Implantación de un Sistema de Gestión Empresarial ERP en una Pyme
Alexandra Nolasco Guaranda
Curso 2013/2014
DIRECTOR: Antonio Duréndez Gómez-Guillamón
Trabajo Fin de Grado para la obtención del título de Graduado/a
en Administración y Dirección de Empresas
AGRADECIMIENTOS.
Guillamón, por darme la oportunidad de trabajar en este proyecto tan interesante. Así mismo también darle las gracias a D. Javier Pedreño, Gerente de la empresa Sensei SL, y Dña. Iria Pedreño por permitirme poder realizar dicho proyecto y por las horas de dedicación que han puesto en mí para poder llevar a cabo con éxito este Trabajo Fin de Grado.
Quiero agradecer a mis amigas que sin lugar a duda me han ayudado a avanzar durante estos cuatro años.
Y finalmente agradecer a mi familia y pareja, en especial a mi madre Sara por su apoyo, dedicación y motivación, porque gracias a ti puedo estar hoy aquí.
A todos: ¡GRACIAS!
ÍNDICE
Capítulo 1. INTRODUCCION...10
1.1 Objetivos...11
Capítulo 2. LOS SISTEMAS DE GESTION EMPRESARIAL...12
2.1 Definiciones...13
2.2 Evolución de los sistemas de gestión basados en ERP...14
2.3 Sistemas de gestión empresarial basados en los ERP...16
2.4 Características de un ERP...17
2.5 Principales ventajas y desventajas del software ERP...18
2.6 Principales competidores de software ERP existentes en el mercado...20
Capítulo 3. IMPLEMENTACIÓN DEL ERP...22
3.1 ¿Por qué la empresa debe adquirir un ERP?...24
3.2 Elección del producto...25
3.3 Selección del implantador...26
3.4 Características de los integrantes del proyecto...27
3.5 Descripción de las funciones y tareas de la empresa proveedora...28
Capítulo 4. DEFINICIÓN DEL PROYECTO DE IMPLANTACIÓN...29
4.1 Pre-implantación...31
4.2 Implantación...34
Capítulo 5. EMPRESA MODELO...40
5.1 Definición de la empresa...41
5.2 Pre-Implantación de la empresa modelo...42
5.2.1 Análisis inicial...44
5.2.2 Definición de objetivos ...45
5.2.3 Calendario del Proyecto...46
5.2.4 Presupuesto asociado...48
5.3 Instalación de la aplicación...49
5.3.1 Configuración y Parametrización...51
5.3.2 Datos Maestros...54
5.3.3 Formación y Definición de Procesos de Trabajo...55
5.3.4 5.3.4 Puesta en marcha...66
Capítulo 6. CONCLUSIONES...67 BIBLIOGRAFÍA...70
Tabla nº 1: Ventajas y desventajas de un ERP...18
Tabla nº2: Funcionalidades que ofrecen distintos ERP en relación con sus competidores...20
Tabla nº 3: Principales funciones de cada integrante en el proyecto...27
Tabla nº 4: Funciones y tareas de la empresa consultora...28
Tabla nº 5: Fases del proceso de implantación...30
Tabla nº 6: Ejemplo de Planning de implantación...32
Tabla nº7: Datos maestros existentes en la mayoría de empresas...35
Tabla nº8: Planning del Proyecto...46
Tabla nº9: Fases de implementación...47
Tabla nº 10: Costes de Implantación...48
ÍNDICE FIGURAS.
Figura nº1: Pantalla Inicio Aplicación...50
Figura nº2: Panel de Aplicación...53
Figura nº3: Propuesta Pedido de Compras...55
Figura nº4: Pedidos de Compras...56
Figura nº5: Parámetros Pedidos de Compras...57
Figura nº6: Albarán de Compras...58
Figura nº7: Facturas de Compras...58
Figura nº8: Contabilidad Compras...59
Figura nº9: Pedidos/Presupuestos de Ventas...61
Figura nº10: Albarán de Ventas...62
Figura nº11: Cartera...63
Figura nº12: Informe de Cash Pooling...63
Figura nº13: Relación de Remesas...64
Figura nº14: Contabilidad...65
Figura nº15: Contabilidad Financiera...65
Grafico nº 1: Evolución de los sistemas de Gestión según requerimientos de la Empresa...14
Grafico nº2: Ejemplo de módulos que integran un ERP...16
Grafico nº3: Organigrama de la Empresa...41
Gráfico nº 4: Componentes de Fabricación...49
Gráfico nº5: Proceso de Ventas...51
Gráfico nº6: Proceso de Compras...60
Capítulo 1.
INTRODUCCIÓN
INTRODUCCIÓN 1.1 Objetivos.
El crecimiento y evolución de las empresas hacen que cada vez más se adapten a nuevas formas de hacer las cosas, es por eso, que cada vez tienen más claro la necesidad de utilizar sistemas de gestión integrados en su organización como herramienta de gestión empresarial en cada una sus áreas, para así poder reducir costes y poder agilizar sus procesos.
En una empresa, en el momento que cliente demande el producto que se ofrece, se inicia lo que se conoce como venta, lo cual desemboca en el inicio del proceso de producción, control de inventarios, planificación, cobro, etc. En la actualidad debe de existir un proceso en el cual se relacione todo lo anterior entre sí, para así poder agilizar la producción, tener información al día de los clientes, proveedores con los que se cuenta etc. Para esto sirve lo que se conoce como Software EPR o Enterprise Resource Planning.
No cabe duda que la empresa necesita de un ERP para poder competir en los mercados actuales. La información siempre es importante, y dado que en la actualidad se dispone de mucha, es necesario que las empresas dispongan de ella en el momento preciso.
El objetivo fundamental de este proyecto fin de Grado será llevar a cabo la implementación de un Sistema de Gestión Empresarial ERP en una Pyme, a través de herramientas informáticas.
Para poder alcanzar este objetivo, presentamos un marco teórico en el que se presentan las principales características y finalidades del sistema ERP en todas las áreas en las que se compone una empresa. Posteriormente se ha desarrollado una implantación de una manera más teórica, que se adapta en “general” en todas las empresas.
A continuación se realiza un caso práctico a través de la herramienta informática ERP S-WIN V7 Simplicity, que es un ERP de primer nivel que realiza todo el proceso económico administrativo del circuito de negocios, desde la elaboración de pedidos, el proceso de cobros y pagos hasta la contabilización final. Su contabilidad multidivisa y presupuestaria, la integración total entre todos los elementos del proceso y un eficaz Cuadro de Mando garantizan informes financieros de alta calidad y al instante, para una óptima toma decisiones.
Este caso práctico se ha podido llevar a cabo con éxito gracias a un convenio firmado entre la Universidad Politécnica de Cartagena y una Empresa Real. Así pues se ha realizado este proyecto, enfocado en un marco práctico, resolviendo con gran satisfacción los distintos objetivos establecidos durante el desarrollo del mismo.
Capítulo 2.
