Proyección del turismo de eventos en el Centro de Convenciones Bolivar

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(1)UNIVERSIDAD CENTRAL “MARTA ABREU” DE LAS VILLAS FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL Y TURISMO CENTRO DE ESTUDIOS TURÍSTICOS CARRERA LICENCIATURA EN TURISMO. TRABAJO DE DIPLOMA. Proyección del Turismo de Eventos en el Centro de Convenciones Bolívar Diplomante: Yailiset Torres Barreto Tutor: MSc. Luis Miguel Campos Cardoso Consultante: MSc. Eulogio Rodríguez Millares Santa Clara 2012.

(2) Agradecimientos.

(3) Agradecimientos. A mis padres, por su entrega y sacrificio, por su ejemplo, dedicación, por confiar siempre en mí. A mis padres postizos, a Eliza y Blas, por su amor incondicional. A mi familia, y en especial a mi tía Candy, por darme constantemente fuerzas, por sus sabios consejos, su sencillez, cariño, y por su bondad.. Al Ángel que ha sido mi compañero, mi luz, mis fuerzas; por darme tantas alegrías, devolverme la esperanza, por su entrega incondicional, gracias.. A mi tutor Luis Miguel, por su esfuerzo y preocupación, por su amistad, sus principios y valores. A mi consultante Eulogio, por el tiempo dedicado y sus tan oportunos consejos. A mis hermanas de corazón Adriana y Lisandra, por mostrarme el valor de la amistad. A Anabel por su amistad, consejos y momentos compartidos; a Erisbel, Mario, Gretta, Luis Felipe y María Elena, por siempre estar ahí cuando los he necesitado.. A mis suegros, por abrirme las puertas de su casa y de su corazón. A los trabajadores del Centro de Convenciones Bolívar, por ser tan amables, por el tiempo dedicado, y por su ayuda e informaciones ofrecidas.. A mis compañeros de aula, por hacer más amena mi estadía en la Universidad. A los profesores del CETUR, por contribuir a mi formación, y en especial, a Yanet, por sus valores, sus enseñanzas y su constante disposición a ayudar.. A Aliosky, por su disposición y gentil ayuda. A mi país, por darme la oportunidad de estudiar y formarme como profesional. A la vida, a mi mamá por traerme a este mundo, y a todos los que me han enseñado a disfrutarlo. A todos los que de una forma u otra siempre me han ayudado, mil gracias..

(4) Dedicatoria.

(5) Dedicatoria. A mis padres, máximos responsables de cuanto logre en la vida.. A mi Cosi, mis amigos y familia..

(6) Resumen.

(7) Resumen. RESUMEN El Turismo de Eventos se presenta en la actualidad como una alternativa bien tentadora que reporta significativos ingresos, disminuye los efectos de la estacionalidad, entre muchos otros beneficios que han condicionado su significativo desarrollo a nivel internacional. Cuba no se encuentra al margen de esta situación y se proyecta hacia la mejora y perfección de la modalidad a nivel nacional. Para ello, dispone de un cúmulo de centros de convenciones y ferias, y hoteles sedes de eventos, que garantizan la infraestructura elemental para el desarrollo de los encuentros. Entre los más importantes en el centro del país se destaca el Centro de Convenciones Bolívar, que acoge eventos nacionales e internacionales de pequeño y mediano formato. Aún cuando el centro cuenta con una vasta experiencia y especialización en la realización de eventos, se presentan improvisaciones en su gestión y una falta de proyección estratégica. La presente investigación pretende proyectar el Turismo de Eventos en el Centro de Convenciones Bolívar, de manera que se contribuya a la gestión de la actividad de eventos en la entidad. Para esto, se realiza primeramente un diagnóstico de la situación actual del Turismo de Eventos en la instalación, y seguidamente, se aplica el procedimiento propuesto por la MSc. Guadalupe Maure Agüero para el análisis y proyección del Turismo de Eventos, el cual es adaptable y aplicable al Centro de Convenciones Bolívar. Los resultados de la aplicación de dicho procedimiento son expuestos en forma de objetivos estratégicos..

(8) Abstract.

(9) Abstract ABSTRACT The Tourism of Events is perceived at present as a very tentative alternative that reports significant gross incomes; it contributes to decrease the effects of the seasonable nature of tourism, among other benefits that have conditioned its well-known development in an international level. Cuba is not outside of this situation and it has been focusing towards the improvement and perfection of the modality in a national level. To achieve, Cuba counts with a great infrastructure of fair and convention centers, as well, as hotels where events can be held, that guarantee an elemental infrastructure for the developments of the meetings. Among the most important centers in the center of the country there is one that is very well known Centro de Convenciones Bolivar, which has been the venue of national, international, small and medium size events. Even though the center counts with a vast experience and specialization on the organization of events, some improvisations are still prevalent during its management as well as a lack of strategic projection. This research pretends to project the Tourism of Events in the Centro de Convenciones Bolivar, in a way that it can contribute with the management of the activity of events in the entity. For this, a diagnosis of the current activity of the Tourism of Events in the center is firstly done. Afterwards, the procedure proposed by MSc. Guadalupe Maure Aguero for the analysis and projection of Tourism of Events, which is adaptable and applicable in the Centro de Convenciones Bolivar. The results of the application of this procedure are conceived as strategic objectives..

(10) Indice.

(11) Índice. ÍNDICE. Pág.. INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................... 1 CAPITULO 1 INVESTIGACIÓN BIBLIOGRÁFICA SOBRE EL TURISMO DE EVENTOS ......................... 6 1.1 Introducción.................................................................................................................................. 6 1.2 Generalidades del turismo ............................................................................................................ 7 1.2.1 El turismo. Una aproximación conceptual .............................................................................. 7 1.3 Un acercamiento al Turismo de Eventos ....................................................................................... 8 1.3.1 El Turismo de Eventos. Principales definiciones .................................................................... 8 1.3.2 Criterios de clasificación de los eventos ................................................................................ 9 1.3.3 Principales características del Turismo de Eventos ............................................................. 10 1.3.4 Actores fundamentales de un evento .................................................................................. 11 1.3.5 Situación actual del Turismo de Eventos a nivel internacional ............................................. 13 1.3.6 Principales tendencias del Turismo de Eventos ................................................................... 14 1.4 Situación actual del Turismo de Eventos en Cuba ...................................................................... 16 1.4.1 Situación actual del Turismo de Eventos en Villa Clara ....................................................... 18 1.5 Los centros de convenciones como sedes de eventos ................................................................ 19 1.5.1 La gestión de eventos en los centros de convenciones ....................................................... 20 1.6 Análisis de procedimientos para la proyección del Turismo de Eventos ...................................... 22 1.7 Conclusiones del primer capítulo ................................................................................................ 24 CAPITULO 2 DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO DEL TURISMO DE EVENTOS EN EL CENTRO DE CONVENCIONES BOLÍVAR ................................................................................................................... 26 2.1 Introducción................................................................................................................................ 26 2.2 Procedimiento para el Diagnóstico Estratégico del Centro de Convenciones Bolívar ................... 26 2.2.1 Pasos metodológicos para el desarrollo del diagnóstico estratégico en el Centro de Convenciones Bolívar .................................................................................................................. 26 2.3 Aplicación del procedimiento seleccionado para el Diagnóstico .................................................. 27 2.4 Análisis Estratégico .................................................................................................................... 43 2.5 Conclusiones del segundo capítulo ............................................................................................. 44 CAPITULO 3 PROYECCIÓN DEL TURISMO DE EVENTOS EN EL CENTRO DE CONVENCIONES BOLÍVAR ................................................................................................................................................ 45 3.1 Introducción................................................................................................................................ 45 3.2 Procedimiento seleccionado para la proyección del Turismo de Eventos en el Centro de Convenciones Bolívar....................................................................................................................... 45 3.3 Aplicación del Procedimiento para el Análisis y Proyección del Turismo de Eventos en el Centro de Convenciones Bolívar. ................................................................................................................. 46 3.4Valoración del impacto de la aplicación del procedimiento para el análisis y proyección del Turismo de Eventos en el Centro de Convenciones Bolívar .............................................................. 58 3.5 Conclusiones del tercer capítulo ................................................................................................. 59 CONCLUSIONES .................................................................................................................................... 60 RECOMENDACIONES ............................................................................................................................ 61 BIBLIOGRAFÍA ....................................................................................................................................... 62.

