Propuesta de implementación de sistema administrativo para optimizar el trámite documentario en la unidad de asuntos financieros de Promperú 2019

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(1)FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES Carrera de Administración. PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA ADMINISTRATIVO PARA OPTIMIZAR EL TRÁMITE DOCUMENTARIO EN LA UNIDAD DE ASUNTOS FINANCIEROS DE PROMPERÚ - 2019 Trabajo de Suficiencia Profesional para optar el Título Profesional de Licenciado en Administración. ERICK ALEXANDER SANTANDER BARTRA Asesor: José Walter Cabrejos Choy Lima – Perú 2019.

(2) Índice General Introducción ................................................................................................................................... 1 Capítulo 1. Generalidades de la entidad ........................................................................................ 2 1.1. Breve reseña histórica de la entidad ......................................................................... 2. 1.2. Giro de la entidad ...................................................................................................... 3. 1.3. Nombre o razón social de la entidad ......................................................................... 3. 1.4. Ubicación de la entidad ............................................................................................. 4. 1.5. Tamaño de la entidad ................................................................................................ 4. 1.6. Organigrama de la entidad ........................................................................................ 5. 1.7. Misión, visión y cultura organizacional ..................................................................... 6. 1.8. Servicios y clientes ..................................................................................................... 7 1.8.1 Servicios ......................................................................................................... 8 1.8.2 Clientes .......................................................................................................... 9. 1.9. Premios y certificaciones ........................................................................................... 9. 1.10. FODA de la entidad................................................................................................ 12. 1.11 Presentación de cifras relevantes de los estados financieros ............................................. 14 Capítulo 2. Justificación del tema ................................................................................................ 24 2.1 Alcance del trabajo ...................................................................................................... 24 2.2 Importancia del tema presentado ............................................................................... 24 Capítulo 3. Presentación de la unidad funcional ......................................................................... 27 3.1 Descripción de la unidad funcional completa.............................................................. 27 3.2 Características y objetivos de la unidad ...................................................................... 29 3.3 Organigrama del área funcional y descripción de las funciones del personal. ........... 30 3.3.1 Descripción de funciones del personal........................................................ 31 Capítulo 4. Diagnóstico del área funcional .................................................................................. 41 4.1 Descripción de la situación actual ............................................................................... 41 Capítulo 5. Identificación del problema ....................................................................................... 44 5.1 Definir el problema real ............................................................................................... 44 5.2 Objetivos: General y Específicos. ................................................................................. 56 5.2.1 Objetivo General: ........................................................................................... 56 5.2.2 Objetivos Específicos: ..................................................................................... 56 5.3 Lista de las consecuencias relevantes que se originaron a partir del problema ......... 57.

(3) 5.4 Matriz FODA del área funcional, y matrices EFE y EFI. ................................................ 58 5.4.1 Ratios Financieros de Importancia .............................................................. 61 Capítulo 6. Planteamiento y análisis de las alternativas de solución .......................................... 64 6.1 Planteamiento de las alternativas de solución ............................................................ 64 6.2.2 Implementación de un sistema de Gestión por Procesos .............................. 71 Capítulo 7. Selección de alternativa............................................................................................. 75 7.1 Análisis Costo-Beneficio. .............................................................................................. 75 7.1.1 Flujo de Proceso sin el sistema de Gestión por Procesos (Menor Cuantía) ... 79 7.1.2 Flujo de Proceso sin el sistema de Gestión por Procesos (Mayor Cuantía) 79 7.1.3 Flujo de Proceso con el sistema Gestión por Procesos (Mayor Cuantía) .... 80 7.1.4 Cronograma de Actividades ........................................................................ 85 Capítulo 8. Conclusiones y recomendaciones .............................................................................. 86 Referencias Bibliográficas ............................................................................................................ 88 Glosario de Acrónimos y Términos Técnicos ............................................................................... 90 Anexos Anexo 1: Hoja de ruta de contrataciones de bienes y servicios ........................................ 91 Anexo 2: Actualización de metas del PEI de Promperú al 2022 ........................................ 92 Anexo 3: Objetivos estrategicos de Promperú .................................................................. 94.

(4) Introducción El presente trabajo de suficiencia profesional tiene como objetivo principal implementar un sistema que ayude a optimizar el trámite documentario en la Unidad de Asuntos Financieros conocido como UAFI de la entidad pública Promperú.. Asimismo, este trabajo revela el problema que existe en el flujo de documentación de expedientes de pago que ingresa a la unidad, en donde se evidencian los cuellos de botella que originan un retraso en el pago a proveedores. Estos son ocasionados por el retraso de documentos que no se remiten a tiempo, como: comprobantes de pago, órdenes de compra y servicio e informes de conformidad. Este último documento genera el mayor retraso para el pago de un expediente, ya que este es de vital importancia para realizar el pago al proveedor porque la conformidad viene a ser el visto bueno que otorga el área usuaria a la provisión y prestación correcta de un bien o servicio.. Para tener una idea más clara del presente trabajo abarcaremos un periodo de cuatro años de las cuentas por pagar a proveedores, desde el año 2015 a 2018 y se realizará un análisis haciendo uso de ratios financieros. Se calculará el ratio promedio de pago a proveedores para que nos ayude a determinar cuántos días se demora la entidad en realizar el pago a proveedores y qué factores son los que causan el incremento en el periodo de pago.. Finalmente, para dar solución al problema, se propuso y evaluó dos alternativas de solución: Implementación de sistema Balanced Scorecard y la implementación del sistema de Gestión por Procesos. Ambos sistemas nos brindan resultados óptimos, pero en análisis beneficio – costo, se optó por elegir el sistema de Gestión por Procesos. Se escogió por ser el que brindará mayores beneficios a la entidad y por constituir uno de los pilares fundamentales para la modernización de la gestión pública en el país.. 1.

(5) Capítulo 1. Generalidades de la entidad. 1.1 Breve reseña histórica de la entidad La comisión de Promoción del Perú– Promperú, fue creada en 1993 mediante el Decreto Supremo N° 010-93-PCM y mediante Decreto Legislativo N° 833 se dispuso la absorción por parte de Promperú del Fondo de Promoción del Turismo- Foptur creada en 1977. EL Foptur fue una entidad encargada de promocionar el turismo interno del país.. Prompex (Comisión para la Promoción de Exportaciones) se creó en 1996 mediante el Decreto Legislativo N° 805, las funciones que desempeñaba este organismo eran las de facilitar y promover las exportaciones del Perú.. En el año 2002 se crea el Ministerio de Comercio Exterior y Turismo mediante Ley N° 27779 como Organismo Rector del Sector Comercio Exterior y Turismo, por tal motivo Promperú y Prompex se incorporaron como entidades dependientes del Mincetur.. Mediante el Decreto Supremo N° 003-2007- Mincetur, las entidades Promperú y Prompex se fusionaron bajo la modalidad de fusión por absorción. Tras lo cual a Prompex le correspondió ser la entidad incorporante, adoptando la denominación al finalizar la fusión de Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el TurismoPromperú.. El último cambio importante que tuvo Promperú fue la creación de una nueva dirección: la dirección de Promoción de Imagen País, la cual fue creada mediante Decreto Supremo N° 014-2010-Mincetur. Esta dirección es responsable de gestionar la estrategia de posicionamiento de la Imagen País.. La comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo - Promperú es un organismo técnico especializado con personería jurídica de derecho público interno que goza de autonomía funcional, técnica, económica, financiera, presupuestal y administrativa.. 2.

(6) 1.2 Giro de la entidad La entidad se dedica a brindar servicios siendo los principales promocionar la imagen del Perú y sus destinos turísticos, así como también promocionar productos de exportación que contengan valor agregado, por otro lado, también se encarga de la captación de inversiones extranjeras.. 1.3 Nombre o razón social de la entidad Nombre: Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo Nombre Comercial: Promperú. RUC: 20307167442 Logo:. Figura 1: Logo de la entidad. Fuente: Promperú. 3.

(7) 1.4 Ubicación de la entidad Dirección: Calle Uno Oeste 50, Edificio Mincetur, Pisos 13 y 14, San Isidro, Lima, Perú. Teléfono: (511) 616 -7300 Mapa de ubicación:. Figura 2: Mapa de ubicación de Promperú. Fuente: Google Maps. 1.5 Tamaño de la entidad La comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo – Promperú, es una entidad que pertenece al sector público, por lo tanto, no está relacionado con ningún tipo de asociatividad, por lo tanto, no aplica ninguna denominación.. 4.

(8) 1.6 Organigrama de la entidad. Figura 3: Estructura Organizacional de Promperú. Fuente: Promperú. 5.

