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29-5-2012
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VERSION
1.1
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MANUAL DE USUARIO PARA DESARROLLAR EL
PRESUPUESTO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN
EN EL SECTOR METALMECANICO
HERRAMIENTA DE PRESUPUESTO DE PROYECTOS EN UNA PYME DEL SECTOR METALMECÁNICO DE LA CIUDAD DE CALI
MANUAL DE USUARIO PARA DESARROLLAR EL PRESUPUESTO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN EN EL SECTOR METALMECANICO
Santiago de Cali, Mayo de 2012 Versión 1.1
2 CONTENIDO INTRODUCCIÓN ... 3 1. INICIO ... 4 1.1 Home ... 5 1.1.1 Información básica ... 6 2.1.1 Ingresos de trabajadores ... 7 3.1.1 Ingreso de materiales ... 10 4.1.1 Consumibles ... 12 5.1.1 Herramienta y equipo ... 14 6.1.1 Transporte ... 15 7.1.1 Procesos... 17 2. requerimientos ... 25
INTRODUCCIÓN
La siguiente herramienta esta orientada a brindarle a las empresas del sector metalmecánico un apoyo para elaborar sus presupuestos de proyectos de construcción. Lo anterior es con el fin de ofrecer mejores resultados al momento de realizar el análisis de cada proyecto.
Es importante que las organizaciones se encuentren con ayudas, las cuales son sencillas, confiables, flexibles y que permitan una interacción con las personas involucradas en el proceso de presupuestar un proyecto.
4 1. INICIO
Para iniciar el proceso del cálculo de un presupuesto de proyectos de construcción en metal, se hace necesario realizar los siguientes pasos:
Abrir el archivo de Microsoft Excel, llamado Herramienta metalmecánica, en ella encontrara 5 pestañas llamadas: SALARIOS, APU, DB, AIU y Resumen.
habilitar las macros e inmediatamente aparecerá un formulario llamado HOME, el cual debe de ser cerrado en ese instante, para seguir con los siguientes pasos.
Ahora se procede como primera medida a abrir la pestaña llamada Resumen, una vez hecho este paso se diligencia el formato de fecha de inicio del proyecto a presupuestar.
Siendo la primera vez al usar la herramienta se procede a ingresar en la pestaña AIU, en la cual se diligenciara el campo de los tiempos en que tarda cada actividad en los procesos de la empresa (este paso solo es necesario realizarlo por primera vez).
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1.1 Home
En este ítem, ubicado en la pestaña Resumen, encontrara una lista de opciones las cuales debe de diligenciar con el fin de ingresar los datos requeridos para hacer el presupuesto del proyecto de construcción en metal.
Se hace click en botón Iniciar, para que la herramienta empiece a correr.
Una vez realizado este procedimiento, saldrá una ventana llamada Home, en la cual encontrara los elementos que se requieren para iniciar el presupuesto de construcción en metal, en ella están los siguientes ítems:
o Información básica. o Trabajadores. o Perfilería. o Consumible o Herramientas o Transporte
6 o Procesos
o Resumen
1.1.1 Información básica
Una vez se ha ingresado al menú inicial y se ha seleccionado la opción Información básica, se procede a diligenciar cada uno de los ítems los cuales se muestran en la siguiente figura, esta opción requiere los datos generales con los que contara el proyecto, datos como:
Duración del proyecto en producción y montaje (días)
Duración total del proyecto (días).
Cantidad de proveedores internacionales ( si es necesario)
Numero de pagos (cuotas) al cliente
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Una vez ingresados los anteriores datos se selecciona:
Guardar, este icono permite que la herramienta como su nombre indica guarde los cambios en los campos diligenciados.
El icono regresar, como su nombre indica permite volver a la pantalla anterior en este caso al inicio.
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Esta opción contiene campos como lo son el ingreso de mano de obra directa en la cual interactúan procesos, salarios y el número de trabajadores requeridos en el proyecto de construcción.
Procesos, se seleccionan los procesos involucrados en los proyectos de construcción. Estos procesos hacen parte del sistema productivo. La herramienta calculara dependiendo del tiempo ingresado de producción en información básico el costo total por cada proceso. Este costo incluye las prestaciones sociales que están descritas en la hoja SALARIOS.
