Guía excel 1

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(1)CORPORACION UNIFICADA DE EDUCACION “CUN” SEDE SUR CONTADURIA PUBLICA PRIMER SEMESTRE TECNOLOGIA Y CONVERGENCIA TECNOLOGICA GUIA 3: CONCEPTOS BASICOS DE EXCEL. PAGINA 1 DE. 1. IDENTIFICACIÓN CURRICULAR ESTRUCTURA CURRICULAR: TÉCNICO EN SISTEMAS COMPETENCIA: APLICAR HERRAMIENTAS OFIMATICAS, REDES SOCIALES Y COLABORATIVAS DE ACUERDO CON EL PROYECTO A DESARROLLAR RESULTADO DE APRENDIZAJE: UTILIZAR UN LENGUAJE DE PROGRAMACION ORIENTADO A EVENTOS Y MANEJADOR DE BASES DE DATOS, COMBINADOS CON HERRAMIENTAS OFIMATICAS DE ACUERDO CON LAS NECESIDADES DEL CLIENTE ACTIVIDAD E-A-E: APLICAR Y RECONOCER LAS DIFERENTES HERRAMIENTAS DEL ENTORNO DE EXCEL, MANEJAR DATOS Y CELDAS DE LA HOJA DE CALCULO.. 2. DESARROLLO TEMA: APLICAR Y RECONOCER LAS DIFERENTES HERRAMIENTAS DEL ENTORNO DE EXCEL, MANEJAR DATOS Y CELDAS DE LA HOJA DE CÁLCULO. JUSTIFICACIÓN Microsoft Excel es una aplicación indispensable al momento de querer sistematizar la información (inventarios, nomina, facturación, bases de datos, informes estadísticos, entre otras) de una empresa. Los procesos más importantes son: digitalización, análisis y organización de la información, aplicando herramientas como: filtros, gráficos, tablas dinámicas, formulas y subtotales, con el fin de satisfacer las necesidades del usuario. CONTENIDOS: 1. Introducción a Excel • Ingreso a Excel • Entorno – Elementos de la pantalla 2. Empezando a Trabajar con Excel • Introducir Datos • Modificar Datos • Tipos de Datos • Manejo de Celdas, hojas. • Formato de Celdas. OBJETIVOS:.

(2) CORPORACION UNIFICADA DE EDUCACION “CUN” SEDE SUR CONTADURIA PUBLICA PRIMER SEMESTRE TECNOLOGIA Y CONVERGENCIA TECNOLOGICA GUIA 3: CONCEPTOS BASICOS DE EXCEL. PAGINA 1 DE. GENERAL: Reconocer el entorno de Excel y la base de manejo de datos en la hoja de cálculo. ESPECÍFICOS: El alumno al finalizar esta guía estará en capacidad de: • Identificar y manejar las herramientas básicas y entorno de trabajo de Excel • Introducir datos de manera correcta en la hoja de cálculo. • Reconocer los tipos de datos que se manejan en Excel. • Manejar de las celdas de la hoja de cálculo. Fomentar el trabajo en equipo y responsabilidad en el manejo de la información. 3. TECNICAS DE ENSEÑANZA A. La técnica a utilizar es investigación, método socializado y estudio de casos. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE 1. Lea toda la información plasmada en este documento y desarrolle las actividades propuestas: MICROSOFT EXCEL INTRODUCCIÓN. Excel, es una planilla de cálculo, un programa que permite manejar datos de diferente tipo, realizar cálculos, hacer gráficos y tablas; una herramienta para analizar, compartir y administrar información. Podemos realizar tareas muy sencillas como una lista de alumnos y sus calificaciones hasta algo tan complejo como una tabla dinámica y un gráfico para la representación de las ventas de una organización. Excel maneja hojas de cálculo, que están compuestas por filas y columnas con el objetivo de tener la información organizada y calcular datos a través de formulas ya sean prediseñadas por Excel ó creadas por el usuario. Por medio de Microsoft Excel se puede tener almacenadas grandes cantidades de datos y acceder a ellos en forma rápida y fácil.. INGRESO A EXCEL.

