gest A.Gral

Consulta ORIGINAL COPIA FISICO ELECTR. ORDENACION CT

E MT S

PROCEDIMIENTO

Cumplidos los cinco años en el Archivo General

- Programación

- Ejecución

2000-12.4 PLAN DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO SECTORIAL

Asesoría de Dirección

TRD Asesor de Dirección

1 10 Dirección,

Calidad, Subdirecciones,

Jefaturas Oficinas, Asesores

x Baja

x x

Cronológico

- Programación - Ejecución - Evaluación

2000-12.7 PLAN GERENCIAL DE LA INFORMACIÓN

Asesor de Dirección

TRD Asesor de Dirección

1 10 Dirección,

Calidad, Subdirecciones,

Jefaturas Oficinas, Asesores

x Baja

x x

Cronológico

2000-12.8 PLAN BIENAL DE INVERSIONES EN SALUD

Asesor de Dirección

TRD Asesor de Dirección

1 10 Dirección,

Calidad, Subdirecciones,

Jefaturas Oficinas, Asesores

x Baja

x x

Cronológico

2000-12.9 PLAN DE TRABAJO SEGURIDAD DEL PACIENTE

Seguridad del Paciente

TRD Seguridad del Paciente

1 10

x Alta

x x

Cronológico x x

2000-13 INFORMES EXTERNOS 2000-13.1 CONTRATOS MENSUALES

CELEBRADOS (Imprenta)

Asesoría Jurídica

TRD Secretaria Asesoría Jurídica

1 10 Dirección,

Jurídica x Media

x x

Cronológico x x

2000-13.2 CONTRATISTAS AL SERVICIO DEL ESTADO (Función Pública)

Asesoría Jurídica

TRD Secretaria Asesoría Jurídica

1 10 Dirección,

Jurídica x Media

x x

Cronológico x x

2000-13.3 EXTRACTO UNICO PUBLICACION (Imprenta)

Asesoría Jurídica

TRD Secretaria Asesoría Jurídica

1 10 Dirección,

Jurídica x Media

x x

Cronológico x x

2000-13.4 INFORMES DE POSTULACION

Secretaría Dirección

TRD Secretaría de Dirección

1 10 Dirección

x Baja

x x

Cronológico x x

2000-13.5 INFORMES EJECUTIVOS

Secretaría Dirección

TRD Secretaría de Dirección

1 10 Dirección

x Baja

x x

Cronológico x x

2000-13.6 CONTRATOS CON MULTA Y SANCIONES A CONTRATISTAS (Cámara de comercio)

Asesoría Jurídica

TRD Secretaria Asesoría Jurídica

1 10 Dirección,

Jurídica x Media

x

Cronológico x x

2000-13.7 INFORME CIRCULAR 064 (DNP y Minprotección)

Asesoría de Dirección

TRD Asesor de Dirección

1 10 Dirección, Grupo Calidad Jefaturas

x Media

x

Cronológico x Archivo electrónico en Saturno

2000-13.9 INFORME AL CONGRESO

Asesoría de Dirección

TRD Secretaría de Dirección

1 10 Dirección Grupo calidad Jefaturas

x Media

x x

Cronológico x x

2000-13.10 INFORME INDICE

TRANSPARENCIA NACIONAL

Secretaría Dirección

TRD Secretaría de Dirección

1 10 Dirección Grupo calidad Jefaturas

x Media

x x

Cronológico x x

once años, previa digitalización del documento físico.

Cumplidos los diez años en el Archivo General se eliminan mediante picado para su reciclaje previa digitalización. Los archivos electrónicos se eliminan cumplidos once años, previa digitalización del documento físico

(9)

TIPOS DOCUMENTALES

Cumplidos los cinco años en el Archivo General

2000-13.11 REPORTE DE INDICADORES

DEL SISTEMA OBLIGATORIO DE GARANTÍA DE LA CALIDAD (Supersalud)

Asesoría de Dirección

TRD Asesor de Dirección

1 10 Dirección Grupo calidad

Jefaturas x Media

x x

Cronológico x x

2000-13.12 INFORME SICE - Contraloría General de la Nación

Asesoría Jurídica

TRD Secretaria Asesoría Jurídica

1 10 Dirección,

Jurídica x Media

x

Cronológico x x

2000-13.13 INFORME LITIGOB - Ministerio de Defensa Judicial

Asesoría Jurídica

TRD Secretaria Asesoría Jurídica

1 10 Dirección,

Jurídica x Media

x

Cronológico x x

2000-13.14 REQUERIMIENTOS FINANCIEROS (Cámara de Representantes)

Asesoría de Dirección

TRD Asesor de Dirección

1 10 Jefatura áreas

x Alta

x

Cronológico x x Se elimina previa ditigalización

2000-13.15 INFORMACIÓN PARA

LIQUIDACIÓN DE EXCEDENTES FINANCIEROS (D.N.P.)

Asesoría de Dirección

TRD Asesor de Dirección

1 10 Jefatura áreas

x Alta

x

Cronológico x x Se elimina previa ditigalización

2000-14 INFORMES INTERNOS 2000-14.1 INFORMES A LA JUNTA

DIRECTIVA

Dirección General

TRD Secretaría de Dirección

1 10 Dirección

Grupo calidad Jefaturas

x Media

x x

Cronológico x x Se conservan como archivo histórico previa digitalización

2000-14.2 INFORMES DE SATISFACCIÓN DE USUARIOS

SIAU TRD

Coordinadora SIAU

1 10 Dirección

Grupo calidad Jefaturas

SIAU

x Baja

x x

Cronológico x x Se digitalizan los consolidados anuales y se eliminan las encuestas, finalizado el tiempo de retención en el Archivo General.

