Horus - Sistema Integral Administrativo y Financiero de Pequeñas Empresas

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(1)HORUS Sistema Integral Administrativo y Financiero de Pequeñas Empresas. CAMILO ANDRÉS ESPITIA AGUILERA. Universidad de los Andes Facultad de Ingeniería Departamento de Sistemas y Computación Bogotá D. C. 2004.

(2) HORUS Sistema Integral Administrativo y Financiero de Pequeñas Empresas. CAMILO ANDRÉS ESPITIA AGUILERA. Tésis para optar por el título de Ingeniero de Sistemas y Computación. Asesor: José Abásolo Prieto. Universidad de los Andes Facultad de Ingeniería Departamento de Sistemas y Computación Bogotá D. C. 2004.

(3) A mis padres, por darme las herramientas para encontrar el camino y a mi abuelita que no alcanzo a verme al final de él..

(4) AGRADECIMIENTOS Agradezco a mi asesor de tesis José Abásolo por haberme ayudado cuando lo necesité durante el largo proceso de definición y desarrollo de este proyecto.. Quiero agradecer también al Contador Pedro Umbarila Umbarila, quien desinteresadamente me brindó su ayuda para entender como funcionan las diferentes aplicaciones que aquí se presentan y a mi padre que siempre estuvo dispuesto a aclararme las dudas de última hora.. Finalmente reconozco a mis padres el esfuerzo realizado por ayudarme en la revisión final del documento, como a mis hermanos por tener paciencia durante las incontables horas de computador acaparadas por mi trabajo..

(5) Tabla de Contenidos 1. INTRODUCCIÓN.............................................................................................................. 6 2. OBJETIVO GENERAL...................................................................................................... 7 3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................................. 8 4. JUSTIFICACIÓN............................................................................................................... 8 5. ALCANCE ......................................................................................................................... 8 6. MARCO TEÓRICO ........................................................................................................... 9 6.1 ERP ............................................................................................................................... 9 6.2 ESTADO DEL ARTE.................................................................................................. 9 6.2.1 SAP ...................................................................................................................... 10 6.2.2 SIIGO................................................................................................................... 10 6.2.3 Helisa ................................................................................................................... 11 6.3 CONCEPTOS............................................................................................................. 12 6.3.1 Cartera.................................................................................................................. 12 6.3.2 Clientes ................................................................................................................ 12 6.3.3 Facturas................................................................................................................ 13 6.3.4 Inventario............................................................................................................. 14 6.3.5 Nómina ................................................................................................................ 15 6.3.6 Contabilidad......................................................................................................... 16 7. HORUS: Sistema Integral Administrativo y Financiero de Pequeñas Empresas............. 18 7.1 USUARIOS DEL SISTEM A ..................................................................................... 18 7.2 REQUERIM IENTOS FUNCIONALES .................................................................... 18 7.2.1 Cartera.................................................................................................................. 18 7.2.2 Clientes ................................................................................................................ 23 7.2.3 Facturas................................................................................................................ 31 7.2.4 Inventario............................................................................................................. 36 7.2.5 Nómina ................................................................................................................ 49 7.2.6 Contabilidad......................................................................................................... 59 7.3 REQUERIM IENTOS NO FUNCIONALES.............................................................. 71 7.4 DISEÑO...................................................................................................................... 72 7.4.1 Diagrama de clases .............................................................................................. 72 7.4.1.1 Inventario...................................................................................................... 72 7.4.1.2 Contabilidad.................................................................................................. 73 7.4.2 Diagramas de secuencia....................................................................................... 74 7.4.2.1 Inventario...................................................................................................... 74 7.4.2.2 Contabilidad.................................................................................................. 79 7.4.4 Arquitectura de la aplicación ............................................................................... 85 7.4.5 Base de datos ....................................................................................................... 86 7.4.5.1 Inventario...................................................................................................... 86 7.4.5.2 Contabilidad.................................................................................................. 92 8. CONCLUSIONES............................................................................................................ 99 9. REFERENCIAS ............................................................................................................. 100.

(6) 1. INTRODUCCIÓN Los programas contables han ido evolucionando con el tiempo para abarcar no solo la información financiera de la empresa sino también la administrativa, llevando a mejorar la productividad y la gestión. Estos programas ahora llamados ERP (Enterprise Resource Planning) buscan ser una herramienta que va más allá de almacenar diferentes movimientos contables, ya que permiten a la gerencia tomar decisiones más fácilmente al presentar la información de una manera más intuitiva.. Un reto para las empresas que desarrollan estos programas es que no todas las compañías son iguales, ya sea por la forma como manejan la información o por su actividad económica, debido a esto todos los esfuerzos están enfocados a desarrollar aplicaciones lo suficientemente genéricas y parametrizables como para que se puedan adaptar a los diferentes tipos de organizaciones, creando módulos especiales para cada caso especial. Otra característica fundamental que deben tener estos productos es que deben poder crecer con la empresa, ya que estas con el tiempo aumentarán sus necesidades de almacenamiento de información y número de usuarios.. La popularidad de estos programas ha llevado a que sea más difícil para los empresarios escoger entre las múltiples opciones, no solo porque pueden ofrecerles funciones que no necesiten sino por los precios que pueden llegar a alcanzar estos productos.. Teniendo en cuenta lo anterior, se busca desarrollar un sistema enfocado a M iPymes, que las ayude en el manejo administrativo y financiero más no en el “core” del negocio. Se enfoca además en empresas comerciales debido al manejo que se hace del inventario, ya que para el caso de las empresas industriales habría que distinguir entre productos terminados y materias primas, y para las empresas de servicios el manejo del inventario es demasiado exhaustivo.. El sistema permite manejar algunas aplicaciones básicas, la contabilidad y otro módulo que permite la generación de reportes dinámicos por medio de tablas y cuadros. 6.

(7) La contabilidad básica permitirá manejar todas las cuentas que se relacionen con los módulos de la empresa que se utilicen; por ejemplo, para nómina se manejarán las cuentas cesantías, intereses de cesantías, primas de servicio, etc., que son las que se necesitan para el manejo de los empleados. Este módulo permitirá también la generación de balances, estado de resultados y cierres de período. Además permite que se carguen los valores iniciales cuando se comienza a usar del sistema.. Las aplicaciones adicionales que se incluyen son la de cartera que permite llevar un control de las deudas de los clientes y del calendario tributario. El módulo de clientes facilita la inserción de información en el módulo de facturas y además permite la generación de reportes que se pueden usar por ejemplo en mercadeo. El módulo de facturación, ayudado con la información disponible en los módulos de inventario y clientes. El módulo de inventario permite llevar un registro de la mercancía disponible así como de su precio de venta. El módulo de nómina permite llevar el control de toda la información contable para el manejo de usuarios.. La generación de reportes se podrá realizar tanto sobre la información almacenada por cada módulo como por la almacenada por la contabilidad y como indiqué anteriormente los reportes que se generen pueden ser tablas o cuadros.. 2. OBJETIVO GENERAL Desarrollar un sistema para el manejo integrado de aplicaciones administrativas y financieras de pequeñas empresas, enfocándolo principalmente a empresas comerciales, pero con posibilidad de extenderse para el uso de empresas industriales o de servicios.. 7.

