GUÍA SIMPLE DE ARCHIVO COORDINACIÓN DE ARCHIVOS

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GUÍA SIMPLE DE ARCHIVO

COORDINACIÓN DE ARCHIVOS

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Atletas No. 2, Col. Country Club, Del. Coyoacán, C.P. 04220, México, D.F. Tel. (55) 55-49-30-60 www.estudioschurubusco.com 2

INDICE

Pág.

Introducción……….3

Fundamentación y motivación………..….. 4

Ámbito de aplicación………..…….…5

Objetivo general……….….…….5

Objetivos específicos……….…….……5

Marco legal……….…………..…….6

Metodología………..………....9

Instructivo de uso………..………..…….10

(3)

Atletas No. 2, Col. Country Club, Del. Coyoacán, C.P. 04220, México, D.F.

Tel. (55) 55-49-30-60 www.estudioschurubusco.com 3

INTRODUCCIÓN

Estudios Churubusco Azteca, S.A., con la participación de sus unidades administrativas, realizó la guía simple de archivo para tener

un mejor control de la producción, circulación, organización, conservación, transferencia, depuración y uso de los documentos.

Lo anterior, para cumplir con las disposiciones legales en materia de administración de documentos que rigen a las dependencias y

entidades de la administración pública federal: Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental; Ley

Federal de Archivos publicada en el Diario Oficial de la Federación el 23 de enero del 2012; y, a los Lineamientos Generales para la

Organización y Conservación de Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.

La guía simple es el instrumento archivístico que establece valores documentales primarios (administrativos, legales y fiscales,) y

secundarios (informativos, evidenciales o testimoniales); la clasificación de la información (reservada, confidencial y pública), y, el

destino de los documentos una vez concluido su ciclo de vida.

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FUNDAMENTACIÓN Y MOTIVACIÓN

El artículo 6° fracción V de la Constitución

Política de los Estados Unidos Mexicanos menciona que “Los sujetos obligados deberán

preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados y publicarán a través de los medios electrónicos disponibles, la

información completa y actualizada sobre sus indicadores de gestión y el ejercicio de los recursos públicos”.

El artículo 32 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental establece que “Los titulares de las

dependencias y entidades, de conformidad con las disposiciones aplicables, deberán asegurar el adecuado funcionamiento de los

archivos. Asimismo, deberán elaborar y poner a disposición del público una guía simple de sus sistemas de clasificación y catalogación,

así como de la organización del archivo”.

El artículo 19 fracción II, de la Ley Federal de Archivos señala que “Los sujetos obligados deberán elaborar los instrumentos de control

y consulta archivística que propicien la organización, administración, conservación y localización expedita de sus archivos, por los que

deberán contar la menos con los siguientes:

IV. La guía simple de archivos.

El artículo 7º de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades

de la Administración Pública Federal, establece que las dependencias y entidades elaborarán una guía simple de sus archivos con

base en el cuadro general de clasificación archivística, que deberá contener la descripción básica de sus series documentales, la

relación de los archivos de trámite, de concentración e histórico, la dirección, teléfono y correo electrónico de cada uno de ellos, así

como el nombre y cargo del responsable.

La guía simple de archivo es el esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de Echasa. Indica sus

características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales, a partir de la

representación exacta de la unidad de descripción y de las partes que la componen mediante el análisis, organización y registro de la

información.

Bajo estos preceptos y para atender las necesidades de las unidades administrativas, se llevó a cabo la elaboración de la

guía simple de archivo.

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ÁMBITO DE APLICACIÓN

El presente documento se constituye con el fin de ordenar la de integración de los expedientes de los archivos de trámite que se

encuentran en etapa activa.

OBJETIVO GENERAL

Contar con un instrumento de control que identifique los documentos de archivo por medio de su descripción archivística, en la que se

establecen los elementos informativos, se identifica el contexto y el contenido de los documentos en cualquiera de

sus etapas (activa, semiactiva e inactiva), así como los productores

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

-

Identificar el contexto y el contenido de los archivos con base en los cuadros de clasificación archivística, así como su esquema

de organización y sus datos generales.

-

Confirmar las descripciones de las series documentales para facilitar la recuperación y el intercambio de información.

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MARCO LEGAL

El presente Cuadro general de clasificación archivística se fundamenta en un marco jurídico que a continuación se especifica.

Leyes

1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

Última reforma (DOF 07-07-2014).

2. Ley Federal de Archivos publicada en el Diario Oficial de la Federación el 23 de enero del 2012.

(DOF 23-01-2012)

Artículo 19

Los sujetos obligados deberán elaborar los instrumentos de control y consulta archivística que propicien la organización,

administración, conservación y localización expedita de sus archivos, por lo que deberán contar al menos con los siguientes:

IV. La guía simple de archivos.

3. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

Última reforma

(DOF 14-07-2014).

Artículo 32: Corresponderá al Archivo General de la Nación elaborar, en coordinación con el Instituto, los criterios para la

catalogación de clasificación y conservación de los documentos administrativos, así como la organización de los archivos de

las dependencias y entidades.

Los titulares de las dependencias y entidades, de conformidad con las disposiciones aplicables, deberán asegurar el adecuado

funcionamiento de los archivos. Asimismo, deberán elaborar y poner a disposición del público una guía simple de sus sistemas

de clasificación y catalogación, así como de la organización del archivo.

4. Ley General de Bienes Nacionales.

Última Reforma (DOF 07-06-2013)

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XVIII. Los muebles de la Federación que por su naturaleza no sean normalmente sustituibles, como los documentos y

expedientes de las oficinas, los manuscritos, incunables, ediciones, libros, documentos, publicaciones periódicas, mapas,

planos, folletos y grabados importantes o raros, así como las colecciones de estos bienes; las piezas etnológicas y

paleontológicas; los especímenes tipo de la flora y de la fauna; las colecciones científicas o técnicas, de armas, numismáticas

y filatélicas; los archivos, las fonograbaciones, películas, archivos fotográficos, magnéticos o informáticos, cintas

magnetofónicas y cualquier otro objeto que contenga imágenes y sonido, y las piezas artísticas o históricas de los museos.

5. Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticas e Históricos.

Última reforma (DOF 13-06-2014)

Art. 36. Por determinación de esta Ley son monumentos históricos: Fracciones II- IV.

II. Los documentos y expedientes que pertenezcan o hayan pertenecido a las oficinas y archivos de la Federación, de los

Estados o de los Municipios y de las casas curiales.

III. Los documentos originales manuscritos relacionados con la historia de México y los libros, folletos y otros impresos en

México o en el extranjero, durante los siglos XVI y XX que por su rareza importancia para la historia mexicana, merezcan ser

conservados en el país.

IV. Las colecciones científicas y técnicas podrán elevarse a esta categoría, mediante declaratoria correspondiente.

6. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

Última reforma

(DOF 14-07-2014).

Artículo 8. Todo servidor público tendrá las siguientes obligaciones:

Fracción V. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o comisión, tenga bajo su

responsabilidad, e impedir o evitar su uso, sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización indebidos.

REGLAMENTOS

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OTRAS DISPOSICIONES

1. Acta constitutiva Productores Asociados Mexicanos. febrero 1944

2. Marco normativo: Cambio de denominación de la Sociedad Productores Asociados Mexicanos a Estudios Churubusco

Azteca, S.A. noviembre 1950.

3. Relación única de la normativa de Estudios Churubusco Azteca, Sociedad Anónima. (DOF 10/10/10).

4. Manual de organización de Estudios Churubusco Azteca, S.A., marzo 2010.

5. Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetará la Guarda, Custodia y Plazo de Conservación del

Archivo Contable Gubernamental. (DOF 25-08-1998).

6. Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la

Administración Pública Federal, (DOF. 20-02-2004).

7. Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones Generales para la Transparencia y los Archivos de la Administración Pública

Federal y el Manual Administrativo de Aplicación General en las Materias de Transparencia y de Archivos

(DOF 23-11-2012).

8. Disposiciones Aplicables al Archivo Contable Gubernamental, Secretaría de Hacienda y Crédito Público

(NACG01).

9. Instructivo para el Trámite y Control de Bajas de Documentación del Gobierno Federal. Acuerdo: 2.3 /10. (24/08/2012).

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METODOLOGÍA

Con base en el instructivo para la elaboración de la Guía simple de archivos emitido por el Archivo General de la Nación la Guía simple

de archivo se realizó de la siguiente manera:

 Solicitar información.

 Recopilar datos generales del archivo de trámite por cada unidad administrativa.

 Recopilar información de las series documentales que custodia el archivo de trámite por cada unidad.

 Procesar información específica de la serie: archivo de trámite (documentación activa).

 Integrar información.

 Elaborar reporte final.

 Difusión de la Guía Simple.

Unidades Administrativas que participaron en la realización de la Guía simple de archivo:

-Dirección general

-Titular de unidad de enlace y programas institucionales

-

Dirección de Administración y Finanzas

- Gerencia jurídica

-

Gerencia de recursos materiales, servicios generales y obra

pública

-

Jefatura de servicios generales

- Jefatura de obra pública

-

Gerencia de planeación, programación y presupuestación

- Jefatura de control presupuestal

-

Jefatura de contabilidad

- Coordinación de cobranza

-

Coordinación de planeación

-

Coordinación de informática

- Gerencia de recursos humanos

-Jefatura de remuneraciones

- Dirección de producción y comercial

- Gerencia de servicios a la producción

-Gerencia de campañas publicitarias

-Coordinación de producción

- Dirección de posproducción

-Coordinación administrativa de salas de sonido y salas digitales

- Gerencia técnica de laboratorio

- Jefatura de procesos técnicos

- Jefatura de control administrativo

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1. Datos de identificación:

Unidad administrativa, nombre y cargo del responsable, domicilio, teléfono y correo electrónico.

2. Contexto:

Fondo, sección, código, serie documental, descripción, fechas, volumen y ubicación física.

GUÍA SIMPLE DE ARCHIVO 2014

Datos de identificación

UNIDAD ADMINISTRATIVA NOMBRE DEL RESPONSABLE CARGO DOMICILIO TELEFONO CORREO ELECTRONICO CONTEXTO FONDO SECCION

CÓDIGO SERIE DOCUMENTAL

GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES COORDINACIÓN DE ARCHIVOS

DESCRIPCION FECHA (S) VOLUMEN UBICACIÓN FISICA

1

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GUÍA SIMPLE DE ARCHIVO

ESTUDIOS CHURUBUSCO AZTECA

,

S

.

A

.

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UNIDAD ADMINISTRATIVA Dirección general

NOMBRE DEL RESPONSABLE Juan Pablo Rodríguez Ortega

CARGO Clasificador de información

DOMICILIO Atletas No. 2, Col. Country Club, Del. Coyoacán, C.P. 04220, México, D.F.

TELEFONO Tel. (55) 55-49-30-60 Ext. 4703

CORREO ELECTRONICO prodriguez@estudioschurubusco.com

CONTEXTO

FONDO Estudios Churubusco Azteca, S.A.

SECCION 8C. Tecnologías y servicios a la información CÓDIGO

8C.17 2010-2014 10 carpetas Dirección general. Oficinas generales, planta baja.

SECCION 10C Control y auditoría de actividades públicas

10C.3 2010-2014 1 carpeta Dirección general. Oficinas generales, planta baja.

CÓDIGO DESCRIPCION FECHA (S) VOLUMEN UBICACIÓN FISICA

Auditoría Documentación (informes) generada de las auditorías internas y externas realizadas en Echasa.

SERIE DOCUMENTAL

Administración y servicios de correspondencia Correspondencia institucional interna y externa (Oficios: memorandum y consecutivos de acuses).