(12) Índice. ANEXOS ................................................................................................................................................. 68.

(13) Introducción.

(14) Introducción. INTRODUCCIÓN El turismo es considerado una de las mayores actividades económicas del mundo debido al importante papel que asume dentro del comercio mundial de servicios. Gracias al turismo, muchos países en desarrollo y con recursos turísticos potenciales han tenido la oportunidad de mejorar la calidad de vida de sus habitantes, ya que éste es un potente generador de empleo, conocimiento, educación, y permite un significativo crecimiento económico y un paulatino desarrollo de las diferentes localidades. Específicamente, el Turismo de Eventos es considerado una de las modalidades turísticas más atractivas a escala mundial, debido fundamentalmente, a los beneficios que reporta, tanto por el alto valor de ingresos que genera, superiores incluso a los que se obtienen del turismo convencional de sol y playa, como por su carácter de promotor del turismo de ocio, unido a los ritmos de crecimientos sostenidos, alta rentabilidad, y contribución al desarrollo de otros sectores afines. Por otra parte, le permite a los diferentes destinos reducir considerablemente los efectos de la estacionalidad, mejorar la ocupación en temporadas bajas, elevar el gasto promedio de los visitantes, su estadía promedio en el destino. Además, impulsa la creación y desarrollo de micro, pequeñas y medianas empresas en las localidades, apoya la generación y distribución del ingreso por turismo en las localidades. El eventista viaja frecuentemente con algún acompañante (no relacionado directamente con el evento), y que deviene en un turista potencial, activo, y dispuesto a realizar actividades turísticas. En el período de crisis que impera en la actualidad, el Turismo de Eventos ha desarrollado un importantísimo papel como una solución que pretende minimizar los efectos que se han presentado en la industria turística, propiciando un mayor flujo turístico y beneficios para los destinos.. El Turismo de Eventos representa. aproximadamente el 20% de las llegadas internacionales, caracterizándose, además, por mantener índices de crecimiento sostenidos (Fernández, 2009). La atractividad que caracteriza al Turismo de Eventos, los beneficios que reporta, el auge y acentuado crecimiento de la modalidad a escala mundial, así como su futuro prometedor, han hecho que Cuba se interese por ampliar el desarrollo de este tipo de 1.

(15) Introducción. turismo en el país, propiciando una mayor diversificación de sus productos turísticos, y adaptándose a las tendencias y particularidades del mercado. Cuba ha adquirido un alto reconocimiento internacional que la sitúa entre los primeros de América para la modalidad de eventos. Centros de convenciones habilitados con modernas técnicas de la informática y las comunicaciones, recintos feriales, hoteles, y un personal profesional, facilitan el éxito en la organización y celebración de los eventos. Los avances en la ciencia, salud, cultura, el medio ambiente y el deporte, le permiten a Cuba organizar cada año más de 300 reuniones a las que asisten participantes de todo el mundo. Con décadas de experiencia en la organización de congresos y convenciones, ha creado una notable infraestructura en la que sobresalen el Complejo Palacio de Convenciones de La Habana y el Centro de Convenciones Plaza América, en Varadero, junto a más de 180 hoteles de cuatro y cinco estrellas. Villa Clara es una de las provincias con mayores potencialidades para desarrollar el Turismo de Eventos, justificadas por su ventajosa posición en el centro norte del país, las condiciones, categoría y características de su planta hotelera, unido a la presencia en su territorio de valiosos recursos históricos, naturales y culturales. En Villa Clara se encuentra ubicado estratégicamente en las afueras de la Ciudad de Santa Clara (muy cercano al aeropuerto) el Centro de Convenciones Bolívar. Dicha instalación organiza, promueve y efectúa eventos de pequeño y mediano formato. Se distingue por sus bellos jardines, agradable entorno y frescos portales. Destaca, además, el trato familiar y amable de sus trabajadores, junto a la experiencia acumulada en el desarrollo de eventos. Sin embargo, se presentan improvisaciones en cuanto a la gestión de eventos se refiere. Se carece de organizadores profesionales de eventos acreditados capaces de desarrollar eficientemente y con la calidad requerida dicha modalidad. Por otra parte, la tecnología disponible no está del todo a tono con las nuevas tendencias del mercado. Lo anteriormente expuesto constituye la situación problémica de la presente investigación.. 2.

(16) Introducción. Siendo así, se define como problema de investigación a resolver: ¿Cómo proyectar el Turismo de Eventos de modo que contribuya a la gestión de la modalidad en el Centro de Convenciones Bolívar? El objeto de investigación lo constituye el Turismo de Eventos en el Centro de Convenciones Bolívar. Se propone como hipótesis de la investigación: Si se aplica un procedimiento que permita proyectar el Turismo de Eventos en el Centro de Convenciones Bolívar, se dispondrá de una herramienta efectiva para la gestión de la modalidad en la entidad. Se define como variable independiente: la proyección del Turismo de Eventos en la entidad, y como variable dependiente: la gestión de la actividad de eventos. En correspondencia con lo anteriormente expuesto, se plantea como objetivo general: proyectar el Turismo de Eventos en el Centro de Convenciones Bolívar, a partir de la aplicación de un procedimiento de forma tal que se contribuya al fortalecimiento de la gestión de la modalidad. Para dar cumplimiento a este objetivo general se establecieron los siguientes objetivos específicos:. . Analizar aspectos teóricos relacionados con el Turismo de Eventos que sirvan de base y sustento a la presente investigación.. . Diagnosticar el estado actual del desarrollo del Turismo de Eventos en el Centro de Convenciones Bolívar.. . Aplicar el procedimiento para la proyección del Turismo de Eventos en el Centro de Convenciones Bolívar.. La investigación se desarrollará mediante las siguientes etapas que conforman su diseño metodológico:  Búsqueda,. análisis. y. selección. bibliográfica. de. información. actualizada. concerniente al Turismo de Eventos a nivel mundial, en Cuba, y más específicamente,. en. Villa. Clara,. desde. diferentes. aristas,. tomando. en. consideración los criterios de diversos expertos en el tema.. 3.

(17) Introducción.  Análisis del estado actual del Turismo de Eventos en el Centro de Convenciones Bolívar, para poder de esta forma diagnosticar la situación actual con relación al desarrollo de la modalidad de Turismo de Eventos en la entidad.  Aplicación del procedimiento seleccionado para la proyección del Turismo de Eventos en la instalación objeto de análisis. El presente trabajo se desarrolla con un enfoque cuantitativo descriptivo enriquecido con algunos análisis cualitativos. Se emplearon como métodos teóricos: la inducción, el análisis, la síntesis y la comparación; y como técnicas empíricas: la observación, la entrevista, el análisis documental y la consulta a especialistas. Como parte de la revisión bibliográfica desarrollada, fueron consultados y analizados diversos documentos, artículos de revistas, y sitios web. La fuente consultada para el análisis internacional, fue la base de datos de la International Congress and Conventions Association (Asociación Internacional de Congresos y Convenciones), y para el nacional, datos aportados por el antiguo Buró de Convenciones de la República de Cuba (BCC) y la Oficina Nacional de Estadísticas de Cuba (ONE). Los resultados de la investigación en el orden teórico se dan, en la utilización de un procedimiento científicamente fundamentado y adaptado a las condiciones específicas del objeto de estudio para el desarrollo del Turismo de Eventos en el Centro de Convenciones Bolívar; mientras que en el orden práctico, radican en que la proyección de la modalidad contribuya al perfeccionamiento y desarrollo de la gestión del Turismo de Eventos en el centro. La inexistencia de un estudio previo de las potencialidades de la instalación para el Turismo de Eventos valida la importancia de la investigación, a fin de fomentar y perfeccionar la realización de esta modalidad turística. Dicho estudio se considera factible, ya que la entidad dispondrá de una herramienta que le permitirá proyectar el Turismo de Eventos, condicionando una mejor gestión y funcionamiento de la modalidad en el Centro de Convenciones Bolívar. El presente trabajo contribuirá con un análisis de la infraestructura y los recursos de la entidad para el desarrollo del Turismo de Eventos, determinará sus potencialidades, fortalezas, y facilitará soluciones realistas que permitirán la mejora de la gestión de 4.

