Perfeccionamiento de la Ficha de Costo para los Mantenimientos a Equipos de Computación del Centro de Desarrollo Electrónico
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(4) “Los sabios son los que buscan la sabiduría; los necios piensan ya haberla encontrado.” Napoleón I.
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(17) ÍNDICE. Introducción.................................................................................................. 1 CAPITULO I: FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA............................................ 5 1.1 Principios y Propósitos de la Contabilidad de Costos.......................... 5 1.2 Definición y Clasificación de los Costos. ............................................. 6 1.3 La necesidad de los costos como instrumento de gestión……………12 1.4 La relación de los costos con la eficiencia-eficacia-economía……….12 1.5 Fichas De Costo Estimado Y Standard. ......................…………….....13 1.6 Elementos y Partidas empleadas en la elaboración de la Ficha de Costo………………………………………………………………………………17 1.7 Áreas de Responsabilidad y Centros de Costo. ............................... 19 1.8 Costos por Órdenes........................................................................... 20 1.8.1 Empresas o establecimientos en los que suele aplicarse............... 20 1.8.2 Características principales.............................................................. 21 1.8.3 Requisitos para la implementación del sistema .............................. 22 1.8.4 Método de funcionamiento ............................................................. 22 1.9 La Contabilidad de Costos en el Mes. ............................................... 24 CAPITULO II: DIAGNÓSTICO GENERAL DEL CENTRO DE DESARROLLO ELECTRÓNICO. ............................................................ 26 2.1 Caracterización del Centro de Desarrollo Electrónico…………………26 2.2 Clasificaciones de Mantenimiento ..................................................... 32 2.3 Situación actual del CDE respecto al Proceso Contable .................. 32 2.4 Procedimiento contable para el registro de los gastos en el CDE y la Dirección Económica de la UCLV.. ............................................................ 38.
(18) 2.5 Delimitación por Centros de Costos………………………………….…41. CAPITULO III: PROCEDIMIENTO PARA EL CÁLCULO DE LA FICHA DE COSTO…………………………………………………………………………….….…44. 3.1 Selección de la Línea objeto de estudio…………………………………. 44 3.2. Cálculo de las partidas del Costo para la Línea de Equipos de Computación. ............................................................................................. 45 3.2.1 Cálculo de las partidas del Costo para el Mantenimiento Preventivo………………………………………………………………………46 3.2.2 Cálculo de las partidas del Costo para el Mantenimiento Correctivo………………………………………………………………………....53 3.3 Determinación de los Coeficientes ....................................................... 59 3.4 Procedimiento para el cálculo de la Ficha de Costo por cada Equipo de la Línea de Computación……………………………....................................60 3.4.1 Para el Mantenimiento Preventivo………………………………….....60 3.4.2 Para el Mantenimiento Correctivo……………………………………..67 Conclusiones.............................................................................................. 73 Recomendaciones...................................................................................... 74 Bibliografía ................................................................................................. 75 Anexos…………………………………………………………………………….76.
(19) Resumen. El mantenimiento produce un bien real, que puede resumirse en: capacidad de producir o brindar un servicio con calidad, seguridad y rentabilidad. Representa un arma importante en seguridad laboral, pues un gran porcentaje de accidentes son causados por desperfectos en equipos que pueden ser prevenidos. Protege tanto el rendimiento de la empresa como sus inversiones. Mejorar el mantenimiento supone para la mayoría de las empresas industriales o instituciones de servicio una oportunidad para mejorar sus resultados, reducir costos, disminuir el tiempo de sus ciclos productivos y la utilización óptima de sus activos. Todos estos factores contribuyen al objetivo final, que es mejorar la rentabilidad y el rendimiento de nuestros activos. En nuestro caso, se garantiza una mayor calidad de la docencia y la investigación de la Universidad, debido a la garantía del funcionamiento de su equipamiento, como resultado del mantenimiento. Con este trabajo se pretende reflejar la situación actual desde el punto de vista contable del Centro de Desarrollo Electrónico, atendiendo a la necesidad del perfeccionamiento de las fichas de costo para la fijación de los precios de los servicios de mantenimiento que se brindan así como. la propuesta de un. procedimiento para conocer los costos en que se incurren. Para la realización de este trabajo se han tomado como referencia investigaciones anteriores, con el fin de obtener información acerca de los costos en el Centro. Se elabora una propuesta de Ficha de Precio, en la actividad de Mantenimiento Preventivo y Correctivo en la Línea de equipos de Computación..
(20) Introducción. La época actual está caracterizada por el desarrollo de investigaciones cuyos resultados se aplican en la ciencia y técnica, con el objetivo de elevar la calidad en los procesos productivos y de servicios. La humanidad, para la satisfacción de sus necesidades requiere del empleo de equipos y medios de producción cuyo costo es considerable. Estos, durante un largo periodo de explotación sufren desgaste físico y moral; que está relacionado con la explotación a que han sido sometidos y las condiciones atmosféricas del lugar donde estén instalados. Una de las razones que conllevan a la aparición del. servicio de mantenimiento es la necesidad de reparar y reducir estos. desgastes. Las empresas modernas con el objetivo de lograr mayores beneficios, centran sus esfuerzos en incrementar notablemente sus niveles de productividad y competitividad. Este hecho de querer producir continuamente, también influyó en el surgimiento del mantenimiento, cuya finalidad es reparar desperfectos en forma rápida y económica. Cuando se hace referencia al mantenimiento, se expresa que es un servicio con el cual se puede alcanzar un mayor grado de confiabilidad en los equipos, máquinas, construcciones civiles e instalaciones. Tiene como objetivo evitar, reducir y reparar las fallas sobre bienes que requieran este servicio; optimizando la disponibilidad de equipos productivos y recursos humanos. También disminuye los costos de mantenimiento y maximiza la vida de la máquina. Al ofrecer servicios de mantenimiento adecuados, se logra prolongar su vida útil, así como obtener un rendimiento aceptable durante más tiempo. La ejecución de un buen servicio de mantenimiento aumenta la seguridad de las personas, evita accidentes y detenciones de máquinas, contribuye a mejorar la calidad de los productos y disminuye la gravedad de fallas. Un servicio de mantenimiento a equipos, infraestructuras, herramientas o maquinarias representa una inversión que a mediano y largo plazo acarreará. 1.
(21) Introducción. ganancias para cualquier empresa pues se le. revertirá en mejoras en su. producción y en ahorro al tener trabajadores sanos con índices bajos de accidentalidad Para lograr un exitoso servicio de mantenimiento y alcanzar beneficios se requiere de una adecuada política de precios, mpor ser el único elemento de la mezcla de la mercadotecnia que genera ingresos; ya que todos los otros representan costos. /26/, /32/, /34/ Problema científico: ¿Cómo establecer un procedimiento contable que permita determinar el costo planificado en la actividad de mantenimiento de las Brigadas de equipos simples y complejos del Centro de Desarrollo Electrónico y que sirva de base para la fijación de los precios a terceros? En este contexto se plantean los objetivos de la investigación de la forma siguiente: Objetivo General: ¾ Perfeccionar la ficha de costo de la Línea de Equipos de Computación para proponer sus precios; de acuerdo con la Resolución Conjunta No 1/2005 del Ministerio de Economía y Planificación y el Ministerio de Finanzas y Precios. Objetivos Específicos: ¾ Caracterizar la actividad de mantenimiento del Centro de Mantenimiento Especializado de la UCLV objeto de estudio y revisar su estructura organizativa. ¾ Diagnosticar la situación existente referida al cálculo de los costos en la actividad de mantenimiento. ¾ Establecer el procedimiento para el cálculo del costo planificado de los servicios que presta el centro, en su actividad de mantenimiento. ¾ Calcular las fichas de costo de los Mantenimientos Preventivo y Correctivo para la Línea de Equipos de Computación.. 2.
