SECRETARÍA TÉCNICA INSTRUCTIVO ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS ARCHIVISTICOS. Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

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SECRETARÍA TÉCNICA Secretaría Técnica

ITR-ST-03

INSTRUCTIVO

ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS ARCHIVISTICOS Revisión: 01 Página: 1 de 19 TABLA DE CONTENIDO 1. Objetivo. 2. Alcance. 3. Referencias. 4. Definiciones. 5. Descripción. 6. Registros. 7. Anexos

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Victor Figueroa Ortiz

Archivo central

Orlando Dolores Salas

Secretario Técnico Orlando Dolores Salas _{Secretario Técnico}

Firma

Fecha

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1. Objetivos

1.1. Garantizar la integridad y la conservación del patrimonio documental del SENASA.

1.2. Establecer las pautas para la elaboración del Programa de Control de Documentos Archivísticos.

1.3. Organizar los documentos en unidades de archivamiento que facilite la búsqueda y disposición.

2. Alcance

2.1. Es de aplicación en el nivel Central y Direcciones Ejecutivas del SENASA 2.2. Los archivos integrantes del Sistema Institucional de Archivo: Archivo

Central, Archivo Desconcentrado y Archivo de Gestión, están obligados a cumplir con las acciones que se contempla el Programa de Control de Documentos Archivístico (PCDA).

3. Referencias

3.1. Constitución Política del Perú. Art.21 Ley que garantiza la propiedad del Patrimonio Nacional.

3.2. Decreto Ley Nº 19414 (16.05.1972), Ley de Defensa. Conservación e Incremento de Patrimonio Documental de la Nación.

3.3. Decreto Supremo Nº 022-75-ED (19.10.1975), Reglamento del Decreto Ley 19414.

3.4. Ley Nª 25323 (11.06.1991), Ley del Sistema Nacional de Archivos.

3.5. Decreto Supremo Nº 008-92-JUS (26.06.1992), Reglamento de la Ley Nº 25323.

3.6. Directiva Nº 007/86-AGN-DGAI “Normas para la conservación de

documentos en los archivos administrativos del Sector Público Nacional”. 3.7. Ley N° 27785 (2002) Art.32 Inciso: i, (plazo de conservación de

documentos) “Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la

Contraloría General de la Republica”.

3.8. Resolución Jefatural N°442-2014-AGN/J que aprueba el “Reglamento de Infracciones y Aplicación de Sanciones del Sistema Nacional de Archivos”. 3.9. Resolución Jefatural N°023-2019-AGN/J que aprueba la Directiva N°003-

2019-AGN/DDPA “Guía Técnica Archivística para Gobiernos Regionales y Locales”

3.10. Resolución Jefatural N°027-2019-AGN/J que aprueba la Directiva N°007-

2019-AGN/DDPA “Para la Supervisión en Archivos de las Entidades

Públicas”

3.11. Resolución Jefatural N°028-2019-AGN/J que aprueba la Directiva N°008- 2019-AGN/DDPA “Directiva para la Elaboración del Programa de Control de Documentos Archivísticos de las Entidades Públicas”

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ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS ARCHIVISTICOS Revisión: 01 Página: 3 de 19 4. Definiciones

4.1. Actividad Archivística: Es el conjunto de tareas para alcanzar las metas del Plan Anual de trabajo Archivístico (para lo cual se emplean recursos humanos, técnicos y presupuestos) a cargo de la entidad pública.

4.2. Archivo del Nivel Central:

Para el SENASA, se consideran:  Archivo de Gestión  Archivo Central

4.2.1. Archivo de Gestión: Es el responsable de la organización

conservación y uso de los documentos producidos (recibidos y emitidos) en cada unidad de organización del SENASA y de transferirlos al Archivo Central, al concluir su gestión o trámite y/o vencidos los periodos de retención establecidos en el Programa de Control de Documentos Archivísticos de la entidad

4.2.2. Archivo Central: Entre sus funciones:

 Planificar, organizar, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivísticas a nivel institucional, así como la conservación y uso de la documentación proveniente de archivos de gestión y periféricos, e intervenir en la transferencia y eliminación de documentos en coordinación con el Archivo Regional.