(18) Introducción. eventos en el centro de convenciones objeto de estudio. Igualmente, sugerirá un procedimiento efectivo que le será muy útil al centro como una herramienta fiadora del profesionalismo en la gestión de esta modalidad. En cuanto a los resultados económicos – financieros aportados a la instalación, permitirá una gestión efectiva de la actividad de eventos, lo que contribuirá al aumento de la demanda del mercado, mayores ingresos, a que se cree una imagen positiva, puedan visitar más clientes la entidad, y se contribuya al mejoramiento de la economía territorial. Respecto al beneficio social, el hecho de posibilitar el intercambio en diversas esferas del saber con determinados fines, le confiere al centro un reconocimiento social que cada vez se hará más sólido, y simultáneamente, creará y beneficiará una imagen del centro como sede de importantes eventos. El trabajo se desarrolla mediante una estructura lógica que se compone de tres capítulos. Capítulo 1. Investigación bibliográfica sobre el Turismo de Eventos, que comprende un análisis de los principales conceptos relacionados con la modalidad, principales tendencias, situación actual, datos significativos relacionados con su desarrollo (tanto a nivel nacional como internacional), las potencialidades y normas de los centros de convenciones como sedes de eventos, así como las particularidades de la gestión de eventos en dichas sedes. Capítulo 2. Diagnóstico estratégico del Turismo de Eventos en el Centro de Convenciones Bolívar, aplicándose para ello un procedimiento que incluye el análisis de la situación externa e interna del centro, y concluye con un análisis DAFO del mismo. Capítulo 3. Análisis y proyección del Turismo de Eventos en el Centro de Convenciones Bolívar, exponiendo de forma detallada la aplicación de un procedimiento científicamente fundamentado para la proyección del Turismo de Eventos. Derivadas de la investigación,. se. plantean. un. conjunto. de. conclusiones y. recomendaciones, así como la bibliografía consultada y los convenientes anexos. Para las referencias bibliográficas, se utiliza la norma según el estilo Harvard mediante la utilización del Software de Referencia Bibliográfica EndNote en su versión X5. 5.

(19) Capítulo 1 Investigación Bibliográfica sobre el Turismo de Eventos.

(20) Capítulo 1 Investigación bibliográfica sobre el Turismo de Eventos. CAPITULO 1 INVESTIGACIÓN BIBLIOGRÁFICA SOBRE EL TURISMO DE EVENTOS 1.1 Introducción Para adentrarse en el estudio del Turismo de Eventos, especular acerca de cualquier tema, y darle la merecida importancia a un trabajo científico, nada más necesario que la conformación de un marco teórico referencial que ilustre los criterios de expertos en el tema, las principales definiciones que giran en torno al Turismo de Eventos y sus principales tendencias. La primera dificultad al estudiar el turismo de reuniones, tanto en Cuba como internacionalmente, es la ausencia de un marco conceptual definido y consensuado que establezca los criterios definitorios sobre el Turismo de Congresos y Convenciones, además de carecer de un sistema de información que permita la elaboración de diagnósticos certeros sobre la dimensión del mercado, sus características y evolución (Maure, 2007b). Pese a las dificultades y poca información actualizada referente al Turismo de Eventos, aún cuando no existe un marco conceptual definido y consensuado, en el presente capítulo se incluye un compendio de los aspectos más relevantes del Turismo de Eventos en la actualidad. El hilo conductor del mismo (Anexo 1), parte de un análisis de los principales conceptos de turismo de forma general, del Turismo de Eventos, los diversos criterios de clasificación de acuerdo a varios investigadores, las principales características del Turismo de Eventos, los actores fundamentales de un evento. Se examina la situación actual y principales tendencias a nivel internacional del Turismo de Eventos, las potencialidades que tiene Cuba de forma general, y particularmente Villa Clara, para desarrollar esta modalidad. Se muestran las características que debe tener un centro de convenciones para ser sede de eventos, las particularidades de la gestión de eventos en dicha sede, y se culmina con un análisis de las metodologías estudiadas para la proyección del Turismo de Eventos. El presente capítulo servirá de sustento teórico y metodológico a esta investigación, permitiendo interpretar y comprender adecuadamente diversos términos a utilizar en capítulos posteriores. 6.

(21) Capítulo 1 Investigación bibliográfica sobre el Turismo de Eventos. 1.2 Generalidades del turismo Antes de comenzar la investigación sobre el Turismo de Eventos, sería oportuno comenzar analizando términos relativos al turismo de forma general. 1.2.1 El turismo. Una aproximación conceptual A través de la historia, se han desarrollado disímiles análisis del fenómeno turístico debido a la importancia que éste ha ido alcanzando, tanto para los países desarrollados, como para aquellos en vías de desarrollo. Como resultado, se han presentado múltiples definiciones de turismo, cada una acorde al momento histórico en el que ha sido concebida, a las características particulares de la región de origen de sus progenitores, e indudablemente, enfocadas desde los diferentes puntos de vista de los estudiosos de la rama, quienes han definido el turismo según su propia disciplina o perspectiva personal. Un compendio de varias definiciones expuestas por prestigiosos investigadores del tema se presenta en el Anexo 2. Partiendo de un profundo análisis comparativo de estos conceptos (Anexo 3), ha sido posible determinar los puntos comunes en que éstos convergen, así como sus principales elementos diferenciadores. De los autores analizados, el 92 afirma que para que exista turismo, tiene que ocurrir un desplazamiento fuera del lugar de residencia habitual, el 83, coincide en que debe presentarse a partir de la realización de un viaje con carácter temporal, el 58, acota que consiste en un conjunto de fenómenos y relaciones, y ya comienzan a incorporar posibles elementos motivadores del viaje. Un 42, agrega que se ha de realizar sin ánimo de lucro, un 33 hace alusión a la realización de actividades durante el viaje y la estancia en el destino, y un 25 tiene en cuenta la importancia de satisfacer las necesidades de los turistas. Agregar que el 17 de los autores estudiados limita el período de viaje a más de un día y menos de un año, incorpora conceptos como viajes por negocios, cultura o salud, y hace mención de las facilidades que se crean en los destinos en función de atender la demanda turística. En menor cuantía, tan sólo el 8,3 de los especialistas investigados, y bajo un enfoque puramente económico, afirma que el turismo conlleva un gasto de renta unido a una previa inversión. 7.

