Procedimiento para el registro y control de los pagos de bienes y servicios en la Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas

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(1)Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas Facultad de Ciencias Económicas Departamento de Contabilidad y Finanzas. TESIS PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE MÁSTER EN CONTABILIDAD GERENCIAL. Título: Procedimiento para el registro y control de los pagos de bienes y servicios en la Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas.. Autora: Lic. Fanny Molina Flores Tutora: Dr. C. Marili Martín García. 20122012-2013.

(2) Índice Índice ......................................................................................................................................... 2 Introducción ................................................................................................................................ I Capítulo I. Los procedimientos, sus características y especificidades en el ámbito contable. .... 1 1.1 Generalidades sobre manuales y procedimientos. ........................................................... 1 1.2 Los manuales de procedimientos dentro del control interno. ...........................................12 1.3 Las operaciones de pago. Principios de control interno inherentes a las operaciones de pago. .....................................................................................................................................20 Capítulo II. Bases para la obtención y control de los recursos financieros que respaldan los pagos en la Universidad Central de Las Villas. .........................................................................23 2.1 Caracterización del área económica de la Universidad Central ¨Marta Abreu¨ de Las Villas (UCLV). .................................................................................................................................23 2.2 Sistema de Administración Financiera para la Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas (UCLV) .........................................................................................................................29 2.3 El Proceso de Gestion de recursos materilales y financieros. ..........................................35 Capítulo III. Subproceso Gestión de pagos. Procedimiento que lo acompaña...........................40 3.1. Procedimiento para el registro y control de los pagos de bienes y servicios en la UCLV 40. Conclusiones ............................................................................................................................55 Recomendaciones ....................................................................................................................56 Bibliografía ................................................................................................................................57 Bibliografía consultada en internet ............................................................................................60 Anexos ......................................................................................................................................63.

(3) Pensamiento.

(4) “Debemos trabajar por nuestro perfeccionamiento interno como una obsesión, casi como una impulsión constante, y cada día analizar honestamente lo que hemos hecho y corregir nuestros errores y volver a empezar al día siguiente” siguiente” Che.

(5) Agradecimientos.

(6) Decir gracias nunca está de más, ser agradecidos es muestra de cuanto valoramos a las personas que nos ayudan.. A mis padres, por el apoyo incondicional durante todos estos años de estudio. A mis hijos, que aunque han llegado hace poco a mi vida, es por ellos que hago todo. A mi esposo Luis Orlando, por su ayuda y apoyo incondicional. A mi tutora, Marili por compartir sus conocimientos y tantas horas de entrega A Pablito por la atención y ayuda brindada, en momentos de tanto trabajo A mis compañeras y compañeros de trabajo, en especial mis compañeras del Grupo de Finanzas que me brindaron todo el afecto y la ayuda para alcanzar este logro que también le pertenecen. En fin a todo el que interrumpió su trabajo para brindarme información A todos muchas gracias………….. . ..

(7) Dedicatoria.

(8) A mis hijos, Luis Fernando y Laura Sofía, para quienes el amor que les brindo me parece pequeño. A mis padres, y hermano, como reconocimiento a su apoyo incondicional, que han propiciado este y muchos otros momentos en mi vida. A mi esposo Luis Orlando, con mucho amor y agradecimiento por su apoyo..

(9) Resumen.

(10) Resumen. Esta investigación surge motivada por lo exigido en la Resolución 60/2011 de la Contraloría General de la República que establece el uso obligatorio de procedimientos y por la decisión de la dirección de la Universidad Central de Las Villas (UCLV) de gestionar la actividad a través de procesos. El proceso Gestión de recursos materiales y financieros se encuentra enmarcado en el trabajo de la Dirección de Contabilidad y Finanzas y dentro de este el subproceso de Gestión de Pago para el cual se desarrollo un procedimiento para el registro y control de los pagos de bienes y servicios en la UCLV, objetivo de la presente investigación. Para el desarrollo de dicho procedimiento se realizó una revisión bibliográfica que permitió establecer los fundamentos teóricos que sustentan la elaboración de los procedimientos y las características del proceso contable para la gestión de pago de bienes y servicios en la UCLV. Se analizaron las bases que sustentan la obtención y control de los recursos materiales y financieros que respaldan los pagos en dicho centro y se define la estructura del procedimiento y las actividades y las tareas que lo integran..

(11) Summary.

(12) Summary. This investigation arises motivated by that demanded in the Resolution 60/2011 of the General Controllership of the Republic that it establishes the obligatory use of procedures and for the decision of the direction of the Central University of Las Villas (UCLV) of negotiating the activity through processes. The process Administration of material and financial resources is framed in the work of the Direction of Accounting and Finances and inside this the sub process of Administration of Payment for the one which you development a procedure for the registration and control of the payments of goods and services in the UCLV, objective of the present investigation. For the development of this procedure was carried out a bibliographical revision that allowed the theoretical foundations that sustain the elaboration of the procedures and the characteristics of the countable process for the administration of payment of goods and services in the UCLV. The bases were analyzed that they sustain the obtaining and control of the material and financial resources that support the payments in this center and is defined the structure of the procedure and the activities and the tasks that integrate it..

(13) Introducción.

(14) Introducción. Introducción El mundo de hoy se caracteriza por una gran dinámica y alta competitividad en un entorno turbulento. Cuba no está ajena a esta situación ya que ante esta realidad, las entidades requieren adaptarse y adelantarse a este entorno, en términos de establecer las estrategias que le permitan sobrevivir y desarrollarse, es decir, se encuentran ante la necesidad del cambio. Debido a este contexto internacional en el que también se desenvuelve la economía cubana, es de vital importancia para todas las entidades fortalecer su Sistema de Control Interno con vistas a lograr los resultados esperados en cuanto al cumplimiento de sus planes y metas con eficiencia y eficacia de las operaciones, orden, disciplina y el acatamiento absoluto de la legalidad, de ahí la importancia que se le concede en estos tiempos al control interno en las entidades cubanas. Lo anterior implica la necesidad de desarrollar acciones que permitan obtener resultados inmediatos para lo cual es necesario que el trabajador conozca suficientemente dónde están los problemas y las causas que los provocan, para perfeccionar el trabajo que se acomete a diario en cada entidad. El perfeccionamiento de la actividad económica en el Ministerio de Educación Superior (MES) iniciado a finales de 1998 condujo a la necesidad de establecer el nuevo Modelo de Gestión Económica Financiera (MGEF), como solución permanente, integral y sistemática a las deficiencias e insuficiencias de la actual gestión. Sobre la base de los elementos abordados para el perfeccionamiento de la actividad económica del MES en el manual Actualización de la Gestión Económico-Financiera, se presentan las especificidades para la Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas (UCLV). La gestión de los recursos materiales y financieros. en particular, y como proceso de. apoyo de la UCLV, soporta la gestión eficaz, eficiente y efectiva del resto de los procesos universitarios, enmarcándose fundamentalmente en el área de resultado clave. “Gestión de la Educación Superior” y con especificidad en el objetivo. de. garantizar la gestión integral de los procesos con eficiencia, eficacia, y racionalidad en función del. avance de la UCLV, hacia la excelencia, en correspondencia con la. situación real y las políticas y estrategias del país.. I.