 Custodiar únicamente documentos de archivo que han cumplido su vigencia administrativa o el trámite que les da origen. Para el Archivo

Central, no es válida la asignación de términos como “Archivo

Regional”, “Archivo General”, “Archivo Institucional”.

 Se encarga de conducir y elaborar el Plan Anual de Trabajo Archivístico del SENASA en el ámbito de su competencia, conforme a la normativa vigente.

 Es responsable de coordinar con el Comité Evaluador de Documentos (CED) la aprobación del Programa de Control de Documentos, la eliminación de documentos y la aplicación de tecnologías de información a la Gestión Documental del SENASA, en el ámbito de su competencia, conforme a la normativa vigente.

 Asume la elaboración y cumplimiento del Programa de Control de Documentos en lo referido a los períodos de retención documental y los períodos de transferencia de un nivel de archivo a otro, elabora el cronograma anual de transferencia y lo remite al Archivo Regional.  Asesora, evalúa y participa en la implementación de proyectos que

involucran la gestión, tratamiento, conservación, servicio y sistematización de la documentación e información del SENASA.  Elabora y gestiona el Plan Anual de Capacitaciones y desarrollo de las

personas en materia de archivos, de acuerdo a las disposiciones que al respecto establezcan la Oficina de Recursos Humanos del SENASA.

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 Supervisa a los archivos de gestión, así como al personal a cargo de la gestión documental para identificar problemas en materia archivística.

 Es el encargado de solicitar e implementar medidas de prevención para la conservación de los documentos. Por la naturaleza de sus funciones puede implementar y administrar sistemas que permitan el acceso a la información y documentación, así como evaluar y supervisar los procesos de digitalización de documentos a nivel institucional.

4.3. Archivos de Nivel Desconcentrado:

 Archivo Desconcentrado  Archivo Regional

4.3.1. Archivo Desconcentrado:

Para el caso del SENASA, las Direcciones Ejecutivas, custodian el acervo propio de cada dependencia desconcentrada.

Es el responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivísticas de la entidad desconcentrada, así como de la conservación y uso de la documentación proveniente de los archivos de gestión y periféricos de esta unidad desconcentrada e intervenir en la transferencia y eliminación de documentos en coordinación con el Archivo Central del SENASA.

4.3.2. Archivo Regional:

Tienen por finalidad la defensa, conservación, incremento y servicio del Patrimonio Documental de la Nación existente en la Región. Dependen del Gobierno Regional y normativamente del Archivo General de ña Nación, conducen las actividades archivísticas del Sistema en su jurisdicción.

En su ámbito territorial regional son los encargados de supervisar y proteger el Patrimonio Documental Archivístico en cada una de las regiones.

4.4. Asesoramiento Técnico: Acción de coordinación y orientación

metodológica, que se brinda a los/las servidoras(as) encargados de la transferencia en las unidades de organización, para integrar las tareas bajo un parámetro y pauta común con el objetivo de conducir satisfactoriamente con lo programado. Es una actividad archivística.

4.5. Comité Evaluador de Documentos (CED): Es designado por la más alta autoridad institucional y es el encargado de conducir el proceso de formulación del Programa de Control de Documentos, de eliminación de documentos y transferencia documental.

4.6. Conservación de Documentos: Es un proceso archivístico que consiste en mantener la integridad física del soporte de los documentos, a través de las medidas de preservación y restauración correspondiente. Es una actividad archivística.

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ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS ARCHIVISTICOS Revisión: 01 Página: 5 de 19

4.7. Descripción Archivística: Es un proceso archivístico que consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de elaborar los auxiliares o instrumentos descriptivos. Los auxiliares o instrumentos descriptivos son medios que permiten conocer, localizar y controlar los fondos documentales de cada entidad. Es una actividad archivística.