SISTEMAS DE GESTION EMPRESARIAL
SISTEMAS DE GESTIÓN EMPRESARIAL
2.1 Definiciones.
Existen diversas definiciones de ERP dada por varios autores a lo largo de los años de historia de los sistemas de gestión empresarial, citaremos algunas de las más importantes:
Según cita el artículo Evolución de los Sistemas de Información empresariales tras su implantación. “La definición de ERP fue dada por la consultora Gartner Group de Stamford en los años 70 (Chen 2001, Shehab et al. 2004) para describir el sistema de software empresarial resultante de implantar por completo el concepto de MRPII (de implantar todos y cada uno de sus módulos). Fue el propio Gartner Group, mediante la publicación de un artículo con un título tan descriptivo como “ERP Is Dead -- Long Live ERP II” (Bond et. al, 2000), el que remarcó la necesidad de adoptar sistemas de información capaces de cubrir las necesidades de la empresa extendida mediante la gestión de las cadenas de suministro”
La definición dada por Nah et al. (2001) puede servir para explicar el concepto de ERP. Según los autores, “Un sistema ERP es un sistema de software empresarial empaquetado que permite a la compañía gestionar un uso eficiente y efectivo de los recursos (materiales, recursos humanos, finanzas, etc.). Para lograr ese objetivo, el sistema ofrece una solución integrada para cubrir las necesidades de procesamiento de información de la organización. Soporta una visión orientada a procesos de las organizaciones así como procesos de negocio estandarizados a lo largo de la organización.”
Según Holland y Light (1999) “El sistema ERP automatiza las actividades corporativas nucleares tales como, manufactura, recursos humanos, finanzas y gestión de la cadena de abastecimiento, incorporando las mejores prácticas para la rápida toma de decisiones, las reducciones de costos y el mayor control directivo”
Skok y Legge (2002) definen “Los sistemas ERP se pueden definir como la puesta en práctica de los módulos del software estándar para los procesos del negocio nucleares, generalmente, combinados con modificaciones particulares para lograr una diferenciación competitiva”
Dada estas definiciones extraemos lo siguiente: podríamos decir que un sistema ERP se define como un sistema de gestión de información, que integra ciertas operaciones de una empresa, especialmente las que tienen que ver con la producción, ventas, compras, inventarios, contabilidad, etc., y que funcionan como un sistema integrado, con modularidad y adaptable, porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía, permitiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionen entre sí, es decir, que el resultado de un proceso
Los primeros antecedentes de los ERP datan de la Segunda Guerra Mundial, cuando el ejército estadounidense empezó a utilizar programas especiales para controlar la logística y organización de sus productos bélicos.
A estas soluciones tecnológicas, conocidas como los primeros sistemas para la Planificación de Requerimiento de Materiales (Material Requirements Planning Systems o MRP-I Systems), Joseph A. Orlicky (1975), considerado como el padre del MRP, define, “el MPR consiste en una serie de procedimientos reglas de decisión y registro diseñados para convertir el Programa Maestro de Producción en Necesidades Netas para cada Periodo de Planificación”.
En las décadas de los 60 y 70, fueron evolucionando los sistemas informáticos existentes, y por tanto los sistemas MRP también evolucionaron. Para la década de los años 80, estos sistemas tecnológicos se convirtieron en lo que se denominó como sistemas MRP-II o Planificación de los Recursos de Manufactura (Manufacturing Resource Planning) para el control de recursos.
Este sistema de información que integro producción de inventario y finanzas fue bautizado por Ollie Wight como MRP-II. El diccionario APICS lo define como “un método para la aplicación efectiva de todos los recursos de una compañía de fabricación”
A principios de los años 90, existían otros modelos de empresas de tipo comercial, de servicios, financieras, etc., que necesitaban soluciones más acorde para controlar sus procesos de negocio, por lo que los MRP-II se fueron extendiendo aún más para abarcar áreas como:
Ingeniería, Recursos Humanos, Gestión de Proyectos, etc. Integraban la totalidad de las funciones desarrolladas dentro de una empresa.
Fue entonces cuando Gartner acuñó el término de ERP (Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales) tal y como lo conocemos en la actualidad. Gartner (1990) define ERP en un sentido más amplio, como “una estrategia de la tecnología en la que las transacciones comerciales operativas están vinculadas a las transacciones financieras, transacciones del libro mayor específicamente generales”.
Gráfico nº 1
Evolución de los sistemas de Gestión según requerimientos de la Empresa
Fuente: elaboración propia a partir de Andonegi (2005).
Actualmente los sistemas de gestión empresarial antes mencionados, se complementan con otros sistemas de información auxiliares como: CRM (Customer RelationShip Management), ECM (Enterprise Content Management), BPM (Business Process Management), BI (Business Intelligence).
Los ERP o sistemas de planificación de recursos de la empresa (Enterprise Resource Planning) que según cita Davenport (2007) “Un sistema ERP es un paquete de software comercial que promete la integración ‘sin costuras’ de toda la información que fluye a través de la compañía:
información financiera y contable, información de recursos humanos, información de la cadena de abastecimiento e información de clientes”
Suele presentar una estructura modular, donde cada uno de los módulos gestiona cada una de las distintas partes de la organización, como pueden ser: ventas, compras, contabilidad, aprovisionamientos, producción, etc.
Como observamos en la imagen, un ERP podría configurarse así:
Gráfico nº2
Ejemplo de módulos que integran un ERP
Fuente: Elaboración propia.
Cada área funcional se corresponde a un sistema de gestión de la entidad, aunque son independientes compartirán entre si información que se recogerá en una base de datos. Cada área utilizara un software específico para su modalidad.
Gestión de Ventas: pedidos, pedidos de clientes, facturas, listados de precios, cuentas a cobrar, etc.
Gestión de Compras: ordenes de compras, listado de proveedores, precios, cuentas a cobrar, etc.
Gestión Financiera: contabilidad, estados financieros, registros contables, registro de impuestos, etc.
Planificación de Almacén: trazabilidad de los productos, control de los costes, registro de lotes, trazabilidad, envíos, control de almacén, etc.
Gestión de Recursos Humanos: datos de los trabajadores, salarios, seguridad social, productividad, comisiones, etc.
2.4 Características de un ERP.
Las características que distinguen un ERP de cualquier otro software empresarial son los siguientes:
- Flexibilidad: un sistema ERP debe ser flexible de tal manera que permita adecuar la funcionalidad del sistema. Con esta cualidad las empresas pueden adaptar su ERP a los constantes cambios que sufren los negocios.
- Modularidad: esta característica permite que la entidad elija los módulos del sistema de acuerdo a las necesidades de la misma. Una empresa de servicios puede no necesitar el módulo que controla los almacenes y producción, aunque sí el de facturación o cobro.
El sistema también debe soportar diversas plataformas de hardware. También facilitar la expansión y o/adaptabilidad de otros módulos posteriormente.
- Integrabilidad: esta es una de las principales características respecto de los sistemas que habían en décadas anteriores, pues esta capacidad permite que se compartan los datos entre los diferentes módulos que componen un ERP, logrando así que se disponga de información en tiempo real a todos sus usuarios. Todas las áreas que forman un negocio están interconectadas.
Otras características a tener en cuenta:
Es imprescindible que disponga de conectividad con otros tipos de software tales como CRM, BI, etc.
Es un sistema seguro tanto a nivel externo como interno, con el fin de asegurarnos protección a ataques de intrusos.
Necesita contar con una base de datos centralizada.
Debe disponer de una auditoría respecto a las operaciones para tener control sobre las mismas.
2.5 Principales ventajas y desventajas de los software ERP.
A pesar de las claras ventajas que presenta al ser un sistema integrado también requieren contar información segura y eficaz. La sabiduría de la organización será un factor clave a la hora de asegurar el éxito de la implantación. Debe de contar con un personal que esté al tanto del sistema y que sea efectivo en su utilización, ya que tendrá que mantener constantemente vigilada la información para que siga siendo útil y precisa.
