PROCEDIMIENTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA 164/2012, SISAI 18001
I. El organigrama general (jurídico, administrativo y técnico) del Archivo Judicial del Supremo Tribunal de Justicia del Estado.
R=
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 36 fracción II segundo párrafo de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Aguascalientes, se señala lasiguiente dirección electrónica
http://www.poderjudicialags.gob.mx/informacion/organigrama.pdf
,
en la que encontrará el Organigrama General del Poder Judicial del Estado de Aguascalientes, incluida el área de la Dirección del Archivo Judicial.II.‐ Una lista de los recursos humanos empleados actualmente por el Supremo Tribunal de Justicia (tanto personal administrativo, jurídico, técnico, etcétera) para el correcto desempeño de su Archivo Judicial, así como las obligaciones, funciones y actividades de cada uno.
R=
• Director (1)
• Jefe de Departamento (1)
• Auxiliar de Archivo (9)
Las actividades del Director del Archivo Judicial son las siguientes:
1.‐ Dirigir técnica y administrativamente al Archivo a su cargo;
2.‐Planear y coordinar las actividades a realizar para el debido funcionamiento del Archivo;
3.‐Mantener el enlace con los órganos generadores en materia de transferencia, préstamo y consulta de expedientes;
4.‐ Realizar informe anual de actividades al Magistrado Presidente del H. Supremo Tribunal de Justicia en el Estado, y
5.‐ Actualizar la guía simple del Archivo en la página de internet del Poder Judicial, por cuestiones de Ley de Transparencia.
Las actividades del Jefe del Departamento de Selección de Documentos son:
1.‐ Dirigir las actividades del Departamento a su cargo;
2.‐ Recibir los documentos, medios magnéticos y digitales generados por los órganos del Poder Judicial;
3.‐ Seleccionar los expedientes, documentos, medios magnéticos y digitales carentes de valor administrativo o jurídico, y
4.‐ Efectuar el registro electrónico de los documentos y expedientes depurados.
Un auxiliar tiene a su cargo ser coadyuvante en el Departamento de Selección de documentos y sus actividades son las siguientes:
1.‐ Revisar los documentos que remiten los Juzgados y las Áreas;
2.‐ Realizar la revisión y valoración de los expedientes y documentos;
3.‐ Organizar y archivar los documentos que se conservan de acuerdo a los lineamientos de selección de documentos y expedientes, y
4.‐ Hacer las relaciones de los documentos y expedientes que se van a depuración.
Dos auxiliares tienen a su cargo la consulta de expedientes a usuario externo y sus actividades son:
1.‐Proporcionar para consulta los expedientes y documentos las partes legítimamente interesadas;
2.‐ Llevar un registro electrónico de consulta de expedientes y documentos;
3.‐ Vigilar que las consultas se realicen exclusivamente en las instalaciones del Archivo General o de Concentración;
4.‐ Proporcionar el servicio de fotocopiado para la reproducción de expedientes o documentos, y
5.‐ Llevar la estadística de la consulta de expedientes y documentos.
Seis auxiliares tiene a su cargo Procesos Técnicos y sus actividades son:
1.‐ Realizar la búsqueda de expedientes y documentos para consulta y préstamo;
2.‐ Llevar la estadística del préstamo y recepción de expedientes y documentos;
3.‐ Llevar un registro electrónico del préstamo y de expedientes y documentos;
4.‐ Recibir los expedientes que remitan el Supremo Tribunal de Justicia, los Juzgados, Tribunales y Áreas, y
5.‐ Organizar, archivar e inventariar los expedientes.
III. La remuneración mensual por puesto, incluso el sistema de compensación, según lo establezcan las disposiciones correspondientes que perciben actualmente todos y cada uno de los miembros del personal adscrito al Archivo Judicial del Estado.
R=
No. Puesto Categoría Sueldo bruto mensual
1 DIRECTOR DIRECTOR DE AREA 4 $32,495.59
1 JEFE JEFE DE DEPARTAMENTO $22,410.76
9 AUXILIAR
JEFE DE SECCION 3 $10,462.24
OFICIAL A ‐ 4 $9,607.68
OFICIAL B $9,082.33
Asimismo, en la siguiente dirección electrónica encontrará de forma detallada la remuneración mensual de todo el personal del Poder Judicial del Estado incluido el Archivo Judicial señalado de
acuerdo a la categoría de éstos,
http://www.poderjudicialags.gob.mx/transparencia/obligacion/remuneracion/plazas12.pdf; lo anterior de conformidad con lo establecido en el artículo 36 fracción II, segundo párrafo de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Aguascalientes.