(8) 3. OBJETIVOS ESPECIFICOS •. Documentar los requerimientos funcionales y no funcionales para cada uno de los procesos que se van a apoyar.. •. Definir una arquitectura modular organizada alrededor de una base de datos común, por medio del uso de interfaces.. •. Tener un sistema que pueda ser instalado y usado tanto en Linux como en Windows.. •. Desarrollar dos módulos básicos que soporten o faciliten el uso de otros.. •. Hacer un sistema con código abierto que permita a cada empresa agregarle mayor funcionalidad o ajustarlo aun más a su medida.. 4. JUSTIFICACION Cada día las empresas pequeñas han visto la necesidad de acceder a programas que les ayuden con el manejo financiero y administrativo. Además un informe del DANE del año 2002 muestra que hay un amplio mercado para este tipo de aplicaciones no solo porque hay 496.963 M iPymes comerciales, lo que representa más del 90% de las empresas existentes en el país, sino porque al menos la mitad no lleva una contabilidad [1].. Se busca también poder ayudarles a estas empresas a integrar en un solo sistema toda la información financiera y administrativa, para permitirle a esta organizarse mejor y así ayudarle a conocer exactamente con que recursos dispone.. 5. ALCANCE El sistema se constituirá de los siguientes módulos que serán llevados hasta la etapa de análisis a excepción de los módulos de inventario y contabilidad que serán llevados hasta la etapa de pruebas: nómina, flujo de caja, facturas, cartera, presupuesto, generador de reportes y contabilidad.. 8.

(9) Los módulos de contabilidad y de inventario serán documentados e implementados en su totalidad y se realizaran pruebas sobre ellos. La documentación incluye diagramas de secuencia, diagrama de clases y casos de uso. También se documentaran las bases de datos usadas en la implementación de los mismos y una explicación de la arquitectura escogida para la implementación de la aplicación.. 6. MARCO TEORICO 6.1 ERP Los ERP (Enterprise Resource Planning) o Aplicaciones de Planificación de Recursos Empresariales son sistemas que están interrelacionados entre si, formando un único sistema integral que busca abarcar todas las áreas de información de la organización entre las que están: compras, ventas, producción, recursos humanos y finanzas, que a su vez tiene las siguientes áreas: cuentas por cobrar, cuentas por pagar, inventarios y activos fijos [2].. Los ERP han ido evolucionando desde el manejo de inventarios en los años 60`s, pasando luego en los 70’s a planificar la necesidades de manejo de materia prima en la empresa, siguiendo en los 80’s, el concepto de integración fue evolucionando no solo para abarcar los procesos de producción sino también los de logística y finalmente los ERP se llamaron como tal cuando abarcaron todas las áreas de información de la empresa [2].. El líder mundial en este tipo de aplicaciones es el gigante alemán SAP que fue en parte el creador del concepto, seguido por Oracle Corp, PeopleSoft Inc., Baan Co. NV, J.D. Edwards & Co y Navision comprado por M icrosoft [3].. 6.2 ESTADO DEL ARTE A continuación se muestran algunos ERP, entre los que están el mejor a nivel mundial y dos sistemas colombianos reconocidos. 9.

(10) 6.2.1 SAP El sistema mySAP buscar redefinir los ERP con características y funciones que buscan dar soporte a las siguientes actividades del negocio como: •. Ofrecer herramientas que permitan a cada empleado desarrollarse en su entorno de trabajo [4].. •. Herramientas de análisis que brinden soporte a la administración estratégica la empresa, análisis operacional, análisis de la fuerza de trabajo y análisis financiero [4].. •. Tiene utilidades que buscan automatizar el manejo contable y financiero que permiten tener un conocimiento más profundo de la empresa [4].. •. Trae funciones que dan soporte al manejo del ciclo de vida del empleado, al despliegue de la fuerza de trabajo y manejo de la nomina con el fin de maximizar la fuerza de trabajo [4].. •. Permite manejar el flujo logístico de los ciclos del negocio, como son el de realizar una compra o un pedido [4].. •. M anejo de servicios corporativos como: servicios centralizados y descentralizados para manejar las propiedades inmobiliarias; ambientes, salud, y seguridad; incentivos y comisiones; y viajes corporativos [4].. Como se puede ver mySAP ofrece una amplia funcionalidad soportada por su vasta experiencia y aunque esta puede ser la salvación para una empresa, su costo es bastante elevado llegando a ser de 500 mil dólares aproximadamente contando servicios, entrenamiento y consultoría, lo que lo deja absolutamente fuera del alcance de las pequeñas y medianas empresas [5]. 6.2.2 SIIGO SIIGO es una aplicación administrativa que permite llevar un registro detallado de las operaciones de la empresa y en general de todos los aspectos relacionados con la administración de negocios [6]. Algunas de sus características son:. 10.

(11) •. Se compone de 14 módulos que le permiten controlar con sumo detalle todas las áreas de la empresa [6].. •. Es un sistema integral que maneja toda la información de la empresa, lo que permite tener toda la información actualizada cada vez que se inserta un documento. Además de ser integral permite obtener rápidamente consolidadas todas las cifras lo que evita tener hacer las digitaciones solo una vez y no varias en diferentes módulos independientes [6].. •. Almacena información histórica del comportamiento de las cifras a través del año, además permite que se puedan actualizar los movimientos de cualquier mes sin tener que realizar procesos engorrosos [6].. •. Permite hacer proyecciones sobre la información almacenada para poder determinar el impacto de las decisiones, además se pueden importar los datos a Excel para poder hacer un manejo más cómodo de la información [6].. •. Puede manejar múltiples empresas y diferentes monedas, permitiendo mostrar información de manera individual o consolidada [6].. •. Ofrece seguridad a los datos al permitir que solo personal autorizado tenga acceso o pueda manipular la información [6].. Finalmente es un producto bastante robusto dado por la experiencia de estar 15 años en el mercado, lo que le permite tener un conocimiento muy vasto del mercado colombiano.. 6.2.3 Helisa. Finalmente Helisa es otro ERP que ha ido evolucionando desde 1988, también con una amplia experiencia en el mercado, pero menos reconocido que el anterior [7]. Entre sus principales características se encuentran: •. Es un sistema que soporta las siguientes plataformas en ambientes monousuario o multiusuario: DOS, Windows, NT y Novell [7].. •. Permite manejar hasta 99 empresas, permitiendo consolidar la información de todas las empresas o todos los módulos, presentando una contabilidad independiente [7]. 11.

(12) •. Incluye un editor de texto que permite definir todo tipo de documentos [7].. •. Es parametrizable y permite modificar la información de períodos anteriores [7].. •. Permite exportar e importar información a través de archivos planos [7].. •. Los módulos existentes son: contabilidad, facturación, inventario, administración kardex, cuenta cero y nomina [7].. 6.3 CONCEPTOS 6.3.1 Cartera El módulo de cartera se encarga de manejar tanto las deudas que tiene la empresa como las que adquieren los clientes con esta y se manejan dos tipos de documentos: las letras de cambio y los pagarés [8].. La contabilización de las deudas se hace dependiendo si se tiene un documento legal que las soporte o no; las que tienen un documento legal de soporte se almacenan en cuentas por cobrar o cuentas por pagar corrientes, y las que no se almacenan en cuentas por pagar o cobrar ordinarias [8].. El módulo de cartera permitirá hacer un análisis de las cuentas por cobrar o pagar, totalizado por cliente, por zona, por vendedor, por proveedor, o por clasificación de cliente. M anejará también para efectos tributarios un calendario con información sobre IVA, descuentos, retenciones y acumulado bimensual del IVA. 6.3.2 Clientes El módulo de clientes fue pensado inicialmente para poder facilitar el manejo de los clientes que se tienen a la hora de agregar una factura, pero dado que su manejo es muy similar al de los proveedores se extendería su uso y pasaría a llamarse terceros.. La flexibilidad de este módulo permite que se le puedan agregar los campos de información que se deseen por lo que es altamente configurable.. 12.

(13) Adicionalmente permitirá generar reportes sobre los mismos con el fin de organizarlos por ejemplo: por zona, por vendedor, por incumplimiento, por vencimiento o cualquier otra que se encuentre dentro de los campos del mismo o relacionada con los demás módulos. 6.3.3 Facturas En el módulo de facturas permitirá manejar todas las ventas de la empresa y en conjunto con el módulo de cartera podrá manejar las ventas a plazos y a crédito. Este módulo estará estrechamente ligado también con el de inventario y con el de clientes. Junto con el módulo de inventario, permitirá a la empresa vender productos que se encuentren efectivamente en bodega y facilitará al usuario al igual que el módulo de clientes el llenado de las facturas.. En el siguiente cuadro se muestra una definición de lo que son las ventas y cómo están conformadas. Se muestra a dónde pueden estar destinadas las ventas, también cómo puede ser la forma de pago de un cliente y además el plazo en cual puede realizar el pago. En general el cuadro muestra lo que debería incluir todo ERP que desee incluir un módulo de ventas, por lo pronto el sistema diseñado en este trabajo no soporta como medio de pago la permutación por otro bien o servicio [9].. 13.

