Scotia Sociedad Titulizadora S.A.

Texto completo

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Scotia Sociedad Titulizadora S.A.

Informe Independiente de Cumplimiento Anual sobre la Evaluación

del Sistema de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento

del Terrorismo por el año Terminado el 31 de diciembre de 2015 –

Procedimientos acordados

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Inscrita en la partida 11396556 del Registro de Personas Jurídicas de Lima y Callao Miembro de Ernst & Young Global

Informe Independiente de Cumplimiento Anual sobre la Evaluación del

Sistema de Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento del

Terrorismo – Procedimientos acordados

Paredes, Zaldívar, Burga & Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada

Al Directorio y Gerencia de Scotia Sociedad Titulizadora S.A.:

Hemos aplicado los procedimientos que se adjuntan en la Sección III y que fueron acordados con ustedes en el contrato de servicios profesionales suscrito el 15 de febrero de 2016 con respecto al Sistema de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo implementado por

Scotia Sociedad Titulizadora S.A. (en adelante “la Compañía”) por el año terminado el 31 de

diciembre de 2015. Nuestro compromiso fue asumido de conformidad con Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas en el Perú, para compromisos de aplicación de procedimientos acordados. Los procedimientos fueron aplicados para evaluar el cumplimiento de las normas sobre el Sistema de Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo vigentes en el Perú,

específicamente las establecidas por la Ley No. 27693 y sus modificatorias, el Decreto Supremo No. 018-2006-JUS, así como la Resolución Conasev No. 033-2011 y su modificatoria. Los procedimientos previamente acordados y aplicados se detallan en la Sección III del presente informe.

Como resultado de los procedimientos aplicados y el número de las muestras seleccionadas, se han determinado conclusiones que resultaron de la aplicación de los procedimientos acordados, las mismas que se detallan en la Sección II del presente informe.

Debido a que, según las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas en el Perú, la ejecución de trabajos de Procedimientos Acordados no constituye una auditoría efectuada de acuerdo a lo establecido en el Manual Internacional de Pronunciamientos de auditoría y aseguramiento vigente, no expresamos certidumbre sobre el Sistema de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo de Scotia Sociedad Titulizadora S.A. De haberse aplicado procedimientos

adicionales o si hubiéramos realizado una auditoría de acuerdo con Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas en el Perú, otros asuntos podrían haber sido de nuestra atención, los mismos que habrían sido incluidos en este informe.

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Informe Independiente de Cumplimiento Anual sobre la Evaluación del

Sistema de Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento del

Terrorismo – Procedimientos acordados

(continuación)

Este informe se emite para información de la Gerencia de Scotia Sociedad Titulizadora S.A. así como para la Superintendencia del Mercado de Valores – SMV y la Unidad de Inteligencia del Perú – UIF; por lo que no debe usarse para ningún otro propósito ni ser distribuido a personas o entidades diferentes a las indicadas.

Lima, Perú,

08 de Abril de 2016

Refrendado por:

Carlos Valdivia Valladares C.P.C.C. Matrícula No. 27255

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Scotia Sociedad Titulizadora S.A.

Procedimientos Acordados sobre la Evaluación del Sistema de

Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo

Por el año terminado el 31 de diciembre de 2015

Contenido

Sección

Aspectos Generales I

Conclusiones que resultaron de la aplicación de los procedimientos acordados II Procedimientos Acordados aplicados sobre la Evaluación del Sistema de

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Scotia Sociedad Titulizadora S.A.

Sección I

Aspectos Generales

Scotia Sociedad Titulizadora S.A. es una subsidiaria de Scotiabank Perú S.A.A., que posee el 100% de participación accionaria al 31 de diciembre de 2015. El objeto social de la Compañía es dedicarse en forma exclusiva a la función de fiduciario en operaciones de fideicomiso en titulización;

adicionalmente, la Compañía puede adquirir toda clase de bienes muebles o inmuebles, con la finalidad de constituir patrimonios fideicometidos que respalden la emisión de valores mobiliarios a ser colocados por oferta pública y/o privada. La Compañía puede realizar toda clase de operaciones compatibles con las actividades de una Sociedad Titulizadora autorizada por la Superintendencia del Mercado de Valores - SMV. Las operaciones de la Compañía están normadas por lo dispuesto en el Decreto Legislativo N°861 - Ley del Mercado de Valores, promulgado el 21 de octubre de 1996, cuyo Texto Único Ordenado se aprobó el 15 de junio de 2002, y las normas reglamentarias emanadas de la SMV.