(15) Introducción. Para lograr este objetivo en la UCLV se ha venido trabajando en la identificación de los subprocesos que conforman el proceso de Gestión de Recursos Materiales y Financieros. Esta investigación surge motivada por lo anteriormente planteado y lo exigido en la Resolución 60/2011 de la Contraloría General de la República que establece el uso obligatorio de procedimientos para fortalecer el control interno de todas las entidades, la misma se refiere al desarrollo del procedimiento para la gestión de pago en la Universidad Central ¨Martha Abreu¨ de Las Villas (UCLV), a partir de una revisión realizada a los procedimientos existentes y comprobar que no existe elaborado un procedimiento para este fin, lo que se identifica como la situación problémica de la presente investigación. El problema científico, de acuerdo a lo anterior se identifica con la interrogante ¿Cómo elaborar un procedimiento para el registro y control de los pagos de bienes y servicios en la UCLV? Con el propósito de dar respuesta al problema científico se traza la siguiente hipótesis: Si se elabora un procedimiento para la gestión de pago de acuerdo a lo establecido en la legislación vigente en Cuba, será posible organizar e institucionalizar la gestión de pago de bienes y servicios en la UCLV. El objetivo general de la investigación se centra en elaborar un procedimiento que respalde la gestión de pago de bienes y servicios en la UCLV. Para darle cumplimiento al objetivo general anterior se desarrollaron los siguientes objetivos específicos. 1. Establecer los fundamentos teóricos que sustentan la elaboración de los procedimientos y las características del proceso contable para la gestión de pago de bienes y servicios en la UCLV.. II.

(16) Introducción. 2. Analizar las bases que sustentan la obtención y control de los recursos materiales y financieros que respaldan los pagos de bienes y servicios en la UCLV. 3. Definir las actividades que conforman el procedimiento para el registro y control de los pagos de bienes y servicios y establecer las tareas que lo integran. 4. Definir riesgos e indicadores asociados a la gestión de pago. Desde el punto de vista teórico constituye una fuente bibliográfica que puede ser utilizada como guía para facilitar el trabajo de los técnicos y especialistas de la entidad y de otras universidades del país. Desde el punto de vista práctico constituye una herramienta de trabajo que contribuye al fortalecimiento del control interno, a través del procedimiento propuesto que posibilita de forma objetiva la gestión de los pagos y el registro y control de estos. El principal aporte de la investigación está en la elaboración de un procedimiento para el Subproceso Gestión de Pagos en la entidad objeto de estudio. La elaboración del procedimiento constituye además, un aporte metodológico, ya que permite sistematizar cada uno de los elementos que integran el procedimiento para la gestión de pago y su control, de forma tal que organice el trabajo de los técnicos y facilite su adiestramiento en todas las tareas asociadas a este subproceso y garantiza la continuidad del trabajo cuando se producen cambios en el personal. Este procedimiento forma parte de los esfuerzos que se realizan en la Educación Superior por lograr la mejora continua de la calidad en todos los ámbitos universitarios, con el desarrollo de la gestión a través de procesos, lo que le impone la novedad en su tratamiento. En el desarrollo de la investigación se emplean métodos empíricos, pues se realizan entrevistas a dirigentes, técnicos, administrativos y trabajadores relacionados con las operaciones, el análisis de documentos y procedimientos y el criterio de especialistas;. III.

(17) Introducción. dentro de los métodos teóricos se utilizaron el análisis y síntesis de la información obtenida para la revisión bibliográfica. El trabajo se ha estructurado en tres capítulos, un primer capítulo en el que se aborda todos los aspectos teóricos que sustenta el desarrollo de un procedimiento para la gestión de pago y sus principales características. En el segundo capítulo se realiza una caracterización de la Dirección de Contabilidad y Finanza de la UCLV, se realiza un análisis del sistema de administración financiera de dicha entidad donde se establecen las bases para la obtención y control de los recursos financieros que respaldan los pagos del centro. Un tercer capítulo en el que se describe el procedimiento para la gestión de pago, definiendo a su vez los riesgos e indicadores según las actividades y las tareas que lo conforman. Al finalizar la investigación se plantean las conclusiones y recomendaciones, así como la bibliografía consultada y los anexos necesarios.. IV.

(18) Capítulo Capítulo 1.

(19) Los procedimientos, sus características y especificidades en el ámbito contable.. Capítulo I. Capítulo I. Los procedimientos, sus características y especificidades en el ámbito contable. Este capítulo aborda los aspectos conceptuales sobre manuales y procedimientos mediante la consulta de la bibliografía existente. Las normativas para el diseño de los manuales y procedimientos y el control interno para las operaciones de pago. 1.1 Generalidades sobre manuales y procedimientos. En el desarrollo de este epígrafe se describen las características generales de los manuales de procedimientos a partir del concepto de Contabilidad. En el año 1966 en una reunión del comité de la Asociación Americana de Contabilidad se definió la contabilidad como el proceso de identificar, medir y comunicar información económica para permitir juicios informados y decisiones por parte de los usuarios de la información. Según esta definición la contabilidad no solo describe acontecimientos pasados, sino que también hacen estimaciones, aspecto importante siempre que el resultado sea de utilidad para los usuarios en la toma de decisiones. Según Horngren, (1983) la contabilidad son todos aquellos procedimientos que se utilizan para registrar los acontecimientos ocurridos en la vida de una organización, clasificarlos y resumirlos de una manera significativa. La Contabilidad tiene una larga historia, y “…diferentes funciones, pero su principal objetivo es suministrar, cuando sea requerida o en fechas determinadas, información razonada en base a registros técnicos, de las operaciones realizadas por un ente público o privado” (Redondo, 1989) En el concepto de Contabilidad muchos autores han emitido su criterio, por ejemplo: “Contabilidad es el nombre genérico de todas las anotaciones, cálculos y estados numéricos que se llevan a cabo en una empresa con el objeto de proporcionar: Una imagen numérica de lo que en realidad sucede en la vida y en la actividad de la empresa, es decir conocer su patrimonio y sus modificaciones. Una base en cifras para. 1.

(20) Los procedimientos, sus características y especificidades en el ámbito contable.. Capítulo I. orientar las actuaciones de gerencia en su toma de decisiones. La justificación de la correcta gestión de los recursos de la empresa” (Goznes y Goxen). Para Araceli Sito, (1998) la Contabilidad “es el proceso de interpretar, registrar, clasificar, medir y resumir en términos monetarios la actividad económica que acontece en una entidad”, con “el propósito de proporcionar información sobre una entidad económica... de forma tal que sirva de ayuda en la planificación y control de las actividades de la entidad” El registro completo de las actividades de una entidad implica un gran volumen de datos, de ahí la necesidad de clasificar la información en grupos o categorías por ejemplo: las transacciones a través de las cuales se recibe o se paga efectivo. Registrar, clasificar y resumir información contable es el inicio de un proceso que incluye algo más que la creación de la información. Involucra también la comunicación de ésta información a quienes están interesados y la interpretación de la información contable para ayudar a la toma de decisiones. La contabilidad se encuentra en constante cambio, en estudio. Diversos organismos y tratadistas la enfocan desde diferentes ángulos, pero con la mayoría de los objetivos en común. Se puede resumir que es una técnica en constante evolución basada en conocimientos razonables y lógicos, que tiene como objetivo fundamental, registrar y sintetizar las operaciones financieras de una entidad e interpretar sus resultados. El autor Villasmil, (2009) plantea que para lograr que la contabilidad refleje con exactitud la información financiera y con ello ayudar en la toma de decisiones, se deberán realizar: registros con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a la diversidad de operaciones. Se clasificarán las operaciones registradas como medio para obtener los objetivos propuestos y se interpretarán los resultados con el fin de dar información detallada y razonada.. 2.

