Downsizing del sistema comercial de metales : de Mainframe a una arquitectura cliente / servidor

Universidad Nacional de Ingeniería

Facultad de Ingeniería Industrial y de Sistemas

Downsizing del Sistema Comercial de Metales: de

Mainframe a una Arquitectura Cliente/Servidor

INFORME DE INGENIERIA

Para Optar el Título Profesional de:

INGENIERO INDUSTRIAL

EDUARDO ANTONIO PEREZ GRADOS

DEDICATORIA A mi amada esposa, a mis adorables hijas y a mi hermana, por el permanente aliento en la elaboración del presente trabajo.

DOWNSIZING DEL SISTEMA COMERCIAL DE METALES : DE MAINFRAME A UNA ARQUITECTURA CLIENTE/SERVIDOR

INDICE

DESCRIPTORES TEMÁTICOS CAPITULO I. SUMARIO

CAPITULO I I. INTRODUCCION

CAPITULO III. GENERALIDADES 3.1. Meta del Estudio

3.2. Objetivos del Estudio 3 .3. Alcances

3.4. Definición y Planteamiento del Problema 3.5. Metodología

CAPITULO IV. SITUACIÓN DE LA EMPRESA

Pag. 06 07

09

11 11 12 14 16

4.1. Organización de la empresa 19

4.2. Descripción De Las Funciones Básicas de la Organización 19

4.3. Organigrama del Proyecto 26

4.4. Plan General 28

4.5. Factores de Éxito 31

4.6.Breve Descripción Del Sistema Anterior 31 CAPITULO V. ANÁLISIS DEL SISTEMA EN CLIENTE-SERVIDOR

5.1. Estructura Funcional del Sistema

5.1.1. Descripción Operativa Del Negocio De Metales 34

5.1.2. Descripción Del Sistema 41

5.1.3. Descripción Del Modelo Del Sistema 60 5.1.4. Diagrama Del Modelo Del Sistema 62 5.1.5. Principales Valores De Estado Del Sistema 64

5.1.6. Especificaciones del Sistema 68

5.2. Diseño del Sistema de Información

5.2.2. Almacenamiento Requerido En Disco 5.2.3. Menú del Sistema

5.2.4. Reportes del Sistema

5.2.5. Configuración Del Equipo De Computo

72 74 82

5.2.5.1. Necesidad De Software, Hardware y Red 84

5.2.5.2. Diagrama Computacional 88

5.3. Desarrollo del Sistema de Información

5.3.1. Estrategia de Desarrollo 91

5.3.2. Necesidades de Recurso de Personal 91

5.3.3. Desarrollo de Programas 91

5.4. Implementación del Sistema de Información 5.4.1. Estrategia de Implementación

5.5. Programa Propuesto Del Desarrollo

CAPITULO VI. BENEFICIOS Y COSTOS 6.1. Alternativas de Software al uso de Peoplesoft 6.2. Beneficios

6.3. Costos Asignados al Sistema

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFf A

ANEXOS

93 94

95 96 98

101

DESCRIPTORES TEMA TICOS

BASE DE DATOS CLIENTE I SERVIDOR

COMERCIALIZACION DE METALES DOWNSIZING

MERCADO INTERNACIONAL METO DO LOGIA

MINE RIA RED

CAPITULO I . SUMARIO

La Comercialización de metales refinados se da en el mercado local y en el exterior. Donde el cliente nacional puede retirar su mercadería en Oroya o Callao. La empresa para transportar el refinado desde las refinerías al Callao, utiliza vías de comunicación terrestre o ferroviaria. Para realizar una venta de exportación utiliza las vías marítima o aérea.

Para lograr que la comercialización sea eficiente, éste, debe desenvolverse sobre la base de la economía, rapidez, seguridad y apoyándose en un sistema de información que complemente su actividad de negocios a nivel nacional y mundial.

En el presente estudio, se muestra como se realizó la migración de un sistema de información comercial de metales en mainframe a uno en una arquitectura cliente servidor con interfase grafica de usuario, a fin de evitar el colapso de no contar con un sistema confiable para el año 2000. Debido a la alta mecanización con que se registran sus operaciones tanto de Oroya, Lima y Callao.

Las conclusiones centrales a la que se a llegado puede expresarse en 03 fundamentales

1. El lograr que la Alta Gerencia sea responsable del proyecto fue de vital importancia, porque permite tener soluciones gerenciales en el más corto tiempo posible.

2. Se logró desde el inicio, en el ambiente de producción, que el usuario tenga confianza en los resultados que brinda el sistema. Esto es muy importante, debido a que conlleva, a dejar de lado otros sistemas alternos y apoye el uso del nuevo.

CAPITULO I I. INTRODUCCION

The Doe Run Company es la empresa de los Estados Unidos de Norteamérica más grande en la producción de plomo y la segunda a nivel mundial. Su oficina matriz esta ubicada en St. Louis, Missouri. Cuenta con una fundición y refinería de plomo ubicada en el complejo de Herculaneum, Missouri. y adquiere, a raíz de la privatización parcial de Centromin Perú S.A., inicialmente el complejo Metalúrgico no Ferroso de La Oroya y la Comercialización de su producción (Octubre del 97). Luego compra, también de Centromin, la unidad minera de Cobriza (Setiembre del 98), del cual obtiene principalmente el concentrado de Cobre para la Fundición de la Oroya.

La Oroya cuenta con una capacidad instalada aprox., en toneladas métricas por año, para el proceso de Metalúrgico de los metales y subproductos como se indica a continuación : Cobre Refinado 66 500; Plomo Refinado 91 000; Zinc Refinado 70 000; Plata Fina 1 000; Oro Bullón 2.3; Antimonio Crudo 530, Bismuto 1 000; Cadmio 215; Indio 4.0; Selenio 23.6; Telurio 30.0; Subproductos : Ácido Sulfúrico 55 000; otros 17 910. Dando un total metálico de 244 987.3 y de ácido 55 000. La producción es transportada vía ferrocarriles o en camión, hacia el Callao si la venta es de exportación, para que luego sea embarcada a los principales centros industriales del mundo, si la venta es local esta es despachada directamente desde la Oroya al comprador o si el cliente lo desea lo puede recoger en los almacenes del Callao.

máquinas de las áreas que brinden el servicio directo a la gestión de ventas de la empresa.

Dentro del ámbito minero nacional Doe Run Perú se encuentra entre las tres primeras empresas exportadoras, le superan solo Southem Perú y Y anacocha de Cajamarca. Correspondiendo un 72 % del total de su venta a la exportación.

El presente Estudio se compone de seis capítulos; El capitulo I describe el sumario, Cap. 11 Introducción , Cap. 111 describe la meta del estudio, objetivos, alcances, definición del problema y metodología, el Cap. IV se describe la situación de la empresa , Cap. V se realiza el análisis del Sistema en Cliente Servidor y el Cap VI tenemos los beneficios y costos del sistema ..

CAPITULO I I

3.1 META DEL ESTUDIO

.-Siendo la venta del refinado metálico una de las áreas más importantes de la empresa debido a que con su gestión se logran los mayores ingresos para la organización; con el apoyo de un buen sistema de información a las operaciones de comercialización se estará en posibilidades de tomar decisiones en beneficio de una mejor producción, de una mejor gestión de ventas y del transporte (tráfico).

La meta por la cual se realiza el presente estudio fue el de tener en Producción el Sistema de Información Comercial de Metales en una Arquitectura Cliente /Servidor con una Interfase Gráfica (GUI), antes que empiece el año 2000.

3.2 OBJETIVO DEL ESTUDIO

.-Naturalmente para tener éxito, es necesario encontrar pequeñas metas u objetivos, que al realizarlas nos permita alcanzar nuestra meta trazada. Para obtenerlos, se realizaron reuniones con las personas involucradas en el proyecto. Es decir, estuvieron presentes gerentes, funcionarios, empleados de las áreas usuarias y personal de informática, de tal manera de identificar los objetivos concretos a realizarse.