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UNIDAD ADMINISTRATIVA Titular de Unidad de Enlace y Programas institucionales

NOMBRE DEL RESPONSABLE Martha Offir García Silva

CARGO Secretaria

TELEFONO Tel. (55) 55-49-30-60 Ext. 4304

CORREO ELECTRONICO mgarcia@estudioschurubusco.com

CONTEXTO

SECCION 1S. GOBIERNO

1S.1 2010-2014 15 carpetas

Titular de Unidad de Enlace y Programas institucionales. Edificio Hermanos Soler, planta baja.

SECCION 3C. Programación, Organización y Presupuestación CÓDIGO

3C.5 2006-2014 14 carpetas

Consejo de administración (Órgano de gobierno)

Carpetas de informes y de sesión ordinaria y extraordinaria del Consejo de administración: actas y trámite de las mismas, y, convocatorias de la Sep.

SERIE DOCUMENTAL DESCRIPCION FECHA (S) VOLUMEN

DESCRIPCION FECHA (S) VOLUMEN

UBICACIÓN FISICA

Registro programático de proyectos institucionales Proyectos institucionales de Estudios Churubusco y metas registradas por sus avances.

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SECCION 12C. Transparencia y Acceso a la Información CÓDIGO

12C.1 2002-2014 2 carpetas

12C.2 2002-2014 2 carpetas

12C.3 2002-2014 2 carpetas

12C.4 2002-2014 8 carpetas

12C.5 2002-2014 30 carpetas

12C.6 2002-2014 7 carpetas

12C.7 2002-2014 3 carpetas

VOLUMEN UBICACIÓN FISICA

Unidades de enlace Relación de oficios de la unidad de enlace del centro.

Comité de información Carpetas de actas, convocatorias, acuerdos, informes y de sesión ordinaria y extraordinaria del Comité de información.

Actualizaciones y cambios en el portal de transparencia. Programas y proyectos en materia de acceso a la

información Programas y proyectos en materia de acceso a la información.

Programas y proyectos en materia de transparencia y combate a la corrupción

Programa de rendición de cuentas, transparencia y combate a la corrupción. Informe de rendición de cuentas.

Solicitudes de acceso a la información

Registro de solicitudes de acceso a la información (oficio de la solicitud y oficio de la respuesta del área correspondiente). Disposiciones en materia de acceso a la información Normatividad interna en materia de acceso a la información.

DESCRIPCION FECHA (S)

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12C.8 2002-2014 1 carpeta

12C.9 2002-2014 1 carpeta

12C.10 2002-2014 2 carpetas

12C.11 2002-2014 1 carpeta

12C.12 2006-2014 1 carpeta

12C.13 2002-2014 3 carpetas

8C.17 2002-2014 10 carpetas

Análisis técnicos de los documentos administrativos elaborados por las áreas internas y registro de los índices de la información confidencial.

Clasificación de información reservada

Clasificación de información confidencial

Comité de control y desempeño institucional

Carpetas de actas, convocatorias, acuerdos, informes y de sesión ordinaria y extraordinaria del Comité de control y desempeño institucional.

Sistemas de datos personales Administración y protección de datos personales (declaraciones de privacidad).

Instituto federal de acceso a la información Documentación surgida de la comunicación -por culaquier medio- del IFAI con Echasa.

Archivos del presidente electo

Documentos que se generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier título con relación a los apoyos para la transición gubernamental. Información gubernamental y rendición de cuentas de los recursos públicos federales, otorgados para cubrir los gastos de los trabajos y actividades que realice el presidente electo de la nación y su equipo de transición.

Anális técnicos de los documentos administrativos elaborados por las áreas internas y registro de los índices de la información confidencial.

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UNIDAD ADMINISTRATIVA Dirección de Administración y Finanzas

NOMBRE DEL RESPONSABLE María Teresa Pérez García

CARGO Asistente

TELEFONO Tel. (55) 55-49-30-60 Ext. 4712

CORREO ELECTRONICO tperez@estudioschurubusco.com

CONTEXTO

8C.17 2009-2014 5 carpetas

Oficina de Dirección de Administración y Finanzas. Oficinas generales, planta baja.

SECCION 2C. Asuntos jurídicos

CÓDIGO

2C.5 2013-2014 2 carpetas

Actuaciones y representaciones en materia legal

Registro único de personas acreditadas creado en términos del artículo 69-b de la Ley Federal de procedimientos administrativos.

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SECCION 3C. Programación, Organización y Presupuestación CÓDIGO

3C.5 2006-2014 14 carpetas

SECCION 5C. Recursos financieros

CÓDIGO

5C.24 2007-2014 14 carpetas

SERIE DOCUMENTAL DESCRIPCION FECHA (S) VOLUMEN UBICACIÓN FISICA

Estados financieros Reportes ejecutivos de la situación financiera de la entidad y anexos (resumen de cuentas).

Registro programático de proyectos institucionales Proyectos institucionales de Estudios Churubusco y metas registradas por sus avances.

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UNIDAD ADMINISTRATIVA Gerencia jurídica

NOMBRE DEL RESPONSABLE Juana Beatriz Sandoval Flores

CARGO Secretaria

TELEFONO Tel. (55) 55-49-30-60 Ext. 4230

CORREO ELECTRONICO bsandoval@estudioschurubusco.com

CONTEXTO

SECCION 1S. Gobierno

1S.2 2005-2014 10 carpetas Gerencia jurídica. Oficinas

generales, planta baja.

SECCION 2C. Asuntos jurídicos

CÓDIGO

2C.1 2010-2014 1 carpeta Gerencia jurídica. Oficinas

2C.2 2010-2014 2 carpetas Gerencia jurídica. Oficinas

SERIE DOCUMENTAL CÓDIGO

Asambleas de accionistas Carpetas de informes de la asamblea general (ordinaria, extraordinaria y especial): acuerdos y resoluciones.

SERIE DOCUMENTAL _DESCRIPCION _{FECHA (S)} _VOLUMEN

Actuaciones y representaciones en materia legal

Registro único de personas acreditadas (Rupa) creado en términos del artículo 69-b de la Ley Federal de procedimientos administrativos.

Asistencia, consulta y asesorías Desahogo de consultas y asesorías en cuestión jurídica.