(22) Capítulo 1 Investigación bibliográfica sobre el Turismo de Eventos. El análisis conceptual realizado pone en evidencia la evolución del turismo, sus diferentes enfoques y disciplinas desde las que ha sido tratado. Para los efectos de la presente investigación, se considera que la definición ofrecida por la OMT (1994) es la más atractiva, completa e integradora. En ésta se plantea que “el turismo comprende las actividades que realizan las personas durante sus viajes y estancias en lugares distintos a su entorno habitual, por un período de tiempo consecutivo inferior a un año, con fines de ocio, por negocios y otros” (Sancho, 1998). 1.3 Un acercamiento al Turismo de Eventos Ya analizada y acotada la definición de turismo por la cual se ha de guiar la presente investigación, se hace indispensable el estudio del Turismo de Eventos como una de las modalidades turísticas con mayores perspectivas de crecimiento a nivel mundial. 1.3.1 El Turismo de Eventos. Principales definiciones Para adentrarse en un estudio más profundo del Turismo de Eventos, se debe partir de conocer en qué consiste específicamente esta modalidad turística. Varios han sido los autores que han aportado sus diversos puntos de vistas sobre el tema, sin embargo, en cuanto a la nomenclatura exacta de la modalidad, no ha sido posible lograr una homogeneidad, presentándose algunos que se inclinan por llamarla Turismo de Reuniones, otros, Turismo de Congresos y Convenciones, Turismo de Negocios, o incluso, considerarlo una modalidad del Turismo de Negocios. Para llegar a un consenso y determinar la definición a seguir durante la investigación, se hace necesario partir de la conceptualización de los términos turismo (ya analizada anteriormente), y evento, para luego poder definir el Turismo de Eventos. El resumen de los principales conceptos de evento y de Turismo de Eventos se muestra en el Anexo 4. En la presente investigación se ha decidido tomar como referente el concepto emitido por González (2005), debido a la claridad y sencillez con que ha sido expuesto. Además es concreto, abarcador, y se adapta a la situación, características particulares e ideologías presentes en el escenario en que se desenvuelve este trabajo. De los conceptos analizados, éste es el más completo, no se limita a enumerar las actividades que son consideradas eventos, aunque como expone la autora, constituyen el motivo fundamental del viaje de negocios. 8.

(23) Capítulo 1 Investigación bibliográfica sobre el Turismo de Eventos. El Turismo de Eventos es un conjunto de corrientes turísticas cuyo motivo de viaje está vinculado con la realización de actividades laborales y profesionales llevadas a cabo en reuniones de negocio, congresos y convenciones con diferentes propósitos y magnitudes (González, 2005). 1.3.2 Criterios de clasificación de los eventos Los eventos pueden ser clasificados atendiendo a diversos criterios en dependencia de la fuente que se utilice. Herrero Blanco (2000), menciona que se presentan dificultades en la clasificación de los eventos, debido a las distintas connotaciones que cada término tiene en los diferentes países. Sin embargo, es posible diferenciarlos teniendo en cuenta determinados aspectos como el agrupamiento de intereses similares en cuanto a objetivos y roles de cada uno de los componentes básicos de una reunión: convocantes y asistentes, su capacidad de decisión y elección de los servicios. Por lo tanto, según los objetivos del evento, sean información, formación, motivación, ventas; o bien, intereses de tipo comercial, político, médico-sanitario o cultural, se pueden establecer diversos tipos de reuniones (Gárriz y Moriconi, 2006). A continuación se muestra una síntesis de los principales criterios analizados por diferentes especialistas en el tema.. . Por su tipología o formato: Convenciones, congresos, conferencias, fórum, sesiones, seminarios, talleres, simposio, debates, mesa redonda, asambleas, ferias y exposiciones comerciales, festivales culturales, deportivos, competencias u otras actividades similares (Rodríguez, 2011b).. . Por el origen del evento: Evento de diseño propio, evento establecido por alguna institución local o nacional y sede captada en organismos internacionales (Rodríguez, 2011b).. . Por sus temáticas: educacionales,. Eventos. sociales,. científicos,. jurídicos,. médicos,. administrativos,. técnicos, deportivos,. económicos, culturales,. comerciales, turísticos, financieros, náuticos o de otra índole (Rodríguez, 2011b).. 9.

(24) Capítulo 1 Investigación bibliográfica sobre el Turismo de Eventos. . Según sus objetivos y de acuerdo al criterio de Herrero (2000): Eventos promocionales, informativos, formativos - didácticos, de refuerzo de relaciones sociales, eventos de relaciones internas o de relaciones externas (Maure, 2007a).. . Por el número de participantes y de acuerdo al criterio de la ICCA: Pequeños (de 50 a 249 delegados), medianos (de 250 a 999 delegados), grandes (de 1 000 a 9 999 participantes) o mega eventos (más de 10 000 participantes) (Rodríguez, 2011b).. . Por su naturaleza: Internacionales, nacionales con participación extranjera, o simplemente nacionales (Buró de Convenciones de Cuba, 2004).. Según la clasificación de la ICCA, que es el criterio más aceptado en el mundo, las reuniones internacionales son aquellas que reúnen tres requisitos: que asistan por lo menos 50 participantes extranjeros; que sean organizados con una frecuencia regular y que su sede rote por al menos tres países diferentes (Maure, 2007b). Para Cuba se establece en el Manual de Normas para la Organización Exitosa de Eventos elaborado por el Buró de Convenciones, que sean considerados eventos internacionales los originados por alguna institución internacional, ya sea de carácter regional o mundial, y cuya sede se ha decidido que sea Cuba, y los eventos creados por el país y a los que se le ha dado carácter internacional por el contenido de sus temas de discusión y/o por el auspicio de una o varias instituciones internacionales. En el caso de los eventos nacionales con participación internacional, se trata generalmente de congresos de carácter científico técnicos, cuya temática permite promover una importante participación extranjera, y en la mayoría de los casos se busca el auspicio de algunos organismos internacionales y/o personalidades que contribuyan a la promoción internacional. Los eventos nacionales, son eventos puramente nacionales que pueden tener o no invitados extranjeros, pero cuya participación no resulta lo fundamental (Buró de Convenciones de Cuba, 2004). 1.3.3 Principales características del Turismo de Eventos Las principales características del Turismo de Eventos se puntualizan a continuación:  Es una actividad de un alto valor agregado. 10.

(25) Capítulo 1 Investigación bibliográfica sobre el Turismo de Eventos.  Propicia el intercambio del conocimiento en distintas áreas de la actividad humana, fruto de encuentros científicos, empresariales, etc., y de la difusión de innovaciones y nuevas tecnologías.  Los eventos representan una oportunidad para intercambiar criterios, opiniones, inquietudes, desarrollar investigaciones y proyectos conjuntos, actualizar los conocimientos,. adiestrarse. y. capacitarse,. introducir. nuevos. productos,. comercializar y vender.  Las personas vinculadas a este tipo de turismo, además de realizar actividades propias de sus profesiones o áreas de interés científico-económico, suelen aprovechar el viaje para conocer diferentes aspectos del lugar que visitan.  Los eventistas generalmente realizan un elevado gasto turístico, entre otros motivos por viajar "subvencionados", tener personalmente un buen nivel de ingreso, por el tipo de alojamiento utilizado, así como por la realización de viajes pre-evento o post-evento.  Se trata de un turismo altamente rentable.  Contribuye fuertemente al quiebre de la estacionalidad turística.  Favorece. al. crecimiento. de. los. negocios,. producto. del. intercambio. comercial/empresarial que de los eventos se derivan.  En su gestión, intervienen diversos actores como las sedes generadoras de eventos, las sedes de eventos, los Organizadores Profesionales de Eventos, entre otros que se determinarán de acuerdo con las particularidades legislativas y necesidades de cada región. 1.3.4 Actores fundamentales de un evento En la gestión de un evento intervienen diversos actores que afianzarán la realización del mismo, y de cuya gestión dependerá, en gran medida, la calidad con que se desarrolle. Estos actores varían de acuerdo a las características y necesidades particulares de cada país. De forma general y con un papel protagónico, se destacan a continuación los fundamentales, de acuerdo al criterio de Herrero (2000): Generadores de eventos: organismos e instituciones y empresas tanto de carácter público como privado, que han visto en la organización de estas reuniones la vía más 11.