Por lo tanto, se concretizaron los siguientes objetivos:

a) Migrar el Sistema Comercial actual, de Mainframe a una plataforma Cliente/Servidor, debido a que el Computador Central será descontinuado a fines de 1999.

c) a los Jefes que toman decisiones con la infonnación del sistema.

d) El usuario necesita tener mayor control sobre los reportes, de tal manera que antes de imprimirlo pueda verlo en pantalla. Asimismo, el de usar impresoras tanto matriciales, de láser o de alta velocidad de acuerdo a su requerimiento.

e) El personal de ventas necesita registrar una sola vez los Contratos, Entregas e Instrucciones de Embarque, y no como se viene realizando, donde lo ingresan una y otra vez en los sistemas paralelos con que cuentan.

f) Se necesita ampliar la precisión de los decimales de ensayes de los metales refinados que se ingresan en el laboratorio de Oroya.

g) El operador de Oroya necesita tener la opción de asignar pesos reales a las ventas, que actualmente se realizan solo en el Callao. Así como la posibilidad de registrar datos históricos mayores a un año.

h) El operador de Oroya necesita tener la posibilidad de realizar despachos de ventas de Exportación directamente a un Terminal de Almacenamiento Marítimo diferente al que se tiene actualmente.

i) El personal de Contabilidad Ventas necesita tener mayor control de los archivos que son remitidos a otros sistemas.

j) El nuevo sistema deberá ser capaz de integrarse a la nueva base de datos de toda la compañía, que actualmente lo viene desarrollando una empresa de servicios infonnáticos. Se busca que todos los sistemas que actualmente se encuentran en diferentes bases de datos, se integren a una sola y esto pennita el uso más eficiente y racional de toda la infonnación de la empresa.

3.3 ALCANCES

.-El presente estudio tiene como alcance la comercialización de metales refinados y los subproductos, lo que representa para la empresa aproximadamente un noventa por ciento de sus ingresos, pero se esta dejando para una segunda fase la funcionalidad de las Ventas en Consignación, Holding y los de Recompra de Metales. Asimismo, no incluye las

ventas del concentrado mmero ni los productos no refinados metálicos (Blister) que pertenecen al Sistema de Concentrados Mineros.

Seguidamente se muestra las áreas que comprende este estudio :

a) Área de Operaciones: Despachos en Refinerías y Laboratorio.

Procesa y emite información de producción: en toneladas o en onzas, cantidades producidas, leyes del metal, fechas de producción, despacho en vagón o camión, y el stock por producto (Oroya). No se incluye el proceso en si de producción, que esta fuera del alcance de este trabajo. Se imprimen reportes de Despacho y Guías de transporte.

b) Área de Ventas: Local y de Exportación.

Procesa y emite información de Contratos, Cuotas y Entregas de Contrato, e Instrucciones de Embarques. Se imprimen la Instrucción de Embarque, Ventas realizadas y de Cables de Confirmación de salidas de naves. Se imprimen reportes detallados de ventas.

c) Área Contable.

Procesa y emite Facturas de ventas locales y de exportación. Así como, emite los archivos de interfase para Contabilidad Ventas y para el Sistema de Cuentas por Cobrar (Lima). Se imprimen reportes de Ventas.

d) Área de Recepción de Despachos : Local y de Exportación.

Procesa y emite información de Despachos provenientes de Oroya para luego asignar los lotes y atados a las ventas, según requerimientos de los contratos. Controlar la salida de material del Almacén. Seguimiento de Stock y Kardex (Callao). Esta área se encuentra actualmente administrada por terceros. Se imprimen reportes de control, Tajas de material con y sin peso.

e) Área de Documentación Callao (Empresa de Terceros):

Procesa información de ventas de exportación, de tal manera de imprimir reportes de Lista de Empaque detalle y resumen, Certificado de Análisis y Certificados de Pesos y Ensayes. Coordina con la Agencia de Aduanas, a efectos de brindar información necesaria para obtener la Nota de Embarque y la Declaración para exportar.

Imprimen reportes de Programación de Naves, Embarques realizados,

Cables de Confirmación.

g) Área de Finanzas.

Controla Documentación de exportación (Remesa de Documentos enviados al cliente). Imprimen Cables de Confirmación y Embarques realizados.

Seguidamente, para ver en forma global los entornos del sistema comercial de metales se presenta el Diagrama de Contexto Figura 1.

3.4 DEFINICIÓN Y PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

.-El presente estudio realiza la migración del sistema de información

que se tenía en el Mainframe IBM-9221 a una plataforma Cliente-Servidor

AS400- NT-SQL-DB2 y que al momento de su realización se presentarán

mejoras pero no exactamente una reingeniería de procesos, debido a la

premura por poner operativo el sistema en la nueva plataforma.

El estudio beneficiará a la Gerencia Comercial en el área de ventas, a la Gerencia de Operaciones en el área de Despachos de las Refinerías y el área de Laboratorio, el área de Recepciones de Despachos y Stocks (Empresa de Terceros), la Jefatura de Tráfico, la Gerencia de Contabilidad (Facturación) y la Gerencia de Finanzas (Seguimientos de Documentos).

Al haber realizado la reunión con el personal de la empresa

involucrado para este sistema y en donde se fijó la meta y los objetivos, es

que para concretizar estos últimos, se mencionaron en dicha reunión los

siguientes problemas que posteriormente dio lugar a los objetivos ya

mencionados

o Migrar la aplicación existente del Mainframe a una nueva plataforma

de Cliente- Servidor. Teniendo en cuenta que el sistema se había

realizado en IDMS en una base de datos de Red y que se pasará a uno

tipo Relacional con interfaz grafica (GUI).

DIAGRAMA DE CONTEXTO FIGURA 1

'EL PERUANO'

TIPO DE CAMBIO

REUTER 'FLASHITO'

PRECIOS DE BOLSA

CIA. DE SEGUROS

CLIENTE

i

SISTEMA COMERCIAL METALES

REFINADOS

SOLICITUDE SERVICIO FLETES

TRANSPORTISTA

DE ORIGEN

DECLARACION PARA EXPORTAR

ORDEN Y NOTA DE EMBARQUE

•

CAMARA DE COMERCIO

ADUANA ENAPU

FINANZAS/ CONTABILIDAD

o Se encuentran inconvenientes con los ensayes finales de los metales,

debido que el número de decimales es menor al que requiere el

Laboratorio, a efectos· de dar mayor confiabilidad a los datos y los

cálculos posteriores.

o Los servicios que brinda el Callao, de almacenaje de la mercadería

podría optimizarse, si el operador de Oroya tuviera la posibilidad de

armar y despachar con destino diferente al que se tiene actualmente.

o Adecuar la manera de cómo se lleva a cabo la numeración de los lotes de Producción de tal manera de poder tener capacidad para guardar información histórica de varios años lo que actualmente no se puede registrar.

o Se observa el uso de sistemas paralelos al computador central u Hojas

de Cálculo, por parte de los usuarios de ventas, debido a lo inflexible

del actual sistema .

o El sistema actual solo permite imprimir en impresoras matriciales y muchos de ellos no se pueden observar si no hasta cuando ya han sido impresas, no dando lugar a verificar la data antes de dicho proceso. o Interfases con Contabilidad, que requerían, que un operador del

computador central, ejecutará tareas en lotes, pero que no eran ejecutadas de inmediato, como muchas veces se requería a efectos de ir controlando las ventas realizadas y las facturas generadas tanto en venta Local como de Exportación.

3.5.-METODOLOGÍA

.-La realización de proyecto esta inmerso en la siguiente metodología :

a) Levantamiento de la Información : Recopilar información de datos registrados y no registrados de las diferentes áreas involucradas en el Estudio. Es decir se realizaron las entrevistas a usuarios y se hizo la observación directa de las operaciones de Oroya, Lima y Callao. Apoyándonos del sistema vigente nos dio luces para encarar el problema con mayor rapidez. Obteniendo con ello un estimado del futuro proyecto en cuanto a personal, presupuesto y calendario de tareas.

b) Organización del Estudio : Se realizó para el éxito del proyecto de una Planificación de tiempos, de recursos y definición del contexto del proyecto con el mayor detalle que fue posible. Generándose así un plan con una estructura del trabajo en forma detallada.

