GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA 195

GUÍA TÉCNICA GTC

COLOMBIANA 195

2007-07-25

SISTEMA DE INFORMACIÓN, COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES DEL SECTOR SOLIDARIO

E: INFORMATION, COMMUNICATION, AND DISSEMINATION SYSTEM IN THE ORGANIZATIONS OF THE SOLIDARITY SECTOR

CORRESPONDENCIA:

DESCRIPTORES: información; sistema de información;

comunicación; divulgación; sector solidario.

I.C.S.: 03.100.01

Editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC) Apartado 14237 Bogotá, D.C. - Tel. (571) 6078888 - Fax (571) 2221435

Prohibida su reproducción Editada 2007-08-03

PRÓLOGO

El Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, ICONTEC, es el organismo nacional de normalización, según el Decreto 2269 de 1993.

ICONTEC es una entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, cuya Misión es fundamental para brindar soporte y desarrollo al productor y protección al consumidor. Colabora con el sector gubernamental y apoya al sector privado del país, para lograr ventajas competitivas en los mercados interno y externo.

La representación de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalización Técnica está garantizada por los Comités Técnicos y el período de Consulta Pública, este último caracterizado por la participación del público en general.

La GTC 195 fue ratificada por el Consejo Directivo de 2007-07-25.

Esta guía está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en todo momento a las necesidades y exigencias actuales.

A continuación se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta guía a través de su participación en el Comité Técnico 204 Gestión en el sector solidario.

AGENDA DE CONECTIVIDAD ALCALDÍA DE CHAPINERO

ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE

ORGANIZACIONES NO

GUBERNAMENTALES PARA LA

COMUNICACIÓN VÍA CORREO

ELECTRÓNICO -COLNODO-

ASOCIACIÓN DE FONDO DE

EMPLEADOS -ANALFE-

CONFEDERACIÓN COLOMBIANA DE COOPERATIVAS -CONFECOOP-

COOPERATIVA DE TRABAJADORES DE LA CASA EDITORIAL EL TIEMPO S.A. Y DE LAS EMPRESAS DE COMUNICACIÓN EN COLOMBIA -COOTRATIEMPO-

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

NACIONAL DE ECONOMÍA SOLIDARIA DANSOCIAL

FONDO DE EMPLEADOS Y

PENSIONADOS DE LA EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ - FONTEBO-

FONDO NACIONAL DE EMPLEAOS Y PENSIONADOS POSTALES -FONDEP- FUNDACIÓN FORO NACIONAL POR COLOMBIA.

PROFESIONAL INDEPENDIENTE

PATRICIA CONSTAIN SOMOSMAS

SÚPER INTENDENCIA DE ECONOMÍA SOLIDARIA

Además de las anteriores, en Consulta Pública el Proyecto se puso a consideración de las siguientes empresas:

AGENCIA COORDINADORA DE

VOLUNTARIADO DE BOGOTÁ Y CUNDINAMARCA. -ACOVOL-

ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ ALIANZA SOCIAL UNIANDINA

ASOCIACIÓN AMERICANA DE

ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS - ASORIESGOS-

ASOCIACIÓN ANTIOQUEÑA DE

VOLUNTARIADO -ADEVOL-

ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE

COOPERATIVAS -ASCOOP-

ASOCIACION COLOMBIANA DE UNIVERSIDADES -ASCUN-

ASOCIACIÓN COLOMBIANA PARA LA COOPERACIÓN -PROYTEC-

ASOCIACIÓN DE EMPRESAS GESTORAS DEL ASEGURAMIENTO DE LA SALUD - GESTARSALUD-

ASOCIACIÓN MUTUAL LA ESPERANZA - ASMET SALUD-

ASOCIACIÓN VOLUNTARIA AMANECER CAJA SANTANDEREANA DE SUBSIDIO FAMILIAR -CAJASAN-

CATSO

CENTRO DE INVESTIGACIÓN Y EDUCACIÓN POPULAR -CINEP-

CONFEDERACIÓN COLOMBIANA DE CÁMARAS DE COMERCIO

CONFEDERACIÓN COLOMBIANA DE COOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO -CONACTA-

CONFEDERACIÓN COLOMBIANA DE VOLUNTARIADO

CONFEDERACIÓN NACIONAL DE ACCIÓN COMUNAL

CONSULTORES ASOCIADOS BOGOTA COLOMBIA -GERENCIACOOP-

CONTRALORÍA GENERAL DE LA NACIÓN COOPERATIVA DE LOS TRABAJADORES DEL INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES -COOPTRAISS-

COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO COLABORAMOS

COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO CONVENIOS HORIZONTE

COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO - COOASEMPRESA-

COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO RECUPERAR

COOPERATIVA DEL SISTEMA NACIONAL DE JUSTICIA -JURISCOOP-

COOPERATIVA FINANCIERA CONFIAR COOPERATIVA MULTISERVICIOS - FABRIT S.C-

COOPERATIVA PARA EL BIENESTAR SOCIAL -COOPEBIS-

COOSALUD

CORPORACIÓN CALIDAD

CORPORACIÓN COLOMBIANA DE ONG. - CCONG-

CORPORACIÓN COLOMBIANA DE VOLUNTARIADO

CORPORACIÓN LEXCOM DE COLOMBIA CORPORACIÓN OPCIÓN COLOMBIA CORPORACIÓN PARA LA EDUCACIÓN, EL DESARROLLO Y LA INVESTIGACIÓN POPULAR DEL INSTITUTO NACIONAL SINDICAL -CED-INS-

CORPORACIÓN TRANSPARENCIA POR COLOMBIA

CRUZ ROJA COLOMBIANA

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO NACIONAL DE ESTADÍSTICA -DANE- EMPRESA SOLIDARIA DE SALUD ECOOPSOS

FEDERACIÓN NACIONAL DE

COOPERATIVAS PETROLERAS - FENACOPETROL-

FUNDACIÓN ASCENDER

FUNDACIÓN DE LA COOPERATIVA FINANCIERA DE ANTIOQUIA -CFA-

FUNDACIÓN SALDARRIAGA CONCHA FUNDACIÓN SOCIAL

FUNDACIÓN SOCIAL COLOMBIANA CEDAVIDA

GESTORES SOCIALES PORTAL AVANZA

PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO -PNUD-

RECUPERAR

SENSE INTERNACIONAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA-

SISMA MUJER SUMA SOCIAL

UN TECHO PARA MI PAÍS

UNIVERSIDAD AGRARIA -UNIAGRARIA- UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE COLOMBIA UNIVERSIDAD DEL EXTERNADO

UNIVERSIDAD MINUTO DE DIOS

UNIVERSIDAD NACIONAL, CIENCIAS ECONÓMICAS.

VIVA LA CIUDADANÍA

ICONTEC cuenta con un Centro de Información que pone a disposición de los interesados normas internacionales, regionales y nacionales y otros documentos relacionados.

DIRECCIÓN DE NORMALIZACIÓN

GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 195

CONTENIDO

Página INTRODUCCIÓN

1. OBJETO ... 1

2. DEFINICIONES ... 1

3. DIRECTRICES ... 3

3.1 GENERALIDADES ... 3

3.2 SISTEMA DE INFORMACIÓN ... 4

3.3 SISTEMA DE COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN ... 7

ANEXOS ANEXO A (Informativo) EJEMPLO DE UNA LISTA DE VERIFICACIÓN ... 11

ANEXO B (Informativo) BIBLIOGRAFÍA ... 17

GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 195

INTRODUCCIÓN

Las posibilidades y los desafíos que plantean las nuevas tecnologías dan origen a nuevas maneras de pensar y de enfrentar los cambios en las diferentes entidades del sector solidario.