(14) A continuación se muestra como están conformadas las ventas de una empresa:. Lugar de destino. Ventas. Plazo para el pago. Nacionales Exportaciones. De contado A crédito A plazos. M edio de pago. Con dinero o cheque Permuta por otro bien o servicio Figura 1. Definición ventas [9]. El módulo de facturas permitirá guardar los registros de la mercancía comprada por los 1 clientes. El módulo permitirá crear o modificar sus campos , hacer un seguimiento histórico. de movimientos, podrá generar estadísticas de ventas por cliente o por campos personalizados y por último generar un informe de los clientes inactivos.. El módulo tendrá por sentado los siguientes parámetros inmodificables por ser estos obligatorios: número consecutivo, régimen, autorización DIAN para numeración, nombre, apellido, discriminando el valor unitario, total e IVA. 6.3.4 Inventario. La función primordial de módulo inventario es la de brindar apoyo al módulo de facturas ya que el usuario escoge un producto del catálogo y éste le genera la factura correspondiente.. 1. A excepción de los campos obligatorios que se relacionan más adelante.. 14.

(15) El módulo tiene las siguientes características: maneja tres formas de valoración de mercancías que son: PROM EDIO, FIFO y LIFO; permite tener un registro de toda la mercancía entrante y saliente, clasificándola como venta, compra, robo, etc. y el usuario tiene la libertad además de poder definir las unidades en las cuales venderá su mercancía.. La taxonomía usada para la clasificación de la mercancía que permite tener tres niveles de clasificación que pueden ser definidas de acuerdo a las necesidades de cada empresa [10]:. Figura 2. Taxonomía productos 6.3.5 Nómina El módulo de nómina permitirá el manejo de toda la información relacionada con el pago de salarios a empleados.. Para poder tener un manejo completo de la nómina de una empresa y poder manejar la mayoría de las alternativas que se puedan presentar en el mercado, se deben tener en cuenta los siguientes campos: nombre, cargo, fecha de ingreso, sueldo mensual, días trabajados, comisiones, básico, horas extras, dominicales y festivos, auxilio de transporte, total devengado, EPS, ARS, retención en la fuente, aportes a pensiones, anticipos, descuentos por libranza, total deducciones y neto a pagar.. También hay que tener en cuenta quien debe pagar los aportes y el porcentaje, además de cuándo se le deben pagar algunas prestaciones. Por ejemplo, para el pago de intereses por cesantías el empleador debe pagar el 12% del salario al final del año, las primas de 15.

(16) servicios se deben pagar a mitad y al final del año, los aportes a la EPS corresponden al 12% del salario y lo pagan 1/3 el trabajador y 2/3 el empleador, los aportes a pensiones corresponden al 14.5% del salario y lo pagan 25% el trabajador y 75% el empleador, los seguros de riesgos profesionales (ARS) los paga el empleador dependiendo del tipo de riesgo y finalmente las prestaciones extralegales son las que decida el empleador. Hay que tener en cuenta que estos no son los únicos descuentos y que los montos de descuento y de pago pueden cambiar por lo que el módulo debe poder soportarlos.. Adicionalmente el módulo permitirá discriminar los descuentos generados por los aportes, hará un cálculo de los aportes y un cálculo de las cesantías y sus correspondientes intereses. 6.3.6 Contabilidad El módulo de contabilidad permitirá registrar todos los movimientos contables que se generen debido a las transacciones que se realicen en la aplicación. Estas transacciones serán todas las que se generen en los módulos descritos anteriormente como el de cartera, nómina, inventario y facturas.. El registro de estas transacciones será transparente para el usuario ya que él no tendrá que actualizar. los. registros. contables. luego. de cada transacción,. estos. se harán. automáticamente. Para esto, el usuario deberá definir previamente al uso de la aplicación las cuentas temporales que se usarán para organizar y contabilizar las transacciones generadas. La razón de esto es que por ejemplo si en el caso del inventario se desea tener por separado un registro de las compras, las ventas y en otra cuenta las pérdidas de mercancía por concepto de robo o pérdidas, este registro se debe hacer en cuentas separadas. Debido a que no hay un estándar que defina exactamente a que cuenta deben ir los registros generados por estos conceptos, el usuario podrá asignar libremente la cuenta en la que serán cargados.. El usuario podrá también consultar los registros por día, mes o año y adicionalmente podrá organizar esta información para poder verla por cuenta, en forma de un balance o de Estado de Resultados. 16.

(17) Para la organización del catálogo de cuentas se usarán los siguientes niveles [11]: Clase: El primer dígito. Grupo: Los dos primeros dígitos. Cuenta: Los cuatro primeros dígitos. Subcuenta: Los seis primeros dígitos.. De acuerdo a lo anterior las clases que identifican al primer dígito son [11]: Clase 1: Activo Clase 2: Pasivo Clase 3: Patrimonio Clase 4: Ingresos Clase 5: Gastos Clase 6: Costos de ventas Clase 7: Costos de producción o de operación Clase 8: Cuentas de orden deudoras Clase 9: Cuentas de orden acreedoras. Finalmente se podrá hacer el cierre de las cuentas de acuerdo al período definido por el usuario, este cierre consiste en sacar los totales de las cuentas temporales generadas por el manejo de inventarios, impuestos, ajustes por inflación, etc. y que pertenezcan a las clases 4, 5, 6 y 7 para poder armar el Estado de Resultados. Con los totales obtenidos se arma el Balance General con las clases 1, 2 y 3.. 17.

(18) 7. HORUS: Sistema Integral Administrativo y Financiero de Pequeñas Empresas 7.1 USUARIOS DEL SISTEMA Básicamente hay dos tipos de usuarios que interactuarán con la aplicación: •. Administrador: Es la persona encargada de brindar soporte a la aplicación, además de ajustar todos los parámetros necesarios para el funcionamiento de la aplicación acorde a las necesidades de la empresa.. •. Auxiliar contable: Se encarga de registrar y obtener listados de toda la información en el sistema.. •. Usuario generador de reportes: Es el que solamente puede consultar la información disponible en la aplicación.. 7.2 REQUERIMIENTOS FUNCIONALES 7.2.1 Cartera CU 1 Agregar Fecha. CU 2 Modificar Fecha Administrador CU 3 Agregar Cuenta. Auxiliar Contable. CU 4 Modificar Cuenta. Figura 3. Casos de uso módulo cartera. Nombre del Caso Agregar Fecha de Uso Actores. Administrador y Auxiliar contable. Resumen. Agrega una fecha al calendario tributario que puede ser IVA, descuentos, retenciones y acumulado bimensual del IVA. 18.

(19) retenciones, y acumulado bimensual del IVA.. Curso básico de. •. Se ingresa al sistema con el usuario y la contraseña.. eventos. •. Se selecciona en el menú el módulo de cartera y luego la función de agregar fecha.. •. Se selecciona la fecha del calendario en la que se desea agregar el evento.. •. Se coloca el nombre del evento que aparecerá en el calendario y luego una descripción del mismo.. •. Se hace click en el botón enviar para procesar la información.. •. Se ha agregado el evento al calendario y se le informa al usuario que fue exitosa la operación.. Caminos. El usuario puede decidir si cambiar de función o de módulo.. alternativos Caminos de. •. El usuario selecciona un día o un mes que no corresponden al día o mes seleccionados, por lo que el sistema le indicará que debe seleccionarlos. excepción. de nuevo. •. El usuario selecciona un año inferior al año en curso, por lo que el sistema le indicará el error para que lo corrija.. •. El usuario no coloca ningún nombre al evento, por lo que el sistema le informará del error y le permitirá insertar un nombre.. Puntos de. No aplica. Extensión S uposiciones. El usuario debe tener un login y una contraseña válida para poder ingresar al sistema.. Precondiciones. true. PostCondiciones. Se habrá agregado un evento al calendario.. Criterios de. Habrá una pantalla de confirmación que le indicará que el evento fue. aceptación. agregado al calendario satisfactoriamente.. Nombre del Caso Modificar Fecha de Uso Actores. Administrador y Auxiliar contable. Resumen. Modifica una fecha del calendario tributario que puede ser de IVA, descuentos, retenciones, y acumulado bimensual del IVA.. 19.