Disposiciones en materia de asuntos jurídicos Normatividad interna en materia de asuntos jurídicos. Programas y proyectos en materia de asuntos

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generales, planta baja. 2C.10 2010-2014 10 carpetas Gerencia jurídica. Oficinas

generales, planta baja. 2C.12 2010-2014 5 carpeta Gerencia jurídica. Oficinas

generales, planta baja. 2C.14 Desfalcos, peculados, fraudes y

cohechos 2010-2014 3 carpetas

Gerencia jurídica. Oficinas generales, planta baja. 2C.16 2010-2014 3 carpetas Gerencia jurídica. Oficinas

generales, planta baja. 2C.17 2010-2014 5 carpeta Gerencia jurídica. Oficinas

generales, planta baja. Amparos Expedientes de amparos: laboral, civil, fiscal y administrativo.

Opiniones técnico jurídicas Opiniones técnico- jurídicas emitidas y observadas. Expedientes de desfalcos, peculados, fraudes y cohechos

Inconformidades y peticiones Expedientes de inconformidades y peticiones originado por actos ilícitos.

Estudios, dictámenes e informes Documentación de estudios específicos de proyectos.

Juicios contra la dependencia Diversidad de juicios: laborales, administrativos, mercantiles, civiles y penales.

Juicios de la dependencia Tipos de juicios: civiles, administrativos, mercantiles, penales y fiscales.

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SECCION 6C. Recursos materiales y obra pública

6C.6 2010-2014 15 carpetas Gerencia de jurídico. Oficinas

SECCION 8C. Tecnologías y servicios a la información

8C.17 2010-2014 3 carpetas Gerencia de jurídico. Oficinas generales, planta baja.

SERIE DOCUMENTAL CÓDIGO

Control de contratos

Contratos prestación de servicios, prestación de servicios profesionales, prestación de servicios a la producción, arrendamiento, obra pública, prestación de servicios cinematográficos y colectivo de trabajo. Convenios: colaboración, cooproducción y de prestación de servicios.

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UNIDAD ADMINISTRATIVA Gerencia de recursos materialeS, servicios generales y obra pública

NOMBRE DEL RESPONSABLE Olimpia Sánchez Zamora y

Alicia de Jesús Ramírez Aguirre

CARGO Auditor y auxiliar administrativo

TELEFONO Tel. (55) 55-49-30-60 Ext. 4767 y 4213

CORREO ELECTRONICO osanchez@estudioschurubusco.com y aramirez@estudioschurubusco.com CONTEXTO

SECCION 6C. Recursos materiales y obra pública CÓDIGO

6C.1 2009-2014 3 carpetas

Jefatura de adquisiciones. Edificio Hermanos Soler, planta baja.

6C.2 2010-2014 5 carpetas

FECHA (S) VOLUMEN UBICACIÓN FISICA

Disposiciones en materia de recursos materiales, obra

pública, conservación y mantenimiento Normatividad en materia de recursos materiales.

Programas y proyectos en materia de recursos materiales, obra pública, conservación y mantenimiento

Programas y proyectos en materia de recursos materiales, obra pública, conservación y mantenimiento: Programa anual de adquisiciones, arrendamientos y servicios; informes trimestrales del comportamiento de adquisiciones; cálculo del porcentaje de las contrataciones formalizadas (70/30) en materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios; cálculo y determinación del porcentaje del 30% a que se refiere el artículo 42 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

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6C.3 2009-2014 30 carpetas

6C.4 2010-2014 30 carpetas

6C.5 2009-2014 2 carpetas

6C.6 2010-2014 8 carpetas

Licitaciones

Expedientes conformados por licitación pública e invitación cuando menos a tres personas: requisición; anexo o justificación; requisición de investigación de mercado; convocatoria; acta de subcomité revisor de bases: oficio para asistir a la sesión ordinaria del subcomité revisor de bases, oficios del calendario del evento; acta de junta de aclaración; acta de presentación y apertura de proposiciones; documentación administrativa, legal y económica; dictamen ténico y económico; cuadro comparativo; acta de fallo; contrato, pedido u orden y fianza.

Adquisiciones

Documentos de los expedientes (incluidos spots) órden de servicio e invitación a cuando menos tres personas: requisición; anexo o justificación; cotizaciones y peticiones de oferta; cuadro comparativo; fumire con soporte (factura, verificación y cadenas productivas); hoja de no sanción ante la Secretaría de función pública; documentación legal del proveedor; pedido, órden o contrato.

Sanciones, inconformidades y conciliaciones, derivados de contratos

Cálculo de penas convencionales por incumplimiento de contrato, correspondientes a los proveedores y prestadores de servicios.

Control de contratos Expedientes conformados por los contratos derivados de las licitaciones y adquisiciones de los bienes y servicios.

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6C.7 2010-2014 9 carpetas

6C.14 2010-2014 10 carpetas

6C.23

Comités de adquisiciones,

arrendamientos y servicios y Subcomité revisor de bases

2010-2014 8 carpetas

8C.17 2013-2014 1 carpetas

Gerencia de recursos materiales y servicios generales. Edificio Hermanos Soler, planta baja.

Seguros y fianzas Control de pólizas de seguros de bienes y fianzas.

Registro de proveedores y contratistas Base de datos que los proveedores y contratistas que colaboran con Echasa.

SERIE DOCUMENTAL _DESCRIPCION _{FECHA (S)} _VOLUMEN _{UBICACIÓN FISICA}

Carpetas de actas, convocatorias, acuerdos, informes y de sesión ordinaria y extraordinaria del Comités de adquisiciones, arrendamientos y servicios y Subcomité revisor de bases.

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UNIDAD ADMINISTRATIVA Jefatura de servicios generales

NOMBRE DEL RESPONSABLE Elizabeth Julieta Colín Juárez

CARGO Procesador de información

TELEFONO Tel. (55) 55-49-30-60 Ext. 4738

CORREO ELECTRONICO ecolin@estudioschurubusco.com

CONTEXTO

6C.2

2009-2014 2 carpetas

Jefatura de servicios generales. Edificio Hermanos Soler, planta baja.