(21) Los procedimientos, sus características y especificidades en el ámbito contable.. Capítulo I. Para que todo esto se logre los procesos deben quedar organizados en forma de Manual de Procedimientos. Entre los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, se destaca lo relativo a los manuales de procedimientos, ya que facilitan el aprendizaje al personal, proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en las unidades administrativas, fundamentalmente en el ámbito operativo o de ejecución, pues son una fuente en las que se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado para lograr la realización de las tareas que se le han encomendado. Estos representan una herramienta indispensable para toda empresa u organización, ya que les permite cumplir con sus funciones y procesos de una manera clara y sencilla. Para poder ejecutar sus actividades de manera efectiva necesitan poner en práctica ciertas técnicas y métodos que conllevan a desarrollar coordinadamente las operaciones. Dentro de estas técnicas se encuentran los procedimientos como medios de trabajos que facilitan la efectividad de las operaciones diarias. Según el diccionario Larousse se define la palabra Manual como el libro que contiene nociones básicas de una materia. Se puede entender por Manual la herramienta que posee la empresa para facilitar el desarrollo de sus funciones tanto administrativas como operativas, contribuyendo al cumplimiento de lo establecido por leyes, resoluciones y decretos, con el objetivo de lograr un eficiente Control Interno, impidiendo que el proceso se interrumpa (Valdivia. 1992). Según Reyes (2010), un manual es de suyo empírico, variable y fácil de comprender, significa un folleto, libro, carpeta etc., en los que de manera fácil de manejar se concentran en forma sistémica, una serie de elementos administrativos para un fin concreto, orientan y uniforman la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa. En el libro Herramientas para el Contador se define el Manual Administrativo, como el conjunto de normas de administración, reglamentaciones, políticas y procedimientos 3.

(22) Los procedimientos, sus características y especificidades en el ámbito contable.. Capítulo I. preparados por la dirección, realizado por y para los trabajadores de la empresa (Ríos, 2008). Para el logro de los objetivos de una entidad se debe contar con Manuales ya que estos constituyen una herramienta que posee la empresa para facilitar el desarrollo de sus funciones tanto administrativas como operativas lo que contribuye a dar cumplimiento al cuerpo legal establecido en el país, con el objetivo de lograr un buen Control Interno de los recursos, impidiendo que el proceso se interrumpa. Los Manuales Administrativos son documentos que sirven como medio de comunicación y coordinación para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización, antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas y procedimientos, así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas. El transcurso del tiempo es testigo de que el uso de manuales presenta ventajas, dado que son fuente permanente de información sobre las prácticas generales de las empresas, logran un compendio total de las funciones y procedimientos que desarrolla una organización. Son una herramienta de apoyo en el entrenamiento y capacitación de nuevos empleados, determinan la responsabilidad de cada puesto y su relación con otros puestos de la organización y representan una guía regida por normas para que el usuario no tenga que acudir a la toma de decisiones ni a criterios personales en el momento de actuar, además mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la. gestión. administrativa. y evitan. la formulación. de la excusa del. desconocimiento de las normas vigentes; facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir un instrumento que define la responsabilidad y brindan. soluciones. a. situaciones. que. de. otra. manera. deberían ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan. Poseer Manuales brinda ventajas pero a su vez también tiene limitaciones, ya que constituyen una herramienta, pero no la solución para todos los problemas administrativos que se puedan presentar; exigen una permanente actualización para no perder su vigencia y convertirse en inutilizable; su utilidad se ve limitada o es nula 4.

(23) Los procedimientos, sus características y especificidades en el ámbito contable.. Capítulo I. cuando la organización se compone de un número reducido de personas y por tanto la comunicación es muy fluida y el volumen de tareas reducido. Dentro de los Manuales Administrativos se pueden encontrar los siguientes: . Manuales de Organización. . Manuales de Procedimientos. . Manuales de Políticas. . Manuales para Especialistas. . Manual del Empleado. . Manual de contenido múltiple.. . Manuales de Finanzas. . Manuales del Sistema. Los más utilizados son los Manuales de Organización y los Manuales de Procedimientos que constituyen el punto de referencia para elaborar los demás tipos de manuales, en ellos se describen los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen una estructura. Los Manuales de Organización presentan una determinada estructura, esta contiene: portada del manual, hoja de identificación de firmas, índice, introducción o presentación, antecedentes históricos, marco jurídico de la entidad, estructura orgánica, atribuciones, organigrama general, carátula, organigramas específicos y estructura funcional. (Ríos, 2008). En el libro Herramienta para el Contador se plantea que los Manuales de Organización contemplan la forma en que se integra y coordina una organización. Constituye un instrumento de referencia para elaborar otros tipos de Manuales como son los de Procedimientos y Políticos. Constituyen la revisión pormenorizada de la organización formal de cualquier institución, que se realiza a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen una estructura. Es común que dicho Manual de Organización. refleje una. información detallada sobre los antecedentes históricos, las atribuciones, el marco. 5.

(24) Los procedimientos, sus características y especificidades en el ámbito contable.. Capítulo I. jurídico de la unidad organizativa, la estructura, los objetivos, las funciones y las líneas de comunicación y coordinación que se debe dar en una unidad organizativa, dependencia o unidad administrativa. La existencia del mismo es un valioso instrumento de control para organizar la supervisión de tareas y funciones, resolver los conflictos de autoridad y la separación de responsabilidades de los procesos de la organización. Tomando en cuenta las características y necesidades de una entidad organizativa que intenta definir sus funciones los Manuales de Organización se pueden clasificar en: Manuales Generales de Organización. Manuales Específicos de Organización. (Ríos, 2008) Los primeros son aquellos que abarcan todas las unidades administrativas de la empresa, mientras que los específicos se ocupan de una parte, ejemplo: un departamento en particular. Los. planteamientos. expuestos. sobre. los. Manuales. de. Organización. están. interrelacionados porque queda bien claro que los mismos dejan detallado por escrito la organización formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad, responsabilidad de los distintos puestos de trabajo componiendo su estructura y el tipo de información que contienen. El Manual de Procedimientos es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los que se canalizan las actividades operativas de la empresa, como la declaración de normas de funcionamiento básicas a las cuales deberán ajustarse los miembros de la misma. Al igual que en los Manuales de organización, no existe un patrón ni una forma única para la elaboración de un Manual de procedimientos, así como tampoco existe uniformidad en su contenido, ya que estos se diseñan considerando las necesidades y formas de trabajo específicas de las instituciones. Como Manual de Procedimientos Terry (2011) afirma que es una expresión formal de. 6.

