INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL
ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACIÓN UNIDAD “TEPEPAN”
SEMINARIO:
PRINCIPALES AUDITORIAS QUE REALIZA EL C.P.
TEMA:
GUIA DE AUDITORIA FINANCIERA PARA UNA EMPRESA DE SERVICIOS
INFORME FINAL QUE PARA OBTENER EL TITULO DE CONTADOR PUBLICO PRESENTAN:
HUMBERTO DELGADO BRITO GRISELDA GÒMEZ JUÁREZ
HILDA RAMOS GALVÁN
MARIA EUGENIA RODRÍGUEZ RODRÍGUEZ LUIS SOTELO REVELES
CONDUCTOR DE SEMINARIO:
C.P.C. CARLOS ALARCÓN FLORES
MÉXICO D.F., MARZO DE 2007.
La primera vez que se emprende la tarea de alcanzar un objetivo surgen muchas dificultades, como sucede en muchas otras actividades que requieren del ejercicio permanente y cotidiano, además del talento y habilidad que cada tarea exige. El presente informe, referencia el resultado de los conocimientos adquiridos durante nuestro paso por esta distinguida escuela. En primer lugar, por todo lo que significa que el trabajo varios meses pueda ver la luz, para seguir con la constancia de alcanzar nuevos objetivos. En segundo lugar, por el agrado que nos ha producido ser alumnos de esta Institución.
Por este medio queremos agradecer al Instituto Politécnico Nacional, por brindarnos la oportunidad de ser egresados de esta Honorable Institución, a la Escuela Superior de Comercio y Administración (Unidad Tepepan), por habernos abierto las puertas de sus instalaciones y brindarnos el apoyo en el transcurso de la carrera; y por último, a los profesores que gracias a sus enseñanzas y consejos contribuyen día a día en la formación de excelentes profesionistas.
Gracias.
GUIA DE AUDITORIA FINANCIERA PARA UNA EMPRESA DE SERVICIOS.
INTRODUCCION INDICE
CAPITULO I. GENERALIDADES DE AUDITORIA
1.1. Origen e historia de la auditoria...………...7
1.2. Concepto de auditoria………... 8
1.2.1. Objetivo de la auditoria………...8
1.2.2. Clasificación de la auditoria………...………...….. 8
1.3. Normas de Auditoria………...………... 10
1.3.1. Concepto………...………...10
1.3.2. Clasificación de las normas de auditoria………...………..10
1.4. Procedimientos de auditoria………...……….11
1.4.1. Concepto………...………...11
1.4.2. Clasificación………...……….11
1.5. Técnicas de auditoria………...………12
1.5.1. Concepto………...…………...12
1.5.2. Clasificación………...……….12
CAPITULO II. PLANEACION DE LA AUDITORIA 2.1. Entrevista con el cliente………...……15
2.2. Carta convenio………...15
2.3. Métodos utilizados para la evolución del control interno………...….21
2.2.1. Descriptivo………...……21
2.2.2. Cuestionario………...22
2.2.3. Grafico………...24
2.4. Alcance de la auditoria………...25
CAPITULO III. INFORMACION BASICA PARA EL DESARROLLO DE UNA AUDITORIA 3.1. Programa de Auditoria………...27
3.2. Pruebas de cumplimiento………...28
3.3. Pruebas sustantivas………...…29
3.4. Muestreo en auditoria………...29
3.4.1. Clasificación del muestreo………...33
3.4.2. Diseño de la muestra………...34
CAPITULO IV. ESTRUCTURA GENERAL DE LOS PAPELES DE TRABAJO. 4.1. Definición. …...………....…36
4.2. Archivo de los Papeles de trabajo. …...………...……37
4.3. Aplicación práctica (Índices, marcas, control de archivo, programa de auditoria.)…………...……..38
CAPITULO V. EFECTIVO E INVERSIONES TEMPORALES 5.1. Definición de acuerdo con las Normas de Información Financiera…...………...….48
5.2. Normas y Procedimientos de Auditoria………...………...48
5.3. Supuestos del caso práctico………...51
5.4. Aplicación practica………...52
CAPITULO VI. DOCUMENTOS Y CUENTAS POR COBRAR 6.1. Definición de acuerdo con las Normas de Información Financiera...………...………..61
6.2. Normas y Procedimientos de Auditoria………...………...63
6.3. Supuestos del caso práctico………...……70
6.4. Aplicación practica………....…………...71
CAPITULO VII. PAGOS ANTICIPADOS 7.1. Definición de acuerdo con las Normas de Información Financiera………...85
7.2. Normas y Procedimientos de Auditoria………...86
7.3. Supuestos del caso práctico………...……89
7.4. Aplicación practica………...90
CAPITULO VIII. INMUEBLES, MAQUINARIA Y EQUIPOS 8.1. Definición de acuerdo con las Normas de Información Financiera………...……...……108
8.2. Normas y Procedimientos de Auditoria………...…111
8.3. Supuestos del caso práctico………...…..119
8.4. Aplicación practica………...………121
CAPITULO IX. PASIVOS 9.1. Definición de acuerdo con las Normas de Información Financiera………...…137
9.2. Normas y Procedimientos de Auditoria………...……143
9.3. Supuestos del caso práctico………...….145
9.4. Aplicación practica………...147
9.5. Situación Fiscal………...174
CAPITULO X. CAPITAL CONTABLE 10.1. Definición de acuerdo con las Normas de Información Financiera………...205
10.2. Normas y Procedimientos de Auditoria………...206
10.3. Supuestos del caso práctico………...…210
10.4. Aplicación práctica………...211
CAPITULO XI. INGRESOS Y GASTOS 11.1. Definición de acuerdo con las Normas de Información Financiera………...……….213
11.2. Supuestos del caso práctico………...………..218
11.3. Aplicación practica………...………222
CAPITULO XII. CIERRE DE AUDITORIA 12.1. Ajustes y reclasificaciones………...………...…247
12.2. Dictamen de los auditores………...………....255
12.3. Informe de observaciones y sugerencias al control interno……...………...…..269
CONCLUSION………...………...………..280
I N T R O D U C C I Ó N
Como es bien sabido, la auditoria de Estados Financieros es una actividad privada del Contador Público y, por su naturaleza multidisciplinaria requiere de este profesional o el conocimiento de las técnicas básicas para su aplicación, como son las Normas y Procedimientos de Auditoria, las Normas de Información Financiera, así como también de Costos, Impuestos, Finanzas, etc. Lo anterior no significa necesariamente que sea experto en esas disciplinas, sino que tenga un panorama general para saber hacer consultas y planteamientos ante las personas que sí son expertas.
El caso practico que se presenta, tiene como objetivo mostrar las diferentes papeles de trabajo a realizar durante la revisión de cada uno de los rubros que integran los Estados Financieros, con la finalidad de obtener una seguridad razonable de que los Estados Financieros que se presentan no contienen errores importantes, y que están presentados de acuerdo a las Normas de Información Financiera.
Como se muestra en el desarrollo de este informe, en una auditoria de estados financieros se deben seguir diversos pasos, para llegar a la opinión del auditor.
Como primer paso, tenemos la planeación de la auditoria en la cual debemos tener una entrevista con el cliente y elaborar una carta convenio donde se pacten las condiciones en las que se llevará acabo la auditoria.
Recabaremos la información suficiente basándonos en un programa de auditoria, aplicando pruebas de cumplimiento y pruebas sustantivas.
A través de esta guía se analizaran cada uno de los rubros que componen los estados financieros, apoyándonos en la elaboración de cédulas y papeles de trabajo.
Finalmente, se emite el dictamen, donde se plasma la opinión del contador público, sobre los estados financieros tomados en su conjunto y los resultados de operación; que es el objetivo primordial de una auditoria.