(3) CORPORACION UNIFICADA DE EDUCACION “CUN” SEDE SUR CONTADURIA PUBLICA PRIMER SEMESTRE TECNOLOGIA Y CONVERGENCIA TECNOLOGICA GUIA 3: CONCEPTOS BASICOS DE EXCEL. PAGINA 1 DE. •. Botón Inicio: El botón inicio esta situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla (escritorio). Una forma de ingresar al programa es dar clic sobre el botón inicio, se despliega el menú, se selecciona la opción Todos los programas, allí aparece otra lista con los programas que hay instalados en el computador; se selecciona la carpeta con el nombre Microsoft Office y finalmente se da clic sobre Microsoft Excel, se iniciará de inmediato el programa.. •. Icono de Excel: Un icono es una pequeña imagen, normalmente un símbolo, utilizado para representar gráficamente un programa, un archivo, o una función en la pantalla del computador, para facilitar su localización. Cuando se trata de un programa, los iconos aparecen una vez se ha instalado dicho programa y se ubican en el escritorio. Para ingresar a Excel a través del icono en el escritorio, se debe dar clic sobre el icono que representa a Excel:. ENTORNO – ELEMENTOS DE LA PANTALLA. En Excel 2007, Microsoft nos presenta una interfaz de usuario diferente de las conocidas hasta el momento, bajo el entorno Windows. La tradicional barra de.

(4) CORPORACION UNIFICADA DE EDUCACION “CUN” SEDE SUR CONTADURIA PUBLICA PRIMER SEMESTRE TECNOLOGIA Y CONVERGENCIA TECNOLOGICA GUIA 3: CONCEPTOS BASICOS DE EXCEL. PAGINA 1 DE. menús e iconos se ha convertido en una interfaz orientada a resultados. Esto significa que, según el trabajo que se deba realizar, Excel 2007 muestra los comandos necesarios. Además, nos posibilita construir planillas (hojas de cálculo) de más de 16.000 mil columnas (indicadas con letras desde la A hasta la XFD) y con una cantidad de filas superiores a un millón; exactamente, 1.048.576. De esta forma, Excel 2007 nos da la posibilidad de manejar una enorme cantidad de datos. En esta interfaz, los comandos y funciones son fáciles de encontrar dentro de las fichas orientadas a tareas que contienen grupos lógicos de comandos y características. Además, podemos obtener información descriptiva sobre las herramientas con sólo situarnos sobre el icono correspondiente. Así, Excel 2007 posee una interfaz de usuario muy ágil, independientemente de la tarea que se esté llevando a cabo. Al iniciar Excel, se despliega una pantalla como la siguiente, vamos a reconocer sus partes:. 1. Barra de Inicio rápido: El objetivo de esta pequeña barra es tener, al alcance de un clic, las opciones que nos resulten más útiles o que necesitemos con mayor frecuencia. Por defecto, la barra de herramientas de acceso rápido sólo incluye los comandos de Guardar, Deshacer y Rehacer. Con un simple clic del mouse en el botón que aparece a la derecha de la barra, podremos incluir otras opciones..

(5) CORPORACION UNIFICADA DE EDUCACION “CUN” SEDE SUR CONTADURIA PUBLICA PRIMER SEMESTRE TECNOLOGIA Y CONVERGENCIA TECNOLOGICA GUIA 3: CONCEPTOS BASICOS DE EXCEL. PAGINA 1 DE. 2. Barra de titulo de la ventana de Excel: Contiene el nombre del documento sobre el cual se está trabajando, cuando se crea un libro nuevo, se le asigna el nombre provisional Libro1 3. Botones minimizar, maximizar y cerrar. 4. Banda de Opciones: Contiene todas las opciones del programa agrupadas en fichas (pestañas), ha sido diseñada para ayudarnos a encontrar con mayor facilidad aquellos comandos necesarios para realizar una determinada tarea. Para eso, los comandos se agrupan en grupos lógicos, que son reunidos en fichas. Esas fichas se encuentran relacionadas con algún tipo de actividad. Así, la ficha Inicio posee grupos de iconos relacionadas con los formatos de las celdas y con su alineación; las opciones para copiar, cortar y pegar porciones de la planilla; y algunas opciones asociadas con la búsqueda y con el ordenamiento de datos. 5. Conjunto de Herramientas agrupadas dentro de las fichas: Espacio en el que se muestran todas las herramientas incorporadas dentro de una ficha especifica. 6. Columnas de la hoja. 7. Filas de la hoja. 8. Celda activa. 9. Indicador de celda activa. 10. Barra de Formulas: Muestra el contenido de la celda en la que se encuentra el apuntador. 11. Hojas del Libro: Mediante estos controles podemos desplazarnos rápidamente por las hojas del libro e insertar nuevas hojas al libro. 12. Barra de desplazamiento horizontal: Permite desplazar el contenido de forma lateral. 13. Zoom: Estos controles permiten ampliar o reducir el porcentaje de zoom de forma rápida y precisa, con la barra de zoom podremos ajustar el tamaño de visualización de nuestro libro y que podrá ser de un 10% como mínimo y hasta un máximo de 400%. 14. Controles para cambiar la vista de la hoja: Nos da diferentes opciones de visualización de la planilla. La primera es Normal, que es la utilizada por.