(22) Introducción. ¾ Proponer los precios para cada equipo de la Línea de Computación; teniendo en cuenta el cálculo de las fichas de costo de cada tipo de mantenimiento. Preguntas de investigación: ¾ ¿Cuáles son las características técnicas de los servicios que presta el Centro? ¾ ¿Cómo se conforma la Estructura organizativa y los Centros de Costos correspondientes? ¾ ¿Qué procedimientos utilizar para el cálculo de los costos? ¾ ¿Qué elementos faltan en el procedimiento existente en el CDE para la fijación de los precios? ¾ ¿Qué precio cobrar por cada servicio? Hipótesis de investigación: Si se elabora un procedimiento para el cálculo de los costos planificados, se contará con las bases que permitan establecer el precio de los servicios que ofrece el centro; específicamente en la Línea de Equipos de Computación. Variable independiente: Procedimientos para el cálculo de los costos planificados de la actividad de mantenimiento. Variable dependiente: Costo y precio de los servicios que se brindan, específicamente en la Línea de Equipos de Computación. Justificación de la investigación y su viabilidad: Es conveniente porque permite delimitar las fichas de costo del servicio de mantenimiento que ofrece el CDE para fijar sus precios.. 3.
(23) Introducción. Es una investigación que trasciende a la comunidad universitaria, la cual es su cliente principal. También permite establecer los precios del servicio que presta el Centro y este procedimiento se puede utilizar. en entidades que presten. similar servicio. Establece los costos por líneas de equipos y por cada equipo en particular. El trabajo será estructurado de la siguiente forma: En un primer capítulo se define toda la terminología usada, planteando conceptos y definiciones del tema de investigación. En el segundo capítulo se hace una breve caracterización del Centro, señalando su estructura, su actividad de servicio principal, su misión, su visión,. sus. principales amenazas, fortalezas, debilidades y oportunidades. Luego se hace referencia a las generalidades del mantenimiento, a sus necesidades, su importancia, objetivos y funciones. Posteriormente se especifica la etapa de planificación del mantenimiento, el registro y el cálculo de los gastos de esta actividad. Se hace referencia, al procedimiento utilizado en investigaciones anteriores con el fin de perfeccionarlo. En el tercer capítulo se hace una propuesta de procedimiento para el cálculo de la ficha de costo, como base para la determinación de los precios. Finalmente se muestran una serie de conclusiones y recomendaciones como resultado del estudio realizado, que van dirigidas a una mejor proyección en la gestión de los costos del Centro.. 4.
(24) Capítulo I: Fundamentación Teórica.. CAPITULO I: FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA. Introducción. El control de los costos es de vital importancia para cualquier empresa que se dedica a la fabricación de productos o a la prestación de un servicio. Debido a las facilidades que permite el Sistema de Contabilidad automatizado ASSETS en las entidades del MES y a las necesidades de perfección de las áreas económicas; la contabilidad para el control y registro de los gastos, se debe llevar de acuerdo a lo establecido por las Normas y Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. El objetivo central de esta contabilización es proponer un orden en el proceso de registro y control de los gastos, para garantizar la veracidad de su contabilidad, analizar sus resultados y usarlos realmente para la toma de decisiones. /36/ 1.1 Principios y Propósitos de la Contabilidad de Costos. Es importante destacar que la determinación de los costos no le corresponde solo a las empresas, pues deben constituir actividades obligadas en aquellas unidades presupuestadas autofinanciadas o no, que tengan autorizadas actividades productivas y comerciales con peso económico significativo. Para determinar dichos costos se deben tomar en cuenta una serie de principios como los que se describen a continuación. •. No deben cargarse los costos antes que se hayan producido o brindado el servicio.. •. La aplicación de los costos requiere que el consumo necesario sea cierto, aunque su grado de terminación no este perfectamente determinado.. •. Los elementos a considerar en el costo, han de referirse al periodo de cálculo.. Se debe tomar en consideración que el registro y análisis de los gastos es materia de la que se encarga la contabilidad de costos, la cual suministra la información analítica relativa a los costos de los productos y servicios generados por la institución, asumiendo el nivel de degradación que se considere oportuno en cada. 5.
(25) Capítulo I: Fundamentación Teórica.. situación, a los efectos de determinar el valor de las existencias y el costo de los productos vendidos o servicios, para poder trasmitir esta información a los directivos, quienes a su vez persigue una serie de objetivos, como son: •. Evaluar la eficiencia del uso de los recursos materiales, financieros y humanos, que se emplean en la actividad.. •. Servir de base para la determinación de los precios de los productos o servicios.. •. Facilitar la valoración de posibles decisiones a tomar. Que permitan la selección de aquella variante, que brinde el mayor beneficio con el mínimo de gastos.. •. Clasificar los gastos de acuerdo con su naturaleza y origen.. •. Analizar los gastos y su comportamiento, con respecto a las normas establecidas para la producción o servicio en cuestión.. •. Analizar la posibilidad de una reducción de gastos.. •. Analizar los costos de cada subdivisión estructural de la institución, a partir de los presupuestos de gastos que se elaboren para ella. /3/. 1.2 Definición y Clasificación de los Costos. El costo constituye un elemento normativo y evaluador de la gestión de la entidad; de aquí su importancia como herramienta de dirección y la necesidad por parte del personal dirigente del dominio de los aspectos que lo caracteriza. El costo se define como el “valor” sacrificado para adquirir bienes o servicios que se mide en dinero, mediante la reducción de activos (Desembolso) o al incurrir en pasivos en el momento en que se obtienen los beneficios (Adquisición de deuda). Bajo este prisma hay que analizar dos tipos de costos: •. Costo de comprar y vender. •. Costo de fabricar. 6.
(26) Capítulo I: Fundamentación Teórica.. El costo de comprar y vender es el precio neto de compra, que se cancela por un determinado bien, sumando los desembolsos necesarios hasta que sea puesto a la venta. Un ejemplo, de este tipo de costo es el de un supermercado que realiza operaciones de compra - venta.. Al costo de fabricar se le incorporan otros elementos en el proceso de fabricación o de transformación. Aquí generalmente a la materia prima se le incorpora un proceso adicional y se obtiene un producto diferente al que se había adquirido. Cada institución al realizar sus propios productos o brindar sus servicios, posee entonces el Costo de Fabricación, que se genera en el proceso de un determinado producto o servicio.. Por tanto, el costo es la suma de gastos de toda naturaleza, expresados monetariamente, que se aplican a una producción o servicio determinado, de donde se infiere que, no todos los gastos constituyen costos, aunque todos los costos son gastos. /38/ Para lograr la determinación del costo, en el proceso de su cálculo es necesario clasificarlos convenientemente, de manera que faciliten su análisis. A tales efectos estos se clasifican en: ¾ Por la forma en que se incorporan al producto: •. Costos directos. •. Costos indirectos. Son costos directos aquellos identificables con unidades específicas de una producción o servicio. Son costos indirectos aquellos no identificables con el producto o servicio y que se relacionan con el de forma indirecta. ¾. Por la forma de su comportamiento, en el volumen o magnitud, del producto o servicio, pueden ser: •. Costos variables. •. Costos fijos. 7.