Asimismo, se identificó la meta, objetivos y alcances del nuevo sistema

para que al final la gerencia pueda identificar que todos los acuerdos fueron

cumplidos.

c) Asignación de Responsabilidades : Se registró en el plan general, la

responsabilidad de los Terceros ( Empresa que proporcionó el Software

Básico, capacitación y asesoría) : Deberá asesorar todo lo referente a la

entrega de formatos de avance, del lanzamiento del proyecto, del alcance,

de la preparación del entorno de producción, de la prueba global y ajuste de

performance ; y del que corresponde a Doe Run a través de su Gerencia de

Informática : Confeccionar y aprobar los avances. Definir claramente los

roles y responsabilidades de cada integrante del equipo de trabajo, las

formas y periodicidad de las comunicaciones internas, con los usuarios y la

Dirección . Definir los alcances del proyecto. Proveer los recursos técnicos

para el ambiente de desarrollo, pruebas y de producción, realizar las

pruebas, definir requerimientos de performance, actualizar la

documentación de procedimientos, capacitación de usuarios finales y

entregas de manuales.

d) Seguidamente se especificó la cantidad de personas que estarían en el

proyecto tanto por la empresa de terceros, como por informática y personal

del área usuaria, haciéndose énfasis en el tiempo que dicho personal será

requerido.

e) Establecimiento de los factores críticos para el éxito: Se limita el alcance en

la primera parte de proyecto a las funcionalidades básicas para poder

cumplir con los requerimientos del afto 2000. Ser objetivo en las

expectativas entendiendo que en esta primera fase se implementarán las

funcionalidades básicas, construyendo los cimientos para que en una fase

t) Se establece el compromiso fonnal de ratificar y refrendar el plan general por parte del nivel más alto de la empresa, de las gerencias participes del proyecto y por parte del" proveedor. De tal manera, de generar un compromiso aceptado por todos.

CAPITULO IV.

Doe Run Perú S.R.L. es una Empresa de propiedad privada que opera el complejo Metalúrgico no ferroso de La Oroya desde Octubre 1997 y la mina Cobriza desde Setiembre 1998.

Su actividad se realiza en los departamentos de Lima, Callao, Junín y Huancavelica. En Junín se encuentra el complejo de La Oroya y que esta situado a 180 kilómetros de Lima y a una altitud de 3 755 m. s. n. m .. La mina se ubica en el - departamento de Huancavelica a 350 kilómetros al sur este de Oroya y en una altitud

de 2 100 m. s. n. m.

La empresa produce 5 metales básicos y otros 17 productos comerciales para el mercado nacional y el mercado de exportación, que es su principal negocio. Los productos que comercializa son: Cobre refinado ( cátodos, barras), Plomo refinado, Zinc en Barras, Plata Fina, Oro Fino, asimismo Antimonio Crudo, Bismuto, Cadmio, Indio, Selenio y Telurio; y como subproductos: Trióxido de Arsénico, Sulfato de Cobre, Ácido Sulfúrico, Polvo en Zinc, Sulfato de Zinc y Concentrados de Zinc y Plata, y Blister.

Doe Run Perú S.R.L tiene una fuerza laboral de más de 4 500 personas que laboran directamente en ella. Las ventas de sus productos están entre 400 y 500 millones de dólares americanos anuales.

4.1.- ORGANIZACIÓN DE LA

EMPRESA.-En la siguiente Figura 2, se muestra el Organigrama de la Empresa

4.2.- DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES BASICAS DE LA ORGANIZACIÓN

.-4.2.1. DE LA PRESIDENCIA Y GERENCIA GENERAL

Como Gerencia General esta encargada de planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de los órganos gerenciales de la Empresa, de acuerdo a·los planes, políticas y objetivos aprobados por la Presidencia.

Ejerce la dirección de todos los órganos de la Empresa, así como supervisar el cumplimiento de los lineamientos de política general orientados a optimizar el manejo de los recursos humanos, materiales y económicos financieros de la Empresa. El Gerente General es el representante legal responsable de la administración de la Empresa. 4.2.2. DE LA OFICINA DE AUDITORIA INTERNA

La Oficina de Auditoria Interna es el órgano de control de la Empresa, desarrolla sus actividades en concordancia con las disposiciones legales y vigentes y la política establecida por el Directorio.

Tiene como función básica asistir a la Presidencia Ejecutiva y Gerente General y al Directorio en la supervisión y control de todas las actividades que desarrollan las dependencias de la Empresa, mediante la revisión y examen sistemático de las operaciones financieras y operativas evaluando el funcionamiento del control interno y la gestión empresarial, recomendando la toma de acciones correctivas pertinentes.

4.2.3. DE LA GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y SOPORTE TECNICO

Es el órgano rector del sistema de planificación de la Empresa; encargada del proceso de planeamiento empresarial a través de la formulación y evaluación de planes y estrategias empresariales de

corto, mediano y largo plazo, así como de priorizar las inversiones, al interior y exterior de la Empresa.

Asimismo, en coordinación con las Vicepresidencias y Gerencias, diseñar, desarrollar e implementar el proceso de formulación y

evaluación de los planes operacionales de la Empresa.

DOE RUN PERU S.R.l

1NFOAMAtieX Y iELECOMON

OMSION

CENTRAL DE OPERACIONES

SUPERINT GEN ADMINlsf Y PlANEAMIENTó

GERENTE RECURSOS HUMANOS

DIVISIOH CONTRól Y c.llJb.lb

OllltSJON

TRANSPÓRTE

OFICINA

LEGAL

GERENTE DE PLANEAMIENTO '---1 _{Y SOPORTE TÉCNICO}

ASUNTOS AMMENIAlES lNitfACiAl. GERENTE

4.2.4. DE LA VICEPRESIDENCIA DE TESORERIA CONT ABil.,IDAD E INFORMA TICA Y TELECOMUNICACIONES.

Es el órgano rector� de decisión, de coordinación, de máxima instancia de las Gerencias de Tesorería, Contabilidad , Informática y Gerencia de Planeamiento, y de asesoramiento a la alta Dirección de la Empresa, de tal manera, de dar cumplimiento a todas las políticas económicas-financieras, contables e informáticas y de comunicación de la Empresa.

4.2.4.1. DE LA GERENCIA DE TESORERIA

Es la dependencia rectora y normativa del sistema financiero, de gestión corporativa, encargada del planeamiento y manejo económico-financiero de la Empresa, a corto y mediano plazo, estableciendo e implementando políticas financieras y los requerimientos y aplicación de fondos e inversiones, orientados a la optimización de la función financiera. 4.2.4.2. DE LA GERENCIA DE CONT ABil.,IDAD

Es la dependencia rectora del sistema contable de gestión corporativa, encargada de establecer los sistemas, métodos y procedimientos contables para el registro de las transacciones y operaciones económico­ financieras de la Empresa, teniendo en cuenta los postulados y principios de la contabilidad y las obligaciones tributarias a las que está afecta la Empresa, a fin de estructurar los Estados Financieros, e información estadística resultante del proceso contable. 4.2.4.3. DE LA GERENCIA DE INFORMATICA Y

TELECOMUNICACIONES

Es el órgano central rector del sistema de información empresarial, con funciones de asesoría y apoyo a toda la organización, encargada de dar soporte y asesoría a

todas las áreas de la empresa, en la identificación de sus

necesidades de información, desarrollo,

implementación, operación, mantenimiento y seguimiento del sistema de información computarizadas.

Asimismo, es el ente rector técnico-normativo de todos

los sistemas y equipamiento de cómputo, de software y de telecomunicaciones de la empresa.

4.2.5. DE LA VICEPRESIDENCIA CENTRAL DE OPERACIONES

Es el órgano rector, de decisión, de coordinación y de máxima

instancia de las Gerencias y Superintendencias Generales de Oroya y Cobriza, de tal manera, de dar cumplimiento a todas las políticas de

Exploración, Producción, Metalurgia, Salud, Logística y de Transporte de todo el ámbito Operativo de la Empresa ..