4.8. Documento Archivístico: Es aquel que contiene una información de cualquier fecha, forma y soporte, producido o recibido por persona natural o jurídica, institución pública o privada en el ejercicio de sus actividades y cualquier otro que se genere como resultado del avance tecnológico

4.9. Ficha Técnica de Series Documentales (FTSD): Es el formato utilizado para describir las series documentales que conserva en una unidad de organización, se registra sus valores y períodos de retención.

4.10. Índice Alfabético (IA): Lista de los nombres de las series documentales su sección y código respectivo, ordenados alfabéticamente

4.11. Organización de Documentos: Es un proceso archivístico que consiste en un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad.

4.12. Órganos consultivos: Los órganos consultivos son las instancias inmediatas de coordinación que permiten el desarrollo armónico del sistema, brindando apoyo y asesoramiento en materia de archivo.

4.12.1. Órgano consultivo de nivel Interno:

a) La Secretaría Técnica es el encargado de revisar y aprobar las normas archivísticas de la Institución para que se ejecute a Nivel Nacional.

b) Los Directores de cada Dirección Ejecutiva (D.E.) son los encargados de dirigir y controlar las actividades archivísticas y ejecutar las normas designadas por La Secretaría Técnica.

c) Comité Evaluador de Documentos - CED: Es el encargado de evaluar la documentación innecesaria que debe eliminarse – “valor temporal” (10 años) y “valor permanente” (30 años), siguiendo el procedimiento establecido por las disposiciones del Archivo General de la Nación.

4.12.2. Órgano consultivo de nivel Externo:

a) El Archivo General de la Nación – AGN que es el ente rector del

Sistema Nacional de Archivos.

b) El Archivo Regional del AGN es el ente rector del Sistema Nacional de Archivos y Secretaria Técnica de la Jefatura Nacional del SENASA quienes actuaran como órganos de consulta externo para las DD.EE 4.13. Órgano de Administración de Archivos (OAA): Es el responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las

actividades archivísticas a nivel institucional, así como de la conservación y

uso de los documentos provenientes de los archivos de gestión y periféricos

e intervenir en la transferencia y eliminación de documentos en coordinación

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Para el Nivel Central el OAA, está constituido:

 Secretario Técnico del SENASA

 Responsable del Archivo Central del SENASA.

Para la Direcciones Ejecutivas, el OAA, está constituido:

 Director Ejecutivo

 Jefe de Área de Gestión de la Dirección Ejecutiva.

4.14. Periodo de retención: Tiempo (reflejado en años) asignado a cada serie documental para cada fase de archivo (gestión, periférico o central). Para el caso del archivo de gestión el periodo de retención inicia en la conclusión del trámite que le da origen.

4.15. Programa de Control de Documentos (PCDA): Es un documento de gestión archivística que establece las series documentales que produce una entidad pública como resultado de sus actividades precisando el número de años que deben conservarse y los periodos / plazos de retención en cada archivo hasta

su transferencia al Archivo General de la Nación o su eliminación. Está

conformado por la Ficha Técnica de Series Documentales (FTSD), Tabla de Retención de Documentos Archivísticos (TRDA) y el Índice Alfabético (IA). 4.16. Rotulación: Acción de colocar una carátula que incluya una signatura que

sistematice la información de la agrupación documental (fondo, sección, serie), ubicación y número de la Unidad de Archivamiento o Conservación (caja, paquete, legajo), fechas extremas y código.

4.17. Sección documental: Conjunto de documentos que corresponde a la división de un fondo documental. Para la identificación de cada sección documental se toma en cuenta la unidad de organización o división funcional de la entidad pública

4.18. Serie Documental: Es el conjunto de documentos que tienen características comunes; el mismo tipo documental (informes, memorandos, libros de

contabilidad, etc.) o el mismo asunto y que, por consiguiente, son archivados,

usados, transferidos y pueden ser eliminados como unidad.

