KAVANAGH SOFTWARE 2010
Versión s
Guía Rápida para auto-demostraciones
El fin de esta Guía Rápida es asistirlo y orientarlo en la realización de una “auto” demostración. Durante este ejercicio llevaremos a cabo solamente las tareas más básicas. Detallar cómo realizar liquidaciones extraordinarias, cargar gastos particulares, liquidar sistemas de televisión por cable, etc.) complicaría las cosas para lo que intenta ser un primer acercamiento al software.
Ante cualquier duda o inconveniente que se le presente no dude en ponerse en contacto con nosotros para que realicemos una demostración a domicilio absolutamente sin cargo, donde además podremos orientarlo en persona.
El fin de este ejercicio es completar el ciclo de un mes completo de trabajo. Comenzaremos por la creación del edificio y sus unidades funcionales, modificaremos las tablas de rubros y gastos predefinidos del edificio (opcional), liquidaremos una expensa, cargaremos cobranzas de la expensa liquidada y nos prepararemos para liquidar la siguiente.
Las listas desplegables, ( )salvo durante la edición de una liquidación de expensa, pueden ser desplegadas simplemente presionando la flecha hacia abajo de su teclado.
Elija una liquidación pequeña en gastos y en cantidad de unidades funcionales, para que a lo largo de este ejercicio vayamos completando.
En esta demostración se incluye un modelo de liquidación de expensas cuyo único propósito es que usted pueda ver reflejado en papel los resultados del ejercicio. Es solamente un modelo de entre tantos otros que se encuentran disponibles. Para ver otros modelos de liquidaciones de expensas, diríjase a la sección “descargas” de nuestra página: www.kavanaghsoftware.com.ar.
El diseño de plantillas a medida, en caso de no optar por ninguno de los modelos ya existentes se encuentra incluido en el precio de venta del software.
1. Cree un edificio
-Haga clic en Bases y luego en Edificios o vaya al icono de la barra de herramientas. (La misma pantalla sirve tanto para la creación de edificios como para modificar datos o inclusive eliminarlos)
-Asígnele un número a ese edificio nuevo (del 1 al 99) -Ingrese los Datos Generales del edificio
Dado que estamos en una demostración y no son imprescindibles en este momento, vamos a saltear el uso de las pestañas “Leyendas y Datos Bancarios”, “Plantillas de Impresión” y “Carta Documento”.
-Seleccione la pestaña “Porcentuales y Cajas” y habilite los porcentuales que va a utilizar en este edificio. Puede asignarle a cada porcentual un nombre de “fantasía” que puede ser utilizado como encabezado de columna en los prorrateos. También puede asignar un monto fijo a prorratear para que ya quede grabado en cada porcentual.
-En la grilla de abajo, asígnele un nombre a la caja principal del edificio e indíquele al programa qué porcentuales participan de dicha caja. A la derecha de las casillas correspondientes a los porcentuales podrá colocar el saldo de arranque de esta caja, que sería el “saldo anterior” de la liquidación a imitar. Por ser la primera vez, obviamente, le tendremos que informar al software el monto de lo cobrado por expensas, deudas, adelantos, intereses. Por el momento, si lo desea, puede colocar todo en una misma columna (“Cobrado por A”, por ejemplo).
Si lo desea, también puede crear más cajas haciendo clic en el icono -Haga clic en Aceptar. Edificio creado.
2. Cree las unidades funcionales
IMPORTANTE: Si en el prorrateo que se tomó como modelo la UF a crear aparece como deudora, y Ud. no sabe cómo se compone dicha deuda, no cree esta UF y siga con otra. NO se puede crear una UF y asignarle un saldo inicial después. Se hace todo en un único y principal paso.
Haga clic en Bases y luego en Unidades Funcionales o en el icono de la barra de herramientas. (En la misma pantalla se puede tanto crear unidades funcionales como modificar datos o inclusive eliminarlas)
Coloque el número de edificio o selecciónelo de la lista Asigne un número a la UF a crear (del 1 al 999)
Coloque los datos generales de la UF. Los datos realmente importantes para este paso son: • Piso • Depto • Propietario • Porcentuales • Saldo
Cuando llegue al saldo:
Si en el prorrateo que se tomó como modelo dicha UF no posee deuda, simplemente presione ENTER y pasará a la creación de una nueva UF.