(27) Capítulo I: Fundamentación Teórica.. •. Costos Mixtos. Los costos variables son aquellos que sufren cambios en su magnitud, en proporción al volumen de producción o servicio. Son costos fijos aquellos que permanecen inalterables en su magnitud, independientemente del aumento o disminución de los volúmenes de producción, aunque existen gastos que clasifican como semifijos, como por ejemplo los de mantenimiento. Los costos mixtos tienen la característica de ser fijos y variables y existen dos tipos: Semivariables: La parte fija del costo semivariable representa un cargo mínimo, siendo la parte variable la que adquiere un mayor peso dentro del costeo del producto o servicio. Escalonados: La parte de los costos escalonados cambia a diferentes niveles de producción puesto que estos son adquiridos en su totalidad por el volumen. /25/ ¾ Por la responsabilidad de su control: •. Costos controlables. •. Costos no controlables. Los costos controlables son aquellos que se identifican directamente con un nivel de actividad administrativa y que son susceptibles de control y actuación por el responsable del área. Los costos no controlables son aquellos que no pueden aumentarse o disminuirse por decisiones inmediatas de los dirigentes de las áreas, pues se derivan de las inversiones, obligaciones y erogaciones en gastos comunes a todas las áreas. /13/ ¾ De acuerdo con la función en la que se incurren: •. Costos de producción. •. Costos de distribución o venta. •. Costos de administración. Los costos de producción son los que se generan en el proceso de transformar la materia prima en productos terminados. Se subdividen en: Costos de materia prima: son los costos de materiales integrados al producto.. 8.
(28) Capítulo I: Fundamentación Teórica.. Costos de mano de obra: son los costos que interviene directamente en la transformación del producto. Costos indirectos de fabricación: son los costos que intervienen en la transformación de los productos, con excepción de la materia prima y la mano de obra directa. Los costos de distribución o venta son los que se incurren en el área que se encarga de llevar el producto, desde la institución, hasta el último consumidor; por ejemplo: publicidad, comisiones, etcétera. Los costos de administración son los que se originan en el área administrativa, como pueden ser sueldos, teléfono, oficinas generales, etcétera. Esta clasificación tiene como finalidad agrupar los costos por funciones, lo cual facilita cualquier análisis que se pretenda realizar. Existen otras clasificaciones de costos, entre ellas las que dependen del tiempo en que fueron calculados como los históricos y predeterminados; si es de acuerdo con el tiempo en que se enfrentan a los ingresos, se clasifican en costos de período o del producto; cuando se relacionan con la toma de decisiones, en relevantes o irrelevantes; de acuerdo con el sacrificio, en desembolsables o de oportunidad y de acuerdo con el nivel de actividad, en diferenciales, o sumergidos o inevitables y evitables. /4/, /6/, /15/, /38/. Todas las clasificaciones son importantes, pero sin duda alguna, la más relevante es la que clasifica a los costos en función de su comportamiento, ya que las funciones de planeación y control administrativo, ni la toma de decisiones, pueden realizarse con éxito si se desconoce el comportamiento de los costos. Además, ninguna de las herramientas que integran la Contabilidad Administrativa puede aplicarse en forma correcta, sin tomar en cuenta dicho comportamiento. Son elementos de gastos, aquellos que se identifican con su naturaleza económica, estén o no asociados directa o indirectamente con el producto o servicio. En los elementos de gasto se consideran los incurridos en el proceso productivo o de servicios y en el resto de las actividades, tales como. 9.
(29) Capítulo I: Fundamentación Teórica.. administración, distribución, ventas y en otras ajenas a las actividades fundamentales de la entidad. La agrupación de los gastos por elementos permite resumirlos de acuerdo con su homogeneidad económica y entre los elementos más significativos de acuerdo con los lineamientos generales emitidos por el Ministerio de Finanzas y Precios (MFP) están los siguientes: ¾ Relacionados con el consumo material: •. Materias primas y materiales. •. Combustibles. •. Energía. En materias primas y materiales se incluyen las materias primas, materiales básicos y auxiliares, artículos de completamiento y semielaborados adquiridos. En combustible se incluyen todos los gastos originados en el consumo de los diferentes combustibles adquiridos con fines tecnológicos para producir energía, bien estén asociados al proceso productivo, administrativo, de distribución y ventas o ajenos a las actividades fundamentales. Energía está constituida con todas las formas de energía adquiridas por la entidad, destinadas a cubrir las necesidades tecnológicas y las restantes demandas eléctricas. ¾ Gasto de trabajo vivo o fuerza de trabajo: •. Salarios. •. Otros gastos de la fuerza de trabajo. Los salarios comprenden todas las remuneraciones realizadas a los trabajadores, incluidos el acumulado de las vacaciones, las primas, pagos por condiciones anormales y cualquier remuneración al trabajo que se realice a partir del fondo de salarios. Otros gastos de la fuerza de trabajo incluyen los originados por la aplicación de las tasas aplicadas por la legislación financiera vigente, que se aportan como contribución al estado y como impuesto por la utilización de la fuerza de trabajo, además los pagos que por concepto de seguridad social a corto plazo, se realizan. 10.
(30) Capítulo I: Fundamentación Teórica.. al personal de la entidad, en los límites establecidos por la ley. ¾ Explotación de las maquinarias, equipos y activos tangibles: •. Depreciación. •. Amortización. •. Otros gastos monetarios. La depreciación incluye los gastos de utilización de los activos fijos tangibles sobre la base de la aplicación de las tasas establecidas al efecto a sus valores iniciales. La amortización comprende los gastos por la utilización de los activos fijos tangibles y la distribución alícuotas de los valores pagados por ellos. Otros gastos monetarios incluyen entre otros, los asociados a la entidad que no se identifiquen con los elementos antes descritos, entre los cuales pueden citarse: los gastos de personal en comisión de servicios, los impuestos, pagos de servicios productivos y no productivos comprados, etcétera. Como se ha apuntado antes, el registro de los gastos por elementos está asociado a cualquier actividad de la entidad, mientras que la agrupación de costos por partidas solo está asociada al proceso de producción o de servicio y tiene como objetivos fundamentales la determinación, cálculo y desglose del costo unitario del producto o servicio. ¾ Partidas de costo Las partidas de costo agrupan los gastos por la forma de inclusión en el producto y su incidencia directa o indirecta. La entidad puede establecer tantas partidas como requiera para el análisis y costeo de su proceso productivo o de servicio. A continuación se expondrán las partidas que tienen una utilización más general: •. Partidas de costos directos. •. Partidas de costos indirectos de producción. Dentro de las partidas de costo directo se incluyen las materias primas y materiales, salarios, otros gastos de la fuerza de trabajo, entre otros. Dentro de las partidas de costos indirectos se incluyen los gastos indirectos de producción, que comprenden los de preparación de la producción, los de. 11.
(31) Capítulo I: Fundamentación Teórica.. mantenimiento y explotación de equipos y los gastos generales de taller o establecimiento productivo. /13/, /29/, /35/ 1.3 La necesidad de los costos como instrumento de gestión. La contabilidad de costos es una herramienta que facilita a la gerencia la realización de sus actividades básicas, como son las de planeación, organización, dirección y control para lograr una mejor toma de decisiones, así como una organización efectiva del equipo de trabajo, lo que posibilita el logro de una mejor gestión, expresada en el cumplimiento de la misión y visión de la entidad. El conocimiento del costo de cualquier producto o servicio ayuda a tomar decisiones tales como la fijación de los precios de venta, la eliminación o potenciación de un producto o servicio, la subcontratación de una parte del ciclo productivo y otras similares. Para muchos directivos, el costo tiene mayor relevancia en los procesos fabriles, pero niegan su utilidad probada en el sector de los servicios. Sin embargo, conocer cuánto cuesta el servicio recibido es una información de carácter relevante para garantizar su mejor gestión. Cuando se le puedan asignar valores cuantitativos a las opciones, la administración cuenta con un indicador acerca de cuál es la opción más conveniente desde el punto de vista económico, aunque esto no representa necesariamente la decisión final, puesto que los factores no cuantitativos, como el prestigio en el sector y el país, relaciones obrero – directivos, etc. también pueden influenciar. /1/ /2/ /37/ 1.4 La relación de los costos con la eficiencia-eficacia-economía. Los términos eficacia, eficiencia y economía relacionados con el costo, se usan en ocasiones de forma ambigua y es necesario aclarar esta terminología. El término eficacia pone de manifiesto el grado de cumplimiento de los objetivos previstos en un período de tiempo, aunque con este término no se tienen en cuenta los costos en que se ha incurrido en la consecución del objetivo previsto, ni cuando tampoco existen modos alternativos de alcanzarlo. La eficiencia relaciona el costo de los. 12.