4.19. Servicio Archivístico: Es una actividad archivística que consiste en poner a disposición de los usuarios la información registrada de los documentos archivísticos producidos (receptados o generados) por la entidad pública. 4.20. Soporte físico: Medio de almacenamiento de información, entre los cuales

se encuentra el papel, medio electrónico (documento electrónico), audiovisual (audios y videos), entre otros.

4.21. Supervisión de Archivos: Es una actividad archivística que consiste en la verificación de la correcta aplicación de las normas archivísticas emitidas por el Archivo General de la Nación para las entidades públicas.

4.22. Tabla de Retención de Documentos Archivísticos (TRDA): Instrumento utilizado para registrar las denominaciones de las series documentales, sus secciones, valores y periodos de retención.

4.23. Unidad de Archivamiento o Conservación: Corresponde al material adecuado en él se ubican los documentos para su archivo y conservación, como cajas, archivadores o paquetes.

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4.24. Valoración de documentos: Acción que consiste en asignar y establecer el valor (temporal o permanente) y periodo de retención de cada serie documental.

4.25. Valor Temporal (T): Es el valor de aquellos documentos archivísticos que por su contenido dejan de ser imprescindibles y no tienen trascendencia una vez cumplido el fin administrativo, fiscal, contable, legal y otros que los

originaron.

Se consideran documentos de Valor Temporal aquellos

que tengan de 10 años de retención.

4.26. Valor Permanente (P): Es el valor de aquellos documentos archivísticos que por su trascendencia, importancia y uso son indispensables para el desarrollo de la entidad, los referentes a la protección de los derechos ciudadanos, aquellos que reflejan la evolución de la entidad en términos de sus atribuciones y las funciones establecidas por la ley, la estructura orgánica, y todos aquellos documentos archivísticos que aportan una contribución sustancial al estudio y la investigación en cualquier campo del conocimiento. Se consideran documentos de valor permanente aquellos que tengan más de 30 años de retención.

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OFICINA PRODUCTORA- UNIDAD DE ORGANIZACION OAA CENTRAL/ OAA DESCONCENTRADO

CED CENTRAL/ CED

DESCONCENTRADO JEFATURA NACIONAL

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN / ARCHIVO REGIONAL

INICIO

Asesorar en la elaboración del PCDA Elaborar el PLAN DE

CONTROL DE DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS (PCDA)

Z

Identificar las series documentales, valores y

periodos de retención

SI Convocar al Comité de Evaluación de Documentos (CED) para Analizar Evaluar y Aprobar las FICHAS TÉCNICAS

Aprobar las FICHAS TÉCNICAS DE SERIES DOCUMENTALES

Elaborar el ÍNDICE ALFABÉTICO

Emitir el proyecto del PCDA: Fichas tecnicas deseries documentales, Tabla de Retención de Documentos archivisticos e Indice Alfabético Aprobar y oficializar el PCDA mediante una RJ Notificar opinión técnica, adjuntando observaciones Z Comunicar la aprobación y adjuntar copia de la RJ Publicar en el portal del

SENASA

FIN

Emitir opinión técnica para la aprobación del

PCDA Revisar, analizar y evaluar el contenido de la PCDA Elaborar la TABLA DE RETENCIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVISTICOS Revisar, Analizar y suscribir la información contenida en la FICHA TÉCNCA Recibir y Analizar las FICHAS

TÉCNICAS

Revisar y aprobar el PCDA

5. Descripción

5.1. Diagrama de Flujos: Plan de Control de Documentos Archivísticos:

5.2. De la aplicación del procedimiento. 5.2.1. Jefatura Nacional

 Aprobar el Programa de Control de Documentos Archivísticos (PCDA)

5.2.2. El órgano de Administración de Archivos Central (OAA)

 Responsables de elaborar el Programa de Control de Documentos Archivísticos (PCDA).

 Asesorar al CED

Fas

e

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 Responsable de elaborar la Tabla de Retención de Documentos Archivísticos y el Índice Alfabético

5.2.3. El Comité Evaluador de Documentos Central (CED)

 Revisa y aprueba las Fichas Técnicas de Series Documentales

5.2.4. Unidad Organizacional (UO),

 Son responsables de identificar las series documentales, sus valores y períodos de retención en las Fichas Técnicas de Series Documentales.