(25) Los procedimientos, sus características y especificidades en el ámbito contable.. Capítulo I. todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo. Otro concepto de Manual de Procedimientos según Graham (2011) es que: los manuales presentan sistemas y técnicas específicas, que señalan el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo. En resumen se puede decir que Manual de Procedimientos es la herramienta que define tareas y responsabilidades, detallando procesos, funciones específicas y lógicas a seguir por el usuario para lograr la eficiencia en el control. Partiendo de las definiciones anteriores se asume como manual de procedimiento al conjunto de procedimientos o acciones a seguir en una entidad, permitiendo un mejor funcionamiento de esta y un eficiente control interno. Los Manuales de Procedimientos son documentos que se elaboran según las necesidades de la entidad, proceso o subsistema, por lo que no tienen que ser exactamente iguales los manuales confeccionados por distintas entidades, ni siquiera cuando estas sean similares, no obstante casi todos los manuales coinciden en la estructura; parten de una introducción, definen los objetivos de los procedimientos, las políticas y normas de procedimiento, los responsables de su utilización, diagrama de flujo y la descripción narrativa de los procedimientos entre otros detalles. Para la elaboración de un Manual hay que hacer una recopilación de información, a lo que se puede llamar delimitación del universo de estudio, definir y delimitar el trabajo para estar en posibilidad de actuar en él, para lo cual hay que realizar un estudio preliminar como paso indispensable para conocer, de forma general las funciones y actividades que se realizan en el área o áreas donde se va a actuar. Con la necesidad de un manual se puede definir la estrategia global para el levantamiento de información, identificando las fuentes de la misma, actividades por realizar, magnitud y. 7.

(26) Los procedimientos, sus características y especificidades en el ámbito contable.. Capítulo I. alcances del proyecto, instrumentos requeridos para el trabajo y en general, prever las acciones y estimar los recursos necesarios para efectuar el estudio. Cada entidad debe poseer manuales de procedimientos que tengan definidas las funciones para garantizar la organización y autocontrol de las diferentes actividades y para la confección de estos es necesario tener en cuenta las regulaciones vigentes. Si el diseño del manual de procedimientos se realiza sobre la base de los objetivos propuestos y los requerimientos específicos, el personal que los utiliza debe realizar el trabajo sin dificultades, en el momento debido y preciso. Entonces se puede decir que si existe un manual correctamente elaborado y se utiliza debidamente se estaría en presencia de un eficiente control interno. En resumen los Manuales de Procedimientos son de suma importancia para lograr la economía eficiencia y eficacia de las operaciones, constituyendo una guía a seguir, la que tiene que permanecer actualizada para ayudar a verificar la calidad de los procesos, erradicar y corregir los errores existentes permitiendo la mejora continua del sistema de control interno. Definición de procedimiento. Las empresas para poder ejecutar sus actividades de manera efectiva necesitan poner en práctica ciertas técnicas y métodos que conllevan a desarrollar coordinadamente las operaciones. Dentro de estas técnicas se encuentran los procedimientos como medios de trabajos que facilitan la efectividad de las operaciones diarias. A tal efecto. Gómez, R. (2002), plantea que los procedimientos tienen una actuación muy importante en la consecución de los objetivos de toda organización progresista, puesto que estos indican la manera de ejecutar las diferentes rutinas laborales que allí se llevan a cabo, facilitando las funciones administrativas. Según Melinkoff, (1990) los procedimientos consisten en describir detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la disminución de errores.. 8.

(27) Los procedimientos, sus características y especificidades en el ámbito contable.. Capítulo I. Al respecto, Gómez F. (1993) señala que: " El principal objetivo del procedimiento es el de obtener la mejor forma de llevar a cabo una actividad, considerando los factores del tiempo, esfuerzo y dinero. En el libro Herramientas del Contador se expresa que procedimiento es el conjunto de documentos que describen de forma detallada cada paso de una determinada actividad, proceso, operación o función que se realiza en la unidad organizativa. (Ríos, 2008) Según Florencia (2010) el término procedimiento, se refiere a la acción, modo de proceder o método que se implementa para llevar a cabo ciertas cosas o tareas. Básicamente, un procedimiento consiste de una serie de pasos bien definidos que permitirán y facilitarán la realización de un trabajo de la manera más correcta y exitosa posible. A partir de las definiciones anteriores se asume como definición lo siguiente: procedimiento es un método o una manera de ejecutar algo. En este sentido, consiste en seguir ciertos pasos predefinidos para desarrollar una labor de manera eficaz. Su objetivo debería ser único y de fácil identificación, aunque es posible que existan diversos procedimientos que persigan el mismo fin, cada uno con estructuras y etapas diferentes, y que ofrezcan más o menos eficiencia. Características de los procedimientos Las principales características de los procedimientos según Melinkoff (1990), consisten en que no son de aplicación general, sino que su aplicación va a depender de cada situación en particular, son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la aplicación continua y sistemática y son flexibles y elásticos, ya que pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones. Desde otro punto de vista Gómez G (1997) se enfoca en las siguientes características de procedimientos:. 9.

(28) Los procedimientos, sus características y especificidades en el ámbito contable.. •. Capítulo I. Sistema; ya que un conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce como un sistema.. •. Método de trabajo colectivo; en un procedimiento intervienen varias personas.. •. No se centran en una actividad específica. Un procedimiento está compuesto por varias actividades que a su vez contienen tareas.. Clasificación de los procedimientos La organización administrativa en una institución puede establecerse a través de la clasificación de los procedimientos en dos grandes grupos •. Procedimientos contables. •. Procedimientos no contables. Dentro del ciclo de operaciones de una empresa, se definen los procedimientos contables, como todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad. Desde el punto de vista del análisis, se pueden establecer procedimientos contables, para el manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de los estados financieros. Algunos ejemplos de procedimientos contables, son los siguientes: Recepción de inventarios Ventas de productos Fabricación de productos Registro de estimaciones Destrucción de inventarios Gestión de pago Pago de Nómina y estipendio Realizar y llevar a cabo un inventario de todos aquellos procedimientos que pueden asimilarse como procedimientos contables de acuerdo con la definición dada al principio, permite conocer en profundidad todas las posibles operaciones que pueden a. 10.

(29) Los procedimientos, sus características y especificidades en el ámbito contable.. Capítulo I. afectar la entidad. Cuando se está realizando el análisis de todos los procesos llevados a cabo por la empresa, es sumamente importante determinar e identificar todos aquellos. clasificables. como. procedimientos. contables.. Por. su. parte. los. procedimientos no contables son aquellos que no afectan las cifras de los estados financieros; algunos ejemplos de este tipo de procedimientos son los siguientes: •. Procedimiento para contratación de empleados. •. Procedimiento para cambio de horario laborable. •. Procedimiento para tramitar reclamos de clientes. Cada entidad debe poseer procedimientos que tengan definidas las funciones para garantizar la organización y autocontrol de las diferentes actividades y para la confección de estos es necesario tener en cuenta las regulaciones vigentes. Es necesario cuando se esté diseñando cualquier procedimiento, se debe tener presente algunos aspectos esenciales que redundan en el éxito de la implementación final. Se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones: Quien o quienes son los clientes objetivos del procedimiento. Esto debido a que los procedimientos deben ser acordes a los clientes que los utilizaran en su cotidiano trabajo. Un procedimiento que no sea adecuado al cliente, puede ser determinante en la calidad de la información que se reciba. Determinar la información que en realidad sea relevante para la empresa cuando se diseñe un procedimiento. Se debe tener en cuenta al personal que maneje las estadísticas o las bases de datos que se requiere rescatar en un proceso. El exceso de información, en ocasiones innecesaria, inútil, repetida o inadecuada puede llevar a que la calidad de la información no sea la mejor, o que toda la información no sea plasmada en el documento. Seleccionar adecuadamente las fuentes generadoras de la información que se requiere, y poder centrar el proceso en la búsqueda de la calidad de la información. Es muy común que en diferentes procedimientos se requiera o se incluya diligenciar una información. En ocasiones esto es necesario para confrontar, controlar y hacerle 11.