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Salario, se diligencia seleccionando la cantidad de salarios mínimos mensual vigente que tiene cada empleado referente al proceso seleccionado.
Cantidad de trabajadores, se seleccionan el número de trabajadores requeridos por cada proceso.
Días a trabajar por el o los trabajadores que se están ingresando.
Seleccionar el botón Guardar si es necesario.
Seleccionar el botón de Regreso si es necesario
10 3.1.1 Ingreso de materiales
Elemento, se seleccionan los elementos requeridos para el proyecto, elementos como: Agua negra, Canal, Cerramiento, entre otros.
Tipo de perfil, en este cuadro se seleccionará el tipo de perfil requerido según el elemento seleccionado.
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Se selecciona, todo lo relacionado con los materiales directos del proyecto, en el diligenciamos los campos como los son:
Cantidad
Longitud (mm)
Ancho (mm)
Peso unitario (kg): Lo entrega la Herramienta
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Es indispensable que el usuario llene todos los campos, el único campo opcional es el de ancho. De lo contrario la herramienta emitirá un mensaje y no lo dejará guardar la información.
Una vez ingresados los anteriores datos se selecciona:
Guardar, este icono permite que la herramienta como su nombre indica guarde los cambios en los campos diligenciados.
El icono regresar, como su nombre indica permite volver a la pantalla anterior en este caso al inicio.
4.1.1 Consumibles
Una vez se hace click en el botón consumible, aparece una ventana la cual indica las opciones con las que cuenta, llamada materiales consumibles. En ella están las opciones como:
Soldadura Tornillería Acero Pintura acabado Pintura anticorrosiva Oxicorte
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La presentación comercial es aquella en la cual le venden el material a la empresa. Esta presentación puede ser kg de material para soldadura o cantidad de tornillos por caja. Etc.
El rendimiento para la pintura hace referencia a la cantidad de área que se puede pintar con la cantidad de pintura. Así mismo para el oxicorte.
Es importante mencionar que este formulario quede diligenciado en su totalidad así algunos de los valores sean iguales a cero, ya que de lo contrario la herramienta no lo dejará seguir.
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Guardar, este icono permite que la herramienta como su nombre indica guarde los cambios en los campos diligenciados.
El icono regresar, como su nombre indica permite volver a la pantalla anterior en este caso al inicio.
5.1.1 Herramienta y equipo
En este ítem encontrara todo lo relacionado para ingresar los datos requeridos en el proyecto de construcción, los cuales deberá diligenciar según se requiera, como:
o Descripción: Indicar que Equipo o herramienta es
o Unidad: Bajo que unidad de medida trabaja el equipo/herramienta o Tarifa: Cuanto se cobra por cada unidad.
o Rendimiento: Cuanto es lo necesario para realizar el trabajo, Que uso se requiere.
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Una vez ingresados los anteriores datos se selecciona:
Guardar, este icono permite que la herramienta como su nombre indica ingrese los cambios en los campos diligenciados.
El icono regresar, como su nombre indica permite volver a la pantalla anterior en este caso al inicio.
6.1.1 Transporte
En este ítem encontrara todo lo relacionado para ingresar los datos requeridos en el proyecto de construcción, los cuales deberá diligenciar según se requiera, como:
16 o Distancia
o Kg o Tarifa
o Valor unitario
Una vez ingresados los anteriores datos se selecciona:
Guardar, este icono permite que la herramienta como su nombre indica ingrese los cambios en los campos diligenciados.
El icono regresar, como su nombre indica permite volver a la pantalla anterior en este caso al inicio.
17 7.1.1 Procesos
En este ítem se encontrara todas las actividades referente a los proceso de apoyo en el área de administración con los que cuenta la empresa, la herramienta es flexible, ya que si se requiere adicionar o eliminar una actividad en la ventana AIU, se puede modificar.
