El propósito fundamental de la metodología es evaluar la pertinencia de la universidad en el medio. Con este propósito se desarrollan actividades con relaciones causales que nos deben responder las preguntas: ¿Quiénes son nuestros graduados? y ¿Estamos formando profesionales competitivos para el mercado?
a. Graduados: ¿Quienes son nuestros graduados?
Fase 1
Levantamiento
Consiste en levantar la información básica académica de los graduados y seleccionarla de acuerdo con los programas académicos, caracterizando a cada graduado por programa, con su número de identificación interna, cédula de ciudadanía, año de graduación, distinción académica institucional, fecha de graduación y número de folio de su grado.
El control de fuentes es la clave en esta fase, pues la institución dispone de una unidad de secretaria general donde se administran los datos directamente de los graduados que han recibido el título por cada una de las facultades, clasificados por programas y por fechas de graduación. La segunda fuente es el sistema BANNER, administrado por los departamentos de admisiones y registro y el departamento de sistemas. En este sistema se pueden encontrar datos generales de graduados que permiten alimentar en principio lo que será una base de datos para control y seguimiento. La tercera fuente es la facultad o unidad encargada del programa; en algunas de estas dependencias están los datos de los graduados pertinentes para esta fase.
Fase 2
Actualización
Es la fase de reconocimiento de datos de cada graduado superando el campo estrictamente académico recolectado en la Fase 1, para concentrar datos puntuales de aspectos personales, laborales, sociales y profesionales. Los campos exigidos para esta fase son: Domicilio personal, dirección, teléfono, correo electrónico personal de mayor uso; empresa donde labora y/o actividad a la que se dedica, sector socioeconómico donde se ubica la empresa (de acuerdo con el Ministerio de Industria, Comercio y Turismo) dirección de la empresa, teléfono, cargo que desempeña, tiempo que lleva laborando en esta organización, correo electrónico. Organizaciones sociales a las que pertenece, principales actividades no laborales que desarrolla.
Actualización
Levantamiento Tamizaje Contacto Feed - Back Promoción
Esta fase lleva el mayor despliegue y obliga a la unidad de graduados a apoyarse en todos los aliados estratégicos posibles para su desempeño:
• Ministerio de Educación (M.E.N)
• Ministerio de Protección Social (M.P.S)
• DIAN
• Empresas de selección de personal
Los tres primeros aliados reseñados son de función pública y tienen información general de los graduados a través de sus sistemas de monitoreo de datos. Por un lado el M.E.N tiene información básica de graduados enviada por la misma universidad y por las secretarias de educación municipal y departamental. El M.P.S tiene datos de graduados que cotizan al sistema de seguridad social y pueden ser rastreados por sus números de cédula para obtener otros datos concernientes al estudio. Por su parte la DIAN tiene reseñados los contribuyentes de impuestos en su base de datos y también pueden ser rastreados en este ejercicio. Es importante tener en cuenta que para tener estos datos la institución debe hacerlo formalmente por oficio dirigido a cada una de las entidades reseñadas, incluso teniendo claro que puede ser negada la petición.
Las empresas de selección de personal con las que se han establecido los convenios, previa autorización de sus alojados, son la fuente más efectiva de recolección de datos. A través de sus bases de datos, consolidan información general de la situación de sus aspirantes y la administran de manera efectiva. Una vez se han consolidado datos de todas estas fuentes y se han cruzado con los datos encontrados en la fase 1, se procede a entregar los datos a una empresa de outsourcing que se encarga de actualizarlos. Para el caso de la UNAB se hace a través de un contact center con el que se tiene contratado el servicio.
Fase 3 Tamizaje
Esta fase busca clasificar a los graduados no solo por programa académico sino por otros valores afines encontrados en las fases 1 y 2. Dado que los campos estudiados proveen información desde lo personal, desde lo laboral y lo profesional.
Se busca en esta fase poder tamizar los datos recolectados por áreas de trabajo y por sector socioeconómico donde se labora. Se pueden cruzar datos sobre actividades personales pero para el caso de la universidad se pretenden datos laborales y profesionales.
Esta actividad no conlleva mucho tiempo puesto que se hace con un software que permite cruzar los datos de acuerdo a las categorías seleccionadas y elaborar “paquetes” de graduados para el posterior contacto.
Fase 4 Contacto
Es la fase de mayor relevancia para el proceso investigativo. Esta fase es empleada para contactar a los graduados por las diferentes vías existentes, en horarios y tiempos que resulten cómodos para cada uno de ellos, de acuerdo con sus obligaciones laborales, profesionales y personales, percibidas en el estudio de bases de datos actualizadas.
Mediante un contacto físico vía email, por teléfono y/o con envío de comunicaciones por correo especial certificado, se indaga sobre las condiciones de los graduados empleando herramientas de investigación como encuestas o entrevistas conductuales.