(30) Los procedimientos, sus características y especificidades en el ámbito contable.. Capítulo I. seguimiento a un proceso. No obstante, se deben seleccionar muy bien las fuentes generadoras de información debido a que una fuente inadecuada le puede acarrear grandes problemas y pérdidas de tiempo a causa de falsas alarmas. Una fuente adecuada debe ser aquella que genere un cliente cuyo manejo de esta información hace parte de sus funciones básicas de su cargo y su perfil le permite darle la suficiente importancia y conocimiento de dicha información. El diseño de un procedimiento debe tener en cuenta el tipo de cliente al que va dirigido el procedimiento como es el caso de su perfil, escolaridad y tipo de labor, además de otros aspectos como es el lugar donde generalmente se lleva a cabo el procedimiento. Si el diseño de los procedimientos se realiza sobre la base de los objetivos propuestos y los requerimientos específicos, el personal que los utiliza debe realizar el trabajo sin dificultades, en el momento debido y preciso. Entonces se puede decir que si existe un procedimiento correctamente elaborado y se utiliza debidamente se estaría en presencia de un eficiente control interno. En resumen los procedimientos son de suma importancia para lograr la economía, eficiencia y eficacia de las operaciones, constituyendo una guía a seguir, la que tiene que permanecer actualizada para ayudar a verificar la calidad de los procesos, erradicar y corregir los errores existentes permitiendo la mejora continua del sistema de control interno. En Cuba existe la normativa requerida para la confección de los manuales de contabilidad. En el epígrafe siguiente se hace mención y análisis de la resolución 54 del 24 de marzo de 2005, que establece los elementos generales que deben contener los documentos normativos sobre contabilidad en las entidades, como parte del sistema de control interno. 1.2 Los manuales de procedimientos dentro del control interno. Según la Resolución No. 54 del 24 de marzo de 2005 del Ministerio de Finanzas y Precios (MFP) las empresas estatales, privadas y mixtas, grupos empresariales, uniones de empresas, organizaciones económicas estatales, unidades presupuestadas y entidades del sector cooperativo y campesino, deben elaborar, a partir de la Normas. 12.

(31) Los procedimientos, sus características y especificidades en el ámbito contable.. Capítulo I. Cubanas de Contabilidad y de Contabilidad Gubernamental, un documento que contenga la base normativa contable de cada entidad, como parte del Sistema de Control Interno, el documento que elabore la entidad a estos efectos, puede adoptar la forma de Manual o de Reglamento, de manera independiente, o formar parte como Sección de otros documentos normativos de la empresa y deberá ponerse en vigor por el máximo responsable de la entidad. Por la importancia de que cada empresa u organismo tenga su propio Manual de Procedimientos actualizado con todo lo establecido por la legislación vigente en Cuba, cada entidad debe trabajar en la preparación de sus Manuales acorde a sus particularidades. Según dispone la Resolución 54-2005 del MFP deberá formar parte del Manual, entre otras, la información siguiente: De la Contabilidad General: Se trata la organización del registro contable, subdivisiones para el registro de la información primaria en áreas, departamentos, divisiones, entre otros; en otro aspecto se refiere a las principales características de explotación del Sistema Contable – Financiero, soportado sobre tecnología de la información. Si procede se debe detallar el sistema utilizado para el procesamiento del registro contable y de la emisión de las informaciones derivadas del mismo, bien sean: informatizadas, manual, parcialmente informatizado, centralizado o descentralizado e integrado o no, además se debe exponer el Nomenclador de Cuentas, que precise cuentas, subcuentas y análisis, tanto de uso general como específico, que deben utilizarse en la entidad. Según Resolución 54-2005 del MFP, se debe elaborar, a partir de la Normas Cubanas de Contabilidad y de Contabilidad Gubernamental, manuales que contengan la base normativa contable de cada entidad, es por ello que se hace mención de las normas teniendo en cuenta las cuentas por pagar como activo de los estados financieros. Las Normas Cubanas de Contabilidad, entran en vigor mediante la Resolución 235/05 del MFP. Estas normas surgen como resultado del proceso de perfeccionamiento del 13.

(32) Los procedimientos, sus características y especificidades en el ámbito contable.. Capítulo I. ejercicio de la profesión contable que se lleva a cabo en el país. En este proceso ha tenido un lugar significativo las Normas Generales de Contabilidad para la actividad empresarial, así como presupuestada, las cuales definen las Normas de Valoración y Exposición y el Nomenclador de Cuentas, este último recibió transformaciones a partir de la Resolución 426-2012 del MFP. Las normas de valoración y exposición puestas en vigor en la Resolución No. 235/05 del MFP constituyen un marco de referencia normativo, por intermedio del cual se registran los hechos económicos y financieros sobre bases predeterminadas y permanentes que aseguran la transparencia de la gestión en la entidad. Las Normas Cubanas de Contabilidad están armonizadas con las Normas Internacionales, acorde a las características de la Economía Cubana y las normas concebidas son la Norma de Contabilidad No.1. Presentación de los Estados Financieros, la cual tiene como objetivo establecer las bases para la presentación de los Estados Financieros. La Norma de Contabilidad No.2 que expresa que la información relacionada con los Flujos de Efectivo es útil porque suministra a los usuarios de los Estados Financieros información para evaluar la capacidad que tiene la entidad para generar. efectivo. y. equivalentes al. efectivo, así como. sus necesidades de liquidez, lo que constituye un instrumento necesario para tomar decisiones económicas, pues permite a los usuarios evaluar la capacidad que la entidad posee, así como las fechas en que se producen estos flujos y el grado de certidumbre relativa de la aparición de los mismos. La Norma de Contabilidad No.3 que establece el Contenido Mínimo de la Información Financiera Intermedio, además establece los criterios para el reconocimiento y la valoración que deben seguirse en la elaboración de los Estados Financieros Intermedios, ya se presenten de forma completa o condensada. Esta Norma es de aplicación para la presentación de todo tipo de Estados Financieros que se presente en períodos intermedios del período contable anual, siguiendo las Normas Cubanas de Información Financiera. En el proceso de elaboración de los Estados Financieros pueden surgir disímiles situaciones entre ellas cambios en las estimaciones contables y errores, para ello surge. 14.