Indudablemente en un caso práctico no pueden completarse todas las variantes que se presenten en una auditoria, pues obviamente la naturaleza y alcance de los procedimientos a emplear y la oportunidad de los mismos estarán en función tanto del juicio y criterio del contador público que dirige el trabajo, como el control interno de la empresa sujeta a revisión.
CAPITULO I
GENERALIDADES DE
AUDITORIA
CAPITULO I
1.1 Origen de Historia de la Auditoria
Los Historiadores, creen que los registros contables tuvieron origen alrededor del año 400 A.C., cuando las antiguas civilizaciones del cercano oriente comenzaron a establecer gobiernos y negocios organizados; desde el principio, los gobiernos se preocuparon por llevar la cuenta de las entradas y salidas de dinero que se recaudaban con el cobro de impuestos.
Parte integrante de esa preocupación fue el establecimiento de controles, incluso auditorias, para disminuir los errores y fraudes por parte de funcionarios incompetentes o fallos de honradez.
Los mas antiguos registros contables y referencias a auditoria, en el sentido moderno de la palabra, que se tienen en países de habla inglesa son los registros de los erarios de Inglaterra y Escocia, que datan del año 1130.
En Gran Bretaña las primeras auditorias eran de dos tipos. Las de ciudades y poblaciones se hacían públicamente ante los funcionarios del gobierno y los ciudadanos, y consistía en que los auditores oyeran la lectura de las cuentas hecha por el tesorero; análogamente, las auditorias de los gremios se hacia ante los miembros. Hacia mediados del siglo XVI, los auditores de las ciudades marcaban a menudo las cuentas con frases tales como oída por los auditores firmantes. El segundo tipo de auditorias implica un examen detallado de las cuentas que llevan los funcionarios de fianzas de los grandes señoríos, seguido por una declaración de auditoria, es decir, un informe verbal ante el señor del lugar y el consejo. Típicamente el auditor era miembro del consejo señorial y fue, por tanto, el precursor del moderno auditor interno.
Los dos tipos de auditoria practicados en Gran Bretaña antes del siglo XVII estaban encaminadas primordialmente a examinar los fondos confiados a los funcionarios públicos o privados.
Esas auditorias no tenían por objeto probar la calidad de las cuentas, salvo en la medida en que las inexactitudes pudieran indicar la existencia del fraude.
Los cambios económicos siguieron introduciendo los nuevos aspectos contables que se concentraron en el registro de las propiedades y en el cálculo de ganancias y perdidas con un sentido comercial.
También la auditoria comenzó a evolucionar, desde un principio auditivo hasta el examen riguroso de los registros escritos y la prueba de la evidencia de apoyo.
A finales del siglo XVII se promulgo la primera ley (en Escocia) que prohibía que ciertos funcionarios actuaran como auditores en una ciudad, con lo cual se introdujo la moderna noción del auditor en el mundo occidental.
Pese a estos progresos la práctica de la auditoria, fue hasta finales del siglo XIX (que trajo consigo la construcción de ferrocarriles y el crecimiento de las compañías de seguros, los bancos y otras empresas basándose en acciones), cuando el auditor profesional se convirtió en parte importante del escenario empresarial.
En México el 21 de abril de 1959 (casi 46 años en vigencia), surgió el dictamen de estados financieros para efectos fiscales, mediante decreto del diario oficial de esa fecha, en la cual también se integró la Dirección General de Auditoria Fiscal Federal. Se inicia el registro de contadores públicos dictaminadores y la posibilidad de que los contribuyentes utilicen los servicios profesionales de auditores externos, quienes después de haber realizado una auditoria de los Estados Financieros de una entidad, expresan en su informe, además de su opinión sobre los propios Estados Financieros, el resultado de la revisión sobre el cumplimiento de las obligaciones fiscales de ese contribuyente; de está forma dio inicio el Dictamen Fiscal. Este es una derivación de la auditoria de los Estados Financieros, y constituye una actividad importante, privativa y exclusiva de la contaduría pública; por ser la única profesión autorizada para ejercer la práctica profesional de dictaminador.
Tenemos la preparación, a través de la educación profesional continua y de la certificación por parte del Instituto Mexicano de Contadores Públicos (I.M.C.P.), además de la experiencia y autorización legal para su ejercicio. Esto obliga al I.M.C.P. a manifestarse respecto a las disposiciones que rigen su operatividad y a mantener comunicación permanente con la administración general de auditoria fiscal federal (AGAFF), dependencia usuaria del citado dictamen y responsable de su administración.
1.2. Concepto de Auditoria
Para aquellas personas físicas o morales interesadas por diferentes circunstancias en saber la situación financiera en la que se encuentran, resulta de gran beneficio el tener información útil y confiable con el objeto de tomar una buena decisión. Ya que los estados financieros son el instrumento empleado por la gerencia de una empresa para dar a conocer información de carácter económico sobre la entidad. Con esto nace la conveniencia de que un profesional independiente (AUDITOR EXTERNO) revise su contenido a través de un trabajo denominado “auditoria”.
A continuación se presenta algunas definiciones de la interpretación de la palabra Auditoria de Estados Financieros.
¾ Representa el examen de los Estados Financieros de una entidad, con el objeto de que el contador publico independiente emita una opinión profesional respecto a si dichos estados representan la situación financiera, los resultados de las operaciones, las variaciones en el capital contable y los cambios en la situación financiera de la empresa, de acuerdo con las normas de información financiera.
¾ Es un proceso sistemático para obtener y evaluar evidencias de una manera objetiva respecto de las afirmaciones concernientes a actos económicos y eventos para determinar el grado de correspondencia entre estas afirmaciones y criterios establecidos y comunicar los resultados a los usuarios.
¾ En resumen la palabra auditoria significa: la revisión que se practica a los estados financieros apegándose a las normas y procedimientos de auditoria con el propósito de dar una opinión de cómo se encuentran los estados financieros de dicha entidad por un contador publico independiente plasmado en un documento llamado dictamen.
1.2.1. Objetivo de la Auditoria.
Todo esfuerzo o trabajo que se desarrolle en cualquier área tiene en el fondo un objetivo o meta que perseguir.
En el caso del desarrollo de una auditoria por un contador publico independiente el principal objetivo de está, es expresar una opinión sobre si en su conjunto, los Estados Financieros fueron preparados correctamente, dentro de un marco de políticas contables reconocidas (Normas de Información Financiera) y una legislación aplicable, a fin de dar una visión verdadera y razonable de la situación financiera y de resultados de operación de una entidad.
1.2.2 Clasificación de la Auditoria.
La auditoria se Clasifica dependiendo de:
1. El objetivo que persigue y su resultado.
A. Auditoria de Estados Financieros. Involucra un examen de estos con el fin de expresar una opinión respecto a si los estados se presentan de conformidad con el criterios establecidos normalmente
B. Auditoria operacional. Es la revisión, análisis y estudios de una área específica de la empresa, con el fin de determinar la eficiencia y eficacia de sus operaciones.
C. Auditoria en cumplimiento. Se realiza para determinar si el auditado esta cumpliendo con las condiciones y reglas especificas.
2. De acuerdo con su periodicidad.
A. Permanente. Es la que realiza continuamente, se da en las empresas en las que se cuenta con departamentos de auditoria interna, que revisa las operaciones antes y después de registrarse en libros.
B. Esporádica. Se realiza en forma ocasional o sorpresivamente no teniendo un periodo determinado.
C. Periódica. Se realiza en tiempos perfectamente establecidos, por ejemplo son aquellos en los que los despachos de contadores públicos practican a sus clientes cada año.
3. Por la persona que la desempeña:
A. Interna. Es la función que desempeñan los auditores internos que son empleados, que desempeñan una función staff no de línea dentro de una entidad. El departamento de auditoria interna regularmente es responsable de las siguientes actividades:
• Revisar el sistema contable en los controles internos, la gerencia a menudo asigna, auditoria interna a responsabilidades especificas para vigilar su funcionamiento y hacer las recomendaciones para mejorarlo.