A continuación en el siguiente cuadro podemos apreciar las ventajas y desventajas que presenta un ERP:
Tabla nº1
Ventajas y desventajas de un ERP
Fuente: elaboración propia.
En cuanto a las ventajas cabe destacar que da acceso a la información de una manera fiable, esta característica se logra debido al uso de una base de datos común, a la exactitud de esos datos y que constantemente hay mejoras en los sistemas. Al permitir que los distintos módulos
Ventajas
-Integración entre la cadena de suministro, el proceso de producción y administrativo.
-Estandarización e Integración en una base de datos centralizada.
-Optimización de los tiempos de entrega.
-Cuenta con módulos configurables de acuerdo a cada área de la empresa.
-Reduce el tiempo de observación de la información.
-Proporcionar a la empresa una ventaja estratégica frente a los competidores.
Desventajas
-A primera vista su compra puede suponer un gran desembolso.
-Su implementación puede requerir cambios importantes en la compañía y sus procesos.
-Su implementación implica un proceso continuo.
accedan en tiempo real a la misma base de datos, se evita que haya redundancia en los mismos y que no se dupliquen las operaciones por falta de registro de datos.
Disminuyen los tiempos de entrega, esto se logra al minimizar el proceso de producción y por otro lado al realizar informes sobre los retraso en los tiempos de entrega. También se reducen los costes por las mejoras en el control y a que las tomas de decisiones se realizan en periodos cortos de tiempo.
Normalmente al adquirir un sistema ERP, existe un contrato de mantenimiento por parte del proveedor, esto nos asegura que podamos mantener el sistema de información actualizado, con los correspondientes avances tecnológicos y de gestión.
Otra de las grandes ventajas es que el disponer de conectividad con otro tipo de software puede disponer de un alcance fuera de la organización. Estos módulos de extensión de los sistemas ERP como son los CRM (Customer Relationship Management), o los SCM (Supply Chain Management -) hacen que la organización se relacione con clientes y proveedores, fuera de los límites tradicionales de la empresa. Esto permitirá mejoras en el servicio con los clientes y la atención a los mismos.
Debido a que las estructura tecnológica de los sistemas ERP que permitir procesos en internet, la empresa puede adoptar el comercio electrónico y además adoptar una cultura de colaboración entre negocios.
En conclusión, al disponer de un flujo de información efectiva a través de las distintas áreas de la empresa, hace que se tenga mayores beneficios en lo referente a los tiempos y accesos a la información. Al planificarse la estrategia, optimizarse los recursos, al manejo de los recursos humanos, al reducir los costes y a la mayor capacidad de atención al cliente y proveedor, hacen que los beneficios de los mismos aumenten ya que disminuyen los costes y tiempos de los mismos. Con todo esto se consigue una mayor competitividad.
En cuanto a las desventajas, la implantación de este sistema puede implicar no solo grandes cambios en la estructura de la organización, sino también cambios en los procesos de negocios y en la cultura de la entidad.
Los costes de la implantación de un sistema ERP suelen ser altos, en comparación con la obtención de beneficios, ya que estos no pueden ser alcanzados al comienzo de un proyecto.
Serán visibles cuando el sistema comience a operar totalmente.
Las entidades pueden emplear trabajadores que no sean aptos para el manejo del sistema ERP en la empresa, por tanto estas recurren al cambio de personal para que se puedan adaptar.
2.6 Principales competidores de software ERP existentes en el mercado.
Hoy en día existen muchas opciones a la hora de elegir un software adecuado para una empresa. En primer lugar conviene distinguir entre los ERP de software libre o propietario. La principal diferencia entre estos dos tipos de sistemas radica en sus parámetros legales, ya que para la utilización de un software propietario se debe de abonar ciertas licencias y ser adquirido por la vía legal, en el caso del software libre no se requieren licencias para su uso.
Nos centraremos principalmente en los ERP de propietarios o desarrollados por las empresas, como Sensei ERP, Navigator One SAP, SAP Business, Microsoft NAVISION, Logic ERP, Sage 100, a la hora de realizar la comparativa.
En la siguiente tabla podemos observar las distintas funcionalidades que ofrece cada uno de los sistemas ERP:
Tabla nº 2
Funcionalidades que ofrecen distintos ERP en relación con sus competidores.
FUNCIONALIDADES
SenseiERP NavigatorOne SAPSAP Business
One
Microsof Navision
Logic ERP
SAGE 100 Planificación avanzada y
Programación SI SI
Analitycs/ Inteligencia de
negocio SI SI SI SI SI
Gestión de la relación del
cliente SI SI SI SI SI
Servicio y ayuda al cliente SI
Gestión del activo digital
Gestión de Distribución SI SI SI SI SI SI
Gestión del Inmovilizado SI
Finanzas y Contabilidad SI SI SI SI SI SI
Gestión de Recursos
Humanos SI SI SI
Gestión de Inventarios SI SI SI SI SI
Gestión de Logística SI SI
Gestión del proceso de la
fabricación SI SI SI SI
Planificador de precio y
producto SI SI SI
Gestión de almacén SI SI SI SI
Gestión del transporte SI SI
Gestión de costes de orden
de trabajo. SI
Fuente: Elaboración propia a partir del Estudio de funcionalidades de ERP
Cabe mencionar que la política del Grupo SAGE en los últimos años ha sido comprar sus principales competidores, ya que con esto pretendían ser líderes en el mercado de los sistemas de gestión en España, este es el caso de Logic Control que ha sido adquirida por este grupo.
Así mismo cabe destacar que tanto Navigator One SAP, SAP Business One o Microsoft Navision son sistemas que se implementan en empresas grandes como es el caso del grupo El Pozo Alimentación.
Capítulo 3.
IMPLEMENTACIÓN DEL ERP
IMPLEMENTACIÓN DEL ERP.
Como hemos señalado con anterioridad, el objetivo de este proyecto es realizar la implementación de un sistema de gestión empresarial basado en un ERP (Enterprise Resource Planning), en una empresa real.
Hemos de mencionar que cada entidad es un mundo, debido a que cada una de ellas presenta problemas distintos, con unas necesidades únicas, unas capacidades de inversión limitadas y una disponibilidad de recursos que normalmente suele ser escasas, por tanto en el proceso de implementación se deben tener en cuenta diversas cuestiones, como por ejemplo seleccionar el mejor ERP que se adapte a las necesidades de la empresa, la consultora externa que realice mejor la implantación en lo referente al coste y en términos de calidad, así mismo para que el proyecto tenga éxito se requiere de dos factores internos a la organización: la implicación por parte de la directiva y la motivación, formación, participación y apoyo de los recursos humanos pertenecientes a la misma.
En cualquier empresa los recursos son escasos, sobre todo ocurre en las pequeñas y medianas empresas. Una empresa grande suele tener estructurado sus procesos, y en cada uno de ellos una persona que se encargue de llevarlos a cabo, sin embargo en las Pymes un mismo empleado se suele hacer cargo de diferentes procesos como por ejemplo la facturación o que sea el responsable de las compras.
Generalmente las necesidades de una Pyme no son diferente a las de una gran empresa, esto junto con los recursos limitados exigen que las aplicaciones tengan unas características determinadas en cuanto al coste, disponibilidad, accesibilidad o facilidad de uso.
Es necesario detallar una serie de impactos que la implementación de un sistema de gestión ejerce sobre una entidad, como por ejemplo:
Cambios en la cultura empresarial.