(20) Curso básico de eventos. •. Se ingresa al sistema con el usuario y la contraseña.. •. Se selecciona en el menú el módulo de cartera y luego la función de modificar fecha.. •. Se selecciona la fecha en el calendario que se desea modificar.. •. Si se desea se modifica el nombre y la descripción del evento.. •. Se hace click en el botón enviar para procesar la información.. •. Se ha modificado el evento del calendario y se le informa al usuario que fue exitosa la operación.. Caminos. El usuario puede decidir si cambiar de función o de módulo.. alternativos Caminos de. •. informará del error y le permitirá insertar un nombre.. excepción Puntos de. El usuario no coloca ningún nombre al evento por lo que el sistema le. No aplica. Extensión S uposiciones. El usuario debe tener un login y una contraseña valida para poder ingresar al sistema.. Precondiciones. true. PostCondiciones. Se habrá modificado un evento del calendario.. Criterios de. Habrá una pantalla de confirmación que le indicara que el evento fue. aceptación. modificado en el calendario satisfactoriamente.. Nombre del Caso Agregar Cuenta de Uso Actores. Administrador y Auxiliar contable. Resumen. Agrega una cuenta por cobrar de un cliente.. Curso básico de. •. Se ingresa al sistema con el usuario y la contraseña.. •. Se selecciona en el menú el módulo de cartera y luego la función de. eventos. agregar cuenta. •. Si el cliente no existe se le pide que inserte los datos básicosdel mismo, de lo contrario selecciona un cliente existente.. •. Selecciona la fecha de pago de la cuenta.. •. Inserta el monto de la deuda.. •. Se hace click en el botón enviar para procesar la información.. 20.

(21) •. Se ha agregado la cuenta y se le informa al usuario del éxito de la operación.. Caminos. El usuario puede decidir si cambiar de función o de módulo.. alternativos Caminos de. •. El usuario selecciona un día o un mes que no corresponden al día o mes seleccionados, por lo que el sistema le indicará que debe seleccionarlos. excepción. de nuevo. •. El usuario selecciona un año inferior al año en curso por lo que el sistema le indicará el error para que lo corrija.. •. El usuario no coloca ningún monto del valor de la deuda o coloca un valor negativo o inválido (números y letras), por lo que el sistema le informa del error y le permite corregir el problema.. •. El cliente no existe en el sistema por lo que se le indica al usuario que debe crearlo primero.. Puntos de. No aplica. Extensión S uposiciones. El usuario debe tener un login y una contraseña válida para poder ingresar al sistema.. Precondiciones. El cliente del que se va a registrar la cuenta debe haber sido previamente creado.. PostCondiciones. Se habrá agregado una nueva cuenta a un cliente.. Criterios de. Habrá una pantalla de confirmación que le indicará que la cuenta fue. aceptación. agregada al cliente satisfactoriamente.. Nombre del Caso Modificar Cuenta de Uso Actores. Administrador y Auxiliar contable. Resumen. Modifica la fecha de pago de una cuenta por cobrar de un cliente.. Curso básico de. •. Se ingresa al sistema con el usuario y la contraseña.. eventos. •. Se selecciona en el menú el módulo de cartera y luego la función de agregar cuenta.. •. Se selecciona el cliente del que se quiere modificar la cuenta.. •. Selecciona la fecha de pago de la cuenta.. •. Se hace click en el botón enviar para procesar la información.. 21.

(22) •. Se ha agregado la cuenta y se le informa al usuario del éxito de la operación.. Caminos. El usuario puede decidir si cambiar de función o de módulo.. alternativos Caminos de. •. El usuario selecciona un día o un mes que no corresponden al día o mes seleccionados, por lo que el sistema le indicara que debe seleccionarlos. excepción. de nuevo. •. El usuario selecciona un año inferior al año en curso por lo que el sistema le indicará el error para que lo corrija.. Puntos de. No aplica. Extensión S uposiciones. El usuario debe tener un login y una contraseña valida para poder ingresar al sistema.. Precondiciones. El cliente del que se va a registrar la cuenta debe haber sido previamente creado, al igual que la cuenta.. PostCondiciones. Se habrá modificado la cuenta de un cliente.. Criterios de. Habrá una pantalla de confirmación que le indicará que la cuenta fue. aceptación. modificada satisfactoriamente.. 22.

(23) 7.2.2 Clientes. Usuario Generador de Reportes. <<include>> CU 1 Listar Clientes CU 2 Consultar Clientes <<include>> CU 3 Mostrar Informacion Cliente CU 4 Agregar Cliente CU 5 Modificar Cliente Auxiliar Contable CU 6 Cambiar Estado Cliente. Administrador. CU 7 Agregar Campo Cliente CU 8 Modificar Campo Cliente CU 9 Cambiar Estado Campo Cliente. Figura 4. Casos de uso módulo clientes. Nombre del Caso Listar Clientes de Uso Actores. Administrador, Auxiliar contable y Usuario Generador de Reportes. Resumen. Permite organizar los clientes por zona, por vendedor, por cumplimiento, y por otra clasificación personalizada.. Curso básico de eventos. •. Se ingresa al sistema con el usuario y la contraseña.. •. Se selecciona en el menú el módulo de clientes y luego la función de listar clientes.. Caminos. •. Se selecciona el filtro a usar para mostrar los clientes.. •. Se hace click en el botón enviar para procesar la información.. •. Se muestra una lista de los clientes de acuerdo al filtro aplicado.. El usuario puede decidir si cambiar de función o de módulo.. alternativos. 23.

(24) Caminos de. •. El usuario coloca una combinación de filtros inválida, por lo que se le informa del error y se le da la oportunidad para que pueda modificar los. excepción. filtros.. Puntos de. No aplica. Extensión S uposiciones. El usuario debe tener un login y una contraseña valida para poder ingresar al sistema.. Precondiciones. Hay clientes registrados en el sistema.. PostCondiciones. Se habrá mostrado una lista con los clientes indicados por el filtro.. Criterios de. Si la selección de filtros es correcta y hay clientes que cumplan con los. aceptación. criterios indicados, se mostrará un listado con los nombres de los clientes sobre los cuales se podrá consultar información adicional haciendo clic en el nombre.. Nombre del Caso Consultar Clientes de Uso Actores. Administrador, Auxiliar contable y Usuario Generador de Reportes. Resumen. Permite hacer búsquedas en las que el usuario debe introducir algún texto para que este sirva como criterio para realizar las búsquedas.. Curso básico de eventos. •. Se ingresa al sistema con el usuario y la contraseña.. •. Se selecciona en el menú el módulo de clientes y luego la función de consultar clientes.. Caminos. •. Se introduce el texto que servirá para realizar la búsqueda.. •. Se selecciona sobre que campo se quiere realizar la búsqueda.. •. Se hace click en el botón enviar para procesar la información.. •. Se muestra una lista de los clientes de acuerdo al criterio aplicado.. El usuario puede decidir si cambiar de función o de módulo.. alternativos Caminos de. No aplica. excepción Puntos de. No aplica. Extensión S uposiciones. El usuario debe tener un login y una contraseña válida para poder ingresar al sistema.. 24.