5.3. Consideraciones Previas:

5.3.1. Nombramiento del Comité de Evaluación de Documentos (CED)

El Comité de Evaluación de Documentos se nombra con Resolución Jefatural, está constituido por:

Nivel Central (CED Central)

 Un representante de la Jefatura Nacional, quien Preside.

 Un representante de la Oficina de Asesoría Jurídica.

 Un representante de la unidad orgánica que generan las series documentales a ser evaluadas.

 Un representante del OAA central, quién actúa como Secretario.

Direcciones Ejecutivas (CED

Desconcentrado)

 El Director Ejecutivo, quien Preside.

 Un representante de la Oficina de Asesoría Jurídica, nombrado por el nivel central.  Un representante de las Áreas Técnicas o

unidad orgánica que generan las series documentales a ser evaluadas.

 Un representante del OAA desconcentrado (Jefe del Área de Gestión), quien actúa como Secretario.

5.3.2. Nombramiento del Organismo de Administración de Archivos (OAA)

El Órgano de Administración de Archivos (OAA), Es el responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivísticas a nivel institucional, así como de la

conservación y uso de los documentos provenientes de los archivos de

gestión y periféricos e intervenir en la transferencia y eliminación de

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Nivel Central (OAA Central)

 Secretario Técnico del SENASA.

 Responsable del Archivo Central del SENASA.

Direcciones Ejecutivas (OAA Desconcentrado)

 Director Ejecutivo.

 Jefe de Área de Gestión de la Dirección Ejecutiva.

5.3.3. Directrices para la Elaboración del Programa de Control de Documentos Archivísticos (PCDA)

1. La Unidad de Organización (UO) del Nivel Central es responsable de elaborar la Fichas Técnicas de Series Documentales del SENASA, para ello recibe asesoramiento del Órgano de Administración de Archivo OAA Central.

2. Las Fichas Técnicas de Series Documentales que se elaboran en el nivel central son las que utilizan, las Direcciones Ejecutivas. 3. Cada Dirección Ejecutiva, revisa las Fichas Técnicas de Series

Documentales, en el caso, que cuenten con documentos no contemplados en las Fichas Técnicas de Series Documentales, deben de comunicarse de inmediato con Secretaría Técnica. 4. El Comité Evaluador de Documentos (CED) debe recibir

asesoramiento del OAA para la revisión y aprobación del PCDA.

5.4. Elaboración del PCDA

5.4.1. La Unidad de Organización (UO) del nivel central, identifica las series

documentales, sus valores y periodos de retención en la Ficha Técnica de Series Documentales, que, al elaborar, debe describir cada serie documental en hojas diferentes, a fin de facilitar su actualización.

5.4.2. El OAA Central / OAA Desconcentrado, recibe y analiza las la Ficha

Técnica de Series Documentales con la información brindada por las Unidades de Organización del nivel Central. En caso de existir observaciones en las Fichas Técnicas de Series Documentales, el OAA se comunica con la Unidad de Organización (nivel central) para corrección.

5.4.3. El OAA central convoca al CED central para el análisis, evaluación y

aprobación de las Fichas Técnicas de Series Documentales.

5.4.4. El CED central revisa, analiza y suscribe la información de las Fichas

Técnicas.

5.4.5. Aprobada la Ficha Técnica de Serie Documental (REG-ST-17), el

OAA central elabora la Tabla de Retención de Documentos Archivísticos (REG-ST-18) y el Índice Alfabético (REG-ST-19).

5.4.6. El CED central solicita opinión técnica al AGN del proyecto de PCDA

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ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS ARCHIVISTICOS Revisión: 01 Página: 11 de 19 5.5. De la Opinión Técnica:

5.5.1. Es la Dirección de Desarrollo de Políticas Archivísticas (DDPA) del

Archivo General de la Nación (AGN), la encargada de revisar, analizar y evaluar el contenido del PCDA.