Cambios en las estructura de la empresa.
Cambios en los procesos de negocios.
Cambios en las normas y procesos de la organización.
Cambios en la relación con los clientes, proveedores, acreedores, deudores, etc.
3.1 ¿Por qué la empresa debe adquirir un ERP?
Las nuevas tendencias del mercado han obligado a la mayoría de empresas a estar preparadas para hacer frente a los distintos cambios que puede presentar este entorno tan variable. Para ello es necesario que cada organización tenga optimizado sus flujos de información y sus relaciones externas.
Por lo que podemos decir que existen tres razones por las que implementar un ERP:
-Competitividad: como hemos indicado anteriormente, una empresa necesita ser competitiva para poder hacer frente a los cambios que existen hoy en el día en el mercado, esto se consigue debido a la consecución de objetivos estratégicos como pueden ser la reducción de los costes, mejora de la calidad, mejora del servicio e incremento de la productividad de la entidad que tenga implantada el sistema de gestión. El hecho de disponer de ERP en una organización por si solo ya es una ventaja competitiva.
- Control: al disponer las empresas de la información de los distintos departamentos pueden obtener los datos necesarios para el apoyo en la toma de decisiones.
- Integración: es de vital importancia integrar la información de las áreas importantes de la empresa, tales como finanzas, distribución o manufacturas, es decir aquellas partes de la organización que permiten la compra, administración o distribución de sus productos, ya que son las que apoyan las fuerzas de ventas de la misma.
3.2 Elección del producto.
Como hemos citado previamente, cada empresa es un “mundo” por lo que a dos empresas de la misma actividad puede que no les sirva la misma solución de sistema de gestión. Son distintos los aspectos que hay que tener en cuenta a la hora de elegir el ERP que se adapte a la empresa, ya que optar por el que mejor se adapte a las necesidades de la organización es el primer paso para lograr una implementación exitosa.
Algunos de los distintos factores que deberían tenerse en cuenta son:
1. Criterios generales:
Debe disponer de diferentes módulos que se adapten a cada una de las áreas y mecanismos de la empresa
El sistema debe de ser estable.
Evolución y actualización del software y de las distintas plataformas.
Facilidad y sencillez de uso para el usuario. En todo momento debe ser un sistema intuitivo.
Debe disponer de formación al usuario para el correcto manejo del sistema
2. Fabricante o Proveedor del Software:
Debe ser líder del mercado en el que opera
Con presencia en el mercado en España tanto si es una filial como una compañía propia.
Con una solvencia y respaldo efectiva, sobre todo en criterios económicos.
3. Plataforma tecnológica
Software flexible para que se pueda adaptar a las necesidades de la empresa.
Con las herramientas adecuadas para poder realizar informes a medida.
Disponer de una base de datos actualizada.
Posibilidad de conectividad con otras herramientas informáticas, debe permitir importar y exportar información con otro software.
4. Costes:
Se exigen licencias que variaran según el número de usuarios o por funcionalidad.
Existen una serie de módulos que no son cubiertos por el propio ERP, lo que supondrá la contratación de productos adicionales.
Cuota de mantenimiento, que variara dependiendo del tipo de ERP
3.3 Selección del implantador.
La segunda cuestión a plantearse tras la elección del producto, es quien va a realizarlo. Para ello debemos tener en cuenta la solvencia y garantía de la empresa implantadora. Otras características a tener en cuenta:
Debe contar con una experiencia mínima tanto en el producto como en el sector, esto se va adquiriendo a medida que se realizan implantaciones, por tanto en ocasiones se puede exigir al proveedor una referencia mínima de los servicios que ha prestado, para poder contrastar la información suministrada; esto son condiciones necesarias pero no suficiente para el éxito de la implantación, es preciso que el personal este involucrado en el proyecto, conocer su experiencia, perfil, capacidad de liderazgo, etc.
Otro aspecto esencial a tener en cuenta es el coste, se debe conocer el salario que exigen los proveedores, ya que deben de ser acordes con los servicios que ofrecen.
Otros criterios a tener en cuenta a la hora de elegir el proveedor adecuado:
1. Especialización o sectorización del software: la empresa debe de elegir un proveedor que le suministre un sistema que se adapte al sector en el que opera, de no ser así debería de buscar el más similar posible.
2. Escalabilidad de la aplicación, relacionado con la vida útil de producto. Al hablar de
“escalabilidad” lo hacemos pensando en la posibilidad de incluir nuevas funcionalidades al sistema para que se vaya adaptando a las nuevas necesidades que surjan en la empresa.
3. El proveedor debe brindar un sistema de mantenimiento y atención al cliente de calidad, siempre con un coste fijo en función del valor de la aplicación.
3.4 Características de los integrantes del proyecto.
Antes de que empiece la implantación del proyecto en sí, es importante que a cada integrante de la organización se le detalle el papel o rol que tiene que desempeñar. Esto es un aspecto importante a la hora de que el plan lleve al éxito.
En la siguiente tabla detallaremos las principales funciones de cada integrante:
Tabla nº 3
Características de los integrantes del proyecto.
Fuente: La implantación de sistemas tipo ERP.
3.5 Descripción de las funciones y tareas de la empresa proveedora.
Es muy importante conocer la misión de la empresa consultora que implanta el ERP en la organización, ya que la relación que mantiene con el personal de la misma es continua y muy importante para el éxito de la implementación.
Podemos decir que las funciones que realizan, se recogen en los siguientes epígrafes:
Preparación del proyecto.
Diseño del proyecto.
Realización del proyecto.
Preparación del programa.
Puesta en funcionamiento.
Tabla nº 4
Funciones y tareas de la empresa consultora.
Fuente: elaboración propia a partir de L. Muñiz y R. Prat.
Podríamos destacar que durante la selección del ERP, la empresa proveedora mantiene una implicación media, es decir, solo realiza tareas de función y de control. En el resto del proceso de implementación y hasta la finalización del mismo, presentará una implicación alta, ya que las tareas están relacionadas con la realización de procesos.
Capítulo 4.
DEFINICIÓN DEL PROYECTO DE IMPLANTACIÓN.
DEFINICIÓN DEL PROYECTO DE IMPLANTACIÓN
Para que el funcionamiento de un ERP sea exitoso, depende del proceso de implantación que se lleve a cabo, además de la calidad del software. Para empezar con la implementación, es importante definir un plan que contemple las fases en las que se va a desarrollar este proceso.
Podemos decir que todo proceso de selección e implantación lo conforman una serie de fases desde que se empieza a pensar en la instalación del ERP hasta que finaliza su implementación y puesta en marcha. No hay que olvidar que todas las empresas no tienen las mismas necesidades ya sea por el sector en el que se encuentran, por la actividad que realizan o por su estructura organizativa, por ello es imprescindible tener que adaptar el proceso de selección e implementación a las características de cada una de ellas.
En el siguiente cuadro se detallan todas las fases:
Tabla nº 5.
Fases del proceso de implantación.
Fases y Aspectos de la selección e
implantación. Necesidades. Importancia.
1º Análisis de la situación actual.
¿Qué necesita la empresa?
Análisis de las necesidades y cambios a efectuar en la organización.
2º Búsqueda de un nuevo programa.
¿Qué tipo de programas necesita para desarrollar
su actividad?
Buscar un programa que se adapte a unos costes de implantación razonables para la empresa.
3º Selección de un programa y
responsables de la implantación.
Elección sobre qué programa va a utilizar.
