MANUAL DE ORGANIZACIÓN APLICADO AL ALMACÉN GENERAL INTERNO DEL ÁREA DE ADQUISICIÓN Y MANTENIMIENTO DE LA SECRETARÍA DE CULTURA DEL GOBIERNO DEL ESTADO DE COLIMA

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(1)“MANUAL DE ORGANIZACIÓN APLICADO AL ALMACÉN GENERAL INTERNO DEL ÁREA DE ADQUISICIONES Y MANTENIMIENTO DE LA SECRETARIA DE CULTURA DEL GOBIERNO DEL ESTADO DE COLIMA”. TITULACIÓN INTEGRAL INFORME TÉCNICO DE RESIDENCIA PROFESIONAL. ESMERALDA MAGALI ESPINOZA VILLASEÑOR LICENCIADA EN ADMINISTRACIÓN. ASESOR: LIC. PEDRO RODRÍGUEZ GARCÍA.

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(3) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. Contenido Capítulo 1............................................................................................................................... 4 1.1Justificación: ................................................................................................................ 4 Capítulo2................................................................................................................................ 5 2.1 Objetivo general:......................................................................................................... 5 2.2 Objetivos específicos:................................................................................................ 5 Capítulo 3............................................................................................................................... 5 3.1 Planteamiento del problema:..................................................................................... 5 Capítulo 4............................................................................................................................... 6 4.1 Antecedentes: ............................................................................................................. 6 4.2 Misión:.......................................................................................................................... 7 4.3 Visión: .......................................................................................................................... 8 4.4 Valores ......................................................................................................................... 8 Igualdad y no discriminación: Prestaran sus servicios a todas las personas sin distinción, exclusión, restricción.................................................................................... 8 4.5 Aspectos Legales ....................................................................................................... 9 4.6 Constituciones: ........................................................................................................... 9 4.7 Leyes: ........................................................................................................................... 9 4.8 Códigos:..................................................................................................................... 10 4.9 Descripción detallada de las actividades a desarrollar: ..................................... 11 4.10 Estrategias:............................................................................................................. 11 4.11 Actividades que se realizan dentro del área adquisiciones y mantenimiento. ........................................................................................................................................... 12 1.. Comprobación de los recursos financieros. .................................................... 12. 2.. Pago a proveedores............................................................................................. 13. 3.. Atención personal a proveedores...................................................................... 13. 4.. Entrega de materiales al personal de la secretaría de cultura. ...................... 13. Capítulo 5............................................................................................................................. 15 5.1 ESTRUCTURA ORGANICA. ..................................................................................... 15 5.2 ORGANIGRAMA ÁREA DE ADQUISICIONES Y MANTENIMIENTO .......................................... 16 PERFIL Y DESCRIPCION DE PUESTOS......................................................................................... 17 2.

(4) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. DIAGRAMAS Solicitud de compras de papelería mediante el sistema ................ 41 Recepción de Papelería .............................................................................................. 43 Solicitud de compras de material de limpieza mediante el sistema ..................... 44 Recepción de material de limpieza ........................................................................... 46 Capítulo 6............................................................................................................................. 47 6.1. Recomendaciones. .............................................................................................. 47. 6.2 Conclusiones............................................................................................................. 47 Capítulo 7............................................................................................................................. 48 Competencias desarrolladas y/o aplicadas. ................................................................... 48 7.1Materias aplicadas:.................................................................................................... 48 7.2 Competencias............................................................................................................ 48 7.3 Otras competencias adquiridas:............................................................................. 49 Capitulo 8............................................................................................................................. 50 Bibliografía....................................................................................................................... 50. 3.

(5) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. Contenido del proyecto de residencia: Nombre del proyecto:. “Manual De Organización Aplicado Al Almacén. General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. Capítulo 1 1.1Justificación: El motivo por el cual se desarrolló este proyecto es para mejorar el proceso y el desarrollo de compras y almacén en el área de bienes y adquisiciones de la secretaria de cultura. La problemática en esta área es que no existía un control de entradas y salidas de material de oficina y material de limpieza,. Al implementar adecuadamente el procedimiento de recepción y entrega de material proveedor- secretaria- trabajador por ende tendrá mejores resultados en cada uno de sus procesos que se van a realizar a la hora de implementar estrategias para un mejor control de mercancías y su debida distribución a las diferentes áreas que contemplan la secretaria de cultura.. 4.

(6) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. Capítulo2. 2.1 Objetivo general: Administrar los recursos materiales y humanos de la secretaría de cultura para mejor funcionamiento de la misma teniendo en consideración las reglas de operatividad de las diferentes áreas y programas como estatales así como las federales.. 2.2 Objetivos específicos:    . Contar con stock suficiente por mes. Distribuir correctamente los materiales. Evitar desperdicios. Motivar al buen funcionamiento de los insumos.. Capítulo 3. 3.1 Planteamiento del problema: El área de Adquisiciones y Mantenimiento de la secretaria de cultura sufrió cambios y actualizaciones de manejo y registro de materiales consumibles y de oficina, provocando así una desorganización en almacén por lo que se detecto el 5.