• Examinar información financiera y operacional, esto puede incluir revisar los métodos usados para identificar, medir, clasificar y reportar dicha información así como realizar pruebas detalladas de transacciones, saldos y procedimientos.
• Revisar la eficiencia y eficacia de los controles operacionales, así como los controles contables.
B. Externa. La realiza un contador público titulado y certificado independiente, pudiendo emitir su opinión en forma libre, generalmente en un despacho de contadores públicos son quienes realizan este trabajo.
4. Por su alcance y contenido:
A. De saldos. Se realiza basándose en pruebas selectivas y trata de determinar, exclusivamente la corrección de saldos.
B. Detallada. Se lleva acabo mediante la revisión de todos y cada uno de los movimientos operados, a fin de establecer su corrección o incorrección pero sin llegar a determinar saldos.
C. Especial. Se afecta una cuenta o un grupo de cuentas en particular, como se detecta o se supone que exista anomalías o simplemente por indicaciones de la gerencia.
5. Por la fecha de su aplicación:
A. Preeliminar: Tiene como objetivo adelantar el trabajo para entregar con tiempo los informes solicitados por el cliente
B. Final. Su objetivo es conectar saldos de la auditoria preeliminar y los del cierre del ejercicio, verificando aquellas partidas que hayan tenido variaciones importantes.
1.3 Normas de Auditoria 1.3.1 Concepto
Las normas de auditoria son los requisitos mínimos de calidad relativos a la responsabilidad del auditor, el trabajo que desempeña y ala información que rinde como resultado de ese trabajo.
1.3.2 Clasificación de las Normas de auditoria I. Normas personales.
II. Normas de Ejecución de Trabajo.
III. Normas de Información.
I. Normas Personales.
Las normas personales se refieren a las cualidades que el auditor debe tener para poder asumir, dentro de las exigencias que el carácter profesional de auditoria impone, un trabajo de ese tipo. Dentro de estas normas existen cualidades que el auditor debe tener readquiridas antes de poder asumir un trabajo profesional de auditoria y cualidades que debe mantener durante el desarrollo de toda su actividad profesional.
A. Entrenamiento técnico y capacidad profesional.- El trabajo de auditoria, cuya finalidad es la de rendir una opinión profesional independiente, debe ser desempeñado por personas que, teniendo titulo profesional legalmente expedido y reconocido, tengan entrenamiento técnico adecuado y capacidad profesional como auditores.
B. Cuidado y diligencia profesional.- El auditor esta obligado a ejercer cuidado y diligencia razonable en la realización de su examen y en la preparación de su dictamen o informe.
C. Independencia.- El auditor esta obligado a mantener una actitud de independencia mental en todos los asuntos relativos a su trabajo profesional.
II. Normas de Ejecución del Trabajo.
Al tratar las normas personales, se señalo que el auditor esta obligado a ejecutar su trabajo con cuidado y diligencia. Aun cuando es difícil definir lo que en cada tarea puede representar un cuidado y diligencia adecuados; existen ciertos elementos que por su importancia, deben ser cumplidos. Estos elementos básicos, fundamentales en la ejecución del trabajo, que constituyen la especificación particular, por lo menos al mínimo indispensable, de la exigencia, de cuidado y diligencia, son los que constituyen las normas denominadas ejecución del trabajo.
A. Plantación y supervisión.- El trabajo de auditoria debe ser planeado adecuadamente y, si se usan ayudantes, estos deben ser supervisados en forma apropiada.
B. Estudio y Evaluación del Control Interno.- El auditor debe efectuar un estudio y evaluación adecuado del control interno existente, que le sirva de base para determinar el grado de confianza que va a depositar en el; así mismo, que le permita determinar la naturaleza, extensión y oportunidad que va a dar a los procedimientos de auditoria.
C. Obtención de evidencia suficiente y competente.- Mediante sus procedimientos de auditoria, el auditor debe tener evidencia comprobatoria suficiente y competente en el grado que requiera para suministrar una base objetiva para su opinión.
III. Normas de Información.
El resultado final del trabajo del auditor es un dictamen o informe, mediante el, pone en conocimiento de las personas interesadas los resultados de su trabajo y la opinión que se ha formado a través de su examen. El dictamen o informe del auditor es en lo que va a reposar la confianza de los interesados en los Estados Financieros para prestarles fe en las declaraciones que en ellos aparecen sobre la situación financiera los Resultados de operaciones de la empresa. Por ultimo, es principalmente, a través del informe o dictamen, como el público y el cliente se dan cuenta del trabajo del auditor y, en muchos casos es la única parte, de dicho trabajo que queda a su alcance.
Esa importancia que el informe o el dictamen tienen para el propio auditor, para su cliente y para los interesados se van a descansar en el, hacen necesario que también se establezcan normas que regulen la calidad y requisitos mínimos del informe o dictamen correspondientes.
1.4. Procedimientos de Auditoria.
1.4.1 Concepto
El conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o a un grupo de hechos y circunstancias relativas a los Estados Financieros sujetos a un examen, mediante los cuales el contador público obtiene las bases para fundamentar su opinión.
El trabajo final del auditor es el dictamen en el cual se plasma la opinión acerca de la razonabilidad de los Estados Financieros la cual esta respaldada por los papeles de trabajo, los cuales fueron elaborados basándose en los procedimientos de auditoria.
1.4.2. Clasificación
1. Naturaleza de los procedimientos de auditoria:
Los diferentes sistemas de organización, control, contabilidad y en general los detalles de operación de los negocios, hacen posible establecer sistemas rígidos de prueba para el examen de los Estados Financieros. Por esta razón el auditor deberá, aplicando su criterio profesional, decidir cual técnica o procedimiento de auditoria o conjunto de ellos, será aplicable en cada caso para tener la certeza que fundamente su opinión objetiva y profesional.
2. Extensión o alcance de los procedimientos de auditoria:
Dado que las operaciones de las empresas son repetitivas y forman cantidades numerosas de operaciones individuales, generalmente no es posible realizar un examen detallado de todas las transacciones individuales que forman una partida global. Por esta razón, cuando se llenan los requisitos de multiplicidad de partidas y similitud entre ellas, se recurre el procedimiento de examinar una muestra representativa de las transacciones individuales, para derivar del resultado del examen de tal muestra, una opinión general sobre la partida global.
Este procedimiento, que no es exclusivo de la auditoria, si no que tiene aplicación en muchas otras disciplinas. En el campo de la auditoria se conoce con el nombre de pruebas selectivas.
La relación de las transacciones examinadas respecto del total que forma el universo, es lo que se conoce como extensión o alcance de los procedimientos de auditoria y su determinación, es uno de los elementos mas importantes en la planeación y ejecución de la auditoria.
3. Oportunidad de los procedimientos de auditoria:
La época en que los procedimientos de auditoria se van aplicar se le llama oportunidad.
1.5. Técnicas de Auditoria 1.5.1. Concepto
Son los métodos prácticos de investigación y pruebas que el contador público utiliza para comprobar la razonabilidad de la información financiera que le permita emitir su opinión profesional.
1.5.2. Clasificación
Las técnicas de auditoria pueden ser aplicables a elementos internos y externos.
1. Estudio General.- Es la apreciación sobre la fisonomía o características generales de las empresas, de sus Estados Financieros y de los rubros y partidas importantes, significativas o extraordinarias.
El estudio general, deberá aplicarse con cuidado y diligencia, por lo que es recomendable que su aplicación la lleve a cabo un auditor con preparación, experiencia y madurez, para asegurar un juicio profesional sólido y amplio.
2. Análisis.- Es la Clasificación y agrupación de los distintos elementos individuales que forman una cuenta o una partida determinada, de tal manera que los grupos constituyan unidades homogéneas y significativas.