(9) De acuerdo a la figura 3, el tipo de organigrama que utiliza la entidad es del tipo divisional y el cual se asemeja al modelo de Mintzberg. Como se puede apreciar, los niveles jerárquicos presentan parte del Consejo Directivo como máxima autoridad, seguido del Órgano de Control Institucional, la Gerencia General y las cuatro oficinas que dependen de ella. Estas son: Oficina General de Administración, Oficina de Planeamiento y Presupuesto, la Oficina de Tecnologías de la Información, la Oficina de Asesoría Jurídica y la Oficina de Recursos Humanos. Por último, tres direcciones, las cuales son: Dirección de Promoción de las Exportaciones, Dirección de Promoción del Turismo y Dirección de Comunicación e Imagen País, cada dirección cuenta con tres subdirecciones. De lo antes mencionado, se define que el tipo de organigrama empleado es el adecuado, sin embargo, lo que se podría mejorar es el tipo de comunicación funcional que se realizan entre las áreas usuarias y con ello lograr una mejor coordinación entre ellas.. 1.7 Misión, visión y cultura organizacional Según Promperú (2019) Misión: Posicionar al Perú en el mundo a través de la promoción de su imagen, sus destinos turísticos y sus productos de exportación con valor agregado, contribuyendo al desarrollo sostenible y descentralizado del país.. Visión: Ser la agencia de promoción de las exportaciones y el turismo número uno en Latinoamérica (en resultados y reconocimientos).. Cultura organizacional: La entidad cuenta con valores institucionales que son aspectos que caracteriza al personal de la institución en su desempeño laboral:. 6.

(10) Compromiso. Comprometidos 100% con la institución, el trabajo que realizamos y sobre todo con el país.. Orientación al Cliente. Buscamos satisfacer las expectativas y necesidades de nuestros clientes externos e internos, ofreciendoles un servicio con valor agregado.. Respeto y trabajo en equipo. Trabajamos en equipo, valorando las ideas de nuestros colaboradores y discutiendo e intercambiando opiniones que nos fortalezcan como institución y como personas.. Integridad. Actuamos de forma honrada y honesta al momento de realizar nuestras funciones.. Liderazgo. Predicamos con el ejemplo: nuestros líderes promueven nuestros valores a través de cada acción que realizan. Siempre con sencillez y apertura, guiamos a nuestros colaboradores para su creciemiento profesional y personal. Innovación. Estamos en constante busqueda de la excelencia a través de la innovación constante, de esa forma buscamos generar valor para nuestras actividades.. Figura 4: Valores institucionales de Promperú. Fuente: Promperú. 1.8 Servicios y clientes La entidad se dedica a brindar servicios en materia de turismo, exportaciones e imagen país, que están comprendidos por un documento denominado: Carta de Servicios de la Comisión de Promoción del Perú para la exportación y el Turismo - Promperú.. 7.

(11) 1.8.1 Servicios Los servicios que brinda la entidad comprenden actividades que son organizadas y financiadas en su totalidad por Promperú; o, cuando dichas actividades se realicen. En el marco de un convenio suscrito, en cooperación con las Oficinas Comerciales del Perú en el Exterior u otras entidades públicas o privadas, nacionales o extranjeras.. Los servicios que brinda la entidad a través de sus direcciones son los siguientes:. Servicios que brinda la Dirección de Promoción del Turismo. a. Participación en ferias internacionales de turismo. b. Participación en workshops internacionales de turismo. c. Participación en ferias de turismo escolar y universitario. d. Participación en workshops nacionales de turismo.. Servicios que brinda la Dirección de Promoción de las Exportaciones a. Participación en ferias internacionales de exportaciones. b. Participación en ruedas de negocios. c. Participación en misiones comerciales. d. Programa de mercados externos – Promex. e. Programa GloBus: haciendo negocios con Alemania. f. Programas de planes de negocios de exportación – Planex. g. Programas de gestión de la calidad. h. Programas. y. talleres. especializados. ADOC. (Centro. de. Oportunidades Digitales de APEC) – Perú. i. Seminarios de “Miércoles del exportador”. j. Seminarios de “Día del exportador”. k. Participación en ferias especializadas para la promoción de marcas de productos de la industria de la vestimenta y decoración. l. Programa de coaching empresarial para exportadores.. 8.

(12) m. Diagnóstico. del. nivel. de. competitividad. de. las. empresas. exportadoras peruanas. n. Participación en ferias internacionales de exportaciones que no forman parte del calendario de actividades de Promperú. o. Acceso a documentos de información comercial especializada sobre exportaciones. p. Centro de información comercial – Infocenter. q. Orientación y asesoría en exportaciones – Plataforma.. 1.8.2 Clientes Los principales clientes de Promperú son: a. Público en general ya sea nacional o extranjero. b. Empresas importadoras y operadores turísticos extranjeros. c. Empresas exportadoras, prestadores y operadores turísticos nacionales. d. Empresas nacionales y operadores turísticos con potencial exportador.. 1.9 Premios y certificaciones La empresa ha sido reconocida con los siguientes premios: A. Premio excelencias campaña marca Perú “Capitanes” – Feria FITUR 2019. B. Premio excelencias campaña “Generación con Causa” – Feria FITUR 2018. C. Premio concurso al mejor producto de turismo activo – Publicación “Perú, Mucho Gusto” en la vigésimo segunda edición del concurso al mejor producto de turismo activo- Feria FITUR 2017. D. Premio categoría oro mejor stand – Feria Internacional de Libro –FIL Guadalajara 2016. E. Premio en el Ojo de Iberoamérica campaña “Maletas del Perú”- XIX Festival Internacional el Ojo de Iberoamérica 2016. F. Premio app innovation por aplicación móvil “Habla Quechua” - App Innovation foro de innovación, contenidos y emprendimiento que premia a las mejores aplicaciones en castellano 2015.. 9.

(13) G. Premios Ulises para la excelencia e innovación en turismo de la Organización Mundial del Turismo (OMT), Programa de Turismo interno “¿Y tú que planes?”, - Feria FITUR 2015.. La entidad cuenta con certificaciones como: • Seguridad de la información: Oficina de Tecnologías de la Información (OTI) El Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) consiste en el diseño, implantación, mantenimiento de un conjunto de procesos para asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos de información. A su vez, minimiza los riesgos de seguridad de la información con el objetivo de mitigar los daños, ampliar las oportunidades del negocio, y asegurar la continuidad del mismo. La seguridad de la información es un proceso de mejora continua. En el presente año, se están actualizando los activos de seguridad de la información en la matriz de riesgo, que fueron obtenidos a través de talleres. Así mismo, se continúa implementando los documentos normativos de la seguridad de la información, tales como: políticas y procedimientos.. •. Sistema de Gestión de la calidad ISO 9001:2008 Promperú cuenta desde el año 2009 con un sistema de gestión de la calidad certificado bajo la norma ISO 9001:2008, cuyo alcance se fue ampliando gradualmente hasta el 2013. Estos procesos que están a cargo de la Dirección de Promoción de la las Exportaciones como: “Orientación y Asesoría en Exportaciones”, “Diseño y Ejecución de Programas de Capacitación y Asistencia Técnica”; “Organización y Participación en Ferias Internacionales de Exportaciones”, y “Diseño, Elaboración y Difusión de Documentos de Información Especializada”. El 16 de setiembre de 2014, Promperú obtuvo de SGS del Perú SAC la recertificación de dicho sistema. Posteriormente, en setiembre de 2015 y 2016, pasó con éxito la auditoría de seguimiento anual realizado por la misma empresa certificadora. El 22 de setiembre de 2015, se publicó la nueva versión de la norma ISO 9001, siendo el periodo de transición para migrar a esta nueva versión de tres (3) años, el cual termina en setiembre de 2018; fecha 10.

(14) a partir de la cual los certificados de ISO 9001:2008 ya no serán válidos. En el 2016, se realizó la capacitación del personal clave involucrado en la gestión y operación del sistema de gestión de la calidad ISO 9001:2008. En esta nueva versión de la norma, está incluido el Plan de trabajo 20162017 para la migración de dicho sistema a la versión ISO 9001:2015. En junio de 2017, se inició el proceso de adecuación del Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001:2008, a la nueva versión de la norma ISO 9001:2015. El plazo estimado de ejecución es de 12 meses, incorporándose además en el alcance del citado sistema, el proceso de “Organización y Participación en Ruedas de Negocio y Misiones Comerciales a realizarse en el país y en el exterior”. •. Sistema de Gestión de Seguridad de la Información bajo la norma Técnica Peruana NTP-ISO/IEC 27001:2008. El Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI), contribuye a mantener la confidencialidad, integridad y disponibilidad de esta información. Se logra mediante la aplicación de un proceso de gestión de riesgos, basado en las normas NTP-ISO/IEC 27001:2008 y NTP-ISO/IEC 17799:2007. Las cuales han sido desarrolladas con el propósito de brindar un modelo que permita a las organizaciones gestionar la seguridad de la información en el entorno corporativo. En ese sentido, la implementación de un SGSI es una decisión estratégica de la entidad, adoptada con el fin de velar por la seguridad de la información en la ejecución de los procesos críticos del negocio. El SGSI de Promperú ha sido desarrollado teniendo en cuenta el concepto de procesos y busca garantizar la seguridad de la información, así como definir el funcionamiento del Sistema, bajo un enfoque de mejora continua. Asimismo, la entidad se ha comprometido a realizar diversas actividades para resguardar la seguridad de la información de sus procesos, mediante el análisis de los requisitos para la protección de los activos de información y la aplicación de los controles adecuados para garantizar la protección de estos activos de información.. 11.

