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CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. - CHEC SUBGERENCIA SUBESTACIONES Y LINEAS

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CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. - CHEC

SUBGERENCIA SUBESTACIONES Y LINEAS

TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA

ADQUISICIÓN DE INTERRUPTORES TRIFASICOS SUMERGIBLES

PARA NIVEL 15.0 KV INTEGRABLES AL SISTEMA SCADA DE CHEC

PARA EL PLAN DE OPTIMIZACION DE LA CALIDAD DEL SERVICIO.

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TABLA DE CONTENIDO

PARTE I ... 4

1. CONDICIONES CONTRACTUALES ... 4

1.1. CONDICIONESGENERALESDELASOLICITUDDEOFERTA ... 4

1.2. INFORMACIÓNGENERAL ... 7

1.2.1. NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE ... 7

1.2.2. RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO ... 8

1.2.3. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES ... 8

1.3. PROCESODELASOLICITUDDEOFERTASYCONTRATACIÓN ... 8

1.3.1. APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS ... 8

1.3.2. SOLUCIÓN A CONSULTAS ... 9

1.3.3. CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS ... 9

1.3.4. MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LOS DOCUMENTOS DE LA SOLICITUD DE OFERTAS ... 9 1.3.5. IDIOMA DE LA OFERTA ... 9 1.3.6. VIGENCIA DE LA OFERTA ... 10 1.4. CONDICIONESDELAOFERTA ... 10 1.4.1. REGISTRO Y VERIFICACIÓN ... 10 1.4.2. DOCUMENTOS DE LA OFERTA ... 11

1.4.3. CLARIDAD SOBRE OBLIGACIONES ... 13

1.4.4. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA OFERTA ... 14

1.4.5. PRECIO ... 14

1.4.6. ASPECTOS JURÍDICOS ... 15

1.5. APERTURAYANÁLISISDELASOFERTAS ... 17

1.5.1. ANÁLISIS, EVALUACIÓN Y ACLARACIÓN DE LAS OFERTAS ... 17

1.5.2. ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS... 17

1.5.3. DECLARATORIA DE FALLIDO DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN ... 18

1.5.4. CLÁUSULA DE RESERVA ... 19

1.5.5. EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN DE OFERTA ... 19

1.6. CONDICIONESGENERALESDELCONTRATO ... 22

1.6.1. PLAZO PARA LA FIRMA DEL CONTRATO Y PREFECCIONAMIENTO ... 22

1.6.2. NATURALEZA DEL CONTRATO ... 23

1.6.3. FONDOS ... 23

1.6.4. VALOR DEL CONTRATO ... 23

1.6.5. FORMA DE PAGO ... 23

1.6.6. RETENCIÓN DE PAGOS ... 24

1.6.7. PLAZO ... 24

1.6.8. LUGAR DE ENTREGA ... 24

1.6.9. PROCEDENCIA DE LOS BIENES ... 24

1.6.10. DOCUMENTOS DEL CONTRATO ... 25

1.6.11. DOMICILIO CONTRACTUAL ... 25

1.7. GARANTÍASDELCONTRATO ... 25

1.8. CLÁUSULAPENALPECUNIARIA ... 26

1.9. CESIÓNDELCONTRATOYSUBCONTRATACIÓN ... 26

1.10. IMPUESTOS,RETENCIONESYGASTOS... 26

1.11. DEDUCCIONESPORINCUMPLIMIENTOS ... 28

1.12. COMPENSACIÓN ... 29

1.13. COMUNICACIONES ... 29

1.14. REQUISITOSDELASFACTURAS ... 29

1.15. FUERZAMAYOROCASOFORTUITO ... 30

1.16. INTERVENTORÍA ... 30

1.17. RESERVADELAINFORMACIÓN ... 30

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1.19. DERECHOSDEAUTOR ... 31

1.20. CONTROLDEREGISTROS ... 31

1.21. INDEMNIDAD ... 31

1.22. POLÍTICAAMBIENTAL ... 31

1.23. RESPONSABILIDADDELCONTRATISTA... 31

1.24. REEVALUACIÓNDEPROVEEDORES ... 32

1.25. TERMINACIÓN ... 32

PARTE II ... 33

2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS ... 33

TABLASDECARACTERÍSTICASTÉCNICASGARANTIZADAS ... 33

PARTE III ... 1

3. FORMATOS ... 1

3.1. FORMATO1-CARTADEPRESENTACIÓN ... 1

3.2. FORMATO2-RELACIÓNDEMULTASY/OSANCIONESDECONTRATOS EJECUTADOSENLOSÚLTIMOSTRES(3)AÑOS ... 4

3.3. FORMATO3–OFERTAECONÓMICA ... 5

3.4. FORMATO4–PAGOSPARAFISCALES ... 6

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PARTE I

1. CONDICIONES CONTRACTUALES

Siempre que aparezca en cualquier documento relacionado con estos términos de referencia la palabra CHEC, ésta se interpretará como CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P.

1.1. CONDICIONES GENERALES DE LA SOLICITUD DE OFERTA 1.1.1. OBJETO

Adquisición de interruptores sumergibles Nivel 15 Kv integrables al sistema SCADA de CHEC para el plan de optimización de la calidad del servicio.

1.1.2. ALCANCE

El contratista deberá entregar interruptores sumergibles de 15,5 kv – 12,5 ka de acuerdo a las c a r a c t e r í s t i c a s técnicas requeridas en el anexo Manual para i n t e r r u p t o r e s s u m e r g i b l e s de 15.5 KV integrables al sistema SCADA y que cumplan con todas las características técnicas, plazos de entrega y cantidades descritas en los presentes términos de referencia.

CHEC podrá disminuir las cantidades solicitadas de acuerdo con sus necesidades, pero en todo caso el contratista mantendrá en firme los valores pactados en el contrato al momento de realizar la modificación

La entrega de los equipos será en las instalaciones de CHEC, Estación Uribe en el km 1 vía Chinchiná, autopista del café, Manizales, todos los gastos deberán ser cubiertos por el contratista.

La garantía mínima ofrecida será de 1 año a partir de la fecha de recibo a satisfacción de los equipos y deberá cubrir todos sus elementos.

1.1.3. REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN

Podrán presentar ofertas las Personas Jurídicas nacionales o extranjeras que tengan sucursal en Colombia o que tengan vinculación con el país mediante filial o subsidiaria, con experiencia en Colombia en la fabricación, distribución o comercialización de interruptores sumergibles como los requeridos y de la misma marca que se oferta, para lo cual se deberán acreditar al menos tres certificados de contratos relacionados, suscritos en los últimos tres (3) años donde se evidencie ventas en Colombia por una cantidad no inferior a (20) veinte unidades de la marca que se oferta. La experiencia del fabricante en Colombia podrá homologársele a un representante, distribuidor o comercializador de interruptores sumergibles.

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En el evento de no tener sucursal en Colombia, la persona jurídica deberá cumplir todas las etapas del proceso contractual por medio de apoderado, quien deberá ser persona jurídica nacional.

Los interruptores sumergibles ofertados deben contar con el Certificado de producto bajo norma técnica o certificado RETIE bajo la Resolución 18 1294 de 2008 o resoluciones anteriores del mismo, el cual debe ser expedido por un organismo de certificación debidamente acreditado o constancia emitida por el organismo certificador que dicho certificado se encuentra en trámite. Igualmente el fabricante debe contar con el certificado de gestión de la calidad ISO 9001 versión 2008 o superior.

El fabricante debe contar con el certificado vigente de aseguramiento o de gestión del sistema de la calidad con base en la norma ISO 9001 versión 2008, o superior.

Podrán presentar ofertas las personas jurídicas que sean fabricantes de los bienes objeto de la contratación o su filial o ser distribuidor o comercializador autorizado por el fabricante. Si dentro de las políticas de comercialización del fabricante está contemplado que un distribuidor mayorista para Colombia otorgue la distribución autorizada, esto será aceptado siempre y cuando se anexe la autorización del fabricante al mayorista para otorgar tal distribución, situación que se debe declarar expresamente en un documento de la oferta, además de lo estipulado en los términos de referencia.