(26) Capítulo 1 Investigación bibliográfica sobre el Turismo de Eventos. adecuada para el logro de sus objetivos. Asociaciones, fundaciones, colegios profesionales, universidades y entidades públicas de distintos sectores de la industria que se sirven de este mercado para consolidar alianzas relacionales (Maure, 2007b). Operadores Profesionales: Agencias de viajes especializadas con un departamento dedicado en exclusiva a la organización de eventos que puede abarcar tanto la faceta de emisora como receptiva. Ofrecen las mismas garantías empresariales que una agencia de viaje. Dan al cliente un servicio especializado que solamente las agencias de viaje con departamento especial pueden ofrecer. Son organizadores profesional de congresos y empresas especializadas en la operación de eventos en general (Maure, 2007b). Buró de convenciones: Son organismos sin fines lucrativos cuyo objetivo principal es la captación de Turismo de Negocios para la ciudad (o país) creados por instituciones públicas y con la participación de instituciones públicas o privadas, cámara de comercio u otros entidades profesionales del sector turístico tanto público como privado. Es en sí misma una oficina que facilita información actualizada y objetiva sobre la infraestructura y servicio que tiene la ciudad (o país) para la organización de congresos, convenciones y viaje de incentivo (Maure, 2007b). Según Benavides, en Cuba la organización de eventos tiene una configuración de sus actores con rasgos distintivos de otros países. Son actores fundamentales de un evento: Las organizaciones empresariales, institucionales o sociales que por razones de sus objetivos necesitan de realizar el evento para lograr determinados intereses comunicativos. Para realizar los eventos se constituyen internamente comités organizadores. Las sedes; centros de convenciones y ferias, teatros, hoteles, universidades y otras instalaciones que brindan el servicio de realización del evento. A solicitud de los comités organizadores o por negociación con organizadores profesionales, cuando estos brindan servicio como sedes de un determinado evento se integran al comité organizador. Los organizadores profesionales de eventos, que han devenido en pequeñas, medianas y grandes empresas encargadas de estructurar paquetes de servicios de estancia, atención a participantes, facilitadores, medios técnicos y audiovisuales, alimentos, bebidas, atención protocolar y ceremonial, transportación y otras muy amplias 12.

(27) Capítulo 1 Investigación bibliográfica sobre el Turismo de Eventos. y variadas según el tipo de evento, que son concertadas a solicitud de los comités organizadores para estructurar y hacer funcionar eficazmente todo el evento. 1.3.5 Situación actual del Turismo de Eventos a nivel internacional En el 2011 se celebraron un total de 10 070 eventos según datos aportados por la ICCA, 950 más que en 2009. América del Norte y Latinoamérica acogieron en su conjunto el 22,4 de los encuentros (en el 2010 habían acogido solamente el 20,9%). El número de reuniones se ha multiplicado motivado, entre otras razones, por la tendencia de búsqueda de formas alternativas de los viajes turísticos incorporando atributos culturales de formación y desarrollo profesional, y por el incremento de los intercambios de experiencias cada vez mayores y más intensos, en virtud de la Revolución Científico-Técnica a escala mundial y la dinámica de la información y las comunicaciones. Esto ha generado mayor necesidad de los hombres de relacionarse en un contexto cada vez más global para desarrollar sus experiencias. Además del número de reuniones, también se han multiplicado el flujo turístico y los niveles de ingresos reportados. En el ranking de países a nivel latinoamericano, después de Brasil y Argentina se ubican México, Colombia y Chile. De las ciudades latinoamericanas, solo Buenos Aires se ubica entre las 20 líderes en el ranking; le siguen de lejos Río de Janeiro y Sao Paulo. Según datos del 2010, el promedio de participantes por eventos decreció para esa fecha hasta los 571 eventistas (38 menos que en el 2009). El decrecimiento se hizo sentir fundamentalmente en las regiones de América del Norte, África, Latinoamérica y Europa, a diferencia de Asia y Oceanía, donde se hizo perceptible el aumento de dicho indicador. En Latinoamérica el promedio fue de 567 eventistas, y el total de eventistas de 520 667. Septiembre se destacó como mes preferido para desarrollar estos acontecimientos (16), seguido de junio (14) y octubre (13). Mayo también se hizo popular en el 2010, acaparando el 12 de los eventos desarrollados. El uso de los hoteles como sedes de eventos ha ido aumentando su popularidad entre los eventistas, consolidándose en el 2010 con el primer lugar entre las múltiples. 13.

(28) Capítulo 1 Investigación bibliográfica sobre el Turismo de Eventos. opciones para realizar eventos (43), seguido por los centros de convenciones y los centros universitarios. En cuanto a las temáticas preferidas, se destacaron las Ciencias Médicas, Tecnología, Ciencias, Industria, Educación y Ciencias Sociales por orden de importancia. El promedio de la cuota de inscripción por delegado en cada evento fue de aproximadamente 584 USD, y el de los gastos totales de 2 655 USD. El total de ingresos por cuotas de inscripción superó los tres billones de dólares americanos, aumentando con respecto al 2009, y el total de ingresos por delegados los 13 billones. En este año se hizo evidente el ajuste efectivo del Turismo de Eventos a las nuevas realidades de una economía que se recupera lentamente y a ritmos dispares. Aunque se vio un renacimiento de las reservas para eventos, el gasto promedio por participante entre enero y junio fue un 16% menor. También se evidenció la tendencia a reducir el tiempo de antelación con que se reservan los espacios para celebrar reuniones y eventos. El número de noches por viaje cayó de 6,5 a 4. Los viajes son menos extravagantes que en el pasado y los principales destinos tienden a ser dentro del propio país o en naciones vecinas del extranjero. En los desplazamientos a larga distancia se ha rebajado la categoría de vuelo: de clase negocios a económica y de lujo a alta superior (CIDTUR, 2011b). 1.3.6 Principales tendencias del Turismo de Eventos Según un estudio elaborado por American Express Congresos & Eventos, que analiza las tendencias para 2012, la demanda global de congresos se incrementará durante este año, aunque tanto organizadores como proveedores confirman que estos serán más breves y más pequeños y contarán con un menor número de asistentes que optarán por agendas con mayor contenido. Otra tendencia que apunta el informe es a realizar negocios cerca de casa lo que se vincula directamente al interés por reducir costos. Del mismo modo se observa una huida de los resorts y establecimientos de lujo para acoger eventos, salvo en el caso de Asia y Latinoamérica, donde los hoteleros prevén un crecimiento del 40 % en la demanda. (CIDTUR, 2011c). Los requisitos técnicos se especializan para garantizar la modernización de los servicios, y los medios electrónicos tienden a la perfección en cuanto a la gestión de los 14.

(29) Capítulo 1 Investigación bibliográfica sobre el Turismo de Eventos. micrófonos, cabinas técnicas, interpretación simultánea, proyectores para computadoras, centros de negocios y de prensa, distribución de los idiomas, comunicación e iluminación. La oferta para el Turismo de Eventos está creciendo en forma de nuevos palacios de congresos, más empresas dedicadas a la organización profesional, más agencias de viajes especializadas en congresos, convenciones e incentivos, junto con un enorme elenco de empresas para la construcción de stands de exposiciones, medios audiovisuales, azafatas, rotulación, intérpretes, etc. Como directriz, los hoteles se equipan con salones para la realización de conferencias y reuniones, y los centros de convenciones se complementan con servicio de alojamiento en la búsqueda de mayores beneficios a partir de la sinergia existente entre la satisfacción de la necesidad comunicación y la necesidad alojamiento. Se presenta, por ejemplo, la irrupción y el desarrollo vertiginoso de modernas técnicas de comunicación "no personales", tales como las video-conferencias, las redes sociales, Internet y Chat, entre otras. Se manifiesta la evolución del balance entre las reuniones virtuales y las que se desarrollan cara a cara, con avances en ambas modalidades. La telepresencia permite que las reuniones se realicen con mayor frecuencia, y que participen más personas de forma más económica, rápida y fácil. Puede elevar los contactos con los clientes y socios de negocios fuera de la compañía, amén de que tiene un menor impacto ambiental, ya que reduce la necesidad de desplazamiento y, por tanto, el uso de medios de transporte. Se considera que las tecnologías de tele presencia complementarán los viajes de negocios, sin llegar a sustituirlos. La movilidad de Internet (vía celular) se ha mezclado con las redes sociales para brindar nuevas oportunidades a las empresas e intermediarios de viajes de mejorar la experiencia de los clientes que viajan por negocios, reuniones o simplemente por ocio. Según un estudio publicado por la consultora PhoCusWright y elaborado por Susan Steinbrink que actualiza las tendencias del mercado de negocios, particularmente las relacionadas con el impacto de las tecnologías móviles y la fragmentación de la distribución, los teléfonos móviles a fines de 2010 tenían una penetración mundial de 76 % (CIDTUR, 2011a). Este informe destaca lo común que se ha hecho para los 15.