(7) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. problema antes mencionado dando como resultado el mala programación de entregas de materiales. Por lo que se implementaron métodos de trabajo consistentes en tiempos y movimientos elaborando planes de trabajo previos a las solicitudes requeridas para entregas y suministros de materiales.. Capítulo 4 4.1 Antecedentes: ANTECEDENTES HISTÓRICOS DE LA SECRETARÍA La entrada en vigor de la Ley Orgánica de la Administración Pública en el Estado de Colima, el día 17 de Noviembre de 1985, además de otras Secretarías, se creó la Secretaría de Educación, Cultura y Deporte, en el inicio gubernamental del Lic. Elías Zamora Verduzco, siendo el primer Secretario, el Ing. Jesús Morales González, quien estuvo al frente de esta Secretaría hasta el año de 1987. En este mismo año, fue designado como Secretario el Lic. Héctor Dueñas González, quien concluyó el periodo gubernamental de Zamora Verduzco, y fue ratificado en el mismo cargo, por el Gobernador Lic. Carlos de la Madrid Virgen en 1991, cargo que mantuvo hasta 1995, siendo sustituido por el Prof. Benito Montes quien estuvo al frente de la Dependencia hasta 1997, en que a raíz de una reforma a la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado, se cambió la denominación de la Secretaría de Educación, Cultura y Deporte por Secretaría de Educación. El H. Congreso del Estado, mediante Decreto número 323 de fecha 29 de agosto de 1997, publicado en el Periódico oficial el sábado 6 de septiembre de 1997, reformó la Ley Orgánica de la Administración Pública, con el propósito de crear la Secretaría de Cultura. Se consideró el H. Congreso del Estado, que para dar cumplimiento al acuerdo nacional para la modernización de la educación básica y 6.

(8) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. poder así elaborar la calidad de la que imparte, se requiere cada día una mayor atención y un aumento en las actividades que este rubro debía enfrentar la entonces Secretaría de Educación, Cultura y Deporte, lo que aunado a la necesidad de elevar y consolidar el nivel cultural del pueblo de Colima, que es una de las tareas prioritarias del Gobierno Estatal, hacían de la creación de la Secretaría de Cultura una medida inaplazable para optimizar los recursos destinados al impulso y desarrollo científico u cultural del Estado, lo que permitirá aprovechar de mejor manera la infraestructura existente, la que pasaría a depender de la nueva Secretaría de Cultura, que como instancia superior podría mejor diseñar, ejecutar y evaluar la política estatal de esa materia. En el primer artículo transitorio del Decreto por lo que se creó la Secretaría de Cultura, se determinó que este entraría en vigor el día primero de noviembre de 1997. En el cuarto transitorio, se abrogó la Ley del Instituto Colimense de Cultura, aprobada mediante Decreto No. 86 de fecha 11 de septiembre de 1992, publicado en el periódico Oficial del Estado de Colima, el 21 de noviembre de 1992. Asimismo, los bienes muebles e inmuebles propiedad o que hubiera tenido en administración el Instituto Colimense de Cultura, pasaron a formar parte del patrimonio de la Secretaría de Cultura.. 4.2 Misión: Su misión: Contribuir al mejoramiento integral de las condiciones de vida de los colimenses, por medio de la promoción y socialización del arte, la cultura, la ciencia y la tecnología, así como de la protección, rescate y conservación de los elementos propios de la cultura tradicional, con excelencia acreditada y con un desempeño que sea ampliamente reconocido en los ámbitos estatal y nacional.. 7.

(9) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. 4.3 Visión: Su visión: Ser una institución de calidad en el ofrecimiento de los servicios de arte y cultura motivando a la sociedad en el pleno disfrute de estas manifestaciones y en el pleno aprovechamiento de la infraestructura cultural.. 4.4 Valores Interés Público: Actuaran Buscando en todo momento la máxima atención de las necesidades y demandas de la sociedad por encima de intereses y beneficios particulares ajenos a la satisfacción colectiva.. Respeto: Se conducirán con austeridad y sin ostensión y otorgaran un trato digno y cordial a las personas en general y a sus compañeros de trabajo, superiores y subordinados considerando sus derechos, de tal manera que propician el dialogo cortes y la aplicación armónica de instrumentos que conduzcan al entendimiento, a través de la eficacia y el interés público.. Respeto a los derechos humanos: Respetaran los derechos humanos y el ámbito de sus competencias y atribuciones, los garantizaran, promoverán y protegerán de conformidad con los principios de : Universalidad, Interdependencia, Indivisibilidad y Progresividad. Igualdad y no discriminación: Prestaran sus servicios a todas las personas sin distinción, exclusión, restricción. 8.