(6) CORPORACION UNIFICADA DE EDUCACION “CUN” SEDE SUR CONTADURIA PUBLICA PRIMER SEMESTRE TECNOLOGIA Y CONVERGENCIA TECNOLOGICA GUIA 3: CONCEPTOS BASICOS DE EXCEL. PAGINA 1 DE. defecto en Excel. La segunda es la visualización Diseño de página, en la que podremos visualizar nuestra planilla con el formato de las hojas en las que se imprimirá el libro. La última opción de visualización es la Vista previa de salto de página, que nos permite ver nuestra planilla con los saltos de página, lugares donde se dividirá la planilla al momento de realizar una impresión. 15. Barra de Estado: Esta barra es la pequeña línea con información que podemos observar en la ventana de Excel, debajo de las celdas y de los nombres de las hojas. Desde aquí podremos visualizar si tenemos activado el Bloq. Mayús de nuestro teclado o el teclado numérico, entre otras cosas. Además, podremos activar las operaciones básicas de la barra de estado para que, al seleccionar un grupo de celdas en nuestra barra, aparezca el resultado de algunas cuentas, como el promedio de los datos (si la información es numérica), el recuento de la cantidad de datos seleccionados y el recuento numérico, que nos dará como resultado la cantidad de números que se encuentran seleccionados. También podremos saber cuál es valor máximo, el mínimo y la sumatoria total de los valores seleccionados. Para modificar las opciones de nuestra barra, debemos hacer clic con el botón derecho del mouse sobre ella. De esta manera, accederemos a su personalización, desde donde podremos activar o desactivar el cálculo de las cuentas básicas mencionadas anteriormente. También nos da la posibilidad de mostrar el número de página en el que estamos situados cuando utilizamos el modo de visualización de Diseño de página.. EMPEZANDO A TRABAJAR CON EXCEL. Introducir datos En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos se debe situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que se desean introducir. Los datos aparecerán en dos lugares en la celda activa y en la Barra de Fórmulas. Para introducir el valor en la celda se pueden utilizar estas opciones: Intro: Una vez se introducen los datos, se oprime la tecla Enter, el programa valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo debajo..

(7) CORPORACION UNIFICADA DE EDUCACION “CUN” SEDE SUR CONTADURIA PUBLICA PRIMER SEMESTRE TECNOLOGIA Y CONVERGENCIA TECNOLOGICA GUIA 3: CONCEPTOS BASICOS DE EXCEL. PAGINA 1 DE. Teclas de Movimiento: Una vez se introducen los datos, se oprime cualquiera de las teclas de movimiento, el programa valida el valor introducido en la celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada; si se pulsa Flecha Derecha será la celda contigua hacia la derecha. de la barra de fórmulas, al hacer clic Cuadro de Aceptación: Es el botón sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma. Si antes de introducir la información se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.. Modificar Datos Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más tarde, después de la introducción. Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se puede utilizar la tecla Flecha Izquierda porque equivale a validar la entrada de datos. Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, seleccionamos la celda adecuada, después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar. La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar. En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma, ahora es cuando podemos modificar la información. Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botón Aceptar. Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda muestra la información que ya tenía. Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.. Tipos de datos En una Hoja de Cálculo, los tipos de datos que podemos introducir son:.