El objetivo del presente informe es ayudar a la Gerencia de la Compañía en la Evaluación del Sistema de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo por el año terminado el 31 de diciembre de 2015, de acuerdo con lo establecido en la Ley No. 27693 “Ley de creación de la Unidad de Inteligencia Financiera” y sus modificaciones, el Decreto Supremo No. 018-2006-JUS “Reglamento de la Ley que crea la Unidad de Inteligencia Financiera del Perú, UIF-Perú”, la

Resolución Conasev No 033-2011 “Normas para la Prevención del Lavado de Activos y

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Scotia Sociedad Titulizadora S.A.

Sección II

Conclusiones que resultaron de la aplicación de los procedimientos

acordados

A continuación exponemos las conclusiones de nuestra asistencia, presentando las conclusiones identificadas en Scotia Sociedad Titulizadora S.A. al 31 de diciembre de 2015 que resultaron de la aplicación de los procedimientos acordados, los cuales se detallan en la Sección III adjunta:

- La Compañía presenta un Manual para la Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo actualizado de acuerdo con las normas vigentes emitidas por la SMV, el cual fue aprobada en sesión de Directorio del 26 de Diciembre del 2014, y considera en su contenido lo siguiente:

 Criterios para establecer el conocimiento del cliente, del mercado y del personal.  Descripción de la metodología de obtención, verificación y actualización de la

información de los clientes.

 Controles internos para detectar o prevenir operaciones sospechosas.

 Políticas, controles y procedimientos establecidos por La Compañía en relación con los resultados de la evaluación de riesgos realizada.

 Señales de alerta para la detección de operaciones inusuales así como determinar conductas inusuales por parte del personal.

 Procedimientos del registro de operaciones y de conservación de la información requerida.

 Elementos que determinan el buen criterio de la Compañía.

 Procedimientos internos de consulta y comunicación de operaciones inusuales y/o sospechosas.

 Procedimientos para el reporte de operaciones sospechosas a las entidades supervisoras.

 Documentación mínima a ser presentada por el personal que se incorpora a la Compañía, para cumplir con los procedimientos de conocimiento del propio personal.  Procedimientos para la capacitación del personal respecto al Sistema de Prevención de

Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo.  Funciones y Responsabilidades del Oficial de Cumplimiento.

 Procedimientos para la aplicación de sanciones internas por incumplimiento del Código de Conducta o del Manual o de las normas vigentes sobre prevención del lavado de activos.

- En base a la revisión de la muestra seleccionada de clientes, la Compañía cumple con los criterios establecidos en el Manual para el conocimiento del cliente.

- En base a la revisión de las muestras seleccionadas de señales de alerta, la Compañía ha incorporado las señales de alerta en sus sistemas de control.

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Sección II

Conclusiones que resultaron de la aplicación de los procedimientos

acordados (continuación)

- El Oficial de Cumplimiento presentó al Directorio, dentro de los plazos correspondientes, el primer y tercer informe trimestral por el período 2015 sobre el cumplimiento del Sistema de Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo. Asimismo, presentó oportunamente al Directorio y a la Superintendencia del Mercado de Valores - SMV el primer y segundo informe semestral del año 2015 sobre el cumplimiento del Sistema de Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo. Si bien no obtuvimos evidencia del envío del Primer Informe Semestral a la UIF, se verificó que la información del Primer Informe Semestral fue incluida en el envío del Segundo Informe Semestral, el cual fue enviado

oportunamente a la UIF.

- La Unidad de Auditoría Interna elaboró su Plan Anual para el período 2015 que incluyó la revisión del Sistema de Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo, y que fue aprobado por el Directorio el 26 de diciembre de 2014. Asimismo, preparó el Informe Anual sobre la evaluación del Sistema de Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo, el que fue presentado al Directorio el 28 de diciembre de 2015.

- La Compañía desarrolló una metodología de identificación y evaluación de riesgos en el período 2014, elaborando el respectivo Informe Técnico que reflejó los resultados de la implementación de esta metodología, de acuerdo a lo requerido en el artículo 3 de la Resolución 007-2013-SMV/01. En el período 2015 la Compañía mantuvo la mencionada metodología.

- No hemos identificado observaciones que reportar, como resultado de la ejecución de los procedimientos acordados sobre el Sistema de Prevención de Lavado de Activos y

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Scotia Sociedad Titulizadora S.A.