(10) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. 4.5 Aspectos Legales En el primer artículo transitorio del Decreto por lo que se creó la Secretaría de Cultura, se determinó que este entraría en vigor el día primero de noviembre de 1997. En el cuarto transitorio, se abrogó la Ley del Instituto Colimense de Cultura, aprobada mediante Decreto No. 86 de fecha 11 de septiembre de 1992, publicado en el periódico Oficial del Estado de Colima, el 21 de noviembre de 1992. Asimismo, los bienes muebles e inmuebles propiedad o que hubiera tenido en administración el Instituto Colimense de Cultura, pasaron a formar parte del patrimonio de la Secretaría de Cultura.. 4.6 Constituciones: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Colima.. 4.7 Leyes: . Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Colima.. . Ley de Adquisiciones Servicios y Arrendamientos del Sector Público en el Estado de Colima.. . Ley que crea el Archivo Histórico de Colima.. . Ley que Crea Premios y Estímulos para los Colimenses.. . Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Estatal.. . Ley de Protección de Datos Personales del Estado de Colima.. . Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.. . Ley de los Trabajadores al Servicio del Gobierno, Ayuntamiento y Organismos. . Descentralizados del Estado.. 9.

(11) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. . Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Colima.. . Ley de Responsabilidad Patrimonial del Estado de Colima.. . Ley de lo Contencioso Administrativo del Estado de Colima.. . Ley de Educación del Estado de Colima.. . Ley de Obras Públicas del Estado.. . Ley de Participación Ciudadana.. . Ley de Pensiones Civiles.. . Ley de Planeación Para el Desarrollo del Estado de Colima.. . Ley del Sistema Estatal de Protección Civil.. . Ley Federal de Derechos de Autor.. . Ley Federal Sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticas e Históricas.. . Ley Federal de Ciencia y Tecnología.. . Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Municipal.. . Ley General de Hacienda Municipal..  Ley Orgánica del Municipio Libre. 4.8 Códigos: . Código de procedimientos penales para el Estado de Colima, y agregar. . Código Penal del Estado.. . Código de Procedimientos Penales Federal. . Código Penal Federal.. 10.

(12) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. 4.9 Descripción detallada de las actividades a desarrollar: . Solicitar cotizaciones. . Control. continuo. de. entradas. y salidas de mercancía . Clasificar los artículos de Papelería. . Clasificar los artículos de Limpieza. . Clasificar los artículos de Ferretería. . Clasificar los artículos de cómputo. . Encargar pedido. . Recibir materiales de limpieza. . Recibir materiales de oficina. . Consumibles (agua ciel). . Registrar entradas de materiales. . Ordenar materiales en almacén. . Registrar salidas y entregas de materiales. 4.10 Estrategias: . Comprar material de limpieza a granel para tener más material a menor precio.. . Comprar papelería a granel para tener más material a menor precio.. . Disminuir las cantidades entregadas de insumos de limpieza a las dependencias solicitantes para concientizarlos de hacer el uso debido y adecuado de los mismos.. 11.

(13) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. . Disminuir las cantidades entregadas de insumos de papelería las dependencias solicitantes para concientizarlos de hacer el uso debido y adecuado de los mismos.. . Cotizar en diferentes agencias el menor costo de viaje de con un mismo destino para funcionarios de la secretaria de cultura.. . Buscar Hoteles de la misma categoría a menor costo con el fin de cuidar los recursos financieros de la secretaría de cultura.. . Buscar equipo de cómputo con las mismas características y funciones a menor precio independiente de la marca.. 4.11 Actividades que se realizan dentro del área adquisiciones y mantenimiento. 1. Comprobación de los recursos financieros. Para comprobar los recursos financieros otorgados al funcionario se requiere facturación de transportación, facturación de hospedaje, y facturación de alimentación y taxis.. Este procedimientos se lleva a cabo por un formato predeterminado por la secretaría de finanzas, el cual acompañamos con facturación este proceso es revisado por un área de la contraloría la cual supervisa que dicho trámite este bien soportado con las facturas correspondientes por el monto autorizado a x” funcionario.. Una vez que el funcionario comprobó los recursos que se le asignaron, contraloría autoriza el proceso y dicho el documento pasa a la dirección de ingresos para su afectación en el presupuesto.. 12.

(14) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. De manera posterior se le hace de su conocimiento al funcionario que la comprobación entregada fue aceptada y está libre de cargos como deudor ante el gobierno del estado, por lo que tiene derecho en futuro a un siguiente evento cubierto.. 2. Pago a proveedores Tramite que se hace a través de sistema previa a cotización que se solicita al proveedor, una vez cotizado los artículos se prosigue hacer la requisición de materiales que genera el sistema. Esta compra la autoriza la dirección de adquisiciones, el encargado del sistema (jefe de adquisiciones de la SC, secretario de cultura y el secretario técnico administrativo. Contraloría autoriza (expediente) lo acepta y se manda a finanzas para afectar el presupuesto generando el pago al proveedor.. 3. Atención personal a proveedores Se efectúa en la oficina de adquisiciones y mantenimiento, el proveedor se presenta con la orden de compra para realizar check list a la par que surte la mercancía. Aplica para material de limpieza y papelería.. 4. Entrega de materiales al personal de la secretaría de cultura. 13.