(33) Los procedimientos, sus características y especificidades en el ámbito contable.. Capítulo I. la Norma Cubana de Contabilidad No. 4 con el objetivo de definir los criterios para seleccionar y modificar las Políticas Contables, así como el tratamiento contable y la información a revelar acerca de los cambios en dichas políticas, de los cambios en las estimaciones contables y de la corrección de errores. En la elaboración de los Estados Financieros no solo pueden presentarse situaciones como las anteriores sino que también pudieran presentarse hechos posteriores a la fecha del balance y la Norma Cubana de Contabilidad No.5 define cuando una entidad ajustará sus Estados Financieros por hechos posteriores a la fecha del balance; y las revelaciones que la entidad debe efectuar respecto a la fecha en que los Estados Financieros han sido formulados o autorizados para su divulgación, así como respecto a los hechos posteriores a la fecha del balance. Esta Norma será aplicable en la contabilización y en la información a revelar correspondiente a los hechos posteriores a la fecha del balance y para la aplicación de ajustes retroactivos, la entidad deberá contar con la aprobación expresa de la Dirección de Política Contable del MFP sobre la base de la legislación fiscal vigente. En la UCLV se encuentra diseñado el Manual de procedimientos del sistema de contabilidad con el objetivo de presentar de forma organizada y resumida las Normas y Procedimientos de dicho sistema, con el fin de garantizar un eficiente control de los recursos materiales, humanos y financieros y propiciar una información objetiva, fiable y oportuna para la toma de decisiones a los diferentes niveles de dirección. Diseño de los Estados Financieros de la entidad: Debe abordarse sobre los procedimientos a aplicar en cada subsistema contable, basado en las regulaciones emitidas por los órganos estatales y los específicos de cada entidad, atendiendo a las particularidades de su actividad y a los requerimientos de su organización y dirección. Estos procedimientos pueden contener ejemplos ilustrativos del registro contable del hecho económico. Además debe incluir el diseño del conjunto de modelos y documentos que se necesita utilizar en la entidad y las instrucciones para su confección.. 15.

(34) Los procedimientos, sus características y especificidades en el ámbito contable.. Capítulo I. De la Contabilidad de Costos: La confección del Manual de Procedimientos contables presupone también los aspectos requeridos en la Contabilidad de Costos que resulte consecuente con las normativas vigentes en esta materia, condicionados a las particularidades. de las. actividades que desarrolla la entidad. Otra regulación existente en el país que norma aspectos a incluirse en un Manual es el Decreto Ley 281 del Consejo de Ministros, el mismo al referirse al Control Interno expresa que: “…los manuales de procedimientos contables deben ser confeccionados teniendo en cuenta los criterios establecidos en las Normas Generales de Control Interno…” (Decreto Ley 281, 2007) El Manual de Procedimientos Contables deberá cumplir con lo establecido en la Resolución 60 del 2011 de la Contraloría General de la República (CGR). La Resolución 60 del 2011 de la Contraloría General de la República, en la sesión primera de los principios básicos de la legalidad, plantea que los órganos, organismos, organizaciones. y. entidades. dictan. normas. legales. y. procedimientos. en. correspondencia con lo establecido en la legislación vigente, para el diseño, armonización. e implementación. de los Sistemas. de Control Interno en el. cumplimiento de su función rectora o interna a su sistema, para el desarrollo de los procesos, actividades y operaciones, es decir a cada entidad se le dan facultades para diseñar su propio sistema de Control Interno, siempre que este cumpla con las características de ser flexible razonable e integral. Además plantea que en la actividad de riesgos un aspecto a tener en c u e n t a son las modificaciones en el contexto externo con cambios en las disposiciones legales que conduzcan a cambios en la estrategia y procedimientos, que en caso de no adoptarse provocarían obsolescencia técnica, entre otros; en el contexto interno, variaciones de los niveles de producción o servicios, modificaciones de carácter organizativo y de estructura u otros (Resolución 60, 2011) La Resolución expuesta regula los siguientes principios básicos de control interno: 16.

(35) Los procedimientos, sus características y especificidades en el ámbito contable.. Capítulo I. legalidad, objetividad, probidad administrativa, división de funciones, fijación de responsabilidades, cargo y descargo y autocontrol los cuales deben ser cumplidos por todas las empresas estatales cubanas. Los cinco componentes del Control Interno mantienen su vigencia en la Resolución 60, así como el estrecho vínculo con los procedimientos que se implementan en una entidad, lo cual se aborda a continuación. En el primero de ellos, Ambiente de Control, se refleja la importancia del Sistema de Control Interno. Este puede considerarse como la base de los demás componentes. Conforma el conjunto de buenas prácticas y documentos referidos a la constitución de la organización, al marco legal de las operaciones aprobadas, a la creación de sus órganos de dirección y consultivos, a los procesos, sistemas, políticas, disposiciones legales y procedimientos; lo que tiene que ser del dominio de todos los implicados y estar a su alcance. En el componente Gestión y Prevención de riesgos se señala la necesidad de la actualización periódica de los manuales, debido a que las legislaciones están sujetas a cambios y la desactualización del manual puede conducir a violaciones por lo que hay que crear herramientas en el sistema de control interno que permitan actualizar los procedimientos. En las Actividades de Control, se hace énfasis en la utilización de procedimientos que sean capaces de gestionar y verificar la calidad de los procesos con los requerimientos necesarios, separación. de. tareas, responsabilidades y niveles de. autorización; en este componente también se hace referencia a la rotación del personal en las tareas claves. El componente Información y Comunicación precisa que los órganos, organismos, organizaciones y demás entidades deben disponer de información oportuna, fiable y definir su sistema de información adecuado a sus características; que genera datos, documentos y reportes que sustentan los resultados de las actividades operativas, financieras y relacionadas con el cumplimiento de los objetivos, metas y estrategias,. 17.

(36) Los procedimientos, sus características y especificidades en el ámbito contable.. Capítulo I. con mecanismos de retroalimentación y la rendición transparente de cuentas. La información debe protegerse y conservarse según las disposiciones legales vigentes. La Supervisión y el Monitoreo están dirigidos a detectar posibles errores de los procedimientos en aras de erradicarlos y corregirlos de manera que sean siempre útiles; este proceso permite la retroalimentación y la mejora continua de la calidad del sistema de control interno de una entidad. Manuales de procedimientos dentro del control interno. La empresa en el momento de implementar el sistema de control interno, debe elaborar un manual de procedimientos, en el cual debe incluir todas las actividades y establecer responsabilidades de los funcionarios, para el cumplimiento de los objetivos organizacionales. El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización. Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno, tiene que preparar los procedimientos integrales de procedimientos, los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de las todas las áreas, generando información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la función empresarial. El sistema de control interno aparte de ser una política de gerencia, se constituye como una herramienta de apoyo para las directivas de cualquier empresa para modernizarse, cambiar. y. producir. los. mejores. resultados,. con. calidad. y. eficiencia.. La evaluación del sistema de control interno por medio de los manuales de procedimientos. afianza. las. fortalezas. de. la. empresa. frente. a. la. gestión. En razón de esta importancia que adquiere el sistema de control interno para cualquier 18.