- Ficha técnica evaluación satisfacción de usuarios (2000- 71.22)

- Consolidados anuales 2000-14.4 INFORMES EPIM

INSTITUCIONAL

Dirección General

TRD Secretaría de Dirección

1 10 Dirección

Grupo calidad

Jefaturas x Baja

x

Cronológico x x Se transfiere desde Dirección General.

Finalizado el tiempo de retención en el Archivo General se elimina previa digitalización. Los informes de las áreas se llevarán en archivo electrónico.

2000-14.5 INFORME EPIDEMIOLOGICO

Oficina de Docencia e Investigación

TRD Secretaría de Dirección

1 10 Dirección

Grupo calidad Jefaturas

x Baja

x x

Cronológico x x Se conservan como archivo histórico previa digitalización

2000-14.6 INFORME CONSOLIDADO MANIFESTACIONES USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS

SIAU TRD

Coordinadora SIAU

1 10 Dirección

Grupo calidad

Jefaturas x Baja

x x

Cronológico x x Se elimina previa digitalización

- Base de datos consolidada manifestaciones

x Se conserva en medio electrónico

2000-14.7 INFORME DE SEGUIMIENTO A PACIENTES

SIAU TRD

Coordinadora SIAU

1 10 Dirección

Grupo calidad Jefaturas

x Baja

x

Cronológico x x Se elimina previa digitalización

2000-14.8 INFORME CENTRO DE CONTACTOS

SIAU TRD

Coordinadora SIAU

1 10 Dirección

Grupo calidad Jefaturas

x Baja

x x

Cronológico x x Se elimina previa digitalización

(10)

CÓDIGO NOMBRE SERIES - SUBSERIES

TIPOS DOCUMENTALES RESPONSABLE ARCHIVO

A.Gest A.Gral

Consulta ORIGINAL COPIA FISICO ELECTR. ORDENACION CT

E MT S

PROCEDIMIENTO

Cumplidos los cinco años en el Archivo General

2000-14.9 INFORME REUNION GRUPO

GARANTIA DE CALIDAD

1 10 Dirección

Grupo calidad Jefaturas

x Baja

x x

Cronológico x x Se elimina previa digitalización

Programas de Auditorias Internas (2000-71.39)

2000-14.11 INFORME REUNIÓN GRUPO DE APOYO SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN

Asesoría de Dirección

TRD Asesor de Dirección

1 10 Dirección

Grupo calidad

Jefaturas x Baja

x x

Cronológico x x Se conservan como archivo histórico previa digitalización

2000-14.12 INFORME EVALUACIÓN MATRIZ DE COMUNICACIONES

Comunicacione s

TRD Comunicador

1 10 Dirección

Grupo calidad Jefaturas

x Baja

x x

Cronológico x x Se conservan como archivo histórico previa digitalización

2000-14.14 INFORME TRIMESTRAL DE AUDITORIAS INTERNAS

Coordinación Garantía de la

Calidad

TRD Coordinador Garantía de la

Calidad

1 10 Dirección

Grupo calidad

Jefaturas x Media

x x

Cronológico x x Se conserva en el archivo Histórico previa digitalización

2000-14.15 INFORME DE REPORTE DE EVENTO ADVERSO

1 10 Dirección

Grupo calidad Jefaturas

x Media

x x

Cronológico x x Se conserva en el archivo Histórico previa digitalización

Investigación y análisis de eventos

"según protocolo de Londrés"

(2000-71.97)

2000-14.16 INFORME SALA INTERACTIVA

1 10 Dirección

Grupo calidad

x Baja

x x

Cronológico x x Se elimina previa digitalización

Registro Diario Sala Interactiva (2000-71.90)

2000-14.17 INFORME SIRECI

Asesoría de Dirección

TRD Asesor de Dirección

1 10 Miembros

Comité de Dirección

x

x

Cronológico x

2000-18 INSTRUMENTOS DE CONTROL

Responsables de archivos de gestión que

tengan registros transitorios

TRD responsables de

archivos de gestión que tengan registros

transitorios

1 0 Asociados de

valor de la dirección general

x baja

x

x

Observación directa de lavado de manos (2000-71.100)

Seguridad del Paciente

TRD Seguridad del Paciente

3 Meses Calidad y

Seguridad del Paciente

x Alta

x

Cronológico x

2000-25 HOJAS DE VIDA MIEMBROS COMITÉ DE ÉTICA EN INVESTIGACIÓN

TRD Secretaria Comité de Ética en Investigación

5 10 Miembros

Comité de Ética en Investiagación

x Alta

x

Cronológico x

Acuerdo de confidencialidad para miembros del Comité de Ética en Investigación (2000-71.94)

x

x Curriculum vitae miebros del

Comité de Ética en investigación y soportes

x

x Contrato de prestación de

servicios

x

x

Informe de supervisión y

cumplimiento

x

x

Coordinación Garantía de la

Calidad

TRD Coordinador Garantía de la

Calidad

TRD Auditoría Médica

SIAU TRD

Coordinadora SIAU Auditoría

Médica

Secretaria Comité de Ética

en Investigación

(11)