La globalización deriva innovaciones en los sistemas de información y comunicación, con nuevos paradigmas y nuevos desafíos por aplicar. La administración de la información soluciona los diferentes problemas en la prestación de servicios, según los requerimientos de un proceso de desarrollo sostenido, para todas las partes interesadas y grupos de interés.

Estos procesos permiten la planificación y desarrollo de instituciones que amplían las bases de la democracia y generan nuevas estrategias para la entidad, a través de sistemas cada vez más creativos y participativos.

Se debe reconocer que la simple existencia de la información no es garantía para su distribución, se necesita de la comunicación y de la divulgación para que estos datos tengan una importancia y una validez en las partes interesadas y grupos de interés.

En el mundo de las organizaciones es fácil encontrar que muchas han fracasado en sus intentos por implementar programas de cambio o estrategias de mejoramiento, en algunos casos, porque sus sistemas de comunicación tanto internos como externos han sido muy deficientes o lo que es peor, no han existido.

Enfrentar nuevos retos, no sólo acerca de la transmisión de mensajes a un público cada vez más diverso, exigente, susceptible e individualista; sino de índole gerencial, que conllevan a decidir cómo hacer viables y sostenibles las entidades en las que prestan sus servicios.

El sector solidario ocupa un lugar relevante en el contexto económico nacional y desde allí se ve planteada la necesidad de desarrollar un sistema de información, comunicación y divulgación eficiente y eficaz, que esté acorde con las nuevas tecnologías y tendencias que le permiten interactuar con sus grupos de interés y partes interesadas.

La importancia de contar con procesos de información, comunicación y divulgación en el sector social y solidario responde en gran medida a una necesidad planteada por este mismo, desde la perspectiva de pensar que éste no ha logrado el reconocimiento esperado.

En este sentido es importante mencionar que a pesar de los múltiples esfuerzos realizados hasta el momento, no hay una conciencia externa suficiente, sobre quiénes integran el sector, cuáles son sus características ni cómo aportan al país.

Esto se evidencia en la ausencia de bases de datos completas que permitan centralizar y sistematizar información sobre el sector y carencias en estrategias de comunicación;

impidiendo a su vez, que haya una divulgación certera y una amplia cobertura sobre los acontecimientos que lo afectan.

GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 195

A esto se le puede sumar el hecho de que no se han formalizado procesos de información, comunicación y divulgación, los cuales han perturbado la correcta interlocución con instancias como el Estado, el sector privado y en algunos casos con sus mismas partes interesadas.

La búsqueda de soluciones a esta problemática ha puesto diversas alternativas a consideración, con el propósito de que las organizaciones del sector cuenten con sistemas idóneos para estos procesos.

Por esta razón, se formula la Guía Técnica Colombiana para la Implementación de un Sistema de Información, Comunicación y Divulgación en las organizaciones del sector solidario; conformado por la administración de la información, la comunicación y divulgación. La Guía Técnica Colombiana busca:

- Superar los puntos críticos mencionados anteriormente.

- Recomendar ciertos elementos que las organizaciones del sector deberían tener en cuenta en el diseño e implementación de sistemas de información, comunicación y divulgación.

- Propiciar una mejor interacción que resulte más efectiva y continua, tanto dentro del sector como fuera de él.

- Promover un mayor acceso de las organizaciones del sector social y solidario a los diferentes medios de comunicación, de manera que sea factible el reconocimiento a su labor.

- Propiciar un control social y una mejoría en la democracia interna de las organizaciones basado en una información confiable y certera y una comunicación fluida dentro de las mismas¹⁾.

1) Documento desarrollado a partir de ORTEGÓN, Ana María.(__) UNIVERSIDAD DE LOS ANDES CONVENIO BITÁCORA SOLIDARIA:”TENDENCIAS” (Documento de trabajo)

GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 195

1 de 17

SISTEMA DE INFORMACIÓN, COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES DEL SECTOR SOLIDARIO

1. OBJETO

Esta guía establece directrices para la implementación y la operación de un sistema de información, comunicación y divulgación en las organizaciones del sector solidario.