IV. El presupuesto que fue asignado anualmente al Archivo Judicial del Estado desde el año dos mil cinco al presente.
R
= No es posible proporcionarle la información clasificada atendiendo a la forma que Usted solicita, debido a que en los sistemas electrónicos de presupuesto de la Oficialía Mayor del H.Supremo Tribunal de Justicia, no se registra de manera específica el monto destinado a cada área o juzgado del Poder Judicial del Estado, por lo cual, resulta inexistente la información y consecuentemente improcedente su petición; con fundamento en el artículo 38 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Aguascalientes. Sin embargo, en la siguiente liga de la página de internet del Poder Judicial del Estado:
http://www.poderjudicialags.gob.mx/transparencia/obligacion/presupuesto/presupuesto.html, se encuentra disponible el desglose del presupuesto de egresos aprobado para el Poder Judicial del Estado, del año dos mil cinco al dos mil doce, donde se detallan de manera integral los rubros aplicables a éste.
V. La forma, gestión y operación en que administró el Archivo Judicial del Estado (o en su caso, la Autoridad facultada para tal efecto) los recursos que le fueron otorgados año con año, desde dos mil cinco hasta el presente.
R=
No es posible proporcionarle la información clasificada atendiendo a la forma que Usted solicita, debido a que en los sistemas electrónicos de presupuesto de la Oficialía Mayor del H.Supremo Tribunal de Justicia, no se registra de manera específica respecto a la administración de los recursos para cada área o juzgado del Poder Judicial del Estado, por lo cual, resulta inexistente la información y consecuentemente improcedente su petición; con fundamento en el artículo 38 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Aguascalientes. Sin embargo, en la siguiente liga de la página de internet del Poder Judicial del Estado:
http://www.poderjudicialags.gob.mx/transparencia/obligacion/aplicacion/aplicacion.html, se encuentra disponible la Cuenta Pública, en la cual, se detalla de manera integral el desglose y aplicación del presupuesto del Poder Judicial del Estado, del año dos mil seis al dos mil doce.
VI. Los planes y programas expedidos conforme las leyes, así como los convenios administrativos de coordinación y colaboración vigentes, que hayan sido suscritos por el Supremo Tribunal de Justicia del Estado (o en su caso, la Autoridad facultada para tal efecto) con otras instancias públicas y privadas, que involucren de manera directa o indirecta al Archivo Judicial del Estado.
R=
No existen planes y programas que se hayan expedido, ni convenios administrativos de coordinación y colaboración que hayan sido suscritos por el H. Supremo Tribunal de Justicia del Estado con otras instancias públicas y privadas.VII. Una descripción de la capacitación con la que cuenta el personal del Archivo Judicial (administrativo, jurídico, técnico, etcétera), así como la frecuencia y la instancia pública o privada que prestó tal capacitación.
R=
La capacitación del personal, ha sido en relación a temas archivísticos como: fundamentos de archivo, principios básicos, conservación documental, valoración documental, protección de datos personales.Los tres primeros han sido impartidos por la Dirección General de Archivos y el cuarto por la Universidad Autónoma de Aguascalientes, el quinto fue impartido por el Instituto de Capacitación del Poder Judicial.
La frecuencia es anualmente.
También se capacitan en relación a Brigadas contra incendios, de evacuación y de primeros auxilios, la frecuencia es cada tres meses y son impartidos por el ISSSSPEA.
VIII. Las políticas de conservación documental que son implementadas por el Archivo Judicial o en su caso, por el Supremo Tribunal de Justicia del Estado para el resguardo de los documentos.
R=
Las políticas de conservación documental son:Que los expedientes remitidos del Juzgado al Archivo deben contener portada en buen estado, contraportada, se deberán formar los tomos que sean necesarios de 8 cm de grosor (de 500 hojas aproximadamente).
Una vez recibido el expediente en el Archivo Judicial, éste se guarda en cajas de cartón especialmente hechas a la medida, es decir para que se guarde un tomo por caja, o si son delgados varios expedientes en la caja archivadora.