(15) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. Todo personal adscrito a la secretaría de cultura adquiere material de papelería y limpieza según sus necesidades en el área de adquisiciones y mantenimiento. Su paquete se genera mediante oficio de requisición previo donde especificó que materiales y en qué cantidad necesita para seguir desarrollando sus funciones de trabajo.. 14.

(16) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. Capítulo 5 5.1 ESTRUCTURA ORGANICA.. 15.

(17) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. 5.2 ORGANIGRAMA ÁREA DE ADQUISICIONES Y MANTENIMIENTO. ADQUISICIONES Y MANTENIMIENTO. ELECTRICISTA/ FONTANERO. INTENDENCIA. JARDINERIA. AUXILIAR ADMINISTRATIVO. 16.

(18) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. PERFIL Y DESCRIPCION DE PUESTOS. JEFE DE ADQUISICIONES Y MANTENIMIENTO. Objetivo del puesto: Coordinar el mantenimiento de la infraestructura cultural (bibliotecas, museos, teatros, talleres, salones, y espacios de expresión artística. Puesto del jefe inmediato Secretario técnico Administrativo. Personal a cargo. 1 2 3 4. Auxiliar Administrativo Intendente. 1 14. Jardinero. 5. Electricista /fontanero. 1. 17.

(19) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA. DIRECCION GENERAL DE CULTURA. ADQUISICIONES Y MANTENIMIENTO. ELECTRICISTA/FONTA NERO. INTENDENCIA. JARDINERIA. AUXILIAR ADMINISTRATIVO. 18.

(20) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. Principales Funciones Institucionales 1. Acordar con el Director General, el despacho de los asuntos relevantes de las jefaturas de Área y responsabilidades inherentes, así como aquellos que le sean encomendados, manteniéndolo informado sobre su desarrollo; 2. Formular el programa de trabajo de la Dirección, a fin de prever los recursos necesarios para su eficaz funcionamiento; 3. Coordinar la elaboración del proyecto de presupuesto de egresos de las jefaturas adscritas a la Dirección y remitirlo al área correspondiente para su revisión; 4. Planear, organizar y dirigir las metas y objetivos, a fin de evaluar el desempeño de las funciones de las unidades a su cargo, así como establecer las medidas preventivas y correctivas necesarias; 5. Planear, organizar y dirigir las metas y objetivos, a fin de evaluar el desempeño de las funciones de las unidades a su cargo, así como establecer las medidas preventivas y correctivas necesarias; 6. Recibir y acordar con los titulares de las unidades administrativas dependientes de la dirección, los planes y programas a realizar, fomentando y promoviendo la coordinación entre estos, cuando así lo requiera el mejor funcionamiento de la Secretaría; 7. Planear estrategias orientadas a eficientar los procesos administrativos; 8. Proponer y opinar sobre el nombramiento y remoción del personal, en plazas adscritas a la Dirección atendiendo a la normatividad aplicable; 9. Suscribir los documentos relativos al ejercicio de sus atribuciones y, en general, firmar los documentos en los que por delegación o suplencia le corresponda; 10. Asesorar y vigilar que se proporcionen datos y la cooperación técnica en asuntos de su especialidad, a los servidores públicos de la Administración Pública del Estado de Colima, las instituciones públicas y privadas, así como dependencias federales y municipales, previo acuerdo con el titular de la Secretaría y conforme a lo establecido en la legislación aplicable; 11. Informar mensual y anualmente al Director General, sobre el avance y cumplimiento de los objetivos y metas programadas por área de trabajo; 12. Administrar los recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros a su cargo; 13. Proponer y formular al Director General, el programa anual de trabajo del área, las resoluciones, dictámenes y opiniones, así como someter a su aprobación, los estudios y proyectos que elabore, relacionados con su competencia y los requeridos por él, manteniéndolo informado sobre su desarrollo; 14. Resolver los asuntos cuya tramitación sea exclusiva de su competencia; 15. Atender, orientar y dar seguimiento con calidad, a los planteamientos de la ciudadanía sobre los servicios que presta la Dependencia; 16. Atender, orientar y dar seguimiento con calidad, a los planteamientos de la ciudadanía sobre 19.