El oferente deberá obtener del fabricante de los equipos, una manifestación expresa sobre su respaldo técnico y servicio de posventa, documentos que deben tener como mínimo una vigencia igual al plazo del contrato que se pretende celebrar y un (1) año más. Toda la documentación asociada con este requisito debe tener una fecha de elaboración inferior a tres (3) meses respecto de la fecha límite para la presentación de ofertas.

Las compañías extranjeras acreditarán su existencia, representación legal y objeto social mediante el documento expedido por el organismo o funcionario competente, según las leyes y reglamentos de su respectivo país. Tales documentos deberán suministrarse con una traducción al idioma español en caso de que se encuentre en un idioma diferente.

La experiencia debe ser reportada, antes de presentar la oferta en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, para lo cual CHEC designará una persona para que realice la verificación directamente en la herramienta destinada para tal fin. En caso tal que la experiencia haya sido obtenida en CHEC, será suficiente la manifestación que haga el oferente de dicha situación, discriminando en la oferta el número de los contratos que pretenda hacer valer y el objeto de los mismos.

Para incluir la experiencia en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, los certificados deberán ser expedidos por cada una de las empresas con que se tuvo contrato, firmados por el representante legal o el funcionario competente, conteniendo el objeto del contrato, su valor, la fecha de ejecución y toda la información que pueda ser relevante para comprobar la experiencia. Igualmente son válidas las copias de los contratos.

Tener inscripción vigente en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, para lo cual CHEC hará la respectiva verificación. Si el oferente no se encuentra inscrito o con inscripción vigente, la oferta será rechazada.

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1.1.4. VALOR DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA

El valor de los términos dependerá del monto de la propuesta presentada por el oferente así:

1. Si el monto total de la oferta presentada (antes de IVA) es inferior a 300 SMLMV ($193.305.000), no se pagará ningún valor por concepto de términos de referencia.

2. Si el monto total de la oferta presentada (antes de IVA) es igual o superior a 300 SMLMV ($193.305.000) e inferior a 1000 SMLMV ($644.350.000), el oferente deberá pagar la suma de TRESCIENTOS VEINTIDÓS MIL CIENTO SETENTA Y CINCO PESOS ($322.175) por concepto de términos de referencia.

3. Si el monto total de la oferta presentada (antes de IVA) es superior a 1000 SMLMV ($644.350.000), el oferente deberá pagar la suma de SEISCIENTOS CUARENTA Y CUATRO MIL TRESCIENTOS CINCUENTA PESOS ($644.350), por concepto de términos de referencia.

El valor no reembolsable que se pague por concepto de términos de referencia deberá consignarse a nombre de CHEC S.A. E.S.P., identificada con NIT. 890.800.128-6 en la cuenta corriente número 7055010833-9 de BANCOLOMBIA estipulando el NIT de quien consigna.

Con la copia del recibo de consignación original deberán acercarse al Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios ubicado en la Estación Uribe, Manizales, donde se elaborará el correspondiente recibo de ingreso, el cual debe presentarse con la oferta. Igualmente se puede enviar la consignación vía fax (8899044) a nombre de Germán Augusto Osorio Ospina, indicando la siguiente información: Nombre del oferente, NIT y concepto. Así mismo podrá enviarse al correo electrónico german.osorio@chec.com.co

El pago permite al oferente la presentación de la oferta.

1.1.5. PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO RESPONSABLE EN LA CONTRATACIÓN

Las relaciones de CHEC con sus grupos de interés oferentes y contratistas estarán basadas en el reconocimiento y aplicación de las reglas y principios de la ética y la ley, y por tanto se desarrollarán en un ambiente de respeto y confianza mutua que genere valor para las partes y para la sociedad en general.

Así mismo y como parte de sus políticas y propósito de sostenibilidad, CHEC promueve relaciones y acciones que contribuyan al cuidado del medio ambiente y a la creación de una sociedad más incluyente y equitativa.

El principio de comportamiento responsable implica para las partes de las relaciones contractuales que se derivan de los procesos abiertos por CHEC, los siguientes compromisos:

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 Mantener relaciones basadas en el respeto mutuo y el de todos los involucrados con el desarrollo de la relación contractual, incluyendo el respeto por las diferencias.

 Fomentar un ambiente de confianza y abstenerse de realizar acciones malintencionadas

o que atenten contra el buen nombre y la reputación de CHEC, los competidores en el proceso, el sector y el país.

 Mostrarse dispuesto a participar de un diálogo abierto, trasparente y respetuoso de las

normas vigentes y aplicables a la relación y a las actividades de cada uno.

Sostenibilidad

Entendiendo la importancia de sumar voluntades en pro de la sostenibilidad, las partes propenderán por:

 El cumplimiento de las normas vigentes y aplicables en todos los ámbitos de su

actuación.

 El respeto de los derechos humanos y, de manera particular, el respeto a la dignidad

humana.

 La protección y recuperación del medio ambiente.

 La actuación responsable frente a la sociedad y los grupos de interés.

 El rechazo de las prácticas corruptas y delictivas en general.

 El desempeño de acuerdo con las reglas de competencia justa y la lealtad con los demás

1.1.6. TRANSPARENCIA

La Empresa, comprometida con los programas que se impulsan para combatir la corrupción en las diferentes esferas de la administración y en desarrollo de los principios que rigen su contratación, manifiesta su deber de garantizar la absoluta transparencia en los procedimientos que se realicen para la selección objetiva de sus contratistas.

Por lo anterior, ante el conocimiento de cualquier indicio o evidencia que vinculen o puedan vincular a sus servidores en prácticas indebidas para el favorecimiento de quienes aspiren a la aceptación de sus ofertas, solicitamos, para efectos de las investigaciones correspondientes, se informe a CHEC mediante el uso de la línea ética 01-8000-912432. La información obtenida será manejada con la más alta discreción y se reservará la identidad de quien la suministre.

1.2. INFORMACIÓN GENERAL

1.2.1. NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE

La entidad contratante es la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P., sociedad anónima comercial de nacionalidad colombiana clasificada como Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de Carácter Mixto, con autonomía administrativa, patrimonial y presupuestal, sometida al régimen aplicable a las empresas de servicios públicos y a las normas especiales que rigen las empresas del sector eléctrico.

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1.2.2. RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO

El marco legal de la presente solicitud de oferta y del contrato que se derive de ésta será el Derecho Privado, conforme lo establecen las Leyes 142, 143 de 1994 y Ley 689 de 2001 y por tanto, el Manual de Contratación de CHEC y demás normas y reglamentación interna vigentes al momento de aceptar la oferta o suscribir el ‘contrato; el Código de Comercio, las Leyes 222 de 1995 y 155 de 1959 en lo que respecta a conflictos de intereses; para inhabilidades e incompatibilidades las Leyes 142 de 1994, 617 de 2001 y, de manera especial, las causales y soluciones consagradas en la Ley 80 de 1993, artículos 8° y 9°, o las normas que las modifiquen o complementen, así como las consagradas en la Ley 1474 de 2011 y las demás normas generales y que en materia de servicios públicos se establezcan.

1.2.3. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

El oferente o contratista se compromete a darle aplicación a las prácticas sobre seguridad de la información que se han adoptado al interior de CHEC, por tal razón, con la presentación de la oferta asume todas las obligaciones de orden constitucional, legal y jurisprudencial tendientes a proteger los datos personales a los que tenga acceso con ocasión de la ejecución del contrato. Por tanto, deberá adoptar todas las medidas necesarias que le permitan cumplir lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y lo que le resulte exigible de la Ley 1266 de 2008.