(15) 1.10. FODA de la entidad A continuación, se presenta el análisis FODA de la entidad en general, que nos ayudará a determinar otras necesidades de mejora aparte de la UAFI.. Tabla 1 FODA de Promperú FORTALEZAS 1. OPORTUNIDADES. Profesionales altamente cualificados.. 1. Mayor difusión y posicionamiento del Perú a nivel turístico.1. 2. 3. 4. Alianzas. estratégicas. con. importantes. 2. empresas relacionados a la promoción del. empresas que brindan servicios. turismo y exportaciones.. turísticos.2. Trabajo en conjunto con el sector empresarial. 3. empresas. del turismo y exportaciones.. exportación.3. Posicionamiento de marca Perú a nivel. 4. Focalización en sus clientes.. 6. Campañas. exitosas. nivel. nacional. e. en. contra. 6. Manejo macroeconómico serio y responsable.. Entidad cuenta con un ERP y otros sistemas información. que. automatizan. 7. el. productos con potencial exportable y. 8. Estratégico Institucional (PEI). cuenta. con. País cuenta con mega diversidad de. destinos turísticos que promocionar.. La entidad se gestiona a partir de un Plan. Entidad. agrícola. la. País con altos grados de inversión.4. procesamiento de información.. 9. Producción. a. 5. internacional en ámbito de turismo.. de. dedicadas. estación.. 5. 8. Formalización y capacitación para. y otras entidades relacionadas, a la promoción. internacional.. 7. Formalización y capacitación para. Acceso preferencial a mercados de la APEC.. amplia. información. 9. gracias a sus sistemas de información.. Turismo, actividad económica que generará empleo y divisas para el país.5. 10. Estrategia. unificada. para. promoción. de. 10. Flujo. DEBILIDADES Unidades. de. apoyo. y. comercial. en. aumento.6. exportaciones y turismo.. 1. turístico. no. AMENAZAS cuentan. con. 1. indicadores de medición de resultados.. Crecimiento. de. agencias. gubernamentales de promoción del turismo. y. exportaciones. en. Latinoamérica.7 2. Personal no está correctamente capacitado en tema de control interno.. 2. Infraestructura y servicios logísticos insuficientes para exportación de bienes y servicios.8. 12.

(16) 3. No cuenta con infraestructura propia.. 3. No se hace uso debido de buenas prácticas de manufactura y de gestión empresarial en empresas exportadoras.9. 4. Desconfianza de proveedores de bienes y. 4. Operadores turísticos informales.10. 5. Inseguridad genera imagen negativa. servicios por ser entidad del estado. 5. Logros y actividades institucionales no son. para el turismo. 11. correctamente difundidas. 6. Falta de programas que fortalezcan oferta. 6. turística y exportable de comunidades de bajo. Conflictos. sociales. desanima. el. ingreso del turista al país.. recursos. 7. Estructura organizacional de unidades de. 7. apoyo formado desde perspectiva funcional.. Conectividad aérea internacional, inter e intra regional insuficiente para el desarrollo del turismo.12. 8. No todas las unidades están alineadas con el. 8. Plan Estratégico Institucional (PEI). 9. Controles innecesarios en los procedimientos,. Poca. innovación. en. el. concentrada. atractivos 9. en. pocos. turísticos.13. Insuficiente. asociatividad. empresarial.14. los cuales causan retrasos. 10. Oferta. desarrollo. actividades de las unidades de apoyo.. de. 10. Barreras de acceso a mercados de países de destino.15. Fuente: Elaboración propia 1. 1. Andina-Agencia peruana de noticias (2019, 15 de marzo). Recuperado de: https://andina.pe/agencia/noticia-omt-peru-seesta-posicionado-el-mundo-una-imagen-turistica-%E2%80%9Cmagnifica%E2%80%9D-551955.aspx 2 Diario Gestión (2019, 25 de marzo). Recuperado de: https://gestion.pe/economia/mincetur-recibe-donacion-japoncapacitacion-turistica-diez-regiones-250982-noticia/ 3 Diario Gestión (2019, 25 de marzo). Recuperado de: https://gestion.pe/publirreportaje/aula-virtual-exportadores-promperuemplea-efectivo-metodo-aprendizaje-224500-noticia/ 4 Diario El Comercio (2019, 29 de marzo). Recuperado de: https://elcomercio.pe/especial/zona-ejecutiva/actualidad/queperu-sigue-siendo-atractivo-inversionistas-noticia-1993190 5 Diario Perú 21 (2019, 20 de marzo). Recuperado de: https://peru21.pe/economia/ccl-turismo-tercer-sector-genera-divisaspais-444536-noticia/ 6 Diaro el Peruano (2019, 30 de abril). Recuperado de: https://www.elperuano.pe/noticia-flujo-turistico-aumento-21-primertrimestre-78038.aspx 7 Alianza del Pacifico (2019, 30 de abril). Recuperado de: https://alianzapacifico.net/wp-content/uploads/cartilla-turismo.pdf 8 Diario Gestión (2019, 30 de abril). Recuperado de: https://gestion.pe/economia/comex-peru-costos-logisticos-caros-alianzapacifico-251569-noticia/ 9 Diario Gestión (2019, 30 de abril). Recuperado de: https://gestion.pe/economia/ley-inocuidad-alimentaria-ee-uu-exigeexportadores-peruanos-116383-noticia/ 10 Diario La República (2019, 30 de abril). Recuperado de: https://gestion.pe/economia/ley-inocuidad-alimentaria-ee-uuexige-exportadores-peruanos-116383-noticia/ 11 Diario Perú 21 (2019, 30 de abril). Recuperado de: https://gestion.pe/economia/ley-inocuidad-alimentaria-ee-uu-exigeexportadores-peruanos-116383-noticia/ 12 Ministerio de Comercio Exterior y Turismo (2019, 01 de mayo). Recuperado de: https://www.mincetur.gob.pe/wpcontent/uploads/documentos/turismo/eventos_capacitaciones/Primer_Foro_Internacional_de_Facilitacion_Turistica/Lunes_2 6_junio/Bloque_III/2.La_importancia_de_la_infraestructura_para_mejorar_la_conectividad_aerea_MTC.pdf 13 Diario el Comercio (2019, 01 de mayo). Recuperado de: https://elcomercio.pe/economia/opinion/falta-diversificar-ofertaturistica-magali-silva-noticia-615216 14 Hacer Perú (2019, 01 de mayo). Recuperado de: http://hacerperu.pe/la-asociatividad-el-camino-para-muchas-mype/ 15 Sistema Integrado de Información de Comercio Exterior (2019, 01 de mayo). Recuperado de: http://www.siicex.gob.pe/siicex/portal5ES.asp?_page_=709.69200. 13.

(17) 1.11 Presentación de cifras relevantes de los estados financieros. Figura 5: Estado de Situación Financiera Promperú, 2017 y 2018.Fuente: Promperú.. 14.

(18) Figura 6: Estado de Gestión Promperú 2017 y 2018. Fuente: Promperú.. 15.

(19) Figura 7: Estado de Situación Financiera Promperú, 2017 y 2016. Fuente: Promperú.. 16.

(20) Figura 8: Estado de Gestión Promperú, 2017 y 2016. Fuente: Promperú.. 17.

(21) Figura 9: Estado de Situación Financiera Promperú, 2016 y 2015. Fuente: Promperú.. 18.

(22) Figura 10: Estado de Gestión Promperú, 2016 y 2015. Fuente: Promperú.. 19.