IX. Las técnicas de organización documental que son implementadas por el Archivo Judicial o en su caso, por el Honorable Supremo Tribunal de Justicia del Estado para el resguardo de los documentos.
R=
Las técnicas de organización documental para el resguardo de los documentos:Se sigue el principio de procedencia del documento, y por fondo, sección y serie.
Se archivan por Juzgado y en orden cronológico conforme se remiten al Archivo.
Para el manejo archivístico, los documentos y expedientes que se generan en el Poder Judicial, se clasifican dependiendo del tiempo y lugar de su resguardo temporal y destino final en los siguientes grupos:
I. Primer Grupo: Aquellos documentos y expedientes de uso e interés exclusivo del órgano generador, siendo el titular de éste quien determinará el tiempo que se conservarán bajo su resguardo, sin que exceda de un año a partir de la fecha de expedición, para su consecuente destrucción;
II. Segundo Grupo: Aquellos documentos que pasado un año a partir de su integración, deberán remitirse al Archivo General, quien los conservará por cuatro años más, para su posterior destrucción;
III. Tercer Grupo: Aquellos expedientes y documentos que una vez cumplida su vida activa, se enviarán al Archivo General para su conservación permanente, y
IV. Cuarto Grupo: Aquellos documentos que constituyen excepciones a los grupos anteriores.
X. Si existe algún mecanismo de depuración para los documentos que se resguardan en el Archivo, y en su caso, el fundamento legal con el que se rige tal depuración.
R=
Mecanismo de depuración para los documentos y el fundamento legal con el que se rige tal depuración.Para la depuración de los documentos y expedientes, los Juzgados y las áreas deberán remitirlos a la Dirección del Archivo Judicial dentro de las fechas programadas anualmente, quedando prohibida su destrucción por los propios órganos.
Una vez remitidos los documentos incluidos en el Primer, Segundo y Cuarto Grupo se sigue el siguiente procedimiento:
I. La Dirección del Archivo Judicial a través del Departamento de Valoración Documental revisará exhaustivamente los documentos y expedientes a depurar, los cuales enlistarán con los siguientes datos:
a. Número y Naturaleza del Órgano que originó el documento;
b. Año;
c. Número consecutivo;
d. Número de documento o expediente;
e. Tipo de documento o información que se resguarda;
f. En caso de los duplicados penales y cuadernos auxiliares del duplicado penal;
g. Nombre del procesado y el delito, y h. La fecha de destrucción.
II. Se solicita fecha al Magistrado Secretario del H. Supremo Tribunal de Justicia, para la verificación física de la destrucción, de la cual se levantará el acta correspondiente de las bajas documentales, y que es firmada por el Director de Archivo y por el Magistrado.
III. El Magistrado coteja las listas de depuración con los documentos y expedientes a destruir. En caso de cualquier error en las listas o en el documento se subsana de inmediato.
Los documentos y expedientes se destruirán, ya sin grapas, hilos, clips o broches, en una máquina trituradora, o en su caso se romperán en cuatro partes y se revolverán entre sí para evitar el mal uso del documento.
Los documentos y expedientes semi‐destruidos se entregarán a una empresa recicladora, para su debido procesamiento, la cual otorgará una carta responsiva para garantizar que no se hará mal uso de los mismos y que procederá a su inmediata destrucción.
El fundamento legal con el que se rige tal depuración es los Lineamientos de Selección de Documentos y Expedientes para el Poder Judicial del Estado de Aguascalientes, autorizados por el Pleno del H. Supremo Tribunal de Justicia el 6 de diciembre del año 2005.
XI. Si los documentos resguardados por el Archivo Judicial sufren deterioro físico alguno y en su caso, cuáles son los principales factores (bióticos y abióticos) que dañan a los documentos.
R=
Los expedientes y documentos resguardados por el Archivo General Judicial sufre el deterioro físico normal, toda vez que no se cuenta con clima artificial idóneo para su óptima conservación, por lo que algunos expedientes sufren de roturas, de agentes externos como clips, grapas, broches baco, que van oxidando las hojas. Y solo unos cuantos sufren de humedad por agua de lluvia (goteras) que no se detectó a tiempo y se humedecieron.XII. Las medidas empleadas para la protección de la salud del personal adscrito al Archivo Judicial.