(25) Precondiciones. Hay clientes registrados en el sistema.. PostCondiciones. Se habrá mostrado una lista con los clientes indicados por el criterio de búsqueda.. Criterios de. Si el criterio de búsqueda arroja resultados se mostrará un listado con los. aceptación. nombres de los clientes sobre los cuales se podrá consultar información adicional haciendo clic en el nombre.. Nombre del Caso Mostrar Información Cliente de Uso Actores. Administrador, Auxiliar contable y Usuario Generador de Reportes. Resumen. Muestra la información disponible del cliente, como dirección, teléfono, etc.. Curso básico de. •. Se ingresa al sistema con el usuario y la contraseña.. •. Se selecciona en el menú el módulo de clientes y luego la función de. eventos. mostrar información cliente. •. Se entra a los casos de uso listar clientes y consultar clientes, para luego aplicar algún criterio de búsqueda para finalmente mostrar una tabla de clientes.. •. Se hace click sobre el nombre del cliente.. •. Se despliega la información básica del cliente.. Caminos. El usuario puede decidir si cambiar de función o de módulo.. alternativos. Se puede acceder desde los casos de uso listar y consultar clientes.. Caminos de. No aplica. excepción Puntos de. No aplica. Extensión S uposiciones. El usuario debe tener un login y una contraseña valida para poder ingresar al sistema.. Precondiciones. Hay clientes registrados en el sistema.. PostCondiciones. Se habrá mostrado toda la información básica disponible del cliente.. Criterios de. Se abre una página con la información disponible del cliente.. aceptación. 25.

(26) Nombre del Caso Agregar Cliente de Uso Actores. Administrador y Auxiliar contable. Resumen. Agrega un cliente. Curso básico de. •. Se ingresa al sistema con el usuario y la contraseña.. •. Se selecciona en el menú el módulo de clientes y luego la función de. eventos. agregar cliente. •. Se pide al usuario que llene los campos de texto requeridosde acuerdo a la información solicitada. •. Se hace click sobre le botón enviar para procesar la información.. •. Se despliega una pantalla de confirmación para indicar que el cliente fue ingresado satisfactoriamente.. Caminos. El usuario puede decidir si cambiar de función o de módulo.. alternativos Caminos de. El formato de la información insertada en los campos de texto no. excepción. corresponde al formato existente en la base de datos, por lo que se le pide al usuario que rectifique la información suministrada.. Puntos de. No aplica. Extensión S uposiciones. El usuario debe tener un login y una contraseña valida para poder ingresar al sistema.. Precondiciones. True. PostCondiciones. Se habrá desplegado una página que indicará que la inserción ha sido satisfactoria.. Criterios de. Se muestra una página que indica que la inserción fue satisfactoria.. aceptación Nombre del Caso Modificar Cliente de Uso Actores. Administrador y Auxiliar Contable. Resumen. Modifica un cliente. Curso básico de. •. Se ingresa al sistema con el usuario y la contraseña.. •. Se selecciona en el menú el módulo de clientes y luego la función de. eventos. modificar cliente.. 26.

(27) •. El usuario selecciona un cliente del que desee modificar la información.. •. Se pide al usuario que llene los campos de texto requeridosde acuerdo a la información solicitada. •. Se hace click sobre le botón enviar para procesar la información.. •. Se despliega una pantalla de confirmación para indicar que el cliente fue modificado satisfactoriamente.. Caminos. El usuario puede decidir si cambiar de función o de módulo.. alternativos Caminos de. El formato de la información insertada en los campos de texto no. excepción. corresponde al formato existente en la base de datos, por lo que se le pide al usuario que rectifique la información suministrada.. Puntos de. No aplica. Extensión S uposiciones. El usuario debe tener un login y una contraseña valida para poder ingresar al sistema.. Precondiciones. True. PostCondiciones. Se habrá modificado la información del cliente.. Criterios de. Se muestra una página que indica que la modificación fue satisfactoria.. aceptación. Nombre del Caso Cambiar Estado Cliente de Uso Actores. Administrador. Resumen. Modifica el estado de un cliente.. Curso básico de. •. Se ingresa al sistema con el usuario y la contraseña.. •. Se selecciona en el menú el módulo de clientes y luego la función de. eventos. cambiar estado cliente. •. El usuario selecciona un cliente del que desee modificar el estado.. •. El usuario modifica el estado del cliente.. •. Se hace click sobre le botón enviar para procesar la información.. •. Se despliega una pantalla de confirmación para indicar que el estado del usuario fue modificado satisfactoriamente.. Caminos. El usuario puede decidir si cambiar de función o de módulo.. 27.

(28) alternativos Caminos de. No aplica. excepción Puntos de. No aplica. Extensión S uposiciones. El usuario debe tener un login y una contraseña válida para poder ingresar al sistema.. Precondiciones. True. PostCondiciones. Se habrá modificado el estado del cliente.. Criterios de. Se muestra una página que indica que la modificación fue satisfactoria.. aceptación. Nombre del Caso Agregar Campo Cliente de Uso Actores. Administrador. Resumen. Agrega un campo a un cliente.. Curso básico de. •. Se ingresa al sistema con el usuario y la contraseña.. •. Se selecciona en el menú el módulo de clientes y luego la función de. eventos. agregar campo cliente. •. El usuario inserta el nombre del campo a almacenar.. •. El usuario selecciona el tipo de campo de datos.. •. El usuario selecciona el orden en que va a ser mostrado el campo.. •. Se hace click sobre le botón enviar para procesar la información.. •. Se despliega una pantalla de confirmación para indicar que el campo del cliente fue creado satisfactoriamente.. Caminos. El usuario puede decidir si cambiar de función o de módulo.. alternativos Caminos de. Si el usuario no inserta o selecciona algún campo se le pide que lo haga.. excepción. Si el usuario no coloca caracteres alfanuméricos o coloca espaciosen el se le pide que rectifique la información.. Puntos de. No aplica. Extensión. 28.

(29) S uposiciones. El usuario debe tener un login y una contraseña válida para poder ingresar al sistema. Es deseable que la creación de campos de clientes se haga con la tabla de clientes vacía, para evitar huecos en la información almacenada.. Precondiciones. True. PostCondiciones. Se habrá agregado un campo al cliente.. Criterios de. Se muestra una página que indica que creación del campo fue satisfactoria.. aceptación. Nombre del Caso de Uso Actores Resumen Curso básico de eventos. Modificar Campo Cliente Administrador Modificar un campo de un cliente. •. Se ingresa al sistema con el usuario y la contraseña.. •. Se selecciona en el menú el módulo de clientes y luego la función de modificar campo cliente.. •. El usuario puede modificar el nombre del campo a almacenar.. •. El usuario puede seleccionar el orden en que va a ser mostrado el campo.. •. Se hace click sobre le botón enviar para procesar la información.. •. Se despliega una pantalla de confirmación para indicar que el campo del cliente fue modificado satisfactoriamente.. Caminos alternativos Caminos de excepción. El usuario puede decidir si cambiar de función o de módulo. Si el usuario no inserta o selecciona algún campo se le pide que lo haga. Si el usuario no coloca caracteres alfanuméricos o coloca espaciosen el se le pide que rectifique la información.. Puntos de Extensión S uposiciones. No aplica El usuario debe tener un login y una contraseña válida para poder ingresar al sistema.. Precondiciones PostCondiciones Criterios de aceptación. True Se habrá modificado el campo del cliente. Se muestra una página que indica que la modificación fue satisfactoria.. 29.