Para el caso de la UNAB son aplicadas las encuestas1 diseñadas por el Ministerio de Educación Nacional, las cuales como han sido reseñadas en la introducción de este documento indagan sobre:
• Perfil del graduado
• Motivaciones para el estudio de pregrado
• Transición de la educación superior al empleo
• Situación laboral
• Mercado Laboral
• Antecedentes académicos
• Contexto familiar y social
• Relación con la institución
Esta fase permite conocer de primera mano las percepciones de los graduados frente a su desempeño profesional y laboral, su filiación con la universidad, las propuestas de mejora que plantean hacia la misma y datos relevantes para poder ofrecer servicios efectivos que ataquen las necesidades e intereses expuestos por ellos mismos en esta fase.
Fase 5 Feed Back
En esta fase se analizan e interpretan los datos arrojados por la investigación realizada a la comunidad de graduados. Los datos estadísticos son puestos a disposición de las autoridades institucionales para se tomen como base para propuestas de mejora en diversas áreas académicas y administrativas, y se opten por mejoras a los planes curriculares a partir de la experiencia compartida por los graduados sobre pertinencia de sus disciplinas frente al ejercicio profesional que ha desempeñado.
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Igualmente para el caso general de graduados, esta fase permite encontrar vacíos, necesidades e intereses de esta comunidad que deben ser resueltos por la unidad de graduados y emprendimiento de la UNAB. Las temáticas de mayor relevancia se concentran en inmersión laboral, movilidad y estudios en el exterior, beneficios, descuentos, becas y status del graduado, participación directa con el desarrollo de la universidad, quejas y reclamos de procesos concernientes a esta área y de otras áreas diferentes pero que afectan la prestación del servicio a los graduados, diseño y desarrollo de nuevos programas de consultoría y educación continua, entre otros.
Este proceso de investigación tiene otros objetivos claros que permiten a la institución perfilar con mayor precisión sus procesos y procedimiento tales como:
• Becas, subvenciones.
• Relaciones nacionales e internacionales.
• Reconocimiento de la institución
• Calidad de los programas académicos ofertados.
• Mercadeo institucional
• Extensión universitaria
• Servicios administrativos en general Fase 6
Promoción
En esta fase se ejecutan todas las actividades encaminadas a resolver con la mayor efectividad las inquietudes expuestas por los graduados en las fases 4 y 5. Para promover estas actividades se diseña un plan de medios dirigido que varía de acuerdo con el objetivo de comunicación seleccionado. Con frecuencia se emplea el siguiente procedimiento:
• Portal institucional: Se promueven todas las actividades a través del portal www.unab.edu.co/graduados , midiendo el grado de aceptabilidad y lecturabilidad de la misma.
• Mailing institucional: Dirigido a cada cuenta de correo electrónico del graduado UNAB.
• Portal del graduado: Promoción directa del servicio desarrollado para satisfacer la necesidad explicita del graduado. Ej. Bolsa de empleo.
• Vivir la UNAB y periódico 15: Para promover el producto desarrollado o la actividad planeada.
Esta metodología es cíclica y opera de acuerdo con los tiempos establecidos por cada unidad de graduados y emprendimiento. Para el caso de la UNAB las fases 1 y 2, deben realizarse una vez cada año. La fase 3 de contacto con entrevistas y encuestas dirigidas (M.E.N) debe realizarse cada 2 años para evaluar longitudinalmente aspectos fundamentales de mejora y cambios académicos y administrativos. Las fases 4, 5, 6 deben ser constantes y demostrar que se están teniendo en cuenta las percepciones de los graduados para generar nuevos programas y actividades de ese orden.
b. Empleadores: ¿Estamos formando profesionales competitivos para el mercado?
Esta pregunta nos la responden los graduados en la metodología anterior. Pero para convalidarla se le pregunta eso mismo a los empleadores, jefes de línea, superiores directos y encargados de recursos humanos, aplicándoles el modelo anterior para graduados con variaciones simples en el proceso.
Descripción
Con las bases de datos actualizadas con nuestra fuente formal que es la Cámara de Comercio de Bucaramanga y la diferentes empresas identificadas como empleadores de nuestros graduados que no pertenecen a este gremio, procedemos a contactar a su director de talento y/o recurso humano, con quienes buscamos una cita personal y un permiso para aplicar nuestra encuesta a empleadores.