(30) Capítulo 1 Investigación bibliográfica sobre el Turismo de Eventos. viajeros de negocios el uso de los smartphones 1. Mediante los smartphones es posible revisar la cuenta de correo electrónico, enviar textos, acceder a Internet y realizar transacciones. Además, resultan sumamente útiles para planificar viajes, dar o recibir instrucciones, compartir calendarios, comprobar itinerarios, realizar reservas, comunicar. cancelaciones. y. preferencias, computar gastos. El artículo señala que. aunque esta tecnología es empleada por todos los segmentos demográficos y grupos turísticos, sus mayores usuarios son los jóvenes (46 % entre 18 y 43 años) y los viajeros de negocio que se desplazan con frecuencia (cinco viajes anuales o más). De forma general se hace perceptible la tendencia de combinar el Turismo de Eventos con el descanso, convirtiendo gradualmente a esta modalidad en parte del turismo familiar. Se destaca, además, la importancia en la selección de entornos urbanos a la hora de elegir la sede, la necesidad de incorporar a las reuniones elementos de responsabilidad social, y que las sedes (tanto centros de convenciones como establecimientos de alojamiento) cuenten con “programas verdes” y cumplan los requerimientos básicos de la gestión ambiental. De esta forma se asegura que el Turismo de Eventos constituye el negocio del futuro para las empresas del sector turístico, para las empresas de OPC existentes, y para una amplia cadena de prestadores de servicios afines que son necesarios y que demanda esta actividad. 1.4 Situación actual del Turismo de Eventos en Cuba Cuba cuenta con excelentes centros y hoteles de convenciones (Anexo 5), una amplia cultura, un pueblo preparado. Su patrimonio social, cultural, histórico y arquitectónico, sus bellezas naturales, el reconocido desarrollo científico en disciplinas de punta, la seguridad ciudadana, el excepcional cuadro sanitario, la estabilidad política y social, y la experiencia de los trabajadores con una amplia base técnica y profesional, devienen en ventajosas posibilidades para desarrollar el Turismo de Eventos en el país. La isla es reconocida a nivel internacional por contar con profesionales con una alto potencial 1. intelectual,. merecedores. de. importantes. reconocimientos. en. las. Computadoras que combinan las funciones de otros dispositivos en una plataforma integrada de fácil uso. 16.

(31) Capítulo 1 Investigación bibliográfica sobre el Turismo de Eventos. investigaciones científicas, las ciencias médicas y sociales, la cultura y el deporte. Ese desarrollo a nivel mundial la prestigia, y constituye una ventaja competitiva dentro del área del Caribe. En el país existe la voluntad política de insertar al Turismo de Eventos dentro de los atractivos para contribuir a diversificar y ampliar las ofertas e incrementar la promoción de Cuba como destino turístico y de eventos, necesidad que fue valorada en los Lineamientos de la Política Económica y Social del Partido y la Revolución, aprobados el 18 de abril de 2011, específicamente en los lineamientos 260 y 264. De esta forma se comprueba que Cuba tiene las potencialidades necesarias, voluntad y posibilidades para desarrollar el Turismo de Eventos, sin embargo, los resultados alcanzados no son del tanto alentadores. A partir de las estadísticas elaboradas por la ICCA (Anexo 6), del 2003 al 2011, el número de eventos internacionales desarrollados en el país ha disminuido considerablemente (de 35 en 2003, hasta 11 en 2011), al igual que el número total de participantes estimados por año, (de 28 825 en 2003, a 10 578 en 2009, y menos de 10 000 en 2010). De esta forma, Cuba descendió del lugar 60 que ocupaba en el Ranking Mundial de la ICCA (2008), al 77 en 2011. En cuanto al ranking de países de América del Norte y Latinoamérica, vino del lugar 8 en el 2000 al 17 en el 2011. Un resumen estadístico de los eventos planificados por el Buró de Convenciones de Cuba desde el 2005 hasta la fecha (Anexo 7), evidencia la disminución que ha tenido el número de eventos desarrollados en el país, desde 379 eventos internacionales realizados en el 2005, hasta 214 en el 2011. Por otra parte, en cuanto a las estadísticas ofrecidas por la ONE (Oficina Nacional de Estadísticas de la República de Cuba) (Anexo 8), al analizar el comportamiento de las llegadas de turistas2 por motivos de negocios y profesionales, se comprueba cómo del 2007 al 2010 éstas se han mantenido estables. Sin embargo, cuando se profundiza en el período de enero a septiembre del 2011 con referencia a igual período del 2010, se 2. A los efectos de la ONE un turista es “todo visitante que viaja a un país distinto en el que tiene su residencia habitual, que efectúa una estancia de por lo menos una noche, pero no superior a un año, cuyo motivo principal de la visita no es el de ejercer una actividad remunerada en el país visitado”.. 17.

(32) Capítulo 1 Investigación bibliográfica sobre el Turismo de Eventos. evidencia que mientras las llegadas de visitantes3 por motivos de negocios y profesionales han aumentando, los arribos de los eventistas han decrecido. Otros sucesos ponen de manifiesto la situación actual del Turismo de Eventos en el país, nublando los esfuerzos y las políticas que han sido planteadas en su favor. Dolorosa ha sido la noticia de la desaparición del Buró de Convenciones de Cuba como la entidad rectora de ese proceso, y de las Secretarías Territoriales que debían representar al Buró a nivel local y estaban encaminadas a unir esfuerzos, elevar la calidad de los eventos internacionales mediante diferentes acciones que permitían la integración de los diferentes actores del destino. En el año 2006 quedaron sin efecto esas secretarías y grupos territoriales, y se decidió integrar su contenido de trabajo a los Consejos de Agencias de Viaje en las provincias, según indicación del Ministerio del Turismo. 1.4.1 Situación actual del Turismo de Eventos en Villa Clara Villa Clara es una provincia con muchas potencialidades para desarrollar el Turismo de Eventos, justificadas en la variedad de atractivos turísticos con que cuenta, su ubicación privilegiada en el centro del país, su infraestructura para eventos con sedes de gran importancia dentro del destino Cuba (Anexo 5). Para conocer la situación actual del Turismo de Eventos en Villa Clara, se han tomado como base los calendarios brindados por el Buró de Convenciones de Cuba con la programación de los eventos internacionales 4 comprendidos entre el 2005 y el 2012 (Anexo 9). Un resumen de los datos estadísticos del BCC demuestra que en el período analizado:. . Fueron programados en Villa Clara un total de 109 eventos, con 12 eventos como promedio por año, siendo en el 2006 cuando más eventos se programaron (23), y el 2009 el de menor cantidad, con tan sólo siete eventos en casa.. 3. A los efectos de la ONE los visitantes son “personas que visitan a un país diferente de aquel en el que tienen su lugar de residencia habitual por un período no superior a un año, cuyo motivo principal de la visita no es el de ejercer una actividad remunerada en el país visitado. Comprende dos categorías: turistas y excursionistas”. 4 De acuerdo a las condiciones acotadas en el manual de normas para la organización exitosa de eventos establecidas por el Buró de Convenciones de Cuba ya analizadas anteriormente.. 18.