El oferente o contratista deberá adoptar todas las medidas de seguridad de tipo lógico, administrativo y físico que sean adecuadas de acuerdo a la naturaleza de la información personal a la que acceda, con el objeto de garantizar que este tipo de información no será usada, comercializada, cedida, transferida y no será sometida a cualquier otro tratamiento contrario a la finalidad expuesta y autorizada por los titulares de la misma.

Si con ocasión de la ejecución del contrato resulta necesario que CHEC haga entrega de información personal, se suscribirá un acta entre las partes en la cual se debe relacionar con detalle la información que se entrega, el uso permitido de esta información y las personas que pueden tener acceso a ella, acta que será parte integral del contrato.

CHEC informa al oferente o contratista que en Colombia configura delito el tratamiento no autorizado de datos personales, según lo dispuesto en la Ley 1273 de 2009.

Es obligación del oferente y/o contratista informar a CHEC cualquier sospecha de pérdida, fuga o ataque contra la información personal a la que ha accedido o trata con ocasión del contrato, aviso que deberá dar una vez tenga conocimiento de tales eventualidades.

1.3. PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN 1.3.1. APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS

Los términos de referencia se publicarán en la página Web de la CHEC a partir del día

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1.3.2. SOLUCIÓN A CONSULTAS

Los términos de referencia podrán consultarse en la Subgerencia de Subestaciones y Líneas de CHEC, Estación Uribe, Manizales y aclarar todas las inquietudes con el profesional JUAN CARLOS CARDONA ATEHORTUA en horario de oficina de 7:30 a 11:30 a.m. y de 1:30 a 5:30 p.m. en el teléfono 8899000 extensiones 1270 o a través del correo electrónico juan.cardona.atehortua@chec.com.co

Ni las consultas ni las respuestas correspondientes producirán efectos suspensivos sobre el plazo de presentación de las ofertas.

1.3.3. CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS

El cierre de la solicitud de ofertas y la apertura de las ofertas presentadas tendrán lugar en el proceso Equipo de Trabajo Cadena de Suministro de la CHEC, Estación Uribe, Manizales,

el día jueves 27 de agosto de 2015 a las 3:00 p.m., horas en el reloj de dicha dependencia.

En dicha apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados.

Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre en la URNA del proceso Equipo Cadena de Suministro de CHEC, Manizales.

En CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, el oferente o su delegado deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite para la entrega de ofertas. La Empresa no se responsabiliza por demoras o retardos en la entrega de la oferta causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados.

CHEC no tendrá en cuenta las ofertas que no se encuentren en la urna a la hora mencionada, ni aquellas que sean enviadas por fax, correo electrónico o similares.

1.3.4. MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LOS DOCUMENTOS DE LA SOLICITUD DE OFERTAS

Los oferentes podrán solicitar aclaraciones por escrito hasta tres (3) días hábiles y en horario de oficina, antes a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Ni las consultas ni las respuestas producirán efectos suspensivos sobre el plazo de presentación de las ofertas. La CHEC podrá hacer las aclaraciones o modificaciones que considere necesarias hasta dos (2) días hábiles anteriores a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas.

Toda modificación se hará mediante adendas numeradas las cuales formarán parte integral de los términos de referencia. Las adendas se publicarán solo en días hábiles y horarios laborales a través de la página Web de la CHEC.

1.3.5. IDIOMA DE LA OFERTA

La oferta, correspondencia y todos los documentos que la integran deberán estar escritos en idioma español.

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1.3.6. VIGENCIA DE LA OFERTA

La oferta deberá estar vigente por noventa (90) días calendario contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Si el cierre se llegare a prorrogar, la fecha para efectos de la vigencia será esta última.

En caso de requerirse, CHEC podrá solicitar la ampliación de la vigencia de la oferta y de la garantía de seriedad.

1.4. CONDICIONES DE LA OFERTA 1.4.1. REGISTRO Y VERIFICACIÓN

Los oferentes deberán tener inscripción vigente en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, a la fecha de cierre de la presentación de ofertas.

Los oferentes no deberán presentar en su oferta la constancia de inscripción en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, como tampoco los documentos que acreditan el cumplimiento de requisitos que se enuncian a continuación, dado que éstos serán verificados en dicho sistema por parte del trabajador designado por la dependencia responsable de CHEC:

 Certificado de Existencia y Representación Legal.

 Certificados de experiencia de acuerdo con lo descrito en el numeral REQUISITOS

DE PARTICIPACIÓN.

Por lo anterior, estos documentos deberán enviarse y/o actualizarse en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, a más tardar en la fecha y hora de cierre de presentación de ofertas. (Subsanable, siempre y cuando esté inscrito y vigente).

En caso de no estar inscrito o de no tener la información actualizada, el oferente deberá tener presente que los documentos exigidos para este registro se deben enviar con suficiente antelación a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas, pues la administradora de la base de datos tiene 48 horas en días hábiles, contadas a partir de la radicación de los documentos, para aceptar o rechazar la solicitud.

Ni el envío ni la radicación de documentos al administrador del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, indican que el oferente se encuentre inscrito en el registro de proveedores, pues sólo se cumplirá con el requisito de participación cuando se le notifique al solicitante que el registro ha sido exitoso.

Los oferentes, una vez inscritos en el en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, deben actualizar la información que allí reposa de forma permanente.

El correo electrónico para iniciar el trámite de inscripción es orientacion@konfirma.com.co, teléfono 4445656, Medellín.

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1.4.2. DOCUMENTOS DE LA OFERTA

Para facilitar la correcta integración de la oferta por parte del oferente y su estudio y evaluación por parte de CHEC, el oferente deberá integrar los documentos de la oferta en el mismo orden en que se relacionan a continuación. Parte de la información debe ser presentada en formatos predefinidos, para lo cual se adjuntan los formatos que deben ser diligenciados y presentados con la oferta.

Si los espacios previstos en los formatos no son suficientes, el oferente deberá incluir las hojas adicionales que sean necesarias, identificando claramente la información que suministra en cuanto al formato y espacio que complementan.

Los documentos que se solicitan en este numeral deberán presentarse impresos, fotocopiados y/o en medio magnético, según sea el caso. La falta de documentos en el original impedirá que la oferta sea tenida en cuenta para su evaluación, salvo si son subsanables.

El término “subsanable” indica que si el documento ha sido presentado pero posee algún error o inconsistencia, podrá ser corregido; igualmente, si el documento no ha sido presentado, podrá ser solicitado.

El término “subsanable siempre y cuando sea presentado”, indica que podrá corregirse el documento, pero siempre que haya sido aportado por el oferente.

El término “no subsanable” indica que no se puede corregir ni aportar el documento con posterioridad a la presentación de la oferta y será causal de rechazo de la oferta.

La corrección o aporte de documentos debe hacerse en el tiempo que la CHEC lo establezca, so pena de rechazo de la oferta.

Los documentos son los siguientes:

Documentos contractuales y legales

a) Contenido de la oferta, para lo cual el oferente debe relacionar los documentos y sus

respectivos folios solicitados en este numeral. (Subsanable).

b) Carta de presentación de la oferta, la cual debe ser diligenciada en el formato 1 adjunto.

(Subsanable a excepción de la firma).

c) Si el representante legal requiere de alguna habilitación especial para presentar la oferta

y contratar, debe adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del órgano social competente, en la cual conste que está facultado para presentar la oferta y firmar el contrato hasta por el valor de la oferta. (Subsanable).

d) Original de la garantía de seriedad de la oferta acompañada del recibo de pago (recibo

de caja – no se aceptan constancias de pago) de la prima, expedido por la entidad

aseguradora. (Subsanable siempre y cuando sea presentada).

e) Certificado de antecedentes fiscales del oferente. Consultar en

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f) Certificado de antecedentes disciplinarios del oferente. Consultar en www.procuraduria.gov.co e imprimir. (Subsanable)

g) Paz y salvo de aportes parafiscales, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 50 la ley

789 de 2002. (Subsanable).

h) Recibo de ingreso expedido por CHEC por concepto de términos de referencia de

acuerdo a lo establecido en el numeral 1.1.4. y copia de la consignación de los términos de referencia (Subsanable, siempre y cuando el pago se haya realizado antes de la hora de cierre de la solicitud de ofertas)

Documentos técnicos

i) Relación de incumplimientos en la ejecución de contratos, según formato 2 adjunto.