En esta etapa intervenir el personal de la empresa, para asesorarles sobre el tipo de software que van a utilizar.
4º Planificación de la implantación.
¿Cómo se lleva a cabo la implanta de la
instalación?
Es imprescindible que exista un Planning donde se detallen los procedimientos a realizar en la implantación.
5º Implantación del programa.
¿Existen dificultades a la hora de realizar la
implantación?
Las fases de prueba, formación y configuración son muy importantes para llevar a cabo con éxito la implantación y así reducir los riesgos a la hora de poner en funcionamiento el programa.
6º Revisión posterior.
Identificar los ajustes y modificaciones que hacen
falta para que el programa funcione de
forma óptima.
Análisis y conclusiones sobre la puesta en funcionamiento.
Fuente: elaboración propia.
En toda implantación hay dos fases totalmente distintas: Pre-implantación y la propia Implantación incluyendo el desarrollo, personalización de la aplicación, la formación a los usuarios, etc.
4.1 Pre-implantación.
Es el análisis previo para definir: los objetivos del proyecto, alcance funcional, recursos necesarios, coste total, necesidades concretas de la organización, calendario de implantación, y presupuesto, para conseguir evaluar la rentabilidad que supondrá la implementación del sistema.
Es muy importante realizar este análisis para poder llevar a cabo un proyecto con unos objetivos bien definidos y sin problemas. Es por esto que esta etapa debe comprender al menos los siguientes apartados:
ANALISIS INICIAL: en esta etapa se debe realizar un análisis a fondo de la situación actual de la empresa. Se trata de conocer en profundidad las reglas de negocio de la entidad, estudiando y entendiendo la relación que tienen todos los departamentos entre sí. Así pues se realiza un examen detallado para identificar las necesidades de la compañía. El objetivo fundamental de esta etapa es identificar esas necesidades para así poder plantear la mejor solución.
DEFINICION DE OBJETIVOS Y MEJORAS en los procesos y organización que aportará la implementación del nuevo sistema ERP. Tras realizar el análisis inicial se descubren las necesidades de la organización, por tanto en esta fase se deben definir los objetivos, claramente nos encontraremos con objetivos intangibles como por ejemplo reducción de costes, mejoras en la eficiencia de procesos, reducción en los plazos de entrega, reducción de los niveles de inventario, etc.; así como objetivos tangibles como puede ser disponer de más información y conocimiento para la toma de decisiones. Se definen también las mejoras para cada una de esas necesidades detectadas y deben de estar integrados en el calendario del proyecto.
Cabe destacar la definición de un plan de gestión al cambio, para conseguir el cambio de una manera menos traumática para los empleados. Dentro de esta fase la comunicación interna es muy importante para conseguir que los integrantes de la organización sean conscientes de los beneficios del proyecto y que todos perciban
Este calendario se elabora en función de determinadas características que posea la empresa. Podemos destacar las siguientes:
Módulos que se deben modificar dentro de la organización.
Necesidad de adaptar el programa a las necesidades específicas de la empresa
Necesidad de implantar un programa estándar con pocos cambios.
La capacidad de adaptación y formación de los recursos humanos.
En la siguiente tabla se detallan las fases de un posible Planning con los periodos que pueden servir de forma orientativa.
Tabla nº 6.
Ejemplo de Planning de Implantación.
Fuente: elaboración propia.
PRESUPUESTO ASOCIADO: esta fase guardará relación con la anterior, ya que dependiendo de la elección de la tecnología y del calendario el presupuesto podrá
Periodo
1 Periodo
2 Periodo
3 Periodo
4 Periodo
5 Reunión entre la dirección y
el resto de trabajadores para dar a conocer el proyecto Análisis de la decisión sobre el ERP y las necesidades a cubrir
Pruebas y demostraciones de los programas
Análisis de los cambios y adaptaciones según las necesidades.
Formación de los usuarios.
Parametrización de datos Instalación y parametrización de la instalación
Prueba de los usuarios y pruebas definitivas y revisión de la configuración
Puesta en marcha.
Controles y revisiones de las operaciones realizadas.
Revisión final del sistema.
Realización de una lista de adaptaciones y necesidades finales.
variar. En este apartado se tiene en cuenta tanto las partidas internas como externas que influyen en un proyecto de esta envergadura.
Nos podemos encontrar con dos tipos de costes, tanto a nivel externo como a nivel interno:
Costes externos:
- Licencia de aplicación.
- Consultoría implantadora.
- Hardware - Formación.
- Costes de actualización y mantenimiento.
Costes internos:
- Horas dedicadas por el personal de la organización al proyecto.
- Problemas que pueden aparecer debido a la implantación.
Cada punto mencionado anteriormente debe de ser ilustrado con detalle para ofrecer una visión global pero a la vez clara y resumida de los principales procesos de negocio de la empresa.
Al entregar los requerimientos de la empresa detallados, el presupuesto estará mejor detallado y por tanto se podrá realizar un plan de proyecto más ajustado a la realidad y posiblemente se evitarán a posteriori sorpresas desagradables.
Al tener resueltas todas estas cuestiones, se garantiza que el proyecto avance de forma eficaz y que se haya establecido una base sólida para su puesta en funcionamiento.
4.2 Implantación
Durante esta fase se realizan los trabajos de parametrización y desarrollo sobre el ERP. También se lleva a cabo la formación en el nueva solución a todas las personas que integran la organización y que van a ser usuarios del mismo, también se configuran los datos maestros. Es necesario preparar a la organización para la puesta en marcha, conviene planificar todos los procesos y tareas junto con el traspaso de los datos a la nueva aplicación, de forma que el inicio de los trabajadores con el nuevo sistema se realice sin ningún tipo de problemas.
Durante esta etapa es necesario que la planificación de la implantación sea clara, ya que normalmente el cambio de ERP en una organización suele ser “doloroso”, porque reduce el tiempo e incomoda a todas las personas que están involucradas, al ser un sistema nuevo que no han utilizado. Es necesario que todos los trabajadores conozcan el papel que van a desempeñar, como el cambio va a influir en sus rutinas de trabajo y cuál será el impacto de la implantación.
Hay que tener unas expectativas realistas y fijadas, ya que es muy importante saber qué es lo que se desea, definiendo al máximo posible todo lo que se espere tras haber marcado los objetivos en la pre-implantación, es necesario, ser conscientes de los cambios y mejoras que se van a realizar en la empresa, tanto en la fase de la pre-implantación, como en las sucesivas.
Esto es fundamental para saber hasta dónde nos limita el software elegido y conocer los tiempos para las parametrizaciones.
INSTALACION: de la aplicación en el servidor y en cada puesto de trabajo.
CONFIGURACIÓN Y PARAMETRIZACIÓN: La parametrización de estos sistemas es la base de su funcionamiento y una de las tareas más críticas en los proyectos de implantación de un ERP. Lo básico es entender que cada organización tiene unas necesidades distintas y que el ERP y su parametrización dependerán de estas necesidades.
La configuración y parametrización inicial es imprescindible para adaptar el sistema a las necesidades de la empresa y a sus procesos, lo cual desembocará en el modelo que se adoptará en un futuro. Es decir, esto permitirá alinear el funcionamiento del ERP, incorporando nuevos procesos y funcionalidades. La parametrización no se puede realizar sin conocer el ámbito funcional de la empresa, pues se necesita configurar:
Empresa Empresa
Catálogo de Productos. (Logística, materiales, compras, ventas...)