(8) CORPORACION UNIFICADA DE EDUCACION “CUN” SEDE SUR CONTADURIA PUBLICA PRIMER SEMESTRE TECNOLOGIA Y CONVERGENCIA TECNOLOGICA GUIA 3: CONCEPTOS BASICOS DE EXCEL. •. PAGINA 1 DE. Valores Constantes: Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto. . Números: Para introducir números se incluyen los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ( ) / % E e. Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo éste tiene que ir precedido por el signo (-). Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número negativo, lo cual es típico en contabilidad. El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5). Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos como constantes. Cuando un número tiene una sola coma se trata como una coma decimal. Si se introduce el símbolo % al final de un número, Excel lo considera como símbolo de porcentaje. Si se introducen fracciones tales como 1/4 , 6/89 , se debe escribir primero un cero para que no se confundan con números de fecha. Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa automáticamente a anotación científica. Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.. . Fecha u Hora: Para introducir una fecha u hora, se debe escribir en la forma como se desea que aparezca. Al igual que los números, las fechas y las horas también aparecen alineados a la derecha en la celda. Cuando se introduce una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo será necesario introducir los dos últimos dígitos del año, sin embargo para aquellas fechas que no estén comprendidas entre dicho rango, necesariamente se debe introducir el año completo. Ejemplo: 5/11/09 18/05/2032 5:30 PM 15:00 5-11-09. . Texto: Para introducir texto como una constante, se selecciona una celda y se escribe el texto. El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora. Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto. Si un texto no cabe en la celda se puede utilizar todas las adyacentes que están en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena únicamente en la primera celda. El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda..

(9) CORPORACION UNIFICADA DE EDUCACION “CUN” SEDE SUR CONTADURIA PUBLICA PRIMER SEMESTRE TECNOLOGIA Y CONVERGENCIA TECNOLOGICA GUIA 3: CONCEPTOS BASICOS DE EXCEL. •. PAGINA 1 DE. Formulas: Una formula es una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.. MANEJO DE CELDAS, HOJAS. CELDAS Una celda en Excel es la intersección de una fila y una columna. Una celda puede contener texto, números, fecha, instrucciones, funciones u otros datos. En general las celdas se representan de forma rectangular y se ubican por un número de fila y una letra de columna, y pueden ser identificadas con un nombre único, por ejemplo B4 (columna B, fila 4).. Selección de celdas •. Selección de una celda: Para seleccionar una celda, se debe dar clic sobre la celda, para saber si la celda ha quedado seleccionada se debe observar cómo cambia el borde de dicha celda, indicando que es la celda activa actual.. •. Selección de un rango de celdas: Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, se debe pulsar el botón izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar, después soltarlo y las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color.. •. Selección de una columna: Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior de la columna (letra) a seleccionar y hacer clic sobre éste..

(10) CORPORACION UNIFICADA DE EDUCACION “CUN” SEDE SUR CONTADURIA PUBLICA PRIMER SEMESTRE TECNOLOGIA Y CONVERGENCIA TECNOLOGICA GUIA 3: CONCEPTOS BASICOS DE EXCEL. PAGINA 1 DE. •. Selección de una fila: Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila (número) a seleccionar y hacer clic sobre éste.. •. Selección de una hoja entera: Para seleccionar una hoja entera, se debe dar clic sobre el botón superior izquierdo de la hoja, que se encuentra entre el identificativo de la columna A y la fila 1.. Copiar celdas La operación de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. La operación de Copiar duplicará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la información del portapapeles a donde nos encontramos situados. Para copiar una celda a otra ubicación se debe realizar lo siguiente: • • •. Seleccionar las celdas a copiar. Seleccionar la ficha Inicio y dar clic sobre el botón Copiar. Como alternativa se puede seleccionar la celda a copiar y utilizar la combinación de teclado Ctrl + C Al realizar en anterior procedimiento, la celda copiada se marca con unas líneas. Para completar la actividad de copiado, se debe hacer el pegado de la información a la celda destino, para ello se debe realizar lo siguiente: • Seleccionar la(s) celdas donde se quiere pegar la información. • Seleccionar la ficha inicio y dar clic sobre el botón pegar. • Como alternativa se puede seleccionar la celda a pegar y utilizar la combinación de teclado Ctrl + V Al realizar el procedimiento de pegado de la información hay que tener especial cuidado en las celdas destino, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el contenido de éstas últimas. También hay que tener en cuenta que no se debe seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una única celda, Excel extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área copiada. Para quitar la línea de marca alrededor del área copiada, pulsar la tecla ESC del teclado, mientras la línea de marca esté en la celda copiada se puede volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de volver a copiar..