Asimismo brinda asesoramiento a la alta Dirección de la Empresa en todo lo concerniente a la parte Operativa de Oroya y Cobriza.

4.2.5.1. DE LA GERENCIA COMPLEJO METALURGICO

Es la encargada de coordinar con el Vicepresidente y

los Superintendente Generales y de los Gerentes todo lo relacionado con el proceso productivo de la Oroya y de

Cobriza.

4.2.5.2. DE LA SUPERINTENDENCIA GENERAL DE COBRIZA

Es la encargada de planear, organizar, dirigir y controlar las actividades relacionadas con el proceso productivo, que comprende la extracción de minerales y producción de concentrados, desarrollando y

4.2.5.3 DE LAS SUPERINTENDENCIAS GENERALES DE LAS FUNDICIONES & REFINERÍAS DE COBRE, ZINC PLOMO

Es la encargada de planear, organizar, dirigir y controlar las actividades relacionadas con el proceso productivo, operando las plantas de fundición, refinación y transformación metalúrgica, para la obtención de metales y subproductos en forma económica y eficiente, con un adecuado control de calidad y constante mejora de los procesos por medio de la investigación, en concordancia con la misión, objetivos, estrategias y políticas de desarrollo de la Empresa.

4.2.5.4. DE LA GERENCIA MANTENIMIENTO

Es la encargada de coordinar y desarrollar actividades técnicas de apoyo y de servicios a las Superintendencias Generales y Gerencias de Operaciones, en las áreas de servicios de Electricidad e Ingeniería.

4.2.5.5. DE LA GERENCIA ADMINISTRATIVA Y PLANEAMIENTO

Es el órgano encargado de la planificación y del proceso de planeamiento en el ámbito Operativo a través de la formulación y evaluación de planes y estrategias empresariales de corto, mediano y largo plazo.

4.2.5.6. DE LA GERENCIA DE LOS RECURSOS HUMANOS

Es el órgano normativo central, rector del Sistema Administrativo de Personal, con funciones de apoyo y asesoría a toda la organización, encargada de establecer los lineamientos de política y de la formulación,

coordinación y control de los programas corporativos de administración de personal, relaciones laborales, capacitación y desarrollo de personal, remuneraciones, bienestar social y familiar de los trabajadores de la Empresa.

4.2.5.7. DE LA DIVISIÓN DE CONTROL Y CALIDAD

Es la encargada de planear, organizar, dirigir y controlar las actividades relacionadas al control de calidad de la operaciones metalúrgicas, en concordancia con los objetivos, estrategias y políticas de desarrollo de la Empresa.

4.2.6. DE LA GERENCIA COMERCIAL

Es la dependencia de gestión corporativa encargada de planificar, proyectar y ejecutar las ventas de los productos de la Empresa a nivel nacional e internacional, así como de las compras de concentrados y minerales que se requiera para el adecuado abastecimiento de las fundiciones y refinerías de la Empresa. Asimismo, es encargada de tramitación documentaria y movimiento fisico de los productos de la Empresa para su exportación y ventas locales, de acuerdo a los procedimientos y dispositivos legales vigentes, de coordinar con la División de Transporte de la Oroya y con la empresa de Servicios de Almacenamiento y Trámite Aduanero del Callao.

4.2.7. DE LA GERENCIA DE ASUNTOS AMBIENTALES

4.3.- ORGANIGRAMA DEL

PROYECTO.-La empresa ante la necesidad de realizar el Downsizing de los sistemas a una nueva plataforma, se vio en la necesidad de organizar el proyecto según se indica en la Figura 3 (Organigrama del Proyecto). En donde se observa el primer logro del proyecto, que fue, el de lograr la participación de Alta dirección de la Empresa y su compromiso formal para el éxito del mismo. También se muestra la ubicación Sistema de Metales, motivo del presente trabajo, el cual se encuentra bajo el equipo de Desarrollos Internos. En donde el Analista Responsable es el encargado de lograr que su sistema sea exitoso, en conjunto con el grupo de dos analistas, dos programadores y del funcional del área comercial. Este último reportaba directamente a su gerente, es por ello que en el diagrama se observa este detalle. Seguidamente se realiza una breve descripción del organigrama : 4.3.1. Del Vicepresidente De Tesorería Contabilidad E Informática y

Telecomunicaciones.:

En adición a sus funciones ya indicadas en 4.2.4., es la persona de máxima responsabilidad y autoridad para la toma de decisiones de todo el proyecto. Es decir, es el director, el que da las directrices y revisa los documentos remitidos por el Comité de Dirección, de todos los sistemas que se encuentran inmersos en el proyecto.

4.3.2. Del Comité de Dirección:

Comité que cumple un rol fundamental, porque de acuerdo a sus aportaciones se determinarán las características del sistema. Es decir, establece prioridades, modificaciones al proyecto e indica el uso de recursos tanto de personal, logísticos y financieros.

Esta conformado por : Vicepresidente de Tesorería Contabilidad e Informática, Gerente de Informática, Gerente de Comercial, Gerente de Contabilidad, Gerente del Complejo Metalúrgico (Oroya), División de Control de Calidad (Oroya), Gerente de Tesorería.

4.3.3. Del Gerente del Proyecto:

Este cargo recae sobre dos personas. El Gerente de Informática de Doe Run Perú quien es el encargado de ejecutar el proyecto por parte de la empresa en coordinación con el Gerente de PeopleSoft que es el responsable del asesoramiento y transferencia tecnológica del nuevo software base. Son responsables de los informes remitidos al Comité. 4.3.4. Del Gerente de Comercial:

En adición a sus funciones, es responsable por el éxito del los Sistema de Metales y de Concentrados Mineros. El coordinará con el Gerente de Informática, el Coordinador Técnico y el Analista funcional (usuario de comercial) referente a los avances del proyecto y / o dificultades encontradas en el proyecto a efectos de encaminar las posibles soluciones o plantearlas dentro del Comité de Dirección. En forma similar los otros gerentes realizan equivalentes funciones cada uno desde sus respectivas áreas.

4.3.5. Del Coordinador Técnico :

Es el nexo entre los analista de informática y la gerencia, a fin de resolver los problemas administrativos, logísticos o de coordinación con el personal de soporte Técnico de Doe Run o de PeopleSoft. Consolidar los planes de los diferentes sistemas. Existen dos coordinadores : El de Desarrollos Internos que esta relacionado con la creación de los sistemas en la misma empresa y El de Adecuación de PeopleSoft , donde se adecua, se parametriza, entre otras actividades, el software PeopleSoft comprado a la empresa del mismo nombre. 4.3.6. Del Analista Responsable del Sistema Específico:

interfases, esquemas de seguridad y de migraciones de datos de un

sistema a otro. Así como, probar, implementar y documentar los

módulos generados. Coordinar con el Analista funcional a efectos de

realizar algunos cambios durante las fases de programación y de

pruebas. Cambios que de no significar mucho impacto, se resolverán

en el acto, caso contrario dependerá de los coordinadores técnicos y de

las gerencias.

4.3.7. Analista Funcional:

Persona con profundo conocimiento de las actividades propias del

negocio y de las funciones a realizar por el sistema. Es designado por

la gerencia de su área y reporta a su gerente y al coordinador técnico.

En coordinación con el Analista Responsable, deberá definir las

pruebas funcionales, la verificación de los cálculos obtenidos por el

sistema, verificación de los reportes generados y determinar la fecha

( data histórica) desde donde se realizará la migración de datos. Así

mismo, de actua�izar (modificar, eliminar o ingresar) las maestras

provenientes del sistema anterior. Realizar las gestiones para lograr la

participación de usuarios finales, por lo menos a tiempo parcial, a

efectos de ir probando el sistema a medida de que los módulos se

vayan completando y así de esa manera retro-alimentar el sistema con

las opiniones formuladas por los usuarios. El analista deberá

destacarse al proyecto mientras este dure, en el cual su dedicación será

en un cien por ciento.