El análisis generalmente se aplica a cuentas o rubros de los Estados Financieros para reconocer como se encuentran integrados y son los siguientes:
Análisis de saldos: Existen cuentas en las que los distintos movimientos que se registran en ellas son compensaciones unos de otros, por ejemplo, en una cuenta de clientes, los abonos por pagos, devoluciones, bonificaciones, etc., son compensaciones totales o parciales de los cargos por ventas.
En este caso el saldo de la cuenta esta formado por un neto que representa la diferencia entre las distintas partidas que se registraron en la cuenta. En este caso, se puede analizar solamente aquellas partidas que forman parte del saldo de la cuenta. El detalle de estas partidas residuales y su clasificación en grupos homogéneos y significativos, es lo que constituye el análisis de saldos.
Análisis de movimientos: En otras ocasiones, los saldos de las cuentas se forman no por compensaciones de partidas, si no por acumulación de ellas, por ejemplo, en las cuentas de resultados; y en las cuentas de movimientos compensados, puede suceder que no sea factible relacionar los movimientos deudores, o bien por razones particulares no convenga hacerlo. En este caso, el análisis de la cuenta debe hacerse por agrupación, conforme a conceptos homogéneos y significativos de los distintos movimientos deudores y acreedores que constituyan el saldo de la cuenta.
3. Inspección.- Es el examen físico de los bienes materiales o de los documentos, con el objetivo de cerciorarse de la existencia de un activo o de una operación registrada o presentada en los estados financieros.
4. Confirmación.- Es la obtención de una comunicación escrita de una persona independiente de la empresa examinada y que se encuentra en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones de la operación, y por lo tanto confirmar de manera valida sobre ella.
Esta técnica se aplica solicitando a la empresa auditada que se dirija a la persona a quien se pide la
A) Positiva: Se envían datos y se pide que conteste tanto si están conformes como si no lo están. Se utiliza este tipo de confirmación, preferente mente para el activo.
B) Negativa: Se envían datos y se pide contestación, solo si se esta inconforme col el saldo de la cuenta.
Generalmente se utiliza para confirmar activos.
C) Indirecta, ciega o en blanco: No se envían datos y se solicita información de datos, movimientos o cualquier otro dato necesario para la auditoria. Generalmente se utiliza para confirmar pasivos a instituciones de crédito.
5. Investigación.- Es la obtención de información, datos y comentarios de los funcionarios y empleados de la propia empresa.
6. Declaración.- Es la manifestación por escrito y con la firma de los interesados, del resultado de las investigaciones realizadas con los funcionarios y empleados de la empresa. Esta técnica, se aplica cuando la importancia de los datos o el resultado de las investigaciones realizadas lo ameritan.
7. Certificación.- Consiste en la obtención de un documento en el que se asegure la verdad de un hecho, legalizado por lo general con la firma de una autoridad.
8. Observación.- Es la presencia física de cómo se realizan ciertas operaciones o hechos. El auditor se cerciora de la forma como se realizan ciertas operaciones, dándose cuenta ocularmente de la forma como el personal de la empresa las realiza.
9. Calculo.- Es la verificación matemática de una partida.
CAPITULO II
PLANEACION DE LA
AUDITORIA
CAPITULO II
2.1. Entrevista con el cliente
La información necesaria para planear adecuadamente el trabajo de auditoria se obtiene de muy diversas maneras, de acuerdo con la naturaleza y las condiciones particulares de la empresa, dentro de las cuales destaca la siguiente:
A) Entrevistas con el cliente: Esto se hace para determinar el objetivo, las condiciones y limitaciones del trabajo, el tiempo a emplear, los honorarios y los gastos, la coordinación del trabajo de auditoria con el personal del cliente, y todos aquellos puntos que, por su naturaleza, ameriten ser definidos antes de la iniciación del trabajo.
De acuerdo al Boletín 3040 de Normas y Procedimientos de Auditoria nos dice acerca de la entrevista con el cliente que: Es importante que el auditor confirme a su cliente por escrito las bases del trabajo a realizar y este a su vez debe de manifestar estar de acuerdo con las condiciones. Lo anterior con la finalidad de evitar futuras dificultades de impresión.
Es necesario que a estas entrevistas el auditor se presente debidamente preparado. Conviene formular previamente un memorando de los puntos a definir en cada entrevista a efecto de poder estar cierto de que se cubren todos los temas que son necesarios dejar definidos y aclarados. Al terminar la entrevista, el auditor debe revisar los puntos tratados con su memorando o agenda y estimar si quedan suficientemente tratados, si se cubrieron todos y así como consecuencias de la propia entrevista, no surgieron dudas o problemas nuevos que la propia entrevista posterior.
Conviene, a este respecto, mencionar en forma especial que en las entrevistas con el cliente debe definirse a quién se debe entregar y dirigir el informe final de auditoria, una vez terminado el trabajo, esto por la importancia que puede tener la persona a quien vaya dirigido ya quien sea materialmente entregado el informe o dictamen del auditor.
Generalmente se acostumbra, a efecto de evitar futuras dificultades de interpretación, que una vez que el auditor y el cliente se han puesto de acuerdo sobre las bases del trabajo a realizar, éstas sean confirmadas por escrito. La forma habitual de hacerlo es que el auditor envíe al cliente una carta en la que se resumen el resultado de las entrevistas tenidas y que el cliente, en caso de conformidad con el resumen hacho, responda manifestando estar de acuerdo don dichas condiciones.
2.2. Carta convenio.
Una vez que el Contador Publico ha planeado su trabajo de auditoria y después de haber estimado sus honorarios, es conveniente que elabore una carta-convenio, donde conste los términos en los que se va a realizar el trabajo, con la finalidad de que tanto el cliente como el auditor queden de acuerdo en los servicios que este último prestará, estableciendo desde un principio tanto los derechos como las obligaciones de ambas partes. En el boletín 3110 de las Normas y Procedimientos de Auditoria se habla de la carta convenio que utiliza el auditor para formalizar los términos y aceptación del servicio por realizar.
A fin de establecer claramente los términos y alcance de los servicios que proporcionará el auditor, deberá preparar una carta en la que confirme el trabajo acordado.
Dicha carta cuando menos deberá contener los siguientes aspectos:
¾ El objetivo, alcance y periodo sujeto a revisión.
¾ Mención de que el trabajo será realizado conforme a las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas.
¾ Mención de que el estudio y evaluación de la estructura del control interno se efectúa como una base para determinar la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoria por aplicar.
¾ Indicación de que los procedimientos de auditoria no están diseñados especialmente para descubrir errores e irregularidades, incluyendo actos ilegales, fraudes o desfalcos.
¾ Propiedad y disponibilidad de los papeles de trabajo.
¾ Responsabilidad de la administración de la entidad sobre la información financiera.
¾ Libre acceso a los registros, documentación y cualquier otra información relacionada con la auditoria.
¾ El hecho de que se solicitará a la administración de la entidad que proporcione ciertas declaraciones en relación a los estados financieros sujetos a examen.
¾ Fechas acordadas para desarrollar el trabajo, entregar informes, etc.
¾ Indicación de que cuando en el desempeño de su trabajo el auditor se encuentre con alguna circunstancia que no le permita seguir desarrollándolo en la forma originalmente propuesta, deberá comunicar inmediatamente por escrito esta circunstancia a su cliente.
¾ Los informes que el auditor emitirá como resultado de su trabajo.
¾ Las bases sobre las que se calcularon los honorarios, su importe, forma de pago y el reembolso de los gastos.
¾ La información que deberá ser preparada por el cliente.
¾ La solicitud al cliente de que confirme por escrito su aceptación a los términos de la carta convenio.
¾ En caso de ser aplicables, también deberán observarse los siguientes aspectos:
o El grado de utilización de los auditores internos.
o Participación de especialistas en ciertos aspectos.
o Cuando sea auditor de la tenedora o principal no audite a alguna relacionada.