6C.7 2010-2014 9 carpetas

6C.17 2010-2014 6 carpetas

6C.19 2009-2014 8 carpetas Almacén general, Bodega C,

entre foro 5 y 6.

6C.24 2010-2014 8 carpetas

Comité de enajenación de bienes muebles e inmuebles

Carpetas de actas, convocatorias, acuerdos, informes y de sesión ordinaria y extraordinaria del Comité de enajenación de bienes muebles e inmuebles.

Programa anual de verificación y actualización de inventarios para el registro y resguardo de los bienes muebles propiedad de la entidad; programa anual de enajenación de bienes muebles; programa anual de disposición final de bienes; programa de reducción en el consumo de papel para impresoras y fotocopiadoras.

Expedientes de almacen general: Control de inventario de almacen general.

Inventario físico y control de bienes muebles Control del activo fijo (inventario, altas y bajas de bienes muebles).

Almacenamiento, control y distribución de bienes muebles

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SECCION 7C. Servicios generales

CÓDIGO

7C.1 2009-2014 2 carpetas

7C.2 2009-2014 1 carpetas

7C.5 2009-2014 2 carpetas

Seguridad y vigilancia. Recepción, puerta dos, primer piso.

7C.6 2009-2014 2 carpetas

7C.7 2009-2014 2 carpetas

7C.13 2009-2014 2 carpetas

7C.14 2009-2014 2 carpetas

Servicios de lavandería, limpieza, higiene y fumigación Control de servicios de fumigación: órdenes de servicio y reporte de actividades.

Servicios de transportación Expedientes de control de transportación: solicitud de vehículo solo o con chofer y salidas de vehículos.

Control de parque vehicular

Expedientes de automóviles y camiones: relación semanal de kilometraje, tenencias, multas, facturas, verificación, pago de derechos y relación anual del parque vehicular.

Disposiciones en materia de servicios generales Normatividad interna en materia de servicios generales. Programas y proyectos en materia de servicios

generales

Programa anual de mantenimiento del parque vehicular; programa anual de trabajo y ahorro en combustible.

Servicios de seguridad y vigilancia Control de asistencia del personal de vigilancia en las instalaciones de Echasa.

(26)

8C.16 2013-2014 1 carpeta

8C.17 2010-2014 3 carpetas

Administración y servicios de archivo Proyectos en organización de archivos. Normatividad y herramientas archivísticas. Coordinación y seguimiento del archivo de trámite y concentración.

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UNIDAD ADMINISTRATIVA Jefatura de obra pública

NOMBRE DEL RESPONSABLE María Verónica Vargas Rodríguez

CARGO Auxiliar administrativo

TELEFONO Tel. (55) 55-49-30-60 Ext. 4769

CORREO ELECTRONICO vvargas@estudioschurubusco.com

CONTEXTO

6C.1 2009-2014 3 carpetas

Jefatura de obra pública. Edificio de gerencias de conservación e informática, primer piso.

6C.2 2010-2014 10 carpetas

6C.3 2009-2014 30 carpetas

Programa anual de conservación y mantenimiento; programa para uso eficiente de la energía eléctrica; programa para uso eficiente y racional del agua.

Licitaciones

Expedientes conformados por licitación pública e invitación cuando menos a tres personas: requisición; anexo o justificación; requisición de investigación de mercado; convocatoria; acta de subcomité revisor de bases: oficio para asistir a la sesión ordinaria del subcomité revisor de bases, oficios del calendario del evento; acta de junta de aclaración; acta de presentación y apertura de proposiciones; documentación administrativa, legal y económica; dictamen ténico y económico; cuadro comparativo; acta de fallo; contrato, pedido u orden y fianza.

Disposiciones en materia de recursos materiales, obra pública, conservación y mantenimiento

Normatividad en materia de obra pública, conservación y mantenimiento.

(28)

6C.4 2010-2014 30 carpetas

6C.5 2009-2014 2 carpetas

6C.6 2010-2014 8 carpetas

6C.7 2010-2014 9 carpetas

6C.8 2009-2014 2 carpetas

6C.9 2010-2014 1 carpetas

6C.10 2010-2014 9 carpetas

Suspensión, rescisión, terminación de obra pública Expedientes de actas de inicio, suspensión, rescisión y terminación de obra.

Bitácoras de obra pública Seguimiento de construcción de obra pública: reportes de avance en obra pública. En versión electrónica desde 2010

Calidad en materia de obras, conservación y equipamiento

Normatividad en materia de calidad de obras, conservación y equipamiento: estimaciones de costos, justificaciones técnicas y económicas.

Adquisiciones

Documentos de los expedientes órden de servicio e invitación a cuando menos tres personas: requisición; anexo o justificación; cotizaciones y peticiones de oferta; cuadro comparativo; fumire con soporte (factura, verificación y cadenas productivas); hoja de no sanción ante la Secretaría de función pública; documentación legal del proveedor; pedido, órden o contrato.

Sanciones, inconformidades y conciliaciones, derivados de contratos

Cálculo de penas convencionales por incumplimiento de contrato, correspondientes a los proveedores y prestadores de servicios.

Control de contratos Expedientes conformados por los contratos derivados de las licitaciones y adquisiciones de los bienes y servicios.

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6C.11 2009-2014 2 carpetas

6C.12 2010-2014 8 carpetas

6C.13 2010-2014 9 carpetas

6C.14 2010-2014 10 carpetas

6C.22 2010-2014 12 carpetas

6C.25 2010-2014 4 carpetas

6C.27 2010-2014 4 carpetas

Comité interno de eficiencia energética

Carpetas de actas, convocatorias, acuerdos, informes y de sesión ordinaria y extraordinaria del Comité interno de eficiencia energética.

Asesoría técnica en materia de obra pública Control del cumplimiento de proyectos en materia de construcción y asesoría realizada.