(32) Capítulo I: Fundamentación Teórica.. recursos empleados con los objetivos alcanzados, es decir, en qué medida se han alcanzado los objetivos previstos, con un costo mínimo de los recursos utilizados. La economía es el parámetro que relaciona el costo de los recursos empleados con los presupuestados y hace referencia al consumo racional de los factores de producción. necesarios. para. la. realización. de. un. producto. o. servicio. determinado./37/ 1.5 Fichas de Costo Estimado y Standard. Por cada producto o servicio productivo que se preste, se elabora una ficha de costo estimado o standard que contiene todos los gastos, materiales, salarios, y otros, sirviendo para la confección de la Orden de Trabajo.. Igualmente sirve para el cálculo del precio de venta, una vez determinado el costo total. y el porcentaje de ganancias que se quiere alcanzar, planificado o. determinado por el MFP. O sea que se puede conocer por anticipado el costo de su producción y el posible precio de Venta. Contiene igualmente especificaciones técnicas de los materiales a utilizar y calificación de los trabajadores que deben participar y otras de acuerdo a los requerimientos de la producción para su ejecución.. Esta ficha refleja el costo planificado para una producción determinada especialmente el costo directo, emitiéndose cada vez que sea necesario determinar un costo estimado o standard, teniendo en cuenta las variaciones existentes de calidad, medidas y precios de los materiales, la calificación de la fuerza de trabajo cuando sea necesario, y las características concretas de la institución que lo va a fabricar o serviciar, pudiéndose dar el caso que una producción igual, tenga costos diferentes, dado el lugar donde los producen o el servicio que se preste. Una vez elaborado este modelo puede ser utilizado en la producción, servicio y/o economía, conservándose una copia en ambos frentes:. 13.
(33) Capítulo I: Fundamentación Teórica.. Producción: Para confeccionar las Ordenes de Trabajo, calculó el precio de ventas, los tipos de materias primas, el personal necesario, la utilización de equipos productivos, la utilización de la capacidad instalada, etc.. Economía:. Para conocer los consumos planificados de recursos, costo estimado. para su comparación con el costo real, la confección de los planes, cálculo de la eficiencia planificada, etc.. Este es un documento fundamental para la implantación del Sistema de Costos, para el análisis y control de los resultados en su comparación con los estimados, y sirve de base para el control del costo real por órdenes específicas en la asignación de recursos, debiendo hacerse por cada producto que se fabrique o servicio que se brinde haciéndose tantas fichas de costos, como alternativas existan. /7/. Los costos estándar son lo contrario de los costos reales. Estos últimos son costos históricos que se han incurrido en un período anterior. La diferencia entre el costo real y el costo estándar se denomina variación.. Las variaciones indican el grado en que se ha logrado un determinado nivel de actuación establecido por la gerencia. Las variaciones pueden agruparse por departamento, por costo o por elemento del costo, como por ejemplo el precio y la cantidad. El grado en que puede controlarse una variación depende de la naturaleza del estándar, del costo implicado y de las circunstancias particulares que originaron la variación.. Para su diseño, es necesario el trabajo conjunto de ingenieros industriales y especialistas en costos, porque se nutre de dos componentes: uno físico o cantidades y otro monetario o recursos financieros. Los costos estándar no sólo sirven de referencia, sino también como guía de. 14.
(34) Capítulo I: Fundamentación Teórica.. trabajo. Pueden aplicarse en el sistema de costos por procesos y en el de órdenes de trabajo. Sin embargo, los estándares se prestan a actividades que tienden a ser rutinarias y repetitivas y en las cuales los productos tienden a ser estandarizados. /23/ ¾ Costos estimados, normales, presupuestados y estándar.. Costo estimado: Es la cantidad que, según la empresa, cuesta realmente un producto, la operación de un proceso durante cierto período. Frecuentemente, el costo estimado se basa en algún promedio de costos de producción real de períodos anteriores ajustados para reflejar los cambios en las condiciones económicas, de eficiencia, etc. que se anticipan para el futuro. Por lo general, reflejan los desperdicios y deficiencias que se anticipan y que aumentan los costos unitarios y totales del producto y la operación.. Costo normal: Significa aproximadamente lo mismo que costo estimado. A veces se le da un significado un tanto distinto de un promedio de los costos que se han producido realmente en períodos anteriores únicamente, sin considerar los cambios que se esperan para el futuro.. Costo presupuestado: Es igual que el estimado o que el normal, es el costo planeado, que frecuentemente se basa en un promedio de costos pasados y ajustados para los cambios que se esperan en el futuro.. Costo estándar: Es la cantidad que, debe costar un producto o servicio durante cierto período, sobre la base de ciertas condiciones de eficiencia, económicas y de otros factores.. 15.
(35) Capítulo I: Fundamentación Teórica.. Estos costos ofrecen una serie de ventajas y limitaciones que se describen a continuación:. Ventajas: . Pueden ser un instrumento importante para la evaluación de la gestión. Cuando las normas son realistas, factibles y están debidamente administradas, pueden estimular a los individuos a trabajar de manera más efectiva.. . Las variaciones de las normas conducen a la gerencia a implantar programas de reducción de costos, concentrando la atención en las áreas que están fuera de control.. . Son útiles a la gerencia para el desarrollo de sus planes. El mismo proceso de establecer las normas requiere una planificación cuidadosa en áreas como la estructura de la organización, la asignación de responsabilidades y las políticas relacionadas con la evaluación de la actuación.. . Son útiles en la toma de decisiones, particularmente si las normas de costos de los productos se segregan de acuerdo con los elementos de costos fijos y variables y si los precios de los materiales y las tasas de mano de obra, se basan en las tendencias esperadas de los costos durante el año siguiente.. . Pueden dar como resultado una reducción del trabajo de oficina.. Limitaciones: . El grado de rigidez o flexibilidad de los estándares no puede calcularse de manera específica.. . Con frecuencia, las normas tienden a adquirir rigidez aún en períodos relativamente cortos.. . Las condiciones de producción o servicio cambian constantemente.. . Las revisiones de las normas pueden ocurrir a intervalos poco frecuentes y crean problemas especiales relacionados con el inventario.. 16.
(36) Capítulo I: Fundamentación Teórica.. Cuando las normas se revisan frecuentemente, su efectividad para evaluar la actuación se debilita. Por otra parte, si no se revisan las normas cuando se producen cambios de fabricación importantes, se obtiene una medición o evaluación inapropiada o poco realista. Otra limitación es la inflación, que obliga a cambiar constantemente estos estándares. Aislar los elementos controlables y los no controlables de las variaciones es una tarea sumamente difícil.. Durante los últimos años, algunos sociólogos han realizado estudios que arrojan dudas sobre el valor de los estándares como base para la evaluación de la actuación. Sostienen que las normas son opresivas y que crean actitudes de resistencia en lugar de actuar como incentivo. /20/, /24/ 1.6 Elementos y Partidas empleadas en la elaboración de la Ficha de Costo. La partida es un concepto económico asociado al costo. Incluye los gastos de los elementos que forman parte del costo, con el objetivo de identificarlos con el lugar donde se originan. Posibilitan el cálculo del costo total y unitario, ya sea planificado o real, lo que permite confeccionar la ficha de costo. La formación de las partidas de "materias primas y materiales", así como de "salarios y seguridad social", se efectúan a partir de los gastos acumulados en los elementos o subelementos correspondientes, dentro de los centros de costos directos. La formación de las partidas de "gastos indirectos de producción" y de "gastos generales de dirección", se obtienen como resultado de la distribución entre los centros directos de los gastos acumulados en los centros indirectos. El 23 de octubre del 2004 el Banco Central de Cuba dictó la Resolución No. 80/2004, a partir de la cual se eliminó en el país la doble circulación monetaria, empleándose solamente la moneda nacional, la cual está compuesta por los pesos, de circulación histórica y los pesos convertibles, emitidos a partir del año 2003.. 17.