2. DEFINICIONES

Para los propósitos de este documento normativo, se aplican los siguientes términos y definiciones.

2.1 Información. Conjunto de datos, declaraciones, confidencias o documentos que se generan en los procesos o actividades de una organización. Ésta debe ser confiable, oportuna, disponible, actualizada. La información puede ser pública o confidencial.

2.2 Comunicación. Proceso de transmisión y retroalimentación de la información, entre las partes interesadas, los grupos de interés y público, en general.

2.3 Divulgación. Proceso mediante el cual una organización del sector solidario publica o hace conocer un hecho, una noticia, un escrito, una información de interés a sus partes interesadas, grupos de interés y público en general.

2.5 Sistema de información. Conjunto de funciones o componentes interrelacionados para obtener, procesar, almacenar y distribuir información, con el fin de apoyar la toma de decisiones y el control en una organización. Igualmente apoya la coordinación, el análisis de problemas y la visualización de aspectos complejos, entre otros.

2.6 Dirección de la organización. Persona o grupo de personas que dirigen una organización.

2.7 Procesos de la organización. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

NOTA 1 Los procesos de una organización son generalmente planificados y puestos en práctica bajo condiciones controladas para aportar valor.

NOTA 2 Los elementos de entrada para un proceso son generalmente las salidas de otros procesos.

GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 195

2

2.8 Copias de respaldo. Reproducciones o duplicados guardados en un medio extraíble (para conservarlos en lugar seguro). Ésta es información sensible referida a datos o a un sistema.

Las copias de respaldo en un sistema informático tienen por objetivo el mantener cierta capacidad de recuperación de la información ante posibles pérdidas.

NOTA 1 Las copias de respaldo se pueden realizar tanto en computadores personales como en servidores. El medio utilizado puede ser un disco duro externo, un CD-ROM grabable, cintas de datos (DAT, LTO), discos ZIP o JAZ o magneto-ópticos o un centro de respaldo remoto, todo dependerá de la escala a la que trabaje la organización.

NOTA 2 La copia de seguridad puede realizarse a partir de los datos (bases de datos, correo electrónico, carpetas compartidas en un servidor de archivos) y también de archivos que formen parte del sistema operativo.

2.9 Planes de Sistemas de Información (PSI). Documento en el cual se establece la planificación del sistema de información (véase el numeral 3.2.1).

2.10 Centralización de la información compartida. Proceso mediante el cual se concentra la información utilizada por diferentes procesos o áreas de la organización, con el fin de lograr que ésta se mantenga vigente, accesible, única y oportuna.

2.11 Integridad de la información. Exactitud o validez de la información contenida en una base de datos.

2.12 Seguridad de la in formación. Protección de los datos contra una revelación, alteración o destrucción no autorizada.

2.13 Fuentes de información. Persona u objeto que provee datos. Las fuentes de información pueden clasificarse de la siguiente forma: documentos de consulta o referencia; publicaciones periódicas; Imágenes fotográficas y audiovisuales; páginas web o personas, entre otros.

2.14 Flujogramas. Representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos.

2.15 Grupos de interés. Conjunto de personas o entidades que interactúan con la organización con interés común en una misma actividad.

2.16 Partes interesadas. Persona o grupo de personas que hacen parte de la organización y tienen un interés en el desempeño, fortalecimiento, funcionamiento de la misma, tales como empleados, asociados, afiliados, beneficiarios, voluntarios, miembros entre otros.

2.17 Administración de la información. Organización, funcionamiento, mantenimiento, preservación y aseguramiento de la información.

2.18 Imagen corporativa. Conjunto de elementos que constituyen la proyección visual de una organización hacia el imaginario colectivo o la memoria social.