(37) Los procedimientos, sus características y especificidades en el ámbito contable.. Capítulo I. entidad, se hace necesario hacer el levantamiento de procedimientos actuales, los cuales son el punto de partida y el principal soporte para llevar a cabo los cambios que con tanta urgencia se requieren para alcanzar y ratificar la eficiencia, efectividad, eficacia y economía en todos los procesos. Todos los procedimientos que se encuentran dentro del manual deben ser objetiva y técnicamente identificados, dándole la importancia que cada uno merece dentro del proceso productivo u operacional. Contenido del Manual de Procedimientos (Giovanny E Gómez, 2001) 1. Título y código del procedimiento. 2. Introducción: Explicación corta del procedimiento. 3. Organización: Estructura micro y macro de la entidad. 4. Descripción del procedimiento. 4.1. Objetivos del procedimiento 4.2. Normas aplicables al procedimiento 4.3. Requisitos, documentos y archive 4.4. Descripción de la operación y sus participantes 4.5. Gráfico o diagrama de flujo del procedimiento 5. Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso. 6. Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento. 7. Informes: Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones. 8. Supervisión, evaluación y examen: Entidades de control y gestión de autocontrol.. Como se puede apreciar entre el contenido a exponer en el procedimiento se encuentran las medidas de seguridad y autocontrol aplicables a mismo por lo que en el epígrafe siguiente se definen los principios de control interno inherentes a las operaciones de pago.. 19.

(38) Los procedimientos, sus características y especificidades en el ámbito contable.. Capítulo I. 1.3 Las operaciones de pago. Principios de control interno inherentes a las operaciones de pago. Al realizar la adquisición de bienes o servicios uno de los factores que influirán en la misma será la forma de pago. El pago puede realizarse al contado o aplazado. La elección de una u otra modalidad corresponderá a las partes implicadas en el proceso de compra-venta, ya que la decisión dependerá de las condiciones pactadas entre ambas y de la liquidez del cliente para hacer frente a la deuda que va a contraer. La realización del pago al contado puede hacerse de muy diversas formas; entre las más habituales se encuentran: la entrega de dinero en efectivo, en cuyo caso, aparecerá en la factura la firma del proveedor indicando el recibí o una fórmula equivalente, o bien éste emitirá al cliente un recibo para acreditar la entrega del dinero; ingreso en efectivo en la cuenta corriente del proveedor, la transferencia bancaria, el cheque, las tarjetas de débito y crédito y la carta de crédito. En la UCLV las formas de pago más utilizadas son el cheque y la transferencia bancaria. Esta última consiste en dar la orden a la sucursal bancaria donde se encuentra la cuenta corriente para que traspase la cantidad que se indique a la cuenta corriente del proveedor. Para poder realizar una transferencia se cumplimentará un impreso facilitado por la propia sucursal. Una vez realizada la transferencia, el banco enviará una información de la misma que servirá de justificante del pago. El cheque es un documento que ha de librarse contra un banco o entidad de crédito que tenga fondos a disposición del librador, y de conformidad con un acuerdo expreso o tácito, según el cual el librador tenga derecho a disponer por cheque de aquellos fondos. El pago de los bienes y servicios incluye algunas funciones como autorización de la compra o solicitud de servicio, adquisición de bienes tales como mercancías, servicios y mano de obra así como el pago de estas adquisiciones, la clasificación, resumen e informe de los que se adquirió y pagó. Por lo que a continuación se exponen los principios de control interno inherente a las operaciones de pago y a lo relativo a los pagos por cheques (Del Río Herrera Mileidy ,2009).. 20.

(39) Los procedimientos, sus características y especificidades en el ámbito contable.. Capítulo I. 1. Deben separarse las funciones de recepción de almacén, de autorización del pago y la firma del cheque para su liquidación. 2. Es preciso conciliar periódicamente los importes recibidos y pendientes de pago según controles contables, con lo de los suministradores. 3. Deben elaborarse los expedientes de pago por proveedores, su correspondiente informe de recepción y el cheque o referencia del pago cancelándose las facturas con el cuño de “PAGADO”. 4. Mantener al día los submayores de cuentas por pagar a suministradores, los de cuentas por pagar diversas y los pagos anticipados así como no presentar saldos envejecidos. 5. Las cuentas por pagar a proveedores, las diversas y los cobros anticipados deben ser desglosados por cada factura recibida y por cada pago efectuado, así como por edades y analizarse por el consejo de dirección. 6. Deben existir división de responsabilidades entre los que aprueban los justificantes del pago; los que tienen la custodia de los talonarios de cheque; los que preparan cheques y registran los pagos y aquellos que los firman. 7. Los cheques solamente deben emitirse por los documentos propiamente auténticos, debiendo presentarse a los firmantes conjuntamente con los cheques elaborados como evidencia de que los pagos se corresponden con transacciones debidamente chequeadas y comprobadas con los documentos justificativos. 8. Los firmantes de los cheques deben asegurarse que los cheques se expidan a nombre del beneficiario de acuerdo con los documentos justificativos. 9. Se llenaran todos los espacios en blanco con el fin de que no se pueda alterar la cifra consignada en el cheque. 10. La emisión del cheque debe controlarse mediante un registro de cheques anotando en el mismo todos los cheques incluyendo los anulados y cancelados. 11. Los documentos justificativos de los pagos deben cancelarse con un cuño de pagado, la fecha y número de cheque. 12. Los cheques deben estar firmados por dos funcionarios de la entidad, excepto en caso de cuentas especiales donde puede autorizarse una solo firma. Después. de realizar un estudio de los aspectos teóricos relacionados con los 21.

(40) Los procedimientos, sus características y especificidades en el ámbito contable.. Capítulo I. manuales y procedimientos, así como las algunas de las normativas que regulan su diseño e implementación en Cuba y el control interno de estos podemos concluir que existen diversidad de definiciones sobre manual de procedimientos dadas por diferentes autores. Partiendo de estas se asume que un Manual de Procedimiento es el conjunto de procedimientos o acciones a seguir en una entidad, permitiendo un mejor funcionamiento de esta y un eficiente control interno. Dichos manuales en Cuba deberán cumplir con lo establecido en la Resolución 60 del 2011 de la Contraloría General de la República y con la Resolución 54 del 2005 del Ministerio de Finanzas y Precios. Otro aspecto fundamental tratado en este capítulo es la definición de procedimiento, basado en el criterio de varios autores se concluyó que un procedimiento es un método o una manera de ejecutar algo, el cual consiste en seguir ciertos pasos predefinidos para desarrollar una labor de manera eficaz. Su objetivo debería ser único y de fácil identificación, aunque es posible que existan diversos procedimientos que persigan el mismo fin, cada uno con estructuras y etapas diferentes.. 22.

(41) Capítulo Capítulo 2.

(42) Bases para la obtención y control de los recursos financieros que respaldan los pagos en la Universidad Central de Las Villas. Capítulo II. Capítulo II. Bases para la obtención y control de los recursos financieros que respaldan los pagos en la Universidad Central de Las Villas. En el presente capítulo es realiza una caracterización general de la entidad objeto de investigación y la Dirección de Contabilidad y Finanzas, junto a esto se realiza un análisis del Sistema de administración financiera en la Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas (UCLV), donde se establecen las bases para la obtención y control de los recursos financieros que respaldan los pagos del centro y el Proceso Gestión de recursos materiales y financieros. 2.1 Caracterización del área económica de la Universidad Central ¨Marta Abreu¨ de Las Villas (UCLV). La Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas, situada en la Carretera a Camajuaní Km 5 ½, Santa Clara, Villa Clara, abrió sus puertas el 30 de noviembre de 1952, siendo la tercera universidad fundada en el país después de las universidades de La Habana y de Oriente. Su historia está estrechamente vinculada con la vida y obra de Ernesto Che Guevara, pues en sus predios estableció el Guerrillero Heroico su comandancia al final de la guerra de liberación en diciembre de 1958. Es un baluarte de la Revolución Cubana y uno de los centros fundadores de la Educación Superior en el país. Es una de las universidades de mayor amplitud, caracterizada por la calidad de sus profesores, alumnos y egresados, además de mantener una gestión universitaria eficaz y eficiente de carácter estratégico. Es una universidad nacional, humanista, moderna y multidisciplinaria, de avanzada en la actividad científico-tecnológica. Actualmente la Educación Superior está extendida a todos los municipios de la provincia, lo que genera una gran dispersión geográfica que ha tenido incidencia en el control de los recursos ya que la entidad ha tenido que asumir el registro de todas sus operaciones contables en el área económica. Estas filiares surgen a raíz de la universalización de la educación, existiendo una en cada municipio de la provincia; 23.