(33) Capítulo 1 Investigación bibliográfica sobre el Turismo de Eventos. . El mayor crecimiento en cuanto al por ciento de eventos acogidos por Villa Clara con respecto al total de eventos desarrollados en el país se presentó en el 2010, con un 298,3 % de crecimiento en relación al año anterior. En este período, mientras Cuba descendió de 308 eventos en el 2009 a 236 en el 2010, Villa Clara realizó un total de 16 eventos (9 más que en el 2009), ocupando la tercera posición por provincias, superada tan sólo por Ciudad de La Habana y Matanzas.. . Las temáticas más destacadas en este período han sido: Medicina con 16 eventos programados, Deporte con 7, Educación con 6, y Ciencia y Tecnología con 5.. . Las sedes por excelencias han sido: el Centro de Convenciones Bolívar y la Universidad Central "Marta Abreu" de Las Villas, cada uno con 24 eventos internacionales en su seno, seguidos por el Hospital "Arnaldo Milián Castro" con 10.. . En la provincia la mayor parte de los eventos se realiza en los meses de noviembre, junio, abril, mayo y octubre por orden de importancia, no presentándose ninguno en enero y agosto.. Mientras que a nivel de país se evidencia una disminución del número de eventos en el período analizado, se puede comprobar que pese a la brusca recaída que sufrió Villa Clara en el 2011, las expectativas son buenas, como lo evidencian los pronósticos para este año. 1.5 Los centros de convenciones como sedes de eventos La sede de un evento es el lugar habilitado para celebrar dicho acontecimiento a partir del cumplimiento de un conjunto de requisitos que facilitarán las condiciones óptimas para su éxito. Entre las opciones básicas para ubicar la sede de un evento se encuentran los hoteles sedes, las universidades, los centros de convenciones y otras instalaciones que cumplan con las condiciones apropiadas. Un centro de convenciones es un conjunto de salas diseñadas especialmente para proveer un ambiente más efectivo en los diferentes tipos de reuniones (Alcívar et al., 2009). Es una instalación especialmente concebida para celebrar diferentes tipos de eventos. Sus salas deberán estar confortablemente amobladas, contar con todas las facilidades y 19.

(34) Capítulo 1 Investigación bibliográfica sobre el Turismo de Eventos. equipos necesarios para atender a los eventistas, incluir un área para exhibiciones y exposiciones, respetar las normas internacionales vigentes en materia de construcción, adaptarse a las tendencias del mercado, ofrecer los servicios adecuados para la organización, la seguridad y la eficacia de los eventos que allí se celebren. El servicio principal de un centro de convenciones lo constituye el alquiler de los salones, equipos de apoyo, y el trabajo del personal que hace posible la realización de los diferentes eventos. El equipamiento que deberá ofrecer un centro de convenciones, de acuerdo a las normas establecidas por la Asociación Internacional de Palacios de Congresos (AIPC), abarca sistemas audiovisuales con aislamiento de sonido y acústica, cabinas de traducción simultánea, sistema de rayos infrarrojos, sistema de inducción de enlace y sistema alámbrico. Otros equipos profesionales utilizados a nivel mundial son los de amplificación de sonido, distribución. de. idiomas,. identificación. de. delegados,. votaciones. electrónicas,. comunicación grupal, pantallas informativas, entre otros. Nuevos aspectos contemplados en las Normas de Competencia Internacional dictadas por la AIPC, que definen a un verdadero centro de convenciones, se muestran en el Anexo 10. 1.5.1 La gestión de eventos en los centros de convenciones La. gestión es un proceso dinámico, interactivo y eficiente; consistente en planear,. organizar, liderar y controlar las acciones en la entidad, desarrollado por un órgano de dirección, mediante el empleo de grupos de personas y de su autoridad para el establecimiento, logro y mejora de los propósitos de constitución de la organización, sobre la base del conocimiento de las leyes y principios, de la sociedad, la naturaleza humana y la técnica así como de información en general (Pérez, 2006). La gestión de eventos, en cualquiera de sus modalidades, conlleva la aplicación de la técnica de la coordinación de recursos humanos, materiales y financieros teniendo como premisa los cuatro elementos que intervienen en un proceso de gestión; planificación, organización, dirección y control, para lograr los objetivos establecidos con máxima 20.

(35) Capítulo 1 Investigación bibliográfica sobre el Turismo de Eventos. eficiencia y mínimo de costos lo que permitirá ofrecer al cliente final un producto de calidad (Campos, 2010). La gestión de eventos en un Centro de Convenciones se centra en la gestión de la infraestructura y el transporte, de los servicios, de los recursos humanos, de la comercialización y comunicación, y de la calidad, como formas de gestión que han de actuar sistémicamente. La gestión de la infraestructura y el transporte incluye todo lo relacionado con la sede, sus particularidades, estructura, ubicación, características de las salas, mueblería y equipos, así como la transportación hacia el centro y desde el centro, hacia centros de alojamiento, universidades, etc. Por su parte la gestión de servicios se enfoca hacia los principales servicios prestados por la instalación, dígase servicios de restauración, animación, fotografía, comunicación, internet, traducción e interpretación simultánea, organizador de ferias y exposiciones, stands, Organizador Profesional de Eventos, intérprete, relacionista público, gestor de eventos. De esta forma la gestión de los recursos humanos pretende capacitar y formar a los trabajadores en función de la modalidad de eventos. Se debe disponer de Organizadores Profesionales de Eventos garantes de sus conocimientos y actualización en los temas relacionados con la modalidad, excelentes gestores de los eventos. Otros puntos de gran importancia a atender sería la gestión de la comercialización y comunicación. Los centros deberán disponer de estrategias de marketing definidas en función. de. los. propios. objetivos. comerciales. de. la. entidad,. y. estrategias. comunicacionales basadas en la publicidad, relaciones públicas, merchandising, marketing directo, promoción de ventas y venta personal. En cada paso del proceso de gestión, se habrá de tener en cuenta la gestión de la calidad de los eventos a partir del cumplimiento de las normas establecidas y el estudio de la calidad percibida por los clientes. Según el modelo de planeamiento para un evento propuesto por Buendía, la gestión de un evento incluye las etapas de previsión, planificación y organización, dentro de la fase mecánica o teórica; y las de ejecución, dirección y control, en la fase dinámica o práctica. 21.

(36) Capítulo 1 Investigación bibliográfica sobre el Turismo de Eventos. En la etapa de previsión, se destaca la Metodología de los Diez Pasos de Rivlin (Anexo 11), que sin duda alguna, constituye un correcto enfoque de previsión que presupone la disminución del factor de riesgo. En la etapa de organización se sugiere utilizar la metodología realizada por Rodríguez (2001) que garantiza la retroalimentación de las etapas anteriores (Anexo 12). 1.6 Análisis de procedimientos para la proyección del Turismo de Eventos Luego de realizar una minuciosa revisión bibliográfica en aras de encontrar el procedimiento adecuado para proyectar el Turismo de Eventos en el Centro de Convenciones Bolívar, se comprueba que es escaso el herramental existente que se adapte a dicha modalidad, siendo nula la existencia de un procedimiento para la proyección del Turismo de Eventos enfocado específicamente en una sede de eventos. Por ejemplo, el propuesto por Peter Zimmer (1996), está encaminado a potenciar el turismo local aportando elementos metodológicos posibles a utilizar en cualquier estudio turístico. Consta de dos fases fundamentales que parten del análisis del escenario turístico existente, examinando para ello la situación de la oferta, la demanda, la competencia y las tendencias del mercado. Ya en un segundo momento, se pasa al diagnóstico a partir de un estudio de los resultados obtenidos anteriormente, que permitirá determinar los puntos fuertes y débiles del territorio, las oportunidades y riesgos a que está expuesto, y vislumbrará la conveniencia de desarrollar dicha actividad en el territorio objeto de análisis (Anexo 13). El procedimiento no se centra específicamente en el Turismo de Eventos ni es congruente con la situación del Turismo de Eventos en Villa Clara. Otro ejemplo sería el proyecto elaborado por la Sociedad de Planificación y Desarrollo en Costa del Sol (SOPDE), España (2003). Este procedimiento tiene como objetivo fundamental analizar la situación del Turismo de Congresos, Convenciones e Incentivos en un territorio. Parte de un análisis del marco conceptual que define estas actividades, de la situación y evolución del Turismo de Congresos, centrándose en la oferta, la demanda y la competencia. Luego se pasa a realizar un diagnóstico cualitativo del segmento de reuniones, se profundiza en el impacto económico del Turismo de Eventos, y por último, se trazan las estrategias y acciones que se deberán llevar a cabo para 22.