(Subsanable).

j) Oferta económica, para lo cual el oferente debe diligenciar formato adjunto. (Subsanable

únicamente para errores aritméticos).

k) Cuadro de características técnicas garantizadas debidamente diligenciado, el cual se

encuentra en el formato adjunto - y en el anexo MA-DI-02-002-105 MANUAL PARA INTERRUPTORES TRIFASICOS SUMERGIBLES 2 VIAS REDES SUBTERRANEAS DE 15,5 KV INTEGRABLES AL SISTEMA SCADA (Subsanable siempre y cuando sean presentados).

l) Certificado aseguramiento o de gestión de la calidad con base en la norma ISO 9001

versión 2008, otorgado al fabricante por una institución debidamente acreditada como organismo certificador. El alcance del certificado debe ser aplicable al objeto de la contratación y debe estar vigente a la fecha límite de entrega de ofertas; en caso contrario, la oferta será eliminada. Adicionalmente, el oferente a quien se le acepte la oferta deberá mantenerlo vigente durante la ejecución del contrato. (Subsanable, siempre y cuando se haya obtenido la certificación antes del cierre de la solicitud de ofertas).

m) En caso de no ser fabricante de los bienes objeto del presente proceso de contratación,

debe presentar el documento que lo acredite como filial, representante, distribuidor o comercializador autorizado por el fabricante. En el certificado que lo autoriza deberá constar que cuenta con el respaldo técnico y servicio de posventa. Dicho certificado deberá tener una vigencia igual al plazo contractual más un (1) año, como mínimo. Si dentro de las políticas de comercialización de la casa matriz, está contemplado que un distribuidor mayorista para Colombia, otorgue la distribución autorizada, éste será aceptado siempre y cuando se anexe la autorización de la casa matriz al distribuidor mayorista de otorgar autorización de distribución. (Subsanable)

n) Carta firmada por el oferente en la que conste la manifestación expresa de la capacidad

de integración al sistema SCADA de CHEC de los interruptores sumergibles objeto de esta solicitud. (Subsanable).

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o) Certificado de producto bajo norma técnica o certificado RETIE bajo la Resolución 18 1294 de 2008 o resoluciones anteriores del mismo, el cual debe ser expedido por un organismo de certificación debidamente acreditado o constancia emitida por el organismo certificador de que se encuentra en trámite de certificación. (Subsanable, siempre y cuando el trámite de certificación haya iniciado del cierre de la solicitud de ofertas).

p) Catálogos y demás documentos necesarios para evaluar la oferta

q) Formato 4 APARTAMIENTOS. En caso de existir apartamientos (desviaciones) de las

especificaciones técnicas o de cualquier tipo de estipulación de los términos de

referencia, éstos deben estar contenidos en el formato denominado

“APARTAMIENTOS”, para que pueda hacer parte del análisis de la oferta, de lo contrario, los mismos se tendrán por no escritos y por tanto, de llegarse a dar la aceptación de la oferta no harán parte de la misma. En caso tal de no presentar el formato o presentarlo sin diligenciar, se entenderá que no se tienen apartamientos de ningún tipo.

r) Certificado de respaldo técnico. El oferente deberá obtener del fabricante de los

equipos, una manifestación expresa sobre su respaldo técnico y servicio de posventa, documentos que deben tener como mínimo una vigencia igual al plazo del contrato que se pretende celebrar y un (1) año más. (Subsanable).

En cuanto a requisitos subsanables, éstos serán solicitados vía correo electrónico y deberán ser presentados en el término que CHEC le señale al oferente, so pena de rechazo de la oferta.

En todo caso, CHEC se reserva el derecho de sanear las informalidades u omisiones no sustantivas de la oferta y de pedir aclaraciones o informaciones adicionales sin que ello implique el derecho del oferente a modificarla. Así mismo, será un criterio de interpretación la prevalencia de la verdad sustancial y material, sobre lo simplemente procedimental o documental.

El término “informalidad” se refiere a la utilización de expresiones o formatos diferentes a los indicados o corrientemente utilizados en el campo de la actividad que rige el objeto de la contratación, como ocurre cuando el oferente presenta datos por fuera de un formulario asignado para ello, pero en el cual se deduce claramente qué es lo que está ofreciendo.

1.4.3. CLARIDAD SOBRE OBLIGACIONES

Cuando se soliciten cuadros, análisis, detalles, especificaciones, el oferente deberá incluirlos en su oferta.

Los formatos establecidos para ser diligenciados no podrán ser modificados y en caso tal de hacerlo, se solicitará al oferente correspondiente que consigne la misma información que aportó en su oferta en los formatos que fueron suministrados por la CHEC para tal fin, so pena de rechazo de la oferta, con excepción del formato de cantidades y precios el cual, en caso de existir, no podrá ser modificado toda vez que no tiene posibilidad de ser subsanado, por tanto genera el rechazo de la oferta.

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1.4.4. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA OFERTA

El oferente deberá elaborar la oferta de acuerdo con lo establecido en esta solicitud pública de ofertas y debe incluir sus anexos en caso que los hubiese y adjuntar la totalidad de la documentación exigida.

La oferta debe ser presentada en sobre cerrado en original y copia, indicando claramente en cada sobre el tipo de oferta que contiene y marcado:

“CONTIENE OFERTA PARA LA ADQUISICIÓN DE INTERRUPTORES TRIFASICOS SUMERGIBLES PARA NIVEL 15.0 KV INTEGRABLES AL SISTEMA SCADA DE CHEC PARA EL PLAN DE OPTIMIZACION DE LA

CALIDAD DEL SERVICIO.”

Se requiere que la copia posea los mismos documentos que el original.

La oferta se presentará cumpliendo además con los siguientes aspectos de forma:

a) Elaborar tabla de contenido y ordenar los documentos conforme se incluye en el

numeral 1.4.2. DOCUMENTOS DE LA OFERTA.

b) Foliar todos los documentos requeridos y presentados, los cuales deberán estar

enlistados en la tabla de contenido.

La presentación de la oferta se considerará como una manifestación expresa por parte del oferente de que conoce y acata el Manual de Contratación de CHEC, (el cual puede ser consultado en la página www.chec.com.co)y acepta las condiciones del presente documento; que ha examinado el mismo en sus condiciones y especificaciones y que acepta que los documentos están completos, son compatibles y adecuados para determinar el objeto y las demás estipulaciones del contrato, y que por lo mismo, ha formulado su oferta en forma seria, cierta, precisa y coherente. En consecuencia, CHEC no será responsable por descuidos o indebida interpretación que de los términos de referencia y demás documentos u otros hechos haga el oferente, y que puedan incidir en la elaboración de la oferta.

El oferente deberá examinar cuidadosamente todos los documentos que se acompañen e informarse completamente sobre todas las circunstancias que puedan influir, en alguna forma, sobre el contrato a ejecutar y sus costos.

1.4.5. PRECIO

Los oferentes podrán ofertar los precios en cualquier moneda pero para efectos de estudio y comparación de las ofertas, éstas se evaluarán en pesos colombianos utilizando la TRM del día de cierre de la solicitud de ofertas; si se presentan ofertas en monedas diferentes al dólar se utilizará el equivalente en dólares de los Estados Unidos de América de la moneda cotizada del día de cierre de las ofertas, para posteriormente ser convertidas a pesos.

(15)

Los precios unitarios ofrecidos deberán incluir el valor de todos los aspectos necesarios para cumplir a cabalidad con el objeto de la contratación, de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en esta solicitud pública de ofertas.