Sección III

Procedimientos Acordados aplicados sobre la Evaluación del Sistema

de Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo

Para efectos de dar cumplimiento al Decreto Supremo Nº 018-2006-JUS, a la Resolución Conasev No. 033-2011-EF/94.01.1 “Normas para la Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo”, su modificatoria y demás normas complementarias, se establecen los siguientes procedimientos acordados con La Compañía, relacionados con la evaluación del Sistema de Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo para el año calendario 2015. Las muestras selectivas que serán tomadas para la ejecución de los procedimientos acordados corresponderán al año calendario 2015 y se sujetarán a los criterios establecidos en el

“Pronunciamiento Técnico IPAI N°003-2011 “Informes especiales requeridos por la Resolución N°17026-2010 de la Superintendencia de Banca y Seguros y AFP (SBS)”. Las muestras a tomarse no son muestras estadísticas, en virtud de no tratarse de la ejecución de pruebas sustantivas de auditoría, sino, de pruebas de controles, no existiendo norma técnica que señale la determinación de muestras estadísticas representativas para la ejecución de pruebas de controles. Los criterios aplicados para la determinación del tamaño de muestra son consistentes con la Norma

Internacional de Auditoría NIA 400 "Evaluaciones de Riesgo y Control Interno" emitida por el IAASB (International Auditing and Assurance Standards Board), y son usuales para la ejecución de

procedimientos de auditoría acordados para pruebas de controles."

1. Sobre los controles internos implementados por La Compañía para prevenir o detectar el

lavado de activos y/o financiamiento del terrorismo:

a. Revisar que el Manual para la prevención del lavado de activos (en adelante el Manual), incluya los acápites correspondientes a:

i. Criterios para establecer el conocimiento del cliente, del mercado y de la banca

corresponsal, conforme a las presentes normas.

ii. Descripción de la metodología de obtención, verificación y actualización de

información de los clientes, indicando los niveles o cargos responsables de su ejecución.

iii. Controles internos implementados por La Compañía para prevenir o detectar

operaciones sospechosas de lavado de activos, así como las áreas de mayor riesgo en La Compañía, conforme a las presentes normas.

iv. Políticas, controles y procedimientos establecidos por La Compañía en relación

con los resultados de la evaluación de riesgos realizada.

b. Revisar que el Manual contenga como mínimo la información señalada en el Anexo N.4 de la Resolución SBS N.838-2008 y sus normas modificatorias.

c. Revisar que en el Código de Conducta se establezcan los lineamientos generales con el objetivo de prevenir el lavado de activos.

d. Revisar que el Código de Conducta y el Manual de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo hayan sido aprobados por el Directorio.

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Sección III

Procedimientos Acordados aplicados sobre la Evaluación del Sistema

de Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo

(continuación)

e. En caso de existir un Comité de Prevención de Lavado de Activos, verificar la

existencia y cumplimiento del respectivo Reglamento, así como que sus funciones se encuentren aprobadas en el Manual y que los integrantes sean funcionarios de nivel gerencial.

f. Revisar el estado de las observaciones elaboradas por el Comité de Prevención de Lavado de Activos (de aplicar), la SBS o cualquier organismo regulador, respecto al Sistema de Prevención.

2. Sobre las señales de alerta para la detección de operaciones inusuales:

a. Revisar que el Manual incluya los acápites correspondientes a:

i. Señales de alerta para determinar conductas inusuales por parte del personal. ii. Señales de alerta para la detección de operaciones inusuales.

b. Revisar, a través de una muestra del 10% del total de señales de alerta, que las señales de alerta incluidas en el Manual de Prevención se encuentren consideradas en los sistemas de control de La Compañía.

3. Sobre la identificación y conocimiento de los clientes:

a. Revisar selectivamente, sobre una muestra de cinco clientes seleccionados al azar para cinco meses, que se cumplan los criterios establecidos en el Manual para el

conocimiento del cliente, la elaboración de perfiles de los mismos y los procedimientos de debida diligencia, de aplicar, de acuerdo a la normatividad vigente.

b. Sobre una muestra de los dos principales productos, revisar si La Compañía dispone de procedimientos que permita la identificación de los clientes, el conocimiento de la actividad y mercado en que se desempeña, además si existe actualización de la información y un adecuado archivo.