(37) Capítulo I: Fundamentación Teórica.. A partir del 24 de febrero del 2004, los MEP y MFP dictaron cuatro Resoluciones Conjuntas a las que correspondieron los números 1, 3, 4 y 5 respectivamente, a partir de cuya aplicación se ha evidenciado la necesidad de unificarlas y actualizarlas, ratificando sus conceptos fundamentales y reduciendo los casos que se exceptúan de su aplicación. En la Resolución Conjunta No 1/2005 de los anteriores ministerios se explica cada una de las partidas y de los elementos que debe contener la Ficha de Costo que se utilizará para calcular el componente en pesos convertibles y los precios cuando estos se determinen a partir de los costos, como se exponen. a. continuación: /9/, /22/, /30/ •. Materias primas y materiales Materias primas y materiales fundamentales Combustibles y Lubricantes Energía Agua. •. Otros gastos directos Depreciación Arrendamiento de equipos Ropa y calzado. •. Gasto de la fuerza de trabajo Salario Vacaciones Impuesto de utilización de la fuerza de trabajo Contribución a la seguridad social Estimulación en pesos convertibles. •. Gastos indirectos de producción Depreciación Mantenimiento y reparación. •. Gastos generales y de administración Combustible y lubricantes. 18.
(38) Capítulo I: Fundamentación Teórica.. Energía eléctrica Depreciación Ropa y calzado Alimentos y Otros 1.7 Áreas de Responsabilidad y Centros de Costo. Un criterio determinante para la definición de las áreas es que cada una cuente con un jefe que pueda controlar los gastos e influir con sus acciones sobre la magnitud de éstos, de manera que pueda responder por su comportamiento durante determinado período. Un elemento de extraordinaria importancia a considerar en la elaboración del sistema de costos es el registro de los gastos que se organiza con la correcta definición de las cuentas y de los centros de costo a utilizar. La cuenta es el procedimiento utilizado para resumir todos los aumentos y disminuciones que pueden resultar de la ejecución de las diferentes transacciones y es el medio mediante el cual se acumula en un solo lugar toda la información referente a los cambios en un activo, un pasivo o patrimonio. Las cuentas control constituyen cuentas de gastos, donde estos se registran éstos, atendiendo al uso que reciben los recursos según diferentes categorías. Por ejemplo, gastos de dirección, de comercialización, productivos indirectos, etcétera. La planificación del costo se lleva a cabo por áreas de responsabilidad y dentro de ellas se desagrega precisamente hasta el nivel de centro de costos. Un centro de costo es la unidad mínima de recopilación de gastos y atendiendo a su carácter se clasifican en directos e indirectos. Los centros de costos directos son aquéllos en los que se registran los gastos relacionados directamente con el producto o servicio. Por su parte, los centros de costos indirectos son aquéllos en los que se registran gastos que por sus características no pueden ser identificados directa mente con el producto. Los gastos que se registran en los centros de costos indirectos, se pueden. 19.
(39) Capítulo I: Fundamentación Teórica.. clasificar en dos tipos: gastos indirectos o generales que se generan por la institución y los que se originan en cada área productiva. Es así que los gastos indirectos generales son los que se controlan por las áreas no productivas y tienen incidencia común sobre todas estas y entre ellos pueden citarse los gastos de administración, mantenimiento y control de la calidad. Estos gastos se distribuyen de forma inmediata entre los centros de costos directos, sin pasar por aquellos que agrupan los gastos indirectos propios, de manera tal que se evite una innecesaria doble distribución para llevarlos a los centros de costos directos, en el caso específico de los gastos de dirección de la organización, éstos se distribuyen entre los centros de costos directos. Los gastos indirectos propios son aquellos que controlan las áreas productivas, que se cargan a centros de costos indirectos identificados con ellas, para evitar su distribución entre áreas que no guarden relación con esos gastos y ganar así en precisión en el cálculo del costo. Dentro de estos gastos clasifican la energía consumida por el área, los materiales auxiliares y la depreciación, entre otros. /8/ 1.8 Costos por Órdenes. Existen en la actualidad muchas empresas que por las características de su actividad deben fijar precios de venta cada vez que concretan una operación. Esto obliga a realizar cálculos más o menos complejos acerca de los costos a asumir, para que, una vez adicionada la rentabilidad pretendida, pueda arribarse al valor de venta deseado. Quienes realizan estos procedimientos de cálculo aplican, quizá en algunos casos sin saberlo, principios del costeo por órdenes. 1.8.1 Empresas o establecimientos en los que suele aplicarse: Normalmente se pueden encontrar costos por órdenes en: . Centros de mantenimiento de automóviles, de electrodomésticos y computadoras 20.
(40) Capítulo I: Fundamentación Teórica.. . Empresas constructoras. . Fabricantes de moldes o matrices. . Imprentas. . Fabricantes de muebles a medida. Como puede verse, el sistema suele aplicarse en empresas que realizan trabajos específicos, no repetitivos y que deben cotizarse cada vez que un cliente hace un requerimiento. 1.8.2 Características principales: Las características principales de un sistema de costos por órdenes son: . Individualizar cada trabajo encargado por un cliente en una Orden de Trabajo, y confeccionar una ficha por cada orden.. . Volcar los datos sobre los costos incurridos en cada una de las órdenes a medida. que. se. van. ejecutando. mediante. anotaciones. en. las. correspondientes fichas para lo cual se separan los costos según su naturaleza, en los siguientes elementos: a) Materiales b) Mano de Obra Directa c) Gastos Indirectos . Determinar el costo de cada Orden de Trabajo, y si al mismo se le adiciona la rentabilidad deseada podrá tenerse el precio de venta.. . Pueden utilizarse directamente los costos históricos y se computan recién cuando ya se produjeron, y también presupuestarse las partidas y registrar los consumos reales para hacer la comparación entre ambos, al cumplirse la orden. Esto parece ser más adecuado, porque algunos costos indirectos suelen conocerse con exactitud mucho tiempo después de cerrada la Orden como el teléfono o la energía eléctrica. Muchas veces es necesario informarle al cliente sobre el precio de venta antes de comenzar los trabajos.. 21.
(41) Capítulo I: Fundamentación Teórica.. 1.8.3 Requisitos para la implementación del sistema: El sistema de Costos por Órdenes puede utilizarse tanto en grandes y complejas compañías como en pequeños establecimientos. Por supuesto que mientras mayor sea la estructura administrativa en la que pueda apoyarse, más precisa y detallada podrá ser la información que se obtenga. No obstante, y aún llevándolo a su mínima expresión, el sistema de costos por órdenes puede brindar información muy útil para la toma de decisiones, y lo que se necesita para comenzar es: •. Tener una lista con los precios de compra de todos los materiales que se utilizan normalmente en la ejecución de las Órdenes de Trabajo.. •. Tener individualizado el personal que desempeña tareas en forma directa, como los especialistas y los operarios para establecer el costo por hora que representan. A veces es útil agruparlos en función de sus categorías y que marcan el nivel de remuneración.. •. Tener un registro de los gastos indirectos que se deben tener mensualmente.. 1.8.4 Método de funcionamiento: A continuación se analiza la forma de computar los costos a medida que se producen, pudiéndose trabajar con presupuestos. La forma de presupuestar y registrar cada uno de los elementos de costos, suponiendo que no se cuenta con un sistema de contabilidad de costos es la siguiente: •. Materiales a) Presupuesto: En este caso, lo que se debe hacer es calcular las cantidades de cada material que es necesario para cumplir la orden y tomar el precio que se tiene en la lista, excepto cuando el mismo sea muy anterior y entonces convenga actualizarlo. Lo ideal es valuar al costo actual del momento en que se realiza la cotización, 22.