TIPOS DOCUMENTALES

Cumplidos los cinco años en el Archivo General

2000-27 DOCUMENTOS SOMETIDOS AL

COMITÉ DE ÉTICA EN INVESTIGACIÓN

Secretaria Comité de Ética

en Investigación

TRD Secretaria Comité de Ética en Investigación

Durante la ejecución

del proyecto

Miembros Comité de Ética

en Investiagación

x Alta

x

Cronológico, numérico

x x Al finalizar el proyecto, se digitaliza y los físicos se eliminan

2000-27.1 EVALUACIÓN ASPECTOS ÉTICOS PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN

Secretaria Comité de Ética

en Investigación

TRD Secretaria Comité de Ética en Investigación

Durante la ejecución

del proyecto

Miembros Comité de Ética

en Investiagación

x x Alta

x - Declaración de inhabilidad

temporal en el Comité de Ética en Investigación (2000-71.93) - Evaluación aspectos éticos de la investigación (2000-71.95) - Requisitos para entregar un proyecto de investigación para evaluación al CEI (2000-71.92) - Solicitud de evaluación del Comité

´- Listado de chequeo

consentimiento informado (2000- 71.96)

´- Aprobación de los aspectos éticos del proyecto

- Seguimiento del proyecto - Evaluación final del proyecto - Registro de documentos sometidos al Comité de Ética en Investigación

Permanen- temente

x

Base de datos

2000-27.2 OTROS CONCEPTOS ÉTICOS

Secretaria Comité de Ética

en Investigación

TRD Secretaria Comité de Ética en Investigación

5 0 Miembros

Comité de Ética en Investiagación

x Alta

x x

x Se elimina en archivo gestión cumplidos los cinco años

2000-30 EVENTOS DE RIESGO

Seguridad del

Paciente

TRD Seguridad del Paciente

1 10

x Alta

x x

Cronológico, numérico

x x

2000-30-1 EVENTOS DE RIESGO SOSPECHOSOS

Análisis de caso

x

Reporte incidente y/o evento

adverso (2000-71.75)

x

Historia clínica clínica (sustrato)

x

Comportamiento incidente y/o

evento adverso (gráfica)

x

x

2000-30-2 EVENTOS DE RIESGO CONFIRMADOS

Análisis de caso

x

Reporte incidente y/o evento

adverso (2000-71.75)

x

Se envía los documentos al archivo general una vez cumplido el tiempo de retención. Se conservan datos dentro de la base

correspondiente en la ruta: saturno/calidad/2000- 78 seguimiento, medición y mejora/2000-78 auditoria médica/2000-78.1 Informes de gestión e indicadores / consolidado rep. indicentes y/o eventos adversos 2012

(12)

CÓDIGO NOMBRE SERIES - SUBSERIES

TIPOS DOCUMENTALES RESPONSABLE ARCHIVO

A.Gest A.Gral

Consulta ORIGINAL COPIA FISICO ELECTR. ORDENACION CT

E MT S

PROCEDIMIENTO

Cumplidos los cinco años en el Archivo General

Historia clínica clínica (sustrato)

x

Casos sospechosos de

infecciones (2000-71.132)

x

Acta reunión comité de

infecciones

x

Comportamiento incidente y/o

evento adverso (gráfica)

x

x

2000-35 RESOLUCIONES

Dirección General

TRD Secretaría de Dirección

1 50 Funcionarios

x Alta

x x

Cronológico, numérico

x x Se conservan permanentemente como

documento histórico y se digitalizan por seguridad.

2000-35.1 REGISTRO RESOLUCIONES

Dirección General

TRD Secretaría de Dirección

1 2 Funcionarios

x Alta

x x

Cronológico, numérico

x x Se eliminan previa digitalización

2000-37 PROYECTOS

Baja

2000-37.1 PROYECTOS BPIN

Asesoría de Dirección

TRD Asesor de Dirección

1 10 Dirección

Grupo calidad Jefaturas

x Baja

x x

Cronológico x x Se conservan como archivo histórico previa digitalización

2000-37.2 TELEMEDICINA

Asesoría de Dirección

TRD Asesor de Dirección

2 5 Dirección

Grupo calidad Jefaturas

x Baja

x x

Cronológico x x Se conservan como archivo histórico previa digitalización

2000-37.3 SEGUIMIENTO A LOS PROYECTOS DE INVERSIÓN BPIN

Asesoría de Dirección

TRD Asesor de Dirección

1 10 Dirección

Grupo calidad Jefaturas

x Media

x x

Cronológico x x Se conserva en archivo electrónico

2000-37.4 PROYECTO ATEI

Comunicacione s

TRD Comunicador

1 10 Dirección

Grupo calidad Jefaturas

x Media

x x

Cronológico x x Se conservan como archivo histórico previa digitalización

2000-38 MI LLERAS

Comunicacione s

TRD Comunicador

1 10 Funcionarios

x Baja

x x

Cronológico, numérico

x Se conservan permanentemente como

documento histórico y se digitalizan por seguridad.