Si en el prorrateo que se tomó como modelo dicha UF aparece como deudora, ingrese como saldo el monto correspondiente al CAPITAL TOTAL de dicha deuda y presione ENTER; el programa abrirá una nueva ventana donde Ud. detallará el capital correspondiente a cada mes(*), detallando mes adeudado,
fecha de vencimiento de dicho mes, si forma parte de una deuda judicial y monto. Al llegar al último mes, simplemente haga clic en Aceptar y automáticamente pasará a la creación de una nueva U.F.
(*) Si la liquidación que tomamos de modelo es, por ejemplo, de marzo y la UF tiene un mes de deuda, esta deuda corresponderá a febrero de ese mismo año; si tiene 1 mes y parte de otro, seguramente será parte de enero y febrero.
Teniendo, en este punto, el edificio creado con sus correspondientes cajas, las UF creadas con sus correspondientes saldos, ya estamos en condiciones de pasar a la liquidación.
3. Tablas de rubros (opcional)
Por “rubro” nos referimos a la forma de agrupación de los diferentes gastos de una liquidación de expensas (“remuneraciones al personal”, “gastos particulares”, etc.)
Cada edificio puede tener una tabla de rubros diferente de los demás.
Si lo desea, puede modificar la tabla de rubros del edificio creado o simplemente, utilizar para esta práctica los rubros creados automáticamente por el programa. Para modificar la tabla de rubros de este edificio haga clic en Herramientas y luego en Tablas del sistema y seleccione de la lista “Tabla de rubros” y luego, de la lista, seleccione de qué edificio desea modificar la tabla de rubros.
4. Tablas de gastos predefinidos (opcional)
Por “gasto predefinido” entendemos todo gasto que suele repetirse en cada liquidación de expensas. Estos gastos pueden ser cargados una única vez en una tabla y tomarse de ella al momento de ser incluidos en la liquidación de expensas Si lo desea, también puede modificar la tabla de gastos predefinidos.
Para modificar la tabla de gastos predefinidos de este edificio haga clic en Herramientas y luego en Tablas del sistema y seleccione de la lista “Tabla de gastos predefinidos” y luego, de la lista, seleccione de qué edificio desea modificar esta tabla.
5. Liquidación de expensas
En la versión S del software, la primera liquidación de expensas de cada edificio será “tipeada” como en cualquier planilla de cálculo. A partir del segundo mes usted podrá utilizar el botón “Importar última liquidación” que le permitirá generar una nueva liquidación importando la anterior y modificando sobre esta números de facturas, de cuotas, meses de abono, etc.
Haga clic en Operaciones y luego en Liquidación de Expensas o en el icono de la barra de herramientas.
-Ingrese el número de edificio creado anteriormente
-Coloque la fecha de liquidación (usualmente el último día del mes), el mes a liquidar y los vencimientos.
-Una vez en el cuerpo de la liquidación detalle, por cada gasto, rubro, descripción, porcentual y monto.
A los fines de este ejercicio puede cargar algunos gastos para practicar y luego, directamente, cargar otro gasto por la diferencia con el total de gastos de la liquidación que se tomó como modelo.
A medida que va cargando gastos, puede ir consultando cómo inciden en el prorrateo haciendo clic en el botón
En cualquier momento de la carga hacer clic en el botón lle permitirá grabar lo que lleva cargado como “liquidación temporaria” para seguir más adelante.
Para cerrar la expensa haga clic en el botón , coloque los montos a prorratear o confirme los montos mostrados por el programa; al hacer clic en aceptar aparecerá una nueva ventana donde obtendrá una vista previa del prorrateo tal cual como saldría de ser confirmado en ese momento. Verifique los montos, los deudores y haga clic en Aceptar o en Cancelar según esté todo bien o haya algo que modificar antes de cerrar.