(21) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. Principales Funciones Técnicas 1. Coordinar y ejecutar trabajos de mantenimiento de la infraestructura cultural y artístico, para beneficio de los municipios, de acuerdo a las necesidades solicitadas por los ayuntamientos; 2. Coordinar y ejecutar trabajos de mantenimiento de la infraestructura cultural y artístico para beneficio del estado; 3. Realizar la revisión de documentos para trámites de pago a proveedores; 4. Supervisar que se brinden los servicios generales preventivos y correctivos necesarios a los inmuebles propiedad de la Secretaría de Cultura, para su óptimo funcionamiento; 5. Instrumentar proyectos relativos a la ampliación de la Infraestructura cultural; y 6. Las demás funciones inherentes al cargo que le confiera el superior jerárquico.. Horario Laboral 8:30 – 16:30 /Horas. Escolaridad Minina Licenciatura. Deseable Posgrado. Especialidad Optima Ingeniería Civil. Compatible Arquitectura. Actitudes Amabilidad, autocontrol, calidad, carácter, conciencia, institucional, confiable, cortesía, cordial, creatividad.. Habilidades Analítico, Capacitar, Comunicación Interna, Conciliador, Creatividad, Motivación, Negociación, Objetividad, Organización 20.

(22) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. Conocimientos Técnicos Técnicas administrativas, proceso de licitaciones, supervisión de obra, mantenimiento de edificios, instalaciones eléctricas, hidráulicas y aires acondicionados, planificación, sistema de gestión de calidad, trabajo en equipo altamente eficaz, seguridad e higiene en el trabajo,. Experiencia Minima en Conocimientos elementos de electricidad. Años, meses 6 meses a 1 año.. Disponibilidad para viajar SI Fundamental Nombre de la competencia Nivel de dominio mínimo Principio y valores institucionales 1. Transversales Nombre de la competencia Nivel de dominio mínimo Administración Pública 2 Gestión Pública 2 Calidad en el servicio 2 Tecnología de Información 2. 21.

(23) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE ELECTRICISTA – FONTANERO. Objetivo del puesto: Mantener en buen funcionamiento las instalaciones eléctricas e hidráulicas de la secretaría. .. Puesto del jefe inmediato Jefe de Adquisiciones y Mantenimiento. Personal a cargo. N/A. 22.

(24) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA. ADQUISICIONES Y MANTENIMIENTO ELECTRICISTA Y FONTANERO. NO APLICA. 23.

(25) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. Principales Funciones Institucionales 1. Acordar con su superior inmediato los asuntos de su competencia que así lo requieran; 2. Elaborar los reportes de sus actividades ya sean diarios, mensuales, trimestrales, semestrales o anuales que así lo requieran para ser turnados a su superior inmediato para su revisión y validación respectiva; 3. Atender, orientar y dar seguimiento con calidad, a los planteamientos de la ciudadanía sobre los servicios que presta la Dependencia; 4. Cumplir con todo lo relacionado a las atribuciones propias de su área del Reglamento Interior de la Secretaría, así como de la normatividad aplicable a su competencia; y 5. Las demás que le confiera el superior jerárquico. Principales Funciones Técnicas 1. Dar mantenimiento a los sistemas de drenaje y alcantarillado de las Secretaría; 2. 3. Dar mantenimiento al alumbrado de andadores; 4. Dar mantenimiento al alumbrado de las oficinas; 5. Dar mantenimiento a la instalación eléctrica de secretaría; y 6. Las demás funciones inherentes al cargo que le confiera el superior jerárquico. Horario Laboral 8:30 – 14:00 /Horas. 24.

(26) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. Escolaridad Minina Secundaria. Deseable Bachillerato Técnico. Especialidad Optima Sistemas de mantenimiento. Compatible Electricidad, fontaneria. Actitudes Disciplina, responsable, profesionalismo, compromiso, y dedicación.. Habilidades Habilidad mental, concentrarse, destreza, trabajo en equipo, uso de equipo de eléctrico.. Conocimientos Técnicos Eléctricos, mecánicos, manejo de herramientas, sistemas de gestión de calidad, trabajo en equipo altamente eficaz, seguridad e higiene en el trabajo.. Experiencia Minima en Conocimientos elementos de electricidad. Años, meses 6 meses a 1 año.. Disponibilidad para viajar No Fundamental Nombre de la competencia Nivel de dominio mínimo Principio y valores institucionales 1. 25.

(27) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. Transversales Nombre de la competencia Nivel de dominio mínimo Administración Pública 1 Gestión Pública 1 Calidad en el servicio 1 Tecnología de Información N/A. 26.

(28) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. JARDINERO. Objetivo del puesto: Mantener en buen estado de presentación las áreas verdes de las instalaciones pertenecientes a la Secretaría de Cultura. . Puesto del jefe inmediato Jefe de Adquisiciones y mantenimiento. Personal a cargo. N/A. 27.

(29) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA. JEFE DE ADQUISICIONES Y MANTENIMIENTO. JARDINERO. NO APLICA. 28.