(43) Bases para la obtención y control de los recursos financieros que respaldan los pagos en la Universidad Central de Las Villas. Capítulo II. además subordinados al Rector se tienen dos centros de investigación de referencia nacional, uno de ellos el Centro de Bioactivos Químicos (CBQ) que centra el conocimiento de sus trabajadores en la investigación de nuevos medicamentos y en la producción de los mismos y el otro es el Instituto de Biotecnología de las Plantas (IBP) vinculado al sector agropecuario con aras de lograr eficiencia y eficacia en la producción. La UCLV lleva varios años en el primer lugar del ranking de los centros de Educación Superior adscriptos al MES, hoy está empeñada en demostrar que brinda sus servicios con categoría de excelencia. Este centro es una de las mayores entidades del país, cuenta con 13 Facultades de ciencias sociales, naturales, agropecuarias, técnicas y económicas, en las cuales se cursan distintas carreras, impartiéndose la totalidad de ellas en los cursos presenciales (diurno) y solo algunas especialidades en cursos semipresenciales (CPE, Enseñanza Libre y Filiares Universitarias). En este centro se han graduado más de 67000 Ingenieros, Licenciados, Arquitectos y Médicos Veterinarios, entre ellos extranjeros de disímiles países. Cuenta con la experiencia de haber formado gran cantidad de doctores y máster en distintas ramas y programas de estudio. Desde los años 70 se desarrollan proyectos de relaciones internacionales como vía para el desarrollo de la institución, ejemplo de ellos el ingreso de estudiantes extranjeros a la educación superior en Cuba y la enseñanza universitaria en otros países. La transformación de las universidades cubanas en función de las necesidades económico-sociales del país, ha dado lugar a nuevas formas de colaboración, logrando el financiamiento de un número importante de actividades de la Universidad y centros de investigación mediante la gestión de proyectos, donativos, actividades de carácter comercial y la prestación de servicios académicos compensados. El claustro está integrado por profesores que tienen a su cargo el desarrollo del proceso docente en las diversas carreras y modelos pedagógicos, estando conformado por Doctores en Ciencias, por Profesores Titulares, Auxiliares,. Asistentes. e. Instructores. También existe un destacamento de profesionales categorizados que. 24.

(44) Bases para la obtención y control de los recursos financieros que respaldan los pagos en la Universidad Central de Las Villas. Capítulo II. prestan su valiosa colaboración en la red de unidades docentes y entidades laborales de bases. El principal órgano colectivo de dirección de la Universidad es su Consejo de Dirección el cual es presidido por el Rector e integrado por los Vicerrectores, Decanos, Presidente de la FEU, el Secretario del Sindicato, los máximos responsables de la UJC y el PCC y los Directores de Recursos Humanos y Relaciones Internacionales como invitados. La principal misión de la Universidad es formar integralmente profesionales cada vez mejor preparados y comprometidos con su patria. Otra de sus tareas fundamentales es contribuir a la formación y superación permanente de los recursos humanos en áreas de prioridad para el desarrollo sustentable del país y realizar una relevante actividad científica, tecnológica y cultural caracterizada por la transferencia de conocimientos y servicios de alto valor agregado, que alcancen reconocimiento en el entorno nacional e internacional. En mayo del 2006 se aprueba el Vicerrectorado Económico, al que se subordina la Dirección de Contabilidad y Finanzas, la Dirección de Abastecimiento Técnico Material y el Departamento de Planificación y Estadística. La Dirección Contabilidad y Finanzas consta de las siguientes líneas principales de trabajo: la contabilidad, las finanzas y la pagaduría. El Vicerrectorado Económico es un área que en el campo de la Gestión Económica Financiera ofrece a las unidades organizativas y trabajadores de la universidad servicios de asesoría, control y aprovisionamiento de recursos materiales, financieros e informativos para el desarrollo de los procesos sustantivos, de apoyo y administrativos con oportunidad, fiabilidad, racionalidad y equidad en correspondencia con las políticas y normas que regulan la economía y las finanzas en el país. Se encuentra estructurado como aparece en la figura 1.. 25.

(45) Bases para la obtención y control de los recursos financieros que respaldan los pagos en la Universidad Central de Las Villas. Capítulo II. Vicerrectorado Económico. Dirección de ATM. Dirección de Contabilidad y Finanzas. Departamento de Estadística y Planificación Grupo Medios Materiales. Compra. Almacenes. Grupo de Contabilidad. Distribución Grupo de Finanzas. Grupo de Nómina. Grupo de Caja. Grupo de Proyecto. Figura 1. Organigrama del Vicerrectorado Económico de la UCLV. (Fuente: Elaboración propia). 26.

(46) Bases para la obtención y control de los recursos financieros que respaldan los pagos en la Universidad Central de Las Villas. Capítulo II. La Dirección de Contabilidad y Finanzas de la Universidad Central "Marta Abreu" de Las Villas fue creada el primero de septiembre de 1976 según Resolución Rectoral 144/76. A partir de este momento comienza a realizarse todo el trabajo económico, contable y financiero integrado en un aparato central que responde a la política de dirección de la universidad. La gestión económico-financiera en los últimos años ha estado sometida a un proceso de reorganización de sus procesos, con el objetivo de lograr un nivel de gestión en la economía y las finanzas, que le garantice a la UCLV destacarse por el correcto uso del gasto público y la implantación del sistema de prevención y control integrado a la calidad de los procesos sustantivos. La Dirección de Contabilidad y Finanzas con un colectivo altamente comprometido con los programas de la Revolución Cubana y las necesidades del desarrollo sostenible del país, tiene definida la siguiente misión y visión: Misión Dirigir la Gestión Económica - Financiera de la Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas, eficaz y eficientemente, con énfasis en el control interno, en la veracidad y oportunidad de la información para la toma de decisiones y en la profesionalidad de los recursos humanos. Visión Se logra la intervención con la comunidad universitaria y el entorno, que permite realizar una acertada y eficiente gestión de los recursos materiales y financieros en correspondencia con un riguroso control y confiabilidad, estando entre los tres primeros lugares del MES. Se cuenta con personal de un alto nivel técnico-profesional, comprometido, honesto y responsable que dispone de medios de tecnología y trabajos modernos. El Área Económica de la UCLV para llevar a cabo un adecuado control administrativo, consta de un Organigrama (Figura 2), con el objetivo de determinar la delegación de. 27.