4. Sobre la conservación y almacenamiento de la información física y electrónica

correspondiente a la documentación de los clientes y sus operaciones:

a. Revisar que el Manual establezca los procedimientos de conservación y almacenamiento de la información de los clientes y de sus operaciones.

b. Indagar sobre los procedimientos seguidos para almacenar la documentación física relacionada con los clientes y sus operaciones.

5. Sobre el procedimiento de registro de operaciones inusuales, criterios aplicados para no

haber sido consideradas sospechosas, así como evaluación de los procedimientos para llevar a cabo tal registro:

a. Revisar que el Manual incluya los acápites correspondientes a:

i. Procedimientos de registro y conservación de la información y documentación

requerida, conforme a la regulación vigente.

ii. Elementos que determinan el buen criterio de La Compañía.

iii. Formularios para el registro de operaciones y reporte de operaciones

sospechosas.

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Sección III

Procedimientos Acordados aplicados sobre la Evaluación del Sistema

de Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo

(continuación)

b. Revisar selectivamente, sobre una muestra de cinco operacionesseleccionadas al azar en cinco meses, que los procedimientos para el registro de operaciones de La

Compañía cumpla con los criterios establecidos en el Manual.

c. Revisar selectivamente, sobre una muestra de cinco operaciones inusuales

seleccionadas al azar, que exista un análisis del Oficial de Cumplimiento para no haber sido consideradas sospechosas.

d. Revisar, sobre una muestra para un período de seis meses, que el Registro de Operaciones cumpla con registrar todas las operaciones.

e. Revisar, sobre una muestra de cinco transacciones en efectivo, el sistema de registro relacionado.

6. Sobre el procedimiento de registro de operaciones sospechosas, evaluación de los

procedimientos para llevar a cabo el registro así como para su comunicación a la UIF-Perú:

a. Revisar que el Manual establezca la definición y el procedimiento de registro de operaciones sospechosas.

b. Indagar respecto de los criterios y procedimientos para declarar una operación como sospechosa, y si estos criterios y procedimientos se encuentran formalizados.

c. Revisar que el Manual establezca los procedimientos aplicados para la comunicación a la UIF-Perú de operaciones sospechosas.

d. Revisar selectivamente, sobre una muestra de dos operaciones reportadas a la UIF-Perú, si es el caso, que los reportes se hayan efectuado, y siguiendo los

procedimientos establecidos en el Manual.

7. Mecanismos de divulgación de las normativas internas y externas, así como los manuales

de procedimientos

a. Indagar sobre los procedimientos para asegurar la adecuada divulgación entre el personal de La Compañía del Código de Conducta y del Manual, así como de las normativas internas y externas relacionadas al Sistema de Prevención.

b. Revisar selectivamente, sobre una muestra de cinco empleados seleccionados aleatoriamente, que hayan recibido el Manual, Código de Conducta, así como normativas internas y externas relacionadas al Sistema de Prevención.

8. Sobre los clientes exceptuados del registro de operaciones y su justificación:

a. Revisar que el Manual establezca los criterios y procedimientos para la exclusión de clientes del registro de operaciones y su justificación.

b. Revisar selectivamente, sobre una muestra de dos casos seleccionados

aleatoriamente, que los clientes excluidos del registro de operaciones cumplan con los criterios y procedimientos establecidos en el Manual.

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Sección III

Procedimientos Acordados aplicados sobre la Evaluación del Sistema

de Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo

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9. Sobre los procedimientos para el aseguramiento de la idoneidad del personal de La

Compañía:

a. Revisar que el Manual establezca la documentación mínima a ser presentada y actualizada por el personal de La Compañía, según lo establece la normatividad vigente, y que el personal ha suscrito el Código de Conducta.

b. Revisar selectivamente, sobre una muestra de cinco empleados seleccionados al azar, que se cumplan los criterios establecidos en el Manual para el conocimiento del propio personal (antecedentes personales y laborales, así como la declaración patrimonial). c. Indagar sobre los procedimientos para asegurar la adecuada divulgación entre el

personal de La Compañía del Código de Conducta y del Manual.

10. Sobre el conocimiento y capacitación del personal respecto del Sistema de Prevención del

Lavado de activos y Financiamiento del Terrorismo:

a. Revisar que el Manual establezca el contenido y la frecuencia de capacitación mínima que debe comprender el Programa de Capacitación del Personal con respecto a la Prevención del Lavado de Activos.

b. Indagar que el Programa de Capacitación del Personal con respecto a la Prevención del Lavado de Activos se cumpla, a través de la revisión de una muestra de cinco

empleados.

c. Revisar selectivamente para dos cursos ya ejecutados la documentación que acredite su dictado y su contenido.