6. Carga de cobranzas
Haga clic en Operaciones, Cobranzas y Cobro de expensas o haga clic en el icono de la barra de herramientas.
Ingrese el período a cobrar, generalmente el período en curso
Ingrese la fecha de la cobranza. En base a esta fecha y al período ingresado Kavanagh Software calculará automáticamente los intereses correspondientes.
En esta misma ventana usted podrá ingresar todas las cobranzas del mismo período realizadas en la misma fecha, sin importar de qué edificio y unidad funcional se trate.
Ingrese el número de edificio, el número de unidad funcional; cuando presione ENTER aparecerá automáticamente el monto que dicha unidad funcional debería abonar para quedar en cero incluyendo intereses.
• Si el monto abonado coincide con este monto calculado por el programa simplemente presione ENTER
• Si el monto es menor al monto calculado por el programa, tipee lo pagado y presione ENTER
• Si el monto es mayor al monto calculado por el programa porque se abonó de más, deberá primero cancelar la deuda para luego cargar el sobrante como adelanto para futuras expensas. Esto, si bien suena incómodo, tiene un propósito bien claro: evitar adelantos inesperados y una mayor seguridad en la carga de datos. Una nueva ventana se abrirá donde tendrá dos opciones para acreditar dicho monto a la cuenta de la unidad funcional: acreditación automática o manual.
• “Acreditación automática” significa que usted dejará que Kavanagh Software automáticamente distribuya el dinero de la manera predeterminada; esto es, del período más viejo al más
nuevo cancelando primero intereses y luego capital de cada mes, hasta donde alcance el dinero abonado.
• “Acreditación manual” significa que usted se encargará de imputar el dinero abonado manualmente a cada ítem de la deuda de la unidad funcional, sea interés o capital. Esto es mayormente útil al momento de condonar intereses, ya sea total o parcialmente, o en otros casos particulares que veremos en otro momento.
En el caso de haber seleccionado acreditación automática, solamente deberá ingresar la forma de pago, sea efectivo, cheque, mezcla de ambos, etc.
En el caso de seleccionar acreditación manual (la grilla de abajo), se encontrará con el desglose completo en intereses y capital de cada mes adeudado, para que usted detalle cuánto fue a cada parte de la deuda.
Recuerde que esta versión no maneja toda la contabilidad completa de la administración, por lo cual, no podrá ingresar cheques como forma de pago. Si usted desea manejar por completo su contabilidad, tendrá que optar por la versión Kavanagh Software M.
7. Revisión de los resultados de este ejercicio
Todo lo que se hizo durante este ejercicio lo encontrará reflejado en:
• Emisión de liquidación de expensa: LISTADOS LIQUIDACIONES. (desde esta ventana Ud. podrá emitir tanto el detalle de gastos como el prorrateo, cuadros de cobranzas, etc.)
• Datos completos de las UF: LISTADOS BASES UNIDADES FUNCIONALES POR EDIFICIO.
• Saldos de las UF: LISTADOS OPERACIONES SALDOS UNIDADES FUNCIONALES POR EDIFICIO; o haga clic en “Listados más utilizados” Saldos de Unidades Funcionales.
• Resumen de cuenta de las UF: LISTADOS OPERACIONES CUENTAS UNIDADES FUNCIONALES; o haga clic en “Listados más utilizados” Resumen de cuenta de Unidad Funcional.
• Composición de deuda de una UF: LISTADOS OPERACIONES RECÁLCULO DE DEUDA; o haga clic en “Listados más utilizados” Recálculo de deuda.
• Cobranzas cargadas: LISTADOS MOVIMIENTOS COBRANZAS POR EDIFICIO; o haga clic en “Listados más utilizados” Cobranzas por edificio.
Navegue además por el menú LISTADOS donde encontrará toda la información que necesite.
Le agradecemos su interés por KAVANAGH SOFTWARE. No olvide ponerse en contacto con nosotros ante CUALQUIER tipo de duda o inconveniente que haya surgido a lo largo de esta “auto-demostración”.
