CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN DE BIBLIOTECA. Formular el plan anual de biblioteca

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APOYO

bibliográfico que requieren los procesos de enseñanza y aprendizaje, investigación, extensión y administración, para la generación de

escenarios culturales que faciliten la apropiación social del conocimiento

LÍDER DEL PROCESO

ALCANCE

Director Operativo

Departamento de

Biblioteca y Extensión

Cultural

Aplica desde la identificación de la necesidad de información de los usuarios de los procesos institucionales hasta la verificación

del cumplimiento de los servicios ofrecidos

PROVEEDOR

ENTRADAS

(Insumos)

ACTIVIDADES

P H V A

SALIDAS

(Productos o

Servicios)

CLIENTE

Todos los Procesos institucionales Requerimientos de material

bibliográfico

Formular el plan anual de biblioteca

Planear

Información sobre el material bibliográfico existente Todos los procesos institucionales Proceso Gestión de Biblioteca

Plan anual de biblioteca de la vigencia anterior

Planear la selección y adquisición de las fuentes de

información bibliográfica en formato papel y electrónico

Planear

Listados sobre nuevas adquisiciones bibliográficas Consejo

Académico Calendario Académico

Planear el análisis, organización y disposición de la

información bibliográfica y las colecciones

Planear

Programa de formación de usuarios de biblioteca Proceso Planeación Institucional Plan de Desarrollo Institucional

Planear la prestación de los servicios de información

bibliográfica y capacitación de usuarios

Planear

Portafolio de servicios

Plan de Acción

Recibir y verificar la adquisición de los materiales

bibliográficos solicitados

Hacer

Plan anual de biblioteca

Proceso Gestión de Biblioteca

Estudios de prospectiva

Analizar, organizar y poner a disposición de los usuarios

los documentos bibliográficos

Hacer

Listado de material bibliográfico descartado Proceso Gestión de Biblioteca Metodologías para la formulación, seguimiento y evaluación de planes, programas y proyectos

Capacitar y orientar en la búsqueda y recuperación de la

información y la documentación bibliográfica

Hacer

Proceso Administración de Bienes y Plataforma Tecnológica

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Proceso Planeación Institucional

Filosofía Institucional (Misión, Visión, Valores y Objetivos)

Divulgar los servicios, recursos de información y

documentación bibliográfica

Hacer

Informe de utilización y disponibilidad de los recursos bibliográficos Proceso Desarrollo Curricular

Políticas institucionales

Realizar préstamos de los documentos bibliográficos

Hacer

Proceso Gestión de Biblioteca

Información estadística

Evaluar la ejecución del plan anual de biblioteca y

proponer los ajustes necesarios

Verificar

Actuar

Proceso Autoevaluación Estructura Académico Administrativa

Evaluar los servicios de información bibliográfica y

capacitación de usuarios y realizar los ajustes necesarios

Verificar

Actuar

Proceso Gestión del Conocimiento Informe de gestión Institucional

Evaluar el crecimiento y pertinencia de las colecciones

bibliográficas en formato papel y electrónico para la toma

de decisiones

Verificar

Actuar

Listado para compra de material bibliográfico Proceso Adquisición de Bienes, Obras y Servicios Programación Académica

Evaluar el estado físico y catalográfico para realizar

mantenimiento de las colecciones en formato papel y

electrónico

Verificar

Actuar

Proceso Gestión Biblioteca Manual de Riesgos con

anexos

Recuperar documentos bibliográficos con préstamo

vencido

Actuar

Requerimientos de Bienes y Servicios Procesos de Adquisición de Bienes, Obras y Servicios Manual de Indicadores con

anexos

ACTIVIDADES GENERALES DEL PROCESO

Informes de seguimiento de planes, programas y proyectos Proceso Planeación Institucional Resultados de la Revisión por la Dirección