(23) De acuerdo a las cifras mostradas sobre los estados finacieros de Promperú, podemos comentar lo siguiente: •. En la figura 5, estado de situación financiera 2018-2017, se puede apreciar una reducción en 56.96 % de las cuentas por pagar a proveedores del año 2018 con respecto al año 2017.. •. En la figura 6, estado de gestión 2018-2017, se aprecia una reducción de 13.69 % de los gastos de bienes y servicios del año 2018 con respecto al año 2017.. Tabla 2 Ejecución Presupuestal por Genérica de Gasto 2018 (En Soles) Genérica de Gastos. PIM. Ejecución de Devengado. % Ejecución. Bienes y Servicios. 243,574,109. 209,922,583. 86%. Otros Gastos Adquisiciones de Activos No Financieros Total. 2,942,842. 2,914,770. 99%. 2,307,545. 2,016,766. 87%. 248,824,496. 214,854,119. 86%. Fuente: Consulta amigable MEF. Tabla 3 Ejecución Presupuestal por Genérica de Gasto 2017 (En Soles) Genérica de Gastos. PIM. Ejecución de Devengado. % Ejecución. Bienes y Servicios. 247,471,728. 242,949,727. 98%. Otros Gastos Adquisiciones de Activos No Financieros Total. 2,230,744. 2,223,318. 100%. 3,270,644. 3,033,621. 93%. 252,973,116. 248,206,666. 98%. Fuente: Consulta amigable MEF. De acuerdo a las tablas presentadas. Esta reducción se sustenta debido a que en el año 2018 hubo una menor asignación presupuestal, la cual fue de S/. 248,824,496 con respecto al año 2017 S/. 252,973,116, y una menor inversión y ejecución de devengado en gastos de bienes y servicios. Correspondiendo 20.

(24) una ejecución de devengado de 86% para bienes y servicios para el año 2018 y una ejecución de 96% correspondiente al año 2017. En conclusión, la variación de cuentas por pagar a proveedores se debe a que el 2018 se invirtió menos en bienes y servicios con respecto al 2017 y por lo tanto se evidencia la disminución en las cuentas por pagar a proveedores en el año 2018. •. En la figura 7, estado de situación financiera 2017-2016, se aprecia un incremento en 241.61 % en las cuentas por pagar a proveedores del año 2017 con respecto al año 2016.. •. En la figura 8, estado de gestión 2017-2016, se aprecia un incremento en 21.68 % en los gastos de bienes y servicios del año 2017 con respecto al año 2016.. Tabla 4 Ejecución Presupuestal por Genérica de Gasto 2017 (En Soles) Genérica de Gastos. PIM. Ejecución de Devengado. % Ejecución. Bienes y Servicios. 247,471,728. 242,949,727. 98%. Otros Gastos Adquisiciones de Activos No Financieros Total. 2,230,744. 2,223,318. 100%. 3,270,644. 3,033,621. 93%. 252,973,116. 248,206,666. 98%. Fuente: Consulta amigable MEF. Tabla 5 Ejecución Presupuestal por Genérica de Gasto 2016 (En Soles) Genérica de Gastos. PIM. Ejecución de Devengado. % Ejecución. Bienes y Servicios. 194,692,965. 187,127,199. 96%. Otros Gastos Adquisiciones de Activos No Financieros Total. 3,007,200. 2,983,623. 99%. 1,964,056. 1,764,169. 90%. 199,664,221. 191,874,991. 96%. Fuente: Consulta amigable MEF. 21.

(25) De acuerdo a las tablas presentadas. Este incremento se sustenta debido a que en el año 2017 hubo una mayor asignación presupuestal, la cual fue de S/. 252,973,116 con respecto al año 2016 S/. 199,664,221, y una mayor inversión y ejecución de devengado en gastos de bienes y servicios. Correspondiendo una ejecución de devengado de 98% para bienes y servicios para el año 2017 y una ejecución de 96% correspondiente al año 2016. En conclusión, la variación de cuentas por pagar a proveedores se debe a que el 2017 se hizo una mayor inversión en bienes y servicios con respecto al 2016 y por lo tanto se evidencia un incremento en las cuentas por pagar a proveedores en el año 2017. •. En la figura 9, estado de situación financiera 2016-2015, se aprecia una reducción en 29.45 % en las cuentas por pagar a proveedores del año 2016 con respecto al año 2015.. •. En la figura 10, estado de gestión 2016-2015, se aprecia una reducción en 13.8 % en los gastos de bienes y servicios del año 2016 con respecto al año 2015.. Tabla 6 Ejecución Presupuestal por Genérica de Gasto 2016 (En Soles) Genérica de Gastos. PIM. Ejecución de Devengado. % Ejecución. Bienes y Servicios. 194,692,965. 187,127,199. 96%. Otros Gastos Adquisiciones de Activos No Financieros Total. 3,007,200. 2,983,623. 99%. 1,964,056. 1,764,169. 90%. 199,664,221. 191,874,991. 96%. Fuente: Consulta amigable MEF. 22.

(26) Tabla 7 Ejecución Presupuestal por Genérica de Gasto 2015 (En Soles) Genérica de Gastos. PIM. Ejecución de Devengado. % Ejecución. Bienes y Servicios. 428,502,947. 415,406,288. 97%. Otros Gastos Adquisiciones de Activos No Financieros Total. 7,398,749. 7,373,627. 100%. 123,202,477. 122,398,564. 99%. 559,104,173. 545,178,479. 98%. Fuente: Consulta amigable MEF. De acuerdo a las tablas presentadas. Esta reducción se sustenta debido a que en el año 2016 hubo una menor asignación presupuestal, la cual fue de S/. 199,664,221 con respecto al año 2015 S/. 559,104,173, y una menor inversión y ejecución de devengado en gastos de bienes y servicios. Correspondiendo una ejecución de devengado de 96% para bienes y servicios para el año 2016 y una ejecución de 97% correspondiente al año 2015. En conclusión, la variación de cuentas por pagar a proveedores se debe a que el 2016 se invirtió menos en bienes y servicios con respecto al 2015 y por lo tanto se evidencia la disminución en las cuentas por pagar a proveedores en el año 2016.. 23.

(27) Capítulo 2. Justificación del tema. 2.1 Alcance del trabajo El presente trabajo trata sobre la situación en la que se encuentra la entidad pública Promperú. Donde se analizan los problemas que ocasiona el retraso en la entrega de los documentos pendientes para pago, que son remitidas por las áreas usuarias hacia la UAFI. El trabajo se centra específicamente en la UAFI, por ser esta unidad la que ejecuta el proceso final de devengado y girado de los compromisos de bienes y servicios adquiridos. Se buscará plantear soluciones para agilizar el trámite documentario en la organización, posteriormente identificar e implementar un sistema que ayude a mejorar el problema de trámite documentario. Se tiene presente los siguientes alcances: a). Pertenecer a la UAFI.. b). Contar con acceso a la información y procesos del área.. c). Conocimiento sobre la problemática que atraviesa el área de control previo de la UAFI, por lo tanto, aportar con alternativas de solución las cuales se plantearon en esta propuesta.. 2.2 Importancia del tema presentado Es importante el tema, debido a que permite identificar y proponer una solución al problema de trámite documentario sobre todo en los meses de mayor carga laboral que ocurre en los últimos meses del año (octubre- diciembre). Es en estos meses donde las áreas usuarias empiezan a remitir sus pendientes a la UAFI, ocasionando una mayor carga laboral para el área de control previo. Esta área se encarga de realizar el control interno de los documentos antes de su pago, ya que revisar y analizar cada expediente al detalle toma tiempo. Además de ello, las áreas usuarias realizan contrataciones en los últimos meses del año lo cual en algunos casos no se llegan a pagar dentro del año fiscal por lo tanto se pasan para el siguiente año, como crédito no devengado.. 24.

(28) Como se puede apreciar en la tabla 8, se registra un mayor aumento del devengado en el cuarto trimestre que comprende los meses de octubre a diciembre, lo que guarda relación como se mencionó anteriormente con un mayor flujo de documentos que ingresan a la UAFI. Esto se evidencia en una ejecución de S/. 75,550,846 mucho mayor con respecto a los tres trimestres anteriores del año.. Tabla 8 Ejecución trimestral de bienes y servicios - 2018 Ejecución Trimestre. Certificación. Compromiso Anual. Atención de Compromiso Mensual. Devengado. Girado. 1er Trimestre. 79,047,998. 47,088,897. 44,609,586. 22,681,845. 21,887,331. 2do Trimestre. 67,874,089. 88,252,329. 87,324,125. 62,427,409. 60,043,408. 3er Trimestre. 29,883,608. 30,987,790. 30,258,643. 49,262,483. 49,971,690. 4to Trimestre. 37,031,478. 43,593,567. 47,730,228. 75,550,846. 77,952,346. Fuente: Ministerio de Economía y Finanzas.. Asimismo, en la tabla 9 se aprecia un mayor volumen de ejecución de devengado en el mes de diciembre de S/. 36,279,519 con respecto al nivel de devengado ejecutado en los meses anteriores del año.. 25.