Conservación y mantenimiento de la infraestructura física

Seguimiento del control de la infraestructura del centro en cuanto a su conservación y mantenimiento: reportes de requerimientos en inmuebles, muebles, instalaciones y equipos. Informes de labores de los talleres (plomería, herrería, carpintería, pintura, jardinería, electricidad y albañilería) que los atendieron.

Registro de proveedores y contratistas Base de datos que los proveedores y contratistas que colaboran con Echasa.

Control y seguimiento de obras y remodelaciones Control y seguimiento de las obras de remodelación de Echasa.

Comité de obra pública

Carpetas de actas, convocatorias, acuerdos, informes y de sesión ordinaria y extraordinaria del Comité de cancelación de adeudos de la cartera vencida.

Precios unitarios en obra pública y servicios Expedientes de costos y presupuesto en obra pública y servicios: especificaciones, costos y rendimiento.

(30)

SECCION 7C. Servicios generales

CÓDIGO

7C.3 2011-2014 2 carpetas

7C.11 2012-2014 2 carpetas

8C.17 2013-2014 1 carpetas

Mantenimiento, conservación e instalación de mobiliario

Seguimiento de las solicitudes de servicios específicos, actividades de los talleres (plomería, herrería, carpintería, pintura, jardinería, electricidad y albañilería).

Servicios básicos (energía eléctrica, agua, predial, etc.)

Documentos de la supervisión y mantenimiento de los servicios básicos: sistemas de extracción, almacenamiento y distribución de agua y de sistema de emergencia para atender contingencias.

(31)

UNIDAD ADMINISTRATIVA Gerencia de planeación, programación y presupuesto

NOMBRE DEL RESPONSABLE José Guadalupe Caballero Franco

TELEFONO Tel. (55) 55-49-30-60 Ext. 4246

CORREO ELECTRONICO jcaballero@estudioschurubusco.com

CONTEXTO

CÓDIGO

5C.1 2012-2014 2 carpetas

Gerencia de planeación, programación y presupuesto. Edificio Hermanos Soler, planta baja.

5C.2 2011-2014 8 carpetas

Gerencia de planeación, programación y presupuesto y sus jefaturas: contabilidad, control presupuestal y, facturación y cobranza. Edificio Hermanos Soler, planta baja.

Disposiciones en materia de recursos financieros y contabilidad gubernamental

Normatividad en materia de recursos financieros y contabilidad gubernamental.

Programas y proyectos en materia de recursos financieros y contabilidad gubernamental

Expedientes de programas y proyectos en materia de recursos financieros y contabilidad gubernamental: programa anual de depuración de cuentas colectivas; programa de inversión; presupuesto anual de recursos fiscales y propios; cuestionario mensual, solicitado por el Inegi, sobre remuneraciones pagadas, gastos directos e indirectos efectuados, ingresos directos e indirectos captados. Formatos enviados a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público para dar cumplimiento a sus requerimientos.

(32)

5C.4 2012-2014 15 carpetas

5C.8 Aportaciones a capital 2011-2013 2 carpetas

5C.15 2012-2014 6 carpetas

5C.22 2011-2014 5 carpetas

5C.30 2012-2014 5 carpetas

8C.17 2010-2014 3 carpetas

Subsidio federal y patrimonio del organismo.

Control de cheques Registro consecutivo de las pólizas de cheques. Ingresos

Expedientes de facturación: facturas, notas de crédito, órdenes de trabajo o remisiones, solicitud de cambio de domicilio fiscal, cédula de identificación, reporte diario de servicio, proyectos y tipo de servicios; reporte anual y mensual de ingresos, balanza de comprobación mensual, notas de crédito.

Transferencias de presupuesto

Expedientes de transferencias bancarias (solicitud de pago, movimiento bancario, reporte de traspasos, cuentas propias) y de sistema de pagos electrónicos interbancarios (spei).

FECHA (S) VOLUMEN

Comité de cancelación de adeudos de la cartera vencida

Carpetas de actas, convocatorias, acuerdos, informes y de sesión ordinaria y extraordinaria del Comité de cancelación de adeudos de la cartera vencida.

(33)

UNIDAD ADMINISTRATIVA Jefatura de control presupuestal

TELEFONO Tel. (55) 55-49-30-60 Ext. 4246

CONTEXTO

CÓDIGO

5C.2 2011-2014 8 carpetas

Jefaturas de control presupuestal. Edificio Hermanos Soler, planta baja.

5C.3 Gastos o egresos por partida

presupuestal 2011-2014 9 carpetas

Jefaturas de control presupuestal. Edificio Hermanos Soler, planta baja.

5C.4 Ingresos 2012-2014 3 carpetas

Jefaturas de control presupuestal. Edificio Hermanos Soler, planta baja. Programas y proyectos en materia de recursos

financieros y contabilidad gubernamental

Expedientes de programas y proyectos en materia de recursos financieros y contabilidad gubernamental: Cuenta pública; Seguimiento a los programas y proyectos de inversión.

Operaciones ajenas registradas en el Sistema integral de información (siweb). Formato único de ministración de recursos -fumires- de: Gastos a comprobar, órdenes de pago.

Control del flujo de efectivo. Desglose y comprobación de gastos por partida.

(34)

Atletas No. 2, Col. Country Club, Del. Coyoacán, C.P. 04220, México, D.F. Tel. (55) 55-49-30-60 www.estudioschurubusco.com 34

5C.14 2011-2014 3 carpetas Jefatura de control presupuestal. Edificio Hermanos Soler, planta baja.

5C.16 2013-2014 3 carpetas

Jefatura de control presupuestal. Edificio Hermanos Soler, planta baja.

5C.26 2012-2014 2 carpetas

Jefatura de control presupuestal. Edificio Hermanos Soler, planta baja.

8C.17 2010-2014 3 carpetas

Jefatura de control presupuestal. Edificio Hermanos Soler, planta baja. Estado del ejercicio del presupuesto Informes del control presupuestal por partida.

Ampliaciones y reducciones del presupuesto

Expedientes de los registros de las adecuciones presupuestarias: auxiliar, afectación indivivual y prespuestal. Módulo de adecuaciones presupuestarias (map), módulo de adecuaciones presupuestarias de entidades (mape), módulo de ingresos excedentes (minex).