Realizar encuesta de satisfacción de usuarios, analizar

información y tomar las acciones necesarias para el

mejoramiento continuo

Hacer

Verificar

Actuar

Información de entrada para la Revisión por la Dirección

Informe de rendición de cuentas

Desarrollar el tratamiento adecuado al servicio y/o

producto no conforme y volver a revisar

Hacer

Actuar

Datos estadísticos Proceso

Autoevaluación

Informe de autoevaluación institucional y de

programas

Documentar y ajustar los manuales, procedimientos,

instructivos, guías y formatos adscritos al Proceso

Hacer

Actuar

Identificación, medición y análisis de los indicadores

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Proceso Gestión Financiera

Presupuesto de ingresos y gastos

Analizar y actualizar información (Riesgos, Indicadores y

Análisis de datos) del Proceso

Hacer

Verificar

Actuar

Identificación, valoración y control de riesgos Informes de ejecución presupuestal

Implementar y hacer seguimiento a las acciones,

correctivas, preventivas y de mejora del Proceso

Actuar

Verificar

Requerimientos de comunicación y publicación Proceso Gestión de la Comunicación Certificados de Disponibilidad Presupuestal Requerimientos de

asesoría legal Proceso _Gestión

Jurídica Certificado de Compromiso Presupuestal Requerimientos de Actos administrativos Ejecución financiera revisada (actas de liquidación) Solicitud de mantenimiento correctivo o mejoramiento de bienes o aplicativos a través de la plataforma tecnológica Proceso Administración de Bienes y Plataforma Tecnológica Proceso Gestión Jurídica Actos Administrativos Requerimientos de capacitación para el personal Proceso Gestión Talento Humano Emisión de conceptos Solicitudes de intervención específica de clima organizacional Reglamentos internos Requerimientos relacionados con el Sistema de Gestión de Seguridad y la Salud en el Trabajo Tablas de Retención Documental

Información para anexar al expediente laboral de los empleados y docentes para actualizar la

información en el sistema de Nómina.

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Proceso Gestión Jurídica Mecanismos de participación ciudadana Evaluación de Desempeño y planes de mejoramiento, si aplica Proceso Gestión Talento Humano

Normograma Resultados de encuesta de

satisfacción del cliente

Proceso Gestión Biblioteca Proceso Gestión de la Calidad Proceso Administración de Bienes y Plataforma Tecnológica Infraestructura física y recursos técnicos y tecnológicos para el desarrollo académico Acciones correctivas, preventivas y de mejora del Proceso - Planes de Mejoramiento

Infraestructura física y recursos técnicos y tecnológicos para el desarrollo administrativo

Análisis del control del servicio y/o producto no conforme

Información institucional respaldada en medio digital

Acciones correctivas, preventivas y de mejora del Proceso - Planes de Mejoramiento Proceso Evaluación y Control Políticas de respaldo de la información institucional Manual para el Manejo de Inventarios, Bienes, Propiedad, Planta y Equipo del Instituto Tecnológico Metropolitano Proceso Adquisición de Bienes, Obras y Servicios Contratos formalizados y ejecución autorizada Bienes, obras y Servicios Proceso Gestión

de la

Comunicación

Campañas de promoción y divulgación ejecutadas Información a través de los medios de comunicación

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Proceso Gestión de la Comunicación internos y externos: Boletines de prensa, periódicos, boletines electrónicos, carteleras, página web actualizada, correos electrónicos, mensajes en pantalla electrónica, avisos de prensa publicados, cuñas radiales y promos de televisión emitidos

Textos, revistas y boletines publicados por el Fondo Editorial Proceso Gestión del Talento Humano Manual de Funciones Plan de Capacitación a desarrollar Programa de inducción y reinducción Sistema de Gestión de Seguridad y la Salud en el Trabajo Diagnóstico de clima organizacional, Plan de mejoramiento y Evaluación del clima Reconocimiento de los mejores empleados por nivel y los mejores equipos de trabajo Proceso Gestión de la Calidad Mapa de Procesos Institucional Política y Objetivos de Calidad