EJEMPLO Razón social, logotipo, emblema, bandera, eslogan, colores identificadores, entre otros.

2.19 Actos corporativos. Actuaciones que tienen dimensión comunicativa. Son la estructura que genera acciones con las partes interesadas. La acción corporativa contempla tanto los productos y servicios de la organización como otros actos cotidianos, tales como celebraciones, reuniones, concursos, asambleas tanto con el público interno como con el externo. Esto generará sentido de pertenencia y posicionamiento de la entidad.

2.20 Relaciones públicas. Eje transversal y vital de la comunicación, por buscar la mutua adaptación de una organización con sus partes interesadas y grupos de interés.

GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 195

3

2.21 Cultura del servicio. Se refiere a la forma particular en que una organización presta un servicio o vende un producto. El sustento de la cultura del servicio son las personas, y con éstas se trabajan básicamente tres aspectos: las aptitudes (habilidades), las actitudes (voluntad) y los conocimientos (información). Así mismo, la comunicación como dinamizadora de la cultura, propende por una integración eficiente y eficaz entre las personas, las estrategias y los sistemas, en torno a las partes interesadas, grupos de interés y publico en general.

2.22 Publicity. Gestión de relaciones públicas con la prensa, para lograr que los medios de comunicación, fundamentalmente los masivos, publiquen información positiva de la organización solidaria, sus productos y sus servicios, sin ningún costo.

2.23 Cultura organizacional. Forma de ser y hacer de una organización. Sus características constituyen su estilo y forman parte de su identidad.

2.24 Clima organizacional. Conjunto de componentes relacionados con aspectos formales e informales, facilidades o dificultades de la organización de los sistemas de control, tecnología, procedimientos de trabajo, reglas, normas y relaciones interpersonales existentes.

2.25 Relaciones interpersonales. Proceso proactivo de relaciones que, sumado a las acciones de comunicación, debe llevar a la reducción de situaciones de conflicto, a la generación de confianza mutua entre organización y las partes interesadas, grupos de interés y público en general. Es fundamental la decisión de la organización de sentirse responsable socialmente de sus partes interesadas, como lo es la de las mismas en sentirse parte constitutiva de la organización.

GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 195

4 ANEXO B (Informativo) BIBLIOGRAFÍA

GTC 196: 2007, Rendición de cuentas en organizaciones del sector solidario.

NTC 2921, Sistemas de procesamiento de la información. Símbolos de documentación convenciones aplicables a los diagramas de flujo de datos, de programación y de sistemas y a los gráficos de redes de programas y recursos del sistema.

Orientación sobre el concepto y uso del enfoque basado en procesos para los "Sistemas de gestión ISO/TC 176/SC 2/N 544R2".

NTC-ISO-IEC 27001, Sistemas de gestión de la seguridad en la información. GSI. Requisitos.

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN -ICONTEC- Guía para la definición de indicadores de gestión y de impacto social en las organizaciones del sector solidario. Bogotá. 2007.

…

GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 195

5

IMPORTANTE

Este resumen no contiene toda la información necesaria para la aplicación del documento normativo original al que se refiere la portada. ICONTEC lo creo para orientar a su cliente sobre el alcance de cada uno de sus documentos y facilitar su consulta. Este resumen es de libre distribución y su uso es de total responsabilidad del usuario final.

El documento completo al que se refiere este resumen puede consultarse en los centros de información de ICONTEC en Bogotá, Medellín, Barranquilla, Cali o Bucaramanga, también puede adquirirse a través de nuestra página web o en nuestra red de oficinas (véase www.icontec.org).

El logo de ICONTEC y el documento normativo al que hace referencia este resumen están cubiertos por las leyes de derechos reservados de autor.

Información de servicios aplicables al documento aquí referenciado la encuentra en: www.icontec.org o por medio del contacto [email protected].

ICONTEC INTERNACIONAL