(30) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. Principales Funciones Institucionales 1. Acordar con su superior inmediato los asuntos de su competencia que así lo requieran; 2. Elaborar los reportes de sus actividades ya sean diarios, mensuales, trimestrales, semestrales o anuales que así lo requieran para ser turnados a su superior inmediato para su revisión y validación respectiva; 3. Proporcionar previo acuerdo con su superior inmediato, la información, datos, números y asistencia técnica que requieran otras dependencias del Gobierno del Estado; 4. Elaborar los documentos relativos al ejercicio de sus funciones y los que por delegación o suplencia le corresponda; 5. Atender, orientar y dar seguimiento con calidad, a los planteamientos de la ciudadanía sobre los servicios que presta la Dependencia; 6. Cumplir con todo lo relacionado a las atribuciones propias de su área del Reglamento Interior de la Secretaría, así como de la normatividad aplicable a su competencia; y 7. Las demás que le confiera el superior jerárquico.. Principales Funciones Técnicas 1. Barrer las áreas verdes, andadores e instalaciones que les corresponden; 2. Recoger la hojarasca de sus áreas y depositarla en el área de destino; 3. Recoger la basura de los depósitos en bolsas de plástico y dejarlas en el área señalada para su recolección por el H. Ayuntamiento; 4. Regar jardines y zonas verdes que no cuentan con sistema de riego; 5. Preparar la tierra para la siembra de plantas y árboles; 6. Suministrar compostas, abonos y/o fertilizantes a en las áreas que así lo requieran; 7. Podar árboles y plantas que lo requieran; 8. Aplicar fungicidas y fumigantes para el tratamiento de plantas y árboles con problemas de hongos y plagas; 9. Aplicar herbicidas para el combate de malezas y otras plantas no deseadas; y 10. Las demás funciones inherentes al cargo que le confiera el superior jerárquico. Horario Laboral 07:00 – 13:30 /Horas 29.

(31) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. Escolaridad Minina Secundaria. Deseable Bachillerato Tecnico. Especialidad Optima No aplica. Compatible No aplica. Actitudes Disciplina, responsable, compromiso, amabilidad, dedicación.. Habilidades Creatividad, observación, destreza, trabajo en equipo, orientación a resultados. Conocimientos Técnicos Jardinería, manejo de agroquímicos y pesticidas, técnicas de poda, diseño de jardines, uso de herramientas y maquinaria para jardinería, sistemas de gestión de calidad, trabajo en equipo altamente eficaz, seguridad e higiene en el trabajo.. Experiencia Minima en N/A. Años, meses N/A. Disponibilidad para viajar NO. 30.

(32) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. Fundamental Nombre de la competencia Nivel de dominio mínimo Principio y valores institucionales 1. Transversales Nombre de la competencia Nivel de dominio mínimo Administración Pública 1 Gestión Pública 1 Calidad en el servicio 1 Tecnología de Información N/A. 31.

(33) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. AUXILIAR ADMINISTRATIVO. .. Objetivo del puesto: Apoyar en la gestión, seguimiento de la dirección de Conservación y Mantenimiento de Infraestructura Cultural y Artística.. Puesto del jefe inmediato Jefe. de. Adquisiciones. y. mantenimiento. Personal a cargo. N/A. 32.

(34) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA. JEFE DE ADQUISICIONES Y MANTENIMIENTO AUXILIAR ADMINISTRATIVO. NO APLICA. 33.

(35) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. Principales Funciones Institucionales 1. Acordar con su superior inmediato los asuntos de su competencia que así lo requieran; 2. Elaborar los reportes de sus actividades ya sean diarios, mensuales, trimestrales, semestrales o anuales que así lo requieran, para ser turnados a su superior inmediato para su revisión y validación respectiva; 3. Proporcionar previo acuerdo con su superior inmediato, la información, datos, números y asistencia técnica que requieran otras dependencias del Gobierno del Estado; 4. Administrar los recursos humanos y materiales a su cargo; 5. Elaborar los documentos relativos al ejercicio de sus funciones y los que por delegación o suplencia le correspondan; 6. Coadyuvar en la elaboración del presupuesto, programa operativo anual y plan de adquisiciones del área; y 7. Atender, orientar y dar seguimiento con calidad, a los planteamientos de la ciudadanía sobre los servicios que presta la dependencia;. Principales Funciones Técnicas 1. 2. 3. 4.. Llevar control de la prestación de mantenimiento general; Inventario de bienes patrimoniales; Auxiliar en la provisión de insumos de jardinería y limpieza en general; Auxiliar en la supervisión en cuanto al estado de limpieza que guardan las instalaciones de la Secretaría; 5. Ejecutar y controlar los programas de mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes inmuebles de la Secretaría (museos, teatros, bibliotecas); 6. Apoyar con la recepción y revisión de las facturas de los trabajos realizados por los prestadores de servicio a fin de que cumplan con los lineamientos establecidos por la Secretaría de Finanzas; y 7. Las demás funciones inherentes al cargo que le confiera el superior jerárquico.. Horario Laboral 09:00 – 17:00 /Horas. 34.