4.4.- PLAN

GENERAL.-En esta parte se especifica estrictamente lo que se realizó para el

Sistema Comercial Metales.

A efectos de lograr los objetivos propuestos, fue necesario realizar el

análisis del sistema. Para ello se llevo a cabo el levantamiento de la

información mediante las entrevistas a los usuarios, el conocimiento de las

operaciones en el mismo punto donde ellas se desarrollan (Oficinas de Oroya,

DOE RUN PERU S.R.L

.

ORGANIGRAMA DEL PROYECTO _{RESPONSABLE DEL PROYECTO} E INFORMA TICA

1

GER.INFORMA TICA 01. CONTROL CALIDAD

GER.COMERCIAL GER. TESORERIA

GER.CONTABILIOAO

GERENTE DE COMERCIAL GERENTES DEL PROYECTO GERENTE DE CONTABILIDAD GERENTE DE TESORERIA JEFE DE LOGISTICA RESPONSABLE SISTEMAS GERENTE INFORMA TICA RESPONSABLE SISTEMAS RESPONSABLE SISTEMAS RESPONSABLE SISTEMAS CONCENTRADOS Y METALES GERENTE PEOPLESOFT CONTABLE Y METALURGICO DE TESORERIA DE LOGISTICA

1

1

1

1

DESARROLLO OOE RUN SOPORTE TECNICO ADECUIICION PEOPLESOFT

�; �DIRA� �rea _{SOPORTE PEOPLE} 61 SOPORTE 6 B OE RON lH cc5c5Jffl1JiAJ5ml TECNIC�

1

SISTEMA CONCENTAROOS SISTEMA METALES SISTEMA METALURGICO

01 AÑAUsfX RESPOÑSASÍE 01 ANAÜsTA RWWWBLE 01 ANALis'tA RESPótlsMLe _{SISTEMA DE CONTABILIDAD} 01 ANALISTA FUNCIONAL 01 ANALISTA FUNCIONAL 01 ANALISTA FUNCIONAL

01 PROGRAMADOR 02 ANALISTAS DE SISTEMAS 02 ANALISTAS DE SISTEMAS

02 PROGRAMADORES 02 PROGRAMADORES

,--- SISTEMA DE TESORERIA

FIGURA 3 � SISTEMA DE LOGISTK:A

4.5.- FACTORES DE

ÉXITO.-Para llevar con éxito el Sistema Comercial Metales , se observaron los siguientes factores:

a). Uno de los factores críticos de éxito, fue lograr el compromiso formal y total de la Alta Dirección de la Empresa., lograr la participación de los Gerentes de los órganos de línea y apoyo, quienes proporcionaron sus conocimientos técnicos obtenidos gracias a la experiencia en el área y en el que hacer propio de empresa ..

b ). Se logró plasmar un plan específico de sistemas, en donde se consiguió formular el conjunto de especificaciones funcionales, básicos para el buen diseflo de la base de datos y desarrollo total del Sistema Comercial Metales.

c). Previamente al uso del software PEOPLESOFT, como herramienta base para el desarrollo del nuevo sistema, fue probado, de tal manera que pueda ejecutarse sin problemas en el Hardware propio de la empresa. Dicha prueba estuvo a cargo del Administrador de Base de Datos, de Telecomunicaciones y del personal de Soporte Técnico de PeopleSoft .. d). Se logró para el equipo de trabajo una dedicación al cien por ciento, desde

la fecha de inicio del proyecto. Adicionalmente se especificó que el funcional del área comercial estará asignado al proyecto también en un cien por ciento, y que sus funciones del negocio deberá ser asumido por otra persona ..

e). Se dio énfasis a la calidad de la información. Para ello el Analista Funcional y los Analista del equipo de comercial metales depuraron la información previamente a ser migrada al nuevo sistema.

4.6.- BREVE DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA

o Del Sistema Operativo Básico : VM/SP o de máquinas virtuales, VSE/SP para multiprogramación, Función de Spooling , VSE/POWER o el que permite la simultaneidad para: las operaciones de E/S de los periféricos (Lectora/Impresora).

o Del Administrador de espacio en disco: VSENSAM o Administrador de espacio en disco (para archivos indexados, secuénciales, organización relativa), CA/DYNAM-D o Administrador de espacio en disco para archivos secuénciales y áreas de trabajo.

o Del Administrador de Base de Datos : IDMS/BASE o Administrador de Base de Datos con soluciones de Red. Trabaja con paginas para registro fisico de los datos, punteros, Owner, y el seguimiento de los datos en cadena. o Del Sistema para desarrollo de aplicaciones : ADS/ON UNE o el sistema

para el desarrollo de aplicaciones bajo IDMS/R (Process y rutinas de codificación).

o Del monitor de Teleproceso : IDMS/DC monitor de teleproceso para el Idms. o De la Administración de Comunicaciones: _ACFNTAM o Administrador de comunicaciones, ACF/NCP o Programa de Control de Red que corre en el Control de Comunicaciones.

o De los Lenguajes de Programación : COBOLNS, Cobidms, Coboldc.

o Para sorteos de archivos en los JCL : el CA-SORT.

o Impresión de Reportes : CA-RAPS o manejador de registros desde colas de Power, IDMS/OLQ o manejador de Querys en línea

o De la versión del IDMS : Se utiliza la versión 10.2.1

o De emulador de Terminal : EICON A VIVA emula terminal en la P.C. del usuario de Lima y Callao.

El sistema de metales tiene tres módulos : Oroya, Lima y Callao.

Cuenta con 57 registros que al último Backup presentaba un tamaño global de 100 megas. Es un sistema que en su gran parte esta diseñado para trabajar en línea. También presenta procesos batch de actualización nocturna y los procesos de cierre de fin de mes.

Para tener una idea de cómo se tenían las ventanas ( mapa y dialogo) en el computador central, se presenta en el Anexo 2, una muestra de ellas.

Se debe indicar que las ventanas del mainframe son las tradicionales de color verde. Que trabajan a través de caracteres y que interactúan con el usuario, cuando éste presiona la tecla enter o una tecla de función. Es aquí donde el sistema se entera de que el usuario esta tratando de realizar alguna consulta, actualización o eliminación de la base de datos. Pero mientras no presione el enter, el sistema puede estar esperando eternamente por una respuesta ( o por el tiempo asignado internamente por el DBA, para que una tarea permanezca activa) antes de que el sistema lo vuelva hasta el cursor de ingreso de su clave personal.

CAPITULO V. ANÁLISIS DEL SISTEMA EN CLIENTE-SERVIDOR

5.1.- ESTRUCTURA FUNCIONAL DEL

SISTEMA.-5.1.1.- DESCRIPCIÓN OPERATIVA DEL NEGOCIO DE

METALES.-El negocio de metales o su comercialización empieza cuando el personal de ventas realiza la campaña anual para negociar y colocar un estimado de producción ( el estimado anual se mide en función de

la capacidades de planta de cada refinería). En esta etapa, se negocian los contratos de mayor envergadura para la empresa. Obviamente también existen ventas individuales pero generalmente son de menor cuantía.

En función de las negociaciones o de ventas individuales, el Cliente emitirá sus requerimientos de material (Pedido, Solicitud de Cotización o Orden De Compra). Estos requerimientos de Entregas pueden ser de una (se le denomina spot) o de varias (a largo plazo).

Por lo general, Vender en el Mercado Internacional, es un negocio a largo plazo, mientras que el realizado en el Mercado Local o Nacional son más ventas spot que de largo plazo.

En las negociaciones se establece a que Precio de Bolsa (De

Londres o de Nueva York u otro que se estime conveniente) se realizarán los cálculos de las ventas. Para ello la empresa cuenta con

un sistema Reuter que muestra en pantalla las variaciones de las diferentes cotizaciones que se registran en las bolsas.