(29) Tabla 9 Ejecución mensual de bienes y servicios - 2018 Ejecución Mes. Certificacion. Compromiso Anual. Atencion de Compromiso Mensual. Devengado. 29,323,312. 17,141,697. 17,449,319. Febrero. 25,330,344. 14,258,432. 14,912,679. 8,766,119. 8,695,780. Marzo. 24,394,341. 15,688,768. 12,247,589. 10,292,629. 10,341,062. Abril. 35,278,902. 32,151,970. 26,821,198. 11,585,362. 10,875,461. Mayo. 19,329,134. 35,758,431. 40,694,051. 29,792,484. 30,443,489. Junio. 13,266,053. 20,341,928. 19,808,876. 21,049,562. 18,724,458. Julio. 8,576,992. 10,807,221. 9,994,500. 16,292,769. 17,818,914. Agosto. 3,623,097. Girado. Enero. 2,850,489. 8,802,130. 7,073,957. 8,418,785. 18,572,847. 15,890,735. Septiembre. 12,504,485. 13,106,612. 11,845,358. 14,396,866. 16,262,042. Octubre. 18,095,514. 13,342,373. 13,377,078. 14,756,432. 13,992,896. Noviembre. 15,015,402. 11,170,391. 12,605,185. 24,514,895. 17,817,801. Diciembre. 3,920,561. 19,080,803. 21,747,966. 36,279,519. 46,141,648. Fuente: Ministerio de Economía y Finanzas.. Para abordar el problema, se determinarán los factores que impiden que las áreas usuarias remitan sus documentos en forma oportuna a la UAFI.. Por lo tanto, es importante la realización de este trabajo ya que, gracias a la aplicación de un sistema de trámite documentario, la UAFI llevará un mejor control de los expedientes clasificados en ordenes de servicio y de compra que ingresan para pago. Además, aquellos que están pendientes por pagar, nos referimos a: pendientes de pago, expedientes incompletos que pueden carecer de conformidad y factura u orden de servicio o compra. El sistema se busca dinamizar el proceso de pago de estos documentos, el cual brindará tanto beneficios a la unidad para el cumplimiento de sus metas trimestrales de ejecución presupuestal, así como las metas anuales de ejecución establecidas por la entidad. Por último, la unidad se verá favorecida por la mayor fluidez para atender los expedientes de pago a tiempo.. 26.

(30) Capítulo 3. Presentación de la unidad funcional. 3.1 Descripción de la unidad funcional completa La Unidad de Asuntos Financieros cuenta con las siguientes áreas: •. Área de finanzas. •. Área de contabilidad. •. Área de control previo. Ubicación dentro de la empresa: la UAFI pertenece a la Oficina General de Administración, la cual de acuerdo al Reglamento de Organización y Funciones de Promperú realiza las siguientes funciones: A.. Dirige, controla y evalúa los procesos relacionados a logística, contabilidad, tesorería, trámite documentario y archivo de la entidad.. B. Conduce y controla el proceso de ejecución presupuestaria. C. Planifica, organiza, dirige, controla y supervisa las actividades de mantenimiento y conservación de la infraestructura, así mismo las actividades de seguridad, vigilancia y control de las diferentes sedes de la entidad. D. Dirige, administra y evalúa los servicios de mensajería y distribución de bienes y carga, a nivel nacional e internacional. E.. Implementa medidas de ecoeficiencia, las cuales difunde e informa al Ministerio del Ambiente sobre los resultados alcanzados.. F.. Determina el costo de los derechos de trámite de los procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad establecidos en el Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA), así como los precios de venta de los servicios no prestados en exclusividad, establecidos en la Carta de Servicios.. G. Funciones adicionales asignadas por la Gerencia General. H. Las unidades que componen la Oficina General de Administración son: Unidad de Asuntos Administrativos y UAFI.. 27.

(31) Se realiza la recepción de facturas físicas y electrónicas de los proveedores, los días, Lunes, Miércoles y Viernes (Asistente en Contabilidad I). Se realiza el registro del giro en el sistema ERP y SIAF, para procesar los pagos a los proveedores a través de transferencias bancarias e interbancarias (Especialista en Finanzas). Se realiza el registro del devengado en el sistema ERP y SIAF para atender el pago de las obligaciones (Asistente de Control Previo). Se realiza la recepción de las actas e informes de conformidad, así como la recepción de los expedientes para las O/S y O/C y se empatan con las facturas. (Asistente en Contabilidad II). Se realiza la revisión de la conformidad de la documentación presentada por las áreas usuarias para el pago de las obligaciones (Especialista en Control Previo). Figura 11: Flujograma de la UAFI de Promperú. Fuente: Elaboración propia. 28.

(32) 3.2 Características y objetivos de la unidad 3.2.1 Características de la Unidad: A. Ejecuta, registra y controla operaciones de contabilidad y finanzas de la entidad, de acuerdo con la normatividad vigente, haciendo uso de los sistemas de información correspondientes. B. Formula y presenta ante la Dirección General de Contabilidad Pública, los estados financieros y presupuestarios de la entidad. C. Conduce, supervisa y desarrolla procesos de análisis, formulación e interpretación de los estados financieros, así también maneja la información contable, financiera y presupuestaria de la entidad. D. Administra y custodia los recursos financieros, así como las cuentas bancarias de la entidad; a través de conciliaciones bancarias y arqueos de caja. E. Conduce y controla la ejecución presupuestal de acuerdo a las normas de tesorería vigente. F.. Otras funciones que asigna la Oficina General de Administración.. 3.2.2 Objetivos de la Unidad: La UAFI se encarga de programar, coordinar y ejecutar los procesos en los sistemas de contabilidad y tesorería de la entidad.. 29.

(33) 3.3 Organigrama del área funcional y descripción de las funciones del personal. La UAFI está conformada por tres áreas que son: contabilidad, control previo y finanzas. Jefe de la Unidad de Asuntos Financieros. Especialista en Contabilidad y Finanzas. Contabilidad. Contador. Especialista en Contabilidad II. Especialista en Contabilidad I. Control Previo. Finanzas. Especialista en Control Previo II. Tesorero. Especialista en Control Previo I. Asistente de Control Previo. Especialista en Finanzas. Especialista en Tesorería. Asistente de Contabilidad. Asistente de Tesorería. Figura 12: Organigrama UAFI. Fuente: Elaboración propia. El organigrama presentado es del tipo estructural, siendo el jefe de la UAFI la máxima autoridad, las áreas funcionales compuestas por el área de contabilidad, liderado por el contador, el área de control previo, liderado por el especialista en control previo II y por último el área de finanzas, liderado por el tesorero. En resumen, el tipo de organigrama presentado es adecuado porque hay conexiones entre las actividades de las áreas que es propio de este tipo de estructuras organizacionales.. 30.

(34) 3.3.1 Descripción de funciones del personal A continuación, se describen las funciones realizadas por el personal de la Unidad de Asuntos Financieros, las cuales fueron extraídas del Manual de Perfiles y Puestos vigentes de la entidad.. Tabla 10 Manual de Funciones y Perfiles Promperú – Funciones del jefe de la UAFI, PUESTO Jefe de la UAFI MISIÓN DEL PUESTO Conduce, coordina y ejecuta los procesos de los sistemas de contabilidad y tesorería de la entidad. FUNCIONES DEL PUESTO •. Conducir y supervisar la ejecución de los procesos de los sistemas de contabilidad y de tesorería, que permita contar con información exacta y veraz, de acuerdo con la normatividad.. •. Conducir y supervisar la formulación de los Estados Financieros y Presupuestarios e Información Complementaria; suscribirlos y tramitar su presentación a la Dirección General de Contabilidad Pública.. •. Organizar, controlar y mantener actualizados los registros contables por las operaciones económicas, financieras y presupuestarias que realiza la entidad.. •. Programar, coordinar, ejecutar y controlar los recursos presupuestales de acuerdo con la normatividad.. •. Supervisar el cumplimiento de las normas vigentes relacionados a temas tributarios.. Fuente: Promperú. Recuperado de “Manual de Funciones y Perfiles para Contratos Administrativos de Servicios Promperú” (2013, J-1). 31.