(36) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. Escolaridad Minima Técnico universitario. Deseable Licenciatura. Especialidad Optima Administración. Compatible Ciencias Políticas y Humanas. Actitudes Amabilidad, criterio, dedicación, sensibilidad, respeto, productividad, tolerancia, honradez, eficaz, dinámica, confiable. Habilidades Administración de tiempo, redacción, toma de decisión, relaciones humanas, interpretación de información, investigación, facilidad de palabra, escuchar, comunicación interna, capturar.. Conocimientos Técnicos Manejo de personal, procesos de compras y adquisiciones, manejo de paquetería de software básico asociado a sus actividades sustantivas, sistemas de gestión de calidad, trabajo en equipo altamente eficaz, seguridad e higiene en el trabajo .. Experiencia Minima en Puestos Administrativos. Años, meses 6 mese a 1 año.. Disponibilidad para viajar NO. 35.

(37) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. Fundamental Nombre de la competencia Nivel de dominio mínimo Principio y valores institucionales 1. Transversales Nombre de la competencia Nivel de dominio mínimo Administración Pública 1 Gestión Pública 1 Calidad en el servicio 1 Tecnología de Información 1. 36.

(38) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. INTENDENTE. Objetivo del puesto: Mantener en óptimas condiciones de limpieza las oficinas e instalaciones pertenecientes a la secretaría de cultura.. Puesto del jefe inmediato Jefe. de. Adquisiciones. y. mantenimiento. Personal a cargo. N/A. 37.

(39) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA. JEFE DE ADQUISICIONES Y MANTENIMIENTO. INTENDENTE. NO APLICA. 38.

(40) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. Principales Funciones Institucionales 1. Acordar con su superior inmediato los asuntos de su competencia que así lo requieran; 2. Elaborar los reportes de sus actividades ya sean diarios, mensuales, trimestrales, semestrales o anuales que así lo requieran para ser turnados a su superior inmediato para su revisión y validación respectiva; 3. Proporcionar previo acuerdo con su superior inmediato, la información, datos, números y asistencia técnica que requieran otras dependencias del Gobierno del Estado; 4. Elaborar los documentos relativos al ejercicio de sus funciones y los que por delegación o suplencia le corresponda; 5. Atender, orientar y dar seguimiento con calidad, a los planteamientos de la ciudadanía sobre los servicios que presta la Dependencia; 6. Cumplir con todo lo relacionado a las atribuciones propias de su área del Reglamento Interior de la Secretaría, así como de la normatividad aplicable a su competencia; y 7. Las demás que le confiera el superior jerárquico.. Principales Funciones Técnicas 1. 2. 3. 4.. Hacer la limpieza de oficinas y áreas comunes; Mantener en perfecto estado de limpieza de baños; Solicitar los insumos necesarios para la realización de sus funciones; Hacer limpieza en general de las áreas de oficina y servicios de atención al público; y 5. Las demás funciones inherentes al cargo que le confiera el superior jerárquico.. Horario Laboral 07:00 – 13:30 /Horas. Escolaridad Minina Secundaria. Deseable Bachillerato Técnico. Especialidad Optima Servicios Generales. Compatible Electricidad, plomería. 39.

(41) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. Actitudes Disciplina, responsable, compromiso, amabilidad, dedicación, adaptabilidad al cambio confiable. Habilidades Facilidad de palabra, trabajo en equipo, orientación al servicio, motivación.. Conocimientos Técnicos Uso de herramientas y productos de limpieza, uso de herramientas de jardinería, técnicas de limpieza y jardinería, sistemas de gestión de calidad, trabajo en equipo altamente eficaz, seguridad e higiene en el trabajo.. Experiencia Minima en N/A. Años, meses N/A. Disponibilidad para viajar NO Fundamental Nombre de la competencia Nivel de dominio mínimo Principio y valores institucionales 1 Transversales Nombre de la competencia Nivel de dominio mínimo Administración Pública 1 Gestión Pública 1 Calidad en el servicio 1 Tecnología de Información N/A 40.

(42) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. 5.3 DIAGRAMAS Solicitud de compras de papelería mediante el sistema Inicio. Se realiza un check list de faltantes a surtir. Se selecciona la partida a afectar mediante compra directa (21101 )papeleria). Ofitec. Proveedores que nos da el sistema. Ofimedia. Se generan pedido de papelería. Se generan ordenes de compra 41.

(43) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. Se recaban firmas de autorización en el sistema. (Jefe de adquisiciones .Secretario de cultura, secretario técnico y Directora de Se autoriza pago de adquisiciones( pedido.. Se da de alta la factura generada en el sistema.. Se genera requisición. Se firma orden de compra en físico. (jefe de área y secretario técnico) FIN. 42.