Catálogo de Productos. (Logística, materiales, compras, ventas...)
Almacenes.
Almacenes.
Clientes.
Clientes.
Contabilidad.
Contabilidad.
La estructura física de las entidades, centros de costes, centros logísticos, centros de producción, etc.
La estructura de los productos.
La estructura normativa e impositiva.
Idioma, divisas, planes de cuentas.
Reglas de negocio.
DATOS MAESTROS: Existen una serie de datos importantes que si previamente o en el momento de necesitarlos no están disponibles, no se puede operar con el sistema.
Estos pueden ser:
-Si en la ficha de un cliente asignamos una forma de pago con transferencia bancaria, evidentemente el sistema no generará ningún recibo, por tanto, en la ficha se definirá la forma de cobrar a ese cliente.
-Si en la ficha de un proveedor definimos que exige el pago los días 10 de cada mes, deberá quedar reflejado en la ficha de éste y parametrizar la herramienta para que contemple esta situación.
-Si se quiere realizar un pedido a un proveedor, en las fichas, debe estar registrado el proveedor, el artículo que se quiere comprar, el precio del mismo con las condiciones del proveedor, etc.
La acción de configurar esos datos maestros, será la fase más complicada de la implantación, ya que de no realizarse correctamente, será imposible que el programa funcione de la manera esperada.
A continuación vamos a detallar en una lista los datos maestros que son imprescindibles importar, de una aplicación a otra, en una empresa de tamaño medio.
La tabla adjunta pretende al menos nombrar aquellos datos maestros existentes en todas las empresas de los sectores de industria y servicios. Para cada uno de ellos, reflejará como es la organización actualmente y lo que se espera registrar y centralizar en la aplicación en un futuro.
Tabla nº 7
Datos maestros existentes en la mayoría de empresas.
Clientes.
Clientes.
Contabilidad.
Contabilidad.
Proveedores.
Proveedores.
Tarifas de Venta.
Tarifas de Venta.
Tarifas de Compras.
Tarifas de Compras.
Formas de Pago. (Tesoreria) Formas de Pago. (Tesoreria) Formas de envio y transporte.
Formas de envio y transporte.
Canales de venta.
Canales de venta.
Implantación de un Sistema de Gestión Empresarial ERP en una Pyme
Fuente: elaboración propia.
Empresa: En este apartado suele incluir datos relacionados con la empresa como por ejemplo la estructura física de la misma, domicilio social, pago a empleados, pago a proveedores, etc.
Catálogo de productos: este apartado recoge el catálogo de la empresa. Existen muchas formas de registrar los productos de una empresa, pero es necesario definir los siguientes aspectos:
- Tipos de artículos:
o Qué se compra.
o Qué se vende.
o Qué se fabrica.
- Categoría de artículos.
- Volumen de artículos.
- Código del artículo. Referencias:
o Como identificar el artículo como único.
o El código secuencial, que información suministra.
- Datos adicionales del artículo.
- Numero de lotes de los artículos, qué tipologías y categorías de artículos es necesario que lleven números de lote o serial. Quién genera dicho número de lote y cómo se genera.
- Atributos o variantes del artículo como el color, talla, medidas…etc.
Categorización y tipología de los artículos en los que varía el precio de venta o compra en función de los atributos.
Almacenes: Cuántos hay y donde están, se recoge la información y características relevantes de cada almacén. Recoge:
- Ubicaciones (pasillo, estantería, altura).
Clientes: recoge los datos relevantes que se asocian a los clientes.
- Datos generales.
- Volumen
- Código de cada cliente.
- Contacto de clientes.
- Domicilio de los clientes.
- Formas de pago.
- Bancos.
- Descuentos.
- Promociones.
Contabilidad: imprescindible para el área de contabilidad. Si el plan de cuentas no está definido correctamente, será imposible poder llevar las finanzas con el ERP.
- Definición de la estructura del plan contable.
- Ejercicios, periodos (mensuales, trimestrales, anuales, etc.) - Definiciones de impuestos (IVA, IS, Retenciones IRPF) - Plazos de pago.
- Remesas de recibo, órdenes de pago o transferencias.
- Importación de extractos bancarios.
- Liquidaciones.
Proveedores: recoge los datos relevantes que se asocian a los proveedores.
- Datos generales.
- Volumen
- Código de cada proveedor.
- Contactos de proveedor.
- Sede de proveedor.
- Formas de pago.
- Bancos.
Tarifas de Venta/ Compra: Las tarifas de venta son un aspecto fundamental en la configuración del ERP.
Tanto en las ventas como en las compras es necesario:
- Indicar si existen descuentos por volumen.
- Indicar como se configuran las ofertas.
- Indicar cualquier aspecto relevante que afecte a las ventas/compras.
Formas de pago: formas de pago que se utilizan habitualmente en el área de gestión de la empresa (transferencia, cheque, giro, pagaré, tarjeta de crédito, facturing, confirming, etc.).
Formas de envío y transporte: Formas de envío que utiliza la empresa habitualmente como por ejemplo Camión propio, Camión de Cliente, Camión de Proveedor, Agencia de transporte, Agencia de mensajería.
Canales de venta: a través de agentes, tienda física, on-line.
Una vez definidos todos estos aspectos, se podrán comenzar a definir los procesos
recursos que se van a destinar a lo largo del proceso para mantener actualizado el sistema de gestión. Es evidente la importancia que requiere la formación para el trabajador, ya que sin duda supone un beneficio tanto para la empresa como para el mismo.
El factor humano en la empresa será el motor que moverá el nuevo ERP y será la clave de éxito en cualquier implementación. Es esencial la formación para sacar todo el partido posible a las funcionalidades, para hacer una buena gestión y obtener el máximo rendimiento de la nueva aplicación.
Se requiere que los usuarios adquieran los conocimientos necesarios para utilizar los recursos con la mejor eficiencia, si esto no se consigue tanto a corto como a medio plazo, se tendrá la percepción de que el ERP no ha cumplido las expectativas deseadas.
Será muy importante tener en cuenta los distintos perfiles de las personas que utilizarán el nuevo sistema, ya que todos y cada uno de ellas formarán parte de la cadena de trabajo en la que es muy importante que todos tengan claras sus funciones, como realizarlas y saber qué hacer en situaciones excepcionales.
Para conseguirlo es imprescindible tener claro que la formación debe ser continuada, esto incluye no únicamente el dominio del programa, sino que los usuarios se alineen con la filosofía del trabajo del ERP. Que sepan el qué y el por qué y cómo impacta el sistema en las operaciones a realizar, más allá del propio trabajo en el departamento.
En definitiva hacer comprender las funciones del programa y como estas afectan a otros departamentos y usuarios.
Dicho esto la formación a los usuarios no puede ser considerada como un gasto, sino todo lo contrario una inversión, ya que cuanto más conocimiento y destreza adquieran mayor será la productividad. Esta formación no sólo se adquiere durante la puesta en funcionamiento de la aplicación, sino durante todo el ciclo de vida del producto, lo cual supone un plan de formación regular en el que los usuarios puedan conocer y dominar nuevas funcionalidades o módulos que el ERP vaya incorporando con nuevas actualizaciones o nuevos cambios.
A la formación y capacitación de las personas conviene dedicarle el protagonismo necesario en la implantación del ERP.
PUESTA EN MARCHA: Es necesario realizar una formación previa, para que las personas que van a utilizar el ERP, se familiaricen con el nuevo entorno de trabajo. La fase de puesta en marcha es la más “traumática” y en la que hace falta que el implantador acompañe a los usuarios en el cambio.