(35) Tabla 11 Manual de funciones y perfiles Promperú – Funciones de especialista en contabilidad y finanzas. PUESTO Especialista en Contabilidad y Finanzas MISIÓN DEL PUESTO Apoya en la coordinación y gestión de los temas de competencia de la Unidad de Asuntos Financieros FUNCIONES DEL PUESTO •. Apoyar en el seguimiento de las medidas correctivas de las observaciones y recomendaciones de auditoría interna y externa.. •. Recibir, registrar, distribuir y hacer seguimiento a la documentación interna y externa de la Unidad.. •. Revisar, analizar y monitorear los documentos administrativos que ingresan a la Unidad.. •. Efectuar las coordinaciones internas para la atención de los expedientes.. •. Atender consultas sobre temas relacionados a las competencias de la unidad.. •. Custodiar y controlar los expedientes de contratación recibidos de la Unidad de Asuntos Administrativos, los comprobantes de pago emitidos por los proveedores, la Actas de Conformidad y evidencias remitidas por los usuarios, hasta completar los expedientes e iniciar el proceso de pago.. •. Apoyar en la elaboración de informes financieros y preparación de comunicaciones correspondientes a la Unidad.. Fuente: Promperú. Recuperado de “Manual de Funciones y Perfiles para Contratos Administrativos de Servicios Promperú” (2013, J-3). Tabla 12 Manual de Funciones y Perfiles Promperú – Funciones del Contador PUESTO Contador MISIÓN DEL PUESTO Organiza, coordina, supervisa y desarrolla el proceso de registro e integración contable, así como elaborar los Estados Financieros de la entidad. FUNCIONES DEL PUESTO. 32.

(36) •. Procesar y formular los estados financieros, así como la información complementaria para la Cuenta General de la República.. •. Verificar las operaciones administrativas y efectuar su contabilización en las fases de compromiso, devengado, girado y pagado a través del Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público (SIAF-SP).. •. Coordinar la elaboración de notas de contabilidad y elaboración de las hojas de trabajo del estado de situación financiera y el estado de gestión de acuerdo a los procedimientos del plan contable.. •. Supervisar los análisis de cuentas de los estados financieros.. •. Supervisar el proceso de elaboración y presentación de las declaraciones juradas de impuestos y libros electrónicos a la Administración Tributaria.. •. Supervisar la conciliación bancaria de las cuentas corrientes, y las sub cuentas del tesoro público, así como los arqueos de caja mensuales y las conciliaciones de cuentas reciprocas.. Fuente: Promperú. Recuperado de “Manual de Funciones y Perfiles para Contratos Administrativos de Servicios Promperú” (2013, J-4). Tabla 13 Manual de Funciones y Perfiles Promperú - Funciones Especialista en Contabilidad II PUESTO Especialista en Contabilidad II MISIÓN DEL PUESTO Analiza operaciones ejecutadas por la entidad y obligaciones tributarias por pagar. FUNCIONES DEL PUESTO •. Contabilizar los gastos en el Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público (SIAF -SP).. •. Realizar análisis de los estados financieros.. •. Clasifica y archiva documentación sustentatoria de tributos.. •. Elaboración y presentación de PDT de acuerdo al cronograma de SUNAT.. •. Elaboración de data para el PDT-PLAME.. •. Revisa contabilización de rendiciones de viáticos y encargos.. •. Registro de notas contables de rendiciones.. •. Elaboración de notas de contabilidad.. •. Colabora en arqueos de caja.. Fuente: Promperú. Recuperado de “Manual de Funciones y Perfiles para Contratos Administrativos de Servicios Promperú” (2013, J-5) 33.

(37) Tabla 14 Manual de Funciones y Perfiles Promperú – Funciones Especialista de Contabilidad I PUESTO Especialista en Contabilidad I MISIÓN DEL PUESTO Elabora y analiza de forma mensual, trimestral y anual los estados financieros de la entidad. FUNCIONES DEL PUESTO •. Realiza la contabilización de ingresos en el Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público (SIAF-SP). •. Analiza saldos de cuentas de egresos, gastos y cuentas de orden.. •. Contabiliza operaciones de diferentes fases en el SIAF-SP.. •. Presenta información haciendo uso del programa de libros electrónicos de la SUNAT.. •. Realiza conciliaciones de operaciones reciprocas.. •. Participa en conciliaciones bancarias con el área de tesorería.. Fuente: Promperú. Recuperado de “Manual de Funciones y Perfiles para Contratos Administrativos de Servicios Promperú” (2013, J-6). Tabla 15 Manual de Funciones y Perfiles Promperú – Funciones Asistente de Contabilidad PUESTO Asistente de Contabilidad MISIÓN DEL PUESTO Registra y revisa la documentación para la fase devengado. FUNCIONES DEL PUESTO •. Efectuar el ingreso y recepción de facturas en los sistemas de gestión administrativa de la entidad.. •. Revisar los comprobantes de pago emitidos por los proveedores antes del inicio del proceso de devengado en el SIAF-SP.. •. Apoyo en registro del devengado en el sistema ERP y en el SIAF-SP.. •. Elaborar las hojas de trabajo de las notas de entrada y guías de salidas del almacén.. •. Colabora en la emisión de notas de entrada y salida de almacén.. Fuente: Promperú. Recuperado de “Manual de Funciones y Perfiles para Contratos Administrativos de Servicios Promperú” (2013, J-7) 34.

(38) Tabla 16 Manual de Funciones y Perfiles Promperú - Funciones Especialista en Control Previo II PUESTO Especialista en Control Previo II MISIÓN DEL PUESTO Realiza el control previo a la documentación sustentatoria para pago de bienes y servicios de mayor y menor cuantía. FUNCIONES DEL PUESTO •. Revisa y verifica que la documentación presentada de expedientes de mayor y menor cuantía este correcta y posteriormente registra devengado en el sistema ERP y el SIAF-SP.. •. Registra y verifica la planilla de pagos para los colaboradores de la entidad en el sistema ERP y en el SIAF-SP.. •. Realiza el cálculo de viáticos nacionales e internacionales, así como encargos para el personal de la entidad.. •. Procesa viáticos y encargos en el sistema ERP y en el SIAF-SP.. •. Evalúa solicitudes de reembolsos, sentencias judiciales y resoluciones de devengado. en el sistema ERP y en el SIAF-SP.. •. Revisa, evalúa y visa los reportes de pago de publicidad trimestral.. •. Realiza liquidaciones de órdenes de servicio y compra, así como anulaciones de viáticos y anticipos, de acuerdo a solicitud del área usuaria, en el sistema ERP y en el SIAF-SP.. Fuente: Promperú. Recuperado de “Manual de Funciones y Perfiles para Contratos Administrativos de Servicios Promperú” (2013, J-8). Tabla 17 Manual de Funciones y Perfiles Promperú – Funciones Especialista en Control Previo I PUESTO Especialista en Control Previo I MISIÓN DEL PUESTO Realiza el control previo a la documentación sustentatoria para pago de bienes y servicios de mayor y menor cuantía. FUNCIONES DEL PUESTO. 35.

(39) •. Revisa y verifica que la documentación presentada de expedientes de mayor y menor cuantía este correcta y posteriormente registra devengado en el sistema ERP y el SIAFSP.. •. Apoya al Especialista en Control Previo II en la verificación y registro de planilla de personal de la entidad.. •. Apoya al Especialista en Control Previo II en el cálculo de viáticos nacionales e internacionales, para el personal de la entidad.. •. Procesa solicitudes de viáticos y encargos en el sistema ERP y en el SIAF-SP.. •. Evalúa solicitudes de reembolsos, sentencias judiciales y resoluciones de devengado. en el sistema ERP y en el SIAF-SP.. •. Apoya al Especialista en Control Previo II en la revisión y evaluación de los reportes trimestrales de pago de publicidad.. •. Realiza liquidaciones de órdenes de servicio y compra, así como anulaciones de viáticos y anticipos, de acuerdo a solicitud del área usuaria, en el sistema ERP y en el SIAF-SP.. Fuente: Promperú. Recuperado de “Manual de Funciones y Perfiles para Contratos Administrativos de Servicios Promperú” (2013, J-9). Tabla 18 Manual de Funciones y Perfiles Promperú – Funciones Asistente de Control Previo PUESTO Asistente de Control Previo MISIÓN DEL PUESTO Apoya a los Especialistas en Control Previo I y II en realizar el control previo a la documentación sustentatoria para pago de bienes y servicios de mayor y menor cuantía. FUNCIONES DEL PUESTO •. Registro de la fase de devengado de los expedientes de pago en el sistema ERP y el SIAFSP.. •. Mantener en forma ordenada y actualizada los archivos materia de su competencia.. •. Registro de la fase de devengado de solicitudes de viáticos y anticipos en el sistema ERP y el SIAF-SP. •. Apoya en la revisión de solicitudes de bienes y servicios por caja chica y planillas de movilidad para el personal de la entidad.. Fuente: Promperú. Recuperado de “Manual de Funciones y Perfiles para Contratos Administrativos de Servicios Promperú” (2013, J-10). 36.