11. Sobre los procedimientos de seguridad en el almacenamiento de la información física y

electrónica correspondiente al registro de operaciones:

a. Revisar que el Manual establezca los procedimientos de almacenamiento del registro de operaciones.

b. Revisar selectivamente, sobre un período de seis meses, que el registro de operaciones es almacenado de manera segura.

c. Indagar sobre los procedimientos seguidos para almacenar la documentación física relacionada con las operaciones comprendidas en el registro de operaciones.

d. Revisar selectivamente la existencia de copias de seguridad del registro de operaciones y su integridad.

12. Sobre el Plan y procedimientos de trabajo del Oficial de Cumplimiento:

a. Revisar que el Manual incluya los acápites correspondientes a:

i. Designación, jerarquía y responsabilidades del Oficial de Cumplimiento y del

personal a su cargo.

ii. Canales de comunicación entre la oficina principal, sucursales y agencias con las

diferentes instancias al interior de La Compañía para los fines del Sistema.

iii. Mecanismos de consulta entre el Oficial de Cumplimiento y todas las

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Sección III

Procedimientos Acordados aplicados sobre la Evaluación del Sistema

de Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo

(continuación)

b. Revisar que el Oficial de Cumplimiento tenga rango de gerente, así como su dedicación exclusiva o no, su dependencia del Directorio y su autonomía para realizar sus

funciones.

c. Revisar que el área en la cual se desempeña el Oficial de Cumplimiento esté dentro del organigrama y que sus funciones estén en el Manual de Organización y Funciones. d. Revisar que el Oficial de Cumplimiento haya elaborado el Programa Anual de Trabajo

cuyo contenido cumpla con los requisitos mínimos establecidos por la normatividad vigente; dicho programa debe haber sido aprobado por el Directorio en su oportunidad y enviado al organismo supervisor.

e. Revisar que los informes trimestrales y semestrales del Oficial de Cumplimiento a la SBS cumpla con incluir la información mínima requerida, que sea de conocimiento del Directorio y haya sido enviado a la SBS y a la UIF en la oportunidad que establece la normatividad vigente.

f. Revisar la documentación de sustento y envío de la misma a la SMV, de aplicar, relacionada a:

i. Desarrollo de la Metodología de identificación y evaluación de riesgos a que se

refiere el numeral 3.3. del artículo 3 de la Resolución 007-2013-SMV/01.

ii. Desarrollo de un Informe técnico, suscrito por el Gerente General y aprobado por

el Directorio de La Compañía, que refleje los resultados de la implementación de la metodología de identificación y evaluación de riesgos a que se refiere el numeral 3.3. del artículo 3 de la Resolución 007-2013-SMV/01.

iii. Actualización de las políticas y procedimientos de La Compañía, según los

requerimientos de normatividad vigente, así como los resultados de la evaluación de riesgos efectuada, los cuales deberán estar contenidos en el Manual del sistema de prevención de lavado de activos y de financiamiento del terrorismo.

13. Sobre el plan, procedimientos y papeles de trabajo de auditoría interna:

a. Revisar que el Plan Anual de la Unidad de Auditoría Interna contemple la evaluación de lo establecido como mínimo en la normatividad vigente.

b. Realizar indagaciones limitadas de las revisiones realizadas por la Unidad de Auditoría Interna incluidas como parte de su Plan Anual.

c. Revisar que los informes de la Unidad de Auditoría Interna sobre el lavado de activos se hayan presentado al Directorio.

d. Revisar el estado de las observaciones elaboradas por Auditoría Interna respecto al Sistema de Prevención.

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Sección III

Procedimientos Acordados aplicados sobre la Evaluación del Sistema

de Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo

(continuación)

14. Sobre las sanciones internas por incumplimiento del Código de Conducta o del Manual de

Prevención del Lavado de Activos o de las normas vigentes sobre prevención del lavado de activos:

a. Revisar que el Manual establezca procedimientos para la aplicación de sanciones internas por incumplimientos del Código de Conducta o del Manual o de las normas vigentes sobre prevención del lavado de activos.

b. Indagar sobre la existencia de sanciones, y que las sanciones aplicadas estén de acuerdo a lo establecido en el Manual.

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