La experiencia nos indica que esta labor requiere varios tele contactos y lobby para que puedan salir las citas y se pueda realizar la investigación. La encuesta aplicada es la del Ministerio de Educación y con ella se busca:
• Conocer las competencias laborales de mayor interés para los empresarios
• Conocer el nivel de logro obtenido por los graduados UNAB frente a las competencias identificadas
• Conocer las competencias propias de los graduados UNAB
• Evaluar la pertinencia de la institución frente a las competencias exigidas por el mercado laboral
La razón por la cual no se realiza la fase de promoción es porque en la fase de reconocimiento inicial a graduados hemos identificado factores claves para el mejoramiento interno que se complementan con esta investigación a empresarios y se convierten en un solo factor de promoción para los dos públicos. Por ejemplo cuando graduados y empresarios coincidieron en afirmar que la UNAB debía hacer mayores esfuerzos de la universidad por mejorar la promoción laboral, se desarrolló un portal con bolsa de empleo para
Actualización
Levantamiento Contacto Feed - back
que graduados y empleadores encontraran la oferta y la demanda laboral y se diera trámite a sus inquietudes.
Los empleadores son un público de constante contacto, se requiere que esta metodología sea aplicada como mínimo una vez al año, sin contar con actividades puntuales promovidas por los diversos programas académicos donde vinculen a empresarios y otras autoridades organizacionales, tales como seminarios, encuentros, congresos, e incluso participación en las decisiones curriculares que se tomen.
Principios generales
Esta metodología tiene como trasfondo cuatro principios fundamentales que deben ser tenidos en cuenta para su efectiva aplicación:
1. Respaldo institucional 2. Trabajo en Red 3. Recursos
4. Uso de tecnologías de información y comunicación Tic´s 1. Respaldo institucional
Es de vital importancia que las directivas institucionales conozcan el proceso y lo respalden para que funcione el proceso. Como se describe esta metodología tiene varias fuentes internas y externas, y contar el respaldo institucional hace mas fácil la gestión de reconocimiento, búsqueda y contacto. 2. Trabajo en Red
Las diversas organizaciones internas y externas permiten que la información fluya de manera efectiva cuando se es administrada con inteligencia la relación existente. Los contratos, convenios, ayudas e incluso el lobby, ayudan a conseguir las metas propuestas por cada unidad de graduados. En esta
metodología se articulan instituciones públicas, organizaciones no
gubernamentales, sector privado, dependencias internas y personas en particular que obligan a entender que esto funciona a partir de un modelo articulado.
3. Recursos
Reconocidos como capital humano y económico para poder llevar a cabo cada una de las actividades. Un presupuesto coherente, no sobredimensionado, permite encontrar resultados efectivos. Aquí entra en juego el respaldo institucional y el trabajo en red para conseguir resultados con recursos muy bien optimizados. Para el ejercicio de la metodología se recomienda un equipo formado y entrenado en aplicación de herramientas de investigación, relaciones interpersonales, análisis e interpretación de datos estadísticos y trabajo en equipo.
4. Uso de Tic´s
Son necesarias en todo el ciclo de la metodología desde el levantamiento, pasado por el análisis de datos en SSPS, incluyendo el sistema BANNER hasta la presentación final de los datos, requiere que sean conocidas en avanzada las diversas herramienta de información y comunicación que intervienen en el desarrollo del proceso.
Como factores relevantes para el cumplimiento de esta y de cualquier metodología de control y seguimiento a graduados tomo este aparte directamente del documento “Manual de Instrumentos y recomendaciones sobre el seguimiento a graduados" de la Red Gradua2 y la Asociación Columbus quienes realizaron este manual con apoyo de la unión europea y su programa alfa
6.3. Asegura
“
”Aseguramiento de la utilización de la información: la utilización de la informa
El uso de resultados se debe incorporar naturalmente en las instituciones de educación superior:
– El seguimiento a egresados debe formar parte de las prioridades institucionales
de la alta dirección.
– Las unidades académicas deben tomar conciencia de su responsabilidad para con los estudiantes después del egreso.
– Las unidades académicas deben tomar acciones para utilizar los resultados de los estudios de seguimiento a egresados.
– Las universidades deben proporcionar a la sociedad argumentos sólidos sobre la calidad de sus egresados.
– El seguimiento a egresados debe ser un elemento estratégico de los programas
de mejora continua de la universidad.
– Los procesos metodológicos de los estudios de seguimiento de egresados deben sustentarse adecuadamente ante la comunidad universitaria.
Qué hacer para incorporar y difundir los resultados
– Involucrar a los docentes en la recolección y análisis de los resultados. – Vincular los resultados del seguimiento con procesos de mejora continua de las unidades académicas.
– Utilizar la información recopilada en las campañas de comunicación de la universidad.
– Usar los resultados para los análisis que sirvan para el financiamiento de los estudiantes (préstamos bancarios).
– Utilizar los resultados para los procesos de acreditación.
– Utilizar estos resultados para acceder a financiamiento público y de otras Fuentes”2
2
Manual de instrucciones y recomendaciones sobre el seguimiento a Egresados. Red Gradua2 / Asociación Columbus. 2006. ISBN 968-891-098-8. Pag. 57.