(40) Tabla 19 Manual de Funciones y Perfiles Promperú – Funciones Tesorero PUESTO Tesorero MISIÓN DEL PUESTO Coordina y supervisa la ejecución de actividades de Tesorería en el marco del Sistema Nacional de Tesorería. FUNCIONES DEL PUESTO •. Supervisar la ejecución y registro de los ingresos y egresos por todo concepto, en el sistema ERP y en el SIAF-SP.. •. Revisar y visar los documentos por pagar de caja chica y los depósitos efectuados por devoluciones a través del Formato T-6 establecido por la Dirección Nacional de Endeudamiento y Tesoro Público. •. Revisar y suscribir las conciliaciones bancarias.. •. Efectuar el análisis de conciliación de cuentas de enlace en coordinación con el Contador, y suscribirlo.. •. Procesar en el Sistema de Gestión Administrativa de la entidad y en el SIAF, la planilla de personal y de practicantes, emitida por la Oficina de Recursos Humanos, y efectuar las retenciones de impuestos y aportaciones correspondientes.. •. Gestionar la apertura y el cierre, modificación o registro de firmas responsables, de las cuentas corrientes de acuerdo con las necesidades de la entidad.. •. Supervisa el proceso de documentación para realizar pago a proveedores, así como cheques, cartas ordenes, transferencias interbancarias.. Fuente: Promperú. Recuperado de “Manual de Funciones y Perfiles para Contratos Administrativos de Servicios Promperú” (2013, J-11). Tabla 20 Manual de Funciones y Perfiles Promperú – Funciones Especialista en Finanzas PUESTO Especialista en Finanzas MISIÓN DEL PUESTO Ejecuta acciones financieras de gestión y control de gastos de la entidad. FUNCIONES DEL PUESTO. 37.

(41) •. Revisa y registra el proceso de documentación para realizar pago a proveedores, así como cheques, cartas ordenes, transferencias interbancarias.. •. Administrar la caja chica para la entidad.. •. Registra ingresos y depósitos de caja chica de la entidad.. •. Mantiene bajo custodia cartas fianzas y otros valores en garantía.. •. Envía al área de Contabilidad una relación de comprobantes de pago de caja chica.. •. Registra en el sistema ERP y en el SIAF-SP los gastos solicitados mediante caja chica.. •. Realiza el cálculo de detracciones y retenciones para el pago a proveedores y a la SUNAT.. •. Emisión de comprobantes de pago por egresos en el sistema ERP y SIAF-SP.. •. Presenta al Ministerio de Economía y Finanzas la programación y ampliación del calendario de pagos.. •. Apoya al tesorero para el pago de planilla al personal y practicantes de la entidad.. Fuente: Promperú. Recuperado de “Manual de Funciones y Perfiles para Contratos Administrativos de Servicios Promperú” (2013, J-12). Tabla 21 Manual de Funciones y Perfiles Promperú – Funciones Especialista en Tesorería PUESTO Especialista en Tesorería MISIÓN DEL PUESTO Realiza registros y actividades en el Sistema Nacional de Tesorería FUNCIONES DEL PUESTO. 38.

(42) •. Registra ingresos recaudados en cheques o efectivo para registrarlo en la cuenta central del Banco de la Nación.. •. Emite y recibe comprobantes de pago y recibos de ingresos de los extractos bancarios del Banco de la Nación.. •. Registrar diariamente los recursos financieros directamente recaudados (RDR) en el Sistema de Gestión Administrativa de la entidad y en el SIAF.. •. Registra devoluciones de rendiciones de cuentas y elabora papeletas de depósito T-6, para realizar los depósitos en el Banco de la Nación.. •. Enviar al área de contabilidad copia de las facturas y recibos, para su registro de la fase determinado en el sistema ERP y en el SIAF-SP.. •. Realizar el registro de las fases de ingreso (recaudado) y gastos (girado) en el sistema ERP y en el SIAF-SP.. Fuente: Promperú. Recuperado de “Manual de Funciones y Perfiles para Contratos Administrativos de Servicios Promperú” (2013, J-13). Tabla 22 Manual de Funciones y Perfiles Promperú – Funciones Asistente de Tesorería PUESTO Asistente de Tesorería MISIÓN DEL PUESTO Apoyo al área de Finanzas en operaciones relacionadas a finanzas y tesorería. FUNCIONES DEL PUESTO •. Apoya al Especialista en Finanzas para procesar los pagos a proveedores y personal CAS de la entidad.. •. Apoya al Especialista en Finanzas en revisión de documentación contable y tributaria de bienes y servicios.. •. Realiza conciliaciones bancarias.. •. Elaboración de cartas órdenes.. •. Elabora resumen de pagos a SUNAT, para que el área de Contabilidad realice la liquidación de impuestos.. •. Apoya al Especialista en Tesorería para realizar el registro de las fases de ingreso (recaudado) y gastos (girado) en el sistema ERP y en el SIAF-SP.. •. Mantener archivos materia de competencia actualizados.. Fuente: Promperú. Recuperado de “Manual de Funciones y Perfiles para Contratos Administrativos de Servicios Promperú” (2013, J-15). 39.

(43) De acuerdo a las tablas mostradas, son 13 personas que conforman la UAFI, teniendo como la máxima autoridad al jefe de UAFI, seguido por un especialista en contabilidad y finanzas. Un contador, un especialista en contabilidad II, un especialista en contabilidad I y asistente de contabilidad los cuales pertenecen al área de contabilidad. Un especialista en control previo II, un especialista en control previo I y un asistente de control previo que pertenecen al área de control previo. Un tesorero, un especialista en finanzas, un especialista en tesorería y un asistente de tesorería quienes pertenecen al área de tesorería.. 40.

(44) Capítulo 4. Diagnóstico del área funcional. 4.1 Descripción de la situación actual La UAFI presenta problemas al momento de realizar el pago a proveedores, ya que no se puede realizar el pago a un proveedor si no cuenta con la documentación completa. Puede ser la conformidad, facturas o evidencias de servicio generándose cuellos de botella a lo largo del año y eso ocasiona la acumulación de documentos que ingresan próximo a los meses del cierre presupuestal. Por lo que el área de control previo conformada por tres personas no se da abasto para revisar todo el flujo de documentos recibidos. Esto ocasiona un mayor empleo de horas-hombre lo que causa fatiga y falta de concentración del personal para revisar correctamente un expediente. Esta situación sucede principalmente porque los proveedores no remiten su factura a tiempo, o en algunos casos al emitir la factura lo emiten erróneamente lo que ocasiona que se vuelva a solicitar al proveedor emitir una nueva factura corregida. Por otro lado, ocurre una demora en la emisión de informes y actas de conformidad que remiten las áreas usuarias a la UAFI. Este documento sirve como evidencia de que el bien o servicio se entregó correctamente de acuerdo a lo estipulado en los Términos de Referencia (TDR) o Especificaciones Técnicas (ET) para las ordenes de servicio (O/S) y órdenes de compra (O/C) respectivamente. Por lo tanto, genera atraso para poder hacer efectivo el pago de un expediente, en promedio las áreas usuarias se demoran 4 días en remitir la conformidad a la UAFI y en promedio 3 días en emitir la conformidad después de la entrega del producto del proveedor para el caso de documentos de menor cuantía. Para el caso de documentos de mayor cuantía, es un promedio de 17 días en remitir la conformidad a la UAFI y un promedio de 16 días en emitir la conformidad después de la entrega del producto por parte del proveedor. A continuación, se muestra el proceso de entrega de evidencia del proveedor al área usuaria y la emisión y envió de la conformidad a la UAFI:. 41.

(45) Figura 13: Flujo de procesos de emisión de conformidad (Menor Cuantía). Fuente: Elaboración propia. Figura 14: Flujo de procesos de emisión de conformidad (Mayor Cuantía). Fuente: Elaboración propia Otro problema ocurre cuando los expedientes de pago que envían las áreas usuarias y que son remitidas a la UAFI, son derivadas para su revisión al área de control previo. Los especialistas de control previo encuentran irregularidades en los expedientes, como pueden ser: documentación incompleta o errores de precisión en los TDR o ET, las formas de pago o entrega de productos del proveedor. En promedio el 30% de los documentos que revisa el área de control previo están incompletos y son devueltos a las áreas usuarias, siendo las principales causas: faltas de vistos buenos en la conformidad, evidencias del bien o servicio descritas en los TDR o ET que el proveedor envía al área usuaria y que esta documentación 42.

(46) al ser enviada a la UAFI llega de manera incompleta, así mismo errores de precisión en los TDR y ET, por tal motivo se solicita a las áreas usuarias la aclaración de estas mediante la emisión de memorándums.. 43.