En caso de que se solicite un cambio en el trabajo acordado, que implique una reducción en el alcance previamente determinado, el auditor deberá requerir que dicho cambio conste por escrito y evaluará el impacto en su opinión antes de aceptarlo.
Carta Convenio
México D.F. a 22 de Agosto de 2005
Lic. Alejandro Pedraza Gutiérrez Comunicación en Medios S.A. de C.V.
Insurgentes Sur 2270 San Angel Inn
Muy estimado Licenciado Pedraza:
Por la presente estamos confirmando los arreglos efectuados con ustedes para llevar a cabo la auditoría de los estados financieros de Compañía Comunicación, S.A. de C.V., por el año que terminará el 31 de diciembre de 2005, con el propósito de emitir un dictamen sobre los mismos.
Nuestro trabajo consistirá en examinar el Estado de Situación Financiera y los correspondientes Estados de Resultados, de Variaciones en el Capital Contable y de Cambios en la Situación Financiera por el año que terminará en esa fecha, de conformidad con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas. Por consiguiente, examinaremos sobre bases selectivas, la documentación y registros que soportan los importes y revelaciones en los Estados Financieros, evaluando los principios contables utilizados y las estimaciones de importancia determinadas por la administración, así como la presentación general de los Estados Financieros.
En relación con nuestro examen, efectuaremos un estudio y evaluación de la estructura del control interno hasta el grado que sea necesario para determinar la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoría que aplicaremos. Este estudio y evaluación no implica un análisis detallado del control interno, que nos permita emitir una opinión por separado sobre la efectividad de la estructura del control interno contable.
El objetivo de nuestro examen es obtener una seguridad razonable de que los Estados Financieros no incluyen errores o irregularidades importantes. Aun cuando una estructura eficaz de control interno reduce la posibilidad de que puedan ocurrir errores o irregularidades que no sean detectados, no se puede eliminar esta posibilidad. Por esta razón, porque nuestro examen se basa en pruebas selectivas y en virtud de que los procedimientos no están diseñados específicamente para descubrir errores e irregularidades, incluyendo actos ilegales, fraudes o desfalcos, no podemos garantizar que sean descubiertos; sin embargo, en caso de ser detectados serán informados de inmediato.
Los papeles de trabajo preparados en relación con nuestro examen, son propiedad de nuestra firma, comprenden información confidencial y serán retenidos por nosotros de acuerdo con nuestras políticas y procedimientos. Sin embargo nos pueden solicitar la presentación de dichos papeles de trabajo ante las autoridades. Si esto sucediera, el acceso a nuestros papeles de trabajo se proporcionaría bajo nuestra supervisión. Asimismo, en el caso en que se nos requiera proporcionar copia de algunos papeles de trabajo, los mismos serían sellados con la leyenda “Para uso confidencial y restringido, proporcionado por la firma de auditores”.
Los Estados financieros sujetos a nuestro examen son responsabilidad de la administración de la Compañía. A este respecto, la administración es responsable del correcto registro de las transacciones en la contabilidad y de mantener una estructura de control interno que permita la preparación de Estados Financieros confiables.
La administración también es responsable de tener a nuestra disposición, con base en nuestra solicitud, todos los registros contables originales de la Compañía y su información correspondiente, así como designar al personal que nos atienda en forma directa.
Como lo requieren las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, solicitaremos la confirmación por escrito de la administración y de otros, acerca de las revelaciones que se manifiestan en los Estados Financieros y de la efectividad de la estructura del control interno.
Las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas también requieren que se obtenga una carta de manifestaciones sobre los Estados Financieros, por parte de ciertos miembros de la administración. Los resultados de nuestras pruebas de auditoría, las respuestas a nuestras solicitudes de información y las declaraciones escritas, constituyen la evidencia en la cual intentamos confiar para formarnos una opinión sobre los Estados Financieros. Debido a la importancia de las representaciones de la administración para una auditoría efectiva, Comunicación, S.A. de C.V., acuerda deslindar la responsabilidad de firma de auditores y su personal, de cualquier costo y exposición que pudieran derivarse de los servicios descritos en esta carta, atribuible a cualquier manifestación errónea de la administración, contenida en la carta de manifestaciones arriba mencionada.
En caso de tener la intención de publicar o reproducir de alguna u otra forma los Estados Financieros y nuestro dictamen (o hacer referencia a nuestra firma de cualquier otro modo), en un documento que contenga otra información, ustedes acuerdan: a) proporcionarnos un borrador del documento completo para su lectura, y b) obtener nuestra autorización antes de ser impreso y distribuido.
Los términos de estos trabajos no contemplan un compromiso de dar: a) el consentimiento, por escrito o de cualquier otra forma, para la incorporación de nuestro dictamen sobre los Estados Financieros arriba mencionados en un registro ante cualquier agencia reguladora o la remisión del mismo, o b) el consentimiento para que otros interesados hagan referencia a nuestro informe.
Como parte de nuestro examen de los Estados Financieros, estaremos en posibilidad de revisar la situación fiscal de la Compañía y de emitir el dictamen, para efectos fiscales, a que se hace referencia en el art. 52 del Código Fiscal de la Federación. Dicho dictamen debe emitirse conjuntamente con un informe sobre la situación fiscal del contribuyente, en el cual debemos consignar, bajo protesta de decir verdad, los datos que señale el Reglamento del Código Fiscal de la Federación. Por tanto, deberán incluirse los distintos anexos que el reglamento requiere, que incluyen pruebas del cálculo y pago de ciertos impuestos y derechos, sin tomar en consideración la importancia relativa de los mismos, en un disco magnético de ciertas características, que será entregado a la Administración General de Auditoria Fiscal Federal (AGAFF).
Actualmente, la Administración General de Auditoría Fiscal Federal (AGAFF) revisa en forma periódica los informes presentados por los Contadores Públicos, así como sus papeles de trabajo relativos. Estas revisiones requieren normalmente la presencia del Contador Público para interrogarlo sobre el trabajo realizado y solicitarle información detallada adicional, la que en algunos casos debe ser obtenida de los registros de la Compañía, dado que dicha información puede no estar comprendida frecuentemente en las pruebas de auditoría contenida en los papeles de trabajo.
Cualquier otro servicio profesional que ustedes necesiten de nuestra firma, estará sujeto a un acuerdo por separado.
Estimamos el siguiente calendario para la ejecución de nuestro trabajo y la entrega de los informes solicitados, por los que les informaremos oportunamente de cualquier cambio necesario:
Fechas clave
26 de octubre de 2005 Inicio del trabajo de campo 31 de diciembre de 2005 Observación del inventario físico
31 de enero de 2006 Recepción de una balanza de comprobación con cifras al cierre.
28 de febrero de 2006 Recepción de información para el dictamen fiscal 23 de marzo de 2006 Conclusión del trabajo de campo
31 de mayo de 2006 Entrega de nuestro dictamen original y definitivo de auditoria 31 de mayo de 2006 Entrega de nuestra carta de observaciones y sugerencias 18 de junio de2006 Entrega del dictamen fiscal
Cuando en el transcurso de nuestro trabajo nos enfrentamos a hechos o circunstancias que no permitan desarrollarlo en la forma inicialmente propuesta, se los informaremos inmediatamente por escrito.
Como resultado de nuestro examen de los Estados Financieros, prepararemos los siguientes informes:
1. Dictamen sobre los Estados Financieros de la Compañía Comunicación, S.A. de C.V., por el año que terminó el 31 de diciembre de 2005.
2. Dictamen para efectos fiscales e informe sobre la situación fiscal de la Compañía Comunicación, S.A. de C.V., para la Administración General de Auditoría Fiscal Federal, por el año que terminó el 31 de diciembre de 2005.
3. Carta de observaciones y sugerencias.
Nuestra responsabilidad para expresar una opinión profesional y la forma en que se exprese dependerá de los hechos y circunstancias prevalecientes a la fecha de los informes. Si nuestra opinión tuviera alguna limitación, las razones de ello serían explicadas en nuestro dictamen.