En esta fase es cuando se empieza a trabajar con la nueva aplicación, cuando empieza a notar las diferencias con su antiguo programa y es cuando el implantador escucha
frases como por ejemplo, “con el otro programa se hacía así”, por tanto este debe de hacer ver los beneficios que le aporta la nueva manera de trabajar con el ERP seleccionado.
El equipo de formación acompañara a los usuarios durante el tiempo establecido en la fase de formación previamente acordada en el Planning de implantación.
De esta manera es necesario pensar en Cómo se quiere arrancar o Cómo y Cuándo hay que dejar de trabajar con el sistema antiguo y empezar a trabajar con el nuevo.
En este momento hay que decidir una fecha límite “deseada” para empezar a trabajar con el nuevo sistema. Hay que tener en cuenta, que un factor muy importante es si hay migración de datos.
Por tanto:
Con migración de datos: El objetivo es analizar la calidad de estos datos y comprobar si es posible su introducción automática en el ERP bien sea parcial o totalmente. En función del volumen y calidad de estos datos será necesario configurar y registrar estos manualmente en el nuevo ERP.
Por tanto concreta un día en el que se cierra el sistema antiguo y se empieza a trabajar con el nuevo. Previamente es necesario extraer los datos más importantes del sistema antiguo y volcarlos en el nuevo.
Sin migración de datos: se van introduciendo los datos manualmente en el sistema, y según se van teniendo configurados los datos de maestros de cada departamento dicho departamento ya puede operar. Se define una fecha real de arranque donde todas las áreas de la empresa estarán trabajando con la herramienta.
Capítulo 5.
EMPRESA MODELO.
EMPRESA MODELO.
5.1 Definición de la empresa.
La implantación del sistema ERP se va a llevar a cabo en una empresa real, para no poner en peligro la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información que maneja la entidad, no se desvelará su nombre.
La empresa que se ha elegido para llevar a cabo el procedimiento es una PYME. La entidad está inscrita en la actividad CNAE "4645 Comercio al por mayor de productos de perfumería y cosmética". Según el objeto social aportado en la constitución, la empresa tiene como objetivo:
Venta al por mayor de objetos de plástico directa e indirectamente.
Esta entidad desde 1984 dedica su actividad exclusivamente a la comercialización de guantes, siendo en la actualidad una de las mayores empresas europeas en el sector. Además a los largo de los años que lleva operando en el mercado ha introducido distintos tipos de materiales para sus guantes como puede ser el vinilo, nitrilo, polietileno, etc. Disponen en sus almacenes de las soluciones más avanzadas para cualquier necesidad. Cuenta con unas instalaciones de más de 4.000 m2 de superficie, que permite atender la demanda de los clientes de una manera rápida y eficaz. Se haya ubicada en la Región de Murcia.
Opera a lo largo de todo el territorio español, así como en gran parte de la Unión Europea, mediante los sistemas de gestión y logística más adecuados. La ubicación de las instalaciones permite un rápido acceso a la red de carreteras nacional, así como a los medios marítimos.
Como servicio complementario, ofrece la posibilidad a sus clientes, de operar de forma directa mediante internet. En su página web disponen de un catálogo de productos que está en permanente actualización, este espacio permite al cliente realizar pedidos on-line, disponiendo de un tiempo de respuesta mínimo.
La empresa dispone de entre 5 y 10 trabajadores. Y tiene registrado un total de 5 cargos ejecutivos tales como Gerente, Director Financiero, Responsable de Ventas, Responsable de Compras y Almacén y Responsable de Administración.
Gráfico nº3
Organigrama de la empresa.
Gerente Gerente
Fuente: elaboración propia.
5.2 Pre- Implantación en la empresa modelo.
En el apartado anterior hemos desarrollado la implantación de forma teórica, en este apartado se realizara de forma práctica. Para poder realizar el caso práctico, se ha hecho mediante convenio de la Universidad Politécnica de Cartagena con una empresa real. Como hemos mencionado anteriormente, toda implantación atraviesa una serie de fases, se detallan a continuación:
1º Análisis de la situación actual: ¿Qué necesita la empresa?
La mayor necesidad que tiene la empresa es la de gestionar las mercaderías en el almacén, ya que el proceso no está automatizado lo que lleva a que la gestión sea lenta. Dentro de este departamento se detectan una serie de necesidades que hay que cubrir todas relacionadas con la gestión del mismo. Otra insuficiencia descubierta hace referencia a la trazabilidad de los lotes.
2º Búsqueda de un nuevo programa: ¿Qué tipo de programa necesita la empresa para desarrollar su actividad?
En este caso, la empresa necesita un software de gestión que se adapte a su capacidad de inversión y a su volumen de negocio.
3º Selección de un programa y responsable de la implantación: ¿Cómo se lleva a cabo la implanta de la instalación?
El software elegido tal y como definen en la página web de la empresa proveedora: “será un sistema desarrollado en entornos Windows sobre estructuras Cliente-Servidor. Y gestionado por motores de bases de datos, para permitir una gran usabilidad, personalización y parametrización que conduzca a la simplicidad de procesos que van a permitir que la aplicación se adapte a las necesidades de cada usuario. La modularidad que integra es la siguiente:”
- Financiero. Gestión Contable/Cartera de efectos. Conciliación Bancaria.
- Ventas/Compras. Almacén.
- Pedidos Compras/Ventas.
- Producción-Fabricación.
- Gestión de Puntos de Venta.
- Presupuestos Comerciales. Sales.
- PDA. Integración Informática Móvil. Preventa. Autoventa.
- Gestión de Inventarios. PDA.
- Gestor de Inmovilizados.
- Recursos Humanos.
Para llevar a cabo la implementación se encargara un especialista implantador. Cabe destacar que la empresa encargada de realizar el proyecto son profesionales de la consultoría, aplicación, desarrollo y mantenimiento de las soluciones que ofrecen. Todos sus sistemas incorporan un servicio de atención al cliente que resuelve cualquier tipo de problemas con la mayor rapidez posible.
4º Planificación de la implantación: ¿Cómo se lleva a cabo la implanta de la instalación?
La implantación se realizara en un periodo de cuatro a seis meses, los cuales estarán destinados tanto a las fases que se recogen en la pre-implantación, como las fases que pertenecen a la implantación en sí. En este periodo de tiempo no se recoge las relaciones que se mantienen con los comerciales de la empresa que implanta la aplicación.
5º Implantación del programa. ¿Existen dificultades a la hora de realizar la implantación?
No presenta dificultades a la hora de implantarse.
6º Revisión posterior.
Se visita la empresa las veces necesarias para formar a los trabajadores en cuanto se haya realizado la puesta en marcha. En esta etapa, los trabajadores descubren y comunican al implantador los ajustes y modificaciones que hacen falta para que el programa funcione de forma óptica. Cabe hacer una mención especial en cuanto a la formación, ya que esta no termina cuando el sistema se pone en funcionamiento.
5.2.1 ANALISIS INICIAL.
Una de las principales necesidades que se detectan en la empresa es a la hora de gestionar sus almacenes. El proceso no está automatizado, lo que lleva a que la gestión sea lenta, o que se cometan errores a la hora de realizar ventas, porque se realicen por debajo del margen, o con pedidos incorrectos a proveedores etc. Existen claras ineficiencias debido al modelo de información empleado por el software de gestión de ERP implantado en la empresa, ya que no cubre las necesidades de información de la compañía, provocando unos procesos excesivamente manuales. Así pues hay mucha información que no se puede consultar a tiempo real y por ejemplo, para conocer el nivel de stock de determinados productos se tenía que ir al almacén a consultarlo de manera visual.