Adicionalmente, se tiene un sistema en PC, que genera un resumen de las cotizaciones de los principales metales que la empresa comercializa ( conocido como "Flashito ") y que Juego se remite a los vendedores vía correo electrónico. Es necesario mencionar la

importancia de contar con un precio actualizado a efectos de realizar y

emitir una Factura correcta, documento que luego será remitida a

Finanzas / Contabilidad I Sunat. Para efectos de Sunat también se registra el Tipo de Cambio, proveniente del diario "El Peruano" para las ventas realizadas.

Al realizar la venta es necesario consultar si existe Stock. De existir el vendedor ofertará al cliente, indicando que su pedido puede ser atendido a una fecha próxima y a un precio provisional. En caso de que el cliente acepte, el vendedor registrará el Contrato I Cuota/ Entrega según corresponda, dando por iniciado el proceso de venta.

Para cumplir con los ventas, es necesario Ingresar la Producción en Oroya (Stock ), que se alimenta con : el Informe de Producción de cada refinería, en donde se detalla por cada Producto,

los Lotes ( diferenciados por Ja numeración interna que tienen ) y la cantidad de cada uno de los Atados o Piezas (también su numeración, peso, tara y fecha de producción) que incluyen cada lote; y de]

Informe de Laboratorio que contiene los ensayes de los lotes producidos.

Para la salida de una venta al exterior es necesano ( a excepción de que el cliente acepte retirar el producto desde la misma planta de despacho en Oroya y asuma todos los gastos de aduana para la exportación) que la mercadería este disponible en Callao y que sea

registrado por un Terminal de Almacenamiento Marítimo (TAM). Por

ello se realiza el despacho (Despachar Metales Oroya) desde cada planta, de su respectiva refinería.

producción se traslada de una refinería a otra y que los costos de producción de los lotes transferidos son cargados a la refinería de destino.

Al realizar el despacho se ongma una Guía (Exigido por Sunat) y un Manifiesto de transferencia donde se detalla el producto ( Código de Material y nombre), los lotes y sus atados asignados, pesos y fechas de despacho. Estos documentos serán entregados al

Transportista (de ferrocarril o de camión) y que acompañarán a la mercadería hasta su destino.

Al generar un despacho se deberá disminuir el Stock Oroya e incrementarse el Stock Transito en los detalles que presente el manifiesto. Al llegar la mercadería al Callao el operador procede a Recepcionar el Material . En donde deberá verificar si lo transportado concuerda con la copia de la guía y del manifiesto que el tiene. Al dar conformidad a la recepción, el Stock Transito deberá disminuir y el Stock Callao se deberá incrementar en los detalles que indica el manifiesto.

Por lo general las entregas locales son casi el doble que las de exportación. Por ello, cada fin de semana se remite al Jefe de Stock Callao la relación de ventas locales que deben ser atendidas durante la siguiente semana.

Cuando la venta es de exportación, el vendedor antes de realizar la programación de la entrega, deberá recibir del cliente la Instrucción de Embarque. Donde se establece la cantidad solicitada (obviamente dentro del rango estipulado en el contrato) y fecha posible de entrega del producto y otros datos adicionales al embarque. Con estos datos se procede a Crear el documento LE y se programa la venta. Teniendo la LE., el vendedor coordinará con el Jefe de Tráfico a efectos de Reservar Espacio en las Naves (Aéreas o Marítimas) para transportar el metal a su destino y con el Jefe de Stock Callao para el armado respectivo.

Cuando se tenga hecha la reservación, · se procede a Programar la Nave para Asignar a una I.E. Esto significa que teniendo la fecha estimada de arribo y de salida de la nave, del puerto o aeropuerto Callao, ya es posible determinar que Instrucciones o entregas pueden ser embarcadas en dicha nave. Quedando así la I.E. asignada a una nave, acorde con el destino final de la venta .. Cumplido esta etapa, el área de tráfico del Callao, realizará el Pedido de Armado de la venta al Jefe de Stock, para lo cual se le remitirá el

File de Venta de Exportación.

Teniendo el operador /armador del Callao las programaciones respectivas procederá a Asignar Stock a las Ventas (Armado). Es decir, a cada una de las entregas les asignará el peso real (pesos provenientes de cada atado o pieza asignados) que serán correspondientes a las condiciones contractuales de venta .. Armada la venta, se puede proceder a realizar una Paletización de la mercadería, si así lo requieren las compañías aéreas o marítimas, o su manipulación así lo justifique.

Al proceder a armar, a parte de asignarle peso, lo que se esta afectando es el Stock Callao. Quedando ahora rebajados en el mismo peso que la venta fue armada.

Por lo tanto, estos atados o piezas ya no estará disponible para nuevas ventas y la entrega pasa a una condición de armado, con un stock que muestra el volumen comprometido, la cual se denomina ventas separadas. Naturalmente si la venta se cancela a esta altura, el armador procederá a revertir todo. Es decir, el stock se reajusta y los atados nuevamente estarán disponibles.

marítimo). La última es remitida junto al File de Exportación , al área de Documentación (Callao).

En esta área del Callao se procede a Documentar la Venta de Exportación. Es decir, se completa el File de Exportación , con los reportes de Lista de Empaque, Certificado de Pesos y Ensayes, y Certificado de Análisis . Si es necesario se procede a realizar el trámite del Certificado de Origen en la Cámara de Comercio. Asimismo, se gestiona con las navieras o empresas aéreas, el Conocimiento de Embarque (B/L o A WL) documento oficial con el cual se traslada, al transportista, la responsabilidad de la mercadería, según las negociaciones realizadas durante el Fletamiento de nave.El original del B/L será remitido a Finanzas y copia a Contabilidad y Comercial.

Culminado el armado, el vendedor debe actualizar y valorizar el peso y precio real a efectos de que se pueda facturar. Para la venta local, previo a la facturación, el vendedor debe generar la Liquidación

que es remitida a Finanzas, para que ésta área coordine con el cliente a efectos de que realice el pago correspondiente. Pagada la mercadería, se remite de vuelta la Liquidación, indicándose que se puede facturar y que el vendedor pueda imprimir la Orden de Entrega, que faculta al cliente, a retirar el material del Almacén.

Con la Orden de Entrega y su factura el cliente se apersona al almacén para retirar su mercadería. Con el visto bueno correspondiente el operador procede a Despachar la Venta Callao, lo cual origina que debe retirar de su Stock las ventas salientes. Además los lotes y atados asignados a dichas ventas, deben ser registrados, de tal manera que sirva de control ante posibles reclamos. Para una venta de Exportación el T AM comunicará al operador que la venta ya salió del terminal aéreo o marítimo, y procederá a rebajar el stock, en forma similar a una venta local.

Se debe subrayar que una vez que la mercadería salió del Almacén Callao, o de Planta de Despacho de Oroya, o que la responsabilidad de la mercadería paso al transportista, la venta ya no se puede cancelar.

En la Figura 4 se presenta el diagrama general de Comercialización de Metales Refinados y en el Anexo 3 se muestra el Flujo de Datos del Sistema de Metales.

En función de lo indicado anteriormente, se establecen los siguientes procesos:

Módulo Lima:

Vender en Mercado Local.

Vender en Mercado Internacional Reservar Espacio en Naves. Módulo Oroya

Ingresar Producción Oroya

Despachar Metales y Venta Local Oroya

Módulo Callao

Recepcionar Material Callao Programar Nave y Asignar I.E. Asignar Stock a Ventas Callao

COMERCIALIZACION DE METALES REFINADOS

OROYA

LIMA

CLIENTE

FIGURA4

--+

ADUANA ENAPU

CALLAO

5.1.2.- DESCRIPCION DEL

SISTEMA.-El sistema esta conformado por usuarios de Oroya, Lima y Callao. En Oroya tenemos

o Refinería de Zinc que registran Zinc refinado en todas sus calidades, Sulfato de Zinc, Cadmio e Indio.

o Refinería de Plata que registran Oro Bullón, Plata fina y en granallas.

o Planta de Residuos Anódicos que registran Bismuto barras y agujas, Selenio y Telurio.

o Planta de Tostadores de Cobre que registran Antimonio Crudo y Trióxido de Arsénico.

o Planta de Tostación de Zinc que registran Ácido Sulfúrico, Sulfato de Cobre, Bisulfito de Sodio y Oleum.

o Refinería de Plomo que registra Plomo barras, bloque y antimonial.

o Refinería de Cobre que registra Cobre Cátodos, Cobre barras y Alambron.

o Oficina de Transporte, consulta y obtiene información de todos los despachos realizados. Coordina con las plantas y refinerías a fin de asignar transporte a la carga.