(30) Nombre del Caso Cambiar Estado Campo Cliente de Uso Actores. Administrador. Resumen. Modifica el estado de un campo de un cliente para dejarlo inactivo o activo para mostrarlo o no, cuando se consulte la información del mismo.. Curso básico de eventos. •. Se ingresa al sistema con el usuario y la contraseña.. •. Se selecciona en el menú el módulo de clientes y luego la función de Cambiar Estado Campo Cliente.. •. El usuario puede modificar el estado del campo.. •. Se hace click sobre le botón enviar para procesar la información.. •. Se despliega una pantalla de confirmación para indicar que el campo del cliente fue modificado satisfactoriamente.. Caminos. El usuario puede decidir si cambiar de función o de módulo.. alternativos Caminos de. No aplica. excepción Puntos de. No aplica. Extensión S uposiciones. El usuario debe tener un login y una contraseña válida para poder ingresar al sistema.. Precondiciones. True. PostCondiciones. Se habrá modificado el campo del cliente.. Criterios de aceptación. Se muestra una página que indica que la modificación fue satisfactoria.. 30.

(31) 7.2.3 Facturas. CU 3 Agregar Factur CU 1 Agregar Camp CU 4 Anular Factur CU 2 Modificar Camp CU 5 Listar Factura. Auxiliar Contable. Administrador. CU 6 Mostrar Informacion Factu. Usuario Generador de Reporte. Figura 5. Casos de uso módulo facturas. Nombre del Caso Agregar Campo de Uso Actores. Administrador. Resumen. Agrega un campo a una factura.. Curso básico de. •. Se ingresa al sistema con el usuario y la contraseña.. eventos. •. Se selecciona en el menú el módulo de facturas y luego la función de agregar campo.. •. El usuario inserta el nombre del campo a almacenar.. •. El usuario selecciona el tipo de campo de datos.. •. El usuario selecciona el orden en que va a ser mostrado el campo.. •. Se hace click sobre le botón enviar para procesar la información.. •. Se despliega una pantalla de confirmación para indicar que el campo del cliente fue creado satisfactoriamente.. Caminos. El usuario puede decidir si cambiar de función o de módulo.. alternativos Caminos de. Si el usuario no inserta o selecciona algún campo se le pide que lo haga.. excepción. Si el usuario no coloca caracteres alfanuméricos o coloca espaciosen el se le pide que rectifique la información.. 31.

(32) Puntos de. No aplica. Extensión S uposiciones. El usuario debe tener un login y una contraseña válida para poder ingresar al sistema. Es deseable que la creación de campos de las facturas se haga con la tabla de facturas vacía, para evitar huecos en la información almacenada.. Precondiciones. True. PostCondiciones. Se habrá agregado un campo a la factura.. Criterios de. Se muestra una página que indica que la creación del campo fue. aceptación. satisfactoria.. Nombre del Caso Modificar Campo de Uso Actores. Administrador. Resumen. Modificar un campo de una factura.. Curso básico de. •. Se ingresa al sistema con el usuario y la contraseña.. •. Se selecciona en el menú el módulo de facturas y luego la función de. eventos. Modificar Campo. •. El usuario puede modificar el nombre del campo a almacenar.. •. El usuario puede seleccionar el orden en que va a ser mostrado el campo.. •. El usuario puede cambiar el estado del campo para decidir si este va a ser mostrado en la factura o no.. •. Se hace click sobre le botón enviar para procesar la información.. •. Se despliega una pantalla de confirmación para indicar que el campo de la factura fue modificado satisfactoriamente.. Caminos. El usuario puede decidir si cambiar de función o de módulo.. alternativos Caminos de. Si el usuario no inserta o selecciona algún campo se le pide que lo haga.. excepción. Si el usuario no coloca caracteres alfanuméricos o coloca espaciosen el se le pide que rectifique la información.. Puntos de. No aplica. Extensión. 32.

(33) S uposiciones. El usuario debe tener un login y una contraseña válida para poder ingresar al sistema.. Precondiciones. Trae. PostCondiciones. Se habrá modificado el campo de la factura.. Criterios de. Se muestra una página que indica que la modificación fue satisfactoria.. aceptación Nombre del Caso Agregar Factura de Uso Actores. Administrador y Auxiliar contable. Resumen. Agrega una factura.. Curso básico de. •. Se ingresa al sistema con el usuario y la contraseña.. •. Se selecciona en el menú el módulo de facturas y luego la función de. eventos. agregar factura. •. Se pide al usuario que llene los campos de texto requeridosde acuerdo a la información solicitada. •. Se hace click sobre le botón enviar para procesar la información.. •. Se despliega una pantalla de confirmación para indicar que la factura fue ingresada satisfactoriamente.. Caminos. El usuario puede decidir si cambiar de función o de módulo.. alternativos Caminos de. El formato de la información insertada en los campos de texto no. excepción. corresponde al formato existente en la base de datos, por lo que se le pide al usuario que rectifique la información suministrada.. Puntos de. No aplica. Extensión S uposiciones. El usuario debe tener un login y una contraseña válida para poder ingresar al sistema.. Precondiciones. True. PostCondiciones. Se habrá desplegado una página que indicara que la inserción ha sido satisfactoria.. Criterios de. Se muestra una página que indica que la inserción fue satisfactoria.. aceptación. 33.

(34) Nombre del Caso Anular Factura de Uso Actores. Administrador y Auxiliar Contable. Resumen. Anula una factura, con lo que esta no queda registrada en la contabilidad.. Curso básico de. •. Se ingresa al sistema con el usuario y la contraseña.. eventos. •. Se selecciona en el menú el módulo de facturas y luego la función de anular factura.. •. El usuario selecciona la factura que desee anular. No se muestran las facturas que ya han sido anuladas.. •. Anula la factura con el fin de que no quede registrada en la contabilidad.. •. Se hace click sobre le botón enviar para procesar la información.. •. Se despliega una pantalla de confirmación para indicar que la factura fue anulada satisfactoriamente.. Caminos. El usuario puede decidir si cambiar de función o de módulo.. alternativos Caminos de. No aplica. excepción Puntos de. No aplica. Extensión S uposiciones. El usuario debe tener un login y una contraseña válida para poder ingresar al sistema.. Precondiciones. True. PostCondiciones. Se habrá anulado la factura.. Criterios de. Se muestra una página que indica que la factura fue anulada.. aceptación. Nombre del Caso Listar Facturas de Uso Actores. Administrador, Auxiliar contable y Usuario Generador de Reportes. Resumen. Muestra una lista de las facturas que puede ser filtrada de acuerdo criterio o criterios seleccionados.. 34.

(35) Curso básico de eventos. •. Se ingresa al sistema con el usuario y la contraseña.. •. Se selecciona en el menú el módulo de facturas y luego la función de listar facturas.. •. Si se desea se puede seleccionar uno o varios filtros, o insertar una cadena para hacer alguna búsqueda sobre los campos de la factura.. Caminos. •. Se hace click en el botón enviar para procesar la información.. •. Se muestra una lista de las facturas de acuerdo al filtro aplicado.. El usuario puede decidir si cambiar de función o de módulo.. alternativos Caminos de. •. El usuario coloca una combinación de filtros invalida, por lo que se le informa del error y se le da la oportunidad para que pueda modificar los. excepción. filtros.. Puntos de. No aplica. Extensión S uposiciones. El usuario debe tener un login y una contraseña válida para poder ingresar al sistema.. Precondiciones. Hay facturas presentes en el sistema.. PostCondiciones. Se habrá mostrado una lista con las facturas indicadas por el filtro.. Criterios de. Si la selección de filtros es correcta y hay facturas que cumplen con los. aceptación. criterios indicados, se mostrará un listado con la información básica sobre la cual se podrá profundizar haciendo click sobre la misma.. Nombre del Caso Mostrar Información Factura de Uso Actores. Administrador, Auxiliar contable y Usuario Generador de Reportes. Resumen. Muestra la información disponible de una factura como número consecutivo, régimen, etc.. Curso básico de eventos. •. Se ingresa al sistema con el usuario y la contraseña.. •. Se selecciona en el menú el módulo de facturas y luego la función de mostrar información factura.. •. Se entra a los casos de uso listar facturas, para luego aplicar algún criterio de búsqueda para finalmente mostrar una tabla de facturas.. •. Se hace click sobre la factura.. •. Se despliega la información disponible de la factura.. 35.