(37) Capítulo 1 Investigación bibliográfica sobre el Turismo de Eventos. mejorar la situación del Turismo de Congresos, Convenciones e Incentivos en la localidad (Anexo 14). Este procedimiento se enfoca en la modalidad objeto de análisis en un territorio específico, mas el objetivo de la presente investigación es proyectar el Turismo de Eventos en una instalación sede de eventos. El procedimiento diseñado por la MSc. Guadalupe Maure Agüero (2007) en su Tesis de Maestría, destinado al análisis y proyección del Turismo de Eventos en Villa Clara (Anexo 15), se considera que es el que más se adapta y satisface los requisitos planteados en esta investigación, ya que analiza la modalidad que se está trabajando a profundidad como base para la proyección, es perfectamente aplicable a un centro de convenciones, y ha sido utilizado anteriormente por Peñalver (2009), Suárez (2010), Silva (2011) y Sánchez (2011) en sus Trabajos de Diplomas con excelentes resultados. El procedimiento cuenta con dos fases fundamentales: la primera fase está dirigida a analizar el Turismo de Eventos, y la segunda etapa se enfoca en su proyección. La primera fase consta de tres etapas. La primera de éstas propone el análisis del número de eventos, el total de participantes, los principales mercados emisores, lugares de celebración de los eventos, su estacionalidad, el número de eventos según su temática, su tipología, la duración de los eventos, el promedio de duración, las principales instituciones generadoras de eventos, el gasto medio por delegado, y el total de ingresos por Turismo de Eventos. La segunda de las etapas pretende analizar el estado técnico y del equipamiento de la infraestructura, estudiar las potencialidades de la entidad, y medir la calidad de los servicios de eventos. Finalmente, en la última etapa de la primera fase será necesario valorar la gestión de sedes en los niveles estratégicos y operativos a través de la misión y la visión con que se trabaja. Propone, además, un estudio de las estrategias planteadas por el territorio en aras de buscar los puntos congruentes con las trazadas por la entidad. Se analiza el estado de promoción del Turismo de Eventos y los niveles de formación y capacitación del personal de trabajo en los temas relacionados con la Organización Profesional de Eventos. 23.

(38) Capítulo 1 Investigación bibliográfica sobre el Turismo de Eventos. La fase dos se centra en la proyección del Turismo de Eventos. Aquí, y como parte de la cuarta etapa, se definen los objetivos estratégicos que contribuirán al desarrollo de la modalidad en el centro de convenciones. Los resultados obtenidos deben quedar recogidos en un informe de resultados, los cuales deben ser comunicados a las distintas instancias desde diferentes ópticas. 1.7 Conclusiones del primer capítulo 1. El turismo es un fenómeno complejo que ha sido concebido desde diferentes enfoques, siempre en correspondencia con el momento histórico transitado, la situación y características inherentes de la región habitada por sus investigadores, unido a las ideologías y corrientes que los identifica. 2. El Turismo de Eventos es una modalidad muy atractiva debido a los beneficios que reporta, con un alto grado de rentabilidad y grandes perspectivas en un mundo cada vez más dinámico y con clientes mucho más exigentes. 3. A la hora de definir el Turismo de Eventos, se manifiestan cuantiosas divergencias, presentándose algunos que se inclinan por llamarlo Turismo de Reuniones, otros Turismo de Negocios o modalidad del Turismo de Negocios. 4. Cuba cuenta con muchas potencialidades para desarrollar el Turismo de Eventos mas le falta una mayor concentración de los esfuerzos que se realizan, estrategias bien planificadas, la presencia de estructuras válidas para potenciar los eventos, y mayor adecuación a las tendencias actuales, sobre todo, en lo que respecta al uso de Internet e importantes requisitos técnicos demandados. 5. Villa Clara cuenta con las condiciones básicas para desarrollar el Turismo de Eventos, recursos turísticos de gran valor y variedad, una importante infraestructura, y la voluntad para convertir esta modalidad en uno de los pilares de la región. 6. Los centros de convenciones son una sede por excelencia para desarrollar los eventos, de gran popularidad a nivel mundial por su nivel de especialización y los diversos servicios que ofrecen. 7. Existen varios procedimientos para analizar y proyectar el Turismo de Eventos, pero de acuerdo a las características de la presente investigación, se considera 24.

(39) Capítulo 1 Investigación bibliográfica sobre el Turismo de Eventos. que el más indicado a aplicar sería el propuesto por la MSc. Guadalupe Maure Agüero en su Tesis de Maestría, destinado al Análisis y Proyección del Turismo de Eventos en Villa Clara.. 25.

(40) Capítulo 2 Diagnóstico Estratégico del Turismo de Eventos en el Centro de Convenciones Bolívar.

(41) Capítulo 2 Diagnóstico estratégico del Turismo de Eventos. CAPITULO 2 DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO DEL TURISMO DE EVENTOS EN EL CENTRO DE CONVENCIONES BOLÍVAR 2.1 Introducción Según Moyasevich (2002), el diagnóstico es la manera de contextualizar o de recoger las características del objeto de estudio. El objetivo principal del diagnóstico empresarial es visualizar, detectar y explicar la situación actual de la empresa, con sus síntomas, problemas y causas; con los efectos que produce, con el fin de arribar a conclusiones y recomendaciones que permitan llevar a la empresa a un estado meta u horizonte de acción ideal (Pérez, 2011). El presente capítulo se desarrolla con el objetivo de diagnosticar la situación actual del Turismo de Eventos en el Centro de Convenciones Bolívar. Aún cuando no existe un procedimiento que permita diagnosticar específicamente el Turismo de Eventos en una entidad, se considera que el elaborado por los profesores del Centro de Estudios Turísticos (CETUR) de la Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas que se enfoca en el diagnóstico estratégico para las empresas turísticas, podría utilizarse avalado por su utilidad, adaptabilidad y resultados obtenidos durante anteriores investigaciones. Además de un análisis del macroentorno y microentorno de la empresa turística, el procedimiento plantea la utilización de la matriz DAFO, donde se integran los resultados del Diagnóstico Estratégico. Durante el presente capítulo se hará uso de métodos como el análisis documental, la observación directa, la entrevista a especialistas y técnicas de trabajo en grupo. 2.2 Procedimiento para el Diagnóstico Estratégico del Turismo de Eventos en el Centro de Convenciones Bolívar 2.2.1 Pasos metodológicos para el desarrollo del diagnóstico estratégico del Turismo de Eventos en el Centro de Convenciones Bolívar Son varios los procedimientos que existen para llevar a cabo el diagnóstico, sin embargo, a los efectos de la presente investigación se ha decidido utilizar el propuesto por el Dr. Carlos Cristóbal Martínez Martínez y colaboradores, por los resultados y efectividad con que ha sido aplicado en anteriores oportunidades. 26.