En cada refinería, planta o en la Oficina de Transporte, cuentan con una P.C. e impresora, para el acceso al sistema ..

En Lima:

Comercial Metales: 09 personas cada una con P.C. e impresora Contabilidad : 02 personas cada una con P.C. e impresora. Finanzas : una persona con P.C. e impresora.

En Callao: Empresa de servicios que es responsable de ofrecer P.C. a sus empleados incluidos en el sistema.

Área de Aduanas : 01 persona con P.C. e impresora

En función de la entrevista que se realizó a cada usuario, se logró especificar las siguientes funcionalidades, teniendo en cuenta los procesos del sistema, determinados anteriormente:

CJ Vender en el Mercado Local

Validar Cliente y Stock, y Proponer Oferta.- El vendedor al recibir la solicitud de cotización, debe consultar si el cliente no es nuevo, s1 existe stock y precio del metal, para de esta manera emitir la oferta.

Confirmar Contrato.- El cliente confirmará su pedido telefónicamente o vía fax. Luego el vendedor procederá a confeccionar el contrato, que posteriormente, remitirá a la Gerencia Comercial. (Esta parte no esta mecanizada y no se incluye en el proyecto).

Registrar Destino Cliente.- En caso de ser un nuevo cliente, previamente deberá ingresar, R. U.C. , nombre, dirección y la condición de ser cliente local� en el caso del destino, ingresará el lugar o planta donde la mercadería se enviará ( en ambos casos significa dar Alta a un Cliente y un Destino). En caso contrario, deberá ingresar solo el código del cliente y del destino a efectos de realizar alguna modificación.

Registrar Contrato Cuota y Entrega.- El vendedor ingresa código del contrato ( o el sistema lo genera automáticamente), al crear el contrato debe ingresar el código producto, cliente, venta spot o de

largo plazo, las condiciones contractuales de premios I descuentos,

descripción de premios I descuentos, fecha de cierre de contrato, fecha

de inicio del contrato, fecha estimada de entrega, forma de pago, rango del volumen total del contrato, unidad de peso, programas de entregas estimadas, periodos de cotización ( ejemplo M-1 ), cotizaciones ( ejemplo LME-SETT), código de terminal, cantidad de cuotas (pudiendo ser una si es spot ó 12 o más, hasta 99, si es venta a

largo plazo ) y de ser a largo plazo indicar el número de días que debe haber entre cada una de las cuotas.

En la cuota se debe ingresar nombre de cuota según su fecha de generación, cotizaciones especifica de cada cuota, el peso declarado y la cantidad de entregas que tienen (pudiendo ser de O 1 hasta 99). Se debe tener la opción de anular cuotas.

La entrega debe ser generado con los datos estipulados del contrato y cuota. Adicionalmente, se debe ingresar el nombre de la entrega, términos de pago, detalles de pagos de adelanto, fecha estimada de embarque, opción de anular la entrega, opción de poder cambiar la calidad del producto, peso contractual específico, unidad de peso y opción de cambiar el destino final de la venta. Luego se debe generar su valorización con opción de cambiar precio ( contemplar el acceso al precio Reuter o en caso de ser necesario elegir precio fijo), premios, descuentos y el porcentaje de impuesto general a las ventas.

Registrar Programas de Entregas.- El vendedor debe ingresar según disponibilidades de Stock, las fechas para la cual se le debe asignar pesos reales a las ventas, sean estas armadas en el Callao o La Oroya ( que luego serán remitidas a ellos). La programación, por lo general, se realizan los viernes, pero si el caso lo requiere, también se efectúan al momento, en coordinación previamente, con los armadores. En este momento la entrega pasa de una condición de contratado a programado.

Ingresar tipo de Cambio.- Para efectos de cumplir con Sunat, la ventas deben tener registrado el tipo de cambio. Debido a que la

empresa solo vende en dólares. Este parámetro es tomado de el diario "El Peruano".

Registrar e Imprimir Liquidación de Venta.- El vendedor

procede a realizar la liquidación de la venta con el precio, periodo de

cotización, volumen real, nombre del cliente, impuesto y

valorización final. Para luego enviarlo a Finanzas, a efectos de que

proceda a realizar la cobranza. Al cliente se le comunica

telefónicamente o fax sobre el monto a pagar.

Registrar e Imprimir Factura.- Realizado el pago y recibido la

confonnidad de Finanzas ( esta oficina actualizará la liquidación que

luego será remitida a ventas, debidamente cancelada), el operador

procede a generar la factura. Para lo cual debe ingresar el número de

factura interna o dejar que el sistema lo genere, ingresar el número de

contrato, cuota, entrega, y valorización de la venta, seguidamente debe

ingresar el número correlativo de Sunat, y fecha de facturación. La

infonnación del cliente, contrato, cuota y entrega deben ser obtenidos

del respectivo archivo. Se debe registrar el valor cambiario, según

fecha que el cliente pagó la venta.

Registrar e Imprimir Orden de Entrega .. - El vendedor ingresa

código de contrato cuota entrega y luego indicará a que funcionario

debe dirigir la Orden (Si es en Oroya el nombre del Jefe de la

Refinería respectiva , si es Callao al Supervisor de Stock). El

documento se debe imprimir con los datos del cliente, número de

factura Sunat, entrega y volumen. La Orden de Entrega es otorgado al

cliente para que pueda efectuar los trámites de salida del material.

Registrar e Imprimir Nota de Débito o Crédito y Otros

Reportes.- El operador procede a ingresar el número interno o dejar

que el sistema lo genere, seguidamente dar el tipo de documento ( en

este caso notas DB o CR) , el contrato, cuota, entrega, valorización de

ajuste, número Sunat y fecha de impresión. Se utiliza a efectos de

regularizar el precio que pudo ser provisional, o por corregir el peso u otro detalle que se estime.

Se Generan reportes de: ·ventas diarias, semanal, reportes mensuales por clientes, por productos, por factura, acumulados al año, y relación del producto más vendido y del mejor cliente

Finalmente generar el archivo de interfase contable. Para ello el operador debe ingresar rango de fechas que requiere procesar.

Ver el diagrama de flujo en el Anexo 4

o Vender en Mercado Internacional

Validar Cliente y Stock.- Recibido la solicitud de cotización del cliente o del agente, se debe validar al cliente y verificar disponibilidad de stock. El vendedor comunicará indicándole la posibilidad de tener material, de una posible fecha de entrega y el precio correspondiente.

Confirmar Contrato.- El cliente confirmará su pedido

telefónicamente o vía fax. Luego el vendedor procederá a confeccionar el contrato, que posteriormente, remitirá a la Gerencia Comercial. (Esta parte no esta mecanizada y no se incluye en el proyecto).

Registrar Destino Cliente Agente.- Para la venta de exportación se debe registrar el destino (Zona, país, ciudad y terminal), el Cliente de exportación, el Agente comercial en el extranjero ( que debe ser ingresado su comisión según el producto que representa).

modalidad del flete( quien paga el flete), la tarifa de flete unitaria o monto global, si la carga va en contenedores o en carga suelta (si existe flete adicional, detallarlo como el flete anterior), unidad relativa de flete, que valores unitarios se imprimen en la factura, opción de no imprimir flete y seguro en la factura y tipo de unidad de peso a utilizarse a efectos de imprimir factura (realizar cálculo para lograr dicha presentación).

Actualizar Entrega.- Recibido la instrucción de embarque del cliente (vía fax o telefónicamente), el vendedor debe ingresar contrato cuota entrega y actualizar, las fechas de embarque de material, peso, precio, calidad del material , destino y los detalles de la valorización con términos contractuales.