Cuentas por liquidar certificadas Control de las cuentas por liquidar certificadas en el Sistema integral de administración financiera federal (siaff).

(35)

UNIDAD ADMINISTRATIVA Jefatura de contabilidad

TELEFONO Tel. (55) 55-49-30-60 Ext. 4246

CONTEXTO

SECCION 5C Recursos financieros

CÓDIGO

5C.2 2011-2014 16 carpetas

Jefatura de contabilidad. Edificio Hermanos Soler, planta baja.

5C.5 2010-2014 0 carpetas

Expedientes de programas y proyectos en materia de recursos financieros y contabilidad gubernamental: programa anual de depuración de cuentas colectivas; programa de inversión; presupuesto anual de recursos fiscales y propios; cuestionario mensual, solicitado por el Inegi, sobre remuneraciones pagadas, gastos directos e indirectos efectuados, ingresos directos e indirectos captados. Formatos enviados a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público para dar cumplimiento a sus requerimientos.

Programas y proyectos en materia de recursos financieros y contabilidad gubernamental

Libros contables

Registro de los ingresos y gastos contables y presupuestales (libro de diario, libro mayor, de balanza de comprobación en el programa Magnitus).

(36)

5C.12 2010-2014 10 carpetas

5C.17 2013-2014 60 carpetas

5C.18 2013-2014 24 carpetas

5C.19 2013-2014 50 carpetas

5C.23 2013-2014 1 carpeta

5C.24 2000-2014 150 carpetas

5C.25 2000-2014 150 carpetas

Estados financieros

Reportes ejecutivos de la situación financiera de la entidad y anexos (resumen de cuentas). Auxiliar contable: resumen mensual.

Registro y control de pólizas de ingresos

Registro y control de pólizas de ingresos: captura de registro, ficha del depósito o forma de ingreso. Anexos que comprueben el ingreso.

Registro y control de pólizas de diario Registro y control de pólizas de diario: captura de registro y anexos.

Asignación y optimización de recursos financieros

Información bancaria y estados de cuenta de los recursos fiscales y recursos propios. Conciliaciones bancarias, mensuales: reporte ejecutivo, reporte del sistema, papeles de trabajo, axiliares y estado de cuenta original.

Registro y control de pólizas de egresos: captura de registro, fumire original, factura y contrato. Pólizas de pago.

Conciliaciones Conciliación de activo fijo: soporte que ampara la realización de la conciliación.

Auxiliares de cuentas Reportes de los auxiliares de cuenta. Registro y control de pólizas de egresos

(37)

5C.27 2012-2015 1 carpeta

5C.28 2008-2014 18 carpetas

5C.29 2011-2014 50 carpetas

8C.17 2010-2014 3 carpetas

Pago de derechos e impuestos Expediente de comprobantes de pago de impuestos y servicios: documentos originales de pago y declaraciones fiscales.

Registro y control de pólizas de ventas Registro y control de pólizas de ventas: captura de registro, facturas o notas de crédito.

Expediente probatorio de las contribuciones del fondo rotatorio: arqueos de caja, relación de ingresos y listado de depósitos. Fondo rotatorio

(38)

UNIDAD ADMINISTRATIVA Coordinación de cobranza

TELEFONO Tel. (55) 55-49-30-60 Ext. 4246

CONTEXTO

CÓDIGO

5C.4 2012-2014 15 carpetas

Coordinación de cobranza. Edificio Hermanos Soler, planta baja.

8C.17 2010-2014 3 carpetas

Coordinación de cobranza. Edificio Hermanos Soler, planta baja.

Ingresos

Expedientes de cobranzas: clientes morosos y vigentes; base de datos de los clientes en el sistema megapack y reporte de cobranzas.

(39)

UNIDAD ADMINISTRATIVA Coordinación de planeación

TELEFONO Tel. (55) 55-49-30-60 Ext. 4246

CONTEXTO

SECCION 3C Programación, Organización y Presupuestación CÓDIGO

3C.1 2007-2014 1 carpeta

Coordinación de planeación. Edificio Hermanos Soler, planta baja.

3C.2 2008-2014 3 carpetas

3C.11 2010-2014 1 carpeta

3C.12 2008-2014 5 carpetas

Integración y dictamen de manuales, normas y lineamientos, de procesos y procedimientos

Manual de procedimientos. Manual de calidad. Manual administrativo de aplicación general en materia de tecnologías de la información y comunicaciones.

Manual de integración y operación del comité de cancelación de cuentas y documentos con características de incobrabilidad. Instructivos de laboratorio químico.

Lineamientos generales y contenidos temáticos para la integración del informa de gobierno.

Disposiciones en materia de programación Normatividad en materia de programación.

Programas y proyectos en materia de programación Programas y proyectos en materia de programación.

(40)

3C.14 2009-2014 3 carpetas

3C.18 2009-2014 2 carpetas

SECCION 10C Control y Auditoría de Actividades Públicas CÓDIGO

10C.1 2008-2014 5 carpetas

10C.2 2009-2014 3 carpetas

10C.3 2008-2014 10 carpetas

10C.6 2009-2014 2 carpetas

10C.15 2007-2014 1 carpeta

10C.16 2008-2014 3 carpetas

Certificación de calidad de procesos y servicios

administrativos Sistema de gestión de calidad. Actualización de procedimientos.

Disposiciones en materia de control y auditoría Normatividad en materia de control y auditoría. Programas y proyectos en materia de presupuestación Programas y proyectos en materia de presupuestación.

Entrega-recepción Registro de actas de entrega-recepción de las áreas de la institución.

Programas y proyectos en materia de control y auditoría

Seguimiento de los programas y proyectos en materia de control y auditoría

Auditoría Documentación (informes) generada de las auditorías internas y externas realizadas en Echasa.

Seguimiento a la aplicación en medidas o

recomendaciones Registros de medidas correctivas para la mejora.