Los precios ofrecidos deberán cubrir todos los costos directos e indirectos requeridos para cumplir a cabalidad con el objeto y alcance estipulado en estos términos de referencia, incluyendo el costo de las garantías que se estipulan en el contrato, pago de la totalidad de impuestos y demás gastos que demande la formalización y ejecución del mismo, dentro de los plazos propuestos.

Las ofertas serán analizadas para determinar si se han cometido errores en las operaciones aritméticas, en cuyo caso tales errores serán corregidos para efectos de evaluación. CHEC verificará el valor de cada oferta efectuando las operaciones aritméticas del caso para constatar la correspondencia de los precios unitarios y sus cantidades con los precios totales. Las correcciones establecidas, según el procedimiento anterior, serán de forzosa aceptación para el oferente en relación con los precios, en caso de que se le acepte la oferta.

En caso de existir discrepancias entre el valor unitario y el valor total, CHEC tomará para efectos de evaluación, comparación y aceptación de la oferta, el valor unitario. Igualmente, si existen errores aritméticos o diferencias entre la oferta marcada como original y la copia, prevalecerá la información suministrada en el original.

1.4.6. ASPECTOS JURÍDICOS

1.4.6.1. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL

La existencia y representación legal de los oferentes será verificada a través del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, mediante el certificado que para el efecto expida la Cámara de Comercio correspondiente o el ente que haga sus veces. .

La duración de las personas jurídicas no será inferior a la del plazo contractual y tres (3) años más.

Si el representante legal que firma la oferta requiere de alguna habilitación especial para presentar la oferta y/o suscribir el contrato, deberá adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del organismo social competente.

1.4.6.2. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA

Se podrá optar por una de las siguientes opciones:

 Presentar el original de la póliza de seriedad de la oferta firmada por el oferente,

tomada entre PARTICULARES, expedida por una entidad bancaria o una Compañía de Seguros legalmente establecida en el país.

 Presentar el original de la PÓLIZA PARA GRANDES BENEFICIARIOS CHEC, la cual

puede ser solicitada en un punto de la compañía SEGUROS DEL ESTADO S.A. que se encuentra ubicado en las oficinas de la Empresa, Estación Uribe, Manizales, teléfono 8899000 Ext. 2448.

(16)

Para cualquiera de los casos se deberá presentar el correspondiente recibo de pago de la

prima (recibo de caja – no se aceptan constancias de pago) expedido por la entidad

aseguradora, a cargo del oferente y a favor de la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P., Nit. 890.800.128-6.

El valor asegurado será el 10% del valor de la oferta incluido IVA. La vigencia de la garantía será mínimo de noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas.

La póliza garantiza a la CHEC la seriedad de la oferta correspondiente al objeto contractual y en ella se manifestará expresamente que se expide en un todo de acuerdo con el contenido de estos términos de referencia, por lo tanto, con el amparo se da cobertura, entre otros, a los siguientes riesgos:

 No suscribir, sin justa causa para ello, el contrato.

 No mantener las condiciones de la oferta.

 El retiro de la oferta luego de presentada, sin la autorización o aprobación escrita de

la CHEC.

 La no realización de todos los trámites necesarios para suscribir o perfeccionar el

contrato o convenio para el cual se ofertó.

 Cualquier otro evento que la CHEC pueda demostrar en forma inequívoca referente

a la falta de seriedad del oferente garantizado, respecto de la oferta presentada. En todo caso, la vigencia del amparo de seriedad del ofrecimiento se extenderá desde el momento de presentación de la oferta al asegurado, por el garantizado, hasta la fecha de expedición de la póliza de seguro de cumplimiento que ampare los riesgos propios del contrato garantizado.

1.4.6.3. RESPONSABILIDAD POR INTERPRETACIÓN

Las interpretaciones o deducciones que el oferente haga sobre este documento serán de su exclusiva responsabilidad.

El oferente deberá asumir todos los gastos y los costos resultantes de la preparación y presentación de la oferta y en ningún caso ser

1.4.6.4. OTRAS CONDICIONES

El oferente deberá examinar en detalle estos términos de referencia; allegar toda la información adicional que considere necesaria; aclarar con la CHEC todos los puntos inciertos e informarse de todas las condiciones y circunstancias que puedan afectar en alguna forma la ejecución del contrato y sus plazos.

En todo caso, el oferente está obligado a investigar toda la información posible, aparezca o no en estos términos y complementarla de acuerdo con el criterio y la experiencia de la firma. La oferta puede invalidarse por la comprobación de falsedad en la información suministrada,

(17)

por la no-presentación de la cotización conforme a lo especificado y por la omisión en la presentación de los documentos e información requerida.

Por el solo hecho de presentar la oferta, el oferente hace constar expresamente que estudió cuidadosamente las condiciones de ejecución del contrato, el tipo de servicio a ejecutar o bien a suministrar, su naturaleza y calidad; así mismo, el contratista hace constar que conoce todos los requisitos e impuestos exigidos por las leyes colombianas; que conoce cada una de las estipulaciones del documento de condiciones y especificaciones y ha hecho todos los estudios necesarios para entender completamente el propósito de todas las partes del contrato y su naturaleza. Todos estos factores, favorables o desfavorables, que puedan influir en la ejecución del contrato y todas las demás condiciones que puedan afectar el costo o el plazo para ejecutarlos fueron tenidos en cuenta por el contratista al formular la oferta y su influencia no será alegada por él como causal que justifique reclamación alguna o el incumplimiento del presente contrato.

1.5. APERTURA Y ANÁLISIS DE LAS OFERTAS

En la apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados.

El día de apertura se leerán los siguientes datos: Nombre de los oferentes y el valor de la oferta incluido IVA (valor total, valor por ítem o valor por grupo, según corresponda).

La citada información se incluirá en el acta de apertura de ofertas y será conocida por los oferentes en la sesión de apertura.

1.5.1. ANÁLISIS, EVALUACIÓN Y ACLARACIÓN DE LAS OFERTAS

CHEC realizará la evaluación de las ofertas procurando la selección de la mejor oferta para la Empresa, para lo cual verificará y evaluará los aspectos jurídicos, técnicos y económicos de las ofertas.

En caso de que CHEC lo considere necesario, podrá solicitar a los oferentes en el período de evaluación de las ofertas, aclaraciones, informaciones o certificaciones adicionales y condicionar la evaluación de la oferta a la presentación de dichas aclaraciones, informaciones o certificaciones. Las aclaraciones que solicite CHEC y las que presenten los oferentes, no podrán modificar la oferta o los precios de la misma, ni violar el principio de igualdad entre los oferentes.

Igualmente, la oferta podrá ser eliminada si las respuestas no llegan dentro del plazo fijado por CHEC.

1.5.2. ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS

CHEC, antes de proceder a la evaluación de las ofertas, comprobará si las mismas se ajustan a las condiciones establecidas en los términos de referencia.

Una oferta será admisible cuando haya sido presentada oportunamente y esté ajustada a los términos de referencia. Se considera ajustada a los términos de referencia la oferta que

(18)

cumpla con todos y cada uno de los requisitos establecidos en los diferentes ítems de los mismos y además no se encuentre comprendida en uno de los siguientes casos:

a) Cuando el oferente no tenga inscripción o inscripción vigente en el en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, b) Cuando la oferta sea presentada por personas jurídicamente incapaces para

obligarse o que no cumplan todas las calidades y condiciones de participación indicadas dentro de esta solicitud pública de ofertas.

c) Cuando existan varias ofertas presentadas por el mismo oferente para esta solicitud de ofertas.

d) Cuando la oferta esté incompleta por no incluir alguno de los documentos solicitados en los términos de referencia que permitan la comparación de las ofertas, o cuando contengan defectos no subsanables, o cuando siendo subsanables no fueron presentados dentro del término señalado por la CHEC.

e) Cuando no se suscriba y se firme la carta de presentación de la oferta por el representante legal de la firma oferente, en las condiciones establecidas en los presentes términos de referencia, o cuando éste no se encuentre debidamente autorizado para presentar la oferta de acuerdo con los estatutos sociales.

f) Cuando la oferta no cumpla con el objeto de la presente solicitud de ofertas.

g) Cuando el oferente intente indebidamente enterarse de las evaluaciones o influir en el proceso de evaluación de las ofertas o en la decisión sobre la aceptación de oferta. h) Cuando la CHEC al verificar la información presentada, encuentre que ésta no

corresponde a la realidad.