(36) Caminos. El usuario puede decidir si cambiar de función o de módulo.. alternativos. Se puede acceder desde los casos de uso listar facturas.. Caminos de. No aplica. excepción Puntos de. No aplica. Extensión S uposiciones. El usuario debe tener un login y una contraseña válida para poder ingresar al sistema.. Precondiciones. Hay facturas registradas en el sistema.. PostCondiciones. Se habrá mostrado toda la información básica disponible de la factura.. Criterios de. Se abre una página con la información disponible de la factura.. aceptación. 7.2.4 Inventario. CU 1 Registro de Mercancia CU 2 Ajuste Registro de Mercancias. CU 7 Agregar Clasificacion CU 8 Modificar Clasificacio. CU 3 Creacion de Karde. CU 9 Agregar Unidad. CU 4 Modificacion del Karde Auxiliar Contable. Administrador. CU 10 Eliminar Unidad. CU 5 Consultar Producto CU 10 Cargar Archiv <<include>> CU 11 Ver Arvhivos Pendient. CU 6 Mostrar informacion Produc. Usuario Generador de Reporte. Figura 6. Casos de uso módulo inventario. 36.

(37) Nombre del. Registro de mercancía. Caso de Uso Actores. Administrador y Auxiliar Contable. Resumen. Registra toda la mercancía que entra o sale del inventario para la venta, clasificándola por compra, venta, robo, donación, devolución de un cliente, devolución a un proveedor, daños o siniestro.. Curso básico de eventos. •. Se ingresa al sistema con el usuario y la contraseña.. •. Se selecciona en el menú el módulo de inventario y luego la función de registro de mercancía.. •. Se selecciona el tipo de registro a ingresar.. •. Dependiendo del tipo de registro se le muestra al usuario el campo tercero, los demás campos se le muestran para que llenar la información.. •. El usuario coloca la fecha de entrada de la mercancía.. •. El usuario coloca el número del documento con que se registro el movimiento de la mercancía.. •. El usuario coloca el costo unitario de la mercancía que va a ser registrada.. •. El usuario coloca la cantidad de mercancía que va a ser registrada.. •. Dependiendo del caso si se coloca el tercero que puede ser un cliente o un proveedor.. •. Se coloca el código del articulo del cual se está registrando el movimiento en el inventario.. •. Se hace click en el botón enviar para proceder al procesar los datos-. •. Se muestra una pantalla de confirmación en la que se le dice al usuario que la operación fue exitosa.. Caminos alternativos Caminos de excepción. El usuario puede decidir si cambiar de función o de módulo. Si coloca un día que no corresponde a un mes entonces el sistema le indica el error y le insta a corregirlo. Si el usuario inserta valores que no corresponden al formato disponible en la base de datos el sistema le indicará el error al usuario y le permite cambiarlo.. Puntos de Extensión S uposiciones. No aplica El usuario debe tener un login y una contraseña válida para poder ingresar al sistema. Debe haber definidos previamente tanto productos como tipos de registros para que se pueda llevar a cabo la operación.. 37.

(38) Precondiciones. Hay productos registrados en el sistema y se ha definido un sistema de valoración de mercancía.. PostCondiciones Se habrá insertado un registro de mercancía Se muestra una página con una confirmación del éxito de la operación. Criterios de aceptación. Nombre del Caso Ajuste registro de mercancía de Uso Actores. Administrador y Auxiliar Contable. Resumen. Si se cometen errores al registrar la cantidad de mercancía que fue registrada se puede modificar la misma mediante un ajuste.. Curso básico de eventos. •. Se ingresa al sistema con el usuario y la contraseña.. •. Se selecciona en el menú el módulo de inventario y luego la función de ajuste registro de mercancía.. •. Se selecciona el artículo del que se quiere ajustar el registro.. •. Se selecciona el tipo de registro a ajustar.. •. Se selecciona el registro a ajustar.. •. El usuario modifica la cantidad de mercancía registrada.. •. Se hace click en el botón enviar para proceder al procesar los datos-. •. Se muestra una pantalla de confirmación en la que se le dice al usuario que la operación fue exitosa.. Caminos. El usuario puede decidir si cambiar de función o de módulo.. alternativos Caminos de. Si el usuario inserta valores que no corresponden al formato disponible en la. excepción. base de datos el sistema le indica el error al usuario y le permite cambiarlo.. Puntos de. No aplica. Extensión S uposiciones. El usuario debe tener un login y una contraseña válida para poder ingresar al sistema. Debe haber definidos previamente productos, tipos de registros y registros para que se pueda llevar a cabo la operación.. Precondiciones. Hay productos registrados en el sistema y registros, además se ha definido un sistema de valoración de mercancía.. 38.

(39) PostCondiciones. Se habrá insertado un ajuste de un registro de mercancía.. Criterios de. Se muestra una página con una confirmación del éxito de la operación.. aceptación. Nombre del Caso Creación de Kárdex de Uso Actores. Administrador y Auxiliar Contable. Resumen. Crea un producto que será sobre el que se realizarán las operaciones de registro de entrada y salida de mercancía.. Curso básico de eventos. •. Se ingresa al sistema con el usuario y la contraseña.. •. Se selecciona en el menú el módulo de inventario y luego la función de creación de kárdex.. •. Se ingresa el nombre del producto.. •. Se ingresa una descripción del producto.. •. Se ingresa un código de referencia para el producto.. •. El usuario seleccionará la unidad de medida que se usará para la venta del producto.. •. El usuario coloca la cantidad de mercancía máxima o que necesita en bodega de acuerdo a los promedios de entrada y salida.. •. El usuario coloca la cantidad mínima que debe haber en bodega antes que se deba realizar un nuevo pedido.. •. Se coloca la clasificación del producto.. •. Se selecciona el tipo de mercancía que indica si esta estará disponible al público o no.. •. Se selecciona el estado del producto que indica si este aun está a la venta o no.. •. Se hace click en el botón enviar para proceder al procesar los datos.. •. Se muestra una pantalla de confirmación en la que se le dice al usuario que la operación fue exitosa.. Caminos. El usuario puede decidir si cambiar de función o de módulo.. alternativos Caminos de. Si el usuario inserta valores que no corresponden al formato disponible en la. excepción. base de datos el sistema le indica el error al usuario y le permite cambiarlo.. 39.

(40) Puntos de. No aplica. Extensión S uposiciones. El usuario debe tener un login y una contraseña valida para poder ingresar al sistema. Debe haber definidos previamente unidades de medida y una clasificación para el producto a ingresar.. Precondiciones. Hay una clasificación predefinida para el producto a crear.. PostCondiciones. Se habrá insertado un producto.. Criterios de. Se muestra una página con una confirmación del éxito de la operación.. aceptación. Nombre del Caso Modificación de Kárdex de Uso Actores. Administrador y Auxiliar Contable. Resumen. Crea un producto que será sobre el que se realizarán las operaciones de registro de entrada y salida de mercancía.. Curso básico de eventos. •. Se ingresa al sistema con el usuario y la contraseña.. •. Se selecciona en el menú el módulo de inventario y luego la función de modificación de kárdex.. •. Se selecciona el producto a modificar.. •. Se modifican los datos que se deseen del producto.. •. Se hace click en el botón enviar para proceder al procesar los datos.. •. Se muestra una pantalla de confirmación en la que se le dice al usuario que la operación fue exitosa.. Caminos. El usuario puede decidir si cambiar de función o de módulo.. alternativos Caminos de. Si el usuario inserta valores que no corresponden al formato disponible en la. excepción. base de datos el sistema le indica el error al usuario y le permite cambiarlo. Si el usuario coloca una clasificación inválida se le informa al usuario y se le permite corregir el error.. Puntos de. No aplica. Extensión. 40.