(42) Capítulo I: Fundamentación Teórica. Capítulo Capítulo Capítulo Capítulo Capítulo I:I:Fundamentación I:Fundamentación I:Fundamentación Fundamentación I: Fundamentación Teórica. Teórica. Teórica. Teórica. Teórica. Capítulo I: Fundamentación Teórica.. pero esto a veces es demasiado engorroso, por lo que basta saber que los precios considerados están vigentes en su mayoría.. b) Registro Real: Aquí se tomarán sólo las unidades físicas que se consumen, ya que la valorización debe hacerse al final, así como los precios del momento en que se culmina la orden. De esta forma se puede saber qué porción de las diferencias con lo presupuestado se deben a cambios en las cantidades consumidas, y qué porción a los cambios en los precios. •. Mano de Obra Directa: a) Presupuesto: Aquí se calcula la cantidad de horas de mano de obra directa que será necesaria para la ejecución de la orden. b) Registro Real: Se deben anotar en la ficha, los datos de los obreros que participan en la orden, con el horario de comienzo y de finalización de los trabajos, cada vez que en ella se trabaja.. •. Gastos Indirectos: a) Presupuestación: El manejo de los gastos indirectos suele ser el más complejo, por lo que se trata de simplificar lo más posible. En primer lugar, se debe trabajar con un monto mensual promedio normal de gastos indirectos, que puede determinarse según los datos históricos. Luego, hay que elegir un método de distribución de estos gastos indirectos según algún parámetro, a que juicio, parece lo más adecuado asignarlo en función de las horas trabajadas. b) Registro Real: El registro real hay que hacerlo en forma similar al de la Mano de Obra Directa, es decir, tomar por un lado los gastos indirectos totales del mes, y dividirlos por la cantidad total de horas trabajadas en ese mes en cada una de las órdenes, tanto terminadas. 23.
(43) Capítulo I: Fundamentación Teórica.. como en curso. Así se obtiene un promedio real por hora, que multiplicado por la cantidad de horas de cada orden, ofrece la cantidad real a asignar a cada una de las órdenes. /10/, /16/, /11/ 1.9 La Contabilidad de Costos en el Mes. Las unidades presupuestadas puras como toda entidad pública o estatal, tienen entre uno de sus objetivos principales, controlar y utilizar con la mayor racionalidad los recursos puestos a su disposición por el Presupuesto del Estado, sin afectar la calidad de las actividades sociales para cuya ejecución fueron creadas.. Estas entidades tienen como característica fundamental que son establecidas para prestar actividades sociales sin fines lucrativos y se vinculan con el presupuesto de manera diferenciada, aportando todos sus ingresos y recibiendo de este los recursos necesarios para financiar sus gastos hasta el monto aprobado.. Del registro y control de estos ingresos y gastos, se ocupa la Contabilidad Patrimonial, en la que además se contabilizan todos los bienes, obligaciones y patrimonio de cada entidad. Para determinar sus resultados, se calculan:. Ingresos devengados (cobrados o no) - Gastos incurridos (pagados o no) = Resultado de la unidad. Los gastos en los que se proyecta incurrir constituyen uno de los elementos que es preciso tener en cuenta para la determinación de los recursos presupuestarios necesarios para el período próximo.. La Contabilidad Presupuestaria es la encargada de controlar e informar la ejecución del Presupuesto del Estado y se ocupa de una serie de aspectos que se exponen a continuación. . Compromisos de pagos a contraer en el período, de acuerdo con el nivel de. 24.
(44) Capítulo I: Fundamentación Teórica.. actividad proyectado. . Obligaciones pendientes de pago al inicio y estimadas al final del período.. . Registro contable sea veraz y diario.. . Control correcto de los recursos monetarios, entre otros.. Como conclusión es oportuno aclarar que cada unidad presupuestada pura debe elaborar y controlar dos presupuestos: el de ingresos devengados y gastos incurridos (Contabilidad Patrimonial) y el de tesorería o caja, que comprende los ingresos cobrados y los compromisos de pago contraídos (Contabilidad Presupuestaria). /5/, /13/, /17/, /18/, /27/, /31/, /33/. 25.
(45) Capítulo II: Diagnóstico General del Centro de Desarrollo Electrónico.. CAPITULO II: DIAGNÓSTICO GENERAL DEL CENTRO DE DESARROLLO ELECTRÓNICO. 2.1 Caracterización del Centro de Desarrollo Electrónico El Centro de Desarrollo Electrónico (CDE), situado en Carretera a Camajuaní Km. 5 ½, Santa Clara, Villa Clara, fue creado en 1992 a partir de la fusión de un taller de mantenimiento a equipos electrónicos de la Universidad y un colectivo de producción de maquetas de laboratorios de Electrónica del Departamento de Telecomunicaciones y Electrónica de la Facultad de Ingeniería Eléctrica. Trabaja como una pequeña empresa de la UCLV, perteneciente al Vice Rectorado de Gestión Administrativa y subordinada a este desde el punto de vista administrativo y a la Facultad de Ingeniería Eléctrica desde el punto de vista científico. Tiene propuestos como objetivos fundamentales en su trabajo: •. Transformar al CDE en un centro de referencia.. •. Elevar la eficiencia y rentabilidad.. •. Incrementar la estabilidad y limitar el éxodo de los recursos humanos.. •. Incrementar la satisfacción de nuestros clientes internos y externos.. •. Mantener los estímulos materiales y morales.. •. Consolidar la disciplina tecnológica, económica y social.. Desde 1996 diseñó el CDE su primera Estrategia de Dirección que se ha venido perfeccionando cada año, entre sus resultados positivos arrojó la aplicación de los Sistemas de Mantenimiento Alternativo, de Vinculación y de Calidad, que han incrementado sustancialmente su efectividad y desarrollo hacia la Excelencia. El Centro de Desarrollo Electrónico, perfectamente identificado con las transformaciones que se realizan en el país para lograr los avances económicos, asume la siguiente misión y visión para los próximos años:. 26.
(46) Capítulo II: Diagnóstico General del Centro de Desarrollo Electrónico.. Misión: ¾ Garantizar el adecuado funcionamiento del. equipamiento electrónico,. electromecánico, óptico, de calor y de masa de la UCLV y de otras Instituciones. ¾ Desarrollar y producir equipos electrónicos, software y otros productos y/o servicios con valor agregado caracterizados por la EFICIENCIA y CALIDAD. ¾ Ofrecer adiestramientos y consultorías. Visión: El CDE es una institución universitaria que cumple su MISION con Excelencia, posee Contabilidad Confiable, Certificación. de su Sistema de Gestión de. Calidad por las Normas Internacionales ISO 9001/2000 en todos sus productos, servicios y tecnologías, se destaca en la emulación y cuenta con un colectivo competitivo, multidisciplinario, unido y colaborador, que lo ha convertido en un Centro de Referencia del MES y del Territorio. Un análisis detallado de la Misión del CDE y de sus situaciones interna y externa, les ha permitido conocer aquellos puntos en los cuales es más fuerte y más débil, sus oportunidades de acuerdo al entorno en que se encuentra ubicado y las amenazas a las que está expuesto, obteniendo de este análisis los aspectos hacia los cuales deben estar dirigidas las acciones a seguir. Las debilidades y fortalezas se refieren a los aspectos internos del CDE, que constituyen insuficiencias o fragilidades. Su identificación permite tener la suficiente claridad para buscar alternativas, superarlas y/o aprovecharlas al máximo para alcanzar las metas propuestas. Las amenazas y oportunidades están referidas a los aspectos externos del CDE. Son los obstáculos y los aspectos que indican el modo de alcanzar las metas. La matriz dafo se despliega en el ANEXO # 1. Los resultados del análisis del impacto cruzado fueron los siguientes:. 27.