La CHEC considerará inconvenientes las ofertas que no cumplan con las exigencias jurídicas, técnicas y económicas exigidas en la solicitud pública de ofertas y por consiguiente se abstendrá de calificarlas según el caso y procederá a su rechazo.

1.5.3. DECLARATORIA DE FALLIDO DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN

CHEC podrá declarar fallido el proceso de contratación cuando:

 Del análisis de las ofertas se determine que ninguna de ellas es admisible o favorable

de acuerdo con lo establecido por la Empresa.

 A la fecha y hora del cierre de la solicitud pública de ofertas y apertura de las ofertas

(19)

1.5.4. CLÁUSULA DE RESERVA

La CHEC se reserva el derecho de adjudicar o no la presente solicitud de ofertas o de adjudicarla total o parcialmente; así mismo y en cualquier momento, podrá suspender o terminar el presente proceso de solicitud de ofertas sin que por ello se genere ningún tipo de responsabilidad o indemnización a favor de los oferentes, caso en el cual hará devolución de los dineros pagados por concepto de los términos de referencia.

Con todo, si se presenta una única oferta o sólo resulta una elegible, CHEC podrá aceptarla al oferente que la presentó, siempre y cuando reúna todos los requisitos establecidos en esta solicitud de ofertas y se ajuste a los intereses de la Empresa.

1.5.5. EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN DE OFERTA 1.5.5.1. EVALUACIÓN

1.5.5.1.1. PRESELECCIÓN

El análisis de las ofertas en la etapa de preselección es habilitador y no genera puntaje alguno.

La oferta debe superar los análisis que a continuación se describen para permitirse su evaluación económica final:

a) Análisis contractual y legal:

En esta etapa se evaluará el cumplimiento de todos los aspectos contemplados en los términos de referencia relacionados con la presentación de los documentos discriminados en el numeral 1.4.1.

b) Experiencia y requisitos de participación:

Se verificará el cabal cumplimiento de la experiencia específica, así como de los demás requisitos de participación, lo cual habilitará al oferente para continuar con el análisis de su oferta.

c) Calidad técnica:

Se verificará el cumplimiento de las especificaciones técnicas mínimas exigidas en los presentes términos.

d) Calidad comercial de la oferta:

Se validará la oferta comprobando que el plazo de ejecución sea igual al exigido. Las ofertas con plazos diferentes podrán ser subsanadas para que se ajusten al tiempo requerido por CHEC.

La oferta que no permita por error u omisión facilitar la comprobación cabal del cumplimiento a los citados requisitos, será eliminada.

(20)

1.5.1.1.2. SELECCIÓN Y ORDEN DE ELEGIBILIDAD

Se asignará un puntaje máximo de 100 puntos al oferente que, cumpliendo a cabalidad con los requisitos habilitadores, presente la oferta de menor valor total e inversamente proporcional a las demás ofertas, de acuerdo con la siguiente expresión:

Dónde:

P: Puntaje de ponderación.

P1: Valor oferta evaluable más baja.

Px: Valor oferta que se está ponderando.

En caso de empate, CHEC aceptará la oferta al oferente que presente menor número de penalizaciones, multas y/o sanciones. Si persiste el empate CHEC optará por el desempate mediante el sistema de balotas, en presencia de los oferentes.

1.5.1.1.3. INCUMPLIMIENTO EN CONTRATOS EJECUTADOS

Al oferente que no tenga relacionada ninguna sanción, multa o incumplimiento en los últimos tres (3) años hasta la fecha límite para la presentación de las ofertas, no se le disminuirá el puntaje obtenido y a quienes tengan algún evento de los mencionados se le disminuirá, por cada uno de ellos, dos (2) puntos en el puntaje obtenido.

El demérito o disminución en el puntaje se aplicará a los casos en los que el oferente haya sido objeto de “multas”.

Por “multa” debe entenderse tanto los eventos explícitamente calificados como tales como los que, bajo cualquier otra denominación, hayan dado lugar a sanciones, penalizaciones, deducciones al contratista o a su obligación de resarcir perjuicios causados a la entidad contratante.

En los casos señalados el demérito se aplicará sólo cuando el acto respectivo se encuentre en firme o ejecutoriado, o haya sido efectivamente aplicado por la entidad pública o privada correspondiente dentro de los tres (3) últimos años contados hasta la fecha límite para la presentación de las ofertas, sin considerar si el contrato se encuentra terminado o en ejecución.

En el caso de las multas o incumplimientos en que haya incurrido un contratista durante la ejecución de un contrato con CHEC, se entiende por firme o aplicado el correspondiente acto en la fecha de la comunicación mediante la cual CHEC le informa al contratista que se ratifica la declaratoria de la multa o incumplimiento con base en la causal respectiva, bien sea mediante suscripción de acta o envío de comunicación y siempre que el Contratista haya hecho uso del derecho que le otorgan las reglas de contratación aplicables en cada caso, de exponer los argumentos con los cuales pretende justificar el incumplimiento.

100

*

1

X

P

P

P

(21)

Para la aplicación de los deméritos en puntaje que aquí se establecen, no se requiere que las multas o incumplimientos se encuentren registrados o reportados ante las cámaras de comercio correspondientes.

1.5.1.1.4 INFORME DE EVALUACIÓN A LOS OFERENTES

El informe de evaluación se pondrá a disposición de los oferentes que presentaron ofertas, por un término de tres (3) días hábiles, para que presenten observaciones sobre las mismas en el plazo mencionado.

El informe de evaluación se enviará al correo electrónico de cada uno de los oferentes, así mismo, estará disponible para tales efectos en el Equipo de Cadena de Suministro, en ningún caso se permitirá la toma de fotocopias, fotografías y similares de documentos; así mismo, en ejercicio de esta facultad, los proponentes no podrán completar, adicionar, mejorar, retirar o modificar las ofertas propias o ajenas. Cualquier actuación encaminada a tal sentido conllevará el rechazo de la oferta del proponente responsable de tal conducta.

Por el hecho de presentación de las ofertas y de acuerdo con lo contenido en la carta de presentación, los oferentes autorizan a CHEC para que durante el lapso de los tres días sus ofertas puedan ser enseñadas a los demás oferentes.

1.5.5.2. ACEPTACIÓN DE LA OFERTA

La CHEC aceptará la oferta de acuerdo con los resultados de la evaluación. Si es del caso, la Empresa podrá proceder a una negociación directa o a un ajuste económico.

1.5.5.2.1. NEGOCIACIÓN DIRECTA

Se podrá adelantar una negociación directa cuando exista una o más ofertas elegibles y se considere que se pueden obtener condiciones más favorables de carácter técnico, comercial, económico o de cualquier otra índole. Esta etapa deberá estar precedida de la justificación correspondiente.

Se podrá realizar negociación directa con todos los proponentes elegibles. El equipo evaluador se reunirá con los proponentes llamados a esta etapa, con el fin de que CHEC y los proponentes conozcan en detalle los elementos de la oferta sobre los cuales se llevará a cabo la negociación y sobre los que se pretende obtener una mejora técnica, comercial, económica o de cualquier otra índole.

El negociador podrá aclarar inquietudes y listar los elementos que no han sido solicitados y que afecten el valor económico.

Una vez surtida esta etapa, se solicitará que se presente una nueva oferta con las condiciones objeto de negociación, dentro del término que para tal fin se fije, vencido el cual se procederá a la evaluación de las ofertas, considerando los factores de ponderación establecidos.