En la herramienta encontrara los siguientes procesos:
P1: Procesos de apoyo y almacenaje. En él se seleccionas las actividades que requiere el proyecto referente a este proceso.
o Verificar materiales o Realizar compra o Recibir y verificar o Separar y almacenar o Ingresar factura o Devolver materiales o Realizar cotización o Realizar compra
o Supervisar proceso de importación o Coordinar con agente de aduanas o Coordinar transporte
Lo anterior son las actividades que cuenta la herramienta las cuales podrán ser seleccionadas, según sea los requerimientos del proyecto. Dando click en cada una de las actividades que el usuario considere que el proyecto va a incurrir.
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Una vez ingresados los anteriores datos se selecciona:
El icono regresar, como su nombre indica permite volver a la pantalla anterior en este caso al inicio.
P2: Proceso de herramientas y materiales. En él se seleccionas las actividades que requiere el proyecto referente a este proceso.
o Buscar herramientas y/o material o Pasar notificación
o Entregar materiales o Hacer registro de entrega
o Verificar estado de herramientas y/o material o Regresar herramienta a su lugar
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Una vez ingresados los anteriores datos se selecciona:
El icono regresar, como su nombre indica permite volver a la pantalla anterior en este caso al inicio.
P3: Proceso de diseño y requerimiento. En él se seleccionas las actividades que requiere el proyecto referente a este proceso.
o Recibir bosquejo
o Hacer trabajo de campo o Dibujar planos o Revisión de planos o Hacer modificaciones o Diseño de estructura o Definir/obtener cantidad o Archivar proyecto o Actualizar biblioteca o Monitoreo y automatización o Enviar a compras
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Una vez ingresados los anteriores datos se selecciona:
El icono regresar, como su nombre indica permite volver a la pantalla anterior en este caso al inicio.
P4: Proceso de pago a proveedor. En él se seleccionas las actividades que requiere el proyecto referente a este proceso.
o Recibir facturas y comprobantes o Coordinar el pago
o Realizar deposito / cheque
o Manejar papeletas y conciliaciones o Realizar pago
o Manejo de libros o Archivo de facturas
o Mantener archivo de proveedores o Elaborar reporte de egresos o Coordinar entrega de informe
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Una vez ingresados los anteriores datos se selecciona:
El icono regresar, como su nombre indica permite volver a la pantalla anterior en este caso al inicio.
P5: Proceso de cobro a cliente. En él se seleccionas las actividades que requiere el proyecto referente a este proceso.
o Comunicar con el cliente o Recoger pago
o Recibir cheque/ consignación o Verificar cheque/ consignación o Recibir fax
o Entrega pagos al gerente financiero o Archivar facturas
o Elaborar reportes de ingresos
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Una vez ingresados los anteriores datos se selecciona:
El icono regresar, como su nombre indica permite volver a la pantalla anterior en este caso al inicio.
P6: Proceso de cobro a cliente. En él se seleccionas las actividades que requiere el proyecto referente a este proceso.
o Recibir petición/reclamo o Documentar solicitud
o Pasar al personal encargado o Buscar solución / brindar servicio o Aplicar solución
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Una vez ingresados los anteriores datos se selecciona:
El icono regresar, como su nombre indica permite volver a la pantalla anterior en este caso al inicio.
P7: Proceso de nomina. En él se seleccionas las actividades que requiere el proyecto referente a este proceso.
o Registrar novedades
o Manejo de facturas y viáticos o Calcular valor
o Pago de salario/nomina o Controlar el respaldo de pago o Archivar en carpetas
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Una vez ingresados los anteriores datos se selecciona:
El icono regresar, como su nombre indica permite volver a la pantalla anterior en este caso al inicio.
25 2. REQUERIMIENTOS Y ADVERTENCIAS
Para ejecutar correctamente esta herramienta es necesaria:
Pc con procesador adecuado que permita ejecutar la herramienta, sin que esta haga que el sistema se ponga lento.
Tener los datos adecuados para el ingreso en los ítems.
No se puede escribir nada en la columna I de la pestaña APU.
No se debe cambiar ningún código existente en las celdas. Sólo se pueden modificar las celdas con color amarillo.
Hay unas celdas ocultas las cuales no pueden ser utilizadas para ninguna otra actividad. Por tal motivo se recomienda dejarlas en este estado.