(11) CORPORACION UNIFICADA DE EDUCACION “CUN” SEDE SUR CONTADURIA PUBLICA PRIMER SEMESTRE TECNOLOGIA Y CONVERGENCIA TECNOLOGICA GUIA 3: CONCEPTOS BASICOS DE EXCEL. PAGINA 1 DE. Copiar celdas utilizando el mouse Para duplicar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, se debe seguir los siguientes pasos: • Seleccionar las celdas a copiar. • Situarse sobre un borde de la selección y pulsar la tecla CTRL. • • • •. El puntero del mouse se visualiza así: . Mantener pulsada la tecla CTRL, pulsar el botón izquierdo del mouse y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde se quiere copiar el rango. Soltar el botón izquierdo del mouse cuando se halla seleccionado el rango deseado. Soltar la tecla CTRL.. Cuando copiamos celdas con fórmulas que contienen referencias a otras celdas, como por ejemplo =B2+3, la fórmula variará, dependiendo de donde vayamos a copiar la fórmula, esto es porque las referencias contenidas en la fórmula son lo que se denomina Referencias Relativas son relativas a la celda que las contiene. Para indicar una Referencia Absoluta en una fórmula tendremos que poner el signo $ delante del nombre de la fila y de la columna de la celda, por ejemplo =$B$2, y así aunque copiemos la celda a otra, nunca variará la referencia. Para indicar una Referencia Mixta, pondremos el signo $ delante del nombre de la fila o de la columna, dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$B2 o =B$2. Si en las celdas a copiar no hay fórmulas sino valores constantes como fechas o series de números, Excel rellenará las nuevas celdas continuando la serie.. Mover celdas utilizando el mouse. Para desplazar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, se debe seguir los siguientes pasos: • Seleccionar las celdas a mover. • Situarse sobre un borde de la selección. • El puntero del mouse se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas, como se muestra: . •. Pulsar el botón izquierdo del mouse y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde se quiere mover el rango..

(12) CORPORACION UNIFICADA DE EDUCACION “CUN” SEDE SUR CONTADURIA PUBLICA PRIMER SEMESTRE TECNOLOGIA Y CONVERGENCIA TECNOLOGICA GUIA 3: CONCEPTOS BASICOS DE EXCEL. • •. PAGINA 1 DE. Aparece un recuadro que indica dónde se situará el rango en caso de soltar el botón del mouse. Soltar el botón del mouse cuando se llegue a la celda destino.. Borrar celdas Para realizar el borrado de celda, se debe seguir el siguiente procedimiento: • Seleccionar la celda o rango de celdas a borrar. • Ir a la ficha o pestaña Inicio. • Elegir la opción Borrar, allí se despliega un menú, seleccionar alguna de las opciones de borrado las cuales son: ♦ Borrar Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios ligados a esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura de la fila. ♦ Borrar Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el formato Estándar, pero no borra su contenido. ♦ Borrar Contenido: Eimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no fórmulas, pero mantiene su formato. Otra forma de eliminar el contenido de una celda es: • Seleccionar la celda a borrar • Pulsar la tecla Supr (de esta manera solo se borra el contenido de la celda). LOS LIBROS DE TRABAJO - HOJAS Los documentos en Excel se denominan libros. En Excel 2007 los archivos tendrán una extensión .xlsx a diferencia de versiones anteriores cuya extensión era .xls. Dentro del libro de trabajo existen varias hojas de cálculo, que son el entorno donde trabajamos. Por defecto cuando se crea un libro aparecen 3 hojas de cálculo aunque el número puede cambiarse.. La hoja activa aparece con el nombre en negrita. Haciendo clic en las etiquetas, es posible desplazarse entre las hojas de un libro.. OPERACIONES CON LAS HOJAS Para organizar el libro de la manera más conveniente es posible insertar hojas nuevas, eliminar hojas, cambiar su nombre, moverlas, copiarlas, etc..