Generar Validar e Imprimir Instrucción de Embarque.- El vendedor debe ingresar el número de la I.E. ( o dejar que el sistema lo genere). Luego debe proceder a escoger que entrega corresponde a la I.E. que se crea. El sistema debe validar que la entrega seleccionada no tenga ninguna LE. asignada. Seguidamente comienza a ingresar los detalles que la instrucción de cliente estipula, como nombre del consignatario, su dirección, su fax, nombre del notificador, su dirección, si la venta es con Admisión temporal, si la venta es con carta de crédito ( de ser así debe ingresar los detalles del mismo), detalles del flete, lugar final de entrega de la mercadería ( que puede ser diferente a donde llegue el barco o la aeronave), documentos que deben ser impresos para exportar y la cantidad de copias de cada uno de ellos, detalles de la remesa, otros detalles de la I.E. y finalmente a quienes se le debe distribuir la I.E .. Terminado el ingreso, el vendedor procede a imprimir el documento de Instrucción de Embarque.

Registrar Programa de Entrega.- El vendedor, finalizado la I.E, debe ingresar la fecha de programación de la entrega. Luego comunicará al área de Tráfico (mediante documento interno y copia de I.E.) y a Callao para que reserven espacio en las naves y de asignarles

peso real a la carga, respectivamente. En este momento la entrega pasa de una condición de contratado a programado.

Actualizar Entrega Valorizada.- Realizado el proceso de armado, la entrega y la valorización , deben ser ajustados con precios del momento, volumen real, fechas de embarque y según requerimiento del cliente, el lugar de entrega del material, con la finalidad de obtener el monto a ser facturado. Seguidamente se indica al área de facturación que la entrega ya puede ser facturada. Cuando la entrega necesite posteriormente, alguna Nota de Débito o Crédito, el operador indicará en este punto los parámetros que deberán serán ajustados. Es decir, creará una nueva valorización, que se utilizará en la Nota respectiva.

Registrar e Imprimir Factura.- Se debe ingresar el número de factura o dejar que el sistema lo genere. Seguidamente elegir que contrato, cuota, entrega y valorización le corresponde, a efectos de obtener la información requerida para la factura. Luego ingresar el número Sunat, fecha de impresión, lugar de envío (generalmente es Callao, en caso de ser aéreo se pone el nombre del aeropuerto), destino, descripción de la mercadería, comentarios de la factura, si debe ir el tipo de arancel, cantidad de copias o si se imprime original y finalmente si se imprime en ingles o castellano. Se remiten los listados a Contabilidad y Finanzas.

Registrar e Imprimir Nota de Débito y Crédito.- El operador procede a ingresar el número interno o dejar que el sistema lo genere, seguidamente dar el tipo de documento ( en este caso notas DB o CR) , el contrato, cuota, entrega, valorización de ajuste, número Sunat y fecha de impresión. Se utiliza a efectos de regularizar el precio que pudo ser provisional, o por corregir el peso, fletes, seguros u otro detalle.

las ventas locales. Reportes por producto, por destino, por cliente, acumulados, entre otros.

Consultar Cable de Confirmación .- El usuario debe ingresar el periodo del cual necesita consultar los cables de confirmación. Es decir deberá aparecer cada número de cable con las naves que ahí se embarcaron, así como las rutas que ellas siguen. A efectos de informar al cliente de la salida de la mercadería (notificación con el número del B/L respectivo).

Ver el diagrama de flujo en el Anexo 5

CJ Reservar Espacio en las Naves

Con copia de I.E y el pedido de nave, la persona encargada del "Buqueo" ( en el área de tráfico) empezará a coordinar con los agentes de línea, las líneas de transporte o directamente con las navieras para negociar y definir que nave transportará la carga, cual será el flete que se pagará y la fecha estimada de arribo y de salida de la nave. Al finalizar las negociaciones se comunica al área de venta del acuerdo tomado. Luego se registra en un file la reservación de nave respectiva (File ordenado por Línea de Transporte). Este marco de negociaciones no esta contemplado dentro de este proyecto. Es por ello que no se procede a realizar un mayor detalle.

CJ Ingresar Producción Oroya

Registrar Producto Fino .- Cuando la Gerencia de Comercial

requiere comercializar un nuevo producto, el operario de Oroya deberá actualizar la maestra de Productos, ingresa código producto. Luego código del circuito (o refinería), código metal, nombres

detallados, nombre abreviado y en inglés, tipo masivo de ingreso de los atados ( tipo de carga), el rango de pesos del atado (máximo y mínimo), unidad de peso, cantidad de piezas por atado, tara estimada en kilos y el código contable del producto. Seguidamente se ingresan los elementos de ensaye. Ingresar código de elemento, rango permisibles del ensaye, la unidad (ppm o % ), identificar el elemento

principal ( ejemplo, plomo) y finalmente, identificar de los elementos e impurezas posibles a registrarse, cuales deben imprimirse ( en los documentos a entregarse·a1 cliente como el Certificado de Análisis o el de Pesos y Ensayes).

Registrar Producto a Procesar.- En cada refinería el operario ingresa el código de producto que necesita procesar, según informe de producción.

Registrar Lote. - Después de haber registrado que producto se procesa, se indica la numeración del lote (número y año /carga ), con el cual será reconocido al momento que se registren los ensayes. Cada planta tiene determinado el volumen que debe transcurrir antes de cambiar su numeración. Es por ello que también se registra de que atado a que atado corresponde a un lote determinado (ingresar cantidad de atados y el número desde cual empieza a numerarse). Debe registrarse la fecha y tumo de producción.

Registrar Atado.- Se considera la mínima unidad de producción. El operador ingresa el número del atado correspondiente ( este en conjunto con la numeración del lote identifica la carga al momento de su venta. Seguidamente, registra los pesos de cada atado (en kilos, onzas, gramos o litros) y, la cantidad de piezas que puede tener cada atado. El peso es digitado, tomando como base las tarjetas de balanza o del Libro de Control de Pesos (Refinería de plata). Para el sistema, se debe considerar que un atado puede contener varias piezas ( como el atado de plomo, varias piezas embaladas con zunchos de metal) o puede tener uno (como la plata u oro que cada atado tiene una pieza), y un grupo de atados conforman un lote, y que un lote pertenece a una sola planta o circuito de producción de Oroya ( llámese por ejemplo Circuito de Zinc, Cobre etc.)

Por ende, el operario debe ingresar las taras correspondientes,

expresados en Kilos.

Actualizar Stock Oroya.- El sistema debe ir acumulando los volúmenes ingresados por producto, lote, atado, fecha de producción

y de transacción. Deberán ser disminuidos cada vez que sean destinados a otro lugar diferente de la planta o refinería de origen.

Registrar Ensayes del Lote .. - En el laboratorio o en cada refinería se debe ingresar que producto, lote, año/ carga se debe

procesar, según especificaciones del análisis.

Ingresar a Cada Elemento Su Ensaye y Reportear .- El

producto refinado no es cien por ciento puro, por lo que contiene

impurezas que deben ser controladas bajo ciertos limites permisibles

(limites que son ingresados previamente al ser creado un producto).

Cada impureza metálica puede ser ingresado en partes por millón

(ppm) o en tanto por cien. La pureza del producto final será obtenida

por diferencia. El operario a efectos de control imprimirá el reporte

de Ensayes y los que están pendientes de ensaye.

Imprimir Producción Diaria .- Reportes con información detallada de lo producido por cada refinería.

Observar Reclamo.- Se debe ajustar el volumen del Stock

Oroya en función del peso del atado que presenta observación.

Necesariamente también se corrige el peso del propio atado y si es el

caso, también el número de piezas. Entonces el operador debe

ingresar código del producto, número de lote, año/ carga. Luego

ingresar fecha de recepción en Oroya, peso, cantidad de piezas

recepcionados y tipo de observación.

Registrar Estimados de Producción.- El operano de cada

refinería ingresa el código de tipo de material y código de metal.

Seguidamente debe ingresar el volumen y la unidad del estimado

anual y mensual.

Ver el diagrama de flujo en el Anexo 6.