Elaboración e integración de libros blancos y memorias documentales

Registro de los documentos públicos gubernamentales –libro blanco y memoria documental- en la administración pública.

(41)

SECCION 11C Planeación, Información, Evaluación y Políticas CÓDIGO

11C.1 2008-2014 5 carpetas

11C.2 2009-2014 3 carpetas

11C.3 2008-2014 10 carpetas

11C.4 2009-2014 2 carpetas

11C.5 2012-2014 2 carpetas

11C.6 2012-2014 3 carpetas

11C.7 2007-2014 1 carpeta

11C.8 2008-2014 3 carpetas

11C.9 2012-2014 5 carpetas

Disposiciones en materia de planeación Normatividad en materia de planeación.

Disposiciones en materia de información y evaluación Disposiciones en materia de información y evaluación.

DESCRIPCION

Planes nacionales Programas y proyectos en materia de políticas: políticas por área.

Programas a mediano plazo Programa a mediano plazo.

Programas de acción Programas de acción.

Disposiciones en materia de políticas Disposiciones en materia de políticas. Programas y proyectos en materia de información y

evaluación Programas y proyectos en materia de información y evaluación. Programas y proyectos en materia de políticas Programas y proyectos en materia de políticas.

Sistemas de información estadística de la dependencia Seguimiento de los Sistemas de información estadística de la dependencia.

GUÍA SIMPLE DE ARCHIVO COORDINACIÓN DE ARCHIVOS

Texto completo

GUÍA SIMPLE DE ARCHIVO

COORDINACIÓN DE ARCHIVOS

INDICE

Pág.

Introducción……….3

Fundamentación y motivación………..….. 4

Ámbito de aplicación………..…….…5

Objetivo general……….….…….5

Objetivos específicos……….…….……5

Marco legal……….…………..…….6

Metodología………..………....9

Instructivo de uso………..………..…….10

INTRODUCCIÓN

Estudios Churubusco Azteca, S.A., con la participación de sus unidades administrativas, realizó la guía simple de archivo para tener

un mejor control de la producción, circulación, organización, conservación, transferencia, depuración y uso de los documentos.

Lo anterior, para cumplir con las disposiciones legales en materia de administración de documentos que rigen a las dependencias y

entidades de la administración pública federal: Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental; Ley

Federal de Archivos publicada en el Diario Oficial de la Federación el 23 de enero del 2012; y, a los Lineamientos Generales para la

Organización y Conservación de Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.

La guía simple es el instrumento archivístico que establece valores documentales primarios (administrativos, legales y fiscales,) y

secundarios (informativos, evidenciales o testimoniales); la clasificación de la información (reservada, confidencial y pública), y, el

destino de los documentos una vez concluido su ciclo de vida.

FUNDAMENTACIÓN Y MOTIVACIÓN

El artículo 6° fracción V de la Constitución

Política de los Estados Unidos Mexicanos menciona que “Los sujetos obligados deberán

preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados y publicarán a través de los medios electrónicos disponibles, la

información completa y actualizada sobre sus indicadores de gestión y el ejercicio de los recursos públicos”.

El artículo 32 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental establece que “Los titulares de las

dependencias y entidades, de conformidad con las disposiciones aplicables, deberán asegurar el adecuado funcionamiento de los

archivos. Asimismo, deberán elaborar y poner a disposición del público una guía simple de sus sistemas de clasificación y catalogación,

así como de la organización del archivo”.

El artículo 19 fracción II, de la Ley Federal de Archivos señala que “Los sujetos obligados deberán elaborar los instrumentos de control

y consulta archivística que propicien la organización, administración, conservación y localización expedita de sus archivos, por los que

deberán contar la menos con los siguientes:

IV. La guía simple de archivos.

El artículo 7º de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades

de la Administración Pública Federal, establece que las dependencias y entidades elaborarán una guía simple de sus archivos con

base en el cuadro general de clasificación archivística, que deberá contener la descripción básica de sus series documentales, la

relación de los archivos de trámite, de concentración e histórico, la dirección, teléfono y correo electrónico de cada uno de ellos, así

como el nombre y cargo del responsable.

La guía simple de archivo es el esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de Echasa. Indica sus

características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales, a partir de la

representación exacta de la unidad de descripción y de las partes que la componen mediante el análisis, organización y registro de la

información.

Bajo estos preceptos y para atender las necesidades de las unidades administrativas, se llevó a cabo la elaboración de la

guía simple de archivo.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

El presente documento se constituye con el fin de ordenar la de integración de los expedientes de los archivos de trámite que se

encuentran en etapa activa.

OBJETIVO GENERAL

Contar con un instrumento de control que identifique los documentos de archivo por medio de su descripción archivística, en la que se

establecen los elementos informativos, se identifica el contexto y el contenido de los documentos en cualquiera de

sus etapas (activa, semiactiva e inactiva), así como los productores

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

-

Identificar el contexto y el contenido de los archivos con base en los cuadros de clasificación archivística, así como su esquema

de organización y sus datos generales.

-

Confirmar las descripciones de las series documentales para facilitar la recuperación y el intercambio de información.

MARCO LEGAL

El presente Cuadro general de clasificación archivística se fundamenta en un marco jurídico que a continuación se especifica.

Leyes

1.

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

Última reforma (DOF 07-07-2014).

2. Ley Federal de Archivos publicada en el Diario Oficial de la Federación el 23 de enero del 2012.

(DOF 23-01-2012)

Artículo 19

Los sujetos obligados deberán elaborar los instrumentos de control y consulta archivística que propicien la organización,

administración, conservación y localización expedita de sus archivos, por lo que deberán contar al menos con los siguientes:

IV. La guía simple de archivos.

3. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

Última reforma

(DOF 14-07-2014).

Artículo 32: Corresponderá al Archivo General de la Nación elaborar, en coordinación con el Instituto, los criterios para la

catalogación de clasificación y conservación de los documentos administrativos, así como la organización de los archivos de

las dependencias y entidades.

Los titulares de las dependencias y entidades, de conformidad con las disposiciones aplicables, deberán asegurar el adecuado