(13) CORPORACION UNIFICADA DE EDUCACION “CUN” SEDE SUR CONTADURIA PUBLICA PRIMER SEMESTRE TECNOLOGIA Y CONVERGENCIA TECNOLOGICA GUIA 3: CONCEPTOS BASICOS DE EXCEL. PAGINA 1 DE. Seleccionar varias hojas Se puede seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todas ellas simultáneamente, como eliminar varias hojas en un solo paso o introducir los mismos datos en varias hojas a la vez. Para seleccionar varias hojas se debe hacer clic en la etiqueta de la primera hoja y manteniendo pulsada la tecla Ctrl hacer clic en la etiqueta de cada una de las hojas que se quieran seleccionar. Esta forma de seleccionar las hojas se utiliza cuando las hojas a seleccionar no estén contiguas. Cuando las hojas a seleccionar se encuentren contiguas, se debe dar clic en la primera hoja que se quiera seleccionar y manteniendo pulsada la tecla Shift se hace clic en la última hoja a seleccionar.. Desplazarse por las hojas en un libro de trabajo La manera más sencilla de moverse a través del libro de trabajo es utilizar los botones de desplazamiento, que se encuentran al lado de las pestañas de las hojas:. Estos controles no cambian la hoja activa, simplemente desplazan las etiquetas de las hojas que no se pueden mostrar. Si se tiene a la vista todas las etiquetas estos controles no surtirán ningún efecto. Insertar una nueva hoja de cálculo Un libro de trabajo contiene inicialmente tres hojas, pero pueden insertarse otras nuevas. La cantidad máxima de hojas vendrá limitada tan sólo por la memoria disponible. Para insertar nuevas hojas de cálculo se dispone de las siguientes opciones: •. Seleccionar el icono de insertar nueva hoja ubicado al lado de las pestañas de las hojas:. Las nuevas hojas aparecerán a la derecha de la última hoja existente. •. Hacer clic con el botón secundario del ratón sobre una hoja, se desplegara un menú de opciones como sigue:.

(14) CORPORACION UNIFICADA DE EDUCACION “CUN” SEDE SUR CONTADURIA PUBLICA PRIMER SEMESTRE TECNOLOGIA Y CONVERGENCIA TECNOLOGICA GUIA 3: CONCEPTOS BASICOS DE EXCEL. •. PAGINA 1 DE. Seleccionar la opción Insertar, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:. • Seleccionar Hoja de cálculo y pulsar el botón Aceptar. La nueva hoja aparecerá a la izquierda de la hoja existente.. Eliminar hojas Para eliminar una hoja de trabajo, los pasos a seguir son: • Dar clic secundario o derecho sobre la hoja a eliminar. • En el menú que se despliega seleccionar Eliminar..

(15) CORPORACION UNIFICADA DE EDUCACION “CUN” SEDE SUR CONTADURIA PUBLICA PRIMER SEMESTRE TECNOLOGIA Y CONVERGENCIA TECNOLOGICA GUIA 3: CONCEPTOS BASICOS DE EXCEL. PAGINA 1 DE. También se puede hacer el procedimiento de la siguiente manera: • •. Dar clic sobre la hoja a eliminar. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, hacer clic en Eliminar y luego en Eliminar hoja.. Cambiar el nombre de las hojas Se puede asignar un nombre de hasta 31 caracteres a cualquier hoja. Para ello, se hace doble clic en la etiqueta y se teclea el nuevo nombre, tal como se muestra en la siguiente figura:. Otra forma de cambiar el nombre a la hoja es haciendo clic con el botón secundario sobre la etiqueta de la hoja apareciendo el menú contextual como el siguiente:.