(47) Capítulo 5. Identificación del problema. 5.1 Definir el problema real A continuación, se enlistará los problemas, por los cuales se desarrollará el estudio para la mejora de procesos del trámite documentario de la UAFI de Promperú: A. Proveedores no remiten factura correspondiente a tiempo: Los proveedores nacionales como los no domiciliados no envían las facturas a tiempo lo que dificulta la ejecución de las fases de devengado y girado de un expediente de pago. En promedio, los proveedores nacionales se demoran tres días en emitir su factura, por otro lado, los proveedores no domiciliados se demoran hasta 30 días en hacer llegar la factura a la UAFI. B. Demoras en la emisión de informes de conformidad y actas de conformidad: las áreas usuarias no envían a tiempo los informes y actas de conformidad a la UAFI, pueden pasar días de que el bien se haya entregado en almacén o de que se haya brindado el servicio correctamente. Actualmente las áreas usuarias tienen un plazo máximo de 10 días calendarios de emitir la conformidad al bien o servicio. El área usuaria se demora un promedio de cuatro días en emitir la conformidad en el caso de bienes y servicios de menor cuantía y un promedio de 17 días en emitir la conformidad de bienes y servicios de mayor cuantía. Este último genera acumulación carga laboral y se agudiza en las fechas próximas al cierre presupuestal. C. Poca planificación en la ejecución del devengado La UAFI establece metas trimestrales de ejecución del devengado de bienes y servicios, esperando que el primer trimestre del año se ejecute una meta de 30% y para el segundo trimestre 60%. Sin embargo, hay un 10% de ejecución que no se lograr alcanzar para llegar a la meta, debido a que las áreas usuarias no entregan toda la evidencia requerida en los Términos de Referencia o en las Especificaciones Técnicas.. 44.

(48) D. Falta de planificación de contrataciones a fin de año: Las áreas usuarias realizan contrataciones que no están comprendidas dentro del Plan Estratégico Institucional. En los próximos meses al cierre presupuestal (octubre-diciembre), lo que genera una mayor acumulación de documentos para pagar y por lo tanto una mayor carga laboral para la UAFI.. De acuerdo a la información presentada en las tablas siguientes, se evidencia que el mayor volumen de ejecución de devengado de bienes y servicios se presenta en los últimos meses del año. Cómo se muestra en las tablas 23, 25, 27 y 29, el cuarto trimestre es el que registra el mayor monto devengado con relación a los otros tres trimestres del año. Así mismo se aprecia en las tablas 24, 26, 28 y 30, la ejecución del devengado que se concentra más a partir de los meses de octubre, noviembre y diciembre. Por último, en la tabla 31 se presenta el flujo de documentos que ingresa a la UAFI para el pago a proveedores de bienes y servicios, en donde también podemos apreciar que desde octubre a diciembre el flujo de documentos aumenta significativamente con respecto a los otros meses del año.. Tabla 23 Ejecución trimestral de bienes y servicios - 2015 Ejecución Trimestre. Certificación. Compromiso Anual. Atención de Compromiso Mensual. Devengado. Girado. 1er Trimestre. 85,684,542. 61,238,719. 54,415,582. 30,897,762. 21,116,319. 2do Trimestre. 62,643,771. 59,706,739. 60,741,853. 49,690,276. 49,252,983. 3er Trimestre. 87,124,982. 64,084,586. 61,478,084. 66,700,666. 61,391,284. 4to Trimestre. 1,426,887. 50,966,553. 59,361,421. 88,688,179. 104,092,476. Fuente: Ministerio de Economía y Finanzas. 45.

(49) Tabla 24 Ejecución mensual de bienes y servicios- 2015 Ejecución Mes. Certificación. Compromiso Anual. Atención de Compromiso Mensual. Enero. 26,573,793. 13,025,687. 11,462,472. Febrero. 30,726,052. 28,042,761. Marzo. 28,384,696. 20,170,270. Abril. 20,784,090. Mayo Junio Julio Agosto. Devengado. Girado. 2,720,912. 2,434,387. 27,137,108. 9,872,126. 9,963,674. 15,816,002. 18,304,725. 8,718,258. 21,368,854. 23,647,999. 8,598,306. 12,369,432. 21,425,170. 15,314,907. 14,858,181. 18,584,260. 13,601,792. 20,434,511. 23,022,979. 22,235,674. 22,507,711. 23,281,759. 17,597,080. 19,101,078. 20,527,417. 15,912,783. 22,493,947. 75,164,520. 17,951,108. 11,105,063. 30,960,961. 15,909,037. Septiembre. -. 5,636,618. 27,032,401. 29,845,604. 19,826,922. 22,988,300. Octubre. -. 2,968,103. 14,424,327. 16,871,762. 32,311,348. 18,188,043. Noviembre. 862,382. 24,460,872. 26,625,170. 25,945,346. 27,527,738. Diciembre. 3,532,608. 12,081,354. 15,864,489. 30,431,486. 58,376,695. Fuente: Ministerio de Economía y Finanzas. Tabla 25 Ejecución trimestral de bienes y servicios- 2016. Ejecución Trimestre. Certificación. Compromiso Anual Atención de Compromiso Mensual. Devengado. Girado. 1er Trimestre. 77,278,454. 42,249,958. 41,681,126. 25,026,676. 18,384,602. 2do Trimestre. 45,635,148. 63,247,856. 61,736,826. 48,114,076. 39,686,914. 3er Trimestre. 37,778,742. 29,640,769. 29,143,109. 47,508,889. 49,573,564. 4to Trimestre. 27,520,258. 51,462,126. 54,039,650. 65,951,069. 78,831,896. Fuente: Ministerio de Economía y Finanzas. 46.

(50) Tabla 26 Ejecución mensual de bienes y servicios- 2016 Ejecución Mes. Certificación. Compromiso Anual. Atención de Compromiso Mensual. Devengado. Girado. Enero. 14,110,049. 10,226,603. 10,273,552. 2,840,489. 2,835,819. Febrero. 26,374,523. 14,260,017. 12,846,731. 6,161,921. 5,881,035. Marzo. 36,793,883. 17,763,338. 18,560,843. 16,024,267. 9,667,749. Abril. 18,447,295. 27,829,928. 27,152,188. 14,903,062. 11,727,359. Mayo. 14,594,005. 17,781,612. 17,584,829. 16,061,339. 11,001,698. Junio. 12,593,849. 17,636,316. 16,999,808. 17,149,675. 16,957,857. Julio. 10,159,843. 9,857,242. 10,085,251. 13,761,545. 13,677,071. Agosto. 14,366,768. 9,973,734. 9,473,266. 14,914,227. 19,630,482. Septiembre. 13,252,131. 9,809,793. 9,584,591. 18,833,116. 16,266,012. Octubre. 10,479,130. 16,093,302. 16,219,736. 8,366,590. 12,921,903. Noviembre. 17,413,977. 29,116,637. 26,852,286. 18,577,254. 15,867,428. 372,849. 6,252,187. 10,967,628. 39,007,225. 50,042,565. Diciembre. -. Fuente: Ministerio de Economía y Finanzas. 47.

(51) Tabla 27 Ejecución trimestral de bienes y servicios- 2017. Ejecución Trimestre. Certificacion. Compromiso Anual Atencion de Compromiso Mensual. Devengado. Girado. 1er Trimestre. 81,847,812. 54,225,903. 53,835,640. 24,561,980. 24,074,428. 2do Trimestre. 39,888,925. 50,784,609. 49,175,392. 42,589,050. 42,427,917. 3er Trimestre. 62,662,988. 50,987,370. 44,737,744. 48,793,035. 44,926,379. 4to Trimestre. 60,030,020. 86,951,844. 95,200,951. 126,802,892. 131,265,236. Fuente: Ministerio de Economía y Finanzas. Tabla 28 Ejecución mensual de bienes y servicios- 2017. Ejecución Mes. Certificacion. Compromiso Anual Atencion de Compromiso Mensual Devengado. Girado. Enero. 17,813,363. 7,318,771. 7,336,435. 2,843,779. 2,606,201. Febrero. 34,303,356. 16,737,829. 16,414,608. 6,925,038. 6,814,163. Marzo. 29,731,093. 30,169,304. 30,084,597. 14,793,162. 14,654,063. Abril. 11,518,737. 21,345,954. 18,342,234. 13,287,026. 13,016,512. Mayo. 14,724,297. 11,216,700. 13,620,977. 15,985,457. 15,621,698. Junio. 13,645,892. 18,221,955. 17,212,180. 13,316,567. 13,789,706. Julio. 10,302,381. 12,740,907. 12,446,854. 15,273,698. 15,267,672. Agosto. 16,751,244. 15,273,031. 14,108,995. 12,750,752. 12,702,414. Septiembre. 35,609,362. 22,973,432. 18,181,896. 20,768,585. 16,956,293. Octubre. 44,824,262. 34,786,534. 32,809,397. 26,040,196. 14,785,420. Noviembre. 12,088,506. 35,645,364. 41,395,044. 41,117,757. 24,292,178. Diciembre. 3,117,252. 16,519,946. 20,996,510. 59,644,940. 92,187,638. Fuente: Ministerio de Economía y Finanzas. 48.