2000-38.2 PUBLICACIÓN MEDIO ELECTRÓNICO Y FÍSICO 2000-52 MECANISMOS DE

RESOLUCION DE CONFLICTOS

2000-52-1 CONCILIACIONES

Asesoría Jurídica

TRD Secretaria Asesoría Jurídica

Durante el cumplimie

nto de la sentencia

5 Dirección

Jurídica

x Alta

x

Cronológico x x Se conserva en medio físico y se transfiere al archivo histórico. El tiempo se cuenta a partir de la sentencia

- Solicitud de conciliación

x

- Notificación

x x

- Acta de conciliación

x x

x

2000-52-2 TUTELAS

Asesoría

Jurídica

TRD Secretaria Asesoría Jurídica

Durante el cumplimie

nto de la sentencia

5 Dirección

Jurídica

x Alta

Cronológico x x Se conserva en medio físico y se transfiere al archivo histórico. El tiempo se cuenta a partir de la sentencia

- Demanda de tutela

x

x

- Contestación tutela

x

- Fallo de tutela

x

2000-52-3 DERECHOS DE PETICION

x x

x

(13)

TIPOS DOCUMENTALES

Cumplidos los cinco años en el Archivo General

2000-54 RESEÑA HISTORICA

INSTITUCIONAL

Baja

x Se conservan permanentemente como

documento histórico y se digitalizan por seguridad.

2000-54.1 ANTECEDENTES HISTORICOS

Dirección General

TRD Dirección 1 20 Funcionarios

x Baja

x

Cronológico x x Se conservan permanentemente como

documento histórico y se digitalizan por seguridad.

- Decretos, resoluciones y leyes

de creación

x

- Actas y resoluciones de

nombramiento

x

- Escrituras y terrenos

x

- Documentos asohan

x

- Reestructuraciones

x

2000-54.2 ANTECEDENTES MEMORIALES

Dirección General

TRD Dirección 1 20 Funcionarios

x Baja

x x

Cronológico x x Se conservan permanentemente como

documento histórico y se digitalizan por seguridad.

- Misión

x

- Visión

x

- Política

x

- Principios

x

- Matriz DOFA (2000-71.26)

x

2000-57 SOLICITUDES DE DISPONIBILIDAD

PRESUPUESTAL

Secretaría Dirección

TRD Secretaría de Dirección

1 0 Dirección

Grupo calidad Jefaturas

x Baja

x x

Cronológico x El documento físico queda como respado o contracara del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, asumiendo los tiempos de retención establecidos para este. El documento electrónico se elimina en gestión al finalizar la vigencia.

Solicitud de Disponibilidad Presupuestal (2000-71.75)

1 0

x

x

x Se elimina el archivo electrónico al finalizar la vigencia.

Registro Solicitudes de Disponibilidad Presupuestal (2000- 71.91)

1 0

x

x

x Se elimina al finalizar la vigencia.

2000-60 AUDITORIAS EXTERNAS

Asesoría de Dirección

TRD Asesor de Dirección

1 10 Dirección

Grupo calidad Jefaturas

x Baja

Cronológico x x Se elimina previa digitalización

2000-60.1 REVISORIA FISCAL

Alta

x

2000-60.2 ENTES DE CONTROL

Alta

x

- Reporte de estado de emergencia hospitalaria (Minproteccion)

2000-60.3 ENTIDADES CONTRATANTES

Baja

x

2000-60.4 AUDITORIAS DE HABILITACIÓN

Coordinación Garantía de la

Calidad

TRD Coordinador Garantía de la

Calidad

1 10 Dirección

Grupo calidad

Jefaturas x Baja

x

Cronológico Se elimina previa digitalización

2000-60.5 AUDITORIAS DE

CERTIFICACION x

2000-60-6 AUDITORIAS DE

ACREDITACION x

(14)

CÓDIGO NOMBRE SERIES - SUBSERIES

TIPOS DOCUMENTALES RESPONSABLE ARCHIVO

A.Gest A.Gral

Consulta ORIGINAL COPIA FISICO ELECTR. ORDENACION CT

E MT S

PROCEDIMIENTO

Cumplidos los cinco años en el Archivo General

2000-62 PLANILLAS REGISTRO

CORRESPONDENCIA

Baja

Cronológico Se elimina previa digitalización

2000-62.1 REGISTRO DE

COMUNICACIONES INTERNAS

Todas las áreas que emiten comunicacione

s

TRD de los funcionarios que

emiten comunicaciones

1 0 Secretaria

x Media

x

Cronológico, numérico

x x Se elimina en archivo de gestión previa digitalización

2000-62.2 REGISTRO DE OFICIOS EXTERNOS

Secretaría Dirección

TRD Secretaría de Dirección

1 0 Secretaria

x Media

x

Cronológico, numérico

x x Se elimina en archivo de gestión previa digitalización

2000-62.9 REGISTRO

CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA

Secretaría Dirección

TRD Secretaría de Dirección

1 0 Secretaria

x Media

x

Cronológico, numérico

x x Se elimina en archivo de gestión previa digitalización

2000-62.7 TRASLADO INTERNO DE DOCUMENTOS

Todos las áreas

TRD de los funcionarios que

trasladan documentos

1 0 Secretaria

x Media

x

Cronológico, numérico

x x Se elimina en archivo de gestión previa digitalización

2000-62.10 REGISTRO

CORRESPONDENCIA INTERNA RECIBIDA

Secretaría Dirección

TRD Secretaría de Dirección

1 5 Secretaria

x Media

x

Cronológico, numérico

x x Se elimina en archivo de gestión previa digitalización

2000-62.11 REGISTRO

CORRESPONDENCIA DIAS Y HORAS NO HABILES

Portería Portería Temporal 0 Secretaria

x Baja

x

Cronológico x Se hace la devolución al funcionario de la portería inmediatamente se registre el documento en la central de correspondencia, para que sea eliminado el formato.