(16) CORPORACION UNIFICADA DE EDUCACION “CUN” SEDE SUR CONTADURIA PUBLICA PRIMER SEMESTRE TECNOLOGIA Y CONVERGENCIA TECNOLOGICA GUIA 3: CONCEPTOS BASICOS DE EXCEL. PAGINA 1 DE. Se selecciona la opción Cambiar nombre, a continuación se escribe el nuevo nombre de la hoja.. Mover hojas Es posible mover las hojas, tanto dentro de un libro de trabajo, como a otro libro ya existente o creado especialmente, pero no se podrá hacer utilizando los comandos Cortar, Copiar y Pegar. Mover hojas dentro de un libro de trabajo Para mover una hoja a otra posición del libro de trabajo basta con arrastrar la etiqueta de la hoja que se desea mover. Aparecerá un triángulo que indica dónde se va a insertar la hoja. Una vez en la posición deseada, se suelta el botón del mouse, con lo cual la hoja se moverá a la nueva posición. Se puede mover más de una hoja, seleccionando varias hojas y arrastrándolas a la posición deseada. Aunque las hojas seleccionadas no fueran adyacentes, en la nueva posición serán insertadas juntas.. FORMATO DE CELDAS Excel permite darle una buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante, de esta forma con un solo vistazo se puede percibir la información más importante y así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente. A continuación se presentan las diferentes opciones disponibles en Excel respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de cálculo como modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineación, bordes, sombreados y forma de visualizar números en la celda..

(17) CORPORACION UNIFICADA DE EDUCACION “CUN” SEDE SUR CONTADURIA PUBLICA PRIMER SEMESTRE TECNOLOGIA Y CONVERGENCIA TECNOLOGICA GUIA 3: CONCEPTOS BASICOS DE EXCEL. PAGINA 1 DE. Fuente Excel permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda. Para cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo, se puede utilizar los cuadros de diálogo o la banda de opciones. •. Utilizar cuadros de dialogo: En la pestaña Inicio dar clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Fuente. El programa arroja un cuadro de dialogo, Formato de celdas, haciendo clic sobre la pestaña Fuente. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, dar clic sobre el botón Aceptar, conforme se van cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa un modelo de cómo quedará la selección en la celda.. •. Banda de opciones: La Banda de opciones dispone de unos botones que permiten modificar la apariencia de los datos de la celda, los cuales se muestran a continuación: o Tipo de Fuente: Es el tipo de letra de la celda que esta seleccionada, para cambiarlo se debe dar clic sobre la flecha de la derecha para elegir otro tipo: o Tamaño: El tamaño de la letra de la celda, para cambiarlo se debe elegir otro tamaño haciendo clic sobre la flecha de la derecha: o Negrita: Dando clic sobre el boton negrita, se activa o se desactiva la negrita dependiendo del estado inicial: o Cursiva: Se utiliza para dar apariencia cursiva a la letra de la celda:. o Subrayado: Se utiliza para subrayar la letra de la celda: o Color de la fuente: Para cambiar el color de la fuente se da clic sobre el boton donde aparece la letra A subrayada con una linea, en el caso de la imagen de ejemplo dicha linea es roja, esto indica que si seleccionamos el boton, la letra de la celda seleccionada se tornará roja, para cambiar el color, se debe hacer clic sobre la flecha derecha y elegirlo..

(18) CORPORACION UNIFICADA DE EDUCACION “CUN” SEDE SUR CONTADURIA PUBLICA PRIMER SEMESTRE TECNOLOGIA Y CONVERGENCIA TECNOLOGICA GUIA 3: CONCEPTOS BASICOS DE EXCEL. PAGINA 1 DE. Alineacion Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada. Para cambiar la alineación de los datos de una hoja de cálculo, se deben seguir los siguientes pasos: • •. Seleccionar el rango de celdas a las cuales se desea modificar la alineación. Dar clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.. Luego aparecerá la siguiente ficha:. •. Se elige la configuración deseada y se pulsa el botón Aceptar.. Bordes Excel permite cambiar la apariencia de los bordes de las celdas, para hacerlo, se puede seguir el siguiente procedimiento: • • • •. Seleccionar el rango de celdas a las cuales se quiere modificar el aspecto. Seleccionar la pestaña Inicio. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente. En el cuadro de diálogo que se abrirá hacer clic sobre la pestaña Bordes..