(22)

Durante la etapa de negociación ningún proponente podrá retirar su oferta. Si el proponente guarda silencio o las respuestas no satisfacen las expectativas de CHEC, se evaluará la conveniencia de aceptar la oferta en su forma original y en caso de no considerarla conveniente se dejará constancia por escrito de los motivos que así lo indican.

1.5.5.2.2. AJUSTE ECONÓMICO

Se podrá solicitar ajuste económico cuando existiendo una o más ofertas se considere que se pueden obtener mejores condiciones económicas, previos los estudios y análisis pertinentes; el jefe del área requeridora decidirá si se procede a la etapa de ajuste económico. En este caso, se solicitará a los proponentes que presenten una nueva propuesta económica, en sobre cerrado, dentro del término que para tal fin se fije, vencido el cual se procederá a la apertura y posterior evaluación de las ofertas, considerando los factores de ponderación establecidos.

Durante la etapa de ajuste económico ningún proponente podrá retirar su oferta, ni introducir modificaciones diferentes a las económicas, ni hacerlas más desfavorables para CHEC. La etapa de ajuste económico podrá adelantarse en cualquier momento hasta antes de la aceptación de la oferta.

1.6. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO

1.6.1. PLAZO PARA LA FIRMA DEL CONTRATO Y PREFECCIONAMIENTO

Los contratos se perfeccionan en la fecha en que el oferente seleccionado recibe la carta de aceptación de la oferta.

Los contratos sin cuantía, los superiores a 1000 SMMLV o de cuantía estimada superior a dicho monto, se contendrán en un documento suscrito por las partes vinculadas por el nexo contractual.

En el evento de renuencia absoluta para formalizar el contrato o para aportar los documentos necesarios para la iniciación del mismo (ya sea el primero, segundo o tercero de los elegibles), el incumplido ocasionará hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta. El plazo para suscribir el contrato y allegar los documentos requeridos para la formalización del respectivo contrato será de cinco (5) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de notificación de la aceptación de la oferta.

Se deben enviar las garantías requeridas al proceso Equipo Cadena de Suministro de CHEC debidamente firmadas por el Contratista, con el recibo de pago de la prima correspondiente (recibo de caja).

Para la iniciación del plazo de ejecución del contrato, deberán estar previamente aprobadas las garantías por parte de CHEC.

(23)

1.6.2. NATURALEZA DEL CONTRATO

El contrato se entenderá como de COMPRAVENTA y por lo tanto, el contratista actuará por su propia cuenta y riesgo, con absoluta autonomía, y sus empleados no estarán sometidos a subordinación laboral de CHEC, sus derechos se limitarán, de acuerdo con la naturaleza del contrato, a exigir el cumplimiento de las obligaciones de CHEC y a recibir el pago de la contraprestación pactada.

1.6.3. FONDOS

El valor del contrato será cancelado con recursos propios.

1.6.4. VALOR DEL CONTRATO

El valor del contrato es indeterminado y su valor real será el que resulte de multiplicar el valor de los interruptores realmente adquiridos por CHEC por el precio unitario, el cual será firme.

1.6.5. FORMA DE PAGO

Pago único, luego del recibo a satisfacción de los bienes por parte del Interventor.

Los pagos se harán en pesos colombianos. El pago se efectuará a la TRM de la fecha de la factura, la cual debe ser igual a la fecha de recibo de la mercancía en el Almacén General; si difiere esta fecha con respecto a la de la factura, prevalecerá la TRM de la fecha de recibo de la mercancía en el Almacén.

Si los bienes fueron importados, el contratista deberá anexar a la factura de venta, una copia de la declaración de importación que acredite la introducción legal de los bienes al país así como la garantía con la constitución de los amparos de calidad y correcto

funcionamiento, debidamente actualizada

conforme lo establece el contrato, requisitos indispensables para efectuar los anteriores pagos, cuya vigencia debe comenzar a partir de la fecha en la cual se reciba a satisfacción la entrega.

CHEC hará los pagos mediante consignación a una cuenta bancaria que debe figurar a nombre del beneficiario de la orden de pago. El pago se efectuará dentro de los treinta (30) días siguientes al recibo a satisfacción de los servicios recibidos, contados a partir de la fecha de presentación de la factura en el Proceso de Gestión Documental de la CHEC. CHEC deducirá del pago el valor de la retención en la fuente y hará todas las demás deducciones y retenciones a que haya lugar, de acuerdo con la Ley.

En la factura o título valor se debe indicar la siguiente información, la cual será suministrada por la interventoría:

 Número del contrato

 Número de la suborden

(24)

 Datos del interventor (nombre y dependencia a la que pertenece)

 Formato “Distribución de la ejecución de servicios u obra por municipios”, el cual será

entregado por el interventor y deberá estar firmado por aquel y el contratista (en caso de que aplique)

Para el primer pago, el contratista deberá adjuntar copia del RUT actualizado para el año 2014, indicando su actividad económica principal, de conformidad con la Resolución 139 de 2012 expedida por la DIAN. Igualmente, el contratista se compromete a informar a CHEC cualquier modificación de la información registrada en el RUT y a presentar copia del mismo en ese caso.

En ningún caso se concederá anticipo.

1.6.6. RETENCIÓN DE PAGOS

La CHEC podrá retener todo o parte de cualquier pago en cuanto sea necesario, para protegerse de pérdidas debidas a la entrega de bienes defectuosos o incompletos o provenientes de cualquier otro tipo de irregularidades detectadas en los mismos, o para cubrir el valor de los perjuicios que cause el Contratista a la CHEC por no haber efectuado las correcciones o modificaciones solicitadas por ésta, o para cubrir el pago de deducciones, reclamos, pleitos o acciones legales iniciadas contra la entidad por causas imputables al Contratista.

En el evento en que el Contratista no realice totalmente los aportes parafiscales correspondientes y/o pagos a la seguridad social, CHEC retendrá las sumas adeudadas en el momento de la liquidación y efectuará el giro directo de dichos recursos a los correspondientes sistemas, con prioridad a los regímenes de salud y pensiones.

Cuando desaparezcan las causas que originaron la retención, se efectuarán los pagos de los valores retenidos sin que haya lugar a indexación alguna.

1.6.7. PLAZO

El plazo de entrega debe ser propuesto por el oferente, pero en ningún caso debe superar los 100 días calendario, contados a partir de la firma del acta de inicio.

1.6.8. LUGAR DE ENTREGA

El sitio de entrega de los bienes es el Almacén General de la CHEC, Estación Uribe, Manizales.

1.6.9. PROCEDENCIA DE LOS BIENES

Si los equipos son importados por el Contratista se deberá acreditar su procedencia remitiendo copia de la declaración de importación, al momento de presentar la factura de venta.

(25)

1.6.10. DOCUMENTOS DEL CONTRATO

Los términos de referencia, las adendas, las demás disposiciones del mismo, la oferta y sus aclaraciones, la comunicación de aceptación de oferta y las modificaciones acordadas por las partes durante el desarrollo del contrato se entienden incorporados al contrato, al igual que las normas de la Ley 142 de 1994, el Manual de Contratación y demás normas que regulan la contratación de la CHEC, en cuanto sean aplicables en un caso determinado.

1.6.11. DOMICILIO CONTRACTUAL

Para efectos contractuales se establece como domicilio la ciudad de Manizales.

1.7. GARANTÍAS DEL CONTRATO

El Contratista presentará garantías entre PARTICULARES que cubran el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato. Las garantías deben ser expedidas por un Banco o Compañía de Seguros de reconocido prestigio, legalmente establecida en Colombia, preferiblemente con sucursal en Manizales, adjuntado el recibo de caja expedido por la aseguradora (no son válidas las constancias de pago).

El Contratista podrá solicitar la expedición de las pólizas en un punto de la Compañía Seguros del Estado que se encuentra ubicado en el Edificio 1, Piso 1 de la CHEC, Estación Uribe, teléfono 8899000, Ext. 2448, teniendo las siguientes opciones:

 Que las pólizas sean pagadas por CHEC y autorizar a ésta para que del valor de la

primera cuenta de cobro o factura que se pague al Contratista, se haga el descuento del valor total de las primas canceladas por la Empresa.