2000-63 INVENTARIOS DOCUMENTALES

1 5 Áreas,

Archivo General x Baja

Cronológico x x

2000-63.1 TRANSFERENCIA PRIMARIA DE DOCUMENTOS

Todas las áreas que realizan transferencia

TRD todas las áreas que

realizan transferencia

Baja

x x

Se elimina previa digitalización

2000-64 PAGINA WEB

Comunicacione s

TRD Comunicador

1 5 Dirección

Grupo calidad Jefaturas

x Baja

Cronológico x x Se elimina mediante picado para su debido reciclaje

- Actualización WEB áreas (2000-

71.19) x

- Base de datos x

(15)

TIPOS DOCUMENTALES

Cumplidos los cinco años en el Archivo General

2000-69 ALIANZAS Y CLIENTES

Baja

2000-69.1 PLAN DE TRABAJO

Asesoría de Dirección

TRD Asesor de Dirección

1 5 Grupo garantía

de calidad Dirección

x Baja

x x

Cronológico x x Se conserva como archivo histórico y se digitaliza

2000-69.2 PORTAFOLIO INSTITUCIONAL

Asesoría de Dirección

TRD Asesor de Dirección

1 5 Grupo garantía

de calidad Dirección

x Baja

x x

Cronológico x x Se conserva como archivo histórico y se digitaliza

2000-69.3 PROPUESTA DE SERVICIO

Asesoría de Dirección

TRD Asesor de Dirección

1 5 Grupo garantía

de calidad Dirección

x Baja

x

Cronológico x x Se conserva como archivo histórico y se digitaliza

2000-69.5 INFORME GESTIÓN POR CONTRATO

Asesoría de Dirección

TRD Asesor de Dirección

1 5 Grupo garantía

de calidad Dirección

x Baja

x

Cronológico x x Se conserva como archivo histórico y se digitaliza

2000-69.6 POSIBLES CLIENTES

Asesoría de Dirección

TRD Asesor de Dirección

1 5 Grupo garantía

de calidad Dirección

x Baja

x

Cronológico x x Es una base de datos se transfiere en medio electrónico

2000-69.7 VERIFICACIÓN REQUISITOS DEL CLIENTE

Asesoría de Dirección

TRD Asesor de Dirección

1 5 Grupo garantía

de calidad Dirección

x Baja

x

Cronológico x x Es una base de datos se transfiere en medio electrónico

2000-69.8 ALIANZAS EN COMUNICACIÓN

Comunicacione s

TRD Comunicador

1 5 Grupo garantía

de calidad Dirección

X Baja

x

Cronológico x x Se conserva como archivo histórico y se digitaliza

2000-70 CIRCULARES

Secretaría Dirección

TRD Secretaría de Dirección

1 10 Funcionarios

x Media

x x

Cronológico, numérico

x x Se conservan permanentemente como

documento histórico y se digitalizan por seguridad.

2000-70.1 REGISTRO CIRCULARES

Secretaría Dirección

TRD Secretaría de Dirección

1 2 Funcionarios

x Media

x x

Cronológico, numérico

x x Se eliminan previa digitalización

2000-78 SEGUIMIENTO, MEDICIÓN Y MEJORA

Todos los resp.

de área

Carpeta compartida en la RED

1 10 Dirección Grupo

Calidad, áreas x Baja

Cronológico x x

2000-78.1

INFORMES DE GESTION E INDICADORES

Todos los resp.

de área

Carpeta compartida en la RED

1 0 Todos

x Baja

x x

Cronológico x Se transfiere el consolidado original de las áreas.

Cumplido el tiempo de retención en Archivo General, se elimina mediante picado, previa digitalización

- Análisis de PARETO ('2000- 71.35')

- Análisis de indicadores ('2000- 71.61')

2000-78.2

PLANES DE MEJORA SIAU

SIAU Coordinadora SIAU

1 5 SIAU

Calidad x Media

x x

Cronológico Se elimina en archivo de gestión, prvia digitalización

2000-78.3

PLANES DE ACCIÓN DE MEJORA PREVENTIVOS Y CORRECTIVOS

Todos los resp.

de área

Carpeta compartida en la RED

1 0 Todos

x Baja

x x

Cronológico x Se elimina en archivo general, previa digitalizaciónel original se custodia en la Secretaría de Dirección. Se puede adoptar cualquiera de las herramientas diseñadas

Plan de acción preventiva y

correctiva (2000-71.36)

Herramienta de calidad "5 porques" (2000-71.83)

Lluvia de ideas (2000-71.84)

(16)