R=
La salud de los trabajadores del Archivo Judicial es protegida con cubre bocas de fieltro y de pellón, con guantes con antiderrapante y de látex, lentes con mica transparente, batas y fajas para uso rudo.XIII. El número de expedientes que anualmente han sido resguardados por el Archivo Judicial desde el año dos mil cinco hasta el presente.
R=
En el año 2005 se recibió un total de 33260 expedientes En el año 2006 se recibieron 59039 expedientes y documentos
En el año 2007 se recibieron 31990 expedientes y legajos de documentos En el año 2008 se recibieron 48365 expedientes y legajos de documentos
En el año 2009 se recibieron 39,562 expedientes de nuevo ingreso y reingreso En el año 2010 se recibieron 46783 expedientes de nuevo ingreso
En el año 2011 se recibieron 35980 expedientes de nuevo ingreso Hasta Julio del 2012 se han recibido 25295 expedientes de nuevo ingreso
XIV. El número de expedientes que al presente año son resguardados por el Archivo Judicial.
R=
El número de expedientes resguardados hasta julio del 2012 son: 850,911XV. Bajo qué legislación y marco legal se rige la existencia y funcionamiento del Archivo Judicial (Códigos, reglamentos, manuales, Instrumentos archivísticos, etc.)
R=
Por la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Aguascalientes (la existencia) y para (funcionamiento) los Lineamientos de Selección de documentos y expedientes para el Poder Judicial del Estado de Aguascalientes.XVI. Con qué frecuencia se da mantenimiento a los muebles e inmuebles del Archivo Judicial, y en su caso, de qué fecha data el último mantenimiento dado.
R=
Diario se le da mantenimiento de limpieza, se barre, trapea y sacude, la limpieza de cajas se hace cada semana, y mantenimiento del inmueble según lo requiera (cambio de lámparas, pintura, etc.), la última vez que se dio mantenimiento fue a una humedad y se realizó en el mes de julio de 2012.XVII. En qué documentos se pueden consultar los antecedentes históricos del Archivo Judicial del estado.
R=
Los antecedentes del Archivo Judicial, se encuentran en las oficinas del propio Archivo, y se encuentran en recopiladores tamaño carta y carpetas de argollas organizadas por año. (sólo se conservan de los años 1987 a la fecha).XVIII. Si existe proyecto alguno para modernizar a corto, mediano o largo plazo al Archivo Judicial, entendiendo por modernización, la implementación de nuevas políticas de administración de recursos (humanos, económicos, técnicos, tecnológicos, etcétera).
R=
Se tiene el proyecto a mediano plazo de digitalizar todos los documentos administrativos que genera el propio Archivo Judicial, así como expedientes de los años 50s, también se tiene el proyecto a corto plazo de un nuevo espacio para el Archivo, ya que esta casi a su capacidad total.
XIX. Si existe proyecto alguno para implementar herramientas tecnológicas o digitales para la depuración y/o conservación de los documentos resguardados por el Archivo Judicial.
R=
El proyecto de digitalización de documentos administrativos, será para poder depurar los originales y de la digitalización de los expedientes, es para su mejor conservación.
XX. Si existe una base de datos electrónica (o mecanismo electrónico diverso) en la que se registren los documentos que son resguardados por el Archivo Judicial, y en su defecto, cuál es la manera en que se registran todos los documentos resguardados.
R=
Existe un programa realizado por la Dirección de Informática del Poder Judicial el cual se registra todos los expedientes desde su generación (en el Juzgado) y ahí se tienen todos los datos necesarios: partes, ubicación, préstamos, envíos al Archivo Intermedio o de Concentración, se genera las listas de remisión de expedientes al Archivo. Una vez capturados manualmente, se puede manejar usando el código de barras que se le añade a la portada del expediente con el lector de código de barras y se puede checar su ubicación o prestamos, haciendo la consulta más rápida.
XXI. La fecha en que data el documento con mayor antigüedad que es resguardado por el Archivo Judicial.
R=
Los expedientes con mayor antigüedad en el Archivo son del año 1951.XXII. Un resumen de la información relativa a los recursos públicos que el Supremo Tribunal de Justicia del Estado (o la Autoridad facultada para tal efecto) ha entregado a personas físicas y morales, con motivo de concesiones, permisos, licencias y autorizaciones que involucren de manera directa al Archivo Judicial del Estado.