Entendemos que los dictámenes que les proporcionaremos no podrán ser distribuidos hasta tener la aprobación del Consejo de Administración de los Estados Financieros relativos, siendo responsables de su confidencialidad hasta obtener dicha aprobación.
Estimamos que nuestros honorarios por el examen de los Estados Financieros, calculados en atención al nivel de experiencia y al tiempo por invertir de nuestro personal, más gastos de viaje y otros gastos incurridos, y además considerando que la administración es responsable de poner a nuestra disposición, con base en nuestra solicitud, todos los registros contables originales de la Compañía y su información correspondiente, así como cédulas específicas que se hayan acordado y al personal a quien podamos cuestionar en forma directa, serán como sigue:
Proponemos que dicho monto se pueda facturar como sigue:
-10 Pagos mensuales de $15,000.00
Asimismo, les avisaremos inmediatamente de cualquier circunstancia que pueda alterar esta cifra.
Los honorarios correspondientes a la preparación de los informes respectivos para la Administración General de Auditoria Fiscal Federal, incluyen únicamente el tiempo que utilizaremos hasta su presentación ante las autoridades hacendarías.
Los honorarios por aclaraciones posteriores y por información que tengamos que dar a las autoridades, en el caso de que nuestro informe sea seleccionado para su revisión, no están considerados, debido a la imposibilidad práctica de prever el tiempo que se requerirá para ello.
Deseamos agradecer esta oportunidad de servir a la Compañía y le aseguramos que este trabajo recibirá nuestra mejor atención. Favor de confirmar su consentimiento con los términos antes mencionados, firmando copia de esta carta y devolviéndola a uno de nuestros representantes.
Muy atentamente,
Profesionistas y Asociados S.C.
Acepto las condiciones de esta carta como un acuerdo de voluntades entre la Compañía que represento y la firma de auditores que practicará la auditoría antes citada. La he leído y entiendo plenamente las condiciones y disposiciones contenidas.
Aceptado por: Lic. Alejandro Pedraza Gutiérrez Puesto: Director General
Fecha: 28 de Agosto de 2005
2.3. Métodos utilizados para la evaluación del control interno
Al realizar el examen del control interno de una entidad y sus conclusiones al auditor deberá plasmarlo en sus papeles de trabajo con la finalidad de:
1. Poder planear la extensión que habrá de aplicar a las pruebas y procedimientos de auditoria en el desarrollo de la misma.
2. Juzgar lo conveniente que es el control interno de tal forma que sea una de las bases, en que se apoyara la opinión que emite el auditor externo respecto a la correcta presentación de los Estados Financieros.
Los métodos más comunes para evaluar el control interno son:
2.3.1 Descriptivo
Consiste en que el auditor hace una narración de las diversas características del control interno y lo plasma en sus papeles de trabajo.
MÉTODO DESCRIPTIVO COMPAÑÍA COMUNICACIÓN, S.A. DE
C.V.
CONTROL INTERNO INGRESOS Periodo Cubierto
Hecho por :Hilda Ramos Fecha: 18 nov 05
Revisada por: Javier Torres Fecha:22 nov 05
CAMBIOS FUTUROS
La compañía recibe sus ingresos de efectivo en la siguiente forma: por medio de cobradores en el Distrito Federal, los foráneos se reciben por correo y cuando los agentes de ventas foráneos cobran facturas expiden un recibo y envían por correo los cheques.
La cobranza local la recibe el empleado encargado de cuentas por cobrar directamente del cobrador, a través de las relaciones de cobranza, las cuales no son firmadas por el cobrador cuando recibe las facturas y contra-recibos, ni tampoco por el encargado de cuentas por cobrar cuando le recibe el efectivo y los documentos no cobrados.
La correspondencia es abierta por el gerente general de la compañía. La cobranza recibida se entregada al encargado de cuentas por cobrar, sin dejar constancia en una relación de cobros recibidos por el correo, el hecho de la entrega del efectivo para su depósito.
La mayoría de los ingresos de efectivo son en cheques a nombre de la compañía.
En general los ingresos son depositados al siguiente día hábil, excepto cuando la cobranza es por cantidad pequeña que puede dejarse para otro día.
El encargado de cuentas por cobrar prepara la relación de cobros recibidos y con base en ésta las fichas de depósito. La misma persona se encarga de efectuar el depósito en el banco. Con base en la relación de cobros recibidos y la ficha de depósito, el Contador elabora la póliza de ingresos.
2.3.2. Cuestionario
Consiste en elaborar un listado de preguntas básicas de un sistema de control interno y posteriormente se contesta con las personas adecuadas en las oficinas en la compañía sujeta a examen.
MÉTODO DE CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO CUENTAS POR COBRAR COMPAÑÍA: COMUNICACIÓN, S.A. DE C.V.
PERIODO CUBIERTO: NOVIEMBRE 2005
No. PREGUNTA RESPUESTA
SI NO N / A OBSERV.
Organización.
1. ¿Existe segregación de funciones en cuanto al crédito concedido, facturación, control de mercancía, contabilizaron de adeudos?
2. ¿Existen políticas en cuanto a?
a) Crédito.
b) Rebajas, devoluciones, bonificaciones.
c) Estimación de cuentas incobrables.
Procedimiento
3. ¿Se efectúan estados de cuenta periódicos de los clientes?
4. ¿Se circularizan periódicamente?
5. ¿Se realiza cédula por antigüedad de saldos?
6. ¿Existen notas de crédito prenumeradas?
7.
¿Existe una persona encargada de autorizarlas?
No. PREGUNTA RESPUESTA
SI NO N / A OBSERV.
Personal.
8. ¿Existen cursos de entrenamiento para el personal que controla cuentas y documentos por cobrar?
9.
¿Se capacita a los trabajadores de nuevo ingreso que llegan a ocupar puestos claves o no claves en la sección de crédito y cobranzas?
10. ¿Se califica el trabajo de los empleados de crédito y cobranzas para observar su eficiencia o ineficiencia?
11. ¿Se investiga a los empleados para cerciorarse de su honradez y moralidad ?
12. ¿Existe un tabulador de sueldos adecuado para los empleados de dicho departamento?
13.
¿Está calculado este tabulador sobre bases técnicas?
Supervisión.
14. ¿Existe una supervisión, adecuada del personal a nivel técnico y moral?
15. ¿Los supervisores técnicos pertenecen al departamento de crédito y cobranzas?
16. ¿Existe supervisión, en cuanto a control por parte de otros departamentos?
17. ¿Qué departamentos?
a) Contabilidad.
b) Producción.
c) Compras.
d) Ventas.
e) Otros.
2.2.3. Grafico
Es aquel que consiste en presentar en flujogramas la organización del cliente y los procedimientos que tiene en vigor en sus varios departamentos.
COMUNICACIÓN, S.A. DE C.V.
Diagrama de Flujo de Cobranzas Pasos para la operación de Cobranzas 1. Inicio.
2. Toma de archivo transitorio los duplicados de las facturas.
3. Elaborar listado de cobranzas y entrega de un juego de dicho listado al cobrador.
4. Entrega de las respectivas facturas, al cobrador.
5. Aviso de cobro al cliente respectivo (vía telefónica, por correo o directamente por medio de una visita domiciliaria).
6. Realizar el cobro y confirmar en lista de cobranza:
• Si se realizo el cobro exitosamente;
entrega de factura original al cliente.
• No se realizo el cobro; entrega de factura original y copias a Cobranzas
7. Cobro de factura en efectivo o en cheque.
8. Elaborar ficha de depósito de acuerdo con el banco en que se deposite.
9. Realizar el depósito.
10. Entrega de original y copia de ficha de deposito a:
• Cobranzas, para que se de registre dicha operación, dando de baja al cliente en Lista de cobranzas.