CÓDIGO NOMBRE SERIES - SUBSERIES

TIPOS DOCUMENTALES RESPONSABLE ARCHIVO

A.Gest A.Gral

Consulta ORIGINAL COPIA FISICO ELECTR. ORDENACION CT

E MT S

PROCEDIMIENTO

Cumplidos los cinco años en el Archivo General

2000-79 SEGUIMIENTO AL SERVICIO

NO CONFORME Y A LAS NO CONFORMIDADES

Baja

2000-79.1 SERVICIO NO CONFORME - NO CONFORMIDAD SIAU

SIAU Carpeta compartida en la RED

1 10 Dirección Grupo

Calidad Área x Baja

x

Cronológico x

Se conserva en medio electrónico

2000-79.2 SERVICIO NO CONFORME - NO CONFORMIDAD DIRECCIÓN

Secretaría Dirección

Carpeta compartida en la RED

1 10 Dirección Grupo

Calidad Área x Baja

x

Cronológico x

Se conserva en medio electrónico

2000-79.3 SERVICIO NO CONFORME - NO CONFORMIDAD JURIDICA

Secretaría Asesoría

Jurídica

Carpeta compartida en la RED

1 10 Dirección Grupo

Calidad Área x Baja

x

Cronológico x

Se conserva en medio electrónico

2000-79.4 SERVICIO NO CONFORME - NO CONFORMIDAD ASESOR DE DIRECCION

Asesor de Dirección

Carpeta compartida en la RED

1 10 Dirección Grupo

Calidad Área x Baja

x

Cronológico x

Se conserva en medio electrónico

2000-80 AUDITORIAS INTERNAS DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

Baja

2000-80.2 INFORME AUDITORIA MEDICA

Auditoría Médica

TRD Auditoría Médica

1 10 Dirección Grupo Calidad y Jefaturas

x Baja

x x

Cronológico x x Se elimina mediante picado, previa digitalización

- Retroalimentacion Auditoría Médica

(2000-71.56)

- Auditoria de Historia Clínica (2000-71.42)

- Seguimiento retroalimentación auditoria médica

(2000-71.46)

2000-80.3 INFORME AUDITORIAS INTERNAS

Coordinación Garantía de la

Calidad

TRD Coordinador Garantía de la

Calidad

1 10 Dirección Grupo Calidad y

Jefaturas x Baja

x x

Cronológico x x Se elimina mediante picado, previa digitalización

Plan de auditorías internas (2000- 71.40)

Lista de verificación de auditorías (2000-71.41)

Informe de auditorias internas (2000-71.43)

Oportunidad de mejora o no conformidad (2000-71.55)

2000-80.6 REGISTRO DE NO CONFORMES

(17)

TIPOS DOCUMENTALES

Cumplidos los cinco años en el Archivo General

2000-81 REFERENCIACION

Coordinación

Garantía de la Calidad

TRD Coordinador Garantía de la

Calidad

1 10 Dirección Grupo Calidad y

Jefaturas x Baja

x

Cronológico x x Se elimina mediante picado, previa digitalización

2000-81.1 PLANEACION

Baja

x

2000-81.2 EJECUCION

Baja

x

- Evaluación de visitantes (2000- 71.9)

- Referenciación de mejores prácticas (2000-71.60)

2000-81.3 PLAN DE MEJORA

Baja

x

2000-82 CONCEPTOS

2000-82-1 CONCEPTOS JURIDICOS

Secretaría Dirección

TRD Secretaría de Dirección

1 10 Dirección

Jurídica Jefaturas

x Alta

x

Cronológico x x Se conserva como archivos histórico y se digitaliza por seguridad

2000-82-2 CONCEPTOS MEDICOS

Secretaría Dirección

TRD Secretaría de Dirección

1 10 Dirección

Auditoria Médica

Jefaturas X Alta

x

Cronológico x x Se conserva como archivos histórico y se digitaliza por seguridad

2000-87 REGISTRO DE CONTROL DE DOCUMENTOS

2000-87.1 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS

Secretaría Dirección

RED SATURNO Permanen- temente

0 Dirección Grupo calidad Secretaria

x Baja

x

Cronológico x Los listados se actualizan permanentemente y se encuentran en la Red, Saturno

2000-87.2 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Asesoría Jurídica

RED SATURNO Permanen- temente

0 Dirección Grupo calidad Secretaria

x Baja

x

Cronológico x Los listados se actualizan permanentemente y se encuentran en la Red, Saturno

2000-87.3 CONTROL DE CAMBIO DE DOCUMENTOS

Secretaría Dirección

TRD Secretaría de Dirección

1 0 Dirección Grupo

calidad Secretaria

x Baja

x

Cronológico x x Se elimina cumplido el tiempo de retención en archivo de gestión escaneada con firmas

2000-87.4 DISTRIBUCIÓN DE

DOCUMENTOS

Secretaría Dirección

RED SATURNO Permanen- temente

0 Dirección Grupo calidad Secretaria

x Baja

x

Cronológico x Se conserva correo electrónico

2000-87.5 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DIRECCIÓN GENERAL

Dirección General

RED SATURNO 2 0 Dirección Grupo

calidad Comité

de Archivo x Baja

x x

Alfanumérica x x Publicar TRD en PDF firmada cuando sea aprobada, se elimina el físico después de un año de encontrarse obsoleta

2000-87.6 NORMOGRAMA

Asesoría

Jurídica

TRD Secretaria Asesoría Jurídica

1 10

Asociados de

valor x Baja

x

Numérico

x

Se consulta por la Red, el original reposa en la Oficina Jurídica

(18)

CÓDIGO NOMBRE SERIES - SUBSERIES

TIPOS DOCUMENTALES RESPONSABLE ARCHIVO

A.Gest A.Gral

Consulta ORIGINAL COPIA FISICO ELECTR. ORDENACION CT

E MT S

PROCEDIMIENTO

Cumplidos los cinco años en el Archivo General

2000-91 MACROPROCESOS

Secretaría

Dirección

TRD Secretaría de Dirección

1 10 Usuarios

internos

x Media

x x

Cronológico numérico

x Se transfieren al Archivo General los procesos obsoletos después de un año de consulta en el Archivo de Gestión. Pasados los 10 años se eliminan.