Otro de los problemas que ocasiona es que no se obtiene información precisa y rápida, con lo cual no se puede analizar el rendimiento de vendedores, proveedores, tipos de producto etc.
Todos estos aspectos hacen que no se pueda controlar de forma íntegra el negocio.
A continuación se detallan otras de las problemáticas detectadas en el proceso de almacenamiento:
Tiempos de búsqueda altos de los productos por desconocimiento de su ubicación real.
Pérdida de la trazabilidad de producto y de sus respectivos movimientos dentro de la zona de almacenamiento.
Falta de comunicación con otros procesos, como por ejemplo con el proceso de compras y aprovisionamientos, que ocasiona no poder tomar decisiones con información fiable a tiempo real.
Errores en la identificación de productos
Obsolescencia de producto por desconocimiento de lo que se almacena.
Reducción de los niveles de inventario, el sobre stock ocupa espacio, lo que genera necesidades de transporte y almacenamiento
Como se ha citado anteriormente se detecta una incorrecta distribución en planta lo que provocaba ineficiencias en el manejo de los materiales de almacén por tanto se requiere que los almacenes se gestionen por huecos o ubicaciones, ya que no disponen de ningún método de ordenación.
Otra insuficiencia descubierta es referente a los números de lotes; normalmente los lotes se identifican con un código alfanumérico que se asigna a un grupo de unidades de un mismo producto. El código comúnmente está compuesto por una serie de datos que lo identifican
como por ejemplo la fecha, hora, planta, línea, etc. Comúnmente se utilizan los lotes asignados por el proveedor en el caso de ser procedente de una compra, pero en este caso la empresa asigna su propio número y este es el que aparece en el albarán. Al no utilizarse el lote del proveedor la trazabilidad del producto puede verse afectada, ya que esta es necesaria para poder obtener toda la información del origen de las materias primas y como fueron transformadas a lo largo de los procesos productivos.
5.2.2 DEFINICIÓN DE OBJETIVOS.
En este momento se definen los objetivos de la implantación. Nos podemos encontrar tanto con objetivos intangibles como tangibles. En el caso de los primeros podemos destacar el ahorro en los costes aprovechando al máximo el espacio disponible del almacén. Al existir ubicaciones pre-asignadas los productos se almacenan por huecos o ubicaciones.
La empresa dispone de dos almacenes, se definirán:
- El primero es el almacén de aprovisionamiento, que es de donde saldrán todos los pedidos. Dentro del mismo se localizará una zona que será donde se prepare la mercancía la cual recibe el nombre de Zona de Almacenamiento o Picking.
- El segundo se utilizará para la recepción de los productos.
Otro objetivo que definimos es la adaptación del tamaño del almacén a la demanda real debido a que la información que proporciona la aplicación permite ajustar al máximo las existencias en función de la demanda, mejorando la toma de decisiones de compras. Además se produce tanto una reducción en el inventario, para disminuir el capital inmovilizado, así como un ahorro de tiempo a la hora de realizar el mismo. Por lo que no hará falta parar la actividad del negocio para hacer el inventario, y el tiempo se reducirá a la mitad. La automatización de entradas, descargas y verificación también reduce las tareas administrativas optimizando el proceso, llevando consigo el registro de entrada y salida de materiales del almacén, en este momento será cuando se configure un stock mínimo para que no ocurran roturas de stock.
Otros objetivos a destacar del módulo de almacén.
- Objetivos financieros: Obtener materiales a bajo coste sin sacrificar la calidad requerida por los clientes.
- Objetivos de operación: reducir pérdidas de mercaderías debido a deterioros.
Promover la organización efectiva del almacén.
- Objetivos de seguridad y control: Proteger los materiales contra daños.
Para la gestión de los almacenes, se podrá realizar a través de PDA’s para que organicen las
empresa desea seguir manteniendo el “lote informativo” ya que con este ellos controlan información acerca del proveedor y fecha de recepción. Dicho número solo estará visible para los trabajadores de la empresa, y se colocará una etiqueta por palé.
En cuanto a los objetivos intangibles, es necesario que el control de inventario sea muy fiable, y la generación de informes de control de stock, para poder disponer de toda la información necesaria y para la toma de decisiones.
5.2.3 CALENDARIO DEL PROYECTO
En el siguiente Planning se detallan las acciones que se van a realizar todo esto de forma orientativa.
Tabla nº 8 Planning del Proyecto.
Fuente: elaboración propia.
Los
periodos que constituyen el Planning del proyecto se establecen por meses. Por lo que la implantación va a durar entre cuatro y seis meses.
- Fase de Pre-implantación y la implantación de la aplicación sin la puesta en funcionamiento va a durar alrededor de dos meses.
Periodo
1 Periodo
2 Periodo
3 Periodo
4 Periodo
5 Reunión entre la dirección y
el resto de trabajadores para
dar a conocer el proyecto X Análisis de la decisión sobre
el ERP y las necesidades a
cubrir X
Pruebas y demostraciones de
los programas X
Análisis de los cambios y adaptaciones según las
necesidades. X
Formación de los usuarios. X X X X
Parametrización de datos. X X X
Instalación y Parametrización
del programa. X
Prueba de los usuarios, pruebas definitivas y revisión
de la configuración X X X
Puesta en marcha. X X
Controles y revisiones de las
operaciones realizadas. X
Revisión final del sistema. X
Realización de una lista de adaptaciones y necesidades
finales. X
- La Puesta en funcionamiento se realizará en un periodo de un mes.
- La Gestión del almacén con el etiquetado de los productos, inventario y el diseño de la ubicación se formalizará en un mes.
Como hemos citado en el apartado anterior, el periodo uno comprende las relaciones que se establecen entre los comerciales de la empresa implantadora y la empresa que demanda el servicio, esta fase no se recoge en el tiempo de implementación.
Veamos a continuación la duración por horas de cada fase de implementación que contempla la planificación que se está explicando en la tabla anterior.
Tabla nº9
Fases de implementación
Nº Fase/ Tareas Duración
Pre-implantación
1 Análisis inicial. 4
2 Definición de objetivos. 4
3 Elaboración de calendario 1
4 Elaboración presupuesto 1
Implantación
5 Instalación 4
6 Configuración y Parametrización 10
7 Configuración de datos maestros. 6
8 Formación a usuarios 30
9 Puesta en Marcha. 20
Fuente: Elaboración propia.
Como podemos observar las tareas a las que más horas se dedican son: Formación a usuarios, Puesta en Marcha y Configuración y Parametrización, debido a que son las fases a las que más tiempo hay que dedicarles, debido a la importancia que soporta su utilización, para que se produzca una buena implantación del sistema en la empresa.
5.2.4 PRESUPUESTO ASOCIADO
Como hemos citado con anterioridad existen unos costes tanto internos como externos. En la siguiente tabla se detallan los costes que se soportan de instalar un Sistema ERP en una empresa.
Tabla nº 10 Costes de Implantación
COSTES DE IMPLANTACIÓN.
Costes de licencias.
Formación a usuarios Migración de datos.
Hardware
Costes de actualización y mantenimiento.
TOTAL
Fuente: elaboración propia.
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