(44) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. Recepción de Papelería INICIO. Se recibe a proveedor. Se contabiliza material a recibir. SI. ¿Esta completo el pedido?. Se reciben. NO. Se anotan faltantes. Se firma de recibido al proveedor.. FIN. 43.

(45) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. Solicitud de compras de material de limpieza mediante el sistema Inicio. Se realiza un check list de faltantes a surtir. Se selecciona la partida a afectar mediante compra directa (21601)(limpieza). Papel Oro. Proveedores que nos da el sistema. Abarrotera Espinoza. Se generan pedido de papelería. Se generan ordenes de compra 44.

(46) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. Se recaban firmas de autorización en el sistema. (Jefe de adquisiciones .Secretario de cultura, secretario técnico y Directora de Seadquisiciones) autoriza pago de pedido.. Se da de alta la factura generada en el sistema.. Se genera requisición. Se firma orden de compra en físico. (jefe de área y secretario técnico) FIN. 45.

(47) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. Recepción de material de limpieza INICIO. Se recibe a proveedor. Se contabiliza material a recibir. SI. ¿Esta completo el pedido?. NO. Se reciben. Se anotan faltantes. Se firma de recibido al proveedor.. 46. FIN.

(48) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. Capítulo 6. 6.1Recomendaciones. . Realizar una supervisión de orden y acomodo constante para mantener los materiales. . en. óptimas. condiciones. para. cuando. lo. requieran.. Colocar oficio de requisición en expedientes correspondientes, para llevar un control de los pedidos realizados por centro cultural y área interna de la secretaría de cultura.. . Elaborar cartera de correos electrónicos de los directores de los centros culturales, direcciones y oficinas en general para evitar tiempos muertos en traslados de entregas de oficios.. . Elaborar plan de trabajo para pedidos de las dependencias de cultura por mes o mínimo 15 días para evitar desperdicio de materiales y cruce de elaboración de pedidos.. 6.2 Conclusiones En el presente documento se demostró la manera ideal de trabajar mediante procesos claros y seleccionados, evitando así los tiempos muertos de los trabajadores de la secretaria de cultura dependientes del área de adquisiciones y mantenimiento, pudiendo lograr un control referente a solicitudes, entregas y pagos de mercancías y viáticos, un mayor ahorro de materiales. así como la 47.

(49) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. aceptación de todo el personal del estado adscrita a la secretaria de cultura a la nueva modalidad de trabajo del área mencionada respetando los días señalados.. Se da por hecho que la aplicación a diario de estos procesos dio como resultado en la dependencia un buen clima laboral de entendimiento, respeto y desarrollo fructífero de sus respectivas tareas.. Capítulo 7 Competencias desarrolladas y/o aplicadas.. 7.1Materias aplicadas: . Administración de la calidad del servicio.. . Comportamiento Organizacional.. . Desarrollo Organizacional.. . Diagnóstico y evaluación empresarial.. . Introducción a la administración de empresas. . Contabilidad. . Derecho fiscal. . Derecho laboral. 7.2 Competencias  Aplicación de los conocimientos, habilidades y actitudes necesarias requeridas en la administración que me permitieron mejorar la productividad en los procesos de la organización.. 48.

(50) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. . Hacer propuestas de solución que brinden opciones de mejora y llevarlas a ejecución de las mismas para obtener mejores resultados.. 7.3 Otras competencias adquiridas: . Liderazgo.. . Búsqueda del logro.. . Capacidad de planificar y organizar.. . Habilidades de manejo computacional.. . Capacidad crítica y autocrítica.. . Habilidad en desempeño dentro del ambiente laboral.. . Capacidad de comunicación con profesionales.. . Iniciativa de resolución a problemas.. . Compromiso ético.. . Adaptación al nuevo método de trabajo.. . Habilidades de investigación.. . Capacidad de aprender.. . Capacidad de generar nuevas ideas.. 49.

(51) “Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”. Capitulo 8 Bibliografía Elaboración del manual de puestos y funciones (MOF) . (20 de Septiembre de 2017). Obtenido de http://bvs.minsa.gob.pe/local/MINSA/1760-2.pdf Guía metodológica para elaborar perfiles de puestos en las entidades públicas . (10. de. Septiembre. de. 2017).. Obtenido. de. http://www.iiap.org.pe/Upload/servir/car2/4.pdf Pagina de inscripción al sistema http://proveedores.col.gob.mx/proveedores/r/. de. cadenas. productivas. Pagina de acceso al recurso estatal de adquisiciones http://www.adquisiciones.col.gob.mx/adquisiciones/index.php5. (presupuesto). Sistema de validación de facturas http://validacion.col.gob.mx/ ley de adquisiciones. http://www.congresocol.gob.mx/web/Pagina/index.php/c_biblioteca/constitucion. Ley del seguro social http://www.segurosocial.social/ley-imss/. 50.

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