2000-91.1 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

2000-91.2 GARANTIA DE LA CALIDAD 2000-91.3 ALIANZAS Y CLIENTES 2000-91.4 DESARROLLO INTEGRAL DEL

TALENTO HUMANO 2000-91.5 SERVICIO AL USUARIO 2000-91.6 APOYO LOGISTICO,

ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

2000-91.7 DESARROLLO CIENTÍFICO Y TECNOLÓGICO

2000-91.8 EVALUACIÓN Y CONTROL

2000-94 PROCESOS

Secretaría Dirección

TRD Secretaría de Dirección

1 10 Usuarios

internos

x Media

x x

Cronológico numérico

x Se transfieren al Archivo General los procesos obsoletos después de un año de consulta en el Archivo de Gestión. Pasados los 10 años se eliminan.

2000-94.1 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2000-94.2 GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

Y EL CONOCIMIENTO

2000-94.3 ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

2000-94.4 CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME

2000-94.5 AUDITORÍAS INTERNAS

2000-94.6 SEGUIMIENTO Y MEDICION DE LOS PROCESOS

2000-94.7 MONITOREO VOZ DEL USUARIO

2000-94.8 MERCADEO SOCIAL 2000-94.9 CONTRATACION

2000-94.10 SEGURIDAD DEL PACIENTE

2000-95 PROCEDIMIENTOS

Secretaría Dirección

TRD Secretaría de Dirección

1 10 Usuarios

internos

x Media

x x

Cronológico numérico

x Se transfieren al Archivo General los procedimientos obsoletos después de un año de consulta en el Archivo de Gestión. Pasados los 10 años se eliminan.

2000-95.4 COTIZACIÓN DE SERVICIOS

2000-95.6 PROGRAMACIÓN Y

PROYECCIÓN DE VIDEOS 2000-95.7 INFORMACIÓN AL USUARIO 2000-95.8 ASIGNACIÓN Y CANCELACIÓN

TELEFÓNICA DE UNA CITA

MÉDICA

(19)

TIPOS DOCUMENTALES

Cumplidos los cinco años en el Archivo General

2000-95.13 LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS

2000-95.14 ELABORACIÓN DE CONTRATOS

2000-95.15 AUDITORIA DE HISTORIAS CLÍNICAS

2000-95.16 ENTREGA DE

RETROALIMENTACIONES Y CALIFICACION DE FORMATO DE AUDITORIA

2000-95.17 SOLICITUD Y ENTREGA DE HISTORIAS CLÍNICAS PARA AUDITORÍA Y REALIZACIÓN DE ACTAS DE AUDITORÍA MÉDICA.

2000-95.18 SOLICITUD, RECEPCIÓN,

APROBACIÓN Y

ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL EN LA PÁGINA WEB

2000-95.21 ACTUALIZACION INFORMACIÓN DE SERVICIOS

2000-95.22 ELABORACIÓN Y ENTREGA DEL PERIÓDICO MI LLERAS

2000-95.23 MANEJO DE PACIENTE AGRESIVO

2000-95.28 PEDAGOGIA EN SALA INTERACTIVA

2000-95.29 SOLICITUD MATERIAL INFORMATIVO Y/O EDUCATIVO 2000-95.30 DILIGENCIAMIENTO ,

VALIDACION Y ENVIO DE FORMULARIOS SIRECI A LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

2000-96 ESPECIFICACIONES

1 10 Usuarios internos x Media

x x

Cronológico

numérico x

2000-96.1 COMPONENTES POA

2000-96.2 DOCUMENTOS A PRESENTAR

POR LOS FUTUROS

CONTRATISTAS SEGÚN SEA SU NATURALEZA JURIDICA

2000-96.3 IDENTIDAD GRÁFICA PARA EL PERIÓDICO MI LLERAS

2000-96.4 CÓMO ESCRIBIR DIRECCIONES

2000-96.5 LEGALIZACION DEL CONTRATO U ORDEN

Se transfieren al Archivo General las especificaciones obsoletas después de un año de consulta en el Archivo de Gestión. Pasados

los 10 años se eliminan.