5.5.2. La DDPA a través del área competente, emite opinión técnica para la

aprobación del PCDA.

5.5.3. La DDPA notifica la opinión técnica, adjuntando las observaciones

correspondientes de ser el caso.

5.5.4. El SENASA aprueba y oficializa el PCDA del nivel central y de las

Direcciones Ejecutivas mediante resolución de alta dirección, debiendo contar con la opinión técnica favorable de la DDPA.

5.5.5. EL SENASA, oficia al AGN la aprobación, adjuntando copia de la

resolución y del PCDA.

5.5.6. El PCDA aprobado es publicado en el portal institucional de la entidad. 5.6. Actualización del Programa de Control de Documentos Archivísticos

(PCDA)

Cuando se aplica

actualización del PCDA

Al promulgarse dispositivos legales, que afecten la gestión institucional y que motiven la necesidad de modificar los valores de la series documentales. Cuando existan cambios

organizacional que origine documentales. sustantivos en modificaciones las u funciones omisiones de de la las unidad series Cuando exista cambio en la estructura orgánica por fusión, reorganización,

Casos en los que se aplica cambio, modificación y actualización del PCDA

privatización que afecte al Fondo Documental, se formula todo el PCDA. Cuando exista solo el cambio de la denominación de una sección documental. Se actualiza la Ficha Técnica de Series Documentales (FTSD), la Tabla de Retención de Documentos Archivísticos (TRDA) y el Índice Alfabético, indicando el nombre de las secciones anteriores o precedentes,

Cuando exista cambio en la valoración, se actualiza la Ficha Técnica de Serie

Documental – FTSD (REG-ST-17), la Tabla de Retención de Documentos

Archivísticos -TRDA (REG-ST-18) y el Índice Alfabético (REG-ST-19) afectado.

6. Registros

6.1. REG-ST-17 Ficha Técnica de Serie Documental.

6.2. REG-ST-18 Tabla de Retención de Documentos Archivísticos. 6.3. REG-ST-19 Índice Alfabético.

7. Anexos:

7.1. Anexo 1: Instrucciones para llenar la Ficha de Serie Documental.

7.2. Anexo 2: Instrucciones para llenar la Tabla de Retención de Documentos Archivísticos.

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CONTROL DE DOCUMENTOS ARCHIVISTICOS

01 13 de 19

REG-ST-17 Ficha Técnica de Serie Documental

REG-ST-17 FICHA TECNICA DE SERIE DOCUMENTAL ‘Número

De FTSD 1. DATOS GENERALES

1.1 Región 1.2 Provincia 1.3 Distrito

1.4 Entidad 1.5 Unidad de Organización

2. IDENTIFICADOR DE LA SERIE DOCUMENTAL

2.1 Sección 2.2 Nombre de la serie 2.3 Código

3. DESCRIPCION DE LA SERIE OCUMENTAL 4. REGLAS DE CONTROL Y RETENCIÓN 3.1 Definición 4.1 Valor de laserie documental 4.2 Periodos de Retención 4.3 Total de Años AG AP OAA / AC 3.2 Marco normativo 3.3 Accesibilidad

5. FIRMAS DE LOS MIEMBROS DEL CED

3.4 Soporte físico

Presidente del CED Asesoría Jurídica

Funcionario responsable - Doc. Evaluados

Jefe del OAA 6. PERSONAL RESPONSABLE DE LA

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REG-ST-18 Tabla de Retención de Documentos Archivísticos

REG-ST-18 Tabla de Retención de

Documentos Archivísticos Tabla Nº

1. Nombre de la Entidad: 2. Sección:

3. Código 4. Nombre de la serie

5. Valor de la serie doc. 6. Periodo de Retención A.G .

O.A.A. _{Años de}Total Retención

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REG-ST-19 Índice Alfabético

REG-ST-19 Índice

Alfabético Páginas:

1.- Nombre de la Serie

Documental 2.- Sección 3.- Código

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INSTRUCTIVO

Anexo 1: INSTRUCCIONES PARA LLENAR FICHA TÉCNICA DE SERIE DOCUMENTAL (FTSD) (REG-ST-17)

(“) La Ficha Técnica de Series Documentales, debe ser numerada en orden correlativo. 1. Datos Generales: Corresponde al nombre de la región, provincia, distrito, nombre

oficial de la entidad (tomar como referencia la razón social) y la unidad de organización. 2. Identificador de la serie documental:

2.1 Sección: Se obtiene de la división del fondo documental. Para la identificación de cada sección documental se toma en cuenta la unidad de organización de los distintos niveles organizacionales (órgano, unidad orgánica, subunidad orgánica y área) o división funcional de la entidad pública.

2.2 Nombre de la serie: Se consigna el nombre de la serie documental, asignado por la gestión, uso, manejo, dispositivo normativo o acuerdo del Comité Evaluador de Documentos. No se denomina una serie documental por materia, tipo documental simple o tema. Si se emplean siglas en el nombre de la serie documental, es necesario que se indique su significado en la descripción.

2.3 Código de la serie: La entidad pública consigna el código por cada serie documental de acuerdo a las necesidades, análisis y gestión archivística propio de cada entidad.

3. Descripción de la Serie Documental:

3.1 Definición: Describir el contenido de la serie detallando sus diferentes tipos documentales.

3.2 Marco normativo: Señalar las leyes, normas, decretos, reglamentos y otros, de carácter obligatorio que se aplican en la gestión archivística de la entidad pública. 3.3 Accesibilidad: En este rubro se considera las reglas de acceso a los documentos que conforman las series, en el ámbito de la legislación vigente y la normatividad propia de cada entidad pública. Generalmente para entidades públicas el acceso es público; sin embargo, la entidad determina las restricciones de acuerdo a la gestión o marco legal vigente. En aquellas series con limitaciones de acceso se consigna la información con restricciones.

3.4 Soporte físico: Describir el soporte (papel, electrónico, audiovisual, entre otros).

4. Reglas de Control y Retención

4.1 En el casillero de valoración de la serie documental, se consigna la letra’ T” para

aquellas series de valor temporal o la letra “P” para aquellas de valor

permanente.

4.2 Los periodos de retención se establecen en años para cada uno de los archivos en el que transcurre el documento durante su ciclo vital: Archivo de Gestión (A.G.), Órgano de Administración de Archivos - Archivo Central.

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4.3 En el casillero Total de Años, se consigna el total de la suma de años de los periodos de retención,

5. Firmas de los miembros del CED: Se debe registrar el nombre, cargo y el sello de los representantes del CED. Los sellos deben corresponder a la unidad de organización a la que pertenecen.

6. Personal responsable de la elaboración de la FTSD: Se registra los nombres y apellidos del responsable de la elaboración de la Ficha Técnica de Series Documentales

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Anexo 2: INSTRUCCIONES PARA LLENAR LA TABLA DE RETENCIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS (REG-ST-18)

1. La Tabla se elabora por cada sección a base de la Información de la Ficha Técnica de Series Documentales.

2. Indicar el nombre de la entidad.

3. Indicar el nombre de la sección de la serie documental. 4. Anotar el código de la serie documental

5. Anotar el nombre de la serie documental.

6. Anotar el valor de la serie: Con la letra T si es Temporal o con la letra P si es Permanente.

7. Anotar los períodos de retención de la serie documental en cada uno de los archivos; sean de Gestión u Órgano de Administración de Archivos, y el Número total de años de retención.

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Anexo 3: INSTRUCCIONES PARA LLENAR EL INDICE ALFABÉTICO (REG-ST-19)

1. Anotar el nombre de las series documentales en orden alfabético. 2. Indicar la sección de la serie documental.

3. Anotar el código de la serie documental.

4. (*) Las páginas deberán numerarse consecutivamente, indicándose con el numero “uno” que será seguido de la preposición “de” y número total de páginas de tabla general.