(47) Capítulo II: Diagnóstico General del Centro de Desarrollo Electrónico.. •. La experiencia, versatilidad, calificación y alta disposición del personal,. así como los proyectos del CDE en MN y MLC, constituyen las mayores fortalezas, que han permitido ganar clientes y prestigio ante la competencia. La insuficiente documentación técnica y la insuficiente independencia económica son las principales debilidades encontradas. •. Las amenazas de mayor número de impacto son las relacionadas con la. presencia de competidores en el servicio de mantenimiento a la línea de equipos de computación dentro de la universidad, la insuficiente atención al hombre y el robo de cerebros que realizan otras empresas al ofrecerles mejores condiciones de trabajo y vida a sus empleados, esta situación es del dominio de la dirección del Centro ante las que toma medidas, tales como el interés de mantener el sistema de gestión de la calidad implementado, que permita una diferenciación en calidad dentro del mercado y el sistema de pago vinculado a los resultados que disminuyó el éxodo de personal en los últimos años. El financiamiento externo a través de proyectos es la mayor oportunidad que presenta el Centro en estos momentos, que no debe ser desaprovechada por ser la de mayor número de impactos. Estructuralmente la empresa cuenta con una Dirección General a la que se subordinan tres brigadas. Estas brigadas son: Brigada Administrativa, Brigada de Equipos Complejos y Brigada de equipos Simples. Las dos últimas están vinculadas al servicio de Mantenimiento Especializado de la Universidad. La Brigada Administrativa la integran, un Jefe de Brigada o Sub-Director, que a su vez es el encargado de la Organización, un Especialista en Contabilidad y Costo, un Especialista en Calidad y un Técnico E en gestión universitaria encargado del Almacén. La Brigada de Equipos Complejos la integran, un Jefe de Brigada y ocho Especialistas, de ellos, siete son Ingenieros y uno es Técnico. La Brigada de Equipos Simples la integran, un Jefe de Brigada, un Especialista que es Ingeniero y dos Técnicos. También hay tres compañeros que trabajan para los temas de investigación del Centro y que responden directamente a la dirección.. 28.
(48) Capítulo II: Diagnóstico General del Centro de Desarrollo Electrónico.. La estructura Web del Centro de Desarrollo Electrónico de la UCLV vista como una Asociación WEB (ver ANEXO # 2) , con el objetivo de elevar la Eficiencia, Eficacia y Competitividad, posee un núcleo básico integrado por un colectivo que responde a su misión y se mueve internamente para cumplir sus planes y proyectos. El peso fundamental está en la esfera del Mantenimiento y del Adiestramiento a estudiantes. Está concebida por tres grupos básicos de trabajo o asociaciones, a saber: el grupo administrativo, y las brigadas: de equipos simples y de equipos complejos, el equipo administrativo agrupa la contabilidad, almacenes, aseguramiento, organización del trabajo y calidad, la brigada de equipos simples realiza los mantenimientos preventivos y correctivos a los equipos ópticos, de proyección, de masa, electromecánicos, de calor, de aguja, de audio y televisión , mientras que la de complejos incluye los equipos electrónicos o de medición, analíticos, complejos, eléctricos, de computación y otros. Estos tres grupos básicos incluyen tareas administrativas y de su Misión como el Mantenimiento Especializado, las producciones y los adiestramientos. Los grupos restantes creados para tareas por encargo son los de Transporte, Promoción y Animación, Domótica, así como de HTA (Hipertensión Arterial) con los subgrupos de Pediatría y de Estrés Oxidativo. El organigrama del CDE es el siguiente:. Director. Brigada Administrativa. Brigada de Equipos Complejos. Brigada de Equipos Simples. 29.
(49) Capítulo II: Diagnóstico General del Centro de Desarrollo Electrónico.. El Director General se encarga de organizar, dirigir, planificar, gestionar, controlar, todo lo que tiene que ver con la organización, para de esa forma garantizar el correcto funcionamiento del sistema establecido. El Jefe de la Brigada Administrativa planifica los mantenimientos de equipos de las diferentes áreas. También se encarga de organizar y planificar el trabajo por brigadas, así como de las estadísticas de la producción. La Especialista en Contabilidad y Costo se encarga de todo lo relacionado con la parte económica, la contabilidad, las finanzas, la economía. La Especialista en Calidad es la representante de Calidad del Centro, es Ingeniera Industrial y se ocupa del Sistema de Gestión de la Calidad con las Normas ISO 9000/2000. La Encargada del Almacén lleva a cabo todo lo que tiene que ver con la entrada y salida de los productos del almacén, siendo la máxima responsable de todo lo que en el se encuentra almacenado. También realiza el trabajo referente a los Recursos Humanos. Los Jefes de Brigada son los encargados de programar el trabajo de las brigadas, revisan si están listos los insumos necesarios para dar el mantenimiento y en caso de no tenerlos lo solicitan al comprador después de ser aprobado por el Jefe, además trabajan directamente en la prestación del servicio de mantenimiento en sus respectivas líneas de equipos y en las diferentes áreas de la UCLV. Los Especialistas realizan los mantenimientos preventivos y correctivos a los diferentes equipos con la calidad requerida. Los suministros se obtienen fundamentalmente por las empresas siguientes: Consumimport.SA, Copextel.SA y CIMEX. Existen muchos otros suministradores pero los mencionados son los que presentan un mayor saldo en los gastos financieros por concepto de compra.. 30.
(50) Capítulo II: Diagnóstico General del Centro de Desarrollo Electrónico.. El personal del Centro es estable y capacitado. El 45% de sus trabajadores son graduados de nivel superior y el resto son técnicos medios, todos muy responsables y capacitados para cumplir su labor con excelencia. La información contable se revisa periódicamente, ya que el cierre concluye los primeros cinco días del mes. En el Centro se elabora un Balance de Saldos, los demás documentos como el Estado de Situación, el Estado de Resultados, el Balance de Comprobación de Saldos, son elaborados centralizadamente por la UCLV. El hecho de que la información sea centralizada dificulta que pueda ser utilizada con facilidad para ser analizada por el Consejo de Dirección del Centro en la toma de decisiones. Se cumplen todos los principios políticos y normas relacionados con las finanzas y con la contabilidad. Esta última es centralizada en la Universidad, aunque en los planes futuros está prevista la descentralización. El Centro cuenta con una delimitación de su actividad por centros de costos, muy generalizados. No obstante, este trabajo tiene como objetivo, establecer un registro que permita determinar el costo de los servicios que presta para la fijación de los precios. No cuentan con un listado de precios actualizados, sino que tienen establecido un listado de precios sobre la base de la antigua EMPES (Empresa Productora para la Enseñanza Superior), con fecha 1ro de julio de 1987 y unas tarifas existentes en 1984 para los equipos de laboratorio del MES, adaptados a las condiciones del Centro, teniendo igualas que incluyen la cantidad de mantenimientos preventivos que diagnostica el experto y la mano de obra de todos los mantenimientos correctivos. Además no se realizan análisis económicos, debido a que no se cuenta con toda la información necesaria por estar compartida la contabilidad, no existiendo separación de funciones en la parte contable, debido a que una contadora está de licencia de maternidad. Es válido aclarar que desde el mes de enero del 2007 este centro dejó de ser una Unidad Presupuestada Diferenciada para convertirse en una Unidad. 31.