Secretaría Dirección

TRD Secretaría de Dirección

(20)

CÓDIGO NOMBRE SERIES - SUBSERIES

TIPOS DOCUMENTALES RESPONSABLE ARCHIVO

A.Gest A.Gral

Consulta ORIGINAL COPIA FISICO ELECTR. ORDENACION CT

E MT S

PROCEDIMIENTO

Cumplidos los cinco años en el Archivo General

2000-96.6 DILIGENCIAMIENTO DE LA

BASE DE DATOS DE

RETROALIMENTACIONES Y AUDITORÍA MÉDICA

2000-96.7 INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIMIENTO DEL FORMATO DE AUDITORIA MÉDICA

2000-96.8 INFORMACION EN

CARTELERAS

2000-96.9 COMO USAR LOS LOGOS DE CERTIFICACION

2000-96.12 CONSULTOR CRONICO 2000-96.13 TABLA DE CONTRATACION 2000-96.15 APERTURA DE BUZONES Y

TRAMITE DE

MANIFESTACIONES

2000-96.16

DOCUMENTOS QUE DEBE ANEXAR EL CENTRO PARA INICIAR UNA FORMA DE CONTRATACION

2000-96-17

INSTRUCTIVO PARA

ELABORACION DE

CONSENTIMIENTO INFORMADO.

PROYECTO DE INVESTIGACION

2000-96-18 INSTRUCTIVO INTERNO

PLATAFORMA SIRECI

2000-97 MANUAL DE LA CALIDAD

Secretaría Dirección

TRD Secretaría de Dirección

1 10 Usuarios

internos

x Alta

x x

Cronológico numérico

x Se transfiere al Archivo General los manuales obsoletos después de un año de consulta en el Archivo de Gestión. Pasados los 10 años se transfiere al archivo histórico

2000-99 PROMOCIÓN DE LA SALUD Y

PREVENCIÓN DE LA

ENFERMEDAD CUTANEA 2000-99.1 PROGRAMA EN PRO DE LA

CARICIA

Comunicacione s

TRD Comunicador

1 10 Dirección Grupo calidad Secretaria

x Alta

x

Cronológico x Se digitaliza antes de su eliminación

2000-99.2 MASTER DE PROGRAMAS ESCRITO EN LA PIEL Y CÓDIGOS CÍVICOS

Comunicacione s

TRD Comunicador

1 10 Dirección

General x Alta

x

Cronológico x Terminado el tiempo se transfiere al archivo histórico

2000-99.3 ESTRATEGIAS DE DIFUSIÓN DEL PROGRAMA NACIONAL EN PRO DE LA CARICIA

Comunicacione s

TRD Comunicador

1 10 Dirección Grupo calidad

Secretaria x Alta

x

Cronológico x Se digitaliza antes de su eliminación

2000-100 PUBLICACIONES EN MEDIOS

DE COMUNICACIÓN

EXTERNOS NO CIENTÍFICOS

Comunicacione s

TRD Comunicador

1 10 Usuarios

internos x Baja

x

Cronológico numérico

x x Se elimina mediante picado previa digitalización

(21)

TIPOS DOCUMENTALES

Cumplidos los cinco años en el Archivo General

2000-103 DIVULGACIÓN IMPRESA

Comunicacione

s

TRD Comunicador

1 5 Todos

x Baja

x

Cronológico x x Se elimina mediante picado previa digitalización

2000-103.1 Solicitudes (2000-71.74) 2000-103.2 AFICHES

2000-103.3 FOLLETOS 2000-103.4 OTROS 2000-103.5 CARTELERAS

2000-104 TEGUMENTUM

Comunicacione s

TRD Comunicador

1 10 Todos

x Baja

x x

Cronológico numérico

x Terminado el tiempo se transfiere al archivo histórico

2000-104.2 PUBLICACION MEDIO ELECTRÓNICO Y FÍSICO

2000-106 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

Secretaría Dirección

TRD Secretaría de Dirección

1 10 Todos los

usuarios internos x Media

x x

Cronológico x x Se elimina mediante picado previa digitalización

2000-107 CORRESPONENCIA JUNTA DIRECTIVA

Secretaría Dirección

TRD Secretaría de Dirección

1 10 Dirección

General x Media

x

Cronológico x x Se conserva como documento histórico previa digitalización

2000-108 DERECHOS DE AUTOR

2000-108-1 DERECHOS DE AUTOR, ESCRITO EN LA PIEL

Secretaría Dirección

TRD Secretaría de Dirección

1 10 Dirección

General x Alta

x x

Cronológico x x Se conserva como documento histórico previa digitalización

2000-108-2 REGISTRO DE MARCA

Secretaría Dirección

TRD Secretaría de Dirección

1 10 Dirección

General x Alta

x

Cronológico x x Se conserva como documento histórico previa digitalización

2000-110 CODIGOS CIVICOS

Comunicacione s

TRD Comunicador

1 10 Dirección

General x Alta

x

Cronológico x x Se conserva como documento histórico previa digitalización

2000-111 TARIFAS

Secretaría Dirección

TRD Secretaría de Dirección

1 5 Dirección

General x Media

x

Cronológico x x Se conserva como documento histórico previa digitalización

2000-112 PROPUESTAS INTERNAS

Secretaría Dirección

TRD Secretaría de Dirección

1 5 Dirección

General x Media

x

Cronológico x x Se conserva como documento histórico previa digitalización

Nombre: MABY GUERRERO CASALLAS Nombre: JAVIER CORMANE FANDIÑO Nombre: Nombre:

Fecha: 2014-09-17 Fecha: 2014-09-17 Fecha: Fecha:

Administrador Documental Director, Subdirector, Jefe de Oficina o Coordinador Delegado Mesa de Trabajo de Gestion Documental Presidente del Comité Institucional de

Firma: Firma: Número de Informe: Firma:

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