 Solicitar las pólizas pagándolas directamente el Contratista.

En la carta de presentación el oferente manifestará la opción escogida y autorizará el descuento en caso tal que haya optado por la primera de ellas.

A través de la constitución de estas garantías se busca respaldar el cumplimiento de las obligaciones asumidas por el Contratista en razón de la celebración, ejecución y liquidación del contrato a celebrar.

Estas garantías serán las siguientes:

De cumplimiento, equivalente al 10% del valor total del contrato incluido IVA y su vigencia será a más tardar desde el día hábil siguiente al recibo por parte del contratista de la carta de aceptación de la oferta que envía la Empresa, por el término contractual y 30 días calendario adicional.

De calidad y correcto funcionamiento de bienes y equipos equivalente al 20% del valor del total del contrato incluido IVA y su vigencia será a partir de la aceptación y recibo y un año más.

(26)

En caso de mora o incumplimiento del Contratista de las obligaciones que aquí se establecen, la CHEC pagará las primas y demás erogaciones y descontará su valor de las cuentas que deba pagarle o de las retenciones que se le deban devolver de acuerdo con el contrato.

Si el Contratista se niega a constituir las prórrogas de las garantías y seguros aquí estipulados, la CHEC dará por terminado el contrato en el estado en que se encuentre, sin que por este hecho deba reconocer o pagar indemnización alguna.

Las garantías que aquí se mencionan deberán recibir aprobación expresa de la CHEC, para lo cual efectuará examen de los términos, valores, condiciones generales y particulares, con el fin de obtener la más adecuada protección y garantizar el cabal cumplimiento del contrato.

1.8. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA

En caso de configurarse incumplimiento total contractual, CHEC hará efectiva la cláusula penal pecuniaria equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato y se considerará como pago parcial de los perjuicios causados a CHEC, suma que será deducida de cualquier pago debido al Contratista de este u otros contratos; también podrá hacer efectiva la garantía de cumplimiento o proceder judicialmente.

1.9. CESIÓN DEL CONTRATO Y SUBCONTRATACIÓN

El Contratista no podrá ceder el contrato en todo o en parte, ni subcontratar su cumplimiento o ejecución, sin previa y expresa autorización por escrito del Representante Legal de la CHEC.

Esta autorización deberá solicitarse por escrito con la indicación del cesionario o subcontratista y la antelación necesaria para que no se produzcan retrasos en caso de que no se acepte.

1.10. IMPUESTOS, RETENCIONES Y GASTOS

El Contratista deberá pagar por su cuenta todos los gastos legales, tributos, impuestos, tasas, derechos y contribuciones en que incurra por concepto del trabajo contratado, en cumplimiento de las normas aplicables que existan sobre el particular y que hayan sido decretados por las autoridades, incluidos los tributos y gravámenes de otros países; por lo tanto al preparar su oferta deberá tenerlos en cuenta.

CHEC deducirá del valor del contrato todos los impuestos o retenciones en la fuente del orden internacional, nacional, departamental o municipal a que haya lugar (renta, impuesto sobre las ventas IVA, retención industria y comercio, ICA, contribución de obra pública…), en el momento de hacer los pagos o abonos en cuenta, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.

Cuando con posterioridad a la fecha de entrega de las ofertas el IVA o el impuesto al consumo tengan alguna modificación por aumento, disminución o eliminación, será tenido

(27)

en cuenta por CHEC para hacer los ajustes que sean del caso y reconocerle al contratista los mayores costos.

El contratista deberá discriminar en su oferta el IVA, en caso de generarse. Si no se genera, manifestará el motivo por el cual no se genera. En caso que el IVA se genere y no se discrimine, se entenderá incluido en su oferta; si el oferente favorecido considera tal circunstancia como no viable, su oferta será rechazada.

La modificación por aumento, disminución, eliminación o creación de otro tipo de tributos no será tenida en cuenta por CHEC para hacer ajustes al contrato o documento constitutivo de obligaciones, los cuales correrán a cargo de quien correspondan de acuerdo con lo que para el efecto establezca la ley.

Los gastos legales en los cuales se incurra para permitir la iniciación y ejecución del contrato serán por cuenta del Contratista.

El contratista se compromete a informar a CHEC cualquier modificación de la información registrada en el RUT y a presentar copia del mismo en ese caso.

Entre otros, se causan los siguientes tributos y se aplican las siguientes retenciones:

RETENCIÓN EN LA FUENTE DE RENTA

Se aplicará a las tarifas y sobre las bases determinadas en el Estatuto Tributario Nacional y otras normas sobre la materia, de acuerdo con las prestaciones que sean objeto de pago o abono en cuenta.

IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS IVA

El impuesto sobre las ventas IVA se causa por la prestación de servicios y la venta de bienes en el territorio nacional a la tarifa general, según las normas establecidas en el Estatuto Tributario Nacional y otras normas sobre la materia. Los contratos de obra pública que celebre CHEC están excluidos del impuesto sobre las ventas.

RETENCIÓN DEL IVA

Las normas tributarias nacionales establecen la retención en la fuente del impuesto sobre las ventas IVA a la tarifa vigente al momento de expedición de la factura.

IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO

CHEC efectuará retención en la fuente de Impuesto de Industria y Comercio siempre y cuando el municipio donde se ejecute el objeto contractual tenga establecida esta obligación de retener, la cual será a cargo del Contratista a las tarifas y sobre las bases determinadas en el respectivo Acuerdo Municipal que ordene dicha retención.

CONTRIBUCIÓN DE OBRA PÚBLICA

En los contratos de obra pública se retendrá sobre el valor de todo pago, incluido el anticipo, el porcentaje vigente al momento del respectivo pago o anticipo. Los contratos de obra pública que celebre CHEC están excluidos del impuesto sobre las ventas.

(28)

En materia de impuestos no se aceptarán salvedades de naturaleza alguna.

1.11. DEDUCCIONES POR INCUMPLIMIENTOS

En caso de que el Contratista incumpliere las obligaciones estipuladas en la oferta o en el contrato, o en los documentos que formen parte integral del mismo, CHEC aplicará las siguientes deducciones y su valor será descontado de cualquier saldo que exista a su favor de este u otros contratos, y en ningún caso su aplicación será entendida como liberatoria o atenuante de cualesquiera de las obligaciones adquiridas en virtud del contrato.

La CHEC entiende que por el hecho de haber presentado la oferta, el oferente favorecido con la aceptación, al celebrar el contrato, está conforme y acepta la estipulación de deducciones por incumplimientos, como un mecanismo de solución directa de las controversias que puedan surgir por el incumplimiento de las obligaciones a cargo del Contratista.

En el evento en que el Contratista incurra en una de las causales de deducción pactadas en el contrato, CHEC le comunicará sobre la configuración de la causal en que incurrió y sobre la consecuente deducción del monto respectivo de cualquier suma que se le adeude, de acuerdo con lo pactado contractualmente. En la mencionada comunicación se le concederá al Contratista un término de cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma, para que exponga o justifique las razones de su incumplimiento. Si el Contratista no manifiesta dentro de dicho término las razones que justifiquen su incumplimiento, o si las presenta y del análisis efectuado por la CHEC no se encuentra justificado el incumplimiento correspondiente, el valor de la deducción se tomará directamente de cualquier suma que se adeude al Contratista, si la hay, y en caso contrario o en caso de no lograrse el pago voluntario por parte del Contratista, se cobrará por la vía judicial.

Para el caso de las deducciones que tienen valores que dependen del tiempo que permanece el Contratista incumpliendo sus obligaciones contractuales, se fija como tope máximo el 15% del valor estimado del contrato.

Las causales de deducción por incumplimiento son las siguientes:

Por demora en la presentación de los documentos para el perfeccionamiento del contrato

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