• Entrega de ficha de depósito a contabilidad, para que realice su registro respectivo (en póliza de ingresos)
11. Fin.
Inicio
Toma de Facturas
Elaborar Lista de Cobranzas
Entregar facturas al
cobrador
Aviso de Cobro al cliente
Cobro al cliente
Entrega Factura
Cobranzas Entrega de
Factura original al cliente
Cobro de Factura
Elaborar Ficha de Deposito
Realizar depósito
Entrega de Original y Copias de Ficha de
Contabilidad
Cobranzas
2.4. Alcance de la auditoria
El alcance de la auditoria considera el examen y evaluación de la adecuación y eficiencia del sistema del control interno de la organización y la calidad de ejecución en el desempeño de las responsabilidades asignadas.
El alcance de la auditoria consiste en:
A. Revisión de la veracidad e integridad de la información financiera, operativa y los medios utilizados para identificar, medir, clasificar y reportar esa información.
B. Revisar los sistemas establecidos para asegurar el cumplimiento de las políticas, planes, procedimientos y ordenamientos legales que puedan tener un impacto significativo en las operaciones y los reportes y determinar si la entidad cumple con tales sistemas.
C. Revisar las medidas para salvaguardar activos y si son adecuadas verificar la existencia de tales activos.
CAPITULO III
INFORMACIÓN BÁSICA PARA EL DESARROLLO
DE LA AUDITORIA
CAPITULO III
3.1 Programa de auditoría
Un programa de auditoría es un conjunto de procedimientos diseñados para alcanzar los objetivos de auditoría planeados; lo suficientemente detallado para que sirva de instrucciones al equipo de trabajo que participe en la auditoría.
Generalmente se diseña dentro de la planeación de auditoría y se fundamenta en tres factores esenciales:
1. Valoración del riesgo: El riesgo inherente al trabajo y el de cometer error humano.
2. Materialidad: deben elaborarse programas de auditoría para cada área de los estados financieros.
3. Control: Deben aplicarse las herramientas necesarias para evitar cualquier tipo de desviación o falla.
El esquema típico de un programa de auditoría incluye lo siguiente:
A. Tema de auditoría: Donde se identifica el área a ser auditada.
B. Objetivos de auditoría: Donde se indica el propósito del trabajo de auditoría a realizar.
C. Alcances de auditoría: Aquí se identifica las áreas de la organización que se incluirán en la revisión de en un período de tiempo determinado.
D. Planificación previa: Donde se identifica los recursos y destrezas que se necesitan para realizar el trabajo así como las fuentes de información para pruebas o revisión y lugares físicos o instalaciones donde se va auditar.
E. Procedimientos de auditoría para:
¾ Recopilación de datos.
¾ Identificación de lista de personas a entrevistar.
¾ Identificación y selección del enfoque del trabajo.
¾ Identificación y obtención de políticas y normas.
¾ Desarrollo de la metodología para probar y verificar los controles existentes.
¾ Procedimientos para evaluar los resultados de las pruebas y revisiones.
¾ Procedimientos de comunicación con la gerencia.
¾ Procedimientos de seguimiento.
El programa de auditoría, deberá ser revisado periódicamente de conformidad con las condiciones cambiantes de las operaciones del Cliente y de acuerdo con los cambios que haya en las Normas de Información Financiera y Normas y Procedimientos de auditoría.
Existen muchas formas y modalidades de un programa de auditoría, desde el punto de vista del grado de detalle a que llegue, se les clasifica en programas generales y programas detallados.
A. Los programas de auditoría generales: son aquellos que se limitan a un enunciado genérico de las técnicas a aplicarse, con indicación de los objetivos a alcanzarse, y son generalmente destinados a uso de los jefes de los equipos de auditoría.
B. Los programas de auditoría detallados: son aquellos en los cuales se describen con mayor minuciosidad la forma práctica de aplicar los procedimientos y técnicas de auditoría, y se destinan generalmente al uso de los integrantes del equipo de auditoría.
Ventajas del programa de auditoría.
Es la experiencia del auditor, el que se encarga de dar las pautas y aspectos necesarios e importantes a ser tomados en el programa de auditoría que elabora para poder realizar un trabajo Profesional determinado.
El programa de auditoria bien elaborado, ofrece las siguientes ventajas:
1. Fija la responsabilidad por cada procedimiento establecido.
2. Efectúa una adecuada distribución del trabajo entre los componentes del equipo de auditoría, y una permanente coordinación de labores entre los mismos.
3. Establece una rutina de trabajo económico y eficiente.
4. Ayuda a evitar la omisión de procedimientos necesarios.
5. Sirve como un historial del trabajo efectuado y como una guía para futuros trabajos.
6. Facilita la revisión del trabajo por un supervisor o socio.
7. Asegura una adherencia a las Normas de Información Financiera y a las Normas de auditoría.
8. Respalda con documentos el alcance de la auditoría.
9. Proporciona las pruebas que demuestren que el trabajo fue efectivamente realizado cuando era necesario.
Responsabilidad del programa de auditoría
La elaboración del programa de auditoría es una responsabilidad del auditor, casi tan importante como el informe de auditoría que emite. Es esencial que el programa de auditoría sea elaborado por el auditor jefe del equipo de auditoría, para lo cual se basará en experiencias anteriores y deberá tomar necesariamente en cuenta las leyes, principios, normas y técnicas a aplicarse en cada caso.
Es importante también que los socios y el auditor supervisor, revisen el programa de auditoría evaluando su eficiencia y eficacia.
Sin embargo es necesario apuntar que la responsabilidad de la elaboración del programa de auditoría y su ejecución, está a cargo del auditor jefe de equipo, el cual no solo debe encargarse de distribuir el trabajo y velar por el logro del programa, sino esencialmente evaluar de manera continua la eficiencia del programa, efectuando los ajustes necesarios cuando las circunstancias lo ameriten.
3.2 Pruebas de cumplimiento.
Las pruebas de cumplimiento representan procedimientos de auditoria diseñados para verificar si el sistema de control interno del cliente está siendo aplicado de acuerdo a la manera en que se le describió al auditor y de acuerdo a la intención de la gerencia. Si, después de la comprobación, los controles del cliente parecen estar operando efectivamente, el auditor justifica el poder tener confianza en el sistema y por consiguiente reduce sus pruebas sustantivas.
Las pruebas de cumplimiento están relacionadas con tres aspectos de los controles del cliente:
1. La frecuencia con que los procedimientos de control necesarios fueron llevados a cabo. Para reducir las pruebas sustantivas, los procedimientos prescritos en el sistema deben estar cumpliéndose consistentemente.
2. La calidad con que se ejecutan los procedimientos de control. Los procedimientos de control se deben ejecutar en forma apropiada. La calidad de su ejecución puede ser probada mediante discusiones sobre el criterio seguido para tomar ciertas decisiones.
3. La persona que ejecuta el procedimiento. La persona responsable de los procedimientos de control, debe ser independiente de funciones incompatibles para que el control sea efectivo.
Tipos de pruebas de cumplimiento:
1. Detalle: estas pruebas se refieren a verificar la aplicación constante de un control establecido por los funcionarios de la compañía, sobre todo atributos como fecha, parte, descripción, etc. Contenido en un documento o soporte magnético. Esto lo verificamos mediante:
¾ La comparación de atributos iguales, entre distintos documentos.
¾ Comparar los números de folio de los comprobantes.
¾ Verificaciones matemáticas.
¾ Cumplimiento con autorización general o particular.
¾ Verificación de secuencia numérica.
2. Indagación: tienen como objetivo asegurarse de que los datos que se revelan se ingresan a un sistema de procesamiento de datos.
3.3 Pruebas Sustantivas.
Una prueba sustantiva es un procedimiento diseñado para probar el valor monetario de saldos o la inexistencia de errores monetarios que afecten la presentación de los Estados Financieros. Dichos errores (normalmente conocidos como errores monetarios) son una clara indicación de que los saldos de las cuentas pueden estar desvirtuados. La única duda que el auditor debe resolver, es de sí estos errores son suficientemente importantes como para requerir ajuste o su divulgación en los estados financieros.