(41) S uposiciones. El usuario debe tener un login y una contraseña válida para poder ingresar al sistema. Debe haber definidos previamente productos a modificar. Precondiciones. True. PostCondiciones. Se habrá modificado un producto.. Criterios de. Se muestra una página con una confirmación del éxito de la operación.. aceptación. Nombre del Caso Consultar productos de Uso Actores. Administrador, Auxiliar Contable y Usuario Generador de Reportes. Resumen. Permite buscar productos por el nombre o por clasificación para luego mostrar una tabla con la información básica del mismo.. Curso básico de eventos. •. Se ingresa al sistema con el usuario y la contraseña.. •. Se selecciona en el menú el módulo de inventario y luego la función de consultar productos.. Caminos. •. Se inserta el criterio y/o la cadena para realizar la búsqueda.. •. Se hace click en el botón enviar para proceder al procesar los datos-. •. Se muestra un listado con el resultado de la búsqueda.. El usuario puede decidir si cambiar de función o de módulo.. alternativos Caminos de. No aplica. excepción Puntos de. No aplica. Extensión S uposiciones. El usuario debe tener un login y una contraseña válida para poder ingresar al sistema.. Precondiciones. True. PostCondiciones. Se habrá mostrado un listado con los resultados de la búsqueda.. Criterios de. Se habrá mostrado un listado con los resultados de la búsqueda.. aceptación. 41.

(42) Nombre del Caso Mostrar información producto de Uso Actores. Administrador, Auxiliar Contable y Usuario Generador de Reportes. Resumen. Muestra toda la información disponible del producto.. Curso básico de. •. Se selecciona un producto de la lista mostrada en el caso de uso consultar productos.. eventos •. Se muestra la información del producto.. Caminos. El usuario solo puede acceder a esta función por medio de la consulta de los. alternativos. productos.. Caminos de. No aplica. excepción Puntos de. No aplica. Extensión S uposiciones. No aplica. Precondiciones. True. PostCondiciones. Se habrá mostrado toda la información del producto.. Criterios de. Se habrá mostrado toda la información del producto.. aceptación. Nombre del Caso Establecer método de valoración de inventario de Uso Actores. Administrador. Resumen. Establece el método de valoración que se usara para costear la mercancía. Este método puede ser UEPS, PEPS; promedio.. Curso básico de eventos. •. Se ingresa al sistema con el usuario y la contraseña.. •. Se selecciona en el menú el módulo de inventario y luego la función de establecer método de valoración de inventario.. •. Se selecciona el método de valoración a usar.. •. Se hace click en el botón enviar para proceder al procesar los datos-. •. Se muestra una pantalla de confirmación en la que se le dice al usuario que la operación fue exitosa.. Caminos. El usuario puede decidir si cambiar de función o de módulo.. 42.

(43) alternativos Caminos de. No aplica. excepción Puntos de. No aplica. Extensión S uposiciones. El usuario debe tener un login y una contraseña valida para poder ingresar al sistema.. Precondiciones. True. PostCondiciones. Se habrá establecido el método de valoración de los productos.. Criterios de. Se muestra una página con una confirmación del éxito de la operación.. aceptación. Nombre del Caso Agregar Clasificación de Uso Actores. Administrador. Resumen. Agrega una clasificación que servirá para la organización de los productos.. Curso básico de. •. Se ingresa al sistema con el usuario y la contraseña.. •. Se selecciona en el menú el módulo de inventario y luego la función de. eventos. agregar clasificación •. Se selección si es el caso el padre del ítem de clasificación.. •. Se coloca el nombre del ítem de clasificación.. •. Se hace click en el botón enviar para proceder al procesar los datos-. •. Se muestra una pantalla de confirmación en la que se le dice al usuario que la operación fue exitosa.. Caminos. El usuario puede decidir si cambiar de función o de módulo.. alternativos Caminos de. Si no coloca un nombre se le pide al usuario que lo haga.. excepción Puntos de. No aplica. Extensión S uposiciones. El usuario debe tener un login y una contraseña valida para poder ingresar al sistema.. 43.

(44) Precondiciones. True. PostCondiciones. Se agregado una nueva clasificacion.. Criterios de. Se muestra una página con una confirmación del éxito de la operación.. aceptación. Nombre del Caso Modificar Clasificación de Uso Actores. Administrador. Resumen. Agrega una clasificación que servirá para la organización de los productos.. Curso básico de. •. Se ingresa al sistema con el usuario y la contraseña.. •. Se selecciona en el menú el módulo de inventario y luego la función de. eventos. modificar clasificación. •. Se selecciona el ítem de clasificación a modificar.. •. Se modifican los valores que se necesiten.. •. Se hace click en el botón enviar para proceder al procesar los datos-. •. Se muestra una pantalla de confirmación en la que se le dice al usuario que la operación fue exitosa.. Caminos. El usuario puede decidir si cambiar de función o de módulo.. alternativos Caminos de. Si no coloca un nombre se le pide al usuario que lo haga.. excepción Puntos de. No aplica. Extensión S uposiciones. El usuario debe tener un login y una contraseña válida para poder ingresar al sistema.. Precondiciones. True. PostCondiciones. Se modificado una clasificación.. Criterios de. Se muestra una página con una confirmación del éxito de la operación.. aceptación. 44.

(45) Nombre del Caso Agregar Unidad de Uso Actores. Administrador. Resumen. Agrega una unidad, que se utilizara para determinar cuanto será lo mínimo que se venderá de un producto.. Curso básico de eventos. •. Se ingresa al sistema con el usuario y la contraseña.. •. Se selecciona en el menú el módulo de inventario y luego la función de agregar unidad.. •. Se coloca el nombre de la unidad.. •. Se hace click en el botón enviar para proceder al procesar los datos-. •. Se muestra una pantalla de confirmación en la que se le dice al usuario que la operación fue exitosa.. Caminos. El usuario puede decidir si cambiar de función o de módulo.. alternativos Caminos de. Si no coloca un nombre se le pide al usuario que lo haga.. excepción Puntos de. No aplica. Extensión S uposiciones. El usuario debe tener un login y una contraseña valida para poder ingresar al sistema.. Precondiciones. True. PostCondiciones. Se agregado una nueva unidad. Criterios de. Se muestra una página con una confirmación del éxito de la operación.. aceptación Nombre del Caso Modificar Unidad de Uso Actores. Administrador. Resumen. Modifica una unidad que servirá para identificar la unidad mínima de venta.. Curso básico de. •. Se ingresa al sistema con el usuario y la contraseña.. •. Se selecciona en el menú el módulo de inventario y luego la función de. eventos. modificar unidad •. Se selecciona una unidad a modificar.. 45.

(46) •. Se modifica el nombre si es necesario.. •. Se hace click en el botón enviar para proceder al procesar los datos-. •. Se muestra una pantalla de confirmación en la que se le dice al usuario que la operación fue exitosa.. Caminos. El usuario puede decidir si cambiar de función o de módulo.. alternativos Caminos de. Si no coloca un nombre se le pide al usuario que lo haga.. excepción Puntos de. No aplica. Extensión S uposiciones. El usuario debe tener un login y una contraseña valida para poder ingresar al sistema.. Precondiciones. True. PostCondiciones. Se modificado una unidad.. Criterios de. Se muestra una página con una confirmación del éxito de la operación.. aceptación. Nombre del Caso Cargar Archivo de Uso Actores. Administrador y auxiliar contable. Resumen. Función que permite el cargue masivo de registros de entrada y salida de mercancía o de artículos, en formato texto o Excel.. Curso básico de eventos. •. Se ingresa al sistema con el usuario y la contraseña.. •. Se selecciona en el menú el módulo de contabilidad y luego se selecciona la función cargar archivo.. •. Se selecciona el tipo de información a subir. Se debe indicar si se va a subir un archivo que contenga información sobre el movimiento de mercancía o sobre nuevos artículos.. •. Se selecciona el archivo que se va a cargar.. •. El usuario hace click en el botón enviar.. •. Se le muestra al usuario una pantalla confirmando que el archivo fue subido satisfactoriamente, mientras otro proceso se encarga de leer el archivo y cargar en al base de datos todos los registros. El archivo es borrado luego de ser cargado en la base de datos.. 46.

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