(19) CORPORACION UNIFICADA DE EDUCACION “CUN” SEDE SUR CONTADURIA PUBLICA PRIMER SEMESTRE TECNOLOGIA Y CONVERGENCIA TECNOLOGICA GUIA 3: CONCEPTOS BASICOS DE EXCEL. PAGINA 1 DE. Aparecerá el siguiente cuadro de dialogo:. •. Elegir las opciones deseadas del recuadro.. •. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.. Numero Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello, seguir los siguientes pasos: •. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los números. • Seleccionar la pestaña Inicio. • Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Número. • Hacer clic sobre la pestaña Número. Aparecerá el siguiente recuadro:.

(20) CORPORACION UNIFICADA DE EDUCACION “CUN” SEDE SUR CONTADURIA PUBLICA PRIMER SEMESTRE TECNOLOGIA Y CONVERGENCIA TECNOLOGICA GUIA 3: CONCEPTOS BASICOS DE EXCEL. • • •. PAGINA 1 DE. Elegir la opción deseada del recuadro Categoría: Hacer clic sobre el botón Aceptar. Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará la selección en la celda.. Las opciones del recuadro de categoría son: • • • • • •. General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, números. Número: Contiene una serie de opciones que permiten específicar el número de decimales, también permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los números negativos. Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales, se puede escoger el símbolo monetario como podría ser € y la forma de visualizar los números negativos. Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas decimales en una columna. Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha. Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora..

(21) CORPORACION UNIFICADA DE EDUCACION “CUN” SEDE SUR CONTADURIA PUBLICA PRIMER SEMESTRE TECNOLOGIA Y CONVERGENCIA TECNOLOGICA GUIA 3: CONCEPTOS BASICOS DE EXCEL. •. • • • • •. PAGINA 1 DE. Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%. Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción. Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el número de decimales. Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algún número en la celda. Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el número de teléfono, etc. Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código de formato.. EVALUACION DE LA GUIA DE APRENDIZAJE: Desarrollar las siguientes actividades, sobre manejo de Excel.. ACTIVIDAD 1 Ingresar al programa Excel por medio del botón Inicio y acceso directo del escritorio (Si lo posee el computador). ACTIVIDAD 2 Realizar una hoja de cálculo, donde aparezcan los datos de mínimo 15 personas, los datos deben ser: Numero de Identificación, Nombre, Apellido, Fecha de Nacimiento, Lugar de Nacimiento, Correo Electrónico, aplicando lo visto en la sección introducir datos:. ACTIVIDAD 3 Caso: Una inmobiliaria desea sistematizar parte de la información de su empresa, para ello requiere en un libro de Excel dos hojas, la primera hoja debe llamarse clientes, allí se debe relacionar todos los datos de los clientes como identificación,.

(22) CORPORACION UNIFICADA DE EDUCACION “CUN” SEDE SUR CONTADURIA PUBLICA PRIMER SEMESTRE TECNOLOGIA Y CONVERGENCIA TECNOLOGICA GUIA 3: CONCEPTOS BASICOS DE EXCEL. PAGINA 1 DE. nombres y apellidos, teléfono, dirección, correo electrónico, en la otra hoja se requiere los datos de los inmuebles (la hoja debe llamarse inmuebles) que poseen, para ello se necesita la siguiente información: Tipo de inmueble, número de habitaciones, numero de baños, ubicación del inmueble (dirección, barrio, ciudad), y valor del inmueble. Usted debe investigar esta información de la inmobiliaria (datos inventados por usted) y plasmarla en las hojas de cálculo, recuerde que debe aplicar formatos a las celdas para mostrar la información, sea lo más creativo posible con el manejo de fuentes, tamaños y colores, de manera que los datos se visualicen de una manera seria pero agradable.. FUENTES BIBLIOGRÁFICAS Excel 2007 Bible, John Walkenbanch, Wiley Publishing. El libro de excel 2007, Stinson, Craig Y Dodge, Mark Excel 2007 Formulas y Funciones, John Walkenbanch, Anaya..

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