(51) Capítulo II: Diagnóstico General del Centro de Desarrollo Electrónico.. Presupuestada. Esto trajo consigo que el contrato de mantenimiento con las áreas no se cobrara por ahora, y por tanto no existe una cifra de ingresos reales. En el CDE se lleva el proceso de compra, almacenaje, pagos, útiles y herramientas, se realizan contratos, transferencias, conciliaciones bancarias, se hace el cuadre mensual de todas sus cuentas, el Balance General y el Estado de Resultado al finalizar cada año y a nivel central se lleva a cabo su contabilización, así como también los ingresos, medios básicos, depreciación, salarios, pago de la seguridad social y subsidios, o sea, todo lo que conlleva la nómina. /12/, /14/ 2.2 Clasificaciones del Mantenimiento: La actividad principal del Centro está enmarcada en la prestación del servicio de mantenimiento, tanto preventivo como correctivo, desarrollándose en las diferentes áreas de la Universidad, aunque está preparado para asumirlo en otras instituciones que lo soliciten. Mantenimiento correctivo: Es el que se encarga de realizar la reparación una vez que se ha producido la avería o el paro del equipo. Mantenimiento preventivo: Consiste en la prevención de posibles fallas mediante la. inspección visual, limpieza, medición de temperaturas, control de la. lubricación, fisuras, corrosiones y otras. El análisis de estos datos indicará la degradación del elemento, señalando cual es el momento idóneo para realizar su sustitución, antes de que se produzca la rotura. Dichos mantenimientos abarcan la atención a los equipos de laboratorios ubicados en cada una de las facultades de la Universidad y del resto de las áreas administrativas. /19/, /28/, /21/ 2.3 Situación actual del CDE respecto al Proceso Contable La información comienza desde que se recepciona la mercancía en el Almacén General del CDE y la encargada del almacén hace el Informe de Recepción del 32.
(52) Capítulo II: Diagnóstico General del Centro de Desarrollo Electrónico.. ANEXO # 3 a ciegas; pues no conoce la factura que llega. En este informe se puede apreciar el nombre del organismo, empresa, de la unidad con su código correspondiente, del almacén así como de la empresa suministradora. Además aparecen el número de la factura, el código, la descripción, la unidad de medida, la cantidad, el precio y el importe del producto que es recepcionado. Al final del modelo aparece la fecha y la firma del jefe del almacén, dando a conocer si los materiales recibidos se corresponden o no con la calidad, especificaciones, estado de conservación y cantidades que muestran los documentos del suministrador. También aparecen las firmas del que recepciona la mercancía y del que la contabiliza. Luego se emiten por las brigadas la Solicitud de Materiales al almacén. En la solicitud de entrega se contempla el código, la descripción, la unidad de medida y la cantidad de materiales a solicitar, refiriéndose al centro de costo y el destino para lo cual fue solicitado entre otras cosas. En su parte inferior se recoge el nombre de la persona que lo solicita y el que lo recibe, así como el número consecutivo del modelo, como en el ANEXO # 4. Este modelo también es utilizado como si fuera el Vale de Entrega o Devolución, es decir, hace. la. función de Vale de Salida. En la entidad se desarrollan las Tarjetas de Submayor de Inventario, plasmando el código del almacén y del producto, su unidad, el precio, la fecha, el número y la clave del documento. Se registran también el importe de las entradas y salidas, además de las existencias en unidades y valor, como en el ANEXO # 5. Para el registro de los gastos, el CDE tiene habilitado lo siguiente, según el Manual del Sistema de Contabilidad existente para los centros autofinanciados del Ministerio de Educación Superior: cuentas de gastos, centros de costos y elementos y subelementos. El registro correcto de los gastos se realiza mediante las cuentas de control, las cuales se desglosan por centros de costo y por agrupaciones de gastos por su naturaleza. Las cuentas de gastos que se utilizan son las siguientes:. 33.
(53) Capítulo II: Diagnóstico General del Centro de Desarrollo Electrónico.. •. 870 Gastos Corrientes de la Entidad(MN). •. 880 Gastos Corrientes de la Entidad (MLC). En ellas se registran todos los gastos que tienen lugar, por elementos y subelementos de gastos, los cuales son utilizados en dependencia de la necesidad y la naturaleza del gasto. Los elementos y subelementos de gastos son: •. •. 100 Materias primas y materiales. 02. Alimentos.. 03. Vestuario y lencería.. 04. Materiales para la enseñanza.. 05. Medicamentos y materiales afines.. 06. Materiales y Utensilios deportivos.. 10. Otros consumos materiales.. 300 Combustible. 08. •. 400 Energía. 01. •. Combustible y lubricantes.. Electricidad.. 500 Salario. 01. Salario devengado.. 02. Vacaciones acumuladas.. Otros gastos de la fuerza de trabajo. •. •. 600 01. Contribución a la seguridad social.. 02. Impuesto sobre la fuerza de trabajo.. 03. Seguridad social a corto plazo.. 700 Amortización. 17. Depreciación de Activo Fijo Tangible.. 18. Amortización de Activos F. intangibles.. Otros gastos monetarios. 01. Servicio de Viáticos.. 34.
(54) Capítulo II: Diagnóstico General del Centro de Desarrollo Electrónico.. •. 800 02. Pasajes a estudiantes.. 03. Estipendios a estudiantes.. 04. Estipendios a trabajadores.. 05. Pérdida de bienes.. 06. Faltante de bienes.. 07. Sanciones e indemnizaciones.. 09. Mantenimientos y reparaciones corrientes.. 11. Servicios profesionales.. 12. Servicios contratados a privados.. 13. Otros servicios contratados.. 14. Otros gastos.. 15. Impuestos y tasas.. 16. Gastos financieros.. Se hace imprescindible para el Centro conocer los costos que se incurren al realizar su principal actividad, porque representan la suma de los gastos de toda naturaleza, expresada monetariamente y que se aplica en una producción o servicio determinado. El costo constituye una importante herramienta de dirección, ya que permite analizar el comportamiento de los gastos asociados a una producción, servicio o actividad determinada, para valorar las posibles decisiones a tomar, que permitan maximizar las utilidades, lograr una mayor calidad o permitir la obtención de los objetivos propuestos con el mínimo de gastos de los recursos. Para lograr la determinación del costo, en el proceso de planificación y en el de cálculo real, es preciso clasificar los gastos convenientemente, de forma que su análisis le dé respuesta en primer lugar a las necesidades empresariales, sin olvidar las de la economía global. A tal efecto, los gastos se clasifican por elementos y aquellos que forman parte del costo, se agrupan por partidas. Para facilitar el análisis, se agregan por su. 35.
(55) Capítulo II: Diagnóstico General del Centro de Desarrollo Electrónico.. naturaleza económica, estén o no asociados a una producción o servicio dado o a agrupaciones de éstos, registrándose tanto los incurridos en la administración y dirección durante el proceso productivo o de servicio terminado, como los de las actividades ajenas a las fundamentales de la entidad, entre los que se cuentan los gastos de comedores, servicios no industriales, etc. Las partidas de costo, por su parte, agrupan los gastos asociados al costo del servicio con el objetivo de facilitar su cálculo, especialmente en lo relativo a la determinación del costo por servicio, teniendo en cuenta el lugar donde se originan los gastos y la forma directa o indirecta en que inciden en el costo. En las partidas directas se incluyen los gastos incurridos directamente en el proceso como materias primas y materiales, combustibles, energía, salarios y la contribución a la seguridad social. En las indirectas, los gastos de mantenimiento, explotación de equipos y los generales o de dirección del establecimientos y de los talleres. La agrupación de los gastos por partidas permite analizar la eficiencia lograda en cada servicio en la ejecución de los costos, al compararse éstos con los planificados y tomarse las medidas necesarias para eliminar las desviaciones injustificadas. Los Centros pueden establecer las partidas y subpartidas de costo que les resulten necesarias de acuerdo con las características de su proceso productivo o de servicio y del peso específico o significación que cada grupo de gastos tenga dentro del costo total. Las partidas y subpartidas que se determine incluir en el sistema de costo, deben permitir su agregación en los siguientes conceptos: •. Materias primas y materiales. . Otros gastos directos.. . Gastos de la fuerza de trabajo.. . Gastos indirectos de producción.. 36.
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