Deben ejecutarse para determinar si los errores monetarios han ocurrido realmente.
En resumen ayudarán a comprobar si la información ha sido corrompida comparándola con otra fuente o revisando los documentos de entrada de datos y las transacciones que se han ejecutado.
Una vez valorados los resultados de las pruebas se obtienen conclusiones que serán comentadas y discutidas con los responsables directos de las áreas afectadas con el fin de corroborar los resultados. Por último, el auditor deberá emitir una serie de comentarios donde se describa la situación, el riesgo existente y la deficiencia a solucionar, y en su caso, sugerirá la posible solución.
Esta será la técnica a utilizar para auditor el entorno general de un sistema de bases de datos, tanto en su desarrollo como durante la explotación.
3.4 Muestreo en Auditoría.
Las normas de auditoria relativas a la ejecución del trabajo establecen la obligación del auditor de obtener, mediante sus procedimientos de auditoria, evidencias comprobatorias suficientes y componentes para suministrar una base objetiva para su opinión.
El muestreo se puede definir como el proceso mediante el cual se pueden inferir conclusiones acerca de un conjunto de elementos, denominado universo o población, en base al estudio de una fracción de dichos elementos denominada muestra.
Consiste en la aplicación de un procedimiento de cumplimiento sustantivo en dónde se seleccionan algunas partidas que forman el saldo de una cuenta o clase de transacción (muestra), que permitan al auditor obtener y evaluar evidencias de alguna característica del saldo o la transacción y que permite llegar a una conclusión en relación con las características.
Como consecuencia de lo anterior, se puede concluir que la técnica de la selección para muestreo en auditoria
está basada en la selección al azar o aleatoria, que es la que asegura que todas las partidas dentro del universo o dentro del estrato tiene la misma posibilidad de ser seleccionadas.
Al diseñar una muestra de auditoria, el auditor considerará los siguientes aspectos para definirla:
I. Los objetivos de la auditoría.- El auditor debe considerar en primer término los objetivos específicos de auditoria que debe alcanzar, lo que permite determinar el procedimiento de auditoria o combinación de procedimientos más indicados para lograr los objetivos.
II. El universo.- Se llama universo al cuerpo de datos de donde el auditor desea extraer muestras para llegar a una conclusión. El auditor deberá determinar que el universo de donde se extrae la muestra es apropiado para el objetivo específico de la auditoria.
Las partidas individuales que componen el universo se conoce como las unidades de muestreo. El universo puede ser dividido en unidades de muestreo en diversas formas.
En la determinación del universo es recomendable la estratificación, que consiste en dividir el universo en subuniversos, es decir un grupo de unidades de muestreo con características similares (frecuentemente valor monetario). Los estratos deben estar definidos explícitamente de manera que cada unidad de muestreo pueda permanecer únicamente a un solo estrato. Este procedimiento disminuye la variabilidad de las partidas dentro de cada estrato.
La estratificación permite al auditor dirigir sus esfuerzos hacia las partidas que él considere que contiene potencialmente el mayor error monetario.
Además la estratificación puede resultar en una muestra de tamaño menor. Es importante notar, sin embargo, que la conclusión a la que llegue al revisar la muestra sólo se referirá al subuniverso y no al universo total.
III. El riesgo y la certidumbre.- Al programar la auditoría, el auditor utiliza su criterio profesional para determinar el nivel de riesgo de auditoria apropiado.
Los riesgos de auditoria incluyen:
El riesgo de que ocurrirán errores importantes ( riesgo inherente)
El riesgo de que el sistema de control interno contable del cliente no prevenga ni corrija tales errores ( riesgo de control), y
El riesgo de que cualquier otro error importante no sea detectado por el auditor (riesgo de detección.)
Los riesgos inherentes y riesgos de control existen a pesar de los procedimientos de muestreo de auditoria. El auditor deberá considerar el riesgo de detección originado por las incertidumbres de muestreo (riesgo de muestreo), así como aquellos provenientes de otros factores (riesgo fuera del muestreo).
El riego fuera del muestreo se puede originar cuando el auditor utiliza el muestreo u otros procedimientos de auditoria.
El objetivo del auditor deberá ser el reducir el riesgo fuera del muestreo a un nivel mínimo por medio de una planeación, dirección, supervisión y revisión adecuada.
conclusión del auditor, basada en una muestra, pudiera diferir de la conclusión a la que hubiera llegado si hubiera aplicado el mismo procedimiento de auditoria a todo el universo.
El riesgo anterior puede presentarse en dos sentidos: a) que la conclusión de la muestra sea negativa o sea que indique que no se puede confiar en los controles internos contables de la compañía (pruebas de cumplimiento) o que el saldo está incorrecto (pruebas sustantivas), pero que realmente, si se hubiera aplicado la prueba al total del universo, la conclusión hubiera sido positiva, y b) que la conclusión de la muestra sea positiva, pero que realmente si se hubiera aplicado la prueba al total del universo la conclusión hubiera sido negativa.
El tamaño de la muestra es efectuado por el grado de confianza que el auditor planea tener de los resultados de la misma. A mayor grado de confianza requerida por el auditor, será mayor el tamaño de la muestra. Al determinar la confianza requerida, el auditor se preocupará con el riesgo (completo de seguridad) de que las conclusiones que obtendrá de sus procedimientos de auditoria pudieran carecer de validez.
IV. Error tolerable.- El error tolerable es el error máximo en el universo que el auditor estaría dispuesto a aceptar y a pasar de eso concluir que el resultado del muestreo ha alcanzado su objetivo de auditoria. El error tolerable es considerado durante la etapa de planeación y se relaciona con el juicio preliminar del auditor respecto a importancia. A menor grado de error tolerable, será mayor el tamaño de la muestra que requerirá el auditor.
En los procedimientos de cumplimiento, el error tolerable es el porcentaje máximo de desviación de un procedimiento de control prescrito que el auditor estaría dispuesto a aceptar sin alterar el grado de confianza que tenía planeado depositar en el control que está probando.
En el caso de los procedimientos sustantivos, el error tolerable es el error monetario máximo en el saldo de la cuenta o tipo de transacción que el auditor estaría dispuesto a aceptar de manera que al considerar los resultados de todos los procedimientos de auditoria, esté en posición de concluir con razonable seguridad, que la información financiera no contiene errores importantes.
V. Error esperado en el universo.- Si el auditor espera la presencia de error, normalmente tendrá que examinar una muestra mayor para concluir que el valor del universo está razonablemente presentado dentro del error tolerable estimado o que la confianza que se había planeado depositar en un control importante está justificada.
Las muestras de menor tamaño se justifican cuando se espera que el universo se encuentre libre de errores. Al determinar el error esperado en un universo, el auditor deberá considerar asuntos tales como niveles de error identificándolos en auditorias previas, cambios en los procedimientos de los clientes y evidencia disponible de su evaluación del sistema de control interno contable y de los resultados de procedimientos de revisión analítico.
VI. Las técnicas de muestreo.- En el grupo de técnicas de selección de muestras de auditoría basadas en el muestreo estadístico tenemos:
¾ Muestreo estadístico sobre importes acumulados
¾ Muestreo estadístico sobre importes acumulados por medio de un computador electrónico.
¾ Muestreo estadístico numérico.
¾ Muestreo de atributos.
¾ Muestreo de variables
Fases del muestreo estadístico:
1. Definición de objetivos.- Consiste en especificar en detalle los aspectos que deseamos verificar, bien sea de control interno o de transacciones concretas; especificar las comprobaciones que se efectuarán, los elementos a utilizar y lo que se entiende por error. Estas cuestiones deberán reflejarse en el programa de auditoria.